JEG VIL KUNNE STOLE PÅ EN EFFEKTIV ARBEIDSFLYT mED DEN høYESTE SIKKERhETEN

FORBEDRER BANK-

PROSESSENE

www.konicaminolta.eu/finance

DEN LETTESTE VEIEN TIL OPTIMALISERTE PROSESSER

FORBEDRER BANKPROSESSENE 2/3

innhold

– Hente opplysninger fra dokumenter Side 4– Effektivisering av de daglige arbeidsrutinene Side 5– Sikre prosessmiljøet Side 6

Finans

€

Selskaper innen finansnæringen produserer enorme mengder papir. Lånerådgivere, kundeservicemedarbeidere, kasserere, kreditorer og revisorer står overfor store utfordringer når det gjelder administrasjon og sikring av konfidensiell informasjon.

Alt i alt står finansinstitusjoner overfor tre store utfordringer: Den første utfordringen er det vedvarende behovet for å redusere kostnader pga. sterk konkurranse og kampen for å kunne tilby de beste prisene. Den andre utfordringen er nært knyttet til dette: målet om å optimalisere prosessene for å oppnå den høyest mulige effektiviteten. Den tredje utfordringen er å sikre en permanent forbedret markedsposisjon.

Konica Minoltas løsninger bidrar til å nå disse sentrale målene innen området dokument-behandling. Oppdaterte multifunksjonelle kontormaskiner med spesialiserte applikasjoner i kombinasjon med avanserte kopi-, utskrifts- og innskanningsfunksjoner bidrar til å etablere prosesser som omvandler papirbaserte dokumenter til prosessklar informasjon som kan redigeres, lagres og arkiveres i bedriftenes databaser.

Samtidig er all maskinvare og programvare utviklet for å følge de strengeste sikkerhets- og beskyttelseskravene som finansinstitusjoner må garantere kundene sine.

åpne bankkonto

Åpning av en bankkonto er et perfekt eksempel på hvor-dan man kan omvandle en papirbasert prosess til en prak-tisk digital arbeidsflyt som tilfredsstiller sentrale krav: For det første får brukeren fordel av enkle og brukervennlige applikasjoner som gjør det mulig med raskt indeksering, lagring og henting av elektroniske dokumenter skannet direkte på MFP-en.

Et annet krav går på sikkerhet, sikker distribusjon og lagring av digitalisert konfidensiell informasjon. Innebygde sikkerhets-funksjoner hjelper bedriftene med å tilfredsstille slike krav.Videre viser arbeidsprosessen for å åpne en konto hvordan dokumenter kan suppleres med metadata, inkludert strekkoder og teknikker for lesing av skjema.

HENTEOPPLYSNINGER FRADOKUmENTER

www.konicaminolta.eu/finance

arbeidsflyt:

effektivisering av de daglige arbeidsrutinene

Automatisert dokumentbehandling

– En kunde ønsker et lån.– Lånerådgiveren gir ham et personlig

lånetilbud som inneholder en QR-kode øverst på hver side. Denne koden inneholder kunde-id, navn, dokumenttype, tidspunkt da dokumentet ble opprettet og navn på lånerådgiveren som opprettet dokumentet.

– Kunden ser over lånetilbudet hjemme, fyller ut, signerer og sender det tilbake til banken.

– Lånerådgiveren skanner det signerte dokumentet, og QR-koden aktiverer automatisk sending til bankens CRM-system.

– Det er også mulig å fange flere dokumenter på denne måten siden QR-koden gir hvert dokument en unik ID.

– Til slutt blir det signerte lånetilbudet lagret i kundefilen i bankens CRM-system.

– I et annet scenario leverer kunden inn sin nye kunde-ID.

– Lånerådgiveren velger riktig prosess på MFP-maskinen.

– Den dynamiske oppslagsfunksjonen på MFP-maskinen (som kobler MFP-en og CRM-systemet sammen) finner kundefilen i CRM-systemet.

– Systemet finner automatisk kundens dokumenter i databasen og lagrer den nye ID-en som et bilde og oppdaterer de eksisterende kundeopplysningene.

– For å garantere den høyeste sikkerheten må hver bankansatt identifisere seg på MFP-enheten før han eller hun kan bruke disse funksjonene.

FORBEDRER BANKPROSESSENE 4/5

automatisert dokumentbehandling

Interne og kundeorienterte prosesser i finansnæringen er avhengig av høy sikkerhet. De fleste dokumentene som blir behandlet inneholder sensitive opplysninger, for eksempel kunde-ID eller lånedetaljer. Den beste løsningen er å automatisere disse prosessene for å minimere antallet manuelle feil og sende sensitive opplysninger på en sikker måte.

Det er svært viktig å håndtere ulike utfordringer og krav. På den ene siden må informasjon som er lagret i bankens CRM-system være tilgjengelig ved behov. På den andre siden må høy sikkerhet være garantert gjennom bruk av autentiseringssystemer og forhåndsdefinerte automatiske prosesser. På denne måten sikrer man at informasjonen som er arkivert og lagret i bankens database er beskyttet og bare tilgjengelig for autoriserte ansatte.

EFFEKTIVISERINGAV DE DAGLIGE ARBEIDSRUTINENE

arbeidsflyt:

hente opplysninger fra dokumenter Åpne bankkonto

– En kunde ønsker å åpne en ny bankkonto.– Han må fylle ut og signere et skjema for

åpning av kontoen. – Bankmedarbeideren skanner

informasjonen fra dette skjemaet direkte inn i bankens database ved å velge riktig forhåndsdefinert prosess på MFP-panelet.

– En spesiell applikasjon søker automatisk i skjemaet etter relevante stikkord, for eksempel kundens navn, kontonummer og dato.

– Applikasjonen sender resultatene til bankens database og registrerer også om kontoskjemaet er korrekt signert av kunden. Hvis ikke blir dokumentet sendt videre til en unntaksmappe. I tillegg sjekker applikasjonen om kunden har godtatt bankens vilkår og betingelser.

€

€

www.konicaminolta.eu/finance

fordeler for virksomheten Åpne en bankkonto, og automatisert dokumentbehandling

– Enkel og rask betjening via et intuitivt brukergrensesnitt og forhåndsdefinerte arbeidsprosesser.

– Effektiv og automatisert dokumenthåndtering, takket være integrerte strekkoder og dokumentindeksering.

– Sikrere dokumenthåndtering og sikrere arbeidsmiljø gjennom autentisering og innebygde sikkerhetsfunksjoner.

– Forbedret håndtering av kundeforhold gjennom omgjøring av data til informasjon som kan brukes direkte i prosessene.

ansvar for miljøet

Konica Minolta støtter bærekraftige strategier, og integrerer miljøvennlige perspektiver gjennom hele livssyklusen til selskapets produkter. Vi arbeider for et samfunn som er opptatt av resirkulering for å forhindre forurensning og redusere miljøtrusler.

Miljøvennlig produksjon– Vår forsknings- og utviklingsavdeling arbeider for miljøvennlig

innovasjon, for eksempel Konica minoltas egen polymeriserte toner Simitri hD, som er produsert med 33 % lavere CO2-utslipp sammenlignet med vanlig toner.

Miljøvennlig transport– mindre esker og intelligent logistikk bidrar til å redusere

transportavstandene, transportvolumet og transportavfallet.

Miljøvennlige tjenester– Verktøy som Power Saver og Eco Calculator viser vårt bidrag i

forhold til dagens miljøkrav.

Miljøvennlig bruk– Forbedrede funksjoner på utskriftsenheten som autentisering, følg

meg-utskrift og forhåndsvisning for å spare papir og unngå avfall.

Miljøvennlig resirkulering– Dette området inkluderer resirkulering av våre enheter og

forbruksartikler samt avansert bruk av resirkulert papir som ikke går på bekostning av utskriftskvaliteten.

Miljøvennlig informasjon– http://www.konicaminolta.no/miljo

ansvar for datasikkerhet

Konica Minolta har tatt en ledende rolle i utvikling og implementering av sikkerhetsbasert informasjonsteknologi i sine multifunksjonsmaskiner. Det er fremdeles ett av våre viktigste mål å levere løsninger som sikrer konfidensialiteten til elektronisk informasjon, uansett om det er data eller dokumenter.

Nettverkssikkerhet– Våre standarder sikrer nettverket samt individuell tilgang til maskiner og

nettverksfasiliteter.

Personvern– Personlig data og personopplysninger behandlet av en Konica minolta-

maskin er alltid beskyttet fra uautorisert tilgang. Ved behov er det mulig å begrense tilgang til funksjoner.

– For eksempel sikrer autentisering og følg meg-utskrift at sensitive

dokumenter ikke havner i feil hender og ikke blir liggende utilsiktet i utskuffen.

Sertifisert sikkerhet– Konica minolta tar kundenes sikkerhetsbehov på alvor. Dette er grunnen

til at nesten alle multifunksjonelle bizhub-maskiner er godkjent etter Common Criteria (CC) EAL3 eller den tilsvarende ISO 15408.

– Til forskjell fra mange andre leverandører har Konica minolta alltid fått hele multifunksjonsmaskinen sertifisert, noe som sikrer det høyest mulige sikkerhetsnivået.

SENTRALEANSVARSOMRÅDER

informasjonslogging

Informasjonslogging er viktig for å skape et sikkert miljø og analysere utførte handlinger og prosesser i tilfelle problemer. Funksjonaliteten gir derfor et solid grunnlag for kritiske oppgaver, som f.eks. skanning av konfidensiell informasjon, identifisere dokumenter og andre personlige opplysninger.

Dette er en sentral prosess som foregår i bakgrunnen, usynlig for både kunder og bankens ansatte.

SIKREPROSESS-mILJøET

arbeidsflyt:

sikre prosessmiljøet Informasjonslogging

– Utgangspunktet er en applikasjon som registrerer alle prosesser på bankens multifunksjonsmaskin.

– Her blir alle sider som er skrevet ut, kopiert, skannet og fakset lagret sammen med informasjon om aktuell ansatt, jobbstatus og tidspunkt.

– Administratoren kan når som helst laste ned og vise informasjonsloggen, og hente ut spesifikke rapporter til en Excel-fil.

– En databaseutforsker gir administratoren ekstra søkemuligheter som gjør det enkelt å vise og finne ønsket informasjon.

– På denne måten er det mulig å identifisere informasjonslekkasjer og brukere som bryter datasikkerhetsregler.

fordeler for virksomheten

– Beskyttelse mot informasjonslekkasjer.– Støtter et sikkert dokumentmiljø.

€

SENTRALE ANSVARSOmRåDER MILJø/DATASIKKERHET 6/7

www.konicaminolta.eu/finance

Din Konica Minolta Business Solutions Partner:

– Alle spesifikasjoner relatert til papirkapasitet refererer til papir i A4-størrelse i en kvalitet på 80 g/m².– Alle spesifikasjoner relatert til skanne-, kopierings- eller utskriftshastighet refererer til papir i A4-størrelse som skannes, kopieres eller

skrives ut på tvers i enveis modus over flere sider.– Støtte for og tilgjengelighet av angitte spesifikasjoner og funksjonalitet varierer avhengig av operativsystem, applikasjoner, nettverks-

protokoller samt nettverks- og systemkonfigurasjoner.– Oppgitt levetid til forbruksartiklene er basert på spesifikke bruksforhold som for eksempel sidedekning for et bestemt papirformat

(5 % dekning på A4). Den faktiske levetiden til forbruksartiklene vil variere avhengig av bruk og andre utskriftsvariabler, som dekningsgrad, papirformat, medietype, kontinuerlig eller avbrutt utskrift, omgivelsestemperatur og luftfuktighet.

– Noen av produktbildene inneholder valgfritt tilleggsutstyr.– Spesifikasjoner og tilleggsutstyr er basert på informasjon som var tilgjengelig ved trykking, og kan endres uten varsel. – Konica minolta garanterer ikke at oppgitte priser eller spesifikasjoner er fri for feil.– microsoft, Windows og Windows-logoen er varemerker eller registrerte varemerker tilhørende microsoft Corporation i USA og/eller andre land.– Alle andre merker og produktnavn kan være registrerte varemerker eller varemerker tilhørende deres respektive eiere, og anerkjennes herved.

Konica Minolta Business Solutions Norway ASNydalsveien 26 0484 Oslo • NorgeTlf.: 09400Faks: 22 78 98 50www.konicaminolta.no