VERO-Count Contacts

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VERO-Contacts 1

Table des matières

INTRODUCTION ........................................................................................................................................................ 2

AVANT D’UTILISER CONTACTS .......................................................................................................................... 3

EXIGENCES INTERNES ................................................................................................................................................. 3

Version ................................................................................................................................................................... 3

Activation ............................................................................................................................................................... 3

LIER UN CONTACT À UN CLIENT ....................................................................................................................... 4

LIER UN CONTACT À UN DOCUMENT ............................................................................................................... 6

APERÇU DES CONTACTS ....................................................................................................................................... 8

SÉLECTIONNER ........................................................................................................................................................... 8

CONSULTER ................................................................................................................................................................ 9

MODIFIER ................................................................................................................................................................... 9

CRÉER ......................................................................................................................................................................... 9

COPIER CONTACTS ...................................................................................................................................................... 9

SAISIE DU CONTACT ............................................................................................................................................. 11

MISE À JOUR AUTOMATIQUE ............................................................................................................................ 13

UTILISATION DES CONTACTS ........................................................................................................................... 14

MISE EN PAGES DOCUMENT ...................................................................................................................................... 14

Paramétrer ........................................................................................................................................................... 14

WORDMERGE ............................................................................................................................................................ 15

Paramétrer ........................................................................................................................................................... 15

MAILING ................................................................................................................................................................... 16

Paramétrer ........................................................................................................................................................... 16

PARAMÈTRES E-MAIL ................................................................................................................................................ 17

Paramétrer ........................................................................................................................................................... 17

E-INVOICE ................................................................................................................................................................. 18

Paramétrer ........................................................................................................................................................... 18

COORDONNÉES ......................................................................................................................................................... 19

INFORMATIONS UTILES ...................................................................................................................................... 21

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Introduction

Ce manuel aborde les Contacts. Il est désormais possible de lier des contacts aux clients (ou

fournisseurs) et leurs documents. Ces contacts vous permettent de communiquer de façon efficace et

ciblée avec votre client (ou fournisseur). Exemple: le contact auquel vous envoyez votre offre, n’est

probablement pas le même contact auquel vous envoyez votre rappel.

Les éléments suivants sont détails dans ce manuel:

Lier un Contact à un client (ou fournisseur)

Lier un Contact à un document

Aperçu des Contacts

Saisie du Contact

Utilisation des Contacts

o La mise en pages du document

o L’envoi d’un e-mail

o L’envoi d’un e-Invoice

o L’envoi d’un document Word par Mailings ou Wordmerge

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Avant d’utiliser Contacts

Il a été décidé de traiter les contacts d’une manière non équivoque. La façon dont un contact est lié est identique quel que soit le type de document ou d’entité (clients et/ou fournisseurs).

Exigences internes

Version

Vous devez disposer d’une version minimale du logiciel VERO (Kluwer), à savoir la version VNG 80 (VERO VNG version d’automne 2013).

Si vous disposez toutefois de VERO-React, Pandora ou Cocoon, vous disposez d’une fiche de contact plus élaborée et le manuel ci-dessous n’est pas d’application dans votre cas.

Activation

Vous pouvez utiliser les Contacts dans la version ci-dessus du logiciel VERO. L’utilisateur ne doit donc effectuer aucune opération pour activer le module.

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Lier un Contact à un client

…> Fichier > Clients > Fiche client

Lorsque vous cliquez sur le bouton , vous obtenez un aperçu des contacts déjà liés à ce client.

Vous pouvez ensuite sélectionner, consulter, modifier et créer tous les contacts. Ceci est précisé dans le chapitre Aperçu des Contacts.

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Contact 1 reste le “contact préférentiel”. Lors de la création d’un document par exemple, Contact 1 est donc toujours proposé mais plus d’informations sont désormais disponibles à son sujet.

Vous trouvez dans la fiche fournisseur, les mêmes fonctions que dans la fiche client.

Lors du Dump & Load, seuls les contacts de ce dossier seront sélectionnés.

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Lier un Contact à un document

VERO-Admin > Document >…

Vous pouvez lier un contact à tous les documents1.

Comme mentionné précédemment, lors de la création d’un document, le “contact préférentiel” du client (ou fournisseur) sera repris.

Vous pouvez éventuellement sélectionner un autre contact et le lier au document.

Lors du transfert ou de la comptabilisation vers un autre document, les contacts sont toujours repris du document d’origine.2

1 Sauf bordereaux 2 Exception: lorsque vous transférez une réservation vers une commande fournisseur, les contacts ne sont pas repris.

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Les contacts qui seront repris dans l’aperçu des contacts seront toujours ceux du client, sauf si un client facturation est lié au document.

Vous ne pouvez donc lier qu’un seul contact à un seul document.

Contracter. Il est toujours possible de contracter plusieurs documents d’un seul client mais avec différents contacts. Les coordonnées du document le plus récent sont reprises.

Il est toujours possible de grouper lors du transfert3 de documents avec différents contacts. Ici aussi, il s’agit des coordonnées du document le plus récent qui sont reprises.

Les contacts bloqués peuvent toujours être imprimés pour un document historique.

Les contacts bloqués ne peuvent toutefois plus être ajoutés à un nouveau document.

3 Ceci est aussi valable pour la création d’une facture collective si vous utilisez la caisse .

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Aperçu des Contacts

Cet écran vous permet de sélectionner, consulter, modifier et créer tous les contacts du client (ou fournisseur).

Sélectionner

Si vous cliquez sur un contact et que vous confirmez , vous sélectionnez le contact en question pour le reprendre.

1. Les champs repris de la fiche de contact sont le Contact et le Téléphone pour le client et le fournisseur (voir chapitre Saisie du Contact).

2. Pour les documents, seul le champ Contact est repris.

La colonne Bloqué vous permet de vérifier si ce client peut être utilisé. Il est en effet de sélectionner des contacts bloqués.

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Consulter

Si vous cliquez sur un contact et que vous cliquez ensuite sur le bouton (double-cliquer), vous pouvez consulter les données de base.

Ctrl+Alt+K vous permet d’élargir éventuellement les colonnes de l’aperçu des contacts pour des informations supplémentaires.

Modifier

Si vous sélectionnez un client et que vous cliquez sur le bouton Modifier ( ) (ou double-cliquer), vous pouvez adapter les informations existantes du contact.

Créer

Le bouton Créer ( ) vous permet de créer un nouveau contact et de démarrer la fiche du contact.

Copier contacts

Le bouton Copier ( ) vous permet de créer un nouveau contact sur base d’un contact existant.

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Nous reprenons les informations d’un contact existant.

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Saisie du Contact

La saisie des informations sur votre contact s’effectue dans la fiche du contact.

Nous passons en revue certains champs qui demandent une attention particulière:

La langue d’un contact est reprise de l’entité liée lors de la création. Ceci signifie que lors de la création d’un contact pour un client français, la langue de ce contact sera aussi le français.

Lorsque vous remplissez le Code postal et la Localité, le pays, la langue et l’indicatif régional sont automatiquement proposés dans la fiche du contact. tout comme dans la fiche du client, vous pouvez choisir de ne pas faire vérifier le code postal ou la localité (Option > Général > Code postal préexistant.

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La colonne Bloqué vous permet de vérifier si ce contact peut être utilisé. Les contacts bloqués ne peuvent en effet pas être sélectionnés. Par conséquent, vous ne pouvez pas supprimer de contacts (ils peuvent toutefois encore être liés à d’anciens documents).

Si nous choisissons de copier un contact existant ( ), nous reprenons les données d’un contact existant à l’exception du code du contact et de la création de l’utilisateur.

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Mise à jour automatique

VERO-Count > Utilitaires > Mise à jour automatique > Clients (ou VERO-Count > Utilitaires > Mise à jour automatique > Fournisseurs).

Une mise à jour automatique de la fiche client (ou fiche fournisseur) permet de créer le Contact 1 (et Tél-contact-1) et le Contact 2 (et le Téléphone-2) du client comme Contact.

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Utilisation des Contacts

Mise en pages Document

VERO-Admin > Utilitaires > Mise en pages document

Pour toutes les mises en pages de document dont vous pouviez sélectionner les données des clients (ou fournisseurs), vous pouvez maintenant indiquer les coordonnées et les ajouter à cette mise en pages.

Vous pouvez adapter la mise en pages par le menu ci-dessus.

Paramétrer

Vous pouvez toujours consulter un aperçu des coordonnées (cf. Coordonnées) pour ajouter les champs souhaités.

Si vous voulez imprimer des anciens documents et des documents ouverts (de façon globale ou individuelle), un contact doit toujours être lié de façon manuelle au document (cf. Lier un Contact à un document).

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Wordmerge

Pour Wordmerge, c’est-à-dire le lien des coordonnées des clients et contacts à un document Word, il s’agit toujours des données du “contact préférentiel” (exemple : contact-1) qui sont reprises de la fiche client (ou fournisseur).

Paramétrer

Vous devez d’abord seulement saisir le “contact préférentiel” dans la fiche client (ou fournisseur). La configuration d’un “contact préférentiel” est traitée dans le chapitre Lier un Contact à un client

Les modèles (templates) Word doivent évidemment aussi être adaptés pour pouvoir travailler avec les nouvelles informations du contact. Vous trouvez ces informations pour configurer Wordmerge dans le VERO-Word Mailmerge Setup (VERO-Count > Modules > VERO-Word Mailmerge > VERO-Word Merge Setup).

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Mailing

Si vous disposez du module Mail, vous pouvez aussi ajouter les coordonnées du contact à vos mailings.

Paramétrer

Tout comme pour Wordmerge, vous devez introduire le “contact préférentiel” ou le modifier dans la fiche client (ou fournisseur). La configuration d’un “contact préférentiel” est traitée dans le chapitre Lier un Contact à un client

La mise en pages du fichier ASCII devra être adaptée être adaptée pour les coordonnées que vous voulez exporter (VERO-Count > Modules > VERO-Mail > ASCII File Lay-out Manager).

Les modèles (templates) Word doivent évidemment aussi être adaptés pour pouvoir travailler avec les nouvelles informations du contact.

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Paramètres e-mail

Vous pouvez envoyer le document par e-mail au contact du document. Ceci doit évidemment d’abord être configuré (opération qui ne doit être effectuée qu’une seule fois).

Paramétrer

Si vous voulez imprimer des anciens documents et des documents ouverts (de façon globale ou individuelle), un contact doit toujours être lié de façon manuelle au document (cf. Lier un Contact à un document).

En configurant comment vous voulez envoyer un e-mail à partir d’une série de numéros de documents, vous pouvez déterminer vers qu’elle adresse e-mail des coordonnées du contact vous voulez envoyer le document.

Pour les rappels, nous vous renvoyons aux paramètres e-mail des rappels.

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e-Invoice

Vous pouvez envoyer une e-Invoice par e-mail au contact de la facture.

Vous pouvez aussi adapter la mise en pages du PDF fourni (cf. Mise en pages Document). Le format UBL exporté est toutefois adapté au nom du contact et au téléphone du contact.

Paramétrer

Adaptation des Options générales pour e-Invoice4.

Adaptation de la fiche client individuelle.

Adaptation de la mise en pages PDF pour les des données de la fiche du contact (cf. Mise en

pages Document).

4 Ce champ contient l’E-mail de la Fiche du contact.

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Coordonnées

Il a été choisi de mettre à votre disposition tous les champs des contacts5. L’attribution ou l’ajout de ces champs est souvent une configuration unique. Le tableau ci-dessous vous aidera dans la configuration.

Label français Description Exemple

Titre 1 Ce champ contient le “Titre” de la fiche de contact.

Sa Majesté

Code Contact Ce champ contient le “Code” (Code Contact) de la fiche de contact.

100013

Titre Ce champ contient le “Titre” de la fiche de contact.

Roi

Nom Ce champ contient le “Contact” de la fiche de contact.

Philippe de Saxe –Cobourg

Nom 2 Ce champ contient le “Nom 2” de la fiche de contact6.

VERO

Prénom Ce champ contient le “Prénom” de la fiche de contact.

Philippe

Adresse Ce champ contient l’ “Adresse” de la fiche de contact7.

Rue du Palais Royal 1

Code postal Ce champ contient le “Code postal” de la fiche de contact.

1000

Localité Ce champ contient la “Localité” de la fiche de contact.

BRUXELLES

Code pays Ce champ contient le “code pays” de la fiche de contact.

002

Code langue Ce champ contient le “Code langue” de la fiche de contact.

N

Téléphone 1 Ce champ contient le “Téléphone” de la fiche de contact.

003222404040

Téléphone 2 Ce champ contient le “Téléphone mobile” de la fiche de contact.

0032485789564

Téléphone 3 Ce champ contient le ”Tél. Privé” de la fiche de contact.

00322457879

Téléphone 4 Ce champ contient le “Mob. Privé » 0032476778899

5 VERO-React utilise en effet aussi ces contacts. Il y aura donc plus de champs à votre disposition que dont vous aurez besoin si vous ne disposez que des contacts. 6 Vous pouvez éventuellement utiliser ce champ pour garder le nom du client. 7 Dans l’adresse de la fiche de contact, il est toujours utile d’ajouter le numéro (la boîte postale).

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de la fiche de contact.

Fax 1 Ce champ contient le “Fax” de la fiche de contact.

003222404041

Fax 2 Ce champ contient le “Fax Privé” de la fiche de contact.

003222404039

E-mail-1 Ce champ contient l’ “E-mail” de la fiche de contact.

roi@palais.be

E-mail-2 Ce champ contient l’ “E-mail Privé” de la fiche de contact.

philippe.desaxecobourg@hotmail.be

Site web 1 Ce champ contient le “Site web” de la fiche de contact.

www.roi.be

Date dernière modification

Ce champ contient la “Date dernière modification” de la fiche de contact.

02/09/13

Modifié par Ce champ contient l’ “Utilisateur” de la fiche de contact.

Jourik

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Informations utiles

Service Center, professionals @ your service

1-2-3 Support

Vous pouvez enregistrer directement votre question ou problème 24h sur 24 à partir de notre portail 1-2-3 Support sur www.kluwer.be/software. Votre demande de support se trouve alors directement dans notre système d’enregistrement et est traitée First in First out par les collaborateurs du Service Desk. Vous pouvez ensuite suivre en ligne (la progressions de) toutes vos demandes de support auprès de Kluwer software pour tous vos produits.

Allez vers www.kluwer.be/software.

Introduisez en haut à droite à côté MyServices login, votre numéro de client et votre mot de passe et cliquez sur la flèche bleue.

Cliquez sur le lien 1-2-3 Support au milieu de la page et ensuite sur Enregistrez ici votre demande de support sous le point 3. Demander de l’aide.

Répondez aux questions, complétez vos données et cliquez sur Envoyer.

Vous recevez immédiatement à l’écran, la confirmation que nous avons bien reçu votre demande de support et un de nos collaborateurs vous contacte.

MyFAQ

Via MyFAQ sur le portail client MyServices de www.kluwer.be/software, vous pouvez trouver une réponse aux questions les plus diverses des logiciels que vous utilisez couramment.

Vous accédez à MyServices en introduisant votre numéro de client et votre mot de passe à la première page de notre site (en haut à droite) et en cliquant ensuite sur la flèche bleue.

MyServices vous donne également accès à d'autres services personnalisés en ligne:

MyInfo: vérifiez, complétez ou modifiez votre adresse ou vos contacts.

MyUpdate: mettez vos logiciels à jour par Internet et disposez ainsi toujours de la dernière version.

MyContact: envoyez-nous une demande d’assistance, une question commerciale ou administrative.

MyTrainingCredits: consultez le statut de vos ‘paquets de formation’.

1-2-3 Support: connectez-vous pour chercher rapidement de l’aide et/ou enregistrer votre demande d’assistance (voir ci-dessus).

Demande intervention à distance: envoyez-nous une demande pour faire effectuer une intervention à distance.

Service Desk

Pour les questions tant au niveau technique qu’au niveau du contenu, vous pouvez aussi faire appel aux collaborateurs du Service Desk, tous les jours ouvrables de 8h30 à 12h30 et de 13h30 à 17h30. Vous pouvez les joindre au 078 16 03 16. Après avoir fait le choix de la langue, sélectionnez l’option de votre choix et introduisez votre numéro de client.

Si vous téléphonez en dehors de heures d’ouverture ou si toutes les lignes sont occupées, enregistrez votre question ou problème par notre portail 1-2-3 Support sur www.kluwer.be/software ou laissez un message avec votre numéro de client, votre nom et votre numéro de téléphone et nous vous rappelons.

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Interventions et formations

Notre Intervention & Training Team est heureuse de vous rendre visite pour toute installation, implémentation, formation et/ou aide technique. Une grande partie de ces activités entre aussi en ligne de compte pour une intervention à distance. Vous trouvez les informations nécessaires et vous pouvez directement enregistrer votre demande sur la page Demande remote (intervention à distance) de notre site web.

Certaines formations ne sont pas proposées en formule de groupe étant donné la spécificité de certains programmes et modules (par ex. Budgets, Module analytique). Si vous souhaitez quand même une formation concernant un de ces programmes ou modules spécifiques, nous pouvons organiser une formation en vos bureaux. Consultez notre Catalogue des produits sur www.kluwer.be/software pour un aperçu complet de nos produits et les informations nécessaires en ce qui concerne les formations requises et recommandées, les exigences au niveau du système, etc.

Pour plus d’informations concernant les formations de groupe, consultez le site www.kluwer.be/software. Vous y trouvez le calendrier et le contenu des formations sous le point Formation du menu Service (à droite) et vous pouvez directement vous y inscrire.

Pour plus d’informations ou un rendez-vous, téléphonez-nous au 078 16 03 10. Après avoir fait le choix de la langue, sélectionnez l’option 4 Intervention & Training Team.

Formulaire d’évaluation

Nos formations de groupe sont évaluées régulièrement et, le cas échéant, améliorées. Cette évaluation se base notamment sur les formulaires d’évaluation que vous avez remplis. Par conséquent, nous aimerions vous demander de remplir le formulaire électronique. Vous retrouvez l’icône sur votre Bureau lorsque vous aurez fermé tous les programmes.

Chèques-Formation

Les Chèques-Formation sont des chèques que vous pouvez acquérir en même temps que votre logiciel. Ces chèques, qui donnent droit à une demi-journée de formation, doivent être remis le jour de la formation.

Qfor

Kluwer software est labellisé Qfor. Qfor est un modèle de qualité spécialement adapté aux organismes

de formation et de consultance et aux fournisseurs d'autres services knowledge based. Le modèle est le résultat d'une collaboration entre différents pays européens. Il est appliqué en Belgique sous le contrôle de l'ASBL Comité de Surveillance. Plus d’info sur www.qfor.org.