verlorenes geld kann man ersetzen
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Verlorenes Geld kann man ersetzen. Verschwendete Zeit ist für immer verloren. Mit mehr Aufwand an Planung spart man Zeit bei der Durchführung. Es kann ein Optimum erreicht werden. Dann wird weitere Planung ineffektiv und kostet nur noch Zeit. Die Dokumentation der eigenen - PowerPoint PPT PresentationTRANSCRIPT
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Verlorenes Geldkann man ersetzen.
Verschwendete Zeitist für immer verloren.
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Mit mehr Aufwand an Planungspart man Zeit bei der Durchführung.
Es kann ein Optimum erreicht werden.Dann wird weitere Planung ineffektivund kostet nur noch Zeit.
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Die Dokumentation der eigenenZeitverwaltung und -verwendung isteine Vorbedingung für (klassisches)Zeitmanagement.
Überblick über Verbrauch erhalten Erfahrungswerte für Schätzungen Ansatzpunkte für Verbesserungen Zeitdiebe fassen und eliminieren
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Man listet alle Tätigkeiten eines Tagesauf und analysiert alle einzelnen Postennach vier Kriterien
Musste ich das tun, war‘s notwendig? War der Zeitaufwand gerechtfertigt? War die Ausführung zweckmäßig? War der Zeitpunkt sinnvoll gewählt?
Antwort
immer nur
mit ja
oder nein
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Zeitdiebe machen effektives Arbeitenteilweise unmöglich:
Besucher/innen
Telefon unklare Zielsetzung
keine Übersicht
schlechte Tagesplanung
keine Prioritäten
nicht nein sagen könnenPapierkram & Lesen
keine Motivation
Unorganisiertheitkeine Selbstdisziplin
lange Besprechungen
keine oder schlechte Kommunikation
Aufschieberitis
Perfektionismus
schlechte Vorbereitung
Wartezeiten
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Zeitdiebe (und Störfaktoren) benennenund anhand von Leitfragen bearbeiten:
Wer oder was stiehlt mir die Zeit? Was sind die schlimmsten Zeitdiebe? Welche Besuche/Telefonate hätten nicht oder kürzer sein müssen? Wie reagiere ich auf Störungen? Was mache ich ab heute?
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Machen Sie sich eine Tabelle:
Zeitdieb Ursachen, Gründe Maßnahmen
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Der Tag hat 24 Stunden. Immerhin.
ca. 60% für geplante Aktivitäten ca. 20% für unerwartete Aktivitäten ca. 20% für spontane und soziale Aktivitäten
... rechnen Sie auch mit dem, was Sie nichtverplanen können!
Verplanen Sie nicht jede Stunde ...
60:40
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Schaffen Sie sich „To-do-Listen“
Listen Sie alle Tätigkeiten auf Setzen Sie Prioritäten Erstellen Sie eine Reihenfolge Schätzen Sie die Zeiten Erfassen Sie Beginn und Ende Delegieren Sie (wenn möglich) Kontrollieren Sie (abzeichnen!)
!
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Ruhe bewahren! Und schaffen!
Reservieren Sie stille Stunden störungsfrei für größere Aufgaben
Planen Sie Pausen für die Regeneration zur Erholung vom & zum Denken
Und planen Sie Pufferzeiten ein
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Pufferzeiten heißt nicht Nichtstun
Pufferzeiten kann man füllen mit Tagesplan prüfen bzw. korrigieren neue Infos ablegen, bewerten usw. Telefonate erledigen Termine vor- u. nachbereiten Schreibtisch aufklaren, Ablage B- und C-Aufgaben erledigen Absprachen treffen „Verspätungen“ einarbeiten
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Mehrjahrespläne für langfristige Ziele (> 3 Jahre)
Planungszeiträume sind
Jahrespläne für mittelfristige Ziele (< 3 Jahre)
Quartalspläne für kurzfristige Ziele (3 bis 12 Monate)
Monats-, Wochen- u. Tagespläne für die laufenden Ziele/Aktivitäten
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Der Tagesplan – die wichtigste Stufeder Zeitplanung
Tagesplan bedeutet Realisierung Das wichtigste Prinzip:
Der Tagesplan ist ein Schriftstück!
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Tagesplanung mit der ALPEN-Methode:
Aufgaben, Aktivitäten und Termine
Länge schätzen
Pufferzeit reservieren (60:40-Regel)
Entscheidung über Prioritäten
Nachsorge: Kontrolle, Übertragungen
ALPEN
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Nutzen Sie Abkürzungen undandere Methoden
B – für Besuche, BS – für Besprechung,E – für eMail, K – Kontrolle, P – für Post, R – für Reise,
T – für Telefon, ! – wichtig, ? – klären ...
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Das Pareto-Prinzip
Wir glauben, dass zwischen Aufwandund Ergebnis ein proportionalesVerhältnis besteht.
Irrtum!
20% der strategisch richtig eingesetztenZeit und Energie bringen80% der Ergebnisse!
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Prioritäten setzen!
Nach der A-B-C-Methode:
A: sehr wichtigB: wichtigC: Kleinkram, unwichtig
Wichtigkeit geht vor Dringlichkeit!
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Einige Fragen zur ABC-Analyse:
Wie teile ich meine Tätigkeiten ein?
Welche Aufgaben – welche Ziele?
Welche Aufgaben = größter Nutzen?
Bei welcher Aufgabe habe ich im Falle der Nichterfüllung die negativsten Folgen?
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Das Eisenhower-Prinzipw
ichti
gnic
ht
wic
hti
g
nicht dringend dringend
B-AufgabenWichtig, aber nicht sodringend: Strategisch
planen (selbst tun)
A-AufgabenWichtig und dringend:
Sofort selbst tun
Andere AufgabenWeder wichtig noch
dringend:Ignorieren ... später ...
C-Aufgaben Nicht so wichtig,
aber dringend:Erledigen, mögl. delegieren
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Das Eisenhower-Prinzip
A-Aufgaben, dringlich + wichtig, selbst + sofort erledigen
B-Aufgaben, hohe Wichtigkeit, noch nicht so dringlich – terminieren C-Aufgaben, keine hohe Wichtigkeit, aber dringlich – mögl. delegieren Der Rest: wenn‘s geht – Papierkorb
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10 Telefonsünden
1. Zielsetzung ist unklar2. improvisierte Vorbereitung3. schlechter Zeitpunkt4. Telefonnummer suchen (auch die eigene)5. Unterlagen nicht parat6. vorher keine Stichworte notiert7. keine Erklärung der Gesprächsabsicht8. Monolog statt Zuhören und Fragen9. keine Telefonnotizen (oder auf Waschzettel)10.keine konkreten Verabredungen
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