Verksamhetshandbok

ISO 9001:2015 / 20180205

Kopparbergsvägen 45 72219 Västerås

021-3380800 info@executivepeople.se www.executivepeople.se

Innehållsförteckning

I. Sammanfattning.......................................... 2

Viktiga punkter

Mål

II. Beskrivning av företaget ............................ 2

Företagsform/juridisk person

III. Marknadsföring ........................................... 9

IV. GAP ANALYS. ÅTGÄRDER 13

2017-02-01. VERSION 17.1

1. Sammanfattning

Syftet med denna verksamhetsplanen är att strukturera upp verksamheten enligt ISO 9001:2015

Viktiga punkter:

- LEDNINGSPROCESSEN

- VERKSAMHETSPROCESSEN

Mål

Att ha klara och tydliga strukturer i företaget, samt att bibehålla en ISO certifiering

2. Beskrivning av företaget

Executive People är ett av Sveriges största utbildningsföretag inom utbildningar riktade mot vd och styrelse, och vi utbildar årligen 100-tals vd/ ledare och befattningshavare inom effektivt styrelsearbete och till rollen som vd.

Vi erbjuder personer som arbetar i små och medelstora företag utbildningar inom ekonomi, vd-rollen, styrelsearbete, management samt ledarskap. En nyckel till våra uppskattade utbildningar är givetvis våra mycket duktiga utbildare!

Företagsform/juridisk person

Bolaget drivs som Aktiebolag och innehar 100.000: - i aktiekapital

Organisationsnummer är: 556686-4939

Vision

Executive People ska vara ett av Nordens största och mest eftertraktade företag inom området

utbildning & konsultation riktad mot företag.

Mål

Det övergripande målet är att skapa ett företag där kvalité, trygghet och professionalism är ledstjärnan

för att bli ett ledande utbildning och konsultföretag inom vårt område.

Affärsidé

Att erbjuda företag kvalificerad, kostnadseffektiv utbildning och företagskonsultation samt vara en

attraktiv arbetsgivare och en långsiktig karriärpartner med yrkeskompetens inom området för att kunna

tillgodose kundernas behov, permanent eller tillfälligt med ett professionellt förhållningssätt

Område

Executive People arbetar inom Norden, samt ordnar utbildningar till andra länder

2017-02-01. VERSION 17.1

Arbetstider under året

Företaget har åretruntverksamhet med tyngdpunkt på vår & höst

Produkter och tjänster

VD-UTBILDNINGAR

STYRELSEUTBILDNINGAR

EKONOMIUTBILDNINGAR

WEBBASERAD BOKHANDEL

Leverantörer

Underleverantörer i form av utbildare och konferensanläggningar. Leverantörer gör egen utvärdering i

formulär på hemsida.

Organisation

Organisationen består av Bosse Brixeman som ensam ägare, vd och enda anställda i bolaget. Allt

ansvar tilldelas VD

4.2 Intressentmodell. Se mappen LEDARSKAP

Policy och riktlinjer

Personalpolicy

Syftet med personalpolicyn är att redovisa de synsätt och värderingar som ska prägla vårt agerande

inom företaget. Komplement till personalpolicyn är miljö- och kvalitetspolicyn.

Mål

Vi ska i samverkan arbeta för att nå uppställda mål, utveckla verksamheten i enlighet med kunders

behov samt tillgodose högt ställda krav på kvalitet och effektivitet.

2017-02-01. VERSION 17.1

Synsätt

Vår främsta tillgång är medarbetarnas kompetens. Vår övertygelse är att alla vill göra ett gott arbete

och att vi utvecklas genom att vars och ens skilda förutsättningar tas till vara. Genom delegering och

samverkan ska vi aktivt delta i besluts- och utvecklingsprocesser.

Medarbetarskap

För att vi ska vara en konkurrenskraftig organisation behövs allas insatser. Medarbetarskapet har sin

utgångspunkt i individen och ska kännetecknas av ansvar, engagemang, öppenhet, lojalitet, initiativ

och flexibilitet.

Ledarskap

Grundprinciper för vår organisation är styrning genom dialog om mål och resultat med ett ledarskap

som är engagerat och synligt. Ledarskapet ska kännetecknas av att i samverkan skapa förutsättningar

för allas delaktighet i verksamheten.

Lön

Lönesättningen ska stimulera till goda arbetsinsatser, engagemang, utveckling och

arbetstillfredsställelse så att verksamheten ständigt förbättras. Löneprofilen ska vara sådan att vi kan

rekrytera och behålla kompetenta medarbetare.

Arbetsmiljö

Executive People ska vara en jämställd arbetsplats där vi trivs, mår bra och utvecklas. Vi ska se

arbetsmiljöarbetet som en möjlighet att skapa goda arbetsförhållanden.

Kvalitetspolicy

Det är Executive People´s mål att tillsammans med uppdragsgivare och eventuella övriga

samarbetspartners, i ett tidigt stadium enas om och precisera uppdragets mål. Varje uppdrag skall

präglas av professionalism och en öppen dialog för bästa resultat.

Vår policy är att öka kvalitén i alla avseenden i vår verksamhet. Den styr våra medarbetare i arbetet

för hur vi genom ett fortlöpande förbättringsarbete ökar den totala kvaliteten i vårt samlade arbete.

Kvalitetsmål:

Kundnöjdhetsmålen skall vara MINST 3,5 av 5,0 vid kursutvärdering

-Se Mappen KVALITETSMÅL i ISO-Mappen

Kvalitetspolicy:

Vi vill vara kundens första val

Våra kunders och samhällets behov är grunden till vår verksamhet. Därför arbetar vi för att varje

leverans blir en god referens för framtida affärer.

Vi sätter kunden i fokus

2017-02-01. VERSION 17.1

Vi sätter kunden i fokus och hjälper till att tydliggöra behoven. Vi anpassar vår leverans så att vi och

våra tjänster möter dessa behov på kort och lång sikt. Som miniminivå följer vi alltid lagar,

förordningar, normer och kontraktskrav.

Vi har utmanande mål och driver ständig förbättring

Vi har en hög ambition och sätter utmanande mål avseende våra kunders nöjdhet och kvaliteten i vår

leverans. Vi följer upp vår prestation och förbättrar ständigt våra arbetssätt och verktyg för att möta

kunders och samhällets föränderliga behov. Utvärderingar efter genomförd kurs, skall vara MINST 3,5

i betyg av 5,0 möjliga. Under 2014, 2015 och 2016 har vi legat på i snitt 4,4

Vi har hög kompetens

Vi har den kompetens som krävs för att möta kunders och samhällets behov och nå våra mål. Vi

säkerställer medarbetares och organisationens kompetens och förutsättningar genom utbildning och

systematiskt lärande av egna och andras erfarenheter.

Vi tar ansvar

Vår yrkesstolthet gör att vi tar ett helhetsansvar för vår leverans. Därför ställer vi höga krav på oss

själva och på våra leverantörer, underleverantörer, kunder och andra samarbetspartners. Genom

samarbete med alla involverade parter förebygger vi kvalitetsbrister och hittar smarta lösningar som

möter behoven.

Genom vårt kvalitetsarbete, arbetar vi ständigt med att förbättra vår verksamhet och våra rutiner mot

ökad kundtillfredsställelse

Sammantaget skall detta ge:

o Nöjda kunder

Missnöjd kund fyller I webbformulär: http://executivepeople.se/kursaterkoppling/

Underkonsulter och konferensanläggning SKALL skriva avvikelserapport om det uppstår någonting under

konferensen/utbildningen som är FEL eller annat problem som inte var planerat. Avvikelserapporter skall

skickas in till Executive People.

A- Webbaserad undersökning skall skickas ut efter 5,10 & 20 dagars utbildningarna.

Avvikelserapporter skall skickas in av Konferensanläggning och Underkonsulter när fel eller annat

oplanerat uppstår. Skickas in på mail och sparas i mappen KVALITETSMÅL-

B- Resurser som krävs är TID som skall avsättas.

C- VD skickar ut undersökning efter genomförda utbildningar och underkonsulter är ansvariga

D- Undersökning efter varje kurs som är 5,10 eller 20 dagars. ( Inom 2 veckor efter )

E- Utvärdering sker av VD och sammanställer årligen.

Miljöpolicy

Executive People har antagit följande miljöpolicy:

Vi ska ständigt sträva efter att införliva miljö‐ och kretsloppstänkande i vår verksamhet.

Detta skall uppnås genom att:

o Följa lagar, förordningar och myndigheters miljövillkor.

o Nya rön i miljölagstiftningen och krav från tillsynsmyndigheter

2017-02-01. VERSION 17.1

o Samtliga medarbetare tar del av våra egna samt följer våra kunders regler gällande miljöpolicys

och miljöarbete i lika stor utsträckning som deras egen personal.

o Ständigt förbättra och utveckla verksamhetens arbetsmetoder i fråga om miljöhänsyn.

o Samtliga förbrukningsartiklar skall vara av återvinningsbar karaktär.

o Hushålla med resurser, minimera avfall samt i möjligaste mån verka för att förhindra föroreningar i

miljön där bland annat miljöanpassade fordon ingår.

o Visa största möjliga miljöhänsyn och föredra ekologiska alternativ vid inköp av produkter och

tjänster.

Genom att öka miljömedvetenheten hos våra medarbetare och kunder kan vi alla bidra till en

hållbarare utveckling till oss själva och till vår kommande generation.

Detta görs med bland annat att så långt som möjligt använda digitala plattformar och digitalt material

Jämställdhetspolicy

För medarbetare på Executive People ska arbetsvillkor och utvecklingsmöjligheter inte vara beroende

av kön eller ursprung.

Det ligger i Executive People´s intresse att verka för en mångfald och ta tillvara på medarbetarnas

olika erfarenheter, egenskaper och kunskaper.

Genom detta skapar vi en kreativ och utvecklande arbetsmiljö som ökar förutsättningarna att uppnå ett

optimalt resultat.

Vi ska:

o • Aktivt verka för att såväl fysik som psykosocial arbetsmiljö lämpar sig för alla medarbetare.

• Underlätta för alla medarbetare att förena arbete och föräldraskap.

• Förebygga, förhindra trakasserier och andra psykosociala problem.

• Ge alla medarbetare möjligheter till utveckling och utbildning.

• Aktivt verka för en jämnare könsfördelning inom våra verksamheter.

• Ge alla medarbetare lika lön och villkor för lika prestation då arbetet som utförs är lika eller

likvärdigt och har jämförbar svårighetsgrad.

Arbetsmiljöpolicy

Executive People´s övergripande mål är att bedriva ett systematiskt arbetsmiljöarbete för att minska

och förebygga risker för ohälsa och olycksfall i arbetet. Arbetsmiljöarbetet är anpassat till

medarbetarnas olika förutsättningar ur fysisk och psykosocial synpunkt.

Vår arbetsmiljöpolicy innebär att:

o Arbetsmiljöområdets lagar, förordningar och myndighetskrav utgör minimikrav för organisationens

arbetsmiljöarbete.

o Arbetsmiljöansvaret är tydligt delegerat inom

o Alla medarbetare känner engagemang i företaget genom ansvarstagande och delaktighet att

bedriva arbetsmiljöarbete som ger goda arbetsförhållanden.

o Tillsammans arbetar vi med att kontinuerligt förbättra arbetsmiljön utifrån såväl fysisk, psykologisk

som social och organisatorisk

o Alla medarbetare medverkar aktivt i arbetsmiljöarbetet och följer instruktioner och föreskrifter.

o Vårt arbetsmiljöarbete skall präglas av öppenhet och ärlighet mot vår

2017-02-01. VERSION 17.1

Vi strävar hela tiden efter att förbättra företagets olika processer och genomförande av

utbildningar. Detta leder till förbättring av kursinnehåll, lärarstöd, genomförande och

därigenom nöjdare kunder.

SWOT ANALYS

STYRKOR

Gedigen kunskap hos företagsledare och utbildningsledare

Upparbetat och känt varumärke inom området

Mycket nöjda kursdeltagare

Nischad inom området

SVAGHETER

Ensam i företaget. Kan bli hög belastning stundtals

Ingen certifiering

Nischad inom området

MÖJLIGHETER

Certifierat företag enligt ISO 9001:2015

Ökad marknad genom samarbeten

HOT

Konkurrerande stora företag som går in i området vd-utbildningar

Konjunktur

Politiskt läge

Förbättringsarbete

Förbättringsarbete skall ske löpande med utgångspunkt från ett kundperspektiv

Detta inkluderar:

-Underleverantörer

-Konferensanläggning

2017-02-01. VERSION 17.1

-Interna rutiner & processer

-Nya lagkrav för utbildningar. Ex ny uppdaterad aktiebolags lag.

Detta skall ske löpande eller mins en gång per år i samband med årlig genomgång av rutiner.

Se Excelfil – Förbättringar i ISO-Mappen

9.1.3 Analys & utvärdering

Analys och utvärdering skall ske efter kurserna 5,10 & 20 dagar samt att sammanställning skall ske

årligen.

Ekonomistyrning

Focus ska ligga på att renodla verksamheten och enbart syssla med utbildningsverksamhet.

Detta uppnås genom att företaget är mycket restriktiv med olika samarbeten.

Kalkyl på varje utbildning skall göras innan genomförande

3. Marknadsföring

Marknadsföring/Plan

Annonsering i Dagens industri kommer att ske under 2017, med en helsida per månad, samt

nyhetsbrev. Eventuella andra marknadsaktiviteter skall noga övervägas och dokumenteras här

Marknadsanalys

Målgruppen är små och mellanstora företag, där vd och styrelseledamöter är huvudmålgruppen.

Konkurrens

Inom området styrelseutbildningar finns idag 3-5 större utbildningsaktörer varav Executive People är

en av dessa. Ca 20–25 mindre aktörer finns inom området. Ökad aktivitet av konkurrenter har skett de

sista åren, där Executive People har tappat marknadsandelar. Styrelseutbildningar står för ca 15% av

omsättningen

Inom området Vd-utbildningar är Executive People i princip ensam på marknaden och innehar i princip

hela marknaden. Några mindre utbildningsföretag ha juridisk eller ekonomiska utbildningar riktade mot

gruppen. Vd-utbildningar står för ca 75-80% av omsättningen.

2017-02-01. VERSION 17.1

Prissättning

Företaget innehar en prissättning som ligger i linje med andra Managementsutbildningar.

Försäljningsprognos

Försäljningsprognos för 2017 uppgår till 5 200 000 och kommer troligen att ligga stabilt under 2018

2017-02-01. VERSION 17.1

2017-02-01. VERSION 17.1

SCOPE

-Tillhandahållande av företagsutbildningar inom området företagsledning styrning och

utveckling

-Provision of corporate training in the area of corporate governance and development

PROCESSEN INPUT – OUTPUT

8.3 Konstruktion och utveckling av produkter & tjänster sker löpande, beroende på ”Världsläget” och olika politiska

beslut som sker av samhället. Vid Nya lagkrav, måste uppdatering ske.

8.3.6 Uppdatering av kursmaterial sker samtidigt.

2017-02-01. VERSION 17.1

ÅTGÄRDER GAP ANALYS

LEDNINGSPROCESSEN (utvärdering & slutsatser GAP)

1. 4.1 se ovan med SWOT analys

2. Se ISO-Mappen. Pdf, -LEDNINGENS GENOMGÅNG

3. Intern revision sker årligen i samband med genomgång av företagets rutiner och processer.

4. Se ovan. Förbättringsarbete samt Excelfil. FÖRBÄTTRINGAR i ISO-Mappen

5. Se ovan

6. Avvikelserapportering och korrigerande åtgärder. Se AVVIKELSERAPPORTER i ISO-Mappen

7. Se Mappen KVALITETSMÅL i ISO-Mappen

8. Se Mappen AVVIKELSERAPPORTER och dokument AVVIKELSEHANTERINGSPROCESSEN

9. Se Mappen KVALITETSMÅL i ISO-Mappen. Pdf

10. Användning av Logotype kommer att ske på hemsida och i marknadsföring

VERKSAMHETSPROCESSEN (utvärdering & slutsatser GAP)

1. 4.3 Se ovan

4.4 Se ovan. Kvalitetspolicy samt Excelfil KVALITETSMÅL & INPUT/OUTPUT

5.1 Se ovan. Samt KVALITETSMÅL & INPUT/OUTPUT

5.3 Se ovan organisationsschema

6.1 Risker & Möjligheter är levande process och pågår hela tiden. Se även mappen RISKER

6.2.1 Se Kvalitetspolicy samt Excelfil KVALITETSMÅL

6.2.2 Se ovan Kvalitetspolicy

6.3 Utvärdering sker årligen

7.1.5 OK

7.1.6 OK

7.2 Se mappen UNDERLEVERANTÖRER. Detta inkommer via hemsidan.

7.3 Finns med i webbformulär. http://executivepeople.se/leverantorsutvardering/

7.4 Finns med i webbformulär. http://executivepeople.se/leverantorsutvardering/

7.5 OK

7.5.3.2 Backuprutinen görs av hemsida & webbformulär varje dygn. Kopia av Utbildnings-mtrl och ISO

varje månad

8.1 OK

8.2.1 OK

8.2.2 OK

8.2.3.2 OK

8.3 Se processkarat INPUT / OUTPUT

8.3.6 Se processkarat INPUT / OUTPUT

8.4 OK. Se Se mappen UNDERLEVERANTÖRER

2017-02-01. VERSION 17.1

8.4.2 OK. Se Se mappen UNDERLEVERANTÖRER

8.4.3 Se mappen UNDERLEVERANTÖRER & webbformulär.

http://executivepeople.se/leverantorsutvardering/

9 Se Mappen ÅTGÄRDER

9.1.3 Se ovan under SWOT/Förbättringsåtgärder

9.2 Se Mappen REVISION

9.3 Se mappen LEDNINGEN. Ledningens genomgång

10 Se ovan. Förbättringsarbete samt Excelfil. FÖRBÄTTRINGAR i ISO-Mappen

10.2 Diarieförs med automatik enligt word och webbsystem