VELEUČILIŠTE U RIJECI POSLOVNI ODJEL

ASPEKTI ODLUČIVANJA O INFORMACIJSKOJ TEHNOLOGIJI

Seminarski rad

Rijeka,2004.

VELEUČILIŠTE U RIJECI POSLOVNI ODJEL

ASPEKTI ODLUČIVANJA O INFORMACIJSKOJ TEHNOLOGIJISeminarski rad

Predmet: Mentor: Studenti:

Ekonomika informacijskih sustava Mr.sc. I. Pogarčić Nikica Janković David Krnjak Marin Martinčić Ronald Rušin

Smjer : Poslovna informatika

Rijeka, prosinac 2004.

SADRŽAJ1. UVOD............................................................................................................................................................................. 4 2. VAŽNOST PROCJENE IT ULAGANJA l OSNOVNE IDEJE U PRISTUPU ZA PROCJENU TIH ULAGANJA ..... 5 2.1. Zašto (pr)ocjenjivati IT ulaganja?............................................................................................................................ 5 2.2. Procjene prije (ex-anie) i procjene nakon (ex-post) implementacije IT sustava...................................................... 5 2.3. Osnovne ideje u pristupu za procjenu IT ulaganja................................................................................................... 7 3. SVRHA IT ULAGANJA ................................................................................................................................................ 9 3.1. Karakteristike osnovnih područja namjene IT ulaganja ........................................................................................ 10 3.2. Koliko inicijative i ciljevi tvrtke za informatizacijom utječu na poslovnu vrijednost IT ulaganja? ...................... 11 4. ASPEKTI ODLUČIVANJA O IT ULAGANJU l KARAKTERISTIKE IT ODLUKE................................................ 13 4.1. Odlučivanje o ulaganju u temeljno poslovanje (CORE)........................................................................................ 13 4.2. Odlučivanje o ulaganju u strateške poslovne projekte (PRESTIGE)..................................................................... 15 4.3. Odlučivanje o ulaganju u istraživanje i razvoj (CORNSEED) .............................................................................. 15 4.4. Odlučivanje o neophodnom poslovnom ulaganju (MUST DO) ............................................................................ 16 4.5. Karakteristike IT odluka ........................................................................................................................................ 16 5. RELEVANTNA METODOLOGIJA ZA PROCJENU IT ULAGANJA....................................................................... 21 5.1. Kako izabrati adekvatnu metodologiju za procjenu IT ulaganja?.......................................................................... 21 5.2. Analiza troškova i dobiti (Cost/Benefit Analvsis) ................................................................................................. 22 5.3. Dobiti od menadžmenta (Return On Management)............................................................................................... 22 5.4. Analiza dodane vrijednosti (Value Added Analvsis )............................................................................................. 22 5.5. Više-ciljno, više-kriterijalno (Multi-Objective,MuIti-Criteria).............................................................................. 23 5.6. Strateška analiza i procjena (Strategic Analvsis) ................................................................................................... 23 5.7. Empirijski model za procjenu fleksibilnosti IT infrastrukture............................................................................... 25 6. ZAKLJUČAK.................................................................................................................................

.............................. 30 7. LITERATURA.............................................................................................................................................................. 31

1. UVODProcjena učinkovitosti IT ulaganja je značajan proces budući da su IT ulaganja dostigla velike iznose i kontinuirano se povećavaju. IT potencijali se iskorištavaju na različite načine. Menadžment tvrtke različito pristupa ovoj problematici. Svi ovi razlozi upućuju na potrebu istraživanja pristupa, metodologije i razina menadžmenta u procesu odlučivanja o IT ulaganjima. U radu su opisane osnovne ideje u pristupu za procjenu i odlučivanje o tehnologiji koja se brzo razvija, vrlo je skupa i rizična, ali ostvaruje visoke učinke, posebno kvalitativan aspekt učinaka, što je u današnjoj strategiji poslovanja od velike i rastuće važnosti. Zašto procjenjivati IT ulaganja i na kojim se konceptima temelji osnovni pristup, opisano je u poglavlju 2. Svrha IT ulaganja određuje tip ulaganja i pripadnost relevantnom aspektu odlučivanja (temeljno, strateško, razvojno, neophodno). Svaki aspekt odlučivanja ima svoje karakteristike i traži relevantnu metodologiju za procjenu i odluku o IT ulaganju. Nadalje, svaka od metoda/modela za procjenu takvih ulaganja na različite načine uključuje pojedine faktore (kriterije) koji su bitni za odluku: (kvantitativni/kvalitativni) učinci IT ulaganja, rizici, troškovi. Adekvatna metodologija za procjenu tih ulaganja trebala bi integrirati sve bitne faktore, a ne se fokusirati na kvantitativne (financijske) učinke što je najčešći slučaj u praksi. Poglavlje 3 opisuje globalna područja osnovne namjene IT ulaganja, poglavlje 4 aspekte odlučivanja i karakteristike IT odluka, a poglavlje 5 relevantnu metodologiju za procjenu tih ulaganja

4

2. VAŽNOST PROCJENE IT ULAGANJA l OSNOVNE IDEJE U PRISTUPU ZA PROCJENU TIH ULAGANJA2.1. Zašto (pr)ocjenjivati IT ulaganja? I korisnici i menadžeri postavljaju pitanje: zašto (pr)ocjenjivati informacijsku tehnologiju? Procjena IT ulaganja je vrlo zahtjevan i težak proces, u nekim slučajevima i jako skup, ali sve više važan i potreban. Uspješna implementacija dobrog IT sustava zahtjeva sve veće količine novca. IT ulaganja su velika i kontinuirano se povećavaju (više od 50% cjelokupnog investicijskog iznosa troši se na IT, bilo posredno ili neposredno). Stoga je za menadžment potrebno znati da su ta ulaganja opravdana i da dovode do povrata novca - i profita. Nadalje, procjenom IT ulaganja i načinom kako se koriste IT potencijali, organizacija može odlučiti o daljnjim poslovnim poboljšanjima i mogućim doprinosima novih IT aplikacija, ili može promijeniti strukturu dosadašnjih poslovnih ulaganja u cilju što boljeg iskorištenja IT potencijala. U procesu odlučivanja o IT ulaganjima jedan od važnih aspekata čine procjene IT ulaganja u razvoj i održavanje IT infrastrukture. Mada je vrlo vjerojatno da se neki oblik procjene IT u tvrtkama događa stalno, često se to odnosi samo na neformalnu razinu, na kojoj menadžeri donose odluke po svom mišljenju. Potrebno je, međutim, utemeljiti formalni proces (pr)ocjene putem kojeg menadžeri mogu donijeti odluke koje su najbolje za pojedinu organizaciju.

2.2. Procjene prije (ex-anie) i procjene nakon (ex-post) implementacije IT sustava Menadžerske aktivnosti igraju ključnu ulogu u stvaranju poslovne vrijednosti IT. Odlučivanje o IT ulaganjima prije uvođenja sustava (predviđajuće procjene), većina će tvrtki provesti u cilju određivanja mogućih posljedica za poslovanje tvrtke. Predviđajuće procjene se uglavnom koriste za financijske procjene i opravdanost budućih IT ulaganja primjenjujući standardnu analizu troškova/dobiti (Cost/Benefit analizu), formalne ROI metode (povrat na uložena sredstva), itd. Procjene nakon implementacije, koje procjenjuju postojeću situaciju zovu se i posljedične procjene. Njihov je cilj procijeniti, podržati ili negodovati vrijednost IT ulaganja. Procjene nakon implementacije sustava provjeravaju i analiziraju već postojeću investiciju u IT da bi ustanovile stvarno stanje stvari prema prije postavljenoj situaciji. U ovim se postupcima procjenjuje opravdanost investicije u IT i iniciraju potrebna poboljšanja. Ove se procjene temelje na financijskim pokazateljima kakve smo naveli i za predviđajuće procjene, ali i na ne-financijskim pokazateljima. Tablica 1 prikazuje najčešća pitanja koja se pojavljuju u procesu odlučivanja o IT ulaganju prije i nakon uvođenja sustava.5

Pitanja u procesu odlučivanja o IT ulaganju prije uvođenja sustava1.Koja je potencijalna vrijednost IT projekta i kako se to uspoređuje s potencijalom drugih projekata? 2.Da li u tvrtki postoji imovina koja bi umanjila potencijalnu vrijednost IT projekta? 3.U kakvu komplementarnu imovinu bi se moglo ulagati da bi se naglasila potencijalna vrijednost IT? 4.Koje bi se okolnosti mogle pojaviti ili promijeniti da ograniče ostvarenje potencijala IT projekta? 5.U koju bi se komplementarnu imovinu trebalo ulagati, da bi se minimizirali ograničavajući efekti promjena okolnosti? 6.Koje promjene okolnosti još postoje, a da mogu ograničiti ostvarenje potencijala IT projekta?

Pitanja u procesu odlučivanja o IT ulaganju nakon uvođenja sustava1.Da li je učinjena pogreška u izboru projekta? Da li je pogreška nastala u procjeni potencijalne vrijednosti IT projekta ili u promjeni okolnosti prije uvođenja sustava? 2.Da li su nastale pogreške u izvršenju projekta? Da li je zanemarena kontrolirana vrijednost promjene okolnosti? Da li se pogriješilo u ulaganju u bitne komplementarne stavke? 3.Da li se sve moglo učiniti bolje? Ima li neostvarenih potencijala? Mogu li se stvari poboljšati u budućnosti? 4.Postoji li neostvarena vrijednost s obzirom na vrijednost promjene okolnosti? 5.Da li su postojale neke druge okolnosti koje su se mogle kontrolirati i da li bi se mogle dogoditi u budućnosti? 6. Da li se mogu otkriti druge bitne komplementarne stavke koje bi se trebale razmotriti u budućnosti? Tablica 1:Pitanja u procesu odlučivanja o IT ulaganju

U tvrtkama se različito pristupa procjenama prije i procjenama nakon uvođenja sustava. Vrlo je važno da li menadžment tvrtke ima viziju kako iskoristiti IT potencijale i kakav je njihov stav glede takvih procjena. Rezultati pojedinih istraživanja pokazuju da tvrtke koje nemaju jasnih ciljeva kako razvijati i primijeniti IT u svom poslovanju, uglavnom ne procjenjuju takva ulaganja. Nadalje, tvrtke kojima je svrha IT ulaganja uglavnom fokusirana prema operativnoj efikasnosti/efektivnosti češće koriste tehnike procjene prije uvođenja sustava. Tvrtke koje se u razvoju i IT primjeni fokusiraju uz operativnu učinkovitost i prema konkurentnoj(strateškoj) prednosti, koriste tehnike procjene prije i nakon uvođenja IT sustava. Prema tome, može se zaključiti da tvrtke koje znaju kako iskoristiti IT potencijale u svrhu efikasnosti/efektivnosti/konkurentne prednosti na pozitivan način pristupaju procjenama IT ulaganja i prije i nakon uvođenja sustava. Čak što više potiču razvoj i6

primjenu adekvatnih pristupa za procjenu ove vrste poslovnog ulaganja.

2.3. Osnovne ideje u pristupu za procjenu IT ulaganja Ukratko možemo reći da svako IT ulaganje ima svoju svrhu temeljem koje se može definirati tip IT ulaganja odnosno relevantni aspekt odlučivanja. U tome može pomoći matrica globalne taksonomije poslovnih ulaganja, prikazana na slici 1.

visoko strateški/prestiž(PRESTIGE) visoki rizik/visoki profit rizik temeljno/ključno(CORE) nisko srednji rizik/srednji profit visoko

istraživanje/razvoj(CORNSEED) vrlo visoki rizik/visoki profit neophodno(MUST DO) niski rizik/niski profit nisko

profitabilnost Slika 1: Matrica poslovnih ulaganja Prema matrici, svaki aspekt odlučivanja ima određene karakteristike kao što su strukturiranost odnosno ne strukturiranost problema odlučivanja, troškovi, rizici, potencijalne dobiti, itd. Nadalje, određeni tip IT ulaganja traži relevantnu metodologiju za procjenu takvih ulaganja koja bi trebala uključivati uz troškove i procjenu učinkovitosti IT ulaganja (kvantitativnih/kvalitativnih), kao i rizike ulaganja. Kako izabrati adekvatnu metodologiju za procjenu pitanje je kojim se danas bave mnogi istraživači i praktičari. Suvremeni trend u razvoju istraživanja procjene IT ulaganja i relevantne metodologije, sugerira da bi procjena bilo kojeg tipa IT ulaganja trebala uključiti kako kvantitativne tako i kvalitativne elemente IT učinaka te rizične faktore ulaganja. Navedeni faktori su ujedno i kriteriji odluke. Osnovne ideje u pristupu za procjenu IT ulaganja prikazuje slika 2, a slika 3 detaljnije opisuje taj pristup.

7

Slika 2: Osnovni pristup u procijeni i odlučivanju o IT ulaganju

Slika 3: Opis osnovnog pristupa za procjenu i odlučivanje o IT ulaganju

8

3. SVRHA IT ULAGANJAPrema slici 3 mogu se vidjeti globalna područja svrhe IT ulaganja. Generalno razlikujemo tri globalne metrike učinkovitosti IT primjene koje ujedno predstavljaju svrhu IT ulaganja→ efikasnost, efektivnost, konkurentna prednost. U sljedećem tekstu slijedi njihov kratki opis. Efikasnost: primjenom informacijske tehnologije raditi isti posao brže, bolje, jednostavnije i na taj način uštedjeti resurse. Efektivnost: primjenom informacijske tehnologije raditi bolji posao i na taj način omogućiti da se raspoloživim resursima postignu bolji poslovni rezultati. Strateška (konkurentna prednost): poboljšavati poslovanje iskorištenjem IT potencijala u cilju strateških poslovnih promjena i stjecanja konkurentne prednosti. Ulaganje u razvoj infrastrukture također ima svoju svrhu i pripada određenom tipu IT ulaganja odnosno određenom aspektu odlučivanja koji traži relevantne pristupe za procjenu. Što je fleksibilna i učinkovita IT infrastruktura i kakav je njezin cost/benefit omjer (ratio), predmet su sve većeg broja istraživanja. U poglavlju 5.7 opisan je ukratko empirijski model koji definira elemente fleksibilne IT infrastrukture te ispituje korelacije fleksibilne IT infrastrukture s troškovima ulaganja i učincima koji su ostvareni njenom primjenom. Suvremeni trend u istraživanju svrhe IT ulaganja i relevantne metodologije za procjenu tih ulaganja, također definira efikasnost, efektivnost i konkurentnu prednost kao globalna područja IT ulaganja. Ulaganje u svrhu efikasnosti i efektivnosti operativnih procesa te potpore menadžmentu karakterizira uglavnom srednji rizik (CORE kategorija) dok su organizacijske promjene i konkurentna prednost izložene visokim rizicima (PRESTIGE kategorija). Suvremeni trend daje sljedeću preporuku: za svaki tip IT ulaganja u procjenu treba uključiti osim kvantitativnih i kvalitativne elemente IT učinaka kao i rizične faktore (slika 4).

Slika 4: Suvremeni trend u procjeni IT ulaganja

9

3.1. Karakteristike osnovnih područja namjene IT ulaganja Glavna područja namjene IT ulaganja, kako se može vidjeti iz slike 3 i slike 4, generalno se mogu klasificirati u četiri kategorije: 1. efikasnost 2. 3. 4. potpora i efektivnost operativnih procesa;.

menadžmentu i učinkovitost upravljanja;

redizajn poslovne tehnologije organizacijske strukture; konkurentna prednost.

Ako se IT koristi kako bi se nadomjestio ljudski rad i automatiziralo izvršenje zadataka i operativnih poslovnih procesa, glavni učinci vjerojatno će biti povećanje efikasnosti sustava (npr.smanjenje vremena potrebnog za jedan ciklus, smanjenje broja osoblja, uštede troškova u ispisu i distribuciji dokumenata itd.). Efektivnost sustava fokusira prema poboljšanju kvalitete proizvoda/usluga, pravovremenosti i dostupnosti podataka, poboljšanju operativnih procesa u odnosu na industrijske standarde, distribuciju informacija, transformaciju informacija u željene ishode, itd. Ako ulaganja u IT trebaju pospješiti nove načine upravljanja, učinci se mogu sumirati kao potpora menadžmentu. Učinci uključuju, na primjer, poboljšanje u vremenu i kvaliteti odluke, poboljšanje komunikacija, standardizaciju, brze reakcije na promjene u zakonu, bolju kontrolu, povećanu fleksibilnost, kompatibilnost sa sustavima potrošača, učinkovitiju primjenu prodajnih mogućnosti. Općenito kad je u pitanju procjena IT efektivnosti, postavlja se pitanje da li IT primjena pridonosi učinkovitosti ukupnog poslovanja odnosno da li IT primjena doprinosi organizacijskoj sposobnosti da ostvari strategiju (ciljeve). Nadalje, ukoliko se IT implementira za organizacijske promjene, mogu se definirati uglavnom kvalitativni, ali teško izmjerljivi učinci kao na primjer: redizajn poslovnih procesa, redizajn poslovne mreže, razvoj modernih organizacijskih struktura, promjene imidža tvrtke, itd. Ako se IT koristi za stjecanje konkurentne prednosti, konačni cilj je postizanje konkurentne nejednakosti. Ovdje učinci IT primjene uključuju poboljšanje operativnih margina u odnosu na konkurenciju, povećani udio na tržištu, diferencijaciju u novim proizvodima i uslugama, stvaranje jedinstvenih karakteristika proizvoda, kupovne i dobavljačke moći.

10

3.2. Koliko inicijative i ciljevi tvrtke za informatizacijom utječu na poslovnu vrijednost IT ulaganja? Da li tvrtka koja u strateškom planu razvoja informacijskog sustava nadilazi operativnu razinu primjene (efikasnost/efektivnost) i fokusira se prema višim razinama iskorištenja IT potencijala (konkurentna prednost), opaža i više razine poslovne vrijednosti IT? U svrhu ove analize, u poglavlju su ukratko opisani rezultati istraživanja koje ispituje veze između različitih ciljeva tvrtke za informatizacijom i učinkovitosti njene primjene. U istraživanju su postavljena slijedeća pitanja: 1. Koje ciljeve ima poslovodstvo tvrtke kad je u pitanju informatizacija poslovanja tj. koja je svrha njihovog IT ulaganja ? 2. Da li takvi ciljevi utječu na poslovnu vrijednost IT ulaganja? U odgovoru na prvo pitanje (ciljevi i orijentacija tvrtke prema IT primjeni) istraživači su načinili sljedeću kategorizaciju: neorijentirane tvrtke, operativno orijentirane tvrtke, tržišno orijentirane tvrtke i tvrtke dvostrukog fokusa. Operativna efikasnost/efektivnost, ostvarena IT primjenom, omogućava tvrtki izvođenje sličnih aktivnosti bolje od konkurencije, dok strateško pozicioniranje (konkurentna prednost), ostvarena IT primjenom, omogućava izvođenje različitih aktivnosti u odnosu na konkurenciju. Dok su oba fokusa potrebna za "superiorno" poslovanje tvrtke, svaka tvrtka radi na jedinstveni način (tablica 2).

Poslovna strategija Operativna efektivnost Efikasnost Efektivnost Strateško pozicioniranje Pristup korisnicima Privredna/tržišna struktura

Svrha IT ulaganja Smanjenje troškova, povećanje produktivnosti Pojačati cjelokupnu efektivnost tvrtke Proširiti postojeće tržište Promijeniti privrednu ili tržišnu praksu

Tablica 2: Povezivanje poslovne strategije sa svrhom IT ulaganja

11

U odgovoru na drugo pitanje (koliko ciljevi tvrtke za razvojem i IT primjenom utječu na njenu poslovnu vrijednost), istraživači su došli do zaključka da rukovoditelji u tvrtkama dvostrukog fokusa opažaju najviše razine poslovne vrijednosti IT. Nakon toga slijede tvrtke tržišnog fokusa, operativnog fokusa i na kraju neorijentirane tvrtke. Za mjerenje poslovne vrijednosti IT, rukovoditelji su procijenili IT utjecaje na poslovne procese koristeći Likertovu skalu, gdje "1" označuje " nisko ostvareni utjecaji", a "7" označava "visoko ostvareni utjecaji". Procjene IT rezultata načinjene su unutar sljedećih poslovnih procesa: planiranje i odlučivanje, proizvodnja, povećanje proizvoda/usluga, prodaja/tržište, odnosi s dobavljačima, odnosi s kupcima. Rezultati ovog istraživanja imaju implikacije i za poslovne rukovoditelje i za rukovoditelje informacijskih sustava (IS) u cilju njihovog zajedničkog rada i podizanja razine znanja glede poslovne tehnologije i potreba za informatizacijom poslovnih procesa.

12

4. ASPEKTI ODLUČIVANJA O IT ULAGANJU l KARAKTERISTIKE IT ODLUKEKao što je navedeno ranije, IT ulaganja su velika; što veća organizacija, to veća ulaganja. Mnoge organizacije imaju svoja vlastita pravila o donošenju odluka o IT ulaganju i granice ulaganja su različite. Trebaju li se odluke o IT ulaganju donositi i tretirati drugačije od ostalih poslovnih odluka? U normalnim uvjetima, poduzeće će ulagati samo ako smatra da može ostvariti povrat na uloženi kapital koji će mu osigurati konkurentnu poziciju. S obzirom da na taj način kapital može poslužiti na više načina u istu svrhu, s te je strane odlučivanje o IT ulaganju isto kao i odlučivanje o bilo kojoj drugoj poslovnoj investiciji. Budući da nisu posve jedinstvene, IT odluke razlikuju se od ostalih djelomično po karakteristikama IT, a djelomično po stavovima menadžmenta. U skladu s tim, valja istaći sljedeće: IT za sobom povlači visoki rizik, visoku cijenu, ali je u mogućnosti ostvariti i velike rezultate, pa se ne može ignorirati; troškovi povezani s IT vjerojatno će tvoriti veliki dio kapitalnih ulaganja; jaki ritam promjena na polju IT tehnologije onemogućuje menedžerima da budu dobro upoznati sa svim aspektima odluke; većina se organizacija ne može osloniti na prijašnje rezultate ili studije o procjenama troškova i dobiti/prednosti. Karakteristike odluka o IT ulaganjima koja imaju određenu svrhu mogu se temeljiti na elementima definirane matrice poslovnih ulaganja (slika 1). Međutim, budući da se odlučuje o tehnologiji koja se kontinuirano razvija brzim tempom i pristupi u procesu odlučivanja su različiti, odluke mogu prelaziti granice matrice.

4.1. Odlučivanje o ulaganju u temeljno poslovanje (CORE) Prema matrici poslovnih ulaganja (slika 1), možemo vidjeti da CORE kategoriju prate uglavnom strukturirani problemi odlučivanja, srednja razina rizika i efekata samog ulaganja. U kontekstu ove kategorije poslovnih ulaganja, razlozi za odluku su uglavnom poznati (npr. zastarjeli strojevi, skupo održavanje, proizvodi sve lošije kvalitete, nedostatak novih proizvoda, itd.). Problem je relativno lako identificirati, pa tako i cijenu rješenja problema. Nadalje, posljedice neinvestiranja kao što su na primjer visoki troškovi održavanja, puno škarta, visoke zalihe, nemogućnost proizvodnje novih proizvoda/usluga, itd., također je moguće utvrditi.

13

Uz ove karakteristike, treba navesti i elemente kvalitativnih efekata ulaganja čija važnost u današnjem poslovanju kontinuirano raste, ali se ne procjenjuju dovoljno niti adekvatno. Kvalitativne elemente je teško objektivno procijeniti jer standardnih metrika nema za takvu vrstu procjena, pa se uglavnom procjene svode na dogovorene, zamjenske metrike, prosječne vrijednosti, relativne težine, itd. Rizici koji prate ovu kategoriju nisu pretjerano visoki, iako postoje. Uz različite vrste rizika, tu su i oni koji se odnose na reakcije djelatnika glede promjena. Razlika između pozitivnih i negativnih reakcija uglavnom ovisi o menadžerima i načinu na koji predstavljaju projekt. Ukratko, ovaj aspekt odlučivanja karakterizira sljedeće: problemi odlučivanja su uglavnom dobro strukturirani; donositelj odluke je uglavnom upoznat s problematikom odlučivanja; nema puno opcija kao rješenja problema; mogu se odrediti troškovi, rizici, a isto tako i potencijalne dobiti ulaganja; neopipljive dobiti postoje (ne u tolikoj mjeri kao strateška/prestiž razina), ali se ne procjenjuju dovoljno niti adekvatno; očite su i posljedice ne-investiranja; uglavnom se ne procjenjuju.

Unatoč tome što ovaj aspekt karakteriziraju uglavnom strukturirani problemi, i tu se javljaju situacije u kojima menadžeri odlučuju subjektivno. Razlozi leže u (ne)znanju, različitim stavovima, različitim "pritiscima" - što znači da odluka nije adekvatna, već je subjektivne prirode. Argumentirani prijedlog za ulaganje daju menadžeri u dijelu organizacije u kojem se promjena treba dogoditi. U daljnji proces odlučivanja uključuju se menadžeri na višim razinama sve do razine direktora ili upravnog odbora - koji odlučuju o problemu temeljem podataka i financijske situacije u poduzeću, ali i po svom nahođenju. Ovom aspektu odlučivanja globalno pripadaju IT ulaganja koja se iniciraju u svrhu efikasnosti odnosno efektivnosti poslovnih procesa (slika 3). Temeljem toga mogu se kategorizirati IT projekti kojima je cilj “automatizirati poslovanje” odnosno IT projekti kojima je cilj “informatizirati tvrtku”. U drugom slučaju IT potencijali se iskorištavaju na način stvaranja nove vrijednosti kroz poslovni proces što se uglavnom izražava kvalitativnim učincima IT primjene (novi proizvod, pogodnost za kupce, poboljšano odlučivanje, zadovoljstvo kupaca, itd.). Menadžeri koji nemaju viziju kako iskoristiti takve potencijale i razmatraju uglavnom tehničku stranu razvoja IT, u većini slučajeva će usmjeravati IT ulaganja u automatizaciju poslovanja s ciljem uštede resursa (kvantitativni učinci IT primjene).

14

4.2. Odlučivanje o ulaganju u strateške poslovne projekte (PRESTIGE) Strateška (prestiž) poslovna ulaganja koju prate prilično visoki rizici, ali i stjecanje visokog profita temeljenog uglavnom na kvalitativnim (neopipljivim) dobitima, nisu baš učestala za većinu organizacija. Dosta je teško odrediti financijsko opravdanje za pojedinu varijantu rješenja problema odlučivanja. U svakom slučaju, troškovi su prilično visoki. Ukratko, ovaj aspekt odlučivanja karakterizira sljedeće: problemi odlučivanja su uglavnom nestrukturirani; donositelj odluke ponekad traži i suradnju eksperta iz određenog područja u svrhu generiranja varijanti/jesenja; velik broj opcija; teško se utvrđuju troškovi, rizici, a isto tako i potencijalne dobiti ulaganja; kvalitativne dobiti procjenjuju se nedovoljno i neadekvatno, uglavnom nakon uvođenja sustava; nejasne su i posljedice ne-investiranja. Budući da se radi o strateškim projektima visokog rizika, troškova ali i potencijalnih dobiti, situacije odlučivanja karakteriziraju uglavnom nestrukturirani problemi tako da će se odluke temeljiti na subjektivnim pristupima što je puno više nego u CORE kategoriji. Odluka će na kraju biti optimalno rješenje i vizija uskog kruga menadžera. Ovom aspektu odlučivanja globalno pripadaju IT ulaganja koja se iniciraju u svrhu organizacijskih promjena, poboljšanja poslovnih procesa i izgradnje moderne organizacijske strukture kao i stjecanja konkurentne prednosti (slika 3). Ostvariti konkurentnu/stratešku prednost IT primjenom znači realizirati one aktivnosti u organizaciji koje su drugačije u odnosu na konkurenciju, stvaraju nove vrijednosti i omogućuju organizaciji da bude lider u svojoj djelatnosti bilo u jedinstvenim karakteristikama proizvoda/usluga, posebnim pogodnostima za kupce, globalizaciji poslovanja ili u niskim troškovima poslovanja.

4.3. Odlučivanje o ulaganju u istraživanje i razvoj (CORNSEED) Ovu vrstu ulaganja (tzv.”investiranje u sjemenke”), također prate visoki troškovi i rizici, ali u svakom slučaju radi se o projektima koji osiguravaju ekonomsku isplativost i budućnost organizacije. Što se tiče strukturiranosti problema odlučivanja, problemi su također nestrukturirani i dosta novca se ulaže u granu koja nema lako odredive pozitivne rezultate. IT ulaganja, namijenjena razvoju i održavanju IT infrastrukture u organizaciji, predstavljaju poseban tip IT ulaganja i mogu se kategorizirati u promatrani aspekt odlučivanja (CORNSEED) (slika 3). Što karakterizira fleksibilnu i kvalitetnu IT infrastrukturu i koliko ona vrijedi kao imovina, koji15

se učinci (kvantitativni/kvalitativni) ostvaruju njenom primjenom, značajne su teme sve većeg broja istraživanja. U poglavlju 5.7. opisan je empirijski model koji definira glavne komponente fleksibilne IT infrastrukture i ispituje korelacije definiranih komponenata s ulaganjima u razvoj takve infrastrukture, te s potencijalnim učincima koji se ostvaruju njenom primjenom (konkurentna prednost).

4.4.

Odlučivanje o neophodnom poslovnom ulaganju (MUST DO)

Ponekad organizacija mora ulagati u nešto što ne donosi opipljive rezultate, a to često proizlazi iz određenih zakonskih pravila i potreba neophodnih poslovnih promjena (PDV, carine, zaposleni, itd.), kod kojih organizacija nema izbora nego prihvatiti “nova pravila igre”. Takve odluke uglavnom prate mali rizici, male dobiti i neformalna razina procjene kontinuirano kroz posao.

4.5.

Karakteristike IT odluka

Općenito, mogu se definirati sljedeće karakteristike IT odluka: postoji veliki broj opcija u procesu odlučivanja; donositelji odluka vjerojatno neće razumjeti detalje projekta, mada će znati nešto o samom procesu koji se treba poboljšati/automatizirati; obračuni troškova su nejasni, rizici veliki, a predviđanja nesigurna; nemjerljive/nematerijalne dobiti koje čine najveći dio poslovne vrijednosti IT ulaganja neće se ili ne mogu biti kvantificirane; cijena ne-investiranja u novi sustav ne samo da je vrlo teško mjerljiva, već je i donositelji odluke teško mogu razumjeti; dobro je poznato da IT/IS sustav ostvaruje učinke, posebno kvalitativan aspekt tih učinaka, ali postavlja se pitanje kako se u organizacijama iskorištavaju IT potencijali u svrhu potpore i realizacije poslovnih ciljeva; praksa pokazuje da se takvi potencijali različito iskorištavaju fokusirajući se uglavnom prema tehničkoj razini razvoja sustava; u skladu s tim postoji i određeno mišljenje da je sve to samo “lov na stalno luksuznija računala”.

16

4.5.1. Utvrđivanje troškova Prema navedenim karakteristikama odlučivanja o IT ulaganjima može se zaključiti da je utvrđivanje investicija/troškova IT projekata prilično otežano i nejasno. Međutim, troškovi su bitni kriteriji za odluku i potrebno ih je procijeniti. Teškoće koje nastaju u procesu utvrđivanja troškova i uopće isplativosti IT ulaganja rezultat su različitih faktora: karakteristike i brzi razvoj IT, potrebe poslovnog sustava koji nastoji poboljšati poslovanje novim IT projektima, stavovi, znanja i inicijative menadžmenta te različiti drugi faktori. Definirati i razumjeti svrhu IT ulaganja kao i njegov utjecaj na poslovanje tvrtke, značajno je polazište u utvrđivanju troškova. Stalni (ili redovni) troškovi teško se mogu utvrditi zbog činjenice da je krajnji životni vijek nekog IT ulaganja često nepoznat. Naime, tehnološki noviteti neki sustav mogu učiniti nepotrebnim ili zastarjelim, dok druge investicije u IT mogu daleko vremenski premašiti svoju isplativost. Proces odlučivanja o IT projektu trebao bi uz procjenu inicijalnog ulaganja potrebnog za razvoj i uspostavu sustava, uključiti i procjenu direktnih i indirektnih troškova IT projekta vezanih uz primjenu i održavanje sustava. Globalna taksonomija direktnih troškova IT projekta uključuje sljedeće kategorije: operativni troškovi zaštite okoliša, troškovi hardvera, troškovi softvera, troškovi instalacije i konfiguracije, troškovi izobrazbe, troškovi održavanja, režije. Indirektni troškovi nastali uvođenjem i prilagođavanjem novom sustavu nedovoljno se procjenjuju. S obzirom na njihove karakteristike teško ih je identificirati, a generalno se mogu podijeliti u dvije skupine: ljudski faktori (vrijeme, resursi, nastojanja i napori menadžmenta, vrijeme i usluge djelatnika u svrhu potpore sustava i otklanjanja smetnji, edukacija i motivacija djelatnika) i organizacijski faktori (privremeni pad produktivnosti uslijed izobrazbe i prilagođavanja novom sustavu, organizacijske promjene, redizajn poslovnih procesa i usklađivanje s novim sustavom).

4.5.2. Utvrđivanje učinaka (dobiti) Praksa pokazuje da je puno teže procijeniti učinkovitost IT ulaganja (dobiti, prednosti), nego troškove takvih ulaganja. Za ovo stajalište postoji nekoliko razloga: (a) Različiti tipovi učinaka/dobiti. Prema slici 3 i slici 4 može se vidjeti da se ulaganja u IT iniciraju radi postizanja različitih tipova učinaka/dobiti: efikasnost/efektivnost operativnih procesa, učinkovitost upravljanja i potpora menadžmentu, organizacijske promjene, konkurentna prednost, i posebna kategorija, ulaganje u razvoj IT infrastrukture. Svaka od ovih kategorija može se dalje opisati nizom kvantitativnih i kvalitativnih elemenata učinkovitosti IT ulaganja. Budući da se radi o različitim tipovima učinaka, teškoće postoje kako u razumijevanju njihovih karakteristika, tako i u načinu njihove procjene. U procjeni kvalitativnih učinaka nema standardnih metrika, nego se primjenjuju različiti pristupi i uključuju različite zamjenske metrike, dogovorene vrijednosti,17

relativne težine što svakako umanjuje objektivnost procjene. Često je vrlo teško izmjeriti, a još više direktno, uzročno-posljedično spojiti krajnju dobit s rastom profitabilnosti poduzeća.

(b) Procjena IT učinaka izvodi se kao dio poslovnog procesa kojeg podržava. Primjerice, ako poduzeće odluči uvesti novu proizvodnu strategiju temeljenu na just-in-time (JIT) principu, sasvim će sigurno trebati velike investicije u IT. A opet, napraviti investicijsku procjenu, a ne uzeti u obzir čitavi JIT proces, ne čini se zadovoljavajućim. Procjena u ovom slučaju također treba sadržavati pitanje što bi se postiglo da se implementira JIT sustav bez IT sustava. Neki eksperti smatraju da su te dvije stavke nerazdjeljive, tj. da IT komponenta uvijek mora biti dio JIT sustava. JIT procedure i računalna potpora su tako integrirane da se cijeli taj poslovni proces mora procjenjivati zajedno.

(c) Nove tehnologije mogu imati "odgođeni" učinak. Kratkoročni učinak IT primjene može rezultirati proporcionalno većim dugoročnim učincima koje je teško procijeniti. Na primjer, to bi se dogodilo u situacijama u kojima je potrebno da tvrtke opširno usvajaju znanja kako bi u potpunosti iskoristili IT, što je obično slučaj s najnovijim tehnologijama.

4.5.3. Utvrđivanje rizika U procesu odlučivanja o IT ulaganju učinci, troškovi i rizici takvih ulaganja su značajni kriteriji za odluku i valja ih procijeniti na što adekvatniji način. IT je po svojim karakteristikama i brzom razvoju tehnologija koju prate različiti i prilično visoki rizici. Tome se mogu pridružiti sljedeći razlozi: prvo, njihove komponente su srazmjerno krhke u terminima kvarova uređaja, rušenja hard diska i mogućnosti da izdrže nesreću; drugo, informacijski sustavi vjerojatno će biti meta nezadovoljnih djelatnika, protestanata, pa čak i kriminalaca; nadalje, složenost informacijskih sustava i primjena distribuirane obrade povećali su poteškoće u dizajnu, razvoju, zaštiti i uopće upravljanju informacijskim sustavima. Općenito se može reći da strukturirani IT projekti nose manje rizika u odnosu na nestrukturirane projekte čiji su outputi podložni subjektivnim procjenama menadžera i stoga osjetljiviji na promjenu. Praksa je pokazala da menadžeri neskloni riziku uglavnom traže kratkoročne vrijednosti IT ulaganja, ne iskorištavaju IT potencijale na adekvatan način i zanemaruju kumulativne efekte IT primjene. Rizici se mogu podijeliti u dvije glavne kategorije: (1) fizički rizici i (2) menadžerski rizici. Fizički rizici se uglavnom odnose na hardver, softver i podatke. Menadžerski rizici uključuju: (1) neuspjeh u stjecanju očekivane korisnosti; (2) troškove implementacije koji značajno prelaze planirane razine; (3) vrijeme implementacije koje je mnogo veće no što je očekivano; (4) neočekivani otpor krajnjih korisnika ili nedostatak zanimanja za sustav; (5) učinak sustava koji nije dovoljan za potporu18

poslovnih zadataka ; (6) nekompatibilnost sustava s daljnjim IT razvojem. Imajmo na umu da su zaista moguće velike štete ako IT/IS sustav nije implementiran kako treba, a isto tako organizacija može imati i negativne posljedice ako ne realizira nove IT odluke i ulaganja u cilju poboljšanja poslovanja. I s jedne i s druge strane, rizik je velik.

4.5.4. Da li odluke o II ulaganju prepustiti IT profesionalcima? Prethodno je naglašeno da većina menadžera u organizacijama nema viziju kako iskoristiti IT potencijale za realizaciju poslovnih ciljeva. Glavni razlozi leže u stavovima i znanju menadžmenta kad je u pitanju IT i njezina učinkovitost za poslovanje. U strukturi IT ulaganja velik dio zauzima ulaganje u opremu i prostor pri čemu se poslovodstvo tvrtke fokusira na IT primjenu u svrhu automatizacije poslovanja. Budući da poslovni menadžment u većini slučajeva prepušta rješavanje poslovnih problema i pitanje informatizacije IT menadžmentu, problemi se nastavljaju jer IT menadžment i timovi IT stručnjaka razmišljaju na svoj način koji ne prelazi tehničku razinu. Jasno je da su IT profesionalci oni koji su izvor ekspertnog znanja na tom polju. Ali, kao i mnogi menadžeri, oni nerado izlaze iz svojih uskih polja ekspertize kako bi stekli nova znanja iz drugih područja (poslovna strategija i model poslovne tehnologije kao ishodište za razvoj informacijskih sustava). U svrhu adekvatnog iskorištenja IT potencijala i razvoja strateškog plana IS-a u poslovnom sustavu, važna je suradnja i zajednički rad kako poslovnih tako i IT/IS menadžera te razumijevanje sljedećih bitnih faktora: tržišna pozicija poslovnog sustava, konkurencija; potrebe kupaca; vizija/misija/strategija poslovnog sustava; model poslovne tehnologije; potrebe organizacije za informatizacijom poslovnih procesa; IT trendovi i standardi; financijska situacija organizacije; trenutna razina IT stručnosti u organizaciji

19

IT ulaganja su velika i kontinuirano se povećavaju, vrlo su riskantna i mogu dovesti do tzv. pojave “efekta paradoksa” (puno se ulaže u IT, a učinci njene primjene su mali). U skladu s tim, od velike je važnosti razumijevanje navedenih faktora koji su bitni za definiranje svrhe IT ulaganja prema kojoj se zatim određuje relevantni aspekt odlučivanja (temeljno, strateško, razvojno, neophodno) i metodologija za procjenu tih ulaganja. Zajednički rad poslovnih i IT menadžera (IT stručnjaka) u cijelom ovom procesu osigurava put do uspjeha. Proces odlučivanja o IT ulaganju iz svega navedenog nije lagan proces, a teškoće se povećavaju nestalnošću i nedovoljnim informacijama o troškovima, dobitima, rizicima i uopće predviđanjima kad je u pitanju razvoj, uspostava i primjena informacijskih sustava. Težina situacije obično navodi procjenitelje da kvantificiraju stvari uz zanemarivanje kvalitativnih, pa i rizičnih faktora, a očekuju se veliki dobici. Procjenjivati prednosti novog IT/IS sustava treba početi prije njegove implementacije te kontinuirano nastaviti kroz cijeli životni ciklus sustava. Na taj način će se utvrditi kako sustav ostvaruje povrat na ulaganje, kako ga koriste pojedini odjeli u organizaciji, itd. Pri tom je jednako važno kontinuirano razvijati sustave za procjenu učinkovitosti primjene IT/IS sustava. Sumnje o ovakvim implementacijama mogu nestati samo ako organizacija bude u mogućnosti prikazati dokumentaciju uspješne implementacije, nadgledanja i kontrole koje će zadovoljiti sve zainteresirane, što nije ni lagan ni kratkotrajan proces.

20

5. RELEVANTNA METODOLOGIJA ZA PROCJENU IT ULAGANJA5.1. Kako izabrati adekvatnu metodologiju za procjenu IT ulaganja? Danas postoje različiti pristupi, metode, modeli i metrike za procjenu IT ulaganja. Svaka od tih kategorija ima određene prednosti, ali i određene nedostatke. Postavlja se pitanje koju metodu odnosno model primijeniti u procjeni IT ulaganja kako bi se temeljem rezultata takve procjene mogla donijeti adekvatna odluka. Prema slici 3 može se vidjeti da je pojedinom aspektu odlučivanja, s obzirom na njegove karakteristike, pridružena relevantna metodologija za procjenu IT ulaganja. Izbor pojedine metode/modela svakako će ovisiti o ciljevima koji se žele postići u procesu procjene. Međutim, suvremeni trend u procjeni IT ulaganja sugerira jedan kriterij koji bi vrijedio za procjenu bilo kojeg tipa IT ulaganja (slika 4). Kriterij se odnosi na sljedeće: procjena će biti adekvatna ukoliko uključuje i kvantitativne i kvalitativne elemente IT učinaka, kao i rizične faktore IT ulaganja; osim toga, poželjno je da kategorija procjene u svojoj prirodi bude što više objektivna (primjena matematičkih algoritama i termina u razvoju kalkulacija), jer visoko subjektivni i kvalitativni procesi procjene umanjuju stvarnu vrijednost rezultata. Zašto je važan taj kriterij? IT primjena se može u različitim situacijama različito organizirati i realizirati, a IT učinci se mogu na različite načine poimati, mjeriti i procjenjivati. Tako na primjer, metrike koje jedna kategorija procjene uključuje na strani ulaza (IT ulaganje), u drugoj kategoriji iste metrike mogu se pojaviti na strani izlaza (IT učinci) i obratno. Prema tome, kriterij pomaže da se donositelji odluka u procjenama fokusiraju na bitne faktore u svrhu adekvatnog odlučivanja. Iz svega opisanog, može se zaključiti: izbor adekvatne metodologije za procjenu poslovne vrijednosti IT ulaganja ovisit će o tipu IT ulaganja i karakteristikama njemu relevantnog aspekta odlučivanja, zatim o ciljevima koji se žele ostvariti u procjeni, ali valja uključiti i predloženi kriterij koji integrira bitne faktore za procjenu. U sljedećem dijelu rada opisane su pojedine relevantne metode/modeli za procjenu IT ulaganja, istaknute su njihove prednosti i nedostaci.

21

5.2.

Analiza troškova i dobiti (Cost/Benefit Analvsis)

Ova metoda je vrlo korisna u procjeni opravdanosti IT ulaganja temeljem usporedbe utvrđenih dobiti i troškova. Metoda je uglavnom kvantitativna. U procjeni kvalitativnih elemenata kako na strani ulaza (IT ulaganje) tako i na strani izlaza (IT učinci), metoda nailazi na poteškoće budući da takve faktore treba kvantificirati i izraziti u novčanim jedinicama. U tom slučaju metoda zahtijeva postojanje općeg dogovora o metrikama korištenim za pridavanje vrijednosti kvalitativnim elementima. Na primjer, ako je jedan od ciljeva uvođenja IT povećanje zadovoljstva kupaca, dobit se može izraziti u terminima uštede troškova vraćenih proizvoda i smanjivanja broja žalbi kupaca. Ovaj pristup pokušava riješiti dva problema: (1) poteškoću identifikacije dobiti ili troškova koji nemaju vidljivu tržišnu vrijednost ili cijenu, tj. nematerijalni, kvalitativni faktori; (2) poteškoću kvantificiranja vrijednosti od dobiti koja nije direktno vidljiva investitoru.

5.3.

Dobiti od menadžmenta (Return On Management)

Strassmann tvrdi da IT služi primarno kao pomoć menadžmentu da radi svoj posao. On definira output menadžmenta kao “dodanu vrijednost” menadžmenta, a to je vrijednost koja preostane nakon što se oduzmu svi direktni operativni troškovi od vrijednosti dodane na direktni rad. Strassmann predlaže indeks ukupnog učinka menadžmenta postignutog uvođenjem IT. Taj indeks se postiže dijeljenjem vrijednosti, dodane menadžmentu, s troškovima menadžmenta. Ove metode fokusiraju prema kvalitativnim aspektima efikasnosti. Ukoliko je vrijednost, dodana menadžmentu, veća od troškova menadžmenta, djelovanje i napori menadžmenta su produktivni (output vrijednosti prelaze input vrijednosti).

5.4. Analiza dodane vrijednosti (Value Added Analvsis ) Analiza počinje s opažanjem da je većina uspješnih inovacija zasnovana na povećanju dodane vrijednosti, a ne na uštedama troškova. Višefazni, evolucijski proces počinje s prototipom sustava. Od korisnika se traži da analitičaru pruže povratne informacije o vrijednostima i ograničenjima rješenja koje je dobiveno iz prototipa. Prednosti ove metode uključuju: (1) brzu identifikaciju zahtjeva korisnika kako bi se utvrdile dogovorene vrijednosti za kvalitativne outpute; (2) poboljšanu komunikaciju između analitičara i korisnika, što donositeljima odluka pruža određenu sigurnost da se učinci mogu realizirati putem demonstracija prototipa; (3) fleksibilne procjene dobiti i troškova, što omogućuje menadžmentu da nastavi procjenu ili stane u bilo kojem trenutku; (4) evolucijski pristup prilagođen korisnicima. Metoda ima nekoliko nedostataka: (1) utvrđivanje traženih zamjenskih vrijednosti i razvijanje prototipa može biti dug i skup proces; (2) metodi nedostaje početna procjena konačnih troškova i22

dobiti, što može izložiti menadžment neočekivanim troškovima u budućnosti.

5.5.

Više-ciljno, više-kriterijalno (Multi-Objective,MuIti-Criteria)

Primjena MOMC metode je učinkovita u situacijama kad se primjenjuje na složene projekte koji nastoje ispuniti potrebe mnogih različitih korisnika. Može se kombinirati s AHP metodom (Analvtic Hierarchy Process) u tzv. hibridan MOMC model (cjelobrojno linearno ciljno programiranje). Ovaj strukturalni model donošenja odluke o najpovoljnijoj IT varijanti, omogućuje donositeljima odluka da identificiraju sve kvantitativne i kvalitativne učinke koji se otvaraju primjenom pojedine IT varijante, kao i rizične faktore IT ulaganja. Svi ovi faktori organizirani su u hijerarhijskoj strukturi i kvantificirani kroz AHP. AHP omogućava donositeljima odluka da utvrde razine prioriteta za objektivne kriterije (kvantitativni faktori}, i da odrede važnost subjektivnih kriterija (kvalitativni i rizični faktori) prema vlastitim procjenama. Svrha utvrđivanja razina prioriteta i važnosti je da se preferencije donositelja odluka u potpunosti prilagode ciljevima povezanim s IT ulaganjem. Rezultati, dobiveni pomoću AHP metode, koriste se kao inputi za model ciljnog programiranja i proces selekcije.

5.6. Strateška analiza i procjena (Strategic Analvsis) Strateška analiza i procjena, visoko kvalitativan i subjektivan pristup, fokusira prema bodovanju, ocjeni i rangiranju primarnih IT sustava za potporu poslovnoj strategiji. U ovom kontekstu razlikujemo dvije glavne, generičke, strategije: strategija diferencijacije i strategija niskih troškova. Strategija diferencijacije usmjerena je na stvaranje specifičnog proizvoda ili usluge koja se razlikuje u odnosu na konkurenciju po jedinstvenom dizajnu, posebnoj pogodnosti za kupca, usluzi nakon prodaje, vrhunskoj kvaliteti tj. dodanoj vrijednosti. Strategija niskih troškova fokusira prema razvoju vrlo niske troškovne strukture koja omogućuje visoke povrate i prihod. Ova strategija vodi prema podizanju efikasnosti na svim razinama u organizaciji, pri čemu IT i logistika poslovnih procesa imaju važan utjecaj. Tablica 3 prikazuje primarne poslovne aplikacije, područja primarnih IT funkcija za potporu opisanim strategijama. Tablica 4 prikazuje rezultat procjene potencijalnih IT projekata za strategiju niskih troškova. Strateškom analizom i neponderiranim ocjenama od 1 do 10 (1= nisko utjecajni sustavi; 10 = visoko utjecajni sustavi), načinjen je prioritet u razvoju budućih IT sustava za potporu realizaciji ciljeva unutar poslovnih funkcija

23

Poslovna funkcija

DIZAJN I RAZVOJ PROIZVODA

Strategija niskih troškova sustavi za dizajn proizvoda CAD sustavi za upravljanje projektima telemarketing sustavi za modeliranje ekonomskih aspekata centralizirani upravljački sustavi sustavi za upravljanje prodajom sustavi za upravljanje predviđanjima sustavi za poboljšanje prodajnih funkcija

MARKETING

PRODAJA

Strategija diferencijacije R&D baze podataka profesionalne radne stanice sustavi za customizaciju CAD inteligentni sustavi proizvodnje sustavi sofisticiranih marketinških funkcija analiza konkurencije sustavi za distribuciju visoke razine usluga sustavi za potporu potrošača sustavi za potporu prodaji poslovne komunikacije diferencijalno određivanje cijena

ADMINISTRACIJA

sustavi za upravljanje troškovima sustavi za kvantitativno planiranje i budžetiranje automatizacija uredskog poslovanja: redukcija osoblja sustavi za dizajn procesa sustavi za upravljanje procesima sustavi za upravljanje radom sustavi za upravljanje zalihama sustavi nabave CAM

automatizacija uredskog poslovanja: integracija funkcija sustavi za kvalitativno planiranje

OPERACIJE

CAM za fleksibilnost sustavi osiguranja kvalitete sustavi upravljanja kvalitetom za dobavljače

Tablica 3: Ključne poslovne aplikacije za dvije generičke strategije

24

Poslovna funkcija DIZAJN I RAZVOJ PROIZVODA MARKETING PRODAJA

Strategija niskih troškova sustavi za upravljanje projektima

Ocjena 6

telemarketing sustavi za poboljšanje poslovnih funkcija sustavi za upravljanje troškovima

5 4 8

ADMINISTRACIJA

automatizacija uredskog poslovanje: redukcija osoblja 4 3 7

OPERACIJE

sustavi za upravljanje procesima CAM

Tablica 4: Procjena primarnih IT projekata za potporu strategiji niskih troškova

5.7. Empirijski model za procjenu fleksibilnosti IT infrastrukture Model kojeg su razvili T.A.Bvrd i D.E.Turner, 2000.godine ispituje metrike fleksibilne IT infrastrukture i njihovu korelaciju s metrikama ulaganja u IT kao i s metrikama konkurentne prednosti tvrtke. Fleksibilnost općenito definiramo kao stupanj sposobnosti i mogućnosti tvrtke da odgovori na promjenljive potrebe tržišta i time osigura konkurentnu poziciju. IT infrastruktura uključuje dvije srodne, ali različite komponente: 1) tehničku infrastrukturu i 2) ljudsku infrastrukturu. Tehničku infrastrukturu istraživači smatraju kao skup podijeljenih, “opipljivih” IT sredstava koja stvaraju osnovu za poslovne primjene. Tehnologija platforme (hardware i operativni sustavi), mreža i telekomunikacije, podaci i središnje primjene softvera, stvaraju “opipljiva” sredstva IT infrastrukture. Ljudska infrastruktura uključuje znanje i mogućnosti koje se traže radi učinkovitog alociranja i povezivanja IT resursa unutar tvrtke. Ljudska infrastruktura uključuje znanje, iskustvo, sposobnosti, angažmane i vrijednosti IT osoblja koje osigurava IT proizvode i usluge. Koje su metrike fleksibilne IT infrastrukture? Istraživači ih kategoriziraju na sljedeći način:

25

Tehnička IT infrastruktura : (A) IT povezivost: mogućnost bilo koje tehnološke komponente da se pridoda bilo kojoj komponenti unutar i izvan okoline pojedine tvrtke; tvrtka koristi otvorene sustave mrežne povezanosti; nove lokacije se brzo prilagođavaju u IT infrastrukturu; tvrtka ima zaštitu podataka i pristup do raznih protokola

( B ) funkcionalnost aplikacija: mogućnost da se dodaju, promijene ili otklone moduli softverskih aplikacija; krajnji korisnici koriste objektno orijentirane alate za razvoj svojih aplikacija; obrada podataka ne ograničava poslovne operacije.

( C ) IT kompatibilnost: mogućnost podjele bilo koje vrste informacija kroz bilo koju tehnološku komponentu; podaci koje tvrtka prima putem elektroničkih veza jednostavno se interpretiraju; tvrtka nudi različite tipove informacija krajnjim korisnicima; tvrtka osigurava višestruka sučelja za vanjske krajnje korisnike; softverske aplikacije mogu se lakše prenositi i koristiti pomoću višestruke platforme; informacije se kroz tvrtku distribuiraju bez obzira na lokaciju; korisnička sučelja osiguravaju transparentni pristup do svih platformi i aplikacija.

( D ) transparentnost podataka: slobodni povrat i tijek podataka između ovlaštenog osoblja u tvrtki ili između tvrtki bez obzira na lokaciju; podaci koji su prikupljeni u jednom dijelu tvrtke, odmah su dostupni svakome u tvrtki; baza podataka tvrtke je u mogućnosti da komunicira putem različitih protokola; IT tvrtka upravlja podacima u različitim formatima i standardima; tvrtka se lako prilagođava na različite proizvođačeve sustave za upravljanje bazama podataka te njihove protokole i standarde.

26

Ljudska IT infrastruktura: ( A ) IT menadžment sposobnost upravljanja IT-om u cilju konzistentnog razvoja, uspostave i primjene IT u tvrtki; usklađivanje poslovne i IT strategije; usvajanje znanja o novim metodologijama razvoja IS-a, kvalitete i revizije IS-a i informatičkih funkcija; uspostava sustava sigurnosti informacija; procjena potencijalne vrijednosti IT ulaganja.

( B ) poslovno znanje: znanje i sposobnost IT osoblja u razumijevanju poslovnih procesa i potreba za njihovom informatizacijom; potpora IT osoblja krajnjim korisnicima.

(C) tehničke vještine i znanja: znanja i vještine IT osoblja u metodologiji razvoja programske opreme, različitim razvojnim alatima, tipovima baza podataka kao i poznavanju operativnih sustava; znanja i vještine IT osoblja u održavanju hardware-a; znanje i vještina IT osoblja u radu sa sustavima za podršku odlučivanju te ekspertnim sustavima; znanja i vještine IT osoblja u upravljanju i održavanju mreže, pohranjivanju i distribuciji podataka.

( D ) vođenje projekata: znanje i sposobnosti IT osoblja da planira, organizira i vodi projekte, da razvija dobar odnos s klijentima i kupcima, da bude osjetljivo prema organizacijskoj kulturi i politici, te da obavlja svoj rad u okolini koja surađuje.

Ulaganje u razvoj IT infrastrukture i ostvarenje njezine fleksibilnosti može se promatrati kroz ulaganje u IT tehnologiju (aplikacije, podatkovna i tehnička razina ulaganja) te ulaganje u IT osoblje (izobrazba u cilju podizanja razine znanja i vještina).

27

Nadalje, fleksibilna IT infrastruktura ima pozitivan utjecaj na konkurentnu prednost tvrtke koja je mjerena sljedećim metrikama: učinkovitost primarnih aktivnosti (efekti IT primjene u ostvarivanju dodane vrijednosti kroz lanac vrijednosti); učinkovitost aktivnosti podržavanja (efekti IT primjene resursima i uopće potpora menadžmentu); funkcionalnost upravljanja resursima (efekti IT primjene u učinkovitoj alokaciji, u upravljanju ljudskim

kontroli, planiranju i drugim aktivnostima koje se tiču resursa); prijetnja (efekti IT primjene u procjeni korisnika, dobavljača, analizi konkurencije itd).

U ispitivanju zakonomjerne valjanosti metrika (čimbenika) fleksibilnosti IT infrastrukture ispituje se njihova korelacija s metrikama ulaganja u IT i metrikama konkurentne prednosti. Tablica 5 daje rezultate t-testova između čimbenika fleksibilnosti IT infrastrukture i IT ulaganja. 11 od 16 odnosa je statistički značajno, iako su neke veličine u odnosima niske. Tablica 6 daje rezultate t-testova između čimbenika fleksibilnosti IT infrastrukture i metrika konkurentne prednosti nastale IT primjenom. Tablica 6 prikazuje da su čimbenici fleksibilnosti IT infrastrukture značajno povezani u 21 od 32 moguća odnosa. Prema tome, čimbenici su značajno povezani s metrikama ulaganja u IT i metrikama konkurentne prednosti. A-Metrike fleksibilnosti IT infrastrukture (8 varijabli).

Fleksibilnost IT Ulaganja u IT Ulaganja u IT osoblje IT povezivost 0.063 0.272(**) Funkcionalnost aplikacija 0.1 62(**) 0.103(*) IT kompatibilnost 0.034 0.034 Transparentnost podataka 0.276(**) 0.073 IT menadžment 0.1 64(**) 0.560(**) Poslovno znanje 0.056 0.575(**) Vođenje projekata 0.100O 0.463(**) Tehničke vještine i znanja 0.1 57(**) 0.511 (**) (**) značajnost na p<0.01 razini; (*) značajnost na p<0.05 razini. Tablica 5: Odnos između čimbenika fleksibilnosti IT infrastrukture i IT ulaganja

28

A IT povezivost Funkcionalnost aplikacija IT kompatibilnost Transparentnost podataka IT menadžment Poslovno znanje Vođenje projekata Tehničke vještine i znanja

B 0.036 0.1 34(*) •0.060 0.156(*) 0.135 0.014 0.016 0.055

C 0.350(**) 0.335(**) 0.104 0.369(**) 0.41 7(**) 0.493(**) 0.198(**) 0.465(**)

D 0.055 0.278(**) 0.223(**) 0.349(**) 0.265(**) 0.254(**) 0.231(**) 0.341 (**)

E 0.1 35(*) 0.1 59(**) 0.179H 0.247(**) 0.045 0.099 0.032 0.293(**)

(**) Značajnost na p<0.01 razini. (*) Značajnost na p<0.05 razini. Tablica 6: Odnos između čimbenika fleksibilnosti IT infrastrukture i konkurentne prednosti ostvarene primjenom Konkurentna prednost: B-Učinkovitost procesa potpore C-Učinkovitost temeljnih procesa D-Funkcionalnost upravljanja resursima E-Opasnost (prijetnja) Ostala značajna pitanja, koja se postavljaju u okviru ove problematike, odnose se na troškove ulaganja u razvoj fleksibilne IT infrastrukture i dobiti koja nastaje njenom primjenom. Pitanja su slijedeća: Da li troškovi nadmašuju dobit? Ako se dobit pojavljuje, koliko vremena je potrebno da ona isplati troškove? Da li su dobiti "opipljive" ili "neopipljive"? Da li dobiti uključuju "opipljive" rezultate poput povrata ulaganja, povećanja udjela na tržištu i povećanog profita? Da li fleksibilna IT infrastruktura jednostavno postaje trošak konkurencije u mnogim industrijama?

29

6. ZAKLJUČAKOpisani pristup i karakteristike aspekata odlučivanja o IT predstavljaju korisnu spoznaju menadžerima u cilju uspješnijeg upravljanja informacijskom tehnologijom kao i učincima njene primjene. Budući da su IT ulaganja velika, kontinuirano se povećavaju i vrlo su riskantna, pogrešna odluka može imati negativne posljedice za organizaciju. S druge strane, ukoliko organizacija ne inicira poboljšanja temeljem novih IT ulaganja i procjenom njihove učinkovitosti, to se može također' negativno odraziti na njenu konkurentnu poziciju. Polazište u opisanom pristupu za procjenu i odlučivanje o IT ulaganjima je svrha ulaganja tj. razumijevanje osnovne namjene IT ulaganja. U skladu s tim, menadžment mora imati viziju kako iskoristiti IT potencijale što proizlazi iz modela poslovne tehnologije i specifikacije zahtjeva za informatizacijom. Ovisno o namjeni IT ulaganja može se definirati tip IT ulaganja odnosno relevantni aspekt odlučivanja (temeljno, strateško, razvojno, neophodno). Pojedinom aspektu odlučivanja pridružena je relevantna metodologija za procjenu IT ulaganja temeljem koje se donosi odluka. Općenito, odluke o IT ulaganju ne treba tretirati drugačije od ostalih poslovnih odluka. Svrha svakog poslovnog ulaganja, pa tako i IT ulaganja, je osigurati organizaciji povrat na uložena sredstva i stabilnu stratešku poziciju. Ono što je specifično za IT odluke u odnosu na ostale poslovne odluke proizlazi iz karakteristika same tehnologije: brzi razvoj, visoki troškovi i rizici, nestrukturirani problemi odlučivanja. Značajni su i stavovi menadžmenta od kojih je većina nesklona riziku i traži uglavnom kratkoročne vrijednosti IT. S druge strane, IT ulaganje može ostvariti različite tipove učinaka koji se kroz duže vremensko razdoblje mogu kumulativno izraziti u puno većim vrijednostima. U cijeloj problematici procjene i odlučivanja o IT ulaganju od velike je važnosti suradnja i zajednički rad poslovnih i IT menadžera odnosno IT stručnjaka. U praksi, menadžeri često prepuštaju odgovornosti i poslovne probleme vezane za IT odluku, nižoj razini menadžera (IT menadžmentu, voditeljima IT projekata ili ostalim IT stručnjacima). Top menadžeri mnogih organizacija ne razvijaju dovoljno znanja o IT, ne uočavaju značaj strateškog plana razvoja IT za svoju organizaciju kao niti važnost procjene učinkovitosti IT ulaganja. S druge strane, IT menadžeri ne razvijaju dovoljno znanja o poslovnoj tehnologiji i procesima koje je potrebno informatizirati. Adekvatno upravljanje informatizacijom u svrhu konzistentnog i dokumentiranog razvoja i primjene informatike u organizaciji, zadaća je i odgovornost svih razina menadžmenta i njihovog zajedničkog rada. U skladu s tim, kontinuirano praćenje učinkovitosti implementiranog IT/IS sustava značajno je za organizaciju i njezine daljnje odluke o IT ulaganjima. U ovaj kontekst valja uključiti i značaj kontinuiranog rada na razvoju pristupa i metodologije za procjenu takvih ulaganja.30

7. LITERATURA1 Byrd,T.A.,Turner,D.E.: Measuring the Flexibility of Information Technology Infrastructure: Exploratory Analvsis of a Construct, Journal of MIŠ, Vol.17, No.1, 2000.,pp. 167-209. 2 Davern,M.J.,Kauffman,R.J.: Discovering Potential and Realizing Value from Information Technology Investments, Journal of MIŠ, Vol.16, No.4, 2000.,pp.121-144. 3 Mahmood,M.A.,Szewczak, E.J.: Measuring Information Technology Investment Payoff: Contemporary Approaches, Idea Group Publishing, USA&London, 1999. 4 Remenyi,D.,Money,A.,Sherwood-Smith,M.,lrani,Z.: The Effective Measurement and Management of IT Costs and Benefits, Butterworth-Heinemann, Oxford, 2000. 5 Tallon,P.P.,Kraemer,K.L.,Gurbaxani,V.: Executives' Perceptions of the Business Value of Information Technology: A Process-Oriented Approach, Journal of MIŠ, Vol.16, No.4, 2000.,pp.145-174.

31