v/asbjørn isaksen, landssekretær - rotary.dk¦rkurset 2019.pdf · asbjørn isaksen | 6 hvad skal...

Sekretærkurset 2019

v/Asbjørn Isaksen, Landssekretær

Asbjørn Isaksen | 2

Hvem er jeg?

Asbjørn Isaksen, Landssekretær• 69 år, uddannet svagstrømsteknikker, Merkonom i

Markedsføring og Civiløkonom i afsætning• Arbejdsliv som Adm. Direktør, IT-direktør og webchef,

samt deltaget i en del bestyrelsesarbejde med speciale i IT-netværk og fusioner, er nu Landssekretær.

• Civilstand: gift med Margit og har 2 børn, Mette & Christian, begge bosiddende i Københavnsområdet.

• Rotary CV: – Optaget 1980 i Sæby RK, været præsident 2 gange, sekretær i 7 år,

Counsellor i 5 år, CICO i 15 år, samt beklædt alle øvrige bestyrelsesposter i klubben.

– Deltaget i Distriktsarbejdet og var Guvernør for D1440 i 2011-12– Blev ansat som Landssekretær pr. 1. okt. 2012


Landssekretariatet

Rotary Danmarks Sekretariatv/Asbjørn Isaksen

Sønderstrand 11, 1.tv

9300 Sæby

Tlf.: (+45) 3880 4008

Tlf.: (+45) 40 456 456

E-mail: [email protected]

Ingen spørgsmål er dumme, det er dumt ikke at spørge!

HUSK: I er altid velkommen til at ringe til os

Margit Isaksen

Asbjørn Isaksen

mailto:[email protected]


Dataudvekslingen mellem RI og RD

• 262 af 263 Rotary klubber i DK er med i dataudvekslingen mellem Rotary International og Rotary Danmarks databaser.

Det betyder:

At alle medlemsdata, klubdata og bestyrelsesdata der skal afleveres til RI, automatisk bliver sendt fra RD databasen til RI hver nat!

Derfor skal den danske database bare altid være ajourført, så fungerer det hele perfekt :0)


Hvad skal en sekretær huske?


Hvad skal en sekretær huske

• 1. juli & 1. januar SKAL medlemslisten på Rotary.dk være ajourført. Den bruges til at trække antal medlemmer til fakturering både for RI og RD

BEMÆRK: det er jeres ansvar at klubben bliver faktureret for det korrekte antal medlemmer.

1. februar SKAL som min. Præsident, Sekretær & Kasserer være oprettet for det kommende års bestyrelse på rotary.dk


Hvad skal en sekretær huske

• Ca. 15. april: Bestilling af den nye medlemsbog. Gøres på hjemmesiden under servicefunktioner og SHOP. Bliver faktureret til kassereren, når de udsendes ca. 25. juni. (på nyt Rotary år)

• 15. maj SKAL den kommende bestyrelse være oprettet på rotary.dk og alle rettelser vedrørende klubdata og medlemsdata foretaget – da vi denne dato laver udtræk til medlemsbogen.

Det er det eneste vi i RD beder dig om at gøre!


Hvad skal Præsidenten huske?


Præsidenten I forhold til Rotary Danmark

• Sørge for at Sekretær og Kasserer overholder deres deadlines.

• Sørge for at klubbens målsætninger bliver indtastet i ”Rotary Club Central” på Rotary.org

• Sørge for klubbens ve og vel

Ellers intet


Hvad skal en kasserer huske?


Hvad skal en kasserer huske

• Betale faktura der udsendes fra Rotary Danmark inden 10. juli og 10. januar. Skal betales fakturadato + 8 dage.

* Præsident og kasserer får fakturaen fra Rotary Danmark pr. e-mail.

• Betale faktura udsendes fra Rotary International til Præsident, sekretær og Kasserer ultimo juli & ultimo januar. Skal betales inden 120 dage fra fakturadato.

* Formand for medlemsudvalget, Formand for Foundation udvalget og Excecutive secretary får også RI fakturaen pr. e-mail, hvis de er oprettet under ledelsen på rotary.dk.


Regler for betaling til RI

• RI vil selvfølgelig gerne have pengene så hurtigt som muligt, men betalingsfristen er 1. januar 120 dage eller 1. juli 120 dage. Hvorefter der sker eksklusion!

• Hvis en klub bliver ekskluderet skal der for at blive genåbnet betales et fee på 10 US$ for åbningen, samt 15 US$ i nyt medlemsgebyr. Herudover skal der laves nye åbningsdokumenter som ved ny klub

Fakturaen skal bare betales som en ganske almindelig bankoverførsel til en dansk bank.

Nordea Bank Reg.nr.: 2040 Konto 5367215307

HUSK: skriv klubnummer og klubnavn samt fakturanummer som eks.: 10098 Sæby RC Inv 8443


Årshjulet for sekretæren


Årets gang – hvad der er tilbage for din forgænger

• Marts: Instruktionsmødet (det er lige nu)

• Primo april: Sekretæren skal bestille medlemsbogen, faktura sendes til Præsident og kassereren når bøgerne udsendes ca. 25. juni. (Bestilles på SHOP på rotary.dk)

• 15. maj: Medlemsdata ajourføres før data udtræk til medlemsbogen

• Juni: Få overdraget fra forgænger

Det er altså din forgængers ansvar!


Årets gang – for jer!

• 1. juli: Medlemsantal trækkes på databasen til fakturering for første halvår 2019-20 både i Rotary Danmark og Rotary International.Du er ansvarlig for at antallet passer

• August: Send sidste års regnskab og beretninger mv. til klubbens arkivar og til byhistorisk arkiv.

• September: Deltage i Distriktskonferencen



• 1. januar: Medlemsantal trækkes på databasen til fakturering for andet halvår 2019-20 både i Rotary Danmark og Rotary International.Du er ansvarlig for at antallet passer

• 1. februar: Indberette bestyrelsen på rotary.dk

• 15. februar oprette ”Sekretær elect” i ledelsen for indeværende rotaryår med adm. rettighed, så de kan deltage i Sekretærkurset på PETS- og instruktionsmødet i marts/april måned.



• Primo april: Sekretæren skal bestille medlemsbogen, faktura sendes til Præsident og kassereren når bøgerne udsendes ca. 25. juni. (Bestilles på SHOP på rotary.dk)

• 15. maj: Medlemsdata ajourføres før udtræk til medlemsbogen

• Juni: Sørg for at overdrage til efterfølgeren på en god måde

Så er du færdig med dit år


Hvad spørger sekretærer meget om?


Hvad er godt at vide?

• Hvordan anskaffer jeg en PHF

• Har man et medlemskort

• Behandling af lister fra hjemmesiden

• Rotary International`s Club Central

• Rotary International`s Brand Center

• Rotary International`s Show Case


Hvordan anskaffer man en PHF?


Download


Download - Her står de løbende informationer vi laver til jer


Kontingent – Rotary Norden - Medlemsstatistik


PHF


PHF - bestilling

1. Kontaktpersoner i Zürich

2. Vejledning i udfyldelse af PHF skema

3. PHF ansøgningsformular

4. Bestilling af PHF medallion


PHF skema sendes til


Vejledning


PHF skema


Sekretærens opgaver


Download de gule sider

Opdateret 3. august2018


Øvrigt under Downloads

• ROTARY INTERNATIONAL MATERIALE

• FOUNDATION BLANKETTER

• COUNSIL ON LEGISLATION 2016

• RI POWERPOINT TEMPLATE

• DOWNLOAD TRYKKLARE ROLL-UPS

• RETNINGSLINIER

• DOWNLOAD AG PJECEN

• ROTARY MEDLEMSKORT


Har man et medlemskort


Download - Det nye medlemskort

• Kan downloades og udskrives

• Er gratis at bruge

• Laminering kosterikke meget!


Behandling af lister fra hjemmesiden


Konvertering af csv til excel

Gå ind på ex. medlemmer

Tryk på de 3 lodrette prikker

Tryk på hent medlemsdata

Tryk på åbn


Rotary International`s Hjemmeside


RI webben

• Sørg for at få adgang til My Rotary på www.rotary.orgDer findes en vejledning i Sekretærens værktøjskasse om hvordan man kommer ind.

• Når du har adgang kan du – slå ”Club Recognition Summary” op

– vedligeholde klubmål på Club Central

– Anvende Brand Centret

– Og meget mere!

http://www.rotary.org/


Når du er logget rigtig ind!

• Kan du se My Club Snapshot

• Kan du se Online Tools

• Vi skal se nærmere på de 3 øverste


Rotary International`s Club Central


Rotary Club Central


Rotary International`s Brand Center


Brand Center


Rotary International`s Show Case


Show Case


Nu er det jeres tur til at arbejde


Hands on på hjemmesiden

Nu er det jeres tur til selv at prøve det!



Gå til : https://www.rotary.dk

https://www.rotary.dk/



Log ind med dit eget medlemsnummer og dit min. 8 karrakterspassword



Så er du her!Din helt egen side

For at arbejde i klubben skal dutrykke på klub-navnet her.



Så kommer du her

på denne side!

Tryk på de 3 lodretteprikker her


Hands on – den nye hjemmeside


Hvordan opretter og administrerer jeg

MINE FAVORITTER - 3.05 min. Se her

https://www.youtube.com/watch?v=lNYsGP0TW2Y&t=8s&list=PLA6SK-YHliMv6cGqqlb5202n0sN-mePl8&index=4


• Ny i Rotary: Hvordan opretter jeg en ny adgangskode - 1.52 min.

• Opret et medlem (gæste/aktivt medlem)

• Aktiver et gæstemedlem - 1:58 min.

• Udmeld et medlem - 1:01 min.

• Flyt medlem til anden klub - 2:41 min.

• Genindmeld et medlem - 1:32 min.


Hands on – den nye hjemmeside

• Videoerne er primært målrettet mod klubredaktører, der gerne vil lave mere interessante klubsider for medlemmerne og andre, men principperne er de samme uanset hvilket niveau man er redaktør på.

• Opret uge-/nyhedsbrev på klubniveau - 6:15 min.*

• Opret artikler, arrangementer og projekter -3:57 min.

• Opret undersider - 3:50 min.

• Opret foto- og videogallerier - 2:32


Tak for opmærksomhedenGod arbejdslyst som sekretær for klubben!

v/asbjørn isaksen, landssekretær - rotary.dk¦rkurset 2019.pdf · asbjørn isaksen | 6 hvad skal...

Documents