van automatiseringsafdeling naar ict-regieorganisatie...2014/09/13 · v 1.0 | sep.14 praten over...
TRANSCRIPT
Van automatiseringsafdeling naar ICT-regieorganisatie Anderhalf jaar later
René Bosman
Manager Informatie & Automatisering
Lentiz onderwijsgroep
v 1.0 | sep.14
Praten over regie is makkelijker dan regie voeren
Onderwerpen
1. Introductie
2. Terugblik
3. Stand van zaken
Portaal
Organisatie
4. Geleerde lessen
5. Vragen
v 1.0 | sep.14
v 1.0 | sep.14
Wie zijn wij?
Lentiz onderwijsgroep
7510 leerlingen
11 scholen
831 medewerkers
v 1.0 | sep.14
Status op 1-10-2013
Lentiz onderwijsgroep
VMBO Cursus
VMBO
HAVO
VWO
MBO
MAVO
Welk onderwijs verzorgen wij?
v 1.0 | sep.14
VO
BVE
Legenda
Ministerie OCW
Ministerie LNV
Waar zijn wij gevestigd?
Schiedam
Vlaardingen
Maasland Naaldwijk
Maassluis
Lentiz onderwijsgroep
v 1.0 | sep.14
Onderwijsaanbod in de regio
v 1.0 | sep.14
Lentiz | Floracollege Lentiz | Dalton MAVO Lentiz | MBO Greenport
Lentiz | VMBO Maasland Lentiz | MBO Maasland
Lentiz | Reviuslyceum Lentiz | Kastanjecollege
Lentiz | VMBO LIFE College Lentiz | MBO LIFE College
Lentiz | Groen van Prinstererlyceum Lentiz | Geuzencollege
Organogram
v 1.0 | sep.14
v 1.0 | sep.14
Aanleiding
v 1.0 | sep.14
Vernieuwing ICT-infrastructuur
Inventarisatie gebruikerswensen
Benodigde veranderingen
v 1.0 | sep.14
Algemeen • Meer flexibiliteit ICT-voorzieningen • Vrijheid binnen duidelijke kaders
Functioneel • Van ICT-gebruik binnen Lentiz naar altijd, overal en met elk apparaat
• Eenvoudig bereikbare centrale voorziening voor informatiedelen en samenwerken
ICT-dienstverlening
• Van aanbod- naar vraaggestuurde ICT • Van inspanningsverplichting naar gegarandeerde
kwaliteit (SLA)
ICT-organisatie • Van ICT-leverancier naar sparringpartner onderwijs en bedrijfsvoering
• Van ICT-leverancier naar regieorganisatie
Techniek • Van decentrale naar centrale ICT-infrastructuur en applicaties
Po
rtaal O
rganisatie
2012 2013
verandertraject
Verandertraject
• Portaal
• Aanbesteding
• Techniek
• Organisatieontwikkeling
v 1.0 | sep.14
2014
Portaal Organisatie
v 1.0 | sep.14
Portaal
Organisatie
Portaal
v 1.0 | sep.14
Portaal: + en -
• Doel
• Communicatie
• Lancering
• Introductie gebruik
• Handleidingen
• Techniek
• Gebruik
• Digitale vaardigheid
• Inzicht en structuur
• Sturing
• Draagvlak
v 1.0 | sep.14
Introductiefilmpje op youtube
Portaal: conclusies
v 1.0 | sep.14
• Tempo adoptie van portaal is laag
• Werken met portaal moet je organiseren
• Veranderkundige consequenties onderschat
• Complexiteit portaal groter dan vooraf gedacht
• Draagvlak en inzet management onontbeerlijk
• Strak aansturen, vooral in begin
• Informatiebeleid/plan nodig
Organisatie
v 1.0 | sep.14
Kernpunten organisatieontwikkeling
• Regieorganisatie
• Sparringpartner
• Vraaggestuurde ICT
• Gegarandeerde kwaliteit
• Betalen naar gebruik
Regieorganisatie
v 1.0 | sep.14
Taak regieorganisatie: regie voeren
Al wat nodig is om de ICT-dienstverlening te ontwikkelen en te leveren en de beschikbaarheid te garanderen, ter ondersteuning van de onderwijsprocessen en de bedrijfsvoeringsprocessen.
Waar onder:
• Vertalen onderwijs- en bedrijfsvoerings-vraagstukken naar ICT-oplossingen en (nieuwe) ICT-diensten.
• Monitoren en sturen op afgesproken servicelevels.
• Aansturen van marktpartijen.
• Functioneel beheren van centrale applicaties.
• Het op gewenst niveau brengen en houden van de informatiebeveiliging.
Regie voeren
Sch
ole
n L
enti
z o
nd
erw
ijsgr
oep
Intern
e en extern
e ICT-leveran
ciers
v 1.0 | sep.14
Regieorganisatie
Vraagzijde Aanbodzijde
Afspraken PDC SLA
Organisatie: + en -
• PDC-ICT
• Rapportages
• Transparantie kosten
• Bewustwording
• Organisatie leverancier
• Werken met PDC-ICT
• Planmatig denken
• Groei in nieuwe rol
• Personele bezetting
• Processen t.b.v. regie
v 1.0 | sep.14
Schema producten en diensten
v 1.0 | sep.14
Producten- en dienstencatalogus ICT op portaal
v 1.0 | sep.14
Coderingen en doorbelastingsmodel (1)
v 1.0 | sep.14
Voorbeeld 1
Werkplekken
Gebruik- en beheerskosten
106100
ICT-bedrijf
41400
Diensten derden
50050
Werkplekken
2225817
Vancis
Velden
Product -en/of dienst
Soort kosten
Kostenplaats (KPL)
Kostenplaatsomschrijving
Grootboek
Grootboekomschrijving
Kostendrager (KDR)
Kostendrageromschrijving
Crediteurennr
Crediteurenomschrijving
Omschrijving/extra info
Voorbeeld 2
ICT-toegangsbeheer
Beheerslasten
106100
ICT-bedrijf
41400
Diensten derden
50000
ICT-toegangsbeheer
2225817
Vancis
Coderingen en doorbelastingsmodel (2)
v 1.0 | sep.14
Groei in nieuwe rol
• Directieteams
• Servicedeskmedewerkers
• Functioneel beheerders
• Manager regieorganisatie
v 1.0 | sep.14
Functioneel beheerder, als de spin in het web.
ITIL
ASL
BiSL
ICT-leveranciers
Functies en rollen
v 1.0 | sep.14
Regieorganisatie Scholen
Vraagzijde Aanbodzijde
• Raad van Bestuur • Schooldirecteur • Stafmanager
• Schooldirecteur • Teamleider • Stafmanager • Docent
• Schooldirecteur • Teamleider • Stafmanager • Docent
• Stafmanager I&A (functie)
• Servicemanager I&A (functie) • Sr. medewerker advies & projecten (functie) • Regisseur Lentizbrede applicaties (rol)
• Servicedesk- en supportmedewerker (functie) • Sr. servicedeskmedewerker (functie) • (Sr.) Functioneel beheerder voor Lentizbrede
applicaties (functie)
• Directeur ICT-leverancier • Accountmanager van
ICT-leverancier
• Service delivery manager
• Servicedesk (2e/3e lijns) • Servicesupport
(2e/3e lijns)
op
erat
ion
eel
tact
isch
st
rate
gisc
h
ICT-leveranciers
Processen en activiteiten
v 1.0 | sep.14
Regieorganisatie Scholen
Vraagzijde Aanbodzijde
• Aandragen van onderwijsontwikkelingen
• Definiëren van ICT-onderwijsbehoeften (innovatie)
• Evalueren van ICT-dienstverlening
• Afnemen en gebruiken ICT-producten en ICT-diensten
• Volgen onderwijs- en markt ontwikkelingen • Opstellen en bewaken van:
- ICT- en sourcingstrategie - Informatiebeleid - ICT-architectuur - ICT-portfolio
• Bundelen, vertalen en adviseren over ICT-onderwijsbehoeften (innovatie)
• Opstellen onderwijsinformatieplan • Uitvoeren servicelevelmanagement • Uitvoeren leveranciersmanagement • Uitvoeren financieel management
• Ondersteunen gebruikers • Monitoren en bewaken ICT-diensten • Beheren meldingen (incidenten, verzoeken en
wijzigingen) • Uitvoeren functioneel beheer • Beheren Lentiz ICT-middelen
• Bijdrage leveren aan ICT-strategie en ICT-architectuur
• Aandragen marktontwikkelingen
• Aandragen van ICT-oplossingen voor ICT-onderwijsbehoeften
• Levering ICT-diensten • Leveranciersmanagement
• Leveren ICT-producten en -diensten
• Aannemen en afhandelen meldingen
• Beheren ICT-middelen • Beheren van kennis o
per
atio
nee
l ta
ctis
ch
stra
tegi
sch
Organisatie: conclusies
v 1.0 | sep.14
• Kosten transparant, afrekenen naar gebruik
• Alle partijen moeten nog groeien in hun rol
• Accent nog te veel op operationeel en tactisch
• Verandering gaat langzamer dan gewenst
• Samen denken in producten en diensten is essentieel
• Voldoen aan SLA ≠ automatisch tevreden klant
• Flexibel inzetten ICT ≠ nu vragen, morgen klaar
• Werken als partners: klant-regieorganisatie-leverancier
v 1.0 | sep.14
Geleerde lessen
v 1.0 | sep.14
• Complexiteit en veranderkundige consequenties
• Opzetten/feedback van gebruikersgroepen
• Gewenste faciliteit ≠ automatisch gebruikersacceptatie
• Investeren in professionele ontwikkeling gebruikers
• Draagvlak en inzet management
• Portaal = toegang ≠ informatiemanagement
• Organisatiecultuur: vrijheid of structuur
• Regieorganisatie opzetten ≠ regie voeren
• Strak regie voeren, vooral in begin
• Managen van verwachtingen
Kortom
v 1.0 | sep.14
We zijn op de goede weg!
Maar we zijn er nog niet…
v 1.0 | sep.14
v 1.0 | sep.14
Dank voor uw aandacht!