VäxtvärkTre krav på tekniken i en växande verksamhet

’13

’14

’15

’13

’14

’15

Från utsidan är tillväxt häftigt. Det är en spännande resa mot nya milstolpar, nya kunder och nya kollegor.

Från insidan? Tillväxt är mycketsvårare än det ser ut. Det är en övergång från hur ditt företag brukade varatill vad ditt företag måste vara.

Om det är du som ansvarar för IT, är du kanske den enskilt viktigaste personen på denna spännande, turbulenta och riskabla resa.

För utan rätt IT,kan ditt företaginte växa. Processer fallerar.Arbetskamraterna blir frustrerade.Kunder lämnar.

Med rätt IT, kan ditt företag flyga. Med processer som är flexibla och töjbara. Och människor som känner sig styrkta istället för begränsade. Och kunder som aldrig ser komplexiteten som du hanterar. Det är en spännande tid.

Men alltför ofta kan IT-avdelningar i växande företag komma i ofas på grundav tre grundläggande men kritiska orsaker. Det betyder att de som är IT-ansvariga måste leta efter sätt att:

se till att processer kommer i fasse till att budgetar kommer i fasse till att strategier kommer i fas

Se till processer kommer i fas När företag växer kan de inte bara trolla bort sina ineffektiva sidor. De växer bara till större problem som oundvikligen hotar IT-frågan.

Processer som kändes som en ”irriterande värk” när du var liten växer till ”stark smärta” när de skalas upp.

1

Ett exempel Tänk dig att ditt företag anställer några nya säljare som arbetar på distans.

De måste ut och resa för att hitta nya kunder.

De måste ha tillgång till filer, leverera presentationer och att dina interna system måste uppdateras.

Men om alla dessa processer har skapats utifrån behoven innesäljare har så kommer det att bli svårt att skala upp dem.

Plötsligt börjar allt trassla till sig... Hur får de säker tillgång till nätverket? Hur skriver de ut sina offerter när de är på språng?

Vart skickar de sina underskrivna dokument när de slutit ett nytt avtal?

Och innan du vet ordet av har frustrationen vuxit och de nyanställda säljer inte tillräckligt bra.

Läxan Utan processer är det omöjligt att skala upp. Men ogenomtänkta processer bryter alltid ihopnär företag växer snabbt, och problemen hamnar oftast i knät på IT.

Så innan processerna hinner bli ineffektivaoch förvirrande, förändra dem, formalisera democh optimera dem för skalbarhet.

Det hjälper att minnas vad en perfekt process handlar om ” Syftet med processer är kommunikation. Om ni är fem personer i företaget behövs inga processer, för ni kan prata med varandra. Men med 4 000 anställda blir kommunikationen svårare. Du behöver något mer robust – ett kommunikationssystem, eller för att använda den vanligaste termen för mänskliga kommunikationssystem – en process.” Ben Horowitz, tidigare VD, Opsware

Vad du kan göra åt det Om meningen med processen är kommunikation är det nödvändigt att du ser till att alla dokument och kommunikationer ingår i den strategiska planen.

Eftersom dokumenthantering berör dussintals viktiga processer kan kostnaderna för ineffektiv dokumenthantering skena. I genomsnitt spenderar företag så mycket som 10 procent av sina vinster på det.1

10 % av deras vinst

1 ”I know what you’re thinking”, Angele Boyd, branschanalytiker, IDC, juni 2015

Uppdrag: Utvärdera din nuvarande dokumenthantering och leta efter sätt att göra de viktigaste dokumenten (digitala och papper) enkla att hitta, spara, hantera och skicka – både inom och utom organisationen.

Vi har hjälpt hundratals växande företag att utvärdera och optimera sin dokumenthantering, så om du behöver lite rådgivning hjälper vi gärna till.

Se till att budgetar kommer i fas Vanligtvis krymper IT-investeringarna i växande företag i förhållande till företagets tillväxt.1 För när företag växer, utökar de oftast sina marknads-, sälj-, produkt- eller serviceavdelningar först.

1 ”I know what you’re thinking”, Angele Boyd, branschanalytiker, IDC, juni 2015

2

Det är spännande för alla andra menen stor utmaning för IT-avdelningen.

Det betyder attandelen komplexitet du måste hantera växer snabbare än dina resurser.

” Kraven från verksamheten blev till en obeveklig ström. Eller som mina chefer beskrev det; ’som att dricka från en brandslang’. Förväntningen var att vi skulle leverera nya applikationer och funktioner var tredje vecka.” Tanni Graichen Före detta verkställande direktör för Integrated Card Business och CIO på Providian

Läxan Nyckeln till att hantera mer med mindre är att prioritera. Och nyckeln för IT är att arbeta med alla andra för att prioritera vilka projekt ni ska arbeta med.

Definiera tydligt vad din arbetsgrupp borde hantera internt och vad som kan läggas ut eller automatiseras.

Outsourcing kan vara räddningen för IT-avdelningen i ett växande företag. Leta efter processer som du kan knoppa av och lägga ut.

För om du inte optimerar för en strömlinjeformad och snabbfotad IT-verksamhet så optimerar du för en som är ineffektiv.

202020192018201720162015

” Att skjuta upp IT-investeringar som ökar kvickheten är inte ett sätt att hålla nere kostnaderna, det är ett sätt att subventionera ineffektivitet.” Robin Johnson Tidigare CIO på Dell

Vad du kan göra åt det Gör en lista över viktiga IT-funktioneroch ansvar som du och din arbetsgruppborde hantera baserat på:

– Hur viktiga de är för verksamheten– Din grupps förmåga att leverera

dessa tjänster effektivt

När du har gjort det, analyserar du önskemålen som kommer från verksamheten och bestämmer:

– Vilken äldre hårdvara och mjukvara som orsakar mest problem

– Vilka IT-funktioner som kräver mest av din arbetsgrupps tid

Jämför de två listorna så blir det mycket enklare för dig att se vilka lättåtkomliga problem som kan lösas med hjälp utifrån, och vilka nyckelfunktioner din grupp bör prioritera.

Se till att strategier kommer i fasNär du arbetar i ett litet företag är kommunikation enkelt. Det är naturligt för alla att vara på samma våglängd.

Men när företag växer, växer även avstånden mellan de olika avdelningarna. Och om du inte är försiktig kan avdelningarna förvandlas till öar och avstånden förvandlas till avgrunder.

3

Ett exempelTänk dig att dina kollegor på ekonomiavdelningen ber dig om en ny applikation för att ge dem snabbare insyn i företagets kassaflöde.

Räkna själv: Analysera olika lösningar, välja rätt leverantör, implementera den nya lösningen, migrera känslig ekonomisk data. Det här projektet kommer att ta månader.

De är besvikna. Du försökte bara vara realistisk. Men ni är båda pressade att nå olika mål.

Vad gick snett?

Enkelt uttryckt så försökte ni lösa olika problem. De försökte lösa problemet med bristen på insyn i företagets kassaflöde. Och du försökte lösa problemet med brist på programvara.

Det finns massor av sätt för IT-avdelningenatt långsamt hamna i otakt med behoven hos ett växande företag. Att titta på processen är ofta mycket effektivare än att bara fokusera på tekniken.

Läxan Bakom varje krav finns en utmaning som rör arbetsflödet. Så i stället för att bara ta emot beställningar från verksamheten, ta dig tid att förstå arbetsflödet bakom beställningen. I vårt exempel skulle en närmare titt avslöjat att det verkliga problemet var antalet manuella steg som krävdes för att överföra fakturor till leverantörsreskontra. Och ännu viktigare är att en analys av arbetsflödet skulle visat att du faktisktkunnat automatisera de flesta av dessa steg.

Vad du kan göra åt det Om det inte finns någon process för samarbete och anpassning efter verksamheten – skapa en. Det finns några olika sätt att börja göra det direkt.

Tillbringa mer tid med ansvariga för andra delar av verksamheten – prata med dem om deras prioriteringar och deras tillväxtförväntningar. Du kommer att bli förvånad över hur mycket det här enkla steget kan förändra hela din strategi.

Börja analysera beställningar med hjälp av tekniken ”fem varför”. Den utvecklades ursprungligen av Toyota Production System och är ett avslöjande angreppssätt för arbetsflödesanalys som hjälper dig att avgöra vilka de underliggande problemen är.

Håll ett öga på prognoserna: Prata med ditt prognos- och planeringsteam. Få en känsla för vad som komma skall.

” Ett företag som växer har förmodligen en bra marknadsavdelning, och de personerna brukar vara de som gör prognoser.” Tanni Graichen Före detta vice vd för Integrated Card Business och CIO på Providian

Det här är vad vi lärt oss.

Tillväxt för med sig betydande utmaningarsom testar verksamhetenpå flera olika sätt.För att moderna företag ska kunna skala upp, måste IT-avdelningen vara i takt med resten av verksamheten.

De goda nyheterna Besluten du fattar som ansvarig för IT i ett växande företag kommer att ha en jättestor påverkanpå resten av företaget.

Skapa skalbara processer: Prioritera och automatisera för att ha kontroll över budgeten och håll takten med resten av verksamheten – då blir det mycket lättare att hantera växtvärken.

(Vi är övertygade om att dokumenthantering kan spela en viktig roll för alla dessa tre initiativ – men det får vi ta en annan gång.)

Tillväxt skapar tryck. Men det genererar också spänning.

Tillväxt kan fungera bättre.

Mer att läsaIT-ansvariga i snabbt växande företag måste navigera mellan en rad fällor, hinder och paradoxer. Läs vår e-bok om vilka kunskaper och strategier som behövs för att ansvara för IT i en växande verksamhet.

The growth CIOLessons and strategies about leading during rapid growth

Ladda ner (på engelska)

Vi är Xerox.

Vi hjälper växande företag att hitta smarta sätt för dem att hantera sina skrivare och dokument så att deras arbetsflöde kan flöda bättre.

Vi hoppas att den här SlideShare-presentationen var till hjälp. Och vi hoppas att våra lösningar också kan vara det.

Hör av dig.

JOBB KAN FUNGERA BÄTTRE

© 2

015

Xero

x Co

rpor

atio

n 20

15. A

lla rä

ttig

hete

r res

erve

rade

. Xer

ox®

och

Xer

ox o

ch D

esig

n®

är v

arum

ärke

n so

m ti

llhör

Xer

ox C

orpo

ratio

n i U

SA o

ch/e

ller a

ndra

länd

er.