WalkTheTalk1

Vælg den rigtige leverandør

til agil udvikling

EU-udbud af vedligeholdelses- og

udviklingsopgaver

Aage Knudsen

WalkTheTalk

WalkTheTalk2

Det har jeg planlagt

at tale om:

Situation og udfordring

Udbudsprocessen

• Fokus i det agile udbud

• Valg at de rigtige tilbudsgivere

• Valg af leverandør

• Code Camp

Implementering af aftalen – agil i praksis

• Implementering og løbende forbedring

• Product Management

• Brug af Coaching

Hvad er Kundens oplevelse?

Siger Leverandørerne?

Hvad har vi lært – ind til nu?

WalkTheTalk3

Min baggrund

• Konsulent (med fokus på at løse opgaven for kunden)

• It-chef (med ansvar for udvikling og vedligeholdelse af et forsikringsselskabs

forretningssystemer)

• Leverandør (med fokus på top- og bundlinje)

---------------------------------------------------

• Konsulent (med fokus på at finde den rette leverandør)

• Konsulent (med fokus på at får samarbejdet kunde-leverandør til at fungere)

De sidste 5 år: ca. 15 udbud, heraf 6 agile

WalkTheTalk4

Situation og udfordring

WalkTheTalk5

Maj 2010

Der blev stillet spørgsmålstegn ved it-

projekterne i den statslige sektor:

”De gode eksempler til trods er vellykkede statslige it-projekter snarere undtagelsen end reglen”

WalkTheTalk6

… Og man var lullet ind i en forestilling om

at hvis pisk er godt, er mere pisk bedre:

Aftaler med masser af håndtag til styring og kontrol:

• Fast pris og fast tid

• Utallige detaljerede krav

• Leverandøransvar

• Rapportering

• Servicemål

• Bod

• Garantier

Men passer aftalen til virkeligheden :

• Vedligeholdelse

• Refactoring (teknisk gæld)

• Videreudvikling

• Nyudvikling

i en dynamisk, omskiftelig og politisk styret virkelighed.

WalkTheTalk7

Det er svært at slippe den model, der har været god

skik i 25 år:

Vandfaldsmodellen og fastprisaftalen

• Vandfaldsmodellen er logisk og let at forstå

• Det giver tryghed: fast ydelse, fast pris, fast tid

• Den detaljerede kravspecifikation sikrer at vi ved præcis, hvad vi får

• Leverandørerne kan sende udviklingen derhen, hvor der er dygtige udviklere til lave timepriser

• Kontrakten placerer entydigt ansvaret hos leverandøren

• Alt er aftalt på forhånd, så vi sparer på egne ressourcer i projektforløbet

• Aftalte servicemål og prøveforløbet sikrer at kvaliteten er i orden

• Bodsbestemmelserne skal nok få leverandøren til at levere som aftalt

• Vi skaber en konkurrencesituation som sikrer os mest værdi for pengene

• Og så har vi en acceptprøve, der sikrer, at vi får alt det, vi har kontrakt på

WalkTheTalk8

WalkTheTalk9

WalkTheTalk10

De statslige kunder er stadig skeptiske over for

den agile aftale

• Kunden ved ikke, hvad han får for pengene

• Kunden ved ikke, hvad det kommer til at koste

• Kunden kan ikke budgettere

• Hvad med Business Casen?

• Kunden skal bruge mange flere af (egne) ressourcer

• Kunden påtager sig et større ansvar

• Kunde har ikke styr på leverandøren (som jo er en snydepels)

• Kunden har ingen sanktioner

• Kunden kommer til at betale alt for meget

• Det er i strid med udbudsreglerne

• Det er i strid med kundens projektmodel

• Hvad vil Rigsrevisionen sige, hvis det går galt?

WalkTheTalk11

Udbudsprocessen

WalkTheTalk12

Med den agile udviklingsmodel

flytter vi fokus fra

produkt og pris

til

proces, rammer og mennesker

Hvis du vil have en agil udviklingsproces,

må du starte med det agile udbud

WalkTheTalk13

Man skal gøre sig klart, at det er noget andet der udbydes

Traditionel kontrakt Agil kontrakt

Kravspecifikation og ændringshåndtering En forretning der skal understøttes af it

Det er Leverandørens ansvar Det er et fælles ansvar

Fast tid Forretningsmæssige mål

Fast pris Estimeringsmetode/proces for forbedring

Fast defineret Produkt/ydelse og optioner

(baseret på kundens forhåndsviden)

Prioritering hen ad vejen (baseret på fælles

opnået viden)

Fokus på at få det vi har bestilt Fokus på at få mest værdi for pengene

Leverandørens interne forhold er hans

anliggende

Lokaler, bemanding, processer er et fælles

anliggende (løbende forbedringer)

Bod/bonus skaber resultater Kontinuitet og motivation skaber resultater

Leverandørens performance er hans

forretningsmulighed

Leverandørens performance giver kunden

værdi

Modstridende interesser Skab et fællesskab om kundens interesse

Intet går som forudset – kontakten skal

håndtere alle afvigelser

Intet går som forudset – kontrakten skal

håndtere en ”behændig” proces.

WalkTheTalk14

Fokus i det agile udbud

• Formidling af ”budskabet” (Informationsmøde)

• Erfaring og kompetencer – udbyggede CV’er og kompetencematrix (Levere et ”komplet” team)

• Proces og opfølgning (coaching på begge sider)

• Kontinuitet

• De fysiske ramme - lokaler

• Teknisk infrastruktur til udvikling, build og test skal bringes på plads

• Product Backlog, prioritering og ansvarsfordeling stiller krav til kunden

• Opstartsfasen – inden ansvaret overtages

WalkTheTalk15

Kontrakten skal understøtte fokus (1)

”Der er ikke knyttet bod til manglende opfyldelse af

servicemåle”

”Vederlag for Leverandørens ydelser opgøres efter medgået tid”

”Kunden lægger vægt på, at der tilknyttes en SCRUM Coach til

projektet”

”Leverandøren skal stille dedikerede lokaler til rådighed. …

Lokalerne skal ligge så tæt på Kunden som muligt inden for det

storkøbenhavnske område”

WalkTheTalk16

Kontrakten skal understøtte fokus (2)

”Kontrakten kan af Kunden opsiges med 1 måneds forudgående

skriftligt varsel”

”Med mindre andet aftales forud for en udskiftning, forudsættes

det, at Kunden kompenseres for den ulempe, en udskiftning

medfører. Kompensationen sammensættes af en reduceret

fakturering som følge af en eventuel sen varsling, jf. punkt 5.2.1

og en reduceret fakturering for den nye medarbejder i en

indkøringsperiode, jf. punkt 5.2.2. ”

”For at Opstartsfasen kan anses for afsluttet skal følgende

acceptkriterier være opfyldt”

WalkTheTalk17

Oplæg til en opstartfasen (eksempel: Jobnet)April Maj Juni Juli August September

Afklaring UdmøntningOpstart

Test

1. Sprint 2. sprint

KontraktOvertag vedlige-

holdelsesansvar

3. print

Milepæl

Etabler teknik

Overdrag Kode

4. sprint 5. sprint

0. Sprint

Etabler lokaler

Vedligeholdelse

og

videreudvikling6. sprint

Lokaler og

udviklingsmiljø

WalkTheTalk18

Valg af leverandørKriterium Traditionel Vægt Agil Vægt

Produkt Løsningen (hvad):

Kravopfyldelse

Produktegenskaber

30% (Erfaring med

tilsvarende opgaver/

teknologier/processer

afdækkes i

prækvalifikationen)

0%

Organisation Nøglepersoner =

projektleder ++

10% Team

Bemanding

Kompetencer

(Code Camp)

50%

Proces Kvalitet

(virksomhedens

kvalitetssystem)

Metoder

(Virksomhedens

metodeapparat)

10% Løsningen (hvordan):

Den konkrete opgave

(ikke en lærebog)

(Code Camp)

30%

Pris Produktpris (TCO)

++50% Evalueringspris:

Team

++

20%

WalkTheTalk19

Code Camp i vurderingsfasen

Et én-dags forløb i tilbudsgivers miljø:

• Fiktiv opgave (udvikle en lille applikation)

• Vise evner til samarbejde

• Vise at de forstår Scrum – gennemløbe et par sprints

• Demonstrere deres ”værktøjskasse”

• Demonstrere deres it-understøttelse (løbende build og test)

• Demonstrere teamets kompetencer i forhold til opgaven

• Demonstrere teamets modenhed i forhold til modellen

(indgår i tilbudsvurderingen)

WalkTheTalk20

Code Camp – program for dagen

Introduktion til opgaven/Product Backlog

Sprint 1:

• Sprint Planning

• Sprint 1 med 3 ”dage” a 45 minutter (daily scrum og udvikling)

• Sprint Review og Sprint Retropective

Sprint 2:

• Sprint Planning

• Sprint 2 med 3 ”dage” a 45 minutter (daily scrum og udvikling)

• Sprint Review og Sprint Retropective

Fælles evaluering

WalkTheTalk21

Code Camp som selvstændigt tildelingskriterium

”At håndteringen af processerne i de afgivne tilbud skaber en effektiv og kreativ opgaveløsning, herunder at medarbejderne enkeltvis og samlet i Code Campen, viser god forståelse for arbejdet og demonstrerer, at de kan arbejde teamorienteret.

Der blive lagt stor vægt på evnen til at samarbejde om kreativ opgaveløsning, understøttet af en agil proces og i mindre grad vægt på det færdige resultat i form af et kørende system”.

WalkTheTalk22

Code Camp – hvad opnåede vi?

• Tilbudsvurdering

– Se de tilbudte processer fungere i praksis

– Se de tilbudte medarbejdere i aktion i de tilbudte processer og i deres

tilbudte roller

– Større forståelse for tilbudsgivers tilbud som helhed

• Kickstart på Opstartsfasen (den vindende leverandør)

– Fælles læring

– Fælles grundlag for justeringer

– Teamet trænes

WalkTheTalk23

Implementering af kontrakten – agil i praksis

WalkTheTalk24

• Opstartsperiode

– Etablering af miljøer, installation af koden

– Prøvesprints• kendskab til forskellige hjørner af koden

• indøv samarbejdsformen – i teamet og leverandør / kunde

• kodebyg

• De første sprints– Mindre ændringer / videreudvikling i forskellige hjørner af koden

– Fejlrettelser (gamle fejl)

• Proces for optimering af processer og miljøer

• Product Owner Forum – Leverandør og kunde

– Fra 1½-2 timer ugentligt til ½ time hver 2. uge

– Flere Product Owners – én Chief Product Owner

• SCRUM coach– Hjælpe leverandør og kunde med SCRUM-processer og optimering

– Undgå at falde tilbage til gamle vandfalds-vaner

Implementering af kontrakten

WalkTheTalk25

Scrum er ikke bare det der står i lærebogen

DokumentDokumentFaste SCRUM

møder

Faste SCRUM

møder

Workshop

efter behov

Workshop

efter behovReleaseRelease

Om-

verden

Om-

verden

Politisk,

samfundsmæssig

udvikling

Forretnings-udvikling i BM/AMS Udvikling og test af funktionalitetRelease af

funktionalitetFunktionalitet

i brug

Prioriteret funktionalitet (Product

Backlog)

Feedback - brugeroplevelser

Product Owner Forum

Forretningsmæssig prioritering,

der sikrer at det vigtigste

ændres eller udvikles først

Jobnet Product Board

Forankring i AMS –

fælles forståelse af

prioritering

Scrum Team

Produktion

(udvikling og test)

af brugsklar og

demonstrerbar kode

Politik og

ledelse

Hvad vil

og skal vi

udvikle?

AMS – Systemforvaltning - Drift

Integration og release af brugsklar

funktionalitet

til Jobnets brugere

Samfund

Jobsøgende,

Virksomheder

og Sags-

behandlere

Ekstern

part/proces

PolitikPolitik

BrugereBrugere

Jobnet

Product Board

Jobnet

Product Board

Product

Owner Forum

Product

Owner Forum

Sprint

Planning (hver

14. dag)

Sprint

Planning (hver

14. dag) Sprint Review

(Demonstrer

funktionalitet)

Sprint Review

(Demonstrer

funktionalitet)

Daily Scrum

Meeting

Daily Scrum

Meeting

Sprint

Retrospective

Sprint

Retrospective

Daily Scrum

Meeting

Daily Scrum

MeetingDaily Scrum

Meeting

Daily Scrum

MeetingDaily Scrum

Meeting

Daily Scrum

MeetingDaily Scrum Daily Scrum

Product Backlog

. User Story

. User Story

---------------

. User Story

. User Story

. Tema

. Tema

Product Backlog

. User Story

. User Story

---------------

. User Story

. User Story

. Tema

. Tema

Sprint Backlog

Sprint Goals

Sprint Backlog

Sprint Goals

Sprint

Afslutnings-

rapport

Sprint

Afslutnings-

rapport

Sprint Backlog

Sprint Burn

Down Chart

Sprint Backlog

Sprint Burn

Down Chart

Feed back - Afledte User Stories

Funktionalitet

til release

Funktionalitet

til release

Feedback - brugeroplevelser

Support

Synlig prioriteringAms

PL’er

Ams

PL’er

Tværgående

test

(integration)

Tværgående

test

(integration)

Brugeraccept

test

Brugeraccept

test

DriftDrift

Funktionalitet

bruges

Funktionalitet

bruges

FogBugzFogBugz

Ledelse:

Prioritering

Scope

Økonomi

Ledelse:

Prioritering

Scope

Økonomi

KMD/Me-

dialogic

Jobnet

Visionering

Workshop

Jobnet

Visionering

Workshop

Estimering

Workshop

Estimering

Workshop

Tema

Workshop

Tema

Workshop

UX koncept

Workshop

UX koncept

Workshop

Jobnet

Vision

Jobnet

Vision

UX koncept

(Tema)

UX koncept

(Tema)

Tema -

User Stories

Tema -

User Stories

Tema -

Eksterne

snitflader

Tema -

Eksterne

snitflader

Tema -

Vision og

beskrivelse

Tema -

Vision og

beskrivelse

Release PlanRelease Plan

Webservice

koordinerings-

forum

Webservice

koordinerings-

forum

Change

Advisory

Board

Change

Advisory

Board

Web Service

design

Web Service

design

System-

forvalter

System-

forvalter

Drift

Display

Scope

reduktion

Workshop

Scope

reduktion

Workshop

Eksterne test-

aktiviteter

Eksterne test-

aktiviteter

FogBugzFogBugz

Udvikling

DFDG

Udvikling

DFDG

Koor-

dinering

Koor-

dinering

NN

WalkTheTalk26

Resultater og læring

WalkTheTalk27

Hvad har Arbejdsmarkedsstyrelsen opnået?

• Mulighed for løbende prioriteringer uden tung ændringsstyring

• Mere gennemsigtighed

– i omkostninger til fejlrettelser, videreudvikling og nyudvkling

– i kundens egne prioriteringer

– i problemer � nemmere at agere

• Løbende optimering

– miljøer

– samarbejdet med andre leverandører (webservice snitflader)

– tilpasning af udviklingsteamet og støttepersoner

• Bedre kode

• Bedre forretningsmæssige prioriteringer

• Øget arbejdsglæde

• Bedre bestillere

WalkTheTalk28

Hvad har vi lært?• Det kræver en del arbejde at ændre det ”etablerede” udbudsmateriale

• Tænk hele modellen godt igennem inden I sætter pennen på papiret for at skrive

udbudsmaterialet

• Grundig vejledning til leverandørerne om tildelingskriterier og udfyldelse af CV’er

• Vær skarp på Opstartfasen

• Code Camps gav benefit på to fronter:

– Tilbudsvurdering

– Kick start på Opstartfasen med den valgte leverandør – masser af læring på 1 dag

• Fordomme om Leverandørerne aflivet:

– Vil ikke gå med til kort opsigelsesfrist

– Vil ikke gå med til reduceret fakturering ved udskiftninger, de ikke er herre over

– Vil ikke have kunden siddende sammen med sine folk

– Vil ikke have at kunden blander sig i bemanding

• Myter om offentlige ledere aflivet:

– Mangler mod til at forlade comfort zone

• Juristerne skal overbevises

• Positiv respons på både model og forløb fra leverandørerne

• Og nej, EU-udbudsreglerne forhindrer ikke agile udbud

WalkTheTalk29

Lidt til Leverandørerne

WalkTheTalk30

Hvad kan I gøre? – udgangspunkt for hele processen:

• Antag, at Kunden ikke kender jer – formelt set kan han ikke bruge kendskabet til noget

• Antag at prækvalifikationen og tilbudsvurdering vil blive

gennemført af en ”broget” skare af ”forretningsfolk” og

konsulenter.

• Udnyt serve-retten - giv ikke kunden mulighed for at skabe sit eget billede (fordom)

• Giv kunden et vurderingsgrundlag på alle kriterier- han skal bedømme jer, på det han modtager (prækvalifikation og tilbud)

• Spil med - uanset hvor tåbeligt og formalistisk det kan forekomme: Prækvalifikation

og tilbudsvurdering er en formel proces, styret af formelle regler, udtænkt

og overvåget af jurister, og valgene skal kunne holde i klageretten

• Antag at kunden er tryghedssøgende - tænker i at sikre sig mod klager, og juristernes råd bliver taget alvorligt.

WalkTheTalk31

Hvis I vil prækvalificeres, kan I også blive det

• Adresserer kriterierne:

Begrænsning af ansøgere, der opfordres til at afgive tilbud, vil

ske efter vurdering af, hvilke ansøgere, der har dokumenteret

de bedste og mest relevante leverancer inden for de i punkt

II.1.5) nævnte ydelser i løbet af de seneste 3 år.

• Besvarelsen skal bevise, at referencerne er gode og relevante:

Genbrug nøgleordene fra opgavebeskrivelsen i

bekendtgørelsen

WalkTheTalk32

Fokuser på det, der er tæt på opgaveløsningen og på

den opgave kunden har udbudt

• Den måde, opgaven vil blive løst på

– og ikke virksomhedens fortræffelige måde at arbejde på

• Den udviklingsproces, der vil blive anvendt

– og ikke den fremragende udviklingsmodel virksomheden har udviklet

• De medarbejdere, der skal løse opgaven

– og ikke virksomhedens omfattende og dygtige medarbejderstab

• De kompetencer, der bringes i tilbyde i leveranceteamet

– og ikke de omfattende kompetencer der rådes over på verdensplan

• De erfaringer, der er i den ”enhed”, der skal leverer

– og ikke en flot reference fra USA

• Det, der er efterspurgt i

opgavebeskrivelsen/vejledningen/tildelingskriterierne

– og ikke alt det virksomheden er stolt af at kunne

WalkTheTalk33

Udbuddet er et spørgsmål – tilbuddet

indeholder svaret

• Det agile tilbud er anderledes

• Læs og forstå udbudsmaterialet – brug tid på at finde nøglen

til at vinde.

• Forstå kundens præferencer

• Kig på tildelingskriterierne, de fortæller, hvad der er vigtigt

• Sørg for at der er noget til alle tildelingskriterier - og det er ikke nok at adressere dem i resuméet

• Genbrug holder som ikke – kill your darlings

• Brug dem der har forstand på emnet (fx det team, som I

tilbyder)

WalkTheTalk34

Aage KnudsenPartner

Christianshave 1, st. tv.3400 HillerødTlf. +45 2061 3472aage.knudsen@wata.dkwww.wata.dk

Wal

kThe

Talk