vac brugge jacob van maerlantgebouw werkgroep ict 2011.09.13

VAC BruggeJacob van Maerlantgebouw

Werkgroep ICT2011.09.13

1. Voorstelling Siteverantwoordelijke

2. Nieuwe afspraken: integratie WG Facilities

3. Catering: warme maaltijden en warme dranken

4. Toelichting Budgetoverdracht

5. Bouw en inrichting: stavaza

6. Postbusnummers VAC-B

7. Signalisatie

8. Parking dienstvoertuigen

9. Fysieke bewaking

10.Technieken

11.Overige

12.Varia

Agenda

VAC Brugge:

Jacob van Maerlantgebouw

Koning Albert I-laan 1.28200 BRUGGE (Sint-Michiels)

VAC Brugge:

Jacob van Maerlantgebouw

Koning Albert I-laan 1.28200 BRUGGE (Sint-Michiels)

Voorstelling Siteverantwoordelijken

Algemeen emailadres: [email protected]

Siteverantwoordelijke: Rob Dingenen – in dienst sinds: 16/08/2011• E-mail: [email protected], GSM: 0496 755 823

Adj.siteverantwoordelijke: Dirk Vermeulen – in dienst sinds: 01/09/2011• E-mail: [email protected]

Verantwoordelijkheden:• On-site vanaf Voorlopige Oplevering: 30/09/2011

• Begeleiden v.h. opzetten van de Facilitaire Diensten

• Eerste contactpunt voor Facilitaire Diensten:

• Gebouwbeheer, Onthaal, Verzending, Logistiek, Veiligheid, Bewaking

Catering

Budgetoverdracht – Patrick Geirnaert

Toelichting modaliteiten budgetoverdracht• De modaliteiten

• Berekeningen zoals tot op heden – globaal

• Brief kabinet – nota aan het CAG

• => bestaande budgetten / budgettaire VTE’s worden overgedragen, niet de berekende!

• N.B.: er wordt een onderscheid gemaakt tussen:

• Budgettaire VTE’s – cfr. personeelskredieten, en

• Fysieke VTE’s – cfr. personen

• Indien geen personeelsoverdracht naar aFM, dan geldt er een overgangsperiode van 2 jaar.

Toelichting sjabloon bevraging budgettaire VTE’s/bruto personeelskost Timing feedback: 16/09, eind van de dag, of eerder.

• Feedback via mail naar Johan Claeys (cc. Patrick Geirnaert)

Bouw en inrichting: stand van zaken Stand van zaken: bouw

• Voorlopige oplevering: 30/09/2011

• Uitgestelde werken: 31/10/2011

• Zie foto-presentatie per entiteit op de VAC-B website: VAC-Brugge_afbeeldingen

Archiefruimte• Quid feedback agentschappen bij teveel aan kastruimte?

• => Feedback naar: An Van Delm (kopie: Elvira Servaes, Dries Van Daele), z.s.m.

Bergingen• Behoeften volledig doorgegeven?

• => Feedback naar: An Van Delm (kopie: Elvira Servaes), timing: z.s.m.

Kasten: Oplijsting legplanken en hangklassementen• Behoeften volledig doorgegeven?

• => Feedback naar siteverantwoordelijke: [email protected], timing: 16/09/2011

Facilitaire Diensten

Postbusnummers VAC-B• Kennisname v.d. busnummers

• Validatie – feedback• Ontbreken er (deel)entiteiten?

• Mogen er (deel)entiteiten samengevoegd of geschrapt worden?

• Zie: ingevulde template in bijlage.


Signalisatie• Juiste verwoording cruciaal !

• Juiste afkorting

• Juiste volledige benaming v.d. entiteit

• Wat zijn de behoeften? Hoe willen de entiteiten aangeduid staan?

• Bijzondere behoeften?

• Zie: template in bijlage.


Facilitaire Diensten Parking Dienstvoertuigen

• Gelet op de talrijke feedback op de stuurgroepen wordt een herbevestiging gevraagd van de door IF gevalideerde aantallen, met de nadruk op de hoge dienstvoertuigen: aantal + hoogte (> 2m10)?

• Zie: ingevulde template in bijlage.


Fysieke Bewaking• Timing – tijdens werkdagen VO:

• 5u00-8u00

• 17u00-21u00

• Controle rondes

• Daarbuiten: gesloten, uitzonderingen op aanvraag (te betalen!)

• Zijn er specifieke, structurele behoeften?

• Cfr. VDAB, Syntra, AO,…

• Hiermee kan rekening gehouden worden vanaf 2012.


Technieken – telefonie:

Issue:Mobistar kan geen geschikte oplossing biedenAlternatief: Belgacom, bevestigd door e-IB op 25/08/2011Impact:

• Op kostenpatroon – doorrekening naar klanten cfr. telefonie-abonnementen (cfr. vroeger)

• Op timing:

• Activering kan rond zijn tegen begin nov. 2011

• Het traject voor de opzet van telefonie is momenteel vertraagd

• Zie verder: WG Technieken & ICT

ICT:

Presentatie ICT

Overige

Bezoekersdag VAC-B:• Eind oktober – begin november

• i.o.m. beheer

WG ICT: 13/09/2011 WG Archivering: > 15/09/2011 (te bevestigen) WG Verhuis: 06/10/2011 Volgende Projectstuurgroep:

• ma. 24/10/2011 om 14u00

• Locatie: Brugge Roode Poort, (Rijselstraat nr. 231)

• Topics:

• Opvolging Werkgroep Anders Werken

• Overgang naar beheer

• Opstart Werkgroep Welzijn

Varia Communicatie – Feedback:

• Contactpersonen per onderwerp, zie ook vorige slides:

• Architecten (An Van Delm en Elvira Servaes):

• Archiefruimte

• Bergingen in de kelder

• Financiële Experts (Johan Claeys en Patrick Geirnaert):

• Bevraging Budgettaire VTE’s i.k.v. budgetoverdracht

• Siteverantwoordelijke ([email protected]):

• Legplanken en hangklassementen

• Postbusnummers

• Signalisatie

• Parking

• Bewaking

• Infobrochure VAC-Brugge:

• Deze zal per 30/09/2011 beschikbaar zijn op de VAC-Brugge website.

• De stuurgroepleden vragen om Push info bij update van de status v.h. project.

• aFM zal hiermee rekening houden.

vac brugge jacob van maerlantgebouw werkgroep ict 2011.09.13

Documents