J A N U A R 2 0 1 8

Digitale data til driftFM-afdelingens egne KPI'erv/ Lisbeth Bau-Madsen & Michael Reumert, Basico

30. januar 2018

1

J A N U A R 2 0 1 8 2

• Basico i stikord

• Strategisk FM Partner

• Data & KPI–opfølgning

• Robotics

• ABW & Nudging

Agenda

• To tidligere partnere fra Deloitte stiftede Basico i 2003.

• Vi har fokus på CFO’ens område – økonomi, jura og risiko.

• Vores mission er at hjælpe vores kunder med at få succes.

• Vi leverer rådgivning, interimsløsninger og rekruttering.

• Vi er ca. 200 fastansatte medarbejdere og associate konsulenter, der dækker 6 service lines.

• Vi yder fuld tilfredshedsgaranti.

• Basico er et partnerselskab med hovedsæde i Hellerup samt kontor i Århus.

J A N U A R 2 0 1 8 3

Basico i stikord

J A N U A R 2 0 1 8 4

Basicos servicelines

CFO Services

Basico understøtter udviklingen af Finance og din rolle som forretningens

Business Partner inden for økonomistyring, controlling og regnskab.

Legal Services

Basico samler fordelene ved både interne juridiske ressourcer og ekstern

specialistviden inden for erhvervsjura, compliance-forhold, kontrakter og M&A.

Facility Management Services

Basico hjælper med at afdække din virksomheds optimeringspotentiale, gennemgå og

udarbejde udbuds- og kontraktmateriale og implementere nye løsninger.

Search & Selection Services

Basico hjælper din virksomhed med at rekruttere fastansatte inden for alle vores

servicelines - når behovet er permanent.

Governance, Risk & Compliance Services

Basico hjælper din virksomhed med at etablere og udvikle effektiv risikostyring, samt

set-up for god selskabsledelse og compliance.

Finance IT Services

Basico arbejder i krydsfeltet mellem økonomifunktionen og IT og bidrager til større

værdi ved at optimere it-systemer.

J A N U A R 2 0 1 8 5

Facility Management - Scope

Kerne-forretning

Fleksibilitet

Gennemsigtighed

Kontrol Optimeret service & kvalitet

Skabe værdi for kerneforretningen

Omkostnings-effektivisering

Basico tilbyder indefra-

og-ud samt udefra-og-ind

Facility Management-

rådgivning

Denne metode sikrer, at

Facility Management-

løsningen er skalérbar

samt understøtter og

skaber værdi til

kerneforretningen

Jo større scope, jo større

optimeringspotentiale.

J A N U A R 2 0 1 8 6

Strategisk FM Partner

J A N U A R 2 0 1 8 7

Fra Vicevært til Strategisk FM Partner

Eff

ektivitet –

end t

o e

nd

Værditilførsel

Lav Medium Høj

Lav

Mediu

mH

øj

Vicevært

Bygnings-forvalter

Strategisk FM

PartnerNøgleord: Udvikling

Organisering: Matrix/Hybrid

Systemer: FMS & ERP + IoT

Mantra: Behov & tilgængelighed

Kommunikation: Scenarier

Nøgleord: Overblik

Organisering: Central

Systemer: FMS & ERP

Mantra: Kontrol & best practice

Kommunikation: Forklaring

Nøgleord: Faglighed

Organisering: Decentral

Systemer: Post its & excel

Mantra: Funktionalitet

Kommunikation: Stopskilt

Organisation Strategisk FM Partner/kompetent rådgiver

Karakteristika og kendetegn:

• Kender forventninger og succeskriterier

• Udarbejder fremadrettede analyser

• Har fokus på forretningen

• Har godt kendskab til de personer, man skal rådgive, så man ved, hvordan en succes ser ud for både den enkelte og for organisationen

• Har fokus på proces og dialog

• Har værktøjskassen i orden

• Arbejder løsningsorienteret med fokus på forskellige alternativer

Det gør FM til en rigtig god sparringspartner for direktionen, når det handler om den fremtidige strategi!

J A N U A R 2 0 1 8 8

Ambition - Beyond Business Support

ØkonomiBusiness

Unit

ØkonomiBusiness

Unit

CEO

Business Unit Business Unit FM/Ejendom

Økonomi

Strategisk FM Partner

Op fra kælderen

Og ind i forretningen

Facility Management

er lig med værdiskabelse

og ikke en omkostning

J A N U A R 2 0 1 8 9

Strategiske valg bestemmer setup’et

Strategisk(fokus)

Taktisk (processer)

Operationelt (kompetencer)

”Fremtidens organisation”

Strategisk niveauHvorfor?

Taktisk niveauHvem er ansvarlig, hvad er de ansvarlige for?

Operationelt niveauHvordan?

Category Management

• Rammeaftaler

• Eskalation

• SLA’er med

leverandører

• Opfølgning

• Make vs. Buy

Intern FM support

• Systemer

• Kunderejse

• Medarbejderrejse

• Kompetencer

• Organisering og

opgavefordeling

Interne medarbejdere Eksterne leverandører

Samme SLA’er

KPI

• Kvalitet

• Økonomi

• Effektiv

opgave-løsning

• Anvendelse af tilbud

• Benchmark

”Organisationen som indkøber”

”Organisationen som arbejdsplads”

”Organisationen som leverandør”

Organisationen skal tilpasses de strategiske valg

Forskel på FM kompetencemixet

Intern FM drift kræver flere driftskompetencer

Outsourcing kræver flere controller/kontraktstyringskompetencer

”Politisk virkelighed”

J A N U A R 2 0 1 8 1 0

Data & KPI-opfølgning

J A N U A R 2 0 1 8 1 1

Data & KPI’er

KPI

(Strategisk)

Metrics

(Taktisk)

Data

(Operationelt)

Cost of data

Faldgruber i arbejdet med FM-KPI’er

• Dataindsamling i FM kan være

kostbart

• Data findes mange forskellige steder -

systemer, dokumenter, internt,

eksternt

• Digitale muligheder ændrer ikke de

strategiske mål

• Målet er ikke at samle alle data et

sted – målet er er vide, hvor data er

• I den digitale verden er data let

tilgængeligt, det glemmer FM nogle

gange

Økonomisystem

FM-systemKontraktstyringssystem

Tilfredshedsmålinger EnergistyringssystemLeverandørsystemer

HR Data

ADK-data

Outlook/mødebooking

$$$

BeslutningstagenKommunikation

RapporteringFortolkerAnalysererOpsummerer

OrganisererIndsamler

Værdiskabelse

Omkostning

”Du skal ikke have data, du ikke hartænkt dig at vedligeholde. For kunén ting er værre end ikke at havedata – og det er forkert data. For såtræffer du beslutninger på et forkertgrundlag.”

- Thomas Winther, Odsherred Kommune

FM Scorecard sikrer sammenhæng mellem mål og strategi

J A N U A R 2 0 1 8 1 2

FM Scorecard

Det er vigtigt, at FM-KPI’ersom et minimum giver indblik i de områder, der har størst strategisk betydning for organisationen.

Ved at udarbejde et FM-scorecard sikrer din virksomhed, at værdiskabelsen bliver oversat til de relevante medspillere i f.eks. Finance, Indkøb, HR, Legal og intern revision.

Økonomi (CFO/CEO)

Effektivitet (COO/CPO)

Kvalitet (CHRO/AMO)

Risk & Compliance (Audit)

Kan vi dokumentere det udførte arbejde?• Akutberedskab• Dokumentation for udført

arbejde• …

Hvad er den økonomiske ramme?• Budget• Capex/Opex• …

Hvor effektive er vi?• Internt og eksternt Benchmark• #WO/periode• …

Hvordan er kvaliteten i opgaveløsningen?• Medarbejder- &

kundetilfredshed• Overholdelse af SLA• …

J A N U A R 2 0 1 8 1 3

FM KPI | Økonomi

Case: Synliggørelse af efterslæbMål: Rapportering af efterslæb

Løsning: Indsamling og dokumentation i forbindelse med budget

KPI: Efterslæb =[Budget] - [behov]

Mål Metode/målestok Eksempler

Budgetoverholdelse • Budgetoverholdelse Planlagte opgaver

• Budgetoverholdelse Afhjælpende opgaver

• Budgetoverholdelse Projektøkonomi

• Kontoplan til opsplitning af omkostninger.

• DFM-kategorisering

Fastholde værdien af assets • Økonomi til oprettende vedligehold ift. anvisninger/bestpractice

• Dokumentation af efterslæb, ved budgetlægning (hvad burde vi have lavet)

Værdi for pengene • Benchmarking • Hvad koster en m2, sammenlignet med dem, der ligner os?

J A N U A R 2 0 1 8 1 4

FM KPI | Effektivitet

Case: Robotten som dataflytterGoal: Mindske omkostninger til administration

Løsning: RPA flow mellem leverandør og kunde

KPI: Automatisering = [Opgaver menneske]–[Opgaver robot]

Mål Metode/målestok Eksempler

Sikre at FMs bemanding er korrekt • Tidsregistrering• Opgaveregistrering• Antal kontrakter der

administreres• FTE-administration• FM-FTE/FTE total

• Intern fakturering• Antal opgaver løst pr. dag• 30 kontrakter = 1 FTE• Tid brugt på administration• Ansatte i FM vs. ansatte i org.

Sikre at opgaverne bliver løst hurtigt

• Leveringstid ([Afsluttet]-[Indmeldt])

• FM-system/Ticket Management

Minimere nedetid • Antal nedbrud pr. år• Timer ”nedetid”/ Timer total

• FM-System/Driftssystem

Sikre at organisationens areal udnyttes optimalt

• Udnyttelsesgrad af kontorareal og mødelokaler (belægningsgrad)

• Occupation studies/Outlook data

Sikre udvikling i leverancen • Antallet af forbedringsforslag implementeret

• FM-system

J A N U A R 2 0 1 8 1 5

FM KPI | Kvalitet

Case: Dialog om udearealerGoal: Dialog om kvalitet på udearealer

Løsning: A3 med plantegning til gartner og drift

KPI: Dialog om kvalitet =Udfyldte evalueringsskemaer (ikke score)

Mål Metode/målestok Eksempler

Sikre en velsmagende frokost • Kundetilfredshed blandt kantinens gæster

• Smiley-stander, Andel tilmeldte, Survey

Sikre et godt arbejdsmiljø • Optælling af klager• Tilfredshedsmåling• Score/vurdering i AMO

• FM-system/Ticket Management

Sikre en god modtagelse af organisationens gæster

• Ventetid i omstillingen• Svartid i omstillingen• Gengangere

• Ticket system/Kø-system

Sikre et rent arbejdsmiljø • INSTA eller ISSA score • Rengøringssystem (DKH)

Sikre kvaliteten i tekniske opgaver • Antallet af genarbejde/genstillinger

• FM-system

J A N U A R 2 0 1 8 1 6

FM KPI | Risk & Compliance

Case: Lovpligtige eftersyn i systemGoal: Sikre dokumentation

Løsning: Cloud løsning, hvor leverandører har ansvaret for opdatering af data

KPI: Compliance = Assets med vedhæftet dokumentation

Mål Metode/målestok Eksempler

Sikre overholdelse af SLA • Leverandørevaluering • Kontraktstyringssystem

Sikre dokumentation (lovpligtige eftersyn)

• Modtaget dokumentation • FM-system

Sikre akutberedskab • Øvelser gennemført• Tegninger opdateret• Evaluering af øvelse

• Interne procesbeskrivelser og dokumenter

J A N U A R 2 0 1 8 1 7

Contract Management og FM

Funktioner• FM/Drift• Indkøb

Værktøjer• Møder• Dialog• Ledelse

Act

Check

Funktioner• FM/Drift• Indkøb• Økonomi

Værktøjer• Økonomisystem• FM-system(CMMS,CAFM,

IWMS m.fl)• Tilfredshedsmålinger• Kontraktsystem

Funktioner• FM/Drift• Indkøb

Værktøjer• Benchmark• Business Case/TCO• Procesafdækning

Plan

Funktioner• FM/Drift• Indkøb• Jura

Værktøjer• Kontrakt• SLA• KPI

Do

Gary Player

The harder youpractice, the luckieryou get.

J A N U A R 2 0 1 81 8

J A N U A R 2 0 1 8 1 9

6 gode råd

Data

Data og datastruktur er nøglen til succesfuld implementering, men data

kommer ikke af sig selv. Derfor er det altafgørende at afdække

eksisterende datakilder og forholde sig kritisk til, hvordan du bedst muligt

sikrer datakvalitet i et kommende system.

Få flere sejre

Mange løsninger er opbygget i moduler, og dette er en mulighed, du som

kunde bør overveje nøje. Det kan give god mening at komme i gang med

systemer i en mindre løsning end at gå efter den store totalløsning. For

mange organisationer vil en modulbaseret implementering derfor give

mulighed for at fejre en række mindre sejre og få løsningen til at leve i

organisationen.

Pragmatisme

Ingen systemer kan alt, og derfor er det vigtigt, at du som kunde holder

fokus på, hvilke funktioner der er vigtigst for at flytte organisationen til et

nyt niveau. Dette gælder især i udvælgelsen af leverandør og i

implementeringsfasen. God forberedelse giver det bedste slutprodukt.

Kendskab til egne processer

Processen og strukturen skabes i organisationen, og derfor er der

direkte sammenhæng mellem den værdi, et system kan bidrage med, og

kendskabsgraden til de processer, systemet skal understøtte.

Hold fokus på slutbrugeren

I forlængelse af egne processer er det vigtigt, at du forholder dig til

slutbrugeren af systemet. Det gælder både organisationen i FM-regi,

øvrige organisationer og evt. leverandører.

Kendskab til egne kompetencer

Ikke alle FM-medarbejdere forstår sig på

relationelle databaser, og ikke alle IT-folk

forstår sig på FM. Det er derfor en central

pointe, at du forholder dig kritisk til det

team, der udvælges til et projekt.

DFM Netværk & Basico afholder det 3. arrangement om FM-systemer i Danmark den 1/3-2018.

Kort om arrangementet:

• 3 indlæg omhandlende opstart af digitaliseringsprojekt, bestpractice for implementering af FM-systemer samt sammenspillet mellem FM-system og økonomi-system

• Workshop med cases fra organisationer som har påbegyndt digitalisering af FM, hvor fokus vil være daglige udfordringer og konkrete to-dos, som deltagerne kan anvende i deres egne organisationer

• Uddeling af 2018-udgaven af FM-systemer i Danmark

Læs mere om arrangementet og tilmeld dig gratis på

https://www.dfm-net.dk/arrangementer?eventid=61

J A N U A R 2 0 1 8 2 0

FM-systemer i Danmark 2018

Nelson Mandela

A winner is a dreamer, who never gives up.

J A N U A R 2 0 1 8 2 1

J A N U A R 2 0 1 8 2 2

Robotics

What is RoboticsComputer software – an application on your desktop/virtual machine/server

J A N U A R 2 0 1 8 2 3S E P T E M B E R 2 0 1 6

Application

Works through UI (User Interface) – just like an employee

The robot is trained to execute processes using same process steps, business rules, and systems as an

employee

Characteristics

Works on any process

Does not require system changes

Does not require programming

Requirements

Structured digital data

Business rules (if-then-else-or) – can a rule be defined, Robotics

can be of assistance

Increase both Efficiency and Quality

J A N U A R 2 0 1 8 2 4

Increase value creation

Free employees to business partnering and other value creating activity

Integration

Control your integrations, support, work cross company, and cross border

Reduce dependency

Minimise your dependency on key employees, IT-department, and external consultants

Scalable

Robots can scale – the business’s applications are typically the constraint

Increased quality

The robot makes no mistakes and works consistently

Speed

Robots work 24-7 and 5-10 times faster than humans

Compliance

The robot works compliantly on well-documented processes

J A N U A R 2 0 1 8 2 5

ABW & Nudging

J A N U A R 2 0 1 8 2 6

Fra arbejdsstation til ABW

Den fleksible arbejdsplads (ABW – Activity Based Working) er en effektiv

måde til at opnå en bedre udnyttelse af mødelokaler og arbejdsstationer,

hvilket kan udskyde behovet for nye kontorbygninger, give mulighed for

øgede udlejningsindtægter eller oprettelse af nye arbejdsfaciliteter, såsom

telefonbokse og mødelokaler til spontane møder.

Fokus på belægningsgrad

Danske kontormedarbejdere

bruger i gennemsnit kun omkring 30-55%

af arbejdstiden på kontorpladsen

J A N U A R 2 0 1 8 2 7

Forankring af ABW

• Cirkulær proces med fokus på brugernes behov og ønsker

• Ejerskabet kan med fordel placeres hos FM-afdelingen

• Krav til nye kompetencer hos FM-afdelingeno Forandringsledelse

o Kommunikation

o Projektledelse

o Indretningsforståelse

o Kvantitative analyseevner

o Kvalitative analyseevner

Eksempel på proces for ABW

Nudging kan anvendes til at påvirke medarbejderne til f.eks. at:

• Spise mere grønt fremfor kød

• Spise sundere og mindre portioner

• Blive mere miljøbevidste ved i højere grad at sortere affald eller spare på energien

• Røre sig mere (konkurrence/gamification, f.eks. skridttæling eller

sundhedskonkurrence)

J A N U A R 2 0 1 8 2 8

Nudging

”Nudging” handler om at få folk til frivilligt at ændre adfærd

ved at forstå, hvordan mennesker tænker. Et ”nudge” kan

karakteriseres som et kærligt puf i den rigtige retning. Det

påvirker de handlinger og valg, du står over for i din

hverdag, men uden at begrænse dine valgmuligheder.

98%

13%2%

87%

0%

20%

40%

60%

80%

100%

Gruppe 1 Gruppe 2

Ikke-vegetar VegetarForsøg udarbejdet af iNudgeyou

Eksempel: Formulering af spørgsmål påvirker folks valg

I et forsøg skulle deltagerne til en konference beslutte, hvilken frokost de ønskede.

Deltagerne blev delt op i 2 grupper og blev stillet følgende valgmuligheder:

Gruppe 1: ”Til frokost vil der blive serveret en ikke-vegetar buffet. Markér hvis du

ønsker en vegetar-ret”

Gruppe 2: ”Til frokost vil der blive serveret en vegetar buffet. Markér hvis du ønsker

en kød-ret”

Oprah Winfrey

Surround yourselfonly with people whoare going to take you higher.

J A N U A R 2 0 1 8 2 9

Basico leverer rådgivning, interimsløsninger og rekruttering inden for områderne CFO Services, Facility Management Services, Legal Services, Finance IT Services,

Governance, Risk & Compliance Services og Search & Selection Services. Kernen i Basico er vores konsulenters store erfaring med drift, projekter og ledelse fra virksomheder i både Danmark og udlandet.

Læs mere på basico.dk eller ring 702 703 71

© 2017 BASICO J A N U A R 2 0 1 8 3 0