uusi hankintalaki ja tarjouskilpailun toteuttaminen · hankinta tai palvelun suorittaminen...

1

Uusi hankintalaki ja tarjouskilpailun toteuttaminen

Keski-Suomen TE-keskus ja Keski-Suomen liitto13.6.2007

Vesa HaapamäkiMateriaalitoimen johtajaKeski-Suomen sairaanhoitopiiri

© Vesa Haapamäki 2

Esityksen teemat (1)

Hankintojen kokonaisuuden suunnitteluHankintakokonaisuuden analysointiHankintojen luokittelu

Hankintalain uudistuksen tavoitteet ja sisältöLakiuudistuksen keskeinen sisältö ja muutokset

Erilaiset hankintamenettelytAvoin ja rajoitettu menettelyPuitejärjestelytKilpailullinen neuvottelumenettelyNeuvottelumenettely

Tarjouspyynnön laatiminenKilpailutuksen valmisteluHankinnan kohteen määrittelyVaatimukset ja vertailuperusteet

2


Esityksen teemat (2)

Hankinnasta ilmoittaminen ja kilpailun aikaansaaminenHankinnasta ilmoittaminenTavara- ja palveluhankintojen erityispiirteitä

Tarjousten vertailuTarjousten kelpoisuuden varmistaminenVertailuperusteiden kuvaaminen ja soveltaminenPisteyttäminen ja pisteytyksen perusteleminen

Hankintapäätös ja sopimusHankintapäätösasiakirjatSopimuksen syntyminenPakollinen odotusaikaTilaus ja sopimus

Tarjouskilpailun keskeyttäminenOikeusturvakeinot


Hankintojen kokonaisuuden suunnittelu

3


OstajaprofiiliUseissa hankintayksiköissä hankinnat muodostavat merkittävimmän menoerän suhteessa toimintamenoihinCase Keski-Suomen SairaanhoitopiiriToimintamenot yhteensä 202,5 Me

Asiakaspalveluiden ostot 18,4 MeMuiden palveluiden ostot 14,8 MeAineet, tarvikkeet ja tavarat 36,9 MeMuut menot 1,1 Me

LisäksiInvestoinnit 15,0 Me

Hankintojen ohjauskulut ????

Hankintojen taloudellinen vaikuttavuus ~90 Me/vuosi


Hankintatoimen organisointi ja ohjaus (1)

Hankintojen tyypillinen organisointiHankintojen hoitamiseen kohdistetut panokset vsmahdollisuudet vaikuttaa tehokkuuteen ja organisaation taloudelliseen menestymiseen?Organisoitumista leimaa usein ajattelu, jossa hankintatoimen tulee keskittyä palvelurooliin Ostajat keskittyvät mahdollisimman edullisien ostoehtojen aikaansaamiseenOstosta aiheutuu vain kustannuksiaReagoivaa ostotoimintaaOsto toimii ”postikonttorina”, tilausten tekeminen, tarjouspyyntöjen muotoilu, tarjousyhteenvetojen tekeminen

Oston perinteinen rooli

4


Hankintatoimen organisointi ja ohjaus (2)

Tyypillinen organisointiPääosa hankinnoista hoidetaan hajautetusti

Vain materiaalihankinnat on tyypillisesti keskitetty (usein C-luokan hankintoja)

Suuri osa hankinnoista hoidetaan oman toimen ohella, ei päätoimisella hankintahenkilöstöllä

Julkisissa hankinnoissa suurin energia kuluu kilpailuttamisesta selviytymiseen

Kilpailuttaminen koetaan usein vain velvollisuudeksiKilpailuttamisvelvoitteen välttäminen?Hankinnan muu suunnittelu vaarassa jäädä taka-alalle

Todellinen työ toimittajan kanssa alkaa vasta lainvoimaisen hankintapäätöksen jälkeen


Hankintakokonaisuuden hallinta ja tehostaminen (1)

Hankintatoimen kyettävä kehittämään koko organisaation tehokkuuttaHaasteita, johon hankintojen tulee pystyä vastaamaan

Informaatio ostaa ulkoa vai tuottaa itse päätöksiä vartenPalveluiden hankinnassa kustannusrakenteeseen vaikuttaminen ja sen tunnistaminenOikeiden hankintakokonaisuuksien määritteleminenKokonaiskustannuksiin vaikuttaminen

Osaoptimoinnista luopuminenKilpailutilanteen aikaansaaminenMarkkinoiden tehokas hyödyntäminen ja markkinatuntemusOstamisen yhteistyökumppaneiden löytäminenEri organisaatioiden toimintoketjujen yhteen liittäminen

5



Jatkossa keskeinen haaste hankintojen kokonaisuuden ohjaus

HankintastrategiaMillä keinoin saamme hyödynnettyä markkinoilla olevat kilpailumahdollisuudet tehokkaimmin?Mitkä ovat tärkeimmät hankintamme?

Kuluanalyysi/ABC-analyysi Ostosalkkuanalyysi

Mitä tavoitteita asetamme hankinnoille?Miten hankinnat tulee organisoida, että ne tukevat tavoitteiden saavuttamista?Miten varmistetaan hankintoja tekevän henkilöstön osaaminen?Koska hankintayhteistyötä kannattaa tehdä?Yhtymäkohdat muihin strategioihin



Hankintojen tehostamismahdollisuudet Tuotteistetut sopimuskokonaisuudetSopimukset ja vastuut oltava selvätSopimusten ohi ostamisen vähentäminenHankintatapahtumien määrän vähentäminenPuite/kausisopimusten määrän ja kattavuuden lisääminenKaikkea ei kannata tilata - palvelusopimuksetSähköisten järjestelmien hyväksikäyttöEri tyyppisten hankintojen tekemiselle on olemassa selkeät käytännöt

Hankintayhteistyö muiden toimijoiden kanssa Seudullinen, maakunnallinen, kansallinen …Yhteishankintayksikkö

6


Hankintalain uudistuksen tavoitteetja sisältö


Julkiset hankinnat osana EU:n sisämarkkinapolitiikkaa

Julkisten hankintojen sääntely liittyy EU:n sisämarkkinapolitiikkaan

Tavoitteena tehostaa sisämarkkinoiden toimivuuttaJulkisia hankintoja koskevalla sääntelyllä pyritään edistämään yhteisön perustamissopimuksen mukaisesti

Tavaroiden vapaata liikkuvuuttaPalvelujen tarjoamisen vapautta Sijoittautumisvapauden periaatteiden toteutumistaSyrjimättömyyttä

Edellisistä johdettuja periaatteita: tasapuolisen kohtelun, avoimuuden sekä suhteellisuuden periaatteet

7


Uudet hankintadirektiivit

Uudet hankintadirektiivit voimaan 30.4.2004Julkisia rakennusurakoita sekä julkisia tavara- ja palveluhankintoja koskevien sopimusten tekomenettelyjen yhteen sovittamisesta annettu Euroopan parlamentin ja neuvoston direktiivi (2004/18/EY),

hankintadirektiivi (aiemmin kutsuttu myös viranomaisdirektiiviksi)

Euroopan parlamentin ja neuvoston direktiivi vesi- ja energiahuollon sekä liikenteen alan hankintoja koskevien sopimusten tekomenettelyjen yhteen sovittamisesta (2004/17/ETY)

erityisalojen hankintadirektiivi, (aiemmin kutsuttu myös peruspalveludirektiiviksi)


Uusi hankintalainsäädäntö

Koostuu seuraavista osista:

Laki julkisista hankinnoista perustuu hankintadirektiiviin

Laki vesi- ja energiahuollon, liikenteen ja postialan hankinnoista

perustuu erityisalojen hankintadirektiiviin

Asetus julkisista hankinnoista

8


Lain tarkoitus ja periaatteet (1)

Lain tarkoituksena on velvoittaa julkiset viranomaiset ja muut hankintayksiköt kilpailuttamaan hankintansa sekäsäädellä hankintojen ja käyttöoikeussopimusten kilpailuttamisessa noudatettavista periaatteista sekäkilpailuttamisen menettelytavoista

Julkisten varojen tehokas käyttöSuunnitelmalliset ja tehokkaat hankinnat

Hankintalaissa säännellään vain hankintojen kilpailuttamisesta. Laissa ei säännellähankintayksiköiden vastuulla olevien toimintojen ulkoistamisesta eikä muistakaan hankintoihin liittyvistästrategisista seikoista


Lain tarkoitus ja periaatteet (2)

Hankintayksikkö päättää ostettavasta tavarasta, palvelusta tai urakasta. Hankintayksikkö myös määrittelee ostamiensa tuotteiden laadun ja sisällön omien tarpeidensa mukaisesti jo ennen kilpailutusprosessiaLain tavoitteena on edistää yritysten ja muiden yhteisöjen tasapuolisia mahdollisuuksia julkisten hankintojen toteuttamiseenHankinnassa on käytettävä hyväksi olemassa olevat kilpailuolosuhteetToiminta avointa ja vaatimukset suhteutettuja

9


Lain soveltamisala (1)

Hankintayksikön määritelmä ennallaanHankintayksiköitä

valtion viranomaisetkunnat, kuntayhtymät, kuntien liikelaitoksetkirkko ja seurakunnatjulkisoikeudelliset laitokset

yleisen edun tarkoitus ilman teollista tai kaupallista luonnettavaltion tai kunnan määräysvalta

julkisella tuella tehtävät hankinnatvesi-, energiahuollon-, liikenteen ja postialan yksiköt (erityisalojen hankintalainsäädäntö)



Lakia sovelletaan hankintasopimusten tekemiseen 'Hankintasopimuksella' tarkoitetaan kirjallista sopimusta, joka on tehty yhden tai useamman tarjoajan ja yhden tai useamman hankintayksikön välillä ja jonka tarkoituksena on tässä laissa tarkoitetun rakennusurakan toteuttaminen, tavaran hankinta tai palvelun suorittaminen taloudellista vastiketta vastaan.

Uusi laki koskee lisäksi käyttöoikeussopimuksia'Palveluja koskevalla käyttöoikeussopimuksella’tarkoitetaan muuten samanlaista sopimusta kuin julkista palveluhankintaa koskeva sopimus, paitsi että palvelujen suorittamisen vastikkeena on joko yksinomaan palvelun käyttöoikeus tai tällainen oikeus ja maksu yhdessä

10



Lakia sovelletaan tavara- ja palveluhankintoihin osittain eri tavoin Palveluiden osalta hankinnat jaetaan kahteen kategoriaan

Ensisijaiset palvelutYksityiskohtaisempia direktiivistä johtuvia määräyksiäEdellyttää mm. EU-laajuista ilmoittamista

Toissijaiset palvelutKevyempiä menettelytapasäännöksiäEi EU-laajuista ilmoitusvelvollisuutta


Ensisijaiset ja toissijaiset palvelutEnsisijaiset palvelut1. Huolto- ja korjauspalvelut2. Maakuljetuspalvelut3. Ilmaliikenteen henkilö- ja tavarankuljetuspalvelut4. Maaliikenteen ja ilmaliikenteen postinkuljetus5. Teleliikennepalvelut6. Rahoituspalvelut7. Tutkimus- ja kehittämispalvelut8. Tietojenkäsittelypalvelut ja niihin liittyvät palvelut 9. Laskentatoimen palvelut, tilintarkastus- ja

kirjanpitopalvelut10. Markkinatutkimus- ja otantatutkimuspalvelut11. Liikkeenjohdon konsulttipalvelut ja niihin liittyvät

palvelut12. Arkkitehtipalvelut; tekniset suunnittelupalvelut ja

tekniset kokonaispalvelut; tieteelliset ja tekniset konsulttipalvelut; tekniset testaus- ja analysointipalvelut

13. Mainospalvelut 14. Rakennusten puhtaanapitopalvelut ja isännöinti- ja

kiinteistönhoitopalvelut15. Palkkio- tai sopimusperustaiset julkaisu- ja

painamispalvelut16. Jätevesi- ja jätehuoltopalvelut: puhtaanapito ja

vastaavat palvelut

Toissijaiset palvelut1. Hotelli- ja ravintolapalvelut

2. Rautatiekuljetuspalvelut

3. Vesikuljetuspalvelut

4. Tuki- ja avustavat kuljetuspalvelut

5. Oikeudelliset palvelut

6. Työnvälitys- ja henkilöstönhankintapalvelut

7. Tutkinta- ja turvallisuuspalvelut paitsi panssariautopalvelut

8. Koulutuspalvelut ja ammatilliset koulutuspalvelut

9. Terveydenhoito- ja sosiaalipalvelut

10. Virkistys-, kulttuuri- ja urheilupalvelut

11. Muut palvelut

11


Lain soveltamisalan rajauksia (1)

Lakia ei sovelleta seuraaviin hankintoihinSalassa pidettävät hankinnatHankinnat sotilaalliseen käyttöönKansainvälisten sopimuksen perusteella tehtävät hankinnatOlemassa olevien rakennusten tai muun kiinteän omaisuuden hankintaa tai vuokraustaTelevisio- ja radiotoiminnan harjoittajien ohjelmien ostoa, kehittämistä ja tuotantoaArvopaperien tai muiden rahoitusvälineiden liikkeeseenlaskuun, ostoon, myyntiin tai siirtoon liittyviä rahoituspalvelujaVälimiespalvelutTutkimus- ja kehityshankkeetTyösopimukset


Lain soveltamisalan rajauksia (2)

Muita rajauksiaYhteishankintayksiköltä tehtävät hankinnatYksinoikeuteen perustuvat palveluhankinnatSidosyksikköhankinnat (in-house)

”Tätä lakia sovelletaan hankintoihin, jotka hankintayksikkötekee sellaiselta yksiköltä, joka on siitä muodollisesti erillinenja päätöksenteon kannalta itsenäinen. Lakia ei kuitenkaan sovelleta hankintoihin, jotka hankintayksikkö tekee siitämuodollisesti erilliseltä ja päätöksenteon kannalta itsenäiseltä yksiköltä, jos hankintayksikkö yksin tai yhdessämuiden hankintayksiköiden kanssa valvoo yksikköä samalla tavoin kuin se valvoo omia toimipaikkojaan ja, jos yksikköharjoittaa pääosaa toiminnastaan sen omistavien hankintayksiköiden kanssa”

12


Kynnysarvot ja lain soveltaminenEU-kynnysarvon ylittävät hankinnat

•137.000/211.000 € tavarat ja palvelut • 5,3 milj. € rakennusurakat

Kansallisen kynnysarvon ylittävät hankinnat

•15.000 € Tavarat ja palvelut

•50.000 € Sosiaali- ja terveyspalvelut

•100.000 € urakat

Kansallisen kynnysarvon alittavat hankinnat

Direktiivien menettelytapavelvoitteet- EU-laajuinen ilmoittaminen - Direktiivien hankintamenettelyt - Valitusoikeus markkinaoikeuteen

Hankintojen kilpailuttamisvelvoite- Säännökset hankintamenettelystä,

joustavuutta direktiivien velvoitteisiin - Ilmoitusvelvoite - Valitusoikeus markkinaoikeuteen

Lain soveltamisalan ulkopuolelle- Ei valitusoikeutta markkinaoikeuteen - Oikaisuvaatimus mahdollinen


HankintayhteistyöYhteishankintayksikkö

Yhteishankintayksiköllä tarkoitetaan hankintayksikköä, joka hankkii toisille hankintayksiköille tarkoitettuja tavaroita tai palveluja taikka tekee julkisia hankintoja koskevia sopimuksia ja hankintayksiköille tarkoitettuja rakennusurakoita, tavaroita tai palveluja koskevia puitejärjestelyjä. Edellytyksenä on, ettäyhteishankintayksikkö on nimenomaisesti perustettu edellämainittujen tehtävien hoitamisen tarkoituksessa tai niiden hoitaminen on määrätty yksikön toimialaksi. Lisäksi edellytyksenäon, että yhteishankintayksikkö harjoittaa pääosaa toiminnastaan sen omistavien hankintayksiköiden kanssa.

Valtiolla esim. HanselYhteishankintayksikkö vastaa kilpailuttamisesta operatiivisesti ja juridisesti

13


HankintayhteistyöHankintarenkaat

Hankintalaki ei tunnista hankintarengas käsitettäSovittava, minkä laajuista yhteistyötä tehdäänYhteinen valmisteluRatkaistavia kysymyksiä

Jäsenten sitoutuminenKustannusten jakaminenPäätöksenteko

ToimeksiantohankinnatHankinnan tekeminen annetaan toisen tehtäväksi

Edellytettävä, että tekijä noudattaa hankintalainsäädäntöäHankintayksikkö kuitenkin vastuussa hankintamenettelystä


Erilaiset hankintamenettelyt

14


Hankintamenettelyt (1)

Vähäisiä muutoksia kokeneet hankintamenettelyt Avoin menettelyRajoitettu menettelyNeuvottelumenettely

Käyttömahdollisuudet määritelty aiempaa tarkemminSuorahankinta

Käyttömahdollisuudet määritelty aiempaa tarkemmin

Uudet hankintamenettelytKilpailullinen neuvottelumenettelyPuitejärjestelyDynaaminen hankintajärjestelmä (asetukseen)Sähköinen huutokauppa (asetukseen)



Avoin menettelyHankintamenettely, jossa hankintayksikkö julkaisee hankinnasta ilmoituksen ja sen ohella lähettäämahdollisesti tarjouspyyntöjä soveliaiksi katsomilleen toimittajille ja, jossa kaikki halukkaat toimittajat voivat tehdätarjouksen

Käytettävissä kaikissa hankinnoissa

Menettelyn kulku

Hankinta-ilmoitus Tarjouspyyntöjen

lähetysTarjoukset Tarjousvertailu +

hankintapäätös Sopimus Toiminnankäynnistyminen

15



Rajoitettu menettelyHankintamenettely, jossa hankintayksikkö julkaisee hankinnasta ilmoituksen ja johon halukkaat toimittajat voivat pyytää saada osallistua. Ainoastaan hankintayksikön valitsemat ehdokkaat voivat tehdä tarjouksen

Käytettävissä kaikissa hankinnoissaEhdokkaiden karsinta ennen tarjouspyynnön lähettämistä

Menettelyn kulku

Hankinta-ilmoitus Osallistumis-

hakemukset Tarjoajien valinta Tarjouspyyntöjen

lähetys Tarjoukset Tarjousvertailu +hankintapäätös Sopimus Toiminnan

käynnistyminen



NeuvottelumenettelyHankintamenettely, jossa hankintayksikkö julkaisee hankinnasta ilmoituksen ja johon halukkaat toimittajat voivat pyytää saada osallistua. Hankintayksikköneuvottelee hankintasopimuksen ehdoista valitsemiensa tarjoajien kanssa

Käyttöä sallittua vain erityisten edellytysten täyttyessä

Menettelyn kulku

Hankinta-ilmoitus Osallistumis-

hakemukset Tarjoajienvalinta Neuvottelut

Tarjoukset Tarjousvertailu +hankintapäätös Sopimus Toiminnan

käynnistyminen

16



SuorahankintaHankintamenettely, jossa hankintayksikkö julkaisematta hankintailmoitusta valitsee menettelyyn mukaan yhden tai useamman toimittajan ja neuvottelee sopimuksen ehdoista heidän kanssaanKäyttö rajoitettu erityistilanteisiin, kuten

Avoimessa tai rajoitetussa menettelyssä ei lainkaan tarjouksia/osallistumishakemuksiaTekninen, taiteellinen, yksinoikeuden suojelemiseen liittyvä syyHankintayksiköstä riippumaton äärimmäinen kiireTutkimus/kokeilu/tuotekehitys (ei-kaupallinen)Tavarahankinnat edullisesti liiketoiminnan lopettavalta, konkurssipesältä tai vastaavalta Yksittäistapauksissa sosiaali-, terveys- ja koulutuspalvelujen hankinnoissa



Neuvottelumenettelyn käyttö EU-kynnysarvon ylittävissähankinnoissa

Avoimessa, rajoitetussa tai kilpailullisessa neuvottelumenettelyssä on saatu tarjouksia, jotka eivät vastaa tarjouspyyntöä

Ei ilmoitusta, jos mukaan otetaan kaikki tarjouksen jättäneetHankinnan luonne tai riskit eivät mahdollista etukäteistäkokonaishinnoitteluaPalveluhankinnassa, kuten rahoituspalvelujen ja asiantuntija- tai muiden henkisten palvelujen hankinnassa, jos hankinnan luonteen vuoksi tarjouspyyntöä tai tehtävänmäärittelyä ei voida laatia niin tarkasti, että paras tarjous voitaisiin valita avointa tai rajoitettua menettelyä käyttäenRakennusurakassa, jos rakennustyö tehdään vain tutkimusta, kokeilua tai kehittämistä vartenKäyttöoikeusurakan saajan valinnassa

17



Neuvottelumenettelyn käyttö EU-kynnysarvon alittavissahankinnoissa ja toissijaisten palveluiden hankinnassa

Kuten EU-kynnysarvot ylittävässä hankinnoissa, lisäksi voidaan käyttääseuraavissa tapauksissa:Kaikissa tavara- ja palveluhankinnoissa, joiden ennakoitu kokonaisarvo on alle 50.000 euroa sekä rakennusurakoissa, joiden kokonaisarvo alle 500.000 euroaTutkimus-, selvitys-, suunnittelu, arviointi- ja koulutushankinnassa, joka edellyttää palvelun tarjoamisesta vastaavan henkilöiden asiantuntemuksen ja pätevyyden erityistä arviointiaJulkisen ja yksityisen sektorin sopimusperusteiset ja rakenteelliset yhteistyöjärjestelyt sekä kehitysluonteiset, pitkäkestoiset hankinnatValtakunnallisesti ja alueellisesti keskitettävissä sosiaali- ja terveyspalveluiden hankinnoissaMonialaista erityisosaamista edellyttävät palveluhankinnat (esim. sosiaali- ja terveys alan palveluhankinnat)Palvelua koskevat käyttöoikeussopimukset



Kilpailullinen neuvottelumenettelyHankintamenettely, jossa hankintayksikkö julkaisee ilmoituksen ja johon kaikki toimittajat voivat pyytää saada osallistua ja, jossa hankintayksikkö neuvottelee menettelyyn hyväksyttyjen ehdokkaiden kanssa löytääkseen yhden tai useampia ratkaisuja, jotka vastaavat sen tarpeita ja, joiden perusteella valittuja ehdokkaita pyydetään tekemään tarjouksensa

Käytettävissä erityisen monimutkaisissa hankinnoissa, joshankintayksikkö ei pysty objektiivisesti määrittelemään hankinnan oikeudellista tai rahoituksellista luonnetta taikka teknisin eritelmin teknisiä keinoja, joilla sen tarpeet tai tavoitteet voidaan täyttääTarjousten valintaperuste on kokonaistaloudellinen edullisuus

18



PuitejärjestelyPuitejärjestelyllä tarkoitetaan yhden tai useamman hankintayksikön ja yhden tai useamman toimittajan välistäsopimusta, jonka tarkoituksena on vahvistaa tietyn ajan kuluessatehtäviä hankintasopimuksia koskevat ehdot kuten hinnat ja suunnitellut määrät

Puitejärjestelyyn valittavien toimittajan valinta avoimella tai rajoitetulla menettelylläToimittajia valittava 1, 3 tai useampiaPuitejärjestely voi olla voimassa enintään 4 vuottaHankintasopimukset tehtävä puitejärjestelyn alkuperäisten osapuolten keskenJos kaikkia sopimusehtoja ei ole vahvistettu, ”kevennetty” kilpailutus puitejärjestelyyn valittujen kesken



Puitejärjestelykilpailutuksen toteuttaminenPuitejärjestely yhden toimittajan kanssa

Jos kaikki järjestelyt ehdot vahvistettu kilpailutusvaiheessa, hankinnat voi tehdä ilman kilpailutustaPuitejärjestelyssä hankintayksikkö voi tarpeen vaatiessa pyytää toimittajaa täsmentämään tarjoustaan

Puitejärjestely useamman toimittajan kanssa Jos kaikkia ehtoja ei ole vahvistettu, on hankinnat ”minikilpailutettava” puitejärjestelyyn valittujen osapuolten kesken

Tarjoukset on pyydettävä kirjallisestiTarjouspyynnössä hankinnan kohdetta ja ehtoja voi tarvittaessa täsmentääJos kaikki ehdot on vahvistettu, hankinnat mahdollista toteuttaa ilman ”minikilpailutusta”

19



Puitejärjestelyyn perustuvat hankinnat Tarjouksen tekemiselle varatta riittävä aika”minikilpailutuksissa” tarjouksista on valittava paras käyttäen noudattaen ennalta asetettua valintaperustetta ja vertailukriteereitäLaissa ei oteta kantaa

Onko minikilpailutuksista tehtävä hankintapäätös?Voiko minikilpailutuksista valittaa Markkinaoikeuteen?Tuleeko minikilpailutuksista tehdä erillinen hankintasopimus?

Puitejärjestely sopii sellaisille tavara- ja palveluhankinnoille, joissa

Hinnat vaihtelevat voimakkaasti

Hinnat ja muut ominaisuudet kehittyvät nopeasti

Hankintayksikön ei kannata sitoutua kiinteisiin hintoihin tai ehtoihin


Tarjouspyynnön laatiminen

20


Hankintatarpeen kartoitus ja hankinnan suunnittelu

Suunnitteluvaiheessa ratkaistaan hankinnassa onnistuminen

Uusi hankintalaki ei säätele hankintojen suunnittelua

Hankinnan suunnitteluvaiheessa kannattaa perehtyätoimialaanTarvitaanko yksi vai useampia sopimuskumppaneita?Sopimuskauden pituus?Onko hankinta kertaluonteinen vai toistuva?Millainen on todellinen tarpeemme?

Tarpeellisia ominaisuuksia ja ”hienoja lisäarvo-ominaisuuksia”Halun ja tarpeen erottaminen


Tarjouspyynnön keskeiset osat (1)

Kaikissa tarjouspyynnöissä tulisi määritellä seuraavat osa-alueet

Tarjouksen tekijälle asetettavat vaatimukset ja vaadittavat selvitykset

Hankinnan kohteen määrittely

Tarjouksen ehdottomat muotovaatimukset

Keskeiset noudatettavat sopimusehdot

Tarjouksen valintaperusteet

21


Hankinnan määrittely (1)

Tekniset eritelmät laadittava Viittaamalla standardeihin, teknisiin hyväksyntöihin tai suunnitteluun, laskentaan tai rakennusurakoiden toteuttamiseen tai tuotteiden tuottamiseen liittyviin teknisiin eritelmiin

Suorituskyvyn tai toiminnallisten vaatimusten perusteella

Teknisissä eritelmissä ei saaMainita tiettyä valmistajaa tai tiettyä alkuperää olevia tavaroita

Viitata tavaramerkkiin, patenttiin, tyyppiin, alkuperään, erityiseen menetelmään tai tuotantoon siten, että viittaus suosii tai syrjii tiettyjä tarjoajia.

Jos ei mahdollista, liitettävä ilmaisu ”tai vastaava”


Tarjouspyynnön sisältö (1)

Uusi hankintalaki asettaa vaatimuksia myös tarjouspyynnölle

Tarjouspyyntö tehtävä kirjallisesti

Suullinen tarjouspyyntö sallittu vain poikkeustilanteissa

Laadittava niin selväksi, että tarjoajat voivat sen perusteella antaa yhteismitallisia ja keskenään vertailukelpoisia tarjouksia

Hankintayksikön keinoja: lomakkeet, infotilaisuus jne.

Tarjouspyynnössä/hankintailmoituksessa oltava mm. seuraavat tiedot:

Viittaus julkaistuun hankintailmoitukseenMäärä-aika tarjouksen tekemiselleVaatimukset koskien ehdokkaiden tai tarjoajien taloudellista asemaa, teknistä kelpoisuutta ja ammatillista pätevyyttä

22


Tarjouspyynnön sisältö (2)

Tarjouspyynnössä/hankintailmoituksessa oltava mm. seuraavat tiedot:

Ilmoitettava tarjouksen valintaperuste tai kokonaistaloudellistaedullisuutta käytettäessä tarjouksen valintakriteerit

Tarjousten voimassaoloaika

Tarjouspyynnössä tai hankintailmoituksessa oltava myös muut tiedot, joilla on merkitystä hankintamenettelyssä ja tarjouksen tekemisessä:

hankinnan kohteen määrittely ja laatuvaatimuksettekniset eritelmätvaihtoehtojen sallittavuustärkeimmät sopimusehdot

Jos tarjouspyyntö tai hankintailmoitus eroavat sisältönsä puolesta, on noudatettava sitä, mitä on ilmoitettu hankintailmoituksessa


Hankinnasta ilmoittaminen ja kilpailunaikaansaaminen

23


Ilmoitusvelvollisuus hankinnoissa (1)

Uudessa hankintalaissa säädetään julkisesta ilmoitusvelvollisuudesta kaikkien lainsoveltamisalaan kuuluvien hankintojen osalta

Nykyinen käytäntö pyytää tarjouksia pelkästään tietyiltätoimittajilta ei enää hyväksyttävää

Ilmoittamisvelvollisuus perustuu direktiiveihinOikeuskäytännössä ilmoitusvelvoite on katsottu ehdottomaksi muotovaatimukseksi

Ilmoitusvelvoitteen laiminlyöminen johtanut oikeuskäytännössä hankintapäätöksen kumoamiseen ja velvoitteeseen kilpailuttaa hankinta uudelleen

PK-yritykset kokeneet hankinnoista tiedon saamisen välillä erittäin hankalaksi



EU-kynnysarvon ylittävät hankinnat (pl. toissijaiset palvelut)

Hankintayksikön toimitettava julkaistavaksiEnnakkoilmoitus yli 750.000 e/v hankinnoilleHankintailmoitusJälki-ilmoitus

EU-laajuinen ilmoittaminenEU-kynnysarvon alittavat hankinnat ja toissijaiset palvelut

Kansallinen ilmoittamisvelvollisuus

Ilmoitusten sisällöistä tullaan antamaan erillinen asetus1.6 alkaen kaikki ilmoitukset jätetään osoitteessawww.hankintailmoitukset.fi

24



Ilmoitusmäärät Suomessa

EU-kynnysarvot ylittävät hankinnat € Kpl Valtio 900 miljoonaa 400 Kuntasektori 2,7 miljardia 1 200 YHTEENSÄ 3,6 miljardia 1 600 Kynnysarvojen väliset hankinnat € Kpl Valtio 2,25 miljardia 10 000 Kuntasektori 6,75 miljardia 30 000 YHTEENSÄ 9 miljardia 40 000 Kansalliset kynnysarvot alittavat hankinnat € Kpl Valtio 340 miljoonaa satojatuhansia Kuntasektori 1,02 miljardia yli miljoona YHTEENSÄ 1,36 miljardia yli miljoona Osuus kokonaisarvosta € noin % EU-kynnysarvot ylittävät hankinnat 3,6 miljardia 25 Kynnysarvojen väliset hankinnat 9 miljardia 65 Kansalliset kynnysarvot alittavat hankinnat 1,36 miljardia 10


Vähimmäismääräajat (1)

Avoin menettely Rajoitettu menettely NeuvottelumenettelyOsallistumishakemusten määräaika

- 37 pv 37 pv

Sähköinen hankintailmoitus- 7 pv - 7 pv - 7 pv

Tarjousaika52 pv 40 pv

Tarjouspyyntö saatavilla internetissä

-5 pv -5 pv

Ennakkoilmoitus julkaistu

Osallistumishakemusten määräaika - 37 pv

Tarjousaika22 pv 22 pv

Määrä-ajat EU-kynnysarvon ylittävissä hankinnoissa

25


Vähimmäismääräajat (2)

Lisäksi käytettävissä nopeutettu menettely, jos määrä-aikojen noudattaminen rajoitetussa menettelyssä tai neuvottelumenettelyssä on kiireen vuoksi mahdotonta

Osallistumishakemusten jättämiseen varattava vähintään 15 pvTarjousajan oltava vähintään 10 päivää

Määrä-ajat EU-kynnysarvon alittavissa hankinnoissa ja toissijaisissa palveluhankinnoissa

Laki ei määrittele erikseen määräaikoja hankintaprosessin eri vaiheilleTarjouksen tekemisen suhteen on määritelty, että hankinnan laatu ja laajuus huomioon ottaen varataan kohtuullinen aika tarjouksen tekemiselle

Määrä-aikoja pidennettävä, jos edellyttää paikalla käyntiä


Vapaaehtoinen ilmoittaminenLaissa määritellyt vähimmäismääräajat ovat tyypillisesti aivan liian lyhyitä oikean kilpailun aikaansaamiseksi

Pidempien aikojen käyttäminen ei ole kiellettyäHankkeista saa ja kannattaa kertoa jo paljon aikaisemmin, esimerkiksi

Merkittävien kilpailutushankkeiden listaaminen budjetin laatimisen yhteydessäErillinen tiedote, että hankinnan valmistelu alkaaTiedottamalla jonkun kilpailutuksen valmistelun aloittamisesta

Keskustelemalla markkinoilla toimivien muiden yritysten kanssa

Tietopyynnöt

26


Markkinoiden rakentaminen ja kilpailun aikaansaaminen (1)

Ostaja on yleensä se, joka estää kilpailun aikaansaamisenKilpailutushankkeiden aikataulut ovat usein este kilpailun syntymiselle

Hankinnasta ilmoittaminen

Tarjousaikataulu

Toimitus- tai palvelutuotannon aloitusaikataulu

Maksuaikataulut

Mihin olemme valmiita sitoutumaan?

Olemmeko ostajina uskottavia



Kuinka synnyttää aito kilpailu? Uudet toimijat huomioidaan aikatauluissa

Tiedottamisaikataulu, tarjousaikataulu, palveluiden tuotannon aloitusaikataulu

Määritellään kilpailutettavat kokonaisuudet huomioiden myös markkinoilla toimivat yrityksetSopimusajan pituus järkevä suhteessa vaadittaviin investointeihin

Ostaja myyjän saappaissaHyvän tarjouspyynnön rakentamisessa auttaa ajattelu, jossa ostaja asettuu myyjän asemaan, ja pohtii millaisiin kysymyksiin tarjoaja törmää tarjousta laatiessaan

27



Riskin maksaa OstajaTarjouskilpailussa yritykset eivät halua ottaa hallitsemattomia riskejäOlemmeko tarjouspyynnössä kuvanneet asiat sellaisella tarkkuudella, että tarjoaja voi sulkea pois ”turhat” riskit

Esim. palveluissa asiakkaiden määrä

Laskutusperusteet

Henkilöstömitoitus

Miten pitkissä sopimuksissa on ratkaistu hintojen muuttaminen?


Tarjousten vertailu

28


Tarjoajien valinta (1)

Yleisperiaate: ehdokkaiden tai tarjoajien sulkeminen tarjouskilpailusta suoritettava ennen tarjousten vertailua

Hankintamenettelyn vaiheittaisuus

Tarjoajien kelpoisuuden selvittämiseksi hankintayksikkövoi pyytää tarjoajilta selvityksiä ja asettaa vaatimuksia

Esim. koskien taloudellista ja teknistä suorituskykyä, ammatillista pätevyyttä

Varmistetaan tarjoajien kyvykkyys

Vaatimusten on liityttävä hankinnan toteuttamiseen ja ne on suhteutettava hankinnan luonteeseen, käyttötarkoitukseen ja laajuuteen


Tarjoajien valinta (2)

Pakollisia poissulkemisperusteitaEhdokas tai tarjoaja on tuomittu (lainvoimainen tuomio)

Osallistumisesta rikollisjärjestön toimintaan, lahjuksen antamisesta, törkeästä avustuspetoksesta, törkeästä rahanpesusta

Poissulkemisvelvollisuudesta voidaan poiketa vain yleistä etua koskevan pakottavan syyn perusteella

Muita poissulkemisperusteitaNykyinen käytäntö

Voidaan sulkea tarjouskilpailusta, jos tarjoaja konkurssissa, verojen maksuvelvoitteen laiminlyönti jne.

Tarjoajan kelpoisuusehtojen ja valintakriteerien erottaminen toisistaan!

29


Tarjouksen valinta (1)

Yleisiä vaatimuksia tarjouksen valintaperusteiden ilmoittamiselle ja soveltamiselle

Valintaperusteet ilmoitettava tarjouspyynnössä

Hankintayksikön on valittava tarjous, joka on hinnaltaan halvin tai kokonaistaloudellisesti edullisin

Kokonaistaloudellisen edullisuuden vertailuperusteet hankintayksikön päätettävissä

Vertailuperusteiden tulee liittyä hankinnan kohteeseen eivätkä saa antaa hankintayksikölle rajoittamatonta valinnanvapauttaVertailuperusteet eivät saa olla syrjiviäVertailuperusteilla tulisi pääsääntöisesti olla taloudellista merkitystähankintayksikölleOltava objektiivisiaKustannuksille annettava riittävä painoarvo



Tarjouksen valintaperusteiden ilmoittaminen EU-kynnysarvon ylittävissä hankinnoissa

Tarjouksen valintaperuste tulee olla hinnaltaan halvin tai kokonaistaloudellisesti edullisinKäytettäessä valintaperusteena kokonaistaloudellista edullisuutta, vertailuperusteet ja niiden suhteellinen painotus on ilmoitettava hankintailmoituksessa tai tarjouspyyntöasiakirjoissaPainoarvot voidaan ilmaista myös ilmoittamalla kohtuullinen vaihteluväliJos suhteellisen painotuksen ilmoittaminen ei mahdollista, vertailuperusteet ilmoitettava tärkeysjärjestyksessäVertailuperusteina ei saa käyttää tekijöitä, jotka liittyvät tarjoajien ominaisuuksiin

30



Tarjouksen valintaperusteiden ilmoittaminen EU-kynnysarvon alittavissa ja toissijaisissa palveluhankinnoissa

Tarjouksen valintaperuste tulee olla hinnaltaan halvin tai kokonaistaloudellisesti edullisinKäytettäessä valintaperusteena kokonaistaloudellista edullisuutta, arvioinnissa käytettävät vertailuperusteet on ilmoitettava tärkeysjärjestyksessä hankintailmoituksessa tai tarjouspyynnössäErityistä asiantuntemusta, ammattitaitoa ja henkilökohtaista palvelusuoritusta edellyttävissä hankinnoissa voidaan tarjousten valinnassa huomioida henkilöstön kelpoisuuden vähimmäisvaatimukset ylittävä pätevyys, kokemus ja ammattitaito



Tarjousten vertailun tulee tapahtua vain tarjouspyynnön ehtojen mukaisesti laadittujen tarjousten välillä

Uusia vertailuperusteita ei mahdollista keksiä vertailuvaiheessaMaO: Vakiintuneen oikeuskäytännön mukaan tarjouspyyntöävastaamattoman tarjouksen hylkääminen ei ole ainoastaan oikeus HY:lle, vaan myös velvollisuus, jotta tarjousten asianmukainen vertailu ja sitä kautta tarjoajien yhdenvertainen kohtelu olisi mahdollinen

Laatu arviointikriteerinäKuvattava tarjouspyynnössä, mitä tarkoitetaan!Oikeustapauksissa on todettu, että hankintayksikön on kuvattava tarjouspyynnössä, mitä laatu on sille ko. hankinnan yhteydessä

31


Hankintamenettelyn keskeyttäminen


Hankintamenettelyn keskeyttäminen (1)

Hankintalaissa ei ole säännöksiä hankintamenettelyn keskeyttämisestä

Hankinta voidaan keskeyttää perustellusta syystä. Jos hankinta kuitenkin päätetään toteuttaa myöhemmin, aiempaan menettelyyn osallistuneitten tarjoajien tasapuoliset ehdot ja mahdollisuudet tulee turvata myös uudessa tarjousmenettelyssä.Ratkaisevana sen arvioinnissa, onko hankintayksikköhankintamenettelyn keskeyttäessään menetellyt julkisista hankinnoista annettujen oikeusohjeiden vastaisesti, on pidettävä sitä, onko hankintayksikkö hankinnan keskeyttäessään menetellyt ehdokkaita tai tarjoajia syrjivästi

32


Hankintamenettelyn keskeyttäminen (2)

Hankinnan keskeyttämisen perusteita harkittaessa tulisi ottaa huomioon esimerkiksi

Onko tarjouskierros alun perin järjestetty tarkoituksella, ettei hankintaa sen perusteella tultaisi tekemään

Hankintayksikön vilpitön mieli tarjousmenettelyä aloitettaessa, hankintasäännösten kiertotarkoitus, tasapuolisuus ja syrjimättömyys uutta tarjouskierrosta järjestettäessä


Hankintapäätös ja sopimus

33


Hankintapäätös ja -sopimus (1)

Hankintayksikön on tehtävä ehdokkaiden tai tarjoajien asemaan vaikuttavista ratkaisuista sekätarjousmenettelyn ratkaisusta kirjallinen päätös, joka on perusteltava Päätös ja tarvittavat valitusosoitukset annettava tiedoksi asianosaisille

Hakemusosoitus (kunnat ja kuntayhtymät)Oikaisuvaatimusohje

Päätös saa lainvoiman 14 päivän kuluttua tiedoksisaannistaValitusaika ei ala kulua, jos päätöstä ei ole perusteltu ja tiedoksiantoa ole suoritettu asianmukaisesti


Hankintapäätös ja -sopimus (2)

Sopimuksen syntymisajankohta kannattaa määritellä jo tarjouspyyntöönEU-kynnysarvo ylittävissä hankinnoissa sopimus voidaan tehdä ja päätös panna täytäntöön aikaisintaan 21 päivän kuluttua siitä, kun ehdokas tai tarjoaja on saanut tai hänen katsotaan saaneen päätöksen ja hakemusosoituksen tiedoksi

Määrä-ajasta poikkeaminen mahdollista erityisissä tilanteissa

Hankintapäätöksen tekemisen jälkeen hankintayksikön on tehtävä hankintaa koskeva kirjallinen sopimusPienissä hankinnoissa kannattaa muistaa, että tilauskin on ”sopimus”

34


Hankinta-asiakirjojen julkisuus (1)

Hankinta-asiakirjoihin sovelletaan lakia viranomaisen toiminnan julkisuudestaTarjouspyyntö on julkinen, kun se on allekirjoitettuTarjouskilpailuasiakirjat tulevat julkisiksi asianosaisille, kun hankintapäätös on tehty

Lähtökohtaisesti kaikki tarjousasiakirjat ovat julkisia asiakirjoja pois lukien liike- tai ammattisalaisuudetTarjouspyynnössä kannattaa edellyttää, että tarjoaja erottaa liike-tai ammattisalaisuudet omaksi liitteekseen

Hankintayksikkö ratkaisee, onko jokin asia liike- tai ammattisalaisuus vai eiTarjouskilpailuasiakirjat tulevat yleisölle julkisiksi asianosaisille, kun hankintaa koskeva sopimus on tehty


OikeusturvakeinotHankinta-asioissa muutoksenhakukanavana toimii Markkinaoikeus Markkinaoikeuden toimivallasta; MO voi

Poistaa kokonaan tai osaksi hankintapäätöksenKieltää hankintayksikköä panemasta päätöstä täytäntöönVelvoittaa korjaamaan virheellinen menettelyMäärätä hyvitysmaksun

Jos muutoksenhaku koskee Hallinto- tai kuntalaista johtuvia seikkoja, tulee asiaa koskeva oikaisuvaatimus jättää kunnan toimielimelleMuita oikeusturvakeinoja

Vahingonkorvauskanne käräjäoikeudelleOikaisuvaatimusKantelu EY:n komissiolle

35


Kiitos !

Vesa Haapamä[email protected] 050 516 7814

uusi hankintalaki ja tarjouskilpailun toteuttaminen · hankinta tai palvelun suorittaminen...

Documents