utilizando el software libre de descripción archivística ica atom, para la gestión del archivo...
TRANSCRIPT
Ús del programari lliure de descripció arxivística ICA-AtoM a l’Arxiu Municipal de l’Hospitalet de Llobregat
Màrius de Juan i EscuderDirector de l'Arxiu Municipal de l'Hospitalet
C/ Cobalt, 57, 3r. 08907 - L'HOSPITALET DE LLOBREGAT (Barcelona)
Tel. 93 403 29 24
L’Arxiu Municipal de l’Hospitalet de Llobregat
➢ De titularitat municipal: segona població de Catalunya (259.368 habitants).
➢ Arxiu de caràcter integral: històric i administratiu.
➢ Ocupa prop de 2.000 m2 repartits en dues plantes, amb 11 dipòsits que sumen una capacitat d’emmagatzematge de 10.000 ml.
➢ El fons produït per l’Administració municipal des de 1716 ocupa uns 9.000 ml (80.000 capses).
➢ Missió:
○ Satisfer les necessitats informatives de la gestió administrativa.
○ Justificar els drets de persones físiques o jurídiques.
○ Facilitar i promoure la recerca.
Anàlisi prèvia
★ Les necessitats:
○ L’Arxiu en línia.
○ Materials accessibles.
○ Automatització dels processos arxivístics.
★ Les possibilitats:
○ Adquisició d’un programa de gestió d’arxius: massa car.
○ Elaboració interna de l’aplicació de gestió de l’Arxiu: massa complex.
○ Aprofitament de sol·lucions de programari lliure: poques opcions, només descripció.
La situació de partida
❏ Absència d’un programa informàtic de gestió d’arxius.
❏ Absència d’un programa informàtic de gestió de documents electrònics.
❏ Absència d’una eina de difusió de fons i documents i del propi Arxiu.
❏ Web de l’Arxiu Municipal estàtic i antiquat.
❏ Descripció arxivística: 24 bases de dades, diversos fulls de càlcul i fitxers de text...
❏ Processos arxivístics (transferència, préstec, consulta…): gestió manual i amb bases de dades.
Solucions adoptades
❏ Renúncia a l’adquisició d’un programa informàtic de gestió d’arxius.
❏ Gestió de documents electrònics: incorporació d’Alfresco (TECSIDEL).
❏ Web de l’Arxiu Municipal: renovació prevista durant 2015.
❏ Processos arxivístics:
❏ Préstec, consulta, eliminació: bases de dades, correu electrònic, intranet municipal.
❏ Transferència (Registre d’ingressos):
❏ Descripció arxivística:
❏ Inventaris sumaris, registres interns, documents administratius: 8 bases de dades.
❏ Quadre de fons, fitxes de fons i col·leccions, documents anteriors a 1940:
❏ Difusió de fons i documents i del propi Arxiu:
Procés d’implementació de l’eina
1. Desembre 2011: primers contactes amb el departament municipal d’informàtica.
2. Març 2012: instal·lació en mode de prova.
3. Octubre de 2012: comença la introducció sistemàtica de dades (inventari de sèries) amb la col·laboració de Vidimus.
4. Juny 2014: suport tècnic de Mediterranean Consulting.
5. Gener-febrer 2015: a punt per la publicació en línia de més de 8.000 descripcions.
no és: sí és:
● Una eina de gestió d’arxius, tot i que n’incorpora algunes funcionalitats, com ara la gestió de dipòsits i unitats d’emmagatzematge.
● Una eina de gestió de documents electrònics, tot i que permet la gestió d’objectes digitals diversos, bé enllaçats bé importats directament.
● Una eina d’automatització de processos arxivístics o de gestió documental, encara que incorpora la funció de registre dels ingressos o transferències.
● Un sistema informàtic de gestió documental, malgrat que permeti treballar lliurement amb els elements bàsics del sistema (quadre de classificació, règim d’accessos, etc).
● Una eina de descripció arxivística conforme amb els estàndards i normes internacionals de descripció multinivell ISAD(G), ISAAR(CPF), ISDIAH, ISDF i altres.
● Una eina de difusió de fons i documents i del propi Arxiu a la xarxa, mitjançant l’accés en línia a les fitxes descriptives elaborades pel personal al servei de l’Arxiu.
● Una plataforma de navegació ordenada a través dels materials arxivístics posats a disposició dels usuaris, inclosos tant instruments descriptius com originals electrònics o còpies digitals dels documents.
● Una recurs obert al foment de la recerca i la investigació, la docència o la simple difusió cultural.
Enllaços
http://ca.wikipedia.org/wiki/Arxiu_Municipal_de_l%27Hospitalet_de_Llobregat http://www.l-h.cat/arxiu-municipal http://www.vidimus.net/wordpress/wp-content/uploads/2014/04/Ica_atom_manual_V02.pdf https://www.ica-atom.org/