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Gestión de fincas- Manual de usuario Página :1

Manual de usuario

STOCKS y APROVISIONAMIENTO


TABLA DE CONTENIDOS

Convenciones utilizadas en el manual ....................................................... 3 Introducción .................................................................................................. 4 Barra de menús............................................................................................. 5

• Menú General ..................................................................................... 5 Mantenimientos ................................................................................ 5 Nuevo Login ..................................................................................... 9 Cambiar Password ........................................................................... 9 Gestión de Usuarios ....................................................................... 10 Gestión de programas .................................................................... 10 Salir ................................................................................................ 11

• Menú Aprovisionamiento ................................................................ 11 Pedidos a Proveedores .................................................................. 12 Modificación / Anulación de Pedidos .............................................. 14 Impresión de Pedidos..................................................................... 15 Reimpresión Pedidos ..................................................................... 16 Consulta Pedidos por Proveedor.................................................... 16 Consultar Pedidos por Artículo....................................................... 17 Consultar Pedidos por Fecha ......................................................... 18 Consultar Pedidos Históricos ......................................................... 19 Recepción de Mercancías de Pedidos ........................................... 19 Entrada Directa de Albaranes ........................................................ 22 Modificación / Anulación de Albaranes........................................... 22 Recepción de Facturas................................................................... 23 Consulta Albaranes Históricos ....................................................... 25

• Menú Stocks..................................................................................... 26 Entrada y Salida ............................................................................. 26 Traspasos entre Almacenes........................................................... 28 Propuestas de Pedidos a Proveedores .......................................... 28 Extractos de Movimientos por Artículo ........................................... 29 Extractos de Movimientos por Lote ................................................ 30 Extractos de Movimientos por Ubicación........................................ 31 Inventario Valorado ........................................................................ 32

• Menú Estadísticas............................................................................ 33 Estadísticas Generales................................................................... 33 Más Estadísticas ............................................................................ 34

• Menú Parámetros............................................................................. 35 Parámetros Generales Stock ......................................................... 35


Convenciones utilizadas en el manual clic ..... Clic con el botón izquierdo del ratón D-clic .... Clic con el botón derecho del ratón Doble-clic .... Doble Clic con el botón izquierdo del ratón


Introducción El módulo de stocks controla el mantenimiento en tiempo real de hasta 100 almacenes en línea, de forma transparente. Realiza entradas, salidas o ventas a precio medio ponderado o a último precio de coste. Incorpora consulta de movimientos, inventarios globales, a nivel de almacén concreto o a partir de la consolidación de diferentes almacenes, estadísticas de compras por almacén o de movimientos genéricos, cálculo de mínimos parametrizables o traspaso entre almacenes, por tres vías diferentes, pantalla, impresora o grabando un fichero. El stock puede expresarse tanto en número de litros, en Hectogrados y en botellas o cajas, dependiendo del estado en que se encuentre cada producto. El control de aprovisionamiento permite generar y (re) imprimir pedidos a proveedores bajo formato personalizado, que pueden modificarse o consultarse por artículo o proveedor. La recepción total o parcial de género actualiza tanto stocks como el precio de coste y realiza una ponderación del precio medio, grabando un histórico de albaranes recibidos que posteriormente se utilizará en el proceso de recepción de facturas de proveedor para verificar factura con albaranes.


Barra de menús La barra de menús contiene los menús siguientes:

Dentro de cada uno existen varias opciones que se comentaran a continuación.

• Menú General Mantenimientos

Mantenimiento de Proveedores En el mantenimiento del campo Proveedores aparecen el código del proveedor y el nombre en la cabecera, a continuación se definen sus características. El formulario tiene una forma parecida a la de la figura.


Mantenimiento de Datos complementarios de Proveedores Dentro de la opción de mantenimiento de Datos complementarios Proveedores encontramos formularios de mantenimiento para Formas de pago a Proveedores, Direcciones de Envío, Condiciones Especiales de Compra, Tablas de Descuento. Especiales: Valores. Se accede a éstos mediante un clic encima del nombre. El formulario tiene una forma parecida a la de la figura.

Mantenimiento de Formas de Pago a Proveedores En el mantenimiento de Formas de Pago a Proveedores aparecen sus características. El formulario tiene una forma parecida a la de la figura.


Mantenimiento de Direcciones de Envío de Proveedores En el mantenimiento de Direcciones de Envío de Proveedores aparecen sus características según el código del proveedor. El formulario tiene una forma parecida a la de la figura.

Mantenimiento de Condiciones Especiales de Compras En el mantenimiento de Condiciones Especiales de Compras aparecen sus características según el código del proveedor. El formulario tiene una forma parecida a la de la figura.


Mantenimiento de Tarifas de Compras En el mantenimiento de Tarifas de Compras aparecen su precio según el código de la Tarifa y del código del Artículo. El formulario tiene una forma parecida a la de la figura.

Mantenimiento de Tablas de Descuento En el mantenimiento de Tablas de Descuento aparecen las características de los descuentos según el tipo de descuento de proveedor. El formulario tiene una forma parecida a la de la figura.


Nuevo Login La opción Nuevo Login permite el cambio de usuario, se accede a través del menú General.

El formulario que se muestra es el de la figura, se debe especificar el nombre de Usuario y el Password.

Cambiar Password La opción Cambio de Password permite el cambio de la palabra clave del usuario, se accede a través del menú General.

Se debe indicar el Usuario y la Palabra clave nueva dos veces (en la caja de texto Palabra clave y Confirmar, mediante un clic en Aceptar se cambiará la clave.


Gestión de Usuarios La opción Gestión de Usuarios permite visualizar el grupo de Usuarios disponibles y la lista de accesos. También permite Añadir (mediante el botón

), Modificar ( ) y Eliminar ( ) usuarios. Se accede a través del menú General.

Gestión de programas La opción Gestión de Programas permite visualizar el grupo de programas disponibles y el nivel de acceso para cada función. Se accede a través del menú General.

También permite Añadir (mediante el botón ), Modificar

( ) y Eliminar ( ) programas y funciones.


Salir La opción Salir permite cerrar el programa. Se accede a través del menú General pero también se puede cerrar el programa mediante el botón de la barra de Herramientas o de la ventana.

El formulario que aparece a continuación es el de la figura que obliga a confirmar la salida del programa.

• Menú Aprovisionamiento


Pedidos a Proveedores Se accede a través del menú Aprovisionamiento.

El formato del formulario se muestra en la siguiente figura.

Primero se debe introducir el proveedor, éste se puede escoger del formulario

de selección que se abre con el botón . Una vez escogido el proveedor


automáticamente se rellenan algunos campos correspondientes a características de éste. De todas formas se pueden modificar para el pedido en concreto. Para introducir los datos de las líneas, se debe hacer doble-clic en la rejilla que corresponde a la zona de las líneas.

Los formularios son parametrizables, lo que permite modificar los campos presentes, añadir o quitar campos, etc. Entonces aparece el formulario siguiente, cuando se termina la introducción de

datos, se debe hacer clic en el botón , entonces, para cada línea nueva aparecerá en blanco el mismo formulario para permitir la entrada de nuevos datos.

El tipo de línea que sale por defecto es el tipo 0, manualmente se puede cambiar, y también se puede automatizar que cada serie tenga un tipo de línea por defecto. (Mediante parámetros, tipos de línea). Después de entrar la línea vuelve a aparecer el formulario en blanco, si ya no

se desean entrar más líneas se debe hacer clic en el botón . Aparece un mensaje de aviso como el de la figura.

Para continuar modificando el documento debemos hacer clic en . Las líneas se pueden modificar, para esto se debe hacer doble-clic en la fila de la rejilla de la línea. También de puede eliminar la línea mediante el botón

.


Del pedido se pueden visualizar los totales mediante el botón de la zona inferior del formulario. Se muestran como en la figura.

Se puede cancelar el pedido mediante el botón . Para terminar

el proceso se debe procesar el documento mediante el botón . En la pestaña tenemos un formulario para la consulta de datos del cliente: Observaciones Proveedor, Ver Acumulados, Extractos, Documentos Pendientes, Documentos Históricos, haciendo clic en el botón correspondiente.

En la pestaña permite opciones de usuario como la entrada de Observaciones.

Modificación / Anulación de Pedidos Esta opción permite la modificación y anulación de pedidos procesados, se accede mediante el menú Aprovisionamiento.

En la opción Modificación / Anulación de Pedidos, el formulario es igual al de entrada de pedidos, pero en este caso se escoge un pedido ya existente mediante el formulario de selección siguiente.


A partir de este formulario se pueden realizar las modificaciones necesarias o

eliminar el pedido mediante el botón , en este caso se muestra en mensaje de aviso siguiente para confirmar.

Impresión de Pedidos La opción Impresión de Pedidos, permite imprimir el pedido por primera vez, se

accede mediante el menú Aprovisionamiento y el icono .

El formulario que aparece es el de selección del pedido. Sólo se pueden escoger aquellos que no se han impreso, los que ya han sido impresos se deben imprimir mediante la opción Reimprimir Pedidos.


Reimpresión Pedidos La opción Reimpresión de Pedidos permite reimprimir pedidos, se accede mediante el menú Aprovisionamiento.

El formulario es como el de la figura siguiente, se debe seleccionar la serie y el año y se puede limitar por el numero de presupuesto. También permite la selección de la divisa.

Consulta Pedidos por Proveedor Esta opción permite la consulta y obtención de un listado de pedidos pendientes por proveedor, se accede mediante el menú Aprovisionamiento.


El formulario que aparece es como el de la figura, se puede seleccionar el pedido por proveedor y almacén.

Consultar Pedidos por Artículo Esta opción permite la consulta y obtención de un listado de pedidos pendientes por Artículo, se accede mediante el menú Aprovisionamiento.

El formulario que aparece es como el de la figura, se puede seleccionar el pedido por artículo y almacén.


Consultar Pedidos por Fecha Esta opción permite la consulta y obtención de un listado de pedidos pendientes por fecha, se accede mediante el menú Aprovisionamiento.

El formulario que aparece es como el siguiente, se puede seleccionar el pedido por proveedor, fecha de recepción y numero de documento.


Consultar Pedidos Históricos Esta opción permite la consulta de pedidos por proveedor históricos, se accede mediante el menú Aprovisionamiento.

El formulario de selección es como el siguiente, donde se debe especificar el año y el numero de pedido o el proveedor.

El formulario de consulta es como el de entrada de pedidos pero no se pueden modificar.

Recepción de Mercancías de Pedidos La opción Recepción de Mercancías de Pedidos genera un albaran de compra a partir de un pedido a proveedor.


En el formulario de selección se puede introducir el numero del pedido o el proveedor.

Cuando en las líneas no existe el lote definido aparece el mensaje de la imagen, dónde se debe entrar el número de lote y el depósito.

El desglose de una línea en lotes aparece a continuación, se muestra en la figura.


En el siguiente formulario aparecen los datos detallados, es éste se puede cambiar las formas de pago , vencimiento y la relación de IVA.

Cuando está todo correcto, para procesar el documento se debe hacer clic en

el botón . En esta operación existen las opciones siguientes:


Si procesamos el documento, se nos muestra un formulario con los totalizadores del documento. Si está todo correcto se debe hacer clic en Aceptar para procesarlo.

Entrada Directa de Albaranes La opción Entrada Directa de Albaranes genera albaranes sin que existan pedidos de proveedores pendientes. Se accede mediante el menú aprovisionamiento.

El formulario es como el de entrada de pedidos.

Modificación / Anulación de Albaranes Esta opción sirve para modificar o eliminar un albarán, se accede mediante el menú Aprovisionamientos.


Primero se deberá seleccionar el albarán a modificar, el formulario de modificación es como el de entrada de pedidos a proveedores.

Recepción de Facturas Esta opción genera la afectación contable correspondiente a la factura seleccionada. Se accede mediante el menú Aprovisionamientos.

En el formulario que se muestra a continuación, se debe elegir el proveedor, escribir el numero de la factura y la serie a la que afectará la contabilidad. Se muestran en la rejilla izquierda los albaranes pendientes de facturar, mediante un doble-clic se traspasan a la rejilla de la derecha como Albaranes de la Factura. En éste formulario se puede modificar la forma de pago y el vencimiento, el tipo de relación de iva e incluso el banco por el que se pagará.


Cuando ya está todo correcto se debe hacer clic en para continuar. Entonces se muestra la afectación contable del asiento.

En este formulario se puede pulsar Esc para cancelar el asiento, en este caso aparece un mensaje como el de la figura.


Se puede editar cada fila mediante un clic en la línea, entonces se puede eliminar el apunte, crear uno nuevo, Cancelar o Validar el asiento.

Si se quiere continuar se debe hacer clic en , si el asiento está descuadrado aparece un mensaje como el siguiente.

Consulta Albaranes Históricos


Mediante esta opción se puede consultar de forma detallada un albaran histórico. Se debe seleccionar el albaran indicando el año, el numero de albaran y el proveedor.

El formulario de consulta es como el de entrada de albaranes pero sin la posibilidad de modificarlo.

• Menú Stocks

Entrada y Salida La opción Entrada y Salida permite registrar las entradas y salidas de género. Se accede mediante el menú Stocks.


Se debe entrar el artículo, el tipo de movimiento, el almacén, el numero de documento, la cantidad, un lote y ubicación si es conveniente, y el proveedor.

Para terminar se debe hacer clic en . Si se desea imprimir el movimiento manual se debe hacer clic en el botón

. El formulario es como el siguiente, en éste se pueden seleccionar el artículo, las fechas y el almacén. También se pueden borrar los

movimientos manuales mediante el botón .


Traspasos entre Almacenes La opción Traspaso entre Almacenes permite el registro de traspaso de materiales. Se accede mediante el menú Stocks.

El formulario permite la selección del almacén de entrada y salida, el numero del documento, el artículo y los lotes y ubicaciones en los artículos que correspondientes.

Si se desea imprimir el movimiento manual se debe hacer clic en el botón

. El formulario es como el siguiente, en éste se pueden seleccionar el artículo, las fechas y el almacén. También se pueden borrar los

movimientos manuales mediante el botón .

Propuestas de Pedidos a Proveedores La opción de propuesta de pedidos a proveedores permite generar un listado con aquellos artículos que tengan especificada una Existencia Mínima en el almacén. Pero si se desmarca la opción de artículos con mínimo establecido, aparecen en el listado aquellos artículos de los que el stock es negativo.


El formulario de selección es como el siguiente, se deben escoger los límites de artículos y de proveedor.

Extractos de Movimientos por Artículo Mediante la opción Extractos de Movimientos por Artículo se pueden visualizar los movimientos y operaciones de un artículo en concreto. Se accede mediante el menú Stocks.

El primer formulario es el de selección por límites de artículos, fechas, y almacenes. Además existen las opciones de visualizar o no existencias iniciales y unificaciones.


El formulario de consulta es como el de la figura siguiente, en él se encuentra una barra de herramientas y una tabla con el contenido de la consulta.

Mediante el icono se permite seleccionar el tipo de consulta, por artículo, por lote o por fecha. Los dos botones siguientes sirven para imprimir toda la

consulta o sólo la del artículo seleccionado . Las flechas sirven para

moverse de una consulta a otra y el icono sirve para cambiar el color de la selección. En el centro se encuentra el artículo, el lote o

la ubicación que se está visualizando en pantalla .

El icono sirve para cerrar la consulta.

Extractos de Movimientos por Lote Mediante la opción Extractos de Movimientos por Lote se pueden visualizar los movimientos y operaciones de un lote en concreto. Se accede mediante el menú Stocks.


En el formulario de selección se debe especificar el artículo, los límites para los lotes, las fechas y los almacenes.

El formulario de consulta es como el de consulta de extractos de movimientos por artículo.

Extractos de Movimientos por Ubicación Mediante la opción Extractos de Movimientos por Ubicación se pueden visualizar los movimientos y operaciones de una ubicación en concreto. Se accede mediante el menú Stocks.

En el formulario de selección se deben limitar las ubicaciones y las fechas. También se debe seleccionar o no la opción de visualización de unificaciones.


Inventario Valorado La opción Inventario Valorado permite la visualización e impresión del listado de existencias.

El formulario de selección permite escoger límites para los artículos, almacenes y tipo de productos. También permite extraer el inventario a una fecha en concreto o en el momento actual.


Mediante las opciones se pueden listar las existencias desglosadas por lotes o por litros, se pueden incluir los costes, los artículos con existencia ‘0’, o sólo los que se encuentran a ‘0’ en el almacén seleccionado, se puede listar por código estadístico e incluir la existencia disponible. El orden se puede establecer según el código del artículo, el tipo de producto y el valor de cuenta / subcuenta del inventario. Además se pueden filtrar los artículos a listar, mediante el filtro del código del artículo.

• Menú Estadísticas En el menú estadísticas se encuentran las opciones Estadísticas Generales y Más Estadísticas.

Estadísticas Generales Mediante la opción Estadísticas Generales se preparan y obtienen las estadísticas periódicas de aprovisionamiento.


Se deben seleccionar los límites de fechas a preparar, una vez realizada la preparación se pueden obtener las estadísticas haciendo doble-clic en los botones inferiores correspondientes.

Más Estadísticas

La opción Más Estadísticas permite la ubicación de estadísticas, procesos, listados generados para el usuario.


• Menú Parámetros

Parámetros Generales Stock Parámetros Generales Stock El último numero de pedido se va actualizando en este campo.

Descuentos Línea Documento En la entrada de documentos se pueden especificar hasta dos descuentos por línea, el segundo es siempre manual pero el tipo del primero se indica con este parámetro. Puede ser “siempre manual o no hay”, “3 tarifas de descuento por artículo” o “99 tablas de descuento por familia de artículos”.

En el caso de 3 tarifas de descuento se debe especificar en el cliente el tipo de descuento del artículo (de 0 a 3) y los descuentos correspondientes en la ficha del artículo (%dto. 1, %dto. 2, %dto. 3). De esta manera si en la ficha del cliente el tipo de descuento es 1 se aplicará el %dto.1 y cuando el cliente tiene un 0 en el tipo de descuento se aplica un 0% de descuento. En el caso de 99 tablas de descuento, el tipo de descuento del artículo en la ficha del cliente tiene valores de 0 a 99. Mediante la Tabla de Descuentos se pueden especificar para cada tipo de descuento del cliente, 32 % de descuento de artículos. En la ficha del artículo se debe indicar en el campo %dto1 el valor de 1 a 32 de la tabla que debe actuar. Si la tabla de condiciones especiales de compra especifica un valor de precio o de descuento diferente de 0 actuarán las condiciones especiales de venta y no las tablas que especifiquen los parámetros generales de Descuentos Líneas Documentos. IIEE Incluidos en Precio

Si se selecciona la primera opción, no incluido, en los documentos se añade una línea con los IIEE correspondientes a los artículos, para cada tipo impositivo.


La opción incluido y desglosado: los impuestos están incluidos en el precio imputado y se separan en el precio memorizado. La opción incluido, no desglosado, sin detalle: no se desglosan ni se añaden líneas de detalle de los impuestos. La opción incluido, no desglosado, con detalle: se detalla una línea por tipo impositivo, es informativo. Condiciones Especiales Con este parámetro se indica la utilización de las condiciones especiales de venta. Las posibilidades son que no se utilicen, que si, o que se utilicen con condición de artículo. En los dos últimos casos se utilizarán las condiciones especiales de clientes, pero en el caso de utilización con condición de artículo, a demás, se pueden especificar una parte del código de artículo para que todos los artículos que contengan esa parte utilicen la misma condición.

Tarifas en Divisas

Tarifas en Divisas no, la divisa de la tarifa de venta es la de la empresa, si el cliente tiene otra divisa hace la conversión, en caso afirmativo la tarifa de venta está en la divisa del cliente. También afecta a los IIEE. Textos en Documentos

El texto en los documentos indica si se incluyen los textos transferibles de los documentos. Decimales Las opciones de Decimales permiten especificar el número de decimales en cada caso. El numero de decimales en el cuerpo y en el Pie de Factura se debe ajustar a los decimales de la divisa para cuadrar la contabilidad.


Tipo IVA El tipo de iva que se aplicará en la factura puede especificarse para que dependa del proveedor o del artículo, en el primer caso la factura tendrá un tipo de iva común, y en el segundo tendrá un tipo de iva por línea. Cuando se fija que dependa del artículo, este actuará cuando el cliente tenga tipo de iva 0, si el cliente tiene otro tipo de iva, actuará el iva de la ficha del proveedor.

Financiación en Facturas

Afecta base imponible y IVA: se calcula la financiación antes de aplicar el IVA. No afecta base imponible y si IVA: se calcula después de añadir el IVA. No afecta la base imponible ni IVA: se calcula sobre la base imponible sin afectar la base de IVA. Históricos

En caso afirmativos se actualizan los históricos de Presupuestos, Pedidos y Albaranes. Impresora Forzada Pedidos Permite la entrada de una impresora para imprimir los pedidos de forma automática cuando se procesa el pedido.


Nº Últimas Compras a Visualizar Se mostraran las últimas compras del artículo en la entrada de un nuevo pedido.

Decimales Precio Inventario Indica el numero de decimales que se mostrarán en el inventario.

Precio Inventario El precio inventario permite escoger el precio de coste del lote o el precio medio del artículo.

Inventario Precio Neto Bruto Permite especificar el tipo de precio del inventario Neto o Bruto.

Expresión Precio de Inventario Existe la posibilidad de asociar una expresión al precio del inventario.

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