uso efectivo del tiempo
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Uso efectivo del tiempoHerramientas para el desarrollo personal
Enero de 2009
Secretaría de GobiernoComité de Modernización y Calidad de Gestión
“Sólo puede degustar el sabor de los días quien se despoja de la obligación de tener un destino”
Emile Cioran
“La libertad no nace del fusil sino de la organización”.
Origen desconocido
Objetivos del taller
Tomar conciencia que el “uso del tiempo” depende de nuestros propios hábitos (autocrítica)
Aprender una metodología para mejorar el “uso del tiempo” (organización personal)
Poder reaccionar concientemente ante situaciones de mal uso del tiempo
Definición de Tiempo
Enc. Cumbre: “Relación que se establece entre dos o mas fenomenos, sucesos, cuerpos u objetos”
Larousse: Duración de los fenómenos…época, siglo
Real Academia: “Duración de las cosas sujetas a mudanza”
Aristóteles: “Medida del movimiento según antes y despues”
de la potencialidad
del acto
a la posibilidad
de la realidad
Pasaje
Tiempo
Cronos: Dios del tiempo real e inexorable, cuyo paso nos lleva inevitablemente a la muerte. Es el tiempo secuencial y cronológico
Kairos: Dios del tiempo interior de los hombres, el de los sueños y del espíritu. Es el que nos devuelve la vida.
Tiempo
Es el “entre tiempo”. Un período indeterminado de tiempo (cronos) donde “algo especial” sucede.Esta relacionado intrínsecamente con la calidad de atenciónEs el momento justo o critico, donde algo nuevo surge o sucedeEs el tiempo en que uno vive intensamente, lo disfruta, lo paladeaEs el tiempo en el que verdaderamente “se vive”
Si C + K > 50 horas semanales Problemas de tiempo
Si C > 65% Cansancio y baja eficiencia
Tiempo
El mas importante de los recursos
Es intangible
El mas equitativo de los recursos
Caduca (no se almacena)
Es irrecuperable
Tiene múltiples ocupaciones (se puede administrar bien o mal)
Es de difícil evaluación
Es difícil de cuantificar lo bien o mal que lo usamos
Es incontrolable. No se puede variar su velocidad, dirección o sentido
No podemos aumentar la “cantidad”, pero si la “calidad”
Tiempo Características
Síntomas sobre Problemas en el Uso del Tiempo
Brecha entre lo planeado y lo realizado: aspiraciones vs realizaciones
Brecha entre esfuerzo realizado y resultado obtenido : Costo/ Beneficio
No completamos nuestros objetivos
Postergamos nuestro desarrollo a Largo Plazo
Descuidamos relaciones familiares y personales
El tiempo “no vuela”. Lo administramos mal
El tiempo no se “tiene”, el tiempo se “hace”
Uso del Tiempo
Autogestión1
Normalmente el mal uso del tiempo, depende de una mala selección o distribución de las acciones realizadas
Autogestión
Es uno el que cambia
No se supera, lo que no se asume
Somos sólo nosotros
los que podemos mejorar
la calidad de nuestro tiempo
No hay nada mas fácil que estar ocupado.
Lo difícil es ser eficaz.
Mackenzie
Autogestión
Eficiencia / Eficacia
Hago las cosas bien (eficiencia)
aunque no era lo mas conveniente (eficacia)
Autogestión
Algunas creencias erróneas
1. Hacer las tareas con mas rapidez
Bajo presión normalmente se producen mas errores.
Hay menos tiempo para pensar, planificar, reflexionar
2. Hacer las tareas, durante mas horas
Desaparece el “tiempo personal”
La mente es “menos clara”
No importa cuanto tiempo se “ahorre”
Siempre habrá cosas por hacer
Se deben “tomar decisiones”
Y pasar “de la decision a la accion”
Pasar de la reacción a la proacción
Pasar de solucionar problemas,
a crear alternativas
“La situación
me domina”
Actitud Reactiva
“yo domino la situación”
Actitud Proactiva
El cambio proactivo
Aparenta no ser necesario
Se anticipa
Es un cambio “no obligado”. Por eso muchos dicen: “¿para que?”
Es el único que genera progreso real (el reactivo es para regresar a la situación original)
Es un progreso dirigido
A mas actitudes proactivas, menos actitudes reactivas
Mínimo inevitable
Actitud ReactivaActitud Proactiva
Siempre habrá tiempo suficiente para las cosas que realmente es necesario hacer.
Hagamos las cosas que se deben hacer, antes que las que queremos hacer.
Distribución diaria del tiempo
Personal
Laboral
Descanso Personal
Laboral
Descanso
El tiempo laboral
Se tiende a pensar que se paga por el trabajo,
pero en realidad se paga
por el tiempo en que se realiza ese trabajo,
y se espera que en ese tiempo
se obtengan ciertos resultados
Uso del tiempo
Auto observación2
Habitualmente hacemos:
Lo agradable antes que lo desagradable
Lo que se hace rápidamente antes que lo que se hace lentamente
Lo fácil antes que lo difícil
Lo sabido antes que lo nuevo
Lo urgente antes que lo importante
Lo que nos imponen antes que lo que elegimos
Auto observación
Que los hábitos nos dejen mas tiempo libre,
para los procesos inteligentes.
1. Medir la utilización del tiempo
2. Observar las actividades
3. Medir las interrupciones y las perdidas de tiempo
Auto observación
De: A Tiempo Actividad Causa
08:00 – 09:0009:00 – 10:3010:30 – 11:30
11:30 – 12:3012:30 – 13:5013:50 – 14:00
1 Hora1 ½ Hora1 Hora
1 Hora.1hora 20 min.10 min.
Revisar correoLeer y delegar expedientesVisita de presidente de comisión vecinalActo de fin de añoLlamado de IntendenteReunión de equipo de trabajo
HabitualHabitualImprevisto impostergable
AgendadoAsunto importanteCorrimiento forzoso
Auto observación (el marcapasos)
Es un proceso de mejora continua
Auto observación
Proceso de buen uso del tiempo
Fijar objetivos
Planificar
Tomar decisiones
Transferencia
Puesta en práctica
Control
InformaciónComunicación
Proceso de buen uso del tiempo
Todo es difícil,
antes de ser fácilProverbio Persa
1 Análisis de los objetivos
Fijar ideales; Tanto laboral como familiar y personalmente (¿Qué deseo?)
Ponerlos por escrito: para controlarlos periódicamente, no perder la orientación, ni malgastar tiempo y energías en cosas secundarias o innecesarias
Análisis de la situación: particular (virtudes y defectos) y entorno
Fijar objetivos y metas
Evaluar planes de contingencia
2 Planificación
Debe analizarse los:
Qué (cuantificarlos y priorizarlos)
Cómo
Cuándo (plazos)
Con qué (recursos)
Puede planificarse en forma: anual, trimestral, mensual, semanal, diaria
Revisar las metas
Establecer tareas diarias especificas
Organizar las tareas por orden de prioridad
Determinar el tiempo que demandará cada tarea
Anticipar los obstáculos que se pueden encontrar
2 Planificación
El tiempo ganado, se usa en:
a) Nuevos objetivos
b) Replanificar
c)Descanso
2 Planificación
Por cada hora en la planificación
Pueden ahorrarse de 3 a 4 horas en la ejecución
y se hace mas placentero el trabajo
2 Planificación
“Afilar el hacha”
3 Tomar decisiones
URGENTEPOCO
URGENTE
IMPORTANTE A B
POCO IMPORTANTE C P
Se deben tratar los temas,
que más rápido me lleven a cumplir mis objetivos
o que más influyan en el resultado
3 Tomar decisiones
Habilidades de un administrador
Concentrarse solo en los asuntos importantes
Mantener múltiples canales de información
Dar noción de dirección con objetivos abiertos
Analizar la mejor decisión posible acerca de futuros cursos de acción
Estrategias deliberadas y emergentes
Estrategiaformulada
Estrategia No realizada
Estrategiadefinida
Estrategiarealizada
Estrategiaemergente
TRANSFERENCIADelegación
3 Tomar decisiones
Permanente
Circunstancial
Esquema clásico de empresa
Cuanto mas alto es el nivel jerárquico, mas tiempo se dedica a planear.
Delegar para trabajar mas inteligentemente, que arduamente
Nivel 1
Nivel 2
Nivel 3
Delegación
Autoridad / tarea
Responsabilidad
Transferible
Intransferible
¿A quién?
Prepararlo/aSino, seguimiento permanente
Sino, no quejarse
Delegación
Hay que detallar:TEMA: Que, porque, para que (Permite que se tomen propias decisiones)
•AUTORIDAD: Poder
•MEDIOS: Cómo y con qué
•PLAZOS: Para cuando
Delegación
Preparar la orden. No improvisar
Determinar el momento preciso
Elegir el medio apropiado (radio, teléfono, escrito, personal)
Dar la orden directamente. No usar emisarios
Respetar las jerarquías
Ser claro y preciso al transmitir
Aclarar bien los plazos
Delegación
Verificar el estado de ánimo de quien recibe la orden
Evitar ironías, abuso, intolerancia
No pedir un favor. Dar una orden (Con amabilidad y cortesía)
Repetir todas las veces que sea necesario
Verificar que la orden ha sido entendida correctamente
Escribir cuando sea indispensable
…Delegación
Alto
DE
SA
FIO
S
Bajo
Baja CAPACIDAD/ESAlta
Delegación
4 Puesta en práctica
Capacidad de trabajo y concentración depende de:
Procesos fisiológicos, hábitos, personalidad, etc.
Capacidad
de
concentración
Hora del día
A ABB
C
0 222 204 1886 161412 2410
1. Tener horarios de trabajo ininterrumpidos: (habitualmente a la mañana temprano o por la tarde)
2. Hacer llamadas por tanda: (habitualmente antes del almuerzo o antes del fin del día)
4 Puesta en práctica
Ser constantes
No buscar la perfección
Evitar las acciones a “contrapelo”
4 Puesta en práctica
5 Información y comunicación
Tanto la información como la Comunicación debe ser clara y concisa
La información debe servir para tomar decisiones
Que nos permitan modificar oportunamente las vías de acción
¿Selecciono lo que leo?
¿Leo lo esencial?
5 Información y comunicación
Cuando hablo por teléfono…
¿Preparo bien los detalles para los cuales llame?
5 Información y comunicación
¿Puede sustituir una larga comunicación por un fax o un correo-e?
¿Puede sustituir un e-mail por una comunicación corta?
¿Cómo utilizo mi celular? ¿Gano tiempo o pierdo Tiempo? ¿Cómo lo administro?
¿Uso eficientemente la computadora?
¿Podría mejorar la información que manejo con ella?
5 Información y comunicación
¿Tengo la información que necesito para tomar decisiones?
¿La tengo ordenada y la puedo usar con facilidad?
5 Información y comunicación
¿O tengo un montón de datos que nunca utilice y que no se ni para que sirve?
El espacio de trabajo
1. Comodidad física
2. Buena iluminación
3. Tener cerca el equipo e información que se utiliza con frecuencia
4. Liberar de papeles (excepto los que se están usando)
5. Material en orden, para reducir el tiempo de búsqueda
Algunos mitos
1. “Soy una persona muy ocupada”
Se confunde actividad con obtencion de resultados
2. “Yo trabajo en equipo”
No se delega. Se está en todo. Se invade puestos
3. “No tomemos la decisión, hasta tener todos los datos”
No se decide a tiempo, o no se decide
4. “Cuanto más trabajamos, mejor va a salir”
Confundimos trabajar más, con trabajar mejor
5. “No me la compliques”
Se trata los asuntos dificiles de manera superficial. Se está condenado a repetir lo que salió mal.
6 Control
Centrarse en el objetivo
Intentar siempre mantener o recuperar el foco
Establecer fechas de seguimiento
Preguntarnos
¿Cumplí mis objetivos?
¿Lo hice en forma eficaz?
Si no pude, ¿Cuál fue la causa?
6 Control
Yo me debo ocupar de mi trabajo, y no que mi trabajo se ocupe de mi
6.- Control
Auto observación(volvemos al marcapasos)
De: A Tiempo Actividad Causa
08:00 – 09:0009:00 – 10:3010:30 – 11:30
11:30 – 12:3012:30 – 13:5013:50 – 14:00
1 Hora1 ½ Hora1 Hora
1 Hora.1hora 20 min.10 min.
Revisar correoLeer y delegar expedientesVisita de presidente de comisión vecinalActo de fin de añoLlamado de IntendenteReunión de equipo de trabajo
HabitualHabitualImprevisto impostergable
AgendadoAsunto importanteCorrimiento forzoso
RetrasosCausas
• Hacer trabajos no placenteros
• Hacer trabajos difíciles
• Indecisión
Carreras de último momento
Resultados por debajo de la calidad esperada
Fechas de entrega no cumplidas
Ciudadanos y compañeros insatisfechos
Estrés
Más tiempo improductivo
Disminución de nuestra efectividad
Postergación de tareas u objetivos indefinidamente
RetrasosSíntomas
1 Comportamiento personal
No llevar una agenda proactiva
No priorizar tareas
Postergar decisiones
No informar (comunicación)
No saber decir “no”
Desmotivación o stress
RetrasosSíntomas
2 Estructura Organizativa
Canales de información escasos o deficientes
Estructura pesada (burocracia)
Exceso o falta de reuniones
Sistemas de coordinación deficientes
“Puertas abiertas” constantemente
No existe un filtro de llamadas telefónicas
RetrasosSíntomas
3 Equipo
No hay suficiente delegación
Equipo dependiente del jefe
Exceso de supervisión
Objetivos pocos claros
Poca planificación
Conflictos internos
RetrasosSíntomas
4 Entorno
Interferencia de los superiores jerárquicos
Imprevistos
Urgencia (demasiada reacción)
Exceso de correo electrónico
Falta de cooperación
Conflictos de funciones
RetrasosSíntomas
RetrasosAgentes
Interferencias: situaciones
Ladrones: Personas
6 Control
Desperdiciadores de tiempo externos
Excesivo flujo de papeles
Información (falta o exceso)
Teléfono
Visitas
Reuniones
Fallas en la comunicación
Políticas ineficientes
Procesos ineficientes
Priorizar actividadesPlanificar reuniones, visitas y llamadasOrden de llamadasBalancear la parte social con lo negociosNo extenderseTiempos “sin interrupciones”Sintetizar ideasHablar y escribir clara y sencillamentePensar antes de hablar o escribirNo revisar cuando los beneficios son pocosPrevé un tiempo diario para interrupcionesAtender fuera de la oficina o de “parado”Aprender a decir noDesalienta reuniones innecesariasPreestablecer los tiempos para las reuniones
ReflexiónDecisiónDisciplinaDesarrollar hábitos
Desperdiciadores de tiempointernos
Falta de objetivos o pocos claros
Falta de planeamiento
Falta de prioridades
Dejar cosas para después
Hacer muchas cosas a la vez
Indecisión
Incapacidad para negarse
Desorden
6 Control
Situación Por que Causa del porque
No delego Personal inexpertoFalta de
capacitación
6 Control
Estilos improductivos del Uso del Tiempo
Encuesta
Estilos improductivos del Uso del Tiempo
Perfeccionista
No tiene visión global
Se ocupa de detalles que no aportan valor
Lento en la toma de decisiones. (Inseguridad, Falta de información, Aspiración a la solución optima)
Muy autoexigente (insatisfacción permanente)
Exigente con el equipo (exceso de control)
Su frase: “Un buen trabajo, nunca es perfecto”
Colega
No sabe decir no
Evita enfrentarse a situaciones delicadas
Asume compromisos innecesarios
Demasiado preocupado en no molestar a otro
Varía su posición, según el interlocutor
Frase para el/la: “A veces debemos aceptar no ser aceptados”
Estilos improductivos del Uso del Tiempo
Omnipotente
No se permite debilidades
Se siente obligado a “poder con todo”
Es incapaz de pedir ayuda
No delega
Trabaja bajo presión, aunque cometa errores
Recomendaciónes para el/la: “Aceptar las propias limitaciones, no le convierte en inútil”
Estilos improductivos del Uso del Tiempo
Inconstante
Lleva muchos temas en paralelo
Comienza los proyectos con mucha ilusión, pero la pierde rápidamente
Se esfuerza mucho, pero de forma dispersa
Desconcierta a los demás con sus cambios de prioridades
Inicia muchas cosas, pero acaba pocas
Debe saber que: “Le pagan por los resultados, no por esforzarse”
Estilos improductivos del Uso del Tiempo
Acelerado
Actúa primero y piensa después
Se precipita tomando decisiones
No se concede a si mismo el tiempo para organizarse
Intenta hacer varias cosas al mismo tiempo
Comete errores por falta de atención, pensando en lo que hará después
Para el/la: “Si corres mucho, llegarás tarde”
Estilos improductivos del Uso del Tiempo
Reflexiones y Propuestas
¿ Hemos puesto esfuerzo en fijarnos metas de mediano y largo plazo?
Objetivos logrados / Objetivos planeados/ tiempo empleado
Fijarnos objetivos a MP y LP realistas y alcanzables
Organizar nuestra vida diaria, mensual y anual, con vista a lograr esos objetivos a MP y LP
Medir el impacto del tiempo y del esfuerzo dedicado a las distintas posibilidades
¿ Llevamos control de cómo usamos nuestro tiempo?
¿ Cuanto hemos mejorado en el uso del tiempo?
¿ Cuanto hemos tratado de mejorarlo?
¿ Nos parece importante mejorarlo?
TENER EN CUENTA LO QUE APRENDIMOS Y APLICARLO
¿ Tenemos capacidad para concentrarnos en lo mas importante?
Imponerse “premios” (y castigos)
Tener “urgencia” en finalizar nuestras tareas, independientemente del tiempo disponible
¿ Organizamos nuestra actividad diaria en base al ciclo biológico personal?
¿Tenemos un sistema de información adecuado?
Recopilación de información
Análisis de esa información
Uso de esa información para modificar nuestra planificación o nuestro presupuesto
Organización de la información
DEBE ESTAR DISEÑADO PARA AHORRAR TIEMPO NO PARA GASTARLO
¿Administramos correctamente nuestro tiempo en las reuniones o en nuestro trabajo?
COSTO DE UNA REUNION =
Horas X Nº Miembros X (suma de honorarios + suma de gastos)
Mi amigo el tiempo
Luego de investigar la manera de abordar los problemas, objetivos y riesgos de 1200 destacados deportistas, docentes, empresarios, médicos y artistas determinó las siguientes características:
Se esfuerzan por amor al arte en función de elevados objetivos propios
Asumen los riesgos con confianza, después de examinar que sucedería en el peor de los casos
Antes de actuar, repasan mentalmente las acciones y sucesos que se producirán
Estudio del psicólogo californiano Charles Garfield
“El dominio del tiempo permite pasar de un estado de tensión penosa a uno de serenidad y, a la vez, de mayor eficiencia”.
Jean-Louis-Servan-Schreiber
“Los verdaderos dominadores del tiempo saben tomar distancia, y por eso, a su serenidad constante, agregan disponibilidad para los demás, intereses múltiples y un toque de humor”.
Jean-Louis-Servan-Schreiber
“Todo lo que hacemos tiene por objeto la búsqueda del placer y, por consiguiente evitar el displacer”. (Principio budista inverso)
Henri Laborit, Biólogo
Usar el Tiempo
Tómese tiempo para pensar
Es la fuente del poder.
Tómese tiempo para jugar
Es el secreto de la eterna juventud.
Tómese tiempo para leer
Es la fuente del saber.
Tómese tiempo para rezar
Es el mayor poder sobre la tierra.
Tómese tiempo para amar y ser amado
Es el privilegio dado por Dios.
Tómese tiempo para ser amable
Es el camino de la felicidad.
Tómese tiempo para reír
Es la música del alma.
Tómese tiempo para dar
El día es demasiado corto para ser egoísta.
Tómese tiempo para trabajar
Es el precio del éxito.
Tómese tiempo para ser caritativo
Es la llave del cielo.
Viejo proverbio irlandés