uso basico de egroupware

Manual de uso del CRM EPLObjetivos:

Contar con una herramienta para el seguimiento de proyectos en Agro La Huerta. Conocer el funcionamiento básico del sistema.

Ingreso al sistema

Para ingresar al sistema hay dos maneras de hacerlo.

1. Ir a http://crm.agrolahuerta.com.mx2. Ingresar a la intranet e ir a la opción que se llama CRM y dar clic a Egroupware.

Al ingresar encontrarán la siguiente pantalla, ingrese sus datos de acceso.

Creado por ISC José Francisco Navarrete Lozano

http://crm.agrolahuerta.com.mx/

Ventana principal

Al ingresar al sistema satisfactoriamente encontrará la siguiente ventana.

Algunas de las opciones que encontrará son:

Calendario: Aquí podrá registrar su agenda, al dar clic sobre la hora donde quiere registrar un evento.


Para ingresar un evento saldrá la siguiente ventana:


Inicio: Esta opción te lleva al inicio del programa.

Libreta de direcciones: Le permite revisar un registro con los datos, tanto de los usuarios que tienen acceso al CRM, además de añadir contactos tanto a la libreta de direcciones Grupo Default, para que todos los usuarios puedan ver ese contacto o a la libreta de direcciones personal. Para agregar un contacto hay que dar clic en añadir, en la parte superior izquierda.

Al añadir un contacto, aparecerá la siguiente ventana:


Si quieres agregar un contacto a la libreta de direcciones de todos los usuarios, lo agregas al Grupo default, como aparece en la parte inferior.

Si quieres agregarlo a la libreta personal, hay que cambiar ahí por personal.

Registro de notas y tareas: Esta opción permite llevar un registro de notas de diferente tipo:

El primer ícono (el portapapeles) permite agregar tareas pendientes.

El segundo ícono (el teléfono) permite registrar llamadas telefónicas.

El tercer ícono (la pluma en la mano) permite registrar notas varias.

En los tres casos, la ventana de alta es la misma, solo hay que cambiar en la opción Tipo, si va a ser una tarea, una llamada o una nota.

Además les permite también, al momento de dar el alta, la fecha de inicio, la fecha en la que se completó y el estado en el que se encuentra .


Administración de proyectos: Esta parte del sistema es la que es necesario aprender a usar, puesto que es aquí donde se requiere registrar los proyectos, el tiempo que tomarán y sus características.


Cómo se podrán dar cuenta, siempre para añadir, el botón está en la parte superior derecha de la opción, al dar clic en añadir, saldrá la siguiente ventana:

General:


Es necesario ponerle un título

En la categoría podrán seleccionar si es de Riego, Agro, Crédito.

Las fechas, de inicio, finalización y planificadas, sirven para poder tener la fecha exacta de inicio y fin y las de planificación, que sirven para control interno, recuerden, que si se es Administrador de Proyecto, siempre hay que tener un colchón para que este sirva para aquello que no podamos hacer.

Los tiempos, son las horas hombre que se invertirán en el proyecto, además de contener una fija, la planificada y la replanificada.

El estado significa en qué porcentaje se encuentra ese proyecto.

Descripción:

La descripción sirve para tener notas referentes al proyecto. Es importante documentar todo aquello que sirva a los miembros del proyecto.

Miembros:

Hay que dar de alta a los miembros del proyecto, los cuales tienen que estar dados de alta en el sistema para que puedan ser seleccionables, si alguno de los miembros falta, coméntaselo al departamento de Sistemas para que revise el porqué no está el usuario dado de alta ([email protected])

Tipos de usuarios del proyecto:

Al dar de alta el proyecto, hay que dar clic en el proyecto, esto activará la opción Lista de elementos, los elementos que nos permite agregar son:

Administrador de proyectos: Como ustedes saben, un proyecto puede tener subproyectos y de acuerdo a algunas buenas prácticas de administración de proyectos, es posible dividir un proyecto en varios más


mailto:[email protected]

para poder tener un mayor control y visibilidad de lo que se pretende, por tal motivo, es posible agregar un proyecto a otro proyecto, para esto sirve esta opción.

Calendario: Es posible agregar uno o varios calendarios a este proyecto.

Libreta de direcciones: Es posible agregar uno o varios libretas de direcciones exclusivas del proyecto, para que todos los miembros puedan acceder a ellas.

Recursos: Es posible agregar recursos a un proyecto (En la siguiente parte les explicaremos a que nos referimos)

Registro de notas y tareas: De acuerdo a como ya lo platicamos, podemos tener notas, tareas, llamadas, etc, exclusivamente enlazadas al proyecto que dimos de alta.

Sistema de seguimiento: Permite dar seguimiento a características que están dadas de alta previamente a lo que puede pasar en el proyecto y poder documentarlas.

También se podrán dar cuenta que al dar de alta el proyecto, también aparece la opción de Diagrama de Gantt activa. Al tener el proyecto activo, es posible agregar hitos del proyecto como diagrama en esta opción.

Recursos:


Un recurso es toda aquella información que puede servir para un propósito dentro del sistema. Generamente puede ser una hoja técnica o información útil para los usuarios del sistema.

Con esto completamos el tutorial de uso del CRM EPL, si tienen alguna duda en particular pueden escribirme a [email protected]


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