1  

 

Table  of  Contents  

 

Logging  onto  the  JPMorgan  Chase  SmartData  Reporting  System     Page  1  

How  to  Code  and  Review  Credit  Card  Transactions      Single  line  charges                 Page  3  

 Split  charges                   Page  7  

How  to  Approve  Charges               Page  16  

How  to  run  reports    

Account  Statement  (Ver2)           Page  26  

Account  Code  Detail             Page  30  

Schedule  for  Reporting  Charges               Page  34  

Submission  of  Receipts                 Page  34  

Status  of  Charges  in  SmartData               Page  35  

 

 

     

 

 

 

 

 

 

 

 

 

2  

 

 

 

 

Logging  onto  JPMorgan  Chase  SmartData    

• Initial  Login  

http://smartdata.jpmorgan.com  –  click  the  link  to  go  to  the  following  internet  page    

   We  recommend  that  you  add  this  page  to  your  favorites  in  Windows  internet  Explorer  or  bookmark  it  if  you  are  using  Firefox.    Your  initial  User  ID:  is  your  14  digit  card  number  Your  initial  password  is:      Fairfield11  +  the  last  4  digits  of  your  card  (Password  is  case  sensitive).    

3  

 

When  you  initially  login  in,  you  will  be  asked  to  create  your  User  id,  password,  and  establish  three  security  questions  that  you  will  need  to  know  for  logging  onto  your  account  in  the  future.  Going  

forward,  you  will  use  the  ID  and  password  you  have  just  created.  

   

 

How  to  Code  Credit  Card  Transactions    

• Single  line  charges        From  you  home  page  (first  screen  you  come  to  after  signing  onto  the  system,  see  below)  

 

   Click  on  Account  Activity  (top  left  of  screen)  and  then  click  on  Transaction  Summary  and  you  will  be  

brought  to  the  next  screen  (see  next  page).      

4  

 

   

     

     

 For  the  screen  below  -­‐  Select  the  date  ranges  containing  activity  you  wish  to  code  and  click  search.    

   

If  you  have  charges  to  code,  the  screen  will  look  like  this  (see  next  page)      

 

5  

 

   Click  on  the  icon  that  looks  like  a  bar  graph  (we  will  use  the  one  on  the  bottom  left  hand  side  of  the  

screen  shown  above)  for  the  un-­‐review  transaction  want  to  code      

     

     

     

     

   

6  

 

You  will  be  brought  to  the  screen  below    

   Fill  the  following  fields  –    Expense  Description  –  provide  brief  description  of  item  or  services  purchased  

Organization  –  Click  on  the  down  arrow  and  it  will  provide  a  list  of  organizations  that  you  are  authorized  to  charge.  Click  on  the  organization  that  you  wish  to  charge  for  this  transaction.  Account  –  Click  on  the  down  arrow  and  it  will  provide  a  list  of  accounts  that  you  typically  use  to  charge  

your  expenses.  Click  on  the  appropriate  account  or  contact  the  Purchase  Card  Smart  Data  Administrator  to  add  the  account  to  the  system.      

Once  the  above  information  is  entered  correctly,  click  on  the  reviewed  box  and  then  hit  save.    You  may  continue  on  the  next  transaction,  return  to  the  home  page,  or  log  off  the  system  if  you  are  done.    

     

   

7  

 

• Split  charges    

This  process  will  show  you  how  to  split  a  single  charge  between  two  or  more  organizations.    From  you  home  page  (first  screen  you  come  to  after  signing  onto  the  system,  see  below)  

 

   Click  on  Account  Activity  (top  left  of  screen)  and  then  click  on  Transaction  Summary  and  you  will  be  

brought  to  the  next  screen  (see  next  page).      

     

     

   

8  

 

For  the  screen  below  -­‐  Select  the  date  ranges  containing  activity  you  wish  to  code  and  click  search.    

   If  you  have  charges  to  code,  the  screen  will  look  like  this  (see  next  page).    

     

     

     

   

9  

 

   Click  on  the  icon  that  looks  like  a  bar  graph  (we  will  use  the  one  on  the  bottom  left  hand  side  of  the  

screen  shown  above)  for  the  un-­‐review  transaction  want  to  code.      

     

     

     

     

   

10  

 

You  will  be  brought  to  the  screen  below    

 

 

Enter  a  brief  description  of  the  items  purchased,  click  on  save,  and  then  click  on  the  tab  that  says  split  

detail  and  you  will  be  brought  to  the  next  screen.  

 

 

 

 

 

 

 

11  

 

If  you  wish  to  split  the  charge  between  three  organizations,  enter  3  in  the  box  that  says  split  and  click  on  add.  The  system  will  bring  up  three  lines  with  the  charge  split  equally  between  the  three  lines.  

 

 

 

 

 

 

12  

 

 

Click  save  and  the  system  will  bring  you  to  a  screen  that  will  enable  you  to  code  the  three  charges.  You  will  also  be  able  to  change  the  amounts  if  the  splits  are  not  to  be  spread  equally  across  the  three  

organizations.  

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

13  

 

On  the  following  screen  you  will  be  need  to  click  on  expand  all.  

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

14  

 

The  screen  will  appears  as  follows  

 

 

On  this  screen  you  will  need  to  click  on  edit  accounting  codes  and  the  screen  will  appear  as  follows.  

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

15  

 

 

 

 

Select  the  organization  and  account  to  charge,  then  click  save.  Repeat  the  process  for  the  other  two  charges.  Once  you  have  reviewed  the  distribution  of  the  charges,  click  on  reviewed,  and  then  click  on  

save.    Once  this  is  done,  you  can  code  another  charge  or  logout  of  the  system.  

 

 

 

 

 

 

 

 

 

16  

 

How  to  approve  charges  

All  card  holders  may  mark  their  charges  as  reviewed,  however  only  those  cardholders  with  signing  authority,  or  supervisors  of  cardholders  who  do  not  have  signing  authority,  may  approve  charges  for  

payment.    These  users  have  been  established  as  Level  Managers  in  the  Smartdata  reporting.  It  should  be  noted  that  any  cardholder  with  signing  authority  has  been  established  as  level  manager  and  will  be  able  to  review  and  approve  their  charges  from  the  same  User  ID.  

Once  a  charge  has  been  coded  and  reviewed,  the  level  manager  may  sign  into  the  system  and  approve  

the  charge  for  payment.    

When  logging  onto  the  system,  the  level  manager  will  see  the  following  screen  

 

First  click  the  financial  tab,  then  click  on  account  summary  and  you  will  be  brought  to  the  following  

screen  (see  next  page)  

 

 

17  

 

Next  click  on  the  blue  description  (in  this  case  it  is  Controllers  Office)  in  the  quick  link  box  (your  assigned  reporting  level  will  be  different).  

 

You  will  then  be  brought  to  the  next  screen  (see  next  page).  

 

 

 

 

 

 

 

 

 

18  

 

Set  the  “From”  and  “to”  dates  for  the  period  you  wish  to  view  and  approve.  Then  click  on  Search.  

 

 

You  will  be  brought  to  the  next  screen  (see  next  page).  

 

 

 

 

 

 

 

19  

 

This  screen  contains  a  list  of  accounts  that  can  be  approved  by  the  level  manager  (in  this  case,  only  one  account  has  activity).  Click  on  the  account  number  (shaded  in  blue)  to  go  to  the  screen  containing  the  

charges  for  this  time  period.  

 

 (See  next  page)  

 

 

 

 

 

 

 

 

20  

 

The  screen  shows  the  charges  that  have  been  incurred  by  the  card  holder  during  the  selected  time  period.  The  two  charges  on  the  screen  below  have  been  reviewed  and  coded  by  the  card  holder  (as  

denoted  by  the  check  mark  in  the  reviewed  box.  

 

 

(See  next  page)  

 

 

 

 

 

 

 

21  

 

When  reviewing  a  charge  for  approval,  the  level  manager  should  look  at  the  details  of  the  charge.    

For  regular  transactions,  this  is  done  by  clicking  on  the  circle  with  two  arrows  (  ).    The  screen  will  

change  to  show  the  detail  shown  below.  The  card  holder  is  required  to  provide  a  brief  description  of  what  was  purchased  and  enter  the  organization  and  account  to  be  charged  for  the  purchase.  If  the  level  manager  is  satisfied  with  data  provided,  he/she  may  approve  the  charge  by  click  on  the  approved  box.  

The  level  manager  will  then  need  to  click  on  save  to  complete  the  approval  process.    

 

 

 

(See  next  page)  

 

 

 

22  

 

In  the  instance  when  there  is  a  split  transaction,  an      icon  appears.  To  review  this  type  of  charge,  you  

will  need  to  click  on  the    icon,  which  will  be  bring  you  to  a  new  screen  (see  next  page)  

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

23  

 

At  this  point  the  level  manager  can  either  review  the  charges  individually  by  clicking  on  the    icon  or  

he/she  can  click  on  Expand  All.  

 

 

When  Expand  All  is  clicked,  the  screen  will  change  to  show  the  accounting  detail  of  for  all  the  charges.  (See  the  next  page)  

 

 

 

 

 

 

 

24  

 

 

 

Once  the  data  has  been  reviewed,  the  level  manager  may  approve  the  charge  by  returning  to  the  transaction  summary  level.  This  is  done  by  clicking  on  transaction  summary  in  the  following  path  (appears  near  the  top  of  the  screen):  

Home > Search Reporting Structure > Account Summary > Transaction Summary > Split Transaction    

 

This  will  take  you  back  to  the  following  screen  (see  next  page).  

 

 

 

 

 

25  

 

From  this  screen  you  will  simply  need  to  click  on  the  approved  box  (next  to  the  charge)  to  approve  it  and  then  click  on  save  to  complete  the  process.    

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

26  

 

How  to  run  reports    

• Account  statement  (Ver2)  –  go  to  Account  Activity,  then  click  on  Schedule  Report.  You  will  be  brought  the  screen  below  

 

     

 Click  on  Account  Statement  (Version  2)  and  the  system  will  bring  you  to  the  next  screen    

27  

 

   You  may  delete  the  email  address  in  the  “Notify  Me  At”  box  if  you  wish,  but  no  additional  change  needs  

to  be  made  on  this  screen.  Simply  click  on  next  and  you  will  see  the  next  screen      

     

     

     

     

28  

 

You  should  select  the  “From”  and  “To”  dates  for  the  statement  you  are  running.  Your  statement  will  usually  end  on  the  14th  of  the  month,  so  the  “From  Date”  should  be  XX/15/2011  and  the  “To  Date”  

should  be  XX/14/2011    

   

Click  Save,  You  will  be  able  to  access  the  report  from  the  home  page  when  it  completes  processing.      

     

     

     

   

29  

 

The  report  can  be  accessed  by  click  on  the  report  name  in  your  inbox  and  will  be  downloaded  from  the  internet.  

 

     

     

     

     

     

   

30  

 

• Account  Code  Detail  Report  –  go  to  Account  Activity  and  then  click  on  Schedule  Report.  You  will  be  brought  the  screen  below  

   

   

 Click  on  Accounting  Code  Detail  and  you  will  be  brought  to  the  next  screen    

     

     

     

31  

 

   Leave  settings  as  shown  above  and  click  on  next.  You  will  be  brought  to  the  next  screen.  

 

32  

 

   No  changes  are  needed  on  the  screen.  Click  next  and  you  will  be  brought  to  the  next  screen.  

     

     

     

     

     

   

33  

 

Click  on  the  box  next  to  Additional  Options  so  the  report  will  include  splits    

   Then  click  next.    

     

     

     

     

   

34  

 

Schedule  for  reporting  data:  

• Cardholder/Reviewer  (Account  level)  –  are  required  to  review  and  code  their  charges  on  a  weekly  basis.  An  Email  will  be  sent  on  Sunday  evening  to  inform  the  card  holder  of  any  charge  

that  is  older  than  seven  days  and  that  has  not  been  coded  and  reviewed  by  the  cardholder.  You  are  required  to  review  and  code  that  charge  by  Tuesday  afternoon.  If  you  are  current,  no  email  will  be  sent  

• Approvers  (Level  Managers)  –  are  required  to  review  and  approve  (if  charges  are  valid  and  properly  coded)  charges  on  a  weekly  basis  (the  previous  week  of  charges  should  be  approved  by  Tuesday  afternoon  of  the  current  week).  

• Program  Administrator  –  Each  Wednesday,  the  program  administrator  will  export  all  reviewed  and  approved  charges  (not  previously  exported)  and  provide  a  journal  entry  to  accounting  for  posting  in  Banner.  

   Submission  of  receipts:  

 On  the  17th  of  each  month  (after  the  end  of  the  statement  period),  cardholders  are  required  to  generate  the  following  reports:  

 • Account  statement  (Ver2)  –  Directions  on  running  this  report  are  listed  above  • Account  Code  Detail  Report  –  Directions  on  running  this  report  are  listed  above  

 The  reporting  period  will  normally  run  from  the  15th  of  the  month  to  the  14th  of  the  next  month.  The  

program  administrator  will  notify  all  cardholders  of  any  changes  made  to  the  period  end  date  by  Chase.  

Both  reports  should  be  run  for  the  same  time  period  and  the  balances  should  agree.  If  the  balances  do  not  agree,  it  is  likely  that  you  need  to  code  and  review  any  charges  that  appear  on  your  Account  Statement  report,  but  not  on  your  Account  Code  Detail  Report.    

Once  the  reports  agree,  attached  the  corresponding  receipts  for  the  charges  incurred  during  the  period  

and  forward  the  complete  package  to  the  purchase  card  program  administrator  at  MCA316.  

 

 

 

 

 

 

35  

 

Status  of  Charges  in  SmartData  

The  following  screen  show  examples  of  all  the  possible  statuses  for  a  purchase  card  charge:  

 

The  first  charge  -­‐  Towel  Trading  Group  in  the  amount  of  $801.27  has  been  coded,  reviewed,  approved  

and  downloaded  for  posting  to  Banner.    The    icon  denotes  that  fact  that  charge  has  been  exported  for  posting.    If  you  discover  that  this  charge  is  improperly  coded,  you  must  submit  a  charge  revision  to  

accounting  to  move  the  expense  to  the  organization  and  account  that  needs  to  be  charged.  

The  second  charge  –  Swirling  Silks  in  the  amount  of  $653.00  has  been  coded,  reviewed  and  approved.  This  charge  will  be  exported  by  the  program  administrator  on  Wednesday  following  the  day  the  charge  is  approved.  Until  the  charge  is  exported,  the  level  manager/approver  may  charge  the  coding  of  the  

charge.  

The  third  charge  –  Swirling  Silks  in  the  amount  of  $560.00  has  been  coded  and  reviewed  by  the  cardholder  and  needs  to  be  approved  by  the  level  manager/approver  (cardholders  with  signing  authority  are  also  set  up  as  approvers).  

The  fourth  charge  –  Swirling  Silks  in  the  amount  of  $152.95  has  been  coded  and  reviewed  by  the  

cardholder.