uporaba erpa v trgovskem podjetju in uvajanje …uporaba erpa v trgovskem podjetju in uvajanje dms v...

UNIVERZA V MARIBORU FAKULTETA ZA LOGISTIKO

Aljoša Ortl

UPORABA ERPa V TRGOVSKEM PODJETJU IN UVAJANJE DMS V

POSLOVANJE

Diplomsko delo

Celje, julij 2010

UNIVERZA V MARIBORU FAKULTETA ZA LOGISTIKO

Aljoša Ortl

UPORABA ERPa V TRGOVSKEM PODJETJU IN UVAJANJE DMS V

POSLOVANJE

Diplomsko delo

Mentor: doc. dr. Igor Bernik

Celje, julij 2010

IZJAVA O AVTORSTVU

diplomskega dela

Spodaj podpisani Aljoša Ortl, študent univ. študijskega programa Logistika sistemov, z

vpisno številko 20011435, sem avtor diplomskega dela z naslovom: Uporaba ERPa v

trgovskem podjetju in uvajanje DMS v poslovanje.

S svojim podpisom zagotavljam, da:

• je predloženo delo rezultat izključno mojega lastnega raziskovalnega dela; • sem poskrbel, da so dela in mnenja drugih avtorjev oz. avtoric, ki jih uporabljam v

diplomskem delu, navedena oz. citirana v skladu z navodili Fakultete za logistiko Univerze v Mariboru;

• sem poskrbel, da so vsa dela in mnenja drugih avtorjev oz. avtoric navedena v seznamu virov, ki je sestavni del diplomskega dela in je zapisan v skladu z navodili Fakultete za logistiko Univerze v Mariboru;

• sem pridobil vsa dovoljenja za uporabo avtorskih del, ki so v celoti prenesena v diplomsko delo, in sem to tudi jasno zapisal v diplomskem delu;

• se zavedam, da je plagiatorstvo – predstavljanje tujih del, bodisi v obliki citata, bodisi v obliki skoraj dobesednega parafraziranja, bodisi v grafični obliki, s katerim so tuje misli oz. ideje predstavljene kot moje lastne – kaznivo po zakonu (Zakon o avtorskih in sorodnih pravicah, Uradni list RS št. 21/95), prekršek pa podleže tudi ukrepom Fakultete za logistiko Univerze v Mariboru v skladu z njenimi pravili;

• se zavedam posledic, ki jih dokazano plagiatorstvo lahko predstavlja za predloženo delo in za moj status na Fakulteti za logistiko Univerze v Mariboru;

• je diplomsko delo jezikovno korektno in da je delo lektorirala Lea Zupan, prof. slov.

V Celju, dne 15. 7. 2010 Podpis avtorja:

ZAHVALA

Zahvaljujem se doc. dr. Igorju Berniku za strokovno usmerjanje in vodenje pri izdelavi

diplomskega dela. Prav tako se zahvaljujem direktorju podjetja Teal, g. Teodorju Ortlu,

za pripravljenost odgovarjati na zastavljena vprašanja pri izdelavi praktičnega dela

diplomske naloge in za dovoljenje za dostop do programske opreme in baz podatkov

podjetja Teal.

Prav posebno pa bi se rad zahvalil vsem najbližjim, ki so mi pri študiju kakorkoli

pomagali, mi stali ob strani in me spodbujali.

Uporaba ERPa v trgovskem podjetju in uvajanje DMS v poslovanje Že dalj časa se podjetniki zavedajo pomembnosti informatizacije poslovanja. Pri tem so jim v veliko pomoč celovite programske rešitve ERP, ki omogočajo učinkovito obvladovanje vseh procesov v podjetju in med podjetji. Ker pa informacijske tehnologije hitro napredujejo, podjetja iščejo konkurenčne prednosti in prihranke tudi v uvedbi posebnih modulov, ki niso del osnovnih paketov sistemov ERP. Rešitev je uvedba dokumentnega sistema – DMS. Nadalje smo opisali dokumentne sisteme, ki omogočajo zakonsko skladen prehod na brezpapirno poslovanje, pri tem pa ponujajo prednosti skupinskega dela in optimizacijo delovnih procesov. Opisali smo delovanje in funkcionalnosti dokumentnih sistemov ter zakonodajne vire, ki določajo pravno veljavnost digitaliziranih dokumentov. Poleg teoretičnih osnov obeh sistemov smo nakazali tudi trende, kot je računalništvo »v oblakih«, CMIS, SOA, mobilni dostop itd. Zadnji del diplomske naloge je namenjen podrobni analizi dotičnega sistema DMS ter opredelitvi prednosti, slabosti, priložnosti in nevarnosti vpeljave v obravnavano manjše trgovsko podjetje. Prikazali smo tudi smernice za nadaljnjo informatizacijo obravnavanega podjetja. Klju čne besede: DMS, Dokumentni sistem, ERP, Asistent DMS, ZVDAGA Use of ERP in a commercial enterprise and the implementation of DMS in the business For a long time entrepreneurs are familiar of the importance of computerization of business operations. Doing so, they are provided with a great help with ERP software, which enables them efficient management of all processes within enterprises and also connect them with exterior ones. Since information technology is progressing rapidly, companies are seeking for competitive advantage and cost saving opportunities in the introduction of specific modules that are originally not part of standard ERP packages. Such solution is the introduction of a document management system - DMS. Furthermore, we have described document management systems, which enable companies the transition to a consistent paperless business, while offering the benefits of teamwork and optimization of work processes. We have described the operation and functionality of document systems and legislative sources, which provide the legal validity of digitalized documents. In addition to theoretical fundamentals of both systems we have also indicated future trends such as Cloud Computing, CMIS, SOA, mobile access, etc. Last part of this thesis is dedicated to detailed analysis of certain DMS system and to discuss the advantages, weaknesses, opportunities and threats of introducing it to smaller commercial enterprise. There have also been represented the guidelines for further computerization of the company. Keywords: DMS, Document Management System, ERP, Asistent DMS, ZVDAGA

Fakulteta za logistiko Univerze v Mariboru Univerzitetni študijski program

Aljoša Ortl: Uporaba ERPa v trgovskem podjetju in uvajanje DMS v poslovanje V

KAZALO POGLAVIJ

UVOD ............................................................................................................................... 1

Opis problema ............................................................................................................... 1

Določitev ciljev, namena in poti za reševanje problema ............................................... 2

Predstavitev okolja ........................................................................................................ 3

Predpostavke in omejitve .............................................................................................. 3

Metode dela ................................................................................................................... 4

1 CELOVITI POSLOVNO INFORMACIJSKI SISTEM - ERP ................................. 5

1.1 Modularnost ....................................................................................................... 6

1.2 Cena sistema ERP, njegovo uvajanje in vzdrževanje ...................................... 11

1.3 Trendi na področju rešitev ERP ....................................................................... 12

1.4 Pregled tržišča rešitev ERP .............................................................................. 13

1.4.1 Svetovni trg ERP ...................................................................................... 13

1.4.2 Slovenski trg ERP ..................................................................................... 15

2 DOKUMENTNI SISTEMI ..................................................................................... 18

2.1 Upravljanje življenjskega cikla informacij - ILM ............................................ 19

2.2 Sistemi za upravljanje z vsebinami - ECM ...................................................... 20

2.3 Sistemi za upravljanje z dokumenti - DMS ..................................................... 23

2.3.1 Elektronski zajem dokumentov ................................................................ 27

2.3.2 Upravljanje delovnih tokov ...................................................................... 30

2.3.3 Elektronsko arhiviranje dokumentov ........................................................ 31

2.3.4 Zunanje izvajanje ...................................................................................... 33

2.3.5 Svetovni ponudniki sistemov ECM in DMS ............................................ 34

2.3.6 Ponudniki sistemov DMS v Sloveniji ....................................................... 37

2.3.7 Prihodnost sistemov ECM in DMS .......................................................... 38

2.4 Zakonodaja ....................................................................................................... 39

2.4.1 Zakon o varstvu osebnih podatkov ........................................................... 41

2.4.2 Zakon o elektronskem poslovanju in elektronskem podpisu .................... 42

2.4.3 Zakon o varstvu dokumentarnega in arhivskega gradiva ter arhivih ........ 43

2.4.4 Notranja pravila ........................................................................................ 45

2.4.5 Registracija ponudnikov opreme in storitev ............................................. 47

2.4.6 Akreditacije ............................................................................................... 47


Aljoša Ortl: Uporaba ERPa v trgovskem podjetju in uvajanje DMS v poslovanje VI

2.4.7 Roki hranjenja dokumentarnega gradiva .................................................. 48

2.5 Elektronski podpis ............................................................................................ 48

2.6 Revizijska sled ................................................................................................. 51

2.7 E-računi ............................................................................................................ 52

2.8 Informacijska varnost ....................................................................................... 55

3 PRAKTIČNI DEL ................................................................................................... 58

3.1 Opis obravnavane organizacije Teal d.o.o. ...................................................... 58

3.2 Datalab Pantheon ............................................................................................. 62

3.3 Posnetek stanja ................................................................................................. 64

3.3.1 Prejem materialnih računov ...................................................................... 65

3.3.2 Prejem stroškovnih računov...................................................................... 68

3.3.3 Plačilo računov ......................................................................................... 68

3.4 Kriti čna analiza ................................................................................................ 69

3.5 Prenova z Asistent DMS .................................................................................. 70

3.5.1 Postopek obdelave materialnih računov z Asistent DMS ......................... 72

3.6 SWOT analiza .................................................................................................. 83

ZAKLJUČEK ................................................................................................................. 87

LITERATURA IN VIRI ................................................................................................. 93


Aljoša Ortl: Uporaba ERPa v trgovskem podjetju in uvajanje DMS v poslovanje VII

KAZALO SLIK

Slika 1: Največji ponudniki ERP .................................................................................... 14

Slika 2: Gartnerjev magični kvadrant ponudnikov ERP za srednje velika podjetja ...... 14

Slika 3: Prihodki od prodaje (v milijonih EUR) nekaterih slovenskih ponudnikov ERP 15

Slika 4: Življenjski cikel dokumentov.............................................................................. 20

Slika 5: Pričakovane koristi uvedbe DMS ...................................................................... 26

Slika 6: Način vodenja evidence dokumentov glede na število zaposlenih .................... 27

Slika 7: Gartnerjev magični kvadrant ponudnikov ECM ............................................... 35

Slika 8: Forresterjeva analiza največjih ponudnikov ECM ............................................ 36

Slika 9: Uporaba samodejne izmenjave na področju e-računov v podjetjih z 10 ali več

zaposlenimi (SURS 2007-2009) ...................................................................................... 55

Slika 10: Čisti prihodki od prodaje po letih podjetja Teal ............................................. 59

Slika 11: Organigram podjetja Teal ............................................................................... 60

Slika 12: Primerjava prihodkov od prodaje nekaterih konkurentov podjetja Teal ........ 61

Slika 13: Funkcionalnosti različnih paketov Datalab Pantheon .................................... 63

Slika 14: Prevzem dobavnic v Pantheon......................................................................... 65

Slika 15: Obstoječ proces likvidacije materialnih računov ............................................ 69

Slika 16: Različice sistema Asistent DMS....................................................................... 71

Slika 17: Izgled osnovnega okna .................................................................................... 72

Slika 18: Dostop do administratorske konzole ............................................................... 73

Slika 19: Določitev workflowa v administratorski konzoli ............................................. 73

Slika 20: Lokacije in tipi dokumentov............................................................................. 73

Slika 21: Osnovni parametri administratorske konzole ................................................. 74

Slika 22: Nov zapis prejetega dokumenta ....................................................................... 75

Slika 23: Izpolnjevanje novega zapisa ............................................................................ 76

Slika 24: Dodajanje in pregledovanje priponk ............................................................... 77

Slika 25: Dodajanje in pregledovanje podpisov ............................................................. 78

Slika 26: Sporočilo o prejeti pošti .................................................................................. 78

Slika 27: Podpisovanje dokumenta ................................................................................. 79

Slika 28: Prenos dokumenta iz Pantheona v DMS ......................................................... 79

Slika 29: Prenos dokumenta iz DMS v Pantheon ........................................................... 80

Slika 30: Revizijska sled ................................................................................................. 81


Aljoša Ortl: Uporaba ERPa v trgovskem podjetju in uvajanje DMS v poslovanje VIII

Slika 31: Prenovljen proces likvidacije materialnih računov ........................................ 82

KAZALO TABEL

Tabela 1: Slovenski ponudniki ERP................................................................................ 16

KRATICE IN AKRONIMI

BPM: Business Process Management (upravljanje s poslovnimi procesi)

CMIS: Content Management Interoperability Services (interoperabilnost

upravljanja vsebin)

CRM: Customer Relationship Management (upravljanje odnosov s strankami)

DAM: Digital Asset Management (upravljanje z digitalnimi sredstvi)

DMS: Document Management System (sistem za upravljanje z dokumenti)

ECM: Enterprise Content Management (upravljanje z vsebinami)

ERP: Enterprise Resource Planning (celoviti poslovno-informacijski sistem)

ETZ: Enotne tehnološke zahteve

HRM: Human Resource Management (upravljanje z ljudmi pri delu)

ILM: Information Lifecycle Management (upravljanje življenjskega cikla

informacij)

SaaS Software as a Service (programska oprema kot storitev)

SCM: Supply Chain Management (upravljanje oskrbovalne verige)

SOA: Service Oriented Architecture (storitveno orientirana arhitektura)

UVDAG: Uredba o varstvu dokumentarnega in arhivskega gradiva

WMS: Warehouse Management System (sistem za upravljanje skladišč)

ZEPEP: Zakon o elektronskem podpisu in elektronskem poslovanju

ZVDAGA: Zakon o varstvu dokumentarnega in arhivskega gradiva


Aljoša Ortl: Uporaba ERPa v trgovskem podjetju in uvajanje DMS v poslovanje 1

UVOD

Opis problema

Lastnik pravega podatka/informacije v pravem času je vedno imel moč in vpliv. V

informacijski družbi obravnavamo podatke in informacije kot enakovredne proizvodnim

sredstvom. Od le-teh pa se bistveno razlikujejo v tem, da glede količine informacij ni

omejitev. Najučinkovitejšo podporo podjetjem vseh vrst pri obvladovanju procesov in

podatkov nudijo t.i. celoviti poslovnoinformacijski sistemi oz. ERP. Ti sistemi so si s

svojimi številnimi funkcionalnostmi zagotovili mesta v številnih podjetjih. V njih se

namreč združujejo različni moduli, s katerimi se rešitev prilagaja potrebam dotičnega

podjetja.

V osnovi pa sistemi ERP še ne nudijo brezpapirnega poslovanja. Vsakdo pozna

frustracije, kadar ne uspemo najti dokumenta, ko ga najbolj potrebujemo. Tradicionalne

metode bazirajo na uporabi papirja. Število informacij raste, čas in trud, potreben za

učinkovito upravljanje z njimi, pa tudi. Rešitev za lažje upravljanje z informacijami je

digitalizacija dokumentov in uporaba elektronskega dokumentnega sistema.

Dokumentni sistemi oz. DMS prispevajo k izboljšanju procesov na področju

informacijske tehnologije in povečajo produktivnost zaposlenih, ki sicer porabijo tudi

več kot 30 % delovnega časa za iskanje, sortiranje, urejanje, razmnoževanje in

pošiljanje dokumentov. Veliko dokumentov pa se pri tem še izgubi, pomeša ali založi.

DMS lahko deluje samostojno, vendar pa doseže največjo učinkovitost v povezavi z

ERP. Z DMS je potrebno dokumentom nuditi aktivno podporo v celotnem življenjskem

ciklu od nastanka, pregleda, odobritve, distribucije in do arhiviranja. Sistemi DMS

prinašajo ogromno koristi predvsem organizacijam, ki imajo opravka z veliko količino

dokumentov in informacij.

Ker je tudi manjšim podjetjem potrebno stalno stremeti k informatizaciji poslovanja oz.

uvajanju informacijske tehnologije, nas je zanimalo, ali so dokumentni sistemi primerni

tudi zanje. Informatizacija mora pri tem biti usmerjena v zagotavljanje konkurenčne

prednosti, avtomatizacijo in optimizacijo. Pri tem se mi zdi zanimiva misel Kovačiča in



Vukšićeve (2005, str. 22), ki se navezuje na informatizacijo poslovanja: »Če je v

preteklosti veljalo, da velike ribe jedo manjše, vse bolj prevladuje novo pravilo: Hitrejše

ribe jedo počasnejše.«

Dejstvo je, da je razvoj informacijske tehnologije omogočil cenejši zajem in

shranjevanje dokumentov. Zanima nas torej smotrnost uvedbe dokumentnega sistema v

manjšem trgovskem podjetju Teal, v katerem se soočajo z zapletenim prenosom fizičnih

dokumentov med zaposlenimi, veliko časa izgubijo tudi za iskanje dokumentov, ki jim

pomenijo pomemben vir informacij. Zato iščejo sistem, ki jim bo zmanjšal tako

materialne kot tudi nematerialne stroške. Prehod s papirnega na elektronsko poslovanje

lahko bistveno spremeni nekatere poslovne procese v podjetju. Obenem reši mnoge

probleme, povezane s prej omenjenim izgubljanjem in iskanjem dokumentov,

dodeljevanjem pravic ogleda dokumentov ter nerodnim prenašanjem le-teh znotraj

podjetja. Ne smemo pozabiti, da je v dokumentih podjetja veliko znanja shranjenega

prav v dokumentih, ne pa le v podatkih. Potrebno je zagotoviti pravo informacijo ob

pravem času, kjerkoli in kadarkoli – in prav to omogočajo sistemi DMS.

Določitev ciljev, namena in poti za reševanje problema

Glavni namen diplomske naloge je proučitev dokumentnega sistema Asistent DMS ter

prednosti in slabosti, ki jih prinaša v poslovanje v izbranem podjetju. S tem želimo

izbranemu podjetju pomagati pri optimizaciji poslovnih procesov in zmanjševanju

stroškov.

Naši cilji so opredelitev teoretičnih osnov sistemov ERP in DMS s pomočjo domače in

tuje literature. Pri opredelitvi dokumentnih sistemov želimo predstaviti zakonske

omejitve pri upravljanju dokumentov v elektronski obliki. Na kratko želimo predstaviti

svetovne in domače ponudnike teh rešitev in nakazati bodoče trende. Cilj praktičnega

dela diplomske naloge je proučiti obstoječe poslovne procese v obravnavanem podjetju

in jih kritično analizirati. Glavni cilj diplomske naloge je prikazati prenovljene poslovne

procese v podjetju in možnost vpeljave dokumentnega sistema Asistent DMS. Opisali

bomo tudi prednosti in slabosti, ki jih vpeljava prinaša. V zaključku želimo podjetju

predlagati take rešitve, ki jih bodo zmožni izvesti, izvedba pa jim bo prinesla več koristi



kot stroškov. V diplomskem delu želimo potrditi trditev, da je dokumentni sistem

primeren tudi za manjša podjetja, ker uspešno vodi v optimizacijo poslovanja.

Predstavitev okolja

Kompetitivnost, globalizacija, storilnostna naravnanost in težnja po dobičku silijo

organizacije v celovito upravljanje. Lokalno razmišljanje se umika globalnemu,

celovitemu pogledu na organizacijo. Tržniki morajo tržiti blago, obenem pa imeti

pregled nad proizvodnjo (npr. potreben čas proizvodnje), računovodstvom (terjatve do

kupcev, akutni dolžniki), skladiščem (zaloga) in nad drugimi področji, da lahko

učinkovito in smiselno tržijo izdelke organizacije. Podporo vsem procesom v podjetju

nudijo rešitve ERP, ki pa se smiselno povezujejo z dokumentnimi sistemi. Ob tem

dosežemo pozitivne sinergije obeh sistemov.

Dokumentne sisteme pogosto uporabljajo v industrijah, kjer obstajajo velike količine

dokumentov, kot so zavarovanje, zdravstveno varstvo in vladne dejavnosti. Ker pa

tehnologija postaja vse cenejša, obenem pa nudi velike stroškovne prihranke, se uspešno

širi tudi v manjša podjetja, ki morajo obvladovati manjše količine dokumentov.

Rešitve ERP in DMS se bodo razvijale, njihova uporaba bo naraščala, na pomenu pa

bodo še bolj pridobivale nove oblike nudenja teh rešitev. Pri tem naj omenimo

odprtokodne rešitve in rešitve »v oblakih«, pri čemer bodo podjetja olajšana začetnih

kapitalskih investicij in bodo lahko izkoriščala še ostale prednosti zunanjega izvajanja

oz. outsourcinga.

Predpostavke in omejitve

V diplomskem delu se bomo opirali na naslednje predpostavke:

• v času nastajanja diplomske naloge ne bo večjih sprememb v podjetju in tudi ne v

zakonodaji;

• posredovani podatki izbranega podjetja so pravilni;

• obstoječa rešitev ERP deluje dobro in je ni smiselno menjavati, zato je primerneje



vzeti rešitev DMS, ki je že prirejena obstoječemu ERP.

Pri pisanju teoretičnega dela diplomske naloge smo se omejili na razpoložljivo literaturo

in vire v slovenskem in angleškem jeziku. Pri praktičnem delu pa smo se omejili na

vpeljavo poskusne različice sistema Asistent DMS ter na individualne razgovore v

obravnavanem podjetju. Omejili smo se zgolj na poslovni proces likvidacije in obdelave

materialnih računov.

Metode dela

Naloge smo se lotili s pomočjo sekundarnih in primarnih virov. Teoretske osnove smo

predstavili s pomočjo slovenske in tuje literature, kjer smo uporabili metode:

• deskripcije – za opisovanje dejstev, procesov in ugotovitev;

• komparacije – za primerjanje dejstev in ugotovitev;

• klasifikacije – za definiranje določenih pojmov in

• kompilacije – za povzemanje opazovanj, stališč, sklepov in rezultatov drugih

avtorjev.

Na spletnih straneh Uradnega lista smo pridobili podatke o zakonskih predpisih. Članke

smo poiskali v posameznih časopisih, revijah ali pa smo jih pridobili s pomočjo

svetovnega spleta. Primerjavo ponudnikov ERP in DMS smo opravili z analizo in

povzemanjem spletnih strani posameznih ponudnikov. Uporabil sem tudi primarne vire,

in sicer razgovore in intervjuje na temo obravnavane problematike z zaposlenimi v

izbranem podjetju. Udeležil sem se tudi Foruma ZAUH v Ljubljani 13. maja 2010 na

temo Zajemanje, arhiviranje, upravljanje in hramba podatkov.



1 CELOVITI POSLOVNO INFORMACIJSKI SISTEM -

ERP

Informacijsko rešitev, ki pokriva več poslovnih funkcij, imenujemo čezfunkcijski

poslovnoinformacijski sistem PIS (angl. Enterprise Resource Planning, v nadaljevanju

ERP). Razvili so se iz t.i. sistemov MRP, ki so se osredotočali na potrebe proizvodnje.

Sistemi ERP so v jedru informacijskega sistema podjetja, saj povezujejo vse funkcije in

službe podjetja. Temeljijo na centralizirani podatkovni bazi, ki zmanjšuje podvajanje

vnosov, povečujeta pa se hitrost in učinkovitost dostopanja do celovitejših informacij.

Kovačič in Vukšićeva (2005, str. 281) navajata, da je sprva veljalo, da rešitev ERP

pokrije 80 % potreb podjetij, danes pa govorimo le še o 70 % pokritosti. Preostale

potrebe mora organizacija pokriti s specializiranimi rešitvami, ki jih je potrebno

povezati s celovito rešitvijo, kar pa se kaže v povišanih stroških.

Zelo pomembna sestavina sistemov ERP je obdelava podatkov. Florjančič, M. Bernik in

I. Bernik (2002, str. 173) navajajo določene značilnosti obdelave podatkov o kadrih, ki

jih lahko razširimo na obdelavo vseh podatkov v sistemu ERP:

• podatki se zbirajo samo enkrat, in sicer neposredno na kraju njihovega nastajanja;

• podatki se vnašajo v sistem za obdelavo podatkov samo enkrat, uporabljajo pa se za

vse programirane potrebe;

• obdelava podatkov se opravi avtomatsko;

• vsak delovni postopek, ki pelje k izvrševanju obdelanega posla, se opravi samo

enkrat;

• shranjeni podatki so na vpogled samo v trenutku, ko je to potrebno, in to samo za

tiste uporabnike, katerim so podatki potrebni za opravljanje njihovega dela.

Sistemi ERP vsebujejo module za podporo vsem področjem poslovanja organizacije.

Delujejo nad enotno podatkovno bazo podjetja ter omogočajo globalen pogled na

organizacijo. Poleg podpore poslovnih transakcij so namenjeni tudi analizi podatkov,

podpori odločanju, imajo pa tudi zelo dobro razvit sistem za podporo kontrolinga. Natek

(2009) pravi, da je za sisteme ERP značilno, da temeljijo na principu najboljše prakse



(angl. best practice), kar pomeni, da je vanje vključena poslovna logika najboljših

svetovnih podjetij.

Natek (2009) vidi prednosti uvajanja standardnih rešitev ERP pred lastnim razvojem v

skrajšanem času razvoja, znižani ravni tveganja glede kakovosti rešitve, uvajanju tujih

znanj in najboljše prakse, povezljivosti s partnerji, hitrosti poslovnega poročanja itd.

Slabosti, na katere pri tem naletimo, pa so visoka cena nakupa in vzpostavitve ter

zahteven prenos znanja na uporabnike in informatike. Obenem lahko stroški

prilagajanja rešitve bistveno presežejo stroške nakupa, prilagajanje rešitve poslovnemu

okolju in obratno pa je zelo zahtevno.

Pri uvajanju rešitev ERP gre za strateško pomemben projekt z dolgoročno zelo

pozitivnimi ali pa pogubnimi posledicami za organizacijo. Kovačič in Vukšićeva (2005,

str. 279) navajata, da je v svetu uspešnih (po različnih virih) le med 9 in 17 % projektov

uvajanja sistemov ERP. Vsi preostali so neuspešni oz. predčasno prekinjeni. Navadno

se izpostavljajo nekajkrat preseženi stroški uvajanja in prekoračeni roki ter tudi

nedoseganje funkcionalnosti. Velikokrat stroški nakupa rešitve oz. licenc za uporabo

predstavljajo manjši delež v primerjavi s stroški uvajanja same rešitve. Poleg tega je

potrebno upoštevati še stroške vzdrževanja, ki običajno znašajo med 15 in 25 %

vrednosti rešitve.

1.1 Modularnost

Bistvena značilnost vsakega sistema ERP je njegova modularnost, tako da se lahko

podjetje odloči o nakupu posameznih modulov v skladu s svojimi potrebami. Ti moduli

morajo biti popolnoma integrirani v sistem ERP. Integrirani sistem omogoča enkratno

vpisovanje dokumenta v sistem, vneseni podatki pa so v okviru pooblastil dostopni

vsem. V integriranem sistemu ni ročnega pretipkavanja podatkov iz enega podsistema v

drugega. Dokumenti in poslovni podatki so shranjeni v bazi podatkov in dostopni takoj

s katerega koli mesta.

Različni ponudniki celovitih programskih rešitev ponujajo različno poimenovane in

obsežne module, ki pa v osnovi ponujajo podobne poslovne rešitve. V nadaljevanju



bomo opisali najpogostejše module s pomočjo analize spletnih strani podjetij Nova

Vizija, Pro-Bit, Perftech in Datalab (b.l.).

Pri mnogih ponudnikih so moduli osnovna sredstva, glavna knjiga, saldakonti in drugi,

združeni v modul Računovodstvo. Dobro je, če program podpira možnost avtomatskega

prenosa Bilance stanja, Izkaza poslovnega izida in Izkaza bilančnega dobička/izgube na

AJPES, po predhodno nastavljenih predlogah bilanc.

Modul DDV je pogosto del modula računovodstvo. Omogoča avtomatsko izpolnjevanje

davčne evidence in obrazca za obračun DDV na podlagi vnesenih prejetih in izdanih

računov.

Isto bi lahko rekli tudi za modul Glavna knjiga, ki je namenjen vodenju glavnega

knjigovodstva in podpira knjiženje poslovnih dogodkov in stanj po kontih (vsebuje

kontni plan), organizacijskih enotah in stroškovnih mestih v izbrani valuti. Podpira

osrednjo računovodsko evidenco in oskrbuje vodstvo s strateškimi in računovodskimi

informacijami o uspehu, virih ter sredstvih podjetja. Rezultat rešitve so bilance stanja in

uspeha, pregledi po organizacijskih enotah, stroškovnih mestih in stroškovnih nosilcih.

Modul Osnovna sredstva je namenjen vodenju evidence osnovnih sredstev in aktivnosti

v zvezi z njimi (spremembe vrednosti/prevrednotenje, prodaja, odpis, investicije,

prenosi med lokacijami, podaljšanje amortizacijske dobe, obračun amortizacije,

revalorizacija itd.). Register osnovnih sredstev je nadgrajen tudi z možnostjo uporabe

črtne kode, ki zagotavlja enostavnejši postopek izvedbe inventure in določanje dejanske

lokacije osnovnih sredstev.

Modula Saldakonti in plačilni promet podpirata knjiženje vseh finančnih poslovnih

dogodkov, ki se nanašajo na terjatve do kupcev in obveznosti do dobaviteljev.

Spremljati je možno promet v katerikoli tuji in hkrati domači valuti. Narejena je

povezava s tečajno listo za spremljanje tečajnih razlik. Podprt je tudi obračun obresti,

kompenzacije/pobot ter odstop terjatev (cesija, faktoring) in obveznosti. Omogočena je

povezava z bankami in podpora elektronskemu plačilnemu prometu (preko TRR). Sem

spada tudi izpis opominov, pregled odprtih postavk (IOP-obrazec za uskladitev s

partnerji), kontnih kartic (povezava z temeljnicam) in zapadlih obveznosti.



Vnos prejemkov, izdatkov in avtomatski prenos knjižb blagajniških dokumentov

(blagajniški prejemek, izdatek, dnevnik) v Saldakonte za nadaljnjo obdelavo se vrši v

modulu Blagajna oz. Blagajniško poslovanje. Modul omogoča še pregled stanja na

blagajni in rekapitulacijo po načinih plačila. Podpira delo več blagajnikov, blagajn in

plačilo z gotovino, s čeki ter kreditnimi karticami.

Modul Kadri oz. HRM (angl. Human Resource Management) omogoča celovito

spremljanje zaposlenih, saj lahko poleg osnovnih podatkov (EMŠO, davčna številka,

TRR, ime, priimek, telefonska številka, stalno prebivališče) o zaposlenem omogoča tudi

podatke o dosedanji izobrazbi, poklicu, poznavanju tujih jezikov, dodatnem

izobraževanju, študiju ob delu, družinskih članih, invalidnosti, beneficirani delovni

dobi, zdravstvenih pregledih, dopustih, izrečenih disciplinskih ukrepih, varstvu pri delu,

zaščitnih sredstvih itd. Možna je izdelava zakonsko določenih obrazcev: Obrazci za

Pokojninsko in invalidsko zavarovanje (prijava M-1, odjava M-2, sprememba M-3),

obrazec PD-1 (prijava po delavcu oz. pripravniku), MDČ-obrazec (prijava podatkov za

zdravstveno zavarovanje družinskih članov), Prijava podatkov o osebnih dohodkih,

Odločba o zaposlitvi, o premestitvi na drugo delovno mesto, o dopustih. Omogočena je

podpora vodenju letnih razgovorov direktorja z zaposlenimi in sistematizacija delovnih

mest. Možno je tudi vodenje evidence nagrad in disciplinskih ukrepov ter opozarjanje

na dogodke (rojstni dan zaposlenega, iztek pogodbe, zdravniški pregled in podobno).

V modulu Plače se obračunava plače ter izpisuje in oblikuje podatke za Zavod za

pokojninsko in invalidsko zavarovanje, izpisuje plačilne liste, pregleduje plače po

zaposlenih, davke in prispevke na izplačane plače. Tu se izpisuje zakonsko določen

obrazec REK-1, ki se lahko AJPES-u dostavi elektronsko. Možni so tudi izpisi

virmanov (za kredite in hranilne vloge). Omogočeni so različni tipi obračuna plač glede

na tip razmerja (redna plača, avtorski honorar, sejnine in najemnine, delo vajencev,

dijakov in študentov). Določeni ponudniki ta modul imenujejo tudi honorar. Pri

različnih ponudnikih je omogočen tudi obračun bonitet, sindikalnih članarin, regresov,

invalidnin, jubilejnih nagrad, odpravnin, stimuliranje zaposlenih itd.

Modula Nabava in prodaja obsegata področji prodaje (naročila kupcev) in nabave

(naročila dobaviteljem) ter pripravo potrebnih dokumentov (npr. prevzemnica,

naročilnica, predračun, faktura) oz. njihovo storniranje. Vsebujeta tudi preglede



nerealiziranih naročil. V podjetjih s centralizirano nabavo omogočata zbiranje internih

naročil kot osnovo za pripravo zbirnih naročil dobaviteljem. Tu se tudi kreirajo ceniki,

popusti in plačilni pogoji, pomemben je šifrant poslovnih partnerjev s podatki o kupcih

in dobaviteljih. Del tega modula so tudi podatki o materialih (tehnične značilnosti,

dodatni opis, embalaža, črtna koda, varnostna zaloga, teža, datum trajanja itd.).

Knjiženje, pregledovanje in analiziranje skladiščnih in materialnih dokumentov

omogočata modula Materialno (skladiščno) poslovanje in Drobni inventar. Izvajajo se

lahko pregledi stanja zalog materialnih sredstev na ravni organizacijskih enot, skladišč,

serij ter rokov trajanja, s čimer je zagotovljena popolna sledljivost materialnih tokov.

Popolnoma avtomatizirana je izvedba inventure (z izpisom popisne liste in s prenosom

v otvoritveno stanje) ter vrednotenje zalog po vseh metodah, predvidenih z

računovodskimi standardi: drseča in tehtana povprečna cena, planska cena, FIFO, LIFO,

vrednotenje po zadnji nabavni ali po prodajni ceni. Možno je tudi spremljanje kala na

skladiščih in njegovo upoštevanje ob inventuri ter določanje varnostnih zalog.

Nadgradnja tega modula je WMS, ki ga bomo opisali v nadaljevanju.

Vsem zavezancem za Intrastat poročanje je namenjen modul Intrastat. Omogoča

pripravo in oddajo XML-datotek za poročilo Intrastat. Namenjen je tako nabavni kot

prodajni službi za podporo carinskih postopkov pri uvoznih in izvoznih poslih. Modul je

usklajen s predpisanimi evidencami in Carinskim zakonom. Omogoča tudi obračun

postopkov uvoza zaradi izvoza, kalkulacijo nabave, spremljanje enotne carinske liste

(ECL) itd.

Doslej opisane funkcionalnosti uporabljajo tudi v trgovskem podjetju Teal, ki ga bomo

obravnavali v praktičnem delu. Izmed modulov, naštetih v nadaljevanju, pa uporabljajo

zgolj del proizvodnega modula. V Tealu namreč sestavljajo lastne namizne računalnike,

pri čemer je potrebna izdelava delovnih nalogov.

WMS (angl. Warehouse Management System) je integrirana rešitev za učinkovito in

enostavno vodenje skladišča ter podporo vseh procesov skladiščenja in

logistike. Omogoča spremljanje zalog artiklov od trenutka, ko prispejo od dobavitelja,

pa vse dokler končni izdelki, namenjeni kupcem, ne zapustijo skladišča. Hkrati je

omogočen tudi prikaz gibanja skladiščnika in vodenje zalog na regalih. Ta sistem zna



izpisovati nalepke/kode (EAN/UCC -128, SSCC) na vhodu ali izhodu iz skladišča.

Zagotovljena je enostavna inventura, izbira naročil za obdelavo glede na prioriteto,

optimalno obračanje zalog, avtomatična obdelava pošiljk, v vsakem trenutku pa je

znana lokacija artiklov v skladišču. Možna je integracija z različnimi tipi strojne

opreme, ki se uporablja v skladiščih za podporo rokovanja z blagom, kot so tehtnice,

skenerji, tiskalniki črtnih kod, laserski tiskalniki, zasloni, občutljivi na dotik, transportni

trakovi itd.

V modulu Proizvodnja najdemo sezname sestavnic, tehnoloških postopkov in

vzdrževanja. Planerji in vodje proizvodnje lahko načrtujejo proizvodnjo izdelkov in

polizdelkov ter izračunavajo plane bruto materialnih potreb, potrebnega proizvodnega

dela (za stroje in delavce) ter zasedenost zmogljivosti po proizvodnih mestih. Tu se vrši

tudi izstavljanje delovnih nalogov, priprava proizvodne dokumentacije, proizvodno

predkalkuliranje, kalkuliranje, spremljanje proizvodnje ter obračun proizvodnje.

Beležimo in spremljamo lahko tudi skupni, skladiščni ter direktni kalo v posamezni fazi

proizvodnje.

Možno je dodati tudi programsko rešitev OLAP (angl. On Line Analytical Processing),

ki je namenjena menedžerjem in analitikom za podporo odločanja. Podpira hitre analize

velikih količin podatkov, ki so strukturirani in večdimenzionalno organizirani

(podatkovne kocke). Sodobna grafika omogoča kakovostne analize in atraktivna

poročila. Podatke za daljša časovna obdobja je možno analizirati s sekundnimi

odzivnimi časi. Drugi ponudniki ta modul imenujejo tudi Direktorske analize,

Analitične rešitve ali kaj podobnega.

Menedžment odnosov s strankami oz. CRM (angl. Customer Relationship Management)

je strategija poslovanja podjetja, usmerjena k odjemalcu. Omogoča izgradnjo

dolgoročnih odnosov in zaupanja med stranko in organizacijo. Značilnosti PIS

upravljanja odnosov s strankami so: vzpostavitev in upravljanje dobičkonosnega

portfelja odjemalcev, prepoznavanje strank, ki prinašajo največ dobička, in povečevanje

truda za njihovo ohranitev, osredotočenje virov (materiala, dela) na dobičkonosne

poslovne odnose, uporaba različnih prodajnih poti, da bi zadovoljili različne potrebe in

preference strank, zbiranje podatkov o stranki z namenom lažjega predvidevanja

njenega obnašanja in vzpostavitev osebnega odnosa s stranko (Natek, 2009).



Upravljanje oskrbovalne verige oz. SCM (angl. Supply Chain Management) se

osredotoča na podporo osnovnih logističnih procesov (zagotavljanje virov, načrtovanje

izvajanja, dostavo izdelkov in storitev). Cilj je nemoten pretok dobrin, informacij in

kapitala (Kovačič &Vukšić, 2005, str. 146).

Modul Projektno vodenje omogoča vodenje projektov, natančen pregled nad

porabljenim časom, inicializacijo projektov, povezavo z MSProject itd.

Dokumentni sistem oz. DMS (angl. Document Management System) pa bomo

obravnavali v posebnem poglavju, saj je kratkoročni cilj podjetja Teal upravljanje

dokumentov s poudarkom na skeniranju dokumentov, vodenju prejete in izdane pošte,

nadzoru poti dokumentov in podpisnikov ter optimizaciji poslovnih procesov.

Srednjeročni plan podjetja je tudi uvedba sistema CRM, saj kot trgovsko podjetje čutijo

potrebo po kakovostnejšem obvladovanju in posledično zadovoljevanju potreb kupcev.

Večina modulov omogoča popolno prilagodljivost izgleda izhodnih dokumentov,

povezljivost s standardnim okoljem Microsoft Office, vsi moduli pa delujejo

samostojno ali povezano. Moduli morajo biti jezikovno in zakonsko prilagojeni, torej

govorimo o zakonodajni in jezikovni lokalizaciji.

Različni ponudniki nudijo še mnoge različne module in specialne panožne programske

rešitve (npr. za zdravstvene domove, trgovce z avtomobili, upravljalce nepremičnin,

domove za starejše itd.), ki pa jih v okviru te diplomske naloge ni smiselno podrobneje

opisovati.

1.2 Cena sistema ERP, njegovo uvajanje in vzdrževanje

Načeloma je cena sestavljena iz treh delov: cene licence za programske module, cene

uvedbe sistema in cene vzdrževanja sistema. Danes se vsi priznani sistemi ERP

prodajajo tako, da se cena formira na osnovi števila uporabnikov. Pri vprašanju, kaj

zajemajo stroški uvajanja sistema ERP, je treba upoštevati, da bo v večini primerov ta

sistem s svojimi funkcionalnostmi takoj zadovoljil vse poslovne zahteve uporabnika,

vendar je potrebno ponekod opraviti spremembe in prilagoditve sistema procesom



uporabnika s pomočjo programskega jezika, ki je del sistema ERP. Cena

implementacije je zelo odvisna od količine inženirskega dela, ki ga je potrebno opraviti

v fazi uvajanja sistema ERP. Uvajanje sistema na lastno roko ni priporočljivo.

Pri iskanju ponudb za novi informacijski sistem je priporočeno, da se zahteva tudi

znesek TCO (angl. Total Cost of Ownership). To je podatek, ki pove, koliko stane

informacijski sistem v fazi nabave, uvajanja in uporabe skozi časovno periodo 5 let.

Pomemben je tudi cost/benefit faktor, ki v bistvu predstavlja faktor ROI (angl. Return of

investment). Pove nam, v kolikšnem odstotku se je investicija povrnila v določenem

časovnem obdobju (Kastelic, 2007).

Različni ponudniki imajo različne oblike financiranja in izvajanja aktivnosti

vzdrževanja in nadgrajevanja programske opreme. V splošnem pa vsi nudijo:

• telefonski strokovni nadzor in pomoč za nemoten potek obdelav;

• organiziranje tečajev in svetovanja v fazi uvajanja ERP in kasneje;

• obveščanje o novostih preko seminarjev in novic;

• zagotavljanje ekipe informatikov za vzdrževanje poslovnega informacijskega

sistema;

• stalno pripravljenost ekipe za interveniranje ob odpravah napak in motenj v

delovanju;

• spreminjanje izvorne kode v aplikacijah zaradi zakonskih sprememb;

• možnost pomoči preko VPN povezave.

1.3 Trendi na področju rešitev ERP

Gartner (2009a, str. 3 in 4) napoveduje nadaljnjo povezovanje oskrbnih verig in

vertikalno povezovanje. SOA1 koncept močno spreminja ustaljeno ponudbo sistemov

ERP in omogoča dodatno fleksibilnost. V zadnjem času smo priča tudi velikemu številu

prevzemov in združitev velikih ponudnikov ERP.

1 Za opis glej poglavje Sistemi za upravljanje z vsebinami - ECM.



Tudi selitev rešitev ERP »v oblake« dosega čedalje večje razsežnosti. Vidne so

prednosti outsourcinga in tudi v Sloveniji že obstajajo podobne rešitve. SAOP ponuja

miniMAX, pa tudi Datalab ponuja e-računovodstvo. Vodilna ponudnika SaaS sta Plex

SaaS ERP in Glovia. Tudi SAP ponuja rešitev SaaS, imenovano SAP Business

ByDesign. Več o tehnologiji SaaS bomo povedali v nadaljevanju. V čedalje večjem

obsegu se pojavljajo tudi ponudniki odprtokodnih rešitev ERP kot Compiere (Consona)

in Openbravo ERP.

1.4 Pregled tržišča rešitev ERP

1.4.1 Svetovni trg ERP

Svetovni trg celovitih programskih rešitev je dosegal izjemne rasti nekje do konca leta

2000, ko so imele organizacije že posledično manjšo absorbcijsko moč (Kovačič &

Vukšić, 2005, str. 281).

Podjetij, ki se prištevajo med ponudnike sistemov ERP, je kar nekaj tudi pri nas.

Podjetja, ki iščejo cenovno ugodnejšo rešitev in se lahko odpovedo nekaterim funkcijam

velikih sistemov, gotovo ne bodo posegla po dražjih sistemih velikih svetovnih

ponudnikov. Tista, ki zahtevajo večjo funkcionalnost, več referenc, zagotovila za daljše

sodelovanje in boljšo povezljivost sistema, pa se bodo obračala na dražje sisteme.

Navsezadnje obstaja tudi možnost lastnega razvoja ustrezne programske opreme.

Grobelšek (2002) ugotavlja, da imajo najmanj možnosti pri izbiri podjetja, ki so

kapitalsko odvisna in podružnice drugih podjetij pri nas oz. podjetja, ki večji delež

celotnega prihodka ustvarijo s prodajo (tujemu) kupcu. V teh primerih močnejši partner

zavoljo preprostejšega povezovanja določi informacijski sistem. Kljub temu to ne

pomeni, da bodo domači ponudniki izginili, saj so le-ti precej razširjeni v podjetjih vseh

velikosti. Zamenjava sistema je draga, zato v primeru brezhibnega delovanja sistema

ERP ni smiselno zamenjevati, poleg tega pa so domači ponudniki navadno tudi cenovno

dostopnejši.



Gartner (2009b) ocenjuje celotni trg rešitev ERP v letu 2008 na 23,8 milijard dolarjev.

Pet največjih ponudnikov ERP, prikazanih na Sliki 1, skupno obvladuje 59 % trga. Med

temi so Sage (PeachTree), Infor (Infor ERP, prej Baan) in Microsoft (MS Navision),

usmerjeni na tržišče srednje velikih (med 100 in 999 zaposlenih) podjetij. SAP

(mySAP, SAP R/3) in Oracle (Oracle E-Business) pa obvladujeta predvsem večja

podjetja.

Slika 1: Največji ponudniki ERP

Vir: Gartner, 2009a, str. 3.

V magičnem kvadrantu na Sliki 2 lahko vidimo razporeditev ponudnikov rešitev ERP,

ki so skoncentrirani na srednje velika podjetja. Gartner jih deli v 4 kvadrante. Razlago

kvadrantov si preberite v poglavju Svetovni ponudniki sistemov ECM in DMS. Glavna

novost je, da je Infor Global Solutions prevzel znano rešitev ERP Baan od SSA Global

Technologies.

Slika 2: Gartnerjev magični kvadrant ponudnikov ERP za srednje velika podjetja

Vir: Gartner, 2009a, str. 3.

SAP Oracle Sage Infor Microsoft

Tržni delež 28% 14% 7% 6% 4%

0%

10%

20%

30%

Tržn

i de

lež

v %



1.4.2 Slovenski trg ERP

Prihodki od prodaje slovenskih ponudnikov ERP so prikazani na Sliki 3. Podatki veljajo

za leto 2009, razen pri Datalabu in Perftechu, kjer so bili ob pisanju te naloge dostopni

le za leto 2008. Upoštevati je treba dejstvo, da se določene organizacije ne ukvarjajo

izključno z razvojem programskih rešitev. Perftech se tako ukvarja tudi s prodajo

strojne opreme. Za točno primerjavo bi bilo potrebno kontaktirati vsakega ponudnika

oz. dobiti dostop do podrobnejših bilanc, ki niso javno dostopne.

Slika 3: Prihodki od prodaje (v milijonih EUR) nekaterih slovenskih ponudnikov ERP

Vir: Poslovni imenik Bizi.si, 2010.

Največja tuja ponudnika rešitev ERP pri nas sta Microsoft z rešitvijo MS Dynamics

NAV in SAP s SAP R/3. Obe rešitvi ponujata izjemno široko paleto modulov, ki

pokrijejo praktično vse potrebe potencialnih odjemalcev. Microsoftova rešitev je

nekako bolj namenjena srednjim in manjšim organizacijam.

V Tabeli 1 so slovenski ponudniki ERP predstavljeni še z drugih vidikov. Programsko

rešitev Datalab Pantheon uporablja naše obravnavano podjetje, zato jo bomo podrobneje

opisali v praktičnem delu. Podatke smo pridobili z analizo spletnih strani posameznih

ponudnikov.

0

123456

789

Mili

jon

i

Prihodki

od prodaje



Tabela 1: Slovenski ponudniki ERP

Ponudniki Leto

ustanovitve Reference

Specializirani

moduli

Št.

insta-

lacij

Andersen

(Birokrat) 1991

MTV Adria, Plesna

šola Urška, KK

Union Olimpija,

šolski centri.

Hotelir,

Prireditelj,

Analitik,

Receptor,

Element CMS.

4.000

Perftech

(Perftech.Largo) 1989

Sistemska tehnika,

Akrapovič, Gorenje

Indop.

CRM, CiklonNT

(dokumentni

sistem), BILargo.

n.p.

SAOP (iCenter) 1987

Računovodski

servisi, osnovne

šole, kmetijske

zadruge, komunalna

podjetja, občine.

MiniMAX

(računovodstvo

preko spleta).

3.700

Pro-Bit

(Pro.express) 1989

Domovi za starejše,

Kompas, Beti,

Vzajemna, Pivka

Perutninarstvo, Jata

Emona.

4 različice rešitve

ERP. 500

Independent

(Independent

ERP)

1992

Upravljalci

stanovanj (INDOM,

Domplan), občine,

računovodski

servisi,

Zavarovalnica

Generali, Probanka.

Upravljanje

stanovanj,

Proračunski

uporabniki.

n.p.



Kopa (Kopa

ERP) 1978

Termoelektrarna

Šoštanj, Perutnina

Ptuj, Pivovarna

Laško, Unior Zreče,

Kolinska, Žito,

Radenska, Primorje,

SKB, Elektro

Slovenija, Petrol,

Paloma.

Holding. n.p.

Nova Vizija

(ProPIS)

1998 (1988

- Vizija)

Kmetijske zadruge,

zdravstveni domovi,

Izletnik Celje,

Litostroj, Emona

obala.

ProMEDICA

(zdravstvo),

ProTRGO

(trgovina).

n.p.

Datalab

(Pantheon) 1997

Labod konfekcija,

SVEA Lesna Litija,

Alpeks, Eventim.si,

MojeDelo.com,

Športna loterija,

Poteza skupina, Era

Velenje, Gradis

Celje.

E-računovodstvo,

ostali moduli v

sodelovanju s

partnerji.

4.400



2 DOKUMENTNI SISTEMI

Gradišar in Resinovič (2001, str. 12) ugotavljata, da je možno avtomatizirati natančno

določena, ponavljajoča dela, ki ne zahtevajo iznajdljivosti in ustvarjalnosti. Uporaba

računalnikov v pisarnah je izločila mnoga neučinkovita dela. Računalniško podprti

informacijski sistemi avtomatizirajo mnogo procesov v računovodstvu, prodaji,

proizvodnji in še kje. Računalniki delo opravijo hitreje, ceneje ter bolj natančno in

sistematično. Primer takšne avtomatizacije omogoča tudi dokumentni sistem.

Podjetja se vsak dan srečujejo z veliko količino dokumentov, ki ležijo po predalih,

številnih registratorjih, neurejeno na posameznih računalnikih itd. Zaposleni porabijo

vse preveč časa za iskanje določenih dokumentov. Neurejeno dokumentacijo je težko

obvladovati in jo ščititi pred vpogledi nepooblaščenih oseb. Večina dokumentacije še

vedno prihaja in odhaja iz podjetja v papirni obliki. V elektronski obliki so vsepovsod

prisotni le klasični dopisi preko e-pošte, plačilni promet v povezavi z bankami,

določene računovodske listine in eDavki. Pogosta je kombinacija enega in drugega,

pogosto dokumente tiskamo na papir, čeprav smo jih pred tem že digitalizirali.

Tudi urejenost digitaliziranih vsebin je velikokrat na nizkem nivoju. Uporabniki

pogosto hranijo digitalne vsebine na datotečnih sistemih na lokalnih računalnikih, kar

pogosto povzroča podvajanje enakih dokumentov in otežuje iskanje.

Rešitev je primerno upravljanje z vsebinami, del katerega je tudi uvedba dokumentnega

sistema, saj zagotavlja hitrejši pretok dokumentov, učinkovitejši dostop do njih in

iskanje le-teh ter sistematično arhiviranje in lažje nadzorovanje vpogledov. Pogoj je

digitalizacija papirnih dokumentov in informacij.

Hewahi, Hannoush in Mohana (2007, str. 1 in 2) navajajo prednosti digitaliziranih

informacij in dokumentov:

• digitalne informacije v dokumentnem sistemu lahko najdemo takoj, medtem ko

ročno iskanje papirnih dokumentov ali pa iskanje neurejenih datotek na datotečnem

sistemu zahtevata ogromno časa;



• s pomočjo tehnologije OCR je omogočeno hitro iskanje posameznih besed v

dokumentih;

• ne prihaja več do izgub papirnih dokumentov, saj so le-ti varno hranjeni in

varnostno kopirani, obenem pa so možnosti za podvajanje precej manjše zaradi

hrambe v centralni bazi podatkov;

• sedaj je omogočeno enostavno deljenje dokumentov v elektronski obliki s sodelavci

in strankami preko omrežja ali preko spleta, ob tem pa odpade nadležno

fotokopiranje papirnih dokumentov in njihovo fizično prenašanje med sodelujočimi;

• vršimo lahko boljši in bolj fleksibilen nadzor nad dokumenti občutljive narave z

določanjem zaupnosti dokumentov in nastavljanjem avtorizacij za posamezne

uporabnike. Tudi za varnost celovitosti dokumentov je bolje poskrbljeno z

varnostnim kopiranjem na različne lokacije, s čimer rešimo problem občutljivosti

papirnih dokumentov na požar, poplavo ali tatvine;

• potrebujemo manj papirja in registratorjev za hrambo ter posledično manj prostora,

potrebnega za hrambo papirnih dokumentov.

Prihodnost je torej v dokumentnih sistemih. Za lažje razumevanje koncepta

dokumentnega sistema moramo najprej razumeti koncept upravljanja življenjskega cikla

informacij in koncept upravljanja z vsebinami.

2.1 Upravljanje življenjskega cikla informacij - ILM

Zaradi prej omenjenih prednosti digitaliziranih informacij morajo podjetja poiskati

načine za pretvorbo papirnih dokumentov v digitalne. Z digitaliziranimi informacijami

je potrebno skrbno in varno upravljati v njihovem celotnem življenjskem ciklu.

Potrebujemo strategijo za upravljanje življenjskega cikla informacij (angl. Information

Lifecycle Management, v nadaljevanju ILM), ki zajame informacije od njihovega

nastanka do trenutka, ko postanejo nekoristne. ILM ni tehnologija, ampak je poslovni

proces. Na Sliki 4 je prikazan življenjski cikel dokumentov.



Slika 4: Življenjski cikel dokumentov

Vir: Kovačič & Vukšić, 2005, str 334.

Življenjska pot dokumentov v grobem obsega kreiranje oz. prejem dokumentov,

digitalni zajem, arhiviranje, iztek dobe hranjenja in uničenje gradiva. V fazi arhiviranja

je potrebno upoštevati potrebe uporabnikov po razpoložljivosti elektronskih

dokumentov, ki se s časom zmanjšujejo. Short (2007, str. 23) navaja, da se podatkov po

preteku 90 dni skoraj nikoli več ne uporabi. Podatki se redko uporabljajo že po preteku

dveh tednov. Temu primerno se načrtuje tudi uporaba različnih medijev za shranjevanje,

vse od dražjih in bolj fleksibilnih pa do cenejših in manj fleksibilnih.

2.2 Sistemi za upravljanje z vsebinami - ECM

Najširši pojem na področju dokumentnih sistemov je upravljanje z vsebinami (angl.

Enterprise Content Management, v nadaljevanju ECM). Organizacija AIIM2 definira

upravljanje z vsebinami kot tehnologije za zajem, upravljanje, arhiviranje, ohranjevanje

ter dostavo dokumentov in vsebin, povezanih s procesi v organizaciji.

Sisteme za obvladovanje vsebin (angl. Content Management System, CMS) v grobem

delimo na dve skupini. Prva vsebuje sisteme za upravljanje spletnih vsebin (WCM3) za

lažje upravljanje kompleksnih spletnih strani. Druga vrsta so sistemi ECM, ki

združujejo različne funkcije (lahko tudi WCM), temeljijo pa na osnovnih dokumentnih

sistemih (South Carolina Department of Archives & History, 2008, str. 3). Sistemi

WCM so velikokrat povsem ločeni od sistemov ECM. Omogočajo urejanje in

vzdrževanje vsebine spletnih strani brez znanja programiranja spletnih strani. Najbolj

razširjena je odprtokodna Joomla, znana pa sta tudi Drupal in Plone. Sem uvrščamo tudi

2 Association for Information and Image Management. 3 Opisujemo v nadaljevanju.



Wiki sisteme in bloge (Wordpress). V nadaljevanju se bomo osredotočali na sisteme

ECM.

Kakšna je torej sploh razlika med sistemi za upravljanje vsebin (ECM) in

dokumentnimi sistemi (DMS)? Današnji ponudniki ECM so v svojih začetkih svoje

sisteme imenovali kar DMS in predstavljajo temelj današnjim rešitvam ECM. Z

večanjem količine nestrukturiranih informacij v podjetjih pa so se pojavile potrebe po

zmogljivejših sistemih, ki bodo upravljali z vsemi vsebinami na enem mestu. Veliki

ponudniki ECM so tekmovali v razvijanju kar najcelovitejših rešitev in dodajanju

dokumentnemu sistemu kar največ dodatnih funkcionalnosti. Vendar pa vsakdo ne

potrebuje vsega, kar ponujajo veliki in dragi sistemi ECM, ki obenem terjajo še veliko

časa za implementacijo. Na srečo lahko orodja za skupinsko delo ter sistemi DMS,

WCM in DAM delujejo tudi samostojno. Več o omenjenih orodjih sledi v nadaljevanju.

Strokovnjakinja Blanco (2009) razločuje 10 najpomembnejših delov rešitve ECM:

• dokumentni sistemi (angl. Document Management System, v nadaljevanju DMS)

predstavljajo jedro ECM. Najbolj opazna orodja so repozitoriji, kontrole dostopa,

orodja za verzioniranje, iskalniki in revizijska sled;

• orodja za skupinsko delo (angl. collaboration) omogočajo učinkovito skupinsko

delo zaposlenim na geografsko ločenih lokacijah s pomočjo aplikacij za takojšnje

sporočanje, blogov, forumov, spletnih sestankov, e-pošte, klepetalnic,

videokonferenc in omogočanjem dostopa do skupnih dokumentov;

• sistemi za upravljanje s spletno vsebino (angl. Web Content Management, v

nadaljevanju WCM) omogočajo ohranjanje notranjih in zunanjih spletnih strani, ki

združujejo vsebine iz različnih virov;

• sistemi za upravljanje z e-maili so pomemben dodatek k DMS za učinkovito

upravljanje z e-maili;

• sistemi za upravljanje zapisov4 (angl. Records Management, v nadaljevanju RM)

omogočajo doseganje zakonske skladnosti s prenosom vsebin na stroškovno manj

intenzivne naprave ter kontrolo brisanja gradiva in postopkov, ki morajo biti pri tem

sproženi. Upravljanje zapisov pomeni (U.S. Department of Health & Human

4 Zapis je vsaka ustvarjena, prejeta ali shranjena informacija, ki služi kot dokazilo o poslovnih ali organizacijskih dejavnosti.



Services, 2007, str. 14): vzpostavitev in izvajanje politike nadzora zapisov, vključno

s klasifikacijskim načrtom in avtorizacijo; razvoj standardnih operativnih postopkov;

ustvarjanje načrta arhiviranja in uničenja ter zagotavljanje skladnosti z vsemi

lokalnimi in državnimi predpisi;

• orodja za digitalni zajem (angl. Imaging) omogočajo pretvorbo papirnih

dokumentov v digitalno obliko, pri tem pa z vnosom metapodatkov predstavljajo

osnovo za uspešno iskanje elektronskih dokumentov;

• sistemi za upravljanje z digitalnimi sredstvi (angl. Digital Asset Management, v

nadaljevanju DAM) zagotavljajo vrhunsko upravljanje s slikami ter avdio in video

vsebino. Sistemi DAM se pogosto osredotočajo na organizacije iz zabavne in

oglaševalske industrije, kjer je pomembno razmnoževanje in distribuiranje velike

količine digitalnih virov. Ti sistemi imajo tudi specifično določene metapodatke

(npr. kdo je vsebino digitalno zajel, tehnične specifike zajema, pravice itd.);

• orodja za upravljanje delovnih tokov (v nadaljevanju workflov) in naprednejša

orodja za upravljanje s poslovnimi procesi (angl. Business Process Management,

BPM) omogočajo analiziranje in upravljanje delovnih tokov posameznih poslovnih

procesov. Potrebno je definiranje toka dokumentov med uporabniki, kontroliranje

sprememb dokumentov in pošiljanje opomnikov. Ti sistemi se povezujejo tudi z

drugimi sistemi, zelo pogosto s CRM;

• sistemi za arhiviranje (angl. archiving) morajo preprečevati podvajanje dokumentov

in omogočati migracijo na cenejše nosilce za dolgotrajno hranjenje;

• orodja za generiranje poročil (angl. Content Reporting) pa generirajo razna poročila

v zvezi z upravljanjem vsebin.

Pri sistemih ECM gre za celotno upravljanje vsebin, kjer ni poudarek le na

strukturiranih dokumentih. Gre tudi za upravljanje nestrukturiranih dokumentov,

skeniranih slik, spletnih vsebin, zvoka, emailov, Microsoft Office dokumentov,

AutoCad datotek in video posnetkov. Sistemi DMS so primarno narejeni le za

obvladovanje dokumentov. Jedri obeh sistemov pa predstavljajo digitalni zajem,

workflow in arhiviranje digitalnih vsebin.

Za ponudnike vseh rešitev ECM in DMS je potrebna dobra povezava in integracija s

sistemi ERP. Integracija je enostavna pri večini sistemov ERP, ki podpirajo koncept



storitveno orientirane arhitekture (angl. Service Oriented Architecture, v nadaljevanju

SOA). Ključna prednost koncepta SOA je poslovno storitveno vodilo (angl. enterprise

service bus, ESB), po katerem si posamezne storitve arhivskega sistema izmenjujejo

sporočila po standardiziranih protokolih. Tako lahko enostavno združujemo sredinsko

opremo različnih proizvajalcev (Štefančič, Rot & Vavpotič, 2007, str. III-8).

Vodilna neprofitna organizacija na področju dokumentnih sistemov in sistemov za

upravljanje z vsebinami je AIIM (Association for Information and Image Management),

ki ima avtoriteto že več kot 60 let. Vključuje menedžerje, arhiviste, korporativne

knjižničarje, strokovnjake za zajem podatkov, pravne strokovnjake, IT-menedžerje,

svetovalce in učitelje (U.S. Department of Health & Human Services, 2007, str. 23).

2.3 Sistemi za upravljanje z dokumenti - DMS

Sistem za upravljanje z dokumenti (DMS) zagotavlja ustvarjanje, skladiščenje in

upravljanje dokumentov v elektronski obliki. Primarna funkcija je upravljanje

elektronskih informacij v poteku dela (workflow) organizacije. Osnovne

funkcionalnosti morajo vključevati upravljanje dokumentov, potek dela, iskanje in

zajem oz. pretvorbo v digitalno obliko. Dokumentom je potrebno nuditi aktivno

podporo v celotnem življenjskem ciklu od nastanka, pregleda, odobritve, distribucije in

do arhiviranja.

Dokumentni sistemi imajo veliko uporabnost na številnih področjih. Velike korporacije

lahko uporabijo dokumentni sistem za avtomatski zajem anketnih listov o zadovoljstvu

strank, arhivi pridobijo ogromno prostora z digitalizacijo papirnih dokumentov, sodišča

privarčujejo na času, saj so vse zadeve dostopne le z nekaj kliki, projektno organizirane

organizacije pa sedaj delujejo še bolj učinkovito z informacijsko podporo skupinskemu

delu itd.

Rožman (2009, str. I-34) ugotavlja naslednje funkcionalnosti DMS:

• kreiranje in urejanje dokumentov;

• distribucija dokumentov do podpisnikov in obveščanje;



• beleženje dogodkov in sprememb dokumentov z revizijsko sledjo (angl. audit trail);

• določitev vlog uporabnikov in skupin uporabnikov (avtor postopka, odobritelj,

podpisnik, administrator);

• elektronsko podpisovanje dokumentov;

• iskanje dokumentov po opisu;

• varno shranjevanje v skladu z zakonodajo;

• izboljšana možnost upravljanja tokov odobritve postopkov;

• dostop uporabnikov do podatkov preko spletnega vmesnika.

South Carolina Department of Archives & History navaja še dodatne funkcionalnosti

(2008, str. 2 in 3):

• iskanje »full-text« omogoča iskanje vsake besede v celotnem dokumentu ali

določeni skupini dokumentov. Večina sistemov namreč omogoča le iskanje preko

vnaprej določenih indeksiranih ključnih besed oz. metapodatkov, kar pa ni preveč

koristno, saj oseba, ki je izbrala ključne besede, ni vedno tudi oseba, ki išče;

• nekateri sistemi omogočajo hipertekstovne povezave iz enega dokumenta v drugega

za lažje brskanje med povezanimi dokumenti;

• z namenom, da elektronske vsebine ostajajo delujoče skozi daljši čas, je potrebno

pretvarjati zastarele formate, ob tem pa določeni sistemi omogočajo samodejno

pretvorbo ene oblike zapisa datoteke v drugo;

• nekateri sistemi DMS omogočajo boljše upravljanje priponk dokumentov, ki lahko

vsebujejo več elementov (npr. tekst, fotografije, video, hiperpovezave).

Pomembne sistemske komponente DMS so tako baze podatkov, sistemi za zajem in

kategorizacijo dokumentov, storitve metapodatkov, sistem za sodelovanje, sistem za

dostopanje in arhiviranje in seveda sistem za upravljanje delovnih tokov (Dobaj &

Krstov, 2007, str. VIII-16). Uspešen dokumentni sistem mora imeti privlačen

uporabniški grafični vmesnik (angl. Graphical User Interface, GUI) za lažje

vsakodnevno delo.

Dokumentni sistemi lahko delujejo povsem samostojno, lahko pa se povezujejo

predvsem s sistemi ERP, CRM in PRM (Taylor and Francis Group, 2010, str. 4–14).



Povezava z ERP je najbolj razširjena in uporabna, saj se v sistemih evidentirajo oz.

kreirajo vsa naročila, izdani in prejeti računi, dobavnice, delovni nalogi,

medskladiščnice, itd. Povezava s CRM je zelo pomembna, saj dokumentni sistem

omogoča prenos informacij, zajetih s pomočjo CRM. Povezava s PRM (Partner

Relationship Management) pa nudi partnerskim podjetjem skupno uporabo številnih

prednosti sistemov DMS, ob pogoju sprejetja ustreznih sporazumov o uporabljenih

formatih, indeksiranju, digitalizaciji in elektronski izmenjavi podatkov med partnerji.

V čem se sploh kažejo prednosti dokumentnih sistemov? Sistemi za upravljanje

dokumentov prispevajo k izboljšanju procesov na področju informacijske tehnologije in

povečajo produktivnost zaposlenih, ki sicer porabijo tudi več kot 30 % delovnega časa

za iskanje, sortiranje, urejanje, razmnoževanje in pošiljanje dokumentov. Veliko

dokumentov pa se pri tem še izgubi, pomeša ali založi (Vekić, 2008, str. 16). DMS je

ključnega pomena tudi pri upravljanju znanja (angl. Knowledge Management, KM), saj

zagotavlja shranjevanje in dostopnost podatkov, ko jih potrebujemo.

Skrt (2006) navaja naslednje prednosti pred obvladovanjem dokumentov v papirni

obliki v:

• omogočen popoln nadzor in sledljivost nad dokumenti;

• boljša distribucija dokumentov, saj odpadeta fotokopiranje in fizično dostavljanje

dokumentov različnim osebam na različne lokacije;

• enostavnejše in hkratno pregledovanje dokumentov;

• dosegljivost kadarkoli in od kjerkoli;

• hitrejše in enostavnejše iskanje dokumentov in informacij;

• varno arhiviranje velikih količin dokumentov;

• določitev več nivojev dostopa oziroma različnih pravic uporabnikov;

• ni potrebe po dodatnem prostoru za shranjevanje dokumentov.

Zanimivi so tudi rezultati raziskave organizacije AIIM s področja sistemov ECM iz leta

2010, ki jih lahko vidimo na Sliki 5. V raziskavi so anketirali 751 podjetij različnih

velikosti, večinoma v ZDA. Izsledki raziskave so pokazali, da najmanj anketiranih od

sistema ECM pričakuje doseganje konkurenčne prednosti. Največ jih pričakuje



povečanje učinkovitosti in optimizacijo poslovnega procesa (Association for

Information and Image Management [AIIM], 2010).

Slika 5: Pričakovane koristi uvedbe DMS

Vir: AIIM, 2010, str. 9.

Kot rečeno, je uporaba elektronskih dokumentov še dokaj nerazširjena. Zanimivi so

rezultati raziskave Fakultete za upravo, izvedene v letu 2007. Kot pravi Dečman (2007,

str. IV-7-15), je ta raziskava prva v Sloveniji, narejena na tem področju in v takem

obsegu. Vzorec je zajemal 154 različno velikih podjetij zasebnega sektorja. V letu 2007

je približno polovica anketiranih organizacij vodila evidenco dokumentov ročno,

tretjina pa je sploh ni vodila. Od tistih, ki so evidenco vodili elektronsko, jih je le 43 %

uporabljalo elektronski sistem za upravljanje z dokumenti. Digitalizacijo papirnih

dokumentov je tako uporabljalo le 17 % anketiranih organizacij. Približno dve tretjini

tistih, ki digitalizacijo že uporabljajo, je imelo izvirno papirnato obliko še vedno za

edino pravno veljavno in jo je še naprej shranjevalo. Storitve iskanja in dostopanja do

elektronskega arhiva prek zunanjega izvajanja je v letu 2007 opravljalo zgolj 4 %

anketiranih organizacij. Z raziskavo je bilo potrjeno tudi, da potreba po elektronski

hrambi narašča z večanjem podjetja in števila zaposlenih. Rezultati raziskave o načinu

vodenja evidence dokumentov glede na število zaposlenih v organizaciji so prikazani na

Sliki 6.



Slika 6: Način vodenja evidence dokumentov glede na število zaposlenih

Vir: Dečman, 2007, str. IV-11.

2.3.1 Elektronski zajem dokumentov

Prva faza za učinkovito upravljanje z elektronskimi dokumenti je zajem. Papirne

dokumente je potrebno najprej zajeti oz. digitalizirati v elektronsko obliko v postopku

skeniranja. Pri zajemu papirnih dokumentov se ravnamo po naslednjem postopku:

• prevzem dokumentov;

• predpriprava dokumentov za skeniranje (odstranitev veznih sredstev, opremljanje s

črtno kodo);

• skeniranje dokumentov;

• optično prepoznavanje znakov;

• verifikacija dokumentov (končna kontrola zajetih podatkov);

• klasificiranje/razvrščanje in indeksiranje dokumentov.

Z dokumentov moramo izvleči še določene podatke in jih evidentirati v elektronske

sisteme, namenjene za poznejšo obdelavo podatkov. Danes v podjetjih še vedno

prevladuje ročen način vnašanja podatkov, želja je po uvedbi hitrejših tehnologij in

avtomatizaciji pisarniškega poslovanja. T.i. »forms processing« omogoča skeniranje in

prepoznavo znakov na določenem področju dokumenta, pri tem pa se podatki zbirajo v

bazi podatkov. Črtne kode se lahko uporabijo za hitro povezavo tipa dokumenta in

predprogramirano predlogo za iskanje pravilnih polj za vnos (U.S. Department of

Health & Human Services, 2007, str. 12). Prepoznavo znakov omogočajo naslednje

tehnologije:

49% 57% 61% 52%

16%25% 22% 44%

35%18% 17%

4%

0%

20%

40%

60%

80%

100%

do 9 od 10 do 49 od 50 do 250 nad 250

ročno, papir elektronsko ne vodimo evidence



• OMR (Optical Mark Recognition) omogoča prepoznavo barkode, simbolov ter

označb na obrazcih;

• OCR (Optical Character Recognition), omogoča prepoznavo tiskanih znakov;

• ICR (Inteligent Character Recognition) omogoča prepoznavo rokopisov in

• ODR (Optical Document Recognition) omogoča prepoznavanje obrazcev.

Te tehnologije se uporabljajo različno, glede na to, ali imamo strukturirane ali

nestrukturirane dokumente. Za strukturirane dokumente, med katere uvrščamo različne

vrste obrazcev (npr. plačilni nalogi, obrazci za DDV), je značilno, da se podatki, ki jih

želimo zajeti, nahajajo vedno na istem mestu. Pri polstrukturiranih dokumentih (npr.

računi, naročilnice, dobavnice, tovorni listi) pa so iste vrste podatkov (datum, številka

računa, davčna številka, znesek) zaradi različnih oblik dokumentov na zelo različnih

mestih. Ker pri polstrukturiranih dokumentih natančno vemo, katere podatke iščemo,

ne znamo pa določiti njihove natančne pozicije, mora biti pri strojnem zajemu vsebine

takšnega dokumenta v tehnološko rešitev vgrajena neka logika, ki bo znala poiskati

mesto na dokumentu, kjer je iskani podatek. Uspešna strojna prepoznava za

nestrukturirane dokumente (e-mail, članek, glasovna pošta ) pa je najtežja, saj ne vemo,

kateri podatki so pomembni za zajem, niti tega, na katerem mestu v dokumentu se

nahajajo (Skrt, 2006).

Za še boljšo avtomatizacijo dela so primerni skenerji s t.i. samodejnim podajalnikom

dokumentov (angl. Automatic Document Feeder, ADF). Uporabni so tudi dupleks

skenerji, ki lahko skenirajo dokumente obojestransko.

Dobra možnost je tudi izbira multifunkcijskih naprav, ki združujejo možnosti

tiskalnikov, skenerjev in telefaksov. Ne pozabimo na vse večjo uporabo brezžičnega

etherneta, izvajanje java aplikacij na napravi, deljenja tiskalniških poslov med več

napravami, obojestranskega tiskanja, skeniranja, spletnega brskanja preko naprave in

podobno. Nekatere naprave omogočajo avtomatsko zbiranje digitalnih dokumentov,

dajanje digitalnih dokumentov v skupno rabo, upravljanje in shranjevanje digitalnih

dokumentov, s čimer pospešujejo in izboljšujejo komunikacijo v podjetju. Dodatna

orodja nam v realnem času omogočajo spremljanje informacij o paketih in bajtih, ki se

prenašajo iz računalnikov v kopirno napravo in obratno. Analiziramo lahko uporabo



naprav po uporabnikih in ugotavljamo preobremenjenost naprave oz. iztrošenost

tonerjev. Kopirne naprave so kot nalašč za potrebe podjetij po elektronskem arhiviranju,

saj lahko dokumente skenirajo zelo hitro, obojestransko in do formata A0 (Pen &

Bernik, 2006, str. 232–237).

Priporočljiva ločljivost za optično prepoznavanje znakov je 300 DPI (dots per inch).

Višje nastavitve so mogoče, če je potrebno še več podrobnosti, vendar se s tem poveča

tudi sama datoteka (U.S. Department of Health & Human Services, 2007, str. 10). V

procesu skeniranja je potrebno doseči optimalno razmerje med kakovostjo zajete slike

in velikostjo datoteke, ki sta v praksi obratno sorazmerni. Potrebno je shranjevanje

podatkov o času, načinu skeniranja in osebi, ki je skeniranje izvedla. To dosežemo z

uvedbo revizijskih sledi, ki jih bomo opisali kasneje.

Potrebno je poskrbeti tudi za vsebine, ki pridejo v podjetje že v digitalni obliki. Včasih

je potrebno narediti digitalno-digitalno pretvorbo v obliko, ki je sprejemljiva za naš

arhiv.

Napredni dokumentni sistemi omogočajo tudi zatemenjevanje zaupnih informacij na

dokumentih ali dodajanje zaznamkov oz. pripomb na digitaliziran dokument. Poudariti

je potrebno, da ti dve funkcionalnosti ne ogrožata pravne veljavnosti dokumenta, saj sta

dodani na sliko dokumenta kot dodatna plast (angl. layer) (U.S. Department of Health &

Human Services, 2007, str. 16).

Po končanem skeniranju nas na nepravilno zajete podatke opozori sistem, nujno je

opraviti tudi vizualno kontrolo kvalitete. Ta faza se imenuje verifikacija zajetih

dokumentov.

Tako kot papirni dokumenti morajo biti tudi elektronski dokumenti primerno označeni,

sortirani in indeksirani, saj jih sicer kasneje ni mogoče najti. Na koncu je torej potrebno

vse dokumente razvrstiti (klasificirati) v skupine glede na njihove lastnosti. Skrt (2006)

pravi, da se atributi dodajajo ročno, delno avtomatično ali popolnoma avtomatično (črpa

se iz baze). Proces dodeljevanja atributov se imenuje indeksiranje, pridobljene podatke

pa imenujemo metapodatki. Ti podatki nosijo informacijo o dokumentu, ki je potrebna

za poznejše lažje iskanje dokumenta (npr. pri računih se lahko indeksirajo naslednji



elementi: datum, številka računa, valuta, znesek in davčna številka). Takoj, ko je

dokument indeksiran, je omogočen dostop do njega preko katere koli avtorizirane

delovne postaje v podjetju.

Izrednega pomena je skrbna izdelava klasifikacijskega načrta, ki preprečuje izgubo

dokumentov, obenem pa preprečuje, da bi dokumenti prišli v napačne roke (Nelson,

Simek & Maschke, 2009, str. 126). Klasifikacijski načrt je osnovni sistem za

razvrščanje dokumentov, zadev5 in dosjejev na podlagi vsebine. Za vsak dokument

administrator določi rok hrambe in stopnjo zaupnosti. Pomembno je, da oseba, ki je

zadolžena za klasificiranje, ne more zaključiti le-tega, dokler niso v sistemu vpisani vsi

zahtevani podatki.

Sedaj so dokumenti pripravljeni za uvoz v dokumentni sistem in primerni za nadaljnjo

elektronsko obdelavo.

2.3.2 Upravljanje delovnih tokov

Ročno iskanje, faksiranje, fotokopiranje in fizično distribuiranje dokumentov je drago

in zamudno. Hewahi et al. (2007, str. 9) pravijo, da se uspešen potek dela avtomatizira s

pomočjo sistema workflow, ki učinkovito usmerja informacije do ustreznih oseb.

Obenem sistem opozarja osebje na prejem dokumenta.

Workflow omogoča avtomatizacijo ponavljajočih se aktivnosti, kot je npr. pošiljanje

računa v likvidacijo. Dokumenti se pošiljajo med uporabniki avtomatsko, prejemniki pa

so obveščeni o prejemu preko seznama opravil, e-mailov ali SMS-sporočil. Po

zaključenem delovnem toku se lahko dokument pošlje še naprej ali pa se obdelava

avtomatsko zaključi. Poleg tega sistem omogoča nadzorniku, da spremlja delovne

obremenitve in naloge. V primeru odsotnosti z dela nadzornik enostavno prerazporedi

opravilo na drugega podpisnika (U.S. Department of Health & Human Services, 2007,

str. 16 in 17).

5 Jerebova (2000, str. 16) podajata definicijo zadeve: »Zadeva je celota vseh dokumentov in prilog, ki se nanašajo na

isto vsebinsko vprašanje ali nalogo.«



Ko govorimo o upravljanju delovnih tokov, imamo torej v mislih avtomatizacijo

pretoka dokumentov in informacij v delovnem procesu. Vsak tip dokumenta ima

različen delovni tok, v katerem definiramo vloge in pravila uporabnikov ter usmerjamo

dokumente med uporabniki. Temeljni namen sistema workflow je posredovati pravo

nalogo pravemu izvajalcu ob pravem času.

Da pridemo do sistema za upravljanje delovnega toka, je potrebno modelirati tok

procesa. V tem procesu se določijo tudi poslovna pravila oz. pravila obnašanja

obravnavanega sistema. Poslovna logika naj se izvleče iz procesne logike (Dobaj &

Krstov, 2007, str. VIII-16).

Ribič (v Kovačič & Vuksič, 2005, str. 329) poudarja, da orodja za krmiljenje delovnih

procesov omogočajo:

• opozarjanje uporabnikov na to, kaj morajo narediti (npr. podpisati dokument);

• avtomatično dodeljevanje vlog izvajalcem aktivnosti;

• nadzorovanje in poročanje skrbniku procesa in vodstvu;

• animacijo izvajanja delovnega procesa;

• usmerjanje procesa na osnovi poslovnih pravil (npr. pri večji vrednosti naročila

obvestiti vodjo).

2.3.3 Elektronsko arhiviranje dokumentov

Elektronsko arhiviranje predstavlja zadnji in zelo pomemben del sistema za celovito

upravljanje z dokumenti. Zagotoviti je potrebno zakonsko skladno, varno in trajno

hrambo dokumentov. Varnost zagotovimo z opredelitvijo pravic dostopa do posameznih

dokumentov. Potrebno je določiti plan odbiranja gradiva. Eden glavnih ciljev hrambe e-

dokumentov je zagotovitev njihove dostopnosti v trenutku, ko jih potrebujemo.

Elektronska hramba zmanjšuje časovne in finančne stroške, ki nastajajo pri ustvarjanju

papirnih dokumentov (papir, tiskanje), pri njihovem iskanju in distribuciji (čas, izguba)

in navsezadnje tudi pri arhiviranju (prostor, registratorji).



Slabosti elektronskih arhivov so v dejstvu, da so papirni dokumenti tudi po nekaj deset

letih v arhivu popolnoma berljivi, kar pa za elektronske dokumente zaradi omejene

obstojnosti računalniških medijev in spreminjajočih se standardov ne moremo trditi.

Poleg tega mediji pogosto postanejo nečitljivi, formati pa zastarajo, zato je potrebno

stalno osveževanje, presnemavanje in kontroliranje. Žumer (2003, str. 15) pravi, da

univerzalnega trajnega nosilca zapisov še ne poznamo, še vedno pa krepko vodi

navaden papir, ki vzdrži najmanj 500 let.

Skladno z zakonodajo mora elektronski arhiv ponujati tudi orodja za pretvorbo iz

originalnega v standardiziran format za dolgoročno hrambo (nad 5 let). To je še posebej

pomembno pri arhivskem gradivu, ki se hrani trajno. Obenem na izbiro formata vpliva

tudi stopnja kompresije, ki je določena z našimi zahtevami (npr. prisotnost šuma,

dopustitev izgube informacije, zahtevana resolucija, omejitev velikosti itd.).

Število formatov, ki jih uporabljamo, naj bo omejeno, s čimer si olajšamo naše delo v

prihodnosti. Zagotoviti želimo, da bo naš format razumljiv tudi po preteku daljšega

obdobja. Najbolj priljubljen univerzalni format zapisa datoteke je PDF/A-1 (Portable

Document Format). Format PDF prepoveduje enkripcijo, v vsak dokument vključuje

pisave, omejuje multimedijske in dinamične priponke, obenem pa je standard neodvisen

od enega proizvajalca ali platforme (Domajnko, 2009, str. III-9, III-10).

Kot široko uveljavljen format pa Kodek (2007, str. 61) prepoznava tudi XML6. Prednost

formata vidi v dolgoročni zmožnosti prikazovanja v obliki internetnih strani prek

transformacij XSLT. Obenem jezik XML vsebuje pripadajočo shemo, ki določa

sintakso, pri čemer odstopanje od nje ni dovoljeno.

Slikovni material se običajno shranjuje v formatih TIFF in JPEG, za video vsebine pa se

uporabljata formata MPEG-4 in MPEG-2. V Sloveniji stanje glede formatov zapisa

predstavljajo priporočila Enotnih tehnoloških zahtev, ki jih bomo obravnavali kasneje.

6 Tehnologija XML (eXtensible Markup Language) je metajezik, s katerim kreiramo drug označevalni jezik. Je enostaven tekstovni format, ki temelji na SGML (Standard Generalized Markup Language). Začel se je razvijati leta 1996, World Wide Web Consortium (W3C) pa ga je standardiziral februarja 1998.



Drugo možnost glede reševanja problematike formatov nam predstavlja emulacija.

Posebna programska oprema lahko na sodobni strojni opremi emulira (oponaša) strojno

opremo. Na »navideznih računalnikih« lahko naložimo starejše operacijske sisteme in

na njih izvajamo stare aplikacije. Da lahko takšno virtualizacijo opravljamo v

prihodnosti, moramo določiti okolje, ki ga želimo ohraniti. Zagotoviti moramo natančno

določeno verzijo z vsemi popravki (Domajnko, 2009, str. III-6).

Kot ugotavlja Saksida (2010, str. 11), ima lahko organizacija z relativno majhno

količino dokumentov z uvedbo sistema e-hrambe celo več stroškov kot koristi. Zato je

potrebna študija upravičenosti uvedbe projekta e-hrambe v podjetju. Organizacije

pogosto prenašajo e-hrambo v zunanje izvajanje.

2.3.4 Zunanje izvajanje

Organizacija lahko informacijsko rešitev implementira v lastnem informacijskem okolju

(t.i. »inhouse« rešitve), lahko pa izvajanje v celoti ali delno prepusti zunanjemu

izvajalcu (t.i. »outsourcing«). Za večino organizacij je slednja rešitev finančno

učinkovitejša.

Zaradi zahtevnosti izpolnjevanja zakonskih zahtev glede hrambe elektronskih

dokumentov je zlasti popularno zunanje izvajanje e-hrambe. Izziv predstavlja

zagotavljanje dolgoročne celovitosti in verodostojnosti, dokler ne pretečejo roki

hrambe. Vzdrževanje in postavitev potrebne infrastrukture sta zelo zahtevna. Lastna

infrastruktura e-hrambe je primerna zlasti za večje organizacije, manjše pa se pogosteje

odločajo za zunanje izvajanje. Pri zunanji hrambi naročnik in ponudnik skupaj izdelata

notranja pravila ter klasifikacijski načrt.

Zunanji izvajalci lahko poskrbijo za vse potrebne faze od zajema in pretvorbe v

elektronsko obliko pa do elektronske hrambe dokumentov. Cene paketov hrambe se

razlikujejo glede na število uporabnikov in so odvisne od količine dokumentov.

Pošiljanje podatkov med organizacijo in zunanjim izvajalcem poteka preko varne

povezave SSL (angl. Secure Socket Layer).



Prednosti outsourcinga so:

• usmeritev v lastno dejavnost;

• boljši nadzor nad konstantnimi mesečnimi stroški;

• odpadejo visoka začetna vlaganja;

• odgovornost za arhiviranje prevzame izvajalec;

• izvajalec prevzame skrb za tehnološko in varnostno ustreznost arhiva, saj ima

specializirano znanje in najsodobnejšo tehnologijo;

• ni potrebno zaposlovati dodatnih strokovnih kadrov;

• izvajalec skrbi za skladnost arhivskih sistemov s trenutno veljavno zakonodajo;

• ni skrbi za posodobitve in nadgradnje sistema.

2.3.5 Svetovni ponudniki sistemov ECM in DMS

Tržišče rešitev ECM zaznamujejo velike svetovne korporacije, ki ponujajo

funkcionalno zelo bogate rešitve. Moramo pa vedeti, da so določene funkcionalnosti

številnim organizacijam odvečne in nepotrebne. Ravno tu najdemo tržno nišo za manjše

ponudnike, ki ponujajo manjše in cenovno dostopnejše rešitve.

Pri pregledu svetovnih ponudnikov programskih rešitev ECM in DMS se bomo oprli

predvsem na raziskave analitskih hiš Forrester in Gartner, ki uvrščata ponudnike v svoja

t.i. magična kvadranta glede na vnaprej določene kriterije.

Analitska hiša Gartner (2009b) ugotavlja, da je tržišče ECM raslo z dvomestnimi

številkami v letih od 2004 do 2007, rast pa se je upočasnila na enomestno številko v letu

2008, predvsem zaradi poslabšanja svetovnih gospodarskih razmer. Gartner ocenjuje

svetovni trg ponudnikov ECM v letu 2008 na 3,3 milijarde $. Do leta 2013

napovedujejo letno rast skupnih prihodkov ponudnikov programske opreme ECM v

višini 9,5 %.

Gartner (2009b) je razporedil največje ponudnike ECM v štiri kvadrante glede na

njihovo poslovno vizijo in zmožnost njenega uresničevanja, kar lahko vidimo tudi na

Sliki 7:



• vodje imajo najboljše možnosti, da uresničijo svoje velike vizije. Imajo močno

partnersko mrežo v mnogih državah, urejeno podporo strankam, stabilno finančno

poslovanje in so voditelji na določenih tehnoloških področjih;

• rivali imajo zavidljivo število instalacij, vendar jim manjka dobra vizija;

• vizionarji kažejo odlično razumevanje potreb trga in imajo odlično vizijo ter ideje,

na žalost pa imajo manj možnosti za njihovo uresničitev;

• specialisti so specializirani ponudniki na določenih področjih oz. regijah.

Slika 7: Gartnerjev magični kvadrant ponudnikov ECM

Vir: Gartner, 2009b.

Tudi analitska hiša Forrester (2009, str. 3 do 7). ocenjuje svetovne ponudnike ECM, in

sicer po 70 različnih kriterijih s področij funkcionalnosti, uporabnikovih izkušenj,

prisotnosti na trgu, ponudnikove strategije, partnerske mreže itd. V letu 2009 glede na

izbrane kriterije vodijo ponudniki IBM, Oracle, EMC in OpenText. Forresterjev prikaz

največjih ponudnikov ECM je prikazan na Sliki 8.



Slika 8: Forresterjeva analiza največjih ponudnikov ECM

Vir: Forrester, 2009, str. 7.

Svetovne ponudnike ECM pri Forresterju delijo na tri skupine.

Tradicionalni ponudniki EMC (Documentum ECM), IBM (FileNet Content Manager,

Lotus Domino), OpenText (OpenText ECM Suite) in Oracle (Oracle Universal Content

Management) ponujajo najbolj obsežne pakete, ki obenem zahtevajo dolgotrajno

implementacijo.

Procesno usmerjene rešitve ponujajo Hyland Software (OnBase), Laserfiche, Objective

in Perceptive Software. Te aplikacije ponujajo lažjo namestitev in so usmerjene zgolj na

določene procese (npr. na obdelavo vhodnih, izhodnih računov, medicinske

dokumentacije, obdelava pogodb itd.). Hyland je znan po obvladovanju medicinske

dokumentacije,

»Lahkotnejše« različice so namenjene manjšim podjetjem, ki rabijo cenovno dostopno

rešitev s kratkim časom implementacije. Glavni ponudnik je Microsoft s svojim

Microsoft Office SharePoint Server 2007. V to skupino bi spadala tudi odprtokodni

rešitvi podjetij Alfresco Software in Nuxeo, ki pokrivata predvsem poslovno vsebino.

Tako ponujata najcenejšo alternativo manj zahtevnim podjetjem. Spring CM je najbolj



znan ponudnik SaaS7 ECM. Ponudniki za srednje velika in mala podjetja so še Xerox

(DocuShare), Xythos Software in HP (TRIM).

Na tržišču dominirajo ameriški ponudniki, v zadnjem času pa lahko opazimo tudi nekaj

evropskih rivalov. V Franciji in Španiji je močen EVER TEAM, v Nemčiji pa

SAPERION.

2.3.6 Ponudniki sistemov DMS v Sloveniji

Slovenski ponudniki storitev na področju upravljanja in arhiviranja dokumentov so

Cetis, Mikrocop, Mikrografija, Liko Pris, SRC.SI, S&T, Avtenta, Infotehna, Birostroj,

MFC.2, PRO-BIT, Comtech, SIMT, Genis itd. Za boljšo predstavo jih nekaj opišimo s

pomočjo analize spletnih strani ponudnikov.

Mikrocopove rešitve so izdelane modularno. Rešitev Digitalna sprejemna pisarna

prevzema vlogo vložišča in sprejemne pisarne. Dokumente, ki vstopajo v organizacijo v

fizični obliki, prevzema že v poštnem predalu in jih ustrezno obdela. Koncept

brezpapirja.si omogoča upravljanje poslovnih procesov (BPM), ki omogoča prenos

dokumentov v elektronski obliki skozi celoten proces. Uporabniki do tega sistema

dostopajo preko spletnega portala. Zadnji modul predstavlja sistem arhiviraj.si, ki skrbi

za varno in zakonsko skladno hrambo elektronskih dokumentov.

Rešitev podjetja Infotehna se imenuje myProcess in je spletna aplikacija za upravljanje

z vsebinami. Zasnovan je na programski osnovi EMC Documentum, ki je vodilni

produkt na področju upravljanja z vsebinami. Rešitev omogoča še dodatne specifične

module za farmacijo, bančništvo, zavarovalništvo, javno upravo itd.

Štefančič et al. (2007, str. III-1) pravijo, da je Genis na slovenskem trgu informacijskih

rešitev prisoten že več kot desetletje. V tem času so se v segmentu poslovnih rešitev

usmerili v informatizacijo delovnih postopkov v okolju Lotus Notes. Njihove rešitve so

kmalu našle mesto v podjetjih, kot so Lek, Zavarovalnica Triglav itd. Genis ponuja

rešitve e-Računi (e-pregledovanje in e-podpisovanje, podpirajo celoten nabavni proces),

7 Več o SaaS v poglavju Prihodnost ECM in DMS sistemov.



e-Proj (vodenje projektov), e-OrgDok (splošna in ISO dokumentacija), e-TehDok

(tehnična dokumentacija), e-Pisarna (digitalizacija in kategorizacija vhodne pošte), e-

Razpisi, e-Pogodbe itd. Genis ponuja integracije s SAP, z BaaN (sedaj Infor), Navision

in drugimi poslovnoinformacijskimi sistemi. Delujejo na osnovi IBM-ovih tehnologij

(IBM Lotus, IBM Content Manager, IBM WebSphere, strežnik IBM Lotus Domino,

odjemalec IBM Lotus Notes). Sodelovali so tudi v projektih državne uprave, pohvalijo

se lahko s projektom priprave Centralnega registra prebivalstva. Razvili so tudi lasten

arhivski informacijski sistem e-Arhivar.

2.3.7 Prihodnost sistemov ECM in DMS

Gartner (2009b) napoveduje trende, kot je integracija dokumentnih sistemov s CMIS,

napredovanje tehnologije SaaS, širjenje sistemov WCM in DAM, vključevanje vsebin s

socialnih omrežij, podpora sistemov ECM na mobilnih aparatih, odprtokodne rešitve ter

obvladovanje metapodatkov.

Poglejmo si najprej tehnologijo ponujanja programske opreme kot storitve (angl.

Software as a Service, v nadaljevanju SaaS), ki je najbolj razširjena, čeprav poznamo še

ponujanje platforme kot storitve (angl. Platform as a Service, PaaS) in ponujanje

infrastrukture kot storitve (angl. Infrastructure as a Service, IaaS). Znano je, da se ves

IT seli »v oblake« (angl. Cloud Computing). SaaS je tehnologija selitve v oblake. Vse,

kar kupec potrebuje, je računalnik z dostopom do interneta in spletni brskalnik. Tako

odpadejo začetni vložki v programsko in strojno opremo, odpadejo pa tudi skrbi za

kompatibilnost operacijskega sistema. Uporabnik mora ponudniku plačevati le mesečno

nadomestilo. Odpadejo tudi potrebe po zaposlovanju informatikov kot vzdrževalcev

sistema in skrbi, vezane na varnostno kopiranje digitalnih vsebin. Odjemalci lahko

pošiljajo papirne dokumente k ponudniku v zajem ali pa jih zajamejo sami ter jih

naložijo na ponudnikov sistem preko interneta. Rešitve SaaS pogosto ponujajo tudi

storitve e-računa. Ponudniki e-arhivov in e-zajema, so tako bolj pogosti tudi na

slovenskem trgu. Gingras (2009) je mnenja, da trendi ECM zagotovo kažejo v smeri

seljenja »v oblake«, ki pa bodo počasnejši kot na ostalih področjih IT. Sharpe (2008)

opozarja, da rešitve SaaS ponujajo le nekje okoli 80 % funkcionalnosti tradicionalnih

ponudnikov ECM. Najpomembnejši svetovni ponudnik na tem področju je SpringCM.

Na področje SaaS sili tudi velikan EMC z nakupom indijskega podjetja Wipro.



Svet se povezuje, zato je nadaljnji razvoj pričakovati tudi v povečevanju

interoperabilnosti s pomočjo tehnologije CMIS (Content Management Interoperability

Services). Murray (2008) pravi, da je to korak k standardizaciji na področju sistemov

ECM. Cilj, ki je bil predložen v konzorciju OASIS, je uporaba spletne storitve kot

standardnega vmesnika različnih skladišč vsebine oz. repozitorijev. Gre za integracijo

različnih platform dokumentnih sistemov in s tem lažje povezovanje poslovnih

partnerjev.

Thomas (2009) napoveduje, da bodo imeli v prihodnosti pomembno vlogo metapodatki.

Vse bolj pomembne namreč postajajo nestrukturirane vsebine, katerih količina v

podjetjih vse hitreje narašča, njihovo obvladovanje pa zahteva dodelan sistem

metapodatkov.

Nove smernice torej nakazujejo nove oblike vsebin, ki jih je potrebno obvladovati.

Sedaj je potrebno obvladovati vsebino blogov, wiki, vsebino profilov zaposlenih s

Facebooka itd. Socialne mreže spreminjajo ustaljene tokove tudi pri obvladovanju

vsebin (Murray, 2009).

Sam se močno strinjam tudi z mnenjem svetovalca na področju sistemov ECM Sharpa

(2008), ki je že leta 2008 poudarjal vračanje ponudnikov ECM nazaj h koreninam v

času svetovne gospodarske krize. Ravno sistemi DMS in workflow pripomorejo največ

k zmanjševanju stroškov in povečanju učinkovitosti, kar je ključnega pomena za

preživetje v teh težkih časih. Eden glavnih razlogov za investiranje v dokumentni sistem

je po mnenju Sharpa doseganje visoke vrednosti kazalnika ROI.

2.4 Zakonodaja

Informacijska tehnologija ustvarja velike izzive današnjemu pravu, saj se tehnologija

vse hitreje razvija, rešitve zastarajo v zelo kratkem času, hkrati pa zastara tudi

zakonodaja. Ravno zato je potrebno mladi veji informacijskega prava posvečati veliko

pozornosti.



V Sloveniji je področje zakonodaje, ki ureja pravno veljavnost elektronskih

dokumentov, dobro urejeno. Pravno podlago e-hrambe zagotavljajo Zakon o

elektronskem poslovanju in elektronskem podpisu (Ur. l. RS, št. 98/2004-UPB1,

61/2006-ZEPT, v nadaljevanju ZEPEP), Zakon o varstvu dokumentarnega in arhivskega

gradiva ter arhivih (Ur. l. RS, št. 30/2006, v nadaljevanju ZVDAGA), Uredba o varstvu

dokumentarnega in arhivskega gradiva (Ur. l. RS, št. 86/2006, v nadaljevanju UVDAG),

Uredba o pogojih za elektronsko poslovanje in elektronsko podpisovanje (Ur. l. RS, št.

77/2000, 2/2001, 86/2006), Enotne tehnološke zahteve 1.0 (Arhiv RS, Enotne

tehnološke zahteve, 2006, v nadaljevanju ETZ), podzakonski akti, področna zakonodaja

in drugi predpisi. Zaradi zapletenosti zahtev omenjene zakonodaje se je v letu 2007

razvil še Kontrolni seznam za preverjanje usklajenosti notranjih pravil z ZVDAGA.

Slovenija je ena redkih držav, ki ima sistemski zakon o elektronskem arhiviranju. Druge

države se držijo zgolj dobrih praks in priporočil stroke (npr. evropski standard MOREQ,

po katerem so prevzete ETZ,) in od podjetij ne zahtevajo pisanja ter potrjevanja

notranjih pravil. Posledica pa je, da imajo zasebni in javni subjekti v Sloveniji precej

več dela in stroškov z administracijo kot v drugih državah (Horjak, 2009, str. III-38).

Pomembnosti področja se zaveda tudi Evropska unija. Eden izmed strateških ciljev

Lizbonske pogodbe je t.i. i2010, ki podpira uvedbo in uporabo elektronskega poslovanja

v vseh podjetjih.

Horjakova (2009, str. III-37) nadalje ugotavlja, da je slovenska zakonodaja zelo stroga,

kar vpliva na odločitev subjektov o vzpostavitvi zakonsko skladne elektronske hrambe.

Obenem se soočamo s pomanjkljivo sodno prakso v zvezi s priznavanjem pravno-

formalne veljavnosti hranjenih elektronskih dokumentov (pravnomočne sodbe za

elektronsko hranjen dokument še ni).

Poleg zgoraj naštetih pravnih virov, ki jih bomo obdelali v drugih poglavji, se

obravnavanega področja dotikajo tudi določeni členi iz Zakona o davku na dodano

vrednost (Ur. l. RS, št. 10/2010-UPB2, v nadaljevanju ZDDV), Zakona o gospodarskih

družbah (Ur. l. RS, št. 65/2009-UPB3, 83/2009 Odl. US: U-I-165/08-10, Up-1772/08-

14, Up-379/09-8, v nadaljevanju ZGD), Zakona o varstvu osebnih podatkov (Ur. l. RS,

št. 94/2007-UPB1, v nadaljevanju ZVOP), Zakona o dostopu do informacij javnega

značaja, Zakona o tajnih podatkih in računovodska standarda 21 ter 22 v Slovenskih



računovodskih standardih (Ur. l. RS, št. 107/2001, 13/2003, 43/2004, 83/2004, 28/2005,

89/2005, 9/2006, 119/2008, v nadaljevanju SRS).

Slovenska računovodska standarda 21 in 22 omogočata hranjenje knjigovodskih listin v

elektronski obliki, če vsebujejo elektronski podpis, ki zagotavlja prepoznavo podpisnika

in pa tudi neokrnjenost navedb, saj vsaka najmanjša sprememba po podpisu razveljavi

podpis. Takšne knjigovodske listine je potrebno hraniti na nosilcih podatkov v obliki, ki

omogoča ponovno predstavitev v prvotni, nespremenjeni obliki.

ZGD v 39. členu določa, da gospodarske družbe lahko opredelijo podatke kot poslovno

skrivnost. To je potrebno upoštevati pri implementaciji dokumentnega sistema.

V ZDDV je posebej zanimiv 86. člen, ki zavezuje davčne zavezance k hrambi kopij

računov, ki jih je izdal sam, njegov kupec, naročnik ali tretja oseba v njegovem imenu

in za njegov račun ter vseh računov, ki jih je prejel. Obenem ta člen dovoljuje tudi

elektronsko hrambo računov ob izpolnjevanju določenih pogojev. Hramba računov je

nujna vsaj v obdobju 10 let (za račune v zvezi z nepremičninami pa celo 20 let).

Za javno upravo je zanimiva tudi Uredba o poslovanju javne uprave. Javnopravni

uslužbenci obvezno opravljajo tudi določena usposabljanja (npr. ZAUH) s področja

zajema, arhiviranja, upravljanja in hrambe podatkov, za katera pridobijo kreditne točke,

sledi pa še opravljanje strokovnega izpita.

2.4.1 Zakon o varstvu osebnih podatkov

ZVOP določa predvsem posebne zahteve v zvezi z revizijsko sledjo. Od upravljalca

zbirk osebnih podatkov zahteva sledljivost obdelave osebnih podatkov in odkrivanje

morebitnih nepooblaščenih vstopov v zbirke ter posledično zlorabo tako pridobljenih

osebnih podatkov. ZVOP zahteva zajem in hrambo sledi, povezanih z obdelavo osebnih

podatkov.

14. člen ZVOP določa, da morajo biti občutljivi osebni podatki pri obdelavi posebej

označeni in zavarovani, da ne prihaja do nepooblaščenih dostopov. Pri prenosu preko



telekomunikacijskih omrežij se morajo posredovati z uporabo kriptografskih metod in

elektronskega podpisa.

Osebne podatke v revizijski sledi se izbriše, ko preteče zakonski rok za hranjenje

osebnih podatkov in v tem roku v zbirko ali konkretni osebni podatek ni nihče

vpogledal. V kolikor je bil v tem času zabeležen vpogled, pa mora nastati nova zbirka

vpogledov – revizijska sled revizijske sledi. Če zakon ne določa drugačnega roka

hrambe, se zbirko vpogledov uniči po petih letih, če vanjo v tem obdobju ni nihče

vpogledal (Antončič, 2009, str. V-5).

V kazenskih določbah ZVOP (93. člen) je za nezagotovitev zavarovanja obdelave

osebnih podatkov zagrožena globa od 4.170 € do 12.510 € za pravno osebo, z globo 830

€ do 1.250 € pa se lahko kaznuje tudi odgovorna oseba pravne osebe.

2.4.2 Zakon o elektronskem poslovanju in elektronskem podpisu

Elektronski podpis in elektronsko podpisovanje sta v Sloveniji urejena od leta 2000, ko

je bil sprejet ZEPEP. Določil je pogoje za izdajanje in uporabljanje elektronskih

podpisov in potrdil, pravno veljavnost elektronskih dokumentov in elektronskih

podpisov, podrobneje pa tudi infrastrukturo in dejavnost overiteljev8 elektronskih

podpisov.

Po 12. členu ZEPEP se lahko dokumenti hranijo v elektronski obliki:

• če so podatki, vsebovani v elektronskem dokumentu ali zapisu, dosegljivi in

primerni za kasnejšo uporabo in

• če so podatki shranjeni v obliki, v kateri so bili oblikovani, poslani ali prejeti, ali v

kakšni drugi obliki, ki verodostojno predstavlja oblikovane, poslane ali prejete

podatke in

• če je iz shranjenega elektronskega sporočila mogoče ugotoviti, od kod izvira, komu

je bilo poslano ter čas in kraj njegovega pošiljanja ali prejema in

8 V Sloveniji so to Halcom (HALCOM-CA), Center Vlade republike Slovenije za informatiko (SIGOV-CA), Nova Ljubljanska Banka (AC NLB) in Pošta Slovenije (POŠTA-CA).



• če uporabljena tehnologija in postopki v zadostni meri onemogočajo spremembo ali

izbris podatkov, ki ju ne bi bilo mogoče enostavno ugotoviti, oziroma obstaja

zanesljivo jamstvo glede nespremenljivosti sporočila.

Po 15. členu ZEPEP ima elektronski podpis pravno veljavo, le če je overjen s

kvalificiranim digitalnim potrdilom. Elektronskemu podpisu se tako ne sme odreči

pravne veljavnosti ali dokazne vrednosti samo zaradi elektronske oblike.

V 16. členu je določeno, da morajo osebe, ki hranijo elektronsko podpisane dokumente,

hraniti komplementarne podatke in sredstva za preverjanje elektronskega podpisa enako

dolgo, kot se hranijo dokumenti.

2.4.3 Zakon o varstvu dokumentarnega in arhivskega gradiva ter arhivih

ZVDAGA je s sprejetjem v letu 2006 skupaj z na njegovi podlagi izdano uredbo in ETZ

nadgradil ZEPEP predvsem v delu, ki se nanaša na hrambo elektronskega

dokumentarnega gradiva.

Hajtnikova (2009b, str. III-23) ugotavlja, da je marsikdo mnenja, da je ZVDAGA s

sprejetjem v marcu leta 2006 postavil nerealna in prestroga pravila. Vendar pa ne

smemo pozabiti na pomen upravljanja dokumentov, še zlasti kar se tiče pristojnih

arhivov, katerih naloga je ohranjanje gradiva za naše zanamce. S tveganjem se soočamo

predvsem pri hrambi gradiv na daljši rok, torej nad 5 let (dolgoročna hramba). V

primeru, da ne delujemo v skladu z ZVDAGA, nam lahko odrečejo dokazno vrednost

na sodišču, s tehnološkega vidika pa lahko naši podatki celo zastarijo. Digitalno gradivo

je tudi relativno enostavno spreminjati, težje pa je zagotoviti sledljivost teh sprememb

in tako zagotavljati celovitost in verodostojnost tega gradiva. Vse to rešuje ZVDAGA.

Velik del zakona je tako namenjen tudi arhivskemu gradivu, ki ga prevzemajo v hrambo

izključno pristojni arhivi, pravila pa so tu še bolj striktna. Ker arhivsko gradivo ni tema

tega dela, se ne bomo spuščali v podrobnosti.



Izvajanje skladno z ZVDAGA omogoča podjetju tudi mnoge prihranke. Govorimo o

optimizaciji poslovnih procesov, hitrejšem iskanju po urejeni dokumentaciji, višjih

stopnjah zanesljivosti akreditirane strojne opreme itd.

ZVDAGA dosti načel prevzema po mednarodno sprejetem standardu ISO/IEC

27001:2005. Tako vpeljuje načela dostopnosti, uporabnosti, veljavnosti (trajnosti),

dokazne vrednosti (celovitosti) e-gradiva in načelo varovanja kulturnega spomenika za

arhivsko gradivo.

V zelo pomembnem 6. členu določa, da mora biti dokumentarno gradivo vedno

dostopno pooblaščenim uporabnikom, ki imajo za dostop upravičen razlog. ZVDAGA

ureja tudi zajem, zanesljivo pretvorbo v obliko za dolgoročno hrambo in uničenje

izvornega gradiva.

Iz vsebine 23. člena je razvidno, da se naj dokumentarno gradivo hrani v ustreznih

prostorih in opremi, zavarovano pred vlomom, požarom, vodo, biološkimi, kemičnimi,

fizikalnimi in drugimi škodljivimi vplivi. Gradivo mora biti zavarovano pred

neupravičenim vpogledom, odtujitvijo, neupravičenim kopiranjem ali uničenjem.

ZVDAGA v 27. členu določa hrambo zajetega dokumentarnega gradiva v digitalni

obliki s tem, ko pravi, da mora e-hramba ves čas zagotavljati:

• dostopnost zgolj pooblaščenim uporabnikom;

• uporabnost;

• avtentičnost oz. dokazljivost povezanosti e-dokumentov z izvirnim gradivom;

• celovitost, kar obsega nespremenljivost in neokrnjenost.

ZVDAGA v 17. členu določa, da bo morala vsaka pravna, fizična in javnopravna oseba,

ki bo zajemala ali hranila gradiva v digitalni obliki, slediti naslednjim fazam priprave

oz. organizacije zajema in hrambe:



• priprava na zajem in hrambo (popis virov gradiva, priprava študije upravičenosti,

priprava študije izvedljivosti, priprava analize tveganj in ukrepov za njihovo

zmanjševanje);

• priprava in sprejem notranjih pravil za zajem in hrambo gradiva v digitalni obliki;

• spremljanje izvajanja notranjih pravil in ukrepanje ob odstopanjih v skladu z

notranjimi pravili (notranji nadzor);

• spremembe in dopolnitev notranjih pravil zaradi spremembe veljavnih predpisov,

tehnološkega napredka, spoznanj stroke ali ugotovitev pomanjkljivosti pri internem

nadzoru. Vsebino notranjih pravil natančno določajo 5–10. člen UVDAGA, še

podrobneje pa ETZ.

2.4.4 Notranja pravila

Notranja pravila obravnavajo varnost in zanesljivost infrastrukture informacijskega

sistema, notranjo organizacijo in usposobljenost osebja in pravila upravljanja

dokumentarnega pravila v elektronski obliki.

Sprejetje notranjih pravil je bistvenega pomena pri presojanju pravne veljavnosti in

dokazne vrednosti e-gradiva. Notranja pravila se pošljejo Arhivu RS v potrditev, ta

preveri njihovo skladnost z zahtevami ZVDAGA, UVDAG, ETZ in pravili stroke.

Hajtnikova (2009a, str. III-14) pojasnjuje, da ZVDAGA priznava enakost izvirnemu

gradivu, v kolikor je gradivo v digitalni obliki zajeto in varno shranjeno v skladu s

strani Arhiva RS potrjenimi notranjimi pravili. Pravna veljavnost takšnega digitalnega

gradiva je enaka pravni veljavnosti izvirnika in tako njegove dokazne vrednosti ni

potrebno posebej dokazovati (npr. s predložitvijo izvirnega dokumenta v fizični obliki

ali na drug način).

Potrditev in izdelava notranjih pravil ni obvezna, razen za javnopravne osebe in tiste

osebe, ki želijo pri Arhivu RS akreditirati storitev zajema in e-hrambe ali spremljevalne

storitve. Je pa priporočljiva tudi za druge pravne subjekte. V kolikor podjetje nima

urejenih in potrjenih notranjih pravil, mora sodišče v primeru pravnega spora vsak e-

dokument preveriti. Tako dokazovanje je v praksi zahtevno, zamudno in drago. Berčič



(2008) opozarja, da je potrebno izdelati notranja pravila, tudi če podjetje izloča

elektronsko arhiviranje v zunanje izvajanje, seveda v sodelovanju s ponudnikom.

Priprave notranjih pravil se je potrebno lotiti projektno z vključevanjem različnih

strokovnjakov. Potrebno je pripraviti analizo obstoječega stanja (zaupnost podatkov,

obstoječa infrastruktura, študije upravičenosti itd.), oceno tveganja (neuporabnost

gradiva, neverodostojnost v času itd.) in določiti ustrezne zaščitne ukrepe s pomočjo

standardov in dobre prakse. Določiti je potrebno zahteve za e-hrambo, ki izhajajo iz

vsebine in oblike gradiva (format zapisa, roki hrambe, zaupnost, metapodatki, e-podpis,

itd.), pričakovane razpoložljivosti, politike dostopa in varnostnih potreb (Hajtnik,

2009a, str. III-16).

Arhiv RS je kot pomoč pri pripravi notranjih pravil izdelal t.i. kontrolni seznam

KSpNPpS9, ki vsebuje 93 kontrolnih točk, izhajajočih iz zakonskih zahtev. Obenem se v

postopku potrjevanja notranjih pravil upoštevajo določeni že pridobljeni certifikati, ki se

nanašajo na poslovanje (npr. ISO 9001, ISO 27001).

UVDAG v 9. členu določa, da morajo osebe notranja pravila tudi dokazljivo izvajati, saj

ni dovolj le sprejetje tega internega akta. Izvajanje se mora tudi notranje preverjati, in

sicer periodično vsaki 2 leti. Pomembnejše gradivo zahteva tudi vsakoletno zunanje

preverjanje s strani preizkušenega revizorja informacijskih sistemov, ki ima opravljen

izpit CISA10. Preverjanje poteka na podlagi zapisov, dokazil in sklepov, ki obvezno

nastajajo v času izvajanja notranjih pravil (Hajtnik, 2009a, str. III-19).

Arhiv RS vodi tudi register potrjenih notranjih pravil, ki je prosto dostopen na njihovi

spletni strani. V registrih potrjenih notranjih pravil oz. vzorčnih notranjih pravil lahko

vidimo, da je bilo do 29. 5. 2010 potrjenih 21 notranjih pravil in ena vzorčna notranja

pravila, ki jih lahko prevzamejo podjetja, ki niso nosilci javnih pooblastil. Hajtnikova

(2009a, str. III-20) navaja, da je bilo do 28. 8. 2009 potrjenih 12 notranjih pravil in ena

vzorčna. Ne moremo mimo dejstva, da so notranja pravila kompleksen pravni akt, na

kar nam kaže še vedno nizko število potrjenih notranjih pravil, kljub temu pa lahko

9 Kontrolni seznam za potrjevanje notranjih pravil za zajem in hrambo dokumentarnega gradiva v digitalni obliki, preverjanje njihovega izvajanja ter preverjanje izpolnjevanja pogojev za pridobitev akreditacije storitve. 10 Izpit CISA (Certified Information System Auditor) se opravi s strani Slovenskega inštituta za revizijo.



opazimo porast št. registriranih, tudi zaradi prizadevanja Arhiva RS, ki se kaže v izdaji

kontrolnega seznama in ETZ.

Berčič (2008) kritizira zahtevnost potrjevanja notranjih pravil v luči dokumentacije, saj

je v skladu s kontrolnim seznamom notranjim pravilom potrebno priložiti tudi študije

upravičenosti in izvedljivosti, analize tveganj, načrt hrambe, načrt vzpostavitve

informacijskega sistema, politiko varovanja informacij, pravilnik o fizičnem in

tehničnem varovanju prostorov in opreme, politiko nadzora dostopa, politiko razvoja in

vzdrževanja informacijskega sistema, politiko upravljanja varnostnih incidentov itd.

2.4.5 Registracija ponudnikov opreme in storitev

V skladu z 83. členom ZVDAGA registracija ponudnikov opreme in storitev ni

obvezna. Registracija je obvezna le v primeru poslovanja z javno upravo. Ponudniki

opreme in storitev se lahko registrirajo pri Arhivu RS, kjer vodijo tudi register

registriranih ponudnikov. Na dan 29. 5. 2010 je registriranih 87 ponudnikov, ki na trgu

ponujajo opremo oz. storitve, povezane z zajemom in hrambo e-gradiva.

2.4.6 Akreditacije

Arhiv RS izdaja tudi akreditacije strojne in programske opreme. Akreditirajo se tudi

storitve zajema in e-hrambe ter spremljevalne storitve. Akreditacija je postopek, s

katerim Arhiv RS v imenu države priznava skladnost opreme oz. storitev, ki jih

ponujajo ponudniki na trgu, z veljavnimi predpisi, hkrati pa uporabnikom zagotavlja

večjo varnost pri uporabi te opreme in storitev. Je prostovoljna, saj država ne predpisuje

obveznega akreditiranja opreme in storitev, obvezna je le v primeru poslovanja

ponudnikov z javnim sektorjem (Hajtnik, 2007, str. IV-18).

Hajtnikova (2007, str. IV-19) pravi tudi, da lahko zahtevo za akreditacijo vloži le

ponudnik, ki je vpisan v register ponudnikov opreme in storitev, ki ga vodi Arhiv RS.

Predpogoj za pridobitev akreditacije za storitve so potrjena notranja pravila.

Akreditacija se podeli za obdobje enega leta z možnostjo podaljšanja, ponudnik pa plača

tudi nadomestilo.



2.4.7 Roki hranjenja dokumentarnega gradiva

Dokumentni sistem mora nuditi tudi možnost obvladovanja rokov hranjenja

dokumentarnega gradiva. To so časovno opredeljena obdobja na podlagi zakonodaje. V

primeru zasebnega gospodarskega subjekta so to zakoni s področja varstva pri delu,

delovnih razmerij, zaposlovanja, socialnega varstva, gospodarstva, prometa, davčnega

poslovanja, finančnega poslovanja itd. Zakon o davku na dodano vrednost zavezuje

davčnega zavezanca k hrambi prejetih in izdanih računov, dokumentov o popravkih

računov, o opravljenem izvozu in uvozu in dokumentov za oprostitev DDV za najmanj

10 let. 30. člen Zakona o računovodstvu (Ur. l. RS, št. 23/1999, 30/2002-ZJF-C) določa

trajno hrambo letnih računovodskih izkazov, obračunov plač in izplačilnih list. 10 let je

potrebno hraniti glavno knjigo in finančni dnevnik. Najmanj 5 let se hrani pomožne

poslovne knjige, račune, bančni in blagajniški izpisek ter ostale z zakonom predpisane

listine. Najmanj 3 leta je potrebno hraniti knjigovodske listine plačilnega prometa,

najmanj 2 leti pa pomožne obračune ter prodajne in kontrolne bloke.

2.5 Elektronski podpis

Za vzpostavitev zakonsko skladnega e-arhiva potrebujemo tehnologijo varnega

elektronskega podpisa. Elektronski podpis je niz podatkov v elektronski obliki, ki je

vsebovan, dodan ali logično povezan z drugimi podatki, in je namenjen preverjanju

pristnosti teh podatkov in identifikaciji podpisnika (Drmaž, 2007, str. I-2). Dokumenti

postanejo pravno veljavni in zavezujoči za podpisnike šele z vključevanjem

elektronskih podpisov. Upoštevati je potrebno, da ima pravno veljavnost le digitalni

podpis, ki je overjen s kvalificiranim digitalnim potrdilom s strani overitelja v registru

overiteljev digitalnih podpisov.

Elektronski podpis zaradi svoje tehnološke vsebine ni tako trajen kot lastnoročni podpis.

Temelji namreč na kriptografskih metodah, ki v določenem časovnem trenutku, glede

na stanje tehnologije (hitrost računalnikov) zagotavljajo, da v razumnem času ni možno

iz šifriranega oz. podpisanega sporočila povrniti izvirnega sporočila. Ta predpostavka je

povezana z bitno dolžino ključev in je odvisna od trenutne hitrosti računalnikov. Z

razvojem hitrejših računalnikov in odkritjem novih algoritmov postaja vedno bolj



verjetno, da se da pridobiti iz šifriranega sporočila izvirno sporočilo, s tem pa tudi ključ

za šifriranje oz. podpisovanje. Elektronski podpis na določeni točki preneha biti varno

sredstvo za podpisovanje. Tako je za razliko od lastnoročnega podpisa pri elektronskem

treba poskrbeti za varnost podpisa, zato je treba podpisano sporočilo ponovno

podpisovati (Berčič, 2004, str. 13).

Varen elektronski podpis mora izpolnjevati zakonske pogoje, skladno z 2. členom

ZEPEP:

• da je povezan izključno s podpisnikom;

• da je iz njega mogoče zanesljivo ugotoviti podpisnika;

• da je ustvarjen s sredstvi za varno elektronsko podpisovanje, ki so izključno pod

podpisnikovim nadzorom;

• da je povezan s podatki, na katere se nanaša, in je opazna vsaka kasnejša sprememba

teh podatkov ali povezave z njimi.

Uredba o pogojih za elektronsko poslovanje in elektronsko podpisovanje v 32. členu

določa, da časovna veljavnost kvalificiranih potrdil znaša največ pet let od dneva

njegove izdaje.

Berčič (2004, str. 15) razlikuje vzporedno in zaporedno elektronsko podpisovanje. Pri

prvi možnosti gre za podpis elektronske pogodbe s strani vseh vpletenih, pri čemer vsi

podpišejo izvorni dokument in vsi jamčijo za isto vsebino. Druga možnost je, da so

podpisi vgnezdeni oz. zaporedni, kjer najprej izvorni dokument podpiše prvi podpisnik,

nato pa že podpisan dokument elektronsko podpiše naslednji podpisnik, ki avtorizira

pravni posel (npr. vodja oddelka).

Elektronski podpis je nadomestek lastnoročnega podpisa v elektronskem poslovanju in

je namenjen preverjanju pristnosti podatkov in identifikaciji podpisnika. Enostavni

metodi elektronskega podpisa sta vključevanje slike lastnoročnega podpisa v dokument

in podpisovanje z elektronskim peresom. Kompleksnejša metoda je uporaba simetričnih

kriptografskih algoritmov. Ta metoda zagotavlja neokrnjenost podpisanega dokumenta,



saj vsaka najmanjša sprememba dokumenta povzroči neveljavnost podpisa (Jerman

Blažič, Klobučar, Perše & Nedeljkovič, 2001, str. 106-108).

Kompleksnejša tehnologija digitalnega podpisovanja ima omejitve, ki se kažejo

predvsem v nerazširjenosti in nerazpolaganju podpisnikov z ustrezno programsko in

strojno opremo. Ravno tu vidimo prednost v elektronskem peresu. Z njegovo pomočjo

lahko zagotovimo zakonsko skladne podpise pogodb, aneksov, plačilnih nalogov,

naročilnic, dobavnic in računov. Tehnologija temelji na zajemanju lastnoročnega

podpisa uporabnika s pomočjo na dotik občutljivih tablic po ustreznem vrstnem redu ter

vključevanju podpisa neposredno v ustrezna podpisna mesta v elektronskem

dokumentu.

Prednost pred lastnoročnimi podpisi je v določanju identitete podpisnika, ki ne more več

zanikati svojega podpisa. Pri lastnoročnem podpisu lahko identiteto potrdi le grafolog,

pri elektronskem pa vsak elektronski podpis pripada svojemu lastniku, podpis pa je

praktično nemogoče ponarediti (Jerman Blažič et al., 2001, str. 106–108).

S tehničnega vidika elektronsko podpisovanje omogoča šifriranje. Šifriranje je

transformacija podatkov v obliko, ki onemogoča njihovo razumevanje in tako ohranja

trajnost. Postopek zakrivanja imenujemo kriptografski algoritem. Najbolj znani

algoritmi so DES, AES in RSA. Ločimo simetrične in asimetrične kriptosisteme. V

simetričnih uporabimo za šifriranje in dešifriranje isti ključ. Problem je v varni

razdelitvi ključev pooblaščenim subjektom. V asimetričnih kriptosistemih pa ključa

nista enaka. Iz enega ključa ni mogoče dobiti drugega, zato lahko en ključ javno

objavimo (javni ključ), drugi ključ pa mora lastnik varno hraniti (zasebni ključ).

Pošiljatelj šifrira sporočilo z našim javnim ključem, mi pa ga lahko dešifriramo z našim

zasebnim ključem. Običajno uporabljamo simetrične algoritme, z nesimetričnimi

algoritmi pa le-te varno dostavimo uporabnikom (Jerman Blažič et al., 2001, str. 102-

104). Pri digitalnem podpisu se navadno uporablja algoritem RSA v kombinaciji z

enosmernimi zgoščevalnimi funkcijami.



Proces digitalnega podpisovanja je sestavljen iz dveh faz (Drmaž, 2007, str. I-2):

• z zgoščevalno funkcijo (angl. Hash Function) skrčimo podatke v blok konstantne

dolžine. Pomembna lastnost teh funkcij je, da je nemogoče najti drug dokument, ki

se preslika v isti blok, nemogoče pa je najti tudi dve različni sporočili, ki bi dali isti

rezultat. Dobljeni blok predstavlja »prstni odtis« besedila;

• »prstni odtis« dokumenta asimetrično šifriramo s privatnim ključem podpisnika.

V primeru preverjanja pravilnosti dokumenta podpis dešifriramo z javnim ključem

podpisnika in izračunamo »prstni odtis« osnovnega dokumenta. Če se vrednosti obeh

blokov ujemata, je elektronski podpis veljaven. V nasprotnem primeru pa lahko

sklepamo, da se je vsebina dokumenta v času spremenila ali pa je dokument podpisal

nekdo drug.

Digitalni podpis je priporočljivo hraniti na pametni kartici, ki je plastična kartica

velikosti kreditne kartice z vgrajenim čipom. Varna je zato, ker je zasebni ključ ne

zapusti, dostop do nje pa je zaščiten z geslom ali s »prstnim odtisom«.

2.6 Revizijska sled

Pogoj za zakonsko skladno e-hrambo je tudi zagotavljanje revizijske sledi v skladu z

zakonom. Revizijsko sled lahko opredelimo kot skupek vseh informacij, ki so potrebne,

da se predstavi zgodovinski zapis o vseh pomembnejših aktivnostih, povezanih s

shranjenimi podatki ali dokumenti in s sistemi za zbiranje, obdelovanje in arhiviranje

podatkov (Antončič, 2009, str. V-2). Je pomemben element varne in verodostojne

hrambe digitalnih gradiv, saj lahko z njo rekonstruiramo celotno zgodovino akcij, ki so

bile izvedene na posameznem dokumentu. S tem lahko rešimo problem priznavanja

pravne veljavnosti elektronske vsebine, ki je sicer zelo občutljiva za posege, kot so

spreminjanje, brisanje ali uničenje.

Revizijsko sled vpeljujemo z namenom zadostitve zakonodaji, lažjega nadzora nad

administratorji, nepooblaščenimi osebami, spremljanja in nadzorovanja dostopa do



sistemov in občutljivih podatkov ter ugotavljanja dostopov do podatkov in sistemov

(Žele & Rakar, 2010).

Revizijske sledi ZVDAGA neposredno ne omenja, zato pa je le-ta podrobneje

opredeljena v UVDAG in še posebej v ETZ, kjer je zahtevana v najmanj 18 določbah

(Antončič, 2009, str. V-5). ETZ določajo rok hrambe revizijske sledi. Hraniti jo je

potrebno toliko časa, dokler obstajajo elektronski dokumenti oz. zadeve, na katere se

nanaša. Po navedbah ETZ sta ključni tehnologiji za zagotavljanje revizijske sledi

digitalni podpis in časovni žig. Z uporabo digitalnega podpisa lahko določimo

podpisnika dokumenta in ugotovimo vse kasnejše spremembe.

Revizijska sled pa ni pomembna le z zakonskega vidika. Z njo je mogoče nadzorovati

grožnje, ki bi lahko povzročile nepooblaščen dostop ali zlorabo pravic (Žele & Rakar,

2010):

• krajo podatkov dokumentov;

• razkritje gesel;

• zlorabo skrbniških pravic;

• dostop tretjih oseb do sistemov/dokumentov;

• zlorabo omrežja (uporaba omrežja na neodobren način, priključitev neodobrene

opreme);

• zlorabo uporabniških pravic;

• vdore z interneta.

2.7 E-računi

Rešitev, ki se mnogokrat povezuje z dokumentnimi sistemi in e-hrambo, so e-računi, ki

omogočajo pomemben člen brezpapirnega poslovanja.

Za e-račune se največkrat odločajo ponudniki mobilne in stacionarne telefonije ter

interneta, finančne organizacije in ponudniki infrastrukturnih storitev. Pukl (2010, str.

25) pravi, da pionirska implementacija v Sloveniji sega v leto 2003, ko so v podjetju



SETCCE podprli izdajo e-računov pri SIOL-u. Danes imajo te rešitve tudi drugi, npr.

Si.mobil, Mobitel, T-2, Diners Club, slovenska elektrodistribucijska podjetja itd.

Strokovnjaki se strinjajo o smiselnosti uporabe že razvite informacijske in

komunikacijske infrastrukture poslovnih bank, kjer je že rešeno elektronsko

podpisovanje dokumentov, povezav med bankami in strankami pa je že veliko (Svetina,

2005).

Organiziranost okolja za izmenjevanje e-računov med udeleženci bi lahko bila podobna

kot pri plačilnem prometu. Uporabiti je potrebno že obstoječo infrastrukturo bank

(elektronske banke, XML standard e-računa, medbančna mreža, kvalificirana digitalna

potrdila, register TRR). Podoben pristop so imele finske banke, ki danes prednjačijo na

tem področju. Poleg tega banke zagotavljajo še visok nivo varnosti (Bračun, 2005).

Ena takih rešitev je Halcomova Hal E-Bank. Izmenjava poteka prek bančnega kanala,

rešitev pa pomeni prednost tako za pošiljatelje kot tudi za prejemnike. Prejemnik lahko

brez pretipkavanja pripravi plačilni nalog in prenese podatke o računu v svoj sistem,

nad računi pa ima tudi boljši pregled, lahko jih poravna, kjerkoli se nahaja, saj potrebuje

le dostop do svoje e-banke. Izdajatelj s pomočjo bančnih kanalov hitreje pridobiva nove

prejemnike in s tem znižuje stroške poslovanja. Izdajatelji prek sistema dobijo takojšnjo

povratno informacijo, ali je prejemnik e-račun prejel ali ne. Izmenjava temelji na

elektronskem podpisu, ki zagotavlja zakonsko dokazljivost. Pri Halcomu pa poskrbijo

tudi za zakonsko skladen e-arhiv 1-2-3 v arhiv. Sistem, ki vključuje bančne kanale,

postaja vse bolj popularen. Trenutno vključuje banke NLB, Abanka, Probanka in

UniCredit (Grobelšek, 2010, str. 22 in 23).

Takšno izmenjevanje e-računov pa lahko vpliva tudi na konkurenčnost celotnega

gospodarstva v Sloveniji in širši regiji. Z uvedbo e-računov v podjetju pridemo do

naslednjih prednosti:

• znižali bi operativne stroške in materialne stroške pri izdajanju in prejemanju e-

računov;

• procesi bi se odvijali hitreje;



• zmanjšala bi se količina napak, saj bi vse potekalo avtomatsko s pomočjo

računalnika;

• zmanjšali bi se stroški kuvert, papirja, poštnin, tiskanja, tiskalnikov;

• za doseganje učinkov pa je potrebna kritična masa.

Glavni problem pri računalniški izmenjavi podatkov je v potrebni prilagoditvi podatkov

v standardno obliko pri pošiljanju iz enega informacijskega sistema in ponovnem

preoblikovanju iz standardne v interno obliko pri prejemniku. Zato Gospodarska

zbornica Slovenije skupaj s skupino podjetij izvaja projekt e-SLOG, katerega osnovni

namen je uvedba skupno dogovorjenih standardov e-poslovanja. Gradijo na standardu

EANCOM. Standard skrbi za univerzalnost prenosa podatkov med posameznimi

različnimi računalniškimi sistemi. Izmenjava sporočil EANCOM praviloma poteka

preko varnih zaprtih omrežij (angl. Value Added Network, VAN), kar zagotavlja varen

in zanesljiv prenos. Uporabniki EANCOM-a morajo v svojih podjetjih uporabljati

poseben konvertorski program, ki stoji med internimi aplikacijami oziroma

podatkovnimi bazami in distribucijo oziroma prejemanjem sporočil (GS1, 2010). V

Sloveniji je bila ustanovljena tudi agencija za elektronsko poslovanje EBA, ki omogoča

integracijo v vse poslovne informacijske sisteme in tudi v sistem elektronskih bank.

Omogoča namreč konvertiranje dokumentov. Osnovni e-SLOG dokumenti so naročilo,

potrdilo naročila, dobavnica, račun in kontrolni dokument. Vse te osnovne dokumente

podpira tudi rešitev ERP Datalab Pantheon.

Spodbudni so tudi statistični kazalci Statističnega urada RS (2007). V letu 2007 je

naročila preko računalniških omrežij (spletnih strani ali RIP – računalniške izmenjave

podatkov) prejemalo 11 % podjetij. 26 % podjetij pa je v letu 2007 prek spletnih strani

naročalo blago oziroma storitve. Samodejno elektronsko izmenjavo podatkov je v

prvem četrtletju 2008 uporabljalo 40 % podjetij. Največji delež uporabe je bil z 72 %

med velikimi podjetji. Statistiko podjetij. ki prejemajo oz. izdajajo elektronske račune,

pa vidimo na Sliki 9.



Slika 9: Uporaba samodejne izmenjave na področju e-računov v podjetjih z 10 ali več

zaposlenimi (SURS 2007-2009)

Vir: RIS, 2009.

2.8 Informacijska varnost

Ker pa brezpapirno poslovanje s seboj prinaša tudi varnostne vidike obvladovanja in

ohranjanja digitaliziranih informacij, je prav, da omenimo tudi to čedalje pomembnejše

področje IT. Enostavnost povezovanja omrežij preko standardne arhitekture TCP/IP

prinaša lažjo dostopnost in hkrati znižuje stroške poslovanja, po drugi strani pa

povzroča večjo ranljivost sistemov. Ustrezno varovanje podatkov bi moralo biti skrb

vsakega podjetja, saj lahko okvare strojne opreme, človeške napake, napake programske

opreme, virusi, vdori in podobno ogrozijo naše podatke in s tem poslovanje podjetja.

Nevarnosti so povezane s kontrolo dostopa in izgubo podatkov o čemer smo že pisali.

Nevarnosti pa pretijo tudi od zunaj. Zato je potrebno poskrbeti za ustrezno analizo

tveganja in pripraviti učinkovito varnostno politiko, ki je velikokrat določena že v

zakonodajnih virih.

Lukman in Bernik (2009, str. 4) razdelita napade na sisteme v tri glavne skupine: vdori

v sisteme, onemogočanje storitev ter napadi preko škodljive programske opreme.

Z vdorom v informacijski sistem želi napadalec vstopiti v tuj informacijski sistem. Za

pripravljalne faze kaznivega dejanja se uporabljajo orodja za skeniranje omrežij in

samih sistemov (Snort, WinSniff). V tej skupini so tudi vsi napadi, ki se izvajajo z

uporabo grobe procesorske moči za pridobitev podatkov za avtentikacijo (Nessus,

Nikto, Brute Forcer Tools).



V drugo skupino spadajo napadi, ki imajo za posledico nerazpoložljivost sistema.

Lukman in Bernik (2009, str. 5) jih imenujeta napadi za onemogočanje storitev.

Motenje sistemov poskušajo računalniški storilci doseči predvsem z različnimi oblikami

napadov distribuiranega onemogočanja storitev (angl. Distributed Denial of Service,

DDos). Pri takih napadih so iz številnih računalnikov hkrati sprožene zahteve za

izvedbo določenih transakcij, ki povzročijo preobremenitve strežnika. Običajno so

zahteve sprožene iz računalnikov, ki tvorijo t.i. »botnete«. To so navadni računalniki nič

hudega slutečih posameznikov, na katere je bila nameščena posebna programska

oprema, ki skrbniku (administratorju botnetov) omogoča nekontrolirano uporabo tujih

računalnikov. Takšne napade lahko omogočijo tudi hrošči v programski opremi.

V skupino škodljive programske kode (angl. malware) sodijo virusi, črvi, logične

bombe, trojanski konji, stranska vrata in podobno. Večina programskih kod je napisana

na način, da uporabnik njihovega delovanja sploh ne zazna. Do okužbe računalniških

sistemov prihaja pogosto zaradi pomanjkljive in neustrezne programske zaščite ter

zaradi nenameščanja varnostnih popravkov oz. uporabe zastarelih programov. Potrebno

je imeti nameščeno ustrezno protivirusno zaščito (G-DATA, Symantec, Avast, Comodo,

F-Secure, Bit-Defender, ESET, Panda Software, Kaspersky), ki odkriva in odstranjuje

zlonamerno kodo. Učinkovita je le v primeru pravočasne posodobitve, ki se največkrat

izvaja samodejno. Poleg protivirusne zaščite je potrebno imeti še orodja za

odstranjevanje nesnage (Ad-Aware, Spybot S&D) in požarne zidove (Comodo Internet

Security, Kaspersky Internet Security, Online Armor Personal Firewall, PC Tools

Firewall Plus).

Lukman in Bernik (2009, str. 9) navajata ukrepe, ki jih je potrebno upoštevati pri zaščiti pred kibernetskimi napadi:

• uporaba ustrezne programske opreme za javljanje in preprečevanje vdorov. Nujno je

pregledovanje sistemskih dnevnikov (logov) o vseh dogodkih;

• uporaba protivirusnih programov na vseh vstopnih točkah v lokalno omrežje;

• prepoved nenadzorovanih instalacij strojne in programske opreme nepooblaščenim

uporabnikom;



• stalna nadgradnja ustreznih popravkov (operacijskega sistema in aplikativne

opreme);

• shranjevanje podatkov na medije (backup) in kontrola zapisov na medijih;

• odstranitev vseh nepotrebnih komunikacijskih kanalov, servisov in aplikacij, saj

večje število povezav predstavlja večjo ranljivost;

• vpeljava ustrezne varnostne politike;

• notranja in zunanja revizija ustreznosti ukrepov;

• ustrezno usposabljanje ljudi, saj je človeški dejavnik najšibkejši člen informacijske

varnostne politike:

• periodično preverjati ustreznosti delovanja sistemov z izvajanjem vaj o ustrezni

pripravljenosti pred kibernetskimi napadi.



3 PRAKTI ČNI DEL

V teoretičnem delu smo nakazali prednosti vpeljave dokumentnih sistemov. Pri

prebiranju literature in brskanju po spletu smo naleteli na številne študije primerov

(angl. case studies), ki več kot očitno kažejo smotrnost uvedbe dokumentnih sistemov,

vendar pa je večina teh študij vezana na večja podjetja in javne ustanove, ki se soočajo z

veliko količino dokumentov, ki jih je potrebno obvladovati.

Dejstvo pa je, da je v zadnjem času tehnologija napredovala, stroški vpeljave in uporabe

dokumentnih sistemov pa so se drastično znižali tudi zaradi rasti konkurence na tem

področju. Zato nas je zanimala smotrnost vpeljave dokumentnega sistema v manjše

podjetje Teal, d.o.o., iz Laškega.

K izbiri teme za diplomsko nalogo je zelo pripomogla zainteresiranost podjetja za

vpeljavo dokumentnega sistema. Med pisanjem sem tako imel možnost delati na

poskusni različici Asistent DMS, katerega so v podjetju namestili strokovnjaki iz

podjetja Asistent. Pred tem je bilo potrebno še migrirati iz Datalab Pantheon 5.0 na

verzijo 5.5. Direktor podjetja Teal mi je omogočil tudi delo v njihovi bazi podatkov.

3.1 Opis obravnavane organizacije Teal d.o.o.

Družba Teal, d.o.o., se ukvarja s prodajo računalniške opreme, obenem pa svojim

strankam ponuja tudi servis računalniške opreme. Družba je bila ustanovljena leta 1991,

računalnike pa sestavljajo in servisirajo že od leta 1995. Kot glavno dejavnost navajajo

trgovino z računalniško opremo na debelo, dopolnjujeta jo trgovina računalniške

opreme na drobno ter servis in svetovanje na področju računalniške opreme.

Na podlagi zaključnih računov podjetja Teal smo na Sliki 10 prikazali čiste prihodke od

prodaje po letih. Prihodke od prodaje pred uvedbo EUR smo preračunali po formuli:

239,64 SIT = 1 €. 29-odstotni porast prihodkov od prodaje med leti 2007 in 2008

pripisujejo večji pozornosti javnim naročilom. V letu 2009 je prodaja zopet upadla

zaradi svetovne gospodarske krize in upočasnila rast podjetja.



Slika 10: Čisti prihodki od prodaje po letih podjetja Teal

Vir: Teal: Zaključni računi podjetja Teal, d.o.o., 1992-2009.

Družba ima dve poslovalnici, prva poslovalnica je v Laškem, kjer je tudi sedež uprave,

druga poslovalnica pa je v Celju.

Odjemalci

Odjemalci Teala so fizične in pravne osebe. Pravne osebe so: A2S, Engrotuš, Sintal

Celje, Secaplast, Thermana, Mollier, Eho itd. V zadnjih letih tudi aktivno sodelujejo in

se prijavljajo na javne razpise. Lahko se pohvalijo z naslednjimi referencami: Univerza

v Mariboru (FOV Kranj, FERI Maribor, Pedagoška fakulteta, Filozofska fakulteta,

Medicinska fakulteta), Šolski center Celje, Univerzitetni klinični center Ljubljana,

Ministrstvo za šolstvo in šport (opremljanje srednjih šol z računalniki za multimedijo v

letu 2009), Ministrstvo za zdravje (opremljanje nevrološke klinike v letu 2008 in ORL v

letu 2009), Občina Laško, Komunala Radeče (T. Ortl, osebna komunikacija, 15. junij

2010).

Organiziranost

Po 55. členu ZGD spada Teal z 10 zaposlenimi v skupino mikro podjetij. Družbo vodi

direktor, ki je hkrati njen ustanovitelj. Nabavno politiko podjetja vodi direktor v

sodelovanju s tehničnim vodjem in vodji obeh poslovnih enot. Organigram podjetja je

prikazan na Sliki 11.

0.00

500000.00

1000000.00

1500000.00

1992 1993 1994 2000 2001 2002 2003 2004 2005 2006 2007 2008 2009

Čisti prihodki iz prodaje (EUR)



Slika 11: Organigram podjetja Teal

Vir: Teal:Akt o organizaciji in sistemizaciji delovnih mest podjetja Teal, d.o.o., 2002, str. 3.

Vrste in cena izdelkov

Na spletnih straneh podjetja Teal je razvidno, da ponujajo širok asortiment izdelkov, in

sicer od notesnikov, dlančnikov, računalnikov, tiskalnikov, monitorjev, fotoaparatov do

različnih komponent za osebne računalnike, programsko in mrežno opremo. Podjetje

Teal prodaja pretežno le uveljavljene blagovne znamke z vrhunskim designom in s

kvaliteto, zato jim kupci zaupajo.

Lastna znamka osebnih računalnikov Teal olajšuje eksterno diferenciacijo, ustvarja

možnosti za aktivno politiko cen in povečuje prepoznavnost podjetja. Velika prednost

lastne znamke je tudi v tem, da si lahko kupci po lastnih željah določijo ohišja in

komponente, ki jih želijo imeti v svojem računalniku, in sicer s pomočjo izkušenih

prodajalcev in serviserjev podjetja Teal za optimalno delovanje sistema. Prednost je tudi

v lastnem servisiranju in neodvisnost od zunanjih servisov principala. Iz tega izhaja

možnost cenejšega pogarancijskega servisiranja, kar stranke še vedno cenijo. Znamka

Teal ima že dolgoletno tradicijo, saj računalnike sestavljajo že od leta 1995.

Dobavitelji

Obravnavano podjetje ima zelo razvejano mrežo dobaviteljev blaga za nadaljnjo

prodajo. Dobavitelji, s katerim podjetje največ posluje, so: Avtera, DISS, Asbis, Alterna

in Elkotex. Z vstopom Slovenije v Evropsko unijo pa so se odprle možnosti iskanja



dobaviteljev v tujini. Podjetje uspešno posluje s konkurenčnimi dobavitelji s Češke,

Slovaške in z Nizozemske (T. Ortl, osebna komunikacija, 15. junij 2010).

Konkurenti

• Konkurenti na področju fizičnih oseb:

o spletne trgovine (Enaa, Mimovrste, Rolan, Nakupovanje);

o specializirane trgovine (Chip, Comshop, Rolan, Anni);

o večji trgovski centri (Big Bang, Hofer, Interspar, Akvonij).

• Konkurenti na področju pravnih oseb:

o konkurenti na področju javnih naročil (Unistar, Marand, Comtron, Lancom,

Shift, Anni, FMC, Gorenje, Simt);

o konkurenti na področju zasebnih podjetij (Metaling, Biro Bit).

Poglejmo si prihodke od prodaje nekaterih konkurentov na Sliki 12, pri tem pa moramo

imeti v mislih, da nimajo vsi enakega asortimenta kot Teal. Nekateri se ukvarjajo še z

informatiko, nekateri prodajajo tudi kuhinjske aparate, kljub temu pa prihodki od

prodaje kažejo na pogajalsko moč konkurentov.

Slika 12: Primerjava prihodkov od prodaje nekaterih konkurentov podjetja Teal

Vir: Poslovni imenik Bizi.si, 2010.

0

5000000

10000000

15000000

20000000

25000000

Prihodki od prodaje konkurentov podjetja Teal



3.2 Datalab Pantheon

V obravnavanem podjetju uporabljajo ERP sistem Datalab Pantheon, zato ga

podrobneje opišimo. Z analizo spletne strani podjetja DataLab d.o.o. smo ugotovili, da

je bilo podjetje ustanovljeno leta 1997 z namenom razvoja integralnih

poslovnoinformacijskih sistemov za mala in srednja podjetja. Začetna ekipa treh

zaposlenih strokovnjakov je postavila osnove transakcijskemu programskemu paketu

DataLab HERMES, ki je bil osnova, na kateri so zgradili integralni

poslovnoinformacijski sistem – DataLab PANTHEON™.

Pantheon je zakonsko in jezikovno popolnoma prilagojen trgom Slovenije, Hrvaške,

Bosne in Hercegovine, Srbije, Črne gore, Makedonije, Bolgarije ter Romunije. Datalab

oskrbuje že več kot 4.400 podjetij in več kot 19.000 uporabnikov jadranske regije.

Podjetje je zelo močno tudi na izobraževalnem področju, ustanovljeno ima lastno

Datalab Akademijo, ki redno organizira tečaje, objavlja publikacije in certificira

uporabnike. Izdelana so tudi zelo podrobna navodila za uporabo, uporabniški priročniki

in obsežna dodatna dokumentacija.

Pantheon uporabljajo podjetja mnogih dejavnosti, npr. pekarstvo, gostinstvo,

hotelirstvo, servis, logistika, javne ustanove, založništvo in telekomunikacije. Imajo

močan partnerski sistem, ki ga je potrebno izpostaviti, saj druga slovenska podjetja na

tem področju niso tako močna. Partnerji so razdeljeni v skupine po odličnosti.

DataLab PANTHEON™ je na voljo v več izpeljankah, prilagojenih posameznim

segmentom gospodarskih družb:

• PANTHEON™ LX (program za samostojne podjetnike);

• PANTHEON™ LT (mikro- in manjša podjetja) je programski paket za manjša

trgovska podjetja brez lastnega računovodstva in z enim ali dvema uporabnikoma;

• PANTHEON™ RT (Retail) je programski paket, namenjen najmanjšim trgovinskim

in storitvenim podjetjem. RT-licenca vsebuje podporo izključno spremljanju

mestom POS (point-of-sale). Omogoča spremljanje izdanih računov, pripravljanje

podatkov za zaključek blagajne in ostale osnovne blagajniške naloge. RT je tako



dopolnilo osnovni verziji Pantheona, kadar je potreba po povezavi blagajn POS v

širši informacijski sistem. Deluje samo v povezavi z drugimi licencami;

• PANTHEON™ RE (Retail Enterprise) za vodenje večjih maloprodajnih enot;

• PANTHEON™ SE (Small Enterprise) je programski paket, namenjen malim

trgovskim, storitvenim in proizvodnim podjetjem. Podprti so vsi ključni poslovni

procesi in enostavna proizvodnja;

• PANTHEON™ ME (Medium Enterprise) je programski paket, namenjen srednjim

in večjim trgovskim ter storitvenim podjetjem. Bazira na SE, nudi pa tudi analitično

orodje in direktorski informacijski sistem – Pantheon ZEUS;

• PANTHEON™ MF (Manufacturing) je programski paket, namenjen srednjim in

večjim proizvodnim podjetjem. Namenjen je proizvodnji s planiranjem. Podpira vse

funkcije paketa ME;

• PANTHEON™ GE je namenjen podjetjem javnega sektorja.

Pregled modulov, ki jih omogočajo posamezne različice, je prikazan na Sliki 13.

Slika 13: Funkcionalnosti različnih paketov Datalab Pantheon

Vir: Datalab, 2010.



ZEUS je modularni sistem poslovne inteligence, integriran v Pantheon, ki obsega

poročanje, analitiko in načrtovanje za posamezne poslovne funkcije. Namenjen je

direktorjem, analitikom, planerjem in vsem ostalim, ki želijo močno analitično orodje za

pregled procesov v podjetju. Je izredno enostaven za uporabo in omogoča prirejanje

funkcij posameznikom.

Dodatni moduli so zagotovljeni v sodelovanju s partnerji (3R.tim, Manto, Leoss,

Jamada, Špica). Ponujajo tako še npr. projektno vodenje (Hydra@Project), skladiščno

poslovanje WMS (Hydra@Warehouse), dokumentne sisteme (Manto DMS, Asistent

DMS), registracijo delovnega časa itd.

3.3 Posnetek stanja

V podjetju imajo že uvedeno rešitev ERP Datalab Pantheon SE, s katero so zadovoljni

in je ne želijo menjati. Rešitev je instalirana na strežniku podjetja Teal, zakupljenih pa

je sedem licenc. Uporabljajo SQL Server 2008 R2.

V podjetju prejemajo veliko različnih tipov vhodne pošte oz. vhodnih dokumentov.

Prevzemniki naročenega blaga imajo največ opravka z dobavnicami dobaviteljev. Za

preostale vhodne dokumente so odgovorni v računovodstvu. Tam prejemajo reklamni

material, stroškovne račune, materialne račune, IOP-obrazce, opomine, dopise,

pogodbe, dobropise, bremepise, ponudbe, predračune, pakete itd. Med vhodno pošto bi

lahko šteli še naročila s spletne trgovine WebyShop (samostojna aplikacija za vodenje

spletne trgovine) in elektronsko pošto, s katero imajo opravka vsi zaposleni.

V Tealu imajo v letu 2009 registriranih 701 stroškovnih in 865 materialnih prejetih

računov, kar je nekoliko manj kot v preteklem letu. Izdanih računov je bilo v letu 2009

v PE Laško 2.271, v PE Celje pa 1.277. V letu 2008 je bilo izdanih računov bistveno

več: V PE Laško jih je bilo 3.042, PE Celje pa 1.620. Po končani gospodarski krizi

lahko zagotovo pričakujemo rast števila računov in ostalih dokumentov.

Najbolj zapletena je obdelava vhodnih računov. Vhodne račune delimo na materialne in

stroškovne. Še posebej zapletena je obdelava vhodnih materialnih računov, zato jim



bomo namenili več pozornosti. Za obdelavo ostalih tipov vhodne pošte se smiselno

uporabljajo postopki, ki jih bomo opisali v nadaljevanju.

3.3.1 Prejem materialnih računov

Materialni računi so računi, ki se nanašajo na od dobaviteljev nabavljeno blago na

podlagi naročila. Za lažje razumevanje je potrebno opredeliti še proces naročanja blaga,

na podlagi katerega pride do prejema materialnih računov. Le-to poteka preko B2B

(angl. Business to Business) spletnih portalov dobaviteljev. Vodji PE Laško in Celje

naročita izdelek preko B2B spletnega portala, direktor dnevno potrdi vsebino košarice.

Ob prevzemu blaga prevzemnik blaga od dobavitelja prejme dobavnico. Prevzemnika

blaga sta prodajalca ali vodji prodaje v PE Celje in PE Laško. Prevzemnik kvalitativno

in kvantitativno preveri skladnost prejetega blaga z dobavnico in naročilnico. Pod šifro

dokumenta 110 (material) ročno evidentira podatke o prevzemu v Pantheon, kar je

vidno na Sliki 14. Dobavnico hrani prevzemnik, dokler mu računovodstvo ne pošlje

računa v likvidacijo. Primer dobavnice je prikazan v Prilogi 1.

Slika 14: Prevzem dobavnic v Pantheon



Poenostavljen pregled poteka prevzema blaga v ERP:

• izbira vrste dokumenta za prevzem (v našem primeru 110);

• odpiranje novega zapisa;

• vpis dobavitelja (podatki o dobavitelju se avtomatsko izpišejo iz šifranta poslovnih

partnerjev);

• vpis št. dobavnice ter načina dostave in nabave;

• prenos prevzete količine, pripadajočih serijskih številk in nazivov prejetega blaga

(po vpisu naziva nam program avtomatsko izpiše pravilne konte, dobaviteljevo ceno,

davek in MP ceno iz šifranta mat. sredstev, ki mora biti ažuriran in mora upoštevati

spremembe cen dobaviteljev itd.) v pozicije;

• konec prevzema.

Kasneje v računovodstvu prejmejo račun v papirni obliki. Primer računa je prikazan v

Prilogi 2. Obstoječi postopek prevzema prejetih računov je takšen:

• sprejemanje in odpiranje;

• odtis prejemnih štampiljk;

• evidentiranje (vpis pod zaporedno številko v excelovo datoteko: Knjiga prejete

pošte);

• pregledovanje;

• izpolnjevanje prejemne štampiljke (vsebuje datum prejema, ime organizacije in šifro

dokumenta11);

• razvrščanje;

• vsebinska obdelava;

• odprema v likvidacijo k osebi, ki je izvedla naročilo.

11 To je številka zaporednega vnosa v Knjigo prejete pošte.



V procesu likvidacije se dokument nahaja pri osebi, ki je izvedla naročilo. Ta oseba ima naslednje naloge:

• likvidacija oz. vsebinska primerjava skladnosti naročila, dobavnice in pripadajočega

materialnega računa (preveri se pravilnost obračunanih cen, odbitkov, rokov plačila,

količin, skladnost z zakonodajo itd.);

• zapis številke računa in datuma zapadlosti računa s strani odgovorne osebe v

Pantheon, če so vsebinski podatki pravilni;

• zapis datuma likvidacije in Pantheon številke12, na račun v papirni obliki, s čimer je

račun likvidiran;

• odprema dobavnice in obdelanega materialnega računa v računovodstvo.

Če se vsebinski podatki ne ujemajo, se sproži reklamacija. Potrebno je razčiščevanje pri

posameznih podpisnikih stroškovnih mest v sodelovanju z dobavitelji. Pregled nad temi

računi je slab, večkrat se pojavi problem zadrževanja faktur pri posameznih

podpisnikih, kar na koncu meseca povzroča precej dela in iskanja v oddelku

računovodstva, saj je račune zaradi zakona o DDV potrebno pravočasno knjižiti.

Likvidiran račun je sedaj zopet v računovodstvu, kjer opravijo še zadnje aktivnosti:

• formalno likvidacijo (preveri se, ali je pravilno obračunan davek na dodano

vrednost, ali je listino predhodno vsebinsko potrdil pooblaščeni delavec, ali so listini

priloženi vsi relevantni dokumenti itd.);

• hrambo v registratorju neplačanih materialnih računov v oddelku računovodstva;

• izpis prevzemnega lista in kalkulacije nabavne cene ter arhiviranje z dobavnico po

zaporedni Pantheon številki v registratorju eno leto v računovodstvu, nato na

dislocirani enoti še štiri leta.

Postopki obdelave računov so na kratko opisani tudi v pravilniku podjetja Teal,

imenovanem Pravilnik o računovodstvu (2002).

12 To je številka vnosa dobavnice v Pantheon (šifra 110).



3.3.2 Prejem stroškovnih računov

Stroškovni računi so računi za storitve, elektriko, komunalne storitve, pogonsko gorivo,

vodo, telefon, varovanja poslovnih prostorov itd. Postopek obdelave stroškovnih

računov je skoraj identičen postopku obdelave materialnih računov z dvema izjemama.

Stroškovnih računov ni potrebno pošiljati v druge oddelke v likvidacijo, pač pa se le-ta

izvrši kar v računovodstvu.

Stroškovne račune se knjiži v računovodstvu, kjer se jim dodeli tudi zaporedna

Pantheon številka (šifra 150), pri čemer je potrebno ročno vnesti tudi ustrezne konte.

glede na vrsto stroška v skladu s kontnim okvirjem za gospodarske družbe in kontnim

planom podjetja. Sledi hramba v registratorju neplačanih stroškovnih računov v

računovodstvu.

3.3.3 Plačilo računov

Za potrditev plačila vseh računov je odgovoren direktor, plačilo pa se izvede v

računovodstvu. Po opravljenem plačilu se papirni dokument opremi s štampiljko

Plačano, datumom plačila in številko bančnega izpiska. Sedaj je dokument pripravljen

za arhiviranje v registratorju plačanih stroškovnih oz. materialnih računov, kamor se

računi odlagajo po zaporedni Pantheon številki in hranijo še eno leto v oddelku

računovodstva zaradi potrebe po hitrem dostopanju. Po preteku enega leta se

registratorji prestavijo na dislocirano enoto v omaro, kjer se hranijo še nadaljnja štiri

leta, kot je določeno v internem aktu podjetja, ki mora biti usklajen z zakonom.

Registratorjev, ki se začasno hranijo v podjetju, je okoli petdeset, kar otežuje iskanje.

Na Sliki 15 je prikazan obstoječ proces likvidacije materialnih računov vse do njihove

hrambe.



Slika 15: Obstoječ proces likvidacije materialnih računov

3.4 Kriti čna analiza

V podjetju se mesečno soočajo z ogromno količino vhodne pošte. Prav zaradi tega

imajo precejšnje težave z nadzorom nad dokumenti. Tudi Knjiga prejete in izdane pošte

v obliki excelove datoteke je nadvse zastarela in potrebuje osvežitev. Dokumenti v

papirni obliki niso vedno dostopni, prav tako se porabi ogromno časa za iskanje tistih

dokumentov, ki se založijo. Izpostaviti velja tudi precejšnje pomanjkanje prostora in

posledično večjo nepreglednost v računovodstvu zaradi velikega števila registratorjev,

ki so tu shranjeni začasno. Poleg tega ni rešen problem sistematičnega vodenja dopisov,

pogodb, elektronske pošte, dokumentov s prilogami in zadev s povezanimi dokumenti

(zapisnikov posla, računov, dobavnic, projektne dokumentacije), ki se mnogokrat

porazgubijo. Obenem menimo, da je sam proces obdelave računov neoptimalen in

vsebuje nepotrebne aktivnosti. Veliko časa vzame fizičen prenos računov v likvidaturo,



tvega se tudi izguba le-teh. Problem predstavlja prenos različnih papirnih dokumentov

med obema poslovnima enotama v Laškem in Celju, saj med PE ni vzpostavljene redne

linije, prevozi se odvijajo po potrebi.

Dodatna pomanjkljivost obstoječega sistema je nedosegljivost papirnih dokumentov

drugje kot na licu mesta. Le direktor je pristojen za plačevanje računov večjih vrednosti.

Problem nastane, kadar se nahaja na poslovnem srečanju, potovanju oz. kadar pomaga

pri težjih implementacijah (npr. instalaciji in vzdrževanju strežnikov, vzpostavljanjem

mreže) na terenu. Takrat dostopa do dokumentov žal nima niti preko aplikacije

Windows Remote Assistance, saj dokumenti, ki so potrebni za odločitev, niso

digitalizirani.

Kot pravi direktor podjetja, g. T. Ortl (osebna komunikacija, 15. junij 2010), je podjetje

na nek način tudi prisiljeno v nadaljnjo optimizacijo in zmanjševanje stroškov, saj so

včasih lahko dosegali 25 % prodajne marže, danes pa komaj 5 %.

Zaradi navedenega je potrebno podjetje informatizirati in prenoviti poslovne procese.

Cilji prenove poslovnega procesa so:

• poenostavitev poslovnega procesa z odstranitvijo nepotrebnih aktivnosti;

• znižanje stroškov poslovanja s skrajšanjem pretočnega časa, potrebnega za poslovni

proces;

• digitalizacija dokumentov za boljši nadzor nad njimi;

• povečanje zanesljivosti izvajanja poslovnega procesa.

Rešitev vidimo v uvedbi dokumentnega sistema.

3.5 Prenova z Asistent DMS

V podjetju Teal so se odločili za preizkus in morebitno uvedbo rešitve Asistent DMS

podjetja Asistent, ki je Datalabov partner. Rešitev je zato že v osnovi povsem

prilagojena delu z Datalab Pantheon. Z izbiro te rešitve se izognemo visokim stroškom

integracije sistema ERP in DMS.



Rešitev omogoča raznovrstne izpise in analize prejete in izdane pošte, dodatno pa tudi

zagotavlja vpogled v digitalizirane dokumente, revizijsko sled, vnos elektronskih prilog,

možnost nastavitev naprednih avtorizacij, eRačune in tako korenito zmanjša potreben

čas vnašanja dokumentov, ki prihajajo v podjetje oz. odhajajo iz njega. Aplikacija se

najame za fiksen mesečni strošek, možen pa je najem treh različnih paketov. Najem

prinaša možnost uporabe za neomejeno število uporabnikov. Stroški najema aplikacije

so prikazani na Sliki 16.

Slika 16: Različice sistema Asistent DMS

Vir: Asistent, 2010.

Rešitev DMS za Datalab Pantheon 5.5 omogoča:

• poljubno klasifikacijo tipov dokumentov;

• revizijsko sled opravljenih vnosov, sprememb in dostopov ter usklajenost s predpisi;

• izpis knjige izdane pošte za Pošto Slovenije;

• napredne avtorizacije na mapo in posamezen dokument;

• popolno integracijo z moduli programa DataLab Pantheon (blago, naročila, šifranti);

• integriran vmesnik za digitalen zajem dokumentov;

• OCR prepoznavanje prejetih in izdanih dokumentov;

• podprto prepoznavanje in generiranje EAN kod;

• vnos in zajem prejetih eSlog dokumentov;

• vnos dokumentov z več delovnih postaj hkrati;

• izvoz podatkov v poljubnih formatih;

• workflow (delovni tok dokumentov – likvidacija) itd.



3.5.1 Postopek obdelave materialnih računov z Asistent DMS

Tako kot prej se bomo tudi sedaj omejili zgolj na obdelavo prejetih materialnih računov.

Za konfiguracijo sistema bo odgovoren uporabnik s posebnimi pravicami –

administrator v posebnem administratorskem modulu. V obravnavanem podjetju bo

administrator sistema kar direktor, uporabniki pa vsi zaposleni. Administrator vodi tudi

kontrolo verzij dokumentov, sprememb dokumentov in dostopa do dokumentov. Mi se

bomo prijavili kot administratorji. Na Sliki 17 je prikazan izgled osnovnega okna po

opravljeni prijavi.

Slika 17: Izgled osnovnega okna

Sedaj je potrebno nastaviti določene nastavitve v administratorski konzoli Asistent

DMS, dostop do katere je prikazan na Sliki 18. Določiti moramo workflow, po katerem

bodo sproženi vsi materialni računi. Za ustrezen workflow je potrebno definirati pravila

in vloge uporabnikov v procesu, pot dokumentov glede na šifro dokumenta in

vzdrževanje klasifikacijskega načrta (v zavihku Lokacije in tipi).

Workflow lahko sprožimo tudi za vsak posamezen dokument, vendar je postopek bolje

avtomatizirati in s tem zaposlenim prihraniti kar nekaj časa.



Slika 18: Dostop do administratorske konzole

Kot je vidno na Sliki 19, določimo za materialne račune tip dokumenta 2 – Splošni

računi. Nato določimo uporabnike, ki bodo drug za drugim potrjevali račun (nivo 3

pomeni, da je ta podpisnik zadnji v vrsti). Obkljukamo, da je podpis obvezen, ker bomo

določili, da prenos dokumenta v Pantheon ne bo mogoč, dokler dokumenta ne potrdijo

vsi podpisniki.

Slika 19: Določitev workflowa v administratorski konzoli

V administratorski konzoli je potrebno odkljukati avtomatski prenos v Pantheon tudi za

nepotrjene dokumente, kot je vidno na Sliki 20.

Slika 20: Lokacije in tipi dokumentov



Tudi v zavihku Lokacije in tipi ne sme biti označena funkcija nepodp. v Pantheon, kot je

vidno na Sliki 21. S tem smo dosegli, da se nepotrjeni računi ne bodo prenašali v

Pantheon. V tem zavihku lahko določimo tudi tipe dokumentov (npr. tip 1 so

dobavnice), mesto shranjevanja dokumenta, predlogo (njeno uporabnost bomo spoznali

kasneje), arhiviranje, čas hrambe (-1 pomeni neskončno) itd.

Slika 21: Osnovni parametri administratorske konzole

Sedaj smo opravili najpomembnejše nastavitve in se lahko lotimo prejema dokumentov.

Postopek do prejema materialnega računa ostane enak kot pri obstoječem stanju, s to

razliko, da prevzemnik ne hrani dobavnice, ampak jo takoj po vnosu podatkov v

Pantheon odpošlje v računovodstvo, kjer jo hranijo skupaj s prevzemnico in

kalkulacijskim listom. Dobavnice se zaenkrat še ne bo skeniralo, saj to po mnenju

direktorja niti ni tako nujno. Takšen postopek predlagamo zato, ker rešitev Asistent še

ne omogoča povezave dveh vnosov v Asistent DMS. Po pogovoru s podpornikom

Asistenta smo izvedeli, da bodo to funkcijo kmalu omogočili, saj so jo že uvrstili v

razvojne plane, zato bo potrebno proces kasneje spremeniti in skenirati tudi dobavnice.

Ko bo funkcija omogočena, bo potrebno najprej skenirati dobavnico, izvršiti prevzem v

DMS, prenesti podatke v Pantheon, nato pa kasneje na isti dogodek 110 in na dobavnico

v sistemu DMS vezati še račun.

Podatki o prevzemu so torej že vpisani v Pantheonu, kasneje pa pride papirni račun v

računovodstvo. Sledi obdelovanje:

• sprejemanje in odpiranje;



• pregledovanje;

• predpriprava dokumentov za skeniranje (odstranitev veznih sredstev);

• elektronski zajem dokumentov13;

• verifikacija zajetih dokumentov;

• takojšnje arhiviranje papirnih dokumentov (račun, dobavnica) v ustrezne

registratorje in zbirni odvoz le-teh v dislocirano skladišče (ko se napolni registrator);

• klasificiranje/razvrščanje in indeksiranje dokumentov v DMS-ju (npr. račun: datum,

številka, valuta, znesek, davčna št., št. zadeve in ostali metapodatki);

• workflow in obdelava ter likvidacija med organizacijskimi enotami (računovodstvo,

prevzemnik, direktor).

Račun bo potrebno evidentirati v sistemu DMS, kjer odpremo nov zapis, kot je

prikazano na Sliki 22. Označimo, da gre za prejeto pošto in tip dokumenta 2.

Slika 22: Nov zapis prejetega dokumenta

V nov zapis računovodja vnese subjekt in osnovne podatke s prejetega računa. Pozicij

ni potrebno vpisovati, saj so že vnešene v Pantheonu. To je prikazano na Sliki 23.

13 glej poglavje Elektronski zajem dokumentov za teoretični opis postopka.



Slika 23: Izpolnjevanje novega zapisa

V zavihku Priponke lahko dodajamo priponke (e-maile, slike, prej skenirane

dokumente, office datoteke itd.). Zaenkrat predlagamo skeniranje dokumentov s

pritiskom na gumb Skeniraj v osnovnem oknu, ki nam odpre mapo, kamor se je

datoteka shranila, nato pa uporabimo funkcijo drag & drop in povlečemo datoteko med

priponke.

Priponke se lahko dodajo tudi avtomatsko s pritiskom na gumb Skeniraj v osnovnem

oknu ob uporabi nalepk, ki jih je potrebno prej definirati v administratorski konzoli. S

priloženim programom za skeniranje DocScanPro je potrebno določiti mesta v

dokumentu, kamor bomo lepili nalepke. Predlogo nato shranimo v ustrezno mapo in v

administratorski konzoli določimo pot do te mape. V administratorski konzoli je

potrebno določiti predlogo za vsak posamezen dokument. Pri skeniranju program zazna

nalepko in dokument shrani na ustrezno mesto ob upoštevanju načela sistematičnosti. V

tem primeru na začetku ne odpremo novega zapisa, ampak pritisnemo kar na Skeniraj in

nov zapis z že določenim tipom dokumenta se nam po skeniranju odpre sam.

Preprostejši se nam zdi prej omenjeni postopek, obenem pa v primeru kasnejših

sprememb proces skeniranja dokumenta ne vpliva bistveno na celoten proces. Zagotovo

pa je uporaba priponk smiselna v primeru, ko imamo opravka z veliko količino



dokumentov in kadar za vnos prejete pošte skrbi tajnica, od katere ne moremo zahtevati

poznavanja dogodkov v sistemu ERP in je zadolžena le za prevzem oz. izdajo pošte.

Pripeto datoteko odpremo z dvojnim klikom na priponko, kot je prikazano na Sliki 24.

Tu je prikazana tudi uporaba funkcije drag & drop pri dodajanju novih priponk.

Slika 24: Dodajanje in pregledovanje priponk

V zavihku Podpisi je viden workflov, ki smo ga definirali v administratorski konzoli.

Če želimo, lahko tu ročno dodamo še kakšnega podpisnika ali pa izbrišemo obstoječega,

vendar pa bo to bolj izjema kot pravilo. Omenimo še, da bo iste možnosti imel tudi

naslednji podpisnik. Omenjeni zavihek vidimo na Sliki 25.



Slika 25: Dodajanje in pregledovanje podpisov

Računovodja v Pantheonu preveri še pravilnost obračunanega davka, nato pa potrdi

zapis. Workflow se sproži avtomatsko in oseba, ki je prevzela blago in dobavnico, dobi

sporočilo o prejemu obvestila že v naslednjem trenutku, kot je prikazano na Sliki 26. V

administratorski konzoli lahko nastavimo kot opomnike tudi e-pošto in SMS-sporočila.

Računovodja sedaj hrani papirni račun v ustreznem registratorju. Odpade hramba v

registratorju neplačanih računov, saj je sedaj omogočen elektronski dostop do

neplačanih računov.

Slika 26: Sporočilo o prejeti pošti

Račun je sedaj prišel v likvidacijo in prevzemnik ga lahko vidi v isti obliki, kot ga je

dodal računovodja. Prevzemnik mora preveriti vsebinsko skladnost naročila, dobavnice

in računa, nato pa potrditi račun s svojim podpisom. V kolikor račun potrdi delno ali pa

ga zavrne, mora vpisati opombe. Lahko se mu tudi omogoči spreminjanje dokumenta

oz. dodajanje novih podatkov. Primer podpisovanja oz. likvidature je prikazan na Sliki

27.



Slika 27: Podpisovanje dokumenta

Sedaj je čas, da povežemo dokument DMS z dogodkom 110, ki ga je že prej vnesel

prevzemnik. Za to je potrebno v DMS v ustreznem polju iz spustnega seznama poiskati

dogodek 1100, nato pa stisniti gumb zgoraj desno. Vse to je prikazano na Sliki 28.

Potrebno je poiskati tudi ustrezen dokument za prenos, nato pa to potrditi. Po

sinhronizaciji se pozicije iz Pantheona prenesejo v DMS, slika in določeni podatki, ki

jih je vnesel računovodja, pa v Pantheon.

Slika 28: Prenos dokumenta iz Pantheona v DMS



Čeprav se le-to ne nanaša na opisovani proces, naj omenimo še možnost prenosa

podatkov iz sistema DMS v Pantheon, torej obratno povezavo, kot smo jo opisali malo

prej. V Pantheonu je potrebno pritisniti čarovnika in pritisniti Prevzem dokumentov

KPP, kot je prikazano na Sliki 29. Na sliki je označen tudi gumb Prikaz originala, ki

odpre prej prenešeni dokument.

Slika 29: Prenos dokumenta iz DMS v Pantheon

Za potrditev plačila vseh računov je še vedno odgovoren direktor, plačilo pa se izvede v

računovodstvu. Sedaj so mu vsi računi na voljo v elektronski obliki. Potrebno je

omeniti, da ima administratorske pravice le direktor, ki edini vidi vse dokumente.

Uporabniki namreč vidijo le dokumente, ki so jih ustvarili sami oz. so jim bili dodeljeni

v podpis. Vsi pa lahko spremljajo revizijsko sled in sledijo spremembam dokumentov,

kot je prikazano na Sliki 30. Sistem z revizijskimi sledmi beleži akcije posameznih

uporabnikov (brisanje, spreminjanje dokumentov in vpogled vanje). Vsako akcijo

opremi z informacijami o času in tipu akcije.



Slika 30: Revizijska sled

V primeru, da se v podjetju odločijo za dejansko uvedbo sistema, bo potrebno

avtomatizirati workflowe za vse dokumente in obdelati tudi odhodno pošto. Pri tem se

bo potrebno smiselno ravnati po opisanih postopkih v zvezi z upravljanjem aplikacije

Asistent DMS v tej diplomski nalogi. Veliko pozornosti bo potrebno nameniti tudi

izobraževanju zaposlenih, saj lahko le tako zagotovimo utečenost sistema in preprečimo

napačne prepise posameznih dokumentov oz. izgubo elektronskih dokumentov in

podatkov. Nekakšno varnostno varovalo v tem primeru je, da se bo prevzem blaga in

dobavnic vršil direktno v Pantheonu, zato ne bo bojazni, da zaloga in najosnovnejši

podatki v Pantheonu ne bi bili izkazani.

Pri analizi sistema smo ugotovili, da je Asistent DMS še v razvoju, zato tudi še ne

omogoča OCR full-text iskanja in tudi ne avtomatskega izpolnjevanja polj po OCR

prepoznavanju, vendar pa nudi vse osnovne in potrebne funkcionalnosti. Dokumentni

sistem podjetju omogoča enostavno iskanje po različnih kriterijih ter metapodatkih in

prikaz uporabnikom v skladu z njihovimi uporabniškimi pravicami. Omogoča iskanje

po subjektu, pošiljatelju, tipu dokumenta, vrsti plačila, tipu potrditve dokumenta

(sprejet, zavrnjen), datumu računa oz. dobavnice (od, do) in letu. Omogoča pa tudi

iskanje po ključnih besedah. Ni obvezno izpolniti vseh iskalnih filtrov, vendar bolj kot

smo natančni, prej bomo našli dokument.

Ugotovimo lahko tudi, da po prenovi procesa nabavljanja odpadejo aktivnosti, ki ne

ustvarjajo dodane vrednosti:



• hramba neplačanih računov v registratorju neplačanih računov in prelaganje

dokumentov v registratorje plačanih računov ob plačilu;

• začasna hramba registratorjev v oddelku računovodstva;

• fizičen prenos dokumentov med organizacijskimi enotami (npr. v likvidacijo).

Pri likvidaciji odpade fizičen prenos papirnih dokumentov. Na osnovi definiranega

delovnega toka gre informacija o prispelem dokumentu do pooblaščenih oseb, ki si

lahko dokument ogledajo neposredno iz elektronskega arhiva. Dokument na takšen

način odobrijo vse odgovorne osebe. Po pregledu se dokument avtomatsko knjiži.

Ukinili smo tudi vračanje materialnih računov računovodji, saj menimo, da ni smiselno

dvakrat pregledovati isti dokument. Na Sliki 31 je prikazan prenovljen proces

likvidacije materialnih računov.

Slika 31: Prenovljen proces likvidacije materialnih računov



3.6 SWOT analiza

Pri analiziranju poskusne različice dokumentnega sistema Asistent DMS v podjetju Teal

smo spoznali določene prednosti in priložnosti ter tudi slabosti in nevarnosti, ki jih

prinaša omenjen sistem.

Prednosti:

• s prenovo poslovnega procesa se je skrajšal čas procesa obdelave dokumenta;

• izločili smo nepotrebne aktivnosti (hramba začasnih registratorjev neplačanih

računov, fizičen prenos dokumentov med organizacijskimi enotami);

• nadzor nad dostopom do dokumentov je povečan;

• DMS omogoča učinkovitejši pregled nad delovnimi procesi s pomočjo revizijske

sledi in delovnih tokov;

• dokumenti potujejo z vnaprej določenimi poslovnimi pravili;

• vseskozi viden status dokumenta;

• točna evidenca, kje in koliko časa se dokument zadržuje (revizijska sledljivost);

• obveščanje uporabnikov o statusih dokumentov (SMS, elektronska pošta);

• sistem omogoča lažje obvladovanje prilog in povezanih dokumentov oz. zadev;

• enostavno in hitro iskanje dokumentov (zmogljiv iskalnik, ki omogoča iskanje po

več kriterijih hkrati);

• ne prihaja več do začasnih izgub dokumentov;

• do dokumenta lahko istočasno dostopa več ljudi;

• vsi e-dokumenti so na voljo uporabnikom glede na uporabniške pravice ves čas in

kjerkoli, saj so vsi dokumenti na centralnem strežniku (tudi geografsko oddaljenim

uporabnikom, pogoj je le dostop do interneta);

• več prostora in večja preglednost v začasnem arhivu računovodstva.

Slabosti:

• potreba po novih znanjih in novih investicijah;

• sistem ne omogoča full-text iskanja;

• ročno vnašanje podatkov še ni eliminirano;



• slabo zastavljena varnostna politika lahko nepooblaščenim ljudem omogoča dostop

do dokumentov;

• neustrezno indeksiranje pri vpisu dokumenta lahko otežkoča ali celo onemogoča

kasnejše iskanje.

Priložnosti:

• e-hramba;

• popolno brezpapirno poslovanje;

• e-računi in s tem tesnejše povezovanje z dobavitelji in odjemalci;

• povečanje konkurenčnosti in fleksibilnosti podjetja;

• pridobitev znanj, ki jih lahko v Tealu uporabijo za nadaljnjo prodajo oz.

posredovanje pri prodaji rešitve zainteresiranim obstoječim odjemalcem podjetja

Teal.

Nevarnosti:

• nepravilno ocenjena in postavljena programska in strojna oprema;

• slabo razumevanje in dodelava delovnih procesov;

• stečaj ponudnika ERP ali rešitve DMS;

• neodobravanje uporabnikov;

• slabo izvedeno šolanje uporabnikov;

• potencialne slike slabe kakovosti;

• slaba integracija z ostalimi sistemi v organizaciji;

• tveganje v priznavanju listin pri uvedbi e-hrambe brez potrditve notranjih pravil;

• hitro se spreminjajoča informacijska tehnologija.

Ugotovimo lahko, da prinaša vpeljava dokumentnega sistema Asistent DMS veliko

prednosti, med katerimi je potrebno izpostaviti predvsem optimizacijo poslovnega

procesa in povečanje nadzora nad delom zaposlenih. Sedaj je možen natančen nadzor

nad stanjem dokumenta, razpoložljivi pa so tudi podatki o tem, kje se dokument v

danem trenutku nahaja. Velika prednost je upravljanje s prilogami, saj je sedaj možno



celovito upravljanje zadev in s tem gradnja sistematične baze znanja. Direktor ceni tudi

možnost dostopa do skeniranih dokumentov od kjerkoli.

Omeniti velja tudi priložnosti, ki jih sistem prinaša. Obravnavano podjetje se ukvarja

tudi s prodajo računalniških programov in tako bi jim dobro poznavanje dokumentnega

sistema omogočalo nadaljnjo prodajo tovrstnih aplikacij obstoječim in novim strankam.

Z uvedbo in posredovanjem pri prodaji sistema ERP Datalab Pantheon so namreč že

pridobili nekaj novih stalnih strank. Priložnosti vidimo tudi v nadaljnjem povezovanju

dokumentnega sistema s sistemi CRM in v uvedbi e-računov ter e-arhiva. Rešitev e-

arhiva priporočamo na daljši rok, ko bo podjetje rastlo in imelo opravka z večjo količino

papirnih dokumentov. Prvi dve omenjeni tehnologiji pa imata potencial že v bližnji

prihodnosti. S sistemom CRM bi trgovsko podjetje Teal lažje prepoznavalo potrebe

svojih kupcev, e-računi pa bi v povezavi z dokumentnim sistemom omogočali premik k

brezpapirnemu poslovanju in avtomatizaciji procesa obdelave vseh vrst računov.

Slabosti opažamo predvsem v potrebnem času za popolno razumevanje dokumentnega

sistema in pravilne konfiguracije le tega. Seveda pa smo to slabost do neke mere

odpravili v tej diplomski nalogi. Večjih potreb po investicijah ni bilo, saj je sistem že v

osnovi integriran s sistemom ERP Datalab Pantheon, ki ga uporabljajo v podjetju.

Asistent DMS je manjši dokumentni sistem, ki se v svojih funkcionalnostih ne more

primerjati z velikimi svetovnimi ponudniki. Kljub temu pa lahko rečemo, da bo sistem

zadovoljeval potrebe obravnavane manjše organizacije za nižje mesečne stroške kot

sicer. Žal sistem ne omogoča povezovanja različnih vnosov (npr. računa in dobavnice),

kar je lahko bistvena slabost sistema. Več o tem smo pisali v poglavju Postopek

obdelave materialnih računov z Asistent DMS. Vendar pa bomo to slabost zanemarili,

saj jo v Asistentu nameravajo odpraviti v kratkem.

Nevarnost je lahko slabo izvedeno šolanje uporabnikov oz. njihova nezainteresiranost

za uporabo sistema. Glede tega smo lahko optimistični, saj so zaposleni v podjetju

pretežno iz mlajše generacije, obenem pa je podjetje tudi računalniško orientirano. Tudi

glede nevarnosti slabe integracije sistema DMS s sistemom ERP smo optimistični, saj je

Asistent DMS povsem prilagojen Datalab Pantheonu in ni potrebnih nobenih večjih

posegov k integraciji. Nevarnost vidimo morda le v hitrosti skeniranja, zato bo v

primeru potrebe po hitrejšem procesu potrebno zamenjati obstoječe skenerje v podjetju.



Pozornost bo potrebno nameniti tudi zajemu slik dobre kakovosti, kjer apeliramo na

natančnost osebe, odgovorne za zajem.

Glede na navedeno se nam zdi uvedba dokumentnega sistema smiselna.



ZAKLJU ČEK

Prednosti sistemov ERP so v preteklosti prepoznala številna podjetja in organizacije ne

glede na njihovo velikost. Ker informacijska tehnologija hitro napreduje, osnovne

rešitve ERP niso več dovolj. Potrebno je posegati po novih tehnologijah, ki omogočajo

večjo stroškovno učinkovitost in povečujejo konkurenčno prednost podjetij. V zadnjih

letih je prisoten pojem brezpapirnega poslovanja. Dokumentni sistemi omogočajo

prenose dokumentov med posameznimi delovnimi enotami v elektronski obliki. Po

opravljenem toku dokumentov se ti lahko varno arhivirajo v elektronski obliki na več

lokacijah.

Trendi sistemov DMS in ERP kažejo predvsem na povečevanje odprtokodnih

ponudnikov in selitev storitev »v oblake«, pri čemer se izkoriščajo prednosti

outsourcinga. Težava informatike v malih podjetjih so predvsem strežniki. Potrebujejo

specialistično znanje, zahtevajo začetne investicije, obenem pa so dragi za vzdrževanje.

V prihodnosti bodo imela predvsem manjša podjetja le kliente z dostopom do interneta,

preko katerega bodo zaposleni delali na oddaljenih strežnikih. Odpadle bodo vse skrbi v

zvezi z vzdrževanjem in postavitvijo infrastrukture ter skrbi povezane z obvladovanjem

in hrambo velike količine podatkov. Podjetja se bodo lahko osredotočala na svoje

osnovne dejavnosti in lažje načrtovala denarne tokove z vnaprej določenimi mesečnimi

stroški najema storitev »v oblakih«. Številni ponudniki v Sloveniji že omogočajo

različne storitve »v oblakih«, ki se tičejo predvsem hrambe digitaliziranih podatkov.

Premiki pa se vidijo tudi v selitvi celotnih sistemov ERP v gostujoče (angl. hosting)

aplikacije. Ena takšnih je SAOP miniMAX, trendu pa sledijo tudi v Datalabu. Sistem

deluje kot »pay as you grow«, kjer uporabnik plača toliko, kolikor dejansko uporablja

program (npr. število zakupljenih licenc). Podatkovni centri, ki omogočajo takšne

storitve, so varnostno certificirani, uporabljajo najnovejše tehnologije, požarne zidove,

enkripcije podatkov, dostop do podatkovnih strežnikov pa ima le certificirano osebje. S

tem je zagotovljena ustrezna varnost in diskretnost uporabnikov. Takšni sistemi lahko

delujejo preko navadnih spletnih brskalnikov ali pa morajo uporabniki naložiti manjšo

aplikacijo, ki po navadi omogoča več funkcionalnosti in je povezana z oddaljeno bazo

preko SSL protokola.



Danes postaja pomembna možnost dostopa do podatkov od kjerkoli. Mobilna omrežja

postajajo širokopasovna in učinkovito dopolnjujejo ter tudi nadomeščajo standardna

žična omrežja. Danes je preko komunikacije HSDPA (generacija 3,5G) omogočena

hitrost prenosa podatkov tudi nad 10 Mbit/s. Pripravljajo pa se nove tehnologije, kot je

LTE (angl. Long Term Evolution), ki bo omogočala hitrosti do 100 Mbit/s. Obenem

mobilni operaterji za nizko ceno omogočajo mobilni internet z neomejenim prenosom

podatkov, kar je vsekakor voda na mlin uporabi mobilne telefonije. Vendar pa moramo

pri brezžičnih mobilnih omrežjih upoštevati njihovo večjo ranljivost z vidika varnosti.

Naprednejši telefoni pa že omogočajo povezave v brezžična omrežja WLAN oz Wi-fi.

Številna večja mesta omogočajo odprta brezžična omrežja. Primer je Wlan Ljubljana, ki

je prosto dostopen medij. Brezžični standard Wi-fi 802.11n omogoča prenose podatkov

s hitrostjo do 300 megabitov na sekundo, kar zadošča celo za prenos visokoločljivih

filmskih posnetkov. To je nadvse uporabno pri uporabi prenosnikov in netbookov,

katerih prodaja je zaradi priročnosti in cenovne dostopnosti v zadnjih letih zelo narasla.

Prihajajo pa že tudi nove tehnologije, kot npr. inteligentni transportni sistemi za dostop

iz avtomobilov med gibanjem (angl. Intelligent Transportation System, ITS) in pa

postaje v stratosferi (angl. High Altitude Platforms, HAPS), ki bodo nudile

širokopasovno pokritost velikih površin Zemlje.

Omeniti velja mobilne terminale (angl. Mobile Data Terminal, MDT), ki omogočajo

takojšnjo sinhronizacijo dela zaposlenih v skladišču, pri opravljanju inventure in

ambulantni prodaji s sistemom ERP. Takšni terminali se uporabljajo tudi v vojski, v

ambulantnih vozilih, pri tovornjakarjih, taksistih itd. Pomembni so ročni terminali, v

povezavi z njimi pa še prenosni tiskalniki, tiskalniki etiket in čitalci črtne kode, ki

omogočajo avtomatizacijo in večjo učinkovitost poslovnih procesov.

Naslednji pomemben trend je povezovanje med podjetji. Povezovanje poteka tako

vertikalno v oskrbovalni verigi kot tudi horizontalno med partnerji. S pomočjo

tehnologij SOA in CMIS se povečuje povezljivost posameznih sistemov in s tem tudi

podjetij, ki morajo v današnjem okolju velikokrat delovati usklajeno, da lahko skupaj

dosegajo večjo stroškovno učinkovitost.



ERP in sorodne informacijske rešitve bistveno pripomorejo k optimizaciji in

avtomatizaciji dela, ki se sedaj opravlja hitreje in učinkoviteje. Informacijske rešitve

dvigujejo konkurenčnost držav po celem svetu. Zato vidimo pomembno vlogo tudi v

državi, ki lahko z zakonodajo, s subvencijami, z davčno politiko in ostalimi mehanizmi

pomembno vpliva na lastno in konkurenčnost podjetij. Vodilna država na področju

širokopasovnih povezav je tako zagotovo Finska, ki je med drugim celo uzakonila

pravico do širokopasovne povezave vsem državljanom. Pomembnosti področja se na

srečo zaveda tudi Evropska unija, saj je eden izmed strateških ciljev Lizbonske pogodbe

t.i. i2010, ki podpira uvedbo in uporabo elektronskega poslovanja v vseh podjetjih. Tu

se navezujemo predvsem na področji e-hrambe in e-računov.

Dokumentni sistemi prinašajo prednosti obvladovanja digitaliziranih informacij s

podporo skupinskemu delu in z dodatnim povezovanjem s partnerskimi podjetji. Za

dokumentne sisteme lahko predvidevamo, da bodo še naprej prevladovali v

organizacijah, ki imajo opravka z veliko količino papirja, vendar pa bosta svetovna

gospodarska kriza in dejstvo, da tehnologija z razvojem hitro niža cene, omogočili

dokumentne sisteme tudi v manjših podjetjih. Dober primer za to je naša analiza uvedbe

dokumentnega sistema Asistent DMS v podjetje Teal, d.o.o., iz Laškega.

Obstoječi sistem ERP v podjetju Teal je Datalab Pantheon 5.5., s katerim so zaposleni

povsem zadovoljni in ne razmišljajo o menjavi le-tega. Implementacija nove rešitve

ERP lahko pomeni tudi velik finančni zalogaj, obenem pa ima ponudnik Datalab

razvejano partnersko mrežo, ki ponuja številne s Pantheonom integrirane razširitvene

module. Eden takšnih je tudi dokumentni sistem Asistent DMS.

Proces obdelave vhodne pošte v obravnavanem podjetju ni optimalen, dokumente je

med organizacijskimi enotami potrebno prenašati v fizični obliki, pri čemer se lahko

založijo, obenem pa je potrebno veliko časa za iskanje le-teh. Z uvedbo dokumentnega

sistema lahko izločijo številne nepotrebne aktivnosti in s tem pospešijo sam proces,

obenem pa se odprejo tudi nove možnosti, o katerih so prej lahko le sanjali. Ena takšnih

je zagotovo dostopanje do dokumentov od kjerkoli, kar je zelo pozitivno za direktorja,

ki je dosti časa na terenu. Velike prednosti sta tudi povečanje nadzora nad delom

zaposlenih s pomočjo revizijske sledi in obvladovanje zadev z enostavnim dodajanjem

priponk v dokumentni sistem. Pomemben je tudi boljši nadzor nad dokumenti in s tem



boljše možnosti za pravočasno reagiranje na nove informacije. Z uvedbo dokumentnega

sistema ne bo več prišlo do situacij, da bi se določen dokument založil in bi kakšen

pomemben dopis izpustili.

Če upoštevamo, da je čas denar in preračunamo, da vsi zaposleni skupaj porabijo za

iskanje in obdelovanje papirnih dokumentov povprečno 20 minut na dan, potem je ob

predpostavljeni vrednosti delovne ure 15 € mesečni prihranek v višini 100 € ((20 minut

* 5 delovnih dni * 4 tedne v mesecu /60) * 15 €). Verjetno je prihranek časa 20 minut še

majhno število, saj moramo upoštevati, da odpade iskanje dokumentov, odpadejo pa

tudi registratorji neplačanih računov, ki povzročajo precej dela zaradi kasnejšega

prelaganja dokumentov v registratorje plačanih računov. Kljub temu moramo

upoštevati, da nekaj časa vzame tudi sam elektronski zajem dokumentov. Ob

upoštevanju vseh dodatnih prednosti dokumentnega sistema se uvedba zagotovo

obrestuje na dolgi rok, saj moramo na drugi strani upoštevati le strošek implementacije

programa ter mesečni strošek najema v višini 50 €. Poleg tega obvladovanje aplikacije

Asistent DMS nudi podjetju tudi večje možnosti za posredovanje pri prodaji svojim

strankam. Že doslej so namreč večkrat posredovali pri prodaji sistema Datalab

Pantheon.

Pred uvedbo je potrebno osvojiti zaupanje kritične mase zaposlenih, kar pa v našem

primeru zaradi majhnosti podjetja, mlade ekipe in računalniške dejavnosti ne bi smelo

biti problematično. Pogoj s strani podjetja Asistent je bil tudi migracija na Pantheon 5.5,

ki pa je že izpolnjen. V primeru uvedbe Asistent DMS v podjetje bo potrebno

avtomatizirati delovne tokove za vse dokumente in upravljati tudi z odhodno pošto. Pri

tem si bodo lahko v podjetju smiselno pomagali z vsebino te diplomske naloge.

Potrebno bo tudi natančno določiti naloge in avtorizacije zaposlenih, da bo lahko

zagotovljen učinkovit nadzor nad delom.

Zadnji stadij, ki loči podjetje od brezpapirnega poslovanja, je vzpostavitev e-arhiva in e-

računov. Pantheon sicer že podpira vnos in izvoz XML-predlog, kljub temu pa v

podjetju niso izmenjali še niti enega XML-dokumenta s svojimi dobavitelji. Problem je

v nestandardiziranem XML-formatu, o čemer smo pisali v posebnem poglavju, in v tem,

da nimajo vzpostavljenega e-arhiva. V skladu z ugotovitvami iz prejšnjih poglavji lahko

tudi predlagamo uvedbo Halcomove ali rešitve podjetja EBA, s čimer bi odpravili



omenjena problema. Ocenjujemo, da bi lahko z uvedbo e-računov še bistveno bolj

avtomatizirali poslovanje in privarčevali čas uslužbencev za opravljanje temeljne

dejavnosti. Dejstvo je, da podjetje večji del naročil izvede v sodelovanju z manjšim

številom večjih dobaviteljev, zato bi velike prihranke prineslo izmenjavanje računov že

s štirimi ali petimi dobavitelji. Na izhodni strani bi bilo potrebno razmisliti o uvedbi

elektronskega peresa za podpisovanje, saj vse fizične stranke nimajo dostopa do

tehnologije elektronskega podpisovanja z elektronskim podpisom. Uvedba rešitve e-

račun pripomore v podjetjih in ostalih organizacijah k zmanjševanju papirnih

dokumentov in popolni avtomatizaciji obdelave vhodnih in izhodnih računov, s čimer

lahko bistveno zmanjšamo stroške poslovanja.

Pred uvedbo e-računov bi bilo potrebno uvesti še zakonsko skladen e-arhiv. V podjetju

zaradi zapletenosti uvedbe zakonsko skladnega e-arhiva le-tega trenutno še ne

nameravajo uvesti. Je pa ta rešitev zaželena srednjeročno. Eden od temeljev za

vzpostavitev zakonsko skladnega arhiva je revizijska sled, ki jo Asistent DMS že

omogoča. V skladu z ugotovitvami prejšnjih poglavij predlagamo zunanje izvajanje e-

arhiviranja. Potrebno bo poiskati stroškovno ustrezno rešitev, ki bo omogočala plačilo

glede na količino shranjenih dokumentov. Na tem mestu bi še enkrat izpostavili

zapletenost postopkov za dosego zakonske skladnosti elektronskih dokumentov v

Sloveniji. Smo ena redkih držav, ki imamo uveden tako zapleten sistem notranjih pravil.

Kot premike na bolje lahko sicer štejemo Kontrolni seznam in Enotne tehnološke

zahteve, izdane s strani Arhiva RS, ki olajšujejo pot podjetij do potrditve notranjih

pravil. Pozitivna je tudi uvedba vzorčnih notranjih pravil, ki jih lahko podjetja

prevzamejo in smiselno priredijo lastnim potrebam. Kljub temu pa menimo, da je sam

postopek še vedno prezapleten in zahteva pripravo prevelikega števila listin in kot tak

zavira predvsem ambicije malih podjetij za dosego učinkovitega brezpapirnega

poslovanja. Zato menimo, da so nujno potrebna nadaljnja prizadevanja za poenostavitev

zakonodaje na področju priznavanja pravne veljavnosti digitaliziranih dokumentov in

podatkov.

Prednosti, ki bi jih dosegli z uvedbo e-računa in e-hrambe so:

• popolno brezpapirno poslovanje;

• popolna avtomatizacija vhodnih računov, s čimer dosežemo dodaten prihranek časa;



• prihranek fizičnega prostora (odpade potreba po arhiviranju papirnih dokumentov);

• prihranki iz naslova tiskanja, registratorjev, opreme za tiskanje in poštnin pri

izhodnih dokumentih;

• poenostavljena komunikacija s partnerji.

Nadalje vidimo tudi veliko možnosti v uvedbi sistema CRM v povezavi z dokumentnim

sistemom. Dejavnost podjetja Teal je trgovina, obenem pa imajo veliko število stalnih

strank, ki se iz dneva v dan veča. Tudi uvedba CRM je eden izmed srednjeročnih planov

podjetja. Čedalje pomembnejšo vlogo pridobivajo tudi socialne mreže kot prostor za

oglaševanje, stik s kupci in kot ponudnik informacij o kupcih. Informacijska tehnologija

ponuja še številne druge prednosti s katerimi lahko zmanjšamo stroške v podjetju.

Zanimiva je tako še telefonija VoIP, ki omogoča praktično brezplačne telefonske

pogovore.

Uvedba dokumentnega sistema bi bila dobra odločitev za podjetje, ki pa bi jo bilo

potrebno podpreti z dobro izvedenim izobraževanjem zaposlenih. Obenem se ponujajo

še številne povezane informacijske rešitve, katere bo potrebno prav tako vzeti v obzir.

Prihajajo časi, ko bo potrebno poslovati brezpapirno, saj bomo s tem okolju prijaznejši

in stroškovno učinkovitejši.



LITERATURA IN VIRI

Antončič, M. (2009). Sledljivost elektronske obdelave podatkov in dokumentov. V M.

Selan, S. Čufer, M. Hartman, S. Maček, & M. Jurečič. (ur.), DOK_SIS 2009,

Sistemi za upravljanje z dokumenti (str. V-1 - V-7). Ljubljana, Media.doc -

Društvo informatikov, dokumentalistov in mikrofilmarjev.

Arhiv RS. (2006, 1. december). Enotne tehnološke zahteve 1.0. Najdeno 27. maja 2010

na spletnem naslovu http://www.arhiv.gov.si/fileadmin/arhiv.gov.si/pageuploads/

E-ARHIVI/obrazci/ETZ.pdf

Arhiv RS. (2009, 20. januar). Kontrolni seznam za potrjevanje notranjih pravil za zajem

in hrambo dokumentarnega gradiva v digitalni obliki, preverjanje njihovega

izvajanja ter preverjanje izpolnjevanja pogojev za pridobitev akreditacije storitve

v skladu z Zakonom o varstvu dokumentarnega in arhivskega gradiva ter arhivih

/ZVDAGA/. Najdeno 27. maja 2010 na spletnem naslovu http://www.arhiv.gov.si/f

ileadmin/arhiv.gov.si/pageuploads/E-ARHIVI/obrazci/KSpNPpS_ver_2.0.pdf

Arhiv RS. (b.l.). Register potrjenih notranjih pravil. Najdeno 29. maja 2010 na

spletnem naslovu http://www.gov.si/aplikacije/arhiv/earh-registri/notranjaPravilaP

regled.php

Arhiv RS. (b.l.). Register potrjenih vzorčnih notranjih pravil. Najdeno 29. maja 2010 na

spletnem naslovu http://www.gov.si/aplikacije/arhiv/earh-registri/vzorcnaNotranja

PravilaPregled.php

Arhiv RS. (b.l.). Register registriranih ponudnikov opreme in storitev. Najdeno 29.

maja 2010 na spletnem naslovu http://www.gov.si/aplikacije/arhiv/earh-

registri/registracijaPregled.php

Association for Information and Image Management. (2010). State of the ECM Industry

2010. Najdeno 28. maja 2010 na spletnem naslovu http://www.aiim.org/research/

ECM-State-of-Industry-2010.aspx

Berčič, B. (2004, 2. april). Pravna vprašanja elektronskega podpisa, elektronskega

poslovanja in elektronskih arhivov. Najdeno 23. maja 2010 na spletnem naslovu

http://www.gzs.si/e-poslovanje/dokumentacija/e-SLOG_Pravna_vprasanja_ePoslo

vanja_1.4.pdf



Berčič, B. (2008, 30. september). 12 zmot o elektronskem arhiviranju. Sistem. Najdeno

15. maja 2010 na spletnem naslovu http://www.sistem-on.net/40877/praksa/12-

zmot-o-elektronskem-arhiviranju/

Birokrat (b.l.). Najdeno 28. marca 2010 na spletnem naslovu http://www.birokrat.si/

Birostroj Computers (b.l.). Najdeno 17. junija 2010 na spletnem naslovu

http://www.birostroj.com/

Blanco, R. (2009, 30. november). 10 ECM Basics and Gotchas to Avoid. Intelligent

enterprise. Najdeno 15. junija 2010 na spletnem naslovu http://intelligent-

enterprise.informationweek.com/channels/information_management/showArticle.

jhtml;jsessionid=NRWBPHF0K1LG5QE1GHPCKH4ATMY32JVN?articleID=2

21901373&pgno=2

Bračun, F. (2005, november). Vloga bank v procesu izstavljanja in prejemanja e-

računov v e-regiji: vidik ABanka Vipa d.d. Izdajanje in prejemanje e-računov v e-

regiji. Pobuda za vzpostavitev projekta v Sloveniji. E-središče. Fakulteta za

organizacijske vede Univerze v Mariboru. Najdeno 18. aprila 2010 na

http://ecom.fov.uni-mb.si/eRacuni/Pobuda.pdf

DataLab (b.l.). Najdeno 28. marca 2010 na spletnem naslovu http://www.datalab.si/

Dečman, M. (2007). Slovenski zasebni sektor na začetku dolgoročne digitalne hrambe.

V M. Selan, S. Čufer, M. Hartman, S. Maček, & M. Jurečič. (ur.), DOK_SIS 2007,

Sistemi za upravljanje z dokumenti (str. IV-7 - IV-16). Ljubljana, Media.doc -


Dobaj, E. & Krstov, L. (2007). Uveljavljanje poslovnih pravil v sistemih za upravljanje

z dokumenti. V M. Selan, S. Čufer, M. Hartman, S. Maček, & M. Jurečič. (ur.),

DOK_SIS 2007, Sistemi za upravljanje z dokumenti (str. VIII-12 - VIII-20).

Ljubljana, Media.doc - Društvo informatikov, dokumentalistov in mikrofilmarjev.

Domajnko, B. (2009). Izzivi dolgoročne e-hrambe - formati zapisa. V M. Selan, S.

Čufer, M. Hartman, S. Maček, & M. Jurečič. (ur.), DOK_SIS 2009, Sistemi za

upravljanje z dokumenti (str. III-6 - III-13). Ljubljana, Media.doc - Društvo

informatikov, dokumentalistov in mikrofilmarjev.

Drmaž, T. (2007). Zagotavljanje revizijske sledi elektronskega dokumenta. V M. Selan,

S. Čufer, M. Hartman, S. Maček, & M. Jurečič. (ur.), DOK_SIS 2007, Sistemi za

upravljanje z dokumenti (str. I-1 - I-6). Ljubljana, Media.doc - Društvo




Florjančič, J., Bernik, M. & Bernik, I. (2002). Izgradnja kadrovsko informacijskega

sistema. V Florjančič, J. & Paape, B. (ur.), Organizacija in management: izbrana

poglavja (str. 171-181). Kranj, Moderna organizacija.

Forrester. (2009, 12. november). The Forrester Wave: Enterprise Content Management

Suites, Q4 2009. Najdeno 15. junija 2010 na spletnem naslovu

http://www.oracle.com/us/corporate/analystreports/infrastructure/059619.pdf

Gartner. (2009a, 4. junij). Magic Quadrant for Midmarket and Tier 2-Oriented ERP for

Product-Centric Companies. Najdeno 15. junija 2010 na spletnem naslovu

http://www.ssnwllc.com/reports/GartnerMagicQuadrantforERPMay2009.pdf

Gartner. (2009b, 15. oktober). Magic Quadrant for Enterprise Content Management.

Najdeno 15. junija 2010 na spletnem naslovu http://www.gartner.com/technology/

media-products/reprints/microsoft/vol10/article3/article3.html

Genis (b.l.). Najdeno 17. junija 2010 na spletnem naslovu

http://www.genis.si/genisweb/

Gingras, J. (2009, 25. maj). SaaS ECM marketplace is partly cloudy. CMSWatch.

Najdeno 15. junija 2010 na spletnem naslovu http://www.cmswatch.com/Blog/15

99-SaaS-ECM-marketplace-is-partly-cloudy

Gradišar, M. & Resinovič, G. (2001). Informatika v poslovnem okolju. Ljubljana:

Ekonomska fakulteta.

Grobelšek, M. (2002, 14. oktober). Kako izbrati pravi ERP. Gospodarski vestnik.

Najdeno 15. aprila 2010 na spletnem naslovu http://www.kopa.si/files/userfiles/K

opaERP/Kako%20izbrati%20pravi%20ERP.pdf

Grobelšek, M. (2010, 13. maj). E-računi - z letošnjim julijem gre zares. Finance, str. 22

in 23.

GS1 Slovenija. (b.l.). Elektronsko poslovanje. Najdeno 20. aprila 2010 na spletnem

naslovu http://www.gs1si.org/sntportal.asp?p=113&m=80

GS1 Slovenija. (b.l.). E-Slog. Najdeno 20. aprila 2010 na spletnem naslovu

http://www.gs1si.org/sntportal.asp?p=20&m=21

Hajtnik, T. (2007). Pripravljenost Arhiva RS na postopke akreditacije opreme in storitev

e-hrambe ter potrjevanja notranjih pravil v skladu z ZVDAGA. V M. Selan, S.

Čufer, M. Hartman, S. Maček, & M. Jurečič. (ur.), DOK_SIS 2007, Sistemi za

upravljanje z dokumenti (str. IV-17 - IV-22). Ljubljana, Media.doc - Društvo




Hajtnik, T. (2009a). Notranja pravila med teorijo in prakso. V M. Selan, S. Čufer, M.

Hartman, S. Maček, & M. Jurečič. (ur.), DOK_SIS 2009, Sistemi za upravljanje z

dokumenti (str. III-14 - III-21). Ljubljana, Media.doc - Društvo informatikov,

dokumentalistov in mikrofilmarjev.

Hajtnik, T. (2009b). Pogled na izvajanje zajema in hrambe gradiva v e-obliki. V M.


Sistemi za upravljanje z dokumenti (str. III-22 - III-31). Ljubljana, Media.doc -


Hewahi, N., Hannoush, M. & Mohana, S. (2007, 15. avgust). Document Imaging

Systems. Ubicc Journal. Najdeno 15. junija 2010 na spletnem naslovu

http://www.ubicc.org/files/pdf/final%20Document%20Imaging%20Systems_40.p

df

Horjak, M. (2009). Elektronski arhivi v funkciji trajne in zgodovinske hrambe. V M.


Sistemi za upravljanje z dokumenti (str. III-33 - III-39). Ljubljana, Media.doc -


Independent (b.l.). Najdeno 28. marca 2010 na spletnem naslovu

http://www.independent.si/

Infotehna (b.l.). Najdeno 17. junija 2010 na spletnem naslovu http://www.infotehna.si/

Jereb, E. & Jereb, J. (2000). Organizacija pisarniškega poslovanja. Kranj: Moderna

organizacija.

Jerman Blažič, B., Klobučar, T., Perše, Z. & Nedeljkovič, D. (2001). Elektronsko

poslovanje na internetu. Ljubljana: GV Založba.

Kastelic, S. (2007). Prenova ERP sistema v podjetju Litostroj E.I. Diplomsko delo.

Ljubljana, Univerza v Ljubljani, Ekonomska fakulteta.

Kodek, T. (2007, julij & avgust). Shranjevanje digitalnih informacij in dostopnost le-teh

v prihodnosti. MojeDeloRevija, str. 60-61, št. 31 & 32.

Kopa (b.l.). Najdeno 28. marca 2010 na spletnem naslovu http://www.kopa.si/

Kovačič, A. & Vukšić Bosilj, V. (2005). Management poslovnih procesov. Ljubljana:

GV Založba.

Lukman, M. & Bernik, I. (2009). Ogrožanja kritične infrastrukture iz kibernetskega

prostora. V Pavšič Mrevlje, T. (ur.), Varstvoslovje med teorijo in prakso: zbornik

prispevkov. Ljubljana, Fakulteta za varnostne vede. Najdeno 14. julija 2010 na

spletnem naslovu http://www.fvv.uni-mb.si/dv2009/zbornik/clanki/lukman.pdf



Mikrocop (b.l.). Najdeno 17. junija 2010 na spletnem naslovu

http://www.mikrocop.com/

Murray, C.A. (2008, 13. december). Standard Interface Will Open New Options for

ECM. InformationWeek. Najdeno 15. junija 2010 na spletnem naslovu

http://www.informationweek.com/news/business_intelligence/content_manageme

nt/showArticle.jhtml;jsessionid=YY2EZGJSH3W1NQE1GHPCKH4ATMY32JV

N?articleID=212400541

Murray, C.M.. (2009, 11. september). Content Management: Collaboration and Social

Networks Change the Game. Intelligent enterprise. Najdeno 15. junija 2010 na

spletnem naslovu http://intelligent-enterprise.informationweek.com/showArticle.j

html;jsessionid=NRWBPHF0K1LG5QE1GHPCKH4ATMY32JVN?articleID=22

1400228

Natek, S. (2009) Informatika: študijsko gradivo, Mednarodna fakulteta za družbene in

poslovne študije, Samostojni visokošolski zavod, Celje.

Navodila za uporabo Asistent DMS. Najdeno 6. junija 2010 na spletnem naslovu

http://navodila.asistent.si/DMS%20Celotna.ash

Nelson, D.S., Simek, W.J., Maschke, C.M. (2009). The 2009 Solo and Small Firm Legal

Technology Guide. Chicago, American Bar Association. Najdeno 15. junija 2010

na spletnem naslovu http://books.google.com/books?id=1VX3G8lasuwC&lpg=P

A125&dq=%22document%20management%20system%22&hl=sl&pg=PR2#v=o

nepage&q=%22document%20management%20system%22&f=false

Nova Vizija (b.l.). Najdeno 28. marca 2010 na spletnem naslovu http://www.vizija.si/

Ortl, T. Osebna komunikacija, 15. junij 2010.

Pen, M. & Bernik, I. (2006). Integracija digitalnih kopirnih naprav v poslovne sistemske

rešitve. V Rajkovič, V. (ur.), Management sprememb: zbornik 25. mednarodne

konference o razvoju organizacijskih znanosti (str. 231-239). Kranj, Moderna

organizacija.

Perftech (b.l.). Najdeno 28. marca 2010 na spletnem naslovu http://www.perftech.si/

Poslovni imenik Bizi.si. Najdeno 28. marca 2010 na spletnem naslovu

http://www.bizi.si/

Pro-bit (b.l.). Najdeno 28. marca 2010 na spletnem naslovu http://www.pro-bit.si/slo/

Pukl, T. (2010, 13. maj). E-račun in e-poslovanje kot storitev. Finance, str. 25.

Rožman, S. (2009). Uvedba DMS sistema v elektro-energetski dejavnosti - Primer:

Nuklearna Elektrarna Krško. V M. Selan, S. Čufer, M. Hartman, S. Maček, & M.



Jurečič. (ur.), DOK_SIS 2009, Sistemi za upravljanje z dokumenti (str. I-33 - I-39).

Ljubljana, Media.doc - Društvo informatikov, dokumentalistov in mikrofilmarjev.

Saksida, M. (2010, letnik 6-5/2010). Tudi pri e-hrambi ni vse zlato kar se sveti!

Varnostni forum, str. 11.

SAOP (b.l.). Najdeno 28. marca 2010 na spletnem naslovu http://www.saop.si/

Sharpe, P.A. (2008, 3. april). ECM Technologies and Recession. CMSWatch. Najdeno

15. junija 2010 na spletnem naslovu http://www.cmswatch.com/Blog/1199-ECM-

Technologies-and-Recession

Short, E.J. (2007, avgust). Information Lifecycle Management Concepts, Practices, and

Value. San Diego: University of California. Najdeno 15. junija 2010 na spletnem

naslovu http://hmi.ucsd.edu/pdf/ilmReport907.pdf

Skrt, R. (2006, junij). Elektronski zajem in arhiviranje dokumentov. Nasvet. Najdeno

30.maja 2010 na spletnem naslovu http://www.nasvet.com/elektronsko-

arhiviranje/

Slovenski računovodski standardi. Uradni list RS št. 107/2001, 13/2003, 43/2004,

83/2004, 28/2005, 89/2005, 9/2006, 119/2008.

South Carolina Department of Archives & History. (2008, marec). Electronic document

management systems, Version 2. Najdeno 15. junija 2010 na spletnem naslovu

http://scdah.sc.gov/NR/rdonlyres/45D45226-6A28-4D77-BEEE-DF493EC20E01/

0/ermEDMS.pdf

Svetina, M. (2005, november). Izdajanje in prejemanje e-računov - vidik Merkur,

trgovina in storitve d.d. Izdajanje in prejemanje e-računov v e-regiji. Pobuda za

vzpostavitev projekta v Sloveniji. E-središče. Fakulteta za organizacijske vede

Univerze v Mariboru. Najdeno 18. aprila 2010 na http://ecom.fov.uni-

mb.si/eRacuni/Pobuda.pdf

Štefančič, S., Rot, D. & Vavpotič, S. (2007). Inovativnost Genisa na področju razvoja

sistemov za upravljanje z dokumenti. V M. Selan, S. Čufer, M. Hartman, S.

Maček, & M. Jurečič. (ur.), DOK_SIS 2007, Sistemi za upravljanje z dokumenti

(str. III-1 - III-9). Ljubljana, Media.doc - Društvo informatikov, dokumentalistov

in mikrofilmarjev.

Taylor and Francis Group (2010). CRC Handbook of Modern Telecommunications,

Second Edition. Boca Raton, CRC Press. Najdeno 15. junija 2010 na spletnem

naslovu http://books.google.com/books?id=VEp0aMmH3iQC&lpg=SA4-PA16&

dq=%22document%20management%20system%22&hl=sl&pg=SA4-PA16#v=on



epage&q=%22document%20management%20system%22&f=false

Teal d.o.o. (1992-2009). Zaključni računi. (interno gradivo). Laško: Teal d.o.o.

Teal d.o.o. (2002). Akt o organizaciji in sistemizaciji delovnih mest. (interno gradivo).

Laško: Teal d.o.o.

Teal d.o.o. (2002). Pravilnik o računovodstvu. (interno gradivo). Laško: Teal d.o.o.

Teal (b.l.). Najdeno 28. maja 2010 na spletnem naslovu http://www.teal.si/

Thomas, K. (2009, 11. september). Thoughts on the Future of Content Management.

Intelligent enterprise. Najdeno 15. junija 2010 na spletnem naslovu

http://intelligent-enterprise.informationweek.com/blog/archives/2009/09/thoughts

_on_the.html

Uporaba interneta v podjetjih z 10 ali več zaposlenimi osebami. (2009, 12. oktober).

Razvoj interneta v Sloveniji - RIS. Najdeno 1. junija 2010 na spletnem naslovu

http://www.ris.org/uploadi/editor/1256986311racuni.png

Uredba o pogojih za elektronsko poslovanje in elektronsko podpisovanje. Uradni list RS

št. 77/2000, 2/2001, 86/2006.

Uredba o varstvu dokumentarnega in arhivskega gradiva. Uradni list RS št. 86/2006.

U.S. Department of Health & Human Services (2007, oktober). Automated systems for

child support enforcement. Najdeno 15. junija 2010 na spletnem naslovu

http://www.acf.hhs.gov/programs/cse/pol/DCL/2007/dcl-07-36a.pdf

Vekić, B. (2008, november). Varno shranjevanje podatkov. Dinamika, str. 16-17, št. 9,

letnik 2.

Zakon o davku na dodano vrednost. Uradni list RS št. 10/2010-UPB2.

Zakon o elektronskem poslovanju in elektronskem podpisu. Uradni list RS št. 98/2004-

UPB1, 61/2006-ZEPT.

Zakon o gospodarskih družbah. Uradni list RS št. 65/2009-UPB3, 83/2009 Odl. US: U-

I-165/08-10, Up-1772/08-14, Up-379/09-8.

Zakon o računovodstvu. Uradni list RS št. 23/1999, 30/2002-ZJF-C.

Zakon o varstvu dokumentarnega in arhivskega gradiva ter arhivih. Uradni list RS št.

30/2006.

Zakon o varstvu osebnih podatkov. Uradni list RS št. 94/2007-UPB1.

Žele, M., Rakar, A. (2010). Učinkovito upravljanje revizijskih sledi pri elektronskih

arhivih. Forum ZAUH, 2010.

Žumer, V. (2003, junij). E-arhiviranje poslovnih dokumentov. Sistem, str. 14-15.

PRILOGE

KAZALO PRILOG

Priloga 1: Primer dobavnice ............................................................................................. 1

Priloga 2: Primer računa ................................................................................................... 2

1

Priloga 1: Primer dobavnice

2

Priloga 2: Primer računa

uporaba erpa v trgovskem podjetju in uvajanje …uporaba erpa v trgovskem podjetju in uvajanje dms v...

Documents