unohda sähköposti - uuden sukupolven työviestintä ja välineet
TRANSCRIPT
Copyright © Tieturi 1Helsinki, Tampere, Turku, Tukholma, Göteborg | www.tieturi.fi
Liiketoiminta kehittyy, kehity sinäkin!
Unohda sähköposti – Uuden sukupolven työviestintä ja välineetKalle Huhtala, Senior Consultant
28.9.2011
Kalle Huhtala• Senior Consultant• DI 1998, IDBMpro 2001• Osaamisalueet:
• konseptisuunnittelu, konsultointi, sisältötuotannon ja projektien johtaminen, myynti, eLearning-pedagogiikka, yhdistetty viestintä
• Johtanut eLearning-sisältötuotantoa ja projekteja vuodesta 2000 kymmenissä asiakasprojekteissa Suomessa ja ulkomailla
• Tieturi on vuonna 1983 perustettu Pohjoismaiden suurin tietotekniikan ja projektijohtamisen koulutusyritys
228.9.2011 Copyright © Tieturi
Kuka puhuu?
Copyright © Tieturi 3
”Mikään ei korvaa työskentelyä fyysisesti samassa tilassa. Tähän ei kuitenkaan käytännössä aina päästä ja silloin on
tyytyminen seuraavaan vaihtoehtoon eli kommunikaatiotyökaluihin.”
Onko meillä kaikilla ajanmukaiset viestintävälineet ja osaammeko käyttää niitä?
28.9.2011
Copyright © Tieturi 4
Muurit murtui, tornit kaatui
•Sähköposti• From (N. N.) Mon Sep 5 12:34:33 1988
•Matkapuhelin• 15.4.1997
•Kannettava tietokone• 21.4.1996
28.9.2011
Copyright © Tieturi 5
Suuri ja mahtava internet saapui
28.9.2011
• Keskusteluryhmät• Mese• Webbimaili• IRC• Online-pelit• Skype• Videopuhelut• Sosiaalinen media• Mobiili internet• Pilvipalvelut
”Tänä vuonna se näyttää nyt lyövän
läpi yliopistomaailman
ulkopuolisessa real worldissakin”.
(22.7.1994)
Copyright © Tieturi 6
Sähköposti, viestinnän tölkinavaaja
Hyvää• ”Mustaa valkoisella”• Tuttu ja turvallinen• Saavutettava• Arkistoitavissa• Tieto on etsittävissä• Kohtuustandardoitu• Mobiili- ja webbiliittymät• Käyttämättömät mahdollisuudet
Huonoa• Hidas• Vaikeaselkoinen• Tehoton• Viestit hukkuvat massaan• Viestit henkilöön sidoksissa• Roskaposti• Liitetiedostojen koko• Tietoturvahaasteet• Osataan käyttää huonosti
28.9.2011
Työviestinnän uudet välineet
Sähköpostin lisäksi tarjolla on muita tehokkaita välineitä nykyaikaiseen työviestintään.
Yhdistetty viestintä:Nopeuttaa viestintää monilla kanavilla
ja poistaa fyysiset välimatkat
Mahdollistaa monipuolisten verkkokokousten pitämisen omalta tietokoneelta yrityksen sisällä sekä
ulkopuolisten kanssa
Tarvitsee vain yhden yhteystiedon
Esim. Microsoft Lync, Lotus Sametime28.9.2011 Copyright © Tieturi 7
• Unified Communications:1. Voice and Telephony
2. Conferencing
3. Messaging
4. Presence and IM
5. Clients
6. Communication Applications
• “Gartner expects UC suites to become the dominant product paradigm during the next two years” (2012 - 2013)
• “Although all UC solutions support key standards… all are limited in the area of intercompany federation — that is, when different vendor platforms are involved”
• http://www.gartner.com/technology/streamReprints.do?id=1-1728DMD&ct=110823&st=sb
Gartnerin UC-raportti 8/2011
28.9.2011 Copyright © Tieturi 8
Copyright © Tieturi 9
UC – viestinnän linkkuveitsi
28.9.2011
Tiimin jäsenet kuvien ja
läsnäolotiedon kera.
Oma ”status”, automaattinen
tavoitettavuus ja sijainti.
Myös tila- ja laiteresurssien tavoitettavuus
voi näkyä.
IM, ääni- ja videopuhelut,
työpöydänjako, sähköposti,
kalenterivaraukset jne.
Ilmoittaa, kun henkilö on
tavoitettavissa tai poistuu.
Tarkemmat sijainti-,
kalenteri- ja yhteystiedot
Organisaatio-rakenne,
esimiehet ja kollegat.
Henkilöhaku jopa osaamisen
perusteella
Suora pääsy aiempiin
pikaviestikeskusteluihin kunkin
kanssa
Mahdollisuus puhelin-
integraatioon!Clientti myös kännykässä!
Copyright © Tieturi 10
Yhteydet tarjolla sähköpostista, kalenterista, asiakirjoista jne
28.9.2011
Copyright © Tieturi 11
Verkkokokous heti tai ajastettuna
28.9.2011
Copyright © Tieturi
”Video killed the radio star”*
Videoneuvottelu1. Iso kuva ja hyvä ääni2. Yleensä oma tila (+/-)3. ”Helpompi ja varmempi”4. Osallistujamäärä
rajallinen5. ”Perinteinen toimintapa”
UC-videopuhelu1. Laite- ja
paikkariippumaton2. Esitys tai jaettu sovellus
näkyy paremmin!3. Palaverointi avotilassa…4. Osallistujia voi olla paljon
enemmän kuin VN:ssä5. ”Uusi toimintatapa”
* The Buggles 1979
28.9.2011
Copyright © Tieturi 13
Murtuvatko nyt palomuurit?
28.9.2011
IP-viestinnän saarekkeet
• ”Sonerasta ei voi soittaa Elisaan”• Koodekit ja signalointi• Puhelin ja sähköposti toimivat!
28.9.2011 Copyright © Tieturi 14
Org 3Lync
Org 2Sametime
Organisaatio 1Lync
Skype
Messenger
N N
Federointi
Surkuhupaisa tilanne!
Copyright © Tieturi 15
Esteitä monimuotoisen viestinnän tiellä
• Suljetut rajat ja tiiviit muurit• Monia sovelluksia ja käyttöliittymiä• Käyttäjätunnukset – kuka ja missä?• ”Päätelaitteet” – mikrofonit, kamerat, kuulokkeet
• Osallistujien erilaiset valmiudet• Ikä, käyttökokemus, motivaatio
• Uusi toimintatapa pitäisi jalkauttaa kaikille
• SÄHKÖPOSTIN KÄYTTÖ!• ”Unohda” sähköposti, voit oppia uutta!
28.9.2011
Copyright © Tieturi 16
Yhteenveto
• Yhdistetyn viestinnän välineillä työviestintää voi nopeuttaa, tehostaa ja monipuolistaa yritysten sisällä (ja välillä)
• Vapaa-ajan sovellukset ja toimintamallit näyttävät esimerkkiä työmaailmalle
• Eri järjestelmät ovat edelleenkin teknisiä ”saarekkeita”• Tekniset muurit on kaadettava!• Viestinnän uusien toimintatapojen ja välineiden
omaksuminen vaatii opettelua ja tukea• Unohdetaan sähköposti – opitaan uutta!
28.9.2011
Copyright © Tieturi 17
Projektiammattilaisten mielipiteitä viestintävälineistä projektityössä• Kysely Projektinhallintapäivillä 23.8.2011, Tampere
• Kysymys: Millä näistä välineistä vetäisit mieluiten projektipalaverin?
28.9.2011
Copyright © Tieturi
Kokemuksia UC-sovellusten kouluttamisesta• Alle 50% koulutettavista käyttänyt UC-ohjelmia ja
sosiaalista mediaa vapaa-aikanaan• Tyypillinen UC-koulutus: 45 min “tietoisku”• Ominaisuuksista käytetään pientä osaa• Perustoimintojakin on vaikea saada rutiiniksi• Ne oppivat joilla on tosi tarve• “Päätelaitteen” on toimittava! Ääni ja kuva• Pidetään työkaluna eikä toimintatapana
28.9.2011
Copyright © Tieturi
Lync-koulutuksen suunnittelusta
Tarvekartoitus: mitä toimintoja ja miksi?
Laitteistoselvitys: onko kaikilla välineet?
Siirtymäkoulutus vai kokonaan uusi asia? Käytännön harjoittelu-
mahdollisuus! Peruskäyttäjät ja erityisryhmät
Pitkäkestoinen “valmennus” ja tuki käytölle Oppimisen
tukimateriaalit
UUSI TOIMINTATAPA
28.9.2011
Copyright © Tieturi 20Helsinki, Tampere, Turku, Tukholma, Göteborg | www.tieturi.fi
Liiketoiminta kehittyy, kehity sinäkin!
Kiitos mielenkiinnosta!
Kalle Huhtala
+358 40 849 1060
28.9.2011