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UNIVERSIDADE CANDIDO MENDES PÓS-GRADUAÇÃO “LATO SENSU”
PROJETO A VEZ DO MESTRE
PROCEDIMENTOS DE AUDITORIA NO ESTOQUE
Por: Helio Antonio Martins
Orientador
Prof. Ana Cristina
Rio de Janeiro
2004
2
UNIVERSIDADE CANDIDO MENDES PÓS-GRADUAÇÃO “LATO SENSU”
PROJETO A VEZ DO MESTRE
Por: Helio Antonio Martins
PROCEDIMENTOS DE AUDITORIA NO ESTOQUE
Apresentação de monografia à Universidade Candido Mendes como condição prévia para a conclusão do Curso de Pós-Graduação “Lato Sensu” em Auditoria e Controladoria.
Rio de Janeiro
2004
3
AGRADECIMENTOS
À minha família que sempre me apoiou
nos momentos de maior dificuldade
4
DEDICATÓRIA
Dedico especialmente ao meu futuro filho
como referência de que conquistaremos tudo
o que almejarmos...
5
RESUMO
A auditoria em estoque é de fundamental importância porque nos dá a
garantia, que as demonstrações contábeis expressam, de forma fidedigna, a
posição do estoque em determinada data, refletindo de forma precisa o resultado
das operações realizadas e de sua relevância para a tomada de decisões.
O trabalho da auditoria no estoque tem por objetivo explicitar os
mecanismos de controle do estoque, expondo de forma clara os cuidados e
procedimentos que devem ser adotados para garantirmos a consistência,
confiabilidade e a observância dos princípios de contabilidade na apresentação
das demonstrações contábeis.
6
METODOLOGIA
Os métodos utilizados para a elaboração do trabalho tiveram como base de
informação as consultas bibliográficas, Internet, visita nas áreas operacionais de
almoxarifado e administrativas consultando às pessoas envolvidas ( gerentes,
coordenadores, almoxarifes e conferentes ) .
7
SUMÁRIO
INTRODUÇÃO 08
CAPÍTULO I - AUDITORIA NA ADMINISTR. DE MATERIAIS 09
CAPÍTULO II - AUDITORIA EM ESTOQUES 14
CAPÍTULO III - QUESTIONÁRIO PARA AUDITORIAS EM ESTOQUE 19
CAPÍTULO IV - QUESTIONÁRIO SIMPLIFICADO CONTR. INTERNO
DO ESTOQUE 28
CAPÍTULO V - O PROGRAMA DE AUDITORIA E A AUDITORIA DOS
ESTOQUES 32
CAPÍTULO VI - PROGRAMA ADAPTADO 36 CONCLUSÃO 38 REFERÊNCIAS BIBLIOGRÁFICAS 40
ÍNDICE 41
8
INTRODUÇÃO
O objetivo deste trabalho é o de contribuir e proporcionar orientação sobre
como obter um entendimento dos controles dos estoques, utilizando-se do
controle interno e sobre sua importância para a garantia da consistência das
informações contábeis e confiabilidade na apresentação das Demonstrações
Financeiras.
O auditor deve obter um entendimento dos sistemas contábeis, da
operação e do controle interno suficiente para planejar a auditoria dos estoques,
desenvolvendo assim uma abordagem de auditoria eficaz. O auditor deve usar os
conhecimento disponíveis para avaliar o controle do estoque e para projetar
procedimentos de auditoria que garantam que o risco foi reduzido a um nível
aceitavelmente baixo.
9
CAPÍTULO I - AUDITORIA NA ADMINISTRAÇÃO DE
MATERIAIS.
1.1 Conceito e definições de Auditoria.
O termo auditoria, de origem latina (vem de audire), foi utilizado
pelos ingleses para rotular a tecnologia contábil da revisão (auditing),
mas hoje tem sentido mais abrangente (ALMEIDA, Marcelo Cavalcanti –
Auditoria, um curso moderno e completo, Editora Atlas S.A.).
Inicialmente a auditoria limitou-se a comprovar a veracidade dos
registros contábeis, visando observar a exatidão desses registros.
A tendência moderna representa uma evolução relativa que
primitivamente se atribuía à auditoria e que se limitava ao campo de
simples verificação, o conceito hoje é dinâmico e prossegue em
evolução, atribuindo-se à auditoria outras importantes funções,
abrangendo todo o organismo da empresa e da sua administração, a
técnica da auditoria vai ainda além e passa ao regime da orientação, da
interpretação e até da previsão de fatos.
10
1.2 Objetivo:
A auditoria dos estoques tem a finalidade de:
• determinar sua existência, que poderá estar na companhia, em
custódia com terceiros ou em trânsito;
• determinar se é pertencente à companhia;
• determinar se foram aplicados os princípios de contabilidade
geralmente aceitos, em bases uniformes;
• determinar a existência de estoques penhorados ou dados em
garantia; e
• determinar se estão corretamente classificados nas
demonstrações financeiras e se as divulgações cabíveis foram
expostas por notas explicativas.
1.3 A Auditoria pode ser:
1.3.1 Segundo Antônio Lopes de Sá ( Curso de auditoria, editora
Atlas S.A. )A Auditoria Externa ou auditoria independente surgiu
como parte da evolução do sistema capitalista. Para que terceiros
invistam em uma determinada empresa é preciso que esta empresa
11
demonstre os seus resultados, essa necessidade de informação era para
que o investidor pudesse avaliar a segurança, a liquidez e a
rentabilidade de seu futuro investimento, e para verificar esses
números era preciso que fossem confirmados por uma pessoa/empresa
idônea e sem ligação com a empresa em questão, surgindo assim o
auditor externo.
1.3.2 A Auditoria Interna é a tarefa designada a avaliar de
forma independente, dentro de uma organização, as operações
contábeis, financeiras e de outros tipos , no sentido de prestar um
serviço à administração. É um controle administrativo, cuja função é
medir e avaliar a eficácia de outros controles ( Antônio Lopes de Sá,
Curso de auditoria, editora Atlas S.A. ).
Autoridade e Responsabilidade.
A Auditoria Interna é mais uma função assessorial que de linha. Por
isso, o Auditor Interno não exerce autoridade direta sobre os outros
membros da organização, cujo trabalho revisa.
O Auditor Interno deve ter liberdade, para revisar e avalizar as normas,
os planos, procedimentos e registros.
1.4 Procedimentos de auditoria.
12
Os procedimentos de auditoria a serem utilizados são
dependentes da efetividade do controle interno e da materialidade (
Almeida, Marcelo Cavalcanti ).
Segue abaixo alguns procedimentos ilustrativos que poderão ser
utilizados durante a execução dos trabalhos de auditoria:
Exame físico
• contagem de estoques de matérias-primas, processo acabados e
materiais em consignação ou com terceiros.
• Confirmação.
• confirmação de estoques com terceiros;
• confirmação de estoques de terceiros;
• confirmação de estoques em consignação.
Documentos originais.
• exame documental das notas fiscais por compra e pagamentos;
• exame de contratos de compra e venda;
• exame documental das apropriações de matérias-primas e mão-
de-obra;
• exame de atas e assembléias.
13
Cálculos.
• soma de contagem de estoques;
• cálculos das quantidades pelo preço unitário;
• cálculos dos impostos;
• apropriação das despesas gerais de fabricação.
Escrituração.
• exame da conta de razão de produtos acabados;
• exame da conta de razão de importações em trânsito;
• exame das ordens de fabricação;
• follow-up das contagens físicas.
14
CAPÍTULO II - AUDITORIA EM ESTOQUES.
Compreende-se todos os materiais, tais como: matérias-primas,
materiais auxiliares de produção, materiais secundários, embalagens,
produtos em fabricação, produtos semi-elaborados, produtos para
venda, produtos para revenda, embalagens usadas, materiais
obsoletos, sucata, produtos alimentícios, mercadoria em postos de
abastecimento.
2.1 Pontos Fundamentais.
São 03 (três) os pontos fundamentais de que o Auditor sempre
deverá lembrar:
• conheça muito bem a área auditada, através do Manual de
Procedimentos e, na falta deste, com perguntas diretas aos
responsáveis usando o "questionário";
15
• com base em tais conhecimentos estabeleça um bom Programa,
ou, se este já tiver sido estabelecido, estude-o e analise-o para
possíveis modificações;
• aplique os testes conforme o Programa e somente transcreva sua
conclusão quando realmente se sentir seguro de que pode dar
uma opinião bem fundamentada sobre a área auditada.
Pelo que se observa, quase tudo que nos cerca em uma indústria ou
armazém é "Estoque". Pela sua natureza, os estoques são alvo das mais
variadas formas de malbarato, desvio e deterioração.
2.2 Características.
Segundo o autor Marcelo Cavalcani Almeida, o Auditor deve voltar
a sua atenção para todas as características inerentes ao produto.
Características que compreendem:
01 - disponibilidade - existirá sempre material suficiente na hora
certa e em quantidades ideais, de forma que a produção não venha a
sofrer atrasos ou dificuldades;
02 - pesquisa - no ato da aquisição é necessário ter-se a certeza de
que somente é adquirido o material que realmente é o melhor obtenível
para o fim a que se destina;
16
03 - aquisição - as compras devem reger-se pela forma mais
econômica e nas melhores condições possíveis;
04 - preço - deverão existir sempre cotações de diferentes fontes, e os
valores contabilizados nunca devem ser superiores aos reais;
05 - recepção - a recepção da mercadoria deverá ser sempre revestida
de todos os cuidados, para que se recebam de fato as mercadorias nas
quantidades e qualidade adquiridas;
06 - quantidade - as mesmas deverão ser sempre as dos documentos
ou registros, que deverão permitir a conferência de sua movimentação
histórica, de preferência por controles cruzados;
07 - qualidade - todos os meios devem ser usados para os controles
de qualidade, tanto físico como visuais;
08 - custos - toda a mercadoria estocada representa custo, tal como:
de empate de capital, de área ocupada, de manuseio, de preservação,
de seguro, etc.;
09 - custódia - serão tomadas todas as providências para evitar
extravios, responsabilizando-se pessoas determinadas e dando-lhes a
correspondente autoridade e meios para que, de fato, tenham a
supervisão do que lhes foi confiado;
10 - embalagem - cuidados especiais devem ser tomados com
mercadorias que vêm acondicionadas em embalagens fechadas, para
17
que as quantidades sejam as indicadas nos volumes, é conveniente
embalar as mercadorias com antecedência e nas quantidades
usualmente requisitadas;
11 - acesso - as mercadorias devem ser estocadas de preferência
perto dos locais de consumo e nos depósitos, de acordo com as suas
características físicas, permitindo entregas racionais e ordenadas;
12 - preservação - os materiais devem ser preservados contra pó,
umidade, ferrugem, oxidação derrame, calor, ressecagem;
13 - deterioração - especiais cuidados devem ser tomados com
mercadorias sujeitas a deterioração. Devem ser armazenadas em
depósitos apropriados e os produtos mais velhos devem ser consumidos
primeiramente. Mercadorias imprestáveis devem ser segregadas de
mercadorias novas;
14 - consumo - as mercadorias somente devem ser entregues ao
consumo mediante requisição e ordens de retirada, devidamente
preenchidas e visadas por quem de direito. As devoluções devem
merecer todos os cuidados, tanto na sua escrituração, como no de seus
aspectos físicos.
15 - seguro e segurança - devem ser examinadas as apólices de
seguro e verificado se os materiais estão todos enquadrados, e cobertos
pela mesma. As condições de segurança quanto a incêndios e
inundações também devem ser verificadas;
18
16 - transporte - utensílios de manuseio e transporte também devem
existir dentro de padrões modernos e adequados.
Os métodos de Auditoria para cada tipo de indústria e produto devem
ser delineados de caso para caso, atendendo-se a manuais de
procedimentos e folhas de trabalho, onde constem todas as áreas
existentes, a fim de não se esquecer nenhum detalhe.
2.3. Alicerces.
As peças fundamentais para os alicerces são as seguintes:
Movimento de estoques:
• inventário físico (último realizado):
• relação dos saldos pelas fichas de estoques e pelos preços de
custo e de venda;
• classificação dos estoques;
• localização dos estoques; relação de faltas e sobras do último
inventário.
O papel do auditor deve ir além de uma revisão, pois, ao executar seu
trabalho, tem condições de transformar-se em autêntico
19
conselheiro, oferecendo sugestões de valor, e protegendo a empresa
contra fraudes, desperdícios, evasões etc.
CAPÍTULO III - QUESTIONÁRIO PARA AUDITORIA EM
ESTOQUES.
O questionário que se segue completa a fase de levantamento
com eficiência, dos procedimentos contábeis para a avaliação de
controles interno. O questionário de avaliação deve ser
preferencialmente aplicado antes do programa, pois dever servir de
base para sua elaboração.
Existe uma seção ou departamento responsável pela manutenção dos
estoques?
Tem um responsável ou um almoxarife?
Quem é o responsável?
Tem o responsável outras seções sob a sua subordinação?
Quais?
Existem registros permanentes dos estoques para:
Matérias-primas?
Matérias auxiliares?
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Material de consumo?
Produtos elaborados?
Mercadorias?
Equipamentos?
Produtos semi-elaborados?
Os registros são controlados por fichários de estoques fora do
almoxarifado? São informatizados os registros?
O almoxarifado mantém fichas de estoques e de valores? Usa
computadores?
Onde são mantidas? Se informatizado, quem digita?
Todos os artigos comprados passam pelo almoxarifado?
Ainda quando a unidade é de consumo imediato?
Só se fazem entregas nos almoxarifados mediante notas de requisição?
São estas notas pré-numeradas?
Se não, qual a outra modalidade?
Como são distribuídas as vias das requisições de materiais?
Quem registra o estoque do controle é subordinado ao almoxarife?
21
Os registros de estoques do almoxarifado são feitos respeitando-
se as datas das aquisições ou das entregas?
Todas as requisições são atendidas no mesmo dia?
Existem almoxarifados auxiliares?
Como se processa a transferência dos materiais?
Existem inspetores de estoques?
A quem estão subordinados?
São levantados inventários físicos anuais? Existem listagens periódicas?
As diferenças de estoque são relacionadas?
Quem as aprova?
Como são ajustadas?
Fazem-se investigações sobre as diferenças?
Qual a percentagem delas, face ao valor do último inventário?
Qual o setor no qual são encontradas as maiores diferenças?
As devoluções são controladas?
Qual o critério?
22
Quem as fiscaliza?
Os materiais obsoletos e inadequados são relacionados?
Quem recebe a relação?
As consignações são controladas?
Qual o critério?
Quem é o encarregado do controle?
A quem está subordinado o controlador das consignações?
Existe controle contábil dos estoques em contas especiais?
O controle é feito no razão Geral ou no de Custos?
Se no de custos, existe no razão Geral uma conta controladora
superior?
Quais as contas?
Se um material for debitado diretamente a uma conta de despesa,
continua sendo controlado no almoxarifado?
Existem instruções escritas adotadas para a contagem dos estoques?
Quem assiste aos inventários?
Os inventários são conferidos e revisados?
23
Os transportes são controlados pelo almoxarifado, no que diz respeito à
recepção?
Existe um serviço autônomo de recepção ou é dependente?
Oferece boas condições de conferência do material a seção de
recepção?
As unidades dos materiais estão bem definidas nos controles?
Os estoques estão devidamente segurados?
São feitos controles dos preços?
Percebeu alguma possibilidade de desvio dos estoques?
Qual o critério de avaliação seguido?
O processo seguido neste exercício é idêntico ao do exercício anterior?
Como se registram as discrepâncias de cálculos?
São autorizadas?
Quem as autoriza?
Existem materiais sem movimento há mais de um ano?
São relacionados os materiais sem movimentação?
24
Qual o critério para o estabelecimento dos mínimos e dos máximos dos
estoques?
As requisições de compra obedecem aos mínimos ou a estes e a outras
margens?
Existe um serviço de compras organizado?
Tal serviço é autônomo, relativamente aos serviços de recepção,
estoques, despachos e contadoria?
Possui um encarregado especial?
Este encarregado está na função há quanto tempo?
Existe o critério de estabelecer-se rodízio nesta função?
Todas as ordens de compra são documentadas?
Todas as coletas de preços são documentadas?
As ordens de compra são aprovadas?
Quem as aprova?
São tais ordens pré-numeradas?
A Contadoria recebe cópia das ordens de compra e dos boletins de
recepção diretamente dos serviços indicados?
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O serviço de recepção recebe cópia das ordens de compra?
Como se processa o controle das ordens pendentes?
São elas relacionadas mensalmente e encaminhadas à administração?
Os fornecedores estão registrados segundo que critério?
As recepções são pré-numeradas?
Os números prevalecem para os registros contábeis?
O serviço de recepção mantém as cópias dos boletins devidamente
arquivadas?
A Contadoria é imediatamente cientificada das devoluções? Algum
registro é feito por funcionário ligado ao Almoxarifado?
A contadoria é imediatamente cientificada dos cancelamentos de ordens
de compra? E o serviço de recepção?
Quem prepara os boletins de devolução?
A quem está subordinado?
A Contadoria faz preferência as faturas nas ordens de compra e nos
boletins de recepção?
Há possibilidade de aprovação dupla de um fatura?
26
Todas as faturas de fornecedores são preparadas para a aprovação de
pagamentos?
Como se processa a preparação?
As faturas são conferidas com as notas fiscais?
As notas fiscais são conferidas aritmeticamente?
As faltas e sobras são reportadas nos boletins?
São feitos confrontos entre os totais das contas de compras e de
controle e o Registro de Entradas?
O total do Registro confere com o total das entradas ou recepções mais
os vales em trânsito?
Qual o critério seguido para se realizar o lançamento no registro de
compras?
Obedece ao que prevê a lei tributária?
Há centralização de controle das compras?
Há centralização do controle de aprovação de faturas de fornecedores?
Toda a documentação de compras gira pelos serviços de compras,
recepção, controle e contadoria?
Os contratos de compra serão registrados?
Estão sendo cumpridos?
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100.A empresa observa o critério de seleção de fornecedores baseado
apenas em preços?
O questionário, distingue bem as duas fases de indagação - estoques e
compras.
O questionário de estoques vai do número 1 até o número 60 e o de
compras, do número 61 até o número 100.
De acordo com cada caso tal questionário pode ser modificado.
O livro de registro de inventários é obrigatório segundo a legislação
tributária brasileira. Pela sua capacidade probante perante a lei, é que o
auditor deve partir dele para a realização de seus exames, procurando
fazer, pelo processo de amostragem ou de testes,
confrontos com os dados constantes das fichas de controle dos estoques
existentes no fim do exercício.
28
CAPÍTULO IV - QUESTIONÁRIO SIMPLIFICADO
DE CONTROLE INTERNO DE ESTOQUE.
Sim/Nã
o
1. O responsável pelos estoques é o
estoquista?
2. As precauções contra roubo são
adequadas (cerca, portões, portas, janelas,
grades, balcões, etc.)?
3. Os seguintes materiais tem inventário
periódico rotativo? materiais de almoxarifado
Medicamentos Gêneros Outros materiais
(especificar)
4. Os materiais comprados são entregues em
um departamento de recebimentos?
5. O relatório diário de entrada de
mercadorias é preenchido pelo departamento
de recebimento ou pelos setores de
estoques?
6. Os setores de estoques só processam
29
saídas de materiais, exclusivamente contra
requisições?
7. Fazem-se contagens físicas e comparações
com o fichário pelo menos uma vez por ano?
8. Investigam-se, aprovam-se e relatam-se
as eventuais discrepâncias apuradas no item
7?
9. Exerce-se vigilância adequada sobre as
vendas de sucata e os estoques de sucata?
10. informa-se periodicamente a
administração sobre materiais obsoletos,
avariados, os que tem consumo lento e os
estocados em excesso?
11. Contabilizam-se cuidadosamente os
seguintes itens: materiais em consignação?
Mercadorias em depósitos de terceiros?
Mercadorias de terceiros em depósitos na
empresa? Embalagens a devolver? Materiais
remetidos a título devolutivo, a fornecedores,
laboratórios, etc.?
12. Quando os suprimentos de fabricação são
lançados como despesas, é exercido controle
30
extracontábil adequado sobre sua
movimentação?
13. Quando se realiza um inventário, são
preparadas instruções escritas?
14. São fáceis de identificar os materiais
quando de um inventário físico?
15. Os inventários são feitos por empregados
distintos dos encarregados da escrituração
do estoque?
16. Após a contagem física do inventário, são
devidamente controladas as etiquetas,
folhas, etc.,. usadas?
17. No período de inventário, verifica-se
suspensão de atividades do estoque?
18. A arrumação e a disposição do material
inventariado são boas?
19. Os empregados que efetuam o inventário
são independentes dos seguintes
departamentos? Compras? Transporte?
Faturamento?
20. Feito o inventário, verificam-se as
operações de apuração final? Preços
31
aplicados? Unidades usadas? Multiplicação e
somas? Transferência de quantidades para os
resumos finais?
21. Existindo a seção de custos, ela: Está
integrada na contabilidade geral? É a seção
de custos que determina o preço de venda
dos materiais?
22. Os estoques estão segurados e é
adequado o valor do seguro?
Preparado por Data
Revisado por Data
32
CAPÍTULO V - O PROGRAMA DE AUDITORIA E A
AUDITORIA DOS ESTOQUES.
O programa de auditoria dos estoques deve abranger todos os
setores em que se operam a formação, a manutenção, e a saída dos
estoques.
Em um programa bem orientado não se devem deixar de observar
os seguintes itens:
• Confronto do livro de registro de inventários com os saldos dos
controles de estoque no encerramento do exercício.
• Verificação aritmética do inventário (somas, transportes, cálculos
de médias, etc.,).
• Confronto do total de registro de inventário com as contas de
controle do Razão (quer o de custos, quer o geral).
• Testes, por amostragem, dos estoques físicos a vista dos registros
de estoque.
• Comparação entre transações de aquisição e saídas de materiais
por aplicação e as vendas.
• Verificação dos controles de consignações e armazenagens em
trapiches, alfândegas ou armazéns gerais.
33
• Obtenção de confirmações de saldos dos trapiches e dos
armazéns gerais.
• Estabelecimento de classificação dos estoques, a fim de observar
se outros elementos que não os bens de venda os integram.
• Exame dos valores atribuídos aos estoques e eliminação de
qualquer parcela de resultado que lhes tenha sido acrescentada.
• Testes dos preços dos estoques em face dos de aplicação e de
venda.
• Testes do lucro provável.
• Verificação sobre se os materiais obsoletos constam no estoque
com o preço de materiais novos.
• Obtenção do quociente de rotação de estoques.
• Exame do controle de retalhos e resíduos.
• Verificação do controle dos armazéns de sobras.
• Exame da cobertura de seguros que possuem os estoques.
• Comparações dos estoques em diversos exercícios.
• Obtenção do cliente, do certificado dos estoques.
• Exame dos materiais em trânsito.
34
• Exame das rotinas internas do armazém e das suas conexões com
as demais.
• Verificação sobre se a empresa possui um estoque de controle
fora do almoxarifado.
• Exame do sistema de controle das compras.
• Exame e comparação das ordens de compra com os boletins de
recepção, as faturas, as requisições de compras e as partidas
contábeis.
• Exame da imputação e do controle do custo dos transportes sobre
as compras.
• Exame do processo de controle de obrigações a pagar, derivadas
de compras.
• Comparação dos registros de estoques com os boletins de
recepção, as faturas e as requisições de estoques.
• Verificação da exatidão dos transportes e das somas nas ordens
de compra.
• Teste das compras em face do Registro de entradas e do
inventário, por meio das faturas originais e das contas de
controle.
• Verificação das devoluções.
35
• Sondagens diretas de preços na praça.
• Verificação sobre se todas as faturas estão acompanhadas das
notas fiscais respectiva.
Percebe-se, nitidamente, a distinção das duas fases da indagação: uma
nos armazéns, outra nos serviços de compras.
A parte dos armazéns é feita pelos itens de número 1 até 21 e a parte
de compras pelos de números 22 até 31.
36
CAPÍTULO VI - PROGRAMA ADAPTADO (OUTRO
MODELO).
QUESTIONÁRIO DE AUDITORIA
Discriminação das Instruções
Medidas Preliminares: Determinar as freqüências das
contagens. Selecionar os itens antecipadamente.
Determinar a extensão do teste. Percorrer os armazéns
para tomar contato. Contagem. Lotes de custo elevado
(classe A) 100%. Lotes de menor custo por testes.
Acompanhar as contagens para se certificar de que
todos os itens vem a ser contados. Certificar-se de que
não existem itens pertencentes a terceiros. Verificar a
existência de estoques obsoletos. Se existir o mesmo
material estocado em mais de um armazém, proceder
à contagem simultânea. No término das contagens,
certificar-se, juntamente com o encarregado do setor,
de que todos os estoques hajam sido inventariados.
Verificação de Controles: Certificar-se de que todo o
material recebido até a data do inventário foi nele
37
incluído, e que os recebimentos após a sua data foram
excluídos. Certificar-se de que todos os produtos já
faturados não foram incluídos nos inventários.
Compilação. Conferir as passagens dos itens contados
para as folhas de inventários. Conferir, nas folhas de
inventários, as somas e os cálculo aritméticos, em base
de teste, inclusive os transportes de folha para folha.
Exames Finais: Assegurar-se de que o método de
avaliação é correto. Assegurar-se se os itens contados
não estão vinculados, caucionados ou de qualquer
outra forma onerados. Verificar se a cobertura de
seguros sobre os estoques é suficiente, excessiva ou
carente. Determinar a rotação dos estoque,
comparando-a com o ano anterior e explicar as
variações. Conclusão: 20. Escrever memorando
indicando os procedimentos gerais das áreas de
estoque, procedimentos de auditoria, sugestões e
conclusão.
Tempo previsto: Data inicial: Data final: Tempo gasto :
Tempo a mais/a menos: Local, data e assinatura
___________________________ Auditor
38
CONCLUSÃO.
Para que o trabalho de auditoria em estoques atinja seus objetivos,
concluímos que, além de tudo que já foi dito, o que segue:
• a existência de um livro de registro de inventário, no qual
constem todos os componentes do inventário final de cada
exercício;
• a existência de livros, mapas, etc., exigidos pela legislação em
vigor, como os que dizem respeito a determinados medicamentos
controlados, e outros.;
• verificação e comparação do registro de inventários com as contas
de controle do Razão;
• verificação da exatidão dos saldos demonstrados pelas fichas de
controle físico e físico-contábil de estoque;
• controle da existência de materiais deteriorados, obsoletos e
pouco movimentados;
• análise da rotação de estoques e média de permanência
apresentadas;
• análise das medidas de segurança recomendadas pelo Ministério
da Saúde e pela ABNT;
39
• tipos de seguros existentes;
• indicação de mudanças no Regimento Interno quando julgadas
oportunas;
• rotinas claras para o processo de compra de materiais e para as
técnicas corretas de armazenagem e controle dos materiais;
• verificação da existência de rotinas adequadas sobre devoluções e
materiais em trânsito;
• recomendação para uma política de treinamento constante do
quadro de funcionários lotados nos setores de estoques.
40
REFERÊNCIAS BIBLIOGRAFICAS.
• ALMEIDA, Marcelo Cavalcanti, Auditoria, um curso moderno e
completo, Editora Atlas S.A., 5ª ed., São Paulo, 1996.
• PATERNO, Dario, Administração de Materiais no Hospital, editora
CEDAS, 2ª ed., São Paulo, 1990.
• SÁ, Antônio Lopes de, Curso de Auditoria, editora Atlas S.A., 8ª
ed., São Paulo, 1998.
• SILVA, Renaud Barbosa da, Administração de Material, teoria e
prática, ABAM, 2ª ed., Rio de Janeiro, 1981.
• UHL, Franz e FERNADES João Teodorico F.S., Auditoria Interna,
Editora Atlas S.A., 2ª ed., São Paulo, 1976.
• www.ibracon.com.br
41
ÍNDICE
INTRODUÇÃO 08
CAPÍTULO I - AUDITORIA NA ADMINISTRAÇÃO DE MATERIAIS. 09
1.1 Conceito e definições de Auditoria. 09
1.2 Objetivo: 10
1.3 A Auditoria pode ser: 10
1.4 Procedimentos de auditoria. 11
CAPÍTULO II - AUDITORIA EM ESTOQUES. 14
2.1 Pontos Fundamentais. 14
2.2 Características. 15
2.3. Alicerces. 18
CAPÍTULO III - QUESTIONÁRIO PARA AUDITORIA EM ESTOQUES. 19
CAPÍTULO IV - QUESTIONÁRIO SIMPLIFICADO DE CONTROLE INTERNO DE
ESTOQUE. 28
CAPÍTULO V - O PROGRAMA DE AUDITORIA E A AUDIT. DOS ESTOQUES. 32
CAPÍTULO VI - PROGRAMA ADAPTADO (OUTRO MODELO). 36
CONCLUSÃO. 38
REFERÊNCIAS BIBLIOGRAFICAS. 40
ÌNDICE 41
42