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Universidad Nacional Experimental de Guayana
Vicerrectorado Académico
Coordinación General de Pregrado
Coordinación de Pasantía
CORPOELEC CADAFE
Diseño e implantación de un sistema de información para manejar y controlar el
presupuesto asignado a mantenimiento de vehículos en la empresa CORPOELEC
CADAFE.
El presente trabajo es requisito parcial para obtener el título de Ingeniero
Industrial, del tecnólogo Christian Rafael Palacios Callaspo portador de la
C.I. 16.393.283.
Ing. Ali Fernández Ing. María Chacón
C.I. 11.515.119 C.I. 5.707.103
Tutor Industrial Tutor Académico
Jurado
Puerto Ordaz, Octubre de 2011
Universidad Nacional Experimental de Guayana
Vicerrectorado Académico
Coordinación General de Pregrado
Coordinación de Pasantía
CORPOELEC CADAFE
Diseño e implantación de un sistema de información para manejar y controlar el
presupuesto asignado a mantenimiento de vehículos en la empresa CORPOELEC
CADAFE.
Ing. Ali Fernández
Tutor Industrial
Autor: Tecnólogo Christian Palacios
Ing. María Chacón C.I. 16.393.283
Tutor Académico
Puerto Ordaz, Octubre de 2011.
3
INDICE
INTRODUCCIÓN ..........................................................................................................5 DESCRIPCIÓN DE LA EMPRESA, MISIÓN, VISIÓN Y OBJETIVOS. .......................7 ANTECEDENTES DE LA EMPRESA CADAFE ...........................................................7 CORPORACIÓN ELÉCTRICA NACIONAL .................................................................8 OBJETO DE LA EMPRESA CORPOELEC ...................................................................8
MISIÓN ......................................................................................................................9 VISIÓN ......................................................................................................................9
DESCRIPCIÓN DE LA UNIDAD DONDE SE DESARROLLA LA PASANTIA. ....... 10 OBJETO DEL DEPARTAMENTO DE TRANSPORTE ............................................... 10 FUNCIONES ................................................................................................................ 10
Organigrama de Departamento de Transporte, adscrita a la Gerencia de Logística ..... 11 EXPLICACIÓN SOBRE LOS PROBLEMAS OBSERVADOS EN LA EMPRESA O INSTITUCIÓN. ............................................................................................................ 12 PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA ....................................................................... 12 OBJETIVOS DE LA PASANTIA Y EXPLICACIÓN DEL PLAN DE TRABAJO ....... 14 OBJETIVO GENERAL ................................................................................................ 14 OBJETIVOS ESPECIFICOS ........................................................................................ 14 PLAN DE TRABAJO ................................................................................................... 14
Descripción de tareas................................................................................................. 14 LOGROS DEL PLAN DE TRABAJO, DE ACUERDO CON EL MÉTODO APLICADO. ................................................................................................................. 17 NECESIDADES DE LOS USUARIOS O LEVANTAMIENTO DE REQUERIMIENTOS. ................................................................................................... 17
REQUERIMIENTOS DEL SISTEMA. ..................................................................... 17 REQUERIMIENTOS DEL SISTEMA (SIPPMAV): ................................................. 18
CONSTRUCCIÓN DE MODELO ENTIDAD-RELACIÓN, DIAGRAMA DE FLUJO DE DATOS (DFD) Y MODELO DE DESCOMPOSICIÓN (DD). ................................ 18
MODELO ENTIDAD – RELACIÓN ....................................................................... 18 DIAGRAMA DE FLUJO DE DATOS (DFD) ........................................................... 20 DIAGRAMA DE DESCOMPOSICIÓN FUNCIONAL (DDF) .................................. 22
DESARROLLO DEL SOFTWARE .............................................................................. 24 PRUEBAS PILOTOS ................................................................................................... 24 INSTALACIÓN DE SOFTWARE ................................................................................ 25 FACILIDADES O DEBILIDADES ENCONTRADAS DURANTE EL DESARROLLO DE LA PASANTÍA, ACCIONES CORRECTIVAS PARA SOLVENTAR LOS INCONVENIENTES Y APORTES DADOS A LA ORGANIZACIÓN. ....................... 26
4
DEBILIDADES ............................................................................................................ 26 FORTALEZAS ............................................................................................................. 27 APRECIACIÓN SOBRE LOS CONOCIMIENTOS ADQUIRIDOS DURANTE EL PROCESO DE PASANTÍA TANTO A NIVEL TEÓRICO COMO PRACTICO. ......... 28 CONCLUSIONES ........................................................................................................ 29 RECOMENDACIONES ............................................................................................... 30 REFERENCIAS BIBLIOGRAFICAS ........................................................................... 32 GLOSARIO .................................................................................................................. 33 ANEXOS ...................................................................................................................... 34
5
INTRODUCCIÓN
Actualmente la tecnología se encuentra disponible en casi todo el mundo,
con la incorporación de la computadora en la sociedad, llegaron los sistemas de
información que permiten un vínculo entre usuario, cliente, administrador y
maquina. Además de facilitar el registro de datos, suministran información
relevante sobre el proceso o gestión necesaria para la toma de decisión.
Un gran número de empresas cuentan con una flota de vehículos para
traslado de insumos, materiales, repuestos, etc. Necesarios para la continuidad de
sus procesos productivos, administrativos, servicios, entre otros. Llevar un buen
control de los vehículos con respecto a sus mantenimientos preventivos y
correctivos, alarga su vida útil, disminuye costos por reparaciones no programadas
y aumenta la disponibilidad del activo. Todos estos beneficios se ven reflejados
directamente en el presupuesto asignado anualmente, la buena utilización de estos
recursos contribuye a mejorar la eficiencia de la organización.
En este sentido las bases de datos son primordiales porque pueden
almacenar la información necesaria sobre los mantenimientos requeridos y llevar
un control de vehículos detallado. En el mercado existen infinidad de sistemas
manejadores de base de datos, para fines del trabajo el software a utilizar es el
Microsoft Access 2007, debido a que es un programa que puede operar bajo
cualquier ambiente de Microsoft Windows, es sencillo de manejar y posee una
interfaz visual intuitiva.
El presente trabajo consistió en desarrollar un sistema en Microsoft Access 2007
para su posterior implantación en la División de Transporte de la empresa
CORPOELEC CADAFE ZONA BOLÍVAR con sede en Puerto Ordaz, que
permitiera manejar y controlar el presupuesto anual asociado a mantenimiento de
vehículos, para las siguientes partidas presupuestarias: repuestos y accesorios,
combustibles y lubricantes, reparaciones menores y cauchos. Todo esto con la
finalidad de obtener una mayor rapidez en la toma de registros y facilitar reportes
y graficas periódicas a la alta gerencia para apoyar la toma de decisiones.
6
Este trabajo de investigación se encuentra estructurado de la siguiente manera:
Breve descripción de la empresa, identificación, misión, visión y objetivos.
Descripción de la unidad donde se desarrollo la pasantía.
Breve explicación de los problemas observados en la empresa o
institución.
Señalar el o los objetivos de la pasantía y explicación del plan de trabajo.
Especificar los logros del plan de trabajo, explicando el método aplicado
(como lo hizo). Si se plantean variantes con respecto al plan inicial
explicar cuales fueron, señalando las razones del cambio.
Determinar las facilidades o debilidades encontradas durante el desarrollo
de la pasantía, señalando las acciones correctivas para solventar los
inconvenientes (de ser procedente). Indicar los aportes dados a la
organización.
Apreciación sobre los conocimientos adquiridos durante el proceso de
pasantía tanto a nivel teórico como práctico.
Conclusiones y recomendaciones.
Referencias bibliográficas.
Glosario.
Anexos.
7
DESCRIPCIÓN DE LA EMPRESA, MISIÓN, VISIÓN Y OBJETIVOS.
ANTECEDENTES DE LA EMPRESA CADAFE
La Compañía Anónima De Administración y Fomento Eléctrico
(CADAFE) del Estado Venezolano, es la más grande del país encargada de la
generación, producción y distribución del servicio eléctrico. Por ello, asume la
responsabilidad de suministrar el servicio de electricidad a más de tres millones de
usuarios. Según:
CADAFE, fue creada en Octubre de 1958 con el fin de optimizar la administración y la operación de las empresas de electricidad dependientes del Estado Venezolano que estaban repartidas en todo el país. Desde 1.959 entró a servir a ciudades y zonas rurales. Tal iniciativa formó parte de un esfuerzo de la Corporación Venezolana de Fomento (CVF) por racionalizar la administración y la operación de quince (15) empresas de electricidad dependientes del estado, que estaban repartidas en todo el país.
En junio de 1959 se acordó la fusión de esas Empresas con CADAFE,
quedando ésta como la Empresa de Electricidad del Estado, encargada de crear
uniformidad en los criterios técnico - administrativos que permitiese la
formulación de programas eléctricos en una forma integral. Desde ese momento,
desarrolló una infraestructura eléctrica en Generación, Transmisión y
Distribución. Gracias a su presencia a nivel nacional, se ha hecho posible el
funcionamiento de empresas vitales y estratégicas para el país, como la industria
siderúrgica, metalmecánica, del aluminio, manufacturera, alimentos, petroquímica
y telecomunicaciones, entre otras.
Además, presta un servicio público, ya que suministra electricidad a
hogares, hospitales, centros de enseñanzas, sistemas de protección, seguridad
ciudadana, investigaciones científicas, entretenimiento y alumbrado público,
garantizando la calidad de vida de los venezolanos. Prácticamente está presente en
todas las actividades del ser humano.
8
CORPORACIÓN ELÉCTRICA NACIONAL
La Corporación Eléctrica Nacional, creada por el Gobierno, mediante
Decreto presidencial Nº 5.330, en julio de 2007. Es la encargada de la realización
de las actividades de generación, transmisión, distribución y comercialización de
potencia y energía eléctrica, la misma tiene un plazo de tres años para fusionar a
CADAFE, Edelca, Enelven, Enelco, Enelbar, Seneca y Enagen, en una persona
jurídica única.
A partir del primero de enero del 2008, las compañías se fusionaron en
seis: Elecar, CADAFE, Edelca, Enelven, Enelbar y Enagen. En 2011 se
convertirán en las operadoras de las actividades de generación, transmisión,
distribución y comercialización.
OBJETO DE LA EMPRESA CORPOELEC
El objetivo de la Compañía es la Generación, Transmisión, Distribución y
Comercialización de energía eléctrica, a los fines de cumplir con las exigencias
del proceso de desarrollo eléctrico en el país. La Compañía podrá desarrollar
cualquier otra actividad, dependiente o conexa con el objetivo mencionado.
De este objetivo general se derivan objetivos específicos, entre los cuales
se destacan los siguientes:
1. Prestar el servicio eléctrico, tanto en las zonas urbanas como rurales.
2. Garantizar la oferta de energía eléctrica que requiere el desarrollo
económico y social del país, mediante la prestación de un servicio
eficiente y confiable, que permita suministrar a cada tipo de consumidor la
cantidad y calidad de energía eléctrica que demande, a un mínimo costo.
3. Suministrar energía eléctrica al mayor número de población.
9
4. Alcanzar niveles satisfactorios de seguridad y calidad en el servicio
prestado. Utilizar los recursos naturales del país en forma racional.
5. Adecuar la organización de la Empresa a los fines de ir mejorando la
productividad.
MISIÓN
“Prestar un servicio público de energía eléctrica de calidad, con un
personal comprometido en la gestión productiva, para satisfacer necesidades de
los usuarios, hacer uso eficiente de los recursos, en una Gestión que garantice
ingresos suficientes, necesarios a la sostenibilidad financiera de la organización y
en concordancia con un Proyecto País expresado en políticas sociales y de
desarrollo”.
VISIÓN
“Ser una empresa estratégica posicionada en la prestación del servicio de
energía eléctrica, con tecnología de punta y un personal calificado, comprometido
con el desarrollo económico y social del país, ofreciendo servicios de calidad a
sus usuarios, con una gestión transparente y una sostenibilidad financiera”.
10
DESCRIPCIÓN DE LA UNIDAD DONDE SE DESARROLLA LA PASANTIA.
OBJETO DEL DEPARTAMENTO DE TRANSPORTE
“Garantizar la disponibilidad de los vehículos requeridos para la
operatividad de la Empresa mediante la adecuada administración del parque
automotor asignado a la Región y de acuerdo a los lineamientos impartidos por la
Dirección Ejecutiva de Logística”.
FUNCIONES
1. Elaborar y ejecutar los programas de mantenimiento preventivo y correctivo
requeridos por la flota de vehículos de la Región, para asegurar su máxima
operatividad.
2. Coordinar la distribución y asignación de vehículos en la Región de acuerdo a
las necesidades de las unidades usuarias y a la planificación aprobada.
3. Coordinar y hacer seguimiento a las contrataciones con talleres mecánicos para
el mantenimiento y reparación de la flota de vehículos.
4. Inspeccionar la ejecución de los trabajos mecánicos que se ejecuten a la flota de
vehículos de la Región.
5. Evaluar las condiciones operativas y de seguridad de los vehículos mediante la
ejecución de inspecciones periódicas de los mismos a objeto de tomar las acciones
necesarias para garantizar los requerimientos mínimos exigidos.
6. Llevar el control permanente de todos los costos de mantenimiento, reparación
y consumo de combustible de la flota de vehículos.
7. Controlar el despacho de combustible y registrar la información
correspondiente para el control del rendimiento de los vehículos.
8. Controlar de forma continua la documentación oficial de los vehículos de la
11
Empresa así como también la del personal autorizado para el uso y manejo de los
mismos de acuerdo a la normativa vigente.
9. Notificar la ocurrencia de accidentes vehiculares a las instancias
correspondientes y realizar las gestiones que amerite cada caso.
10. Coordinar con las unidades involucradas y la aseguradora que lleva la póliza
de vehículos de la Empresa, la inspección de vehículos para renovación de la
póliza e incorporación de nuevos vehículos.
Organigrama de Departamento de Transporte, adscrita a la Gerencia de
Logística
Fuente: Departamento de Transporte CORPOELEC CADAFE ZONA
BOLIVAR.
12
EXPLICACIÓN SOBRE LOS PROBLEMAS OBSERVADOS EN LA EMPRESA O
INSTITUCIÓN.
PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA
CORPOELEC es una empresa que se encarga de suministrar energía
eléctrica a los hogares venezolanos. Para ello dispone de ciertos recursos
(insumos, repuestos, mano de obra, instalaciones, vehículos, entre otros). Que son
necesarios para la continuidad del abastecimiento eléctrico nacional. En este
sentido el departamento de transporte es el encargado del mantenimiento y la
disposición de los vehículos para atender emergencias, fallas eléctricas,
suministro de materiales, etc.
El Departamento de Transporte anualmente recibe un presupuesto
asignado a mantenimiento de vehículos, el cual se deriva a cuatro partidas
especificas (Repuestos y accesorios, combustibles y lubricantes, cauchos y por
ultimo reparaciones menores). Los registros de mantenimiento se cargan en una
hoja de cálculo Excel, pero no se encuentran asociados a un vehículo específico,
es decir, se lleva un control de los costos de mantenimiento generales más no los
costos asociados a cada vehículo. Tampoco se puede verificar el estado o
condición del vehículo en un momento determinado, si está operativo o se
encuentra en reparación, lo que no permite organizar la disposición de los
vehículos.
Por tanto, se hace indispensable realizar un sistema de información
mediante el uso de una base de datos que le permita manejar y controlar el
presupuesto anual, el mantenimiento de vehículos y a su vez genere informes
periódicos para verificar el estado de los vehículos y gastos asociados. El sistema
de información de una base de datos permite que los usuarios conozcan en tiempo
real la disposición de vehículos, pero brinda la ventaja de automatizar el registro
pudiendo brindar los costos totales por período, los costos específicos de
mantenimiento e incluso indicar los tipos de mantenimiento más frecuentes, del
13
cual se podrá efectuar un mejor uso de los recursos presupuestarios asignados y
una planificación adecuada de los mantenimientos preventivos.
Para satisfacer y poder solucionar los problemas por los que atraviesa la
empresa en su área de transporte es necesario Diseñar e implantar un sistema de
información en Microsoft Access 2007 para manejar y controlar el presupuesto
asignado a mantenimiento de vehículos en el departamento de transporte de la
empresa CORPOELEC CADAFE ZONA BOLÍVAR con sede en Puerto Ordaz.
14
OBJETIVOS DE LA PASANTIA Y EXPLICACIÓN DEL PLAN DE TRABAJO
OBJETIVO GENERAL
Diseñar e implantar un sistema de información en Microsoft Access 2007 para
manejar y controlar el presupuesto asignado a mantenimiento de vehículos en el
departamento de transporte de la empresa CORPOELEC CADAFE ZONA
BOLÍVAR con sede en Puerto Ordaz.
.
OBJETIVOS ESPECIFICOS
1. Levantar la información respectiva.
2. Analizar los requerimientos de la compañía.
3. Construcción de los Diagramas de flujo de datos (DFD), diagrama de
descomposición (DDF) y Modelo Entidad - Relación.
4. Desarrollar el sistema de información.
5. Realizar prueba piloto para corrección de errores.
6. Instalación del software.
PLAN DE TRABAJO
Descripción de tareas
Para evitar retrasos, establecer un orden de prioridades, tener una holgura
que permita indicar al diseñador de sistemas en que momento puede realizar
varias actividades a la vez (Trabajos paralelos), sin alterar el cumplimiento de las
metas establecidas, es necesario desarrollar un cronograma de actividades. El cual
especifique de manera general las tareas a realizar y su correspondiente duración
(Semanas). El plan actual contiene 10 actividades y una duración de 16 semanas.
Tarea 1. Primeramente se realizo un diagnostico de la situación por la cual estaba
atravesando la compañía.
15
Tarea 2. Se determino la problemática del departamento.
Tarea 3 y 4. Señalar el objetivo general y específicos del proyecto, al mismo
tiempo interactuar con los usuarios para determinar los requerimientos del nuevo
sistema.
Tarea 5. Construcción de esquemas para modelaje de datos, en este caso modelo
Entidad – Relación, diagrama de flujo de datos y diagrama de descomposición.
Tarea 6. Diseñar el sistema de información para presupuesto de mantenimiento a
vehículos (SIPPMAV), esta parte corresponde a la programación, los módulos, los
formularios para introducir registros, las consultas y reportes estratégicos.
Tarea 7. Realizar prueba piloto en el Departamento de Transporte, para
determinar errores.
Tarea 8 y 9. Consultar bibliografía para soportar el informe y elaborar manual de
uso para los usuarios.
Tarea 10. Instalar el software en el Departamento de Transporte para finalizar con
el proyecto.
El siguiente plan de trabajo, el cual cumple con las características antes
mencionadas. Inicia el 09/05/2011 y finaliza el 26/08/2011. Ver anexo 1.
16
Cronograma de actividades Actividades Duración (Semanas) Descripción de tareas 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16
1 Diagnosticar la situación actual de la empresa. 2 Determinar problemática de la empresa. 3 Señalar los objetivos generales y específicos. 4 Definir los requerimientos de los usuarios y plataforma. 5 Construir DFD, DD y Modelo Entidad-Relación. 6 Diseñar el sistema. 7 Revisión y corrección de errores (Prueba piloto).
8 Buscar bibliografía para soportar informe.
9 Revisión y corrección del manual de usuario
10 Instalación del software.
Fuente: Elaboración Propia.
17
LOGROS DEL PLAN DE TRABAJO, DE ACUERDO CON EL MÉTODO APLICADO.
Para la realización del sistema (SIPPMAV), fue necesaria la metodología
clásica para el diseño de los sistemas de información, la cual consiste en:
NECESIDADES DE LOS USUARIOS O LEVANTAMIENTO DE
REQUERIMIENTOS.
REQUERIMIENTOS DEL SISTEMA.
Senn (1992), explica que:
“El aspecto fundamental del análisis de sistemas es comprender todas
las facetas importantes de la parte de la empresa que se encuentra
bajo estudio” Pág. (35).
También denominada fase de definición. En ella el analista de
requerimientos, se acerca a los usuarios para obtener información sobre lo que se
necesita para la creación del nuevo sistema. El usuario debe suministrar
información, referente a lo que debe realizar el sistema, que se debe automatizar.
Otra forma de determinar las necesidades de los usuarios, es la utilización
del diseño de prototipos, esto no es más que construir en escala reducida un
modelo de trabajo para visualizar de mejor forma las necesidades de los usuarios.
Para el siguiente proyecto, presentamos los requerimientos recogidos, durante esta
fase.
La entrevista es una forma de obtener información a través de una serie de
preguntas realizadas a los usuarios manejadores del sistema. En ese sentido
mediante este instrumento se obtuvo los datos necesarios para comenzar con la
construcción de diagramas o modelos, para después proseguir con el diseño del
sistema nuevo.
18
REQUERIMIENTOS DEL SISTEMA (SIPPMAV):
1. Registrar responsables.
2. Registrar abonos.
3. Registrar retiros.
4. Registrar traspasos.
5. Registrar vehículos.
6. Registrar mantenimiento de vehículos.
7. Asignar presupuesto a partidas.
8. Controlar presupuesto de partidas.
9. Controlar status de vehículo.
10. Generar reportes.
11. Generar gráficos.
CONSTRUCCIÓN DE MODELO ENTIDAD-RELACIÓN, DIAGRAMA
DE FLUJO DE DATOS (DFD) Y MODELO DE DESCOMPOSICIÓN (DD).
MODELO ENTIDAD – RELACIÓN
Cuando se utiliza una base de datos para gestionar información, se está
plasmando una parte del mundo real en una serie de tablas, registros y campos
ubicados en un ordenador; creándose un modelo parcial de la realidad. Antes de
crear físicamente estas tablas en el ordenador se debe realizar un modelo de datos.
Las necesidades recogidas mediante diversas técnicas, como entrevistas,
deben ser traducidas a un modelo que represente el sistema. Este método se
denomina modelización y consiste en elaborar una o más representaciones
gráficas de un sistema. La imagen resultante representa las necesidades planteadas
por los usuarios en tanto a datos, procesos y redes, desde el punto de vista de la
empresa. El modelo entidad-relación es fundamental para el diseño del sistema,
establece un conjunto de tablas, la cual posee una entidad y esta a su vez una serie
de atributos. Además este diagrama indica las cardinalidades que existen entre
varias entidades, así como sus respectivas claves principales y claves foráneas.
Ver anexo 1.
19
Fuente. Elaboración Propia.
20
DIAGRAMA DE FLUJO DE DATOS (DFD)
Marchan (2009), explica que:
Un diagrama de flujo de datos (DFD) es una representación gráfica
del "flujo" de datos a través de un sistema de información. Un
diagrama de flujo de datos también se puede utilizar para la
visualización de procesamiento de datos (diseño estructurado). Es
una práctica común para un diseñador dibujar un contexto a nivel de
DFD que primero muestra la interacción entre el sistema y las
entidades externas. Este contexto a nivel de DFD se "explotó" para
mostrar más detalles del sistema que se está modelando. El desarrollo
de un DFD ayuda en la identificación de los datos de la transacción
en el modelo de datos. Pág. (31).
Este diagrama en una forma de red que representa el flujo de datos y las
transformaciones que se aplican sobre ellos al moverse desde la entrada hasta la
salida.
Los diagramas derivados de los procesos principales se clasifican en
niveles, los cuales son:
Nivel 0: Diagrama de contexto. Ver anexo 2.
Nivel 1: Diagrama de nivel superior.
21
Fuente: Elaboración Propia
22
DIAGRAMA DE DESCOMPOSICIÓN FUNCIONAL (DDF)
El objetivo de esta técnica es representar la jerarquía de los procesos del
sistema en diferentes niveles de abstracción. Para ello se descompone una función
de alto nivel (que en este caso es nuestro sistema) en funciones de más bajo nivel,
y así sucesivamente.
Los DDF se utilizan principalmente para representar las funciones, pero
también pueden ayudar a representar otros tipos de información, como estructura
de organizaciones, estructura de documentos, de menús, etc. Ver anexo 3.
23
Fuente: Elaboración Propia.
24
DESARROLLO DEL SOFTWARE
El sistema de información (SIPPMAV), es desarrollado con el programa
Access 2007. Debido a que su manejador de base de datos es SQL Server y su
lenguaje de programación es Visual Basic, esta base de datos solo opera mediante
la utilización de los sistemas operativos de la Microsoft Windows.
El programa Access 2007, contiene algunas macros que en realidad son
códigos implantados bajo lenguaje de programación visual Basic para que el
sistema ejecute varias operaciones, sin la necesidad de programar directamente en
Visual BASIC.
PRUEBAS PILOTOS
Senn (1992), Explica que:
Durante la fase de pruebas de sistemas, el sistema se emplea de
manera experimental para asegurarse de que el software no tenga
fallas, es decir que funcione de acuerdo con las especificaciones y en
la forma en que los usuarios esperan que lo haga. Se alimenta con
entradas conjunto de datos de prueba para su procesamiento y
después se examinan los resultados. Pág. (37)
La prueba del sistema se realizó instalando el software en el departamento
de transporte. Se introdujo la base de datos de los vehículos, se asignaron los
responsables o bien las personas que pueden manipular el presupuesto en el
transcurso del año, también se registró la información de los mantenimientos
desde el 13/01/2011 al 25/03/2011, luego esta información fue comparada con los
registros de la hoja de calculo Excel obteniendo resultados satisfactorios. Durante
esta fase también se anexaron una serie de consultas necesarias para el
departamento. No se realizo ninguna modificación, en cuanto a los Modelos
Entidad - Relación, diagrama de flujo de datos (DFD) y modelo de
descomposición (DDF).
25
INSTALACIÓN DE SOFTWARE
Se instalo de forma permanente el sistema (SIPPMAV) en el departamento
de transporte de modo auto ejecutable. Esto les permite a los usuarios, no requerir
de Microsoft Office para ejecutar el programa. Este se abrirá automáticamente.
La capacitación se llevo a cabo en un periodo de una semana. Aparte se
entrego un manual de usuario para cumplir con las necesidades del sistema
26
FACILIDADES O DEBILIDADES ENCONTRADAS DURANTE EL DESARROLLO DE LA
PASANTÍA, ACCIONES CORRECTIVAS PARA SOLVENTAR LOS INCONVENIENTES Y
APORTES DADOS A LA ORGANIZACIÓN.
DEBILIDADES
Algunos datos de mantenimientos de vehículos que no pertenecen al
parque automotor de la empresa como grúas del ejército se registraban en las
hojas Excel como conceptos “Varios”, sin asociarse el costo a un vehículo
particular. Este concepto se mantuvo a fines de elaborar la prueba piloto, sin
embargo, es recomendable asignar la condición o status de “Vehículos Foráneos”
y levantar un inventario de estos vehículos para llevar un control separado de los
gastos asociados.
Por otra parte, los datos de mantenimientos de vehículos se cargaron de
manera general en el sistema al momento de realizar la prueba piloto de los datos
extraídos de las hojas de Excel elaboradas al efecto por el personal del
Departamento de Transporte. Una vez implementado el sistema, los analistas
pueden registrar de manera detallada el costo de reparación o mantenimiento a
cada vehículo y contar con la información actualizada.
El sistema se diseñó bajo Microsoft Access 2007 debido a la
disponibilidad de equipos otorgados al momento de realizar la pasantía. Ahora
bien, el sistema no opera en versiones anteriores de Access, como por ejemplo,
2003, en el cual no ejecuta algunas funciones y tampoco reconoce los botones del
panel de inicio.
27
FORTALEZAS
A pesar de no encontrarse los registros de mantenimiento con facilidad, el
personal que labora dentro de las instalaciones, presento respeto, profesionalismo
y gran disponibilidad aportando parte de su tiempo para atender la búsqueda de
información. El levantamiento de requerimientos es uno de los pasos principales y
necesario para obtener información sobre lo que quiere realice el sistema. En ese
sentido, los usuarios manifestaban con exactitud sus requerimientos.
El departamento de transporte asigno todos los implementos necesarios
para la realización del proyecto, tales como (hardware, software, mobiliario,
materiales, transporte, hidratación e instalaciones).
La constante innovación de los sistemas Access permite que pueda
acoplarse perfectamente a versiones mas avanzadas de su plataforma, por ejemplo
(Access 2010). Además no necesita de las herramientas de office para abrirse, ya
que puede crearse una versión autoejecutable, que evita disponer de otro programa
para que pueda abrir. La versión auto ejecutable también le permite además que
pueda abrirse bajo el sistema operativo Linux.
El sistema trabaja durante largos periodos, sin presentar inconvenientes
además en caso que necesite una actualización, se puede realizar sin alterar el
funcionamiento del mismo.
28
APRECIACIÓN SOBRE LOS CONOCIMIENTOS ADQUIRIDOS DURANTE EL
PROCESO DE PASANTÍA TANTO A NIVEL TEÓRICO COMO PRACTICO.
Aprendizaje y destreza sobre el uso de las bases de datos, específicamente con el
programa Access 2007.
Conocimiento acerca de mantenimientos de unidades de transporte.
Realización de manual de usuario para el sistema desarrollado (SIPPMAV).
29
CONCLUSIONES
.
La Ingeniería industrial abarca de manera general muchos tópicos, entre
ellos se encuentra la informática y sistemas. Se tiene un conocimiento limitado de
los sistemas de información, pero a pesar de las dificultades encontradas, del
conocimiento básico tenido, se pudo dar respuesta a la problemática del
departamento de transporte diseñando un sistema que cumple con las necesidades
planteadas.
El sistema de información desarrollado para la empresa, cumplió con los
objetivos y requerimientos de los usuarios. Se reflejo total satisfacción de los
trabajadores asociados al departamento donde se implemento (Transporte). El
usuario que registra los datos, lo hace en muy poco tiempo y además puede buscar
mediante consultas diseñadas específicamente la información requerida para
cumplir con la jornada diaria laboral. Por otra parte, los administradores tienen a
su disposición gran cantidad de reportes, que le permiten tomar decisiones con
respecto a cada vehículo asignado.
Cada departamento de la empresa, no solamente transporte requieren de un
sistema que controle el presupuesto asociado a vehículos, este sistema puede
operar en cualquier área de la compañía, paralelo al sistema SAP. Esto les
permitirá llevar registros detallados de mantenimiento aplicado a cada vehículo y
así poder pronosticar para el siguiente año, cuanto presupuesto necesita la
empresa para las partidas presupuestarias
30
RECOMENDACIONES
En función de los resultados y a las conclusiones obtenidas en este estudio,
se plantean las siguientes recomendaciones:
Implementar el diseño del sistema de información para presupuesto
asignado a mantenimiento de vehículo presentado en este trabajo de investigación,
con la finalidad de que la empresa CORPOELEC CADAFE preste un servicio
más eficiente, disminuya costos y por ende sea más rentable.
Realizar cursos periódicos sobre las herramientas de Microsoft office.
También deben adaptarse a laborar con software libre y sus herramientas del
OPEN office, además deben tener un entrenamiento con su sistema cotidiano, en
este caso el SAP. Estos programas son esenciales para el desempeño diario de los
trabajadores de la empresa CORPOELEC.
Elaborar listados de departamentos, donde cada uno de estos manifieste
problemáticas dentro de sus procesos internos. Estos listados pueden ser enviados
vía web o correo electrónico a las universidades de la zona o fuera de esta. Todo
esto con la finalidad de obtener un perfil del pasante para que este halle un
mecanismo de solución factible a la empresa.
Debido a los cambios continuos que ocurren en el campo de la
informática, se recomienda adecuar o actualizar el sistema de información para
presupuesto de la empresa CORPOELEC CADAFE a las mejoras que se vallan
presentando, para ello es recomendable revisar el mismo periódicamente.
Se deben realizar actualizaciones anuales en el sistema para que funcione
en buenas condiciones, de lo contrario se generaran errores dentro de las
operaciones lógicas del sistema. Es necesario que se contrate a una persona que
domine el manejador de base de datos de Microsoft Access para que las realice.
Con respecto a los proveedores de servicio de mantenimiento, en este caso
los talleres mecánicos. La empresa tiene en su base de datos gran cantidad pero
muchas de estos talleres no se encuentran en funcionamiento. Se puede generar un
31
mecanismo para desincorporar estos talleres mecánicos. Así podrán conocer
cuáles son los proveedores que realizan un servicio eficiente y se mantendrá una
base de datos actualizada.
32
REFERENCIAS BIBLIOGRAFICAS
Marchan, Z. (2009). Desarrollar los módulos del Sistema de Información de Maquinaria y Transporte (SIMT) para el control, seguimiento y gestión de las unidades de transporte y maquinaria pesada de la empresa Dell `Acqua C.A. Trabajo de grado. Universidad Nacional Experimental de Guayana. Puerto Ordaz, Estado Bolívar, Venezuela.
Senn, J. (1992). Análisis y diseño de los sistemas de información. Editorial
McGraw-Hill. México.
33
GLOSARIO
Costos: Es el gasto económico que representa la fabricación de un producto o la
prestación de un servicio.
Mantenimiento: Acción eficaz para mejorar aspectos operativos relevantes de un
establecimiento tales como funcionalidad, seguridad, productividad, confort,
imagen corporativa, salubridad e higiene. Otorga la posibilidad de racionalizar
costos de operación.
Presupuesto: Se deriva del verbo presuponer, que significa “dar previamente por
sentado una cosa. Se acepta también que presuponer es formar anticipadamente el
cómputo de los gastos o ingresos, de unos y otros, de un negocio cualquiera.
Partidas presupuestarias: Constituye el mayor nivel de desagregación del grupo
de cuentas de “Egreso” determinadas en el clasificador presupuestario de recursos
y egresos generado por la Oficina Nacional de Presupuesto (ONAPRE).
Sistema de información: Es un conjunto organizado de elementos, que pueden
ser personas, datos, actividades o recursos materiales en general. Estos elementos
interactúan entre sí para procesar información y distribuirla de manera adecuada
en función de los objetivos de una organización.
Vehículo: Artefacto o aparato que se destina a medio de transporte o bien,
máquina para circular por las vías públicas.
Usuario: Es quien usa ordinariamente algo.
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ANEXOS
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Manual de usuario
SIPPMAV (SISTEMA DE INFORMACIÓN PARA PRESUPUESTO DE
MANTENIMIENTO A VEHICULOS).
Presentado por:
Christian Palacios
C.I: 16.393.283
0424-4466810
Puerto Ordaz, Octubre 2011
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Menú de inicio
El menú de inicio cuenta con 5 módulos (Operaciones, Servicios, Asignaciones, Consultas y Reportes). Los cuales facilitan el registro y búsqueda de información esenciales para los usuarios y consta de la siguiente pantalla.
Modulo I: Operaciones.
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Crear responsable
Al hacer clic sobre el botón Crear responsable, se accede a la siguiente pantalla donde el usuario ingresara sus datos. Esto le permitirá registrarse y tener acceso para realizar las operaciones. Este paso solo se realiza una vez.
Abonos
Al hacer clic sobre el botón de abonos, aparecerá la siguiente pantalla, donde el usuario debe colocar los datos siguientes: Código del abono, Fecha, Nombre de partida, monto, status y nombre y apellido del responsable. Luego debe Guardar y por ultimo Ejecutar el abono.
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Retiros.
Al hacer clic sobre el botón de Retiros, aparecerá la siguiente pantalla, donde el usuario debe colocar los datos siguientes: Código del retiro, Fecha, Nombre de partida, monto, observación, status y nombre y apellido del responsable. Luego debe Guardar y por ultimo Ejecutar el Retiro.
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Traspasos
Al hacer clic sobre el botón de Traspasos, aparecerá la siguiente pantalla, donde el usuario debe colocar los datos siguientes: Código del traspaso, Fecha, Nombre de partida salida y entrada, monto, observación, status y nombre y apellido del responsable. Luego debe Guardar y por ultimo debe ejecutar dos traspasos uno de entrada y otro de salida.
Modulo II: Servicios.
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Crear vehículo.
Al hacer clic sobre el botón Crear vehículo, se desplegara esta pantalla, donde se recolecta toda la información referente a un vehículo en particular. Se coloca su placa, color, marca, entre otros. Para finalizar se debe Guardar la información y esta estará disponible en la base de datos.
Mantenimiento.
Al hacer clic sobre el botón Mantenimiento, se abrirá el siguiente panel donde el usuario anexara las características específicas de un mantenimiento a cada vehículo. Debe ingresar placa, nombre del taller, kilometraje, descripción, precio, entre otros. Por ultimo debe Guardar el registro.
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Modulo III: Asignaciones
Partidas presupuestarias.
Al hacer clic sobre el botón Partidas presupuestarias, se despliega la siguiente pantalla, en donde el usuario registra los nombres de las partidas, su código, el año y su monto recibido.
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Modulo IV: Consultas.
Presupuesto real.
Al hacer clic sobre Presupuesto real aparecerá la siguiente pantalla, donde se muestra cuanto queda del presupuesto asignado.
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Buscar vehículo.
Al hacer clic sobre buscar vehículo, el usuario obtendrá información de los vehículos que estén en la base de datos.
Costos de vehículos por mes.
Al hacer clic sobre este botón de Costos de vehículo por mes, el usuario tendrá acceso a los costos mensuales de cada vehículo.
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Costos de vehículo por departamento.
Al hacer clic sobre el botón Costos de vehículo por departamento, el usuario obtendrá información de los costos por vehículo asociado a su departamento correspondiente.
Buscar responsable.
Al hacer clic sobre este botón, el usuario tendrá acceso a las personas que hicieron transacciones en el presupuesto.
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Modulo V: Informes.
El modulo de Informes, ofrece a los usuarios gran variedad de listados y reportes y se encuentra disponible en cualquier momento.
Costos de vehículo por placa.
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Costos de vehículos entre fechas.
Otras consultas informes y graficas.
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Abonos realizados.
Cambiar estado de vehículo.
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Cantidad de aceite, baterías o cauchos consumidos por mes.
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Grafico de costos por Taller.