universidad de guayaquilrepositorio.ug.edu.ec/bitstream/redug/11666/1/ptg-b... · katherine borja y...

UNIVERSIDAD DE GUAYAQUIL

FACULTAD DE CIENCIAS MATEMÁTICAS Y FÍSICAS

CARRERA DE INGENIERÍA EN SISTEMAS

COMPUTACIONALES

“SISTEMA DE DIGITALIZACIÓN DE DOCUMENTOS PARA

LAS CARRERAS DE INGENIERÍA EN SISTEMAS

COMPUTACIONALES E INGENIERÍA

EN NETWORKING Y

TELECOMUNICACIONES”

TESIS DE GRADO

Previa a la obtención del Título de:

INGENIERO EN SISTEMAS COMPUTACIONALES

AUTOR: JOSÉ ALEXI MENDOZA ÁLAVA

TUTORA: ING. KARINA PAOLA REAL AVILÉS, M.Sc.

GUAYAQUIL – ECUADOR

2016

REPOSITORIO NACIONAL EN CIENCIAS Y TECNOLOGÍA

FICHA DE REGISTRO DE TESIS

“SISTEMA DE DIGITALIZACIÓN DE DOCUMENTOS PARA LAS CARRERAS DE INGENIERÍA EN

SISTEMAS COMPUTACIONALES E INGENIERÍA EN NETWORKING Y TELECOMUNICACIONES”

REVISORES:

INSTITUCIÓN: Universidad de Guayaquil FACULTAD: Ciencias Matemáticas y Físicas

CARRERA: Ingeniería en Sistemas Computacionales

FECHA DE PUBLICACIÓN: Febrero del 2016 N° DE PÁGS.: 111

ÁREA TEMÁTICA: Desarrollo de Software

PALABRAS CLAVES: digitalización, documentos, sistema, archivos.

RESUMEN: El presente proyecto nace a partir de la necesidad que presentan las Carreras de Ingeniería en Sistemas Computacionales e Ingeniería en Networking y Telecomunicaciones, de la Facultad de Ciencias Matemáticas y Físicas, de la Universidad de Guayaquil, la cual es de digitalizar los documentos físicos que son de vital importancia para sí misma. Para cubrir esta problemática se procede a diseñar e implementar un aplicativo web que ayudará a simplificar el almacenamiento de varios documentos que se encuentran en forma física de manera segura y eficiente, mediante procesos de gestión, organización y aseguramiento de los mismos.

N° DE REGISTRO: N° DE CLASIFICACIÓN: Nº

DIRECCIÓN URL:

ADJUNTO PDF SÍ NO

CONTACTO CON AUTOR: José Alexi Mendoza Álava

TELÉFONO: 0998272658

E-MAIL: [email protected]

CONTACTO DE LA INSTITUCIÓN:

Universidad de Guayaquil

Facultad de Ciencias Matemáticas y Físicas

Carrera de Ingeniería en Sistemas Computacionales

Dirección: Víctor Manuel Rendón 429 y Baquerizo Moreno, Guayaquil.

NOMBRE: Ing. Karina Paola Real Avilés, M.Sc

TELÉFONO: (04) 2 307729

X

iii

APROBACIÓN DEL TUTOR

En mi calidad de Tutora del trabajo de investigación, “SISTEMA DE

DIGITALIZACIÓN DE DOCUMENTOS PARA LAS CARRERAS DE

INGENIERÍA EN SISTEMAS COMPUTACIONALES E INGENIERÍA EN

NETWORKING Y TELECOMUNICACIONES” elaborado por el SR. JOSÉ

ALEXI MENDOZA ÁLAVA, egresado de la Carrera de Ingeniería en

Sistemas Computacionales, Facultad de Ciencias Matemáticas y Físicas

de la Universidad de Guayaquil, previo a la obtención del Título de

Ingeniero en Sistemas, me permito declarar que luego de haber orientado,

estudiado y revisado, la Apruebo en todas sus partes.

Atentamente

Ing. Karina Paola Real Avilés, M.Sc.

TUTORA

iv

DEDICATORIA

Este proyecto va dedicado en primer

lugar a Dios, por haberme dado la

vida, la fortaleza diaria en mis

estudios, y por haber permitido que yo

haya llegado a este último paso de la

Carrera.

Y en segundo lugar a mi madre que

es mi amiga consejera, y mis

hermanos. Por sus esfuerzos y gran

apoyo incondicional estoy a un paso

de cumplir una nueva meta.

v

AGRADECIMIENTO

Agradezco a Dios por la salud, por

su infinita misericordia y por las

fuerzas que me ha dado para seguir

adelante.

Agradezco al Ing. Mario Molina por

haberme guiado en el desarrollo de

mi proyecto de tesis.

Así mismo, agradezco a las

Ingenieras María José Chávez,

Katherine Borja y Glenda Herrera por

el aporte de idea, que ayudaron

mucho, al desarrollo del presente

proyecto.

Y un sincero agradecimiento a las

Autoridades de la Carrera de

Ingeniería en Sistemas

Computacionales por haberme

permitido el acceso a los

conocimientos y así formarme como

profesional.

vi

TRIBUNAL DE GRADO

Ing. Eduardo Santos Baquerizo, M.Sc. Ing. Inelda Matillo Alcívar, Mgs.

DECANO DE LA FACULTAD DIRECTORA

CIENCIAS MATEMÁTICAS Y CISC, CINT

FÍSICAS

Ing. Karina Paola Real Avilés, M.Sc. Ing. Mitchell Vásquez B., M.Sc.

DIRECTORA DE TESIS PROFESOR DEL ÁREA -

TRIBUNAL

Ing. Katty Lagos O., M.Sc. Ab. Juan Chávez A.

PROFESOR DEL ÁREA - SECRETARIO

TRIBUNAL

vii

DECLARACIÓN EXPRESA

“La responsabilidad del contenido de esta

Tesis de Grado, me corresponden

exclusivamente; y el patrimonio intelectual

de la misma a la UNIVERSIDAD DE

GUAYAQUIL”.

JOSÉ ALEXI MENDOZA ÁLAVA

viii




COMPUTACIONALES

SISTEMA DE DIGITALIZACIÓN DE DOCUMENTOS PARA


COMPUTACIONALES E INGENIERÍA EN NETWORKING Y

TELECOMUNICACIONES

Tesis de Grado que se presenta como requisito para optar por el título de

INGENIERO en SISTEMAS COMPUTACIONALES

Autor: José Alexi Mendoza Álava

C.I.: 092789208-3

Tutora: Ing. Karina Paola Real Avilés, M.Sc.

Guayaquil, Febrero del 2016

ix

CERTIFICADO DE ACEPTACIÓN DEL TUTOR

En mi calidad de Tutora de Tesis de Grado, nombrado por el Consejo

Directivo de la Facultad de Ciencias Matemáticas y Físicas de la

Universidad de Guayaquil.

CERTIFICO:

Que he analizado el Proyecto de Grado presentado por el

egresado José Alexi Mendoza Álava, como requisito previo para optar

por el título de Ingeniero en Sistemas Computacionales cuyo problema es:

SISTEMA DE DIGITALIZACIÓN DE DOCUMENTOS PARA LAS

CARRERAS DE INGENIERÍA EN SISTEMAS COMPUTACIONALES E

INGENIERÍA EN NETWORKING Y TELECOMUNICACIONES

considero aprobado el trabajo en su totalidad.

Presentado por:

José Alexi Mendoza Álava _ 092789208-3

Apellidos y Nombres Completos Cédula de ciudadanía N°


Guayaquil, Febrero del 2016

x

UNIVERSIDAD DE GUAYAQUIL FACULTAD DE CIENCIAS MATEMÁTICAS Y FÍSICAS

CARRERA DE INGENIERÍA EN SISTEMAS COMPUTACIONALES

Autorización para Publicación de Tesis en Formato Digital

1. Identificación de la Tesis

Nombre del Alumno: José Alexi Mendoza Álava

Dirección: Pascuales, Coop. Unidos Venceremos I. Mz.: H2, V.: 5

Teléfono: 0998272658 E-mail: [email protected]

Facultad: Ciencias Matemáticas y Físicas

Carrera: Ingeniería en Sistemas Computacionales

Título al que opta: Ingeniero en Sistemas Computacionales

Profesora guía: Ing. Karina Paola Real Avilés, M.Sc.

Título de la Tesis: Sistema de Digitalización de Documentos para las Carreras de Ingeniería en Sistemas Computacionales e Ingeniería en Networking y Telecomunicaciones.

Temas Tesis: Digitalización de Documentos

2. Autorización de Publicación de Versión Electrónica de la Tesis A través de este medio autorizo a la Biblioteca de la Universidad de Guayaquil y a la Facultad de Ciencias Matemáticas y Físicas a publicar la versión electrónica de esta tesis. Publicación electrónica:

Inmediata X Después de 1 año

Firma Alumno: José Alexi Mendoza Álava.

3. Forma de Envío:

El texto de la Tesis debe ser enviado en formato Word, como archivo .Doc. O .RTF y .Puf para PC. Las imágenes que la acompañen pueden ser: .gif, .jpg o .TIFF.

DVDROM X CDROM

xi

ÍNDICE GENERAL

CERTIFICADO DE ACEPTACIÓN DEL TUTOR ix

ÍNDICE GENERAL xi

ABREVIATURAS xiii

ÍNDICE DE CUADROS xiv

ÍNDICE DE GRÁFICOS xvi

RESUMEN xvii

ABSTRACT xviii

INTRODUCCIÓN 1

CAPÍTULO I – EL PROBLEMA 4

Ubicación del problema en un contexto 4

Situación conflicto nudos críticos 5

Causas y consecuencias del problema 6

Delimitaciones del problema 6

Formulación del problema 7

Evaluación del problema 7

Objetivos 10

Alcances del problema 11

Justificación e importancia 15

CAPÍTULO II – MARCO TEÓRICO 18

Antecedentes del estudio 18

Fundamentación teórica 19

Fundamentación legal 32

Hipótesis preguntas a contestarse 46

Variables de la investigación 47

Definiciones conceptuales 48

xii

CAPÍTULO III – METODOLOGÍA 50

Diseño de la investigación 50

Población 52

Operacionalización de variables 53

Instrumentos de la recolección de datos 54

Procedimientos de la investigación 55

Recoleción de la información 57

Procedimientos y análisis 57

Criterios para la elaboración de la propuesta 99

Criterios para evalución de la propuesta 100

CAPÍTULO IV – MARCO ADMINISTRATIVO 101

Cronograma 101

Presupuesto 103

CAPÍTULO V – CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES 106

Conclusiones 106

Recomendaciones 107

BIBLIOGRAFÍA 109

ANEXOS 112

xiii

ABREVIATURAS

CISC Carrera de Ingeniería en Sistemas Computacionales

CINT Carrera de Ingeniería en Networking y

Telecomunicaciones.

JSF Java Server Faces

JDK Java Development Kit

SQL Structured Query Language

BD Base de Datos

SO Sistema Operativo

CD Compact Disc

xiv

ÍNDICE DE CUADROS

CUADRO 1 – Causas y Consecuencias 6

CUADRO 2 – Delimitación de la Investigación 6

CUADRO 3 – Etapas del Archivo 21

CUADRO 4 – Ventajas e Inconvenientes de las Clases de Archivos 23

CUADRO 5 – Variables de la Investigación 47

CUADRO 6 – Población de la Investigación 52

CUADRO 7 – Operacionalización de Variables 53

CUADRO 8 – Frecuencia Observada Pregunta 1 59

CUADRO 9 – Cuadro de Proporción Pregunta 1 60


CUADRO 11 – Resultados de las Variables 61












xv


















CUADRO 40 – Cronograma General 101

CUADRO 41 – Ingresos de la Tesis 103

CUADRO 42 – Egresos de la Tesis 104

xvi

ÍNDICE DE GRÁFICOS

GRÁFICO 1 – Interfaz del Sistema. 14

GRÁFICO 2 – Ciclo de vida de los documentos. 20

GRÁFICO 3 – Finalidad del archivo. 22

GRÁFICO 4 – Digitalización. 25

GRÁFICO 5 – Proceso de digitalización. 29

GRÁFICO 6 – Diagrama causa-efecto de la investigación. 89

GRÁFICO 7 – Mapa de Procesos (Digitalización de documentos). 90

GRÁFICO 8 – Diagrama de flujo del proceso de digitalización de

documentos físicos. 91

GRÁFICO 9 – Caso de Uso del Módulo de Digitalizar. 92

GRÁFICO 10 – Caso de Uso del Módulo de Administrar. 93

GRÁFICO 11 – Caso de Uso del Módulo de Mantenimiento. 94

GRÁFICO 12 – Caso de Uso de los usuarios del Sistema. 95

GRÁFICO 13 – Diagrama Gantt del Cronograma General. 102

xvii

UNIVERSIDAD DE GUAYAQUIL FACULTAD DE CIENCIAS MATEMÁTICAS Y FÍSICAS

CARRERA DE INGENIERÍA EN SISTEMAS COMPUTACIONALES






RESUMEN

La mayoría de las organizaciones o instituciones tiene guardada su

información en documentos físicos controlados a disposición de sus

usuarios. Cuando el número de documentos es elevado se hace uso de

herramientas tecnológicas para organizar y mostrar éstos contenidos,

permitiendo que los usuarios puedan acceder a éstos de manera sencilla.

Por lo general, cuando se habla de sistemas de digitalización de

documentos se refiere al proceso de convertir documentos físicos (textos,

mapas, planos, manuscritos, vídeo, entre otros) conservándolos en

formato digital, teniendo en cuentas todas estas características se desea

diseñar e implementar un aplicativo web para las Carreras de Ingeniería

en Sistemas Computacionales e Ingeniería en Networking y

Telecomunicaciones, de la Facultad de Ciencias Matemáticas y Físicas,

de la Universidad de Guayaquil que le permita convertir los documentos

físicos en digitalizados mejorando el desempeño de las funciones de la

institución y sus procesos documentales, a partir de cambios estructurales

y tecnológicos que influyen en el incremento de la eficiencia. Además de

cumplir con su objetivo, el aplicativo tiene como característica principal ser

un sistema escalable, es decir, se pueden realizar cambios a futuro para

el beneficio de la institución.

xviii


FACULTAD DE CIENCIAS MATEMÁTICAS Y FÍSICAS CARRERA DE INGENIERÍA EN SISTEMAS COMPUTACIONALES






ABSTRACT

The majority of the organizations or institutions save the information in

physic documents controlled by their owners. When the number of

documents is high use of technological tools to organize and display these

contents is made, allowing users to access them easily. Generally, when

talk about of digitalization systems of documents it mean the process that

change the physic documents (texts, maps, drawings, manuscripts,

videos, and others) keeping them in digital form and processed by

computers, taking into account all these features you want to design and

implement a web application for Engineering Degree in Computer

Networking and Systems Engineering , Faculty of Mathematical and

Physical Sciences , University of Guayaquil that allows you to convert

scanned paper documents in improving the performance of the functions

of the institution and its document processes , from structural and

technological changes that influence the increased efficiency. In addition

to meeting its goal, the application have the principal character is been a

scalable system, it means, it could made change to future to the

beneficent of the foundation.

1

INTRODUCCIÓN

Actualmente la tecnología digital ha alcanzado un grado de importancia

muy alto, ya que el manejo de documentos digitalizados con su respectivo

almacenamiento ofrece muchas ventajas a las organizaciones o

instituciones que usan este tipo de tecnología.

La gestión de documentos es una actividad que consiste en la

administración de información para emitir respaldo en la actividad que se

realice como actividad operacional en las empresas, ya que está

tecnología nace a partir de la necesidad de destinar tiempo en el manejo y

en la organización de los archivos.

Conociendo todos estos conceptos y luego de una exhaustiva

investigación se presenció que las Carreras de Ingeniería en Sistemas

Computacionales e Ingeniería en Networking y Telecomunicaciones, de la

Facultad de Ciencias Matemáticas y Físicas, de la Universidad de

Guayaquil presenta ésta problemática y necesita de la existencia de un

aplicativo web que permita las digitalización de documentos, que tiene

como objetivo principal ayudar a simplificar el almacenamiento de varios

documentos que se encuentran en forma física y que son de vital

importancia para las carreras.

Ya que si no existe un sistema de este tipo se corre el riesgo de que éstos

documentos puedan extraviarse o ser alterados, provocando serios

problemas entre la Universidad y el Ministerio de Educación. La

2

digitalización de documentos propone garantizar a la Universidad la

fiabilidad en cuanto a la existencia de la misma.

El aplicativo web a diseñar e implementar en las Carreras de Ingeniería en

Sistemas Computacionales e Ingeniería en Networking y T., de la


Guayaquil además de brindar la digitalización y administración de

documentos, también garantiza las siguientes características:

Sistema escalable

Seguro

Inicio de sesión único

Tolerancia a fallas

Control de usuarios

Debido a todas estas características de puede mencionar que el producto

satisface la necesidad que presenta la Universidad de Guayaquil. La tesis

se divide en cinco capítulos. Los cuales están estructurados de la

siguiente manera:

En el CAPÍTULO I – EL PROBLEMA, se enfoca en identificar, definir,

descomponer el problema. Además de indicar sus casusas,

consecuencias, delimitaciones geográficas, objetivos, evaluación y

justificación del tema a tratar y desarrollar.

3

En el CAPÍTULO II – EL MARCO TEÓRICO, se enfoca en describir los

antecedentes, conceptos básicos sobre la digitalización de documentos,

la fundamentación legal, las preguntas a contestarse que se generaron de

acuerdo a la problemática presentada, la definición de variables y las

definiciones conceptuales de términos poco conocidos en éste capítulo.

En el CAPÍTULO III – LA METODOLOGÍA, se enfoca en describir la

modalidad y el diseño en el cual se ajusta la propuesta. También se

explican las técnicas empleadas, tales como la elaboración de entrevistas

para la recolección de información y los procedimientos para el respectivo

análisis de las respuestas obtenidas.

En el CAPÍTULO IV – MARCO ADMINISTRATIVO se enfoca en describir

el cronograma de cada una de las actividades necesarias para el

desarrollo del proyecto y el presupuesto estimado con relación a los

requerimientos presentados.

En el CAPÍTULO V – CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES se

enfoca en describir de forma breve y general un análisis del proyecto y

una serie de recomendaciones sobre el mismo.

4

CAPÍTULO I

EL PROBLEMA

PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA

Ubicación del problema en un contexto

En la actualidad las instituciones educativas tanto públicas como privadas

tienen la necesidad de archivar o administrar los documentos de los

estudiantes, docentes y personal administrativo, debido al importante

incremento de documentos que se manejan de manera interna, así como

también los provenientes de Facultades externas, ya sea de sus

actividades o para la toma de decisiones; provocando que sea

indispensable habilitar un lugar donde se los pueda mantener archivados,

lo cual genera aumento de recursos y personal para esta actividad.

Estamos en la era de la información y del conocimiento, por tanto, las

tecnologías de la información permiten satisfacer las necesidades de la

sociedad, penetrando en cualquier entorno de la actividad humana,

provocando que la tecnología de la información se torne indispensable en

5

el ámbito laboral de nuestro día a día, pero a pesar de esto se sigue

manteniendo los soportes de documentos en papel.

Situación conflicto nudos críticos

La evolución de las tecnologías de la información dentro de las

estructuras informáticas de la empresa, tienden a incorporar la

documentación que tradicionalmente se ha conservado en los archivos en

papel, dando lugar a los denominados sged o sistemas de gestión

electrónica de documentos. Con frecuencia observamos en este proceso

un cierto desequilibrio de la balanza entre la importancia asignada al

continente (herramientas informáticas y de telecomunicaciones) frente al

contenido (la información en sí misma), lo cual contribuye poco a aclarar

los objetivos buscados. Es a la hora de abordar este proceso cuando las

empresas vuelven los ojos hacia sus archivos y se encuentran con una

serie de problemas que se reiteran en la mayoría de ellas:

Desconocimiento de la documentación que se genera,

Alto nivel de departamentalización que impide una visión global de

la producción y del flujo de circulación de los documentos,

Confusiones entre originales y copias,

Falta de normas,

Aplicación de criterios de ordenación y de clasificaciones dispares,

etc. (1)

(1) Elisa García - Morales Huidobro, Del archivo en papel a los sistemas de gestión electrónica de documentos.

6

Causas y consecuencias del problema

CUADRO 1

CAUSAS Y CONSECUENCIAS

CAUSAS CONSECUENCIAS

Falta de control y gestión de la

documentación Difícil localización de los archivos.

Espacio físico asignado para los

archivos es insuficiente

No existe rapidez en el acceso a los

archivos

Centralización de los archivos,

es decir, en un mismo lugar

Uso de mayor cantidad de recursos

para el acceso de los archivos.

Carencia de controles en cuanto

al manejo de archivos

Horas de profesionales dedicados a la

búsqueda de documentos

Elaboración: José Alexi Mendoza Álava

Fuente: Datos de la Investigación

Delimitaciones del problema

A continuación se muestra la delimitación del problema de este proyecto

definido en términos de campo, área, aspecto y tema.

CUADRO 2

DELIMITACIÓN DE LA INVESTIGACIÓN

Campo: Universitario, Educación Superior.

Área: Desarrollo de Software.

Aspecto: Administrativo, Oficinas de trámites (alumnos y

profesores).

Tema: Sistema de digitalización de documentos para las

Carreras de Ingeniería en Sistemas Computacionales e

7

Ingeniería en Networking y Telecomunicaciones.

Geográfica:


Facultad de Ciencias Matemáticas y Física

Carrera de Ingeniería en Sistemas Computacionales e

Ingeniería en Networking y Telecomunicaciones.

Baquerizo Moreno y Víctor Manuel Rendón.

Espacio: 2015 - 2016



Formulación del problema

El problema es: ¿Qué finalidad e impacto tiene la implementación de un

software en la gestión y archivado de los documentos o solicitudes que se

producen diariamente en la Carrera de Ingeniería en Sistemas



Guayaquil?

Evaluación del problema

Los aspectos generales de este proyecto se presentan a continuación:

Delimitado: En la actualidad, la Carrera de Ingeniería en Sistemas

Computacionales e Ingeniería en Networking y Telecomunicaciones,

de la Facultad de Ciencias Matemáticas y Físicas, de la Universidad

de Guayaquil, no cuenta con un proceso de automatización de la

8

documentación física que se genera o recepta diariamente de manera

interna (estudiantes, docentes, área administrativa) y de manera

externa (Facultades de la Universidad de Guayaquil, otras Entidades);

por lo que producen ciertos problemas de manipulación de estos

documentos al momento de ser requeridos, debido al espacio físico en

el cual se encuentran y por el gran volumen de documentos

importantes que reposan actualmente en la bodega donde se los

almacena.

Concreto: Este proyecto web de digitalización documental será

aplicado en la Carrera de Ingeniería en Sistemas Computacionales e

Ingeniería en Networking y Telecomunicaciones, de la Facultad de

Ciencias Matemáticas y Físicas, de la Universidad de Guayaquil,

tomando en consideraciones las leyes y normas ISO que actualmente

están vigentes y que más adelante se mencionan.

Relevante: Su implementación contribuye con el constante

crecimiento de la automatización de la Carrera de Ingeniería en

Sistemas Computacionales e Ingeniería en Networking y

Telecomunicaciones, de la Facultad de Ciencias Matemáticas y

Físicas, de la Universidad de Guayaquil. Con las mejores herramientas

tecnológicas de desarrollo del momento, y siendo una aplicación de

ambiente web, se beneficiarán los usuarios del área administrativa,

9

ahorrando tiempo y dinero en la búsqueda y/o traslado de los

documentos físicos.

Factible: Este proyecto puede desarrollarse e implementarse en un

tiempo estimado de tres meses, brindando solución a los determinados

problemas que se presentan en cuanto al archivar los documentos. El

FrontEnd es de tecnología Open Source, es decir que no se incurrirá a

gastos por licenciamiento del proyecto a desarrollarse, y el esquema

de la base de datos se la puede montar en el actual motor de base de

datos que posee la carrera. Además se cuenta con la colaboración y

permiso del personal que labora en el área de secretaría de la CISC,

de la Universidad de Guayaquil, para la toma de formatos de ciertos

documentos para la elaboración del proyecto.

Evidente: En las instituciones universitarias debido a la cantidad de

alumnos que cada día incrementa se generan muchos documentos

que son necesarios mantenerlos archivados y que sean de fácil

acceso en cualquier momento; pero por la falta de mayor espacio

físico esta tarea se hace difícil ocasionando diversos problemas.

Identifica los productos esperados: Se entregará un sistema de

ambiente web que permitirá la digitalización de documentos físicos que

se generen o recepten en secretaría de la Carrera de Ingeniería en


10


Físicas, de la Universidad de Guayaquil. De esta manera se

sistematizarán los procesos que actualmente son archivados

físicamente.

OBJETIVOS

Objetivo general

Diseñar, desarrollar e implementar el proyecto de gestión y

digitalización de los documentos físicos importantes de la Carrera de

Ingeniería en Sistemas Computacionales e Ingeniería en Networking y


Físicas, de la Universidad de Guayaquil, para mejorar el tiempo de

atención del servicio administrativo, de manera eficiente, brindando un

sistema de digitalización para una mejor gestión y mayor disponibilidad

de la documentación al tener la información centralizada sin afectar a

la independencia y operatividad de la carrera.

Objetivos específicos

Realizar un estudio institucional, que determine la importancia de la

implementación del proyecto en la CISC y CINT.

Analizar la metodología del modelo de documentación para la

digitalización de los mismos.

11

Comparar el impacto de ayuda que generará la digitalización de

documentos.

Ejecutar un estudio técnico para determinar los requerimientos

indispensables para la implementación del proyecto.

Desarrollar el sistema de gestión y digitalización de documentos.

Implementar el sistema de gestión y digitalización de documentos en la

CISC y CINT, de la Facultad de Ciencias Matemáticas y Físicas, de la

Universidad de Guayaquil.

ALCANCES DEL PROBLEMA

El servicio “Sistema de Digitalización” va dirigido para la Facultad de

Ciencias Matemáticas y Físicas, Carrera de Ingeniería en Sistemas


Universidad de Guayaquil, con accesos por usuario, para visualizar los

documentos dentro y fuera de la institución. Se diseñará, desarrollará e

implementará una aplicación web que almacene solo archivos formato

PDF, los mismos que se podrán visualizar desde cualquier dispositivo

tecnológico que contenga un web browser (de preferencia Firefox y

Google Chrome).

El Sistema de Digitalización es escalable, es decir, se lo puede seguir

desarrollando de acuerdo a las necesidades futuras en las que se

12

encuentre la Carrera. Éste sistema cuenta con una aplicación llamada

“Digitalización”, la cual contiene tres módulos.

A continuación se definen los módulos de la aplicación Digitalización:

Digitalizar: Este módulo es el que va a permitir llevar a cabo el ingreso,

modificación, eliminación, aprobación y consulta de los documentos

digitalizados. Contiene las siguientes opciones:

- Agregar Documento, permite guardar en el Sistema de

Digitalización un documento que previamente ha sido escaneado y

convertido a un archivo formato PDF.

- Eliminar Documento, permite borrar lógicamente uno o varios

documentos ingresados en el Sistema de Digitalización (Siempre y

cuando no hayan sido aprobados).

- Aprobar Documento, confirma que todos los datos que se han

ingresado en el Sistema de Digitalización, sobre un documento

físico, es totalmente correcto.

- Buscar Documento, permite encontrar, mediante filtros, la

información de uno o varios documentos que hayan sido

aprobados en el Sistema de Digitalización (información como:

archivo lógico, departamento, usuarios con acceso al documento,

fechas de emisión / recepción / digitalización, etc.).

Administrar: Módulo que permitirá crear, bloquear y desbloquear

usuarios del Sistema de Digitalización. Además al usuario dará o quitará

acceso en las opciones de la aplicación. Contiene las siguientes opciones:

13

- Crear Usuario, se ingresa la información básica de una persona

como por ejemplo: nombres, apellidos, dirección, teléfono, email,

número de identificación (Cédula / RUC); y también se le da acceso

para que pueda ingresar al Sistema de Digitalización.

- Asignar Roles, por medio de un rol el usuario podrá visualizar

desde un módulo hasta los tres módulos; así como también desde

una opción hasta todas las opciones del Sistema de Digitalización.

- Facultades, se podrán crear, consultar y modificar Facultades de la

Universidad de Guayaquil. Ej.: Facultad de Ciencias Matemáticas y

Físicas.

- Escuelas / Carreras, se podrán crear, consultar y modificar

Carreras de las Facultades que se hayan ingresado en el Sistema.

Ej.: Carrera de Ingeniería en Sistemas Computacionales, Carrera

de Ingeniería en Networking y Telecomunicaciones.

Catálogos: Módulo para opciones de mantenimientos / catálogos.

- Tipo de Documentos, crea una lista de tipos de documentos.

- Departamentos, crea una lista de Departamentos.

14

GRÁFICO 1

INTERFAZ DEL SISTEMA



Recursos de Software

Sistema Operativo: Windows Server (64 bits).

Base de Datos: Microsoft SQL Server Express 2012 (64 bits).

Servidor Web: Apache versión 2.4 (32 bits).

Compilador PHP: php versión 5.6.12 (32 bits).

IDE: phpStorm 8.0.3 (64 bits)

Editor de Texto: Notepad++

15

Recursos de Hardware

Servidor de Base de Datos y servidor aplicativo.

Un scanner y una impresora o impresora multifuncional.

Lector de códigos de barras.

Drivers

Microsoft Visual C++ 2015 RC Redistributable 14.0.23026 (32 bits).


ODBC Driver 11 for SQL Server (64 bits).

Microsoft Driver for PHP for SQL Server version 3.2 supports PHP

5.6, 5.5 and 5.4 (32 bits)

JUSTIFICACIÓN E IMPORTANCIA

Este proyecto se origina con la necesidad que existe en la Facultad de

Ciencias Matemáticas y Físicas en cuanto al archivo de documentos que

se originan diariamente. Tradicionalmente los documentos se archivan de

manera física en un determinado espacio físico, lo que muchas veces

dificulta la recuperación de documentos y requiere un espacio físico de

mayor capacidad para el archivo.

16

Por lo tanto hoy en día es de gran importancia la digitalización de

documentos, debido al crecimiento de información; esto le permite a la

facultad una ampliación en el acceso, conservación y preservación de

documentos.

Es importante señalar estos aspectos en cuanto a la digitalización de los

documentos:

La ampliación en el acceso

Los usuarios podrán tener acceso rápido y eficiente (tanto

información histórica como información vigente) en cualquier

momento del día, sin una restricción de horario; así mismo varios

usuarios pueden acceder simultáneamente al archivo dependiendo

de los permisos que se les hayan otorgado. También podrán

interactuar con el sistema desde cualquier dispositivo tecnológico

que tenga conexión a internet.

Conservación y preservación de documentos

Uno de los puntos importantes dentro del proceso de digitalización

es la conservación y preservación de documentos, ya que este

permite evitar el deterioro y así tener la disponibilidad para imprimir

copias y revisar los documentos en el momento que sea necesario.

Contribución con el medioambiente.

Se pueden almacenar en un solo CD cajas enteras de papel. El

papel cuesta y es de material orgánico, por lo cual de esta manera

17

podemos reciclar a través de la destrucción del documento que ya

haya sido almacenado de manera digital en el sistema;

consiguiendo que el medioambiente se conserve cada día más, y

así dar un mejor porvenir a nuestras futuras generaciones.

18

CAPÍTULO II

MARCO TEÓRICO

ANTECEDENTES DEL ESTUDIO

En la actualidad existen procesos para el archivo de documentos que no

están integrados a la tecnología, es decir, que toda la gestión se realiza

sólo en medio físico. Los documentos que se generan diariamente son

archivados en un espacio físico asignado lo cual genera tiempo, recursos

monetarios y recurso humano.

Debido a esto nace la importancia de la digitalización de documentos,

para contribuir en la automatización y estandarización de procesos e

integrar la tecnología de la información y comunicación.

19

FUNDAMENTACIÓN TEÓRICA

Archivística

Es la ciencia de los archivos, y que como tal ciencia está integrada por un conjunto de conocimientos y de métodos para el tratamiento de los documentos y de los archivos, bien que en cuanto tal ciencia es posterior al objeto de su atención; es decir, mientras que los archivos existen desde varios milenios antes de nuestra era, su ciencia es muy posterior en el tiempo, pues no es posible considerarla ni en un estado embrionario antes de avanzado el siglo XIX. (Cruz Mundet, 2011).

Práctica archivística

Se encuentra formada por técnicas y procedimientos que permiten la

conservación de los documentos y facilitan la difusión de los mismos.

Gestión de los documentos

“Conjunto de normas, técnicas y conocimientos aplicados al

tratamiento de los documentos desde su diseño hasta su

conservación permanente”. (Cruz Mundet, 2011).

Tecnologías de la Información y de las Comunicaciones

Constituye la posibilidad del desarrollo de diversas actividades tanto

individuales como a nivel de organización para que integren un entorno

que permita la gestión de los documentos como su creación, uso y

conservación.

20

Ciclo de vida de los documentos

Se refiere a las normas y procedimientos para la organización de los

documentos desde el momento de su producción para la conducción de

diversas actividades dentro de la entidad hasta la selección para su

conservación perpetua.

GRÁFICO 2

CICLO DE VIDA DE LOS DOCUMENTOS


Fuente: Técnicas de archivo y documentación en la empresa (Parera

Pascual, 2012)

El objeto, está dirigido a asegurar una documentación adecuada, evitar lo no esencial, simplificar los sistemas de creación y uso del papeleo, mejorar la forma de organizar y recuperar los documentos, proporcionar el cuidado adecuado y el depósito a bajo coste de los documentos en los archivos intermedios, y asegurar el expurgo adecuado de los documentos que no se necesitan desde hace tiempo en la gestión de los asuntos del momento. (Artel Ricks, 1979).

Creación

Clasificación

Orden

Conservación

21

Archivo

Archivo es uno o más conjuntos de documentos, sea cual sea su fecha, su forma y soporte material, acumulados en un proceso natural por una persona o institución pública o privada en el transcurso de su gestión, conservados, respetando aquel orden, para servir como testimonio e información para la persona o institución que lo produce, para los ciudadanos o para servir de fuentes de historia. (Antonia Heredia Herrera, 1987).

Etapas del archivo

Las agrupaciones documentales están divididas en tres fases:

CUADRO 3

ETAPAS DEL ARCHIVO

ETAPAS DEFINICIÓN

Archivo de gestión

Documentos en fase de tramitación.

Gestión de asuntos corrientes.

La información útil para la gestión prescribe

en plazos cortos.

Archivo intermedio

Documentos dejan de ser usados con

frecuencia.

Etapa de concentración de los

documentos.

Garantiza la instalación masiva de

documentos a bajo costo.

Archivo histórico

Se conservan a perpetuidad.

Constituye parte del patrimonio histórico de

las naciones y por ende de la humanidad.


Fuente: Administración de documentos y archivos (Cruz Mundet, 2011)

22

Finalidad del archivo

Los fines de un archivo son los siguientes:

Proporcionar un almacenamiento y recuperación eficaz de los

archivos, al mejor costo posible y con la menor cantidad de recursos.

GRÁFICO 3

FINALIDAD DEL ARCHIVO


Fuente: Técnicas de archivo y documentación en la empresa (Parera

Pascual, 2012)

Ser el centro de información que permita el desarrollo de un trabajo de

manera eficaz.

Permitir un control de los documentos archivados que ayude a conocer

otros servicios que contribuyen a un buen funcionamiento de la

organización.

Asegurar la conservación de los documentos para su fácil acceso en el

momento en que se los requiera.

23

Clases de archivo

Existen tres clases de archivo que son los siguientes:

Centralizado

Descentralizado o departamental

Mixto (Descentralizado con control)

Ventajas e inconvenientes de las clases de archivo

CUADRO 4

VENTAJAS E INCONVENIENTES DE LAS CLASES DE ARCHIVOS

CLASE DE ARCHIVOS VENTAJAS INCONVENIENTES

Archivo de gestión

Orden y control.

Procedimiento

uniforme.

Economiza

espacio y equipo.

Estático.

Requerimiento de

personal

especializado.

Retraso en la

información.

Archivo intermedio

Mayor autonomía

Rapidez en el

acceso.

Control y

seguimiento de

documentos.

Puede faltar

información a

otros usuarios.

Falta de

conocimiento en

el personal para el

archivo de

manera eficaz.

Archivo histórico

Mayor elasticidad

en el sistema.

Fácil localización

de la información.

Exige

coordinación entre

dependencias y

archivo central.

24

El archivo central

debe tener

normas que sean

adaptadas a las

necesidades de

cada

dependencia.


Fuente: Administración de documentos y archivos (Cruz Mundet, 2011)

Objeto de estudio de los archivos

En cuanto a los archivos que se generan diariamente en una organización

existen los siguientes objetivos fundamentales:

Materializar las necesidades del ser humano en papeles llamados

documentos.

Conservación, utilización, clasificación, descripción y análisis de los

documentos.

Registro de los documentos de una manera eficaz, rápida y directa.

El archivo y la tecnología de la información

En la actualidad se utiliza las tecnologías de la información para facilitar y

agilizar el proceso archivístico. De esta manera los documentos o

archivos son conservados de manera perpetua para que sean utilizados

en el momento que sean necesarios. Por lo tanto ¿Qué son las

tecnologías de la información? “Son todas aquellas que permiten la

25

descripción y automatización de cada uno de los procesos

relacionados con la documentación y que están basadas en la

informática y los nuevos soportes electrónicos”. (Daniel Rossini,

2003).

Digitalización

La digitalización consiste en la captura de la información y su transformación a formato digital, para que se pueda manipular desde un ordenador. Es útil sobre todo para evitar la manipulación de la documentación original, documentos históricos, en mal estado y para documentos de mucha consulta y desde diferentes puestos de trabajo. Se pueden almacenar en formato de imagen, o en formato de texto, para lo cual es necesario utilizar un programa de reconocimiento óptico de caracteres (OCR), es una tecnología cara y esta tarea se complementa con una indexación de los documentos. (Daniel Rossini, 2003).

GRÁFICO 4

DIGITALIZACIÓN


Fuente: http://www.smartintegration.com.ar/smartscan.html

26

Ventajas de la digitalización de documentos

La digitalización para una gestión documental tiene las siguientes

ventajas:

Almacenamiento de gran cantidad de archivos en un mínimo de

espacio.

Programación para indexar de acuerdo a los requerimientos y

necesidades.

Recuperación sencilla de los documentos cuando sea necesario.

Configuración para acceso a la información a uno o varios

usuarios.

Lectura de los documentos automáticamente a través de un

ordenador.

Ventajas de la digitalización de documentos

En la digitalización de documentos surgen varias reflexiones, tales como:

La obsolescencia de equipos modernos.- esta realidad pone en

riesgo la pérdida de información, su difícil recuperación y la

incertidumbre acerca de la perpetuidad de la información.

La perdurabilidad y conservación de los documentos.- en una

organización es de importancia mantener un documento por largos

períodos de tiempo, esto ocasiona que sea de importancia la

27

preservación y conservación. La conservación es el conjunto de

técnicas que tienen como fin prolongar la vida de un ente material.

Confiabilidad, seguridad y protección de la información.- La

información que se encuentra en los diversos sistemas informáticos

es susceptible de cambios por parte de algún individuo. Debido a

esto es importante los sistemas de control, pero estos no

garantizan completamente la seguridad de la información.

Impacto de la digitalización de documentos

La digitalización tiene un impacto en cuatro ámbitos:

Proceso: adaptar los procesos para la digitalización de los

documentos, adecuando cada actividad al proceso.

Normativa: En el momento de la implementación de la

metodología de digitalización es necesario tener en cuenta la

normativa existente.

Soporte técnico: Habilitar herramientas tanto de hardware y

software para la digitalización de documentos.

Cultura organizacional: es necesario la comunicación en el

proceso de digitalización, así también la creación de nuevos roles,

tareas y responsabilidades.

28

Aspectos fundamentales de la digitalización de documentos

En el momento de la digitalización de documentos se debe tener en

cuenta los siguientes aspectos:

Seleccionar los documentos a digitalizar y definir si todos estos van

a ser digitalizados o no.

Evaluar en qué momento se va a realizar la digitalización de los

documentos de acuerdo a la necesidad de uso y acceso.

Establecer controles que permitan verificar si la digitalización se

está realizando de manera correcta, así como también que se

cumpla con los requisitos establecidos en la normativa.

Determinar la gestión de la documentación original en papel luego

de la digitalización.

Fases del proceso de digitalización

El proceso de digitalización tiene las siguientes fases:

1. Identificación

2. Clasificación

3. Transporte (Opcional)

4. Preparación

5. Digitalización

6. Reconocimiento

7. Indexación

29

8. Control de calidad

9. Firma (opcional)

10. Carga del archivo digital

11. Devolución, archivo o expurgo

Este proceso se muestra de forma gráfica como sigue:

GRÁFICO 5

PROCESO DE DIGITALIZACIÓN DE DOCUMENTOS


Fuente: Metodología de digitalización de documentos (Lampreabe

Martínez, 2008)

30

1. Identificación.- Se debe identificar todos los documentos que se van

a digitalizar, ya que la documentación es el factor clave dentro del

proceso de digitalización.

2. Clasificación.- La empresa o departamento es la encargada de

clasificar y ordenar la documentación antes de la digitalización,

logrando así garantizar no solo el éxito en esta etapa del proceso sino

en las etapas posteriores.

3. Transporte.- Esta etapa es opcional ya que depende si el proceso de

digitalización se va a realizar en un centro externo a las instalaciones

de la empresa.

4. Preparación.- En esta etapa se revisa cada uno de los documentos,

deshaciéndose de cualquier objeto que impida la captura o pueda

imposibilitar el proceso.

5. Digitalización.- La etapa de digitalización que es conocida como

escaneo o captura, en la cual se obtiene una imagen digital del

documento original.

6. Reconocimiento.- Esta etapa está relacionada con la etapa de

digitalización y el objetivo de la misma es extraer la información más

relevante del documento para luego incluir alguno de estos metadatos

en el archivo digital.

31

7. Indexación.- En esta etapa se reúne toda la información identificativa

de los documentos y la cual debe ser incluida en el archivo digital. En

esta etapa es importante obtener toda la información necesaria para la

carga de los documentos en el archivo digital.

8. Control de calidad.- Consiste en la verificación de la imagen digital

con el documento original, ya que estos debe ser idénticos y cumplir

con los requisitos mínimos de calidad.

9. Firma.- Esta firma es una opción la cual depende la empresa, ya que

esta firma garantiza la validez del proceso de digitalización.

10. Carga del archivo digital.- Cuando se tiene todos los metadato

obtenidos en la etapa de indexación y la imagen digital del documento,

se procede a la carga de toda la información al archivo digital.

11. Devolución, archivo o expurgo.- Una vez terminado el proceso de

digitalización se debe establecer qué hacer con el documento físico, si

será archivado, devuelto o expurgado.

32

FUNDAMENTACIÓN LEGAL

ISO 13028:2010 Directrices de Aplicación para la Digitalización de los

Registros - Información y Documentación

Esta norma tiene el siguiente alcance:

- Establece las directrices para la creación y el mantenimiento de

registros en formato digital única, donde el documento original, o en

cualquier otro registro fuente no digital, ha sido copiado por la

digitalización;

- Establece directrices sobre mejores prácticas para la digitalización

para asegurar la confiabilidad y la confiabilidad de los registros y

permitir la consideración de la eliminación de los registros de origen

no digitales;

- Establece directrices sobre mejores prácticas para la confiabilidad

de los registros digitalizados que pueden afectar a la admisibilidad

legal y fuerza probatoria de tales registros;

- Establece directrices sobre mejores prácticas para la accesibilidad

de los registros digitalizados por el tiempo que se le pide;

- Especifica las estrategias para ayudar en la creación de los

registros digitalizados se ajustan para la retención a largo plazo;

33

- Establece directrices sobre mejores prácticas para la gestión de

registros de origen no digitales tras la digitalización.

Literal 3. Términos y Definiciones.- Se establecen algunos términos

como:

Literal 3.1. Registros Digitales Nacidos.- Registros que se crean en

forma digital, sin un equivalente no digital. Este término se utiliza para

diferenciar los registros digitales nacidos a partir de:

- Materiales digitales que podrían haber sido creadas como

resultado de la conversión de material de origen no-digital;

- Materiales no digitales que podrían haber originado a partir de

una fuente digital, pero se han impreso en papel o de otro modo

convertidos en forma analógica.

Literal 3.2. Sistema de Información Empresarial.- Sistemas

automatizados que crean o gestionan los datos sobre las actividades

de una organización.

Los sistemas de información de negocios son (a menudo múltiples o

relacionados) aplicaciones cuyo objetivo principal es facilitar las

transacciones entre una unidad de organización y sus clientes, por

ejemplo, un sistema de comercio electrónico, sistema de gestión de

cliente-relación, sistemas especialmente diseñados o base de datos

34

personalizada y finanzas o recursos humanos. Los sistemas de

información de negocios suelen contener datos dinámicos que son

comúnmente sujetas a cambios constantes, capaces de transformarse

(manipulada) y mantienen los datos actuales. A los efectos de este

informe técnico, el sistema de información comercial a largo plazo

incluye los sistemas de gestión de documentos electrónicos.

Un sistema de información comercial creará registros, pero podría o no

administrarlos de acuerdo con los requisitos de gestión de registros.

Un sistema de gestión electrónica de documentos y registros es un

tipo específico de sistema de información del negocio con la

funcionalidad dedicada de gestión de los registros de la organización y

los recursos de información.

Literal 3.5. Digitalización.- Medios de conversión de los registros en

papel o no digitales en formato digital.

Ejemplos de digitalización incluyen la exploración o de imágenes,

tomar fotografías digitales de los registros de origen no digitales, o la

conversión de las grabaciones de voz analógicas a los medios

digitales.

35

Literal 4. Beneficios y Riesgos de la Digitalización.-

Literal 4.1. Beneficios de la digitalización.-

- La digitalización ofrece los siguientes beneficios potenciales

para las organizaciones:

- Capacidad de más de una persona para acceder a las

imágenes al mismo tiempo;

- Acceso en red que permite acceder desde múltiples ubicaciones

en cualquier momento;

- Una mayor integración con los sistemas de información de

negocios;

- Capacidad de transmitir imágenes en un flujo de trabajo

estructurado, ayudando así a los procesos de trabajo;

- Eliminación de sistemas híbridos (tanto en papel como digital)

que puede causar confusión a los usuarios que requieren el

acceso a toda la historia de la cuestión;

- Capacidad para reutilizar los recursos existentes limitados en su

reutilización por su formato, por ejemplo, muy grande mapas o

material existente en microfilm o cinta magnética;

36

- Aplicación de la clasificación consistente y de indexación para la

recuperación de documentos en particular para archivos

híbridos;

- Integración con la recuperación de desastres de la organización

y los regímenes de respaldo existente;

- Provisión de una interpretación protegida y asegurada;

- Posibilidad de reducir el espacio de almacenamiento físico

ocupado por los registros en papel;

- Potencial para aumentar la productividad de la organización.

Literal 4.2. Riesgos de la Digitalización.- Hay una serie de riesgos

asociados a la implementación de un proceso de digitalización:

- Ahorro de costes a corto plazo en el espacio pueden ser

negados cuando se equilibra con los costos a largo plazo en el

mantenimiento de la accesibilidad de imágenes digitales a

través del tiempo;

- Las normas de tecnología y técnicas utilizadas para crear

imágenes digitales pueden afectar significativamente la

longevidad y la capacidad para volver a usar las imágenes en el

futuro;

37

- Requisitos legales, reglamentarios o de otro tipo para mantener

auténtico y confiable representaciones de registros de origen no

digitales pueden limitar la capacidad de desplegar comúnmente

características de digitalización ofrecidos (tales como la

manipulación de imágenes, etc.);

- Puede que no sea adecuado para eliminar los registros de

origen no digitales después de la digitalización, sobre todo

cuando hay buenas razones para retener los registros en su no

digital la forma, por ejemplo, registros con importancia para la

identidad nacional o personal u otra sociedad o importancia

cultural;

- Puede que no sea admisible para destruir los registros de

origen no digitales después de la digitalización por razones

legislativas (por ley, algunas clases específicas de los registros

tienen que ser retenido en su formato original y en algunos

casos los registros no digitalizados pueden incluso necesitar ser

retenido junto con sus homólogos digitalizados para un período

de tiempo).

38

Literal 6. Directrices sobre Mejores Prácticas:

Literal 6.2.2.4. Digitalización Centralizada o Descentralizada.-

Digitalización centralizada implica el establecimiento de un solo sitio

para la digitalización en el que todos los registros a procesar se

acumulan antes de la digitalización.

La alternativa a esto es la digitalización descentralizado que implica la

colocación de múltiples estaciones de digitalización en diferentes

lugares en toda la organización.

Literal 6.2.3 Selección de las Especificaciones Técnicas.-

Especificaciones técnicas alineadas con las directrices de

digitalización de mejores prácticas deben ser seleccionadas,

documentados e implementados. Un gran volumen de normas técnicas

relacionadas con la digitalización está disponible. Dichas normas

incluyen recomendaciones sobre:

- Formatos de archivo;

- Resolución;

- Resolución de color o profundidad de bits;

- Compresión;

- La gestión del color.

39

Literal 6.2.4 Equipo y Software.- Equipos y software alineado con las

directrices de digitalización de mejores prácticas deberían ser

implementadas. La calidad de los equipos y el software utilizado en la

digitalización afecta significativamente la capacidad de soportar las

normas técnicas apropiadas y, por lo tanto, para garantizar la

longevidad de la imagen digital producida. Cuando se contempla la

destrucción de los registros de origen no digitales, las organizaciones

deben ser capaces de afirmar la confianza en la viabilidad a largo

plazo de esas imágenes digitalizadas que requieren la retención en

curso.

Literal 6.3.2. Registros Digitalizados.- El objeto social de un proceso

de digitalización y cualquier marco legislativo determinarán los

requisitos de funcionalidad y de sistema necesarios para gestionar las

salidas digitales. Muchas organizaciones usan los sistemas de gestión

de documentos y registros electrónicos como sus sistemas de gestión

de imágenes. Estos sistemas deben contener la funcionalidad de

gestión de registros para garantizar el cumplimiento de la norma ISO

15489-1: 2001.

Cuando la imagen digital se va a utilizar como un registro en corriente

continua o de negocios, el sistema que rige este proceso de negocios

debe ser integrado con otros sistemas de información empresarial

relevante o de gestión de documentos electrónicos. Esto asegura que

40

la imagen digital hereda la clasificación empresarial y los metadatos

asociados a los procesos de negocio, será presentado dentro de su

contexto de negocios y tendrá su autenticidad reforzada por la

integración con los sistemas de información de negocios.

Proyectos de digitalización a menudo se llevan a cabo como una

medida de conservación para extender la vida de los documentos

fuente no digital frágil o para aumentar el acceso de los usuarios al

contenido de la información de los registros y, a menudo representan

una inversión considerable. Cuando los resultados de estos proyectos

no son inmediatamente vinculados a un sistema de información

comercial preexistente, la adquisición de un sistema de gestión

adecuado que garantice la adecuada gestión de los procesos tales

como la identificación, la indexación, clasificación, controles de acceso

y seguridad, gestión de derechos y la preservación se debe iniciar.

Literal 6.3.4.2. Metadatos a Nivel de Imagen.- Metadatos a nivel de

imagen se debe generar de forma automática en el momento de la

captura digital directamente desde el equipo de digitalización y deben

evitar la entrada de datos manual asignada siempre que sea posible.

Además de los metadatos heredado de captura y procesos de registro

para la gestión de documentos, o de indexación y búsqueda de

metadatos, los metadatos a nivel de imagen deben incluir:

- Identificador de imagen digital única;

41

- Fecha y hora de la digitalización;

- El nombre del agente asociado con el proceso de digitalización

(por ejemplo, nombre de la oficina subcontratada o el nombre

del operador de la casa);

- Dispositivo de captura (hardware y software);

- Fecha de la última calibración (cuando sea posible).

Literal 6.3.5.2 Revisión de Comprobación de Calidad.- Los

resultados de los procesos de control de calidad y controles de calidad

deben ser documentados. Una revisión de los procedimientos de

calidad de digitalización debe llevarse a cabo con regularidad para

asegurarse de que los procedimientos sigan cumpliendo los objetivos

del negocio.

Una formación adecuada se debe proporcionar a todo el personal que

crear, administrar o trabajar con documentos digitalizados.

Documentación sobre el nivel y la frecuencia de la formación impartida

a los funcionarios involucrados en la digitalización debe ser creada y

mantenido.

42

ISO 19500 La gestión de documentos - Formato de Archivo de

Documento Electrónico para la Conservación a Largo Plazo,

incluyendo Archivos Incrustados

Esta norma tiene el siguiente alcance:

Esta parte de la norma ISO 19005 especifica el uso del formato de

documento portátil (PDF) 1.7, formalizado en la norma ISO 32000-1, para

la preservación de la representación visual estática de páginas basado

documentos electrónicos a través del tiempo, además de permitir

cualquier tipo de otros contenidos para ser incluido como un archivo o

datos adjuntos incrustado.

Esta parte de la norma ISO 19005 no se aplica a:

- Procesos específicos para la conversión de documentos en papel o

electrónicos para el formato PDF / A;

- Diseño específico técnico, interfaz de usuario, la aplicación, o

detalles de funcionamiento de la prestación;

- Métodos físicos específicos de almacenamiento de estos

documentos como medios de comunicación y las condiciones de

almacenamiento;

- Requiere hardware y / o sistemas operativos.

Literal 3. Términos y Definiciones.- Se establecen algunos términos

como:

43

Literal 3.2. Documento Electrónico.- Representación electrónica de

una agregación orientado a la página de texto, imágenes y datos

gráficos y metadatos útiles para identificar y comprender que los datos,

que se pueden reproducir en papel u otros sustratos, así como

prestados por vía electrónica en los dispositivos de visualización, sin

pérdida significativa de su contenido de información.

Literal 3.8 Lector Interactivo.- Lector que requiere o permite la

interacción humana con el contenido y otros objetos que figuran en el

documento durante la fase de procesamiento del software.

Literal 3.13. PDF.- Formato de Documento Portátil.

Ley de Propiedad Intelectual de Ecuador

Sección V

Disposiciones Especiales sobre Ciertas Obras

Parágrafo Primero

De los Programas de Ordenador

Art. 28. Los programas de ordenador se consideran obras literarias y se

protegen como tales. Dicha protección se otorga independientemente de

que hayan sido incorporados en un ordenador y cualquiera sea la forma

en que estén expresados, ya sea en forma legible por el hombre (código

fuente) o en forma legible por máquina (código objeto), ya sean

44

programas operativos y programas aplicativos, incluyendo diagramas de

flujo, planos, manuales de uso, y en general, aquellos elementos que

conformen la estructura, secuencia y organización del programa.

Art. 29. Es titular de un programa de ordenador, el productor, esto es la

persona natural o jurídica que toma la iniciativa y responsabilidad de la

realización de la obra. Se considerará titular, salvo prueba en contrario, a

la persona cuyo nombre conste en la obra o sus copias de la forma usual.

Dicho titular está además legitimado para ejercer en nombre propio los

derechos morales sobre la obra, incluyendo la facultad para decidir sobre

su divulgación.

El productor tendrá el derecho exclusivo de realizar, autorizar o prohibir la

realización de modificaciones o versiones sucesivas del programa, y de

programas derivados del mismo. Las disposiciones del presente artículo

podrán ser modificadas mediante acuerdo entre los autores y el productor.

Art. 30. La adquisición de un ejemplar de un programa de ordenador que

haya circulado lícitamente, autoriza a su propietario a realizar

exclusivamente:

- Una copia de la versión del programa legible por máquina (código

objeto) con fines de seguridad o resguardo;

45

- Fijar el programa en la memoria interna del aparato, ya sea que

dicha fijación desaparezca o no al apagarlo, con el único fin y en la

medida necesaria para utilizar el programa; y,

- Salvo prohibición expresa, adaptar el programa para su exclusivo

uso personal, siempre que se limite al uso normal previsto en la

licencia. El adquirente no podrá transferir a ningún título el soporte

que contenga el programa así adaptado, ni podrá utilizarlo de

ninguna otra forma sin autorización expresa, según las reglas

generales.

- Se requerirá de autorización del titular de los derechos para

cualquier otra utilización, inclusive la reproducción para fines de

uso personal o el aprovechamiento del programa por varias

personas, a través de redes u otros sistemas análogos, conocidos

o por conocerse.

Art. 31. No se considerará que exista arrendamiento de un programa de

ordenador cuando éste no sea el objeto esencial de dicho contrato. Se

considerará que el programa es el objeto esencial cuando la funcionalidad

del objeto materia del contrato, dependa directamente del programa de

ordenador suministrado con dicho objeto; como cuando se arrienda un

ordenador con programas de ordenador instalados previamente.

46

Art. 32. Las excepciones al derecho de autor establecidas en los artículos

30 y 31 son las únicas aplicables respecto a los programas de ordenador.

Las normas contenidas en el presente Parágrafo se interpretarán de

manera que su aplicación no perjudique la normal explotación de la obra o

los intereses legítimos del titular de los derechos.

HIPÓTESIS PREGUNTAS A CONTESTARSE

Este proyecto factible se lo refiere así por sus características de brindar

solución a un determinado problema, por lo tanto se definen las siguientes

preguntas:

1. ¿Qué beneficios genera la digitalización de documentos en una

organización?

2. ¿En qué beneficia la digitalización al medio ambiente?

3. ¿Por qué cambiar el sistema de gestión documental de la Carrera de

Ingeniería en Sistemas Computacionales e Ingeniería en Networking y


Físicas, de la Universidad de Guayaquil?

4. ¿Cuáles son las ventajas de implementar la tecnología para agilizar

procesos y aumentar productividad en una organización?

47

VARIABLES DE LA INVESTIGACIÓN

CUADRO 5

VARIABLES DE LA INVESTIGACIÓN

Tipo de

Variable Variable Indicadores

Independiente

Evaluación y análisis de los

procesos para la

digitalización de

documentos.

Conocimientos de

Herramientas de

digitalización de

documentos.

Análisis de los datos

de las entrevistas

realizadas.

Resultados de las

entrevistas

realizadas.

Dependiente

Diseño e implementación de

un sistema de gestión y

digitalización de

documentos.

Estimación de

costos y tiempo.

Interés en

implementar

aplicativos web.

Entrevistas

Eficiencia

Eficacia

Repuestas en

tiempo real.



48

DEFINICIONES CONCEPTUALES

Archivo Digital: Es un sistema de gestión de documentos electrónicos

y metadatos contenidos en un archivo.

Conservación: Es el conjunto de operaciones que tienen por objeto

prolongar la vida de un ente material, merced a la previsión del daño o

a la corrección del deterioro.

Digitalización: Se trata del escaneo o captura de documentos, el cual

permite mediante la aplicación de técnicas convertir la imagen de un

documento en papel en una imagen digital.

Escáner: Es un recurso de hardware que se utiliza para introducir

imágenes de papel y convertirlos en un formato digital.

Gestión Documental: Es el conjunto de normas y técnicas para

administrar los documentos de todo tipo de una organización.

ISO: Norma definida por la Organización Internacional de

Normalización que se aplica a productos y servicios.

Metadatos: Es un grupo de datos que definen la estructura de los

documentos y su gestión a lo largo del tiempo.

49

Preservación: Son todas aquellas acciones preventivas que

contribuyan a la conservación en buen estado los documentos.

Restauración: Es la recuperación de la integridad física y funcional

del documento, gracias a la corrección de las alteraciones que ha

sufrido.

Sistema de gestión de archivo: Es el sistema que gestiona la

conservación y acceso a la información.

50

CAPÍTULO III

METODOLOGÍA

DISEÑO DE LA INVESTIGACIÓN

Modalidad de la investigación

Un proyecto factible consiste en la elaboración de una propuesta de un modelo operativo viable o una solución posible a un conjunto de problemas de tipo práctico, para satisfacer necesidades de una institución o in grupo social. Para su desarrollo se siguen pasos establecidos:

Diagnóstico de necesidades.

Factibilidad para elaborar la propuesta.

Planificación y diseño de la propuesta. (Ministerio de Educación y Ciencia, 2005).

El presente proyecto de “Sistema de digitalización de documentos para la

Carrera de Ingeniería en Sistemas Computacionales e Ingeniería en

Networking y Telecomunicaciones”, en la Facultad de Ciencias

Matemáticas y Físicas de la Universidad de Guayaquil, se encuentra

dentro de la modalidad de Proyecto Factible debido a que este tipo de

proyectos son aquellos que plantean una propuesta de un modelo

práctico para dar solución a un problema detectado, luego de un análisis y

51

diagnóstico previo, por lo cual se definen objetivos de acción, procesos y

actividades.

Tipo de investigación

El desarrollo de este proyecto presenta los siguientes tipos de

investigación:

Investigación descriptiva porque buscar especificar propiedades

importantes en diseño e implementación de un sistema de

digitalización de documentos, sometiéndolo a un análisis completo con

el objetivo de evaluar los aspectos, dimensiones o componentes de

éste.

Investigación exploratoria, ya que esta propuesta nunca ha sido

desarrollada o abordada en la Carrera de Ingeniería en Sistemas



de Guayaquil, lo que conlleva a realizarse una investigación más

completa de todos los requerimientos necesarios para su desarrollo.

Investigación explicativa porque busca responder las causas del tema

a investigar, así como sus efectos para interpretar la realidad del

proyecto a desarrollar.

52

POBLACIÓN

Totalidad de un fenómeno de estudio, incluye la totalidad de unidades de análisis o entidades de población que integran dicho fenómeno y que debe cuantificarse para un determinado estudio integrando un conjunto de N entidades que participan de una determinada característica. (Mario Tamayo y Tamayo, 2004).

El universo para la investigación está constituido por el personal

administrativo y Secretaría de la Carrera de Ingeniería en Sistemas



Guayaquil y expertos en el área de herramientas tecnológicas.

CUADRO 6

POBLACIÓN DE LA INVESTIGACIÓN

N° DETALLE N° %

1 Secretaría 10 76,9 %

3 Expertos 3 23,1 %

TOTAL 13 100,0 %



El proyecto cuenta con una población total de 13 personas, a quienes se

les aplicará las diferentes técnicas e instrumentos para la obtención de

información. Está población se divide en dos grupos: 10 personas que

conforman Secretaría y 3 expertos en el tema a investigar.

53

OPERACIONALIZACIÓN DE VARIABLES

CUADRO 7

OPERACIONALIZACIÓN DE VARIABLES

Tipo de

Variable Variable Dimensiones Indicadores

Independiente

Evaluación y

análisis de los

procesos para la

digitalización de

documentos.

Organizaciones

dentro del país.

Instituciones

educativas.

Conocimientos

de

Herramientas

de

digitalización

de

documentos.

Análisis de los

datos de las

entrevistas

realizadas.

Resultados de

las entrevistas

realizadas.

Dependiente

Diseño e

implementación

de un sistema de

gestión y

digitalización de

documentos.

Carrera de

Ingeniería en

Sistemas

Computacionales

e Ingeniería en

Networking y

Telecomunicacion

es, de la Facultad

de Ciencias

Matemáticas y

Físicas, de la

Universidad de

Guayaquil.

Estimación de

costos y

tiempo.

Interés en

implementar

aplicativos

web.

Entrevistas

Eficiencia

Eficacia

Repuestas en

tiempo real.



54

INSTRUMENTOS DE LA RECOLECCIÓN DE DATOS

Técnicas

Las técnicas son instrumentos o medios que se usan para acceder u

obtener la información necesaria para el desarrollo de un proyecto, es

decir, éstas tiene los medios para recolectar, conservar, analizar y

transmitir los datos de los fenómenos que sean de interés para el

desarrollo de la investigación. Para el desarrollo de esta investigación se

implementaron las siguientes técnicas:

Observación

Entrevista

Instrumentos

Observación Directa: Mediante está técnica se puede percibir

atentamente las características y comportamientos de un fenómeno o

hecho dentro del medio en que se desenvuelve, lo que permite

establecer un planteamiento adecuado de la problemática. Se emplea

una guía de observación.

Entrevistas: Es una técnica que también se caracteriza por la

obtención de información de mucha importancia para el desarrollo de

la propuesta ya que por lo general es destinada a personas entendidas

55

en la materia de investigación. Se hace uso de una grabadora, libreta

de notas y un guion de entrevista.

PROCEDIMIENTOS DE LA INVESTIGACIÓN

Para la recolección de información la investigación se esquematizó en

etapas, las cuales fueron necesarias para definir cada uno de los puntos

necesarios para el desarrollo e implementación de la propuesta. La

investigación se llevó a cabo de acuerdo a las siguientes etapas:

CAPÍTULO I - EL PROBLEMA

Ubicación del problema en un contexto

Situaciones, conflictos, nudos críticos

Causas y consecuencias del problema

Delimitaciones del problema

Formulación del problema

Evaluación del problema

Objetivos del problema

Alcance del problema

Justificación e importancia

CAPÍTULO II - MARCO TEÓRICO

Antecedentes del Estudio

Fundamentación Teórica

Fundamentación Legal

56

Preguntas a Contestarse

Variables de Investigación

Definiciones Conceptuales

CAPÍTULO III - METODOLOGÍA

Diseño de la Investigación

Población

Operacionalización de Variables

Instrumentos de Recolección de Datos

Procedimientos de la Investigación

Recolección de la Información

Procesamiento y Análisis

Criterios para la Elaboración de la Propuesta

Criterios de Validación de la Propuesta

CAPÍTULO IV - MARCO ADMINISTRATIVO

Cronograma

Presupuesto

CAPÍTULO V - CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES

Conclusiones

Recomendaciones

ANEXOS

57

RECOLECIÓN DE LA INFORMACIÓN

Para los procesos de recolección de información se aplican las siguientes

actividades:

Las entrevistas están formadas por preguntas cerradas y de

opciones múltiples y dirigidas al Departamento de Secretaría de la

Carrera de Ingeniería en Sistemas Computacionales e Ingeniería

en Networking y Telecomunicaciones, de la Facultad de Ciencias

Matemáticas y Físicas, de la Universidad de Guayaquil con el

objetivo de obtener la mayor información posible que aporte para el

desarrollo del sistema de digitalización de documentos.

La técnica de observación para verificar el estado y funcionamiento

de los documentos de la institución.

PROCEDIMIENTOS Y ANÁLISIS

El procesamiento y análisis de la información obtenida a través de las

entrevistas es la parte fundamental de toda investigación, ya que tiene

como finalidad agrupar datos y ordenados para un posterior análisis de

acuerdo a los objetivos y preguntas científicas construidas, llegando a un

determinado resultado. Todo esto, se lleva a cabo por medio de

programas para explotar dicha información que los datos representan.

58

Análisis e Interpretación de Datos

Una vez que se ha realizado las entrevistas dirigidas al Departamento de

Secretaría de la Carrera de Ingeniería en Sistemas Computacionales e


Ciencias Matemáticas y Físicas, de la Universidad de Guayaquil se

procede a realizar el respectivo análisis de éstas siguiendo pasos

fundamentales como:

Validación y edición

Codificación e Introducción de datos

Tabla de Contingencia para el análisis cualitativo mediante la

fórmula del χ2 (Chi-cuadrado).

Además se presentan las respuestas de los expertos entrevistados en el

área de herramientas tecnológicas de digitalización de documentos, con

el fin de obtener mayor información que sea de aporte para el desarrollo

de la propuesta. La entrevista fueron aprobadas por el director de tesis, la

cuales, están formadas por preguntas cerradas y abiertas,

respectivamente.

Para la relación de independencia o dependencia entre variables

cualitativas, se parte de una tabla de contingencia. En esta tabla de

contingencia se figura la cantidad de casos / individuos que se van a

analizar.

59

ENTREVISTA A PERSONAL ADMINISTRATIVO CISC / CINT

PREGUNTA 1

¿La CISC y la CINT cuentan con un espacio suficiente para la

organización y conservación de los documentos permitiendo su

adecuado manejo?

CUADRO 8

FRECUENCIA OBSERVADA - PREGUNTA 1

Tiene espacio suficiente para la organización y conservación

de documentos

Facultad de Ciencias Matemáticas y Físicas Totales

CISC CINT

SÍ 2 2 4 NO 1 2 3 DESCONOZCO 3 0 3 Totales 6 4 10



¿Permiten estos datos afirmar que las CISC y CINT tienen espacio

suficiente para la organización y conservación de documentos permitiendo

un adecuado manejo de los mismos?

Los pasos del análisis cualitativo en este caso son los siguientes:

1. Hipótesis sometida a pruebas.

H0 (Hipótesis Nula): “El espacio físico es suficiente para la conservación

y organización de los documentos”.

H1 (Alternativa): “El espacio físico no es suficiente para la conservación y

organización de los documentos”.

2. Nivel de significación.

Se utilizará un nivel de significación ɑ = 0,05.

60

3. Grados de libertad.

Grados de Libertad (gl) = (número de filas - 1)x(número de columnas - 1)

gl = (3-1)(2-1) = (2)(1) = 2

4. Criterio de decisión.

Si X²calc < valor crítico entonces H0 se acepta, caso contrario se rechaza.

5. Cálculos.

Proporción (p) = Total por Respuesta / Total Personas

CUADRO 9

CUADRO DE PROPORCIÓN – PREGUNTA 1

Total Resp. Proporción

SÍ 4 0,4 NO 3 0,3 DESCONOZCO 3 0,3 Total Personas 10 1



Frecuencia esperada es:

CUADRO 10

FRECUENCIA ESPERADA - PREGUNTA 1

Tiene espacio suficiente para la organización y conservación de

documentos


Totales CISC CINT

SÍ 2,4 1,6 4 NO 1,8 1,2 3 DESCONOZCO 1,8 1,2 3

Totales 6 4 10



61

Fórmula del χ2 (Chi-cuadrado):

CUADRO 11

RESULTADOS DE LAS VARIABLES

r = 3

k = 2

gl = 2

ɑ = 0,05

X2 tabla = 5,991464547

Probabilidad = 0,217017393

X2 prueba = 3,055555556



6. Decisión.

Como X²calc = 3.055 y Valor Crítico(2gl, 0.05) = 5.991

Entonces X²calc < Valor Crítico(2gl, 0.05)

Por lo que se acepta la hipótesis nula y se rechaza la hipótesis alternativa,

es decir:

“El espacio físico es suficiente para la conservación y organización

de los documentos”

El espacio físico es suficiente para la conservación y organización de los

documentos, pero se tiene demasiada documentación almacenada en

bodega, produce que cada semestre aumente el tiempo de búsqueda de

un documento.

62

PREGUNTA 2

¿Qué tipo de conservación de documentos utilizan las CISC y CINT?

(Ejemplo: Microfilmación, Eliminación, Conservación total,

Selección, Otros)

CUADRO 12


Tipo de conservación de los documentos


CISC CINT

MICROFILMACIÓN 0 1 1 ELIMINACIÓN 1 0 1 SELECCIÓN 0 1 1 CONSERVACIÓN TOTAL 3 4 7

Totales 4 6 10



¿Permiten estos datos afirmar que las CISC y CINT cuenta con un tipo de

conservación de los documentos?



H0 (Hipótesis Nula): “Las CISC y CINT cuentan con un tipo de

conservación de documentos físicos”.

H1 (Alternativa): “Las CISC y CINT no cuentan con un tipo de

conservación de documentos físicos”.



63



gl = (4-1)(2-1) = (3)(1) = 3



5. Cálculos.


CUADRO 13



MICROFILMACIÓN 1 0,1

ELIMINACIÓN 1 0,1

SELECCIÓN 1 0,1

CONSERVACIÓN TOTAL 7 0,7

Total Personas 10 1



CUADRO 14


Tipo de conservación de los documentos


CISC CINT

MICROFILMACIÓN 0,4 0,6 1 ELIMINACIÓN 0,4 0,6 1 SELECCIÓN 1 0,6 1,6 CONSERVACIÓN TOTAL 2,8 4,2 7

Totales 4,6 6 10,6



64


CUADRO 15


r = 4

k = 2

gl = 3

ɑ = 0,05

X2 tabla = 7,814727903


X2 prueba = 3,457142857



6. Decisión.




es decir:

“Las CISC y CINT cuentan con un tipo de conservación de

documentos físicos”

La CISC y CINT realiza una conservación total de los documentos físicos.

65

PREGUNTA 3

¿En las CISC y CINT, qué elementos y/o tecnologías se utilizan para

la conservación de los documentos?

CUADRO 16


Se utiliza algún elemento o tecnología para la

conservación de documentos


Totales CISC CINT

SÍ 6 2 8 NO 0 1 1 DESCONOZCO 0 1 1 Totales 6 4 10



¿Permiten estos datos afirmar que las CISC y CINT utilizan elementos o

tecnología para la conservación de documentos?



H0 (Hipótesis Nula): “Las CISC y CINT utilizan elementos o tecnología

para la conservación de documentos”.

H1 (Alternativa): “Las CISC y CINT no utilizan elementos o tecnología

para la conservación de documentos”.



66



gl = (3-1)(2-1) = (2)(1) = 2



5. Cálculos.


CUADRO 17



SÍ 4 0,8

NO 3 0,1

DESCONOZCO 3 0,1

Total Personas 10 1



CUADRO 18


Se utiliza algún elemento o tecnología para la

conservación de documentos


CISC CINT

SÍ 4,8 3,2 8 NO 0,6 0,4 1 DESCONOZCO 0,6 0,4 1 Totales 6 4 10



67


CUADRO 19


r = 3

k = 2

gl = 2

ɑ = 0,1

X2 tabla = 4,605170186


X2 prueba = 3,75



6. Decisión.




es decir:

“Las CISC y CINT utilizan elementos o tecnología para la

conservación de documentos”

Utilizan archivadores y armarios en la bodega.

68

PREGUNTA 4

¿Organizan e identifican los archivos las CISC y CINT?

CUADRO 20


Organizan e identifican los archivos las CISC y CINT


CISC CINT

SÍ 5 3 8 NO 0 1 1 DESCONOZCO 1 0 1

Totales 6 4 10



¿Permiten estos datos afirmar que las CISC y CINT organizan e

identifican los archivos físicos?



H0 (Hipótesis Nula): “Las CISC y CINT organizan e identifican los

archivos físicos”.

H1 (Alternativa): “Las CISC y CINT no organizan e identifican los archivos

físicos”.



69



gl = (3-1)(2-1) = (2)(1) = 2



5. Cálculos.


CUADRO 21



SÍ 4 0,8

NO 3 0,1

DESCONOZCO 3 0,1

Total Pers. 10 1



CUADRO 22


Organizan e identifican los archivos las CISC y CINT


CISC CINT

SÍ 4,8 3,2 8 NO 0,6 0,4 1 DESCONOZCO 0,6 0,4 1 Totales 6 4 10



70


CUADRO 23


r = 3

k = 2

gl = 2

ɑ = 0,1

X2 tabla = 4,605170186


X2 prueba = 2,1875



6. Decisión.




es decir:

“Las CISC y CINT organizan e identifican los archivos físicos”

Los organizan por año, por semestre y de manera alfabética.

71

PREGUNTA 5

Actualmente, ¿Se encuentran expuestos a riesgos los documentos?

CUADRO 24


Se encuentran expuestos a riesgos los documentos


CISC CINT

SÍ 4 3 7 NO 2 1 3 Totales 6 4 10



¿Permiten estos datos afirmar que las CISC y CINT tienen expuestos a

riesgos sus documentos?



H0 (Hipótesis Nula): “Las CISC y CINT tienen expuestos a riesgos sus

documentos”.

H1 (Alternativa): “Las CISC y CINT no tienen expuestos a riesgos sus

documentos”.



72



gl = (2-1)(2-1) = (1)(1) = 1



5. Cálculos.


CUADRO 25



SÍ 4 0,7

NO 3 0,3

Total Personas 7 1



CUADRO 26


Se encuentran expuestos a riesgos los documentos


CISC CINT

SÍ 4,2 2,8 7 NO 1,8 1,2 3 Totales 6 4 10



73


CUADRO 27


r = 2

k = 2

gl = 1

ɑ = 0,1

X2 tabla = 2,705543454


X2 prueba = 0,079365079



6. Decisión.




es decir:

“Las CISC y CINT tienen expuestos a riesgos sus documentos”

Los riesgos son: Incendio, las plagas y el calor.

74

PREGUNTA 6

¿Las CISC y CINY utilizan procedimientos para controlar el riesgo al

que están expuestos los archivos?

CUADRO 28


Utilizan procedimientos para controlar el riesgo a que

están expuestos los archivos


Totales CISC CINT

SÍ 1 0 1 NO 5 4 9 Totales 6 4 10



¿Permiten estos datos afirmar que las CISC y CINT utilizan

procedimientos para controlar el riesgo al que están expuestos los

archivos?



H0 (Hipótesis Nula): “Las CISC y CINT utilizan procedimientos para

controlar el riesgo al que están expuestos los archivos”.

H1 (Alternativa): “Las CISC y CINT no utilizan procedimientos para

controlar el riesgo al que están expuestos los archivos”.



75



gl = (2-1)(2-1) = (1)(1) = 1



5. Cálculos.


CUADRO 29



SÍ 1 0,1

NO 9 0,9

Total Personas 10 1



CUADRO 30


Utilizan procedimientos para controlar el riesgo a que están

expuestos los archivos


CISC CINT

SÍ 0,6 0,4 1 NO 5,4 3,6 9 Totales 6 4 10



76


CUADRO 31


r = 2

k = 2

gl = 1

ɑ = 0,2

X2 tabla = 1,642374415


X2 prueba = 0,740740741



6. Decisión.




es decir:

“Las CISC y CINT utilizan procedimientos para controlar el riesgo al

que están expuestos los archivos”

Utilizan procedimientos para controlar el riesgo, pero si se da un gran

peligro o desgracia no existen copias de respaldos de la documentación.

77

PREGUNTA 7

¿Considera usted que sea importante la digitalización de

documentos para los procesos de gestión de calidad, imagen,

organización y prestigio para las CISC y CINT?

CUADRO 32


Considera usted que sea importante la digitalización

de documentos


Totales CISC CINT

SÍ 4 4 8 NO 2 0 2 Totales 6 4 10



¿Permiten estos datos afirmar que la digitalización de documentos es

importante para las CISC y CINT?



H0 (Hipótesis Nula): “La digitalización de documentos es importante para

las CISC y CINT”.

H1 (Alternativa): “La digitalización de documentos no es importante para

las CISC y CINT”.



78



gl = (2-1)(2-1) = (1)(1) = 1



5. Cálculos.


CUADRO 33



SÍ 8 0,8

NO 2 0,2

Total Personas 10 1



CUADRO 34


Considera usted que sea importante la digitalización

de documentos


CISC CINT

SÍ 4,8 3,2 8 NO 1,2 0,8 2 Totales 6 4 10



79


CUADRO 35


r = 2

k = 2

gl = 1

ɑ = 0,1

X2 tabla = 2,705543454


X2 prueba = 1,666666667



6. Decisión.




es decir:

“La digitalización de documentos es importante para las CISC y

CINT”

La digitalización de documentos es importante porque le permite visualizar

el mismo documento a la vez en distintos lugares, con solo acceder al

sistema, también permite una búsqueda indexada del documento para

encontrar de manera muy rápida el documento.

80

PREGUNTA 8

¿Está usted de acuerdo con la implementación de un sistema de

digitalización de documentos en la CISC - CINT?

CUADRO 36


Está usted de acuerdo con la implementación del sistema de digitalización de documentos


Totales CISC CINT

SÍ 5 3 8 NO 1 1 2 Totales 6 4 10



¿Permiten estos datos afirmar que las CISC y CINT están de acuerdo con

la implementación de un sistema de digitalización de documentos?



H0 (Hipótesis Nula): “Las CISC y CINT están de acuerdo con la

implementación de un sistema de digitalización de documentos”.

H1 (Alternativa): “Las CISC y CINT no están de acuerdo con la

implementación de un sistema de digitalización de documentos”.



81



gl = (2-1)(2-1) = (1)(1) = 1



5. Cálculos.


CUADRO 37



SÍ 8 0,8

NO 2 0,2

Total Personas 10 1



CUADRO 38


Está usted de acuerdo con la implementación del sistema de digitalización de documentos


Totales CISC CINT

SÍ 4,8 3,2 8 NO 1,2 0,8 2 Totales 6 4 10



82


CUADRO 39


r = 2

k = 2

gl = 1

ɑ = 0,15

X2 tabla = 2,072250856


X2 prueba = 0,104166667



6. Decisión.




es decir:

“Las CISC y CINT están de acuerdo con la implementación de un

sistema de digitalización de documentos”

Se implementará el Sistema de Digitalización de Documentos en la

Facultad de Ciencias Matemáticas y Físicas, Carreras de Ingeniería en


Telecomunicaciones.

83

Entrevista a expertos

1. ¿Existe una fuerte tendencia para digitalizar y guardar

documentos en las empresas?

Experto # 1: En la actualidad no existe una fuerte tendencia acerca de

este proceso de digitalización, lo que es el archivo de documentos

físicos si existe, pero genera muchas veces problemas de espacio a

las empresas.

Experto # 2: Si, ya que en los últimos años se ha observado una

evolución en las herramientas tecnológicas para las diferentes

gestiones en una empresa, desde consultar procesos a través internet

hasta enviar documentos, con el objetivo de optimizar el tiempo de

respuesta y aumentar su productividad.

Experto # 3: En la actualidad no existe una fuerte tendencia en utilizar

sistemas que digitalicen y guarden documentos pero las empresas se

están viendo en la necesidad de implementar este tipo de tecnología

debido a los grande volúmenes de información que manejan y el poco

espacio físico para archivarlos.

84

2. ¿Cuáles son los beneficios reales de la digitalización de

documentos?

Experto # 1: Existen un sinnúmero de beneficios reales que aportan

los sistemas de digitalización de documentos, pero en lo personal los

beneficios más destacables son:

Ahorro de espacio físico.

Contribuyen al medio ambiente con el menor uso de papel.

Agilizan las actividades diarias de la empresa o institución.

Experto # 2: Para mi criterio los beneficios reales que ofrecen los

sistemas de digitalización de documentos son los siguientes:

Ahorran espacio y recursos, porque sustituyen los archivos

físicos en lógicos.

Fácil acceso a la información por parte de los usuarios

asignados.

Experto # 3: De acuerdo a mis conocimientos sobre sistemas de

digitalización de documentos, estos:

Optimizan los recursos y procesos necesarios para la gestión

documental.

85

Aumenta la productividad en las empresas.

Tiene un gran impacto en el medio ambiente, ya que se

reduciría el uso de papel.

3. ¿En qué medida los archivos y la información digitales son

vulnerables?

Experto # 1: Depende de la seguridad que las empresas tomen en

cuenta al momento de implementar y mantener los archivos digitales.

Experto # 2: Si cualquiera tiene libre acceso a ellos (personal no

autorizado) se correrá siempre el riesgo de robo de información, para

evitar todo esto, se debe plantear e implementar políticas de acceso.

Experto # 3: La conservación de los documentos depende de una

combinación de software y hardware pero la razón principal de que la

mayoría de los sistemas presenten vulnerabilidades es por falta de

políticas de seguridad, si al sistema se lo dota de estándares no tiene

por qué existir una alta vulnerabilidad en él.

4. ¿Por qué las empresas actuales usan los servicios de

digitalización de documentos?

Experto # 1: La principal razón por la cual las empresas usan los

servicios de digitalización de documentos es porque les permite

86

agilizar las actividades que realizan diariamente dependiendo de su

giro de negocio.

Experto # 2: En lo personal pienso que las empresas usan el servicio

de digitalización de documentos por:

Disposición oficial del SRI

Conservación del medio ambiente

Beneficio de la empresa y sus usuarios.

Experto # 3: Las empresas usan este tipo de servicio porque es la

manera más rápida y eficaz de manejar la información que ellos

generan diariamente con cada una de sus actividades, ya que estos

sistemas tienen la eficiencia de facilitar la búsqueda y consulta de

cualquier documento en el momento en que se lo necesite mejorando

el servicio que se le da al cliente.

5. ¿Cómo usted ve el sector de la gestión documental hoy en día?

¿Hacia dónde cree que va?

Experto # 1: Algunas de las empresas están adoptando la gestión

documental ya que les ayuda en sus actividades diarias. La gestión

documental seguirá siendo adoptada por las empresas para el

87

almacenamiento y control de la gran cantidad de documentos que

manejan diariamente.

Experto # 2: Todo está enfocado al alojamiento en la nube, el cual

consiste en varios servidores vinculados para formar una sola

plataforma, en la que los datos se guardan en éstos, de esa manera si

uno de ellos falla o el disco duro se avería los datos se reflejarán en

los otros servidores.

Pero creo que en hoy en día se le está prestando mucho más atención

a este tema y estoy seguro que poco a poco se presentarán nuevas

herramientas que aporten a este tipo de gestión.

Experto # 3: En la actualidad la gestión documental está tomando

fuerza, ya que la tecnología ha avanzado y las empresas no quieren

quedarse atrás, desean proteger la información que ellos generan día

a día y esto lo ofrecen las herramientas tecnológicas.

Los sistemas creados para la digitalización de documentos no sólo

pasan los archivos físicos a lógicos sino que también brindan

seguridad ante la presencia de catástrofes ambientales u otros

inconvenientes que puedan afectar los documentos pero sobre todo el

acceso a ellos, en el preciso momento en que sean requeridos, es

decir, en tiempo real.

88

6. ¿Conoce usted de alguna empresa que ofrezca el servicio de

administración y almacenamiento de documentos en forma

digitalizada en el país? (En casi de que la respuesta sea

afirmativa, indicar el nombre de la empresa y una breve

descripción de ésta).

Experto # 1: No tengo conocimiento alguno de la existencia de una

empresa que ofrezca este tipo de servicio pero he escuchado de la

existencia de grupos en otros países que se dedican a diseñar

sistemas para digitalizar documentos, tales como TBS (Telecom

Business Solutions) en Barcelona.

Experto # 2: Si, conozco una empresa que ofrece este servicio y se

llama INTEME. Esta desarrolla sistemas de facturación electrónicas en

ambientes web a base de web services y tiene como objetivo brindar

soluciones para mejorar el desempeño de la productividad de sus

clientes.

Experto # 3: No conozco pero he escuchado e investigado sobre

grupo llamado Archicentro, el cual, desarrolla productos innovadores y

servicios complementarios para facilitar el manejo y administración de

la información automatizar sus procesos e incrementar la productividad

de la empresa.

89

GRÁFICO 6

DIAGRAMA CAUSA-EFECTO DE LA INVESTIGACIÓN

Se traspapelan los documentos. No queda registrado ningún

archivo de manera digital.

Métodos

Medida

Maquinaria

Mano de obra

Centralización

de los archivos,

es decir, en un

mismo lugar

Manejo inadecuado de

los documentos al

momendo de ser

archivados

No existe una computadora que

lleve la entrada y salida de la

documentación de la bodega de

archivos.

No existe rapidez en el

acceso a los archivos

Difícil localización de los

archivos.

Carencia de controles

en cuanto al manejo

de archivos

Horas de profesionales

dedicados a la búsqueda

de documentos

Carencia de

impresora

multifuncional

en el área.



En base al análisis de la situación efectuado previamente y de acuerdo a

lo que se pudo observar, las Carreras de Ingeniería en Sistemas


Universidad de Guayaquil, cuenta con un problema al momento de

archivar y consultar la documentación física, para lo cual se han

identificado las diversas causas que lo originan y cabe recalcar que este

proceso está directamente relacionado al almacenamiento de los archivos

físicos.

90

GRÁFICO 7

MAPA DE PROCESOS - DIGITALIZACIÓN PARA LA CISC Y CINT



En el gráfico 19 “Mapa de procesos de la CISC y CINT”, se expone un

mapa de proceso el cual permite visualizar como se lleva a cabo el giro

del negocio mostrando claramente su actividad principal que es la

enseñanza y aprendizaje de los estudiantes; a la vez que se muestra la

secuencia de cada uno de los procesos tanto estratégicos como de

apoyo, a éste último se le agregó el proceso de Digitalización de

Documentos.

91

GRÁFICO 8

DIAGRAMA DE FLUJO DEL PROCESO DE DIGITALIZACIÓN DE

DOCUMENTOS FÍSICOS

Proceso: Digitalización de documentos

Inicio

Ingreso al sistema

Preparación de los documentos

Selección y clasificación de los

documentos a digitalizar

Autenticación de usuario

si

no

Captura y reconocimiento de

datos

Inserción de datos

en BD

Respaldo y carga de archivo digital

Control de calidad de la información

Acceso a la información por parte del usuario

Fin



92

INTERPRETACIÓN DE LOS MÓDULOS DE DIGITALIZACIÓN DE

DOCUMENTOS, A TRAVÉS DE DIAGRAMAS DE CASO DE USO.

GRÁFICO 9

CASO DE USO DEL MÓDULO DE DIGITALIZAR



Descripción del proceso de caso de uso: Módulo de Digitalizar.

Este proceso es el que permitirá llevar a cabo el ingreso, eliminación,

aprobación y consulta de los documentos digitalizados de tipo PDF.

Contiene las siguientes opciones:

1.- Agregar Documento, permite guardar en el Sistema de



2.- Eliminar Documento, permite borrar lógicamente uno o varios



93

3.- Aprobar Documento, confirma que todos los datos que se han

ingresado en el Sistema de Digitalización, sobre un documento

físico, es totalmente correcto.

4.- Buscar Documento, permite encontrar, mediante filtros, la

información de uno o varios documentos que hayan sido

aprobados en el Sistema de Digitalización (información como:

archivo lógico, departamento, usuarios con acceso al documento,

fechas de emisión / recepción / digitalización, etc.).

GRÁFICO 10

CASO DE USO DEL MÓDULO DE ADMINISTRAR



Descripción del proceso de caso de uso: Módulo de Administrar.

En este proceso, el Módulo Administrar permitirá crear, bloquear y

desbloquear usuarios del Sistema de Digitalización. Además al usuario

dará o quitará acceso en las opciones de la aplicación. Contiene las

siguientes opciones:

94

1.- Crear Usuario, se ingresa la información básica de una

persona como por ejemplo: nombres, apellidos, dirección, teléfono,

email, número de identificación (Cédula / RUC); y también se le da

acceso para que pueda ingresar al Sistema de Digitalización.

2.- Asignar Roles, por medio de un rol el usuario podrá visualizar

desde un módulo hasta los tres módulos; así como también desde

una opción hasta todas las opciones del Sistema de Digitalización.

3.- Facultades, se podrán crear, consultar y modificar Facultades

de la Universidad de Guayaquil. Ej.: Facultad de Ciencias

Matemáticas y Físicas.

4.- Escuelas / Carreras, se podrán crear, consultar y modificar

Carreras de las Facultades que se hayan ingresado en el Sistema.

Ej.: Carrera de Ingeniería en Sistemas Computacionales, Carrera

de Ingeniería en Networking y Telecomunicaciones.

GRÁFICO 11

CASO DE USO DEL MÓDULO DE MANTENIMIENTO



95

Descripción del proceso de caso de uso: Módulo de Mantenimiento.

Este Módulo de Mantenimiento serán para opciones de mantenimientos /

catálogos. Contiene dos opciones las cuales se detallan a continuación:

1.- Tipo de Documentos, crea una lista de tipos de documentos.

2.- Departamentos, crea una lista de Departamentos.

GRÁFICO 12

CASO DE USO DE LOS USUARIOS DEL SISTEMA



96

Descripción del proceso de caso de uso: Usuarios del Sistema.

En este proceso se muestra el flujo de qué opciones podrán utilizar cada

usuario dependiendo del Rol que se le asignó. Para empezar a utilizar las

opciones antes detalladas, el usuario deberá iniciar sesión en el Sistema,

ingresando su id de usuario, su contraseña y seleccionando la Carrera a

la cual tiene acceso para visualizar, escanear o administrar.

La opción de Consultar Documentos, tendrá un filtro que me permitirá

consultar de manera rápida y eficiente los documentos digitalizados, una

vez que encuentre el documento, el usuario podrá visualizar el documento

en formato PDF desde el mismo navegador, también lo podrá imprimir o

descargar desde la misma pantalla donde está visualizando el

documento.

97

Preguntas a contestarse

1. ¿Qué beneficios genera la digitalización de documentos en una

organización?

A primera vista un sistema de digitalización de documentos puede

parecer un tema de poca importancia para una organización pero no,

ya que los documentos de una empresa son de alta importancia para

ellos, porque contiene información valiosa para la toma de decisiones.

Los sistemas que conviertes los documentos físicos a digital aportan

grandes beneficios, entre ellos los más importantes son:

Lograr que todos los documentos estén debidamente

controlados y centralizados.

Fácil almacenamiento y búsqueda rápida.

Personalización y seguridad de los datos críticos en los

documentos ante deterioros o pérdidas. (extravíos, incendios,

inundaciones, sismos, etc.)

Acceso a ellos en tiempo real.

La potencial reducción del espacio de almacenamiento físico.

98

2. ¿En qué beneficia la digitalización al medio ambiente?

La digitalización de documentos además de reducir del espacio que

se destina para guardar los documentos también aporta grandes

beneficios al medio ambiente, como lo es, la reducción del uso de

papel y el ahorro en la adquisición de suministros (tóner, fotocopias,

impresiones, etc.), ya que la fabricación de éstos, están

estrechamente ligados con la deforestación, contaminación del aire y

agua; y con el malgasto de agua y energía.

3. ¿Por qué cambiar el sistema de gestión documental en la Carrera

de Ingeniería en Sistemas Computacionales e Ingeniería en

Networking y Telecomunicaciones, de la Facultad de Ciencias

Matemáticas y Físicas, de la Universidad de Guayaquil?

En la actualidad la Carrera de Ingeniería en Sistemas



de Guayaquil maneja sus documentos de forma física, almacenando

en bodega y al cambiar este sistema de gestión documental con la

implementar de un aplicativo web que digitalice estos documentos,

permitirá a la carrera que esta información este accesible de manera

eficiente, segura e intacta por el periodo de tiempo que sea necesario.

99

4. ¿Cuáles son las ventajas de implementar la tecnología para

agilizar procesos y aumentar productividad en una organización?

En la actualidad las implementaciones de estas herramientas son

consideradas estrategias para cualquier tipo de organización, ya que

aportan en su productividad y eficiencia. Las principales ventajas de si

implementación son:

Establece una correcta administración de los procesos,

innovando en la gestión de cada uno de ellos.

Ofrece un uso óptimo de cada uno de los recursos existentes

dentro de la empresa.

Establece una correcta administración de tiempo, es decir,

organizar y priorizar tareas en función del tiempo.

Brinda una buena gestión de comunicación interna y externa,

permitiendo establecer planes de acción que apoyen la

consecución de sus objetivos

CRITERIOS PARA LA ELABORACIÓN DE LA PROPUESTA

La presente propuesta consiste en clarificar las necesidades y los

objetivos del proyecto para el posterior diseño e implementación de un

sistema que ayude a la Carrera de Ingeniería en Sistemas


100


Guayaquil con la digitalización de sus documentos físicos, teniendo en

cuenta que su finalidad es garantizar la conservación de estos pero de

forma lógica y su fácil acceso por parte de los usuarios que usarán este

sistema.

CRITERIOS PARA EVALUCIÓN DE LA PROPUESTA

Se validará que el sistema cuente con políticas de seguridad, es decir,

los documentos tendrán acceso restringido de acuerdo al tipo de

usuario.

Se validará que el sistema diseñado cumpla con su funcionalidad, la

cual consiste en digitalizar los documentos físicos que pertenezcan y/o

sean dirigidos a la Carrera de Ingeniería en Sistemas



de Guayaquil.

Se establecerá el criterio de ordenación de los documentos de

acuerdo a la naturaleza que lo forma.

Se validará la capacidad y funcionamiento de cada equipo en donde

se implementará el sistema de digitalización de documentos.

101

CAPÍTULO IV

MARCO ADMINISTRATIVO

CRONOGRAMA

El cronograma consiste en un calendario de trabajo que contiene las actividades a realizar en un orden

secuencial y en un tiempo determinado, establecidos previamente para cumplir con la culminación del

proyecto.

CUADRO 40

CRONOGRAMA GENERAL

ID NOMBRE FECHA

DE INICIO

FECHA

DE FIN DURACIÓN RECURSO

1 Proyecto 23/12/15 10/04/15 131 Alexi Mendoza

2 CAPÍTULO I - PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA 05/01/15 06/02/15 29 Alexi Mendoza

14 CAPÍTULO II - MARCO TEÓRICO 07/02/15 28/02/15 19 Alexi Mendoza

21 CAPÍTULO III - METODOLOGÍA 02/03/15 25/03/15 22 Alexi Mendoza

31 CAPÍTULO IV - MARCO ADMINISTRATIVO 23/12/14 28/03/15 9 Alexi Mendoza

102

34 CAPÍTULO V - CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES 30/03/15 07/04/15 8 Alexi Mendoza

37 ANEXOS 07/04/15 16/04/15 9 Alexi Mendoza



GRÁFICO 13

DIAGRAMA GANTT DEL CRONOGRAMA GENERAL


Fuente: Programa Gantt Project

103

PRESUPUESTO

La presente propuesta fue desarrollada con perseverancia y dedicación

generando un presupuesto, el cual contiene, todas las operaciones y

recursos que forman parte del desarrollo de la investigación pero en

términos monetarios, es decir, se explica: el ingreso y los egresos del

proyecto. A continuación se presenta un análisis.

Detalles de los Ingresos

El ingreso y financiamiento del sistema de digitalización de documentos

para la Carrera de Ingeniería en Sistemas Computacionales e Ingeniería


Matemáticas y Físicas, de la Universidad de Guayaquil se la obtuvo por

una inversión propia de un total de $ 525,00, el cual cubrió cada uno de

los gastos generados durante el desarrollo de la propuesta.

CUADRO 41

INGRESOS DE LA TESIS

DETALLE DÓLARES

Financiamiento Propio $ 525,00

TOTAL DE INGRESOS $ 525,00



.

104

Detalles de los Egresos

CUADRO 42

EGRESOS DE LA TESIS

EGRESOS VALOR TOTAL

Suministros de oficina y computación $ 30,00

Fotocopias $ 40,00

Computadora $ 300,00

Transporte $ 25,00

Empastado de Tesis $ 30,00

Impresiones de Tesis $ 100,00

TOTAL DE EGRESOS $ 525,00



Detalles:

Suministros de oficina y computación: este costo cubre las

hojas y los cartuchos que se usaron para imprimir la tesis para sus

respectivas revisiones.

105

Fotocopias: este costo cubre las copias de las encuestas y

entrevistas que se realizaron para la obtención de información, la

cual es de suma importancia para la culminación del proyecto, así

como, las copias de libros por las investigaciones realizadas.

Computadora: el costo cubre el equipo que se usó para el

desarrollo de la documentación, del sistema y de las diferentes

investigaciones que aportaron para el desarrollo de la propuesta.

Transporte: el valor cubre los gastos para la movilización a los

diferentes lugares para las investigaciones, encuestas y

asesoramiento del proyecto y la alimentación.

Empastado de Tesis: el costo cubre el arreglo de los tres

ejemplares finales que son entregados en la sustentación.

Impresiones de Tesis: este costo cubre las impresiones de la

encuesta y entrevista original para fotocopiarlas y realizarlas, así

como los borradores de la tesis.

106

CAPÍTULO V

CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES

CONCLUSIONES

La Carrera de Ingeniería en Sistemas Computacionales e Ingeniería


Matemáticas y Físicas, de la Universidad de Guayaquil necesita de

inmediato llevar un correcto control y administración de documentos

para el mejoramiento y la eficiencia en el manejo de estos así como

los elementos necesarios para la realización del tratamiento

archivístico en la institución,

La implementación de la tecnología digital de los documentos que

reposan en la Carrera de Ingeniería en Sistemas Computacionales e


Ciencias Matemáticas y Físicas, de la Universidad de Guayaquil no

sólo se ajustaría a la realidad del mundo digital, sino que también

107

favorecería al servicio que brinda la institución y con ellos también se

evitaría el deterioro de estos por su constante uso.

El desarrollo de este sistema puede incentivar a los estudiantes y/o

docentes en mejorar las habilidades creativas, comunicativas y

colaborativas para acceder a mucha más información.

Para una correcta gestión de documentos en la institución se precisa

de realizar un buen análisis de información documental, el cual

comprende la identificación y reconocimiento de los distintos tipos de

documentos de la institución, así como un estudio preliminar de la

misma.

RECOMENDACIONES

Implementar el sistema de digitalización de documentos en las demás

extensiones de la Universidad de Guayaquil, para garantizar que la

documentación que reposa de manera física, sea llevada a un formato

digital; de esta manera los administradores o usuarios del sistema

obtendrán los documentos de forma rápida y segura, ya sea para la

consulta o traslado del mismo.

Se debe tener organizada y clasificada la documentación que reposa

de manera física, de este orden depende la rapidez y eficiencia con la

108

que los archivos físicos pasen a lógicos; permitiendo que el sistema de

digitalización cumpla con los resultados esperados.

Se sugiere que el Servidor de Base de Datos, donde se alojará el

sistema de digitalización, cuente con un disco duro de 750 GB

mínimos disponibles, por Carrera, para el almacenamiento de los

documentos digitalizados. Y con una memoria RAM de 2 GB

disponible para la ejecución de todo el sistema.

En la máquina de los usuarios, se sugiere una memoria RAM de 1 GB

disponible, para el performance de navegación, consultas de informes

y reportes. Una vez que el usuario haya grabado en el sistema el

archivo digital, se sugiere que borre el archivo digital (de la máquina

del usuario donde lo tomó) para que no ocupe espacio en disco.

Se debe capacitar al personal que utilizará el sistema de digitalización

de documentos, capacitarlos de acuerdo al rol y perfil de acceso que

se les haya asignado, así los usuarios podrán interactuar de manera

eficiente con este sistema.

109

BIBLIOGRAFÍA

LIBROS

Antonia Heredia Herrera. (1987). Archivística General. Teoría y Práctica.

España: Editorial Diputación Provincial de Sevilla.

Artel Ricks. (1979). Records Management as an Archival Function.

Washington: Archivum XXVI.

Barrios Maritza. (1998). Manual de Trabajos de Grado de Especialización

y Maestria y Tesis Doctorales. Venezuela: FEDUPEL.

Cruz Mundet. (2011). Diccionario de Archivística. Madrid: Editorial

Alianza.

Frida Gisela Ortiz Uribe. (2004). Diccionario de Metodologia de la

Investigacion Cientifica. México: Limusa.

Hernández, Fernández y Baptista. (1988). Metodología de la

Investigación. México: McGraw-Hill.

Hernández, Fernández y Baptista. (2006). Metodología de la

Investigación. México: McGraw-Hill.

Mario Tamayo y Tamayo. (2002). El Proceso de la Investigación

Científica. Cuarta Edición. Editorial Limusa: Editorial Limusa.

Mario Tamayo y Tamayo. (2004). El Proceso de la Investigación

Científica. México: Editorial Limusa.

Ministerio de Educación y Ciencia. (2005). Premios Nacionales de

Innovación Educativa. España: Centro de Investigación y

Documentación Educativa (CIDE).

110

Salkind Neil. (1999). Métodos de Investigación. México: Pearson Prentice

Hall.

DIRECCIONES WEB

Daniel Rossini. (2003). Daniel Rossini. Recuperado el 23 de Febrero de

2015, de Archivos y las Nuevas Tecnologías de la Información

2003: http://eprints.rclis.org/1082/1/lapaz11.pdf

Digitales, D. y. (2009). Desarrolos y Servicios Digitales. Recuperado el 23

de Febrero de 2015, de Sistema de Digitalización de Documentos:

http://www.dysd.com.ar/web/?page_id=227

Ejie S.A. (16 de Junio de 2008). Ejie S.A. Recuperado el 25 de Febrero

de 2015, de Metodología de Digitalización de Documentos:

http://www.zuzenean.euskadi.eus/s68-

contay/eu/contenidos/informacion/modelo_gestion_documental/eu_

modgesdo/adjuntos/Metodolog%C3%ADa%20de%20Digitalizaci%

C3%B3n%20de%20Documentos.pdf

Felipe Blanco & Ricardo Muñoz. (Enero de 2013). Repositorio Digital.

Recuperado el 17 de Febrero de 2015, de Desarrollo del Sistema

Web para la Administración de Documentos Digitalizados para

Imexsa: http://repositorio.puce.edu.ec/handle/22000/6029

Fernando Moreno-Torres. (28 de Mayo de 2012). Gestión Documental

Para Gente (Casi) Normal. Recuperado el 17 de Febrero de 2015,

de 10 Consejos Básicos para Digitalizar tus Documentos:

http://gestiondocumentalparagentenormal.com/2012/05/28/10-

consejos-basicos-para-digitalizar-tus-documentos/

Junta de Castilla y León. (Octubre de 2010). Junta de Castilla y León.

Consejería de Cultura y Turismo. Recuperado el 19 de Febrero de

2015, de Recomendaciones para la Digitalización de Documentos

en los Archivos: http://www.aefp.org.es/NS/Documentos/Guias-

Manuales/JCYLRecomendaciones_Digitalizacion_Archivos2011.pdf

111

Kodak Alaris. Kodak Alaris. Recuperado el 15 de Febrero de 2015, de

Software de Digitalización de Documentos:

http://graphics.kodak.com/DocImaging/EC/es/Products/Software/Do

cument_Scanning_Software/index.htm

Metro Archivos. Metro Archivos. Recuperado el 22 de Febrero de 2015,

de ePOwer Software - Almacenaje, Digitalizaciín y Administración

de Documentos:

http://www.metroarchivos.com/sites/digitalizacion_software.aspx

ANEXOS




ENTREVISTA

Desarrollada para el Personal de Administrativo de la Facultad de Ciencias

Matemáticas y Físicas, Carrera de Ing. en Sistemas Computacionales e Ing.

en Networking y Telecomunicaciones, para la implementación de un

“Sistema de Digitalización de Documentos” en el área de Secretaría.

Año: 2015

Conteste las siguientes preguntas:

1) ¿La CISC y la CINT cuentan con un espacio suficiente para la

organización y conservación de los documentos permitiendo su

adecuado manejo?

2) ¿Qué tipo de conservación de documentos utilizan las CISC y CINT?

(Ejemplo: Microfilmación, Eliminación, Conservación total, Selección,

Otros)

3) ¿En las CISC y CINT, qué elementos y/o tecnologías se utilizan para la

conservación de los documentos?

4) ¿Organizan e identifican los archivos las CISC y CINT?

5) Actualmente, ¿Se encuentran expuestos a riesgos los documentos?

6) ¿Las CISC y CINY utilizan procedimientos para controlar el riesgo al que

están expuestos los archivos?

7) ¿Considera usted que sea importante la digitalización de documentos

para los procesos de gestión de calidad, imagen, organización y

prestigio para las CISC y CINT?

8) ¿Está usted de acuerdo con la implementación de un sistema de

digitalización de documentos en la CISC - CINT?




ENTREVISTA A EXPERTOS

Género: Masculino Femenino

Edad : años.

1) ¿Existe una fuerte tendencia para digitalizar y guardar documentos en

las empresas?

2) ¿Cuáles son los beneficios reales de la digitalización de documentos?

3) ¿En qué medida los archivos y la información digitales son vulnerables?

4) ¿Por qué las empresas actuales usan los servicios de digitalización de

documentos?

5) ¿Cómo usted ve el sector de la gestión documental hoy en día? ¿Hacia

dónde cree que va?

6) ¿Conoce usted de alguna empresa que ofrezca el servicio de

administración y almacenamiento de documentos en forma digitalizada

en el país? (En casi de que la respuesta sea afirmativa, indicar el nombre

de la empresa y una breve descripción de ésta).

CRONOGRAMA

ID NOMBRE FECHA

DE INICIO

FECHA

DE FIN DURACIÓN RECURSO

1 Proyecto 23/12/15 10/04/15 131 Alexi Mendoza

2 CAPÍTULO I - PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA 05/01/15 06/02/15 29 Alexi Mendoza

3 Ubicación del problema 05/01/15 07/01/15 3 Alexi Mendoza

4 Situación del problema 08/01/15 10/01/15 3 Alexi Mendoza

5 Causas y consecuencias del problema 12/01/15 14/01/15 3 Alexi Mendoza

6 Delimitaciones del problema 15/01/15 17/01/15 3 Alexi Mendoza

7 Formulación del problema 19/01/15 19/01/15 1 Alexi Mendoza

8 Evaluación del problema 20/01/15 22/01/15 3 Alexi Mendoza

9 Objetivos 23/01/15 29/01/15 6 Alexi Mendoza

10 Objetivos generales 23/01/15 26/01/15 3 Alexi Mendoza

11 Objetivos específicos 27/01/15 29/01/15 3 Alexi Mendoza

12 Alcance del problema 29/01/15 03/02/15 5 Alexi Mendoza

13 Justificación e importancia 04/02/15 06/02/15 3 Alexi Mendoza

14 CAPÍTULO II - MARCO TEÓRICO 07/02/15 28/02/15 19 Alexi Mendoza

15 Antecedentes del estudio 07/02/15 10/02/15 3 Alexi Mendoza

16 Fundamentación teórica 11/02/15 20/02/15 9 Alexi Mendoza

17 Fundamentación legal 21/02/15 24/02/15 3 Alexi Mendoza

18 Preguntas a contestarse 24/02/15 25/02/15 2 Alexi Mendoza

19 Variables de la investigación 26/02/15 27/02/15 2 Alexi Mendoza

20 Definiciones conceptuales 27/02/15 28/02/15 2 Alexi Mendoza

21 CAPÍTULO III - METODOLOGÍA 02/03/15 25/03/15 22 Alexi Mendoza

22 Diseño de la investigación 02/03/15 03/03/15 2 Alexi Mendoza

23 Población 04/03/15 05/03/15 2 Alexi Mendoza

24 Operacionalización del problema 06/03/15 06/03/15 1 Alexi Mendoza

25 Instrumentos de recolección de datos 07/03/15 07/03/15 1 Alexi Mendoza

26 Procedimientos de la investigación 07/03/15 07/03/15 1 Alexi Mendoza

27 Recolección de la información 09/03/15 20/03/15 11 Alexi Mendoza

28 Procesamiento y análisis 21/03/15 24/03/15 3 Alexi Mendoza

29 Criterios para la elaboración de la propuesta 25/03/15 26/03/15 2 Alexi Mendoza

30 Criterios para la evaluación de la propuesta 25/03/15 26/03/15 2 Alexi Mendoza

31 CAPÍTULO IV - MARCO ADMINISTRATIVO 23/12/14 28/03/15 9 Alexi Mendoza

32 Cronograma 23/12/14 29/12/14 6 Alexi Mendoza

33 Presupuesto 26/03/15 28/03/15 3 Alexi Mendoza

34 CAPÍTULO V - CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES 30/03/15 07/04/15 8 Alexi Mendoza

35 Conclusiones 30/03/15 02/04/15 4 Alexi Mendoza

36 Recomendaciones 03/04/15 07/04/15 4 Alexi Mendoza

37 ANEXOS 07/04/15 16/04/15 9 Alexi Mendoza

DIAGRAMA DE GANTT DEL CRONOGRAMA DETALLADO




COMPUTACIONALES

“SISTEMA DE DIGITALIZACIÓN DE DOCUMENTOS PARA


COMPUTACIONALES E INGENIERÍA

EN NETWORKING Y

TELECOMUNICACIONES”

MANUAL TÉCNICO Y DE USUARIO

Previa a la obtención del Título de:

INGENIERO EN SISTEMAS COMPUTACIONALES

AUTOR: JOSÉ ALEXI MENDOZA ÁLAVA

TUTORA: ING. KARINA PAOLA REAL AVILÉS M.Sc.

GUAYAQUIL – ECUADOR

2016

II

ÍNDICE GENERAL

ÍNDICE GENERAL II

ÍNDICE DE CUADROS III

ÍNDICE DE GRÁFICOS IV

MANUAL TÉCNICO 1

1. Introducción 2

2. Objetivo 2

3. Aplicación 2

3.1. Requerimientos de la Aplicación 3

3.2. Programas necesarios para levantar la Aplicación DSS 5

MANUAL DE USUARIO 40

1. Introducción 41

2. Objetivos 41

3. Aplicación 41

3.1. Acceso a la Aplicación 41

3.2. Funcionalidades del Sistema 44

3.3. Guía de Uso del Sistema 46

III

ÍNDICE DE CUADROS

CUADRO 1: Requerimientos de Hardware 4

CUADRO 2: Requerimientos de Software 4

CUADRO 3: Drivers 5

CUADRO 4: Archivo httpd.conf (C:\Apache24\conf\httpd.conf) 7

CUADRO 5: Archivo httpd-vhosts.conf (C:\Apache24\conf\extra\httpd-

vhosts.conf) 8

CUADRO 6: Archivo php.ini (C:\Php-5.6.12\php.ini) 11

IV

ÍNDICE DE GRÁFICOS

GRÁFICO 1: DSS – Documents Scanning System 3

GRÁFICO 2: Apache Http Server 6

GRÁFICO 3: Runtime VC14 9

GRÁFICO 4: Instalación Servicio 9

GRÁFICO 5: Instalación Servicio (Continuación) 10

GRÁFICO 6: PHP 10

GRÁFICO 7: Runtime VC11 12

GRÁFICO 8: Repositorios De Apache y PHP 13

GRÁFICO 9: Firewall de Windows 13

GRÁFICO 10: Regla de Firewall 14

GRÁFICO 11: Regla de Entrada 14

GRÁFICO 12: SQL Server Express 2012 15

GRÁFICO 13: SQL Server Installation 16

GRÁFICO 14: SQL Server Installation (Continuación) 17

GRÁFICO 15: SQL Server Setup Support Rules 17

GRÁFICO 16: SQL Server Setup Processes 18

GRÁFICO 17: SQL Server Product Update 18

GRÁFICO 18: SQL Server Setup Support Files 19

GRÁFICO 19: SQL Server Product Key 20

GRÁFICO 20: SQL Server License Terms 21

GRÁFICO 21: SQL Server Setup Role 22

GRÁFICO 22: SQL Server Feature Selection 23

V

GRÁFICO 23: SQL Server Características 23

GRÁFICO 24: SQL Server Installation Rules 24

GRÁFICO 25: SQL Server Installation Rules OK 25

GRÁFICO 26: SQL Server Instance Configuration 26

GRÁFICO 27: SQL Server Disk Space Req. 27

GRÁFICO 28: SQL Server Server Configuration 28

GRÁFICO 29: SQL Server Database Engine Conf. 29

GRÁFICO 30: SQL Server Analysis Services Conf. 30

GRÁFICO 31: SQL Server Error Reporting 31

GRÁFICO 32: SQL Server Installation Configuration Rules 32

GRÁFICO 33: SQL Server Ready To Install 33

GRÁFICO 34: SQL Server Complete 34

GRÁFICO 35: SQL Server Express 2012 35

GRÁFICO 36: SQL Server Authentication 35

GRÁFICO 37: ODBC Driver 11 36

GRÁFICO 38: Driver de Conexión SQL SERVER - PHP 37

GRÁFICO 39: Librería PDO PARA PHP 5.6 37

GRÁFICO 40: Sistema Digital 38

GRÁFICO 41: Backup Base Datos 38

GRÁFICO 42: Archivo de Configuración 39

GRÁFICO 43: Ingreso al Sistema 42

GRÁFICO 44: Autenticación de Usuario 42

GRÁFICO 45: Autenticación Incorrecta de Usuario 43

GRÁFICO 46: Pantalla Principal del Sistema 43

VI

GRÁFICO 47: Módulos del Sistema 44

GRÁFICO 48: Opciones de Digitalizar 44

GRÁFICO 49: Opciones de Administrar 45

GRÁFICO 50: Opciones de Catálogos 45

GRÁFICO 51: Opciones de General 45

GRÁFICO 52: Módulos y Opciones del Sistema 46

GRÁFICO 53: Agregar Documento 46

GRÁFICO 54: Buscar Documento 1 47

GRÁFICO 55: Buscar Documento 2 48

GRÁFICO 56: Eliminar Documento 48

GRÁFICO 57: Editar Documento 49

GRÁFICO 58: Aprobar Documento 50

GRÁFICO 59: Asignar Roles 50

GRÁFICO 60: Roles 51

GRÁFICO 61: Tipos de Documentos 51

GRÁFICO 62: Departamentos 52

GRÁFICO 63: Cambiar Clave 52

GRÁFICO 64: Información Técnica 53

MANUAL TÉCNICO

2

1. Introducción

Este manual tiene como finalidad proporcionar al lector la lógica en la que

se ha diseñado y desarrollado el Sistema de Digitalización de

Documentos (DSS). En su contenido se podrá apreciar los aspectos más

importantes de cada Módulo, que permitirán utilizar de manera más

eficiente el DSS.

2. Objetivo

El objetivo principal de este manual es proporcionar al usuario la

información necesaria para el uso del Documents Scanning System

(DSS).

3. Aplicación

Documents Scanning System (DSS) es una aplicación web desarrollada

con tecnología Open Source que utiliza el motor de Base de Datos SQL

SERVER 2012 Express. La aplicación sirve para digitalizar los

documentos que emite o recibe la Carrera de Ingeniería en Sistemas

Computacionales e Ingeniería en Networking.

Además ésta aplicación puede ser utilizar tanto en una pc/laptop, como en

dispositivos móviles (tablets o smartphones).

3

GRÁFICO 1

DSS – DOCUMENTS SCANNING SYSTEM



3.1. Requerimientos de la Aplicación

Para iniciar con la instalación de la Aplicación, es necesario que por lo

menos tenga el respaldo más reciente de la base de datos y los últimos

archivos fuentes versión 2.3.0. Se le indicarán los sitios web donde podrá

descargar los programas con su respectiva versión (Esto es en caso de

no tener el CD de instalación).

En el CD de instalación (UG-DSS), podrá encontrar todos los programas

necesarios que debe instalar; también encontrará un respaldo de la base

de datos (limpia), y los archivos fuentes de la versión 2.3.0.

4

Hardware: El servidor debe tener como mínimo las siguientes

características en hardware:

CUADRO 1

REQUERIMIENTOS DE HARDWARE

ELEMENTOS CARACTERÍSTICAS TÉCNICAS

Características del Servidor

Base de Datos y Aplicativo DSS:

8 Procesadores 3.2 Ghz

500 GB de Disco Duro

6 GB de RAM

Impresora y Scanner

o

Impresora Multifuncional

Lector de Códigos de Barra (Opcional)



Software:

CUADRO 2

REQUERIMIENTOS DE SOFTWARE

ELEMENTOS CARACTERÍSTICAS TÉCNICAS

Plataforma Operativa Windows Server 2008 ó superior.

(64 bits)

Base de Datos Microsoft SQL Server Express 2014 (64

bits).

Servidor Web Apache HTTP Server.

Versión 2.4 (32 bits).

Compilador PHP Php versión 5.6.12 (32 bits).

IDE (Opcional) phpStorm 8.0.3 (64 bits)

Editor de Texto (Opcional) Notepad++



5

Drivers:

CUADRO 3

DRIVERS

ELEMENTOS DESCRIPCIÓN

Runtime VC14 Microsoft Visual C++ 2015 RC

Redistributable 14.0.23026 (32 bits).

Runtime VC11 Microsoft Visual C++ 2012 RC

Redistributable 11.0.61030 (32 bits).

ODBC ODBC Driver 11 for SQL Server (64 bits).

Connection. SQL for Php

Microsoft Driver for PHP for SQL Server

version 3.2 supports PHP

5.6, 5.5 and 5.4 (32 bits).



3.2. Programas necesarios para levantar la Aplicación DSS

Para poder levantar el DSS, usted necesita tener instalado y configurado

los siguientes programas:

Apache HTTP Server 2.4 (32 bits).

Php 5.6.12 (32 bits).

SQL Server Express 2014 (32 bits ó 64 bits. Depende del SO).

E instalados los siguientes drivers:



ODBC Driver 11 for SQL Server (64 bits).

6

Microsoft Driver for PHP for SQL Server version 3.2 supports PHP

5.6, 5.5 and 5.4 (32 bits).

A continuación se dará un breve concepto de los programas que se van a

instalar. También se explicará de dónde descargar cada programa y,

cómo instalarlos y configurarlos (En el caso de no tener el CD de

instalación del DSS)

Apache HTTP Server: Es un servidor web HTTP de código abierto,

para plataformas Unix (BSD, GNU/Linux, etc.), Microsoft Windows,

Macintosh y otras, que implementa el protocolo HTTP/1.12 y la noción

de sitio virtual.

GRÁFICO 2

APACHE HTTP SERVER


Fuente: https://httpd.apache.org/

7

Apache. Ubicación de los archivos:

Dentro del CD de instalación del DSS, usted debe copiar la carpeta

Apache24 y pegarla en la Unidad C:\ del Servidor.

Si no encuentra el CD de instalación, debe descargar Apache desde la

siguiente ruta:

Debe descomprimir el archivo descargado (httpd-2.4.17-win32-

VC14.zip) y ubicarlo en la Unidad C:\ del Servidor.

Debe copiar la carpeta SistemaDigital en la ruta C:\Apache24\htdocs\

En el caso que usted haya descargado Apache HTTP Server, deberá

configurar los siguientes archivos que se indican en los Cuadros N° 4,

5. Asignando.

CUADRO 4

ARCHIVO httpd.conf

(C:\Apache24\conf\httpd.conf)

CLAVE VALOR

ServerRoot "c:/Apache24"

Listen 8096

LoadModule php5_module "C:/Php-

5.6.12/php5apache2_4.dll"

AddHandler application/x-httpd-php .php

PHPIniDir "C:/Php-5.6.12"



http://www.apachelounge.com/download/VC14/binaries/httpd-

2.4.17-win32-VC14.zip

8

CUADRO 5

ARCHIVO httpd-vhosts.conf

(C:\Apache24\conf\extra\httpd-vhosts.conf)

CLAVE VALOR

DocumentRoot "C:/Apache24/htdocs/SistemaDigital/v2.0.0/"

ServerName [# IP]:8096

ServerAlias dsscisc.ug.edu.ec



Apache. Instalación del Servicio:

Antes de iniciar la instalación del Servicio de Apache para el DSS, se

debe instalar el runtime VC14.

Dentro del CD de instalación, el runtime se encuentra en la carpeta:

vc_redist x86\VC14\vc_redist.x86.exe

Si desea descargarlo, lo puede hacer de la siguiente ruta:

http://www.microsoft.com/en-us/download/details.aspx?id=48145

9

GRÁFICO 3

RUNTIME VC14



Una vez instalado el Runtime VC14, lo siguiente es instalar el servicio de

Apache DSS:

Abrir el CMD con permisos de Administrador.

Ubicar en el cmd, la ruta: c:\Apache24\bin

Ejecutar el siguiente comando: httpd.exe –k install -n

“SistemaDigitalServicio”.

GRÁFICO 4

INSTALACIÓN SERVICIO



10

Si la ejecución fue un éxito mostrará lo siguiente:

GRÁFICO 5

INSTALACIÓN SERVICIO (Continuación)



De ésta manera, Apache indica que está correctamente configurado y el

servicio fue instalado con éxito.

PHP: (acrónimo recursivo de PHP: Hypertext Preprocessor) es un

lenguaje de código abierto muy popular especialmente adecuado para

el desarrollo web y que puede ser incrustado en HTML.

GRÁFICO 6

PHP


Fuente: http://windows.php.net/download/

11

PHP. Ubicación de los archivos:

Dentro del CD de instalación del DSS, usted debe copiar la carpeta Php-

5.6.12 y pegarla en la Unidad C:\ del Servidor.

Si no encuentra el CD de instalación, debe descargar PHP desde la

siguiente ruta: http://windows.php.net/downloads/releases/archives/php-

5.6.12-Win32-VC11-x86.zip

Descomprimir el archivo descargado (php-5.6.12-Win32-VC11-

x86.zip), cambiar el nombre del archivo descomprimido por “Php-

5.6.12” y ubicarlo en la Unidad C:\ del Servidor.

Hacer una copia del archivo “php.ini-production” (se encuentra

dentro de la carpeta Php-5.6.12) y a la copia ponerle el nombre

“php.ini”. Luego, deberá configurar el archivo php.ini con los valores

que se indican en el Cuadro N° 6.

CUADRO 6

ARCHIVO php.ini

(C:\Php-5.6.12\php.ini)

CLAVE VALOR

date.timezone = America/Guayaquil

extension = php_pdo_sqlsrv_56_ts.dll

upload_max_filesize = 3M

post_max_size = 11M



12

PHP. Instalación:

Para que la versión de PHP funcione correctamente, se debe instalar el

runtime VC11, en el caso que el Servidor no lo tenga instalado.

Dentro del CD de instalación, el runtime se encuentra en la carpeta:

vc_redist x86\VC11\ vcredist_x86.exe

Si desea descargarlo, lo puede hacer de la siguiente ruta:

http://www.microsoft.com/en-us/download/details.aspx?id=30679

GRÁFICO 7

RUNTIME VC11



Una vez que se haya terminado con la configuración de los programas,

usted deberá tener en la unidad C:\, de su Servidor, la carpeta Apache24

y Php-5.6.12, como se muestra en el Gráfico N° 3:

13

GRÁFICO 8

REPOSITORIOS DE APACHE Y PHP



Habilitar el puerto 8096 en Windows:

Debe habilitar el puerto 8096 en Windows como una Regla de Firewall

entrante, para que los clientes puedan conectarse.

GRÁFICO 9

FIREWALL DE WINDOWS



14

GRÁFICO 10

REGLA DE FIREWALL



GRÁFICO 11

REGLA DE ENTRADA



15

SQL Server Express 2012: Es un sistema de manejo de bases de

datos del modelo relacional, desarrollado por la empresa Microsoft. El

lenguaje de desarrollo utilizado (por línea de comandos o mediante la

interfaz gráfica de Management Studio) es Transact-SQL (TSQL), una

implementación del estándar ANSI del lenguaje SQL, utilizado para

manipular y recuperar datos (DML), crear tablas y definir relaciones

entre ellas (DDL).

GRÁFICO 12

SQL SERVER EXPRESS 2012


Fuente: https://www.microsoft.com/es-

es/download/details.aspx?id=29062

SQL Server Express 2012. Instalación:

A continuación, los pasos a seguir para instalar el producto.

Dirigirse a la ubicación del SQL Server Express 2012.

Ejecutar SETUP.EXE. Como estoy como usuario, voy a correr el

archivo con privilegios elevados. Para ello, doy clic derecho sobre

el programa SETUP.EXE y en las opciones que aparecen,

selecciono "Run as administrator".

16

Aparece la siguiente ventana:

GRÁFICO 13

SQL SERVER INSTALLATION



En el panel izquierdo, ir a "Installation" y dar clic en la opción "New

SQL Server stand-alone installation or add features to an existing

installation":

17

GRÁFICO 14

SQL SERVER INSTALLATION (Continuación)



Aparece la siguiente ventana:

GRÁFICO 15

SQL SERVER SETUP SUPPORT RULES



18

Presionar OK. Esperar que se procese la operación:

GRÁFICO 16

SQL SERVER SETUP PROCESSES



Para este RC, no hay actualizaciones

GRÁFICO 17

SQL SERVER PRODUCT UPDATE



19

Presionar Next para que aparezca la siguiente pantalla:

GRÁFICO 18

SQL SERVER SETUP SUPPORT FILES

\\\



Como el Firewall está habilitado, sale ese aviso de precaución… Luego se

indicará que hacer para que el Firewall esté debidamente configurado,

sobre todo porque esta instalación contiene una instancia. Presionar Next

para que aparezca esta pantalla

20

GRÁFICO 19

SQL SERVER PRODUCT KEY



Como el Firewall está habilitado, sale ese aviso de precaución… Luego se

indicará que hacer para que el Firewall esté debidamente configurado,

sobre todo porque esta instalación contiene una instancia. Presionar Next

para que aparezca esta pantalla:

21

Presionar Next.

GRÁFICO 20

SQL SERVER LICENSE TERMS



En esta pantalla se deben aceptar los términos de licenciamiento. Es

opcional lo de enviar utilización del producto hacia Microsoft.

22

Presionar Next.

GRÁFICO 21

SQL SERVER SETUP ROLE



Seleccionar la primera opción, "SQL Server Feature Installation".

Presionar Next

23

GRÁFICO 22

SQL SERVER FEATURE SELECTION



Las características a seleccionar son:

GRÁFICO 23

SQL SERVER CARACTERÍSTICAS



24

Si al presionar Next, aparece esta pantalla:

GRÁFICO 24

SQL SERVER INSTALLATION RULES



Es porque esta versión de SQL Server requiere el SP1 de Visual Studio

2010; esto porque el encontró rastros de la instalación anterior, es decir la

de CTP3. Así que se instala el SP1 de Visual Studio 2010 para continuar

con la instalación.

25

GRÁFICO 25

SQL SERVER INSTALLATION RULES OK



26

Presionar Next

GRÁFICO 26

SQL SERVER INSTANCE CONFIGURATION



El nombre de la instancia es sugerido. Y particularmente generé una

instancia porque tengo una instancia por omisión de SQL Server 2008 R2

SP1.

27

Presionar Next

GRÁFICO 27

SQL SERVER DISK SPACE REQ.



28

Presionar Next para que aparezca la pantalla de configuración del

servidor

GRÁFICO 28

SQL SERVER CONFIGURATION



29

Presionar Next

GRÁFICO 29

SQL SERVER DATABASE ENGINE CONF.



Además de agregar la cuenta de instalación, agrego una de

administración; esto porque como mejor práctica la cuenta de instalación

no debe quedar registrada como administradora… De hecho, es muy

probable que sea incluso una cuenta creada específicamente para dicho

fin, por lo cual después se elimina…

30

GRÁFICO 30

SQL SERVER ANALYSIS SERVICES CONF.



Seleccionar Multidimensional and Data Mining Mode… Y agregar las

mismas cuentas de administración…

Luego de presionar Next, aparece la pantalla de configuración de

SSRS. Seleccionar la opción de instalar y configurar.

Presionar Next

31

GRÁFICO 31

SQL SERVER ERROR REPORTING



32

Presionar Next

GRÁFICO 32

SQL SERVER INSTALLATION CONFIGURATION RULES



33

Presionar Next para que aparezca la pantalla de "Ready to Install":

GRÁFICO 33

SQL SERVER READY TO INSTALL



34

Presionar Install y esperar a que termine el proceso…

GRÁFICO 34

SQL SERVER COMPLETE



Presionar Close.

Ya en el menú principal del servidor, aparecen las opciones para

ejecutar SQL Server 2012 RC0:

35

GRÁFICO 35

SQL SERVER EXPRESS 2012



GRÁFICO 36

SQL SERVER AUTHENTICATION



36

Después de haber instalado el Sql Server 2012, se debe instalar el Driver

ODBC, se encuentra dentro del CD de Instalación, dentro de la carpeta

“ODBC Driver 11 for SQL Server x64”. O lo puede descargar de la siguiente

ruta: https://www.microsoft.com/en-us/download/details.aspx?id=36434

GRÁFICO 37

ODBC DRIVER 11



El siguiente paso es instalar el Driver de Conexión SQL Server para PHP.

Dentro del CD de Instalación DSS, se encuentra en la carpeta “Microsoft

Driver 3.2 for PHP for Ms SQL Server x86”. También lo puede descargar

desde la siguiente ruta:

http://www.microsoft.com/enus/download/details.aspx?id=20098&WT.mc_i

d=Blog_SQL_Announce_DI

Se debe descargar y descomprimir el archivo SQLSRV32.EXE y

obtenemos la DLL llamada php_pdo_sqlsrv_56_ts.dll.

La librería php_pdo_sqlsrv_56_ts.dll la ubicamos en la carpeta “ext”, en la

ruta: “C:\php-5.6.12\ext” tal cual se muestra en el GRÁFICO N° 39

37

GRÁFICO 38

DRIVER DE CONEXIÓN SQL SERVER - PHP



GRÁFICO 39

LIBRERÍA PDO PARA PHP 5.6



38

GRÁFICO 40

SISTEMA DIGITAL



Finalmente, subimos el Backup a nuestra base de datos SQL Server. El

Backup se encuentra en la Ruta: BaseDatos .bak\v2.3.0, dentro de

nuestro CD de Instación de DSS.

GRÁFICO 41

BACKUP BASE DATOS



39

Archivo de configuración del Servidor Web, Servidor FTP y Servidor de Base de datos.

En la siguiente ruta se encuentra el archivo llamado “param.xml” el cual permite la configuración del servidor web, ftp y de base de datos: C:\Apache24\htdocs\SistemaDigital\v2.0.0\class\ec\edu\ug\dss\gui\dss\ En el nodo SistemaDigital/Site/ServerWeb se debe colocar la ip y puerto o el nombre de dominio del Servidor Web. En el nodo SistemaDigital/Document/CredentialInfo/ServerFiles se debe colocar las credenciales del Servidor FTP. Para cifrar el usuario y clave debe utilizar el archivo test.php que se encuentra en la ruta: c: \Apache24\htdocs\SistemaDigital\v2.0.0\class\ec\edu\ug\dss\gui\ (el archivo test.php debe moverlo de la carpeta cuando haya terminado la configuración del sitio). En el nodo SistemaDigital/FrameworkInfo/Connections/ServerDatabase se debe colocar las credenciales de la Base de Datos. Para cifrar la información de la base de datos debe utilizar el archivo test.php que se encuentra en la ruta: c: \Apache24\htdocs\SistemaDigital\v2.0.0\class\ec\edu\ug\dss\gui\ (el archivo test.php debe moverlo de la carpeta cuando haya terminado la configuración del sitio).

GRÁFICO 42

ARCHIVO DE CONFIGURACIÓN



MANUAL DE USUARIO

41

1. Introducción

Este manual de usuario pretende ser una guía en el uso del Sistema de

Digitalización de Documentos (DSS). En su contenido se podrá apreciar

los aspectos más importantes de cada Módulo, que permitirán utilizar de

manera más eficiente el DSS.

2. Objetivos

Explicar a los usuarios mediante, el manual, cómo utilizar el sistema

con una descripción detallada de forma clara y precisa.

Dar a conocer a los usuarios las características y formas de

funcionamiento del sistema brindado.

3. Aplicación

3.1. Acceso a la Aplicación

El portal de Digitalización de Documentos es una aplicación web que

puede ser accedida desde cualquier navegador de internet. La dirección

URL es: https://www.dss.ug.edu.ec ó http://localhost:8096.

El usuario debe ingresar en un navegador web y escribir la dirección URL

del portal. Al cargar la página se visualiza una pantalla en donde se

solicita usuario, contraseña y carrera que serán asignados por el

administrador del sitio web.

42

GRÁFICO 43

INGRESO AL SISTEMA


Fuente: DSS (Documents Scanning System)

Para comenzar a utilizar el sistema el usuario debe ingresar su

usuario, contraseña y carrera; luego de esto dar clic en la opción

“Ingreso”.

GRÁFICO 44

AUTENTICACIÓN DE USUARIO



43

Si los datos ingresados por el usuario no son los correctos el sistema

visualiza un mensaje de advertencia: “¡Advertencia! Las Credenciales

de Acceso al Sistema no son correctas.”.

GRÁFICO 45

AUTENTICACIÓN INCORRECTA DE USUARIO



Si el usuario, contraseña y carrera son válidos, el sistema le ofrece al

usuario todas las opciones a las que puede acceder.

GRÁFICO 46

PANTALLA PRINCIPAL DEL SISTEMA



44

3.2. Funcionalidades del Sistema

El sistema presenta las siguientes Módulos:

Digitalizar

Administrar

Catálogos

General

GRÁFICO 47

MÓDULOS DEL SISTEMA



a) DIGITALIZAR: contiene las siguientes opciones:

GRÁFICO 48

OPCIONES DE DIGITALIZAR



45

b) ADMINISTRAR: contiene las siguientes opciones:

GRÁFICO 49

OPCIONES DE ADMINISTRAR



c) CATÁLOGOS: contiene las siguientes opciones:

GRÁFICO 50

OPCIONES DE CATÁLOGOS



d) GENERAL: Contiene las siguientes opciones:

GRÁFICO 51

OPCIONES DE GENERAL



46

GRÁFICO 52

MÓDULOS Y OPCIONES DEL SISTEMA



3.3. Guía de Uso del Sistema

AGREGAR DOCUMENTO: permite guardar en el Sistema de



GRÁFICO 53

AGREGAR DOCUMENTO



47

BUSCAR DOCUMENTO: permite encontrar, mediante filtros, la

información de uno o varios documentos que hayan sido aprobados en

el Sistema de Digitalización (información como: archivo lógico,

departamento, usuario con acceso a documento, fecha de emisión /

recepción / digitalización, etc.).

GRÁFICO 54

BUSCAR DOCUMENTO 1



48

GRÁFICO 55

BUSCAR DOCUMENTO 2



ELIMINAR DOCUMENTO: permite borrar lógicamente uno o varios



GRÁFICO 56

ELIMINAR DOCUMENTO



49

EDITAR DOCUMENTO: permite actualizar la información de los

documentos que han sido ingresados en el Sistema de Digitalización

(Siempre y cuando no hayan sido aprobados).

GRÁFICO 57

EDITAR DOCUMENTO



APROBAR DOCUMENTO: esta opción permite confirmar que todos

los documentos ingresados en el sistema de Digitalización, sobre un

documento físico, es totalmente correcto.

50

GRÁFICO 58

APROBAR DOCUMENTO



ASIGNAR ROLES: por medio de un rol el usuario podrá visualizar

desde un módulo o más módulos; así como también desde una opción

o todas las opciones del Sistema de Digitalización.

GRÁFICO 59

ASIGNAR ROLES



51

ROLES: permite ingresar un rol, que es una agrupación de usuarios.

GRÁFICO 60

ROLES



TIPOS DE DOCUMENTOS: permite al usuario crea una lista de tipos

de documentos.

GRÁFICO 61

TIPOS DE DOCUMENTOS



52

DEPARTAMENTOS: permite al usuario crear una lista de

Departamentos.

GRÁFICO 62

DEPARTAMENTOS



CAMBIAR CLAVE: esta opción permite actualizar la contraseña actual

del usuario.

GRÁFICO 63

CAMBIAR CLAVE



53

ACERCA DE: esta opción contiene toda la información técnica del

Sistema de Digitalización.

GRÁFICO 64

INFORMACIÓN TÉCNICA

