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UNIVERSIDAD DE GUAYAQUIL
FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS
MAESTRÍA EN ADMINISTRACION DE EMPRESAS
“TRABAJO DE TITULACIÓN ESPECIAL”
PARA LA OBTENCIÓN DEL GRADO DE MAGISTER EN ADMINISTRACION DE EMPRESAS CON MENCIÓN EN
NEGOCIOS INTERNACIONALES
“REINGENIERÍA DE PROCESOS PARA OPTIMIZAR RECURSOS
DE IMPORTADORA, QUIMIPAC S.A. MEDIANTE DIAGRAMA DE
PROCESO”
AUTOR: CPA. FLOR LIDIA CAMATÓN BORBOR
TUTOR: ING. JULIO PACHECO JARA. MBA
GUAYAQUIL – ECUADOR
SEPTIEMBRE 2017
REPOSITORIO NACIONAL EN CIENCIA Y TECNOLOGÍA
FICHA DE REGISTRO DE TESIS
TÍTULO Y SUBTÍTULO:Reingeniería de procesos para optimizar recursos de importadora, Quimipac S.A. mediante diagrama de procesos
AUTOR:CPA Flor Lidia Camatón Borbor
TUTOR: Ing. Julio Pacheco Jara. MBA
REVISOR: Ing. Christian Moreno
INSTITUCIÓN: Universidad de Guayaquil
FACULTAD: Ciencias Administrativas
CARRERA: Maestría de Administración de Empresas Mención: Negocios Internacionales FECHA DE PUBLICACIÓN: Septiembre 18 de 2017
No. DE PÁGS: 37
TÍTULO OBTENIDO: Contador Público Autorizado
ÁREAS TEMÁTICAS: Diseño de Proceso PALABRAS CLAVE: Control interno, diagrama de procesos, optimización de recursos, eficiencia administrativa RESUMEN: El presente trabajo de investigación tiene como objetivo optimizar recursos del área de cuentas por pagar y para lograrlo se plantea diseñar un diagrama de procesos y la forma de aplicarlo
No. DE REGISTRO (en base de datos):
No. DE CLASIFICACIÓN:
DIRECCIÓN URL (tesis en la web):
ADJUNTO PDF:
x SI NO
CONTACTO CON AUTOR/ES
Teléfono: 0999507709
E-mail: [email protected]
CONTACTO EN LA INSTITUCIÓN: Nombre: Lcda. Cecilia Orejuela
Teléfono:
E-mail: [email protected]
x
DECLARACIÓN EXPRESA
Por la presente declaro bajo la solemnidad de juramento, que soy el único autor del trabajo de
titulación especial “REINGENIERÍA DE PROCESOS PARA OPTIMIZAR RECURSOS DE
IMPORTADORA, QUIMIPAC S.A. MEDIANTE DIAGRAMA DE PROCESO” que
presento como requisito previo para acceder al grado académico de Magister en
Administración de Empresas. Mención: Negocios Internacionales. El trabajo de titulación
especial es original en su formulación conceptual, procedimientos de investigación,
desarrollo del aparato demostrativo, análisis de los resultados y conclusiones, a excepción de
referencias, conceptos, procedimientos, datos o afirmaciones provenientes de otros trabajos,
en cuyo caso han sido citados en forma textual o implícita según el caso.
Declaro además que este trabajo no ha sido previamente presentado en ninguna otra
institución educativa, u organización pública o privada, ni lo será sin hacer expresa mención a
su condición de trabajo de titulación especial presentada por mí y bajo mi autoría en esta
institución.
Guayaquil, Septiembre de 2017
C.P.A. FLOR CAMATON BORBOR
Agradecimiento
Gracias a todos mis maestros del programa
de maestría realizado, por su gran vocación
y ayuda a obtener profesionales exitosos.
Resumen
En el trabajo de investigación que se presenta a continuación se investigó y analizó el
problema que tiene actualmente la importadora, Quimipac S.A., en el ámbito de la
optimización de recursos en los procesos del área contable. La ineficiencia de este proceso
radica fundamentalmente en la falta de capacitación del personal del área de cuentas por
pagar, falta de control de los pagos anticipados a proveedores del exterior, demora en
registros de facturas, entre otros.
Esta investigación está basada en optimizar los recursos para que el área de cuentas por
pagar, mejore los tiempos de respuesta de registros de facturas del exterior considerando
todos los aspectos fundamentales de revisión y control, además de cumplir con los tiempos
establecidos para no afectar los pagos a proveedores del exterior, y así evitar demoras en
registros contables, pagos duplicados a proveedores, pérdida de recursos, malestar de
proveedores por facturas no ingresadas y vencidas, pérdida de poder de negociación con
proveedores del exterior.
Se diseñará un diagrama de flujo que ayudarán a seguir lineamientos claves de registro y
control de los pagos, con el fin de optimizar recursos de la empresa que concluirán con la
eficiencia en el área de cuentas por pagar al exterior.
Palabras claves: Control interno, diagrama de procesos, optimización de recursos, eficiencia
administrativa
Abstract
In the research that is presented below, the problem that the importer, Quimipac S.A., is
currently investigating and analyzing, in the area of the optimization of resources in the
processes of the accounting area. The inefficiency of this process is mainly due to the lack of
training of personnel in the area of accounts payable, lack of control of payments made to
foreign suppliers, delays in invoice registration, among others.
This research is based on optimizing the resources so that the area of accounts payable
improves the response times of external invoices records considering all the fundamental
aspects of review and control, in addition to complying with the established times not to
affect the payments To suppliers abroad, and thus avoid delays in accounting records,
duplicate payments to suppliers, loss of resources, discomfort of suppliers for unfilled and
overdue invoices, loss of bargaining power with foreign suppliers.
A flow chart will be designed to help track key payment record and control guidelines in
order to optimize company resources that will be completed with efficiency in the area of
accounts payable abroad.
Key words: Internal control, process diagram, optimization of resources, administrative
efficiency
Tabla de Contenido Introducción ............................................................................................................................... 1
Delimitación del problema ..................................................................................................... 2
Formulación del problema ..................................................................................................... 4
Justificación ........................................................................................................................... 4
Objeto del Estudio.................................................................................................................. 4
Campo de Investigación ......................................................................................................... 5
Objetivo General .................................................................................................................... 5
Objetivos Específicos............................................................................................................. 5
La novedad científica ............................................................................................................. 5
Marco Teórico ............................................................................................................................ 7
Teorías Generales ................................................................................................................... 7
Teorías Sustantivas .............................................................................................................. 11
Referentes Empíricos ........................................................................................................... 14
Marco Metodológico ................................................................................................................ 16
Metodología de Investigación .............................................................................................. 16
Métodos................................................................................................................................ 16
Premisas o Hipótesis ............................................................................................................ 17
Universo y Muestra .............................................................................................................. 18
Tabla CDIU .......................................................................................................................... 18
Gestión de datos e instrumentos de recolección de datos .................................................... 19
Criterios éticos de la investigación ...................................................................................... 20
Resultados ................................................................................................................................ 21
Antecedentes de la unidad de análisis o población .............................................................. 21
Diagnóstico o estudio de campo .......................................................................................... 22
Discusión.................................................................................................................................. 27
Propuesta .................................................................................................................................. 29
Conclusiones ............................................................................................................................ 32
Recomendaciones .................................................................................................................... 34
Índice de Figuras
Figura 1Árbol del Problema ....................................................................................................... 3
Figura 2 Diagrama de proceso actual de los departamentos de compras, cuentas por pagar y
tesorería de la importadora, Quimipac S.A. ......................................................................... 13
Figura 3 Propuesta de diagrama de proceso de cuentas por pagar al exterior de la
importadora, Quimipac S.A. ................................................................................................ 31
Índice de Tablas
Tabla 1. Universo de Trabajadores .......................................................................................... 18
Tabla 2. Tabla CDIU ................................................................................................................ 18
1
Introducción
En todo negocio o empresa mundialmente hablando, ya sea ésta pequeña, mediana o
industrial es necesario tener delimitado y entendida cada función a desempeñar por cada
integrante del personal y conocer cuáles son los procedimientos y pasos que se deben seguir
y regir en cada actividad que realiza cada uno, es allí donde entran los diagramas de procesos
o la diagramación de flujo. Cada equipo de diagramación debe comenzar desarrollando una
comprensión común de su proceso. El equipo puede necesitar resolver algunos
malentendidos y opiniones cambiantes con respecto a cómo el proceso se lleva a cabo.
Es decir tanto a nivel macro o micro se debe trabajar conjuntamente para acordar cómo
trabaja el proceso actual e identificar qué cambios deben hacerse para su mejoramiento,
donde las causas y efectos se podrán reorganizar y que a su vez esto es lo que se llama
reingeniería de procesos, cuyo propósito es facilitar las mejoras del proceso a través de la
identificación de los pasos a seguir en cada proceso, reunir conocimiento colectivo y facilitar
a otros socios estratégicos, aprender cómo trabaja su proceso; y, proveer de la información
principal para el proceso de documentación.
En Ecuador, cada vez más, las empresas de todo tipo; grandes, pequeñas, negocio de
emprendimiento e inclusive la empresa pública se han ido organizando para obtener mejores
prácticas para alcanzar el éxito en la gestión de procesos. Sin embargo, hay un gran número
de empresas que realizan sus actividades empíricamente, con poca organización y control de
actividades, por lo que se hace indispensable el manejo de diagramas de flujo en cada
actividad para alcanzar los objetivos deseados y en este caso con mayor énfasis en las cuentas
por pagar, principalmente a los proveedores del exterior.
En la importadora, Quimipac S.A., si bien es cierto existen procesos establecidos, con el
pasar de los años, las actividades y requerimientos gubernamentales han generado cambios
2
importantes en la forma de manejar la información, es por esto que se requiere una
reingeniería en los procesos más vitales de la empresa, principalmente en sus cuentas por
pagar al exterior. Por lo expuesto es necesario recalcar además lo que expresa (Márquez,
2011) el control interno es una serie de acciones concatenadas y realizadas por todos los
miembros de la entidad, orientados a la consecución de las metas organizacionales, a prevenir
la pérdida de recursos, asegurar información financiera confiable y que la empresa cumpla
con las leyes y regulaciones estipuladas.
Delimitación del problema
El problema principal de la importadora, Quimipac S.A. es la falta de diagrama de
procesos para medir, evaluar y comparar la eficiencia del área contable, principalmente en
cuentas por pagar al exterior, ya que tiene retrasos importantes en tiempos de recepción,
aprobación e ingreso de información, tiempos de revisión del supervisor y tiempo de entrega
al área de tesorería para poder efectuar los pagos a proveedores. Entre las causas de estos
retrasos están la falta de capacitación del personal, contratación de personal ineficiente, falta
conocimiento profundo de normas contables y leyes tributarias, falta de verificación de
información automática de tiempos de vencimiento, falta de control de pagos anticipados a
proveedores.
Esta problemática acarrea reprocesos de información afectando los tiempos de entrega de
soportes para poder efectuar los pagos al día ocasionando tener cuentas por pagar vencidas,
afectación de indicadores de gestión, información incorrecta de vencimientos, entrega de
información errada a entes de control e instituciones financieras, posible toma de decisiones
fallidas basada en información no veraz y el malestar de los proveedores en general; y se
ahonda más la problemática cuando la empresa tiene que importar materia prima ya que al no
3
cancelársele debidamente al proveedor de afuera causa que todo se retrase, es decir se
retrasan insumos que se requiere para su debido proceso de producción.
4
Formulación del problema
¿Con el diseño de un diagrama de procesos se mejorará y optimizará efectivamente los
recursos de la importadora, Quimipac SA, evitando la pérdida de tiempo y dinero?
Justificación
Con una reingeniería de procesos, a través de un diagrama se presentará a la empresa
soluciones a la problemática que la mantiene en declive y así evitar la aplicación de diagrama
de procesos incorrectos en sus operaciones, actividades y funciones, para que tenga un
adecuado control de procesos interno para la administración de su proceso de cuentas por
pagar cuya finalidad de presentar los estados financieros en forma exacta, verídica y
razonable. Además, es primordial que la empresa debe garantizar sus utilidades a través de un
correcto proceso de cuentas por pagar y la ausencia de un sistema de control interno ha
ocasionado que las mismas sean afectadas.
Cabe mencionar que el efecto de manejarse con organización, agilidad y eficientemente en
pagos a proveedores internacionales en cuanto a materia prima se refiere causaría un buen
precedente que Quimipac S.A. está trabajando con calidad y resarciendo los desaciertos en
que estaba sumida la empresa.
Objeto del Estudio
El objetivo del estudio es optimizar recursos en los procesos del área de cuentas por pagar
mediante el diseño un diagrama de procesos del área que permita la aplicación de controles y
de los componentes contables, para evaluar riesgos, objetivos, y demás actos estratégicos
para llevar un buen sistema de control.
5
Campo de Investigación
El alcance que tiene este trabajo investigativo son los procesos a revisar y el poco tiempo
que se tiene para realizarlos con el objetivo de verificar la efectividad de los controles
establecidos al interior de la empresa, el seguimiento y la verificación de los diagrama de
procesos de control interno de procesos. Esto permitirá el diseño de un control completo de
la situación, que es, sobre quienes, qué, cuándo y cómo se desarrolla actualmente el control,
además de las posibles amenazas y/o debilidades que puedan afectar los resultados esperados
de la organización.
Objetivo General
Diseñar un diagrama de procesos en el área de cuentas por pagar de la importadora,
QUIMIPAC S.A. para optimizar los recursos y dar soluciones a la problemática planteada.
Objetivos Específicos
Evaluar el impacto de las demás áreas relacionadas en el proceso de cuentas por pagar.
Evaluar y determinar riesgos inherentes y de control en el área de cuentas por pagar.
Elaborar el diagrama de procesos para fortalecer el ciclo del área de cuentas por pagar,
aplicando el control interno de procesos.
La novedad científica
El presente trabajo de investigación aportará mediante el diseño y aplicación de un
diagrama de procesos, a que la importadora, Quimipac S.A. mejore la gestión de cuentas por
pagar al exterior y optimice los recursos, evitando así realizar pagos duplicados a
proveedores, mejorando tiempos de entrega de documentos para su respectivo pago,
mejorando la toma de decisiones, eliminando afectación de indicadores de gestión,
6
eliminando el malestar de los proveedores, evitando reprocesos de información lo que origina
pérdidas de recursos y disminución de utilidades a la empresa.
7
Capítulo 1
Marco Teórico
1.1. Teorías Generales
1.1.1. Diagramas de flujo de procesos.
Según (Trujillo, Ch. - M.I.A., 2015), en su programa de estudio del Instituto
Tecnológico de Tlahuac III menciona que los diagramas de flujo también conocidos como
flujogramas son “…una representación gráfica mediante la cual se representan las distintas
operaciones de que se compone un procedimiento o parte de él, estableciendo su secuencia
cronológica. Clasificándolos mediante símbolos según la naturaleza de cada cual.”
Los diagramas de flujo son una serie de símbolos que demuestran las actividades a
seguir cronológicamente en cada proceso, con el fin de lograr un mayor entendimiento.
Dichos diagramas de flujo se unen mediante flechas que demuestran los pasos de la
operación y ayuda a las empresas a que se genere una mejor gestión organizacional.
1.1.2. Beneficios de los diagramas de flujo.
Una de las herramientas organizacionales son los diagramas de flujo, por tanto
(Vásquez, A, 2013) indica entre los principales beneficios:
Favorecen el entendimiento de los procesos mediante dibujos y al estar correctamente
elaborados suplantan varias páginas de texto.
Permiten reconocer los inconvenientes y posibles soluciones del proceso
Demuestran la relación cliente y proveedor y las actividades que ocurren entre ellos,
ayudando al análisis de dichas actividades.
8
Sirven como inducción al personal nuevo en las funciones a realizar en cada puesto de
trabajo.
Colabora con el análisis de los procedimientos de forma gráfica, quienes deben brindar
los recursos y a quienes van dirigidos.
Genera valor agregado a la empresa, ya que el proceso puede ser revisado por todas las
partes involucradas en él, y con otro punto de vista existen posibilidades de mejora.
1.1.3. Elaboración de los diagramas.
La elaboración de los diagramas de flujo considera una serie de actividades a seguir,
que sirven como ayuda para su creación:
Reunir al personal involucrado de la empresa en la ejecución del proceso que se
analizará.
Definir el propósito del diseño del diagrama e identificar quién lo utilizará, con el fin
de detallar el alcance y límites del mismo.
Identificar los pasos cronológicamente de cada actividad a desarrollar.
Considerar los puntos de decisión y realizarlos en forma de pregunta y determinar las
dos posibles respuestas con los términos SI/NO.
Revisar el proceso para verificar que esté ordenado secuencialmente y completo, para
evitar cualquier omisión de actividades principales. (Trujillo, Ch. - M.I.A., 2015).
1.1.4. Control.
Según Mantilla B., Samuel, expresa: Es un conjunto de normas, procedimientos y
técnicas a través de las cuales se mide, corrige el desempeño para asegurar la consecución
de objetivos y técnicas. Como conjunto constituye un todo, un qué, esto es, un objetivo.
9
Por ello está muy ligado al poder (social, cultural, político, económico, religioso, etc.). Por
eso el control, como tal busca asegurar la consecución de los objetivos”. (p.3).
1.1.5. Control Interno.
Según (Root, 1998) manifiesta que el control interno corresponde a un plan
organizacional considerando los métodos que utilizan las empresas para resguardar sus
activos con el objeto de constatar que la información contable sea veraz y confiable,
promover la eficiencia operacional y concientizar las políticas definidas.
Durante mucho tiempo ésta ha sido la definición más generalmente aceptada sobre el
control interno, que perduró hasta los años 90s, aun cuando una posterior definición dada
por el Instituto Americano de Contadores Públicos Certificados AICPA dividió al control
interno en dos componentes como lo son el control administrativo y el control contable.
El control Administrativo. Incluye pero no limita al plan de la organización, los
procedimientos y registros relacionados con los procesos de decisión que se refieren a
la autorización de las transacciones por parte de la administración. Tales autorizaciones
han sido definidas como una función administrativa asociada directamente con la
responsabilidad por el logro de los objetivos de la organización, y como un punto de
partida para el establecimiento del control contable de las transacciones.
Los controles contables. Abarcan el plan de la organización, los procedimientos y
registros relacionados con la salvaguarda de los activos y con la confiabilidad de los
estados financieros, diseñados para proveer seguridad razonable de que:
1. Las transacciones se registran en cuanto es necesario para permitir la preparación de
los estados financieros en conformidad con los principios de contabilidad
generalmente aceptados o cualquier otro control aplicable a tales estados
financieros y para mantener la responsabilidad por los activos;
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2. Las transacciones se ejecutan de acuerdo con autorizaciones generales o específicas
dadas por la administración;
3. El acceso a los activos se permite solamente de acuerdo con autorización dada por
la administración; y,
4. La responsabilidad registrada por los activos se compara con los activos existentes,
a intervalos razonables, tomando las acciones apropiadas en relación con
cualesquiera diferencias.
5. Las transacciones se ejecutan de acuerdo con autorizaciones generales o específicas
dadas por la administración;
6. El acceso a los activos se permite solamente de acuerdo con autorización dada por
la administración; y,
7. La responsabilidad registrada por los activos se compara con los activos existentes,
a intervalos razonables, tomando las acciones apropiadas en relación con
cualesquiera diferencias.
La otra definición “paralela” a la elaborada por AICPA, que de alguna forma
como complemento dio el Institute Internal Auditors donde se define control interno
así:
“Son las acciones tomadas por la administración para planear, organizar, y dirigir
el desempeño de las acciones suficientes que provean seguridad razonable”
1.1.6. Objetivos del Control Interno.
Toda empresa debe iniciar sus operaciones con un fin específico, estableciendo los
objetivos que quiere alcanzar y las estrategias para lograrlo; los objetivos pueden ser
11
establecidos por la empresa como un todo, o estar referidos a actividades específicas dentro
de la entidad.
Según AICPA, para que un sistema de control interno brinde seguridad razonable, debe
cumplir con los siguientes objetivos:
Logro de los objetivos y metas establecidos para las operaciones y para los
programas.
Uso económico y eficiente de los recursos
Salvaguarda de los activos
Confiabilidad e integridad de la información
Cumplimiento con políticas, planes, procedimientos, leyes y regulaciones.
1.2. Teorías Sustantivas
1.2.1. El control interno de cuentas por pagar.
Según (González, 2008) los principales aspectos fundamentales de cuentas por pagar se
originan por actividades de adquisiciones bienes, servicios y gastos generados. Si dichas
compras se deben pagar en un plazo menor a un año se deben registrar como deudas a
corto plazo, sin embargo si su vencimiento es mayor a un año se ingresa como largo plazo.
Cabe indicar que el análisis de las cuentas por pagar debe realizarse por individual a
cada proveedor, considerando la fecha de emisión, número de comprobante tributario,
monto de la deuda y temas tributarios.
Principios del control interno de cuentas por pagar
Según (González, 2008) entre los principales principios del control interno de cuentas
por pagar tenemos:
12
Separar las actividades de recepción del bien o servicio en la bodega, de las funciones del
registro contable y pago de la factura.
Verificar constantemente las deudas por pagar según su vencimiento, cotejando mediante
estados de cuenta con cada proveedor.
Mantener un histórico de pagos a proveedores detallado por factura registrada.
En las facturas pagadas se debe indicar con una leyenda que manifieste que se encuentra
pagada.
Constatar las devoluciones y reclamos realizados a proveedores y hacer seguimiento de los
mismos, para de ser el caso se emita el respectivo descuento de pago.
Verificar que las notas de crédito emitidas por los proveedores se encuentren aplicadas a
las facturas que corresponden, para que el pago no se realice en su totalidad.
Mensualmente debe verificarse que la suma de los saldos de todos los submayores de las
cuentas por pagar coincida con los de las cuentas de control correspondientes.
En la importadora, Quimipac S.A. actualmente se reflejan las siguientes actividades en
el proceso de los departamentos de compras, cuentas por pagar y tesorería.
13
Figura 2. Diagrama de proceso actual de los departamentos de compras, cuentas por pagar y
tesorería de la importadora, Quimipac S.A.
Usuario solicita compra de bien al área de compras mediante requerimiento en el
sistema
Compras revisa requerimiento y cotiza
Compras envia a usuario si está de acuerdo con características y precios
Usuario aprueba o niega cotización
Compras con la aprobación del usuario solicita autorización a
dirección
Dirección aprueba o niega el pedido de
importación
Compras generada la orden de pedido al
proveedor del exterior
Compras coordina con el proveedor del exterior,
envío de producto
Proveedor envía producto del exterior
Proveedor envía por courier documentos de importación ya sea al
Banco o directamente a la empresa
Compras recibe documentación de
importación y cuando llega el producto
gestiona la desaduanización
Compras envía la factura, BL y aprobación de dirección al área de
cuentas por pagar para su registro.
Operativo de cuentas por pagar revisa todos los documentos si no están completos solicita sean
completados
Operativo de cuentas por pagar debe registrar la
factura
Operativo de cuentas por pagar entrega reporte diario de facturas ingresadas al
coordinador de cuentas por pagar para su
revisión
Coordinador de cuentas por pagar revisa y debe entregar máximo dos días después de su
ingreso a tesoreria para el pago
Asistente de tesoreria recibe factura
Tesorera programa cada lunes de la semana los pagos de acuerdo a su
vencimiento
Asistente de tesorería, carga el pago y envía a aprobación de dos
Directores
Directores aprueban transferencia
Tesorera transmite el pago en el sistema del
Banco
Tesorera envía swift al proveedor del exterior informando el pago
Asistente de tesorería registra el pago en el sistema de la empresa
14
1.3. Referentes Empíricos
Según (Franco, J., & & Vásquez, 2010) en su trabajo titulado “Efectivo y Cuentas por
Pagar: Controles internos para salvaguardar los recursos financieros en una organización”
plantearon como objetivo del control de cuentas por pagar es llevar al corriente todos los
pagos de la empresa para aprovechar los descuentos por pronto pago en lugar de pagar
intereses por no realizar los pagos en tiempo y forma, así como tener la mercancía cuando
lo requiera la empresa sin contratiempos para que pueda seguir sus operaciones, llegando a
concluir que es, esencial llevar un buen control de efectivo ya que de esto depende que se
lleven a cabo las operaciones con las que cuenta la empresa y así afrontar sus gastos
correspondientes; caso contrario acarrearán problemas al no establecer los controles antes
mencionados y que se relaciona con la presente investigación.
Por tanto existe la necesidad de tener siempre presente los objetivos del control de
efectivo que es salvaguardar los recursos de las empresa contra fraudes o ineficiencias ya
que es el activo más liquido de la empresa, para prevenir robos y evitar que los empleados
utilicen dinero de la empresa para uso personal, es entonces tener presente que el control
de cuentas por pagar es llevar al corriente todos los pagos de la empresa para aprovechar
los descuentos por pronto pago en lugar de pagar intereses por no realizar los pagos en
tiempo y forma, así como tener la mercancía cuando lo requiera la empresa sin
contratiempos para que pueda seguir sus operaciones
Así mismo otro trabajo investigativo es el de López, R. & Saldaña, R., (2015) cuyo
título es “Evaluación de la cartera de crédito y su incidencia en las cuentas por pagar
comerciales de la empresa clínica peruano americana S.A.” manifiestan y llegaron a la
conclusión que para asumir sus responsabilidades, lo pagado es mayor a lo provisionado,
debido a que este monto incluye intereses de mora por haber realizado los pagos fuera de
fecha, generado y debido a que no se registran a tiempo los cobros y todo el proceso es
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lento y confuso, precisamente por el déficit de conocimientos del personal y los cambios
constantes de éstos.
Según (Rodríguez, 2016) en su trabajo titulado “Propuesta de estrategias para optimizar
los estados financieros que presentan las sociedades en Ecuador” demostrando que el
cumplimiento fiel y completo de las NIIF, está seriamente amenazado por las normas
tributarias, concluyendo que en Ecuador, las sociedades no presentan los estados
financieros en forma fiel y completa, por lo que ofrece una propuesta con estrategias para
optimizar la preparación y presentación de los estados financieros, considerando
fundamentalmente la creación de una organización profesional, independiente y un plan de
acción que coordine y oriente al cumplimiento de las NIFF para el beneficio del desarrollo
del Ecuador.
Con el diagrama de control de procesos de cuentas por pagar, se controlará la posición
financiera de la empresa, hacer planes para financiamientos futuros, evaluar la necesidad
para incrementar la capacidad productiva y determinar el financiamiento adicional que se
requiere; es decir, el cumplimiento adecuado de este es necesario para el administrador
financiero.
16
Capítulo 2
Marco Metodológico
2.1 Metodología de Investigación
De acuerdo a la presente investigación el método a realizar es cualitativo y deductivo
ya que según los pasos para realizar el diagrama de proceso es determinando acciones y
procedimientos organizacionales en cuanto a registrar todos los pagos que se deben hacer
tanto a los proveedores internamente como a los de afuera que es de donde se importa cierta
materia prima.
Es deductivo ya que ayudará a crear un enlace de juicios que conducirán al
razonamiento de los procesos que se generan; de modo que la investigadora pueda estar en
contacto directo con la problemática a ser analizada y realice las observaciones necesarias
para determinar consecuencias y soluciones.
2.2 Métodos
Método Descriptivo.
Con este tipo de investigación será posible realizar un informe que determine las causas
y consecuencias de la problemática referente a las fallas en el sistema de información,
recolección de datos vitales que necesita el área de cuentas por pagar de la importadora,
QUIMIPAC S.A. comprobando los procesos perpetrados, los mismos que se convertirán
en datos que podrán ser medidos y comparados, para en su momento dado plantear
alternativas de solución con el objetivo de que la situación actual cambie y se vea el
cambio, de esta forma generar buena imagen y confianza en nuestros socios estratégicos
internacionales.
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Método Exploratorio.
Más allá de sacar las conclusiones se ve la necesidad de explorar o sondear más
ampliamente, incluso de las preguntas que se formularán a cada entrevistado, mediante lo
cual se espera obtener una idea general orientadora del problema que guíe al investigador,
referente a las fallas de control de información del proveedor, necesaria para realizar la
contabilización, facturación, ingreso en el sistema contable, pago a proveedores,
determinando su importancia y congruencia verificable; muy útil para formular
adecuadamente problemas e hipótesis. La presente investigación será de campo a tres
ejecutivos relacionados con el proceso en estudio.
Método Explicativo.
En la presente investigación se utiliza la investigación explicativa para proporcionar una
descripción lógica y convincente al problema referente a las fallas en el control de
información de las cuentas por pagar a los proveedores del exterior, determinando su
importancia y congruencia verificable en QUIMIPAC S.A. de manera que se explican
apropiadamente las causas de la misma, planteando una propuesta para mejorar la
situación actual.
2.3 Premisas o Hipótesis
Con el diseño de una diagrama de procesos para optimizar los recursos del área contable,
principalmente de cuentas por pagar del exterior de la importadora, Quimipac S.A. mejorarán
los tiempos de registros de pagos en general, disminuirán los pagos duplicados a proveedores,
disminuirán las discrepancias en los vencimientos de los proveedores en general, se
programarán los pagos oportunamente por parte del área de tesorería, disminuirá el malestar
en los proveedores por falta de pago, mejorarán los tiempos en cada fase del proceso de
18
cuentas por pagar, y ayudará a afianzar las relaciones comerciales con los socios estratégicos
del exterior, mejorando los resultados financieros y económicos de la empresa.
2.4 Universo y Muestra
La población o Universo de la presente investigación comprende el total de quince
empleados administrativos-contables de QUIMIPAC S.A., quienes son los que están
vinculados a las áreas contables y que de alguna manera según sus funciones tienen relación
con el proceso de cuentas por pagar de la compañía.
Tabla 1.
Universo de Trabajadores
Composición Cantidad
Auditoría
Contabilidad
Compras
Tesorería
1
6
4
4
Total 15
La muestra se define a los jefes departamentales de contabilidad, compras y auditoría.
2.5 Tabla CDIU
Tabla 2.
Tabla de CDIU
Categoría Dimensión Instrumentos Unidad de análisis
Contable Procedimiento contable Entrevista Cuentas por
Pagar
Compras Relación comercial Entrevista Proveedores del Exterior
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Categoría.
En el presente trabajo de investigación la categoría es contable en relación al proceso
de cuentas por pagar al exterior de la importadora, Quimipac S.A. Además se revisará
afectaciones al área de compras.
Dimensiones.
Se encuentra basado al procedimiento contable de registro de cuentas por pagar al
exterior con el fin de optimizar recursos en el área de cuentas por pagar y fortalecer las
relaciones comerciales con los socios estratégicos del exterior.
Instrumentos.
La información que es proporcionada para este estudio es principalmente las quejas de
departamentos afectados por el proceso del área de cuentas por pagar, adicionalmente se
realizaron entrevistas a jefes departamentales para conocer sus criterios a la problemática
expuesta.
Unidad de Análisis.
La unidad de análisis de este trabajo es el área de cuentas por pagar al exterior.
2.6 Gestión de datos e instrumentos de recolección de datos
Se recolectará, conservará, analizará y transmitirán los datos del problema planteado sobre
los cuales se investiga, entrevistando a personal que esté ligado con los procesos de cuentas
por pagar ya que ese definirá los nuevos procesos.
Las técnicas son recursos o procedimientos de los que se vale el investigador para
acercarse a los hechos y acceder a su conocimiento y se apoyan en instrumentos para guardar
20
la información. Se aplicarán técnicas primarias y secundarias de investigación tales como:
Observación y análisis de datos.
2.7. Criterios éticos de la investigación
Se procedió a efectuar entrevistas a los jefes departamentales que mantienen relación con
el proceso de cuentas por pagar, considerando que la información brindada por cada
entrevistado no será divulgada por el investigador con el fin de evitar un mal ambiente
laboral y confrontaciones entre las áreas involucradas.
La observación.
La observación directa se utilizará al momento de constatar los problemas descritos
acudiendo al lugar de los hechos, es decir a la importadora, QUIMIPAC S.A. para según
esta técnica establecer una opinión personal de los acontecimientos, de modo que al ser
complementado con los criterios de los segmentos antes mencionados, darán las pautas
para el desarrollo de un control que sea capaz de adaptarse a las necesidades de la
empresa; y así corregir las falencias presentadas.
Esto es importante, ya que así se obtiene una información veraz y se evitan
tergiversaciones, o criterios que no tienen que ver con el tema. Para este efecto, se deben
observar y analizar la forma en la que es documentada la información contable, tributaria y
determinar si éstas cumplen con los procesos y las exigencias legales y de control mínimas
de acuerdo a lo que en teoría se recomienda.
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Capítulo 3
Resultados
3.1 Antecedentes de la unidad de análisis o población
Situación actual de Quimipac S.A.
La importadora, QUIMIPAC S.A. provee soluciones integradas de ingeniería química
especializada. Desde 1980 han diversificado algunas líneas de productos para dirigirlas al
crecimiento del mercado y a la expectativa de nuevos negocios, buscando cubrir las
necesidades de un amplio rango de industrias en el país.
En el año 1993 incrementaron la línea Energy Group, en la industria petrolera nacional así
como la venta de poliuretano; en 1995 se incrementa con la línea de refrigerantes. Cuentan
con la certificación de su sistema de gestión integrado en la norma ISO 9001: 2008, ISO
14001:2007 y OHSAS 18001.
Dentro de los principales procesos de importación existen:
Línea Energy Group: se importa materia prima de químicos a proveedores del exterior
de Estados Unidos y China, para procesarla y transformarla en producto químico para
las industrias petroleras.
Línea poliuretanos y refrigerantes: se importa materia prima a Colombia, Brasil y
México, dichas importaciones son en presentaciones de gran cantidad de galones, para
luego envasarlos en presentaciones de productos de menor cantidad. Cabe indicar que
se tiene la exclusividad de venta de poliuretanos de la marca Hunstman de Colombia.
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Misión
"Nos dedicamos continuamente a agregar valor a nuestros clientes, generar crecimiento para
nuestra organización y el bienestar de nuestras familias".
Visión
"Nuestros servicios generan el éxito de nuestros clientes."
3.2 Diagnóstico o estudio de campo
Las entrevistas fueron realizadas al contador, jefe de compras y al auditor financiero,
quienes tienen a su cargo el personal relacionado al proceso de cuentas por pagar de la
importadora, Quimipac S.A.
Primera entrevista: Contador
Pregunta No. 1: ¿Podría indicarme el proceso actual del registro de cuentas por pagar
al exterior en la empresa?
El asistente de compras envía factura, conocimiento de embarque y aprobación del
director del área, al asistente de cuentas por pagar para su registro.
El asistente de cuentas por pagar revisa los documentos, pero en varias ocasiones no se
cuenta con la aprobación del director del área por escrito, por lo que se procede al registro
contable pero no se entrega al área de tesorería para el pago, este proceso puede tomar varios
días dependiendo la carga laboral del asistente y además al no terminar el proceso, existe la
posibilidad de un olvido. Al final de cada día emite el reporte diario de facturas ingresadas y
entrega al coordinador de cuentas por pagar para su revisión.
El coordinador de cuentas por pagar revisa los reportes y debe entregarlos máximo dos
días después de su ingreso al área de tesorería para el respectivo pago.
23
Pregunta No. 2: ¿Por qué existe la demora en los registros de cuentas por pagar al
exterior?
Principalmente por contar con personal nuevo, se cambió todo el equipo de trabajo y no
existió un adecuada trasferencia de conocimiento, lo que ha dificultado la rapidez en los
registros ocasionando que otras áreas se vean afectadas como tesorería y compras. Además
no existe un procedimiento claro sobre las funciones y pasos a seguir en esta área.
Pregunta No. 3: ¿Por qué existe la demora en la revisión de las facturas ingresadas por
parte del coordinador de cuentas por pagar?
El coordinador de cuentas por pagar también es nuevo y la falta de conocimiento general
de los procesos de la empresa han impedido revisar oportunamente los reportes de facturas,
adicional a esto, el área de tesorería venía reportando constantemente ciertas irregularidades
de pagos mal registrados y el coordinador tuvo que dedicar un importante tiempo a dichas
regularizaciones.
Pregunta No. 4: ¿Por qué existen pagos duplicados de proveedores del exterior?
Cuando a un proveedor del exterior se le realiza un anticipo, se contabiliza como tal. Sin
embargo, posterior a esto nos llega la factura y como no hay un control de los pagos
anticipados se ingresa la factura del proveedor pero nunca se da de baja contra el anticipo,
sino que pasa el proceso normal de facturas ingresadas y llega a tesorería para el pago. Se
está revisando cuales son los anticipos que tenemos con cada proveedor para después de esto
constatar pagos duplicados.
Pregunta No. 5: ¿Por qué el personal del área de cuentas por pagar carece de profundos
conocimientos contables?
Todo el personal anterior de cuentas por pagar renunció o fue despedido, así que por la
urgencia de pagar las facturas que llegaban y nadie las ingresaba tuvimos junto con recursos
humanos apurarnos en la selección del personal, si bien es cierto les falta mayor experiencia
24
se consideró que eran buenos elementos para el área. Estimo que con el tiempo aprenderán lo
fundamental del puesto y las cosas fluyan con normalidad
Segunda entrevista: Jefe de Compras
Pregunta No. 1: ¿Considera que el área de cuentas por pagar gestiona adecuadamente
los ingresos de facturas del exterior?
Debido a que el personal es nuevo, existe lentitud en los registros de facturas, por ende
retrasos en pagos en general. Existen muchas consultas a nuestras áreas sobre temas de cómo
verificar las órdenes de compra, lo que ocasiona tiempo perdido para nosotros, costos ocultos
de tiempos en revisiones y reprocesos.
Pregunta No. 2: ¿En qué afecta estas demoras de ingresos de facturas al área de
Compras?
Principalmente, tenemos un malestar general de los proveedores del exterior debido a que
sus facturas no son registradas a tiempo y por ende no existe el pago, se dan cuenta meses
después cuando la persona encargada de importaciones en el área contable intenta liquidar la
importación y no está el registro de la factura.
Tenemos socios estratégicos como Hunstman en donde somos representantes exclusivos
de la línea de negocios de poliuretano, sin embargo meses atrás tuvimos bloqueos de
despacho de producto por falta de pago, que correspondían a facturas no registradas a tiempo
y no se tuvo como deuda por pagar, por lo que estuvimos que trabajar nuevamente en retomar
las buenas relaciones con ellos. Así también tenemos el caso de Honey Well que también
presentó el mismo comportamiento.
En conclusión, perdemos poder de negociación con los proveedores locales y del exterior,
lo cual ya no nos otorgan crédito sino que quiere que se les pague de contado o anticipado.
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Tercera entrevista: Gerente de Auditoría Financiera
Pregunta No. 1: ¿Usted estuvo a cargo del personal de cuentas por pagar antes de la
contratación del nuevo contador, me puede comentar que ocasionó la rotación de dicho
personal?
Para empezar, el área de cuentas por pagar es la parte más sensible de la empresa, en lo
que respecta a procesos y controles como tal. Hemos pasado por varias restructuraciones del
área en donde constantemente el final es, la salida del personal.
Considero que uno de los factores de dicha rotación es la falta de cultura en los
proveedores locales, vienen con la factura y están acostumbrados a que el área de cuentas por
pagar complete la información y si por algún motivo la orden de compra o recepción de la
compra no están correctos, también el área de cuentas por pagar se encarga de efectuar dichas
correcciones. Esto ocasiona que el personal en esta área se sienta frustrado en no poder
avanzar con los registros porque tiene que solucionar problemas que en realidad no le
corresponden.
También el área de tesorería con el fin de ir depurando deudas antiguas, inició desde el
año pasado con revisiones de dichos pagos, lo que originó largas verificaciones por parte de
cuentas por pagar que también dilataban el trabajo diario del personal.
Pregunta No. 2: ¿Cómo auditora financiera podría indicarme cuáles son los controles
realizados en el área de cuentas por pagar al exterior?
Los controles principales serían revisar que la documentación recibida del proveedor del
exterior sea correcto y constatar que no existan anticipos al proveedor, y de ser el caso
realizar el respectivo cruce para disminuir la deuda al proveedor, así el área de tesorería no
proceda al pago total de la factura.
También se debe revisar el tiempo de vencimiento indicado en la factura versus el
ingresado en el sistema, para que no existan diferencias en los vencimientos.
26
En el caso que el proveedor del exterior realiza una nota de crédito se debe adjuntar a la
factura para que el área de tesorería constate que el valor de pago debe ser menor al
facturado. Sin embargo, he visto casos que no se adjuntan y como la factura ya está en
tesorería, ellos pagan el 100% y ha tocado solicitar devolución de fondos.
Pregunta No. 3: ¿Considerando lo antes mencionado, usted realiza auditorías a facturas
ingresadas por el área de cuentas por pagar?
Anteriormente, mi cargo era Gerente Financiera y estoy entregando cierta información a
los directores de la empresa, por lo que aún no he podido enfocarme en realizar auditorías
integrales del proceso de cuentas por pagar. Sin embargo, los casos que saltan con
observaciones son revisados e informadas las novedades y mejoras a realizar para que no se
vuelvan a incurrir en estas novedades.
27
Capítulo 4
Discusión
Las respuestas obtenidas en las entrevistas realizadas determinan que la principal causa de
los retrasos y falta de control en el área de cuentas por pagar es que el personal es nuevo, no
tuvo una adecuada capacitación del proceso, los retrasos se dan debido a la lentitud en los
registros ya que no se cuenta con un diagrama de proceso definido para las diferentes
actividades del área y no existen los controles necesarios para mitigar cualquier
inconsistencia
Similares aportaciones han realizado ya las siguientes investigaciones y otras empresas
que ya tienen impresos sus manuales correspondientes, de los cuales se hace referencia a dos
de éstos, por tanto se espera aportar efectiva y positivamente para llegar a un feliz término, en
bien de Quimipac y sus colaboradores.
Es así como lo expresa el estudio investigativo de (Quinapallo, 2015) de la Universidad
Politécnica Salesiana en Ecuador, cuyo título es “Auditoría operativa para el área de cuentas
por pagar en el departamento financiero de la empresa Salud S.A. Guayaquil”, en donde
existen falencias en el registro de transacciones ejecutadas diariamente y no cuenta con
procedimientos establecidos, por lo que identificaron los riesgos inherentes y evidenciaron las
mejoras al proceso proponiendo ejecutar periódicamente revisiones de las operaciones de
cuentas por pagar, levantamiento de procesos del área, practicar análisis continuo de las
cuentas contables, gestionar una práctica para detectar problemas que ayuden a mejorar los
procesos de la empresa.
Así mismo otro trabajo similar es el de (Jimenez, 2015) que su investigación “Auditoría de
gestión a los procesos contables-financieros de importaciones de mercadería y de cuentas por
cobrar de la compañía Grupo Mercantil Edmarcal Compañía Limitada domiciliada en la
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provincia del Pichincha al 31 de diciembre de 2013” de la Pontificia Universidad Católica del
Ecuador, cuyo objetivo era realizar auditoría a los procesos e indicar mejoras a seguir,
concluyendo que había falta de capacitación y actualización de conocimientos del personal de
la empresa y debido a que algunos procesos estaban desactualizados, originó
incumplimientos a leyes y regulaciones emitidas por las entidades de control. Entre las
recomendaciones planteadas están; realizar periódicamente auditorías de gestión de sus
procesos, mejorar comunicación organizacional, control de adquisiciones de inventario para
minimizar riesgos, entre otros.
29
Capítulo 5
Propuesta
La propuesta que se plantea para resolver el problema del presente estudio de la
importadora, QUIMIPAC S.A., es el diseño de un nuevo diagrama de procesos que abarque
más control, con una explicación en conjunto a los departamentos involucrados, que son las
áreas de compras, contable y tesorería, para alinear objetivos, resumido en lo que se presenta
a continuación:
1. El asistente de cuentas por pagar recibe vía mail del área de compras, la factura, el
conocimiento de embarque y aprobación del director del área. Normalmente, no adjuntan
dicha aprobación, por lo que puede pasar una semana hasta la recepción de tal requisito.
Se debe enfatizar que la aprobación del director del área es requisito indispensable para el
registro de las facturas del exterior, caso contrario no procederá a registrarse.
2. El asistente de cuentas por pagar debe llenar la ficha de control de factura del exterior:
Debe validar fecha factura, fecha BL, plazo de crédito, código de importación, aprobación
del director.
3. Se debe solicitar al área de sistemas, la creación de un campo que indique el estado de
cada factura en la bitácora de documentos. Los estados a crear serán Recibido,
Procesado, Observado Y Aprobado
4. El asistente de cuentas por pagar ingresa los datos generales de la factura de cada
proveedor a la bitácora en el sistema e ingresa la fecha de recepción y estado Recibido.
5. El asistente de cuentas por pagar debe registrar la factura considerando todos los criterios
contables y tributarios, el tiempo de ingreso no debe ser superior a dos días hábiles a la
fecha de recepción del documento, actualmente se demoran de dos a tres semanas, lo que
ocasiona es que existan deudas vencidas sin que estén ingresadas. Posterior al ingreso, se
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debe modificar el estado de la factura en la bitácora como Procesado, y se entregará al
final del día, el reporte de facturas al coordinador de cuentas por pagar.
6. El coordinador de cuentas por pagar debe revisar los reportes de facturas en un plazo
máximo de dos días hábiles. Actualmente se toma de una a dos semanas en pasar las
facturas para el pago. Luego de la revisión si existiera alguna novedad con el registro se
colocará el estado Observado en la bitácora y se retornará al asistente de cuentas por
pagar para su corrección.
7. El asistente de cuentas por pagar recibe las facturas devueltas y procede a su
regularización, luego procederá a modificar al estado de la factura en la bitácora como
Procesado, retornando el documento al coordinador de cuentas por pagar para su revisión.
8. El coordinador de cuentas por pagar revisa las facturas y de no existir novedades
cambiará el estado del documento en la bitácora como Aprobado y se entregarán las
facturas al área de tesorería para el respectivo pago.
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32
Conclusiones
El departamento de cuentas por pagar tiene múltiples funciones que buscan mantener
al día las obligaciones adquiridas por la empresa, la cual se ha visto entorpecida por la
cantidad de trabajo que se genera y tomando en cuenta que este es manejado por
personal que no tiene los conocimientos que deberían tener los que laboran en el área
financiero-contable.
No existe manual de procedimientos actualizados que describan las actividades o
tareas relacionadas con las cuentas por pagar, debido a que la empresa ha crecido en
los últimos años y se ha descuidado el aspecto de actualización de los procesos,
siendo una principal causa de las falencias y problemática de la importadora,
Quimipac S.A. en sus procesos de cuentas por pagar.
Existe debilidad importante del control interno respecto a los pagos anticipados a
proveedores, lo que representa un aspecto negativo, ya que corre el riesgo de tener
desviaciones en sus operaciones y por consiguiente genera malestar entre los demás
empleados al darse cuenta que hace falta más control.
Existe pérdida de negociación con los socios estratégicos del exterior debido a la falta
de agilidad en los registros de facturas ocasionando vencidos innecesarios que
perjudican las relaciones comerciales.
Existe pérdida de recursos monetarios, al momento de pagar por duplicado,
ocasionando también costos ocultos como es el tiempo incurrido por el personal en las
gestiones para la devolución de los fondos.
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Posibles pérdidas de clientes y ventas, ya que si el proveedor del exterior no quiere
despachar producto por temas de deudas vencidas, se corre el riesgo de que no se
pueda producir lo necesario para la satisfacción de los clientes.
Se puede incurrir en inconvenientes legales por falta de cumplimientos de contratos
de abastecimiento de químicos debido a que no se cumple con las entregas de
productos en los tiempos acordados con los clientes.
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Recomendaciones
Se recomienda una actualización a nivel general de los manuales de procesos para que
sean difundidos a todos los departamentos que les concierne y que cumplan con los
mismos, que de seguro la empresa marchará mucho mejor.
Se recomienda que para las próximas contrataciones de personal haya una mejor
selección del mismo y que a su vez el entrenamiento que ellos tengan sean de calidad
y optimizando tiempos para así no tener inconvenientes posteriores en cuanto a
conocimiento de procesos.
Se recomienda realizar capacitaciones de acuerdo a los conocimientos que debe tener
el personal que labora en áreas neurálgicas o de alta gestión, debilitando así la
deserción por parte del personal que ya labora en la importadora, Quimipac S.A.
Se recomienda gestionar correctamente las fichas de revisión de requisitos a validar
para las facturas recibidas del exterior.
Se recomienda solicitar al área de sistemas que cuando estén ingresando una factura
de algún proveedor del exterior que mantenga anticipos, aparezca una alerta y de esta
forma pueda ser revisada y así evitar pagos duplicados.
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