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UNIVERSIDAD DE GUAYAQUIL

FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS

TESIS PRESENTADA COMO REQUISITO PARA OPTAR POR EL

TÍTULO DE CONTADOR PÚBLICO AUTORIZADO

Portada

TEMA:

“PROPUESTA DE CONTROL INTERNO DE INVENTARIOS PARA

LA EMPRESA MJTEXA S.A.”

Autoras:

Evelyn Mirella García Echeverría

Carmen Amalia Valverde Gonzabay

Tutor:

ING. EDISON OLIVERO ARIAS, MAE

Guayaquil, 2017

ii

REPOSITORIO NACIONAL EN CIENCIAS Y TECNOLOGÍA

FICHA DE REGISTRO ESTUDIO DE TESIS

TÍTULO:

“PROPUESTA DE CONTROL INTERNO DE INVENTARIOS PARA LA EMPRESA MJTEXA S.A.”

AUTORES:



REVISORES:

INSTITUCIÓN: Universidad de Guayaquil FACULTAD: Ciencias Administrativas

CARRERA: CONTADURÍA PÚBLICA AUTORIZADA

FECHA DE PULICACIÓN: 16 junio 2017 NO. DE PÁGS: 122 páginas

ÁREA TEMÁTICA: Modelos Organizacionales PALABRAS CLAVES: Control interno, inventario, procesos, políticas, indicadores, almacén.

RESUMEN: El presente trabajo de titulación tiene como objetivo diseñar una propuesta de control interno de

inventarios para la empresa “MJTEXA S.A.”. Por tratarse de una pequeña empresa, desde su constitución,

no se ha considerado una debida planificación en sus inventarios, presentando inconsistencias al momento

de realizar una comparación entre los registros contables y las existencias físicas en la bodega. Además,

la empresa no cuenta con un sistema eficiente que permita calcular la cantidad de inventario que debe

almacenarse según el comportamiento histórico de la demanda, y por consecuencia suelen darse casos

donde el inventario se agota muy rápido o demora en rotar. La metodología empleada se hizo bajo un tipo

de estudio descriptivo, que incluye los métodos inductivo y deductivo, enfoque de investigación mixta

porque se aplicó encuestas y entrevista al personal de la compañía, compuesto por 16 personas entre

mandos ejecutivos y operativos. Durante la investigación de campo se determinó que la organización del

inventario no es la única solución, sino que debe estar acompañada de procesos operativos, políticas de

control interno e indicadores que ayuden a gestionar de manera eficiente el inventario de la compañía. Así,

no sólo se determinará la cantidad exacta de tela disponible, sino que se hará un mejor uso de los recursos

(materiales e insumos) y la liquidez del negocio; además, el personal optimizará tiempo al encontrar más

fácilmente los materiales e insumos que necesita; y esto ayudará a que la fábrica sea más productiva.

N° DE REGISTRO (en base de datos): N° DE CLASIFICACIÓN:

Nº DIRECCIÓN URL (estudio de caso en la

web)

ADJUNTO URL (estudio de caso en la

web):

ADJUNTO PDF: SI NO

CONTACTO CON AUTORES:



Teléfono:

042622796

042232375

E-mail:

[email protected]

CONTACTO EN LA INSTITUCION: Nombre:

Teléfono:

iii


Facultad de Ciencias Administrativas

Carrera de Contaduría Pública Autorizada

CERTIFICADO DE PORCENTAJE DE SIMILITUD

Habiemdo sido nombrado Ing. EDISON OLIVERO ARIAS, MAE., tutor del trabajo de

titulacion certifico que el presente trabajo de titulacion ha sido elaborado por VALVERDE

GONZABAY CARMEN AMALIA C.I. 0908801632 y GARCIA ECHEVERRIA

EVELYN MIRELLA C.I. 0925844136, con mi repectiva supervision con mi repectiva

supervision como requerimiento parcial para la obtencion de titulo de CONTADOR

PUBLICO AUTORIZADO

Se informa que el trabajo de titulacion: “PROPUESTA DE CONTROL INTERNIO DE

INVENTARIO PARA LA EMPRESA MJTEXA S.A.”, ha sido orientado durante todo el

periodo de ejecucion en el programa antiplagio URKUND quedando el 7% de coincidencia.

___________________________________

Ing. Edison Olivero Arias, MAE

C.I.0908202211

Tutor

iv




Certificación del tutor

Habiendo sido nombrado, Ing. Edison Olivero Arias, MAE como tutor de tesis de grado,

requisito para optar por el título de CPA presentado por los egresados:

Evelyn Mirella García Echeverría C.I. 0925844136

Carmen Amalia Valverde Gonzabay C.I. 0908801632

TEMA: “PROPUESTA DE CONTROL INTERNO DE INVENTARIOS PARA LA

EMPRESA MJTEXA S.A.”

CERTIFICO QUE: He revisado y aprobado todas sus partes, encontrándose aptos para la

sustentación.

___________________________________

Ing. Edison Olivero Arias, MAE

C.I.0908202211

Tutor

Guayaquil, junio 2017

v




Declaración jurada del autor

Por medio de la presente declaramos ante el Consejo de Dirección de la Facultad de

Pregrado de la Facultad de Ciencias Administrativas de la Universidad de Guayaquil que el

trabajo presentado es de nuestra propia autoría, no contiene material textual escrito por otra

persona al no ser el referenciado debidamente en el texto.

Guayaquil, junio 2017

______________________________


C.I. 0925844136

_______________________________


C.I. 0908801632

vi




Renuncia de derechos de autor

Por medio de la presente certifico que los contenidos desarrollados en esta tesis son de

absoluta propiedad y responsabilidad de:

Evelyn Mirella García Echeverría C.I. 0925844136

Carmen Amalia Valverde Gonzabay C.I. 0908801632

TEMA: “PROPUESTA DE CONTROL INTERNO DE INVENTARIOS PARA

LA EMPRESA MJTEXA S.A.”

Derechos que renunciamos a favor de la Universidad de Guayaquil, para que haga uso

de ella, como a bien tuviera.

______________________________


C.I. 0925844136

_______________________________


C.I. 0908801632

vii

Agradecimiento

Agradezco a Dios por habernos dado fortaleza y valor para poder culminar

esta etapa de nuestras vidas.

A nuestras madres que siempre nos han dado su apoyo incondicional en toda

la trayectoria de nuestra vida, con mucho amor y enseñando el respeto y

moral.

A mis hermanas por sus consejos para seguir adelante en alcanzar las metas

fijadas

A nuestros esposos, que con su apoyo y ayuda con nuestros hijos para que

tengamos tiempo de seguir estudiando.

Finalmente agradecemos a MJTEXSA por cada una de sus valiosas

aportaciones para hacer posible este proyecto y por la gran calidad humana

que me demostraron los dueños de esta prestigiosa empresa

Thomas Bazán Valverde y Juan Paulo Zavala.

Carmen Amalia Valverde G.

Evelyn Mirella García E.

viii

Dedicatoria

A Dios por permitirnos llegar a este momento tan especial en nuestras vidas

por los triunfos y los momentos difíciles que nos han enseñado valorarlo cada

día más.

A nuestros esposos que siempre nos han apoyado en el hogar cuando nos

encontrábamos estudiando.

A nuestros hijos por tenernos paciencia mientras terminábamos nuestra

formación profesional.

A nuestras madres por el apoyo incondicional que nos dieron y apoyándonos

en el cuidado de nuestros hijos.

A nuestros profesores, gracias por el tiempo y el apoyo qué nos brindaron

transmitiendo sus conocimientos para nuestra formación profesional.

Carmen Amalia Valverde G.

Evelyn Mirella García E.

ix




“Propuesta de control interno de inventarios para la empresa MJTEXA S.A.”

Autores: Carmen Valverde Gonzabay

Evelyn García Echeverría

Tutor:

Resumen

El presente trabajo de titulación tiene como objetivo diseñar una propuesta de control

interno de inventarios para la empresa “MJTEXA S.A.”. Por tratarse de una pequeña empresa,

desde su constitución, no se ha considerado una debida planificación en sus inventarios,

presentando inconsistencias al momento de realizar una comparación entre los registros

contables y las existencias físicas en la bodega. Además, la empresa no cuenta con un sistema

eficiente que permita calcular la cantidad de inventario que debe almacenarse según el

comportamiento histórico de la demanda, y por consecuencia suelen darse casos donde el

inventario se agota muy rápido o demora en rotar. La metodología empleada se hizo bajo un

tipo de estudio descriptivo, que incluye los métodos inductivo y deductivo, enfoque de

investigación mixta porque se aplicó encuestas y entrevista al personal de la compañía,

compuesto por 16 personas entre mandos ejecutivos y operativos. Durante la investigación de

campo se determinó que la organización del inventario no es la única solución, sino que debe

estar acompañada de procesos operativos, políticas de control interno e indicadores que ayuden

a gestionar de manera eficiente el inventario de la compañía. Así, no sólo se determinará la

cantidad exacta de tela disponible, sino que se hará un mejor uso de los recursos (materiales e

insumos) y la liquidez del negocio; además, el personal optimizará tiempo al encontrar más

fácilmente los materiales e insumos que necesita; y esto ayudará a que la fábrica sea más

productiva.

Palabras claves:

Control interno, inventario, procesos, políticas, indicadores, almacén.

x

UNIVERSITY OF GUAYAQUIL

Faculty of Administrative Science

Authorized Public Accounting

"Proposal for internal inventory control for MJTEXA S.A."

Authors: Carmen Valverde Gonzabay

Evelyn García Echeverría

Tutor: Ing. EDISON OLIVERO ARIAS, MAE

Abstract

The present titling work aims to design a proposal of internal inventory control for the

company "MJTEXA S.A.". Since it was a small company, since its creation, it has not

considered proper planning in its inventories, presenting inconsistencies when comparing

accounting records with physical stocks in the warehouse. In addition, the company does not

have an efficient system that allows to calculate the amount of inventory that must be stored

according to the historical behavior of the demand, and consequently there are usually cases

where the inventory runs out very fast or slow to rotate. The methodology used was made under

a descriptive type of study, which included inductive and deductive methods, mixed research

approach because it was applied interviews and interviewed the personnel of the company,

composed of 16 people between executive and operational controls. During the field

investigation, it was determined that the inventory organization is not the only solution, but

must be accompanied by operational processes, internal control policies and indicators that

help to efficiently manage the company's inventory. Thus, not only will the exact amount of

fabric available be determined, but a better use will be made of the resources (materials and

inputs) and the liquidity of the business; In addition, staff will optimize time by finding the

materials and supplies they need more easily; And this will help make the factory more

productive.

Keywords:

Internal control, inventory, processes, policies, indicators, warehouse.

xi

Tabla de Contenido

Portada ................................................................................................................................... i

Ficha de registro estudio de tesis ......................................................................................... ii

Certificado antiplagio ......................................................................................................... iii

Certificación del tutor ......................................................................................................... iv

Declaración jurada del autor ............................................................................................... v

Renuncia de derechos de autor ........................................................................................... vi

Agradecimiento ................................................................................................................... vii

Dedicatoria ........................................................................................................................ viii

Resumen .............................................................................................................................. ix

Abstract ................................................................................................................................. x

Tabla de Contenido ............................................................................................................. xi

Índice de Tablas ................................................................................................................ xvi

Índice de figuras ............................................................................................................... xvii

Introducción ......................................................................................................................... 1

Capítulo I .............................................................................................................................. 2

El problema .......................................................................................................................... 2

1.1 Planteamiento del problema ............................................................................... 2

1.1.1 Macro ................................................................................................................. 2

1.1.2 Meso ................................................................................................................... 3

xii

1.1.3 Micro .................................................................................................................. 3

1.2 Formulación y sistematización del problema .................................................... 5

1.2.1 Formulación del problema ................................................................................. 5

1.2.2 Sistematización del problema ............................................................................ 5

1.3 Objetivos de la investigación ............................................................................... 5

1.3.1 Objetivo general ................................................................................................. 5

1.3.2 Objetivos específicos ......................................................................................... 5

1.4 Justificación de la investigación .......................................................................... 6

1.4.1 Justificación teórica ........................................................................................... 6

1.4.2 Justificación metodológica................................................................................. 6

1.4.3 Justificación práctica .......................................................................................... 7

1.5 Delimitación de la investigación ......................................................................... 8

1.6 Hipótesis ................................................................................................................ 8

1.7 Operacionalización de las variables ................................................................... 9

Capítulo II. ......................................................................................................................... 10

Marco Referencial .............................................................................................................. 10

2.1 Antecedentes de la investigación....................................................................... 10

2.2 Marco teórico ..................................................................................................... 12

2.2.1 Inventarios........................................................................................................ 12

2.2.2 Tipos de inventarios ......................................................................................... 15

2.2.2.1 Inventarios según su forma ...................................................................... 15

2.2.2.2 Clasificación de inventarios según su función ......................................... 16

2.2.2.3 Clasificación de inventarios desde el punto de vista logístico ................. 17

xiii

2.2.3 Métodos de Valoración de Inventarios ............................................................ 18

2.2.3.1 Método FIFO (First intro, first output) .................................................... 18

2.2.3.2 Método LIFO (Last intro, fisrt output) .................................................... 19

2.2.3.3 Método Inventario Promedio ................................................................... 20

2.2.3.4 Método Inventario Perpetuo .................................................................... 21

2.2.3.5 Importancia del control de inventarios .................................................... 22

2.2.4 Control interno ................................................................................................. 23

2.2.4.1 Métodos para evaluar el control interno .................................................. 26

2.2.4.2 Modelos de Control Interno ..................................................................... 27

Modelo COSO ......................................................................................................... 27

Modelo Kontrag ...................................................................................................... 29

Modelo Cadbury ...................................................................................................... 29

2.2.5 Controles aplicados al inventario ..................................................................... 30

2.2.5.1 Análisis ABC ........................................................................................... 30

2.2.5.2 El Comportamiento de los stocks ............................................................ 32

2.2.5.3 Lote Económico de Pedido ...................................................................... 34

2.2.6 Instrumentos para controlar el inventario ........................................................ 37

2.2.6.1 El Kárdex ................................................................................................. 37

2.3 Marco Contextual .............................................................................................. 39

2.3.1 Reseña histórica ............................................................................................... 39

2.3.2 Misión .............................................................................................................. 41

2.3.3 Visión ............................................................................................................... 41

2.3.4 Valores Empresariales ..................................................................................... 42

2.3.5 Funciones Administrativas............................................................................... 43

2.3.6 Análisis FODA de la empresa MJTEXA ......................................................... 44

xiv

2.3.7 Organigrama de la compañía ........................................................................... 45

2.4 Marco Conceptual .............................................................................................. 46

2.5 Marco Legal ........................................................................................................ 47

2.5.1 NIIF para PYMES............................................................................................ 47

Capítulo III. ........................................................................................................................ 50

Marco Metodológico .......................................................................................................... 50

3.1 Nivel de investigación ........................................................................................ 50

3.2 Diseño de la investigación .................................................................................. 50

3.3 Técnicas e Instrumentos de recolección de información ................................ 51

3.4 Población y muestra ........................................................................................... 51

3.5 Presentación de los resultados de la encuesta.................................................. 52

3.6 Presentación de los resultados de la entrevista ............................................... 62

Capítulo IV ......................................................................................................................... 64

La Propuesta ....................................................................................................................... 64

4.1 Generalidades ..................................................................................................... 64

4.1.1 Objetivo general ............................................................................................... 65

4.1.2 Objetivos específicos ....................................................................................... 65

4.2 Plan de acción de la propuesta .......................................................................... 65

4.2.1 Planificación de los procesos de inventario ..................................................... 65

4.2.1.1 Proceso de abastecimiento de materias primas e insumos ....................... 65

4.2.1.2 Proceso de producción ............................................................................. 69

4.2.1.3 Proceso de almacenamiento e inventario de productos terminados ......... 71

xv

4.2.1.4 Proceso de comercialización del producto terminado ............................. 73

4.2.1.5 Proceso de conteo físico preventivo ........................................................ 75

4.2.2 Organización de los recursos de inventario ..................................................... 77

4.2.2.1 Adquisición e instalación del software empresarial................................. 77

4.2.2.2 Reportes necesarios para el control del inventario .................................. 80

4.2.3 Dirección de los encargados del inventario ..................................................... 84

4.2.3.1 Funciones del Contador ligadas al inventario .......................................... 84

4.2.3.2 Funciones de los jefes de área ligados al inventario ................................ 85

4.2.4 Control de las actividades implícitas en el inventario ..................................... 85

4.2.4.1 Políticas de control de inventario ............................................................. 85

4.2.4.2 Indicadores de control de inventario ........................................................ 86

4.3 Cronograma de ejecución de la propuesta ...................................................... 87

4.4 Inversión y financiamiento de la propuesta .................................................... 89

Conclusiones ....................................................................................................................... 91

Recomendaciones ............................................................................................................... 92

Referencias Bibliográficas ................................................................................................. 93

Apéndices ............................................................................................................................ 97

xvi

Índice de Tablas

Tabla 1. Delimitación de la investigación ............................................................................. 8

Tabla 2. Evidencia de problemas en el manejo del inventario ............................................ 52

Tabla 3. La empresa cuenta con procesos definidos para el manejo del inventario ........... 53

Tabla 4. La empresa cuenta un manual para el control interno del inventario ................... 54

Tabla 5. Existencia de registros actualizados del inventario de la empresa ........................ 55

Tabla 6. Principales problemas detectados en el manejo del inventario ............................. 56

Tabla 7. La empresa cuenta con un software para el manejo de inventario ........................ 57

Tabla 8. Frecuencia con la que se realiza el conteo físico del inventario ........................... 58

Tabla 9. Necesidad de mejorar el control del inventario..................................................... 59

Tabla 10. Beneficios que traería consigo el control del inventario ..................................... 60

Tabla 11. Disposición de mejorar el manejo de los inventarios ......................................... 61

Tabla 12. Cronograma de ejecución de la propuesta .......................................................... 88

Tabla 13. Inversión de la propuesta .................................................................................... 89

Tabla 14. Financiamiento de la propuesta .......................................................................... 90

xvii

Índice de figuras

Figura 1. Clases de stocks ................................................................................................... 14

Figura 2. Esquematización métodos FIFO Y LIFO ............................................................ 20

Figura 3.Elementos del control interno ............................................................................... 24

Figura 4. Esquema modelo COSO ...................................................................................... 28

Figura 5. Esquema del Análisis ABC ................................................................................. 31

Figura 6. Movimiento del stock .......................................................................................... 33

Figura 7. Lote económico de pedido ................................................................................... 35

Figura 8. Plantilla de Kárdex .............................................................................................. 38

Figura 9. Identificador visual Keee Fajas ........................................................................... 40

Figura 10. Fan page de la marca Keee Fajas de MJTEXA S.A. ......................................... 40

Figura 11. Instagram de la marca Keee Fajas de MJTEXA S.A. ........................................ 41

Figura 12. Organigrama de MJTEXA S.A. ......................................................................... 45

Figura 13. Evidencia de problemas en el manejo del inventario ........................................ 52

Figura 14. La empresa cuenta con procesos definidos para el manejo del inventario ........ 53

Figura 15. La empresa cuenta un manual para el control interno del inventario ................ 54

Figura 16. Existencia de registros actualizados del inventario de la empresa .................... 55

Figura 17. Principales problemas detectados en el manejo del inventario ......................... 56

Figura 18. La empresa cuenta con un software para el manejo de inventario .................... 57

Figura 19. Frecuencia con la que se realiza el conteo físico del inventario ........................ 58

Figura 20. Necesidad de mejorar el control del inventario ................................................. 59

Figura 21. Beneficios que traería consigo el control del inventario ................................... 60

Figura 22. Disposición de mejorar el manejo de los inventarios ........................................ 61

Figura 23. Flujograma de proceso de abastecimiento de materias primas e insumos ......... 68

xviii

Figura 24. Flujograma de proceso de producción ............................................................... 70

Figura 25. Flujograma de proceso de almacenamiento e inventario ................................... 72

Figura 26. Flujograma de proceso de comercialización ...................................................... 74

Figura 27. Flujograma de proceso de conteo físico preventivo .......................................... 76

Figura 28. Sistema empresarial Sistematic ......................................................................... 78

Figura 29. Esquematización del Módulo de gestión de almacén y facturación .................. 79

Figura 30. Esquematización del módulo de inventario. ...................................................... 79

Figura 31. Solicitud de compra de inventario ..................................................................... 80

Figura 32. Orden de compra ................................................................................................ 81

Figura 33. Informe de egreso de mercadería ....................................................................... 82

Figura 34. Informe de conteo físico preventivo .................................................................. 83

Figura 35. Asignación de responsables del inventario ........................................................ 84

1

Introducción

El manejo del inventario es una de las actividades más importantes dentro de una

compañía, puesto que, el costo total del producto dependerá de todos los rubros que están

implícitos en su fabricación y/o comercialización; y por consecuencia afectarán al precio

final. Entonces, una empresa que no gestiona debidamente sus inventarios posiblemente

sufrirá de mayor costo de producción y distribución, y eso implicará en un precio mayor al

del mercado; por el contrario, la gestión del stock busca optimizar estos rubros al máximo

para garantizar un precio final mucho más atractivo para el cliente.

Esta situación, además generar un ambiente de satisfacción al cliente, mejora la imagen de

la compañía y se convierte en una estrategia de ventaja competitiva porque se puede liderar

en costos, así los clientes podrán evaluar la calidad del producto, pero también escogerlo por

tratarse de un precio asequible.

Internamente, las empresas que llevan un control y organización de su inventario, tanto de

materias primas como de productos terminados, alcanzan la máxima productividad, ya que

reducen las mermas de producción y aumentan la cantidad de productos terminados, situación

que es favorable para la liquidez de la compañía, ya que no se invierte una cantidad excesiva

en la compra del inventario, sino lo necesario en función a los requerimientos de la demanda.

Bajo este contexto, el presente trabajo de investigación se llevará a cabo en la empresa

MJTEXA S.A., con la finalidad de plantear una propuesta que permita controlar la entrada y

salida de inventarios, a fin de que sus directivos puedan optimizar los procesos operativos, los

recursos y mejorar la liquidez y rentabilidad del negocio.

2

Capítulo I

El problema

1.1 Planteamiento del problema

1.1.1 Macro

A nivel mundial, todas las empresas sean del sector comercial o industrial, están

conscientes de la importancia que tiene el inventario, ya que su correcta gestión es capaz de

disminuir la cantidad de espacio (almacenamiento) que se requiere para su normal

funcionamiento, así como también evita un uso desmedido de la liquidez de la compañía para

la compra de ciertos productos, especialmente por el tiempo que puede demorar su rotación.

De ahí que su gestión es lo que garantiza la cantidad y el tiempo necesario para la adquisición

de nuevo inventario.

Para esto, los directivos de la compañía deben tener conocimiento pleno de la información

que les proporciona la demanda en base a sus patrones de comportamiento; de tal forma que

se puede identificar épocas de estacionalidad de la demanda, en donde se presentan

temporadas altas y hay que abastecerse de mayor cantidad de mercadería; y temporadas bajas,

donde hay que ser más conservadores y reducir paulatinamente la cantidad de stock en

bodega.

Sin embargo, la gestión de inventarios no es una tarea fácil, ya que se suelen presentar

varios problemas relacionados con las inconsistencias contables que se dan al momento de

comparar la cantidad de stock en bodega y los reportes de inventario que arroja el sistema de

la compañía; los cuales se agravan ante la falta de políticas de control interno que permitan la

creación de una cultura empresarial que garantice un conteo cíclico del inventario para la

detección oportuna de faltantes o sobrantes y así, mantener información en tiempo real.

3

Bonet (2005) considera que para evitar este tipo de errores se pueden aplicar controles

basados en el principio de Pareto que se plantea como una solución para determinar los

inventarios que tienen mayor y menor rotación y que, de alguna forma, representan mayor

rentabilidad para la compañía; tratando de enfocarse con mayor frecuencia en aquellos

productos que podrían significar mayor pérdida para la compañía en caso de baja rotación,

deterioro, pérdidas o robo.

1.1.2 Meso

En lo que corresponde a la presentación de los estados financieros, las compañías

ecuatorianas los realizan en función a las NIIF, según lo establece la Resolución No.

06.Q.ICI.004 emitida por la Superintendencia de Compañías, R.O. # 348 de septiembre 2006.

De igual forma, la sección 13 de las NIIF para PYMES en su norma 13.1 manifiesta que los

inventarios son aquellos activos destinados para la venta sea en proceso de producción con

fin comercial, en forma de materiales para ser consumidos durante el proceso de producción,

o en la prestación de servicios (Soto-Restrepo, Mesa-Velásquez, & Quiros-Jaramillo, 2013).

El problema en este aspecto se manifiesta porque algunas empresas pequeñas desconocen

los procedimientos contables que deben ser aplicados para el control de su inventario,

entonces caen errores u omisiones que provocan inconsistencias, especialmente porque

carecen de un sistema contable adecuado y la información suele ser llevada manualmente.

1.1.3 Micro

Entrando al plano micro, la investigación se llevará a cabo dentro de la empresa

“MJTEXA S.A”, perteneciente al sector PYME de la ciudad de Guayaquil, cuya actividad

económica es la elaboración de fajas post operatorias y estéticas, ropa de dormir y demás

productos textiles tanto para damas como para caballeros. Por tratarse de una pequeña

4

empresa, desde su constitución en julio 2015, no se ha considerado una debida planificación

en sus inventarios, presentando inconsistencias al momento de realizar una comparación entre

los registros contables y las existencias físicas en la bodega. Además, la empresa no cuenta

con un sistema eficiente que permita calcular la cantidad de inventario que debe almacenarse

según el comportamiento histórico de la demanda, y por consecuencia suelen darse casos

donde el inventario se agota muy rápido o demora en rotar, debido a esta falta de

planificación que ha ido afectando poco a poco a la liquidez de la compañía “MJTEXA S.A.”

Bajo este contexto, la gestión de los inventarios constituye una tarea básica y fundamental

que debe ser controlada por los directivos de “MJTEXA S.A.”, puesto que representa en su

principal fuente de ingresos y liquidez; de esta manera, el problema de investigación se

define como la necesidad de controles internos que permitan un mejor manejo del inventario,

a fin de favorecer la liquidez del negocio; situación que es preocupante ya que, de no tomarse

los correctivos necesarios, la compañía podría afrontar los siguientes problemas:

• Pérdida de competitividad, basado en el mal manejo de su inventario, podría

significar un aumento de los costos de almacenaje por la falta de planificación de

compras en función a las necesidades de la demanda.

• Disminución de la liquidez y rentabilidad, debido a que la mercadería podría

demorar largos períodos en venderse.

• Pérdida, daño o robo de la mercadería, como consecuencia de la falta de políticas

de control que fomenten el conteo periódico a fin de constatar posibles

inconsistencias.

• Inventario inexacto o irreal, lo que generaría malestar en los clientes al momento

de realizar la entrega de algún pedido.

5

En base a la situación expuesta, es necesario diseñar una propuesta de control interno para

el inventario de la empresa “MJTEXA S.A.”, con el propósito de detectar oportunamente las

falencias que posee el actual proceso de inventario para plantear mecanismos que disminuyan

el impacto de los posibles riesgos financieros que, actualmente, están afectando los intereses

de la compañía.

1.2 Formulación y sistematización del problema

1.2.1 Formulación del problema

¿Cómo incide el diseño de una propuesta de control interno de inventarios, en la liquidez

de la empresa “MJTEXA S.A.”

1.2.2 Sistematización del problema

1. ¿Cuál es el enfoque teórico de los controles internos aplicados a los inventarios?

2. ¿Cuál es la situación actual de “MJTEXA S.A.” respecto a la gestión de su

inventario?

3. ¿Qué acciones deben aplicarse para garantizar un debido control interno del

inventario de la compañía “MJTEXA S.A.”?

1.3 Objetivos de la investigación

1.3.1 Objetivo general

Diseñar una propuesta de control interno de inventarios para la empresa “MJTEXA S.A.”

1.3.2 Objetivos específicos

1. Analizar el enfoque teórico de los controles internos aplicados a los inventarios.

6

2. Diagnosticar la situación actual de la empresa “MJTEXA S.A.” respecto a la gestión

de su inventario.

3. Plantear acciones que garanticen un adecuado control interno del inventario de la

compañía “MJTEXA S.A.”

1.4 Justificación de la investigación

1.4.1 Justificación teórica

La importancia de aplicar controles internos a los inventarios, propone ventajas para la

compañía porque garantiza una correcta entrada y salida de la mercadería; significando un

registro contable real, libre de inconsistencias y por consecuencia, un mejor resultado en los

estados financieros. Los controles internos impulsan mecanismos que mejoran la rotación de

la mercadería porque el simple hecho de contar con información precisa garantiza un mejor

abastecimiento del stock sin excesos y sin faltantes; es decir, se establece la cantidad óptima

para la adquisición periódica de mercadería a través de una correcta proyección; lo que es un

beneficio para los directivos porque están más seguros del monto de que deben invertir.

1.4.2 Justificación metodológica

Para la realización de la presente investigación es necesario llevar a cabo el siguiente

procedimiento:

1. Se acudirá a la empresa “MJTEXA S.A.” para recabar información relacionada con

el manejo de su inventario y constatar los problemas que se están manifestando en

su bodega, a fin de detectar las posibles falencias que presenta el proceso de

control.

2. Se aplicará una encuesta y entrevista a los funcionarios encargados del inventario

de la compañía “MJTEXA S.A.” y luego se procesarán los datos a través de la hoja

7

de cálculo de Excel, para facilitar la información mediante la presentación de

tablas y gráficos estadísticos.

3. En base a los resultados obtenidos se diseñarán acciones para controlar el

inventario de “MJTEXA S.A.”, los cuales se fundamentarían en políticas de

control, rediseño de procesos de entrada y salida de mercadería, diseño de formatos

de control, asignación de responsabilidad, plan de capacitación e indicadores de

gestión para realizar una comparación en el mediano plazo, y cuando los directivos

tomen la decisión de aplicar la propuesta. Por lo que se recomendará un plan de

seguimiento que constate el cumplimiento de los controles planteados.

1.4.3 Justificación práctica

En la práctica, esta propuesta tendría un beneficio importante para la compañía “MJTEXA

S.A”, especialmente en el tema de la liquidez, ya que la correcta gestión de los inventarios se

enfoca en los siguientes aspectos:

1. Conocer las unidades que deben ser almacenadas, de acuerdo a las temporadas altas o

bajas; y así identificar el momento oportuno para la adquisición de nuevo inventario.

2. Medir el inventario para saber qué artículos tienen mayor rotación y por

consecuencia, son los más rentables de la compañía.

3. Plantear acciones que protejan a la compañía, respecto a las posibles variaciones de

costos de los artículos de inventario

8

1.5 Delimitación de la investigación

Tabla 1.

Delimitación de la investigación

ASPECTO DESCRIPCIÓN

Campo: Control de inventarios

Ubicación Geográfica: Empresa MJTEXA., Guayaquil – Ecuador.

Actividad económica: Elaboración de fajas post operatorias y estéticas, ropa de

dormir y demás productos textiles tanto para damas como

para caballeros.

Problemas a combatir: Inconsistencias en los inventarios debido a la falta de

control.

Consecuencias del

problema:

Inventario irreal, aumento de costos y reducción de la

liquidez del negocio.

1.6 Hipótesis

La propuesta de controles internos de inventario, mejorará la liquidez de la empresa MJ

TEXA S.A.

• Variable Independiente: Propuesta de controles internos de inventario.

• Variable Dependiente: Mejoramiento de la liquidez de la empresa MJTEXA S.A.

9

1.7 Operacionalización de las variables

VARIABLES DEFINICION

CONCEPTUAL

DEFINICION

OPERATIVA

DIMENSIONES INDICADORES ITEMS O

PREGUNTAS

INSTRUMENTOS TECNICA

Propuesta de

controles

internos

Es un conjunto de

acciones que busca

controlar la entrada y

salida de mercadería.

Los controles internos

aplicados a los inventarios

se basarán en políticas,

asignación de

responsabilidades, procesos

de entrada y salida; e

instrumentos para el debido

registro de la mercadería.

Eficiencia en los

procesos

Tiempo que

demora el

despacho de un

pedido

¿Qué problemas

son frecuentes en

el despacho de un

pedido?

Cuestionario Encuestas -

Entrevistas

Políticas de

control interno

Conteos físicos

cíclicos

¿Qué tipo errores

se han detectado

durante los

conteos físicos?


Entrevistas

Mejoramiento

de la liquidez

de la compañía

Es una mejora en la

cantidad de dinero

que dispone la

compañía para el

cumplimiento de sus

obligaciones a corto

plazo.

Medición de los niveles de

liquidez que posee la

compañía según los

indicadores financieros.

Liquidez

necesaria para la

compra de

mercadería

Índice de liquidez

corriente

¿Qué problemas

han incidido en la

reducción de la

liquidez de la

compañía?


Entrevistas

10

Capítulo II.

Marco Referencial

2.1 Antecedentes de la investigación

Como antecedentes de la investigación se recogen trabajos de titulación como referentes

académicos en temas de control de inventarios para contribuir con el mejoramiento en lo que

corresponde a compra y venta de mercadería; estos trabajos son detallados a continuación:

De acuerdo a Vera & Vizuete (2011), dentro de su trabajo de investigación denominado

“Diseño de un control interno de inventario para la empresa XYZ”, planteó como objetivo

general del mismo efectuar un análisis de los diferentes procesos de la administración de

inventarios, lo cual se desarrolla dentro de las bodegas de la empresa en que es objeto de

estudio.

Llegando a la conclusión de que la empresa en cuestión no posee las políticas y niveles de

inventario que le permita generar un elevado nivel en lo referente a la gestión de compras,

altos costos en la administración de procesos y un alto valor en la gestión de compras;

además, existe una mercadería que se adquiere en exceso debido a que se desconoce la

cantidad real de existencias, lo que genera que se efectúe una reposición innecesaria que

además no sigue las políticas económicas de inventario; así también, existe un riesgo de que

los artículos sufran diferentes problemas de calidad debido al tiempo que permanecen en

bodega.

Se relaciona con el presente trabajo de titulación ya que se establecen varias soluciones

para lograr el mejoramiento de las políticas de los procesos de control de inventarios, así

como para mejorar el almacenamiento de las mercancías, logrando una mayor eficiencia en

cuanto a costos; por tanto, se podrán determinar las mejores alternativas de acuerdo a las

11

diferentes falencias que posea una organización, consiguiendo mejorar este aspecto a nivel

organizacional.

Según Morales & Torres (2015) en su trabajo de titulación “Diseño de un sistema de

control interno de inventario basado en el modelo COSO I para la empresa Plus Service

Lunch en la ciudad de Guayaquil” planteó como objetivo general del mismo efectuar un

análisis de los diferentes procesos de la administración de inventarios, lo cual se desarrolla

dentro de las bodegas de la empresa en que es objeto de estudio.

Llegando a la conclusión de que el control interno se establece como una herramienta

fundamental para realizar cualquier tipo de actividad, procedimiento o procesos que se lleva a

cabo dentro de una organización, ya que este tiene como objetivo principal mejorar el manejo

de los inventarios, logrando un mayor grado de eficiencia en los recursos que esta expende, lo

cual únicamente es posible si se llevan a cabo procedimientos eficaces y eficientes que

generen resultados razonables y válidos.

Se relaciona con la presente investigación en que se diseña un sistema de control interno,

el cual posee diversas características de acuerdo a las necesidades específicas que posee la

empresa, evidenciando las herramientas más idóneas de acuerdo a los momentos por los que

atraviesa una organización, así como el tipo de inventarios que posee, además de identificar

los métodos de valoración de inventarios más efectivos de acuerdo a las necesidades de una

institución.

Por lo tanto, el presente trabajo se establece como un elemento de sustento teórico para

contribuir con la selección de componentes necesarios para que un sistema de control interno

pueda configurarse de la mejor manera posible en la empresa XYZ, la cual es el objetivo de

estudio.

12

Según Misari (2012)en su trabajo de investigación titulado “El control interno de

inventarios y la gestión en las empresas de fabricación de calzado en el distrito de Santa

Anita” se planteó como objetivo analizar el control interno a la interna de los procesos

productivos y gerenciales para así promover y asegurar la optimización de los recursos

empleados en las empresas que se desarrollan en este tipo de negocios.

Llegando a la conclusión de que el control interno es un factor trascendental para la

consecución de un adecuado manejo corporativo de una organización, ya que proporciona la

seguridad que esta necesita para alcanzar los objetivos y metas que se han trazado dentro del

marco en la eficacia, economía y eficiencia; factores que se establecen como los tres factores

fundamentales que sostienen y protegen los recursos y bienes de una determinada

organización. Se relaciona con la presente investigación debido a que la optimización que se

consigue por medio de la utilización de un sistema de control interno, mejorando además la

productividad y haciendo posible que las organizaciones aprovechen al máximo sus recursos

y por lo tanto es indispensable la planificación, teniendo como fin ofrecer una mejor visión

sobre la gestión empresarial y generando procesos productivos y gerenciales a un alto nivel

en todas las áreas.

2.2 Marco teórico

2.2.1 Inventarios

De acuerdo a la autora Mayra Romero (2012) “el inventario de mercaderías se compone

de los bienes que la empresa compra para luego venderlos”; este concepto se basa en las

empresas comerciales, es decir, organizaciones que adquieren un producto para

posteriormente expenderlos. El inventario de mercaderías es comercializado al término de un

año o en un menor tiempo, por lo que es parte del activo corriente de una organización y se lo

presenta posterior a las cuentas por cobrar, puesto que su transformación en efectivo requiere

13

que sea mediante la utilización de las cuentas por cobrar, esto conforme al ciclo normal de

operaciones (Romero Albuja, 2012).

Los inventarios son bienes tangibles, los cuales están definidos para ser vendidos de

acuerdo al giro del negocio o en caso, para ser consumidos durante la producción de bienes o

servicios para luego ser comercializados directamente hacia el consumidor o por medio de

intermediarios. Resulta importante indicar que los inventarios resultan vitales para la salud de

una organización, estableciéndose sus funciones vitales a continuación:

1. Ayudar a la independencia de la relación operación – continuidad de las

variaciones de la demanda.

2. Determinar las condiciones económicas de aprovisionamiento.

3. Determinar las óptimas secuencias de operaciones durante los procesos

operativos.

4. Hacer un uso óptimo de la capacidad de producción de la empresa (Romero

Albuja, 2012, pág. 21).

Mientras que Catácora (1998) considera que colocarle calor al inventario de mercancías

involucra dos situaciones de cuidado, las cuales quedan establecidas de la siguiente manera:

Al evaluar el inventario final, este se muestra en el balance general y consiste en lo

que se compró y no se vendió una fecha determinada. Pero lo que se vendió, y

lógicamente no formó parte del inventario se incluye en el costo de la mercadería

vendida del estado de resultados.

Los inventarios surgen de la necesidad de los primeros almacenes en la historia, los cuales

buscaban satisfacer de manera constante la demanda de la sociedad sobre diversos artículos,

esto sin importar si la producción de determinado artículo no se produce en determinado

momento, pudiendo contar con los productos en todo momento y evitar que se genere una

insatisfacción en el mercado.

14

En algunas ocasiones, las organizaciones buscan almacenar distintos productos, ya que a

futuro estos podrían sufrir un aumento de precio, por lo que conservarlos en bodega permite a

la empresa que genere mayores ingresos al expenderlos posteriormente en periodos de alta

inflación (Grupo Antakira, 2003).

Para finalizar se pueden considerar que las razones básicas para generar stocks son las

presentadas a continuación:

Variación del aprovisionamiento frente a demanda estable

Variación y estacionalidad de la demanda

Restricciones económicas

Motivos financieros o de especulación

Protección contra las irregularidades

Regulación de la producción

Mientras que los tipos de inventarios que se emplean mayormente por las organizaciones

son los siguientes:

Figura 1. Clases de stocks

Nota: (Grupo Antakira, 2003)

CL

AS

ES

DE

ST

OC

KS

Stock activo

Stock máximo

Stock mínimo

Stock de seguridad

Stock óptimo

Stock cero

15

2.2.2 Tipos de inventarios

A continuación, se presentan los tipos de inventarios de acuerdo a la clasificación en la

que estos se encuentran:

2.2.2.1 Inventarios según su forma

Inventario de materias primas: Se encuentra conformado por todos aquellos

artículos que son necesarios para elaborar los productos finales, por lo que aún se

encuentran en una etapa en la que no han recibido ninguna clase de procesamiento

para ser transformados.

Inventario de productos en proceso de fabricación: Son todos aquellos bienes que

han sido adquiridos para formar parte de las empresas industriales o manufactureras y

que se encuentran aún en un proceso de manufacturación, cuantificándolos por la

cantidad de la mano de obra, gastos de fabricación y materiales que son aplicables a la

fecha de cierre.

Inventario de productos terminados: Los bienes que han sido adquiridos a otras

organizaciones y que se encuentran en un estado idóneo para que sean transformados

y listos para ser comercializados.

Inventario de suministros de fábrica: Se encuentran todos los materiales con los

que se elaboren los productos finales, pero que carecen de la capacidad de ser

cuantificados de forma exacta, pudiendo ser los principales ejemplos los clavos,

lubricantes, pinturas y demás artículos que se encuentran dentro de este tipo de

categorías.

Inventario de mercancías: Se encuentran diferentes bienes de propiedad de la

empresa, ya sea esta de tipo comercial o mercantil para luego ser comercializados sin

que sufran ningún tipo de modificación; es muy común que en este tipo de inventarios

16

se encuentren la totalidad de las mercancías que se pueden clasificar como disponibles

para que el mercado objetivo pueda adquirirlas (Muller, 2005).

2.2.2.2 Clasificación de inventarios según su función

Inventario de seguridad o de reserva: Es un inventario que sirve para compensar los

riesgos de que se presenten paralizaciones en la producción y que no se hayan

contemplado por la organización de manera adecuada, por lo que se presentarían

problemas con la demanda que pudiera presentar el mercado objetivo.

Inventario de desacoplamiento: Este inventario requiere que se efectúen dos

procesos u operaciones que posean dos distintas tasas de producción, las cuales no

deben sincronizarse en ningún momento, ocasionando de esta forma que cada uno de

los procesos pueda desarrollarse de la manera en la cual ha sido planeada con

anterioridad.

Inventario en tránsito: Se establece como un tipo de inventario en el cual se colocan

los materiales que hayan sido solicitados por terceros, pero que aún la empresa no ha

recibido.

Inventario de ciclo: Es un inventario que surge cuando la cantidad de unidades que

han sido adquiridas o producidas por parte de la empresa con la finalidad de que se

consiga una reducción de costos por unidad o para aumentar la eficiencia productiva,;

por lo que resultan mayores que las necesidades inmediatas que esta posee en un

determinado momento.

Inventario de previsión o estacional: Este inventario se presenta cuando una

organización acumula una gran cantidad de mercancías, principalmente porque

produce mayores cantidades a las que vende o que el mercado demanda, se genera

principalmente cuando la demanda se presenta como ocasional (Muller, 2005).

17

2.2.2.3 Clasificación de inventarios desde el punto de vista logístico

Ballou (2004) considera que los inventarios pueden clasificarse desde el punto de vista

logístico, ya que las empresas según su giro pueden contar con diferentes maneras de

gestionarlo.

Inventario en ductos: Son aquellos inventarios que se encuentran en tránsito entre

los diferentes niveles del canal de suministros, es decir, los inventarios de trabajo en

proceso, así como los de operaciones de manufactura.

Existencias para la especulación: Son todas las materias primas que son compradas

con la finalidad de especular con sus precios en el mercado, satisfaciendo de esta

forma los requerimientos de operación, así como también en los momentos en los que

los inventarios se han establecido con antelación a las ventas de temporada o

estacionales.

Es un tipo de inventario en el que principalmente se adquieren productos como el oro,

la plata y el cobre, debido a que sus precios siempre se encuentran al alza y pueden

ser vendidos luego de un tiempo determinado con una ganancia sin que esto implique

incurrir en alguna clase de esfuerzo.

Existencias de seguridad: Es un inventario que se crea para proteger a la empresa y

contrarrestar la variabilidad que posee un mercado en cuanto a su demanda, pudiendo

la empresa mantenerse segura durante los lapsos de tiempo que se presentan entre

cada aprovisionamiento.

Existencias de naturaleza cíclica o regular: Son aquellos inventarios que resultan

necesarios para satisfacer la demanda promedio durante los periodos que se dan entre

los aprovisionamientos.

Existencias obsoletas, muertas o perdidas: Son todas aquellas mercancías que se

han almacenado por demasiado tiempo, por lo que se deterioran, además de aquellos

18

bienes que se han extraviado o que incluso han sido sustraídos de las instalaciones de

la empresa.

2.2.3 Métodos de Valoración de Inventarios

A continuación, se presentan los diferentes métodos que se emplean para valorar los

inventarios, siendo así útiles de acuerdo a las características específicas de una organización,

por lo que podrán ser elegidos dentro del presente estudio.

2.2.3.1 Método FIFO (First intro, first output)

Este método se caracteriza por vender lo primero que entra al almacén, es decir, la

empresa busca sacar de su stock lo primero que haya ingresado, es así, que este método se

convierte en una herramienta que le permite a las organizaciones contar el valor del

inventario recibido en primer lugar al momento de efectuar sus ventas.

El motivo más importante para que una empresa emplee este tipo de inventario es debido a

que la salida de inventario se da en los productos que llevan un mayor tiempo en la empresa,

lo que permite que se evite al máximo la aparición de la caducidad en el stock, situación

altamente favorable para aquellas organizaciones que se dedican a la comercialización de

productos alimenticios, dejando en bodega aquellos ítems más recientes y así evitando

pérdidas importantes.

Finalmente, las compras no poseen una gran importancia, puesto que estas ingresan al

inventario por el mismo valor de compra y no se requiere realizar ninguna modificación; si en

caso se presentase una situación en la que se efectúen devoluciones en las compras, entonces

se efectúan por el valor que posee el producto en el mismo momento de la operación, lo que

significa que se efectúa la salida del inventario por todo el valor cancelado en el momento de

compra (Kokemuller, 2017).

19

2.2.3.2 Método LIFO (Last intro, fisrt output)

El método LIFO se basa en efectuar la salida de los productos que se han adquirido de

manera reciente, manteniendo en inventario a los productos que se adquirieron en primera

instancia; el principal motor para que se emplee esta valoración de inventario es al momento

en que se presentan tasas de inflación al alza, por lo que los precios de los artículos se

encuentran aumentando de valor de forma constante.

Resulta importante considerar que las empresas deben contar con un amplio conocimiento

del mercado en el cual se desenvuelve, para poder así identificar la tendencia inflacionaria

que posee este, aprovechando posteriormente las diferentes oportunidades que se puedan

presentar y evitando utilizar este tipo de valoración, siempre que no se generen los beneficios

deseados por la empresa que lo requiera.

El tratamiento que se le da a las devoluciones en el rubro de las compras se da cuando el

inventario sale por el mismo valor por el que se ha comprado, puesto que las mercancías que

son devueltas, lo hacen por el valor exacto por el cual fueron adquiridas; es muy importante

destacar que los diferentes métodos de valoración poseen una validez para costear las salidas

o ventas, ya que las compras ya cuentan con un costo previamente identificado (Moreno W. ,

2008).

Kkemuller (2017) considera que este método puede ser duramente criticado debido a que

brinda la posibilidad de que los altos mandos de las empresas manipulan los resultados en

generar un margen de utilidad neta para la organización; al momento en que los precios

aumentan de forma acelerada y una empresa quiere mostrar que recibe menores ingresos en

su año fiscal, lo cual es muy útil cuando se desea pagar una menor cantidad en impuestos, por

lo que los altos mandos adquieren una gran cantidad de bienes, incrementando así su

inventario antes de que el año fiscal finalice, por lo que no se cancelarán grandes valores por

este concepto.

20

A continuación, se presenta una esquematización de la manera en la que se desarrollan los

métodos de valoración FIFO y LIFO, lo que permite un mayor nivel de comprensión para el

presente estudio:

Figura 2. Esquematización métodos FIFO Y LIFO

Nota: (Moreno W. , 2008)

2.2.3.3 Método Inventario Promedio

Es un método que se fundamenta en identificar el costo promedio de cada uno de las

mercancías que se encuentran dentro del inventario final en el preciso momento en que las

unidades con idénticas en cuestión de apariencia, pero no en el precio de la adquisición,

puesto que han sido compradas en distintos momentos y por ende a diferentes precios, por lo

que resulta necesario que para que se defina el valor del costo de la mercancía mediante la

toma del valor del costo de los productos del inventario inicial, sumado al de las compras

21

durante el mismo periodo y para finalmente dividirlo por la cantidad de las unidades del

inventario inicial, efectuando una suma de las compras durante el periodo en cuestión.

Como el nombre del método lo indica, la manera en la que se determina este tipo de

inventarios se da sobre la base de dividir el importe acumulado de las erogaciones aplicables

entre la cantidad de las mercancías adquiridas o que se hayan producido anteriormente. El

costo de los artículos disponibles para ser vendidos se debe dividir por la totalidad de las

unidades que están disponibles también para ser comercializados; es importante mencionar

que se emplea este costo para valorizar al inventario final.

Los costos definidos por medio de la utilización de este método se afectan por las compras

realizadas al principio del periodo definido, así como al momento de que este concluye; es de

esta forma que en un mercado que posee una clara tendencia al alza, el costo unitario será

menor que el costo unitario que se ha calculado previamente (Javera, 2011).

2.2.3.4 Método Inventario Perpetuo

Este sistema de valoración se encuentra altamente ponderado, incluso al nivel de

considerarlo el mejor de todos los existentes para registrar las mercancías por parte de gran

cantidad de tipos de empresas, puesto que posee un elevado nivel organizativo; es conocido

también un sistema de inventario permanente o constante, ya que organiza los datos pudiendo

otorgar un nivel de accesibilidad y localización en cada momento, evitando de esta forma que

se presenten inconvenientes para identificar el valor del inventario final, así como del costo

de lo vendido y la pérdida bruta o de la utilidad generada.

El sistema de inventario perpetuo se constituye como una herramienta que mantiene un

registro continuo y de manera periódica de los distintos movimientos que se generan en los

inventarios, así como del costo que posee cada mercancía que la empresa haya

comercializado, ya sea esto por medio de identificación específica o por otros medios para

esta finalidad (Jiménez & Espinoza, 2007).

22

2.2.3.5 Importancia del control de inventarios

Los beneficios del control de inventarios se dan principalmente en el aumento de los niveles

de eficiencia y eficacia en cuanto al control de costos, así como de la estandarización de la

calidad, obteniendo una mayor cantidad de utilidades; además, los beneficios tangibles que se

dan son los siguientes:

Planeación de compras de la empresa: Si el inventario puede ser controlado, entonces

la empresa posee una información precisa, la misma que sirve para adquirir los

productos necesarios para satisfacer la demanda del mercado, evitando de esta manera

que se presenten faltantes o excesos de esos, ya que se puede conocer de forma exacta

la fluctuación de stock conforme a la época del año en la cual se encuentra la empresa.

Es de esta forma que el historial de ventas de una empresa brinda la posibilidad de

establecer la cantidad necesaria que una empresa debe de efectuar en cuanto a compras

mensuales o semanales mediante una hoja de cálculo, la misma que es alimentada con

información diaria, la misma que permite efectuar un análisis luego de tres meses

(FIAEP, 2014).

Planeación de flujo de efectivo: De acuerdo a lo planteado en la planeación de

compras efectuada previamente, el flujo de efectivo se puede planificar, estableciendo

lo adecuado a gastar por parte de la empresa en cuanto a valores monetarios, ya que se

podrán eliminar o postergar los gastos que no sean necesarios para la operación de la

organización, lo que permitirá que su liquidez no se vea afectada de manera negativa

(FIAEP, 2014).

Así también, se fundamenta en los 3 principales factores, los cuales son detallados a

continuación:

Escasez: Es la principal función de los inventarios, evitar que se presente escasez de

un producto en particular, ya que, si una empresa no cuenta con los productos que

23

desea un mercado, esta se encontrará imposibilitada de satisfacer la demanda; la

acumulación de stock protege a las organizaciones de que sus proveedores retrasen

pedidos y no puedan cumplir con las fechas pactadas.

Razones comerciales: La acumulación de stock se vuelve una garantía de que la

organización cubrirá la demanda de un producto, convirtiéndose en una razón de peso

para que el cliente acuda a una empresa para adquirirlo cuando lo deseen sus clientes;

resulta necesario que se posea una precaución con esta situación, puesto que se

mantiene un stock excesivo que genera grandes costos para la empresa por manejo de

almacén, los cuales posteriormente repercutirán en el precio que tendrán los productos

para el público.

Economía de escala: Las empresas que se desarrollan en el campo industrial

requieren considerar el coste de producción de cada ítem, es decir, el coste unitario de

su inventario, el mismo que influye en la cantidad producida por parte de la

organización. Es importante mencionar que poseer una gran cantidad de stock influye

de manera directa en el aumento de los costos de almacenamiento, lo que puede

posteriormente volverse un inconveniente si le genera a la empresa una eliminación

de la compensación del ahorro que se obtiene.

2.2.4 Control interno

El Control Interno es un plan útil para organizar, así como el conjunto de procedimientos y

métodos que es empleado por la administración de una empresa para lograr la consecución de

los objetivos organizacionales, asegurando en gran medida una conducción ordenada y

eficiente de la forma en la cual se realiza de forma eficiente el negocio, incluyendo la

adherencia a las diferentes políticas administrativas, las salvaguardas de los activos, la

corrección de registros contables, la prevención y detección de fraudes y errores, así como la

preparación oportuna de la información financiera confiable. Se constituye como un proceso

24

ejecutado por participación activa de todos los niveles jerárquicos, así como por parte del

personal de la entidad, para que de manera razonable se desarrollen las operaciones de forma

efectiva y eficiente, la protección de los activos, el cumplimiento de las disposiciones legales

y reglamentarias y la confiabilidad de la información financiera y de gestión. Un sistema de

control interno se establece como el conjunto de políticas, procedimientos y normas para

garantizar el desempeño eficaz y eficiente de las operaciones de una organización, así como

la veracidad de la información financiera y cumplimiento de las disposiciones establecidas

por los diferentes organismos de control y entidades públicas que regulan su funcionamiento

(Fernández, 2013).

Figura 3.Elementos del control interno

Nota: (Fernández, 2013)

Los elementos básicos del control interno son:

Un plan de organización que provea una separación apropiada de las

responsabilidades funcionales, las cuales son las siguientes:

SISTEMA DE CONTROL INTERNO

Políticas y prácticas de

desarrollo del Talento Huano

Emisión de normas y políticas

Planes , métodos,

principio y procedimientos

Estructura organizacional

25

1. Delimitación de responsabilidades funcionales.

2. Autorización a los funcionarios para la toma de decisiones oportunas;

3. Definición de la responsabilidad individual.

4. Contar con un medio eficaz de control de los deberes asignados y

autoridad delegada.

5. Informar sobre el cumplimiento de deberes y los resultados en función de

lo efectuado en la empresa.

6. Asignar funciones, obligaciones y deberes para evitar la duplicación o

conflicto de labores.

7. Establecer una estructura organizacional lo más simple posible;

8. Utilización de organigramas y manuales de organización.

9. Diseñar las unidades de organización para obtener un máximo de

efectividad a un mínimo costo.

Mientras que Fernández (2013) considera además que los objetivos a alcanzarse son los

presentados a continuación:

Lograr fraccionar las funciones, procesos, departamentos, para facilitar su evaluación,

lo cual brinda la posibilidad de organizar adecuadamente el entorno organizacional

específico.

Obtener un conocimiento global de la organización, así como el funcionamiento del

área que se pretende evaluar, pudiendo de esta manera determinar el nivel de

confianza que se debe depositar en el control interno como una base para la

planificación de la evaluación del control interno u otra actividad relacionada con la

auditoría.

Evaluar las condiciones estructurales del control interno que interfieren en la actividad

sujeta a revisión, así como de la interrelación funcional y operativa, pudiendo

26

identificar los departamentos que poseen un mayor riesgo para la ejecución de las

actividades.

Identificar las causales específicas que generan las áreas cruciales, desarrollando los

hallazgos que se han logrado identificar en la evaluación efectuada previamente,

presentando posteriormente las recomendaciones que permitan mejorar de forma

permanente el proceso de control interno, además de la posibilidad de sumarle valor a

los procesos.

Establecer el nivel de eficiencia, efectividad y economía en la salvaguarda de los

diferentes recursos y la confiabilidad de la información financiera, administrativa y

técnica.

2.2.4.1 Métodos para evaluar el control interno

Existen tres métodos necesarios para estudiar y evaluar el control interno, estos son, los

métodos descriptivos, los métodos de cuestionarios y el gráfico, los mismos que permiten

evidenciar la manera en la que la empresa desarrolla sus diferentes actividades, brindando

una visión clara del estado actual de la organización.

Método Descriptivo.: Consiste en la explicación, por escrito, de las rutinas

establecidas para la ejecución de las distintas operaciones o aspectos específicos del

control interno. Es decir, es la formulación de memoranda donde se transcribe en

forma fluida los distintos pasos de un aspecto operativo.

Método de Cuestionarios.: En este procedimiento se elabora previamente una

relación de preguntas sobre los aspectos básicos de la operación a investigar y a

continuación se procede a obtener las respuestas a tales preguntas. Generalmente estas

preguntas se formulan de tal suerte que una respuesta negativa advierta debilidades en

el control interno; no obstante, cuando se hace necesario deben incluirse explicaciones

más amplias que hagan suficientes las respuestas.

27

Método Gráfico.: Este método tiene como base la esquematización de las

operaciones mediante el empleo de dibujos (flechas, cuadros, figuras geométricas

varias); en dichos dibujos se representan departamentos, formas, archivos, etcétera, y

por medio de ellos se indican y explican los flujos de las operaciones; su utilidad se

presenta al momento de visualizar la ubicación exacta de errores o aciertos, ya que el

esquema tiene como principal característica, su simplicidad, por lo que cuenta con un

mayor nivel de comprensión, facilitando la corrección de tareas según se amerite.

En la práctica resulta más conveniente el empleo misto de los tres métodos, ya que de este

modo se logran resultados más completos y se soportan mejor las conclusiones. En cualquier

caso, el examen de control interno consta de dos fases:

La investigación con los funcionarios y empleados para describirlo, graficar o resolver

el cuestionario; y

El estudio real de la operación para ver si efectivamente responde a lo asentado en la

investigación anterior

2.2.4.2 Modelos de Control Interno

Modelo COSO

Este modelo se constituye como un documento en el que se encuentran las principales

directivas para implantación, gestión, y control de un sistema de control, este se ha

convertido con el paso del tiempo en un sistema de referencia a nivel mundial,

estableciéndose en un medio para alcanzar un fin y no un fin por sí mismo, por lo que no

únicamente puede considerarse como un conjunto de reglas y normas, sino en procedimientos

y demás formas que involucran a las personas.

Está diseñado para identificar los eventos que potencialmente puedan afectar de alguna

manera a la empresa y administrarlos, brindando una seguridad razonable para administrar a

28

la organización, así como para la Junta Directiva, buscando en todo momento la consecución

de objetivos (Cabello, 2011).

Figura 4. Esquema modelo COSO

Nota: (Cabello, 2011)

Las características de este modelo son presentadas a continuación:

Permite a la dirección de la empresa contar con una visión global del riesgo que puede

presentar o presenta esta, implementando los planes necesarios para su correcta

gestión.

Prioriza los objetivos existentes, así como los diferentes riesgos que resultan claves

para el negocio, así como de los controles que ya se han implantado, por lo que resulta

posible que las decisiones a tomarse sean seguras y se asignen los recursos monetarios

más apropiados.

Cumplir con los nuevos marcos regulatorios, así como las demandas que el gobierno

corporativo indique.

Brindar el soporte apropiado para las actividades de planificación estratégica, así

como para todas aquellas relacionadas con el control interno en la organización.

29

Alinear los objetivos del grupo con los de los diferentes departamentos de la

institución, así como con los diferentes controles y riesgos que se hayan asumido

previamente.

Modelo Kontrag

Es un modelo cuyo principal objetivo es el mejoramiento de la organización, evitando que

se susciten las conocidas crisis corporativas, otorgando responsabilidades a diferentes cargos

para la creación de guías, gobernabilidad empresarial y una supervisión de cada uno de los

aspectos de la empresa; es importante mencionar que el director general se establece como el

máximo responsable en términos del sistema de control.

Además, este modelo evalúa la efectividad del sistema de control, llevando a cabo todo lo

necesario a nivel funcional y en cuanto al capital humano. Los principales elementos de este

modelo son los siguientes:

Obligación de definir una estructura gerencial de riesgo, la cual se encargue de

controlar y administrar a la empresa.

Analizar y evaluar de forma sistemática el riesgo existente dentro de cada área de la

empresa.

Comunicar de manera oportuna el reconocimiento de los riesgos que previamente se

han podido identificar.

Modelo Cadbury

Este modelo se encuentra basado en diferentes elementos que resultan claves dentro del

modelo COSO, menos en la parte de los sistemas informáticos integrados que poseen demás

componentes, sin embargo, dando un mayor énfasis en los riegos que podría sufrir la

empresa. Se enfoca principalmente en las políticas de gobierno que se dan en los factores

éticos que se desarrollan en el campo financiero de la empresa, pudiendo realizarse las

30

variantes que brinden la posibilidad a la organización para mejorar este aspecto de forma

eficiente y evitando la aparición diferentes errores (Nacaba, 2014).

Los objetivos se presentan a continuación:

Consejo de la administración: Este ente se establece como el organismo de control

para crear una guía, supervisando a toda la organización y gobernarla de forma

correcta.

Gerencia: El director general se convierte en la máxima autoridad y responsable de

los sistemas de control.

Auditores internos: Evaluar la efectividad del sistema de control desarrollado en la

empresa.

Personal: El personal es responsable de varios aspectos conforme al nivel que poseen

en la empresa.

2.2.5 Controles aplicados al inventario

2.2.5.1 Análisis ABC

Este análisis se emplea para medir el grado de control que poseen los diferentes productos

que posee una organización, el mismo que proviene de la conocida Ley de Pareto, la cual

indica que, en diversas situaciones del campo de la economía, el 20% o 30% de los elementos

poseen el 80% o 70% del valor del conjunto restante. De esta forma, se puede considerar que

una empresa posee la mayor parte del valor de su inventario, únicamente en alrededor del

20% de sus existencias; es importante indicar que no necesariamente se deben dar en

porcentajes de 70-30 u 80-20, sino que se trata de indicar que una empresa regularmente

depende de que expenda sus bienes más valiosos para conseguir la mayor parte de sus

ingresos (Grupo Antakira, 2003). A continuación, se presenta un esquema en el que se puede

observar la forma en que se desarrolla este tipo de análisis.

31

Figura 5. Esquema del Análisis ABC

Nota: (Mendoza, 2012)

La desproporción mencionada previamente se presenta en gran medida en el área de

inventarios, por lo que el método de control de inventarios conocido como “análisis ABC”, se

ha establecido como una herramienta fundamental para definir el grado de atención que la

empresa debe colocar a cada uno de los productos con los que cuenta (Grupo Antakira,

2003). Es de esta manera que el método puede dividirse de acuerdo las existencias que posee

una empresa, pudiendo ser de tres tipos:

Grupo A: Se conforma por una cantidad reducida de artículos, entre un 5% y 20%,

pero que representa un alto porcentaje en lo que respecta a valor total del stock, es

decir, entre un 60% y 80%.

Grupo B: Son una mayor cantidad de artículos, entre el 20% y 40% y representan un

30% y 40% del valor total del inventario.

Gurpo C: Representa la mayor cantidad de artículos almacenados, entre un 50% y

60%, pero únicamente representan entre un 5% y 20% del valor total del inventario.

32

El método ABC brinda la posibilidad de diferenciar los productos que necesitan contar con

una mayor atención en cuanto a factores de tiempo y control, siendo los del Grupo A,

aquellos que requieren recibir un control máximo, por lo que se deben elaborar inventarios de

manera periódica, para así evidenciar las posibles diferencias que poseen. Mientras que los

pertenecientes a los grupos B y C deben contar con una menor atención, siendo para el Grupo

B, importante efectuar una revisión periódica y continua, siendo para el Grupo C necesario

llevar a cabo un sistema con revisiones de forma muy espaciada en el tiempo (Grupo

Antakira, 2003). Para emplear de forma efectiva el sistema ABC se deben seguir los pasos

detallados a continuación en el respectivo orden:

Colocar los productos de mayor a menor valor.

Calcular el porcentaje que cada artículo posee sobre el total de artículos y del total de

la inversión.

Obtener los porcentajes acumulados de los artículos y de la inversión.

Definir los grupos A, B y C.

Efectuar una representación gráfica, colocando los porcentajes acumulados de

artículos en el eje de las abscisas (X) y el porcentaje acumulado.

2.2.5.2 El Comportamiento de los stocks

Con el objetivo de controlar los costos de la gestión de los stocks, las diferentes

organizaciones determinar una de sus metas de mayor trascendencia, establecer la manera

más certera para definir su cantidad de stock, lo que puede volverse una tarea complicada,

puesto que existen muchos tipos de stocks, además de las variaciones que se dan en estos

durante diferentes etapas a través del año.

El stock no siempre resulta ser el mismo, puesto que cambia conforme a las ventas y

compras que la empresa realiza; por lo que para estudiar estas variaciones resulta necesario

establecer un nivel de stock durante un momento específico, el mismo que debe incluir lo

33

llamado “stock de ciclo”, así como el stock de seguridad que previamente se ha establecido,

para que a su vez se dé por comienzo a la etapa de ventas, para poder observar la forma

normal en la que disminuye el stock, lo que no se da de manera constante, puesto que durante

los días se dan diferentes niveles de ventas de productos, por lo que se dan altas y bajas en

este campo (Grupo Antakira, 2003). A continuación, se presenta mediante una figura la

variación mencionada:

Figura 6. Movimiento del stock

Nota: (Grupo Antakira, 2003)

La gestión de stock posee un objetivo de vital importancia, el cual es conseguir la mayor

disminución en cuanto a costos generados por parte de la empresa, lo cual puede calcularse

mediante el conocimiento de la cantidad de stock que existe de manera exacta en almacén, sin

embargo, debido a que estas cantidades pueden variar, resulta imprescindible considerar al

nivel de stock medio, logrando de esta forma un acercamiento, sin que esto genere la

aparición de niveles demasiado alto o muy bajos de inventarios.

El stock medio es el volumen medio de existencias con las que cuenta una entidad dentro

de un determinado periodo, el mismo que expresa la inversión que se ha realizado en las

diferentes mercancías; es importante señalar que el nivel de stock puede variar entre un nivel

34

extremadamente bajo y uno muy elevado, lo que genera que se presente una media aritmética,

brindándole la posibilidad a la organización de adquirir las cantidades óptimas para que no se

presenten los denominados gastos innecesarios (Grupo Antakira, 2003).

2.2.5.3 Lote Económico de Pedido

Las empresas mantienen inventarios de materias primas, así como de productos

terminados; es así, que los inventarios de materias primas sirven como entradas al proceso de

producción, mientras que los inventarios de productos terminados tienen la finalidad de

satisfacer la demanda de los clientes.

Es así, que los inventarios representan regularmente una inversión considerable por parte

de la empresa, mientras que, con respecto a las cantidades de inventarios, se deben considerar

las decisiones en cada aspecto; una de las herramientas que se emplean para determinar el

monto óptimo de pedido para un artículo, siendo este lo que se denomina como el modelo de

cantidad económica de pedido.

Este modelo toma en consideración los distintos costos financieros y operativos,

determinando el monto del pedido que permita minimizar los costos de inventario que posee

la empresa; el modelo de la cantidad económica de pedido se fundamenta en tres

presupuestos fundamentales, los cuales son detallados a continuación:

La empresa conoce cuál es el fin anual de los artículos que se encuentran en el

inventario.

La frecuencia con la que la organización emplea el inventario no varía con el paso del

tiempo.

Los pedidos que se colocan para reemplazar las existencias de inventario se reciben

en el preciso momento en que los inventarios se agitan.

Los inventarios representan una inversión cuantiosa para la mayoría de las empresas, en

especial para aquellas que se convierten en fabricantes, distribuidores y tiendas, por lo que

35

resulta importante minimizar sus costos y conseguir el nivel deseado de servicio al cliente al

menor costo posible (Linares, 2014).

Figura 7. Lote económico de pedido

Nota: (Linares, 2014)

Una empresa requiere disponer de sus recursos almacenados por diferentes motivos, entre

los que destacan los siguientes:

Para evitar una ruptura de stocks, lo que significa que la empresa no se quedaría sin

productos en caso de que se presente un incremento inesperado de la demanda, lo que

generaría que algunos clientes decidan acudir a la competencia.

Porque pueden presentarse diferencias considerables en los ritmos de producción y

distribución en momentos en los que la demanda según la época del año varía; un

ejemplo claro es cuando una empresa que fabrica abrigos cuenta con una gran

demanda en meses de invierno, mientras que en los meses de primavera y verano

incrementa sus existencias debido a una mayor producción.

36

Para conseguir importantes descuentos por la compra de materiales en grandes

cantidades, aprovechando de esta manera la oportunidad de contribuir con la

reducción de costos de los productos.

Es así, que las existencias de la empresa sirven para determinar la compatibilización de los

ritmos de compras, producción y comercialización, disminuyendo las diferencias, por lo que

es posible aprovechar de mejor manera las oportunidades de negocio y por ende reducir el

efecto negativo de las distintas amenazas del entorno, como la inflación, incremento

inesperado de la demanda, incumplimiento en el plazo de entrega y demás.

La empresa dedica una parte importante de sus recursos para mantener un nivel adecuado

de las existencias, puesto que la gestión de las mismas genera una serie de costos que

repercuten de manera considerable en la economía de la organización. Se toman en

consideración 4 tipos de costos que se encuentran asociados de forma directa con los costos

de los inventarios, los cuales son los siguientes:

El costo o precio de compra: Incluye el precio de una mercancía más los impuestos,

gastos de compra y los costos relacionados con el transporte; si la empresa produce

un artículo, entonces el costo completo debe ser denominado como costo de

producción, por lo que se empleará el precio como sinónimo de costo de compra o

costo de adquisición (Linares, 2014).

El costo de ordenar o pedir: Dentro de los costos para ordenar se deben incluir los

¿gastos de cotización, teléfono, fax, mano de obra para preparar la orden, timbres de

correos comidas, viáticos y cualquier otro costo que pueda considerarse como un

costo directo (Linares, 2014).

El costo de almacenamiento: Estos costos incluyen el costo de capital, el cual es

considerado un costo financiero, así como los de los equipos de almacenamiento y

movimientos, edificios, costo de espacio ocupado, depreciación, rentas, impuestos,

37

seguros, costo de oportunidad, riesgos, deterioro, mermas, desperdicios,

obsolescencia, entre otros (Linares, 2014).

El costo de faltantes o de agotamientos: Se encuentran los costos de penalización

en los que se incurre cuando una empresa se queda sin la mercancía que requiere;

usualmente se colocan los costos que se ocasionan por la pérdida de clientes,

prestigio, así como la pérdida potencial de utilidades debido a lo que generen las

ventas en aquellos casos en los cuales no se cuenta con los productos de forma

inmediata y que posteriormente generan una demanda insatisfecha en el mercado

objetivo (Linares, 2014).

2.2.6 Instrumentos para controlar el inventario

2.2.6.1 El Kárdex

El Kárdex es un documento que se emplea para registrar de manera ordenada a las

mercancías que posee una empresa y se encuentran en el almacén, por lo que resulta

necesario que se cuente en primera instancia con un inventario de todo lo que se encuentran

dentro de este, es decir, el contenido total en cuanto al precio unitario, la cantidad, el

contenido y el valor de medida de cada una de las existencias, pudiendo también clasificar los

productos conforme a las características comunes que poseen.

Posteriormente se procede a llenar los campos que posee el Kárdex, lo que puede llevarse

a cabo de manera física en un documento en una hoja de papel o por medio de emplear un

software contable, los cuales presentan una tarjeta tipo Kárdex para cada uno de los

productos que se poseen en ese preciso momento, registrando entradas y salidas de cada

mercancía (Vázquez, 2011).

38

Para poder valorizar el inventario existente, resulta necesario que se desarrollen métodos

de valoración previamente citados como el FIFO, Promedio Ponderado, LIFO y de Promedio

o último precio.

Figura 8. Plantilla de Kárdex

Nota: (Vázquez, 2011)

A continuación, se presentan los campos que regularmente posee una plantilla de Kárdex,

pudiendo variar conforme al giro que posee un negocio o los tipos de productos que se

pretende almacenar:

Los campos generales se establecen en: la fecha del registro, el Tipo de Movimiento

(ingreso y salida), Número de Documento, Proveedor/Destino, SKU, Descripción,

Cantidad Ingreso, Cantidad Salida.

En caso de que la empresa sea un centro de distribución, entonces será necesario que se

incluya al propietario de la mercadería, así como incluir el código de distribución si

existiese más de uno.

En algunos casos, el Kárdex incluye varios ajustes que se efectúan en el inventario, así

como los ajustes que se realizan por pérdidas o sustracciones, esto debe darse luego de

efectuado el inventario general.

39

Para los productos almacenados bajo la figura de depósito aduanero, resulta necesario

que se cuete con el identificador del producto, así como caja, valor, peso, fecha de

ingreso, DUA/DAM, entre otros.

Si se manejan productos perecibles, entonces el Kárdex debe incluir el lote, fecha de

manufactura/vencimiento y perfil de antigüedad (tiempo de la vida útil), apra evitar

pérdidas por caducidad.

En caso de manejar productos tecnológicos, se debe indicar la fecha de ingreso (FIFO),

valor y el modelo.

Se puede evidenciar que en el Kárdex se encuentran características importantes para el

manejo de inventarios, por lo que se establece como una herramienta útil desde diferentes

puntos de vista; resulta recomendable que se cuente con un reporte adicional que muestre de

manera clara la cantidad exacta de artículos que se encuentran en el almacén, es decir, que se

conforme como un reporte en el que e puedan visualizar los detalles del inventario existente

(Vázquez, 2011).

2.3 Marco Contextual

2.3.1 Reseña histórica

La empresa textilera MJTEXSA S.A. fue fundada el 27 de Julio del 2015 en el centro

comercial La Gran Manzana, al norte de la ciudad de Guayaquil; bajo la experiencia de su

fundador el Sr. Thomas Bazán Valverde, quien incursionó en el mercado textil para satisfacer

las necesidades estéticas, físicas y de salud que se desarrollan en la sociedad;

especializándose ampliamente en todo tipo de faja, ropa interior, lencería, moldeadores y

sujetadores. De esta manera la empresa, bajo la marca comercial “Keee Fajas” se ha

mantenido a la vanguardia utilizando materiales de alta calidad como el powernet, microfibra

y microlatex; además cuenta con una producción 100% ecuatoriana, quienes cuidan de cada

detalle y entregan un producto de alta calidad dando solución a la necesidad del cliente de

40

moldear, levantar o adelgazar su figura; por sus características especiales también son

utilizadas para los procesos post cirugía o parto, ya que ayudan fielmente durante el proceso

de recuperación del paciente.

Figura 9. Identificador visual Keee Fajas

Los productos son comercializados a través de las redes sociales como Facebook e

Instagram, teniendo una apertura masiva hacia el mercado nacional debido a la trascendencia

mediática del internet y su conectividad, además la empresa cuenta con un amplio canal de

distribución localizado en el centro comercial Plaza Mayor, al norte de la urbe porteña, donde

se brinda al cliente una atención y asesoría personalizada de acuerdo a sus requerimientos y

necesidades.

Figura 10. Fan page de la marca Keee Fajas de MJTEXA S.A.

41

Figura 11. Instagram de la marca Keee Fajas de MJTEXA S.A.

2.3.2 Misión

MJTEXA S.A. ofrece al cliente una gama de fajas innovadoras que se adaptan a las

necesidades del consumidor con un alto grado de responsabilidad social y elevado estándar

de calidad, para a través de un equipo humano profesional con cualidades éticas y creativas

realizar las mejores confecciones que contengan acabados finos y duraderos para satisfacer

las expectativas más intrínsecas del cliente que son: verse y sentirse bien.

2.3.3 Visión

MJTEXA S.A. tiene como meta posesionar su marca “Keee Fajas” en el mercado

ecuatoriano para lograr su reconocimiento nacional por la calidad del producto y beneficios

que ofrece en la salud y apariencia física; además establecer nuevos puntos de venta a nivel

regional que permitan consolidar el crecimiento integral del negocio.

42

2.3.4 Valores Empresariales

Honradez:

Los colaboradores de MJTEXA S.A. poseen una vasta integridad y transparencia en su

accionar, así como en sus creencias y objetivos de vida, de esta manera se fortalece este

principio para mantener un ambiente laboral justo y de trato equitativo.

Responsabilidad Social:

La empresa identifica que el patrimonio más importante son los clientes y colaboradores;

por lo que enfoca sus esfuerzos en mantener un ambiente laboral interno satisfecho, el cual

retribuirá de la misma manera en el desarrollo de sus labores y por consiguiente el mayor

beneficiado será el cliente con productos de alta calidad e innovadores logrando una armonía

especial entre el cuerpo y el alma del consumidor.

Ética:

El proceder de todos aquellos que conforman MJTEXA S.A. está sujeto a principios y

costumbres morales y decorosas, de esta manera se garantiza una organización transparente

que aporta al desarrollo económico y social del país.

Integridad:

La entereza y pureza del accionar diario de todos aquellos que conforman MJTEXA S.A. es

la base de sus principios, por lo que el profesionalismo se ve reflejado en la competitividad del

negocio y en la confianza que los clientes depositan en nosotros.

Confianza:

A través del compromiso individual de todos los que son parte de MJTEXA S.A. se puede

determinar un alto nivel seguridad en las capacidades de los colaboradores, lo que proporciona

autonomía y libertad en el trabajador para crear, decidir, confeccionar, administrar y solucionar

problemas de acuerdo a los lineamientos y funciones encomendadas.

43

2.3.5 Funciones Administrativas

Planificación:

Definir nombre y ubicación de la empresa e inscribirla en el registro mercantil.

Definir visión, políticas de calidad, códigos de ética, reglamento de la empresa,

sistemas, procesos de elaboración, modelos y diseños.

Establecer estrategias de venta, propaganda y publicidad.

Realizar Investigación de mercado.

Organización

Realizar cotizaciones con los proveedores.

Contratación de personal y determinación d salario

Definición de la estructura organizacional.

Dirección

Adiestramiento sobre las actividades de la empresa y los diferentes departamentos.

Entrenamiento al personal en los procesos y tecnologías a utilizar.

Control

Supervisión del correcto desarrollo de las actividades y procesos fabriles.

Supervisión y control de calidad de los productos.

Supervisión en ventas, distribución de mercaderías y adquisición de materia prima.

Administración estratégica

Venta de producto a través de redes sociales.

Venta por catálogo.

Tarjetas de descuento.

Membresías por descuentos especiales.

Objetivos empresariales

Recuperar la inversión total en un periodo de cinco años.

44

Conquistar un extenso grupo de clientes.

Ser reconocido en el mercado nacional.

Alcanzar una tasa de crecimiento empresarial del 3.0% anual.

Desarrollo, crecimiento y calidad.

2.3.6 Análisis FODA de la empresa MJTEXA

Fortalezas:

Producto 100% ecuatoriano

La calidad del producto supera las expectativas del cliente

Alto grado de sensibilidad social que se acopla a las necesidades y limitaciones del

cliente.

Profesionales altamente capacitados en el área textil que garantizan la excelencia en

el acabado del producto

Oportunidades:

Costos de producción bajo en relación a la competencia debido a la autoría de las

patentes de diseño y de la fábrica de producción.

Posibilidad de contar con una línea de producto exclusiva.

Auge en la demanda de fajas nacional e internacional.

Crecimiento del mercado de cirugías estéticas.

Debilidades

Falta de definición de procesos.

Falta de políticas de control interno.

Necesidad de diseñar un plan estratégico.

Falta de cultura organizacional.

45

Amenazas

Rivalidad de competidores posesionados en el mercado

Competencia externa debido a la cantidad de fajas importadas.

Eliminación de medidas restrictivas a las importaciones que abaratan los productos

de la competencia.

Posible contracción de la demanda debido a que no es un producto de primera

necesidad.

2.3.7 Organigrama de la compañía

Figura 12. Organigrama de MJTEXA S.A.

Ger

ente

Gen

era

l

(1)

Asistente de ComprasJefe de Compras

(1)

Área Comercial

Jefe de Ventas

(1)

Vendedores

(5)

Área de Producción

Diseño

(1)

Corte de piezas

(1)

Confección

(2)

Pulido

(1)

Control de calidad

(1)

Etiquetado y empaque

(1)

Área AdministrativaContador

(1)

46

2.4 Marco Conceptual

Control interno: Conjunto de métodos empleados para mantener vigilados los

diferentes componentes que posee una empresa, pudiendo mejorar sus diferentes

acciones.

PYME: Término empleado para referirse a las pequeñas y medianas empresas dentro

del ambiente comercial, empleado para aquellas organizaciones con una limitada

cantidad de personal y capacidad productiva.

Aprovisionamiento: Momento en el cual la empresa adquiere diferentes mercancías

para la venta o para que formen parte de sus procesos productivos.

Planeación de compras: Método empleado para definir las compras que deben

realizarse, para lo cual es necesario contar con datos certeros sobre las existencias en

bodega.

Escasez: Momento que se presenta en el que la empresa carece de diferentes bienes

para satisfacer la demanda del mercado.

Planeación de flujo de efectivo: Es la definición de cantidades monetarias para la

compra de bienes por parte de la empresa.

Manufactura: Proceso para la transformación de materias primas en productos

finales.

Inventario: Cantidad de mercancías que posee una empresa en sus instalaciones para

satisfacer la demanda del mercado objetivo.

Mercancía: Producto que posee una empresa para comercializarlo hasta los

consumidores finales o distribuidores.

Existencias: Número de unidades que se encuentran en bodega de un producto en

específico.

47

2.5 Marco Legal

Dentro de este apartado se toma en consideración la “Sección 13” de las NIIF para

PYMES, la misma que hace alusión a los inventarios, debido a que tiene una relación directa

con el presente trabajo de titulación.

2.5.1 NIIF para PYMES

Este documento posee la información necesaria para la contabilización de los inventarios

en las empresas que no poseen un gran tamaño en cuanto a infraestructura y personal, además

de presentar diferentes acciones para la gestión adecuada de las mercancías con las que

cuenta y conforman sus inventarios.

De acuerdo a las NIIF para PYMES sección 13, los inventarios son parte de los activos; y

un activo es un recurso que se encuentra controlado por una organización como resultado de

los sucesos que se han efectuado previamente, es por esto, que la empresa desea obtener un

beneficio económico en el futuro debido a estos activos. Es así, que los inventarios en una

entidad de manufactura se clasifican de la siguiente manera:

1. Productos terminados: activos mantenidos para la venta en el curso normal de las

operaciones;

2. Trabajo en proceso: activos en proceso de producción con vistas a esa venta;

3. Bienes fungibles: activos en forma de suministros que se consumirán en el

proceso productivo; y

4. Materia prima: activos en forma de materiales que se consumirán en el proceso

productivo.

Así también, se debe contar con un registro y control de inventarios, el cual puede

desarrollarse desde los siguientes puntos de vista:

48

Control Operativo: Este control busca mantener las diferentes existencias a un nivel

apropiado, tanto en lo referente a términos cualitativos como cuantitativos, por lo que

es lógico pensar que el control inicia en su ejercicio con la respectiva antelación a las

operaciones mínimas, ya que, si adquiere sin ningún criterio, entonces no se podrá

mantener un control preventivo.

Control Preventivo: Este control es conocido como control pre-operativo y se refiere

a que se compra estrictamente lo que se requiere, por lo que se evita que se presente

una acumulación excesiva.

Control Contable: Este control se lleva a cabo por medio de una auditoría y un

análisis de inventario, permitiendo así conocer la eficiencia que posee el control

preventivo y señalando los puntos débiles que deben contar con una adecuada acción

correctiva.

Se pueden emplear las técnicas presentadas a continuación:

Fijación de existencias máximas y mínimas

Índices de rotación

Aplicación del criterio especialmente las especulaciones

Control presupuestal

Para las empresas comerciales, el inventario comprende todas las mercancías que son de

su propiedad y que están disponibles para la venta dentro del ciclo regular comercial. El

inventario final de un año es también el inventario inicial del próximo año. Por tanto, un error

de inventario de fin de año afecta el Estado de Resultados de los dos años consecutivos. Por

ejemplo, una sobreestimación del inventario final causará una sobreestimación del ingreso

neto de este año y una subestimación compensatoria del ingreso neto del año siguiente.

El inventario según este documento es la suma de todos los artículos tangibles de

propiedad personal, los cuales pueden venderse de forma ordinaria o que están en proceso de

49

producción para ser comercializados; así también se consideran como inventario a aquellos

bienes que se requieren para el consumo corriente dentro de la organización (IASB, 2013).

En los inventarios se encuentran diferentes costos, los cuales tienen injerencia en su

adecuada gestión, los cuales son los siguientes:

Costos de Adquisición

Los costos de adquisición de los inventarios comprenden a el precio de compra, los

impuestos que no sean recuperables posteriormente por parte de las autoridades fiscales y los

diferentes aranceles de importación, así como los costos de transportación, de

almacenamiento y todos los costos que se pueden atribuir directamente a la compra de las

mercancías, así como los servicios o materiales.

Los Costos de Transformación

Los costos de transformación de los inventarios deben incluir los costos que se encuentran

relacionados de manera directa con las diferentes unidades de producción, tales como la

mano de obra directa; además, se incluyen los costos de distribución sistemática en relación

con los costos indirectos de producción, ya sean estos fijos o variables que hayan sido

empleados para realizar la transformación de las materias primas en los productos terminados

o finales.

Se encuentran dentro de los costos indirectos de producción fijos aquellos que permanecen

relativamente constantes, con independencia del volumen de producción, pudiendo ser la

depreciación o mantenimiento de los equipos que posee la fábrica o las instalaciones, así

como los costos de gestión y administración de la fábrica; mientras que los costos indirectos

variables los que varían directamente, o casi directamente, con el volumen de producción,

tales como los materiales y la mano de obra indirecta.

50

Capítulo III.

Marco Metodológico

3.1 Nivel de investigación

Se empleará la investigación descriptiva, ya que esta sirve para poder observar las

diferentes características que posee una población en particular, las cuales determinan los

hábitos usuales y el proceder de esta, para posteriormente establecer un perfil que permita

posteriormente efectuar un proceso de toma de decisiones que sea altamente acertado (Meyer

& Dalen, 2006).

Esta clase de estudio cuenta con un proceso inicial para identificar el problema en

cuestión, siguiente paso efectuar una hipótesis, para luego efectuar la correspondiente

recolección de datos haciendo uso de las respectivas herramientas especializadas y finalmente

elaborar las teorías con un fundamento en la verificación de la información que se ha

recopilado. Es de esta manera se podrán identificar los aspectos que posee la empresa

MJTEXA S.A y así ser corregidos o mejorados por medio de las acciones a definir en la

posterior propuesta a diseñar.

3.2 Diseño de la investigación

Se toman en consideración dos métodos investigativos, para así permitir el adecuado

análisis de los datos con los que se contará; a continuación, se detallan y justifican los

métodos seleccionados:

Método inductivo: Este método se dirige de lo particular de los hechos, para elaborar

conclusiones generales que sirven como fundamentos teóricos. (Torres, 2006). Es por esto

que este método servirá para identificar las características que debe poseer el control interno

para ser efectivo dentro de una empresa de manufactura.

51

Método deductivo: Permite tomar conclusiones generales, para así poder elaborar

explicaciones particulares. (Torres, 2006). Es de esta manera que se podrá establecer las

condiciones que posee la empresa MJTEXA S.A y las posteriores acciones a desarrollar.

3.3 Técnicas e Instrumentos de recolección de información

Como técnicas para la recolección de datos, se emplearán la encuesta y la entrevista, la

primera de estas herramientas tiene la función de que por medio de preguntas cerradas se

establezcan tendencias que pueden ser medidas numéricamente; mientras que la entrevista

brinda la posibilidad de evidenciar criterios subjetivos de manera más extensa, para

posteriormente extraer una conclusión que sirva para evidenciar el estado de un problema de

estudio (Muñoz, 2010). Las encuestas y entrevistas serán aplicadas dentro de la empresa

MJTEXA S.A, para así conocer las opiniones desde dos puntos de vista, el cuantitativo y el

cualitativo.

3.4 Población y muestra

Para efectos de la presente investigación, la población comprende el número de empleados

que trabajan en la empresa MJTEXA, la cual corresponde a 16 personas. De esta manera, al

tratarse de una población pequeña no será necesario aplicar un cálculo estadístico para hallar

la muestra, por lo que ésta sería igual al total de la población. Tomando en considerando que

el enfoque de la investigación será mixto, la muestra se divide de la siguiente forma:

Encuesta: la encuesta tendrá un enfoque cuantitativo ya que incluye una medición

numérica al momento de realizar la tabulación de las opiniones de los encuestados,

quienes serán 15 personas que conforman a las áreas comercial, administrativa y de

producción.

Entrevista: tendrá un enfoque cualitativo porque sólo se analizará la opinión de forma

abierta que dará el gerente de la compañía, en este caso el Sr. Tomás Bazán Valverde.

52

3.5 Presentación de los resultados de la encuesta

1. ¿Ha evidenciado problemas respecto al manejo del inventario?

Tabla 2.

Evidencia de problemas en el manejo del inventario

Respuesta Frecuencia Porcentaje

Sí 14 93%

No 1 7%

Total, general 15 100%

Figura 13. Evidencia de problemas en el manejo del inventario

De acuerdo a esta interrogante, el 93% de los encuestados manifestó que existen muchos

problemas en el área de inventario y el 7% restante dice que no. Es importante que la empresa

considere el tema de inventario como uno de los factores claves para conocer la existencia

actual y la necesidad futura de la materia prima, para de acuerdo a esto poder satisfacer la

demanda eficientemente, controlar el nivel de gastos y tener las cuentas claras en todo lo que

concierne a costos.

93%

7%

Sí

No

53

2. ¿Considera que la empresa tiene correctamente definidos los procesos

relacionados al manejo del inventario?

Tabla 3.

La empresa cuenta con procesos definidos para el manejo del inventario


Sí 12 80%

No 2 13%

Desconoce 1 7%


Figura 14. La empresa cuenta con procesos definidos para el manejo del inventario

El 80% de los encuestados considera que los aspectos relacionados al inventario si están

definidos, sin embargo, no se cumplen por falta de control y supervisión, ya que no ha habido

un entrenamiento adecuado del personal, por otro lado, los registros no están automatizados y

existen incongruencias entre lo físico y lo que dicen los reportes y finalmente el 13% restante

manifestó que los procesos de inventario no están definidos.

80%

13%7%

Sí

No

Desconoce

54

3. ¿Existe un manual para el control interno del inventario?

Tabla 4.

La empresa cuenta un manual para el control interno del inventario


Sí 1 7%

No 11 73%

Desconoce 3 20%


Figura 15. La empresa cuenta un manual para el control interno del inventario

En esta interrogante el 20% de los encuestados desconoce sobre el tema de una manual de

inventario, el 73% manifestó que no existe tal guía y el 7% restante indicó que sí. De esta

manera se recomienda la implementación de esta norma de procedimientos para que los

colaboradores puedan seguir los procesos sin dudas y con responsabilidad documentada,

además de que la finalidad es que la empresa pueda predecir futuras demanda y tener un

control de los recursos y los respectivos procedimientos de uso de la materia prima.

7%

73%

20%

Sí

No

Desconoce

55

4. ¿Existen registros actualizados del inventario que posee la empresa?

Tabla 5.

Existencia de registros actualizados del inventario de la empresa


Sí 0 0%

No 11 73%

Desconoce 4 27%


Figura 16. Existencia de registros actualizados del inventario de la empresa

El 73% de los encuestados manifiesta que no posee un registro actualizado sobre el

inventario que posee la empresa, el 27% manifiesta que sí. Uno de los principales motivos

para mantener los registros al día es para evitar desperdicios, perdidas y negligencias en los

procesos de producción, ya que tener las telas y demás utensilios de confección de manera

desordenada genera una mala condición de trabajo, caos, resta tiempo y desfavorece la

calidad del producto final.

0%

73%

27%

Sí

No

Desconoce

56

5. ¿Cuáles son los principales problemas que se suscitan en el manejo del inventario?

Tabla 6.

Principales problemas detectados en el manejo del inventario


Desorganización de inventario 8 53%

Falta de control interno 5 33%

Falta de reportes contables 2 13%


Figura 17. Principales problemas detectados en el manejo del inventario

En esta interrogante los encuestados detallan los principales problemas que suscitan en el

área de inventario, el 53% manifiesta que existe desorganización, el 33% falta de control

interno y el 13% restante falta de reportes contables. De esta manera re recomienda la

implementación de una guía de procesos y políticas de control que mejoren la gestión del

departamento, ya que del ahorro y eficiencia de la producción depende mucho la rentabilidad

del negocio.

54%33%

13%

Desorganización de inventario

Falta de control interno

Falta de reportes contables

57

6. ¿La empresa cuenta con un software para el manejo de inventario?

Tabla 7.

La empresa cuenta con un software para el manejo de inventario


Sí 0 0%

No 15 100%

Desconoce 0 0%


Figura 18. La empresa cuenta con un software para el manejo de inventario

El 100% de los encuestados manifiesta que la empresa no cuenta con un software que

facilite la gestión de registro de materia prima, productos en proceso y salida de inventario.

De esta manera la empresa cuenta con un sistema de control de inventario manual o a través

de la hoja de cálculo de Excel, el cual tiene dos principales desventajas como: laborioso

seguimiento continuo para que se contabilice la información de manera exacta y que los

productos se mantengan en los niveles de inventario adecuado, aumento de la posibilidad de

error humano por olvido de registro o falta de un material para la elaboración de las fajas.

0%

100%

0%

Sí

No

Desconoce

58

7. ¿Con qué frecuencia se realizan conteos físicos del inventario?

Tabla 8.

Frecuencia con la que se realiza el conteo físico del inventario


Nunca 1 7%

Semestralmente 1 7%

Una vez al año 13 87%


Figura 19. Frecuencia con la que se realiza el conteo físico del inventario

En esta interrogante la mayoría de encuestados 87% respondió que los conteos físicos de

inventario se realizan una vez al año, el 7% dijo semestralmente y el 7% restante nunca.

La empresa al no disponer de un inventario real y exacto el cual debe ser retroalimentado

periódicamente, presentará problemas en la toma de decisiones y el área de contabilidad y

financiera se verá afectada, debido a que no contarán con información real sobre la actividad

comercial de la empresa.

6% 7%

87%

Nunca

Semestral

Una vez al año

59

8. ¿Considera que la empresa requiere mejorar el control del inventario?

Tabla 9.

Necesidad de mejorar el control del inventario


Sí 15 100%

No 0 0%


Figura 20. Necesidad de mejorar el control del inventario

El 100% de los encuestados está totalmente de acuerdo con esta interrogante, ya que

consideran la importancia de minimizar costos y tiempo para mejorar la rentabilidad y

producción y garantizar la satisfacción al cliente.

De esta manera se evidencia la necesidad de mejorar la cadena de valor de la empresa,

partiendo de un manual de procedimiento que ayude a gestionar el inventario de manera más

efectiva, para de esta manera mejorar la negociación con los proveedores, realizar compras en

volumen, aprovechar ofertas y mejores formas de financiamiento.

100%

0%

Sí

No

60

9. ¿Qué beneficios considera que traería el control del inventario?

Tabla 10.

Beneficios que traería consigo el control del inventario


Incremento de la rentabilidad 5 33%

Optimización de recursos 5 33%

Reducción de inconsistencias 5 33%


Figura 21. Beneficios que traería consigo el control del inventario

Entre los principales beneficios que traería un eficiente control de inventario, el 33%

mencionó incremento de la rentabilidad, 33% optimización de recursos y 33% reducción de

inconsistencias. De esta manera se evidencia la apertura del personal frente a los cambios e

implementación de mejoras que contribuyan al eficaz desarrollo de las actividades de

producción, ya que es importante que los administradores conozcan lo que hay en este

departamento, qué y cuánto material necesitan para operar en el ciclo productivo.

34%

33%

33%

Incremento de la rentabilidad

Optimización de recursos

Reducción de inconsistencias

61

10. ¿Está usted de acuerdo en contribuir de manera activa con el mejoramiento del

manejo de los inventarios en la empresa?

Tabla 11.

Disposición de mejorar el manejo de los inventarios


Totalmente de acuerdo 12 80%

De acuerdo 3 20%

Indiferente 0 0%

Desacuerdo 0 0%

Totalmente en desacuerdo 0 0%


Figura 22. Disposición de mejorar el manejo de los inventarios

El 80% de los encuestados está totalmente de acuerdo en contribuir de manera activa con

el mejoramiento del manejo de los inventarios en la empresa y el 20% restante solo está de

acuerdo. De esta manera se evidencia la disposición de los colaboradores en ser parte del

cambio, por consiguiente, se sugiere motivar al personal y capacitarlo sobre gestiones de

procesos, documentación, archivo y liderazgo; ya que el personal de la empresa es el mejor

aliado para el éxito de la misma.

80%

20%

0%0%

0%

Totalmente de acuerdo

De acuerdo

Indiferente

Desacuerdo

Totalmente en desacuerdo

62

3.6 Presentación de los resultados de la entrevista

Entrevista al Sr. Tomás Bazán Valverde, Gerente General de MJTEXA.

1. ¿Cómo considera usted que se ha desarrollado durante los últimos años el

control interno de la empresa?

El entrevistado manifiesta que la empresa tiene dos años impulsando esta actividad

comercial la cual empezó a desarrollarse con mayor ímpetu en el 2016 y uno de los

principales problemas es el abastecimiento de materia prima, ya que la mayoría de los

insumos son importados desde Colombia, como es el caso de la lycra power-net que es 82%

de nylon y 18% de elastómero con tejidos octagonales utilizados a nivel médico y estético.

De esta manera debido al auge que presenta este producto tanto por cirujanos plásticos como

por el consumidor final en ocasiones la fábrica se queda sin provisiones y se realizan viajes

inesperados hacia Colombia para poder conseguir la materia prima.

2. ¿Qué tipo de falencias usted ha podido detectar al momento de desarrollarse

actividades dentro del control interno de la organización?

Entre los principales problemas que comenta el entrevistado está la falta de reportes

contables, desorganización de insumos y desabastecimiento. Todo esto debido al poco tiempo

que tiene el negocio en el mercado y su lento proceso de restructuración administrativa; por

lo que considera urgente empezar con la implementación de un manual de procedimientos

que determine cada etapa en tiempo de producción, cantidad de recursos y número de

materiales que se utilizan para cada producto.

3. ¿Qué medidas se han tomado para mejorar el área de inventario de la empresa?

El entrevistado manifiesta que se ha designado las funciones de cada empleado de acuerdo

a la experiencia, sin ningún tipo de diseño de funciones y de la misma manera el control se

basa en presionar para obtener el producto final; es decir el proceso de inventario se lo realiza

63

empíricamente, sin ningún tipo de reporte. Por otro lado, reconoce que estas falencias

generan insatisfacción en el cliente final por la espera o por no cumplir con el tiempo de

entrega, además de que se obstaculiza la planificación futura del negocio.

4. ¿La falta de control de inventario ha generado problemas con los proveedores y

clientes?

El entrevistado dijo que sí se ha generado malestar en la cadena de valor por la mala

gestión del inventario, ya que las incongruencias contables no coinciden con las físicas,

además de la desorganización en el almacenamiento por lo que se han realizado pedidos

confusos a los proveedores y se ha tenido que devolver la mercadería retrasando la entrega

del producto final y demás casos fortuitos que, aunque no han sido reincidentes si ha

generado malestar entre los involucrados.

5. ¿Cuáles considera que son los beneficios que aportaría el diseño de un

mejoramiento en control interno de inventarios?

Entre los principales beneficios el entrevistado considera el aumento de la rentabilidad, la

reducción de costos, la optimización del tiempo, además de que poseer una contabilidad

exacta impacta positivamente el área financiera del negocio, ya que se pueden proyectar las

ventas de mejor manera y reconocer las eventualidades que generan una demanda variable.

Además, sostiene que, aunque no le afecta tener fajas en stock, podría aprovechar los

descuentos y ofertas que ofrecen los proveedores en los ciclos estacionales.

64

Capítulo IV

La Propuesta

4.1 Generalidades

Luego del análisis de campo que se aplicó en la empresa MJTEXA se pudo determinar que

una de las principales falencias del negocio, radica en la desorganización del inventario y la

falta de un software que permita simplificar el manejo y control del mismo, a fin de tener

actualizada la cantidad de materia prima que se necesita para el proceso de producción.

Si bien el Gerente indicó que esta situación no le ha generado mayor impacto en la

rentabilidad de su negocio, ya que cuenta con un excelente equipo de ventas que, a través un

canal de promoción muy importante como es Facebook e Instagram, inducen a la compra del

producto, destacando sus características y beneficios; está consciente que se puede mejorar la

organización del inventario, especialmente de la tela power-net ya que es el principal insumo

que entra y sale de la empresa y que se utiliza para la confección de la faja.

La organización del inventario no es la única solución, sino que debe estar acompañada de

procesos operativos, políticas de control interno e indicadores que ayuden a gestionar de

manera eficiente el inventario de la compañía. Así, no sólo se determinará la cantidad exacta

de tela disponible, sino que se hará un mejor uso de los recursos (materiales e insumos) y la

liquidez del negocio; además, el personal optimizará tiempo al encontrar más fácilmente los

materiales e insumos que necesita; y esto ayudará a que la fábrica sea más productiva,

incremente su volumen de producción y por consecuencia, reduzca un poco el costo de

producción, ante lo cual la rentabilidad de la compañía podría ser mejor, o gracias a ese

margen de contribución, se pueden diseñar estrategias comerciales más atractivas para los

clientes, de tal forma que, se podría crear una ventaja competitiva de liderazgo en costos,

según la teoría del autor Michael Porter.

65

4.1.1 Objetivo general

Plantear acciones que garanticen un adecuado control interno del inventario de la

compañía “MJTEXA S.A.”

4.1.2 Objetivos específicos

Planificar los procesos operativos que involucra la gestión y control del inventario.

Organizar los recursos a través del uso de un sistema y la emisión de reportes

contables del inventario.

Establecer las actividades y funciones que deben realizar los responsables o

custodios del inventario.

Controlar el inventario a través de políticas internas e indicadores que ayuden a

mejorar su gestión.

4.2 Plan de acción de la propuesta

Partiendo de los objetivos específicos de la propuesta, el plan de acción de desagrega en 4

aspectos claves para garantizar un correcto manejo del inventario de la empresa MJTEXA.

4.2.1 Planificación de los procesos de inventario

Para la planificación de los procesos de inventario se han considerado actividades como:

abastecimiento de materias primas e insumos, producción, almacenamiento e inventario del

producto terminado, comercialización del producto terminado y conteo físico preventivo.

4.2.1.1 Proceso de abastecimiento de materias primas e insumos

El objetivo de este proceso consiste en el aprovisionamiento adecuado de las materias

primas e insumos que requiere la empresa MJTEXA, manteniendo un stock disponible y

acorde a las necesidades del área de producción. Los procesos recomendados son los

siguientes:

66

El área de producción solicita al área de compras (inventario), los materiales e

insumos para llevar a cabo la confección de las fajas.

El área de compras revisa el inventario disponible para determinar si hay

existencias suficientes para abastecer el proceso productivo de un determinado

período. Por ejemplo, de 1 mes.

Si hay inventario suficiente, el área de compras arma el pedido solicitado y entrega

al área de producción la cantidad requerida; haciendo firmar al Jefe de Producción

el egreso de inventario; y la cantidad entrega debe darse de baja en el nuevo

sistema que la empresa adquiera y termina el proceso.

Si no hay inventario suficiente, el área de compras deberá contactarse con los

proveedores para solicitar las cotizaciones respectivas.

El proveedor electo envía la cotización, estableciendo los plazos de entrega y

condiciones de pago.

El área de compras analiza la cotización; si no está de acuerdo, vuelve a

contactarse con otros proveedores hasta encontrar el requerimiento que supla la

necesidad de la compañía.

Tomada la decisión, el Jefe de compras elabora y firma la orden de pedido

conjuntamente con el Jefe de Producción y la envían al proveedor.

El proveedor confirma recepción de mercadería y solicita el pago del 50% del

valor de la compra para poder armar el pedido.

El área de compras comunica al Contador de la compañía la situación para que

autorice la emisión del cheque de abono al proveedor.

El contador aprueba la solicitud y emite el cheque para que el proveedor arme el

pedido y lo despache.

67

Como alguno de los materiales son importados, el proveedor debe enviar una pre-

confirmación del pedido antes de ser despachado por vía marítima y la envía al

Jefe de Compras.

El jefe de compras debe revisar que esté todo en orden y confirmar al proveedor

para que este despache, o en su defecto enmiende el error y se envíe el pedido

correcto.

Confirmado el pedido, el proveedor envía la mercadería a través del puerto

marítimo, en donde se coordina con el área de compra, el proceso de

desaduanización y pago de tasas arancelarias.

Una vez nacionalizada la mercadería, es transportada hasta la bodega de MJTEXA

en donde es revisa para ser ingresada en el sistema y colocada en las perchas,

según corresponda.

Cuando el inventario haya sido ingresado y almacenado, se recibe la orden de

pedido y se le hace firmar al jefe de producción el egreso de inventario para que

continúe con el proceso de confección.

Por su parte, el Contador realiza las retenciones correspondientes, hace el asiento

contable respectivo, y solicita la autorización del gerente para pagar al proveedor.

Con la aprobación del gerente, se hace la entrega del cheque o transferencia a los

proveedores y termina el proceso.

68

Figura 23. Flujograma de proceso de abastecimiento de materias primas e insumos

69

4.2.1.2 Proceso de producción

El objetivo de este proceso es elaborar un producto terminado de alta calidad y un costo

razonable, capaz de satisfacer las necesidades del cliente y la empresa. Para este efecto, los

procesos recomendados son los siguientes:

El área de producción envía una solicitud de pedido al área de compras para poder

confeccionar las fajas.

El área de compras elabora el pedido solicitado con el inventario de materias

primas e insumos.

Hace el egreso de inventario y solicita la firma del recibido al jefe de producción.

El jefe de producción verifica que esté todo correcto y firma el egreso de

inventario.

Si existiese algún error del pedido, se solicita la corrección respectiva y continua el

proceso.

Con la materia prima e insumos necesarios, comienza la producción con el diseño

de las fajas.

Luego se realiza el corte de las piezas, según los diferentes modelos.

Se realiza la confección de la faja.

Antes de terminar la prenda se hace el pulido para eliminar cualquier imperfección

del producto como exceso de hilo, manchas o malos acabados.

Se realiza también un control de la calidad para verificar el correcto uso de la faja,

y constatar que cumple su función.

Se realizada el etiquetado de las tallas, con las instrucciones de uso y lavado; y se

procede al empaque.

El jefe de producción hace un informe de productos terminados, indicando cuánto

material se consumió en la confección.

70

En el informe se notifican las novedades al momento de realizar la producción,

para determinar si hubo pérdidas por productos con defectos.

El gerente recibe el informe para decidir si las pérdidas por productos defectuosos

deben enviarse al gasto o en su defecto, sancionar al área de producción y termina

el proceso.

Figura 24. Flujograma de proceso de producción

71

4.2.1.3 Proceso de almacenamiento e inventario de productos terminados

Este proceso tiene como objetivo controlar el ingreso y salida de inventario para contar

con el inventario de productos terminados óptimo para su comercialización y satisfacción de

las necesidades de los clientes.

Una vez que las fajas son empacadas, se procede a su colocación en la percha

provisional de la fábrica, para estar disponible para su comercialización.

El jefe de producción contabiliza las cantidades disponibles y los clasifica según la

talla y modelo.

Luego elabora y firma un informe para que el área contable realice el asiento

correspondiente.

A su vez, el área contable solicita que se haga un conteo físico de la mercadería

que ya estaba en stock, para mantener actualizado su reporte del sistema y termina

el proceso.

72

Figura 25. Flujograma de proceso de almacenamiento e inventario

73

4.2.1.4 Proceso de comercialización del producto terminado

El objetivo de este proceso es satisfacer las necesidades de los clientes a través de la

comercialización de un producto de calidad, que cumpla sus expectativas. Este proceso debe

contemplar los siguientes pasos:

La comercialización implica una salida del producto terminado de la bodega de la

fábrica MJTEXA para ser llevado hasta el almacén ubicado en Plaza Mayor. Bajo

este contexto, el área comercial hace el requerimiento de stock para su bodega.

El área de producción arma el pedido y elabora un comprobante de egreso de la

mercadería que sale de la fábrica, y solicita la firma del Jefe de Ventas.

El jefe de ventas recepta el pedido y verifica que esté correcto según lo solicitado.

Si hay inconsistencias se pide rectificación, pero si todo está correcto, se firma el

informe y coordina el traslado del producto al almacén.

Una vez que el producto llega al almacén, es almacenado para estar disponible

para la venta.

El producto es fotografiado para elaborar los catálogos correspondientes.

Posteriormente, según los pedidos de los clientes, se notifica la salida de

inventario de la bodega comercial, se da de baja en el sistema.

Se realiza la venta, se recibe el pago y se emite la factura.

El jefe de ventas puede contactarse con el cliente para hacer una encuesta de

retroalimentación para validar cierta información que ayude a evaluar el nivel de

satisfacción del cliente.

El informe es remitido al gerente general para que tome las decisiones del caso y

lo analice con el área de producción y termina el proceso.

74

Figura 26. Flujograma de proceso de comercialización

75

4.2.1.5 Proceso de conteo físico preventivo

Este proceso tiene como finalidad garantizar que la información del inventario refleje la

realizada y permita pronosticar la rotación de los productos terminados, para optimizar las

ventas y reducir los costos de almacén. Los pasos a seguir son:

Según la política de control el Contador podrá solicitar un conteo periódico

sorpresivo al menos 1 vez al mes en las bodegas del área de producción y el área

comercial, para notificar cantidad de materias primas e insumos, así como stock de

productos terminado en fábrica y productos disponibles para la venta.

El Contador emite el reporte del sistema contable para hacer una conciliación

entre el producto en percha y el informe.

El Contador puede hacer un muestreo aleatorio de ciertos productos para verificar

ingreso y salida.

Concluido el conteo físico, el Contador debe realizar un informe acerca las

novedades encontradas e informar si hubo faltante, sobrante o el inventario estaba

perfectamente cuadrado.

Este reporte es enviado al Gerente, quien tomará la decisión de autorizar la

realización del ajuste contable del inventario y aplicar la sanción administrativa en

caso de ser necesario y termina el proceso.

Si no hubo inconsistencias en el inventario, simplemente se da por terminado el

proceso.

76

Figura 27. Flujograma de proceso de conteo físico preventivo

77

4.2.2 Organización de los recursos de inventario

En lo que concierne a la organización de los recursos de inventario está se fundamentará

en la adquisición de un software empresarial que permita la debida organización del

inventario y los demás módulos ligados al área contable. Sin embargo, para efectos de este

trabajo, se analizará sólo el módulo de inventario. Para organizar el inventario también se

comprarán equipos para que a través de códigos de barras se pueda tener un mejor control.

4.2.2.1 Adquisición e instalación del software empresarial

En la actualidad, es muy importante para las personas y mucho más importante para las

empresas de cualquier tamaño, el uso de tecnología que permita la inmediata fluidez de

información; nos encontramos en la era informática, donde el uso de la información es lo más

importante que puede tener una compañía, a fin de satisfacer sus necesidades internas y la de

los clientes. Lo que se pretende, entonces, es la instalación de un software que permita tener

un mayor control del inventario y la actividad económica del negocio (caja, bancos, cuentas

por cobrar), a fin de medir resultados y hacer comparaciones; evitar robo de dinero o

mercadería y aumentar la rentabilidad del negocio.

El sistema empresarial que se implementaría según la recomendación del Ing. Rafael

Montero (proveedor del sistema), se denomina: “Sistematic”, que por su bajo costo y

herramientas eficientes hacen que se adapte mejor a la actividad del negocio. Sistematic es un

Software de Gestión de Negocios Comerciales y/o Servicios. Software Práctico, Exacto y

Seguro que permitirá tener un mejor control de la Empresa. Sistematic cuenta con una

interfaz muy sencilla y fácil de utilizar, que brinda las siguientes posibilidades:

Control de clientes, proveedores y cuentas por cobrar.

Emisión de facturas, boletas, guías de remisión y notas de crédito.

Cambio de monedas.

Soporte para múltiples almacenes, permite interconectar sus locales vía Internet.

78

Incluye traslado entre almacenes.

Diseña e imprime etiquetas de códigos de barra EAN 13.

Genera documentos (Cotizaciones, Presupuestos, etc.) en formato PDF y los envía

al email de sus clientes.

Genera archivos XLS Excel desde todos sus reportes.

Actualizaciones Gratuitas desde Internet.

Muy Fácil de Instalar y Usar.

Garantía, Soporte Técnico y Asesoría Permanente.

Para el adecuado funcionamiento de esta propuesta es necesario comenzar por:

Reordenamiento del Inventario

Clasificación de ítems según el tipo y modelos.

Etiquetaje de los ítems a través de códigos de barras

Adecuada Colocación de los ítems en las perchas.

Estas actividades fueron previamente evaluadas por el negocio y según el asesoramiento

de una empresa que hace conteo de inventario, se estima que lleve cerca de 2 meses lograr

este objetivo y el costo estimado serian $ 2,000.00.

Figura 28. Sistema empresarial Sistematic

79

Figura 29. Esquematización del Módulo de gestión de almacén y facturación

Figura 30. Esquematización del módulo de inventario.

80

4.2.2.2 Reportes necesarios para el control del inventario

Dentro de los procesos planificados se establecen ciertos reportes que deben ser

considerados para controlar el ingreso y salida del inventario tanto de materias primas, como

de productos terminados, esto es con la finalidad de garantizar un correcto manejo del mismo,

y así identificar la responsabilidad y custodia de los encargados. A continuación, se presentan

los formatos propuestos:

Figura 31. Solicitud de compra de inventario

81

Figura 32. Orden de compra

82

Figura 33. Informe de egreso de mercadería

83

Figura 34. Informe de conteo físico preventivo

84

4.2.3 Dirección de los encargados del inventario

Las personas que intervienen en el inventario específicamente son: el Contador, el Jefe de

Compras, el Jefe de Producción y el Jefe de Ventas. A continuación, se exponen las funciones

que tienen cada uno de los encargados acorde al manejo del inventario:

Figura 35. Asignación de responsables del inventario

4.2.3.1 Funciones del Contador ligadas al inventario

Jerárquicamente el Contador está al mismo nivel que los jefes de cada área; sin embargo,

en el análisis del inventario, se convierte en la máxima autoridad, ya que es quien se

encargará de auditar el mismo con su experiencia contable para realizar los ajustes

correspondientes y cuadrar la información financiera de la compañía a favor de los objetivos

empresariales. Por el contador tendrá las siguientes funciones:

Realizar el ingreso del inventario en el sistema.

Realizar los asientos y ajustes contables necesarios.

Auditar las existencias en bodega, a través de un conteo físico periódico.

Informar al gerente de las novedades respecto al manejo del inventario.

Realizar las retenciones, organización de facturas y cuadre del inventario en el

sistema.

Verificar el cumplimiento de los procesos de inventario.

Contador

Jefe de Compras Jefe de Producción Jefe de Ventas

85

4.2.3.2 Funciones de los jefes de área ligados al inventario

Estas funciones son similares para los jefes de las diferentes áreas que conforman la

compañía: compras, producción y comercial.

Cuando se hagan los diferentes pedidos de inventario deben solicitar cotizaciones a los

proveedores, según corresponda, y hacer un análisis en función a aspectos como

calidad, tiempos de entrega, precios, entre otros.

Los diferentes reportes emitidos: Solicitud de Inventario, Orden de Compra e Informe

de Egreso de mercadería, deben ser firmados y respaldados con toda la documentación

necesaria para garantizar la transparencia de los procesos de inventario.

En sus diferentes bodegas debe hacerse un almacenamiento y organización limpia del

inventario, esto quiere decir, ubicando correctamente cada producto según su modelo,

talla y demás aspectos que faciliten su fácil gestión.

Periódicamente los jefes de área pueden verificar la rotación de su inventario, y enviar

un reporte al contador para que se respalde con su informe de auditoría.

Las falencias o inconsistencias detectadas en los procesos, deben ser notificadas al

contador y al gerente de la compañía para tomar los correctivos del caso.

4.2.4 Control de las actividades implícitas en el inventario

Adicionalmente, el control de inventario se relaciona la definición de políticas internas y

diseño de indicadores de control.

4.2.4.1 Políticas de control de inventario

La salida de mercadería e insumos varios de la bodega es uno de los puntos clave para el

control de inventario; por ello se establecen las siguientes políticas:

La salida de mercadería debe ser comunicado por el departamento de ventas al área

contable y de bodega.

86

Toda salida de mercadería debe ser registrada en el kárdex junto con la firma del

responsable.

Al retirar mercadería de bodega debe notificarse para que área es, cantidad y justificar

El control de inventario es el último punto del sistema de inventario y es el cual

garantizará su correcto funcionamiento y utilidad; por ello se establecen las siguientes

políticas:

Se debe contar con toda la documentación de los procesos de inventario para realizar

el control del mismo.

La toma de inventario físico se realizará cada dos meses entre el Jefe de Bodega y un

responsable del área contable, en caso de ser necesario, se requiriera la ayuda de

personal operativo para el conteo.

En caso de detectarse faltantes o falencias en el sistema se tomarán los correctivos del

caso, y descuento a los responsables del proceso de control.

Queda prohibida la salida de mercadería o entrada de la misma sin los documentos de

respaldo acorde a cada situación planteada en la presente propuesta. En caso de

transgredir esta política, se tomará como falta al reglamento interno de la empresa y se

tomarán las respectivas sanciones.

4.2.4.2 Indicadores de control de inventario

Los indicadores son las herramientas necesarias para cualquier sistema con el fin de

contribuir a mantener un control cuantitativo sobre los resultados o desempeño de uno o

varios procesos. Estos resultados deben ser medidos siempre con un referente con el fin de

poder determinar si existe necesidad de corregir algún proceso o no. Los resultados

obtenidos por los indicadores serán una unidad de medida gerencial que permite evaluar el

desempeño de la organización frente a sus metas, objetivos y responsabilidades con los

grupos de referencia, además de que son una forma clave de retroalimentar el proceso, de

87

monitorear el avance o ejecución de un proyecto, planes estratégicos, etc. Como indicadores

generales para el presente proyecto se procederá a aplicar los siguientes:

4.3 Cronograma de ejecución de la propuesta

Dentro del cronograma se establecerán el tiempo que tomaría la implementación de la

propuesta en la empresa MJTEXA, basado en aspectos como recursos, responsables y costos.

Es importante mencionar que la empresa contrataría a un Asesor Administrativo Externo, que

se encargará del desarrollo de la propuesta en colaboración del personal.

Rotación del Stock: Proporción entre las ventas y las existencias promedio e

indica el número de veces que el capital invertido se recupera a través de las

ventas.

Duración del Inventario: Proporción entre el inventario final y las ventas

promedio del último período e indica cuantas veces dura el inventario que se

tiene.

Vejez del Inventario: Nivel de mercancía no disponible para despachos por

obsolescencia, deterioro, averiadas, devueltas en mal estado, vencimiento, etc.

Valor Económico del Inventario: Mide el porcentaje del costo del inventario

físico dentro del costo de la mercancía de la empresa.

𝑅𝑜𝑡𝑎𝑐𝑖ó𝑛 𝑑𝑒𝑙 𝑠𝑡𝑜𝑐𝑘 = 𝑉𝑒𝑛𝑡𝑎𝑠 𝐴𝑛𝑢𝑎𝑙𝑒𝑠

𝑆𝑡𝑜𝑐𝑘 𝑃𝑟𝑜𝑚𝑒𝑑𝑖𝑜

𝐷𝑢𝑟𝑎𝑐𝑖ó𝑛 𝑑𝑒𝑙 𝐼𝑛𝑣𝑒𝑛𝑡𝑎𝑟𝑖𝑜 = 𝐼𝑛𝑣𝑒𝑛𝑡𝑎𝑟𝑖𝑜 𝐹𝑖𝑛𝑎𝑙

𝑉𝑒𝑛𝑡𝑎𝑠 𝑃𝑟𝑜𝑚𝑒𝑑𝑖𝑜

𝑉𝑒𝑗𝑒𝑧 𝑑𝑒𝑙 𝑖𝑛𝑣𝑒𝑛𝑡𝑎𝑟𝑖𝑜 = 𝑈𝑛𝑖𝑑𝑎𝑑𝑒𝑠 𝑑𝑎ñ𝑎𝑑𝑎𝑠 + 𝑂𝑏𝑠𝑜𝑙𝑒𝑡𝑎𝑠 + 𝑉𝑒𝑛𝑐𝑖𝑑𝑎𝑠

𝑈𝑛𝑖𝑑𝑎𝑑𝑒𝑠 𝑑𝑖𝑠𝑝𝑜𝑛𝑖𝑏𝑙𝑒𝑠 𝑑𝑒𝑙 𝑖𝑛𝑣𝑒𝑛𝑡𝑎𝑟𝑖𝑜

𝑉𝑎𝑙𝑜𝑟 𝑒𝑐𝑜𝑛ó𝑚𝑖𝑐𝑜 𝑑𝑒𝑙 𝑖𝑛𝑣𝑒𝑛𝑡𝑎𝑟𝑖𝑜 = 𝑉𝑎𝑙𝑜𝑟 𝐼𝑛𝑣𝑒𝑛𝑡𝑎𝑟𝑖𝑜 𝐹𝑖𝑠𝑖𝑐𝑜

𝑉𝑎𝑙𝑜𝑟 𝐶𝑜𝑠𝑡𝑜 𝑑𝑒 𝑉𝑒𝑛𝑡𝑎 𝑑𝑒𝑙 𝑀𝑒𝑠

88

Tabla 12.

Cronograma de ejecución de la propuesta

89

4.4 Inversión y financiamiento de la propuesta

Tabla 13.

Inversión de la propuesta

Para llevar a cabo este proyecto sería necesario contar con una inversión inicial de $

8,500.00 la cual estaría dividida en 2 rubros: activos no corrientes que implica la adquisición

de los equipos de computación, el software empresarial y de codificación de barras para el

debido manejo y control del inventario; así como el presupuesto de muebles y enseres. Esto

representaría cerca del 53% de la inversión total.

Mientras que el 47% restante correspondería a los gastos preoperacionales que se

constituyen por las 23 semanas de trabajo que tendrá el Asesor Administrativo Externo, para

la elaboración de los diferentes, manuales, procesos, organización del inventario y

capacitación del personal.

Adicionalmente, estos rubros podrían ser financiados a través de un préstamo bancario

solicitado al Banco Pichincha, bajo las siguientes condiciones:

Descripción Cantidad V. Unitario V. Total %

Activos no corrientes

Equipos de computación

Computadora HP iCore 7 - 17" 1 800,00$ 1.200,00$ 14,12%

Sistema de codificación por barras 1 250,00$ 250,00$ 2,94%

Sistema empresarial Sistemátic 1 2.000,00$ 2.000,00$ 23,53%

Impresora de códigos de barra 1 150,00$ 150,00$ 1,76%

Lector de códigos de barra 1 50,00$ 50,00$ 0,59%

Matricial EPSON de corte manual 1 300,00$ 300,00$ 3,53%

Subtotal 3.950,00$ 46,47%

Muebles y enseres

Escritorio de oficina 1 250,00$ 275,00$ 3,24%

Sillón ejecutivo 1 150,00$ 175,00$ 2,06%

Archivador 1 100,00$ 100,00$ 1,18%

Subtotal 550,00$ 6,47%

Gastos preoperacionales

Honorarios del Asesor Administrativo 1 4.000,00$ 4.000,00$ 47,06%

Subtotal 4.000,00$ 47,06%

Inversión total de la propuesta 8.500,00$ 100,00%

90

Tabla 14.

Financiamiento de la propuesta

INSTITUCION FINANCIERA: BANCO PICHINCHA

MONTO: $ 8.500,00

TASA: 12,00%

PLAZO: 3

FRECUENCIA PAGO: 12

CUOTA MENSUAL: $ 282,32

PERIODO CAPITAL INTERESES PAGO AMORTIZACION

0 $ 8.500,00

1 $ 197,32 $ 85,00 $ 282,32 $ 8.302,68

2 $ 199,29 $ 83,03 $ 282,32 $ 8.103,38

3 $ 201,29 $ 81,03 $ 282,32 $ 7.902,10

4 $ 203,30 $ 79,02 $ 282,32 $ 7.698,80

5 $ 205,33 $ 76,99 $ 282,32 $ 7.493,46

6 $ 207,39 $ 74,93 $ 282,32 $ 7.286,07

7 $ 209,46 $ 72,86 $ 282,32 $ 7.076,61

8 $ 211,56 $ 70,77 $ 282,32 $ 6.865,06

9 $ 213,67 $ 68,65 $ 282,32 $ 6.651,39

10 $ 215,81 $ 66,51 $ 282,32 $ 6.435,58

11 $ 217,97 $ 64,36 $ 282,32 $ 6.217,61

12 $ 220,15 $ 62,18 $ 282,32 $ 5.997,47

13 $ 222,35 $ 59,97 $ 282,32 $ 5.775,12

14 $ 224,57 $ 57,75 $ 282,32 $ 5.550,55

15 $ 226,82 $ 55,51 $ 282,32 $ 5.323,73

16 $ 229,08 $ 53,24 $ 282,32 $ 5.094,65

17 $ 231,38 $ 50,95 $ 282,32 $ 4.863,27

18 $ 233,69 $ 48,63 $ 282,32 $ 4.629,59

19 $ 236,03 $ 46,30 $ 282,32 $ 4.393,56

20 $ 238,39 $ 43,94 $ 282,32 $ 4.155,17

21 $ 240,77 $ 41,55 $ 282,32 $ 3.914,40

22 $ 243,18 $ 39,14 $ 282,32 $ 3.671,23

23 $ 245,61 $ 36,71 $ 282,32 $ 3.425,62

24 $ 248,07 $ 34,26 $ 282,32 $ 3.177,55

25 $ 250,55 $ 31,78 $ 282,32 $ 2.927,01

26 $ 253,05 $ 29,27 $ 282,32 $ 2.673,95

27 $ 255,58 $ 26,74 $ 282,32 $ 2.418,37

28 $ 258,14 $ 24,18 $ 282,32 $ 2.160,23

29 $ 260,72 $ 21,60 $ 282,32 $ 1.899,51

30 $ 263,33 $ 19,00 $ 282,32 $ 1.636,19

31 $ 265,96 $ 16,36 $ 282,32 $ 1.370,23

32 $ 268,62 $ 13,70 $ 282,32 $ 1.101,61

33 $ 271,31 $ 11,02 $ 282,32 $ 830,30

34 $ 274,02 $ 8,30 $ 282,32 $ 556,29

35 $ 276,76 $ 5,56 $ 282,32 $ 279,53

36 $ 279,53 $ 2,80 $ 282,32 $ 0,00

$ 8.500,00 $ 1.663,58 $ 10.163,58

Bajo este contexto, el préstamo en 3 años generaría un interés por $ 1,663.58, lo que haría

que la deuda total en dicho período corresponda a $ 10,163.58 en total. Pagando cuotas fijas

mensuales de $ 282.32.

91

Conclusiones

Luego de realizar la presente investigación se establecen las siguientes conclusiones en

cumplimiento de los objetivos específicos:

Los controles internos aplicados a los inventarios son muy importantes porque cumplen un

rol de brindar seguridad a los inversionistas, respecto a la mercadería que ingresa y sale de las

diferentes bodegas, para mantener operativos los procesos productivos y garantizar un

producto terminado de calidad. En la práctica, esta propuesta tendría un beneficio importante

para la compañía “MJTEXA S.A”, especialmente en el tema de la liquidez, ya que la correcta

gestión de los inventarios identifica el momento oportuno para la adquisición de nuevo

inventario; ayuda a identificar los productos con mayor rotación y por consecuencia, los que

son más rentables para la compañía.

Una vez que se hizo el análisis de campo en la empresa MJTEXA se pudo determinar que

una de las principales falencias del negocio, radica en la desorganización del inventario y la

falta de un software que permita simplificar el manejo y control del mismo, a fin de tener

actualizada la cantidad de materia prima que se necesita para el proceso de producción. Si

bien la empresa no ha presentado una reducción de sus ventas, sino más bien un crecimiento

importante en los últimos 2 años. Su gerente considera que a través de la mejora en el control

del inventario la fábrica podría ser más productiva y capaz de reducir los costos.

Bajo ese contexto, la propuesta de control de inventario se fundamenta en los cuatro

principios básicos de la administración que son planificación, organización, dirección y

control. Ante lo cual se presentan los nuevos procesos, reportes sugeridos, sistema contable y

de codificación de inventario, así como las políticas internas de control. Finalmente, la

propuesta costaría $ 8,500.00 y se desarrollaría en 23 semanas bajo la tutela de un Asesor

Administrativo Externo contratado para realizar esta gestión.

92

Recomendaciones

Partiendo de las conclusiones se establecen las siguientes recomendaciones:

Es importante que el gerente de la compañía MJTEXA S.A., implemente la propuesta de

control de inventario, ya que además de organizar la forma en que deben realizar los procesos

operativos de abastecimiento, producción, almacenamiento y comercialización del inventario,

se logrará reducir el gasto de almacén, gastos por mermas o pérdidas de productos, inventario

más real y así, se optimizarán los costos totales de producción, que podrían verse reducidos a

tal punto que el margen de contribución del negocio sería mayor y esto sería favorable al

momento de presentar la situación financiera del negocio.

Las capacitaciones al personal constituyen un factor clave para que conozcan los

procedimientos internos ligados al inventario, pero en un futuro podría hacerse un trabajo

similar en otros aspectos administrativos como el manejo de las cuentas por cobrar, el pago a

los proveedores, el manejo del inventario de la propiedad, planta y equipo; entre otros

factores que ayuden a gestionar eficientemente los recursos de la compañía MJTEXA S.A.

Finalmente, una vez que se aplique la propuesta dentro de las 23 semanas de

implementación, podría esperarse 6 meses para hacer un comparativo de la situación previa y

actual del inventario, analizando costos, niveles de rotación, liquidez, productividad del

negocio, entre otros aspectos que determinen si la propuesta funcionó o requiere

modificaciones.

93

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97

Apéndices

Apéndice A. Formato de Encuesta

1. ¿Ha evidenciado problemas en el área de inventarios?

Si

No

2. ¿Considera que la empresa tiene correctamente definidos aspectos relacionados

con el área de inventarios?

Si

No

Desconoce

3. ¿Existe un manual para el control interno de inventarios?

Si

No

Desconoce

4. ¿Existen registros constantemente actualizados del inventario que posee la

empresa?

Si

No

Desconoce

5. ¿Cuáles son los principales problemas que se suscitan en el área de inventarios?

Escasez

Sobre existencias

Pérdida de productos

6. ¿La empresa cuenta con un software para el manejo de inventarios?

Si

No

Desconoce

98

7. ¿De qué manera se manejan los inventarios en la empresa?

Positivamente

Negativamente

8. ¿Considera que la empresa requiere mejorar el área de inventarios?

Si

No

9. ¿Qué beneficios considera que esto traería al área de inventarios?

Mayor eficiencia

Mejor manejo de recursos

Aumento de satisfacción de los clientes

Incremento de la utilidad

10. ¿Estaría usted de acuerdo en contribuir de manera activa con el mejoramiento del

manejo de los inventarios en la empresa?

Totalmente de acuerdo

De acuerdo

Indiferente

Desacuerdo

Totalmente en desacuerdo

99

Apéndice B. Formato de Entrevista

1. ¿Cómo considera usted que se ha desarrollado durante los últimos años el control

interno en la empresa?

2. ¿Qué tipo de falencias usted ha podido detectar al momento de desarrollarse

actividades dentro del control interno en la organización?

3. ¿Usted ha tomado medidas para contribuir con el mejoramiento de esta área de la

empresa?

4. ¿En algún momento sus subalternos le han presentado inconvenientes o

sugerencias relacionados con el control interno?

5. ¿Cuáles consideran que son los beneficios que aportaría el diseño de un

mejoramiento en control interno de inventarios?

100

Apéndice C. Toma de imágenes del inventario

universidad de guayaquil facultad de ciencias ...repositorio.ug.edu.ec/bitstream/redug/23506/1/tesis...

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