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UNIVERSIDAD CENTROCCIDENTAL “LISANDRO ALVARADO” DECANATO DE ADMINISTRACION Y CONTADURIA
COORDINACION DE POSTGRADO
PROCEDIMIENTOS PARA EL CÁLCULO Y CONTROL DE LOS COSTOS EN LA EMPRESA C.A. HIDROLOGICA DE LA CORDILLERA ANDINA
HIDROANDES
Trabajo presentado para optar al grado de Especialista en Contabilidad mención Costos
Por: Zaida Yaquelin Mendoza León
Barquisimeto, 2005
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PROCEDIMIENTOS PARA EL CÁLCULO Y CONTROL DE LOS COSTOS EN LA EMPRESA C.A. HIDROLOGICA DE LA CORDILLERA ANDINA
HIDROANDES
Por: Zaida Yaquelin Mendoza León
Trabajo de grado aprobado
_____________________ (Jurado 1)
Tutor
______________________ (Jurado 1)
__________________ (Jurado 3)
Barquisimeto, 13 de Octubre del 2005
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UNIVERSIDAD CENTROCCIDENTAL “LISANDRO ALVARADO” DECANATO DE ADMINISTRACION Y CONTADURIA
COORDINACION DE POSTGRADO
PROCEDIMIENTOS PARA EL CÁLCULO Y CONTROL DE LOS COSTOS EN LA EMPRESA C.A. HIDROLOGICA DE LA CORDILLERA ANDINA
HIDROANDES
Autor: Zaida Y. Mendoza L. Tutor: Lic. Yoleiza López Año: 2005
RESUMEN La presente investigación está dirigida a establecer los procedimientos necesarios
para el Cálculo y Control de los Costos en la Empresa C.A. Hidrológica de la
Cordillera Andina HIDROANDES, la cual permitirá una base sólida para la toma de
decisiones gerenciales en la empresa y satisfará las necesidades organizacionales en
cuanto a la mejora de sus procedimientos. El estudio se enmarcó en una investigación
descriptiva con apoyo en la investigación de campo y documental, entre cuyos
objetivos están el describir el procedimiento actual de cálculo de costo aplicado en
HIDROANDES, describir su proceso productivo y el sistema de costos aplicable en
la hidrológica con el fin de generar los procedimientos necesarios para la puesta en
marcha del mismo. Como técnica de recolección de datos se empleó el análisis
documental, la guía de observación y la entrevista estructurada con las cuales se pudo
levantar información directamente de la realidad. Una vez realizado el análisis de los
datos se pudo reconocer las debilidades del procedimiento actual para el cálculo y
control de los costos en la empresa y por ende establecer los procedimientos idóneos
para tal fin que satisfagan sus necesidades internas y las exigencias de Ley de A.P. y
S.
iv
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AGRADECIMIENTO
A Dios Todopoderoso porque sin su voluntad ni las hojas de los Arboles se mueven
A mis padres quienes me dieron la razón de ser.
A mi hijo Samuel David, por darme las fuerzas para salir adelante y ser ejemplo para
él.
A mi esposo José Gregorio, por tus palabras llenas de sabiduría y de positividad que
siempre me dieron confianza y seguridad de que llegaría a la meta.
A mis amigas Maribel y Raquel, quienes en los peores momentos me dieron el
empuje necesario para seguir el camino al éxito.
A la Profesora Yoleiza López por su asesoría, transmisión de conocimientos y
colaboración prestada.
A La empresa HIDROANDES, por haberme abierto las puertas y ponerme a la orden
toda la información necesaria para el desarrollo de éste trabajo.
A la UNELLEZ, por la valiosa iniciativa de establecer convenios universitarios para
ofrecer estudios superiores de alta calidad.
A la UCLA por su excelente planta profesoral e incondicional apoyo para llegar a un
feliz termino de los estudios de postgrado y facilitarme el desarrollo profesional.
iii
5
INDICE
Pág.
AGRADECIMIENTO iii
RESUMEN iv
INDICE GENERAL v
INTRODUCCION 1
CAPITULO I EL PROBLEMA
Planteamiento del problema 3
Objetivos de la Investigación 9
Objetivo General 9
Objetivos específicos 9
Justificación 9
Alcances y limitación 11
CAPITULO II MARCO TEORICO
Reseña Histórica de la Empresa 12
Antecedentes de la investigación 13
Bases Teóricas 14
Bases Legales 37
CAPITULO III MARCO METODOLOGICO
Tipo de Investigación 41
Población y muestra 42
Técnicas e instrumentos de recolección de datos 43
Análisis de los Datos 44
Operacionalización de las variables 45
CAPITULO IV RESULTADOS 46
CAPITULO V CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES 74
BIBLIOGRAFÍA 77
ANEXOS 80 v
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INTRODUCCIÓN
Las organizaciones surgen por la necesidad de los seres humanos de satisfacer
las necesidades individuales y colectivas, y no se podría hablar de la organización
como el medio para el logro de este objetivo sin considerar otros elementos que
contribuyen al logro del objetivo final los cuales están representados por instrumentos
organizacionales tales como la organización, disposición y coordinación de recursos
tanto financieros como materiales y humanos, lo que otorga importancia estratégica a
la organización como proceso sistémico.
El manejo de los recursos institucionales es una tarea ardua pero productiva en
la medida en que se logre la mas eficiente administración de estos, de los cuales es el
recurso financiero al que dedicamos nuestra atención a través del estudio de los
sistemas de costos, la empresa que se analizó fue la C.A. Hidrológica de la Cordillera
Andina Hidroandes de la cual se hizo el estudio del sistema de costo existente para la
toma decisiones y a partir de allí realizar las recomendaciones pertinentes, cónsonas
con las Leyes y la estratégica principal de dicha empresa.
En este sentido se presentó un primer capitulo denominado el problema, donde
se describe la situación actual existente en la empresa y la necesidad de que la misma
implemente un sistema confiable y objetivo de acumulación de costos. Así mismo en
este capitulo se presentaron los objetivos tanto general como específicos así como
también el alcance de la misma.
En el capitulo II será el referido al marco teórico en el cual se presentó la
reseña histórica de la empresa, los antecedentes de la investigación y el marco teórico
en donde se expresan las teorías en las cuales se basó el trabajo.
El capitulo III se refiere al marco metodológico, comprendido por el tipo de
investigación, universo, población, técnicas e instrumentos de recolección de datos,
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interpretación de los resultados y la operacionalización de la variable objeto de
estudio.
El capitulo IV contiene el análisis de los resultados obtenido una vez aplicada
las técnicas de recolección de datos, los cuales dieron origen a la solución de las
necesidades conseguidas.
Por ultimo el capitulo V enmarca las conclusiones y recomendaciones tomando
en consideración los objetivos planteados en la investigación.
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CAPITULO I
EL PROBLEMA
Planteamiento del Problema
A partir del siglo XIX cuando se lleva a cabo la Revolución Industrial, surgen
diversos cambios en el proceso productivo, el cual comienza a realizarse en múltiples
etapas, así mismo se incrementa la demanda de bienes y servicios por lo que
comienza a desarrollarse producción en masa, aumentando la productividad de las
empresas y generando un crecimiento económico. Es allí cuando éstas comienzan a
darse cuenta que necesitan organización y control en sus procesos, por lo que las
exigencias del mercado por productos de óptima calidad, la competencia y otros
factores las han obligado a desarrollar estrategias para lograr sobrevivir ante el
proceso de globalización ya que los cambios tecnológicos que se han venido dando
son tan acelerados que las aplicaciones que éstas pudieran tener, se están quedando
obsoletas. Con este ambiente tan cambiante las organizaciones deben adaptarse a los
nuevos retos e inclusive adelantarse a ellos para no dejar escapar sus oportunidades
de negocios.
En el siglo XX han acontecido la mayor cantidad, calidad y trascendencia de
descubrimientos, inventos, adelantos, que los acumulados en los otros 19 siglos
anteriores. En la actualidad entre otros importantes acontecimientos, existen sucesos
que no tan sólo por la magnitud, sino también por la velocidad con que aparecen han
afectado a la contaduría y su entorno, entre otros sobresalen los siguientes:
a. Disminución de Costos y elaboración de productos de alta calidad.
b. Creciente automatización de las empresas,
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c. Intensificación de la competencia
d. Investigación y creación de nuevos productos
e. La globalización
f. Reorganización, reingeniería y rediseño.
g. Organización por Producto en Línea de Artículos.
h. Uso estratégico de la Información.
Todo lo expuesto obliga a las empresas a ser más competitivas, deben entonces,
mejorar la calidad, pues la mala calidad ocasiona desperdicios, defectos, averías,
descompostura, y pérdidas de mercado. Los gerentes de las empresas enfrentan en el
momento actual el reto de generar estrategias que permitan a las organizaciones que
dirigen ser lo suficientemente flexibles, para responder a las cambiantes exigencias
del mercado. Es por ello que cada día surgen nuevas técnicas orientadas a facilitar a
la organización la conducción de la misma e ir alineándose a los avances
tecnológicos.
Una de éstas técnicas con la que cuenta la Gerencia Actual para tomar
decisiones sobre el éxito de sus negocios, son los sistemas de costos, los cuales no
son más que métodos administrativos y contables que permiten registrar y controlar
los costos incurridos por las organizaciones en la fabricación de sus productos o la
prestación de algún servicio.
Tal como lo cita Horngren, (1980) años atrás estos sistemas resaltaban un sólo
propósito como lo era el costeo del producto para la valuación de sus inventarios y la
determinación de las unidades como si fuera en si un fin; consiguientemente, muchos
de los sistemas dejaban de recopilar la información conveniente para otros fines,
como juzgar la eficiencia departamental; sin embargo, los sistemas de costos
modernos tienen un enfoque mas equilibrado; el obtener el costo de sus bienes o
servicios, la planeación y el control, con el fin de tener una base confiable para
predecir las consecuencias económicas de sus decisiones.
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Es por ello que según Polimeni, Fabozzi y Delberg (1994) la gerencia utiliza la
contabilidad de costos para:
a) Planear: para lograr la comprensión de las transacciones comerciales esperadas
y otros hechos económicos y su impacto en la organización.
b) Evaluar: Juzgar las implicaciones de diversos hechos pasados y/o futuros.
c) Controlar: Garantizar la integridad de la información financiera relacionada con
las actividades de una organización y sus recursos.
d) Asegurar la contabilidad: implementar sistemas de información lo más cerca
posible a las responsabilidades de la organización y que contribuya a la
medición efectiva del desempeño gerencial.
Todo ello con el fin de garantizar la toma de decisiones estratégicas, tácticas y
operacionales.
Las empresas venezolanas por su parte, no escapan de esa realidad, tanto las
empresas públicas como las privadas se han visto en la necesidad de implementar
sistemas de costos a fin de alinearse a las nuevas tendencias y adaptar sus sistemas a
la realidad actual.
Tal es el caso de las empresas Hidrológicas, las cuales nacen en el año de 1989,
en el marco de un programa de modernización del Estado, para lo cual las autoridades
de la República de Venezuela inician una reestructuración del sector de agua potable
y saneamiento con el objeto de superar los problemas que planteaba el modelo
centralizado de administración que había existido con el Instituto Nacional de Obras
Sanitarias (INOS) para la prestación de los servicios; favorecida con la
disponibilidad de recursos el INOS se concentró en la construcción de grandes
infraestructuras hidráulicas y de abastecimiento de agua potable y relegó los
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esfuerzos en el control de sus costos, evidenciándose ineficiencias institucionales,
organizacionales, operativas y comerciales que atentaron contra su condición de
prestadores de servicios. Como consecuencia de esta situación, la calidad en la
prestación de los servicios se vio seriamente deteriorada, y por otra parte se agravaron
las condiciones financieras del sector, dado que los valores de las tarifas resultaban
insuficientes el Organismo tenía una dependencia exclusiva de los aportes del
Gobierno Nacional para cubrir el déficit.
Como respuesta a esta situación el Gobierno pone en marcha en 1989 un
“Proceso de Reestructuración del Sector de Agua Potable y Saneamiento” con el
objeto de mejorar la calidad de los servicios. Este programa consistió en la
descentralización de la gestión de la prestación de los servicios mediante la creación
de empresas regionales y municipales autónomas y obtener autosuficiencia
financiera, fueron éstos uno de los lineamientos de esa reestructuración. Debido a
ello en 1991 nace Hidroven y sus diez empresas regionales; sin embargo, éstas
tampoco han logrado el cometido y ha persistido una deficiencia financiera
estructural, manifiesta en los continuos déficit operativos y de inversión.
No obstante, pueden mencionarse algunas experiencias que representan
adelantos en el proceso de transferencia de la prestación de los servicios a las
autoridades locales mediante la creación de empresas con participación municipal.
En la actualidad el estado debido a ésta situación en la Ley Orgánica para la
Prestación de los Servicios de Agua Potable y Saneamiento (Gaceta Oficial Nº 5.568
Extraordinaria, de fecha 31/12/2001) ha dedicado algunos artículos para normar el
uso de sistemas administrativos y contables que permitan determinar la eficiencia y el
equilibrio económico, que identifique por un lado la rentabilidad justa y razonable
para con las empresas prestadoras de los servicios y por el otro lado lograr la equidad
en lo que respecta a la redistribución de los costos de forma tal de que se impida el
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traslado de las ineficiencias por parte de los prestadores de los servicios a los
suscriptores o clientes.
Se requiere entonces, que los prestadores del servicio como la C.A. Hidrológica
de la Cordillera Andina HIDROANDES, tenga y controle información concerniente a
los costos en que incurra la empresa para medir el grado de eficiencia con la que
están siendo administrados dichos servicios; construidos por los costos de
producción, operación y mantenimiento, mas los costos relacionados con las
inversiones hechas en rehabilitación, reposición, expansión del servicio y la
remuneración al capital, información esta que servirá para que los entes
gubernamentales tomen decisiones oportunas relativas a la estimación de la tarifa a
ser aplicada al servicio.
HIDROANDES es constituida el 28 de septiembre del año 1990 como filial de
Hidroven con la finalidad de dirigir el proceso de reestructuración del sector en el
ámbito geográfico conformado por los estados Mérida, Barinas y Trujillo. Mas tarde
el 31 de agosto de 1998 La Sucursal Mérida se transformó en Aguas de Mérida por lo
que HIDROANDES solo atendería a los estados Barinas y Trujillo, tiene como
Visión la de Ser la empresa regional líder en el manejo de los recursos naturales y en
la prestación de servicios técnicos y ambientales de excelencia. Así mismo su misión
es la de mejorar la prestación del servicio agua potable y alcantarillado a los usuarios
de los estados Barinas y Trujillo, mediante la descentralización administrativas, y una
mejor participación de las comunidades, optimizando los recursos disponibles y así
lograr productividad eficiencia y rentabilidad.
Actualmente HIDROANDES como empresa hidrológica está en la obligación
de acatar las exigencias derivadas de la nueva Ley Orgánica para la Prestación de los
Servicios de Agua Potable y Saneamiento (Gaceta Oficial Nº 5.568 Extraordinaria,
de fecha 31/12/2001) en cuanto a éste tópico ya que actualmente este cálculo se lleva
a cabo a través de la Gerencia de Operaciones con el apoyo del departamento de
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Contabilidad, quien suministra la información necesaria para dicho cálculo de
acuerdo a los estados financieros existentes. Sin embargo, no es un cálculo costos
formal, basado en las teorías modernas, puesto que se hace de manera empírica
dividiendo el total de los costos y gastos reflejados en el Estado de Ganancias y
Perdidas entre el numero en Metros Cúbicos M3 de agua producida, por lo que esta
información no es objetiva y no cumple con la exigencia de un sistema de costo en sí,
sólo se hace para cumplir una formalidad.
Es por ello que la importancia de establecer los procedimientos para el cálculo y
control de los costos que cumpla con las exigencias de la Ley de Prestación del
Servicio de Agua Potable, radica en que este servirá como punto de partida para el
cumplimento de la misma, además de servir a la empresa en el mejoramiento de sus
procedimientos.
Dado lo antes expuesto se plantean las interrogantes siguientes:
• ¿Cuál es el procedimiento actual para el cálculo y registro de los costos en la
empresa?
• ¿Satisface las necesidades de información de costos, el método actual de
costeo?
• ¿Cree la Gerencia que es necesario implantar un nuevo modelo de costeo en la
empresa?
• ¿Cuál sería el sistema de costos idóneo para Hidroandes, que suministre
información acorde con las exigencias de la Ley?
• ¿Cuáles serían los procedimientos necesarios para el cálculo y control de los
costos en la empresa?
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En la búsqueda de respuestas a estas interrogantes se plantea el presente trabajo
de investigación el cual apunta a brindar soluciones gerenciales para
HIDROANDES.
Objetivos de la investigación
Objetivo General
Establecer los procedimientos adecuados para el cálculo y control de los costos
en la empresa C.A. Hidrológica de la Cordillera Andina (HIDROANDES).
Objetivos Específicos:
♦ Describir el proceso productivo que se lleva a cabo en la empresa objeto de
estudio.
♦ Describir el procedimiento actual de cálculo de costo aplicado en
HIDROANDES.
♦ Analizar el cálculo actual de costos de la empresa Hidroandes.
♦ Generar los procedimientos necesarios para el cálculo y control de los costos en la
empresa HIDROANDES, de acuerdo a las exigencias de la Ley de Prestación del
Servicio de Agua Potable y Saneamiento y las necesidades de la empresa.
Importancia o Justificación de la Investigación
Las empresas hidrológicas en la actualidad requieren de sistemas de costos
que les permitan satisfacer sus necesidades de información en ésta área; la empresa
objeto de estudio (Hidroandes) es una de ellas, ya que actualmente La
Superintendencia Nacional de los Servicios de Agua Potable y de Saneamiento, de
acuerdo con lo establecido en la Ley Orgánica para la Prestación de los Servicios de
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Agua Potable y Saneamiento establecerá metodologías, fórmulas, modelos y criterios
técnicos que regulen las tarifas y subsidios de los servicios de agua potable y de
saneamiento, así como también, realizará periódicamente evaluaciones a la gestión
financiera, técnica y administrativas de los prestadores de los servicios, de las cuales
éstas deben acatar. De acuerdo a dicha Ley los prestadores de los servicios deben
implantar métodos administrativos contables, atendiendo a la normativa elaborada
por la misma, en relación con Códigos Únicos de cuentas que permitan la
identificación adecuada de los costos y gastos de cada proceso y la comparación entre
prestadores de servicios y la consolidación a nivel nacional.
Es por ello que con esta investigación se satisface en un principio las exigencias
de la Ley en cuanto a permitir el inicio a la posterior implantación del sistema
propiamente dicha y por la otra, las necesidades de la empresa de poder tener de
forma precisa información sobre los costos, tanto totales como unitarios por cada
etapa del servicio, para de esta manera desarrollar planes estratégicos, operacionales y
tácticos dirigidos a lograr sus objetivos organizacionales. Por lo que al establecer los
procedimientos necesarios para el cálculo y control de los costos, servirá como punto
de partida para la implantación del sistema de costos requerido por la empresa, lo cual
representa un avance significativo hacia el mejoramiento continuo de sus procesos.
Todo lo anterior motivó la presente investigación, la cual servirá de aporte a la
empresa además de demostrar que la teoría de sistemas de costos sí proporciona
soluciones a las necesidades organizacionales; así mismo servirá de aporte a futuras
investigaciones orientadas en este mismo enfoque y contribuirá al entorno social,
debido a que las empresas que se desempeñan en el mismo ramo, similares o que
presenten la misma situación pueden utilizar la información contenida es este trabajo
como referencia para buscar solución a sus problemas. Finalmente servirá como
aporte de conocimientos a la institución universitaria en sus líneas de investigación.
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Alcance y Limitaciones
La presente investigación estuvo orientada a establecer los procedimientos para
el cálculo y control de los costos que permitan la posterior implantación de un
sistema de costos en la empresa C.A. Hidrológica de la Cordillera Andina
HIDROANDES, enmarcados dentro de las exigencias de la Ley Orgánica de los
Servicios de Agua Potable y Saneamiento en cuanto a la necesidad de generar
información que permita el fácil cotejo entre prestadores de servicio y a nivel
nacional y bajo la metodológica por Proceso.
En este sentido, durante esta investigación se realizó una descripción del
procedimiento actual para la determinación del costo, así como del proceso
productivo llevado a cabo en la empresa para la prestación de sus servicio desde que
el agua se capta para su potabilización hasta que se entrega al consumidor, a fin de
identificar los elementos del costo en cada fase del proceso y de esta manera
establecer los procedimientos para el cálculo y control del costo de acuerdo a las
normativas de la ley de Prestación del Servicio de Agua Potable y Saneamiento.
Es necesario destacar que para la presente investigación el servicio de agua
potable involucra sólo los procesos principales que son Producción y Distribución del
mismo; entendiéndose por producción las actividades de captación, potabilización y
conducción del agua ya potabilizada y por distribución, el almacenamiento y
distribución hasta el consumidor final y los costos de las respectivas unidades de
apoyo en estos dos procesos, que permiten lograr el objetivo final de prestar el
servicio a la colectividad.
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CAPITULO II
MARCO TEÓRICO
Reseña histórica de la empresa C.A. Hidrológica de la Cordillera Andina
HIDROANDES.
En el año 1943 fue creado por el Ejecutivo Nacional el Instituto Nacional de
Obras Sanitarias INOS con la intención de realizar estudios, construcción, reforma y
ampliación de los sistemas de acueductos y cloacas en aquellas poblaciones de la
República donde el Ejecutivo decidiera establecer dichos acueductos; sin embargo,
durante la década de los ochenta se acentuó de manera preocupante la demanda
creciente del servicio además, la crisis económica comienza a manifestarse de manera
severa todo esto aunado al descontrolado crecimiento de la población urbana originó
la creación de empresas HIDROLOGICAS REGIONALES con la intención de
reestructurar el sector Agua Potable y Saneamiento, durante esta etapa se crea la C.A.
HIDROLOGICA VENEZOLANA HIDROVEN como casa matriz y 10 empresas
hidrológicas regionales en el año 1990. La misma se constituyo con un capital de
1.000 acciones de Bs. 10.000 pagadas en un 20% de las cuales HIDROVEN poseía
el 80% y el INOS el 20% pero mas tarde en el año 1993 los accionistas decidieron
pagar la totalidad de su capital social y a la vez incrementarlo a Bs. 1.113.820.000
mediante la suscripción de las acciones por parte del INOS de 110.382 acciones y en
septiembre del año 1994 el Ejecutivo Nacional autoriza la supresión del INOS por lo
que se transfirió a HIDROVEN la totalidad de la participación accionaria.
HIDROANDES es constituida el 28 de septiembre del año 1990 como filial de
Hidroven con la finalidad de dirigir el proceso de reestructuración del sector en el
ámbito geográfico conformado por los estados Mérida, Barinas y Trujillo. Mas tarde
el 31 de agosto de 1998 La Sucursal Mérida se descentralizó y se constituyó la
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empresa Aguas de Mérida, por lo que HIDROANDES solo atendería a los estados
Barinas y Trujillo, esto ocasionó el traslado de la corporativa de la ciudad de Mérida
hasta la ciudad de Barinas donde ahora opera con una única sucursal en el estado
Trujillo. Actualmente HIDROANDES se encuentra en proceso de descentralización a
fin de transferir competencia a los municipios como lo establece la nueva ley de
aguas por lo que se estima que para el año 2006 los sistemas de acueductos y
alcantarillados serán administrados a partir de esa fecha por las respectivas alcaldías.
Antecedentes de la Investigación
La presente investigación requiere realizar una revisión bibliográfica de trabajos
anteriores que guarden relación con el objeto de la misma es por ello que a
continuación se citan los que sirvieron de aporte a esta.
Urdaneta T., Glenda (1999) en su trabajo Diseño de la Estructura de Costos del
Producto Agua Potable “Santa Clara”, aplicando la Técnica de Análisis de la Cadena
de Valor se trazó como objetivo Diseñar la estructura de Costos, para el producto
agua potable “Santa Clara” aplicando la técnica de Cadena de Valor y se centró en la
descripción de los procesos a fin de identificar los centros de costos y las actividades
que se ejecutan en los mismos, finalmente concluyó que es importante para dicha
organización diseñar una estrategia de control de gestión de costos orientadas a
minimizar los costos innecesarios.
El aporte de esta investigación fue la de comprobar que es posible acumular
costos para el servicio de agua potable además de identificar las actividades que no
generan valor en el cálculo de costos de este producto y así desecharlos en el modelo
a proponer.
Molleja H., Ynes (2001) en su investigación “Determinación de los costos para
la sección de mantenimiento de vehículos de la superintendencia Paraguaná de
Hidrofalcón, C.A.” se planteó como objetivo determinar los costos para la sección de
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Mantenimiento de Vehículos de la Superintendencia Paraguaná de Hidrofalcón, C.A.
con el cual se logró demostrar la importancia de contabilizar cada uno de los costos
asociados a este servicio, recomendando a la gerencia tomar en cuenta esta
información a la hora de tomar decisiones.
Este trabajo representa un singular aporte a esta investigación ya que en ella se
utilizó un método de acumulación de costos para determinar el costo de la sección de
mantenimiento de esa hidrológica, siendo este modelo un punto de partida para el
modelo a proponer a la empresa Hidroandes, la cual es de la misma rama de servicio.
Falcón, Alicia (2002) en su trabajo Estrategias para Implantar un Sistema de
Gestión Automatizado del Registro y Fiscalización de los Servicios Turísticos para
las Corporaciones que integran el Bloque Occidental, se planteó como objetivos
formular una serie de estrategias conducentes a implantar un sistema de Gestión
automatizado para empresas hoteleras del Bloque Occidental, una vez que se constató
la inexistencia del mismo a través de un diagnóstico y de haber desarrollado el
sistema de gestión adaptado a este servicio.
Esta investigación fue de gran relevancia ya que siendo el sistema de costos un
sistema de gestión, se demostró que puede ser sistematizado el mismo para un mayor
control; además de que el mismo concluyó en unas estrategias gerenciales para
implantar dicho sistema, aspectos que se consideraron en el desarrollo de la presente
investigación.
Bases Teóricas
Para llevar a cabo el objetivo principal de ésta investigación como lo es
Establecer los procedimientos para el cálculo y control de los costos en la empresa
Hidroandes, es fundamental el desarrollo de un marco teórico que soporte su
estructura lógica, el cual estará directamente relacionado con el grado de
conocimiento que sobre este tema se tenga. En tal sentido, para el trabajo de
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investigación antes descrito se han asumido una serie de conceptos que sirven de
fundamento al presente estudio, por lo que se exponen de manera secuencial en el
desarrollo de este capítulo.
A fin de partir de lo general a lo particular con el fin de ver la investigación de
manera holística se inicia con la conceptualización de sistema, el cual según La Real
Academia Española, es un “Conjunto de cosas que relacionadas entre sí
ordenadamente contribuyen a determinado objeto”. (Pág. ).
Por su parte Catacora F. (2001) lo define como “Un conjunto de elementos,
entidades o componentes que se caracterizan por ciertos atributos identificables que
tienen relación entre si, y que funcionan para lograr un objetivo común”. (Pág. )
Así mismo Chiavenato(1995) lo define como un conjunto de elementos
interdependientes e interactúantes; un grupo de unidades combinadas que forman un
todo organizado cuyo resultado (output) es mayor que el resultado que las unidades
podrían tener si funcionaran independientemente. El ser humano por ejemplo, es un
sistema que consta de varios órganos y miembros, y solamente cuando éstos
funcionan de modo coordinado, el hombre es eficaz. De igual manera se puede pensar
que la organización es un sistema que consta de varias partes interrelacionadas. En
realidad el sistema es un todo organizado o completo; un conjunto o combinación de
cosas o partes, formando un todo complejo o unitario.
Tomando en consideración que en esta investigación se analizó a la empresa
como un sistema de varias partes interrelacionadas como lo expone Chiavenato
(1995) en la definición anterior, se presentará a continuación algunos fundamentos
teóricos sobre sistemas. Estos también servirán a la organización como premisa
básica a la hora de sistematizar su sistema de costos general, del cual los
procedimientos de cálculo y control de costos que se presentan en esta investigación
solo formarán una parte de esas interrelacionadas que expresa el autor.
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En este sentido, según el mismo autor, existe una gran diversidad de sistemas y
una amplia gama de tipologías para clasificarlos, de acuerdo con ciertas
características básicas:
Sistemas físicos o concretos: cuando están compuestos por equipos, por
maquinaria y por objeto y cosas reales. En resumen, cuando están compuesto de
hardware. Pueden describirse en términos cuantitativos de desempeño.
Sistemas abstractos: cuando están compuestos por concepto, planes e ideas
aquí, los símbolos representan atributos y objetos que muchas veces solo existen en
el pensamiento de las personas, en resumen se componen de software.
Chiavenato(1995) expresa además en su texto, que en cuanto a su naturaleza los
sistemas pueden ser cerrados y abiertos:
Sistemas Cerrados: son los que no presentan intercambio con el ambiente que
los rodea, pues son herméticos a cualquier influencia ambiental. Así los sistemas
cerrados no reciben ninguna influencia del ambiente, y por otra parte tampoco lo
influencian.
Sistemas abiertos: son los sistemas que presentan relaciones de intercambio con
el ambiente, a través de entradas (insumos) y salidas (producto). Los sistemas
abiertos intercambian materia y energía regularmente con el ambiente.
La descripción de sistema abierto es exactamente aplicable a una organización
empresarial. Una empresa es un sistema creado por el hombre que mantiene una
interacción dinámica con su ambiente, ya sea con los clientes, proveedores y otros.
Así mismo dicho autor expresa que la organización se concibe como un sistema
abierto en interacción constante con su ambiente, la organización también se concibe
como un sistema sociotécnico estructurado sobre dos subsistemas:
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El subsistema técnico: que comprende las tareas que van a desempeñarse, las
instalaciones físicas, el equipo e instrumentos utilizados, las exigencias de la tarea,
los instrumentos y técnicas operacionales, el ambiente físico y la manera como está
dispuesto, así como la duración de las tareas. En resumen, el subsistema técnico cubre
la tecnología, el territorio y el tiempo. Además es el responsable de le eficiencia
potencial de la organización.
El subsistema social: que comprende a los individuos, sus características físicas
psicológicas, las relaciones sociales entre los individuos encargados de la ejecución
de la tarea, así como las exigencias de su organización, tanto formal como informal,
en la situación de trabajo. El subsistema social transforma la eficiencia potencial en
eficiencia real.
Los sistemas tecnológicos por su parte generan la información que ayuda a los
directivos a resolver problemas y a tomar decisiones inteligentes, ya que son una
disposición de componentes integrados entre si cuyo objetivo es satisfacer las
necesidades de información de éstos.
En caso de llevar a la práctica la sistematización de un sistema se debe tener en
consideración lo que plantea Whitten J. (1997) como el ciclo de vida del desarrollo de
los sistemas, según el mismo se requieren de 5 etapas que son:
1. LA PLANIFICACIÓN ESTRATÉGICA DEL SISTEMA
2. EL ANÁLISIS DEL SISTEMA
3. EL DISEÑO DEL SISTEMA
4. LA IMPLANTACIÓN DEL SISTEMA
5. SOPORTE DEL SISTEMA
1.- PLANIFICACIÓN ESTRATÉGICA DEL SISTEMA, se refiere a señalar o
establecer prioridades sobre aquellas tecnologías o aplicaciones que producirán un
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beneficio máximo para la empresa. Esta a su vez considera tres fases fundamentales
que son:
a) Estudiar el cometido de la empresa: Aunque muchas empresas no lo
documentan formalmente, siempre tienen una misión que hacer.
b) Definir una arquitectura de información: A partir del conocimiento de la
misión de la empresa, puede desarrollarse un plan para los sistemas de
información que refleje y apoye verdaderamente dicha misión. Una arquitectura
de información es un plan de selección de la tecnología de información y el
desarrollo de los sistemas de información necesarios para apoyar el cometido de
la empresa.
c) Análisis de la estructura organizacional: Consiste en evaluar las áreas de la
empresa que han de identificarse y establecer prioridades sobre proyectos de
desarrollo específico.
2.- ANÁLISIS DEL SISTEMA: es el estudio de un sistema actual en la empresa y
definición de las necesidades y las prioridades manifestadas por los usuarios para la
construcción de un nuevo sistema de información. Está conformado por las siguientes
fases:
a) Estudiar la viabilidad del proyecto: Una tarea muy importante en esta fase es
definir el ámbito o la envergadura del proyecto. Los proyectos que fracasan lo
hacen casi siempre por una gestión deficiente de su ámbito. El ámbito de un
proyecto incluye la identificación de los usuarios, los gestores y los
patrocinadores del mismo, la detección de los problemas, las oportunidades y las
normas que se perciben, las restricciones de tipo técnico y soluciones posibles.
b) Estudiar y analizar el sistema actual: Consiste en estudiar y analizar el sistema
que ya existe, siempre hay un sistema actual en una empresa, independientemente
19
de si utiliza o no un computador. La fase de estudio ofrece al analista de sistemas
una compresión más profunda de los problemas, oportunidades y/o normas que
impulsan los proyectos.
c) Definir las necesidades de los usuarios y establecer prioridades: el propósito
del análisis de necesidades consiste en identificar las necesidades del usuario con
respecto a un nuevo sistema en materia de datos, proceso, salida.
3.- DISEÑO DEL SISTEMA: Evalúa las soluciones alternativas y especifica la
solución detallada de tipo informático. Esta constituida por las siguientes fases.
a) Elegir un objetivo de sistemas: un diseño es un proceso detallado y técnico.
Existen por lo general, numerosas formas alternativas de diseñar un sistema dado.
Esta fase de diseño tiene por finalidad un objetivo de diseño viable. A
continuación se plantean puntos clave que se relacionan con el diseño:
- Que proporción del sistema debería informatizarse?
Ø Habrá que comprar software o elaborarlo dentro de la empresa?
Ø Debería definirse el sistema para un computador principal, un
minicomputador, microcomputador o una combinación de todos?
Ø Qué tecnología de información podría usarse para la aplicación?
b) Diseñar e integrar el nuevo sistema: Esta fase está constituida por un diseño
general y un diseño detallado. El diseño general adquiere diferentes formas, pero
el método que utiliza comúnmente es la modelización (representación gráfica de
un sistema), determinado por la necesidad de los usuarios y las prioridades. Por lo
general los modelos de diseño describen:
Ø La estructura de los archivos y las bases de datos (es habitual ofrecer
un diagrama de estructura de datos).
20
Ø Los métodos y los procedimientos de procesos (habitualmente por
medio de un diagrama de flujo).
Mientras que el diseño detallado se desglosa en dos partes: diseño externo y
diseño interno. El diseño externo es el conjunto de especificaciones de interfaz con
sus usuarios. En el diseño externo se incluyen las entradas salidas, las pantallas y las
transiciones entre pantalla.
El diseño interno es el conjunto de especificaciones del software del sistema
(estructura y lógica), los archivos y las bases de datos.
4.- IMPLANTACIÓN DEL SISTEMA: Es la construcción del nuevo sistema y el
paso al funcionamiento diario. Consiste de las siguientes fases:
a) Hacer y probar las redes y bases de datos: si la nueva aplicación requiere de
elaboración de redes y bases de datos nuevas o mejoradas, éstas debería
normalmente implantarse antes de escribir o instalar los programas informáticos.
b) Hacer y probar los programas: Obviamente la fase de construcción/prueba es
sólo aplicable a los componentes de software que se haya decidido escribir.
Consiste en realizar los programas informáticos ejecutables y las pruebas de
programación.
c) Instalar y probar el nuevo sistema: La prueba de sistema asegura que los
programas de aplicación en forma aislada funcionen adecuadamente cuando se
integran en el sistema global, la ejecución correcta de las actividades modeladas
para el desarrollo del sistema y la consistencia de la base de datos.
d) Entregar el sistema para su puesta en funcionamiento: La clave es el sistema
instalado obtenido de la fase construcción/prueba. Los análisis proporcionan toda
21
la información de usuario final y la documentación de usuario final que sean
necesarias para ayudar a los usuarios a adaptarse al nuevo sistema.
5.- SOPORTE DEL SISTEMA: Es el mantenimiento continuado de un sistema
después de que haya sido puesto en funcionamiento. Ello incluye el mantenimiento de
programas y las mejoras al sistema.
En virtud de que el sistema evaluado en esta investigación es el relacionado con
la obtención de los costos en la empresa, se definirán conceptos básicos a tomar en
cuenta, partiendo de la conceptualización de sistemas de costos.
Al respecto Hargadon y Munera (1997) lo definen como la recopilación de
datos de costos en una forma organizada por medio de un sistema contable. La
palabra sistema implica regularidad ejemplo, la recopilación rutinaria de datos
históricos en una forma ordenada.
Así mismo para una mejor comprensión del tema es imprescindible definir
además el concepto de costos y contabilidad de costos, en este sentido en cuanto al
concepto de costo Hargadon y Munera (1997) lo definen el costo como toda
erogación o desembolso de dinero (o su equivalente) para obtener algún bien o
servicio. Sin embargo, Polimeni y otros (1994) lo definen como el valor sacrificado
para adquirir bienes o servicios. Así mismo, Rayburna L Gayle, (1999) expone que el
costo “mide el sacrificio económico en el que se haya incurrido para alcanzar las
metas de una organización”. En el caso de un producto el costo representa la
medición monetaria de los recursos que se hayan usado, como los materiales, la mano
de obra y los costos indirectos.
En cuanto a la contabilidad de costos éstos autores expresan, que es el arte o
la técnica empleada para recoger, registrar y reportar la información relacionada con
22
los costos y, con base en dicha información, tomar decisiones adecuadas relacionadas
con la planeación y el control de los mismos.
En un sentido más amplio Polimeni y otros (1994) la definen como el proceso
que incluye las siguientes etapas:
Identificación: El reconocimiento y la evaluación de las transacciones
comerciales y otros hechos económicos para una acción contable apropiada.
Medición: La Cuantificación, que incluye estimaciones de las transacciones
comerciales u otros hechos económicos que se han causado o que pueden causarse.
Acumulación: El enfoque ordenado y coherente para el registro y clasificación
apropiados de las transacciones comerciales y otros hechos económicos.
Análisis: La determinación de las razones y las relaciones de la actividad
informada con otros hechos o circunstancias de carácter económico.
Preparación e interpretación: La coordinación de la contabilidad y/o la
planeación de datos presentados en forma lógica para que satisfagan una necesidad de
información, y en caso de ser apropiadas, que incluyan las conclusiones sacadas de
estos datos.
Comunicación: La presentación de la información pertinente a la gerencia y
otras personas para usos internos y externo.
Los mismos autores argumentan que la gerencia utiliza la contabilidad de
costos para:
Planear: Para lograr una comprensión de las transacciones comerciales
esperadas y otros hechos económicos y su impacto en la organización.
Evaluar: Juzgar las implicaciones de diversos hechos pasados y/o futuros.
23
Controlar: Garantizar la integridad de la información financiera lo mas cerca
posible a las responsabilidades de la organización y que contribuya a la medición
efectiva del desempeño gerencial.
Hargadon y Munera (1997) resumen los fines principales de la contabilidad de
costos en:
1. Determinar el costo de los inventarios de productos fabricados tanto unitario
como global, con miras a la presentación del Balance General.
2. Determinar el costo de los productos vendidos, con el fin de poder calcular la
utilidad o pérdida en el período respectivo y poder preparar el Estado de Rentas y
Gastos.
3. Dotar a la gerencia de una herramienta útil para la planeación y el control
sistemático de los costos de producción.
4. Servir de fuente de información de costos para estudios económicos y decisiones
especiales relacionados principalmente con inversiones de capital a largo plazo,
tales como reposición de maquinarias, expansión de planta, fabricación de nuevos
productos, fijación de precios de ventas, etc.
Los dos primeros fines se refieren principalmente a la función contable básica
de costeo de los productos, que permiten preparar los estados financieros y cumplir
con las informaciones que se deben suministrar al Gobierno (para liquidación de
impuestos y estadísticas) a los accionistas, a las instituciones de Crédito, etc.
Los otros fines se refieren principalmente a la función administrativa que debe
cumplir, mediante el suministro de información relevante y oportuna, que permita a la
gerencia tomar decisiones adecuadas.
24
Existen muchas clasificaciones de los costos los cuales son importante
desarrollar en la presente investigación, por ejemplo:
Ø De acuerdo con la Producción: Polimeni y Otros (1994) exponen que
esta clasificación está estrechamente relacionada con los elementos de costo de un
producto (materiales directos, mano de obra directa y costos generales de fabricación)
y con los principales objetivos de la planeación y el control.
Las dos categorías, con base en su relación con la producción, son los costos
primos y los costos de conversión.
Costos primos: son los materiales directos y la mano de obra directa. Estos
costos se relacionan en forma directa con la producción.
Costos de conversión: Son los relacionados con la transformación de los
materiales directos en productos terminados. Los costos de conversión son la mano de
obra y los costos indirectos de fabricación.
Ø En cuanto al volumen de producción, estos autores concluyen que los
mismos se clasifican como variables, fijos y mixtos. Sin embargo, los patrones de
comportamiento de los costos que van a analizarse se aplican únicamente dentro del
rango relevante de una empresa. Entendiéndose por rango relevante como aquel
intervalo de actividad dentro del cual los costos fijos totales y los costos variables
unitarios permanecen constantes.
Costos Variables: Son aquellos en los que el costo total cambia en proporción
directa a los cambios en el volumen, o producción, dentro del rengo relevante, en
tanto que el costos unitario permanece constante.
Costos Fijos: Son aquellos en los que el costo fijo total permanece constante
dentro de un rango relevante de producción, mientras el costo fijo por unidad varía
25
con la producción. Mas allá del rango relevante de producción, variarán los costos
fijos.
Costos Mixtos: Estos costos tienen las características de fijos y variables, a lo
largo de varios rangos relevantes de operación. Existen dos tipos de costos mixtos:
costos semivariables y costos escalonados. Costos Semivaribles: La parte fija de un
costo semivariables usualmente representa un cargo mínimo al hacer determinado
artículo o servicio disponible. La parte variable es el costo cargado por usar realmente
el servicio. Por ejemplo, la mayor parte de los cargos por servicios telefónicos
constan de dos elementos: un cargo fijo por permitirle al usuario hacer y recibir
llamadas, mas un cargo adicional o variable por cada llamada telefónica realizada.
Los cargos por servicio telefónico relativamente simples de separar en costos fijos y
costos variables; Sin embargo, en algunas situaciones deben aproximarse los
componentes fijos y variables. Costos Escalonados: La parte fija de los costos
escalonados cambia abruptamente a diferentes niveles de actividad puesto que estos
costos se adquieren en partes indivisibles.
Ø En cuanto a la clasificación de acuerdo con la oportunidad de los
costos, Rossell y otros (1998) exponen que otra clasificación importante de costos
tiene lugar en la categoría de la oportunidad que determina cuando dichos costos se
incorporan al estado de resultados. En definitiva todos los costos serán incluidos en el
estado de resultados, pero su clasificación determina cuándo se producirá el proceso
de vencimiento. Los directores deben estar interesados en la adecuada clasificación
de oportunidad, debido a la repercusión sobre los resultados de los estados financieros
periódicos.
Costos del Producto: Cualquier costo asociado con el proceso de fabricación
que añada valor a los artículos producidos se conoce como costo del producto. Los
contadores ubican los costos del producto en la sección del costo de las mercancías
vendidas, del estado de resultados o en la sección de inventarios del estado de
26
posición financiera. Estos costos están vinculados en forma figurativa a cualquier
producto de la compañía, y como tales, no aparecerán en el estado de resultado sino
hasta que se haya vendido el producto.
Costos del Periodo: Los costos del periodo se pueden ajustar mejor al ingreso
sobre la base del paso del tiempo, en lugar del movimiento de las unidades
fabricadas. Estos costos, no asociados con el proceso de fabricación, por lo general
corresponden a sección de los gastos de operación del estado de resultados. Entre los
ejemplos de costos del periodo se encuentran las comisiones, las entregas, la
depreciación de las instalaciones de venta y de oficinas y los sueldos de los
empleados de ventas y de oficina.
En Relación a la comparación entre los Costos del Producto y del Periodo es
importante señalar que los costos del producto aparecen en el estado de resultados
como costos de las mercancías vendidas y como inventario y los costos del periodo se
relacionan en la sección del estado, después del margen bruto.
Ø De acuerdo a su Identificación Rossell y otros (1984) argumentan que
además de las clasificaciones anteriores del costo, consideran la relacionada con la
posibilidad de identificación. En este sentido los costos se consideran costos COSTOS
DIRECTOS y COSTOS INDIRECTOS.
Costos Directos: Estos costos pueden identificarse fácilmente con una unidad
específica bajo las condiciones consideradas.
Costos Indirectos: Son aquellos costos que no pueden ser identificados
fácilmente.
Ni las características de comportamiento, ni las clasificaciones de oportunidad,
pueden determinar si un costo es directo o indirecto. Tanto los costos variables o fijos
como los costos del producto o del periodo pueden ser directos o indirectos según los
27
propósitos para los que se usen. Por ejemplo, ciertos costos de fabricación que pueden
ser cargados en forma directa a los departamentos se consideran costos indirectos de
los productos cuando se usan para elaborar artículos múltiples. De igual manera,
algunos costos de fabricación que pueden ser identificados en forma directa con un
departamento de servicios, se convierten en costos indirectos de departamentos
productivos. Siempre que sea necesario prorratear o distribuir un costo, se convierte
en indirecto para ese fin.
Además de las características de los costos existen otros elementos importantes
de considerar en el desarrollo de la siguiente investigación, entre los cuales se
destacan los elementos del costo.
Al respecto Polimeni y Otros (1994) argumentan que los elementos del costo de
un producto o sus componentes son los materiales directos, la mano de obra directa y
los costos indirectos de fabricación.
A.- MATERIALES, estos lo definen como los principales recursos que se usan en
la producción; estos se transforman en bienes terminados con la adición de mano de
obra directa y costos indirectos de fabricación. El costo de los materiales puede
dividirse en materiales directos e indirectos, de la siguiente manera:
Materiales directos: Son todos los que pueden identificarse en la fabricación
de un producto terminado, fácilmente se asocian con éste y representan el principal
costo de materiales en la elaboración del producto. Un ejemplo es la madera aserrada
que se utiliza en la fabricación de una litera.
Materiales indirectos: Son aquellos involucrados en la elaboración de un
producto, pero no son materiales directos. Estos se incluyen como parte de los costos
indirectos de fabricación. Un ejemplo es el pegamento usado para construir una litera.
28
Según Polimeni y otros (1994) La contabilización de los materiales usualmente
comprende dos actividades que son la compra de materiales y su uso, estos autores lo
definen de la siguiente forma:
La Compra de Materiales usualmente es controlada por un departamento de
compras cuya función es hacer pedidos de materias primas y suministros necesarios
para la producción. El Gerente del departamento de compras es el responsable de
garantizar que los artículos pedidos reúnan los estándares de calidad establecidos por
la empresa, que se adquieran a un precio mas bajo y se despachen a tiempo.
Comúnmente se utilizan tres formatos en la compra de artículos: la requisición, la
orden de compra y un informe de recepción.
La requisición de compras es una solicitud escrita que usualmente se envía
para informar al departamento de compras acerca de una necesidad de materiales o
suministros; La Orden de Compra, es una solicitud escrita a un proveedor, por
determinados artículos a un precio previamente convenido, ésta también específica
los términos de pago y de entrega, en conclusión la orden de compra es la
autorización al proveedor para entregar los artículos y presentar una factura;
finalmente el informe de recepción es aquel que refleja las condiciones en las que han
sido recibido los artículos de modo que éstos cumplan con las especificaciones de la
orden de compra.
El uso de los materiales se refiere a la salida de materiales para su utilización
en el proceso productivo para ello la persona encargada es responsable del adecuado
almacenamiento, protección y salida de todos los materiales bajo su custodia. La
salida debe ser autorizada por medio de un formato de requisición de materiales,
preparado por el gerente de producción o por el supervisor del departamento. Cada
formato de requisición de materiales indica el número de la orden o el departamento
que solicita los artículos, la cantidad, la descripción, el costo unitario y el costo total
de los artículos despachados para un óptimo control.
29
En cuanto a la contabilización, cuando los materiales se adquieren, se realiza
un débito directamente a la cuenta de inventario de materiales. Cuando los materiales
directos se emplean en producción, debe hacerse un asiento en el libro diario para
cargar el costo de los materiales al inventario de trabajo en proceso. El costo de los
materiales indirectos, cuando se emplean en producción, se debita al control de costos
indirectos de fabricación.
Los referidos autores expresan que es de gran importancia que una compañía
cuente con un buen sistema de control del inventario de materiales, según ellos deben
emplearse en un sistema de control de inventarios los siguientes conceptos:
1. El inventario es el resultado de la compra de materias primas y partes. También es
el resultado de aplicar la mano de obra y los costos indirectos de fabricación a las
materias primas para producir artículos terminados.
2. La reducción del inventario es el resultado del uso normal y de encontrar usos
alternativos o desechar los ítems innecesarios.
3. La inversión óptima en inventario se basa en técnicas cuantitativas diseñadas para
minimizar el costo de mantener y organizar el inventario.
4. La compra eficiente, la administración y la inversión en materiales dependen de
un pronóstico exacto de ventas y de la programación de la producción.
5. Los pronósticos ayudan a determinar en que momento se ordenan los materiales.
El control del inventario se logra mediante la programación de la producción.
6. El control de inventarios es más que mantener registros de inventarios. El control
lo realizan las personan que hacen juicios personales con base en sus expectativas
pasadas. Sus decisiones se toman dentro de una estructura general de los objetivos
30
y las políticas de la organización para lograrlos. El control es relativo, no
absoluto.
7. Los métodos de control de inventarios variarán en gran parte según el costo de los
materiales y su importancia en el proceso de manufactura. Los materiales
costosos o aquellos que son esenciales para la producción, tienden a que su
programa de control se revise con mayor frecuencia por un personal
experimentado, a pesar del costo y el esfuerzo de hacerlo.
B.- LA MANO DE OBRA por su parte, estos autores la definen como el esfuerzo
físico o mental empleado en la fabricación de un producto. Los costos de mano de
obra pueden dividirse en mano de obra directa y mano de obra indirecta, como sigue:
Mano de obra directa: Es aquella directamente involucrada en la fabricación
de un producto terminado que puede asociarse con éste con facilidad y que representa
un importante costo de mano de obra en la elaboración del producto. El trabajo de los
operadores de una máquina en una empresa de manufactura se considera mano de
obra directa.
Mano de obra indirecta: Es aquella involucrada en la fabricación de un
producto que no se considera mano de obra directa. La mano de obra indirecta se
incluye como parte de los costos indirectos de fabricación. El trabajo de un supervisor
de planta es un ejemplo de este tipo de mano de obra.
La contabilización de la mano de obra por parte de un fabricante usualmente
comprende tres actividades que son: control del tiempo, cálculo de la nómina total y
asignación de los costos de la nómina. Estas actividades deben realizarse antes de
incluir la nómina en los registros contables.
Control del tiempo: este se lleva a cabo a través de dos documentos fuentes
que son la tarjeta de tiempo y la boleta de trabajo. La tarjeta de tiempo la inserta el
31
empleado varias veces cada día, al llegar y salir a de cada jornada de trabajo tanto
diurna como nocturna, este procedimiento proporciona una fuente confiable para
calcular y registrar los costos totales de la nómina. Las boletas de trabajo por su parte
las preparan diariamente los empleados para cada orden. Las boletas de trabajo
indican el número de horas trabajadas, una descripción del trabajo realizado y la tasa
salarial del empleado.
Cálculo de la nómina: La función principal del departamento de nómina es
calcular la nómina total, incluidas la cantidad bruta ganada y la cantidad neta por
pagar a los empleados después de las deducciones. El departamento de nómina
distribuye la nómina y lleva registros de los ingresos de los empleados, tasa salarial y
clasificación de empleo.
Asignación de los costos de la nómina: Con las tarjetas de tiempo y las boletas
de trabajo como guía, el departamento de contabilidad de costos debe asignar los
costos totales de la nómina a órdenes de trabajo individuales, departamentos o
productos. Algunas compañías hacen que el departamento de nómina prepare la
asignación y la envíe al departamento de contabilidad de costos, donde se preparan
los asientos apropiados del libro diario.
Los asientos de libro diario para registrar la nómina y los pasivos relacionados
por las cantidades retenidas se elaboran en cada periodo de la nómina. Usualmente
los gastos de nómina del empleador y las distribuciones del costo de la nómina se
registran en el libro diario al final del mes.
C.- LOS COSTOS INDIRECTOS DE FABRICACIÓN, este pool de costos se
utiliza para acumular los materiales indirectos, la mano de obra indirecta y los demás
costos indirectos de fabricación que no pueden identificarse, además de los materiales
indirectos y de la mano de obra indirecta, por ejemplo, arrendamiento, energía y
32
calefacción, y depreciación del equipo de la fábrica. Los costos indirectos de
fabricación pueden clasificarse además como fijos, variables y mixtos.
Los costos indirectos de fabricación variable cambian en proporción directa al
nivel de producción, los costos indirectos de fabricación fijos permanecen constante
independientemente del nivel de producción; los costos indirectos de fabricación
mixtos no son totalmente fijos ni totalmente variable en su naturaleza, pero tienen
características de ambos.
Los asientos en el libro diario para registrar los costos indirectos de fabricación
mediante un sistema de costeo por órdenes de trabajo o mediante un sistema de
costeo por procesos son básicamente los mismos. La principal diferencia es que con
un sistema de costeo por órdenes de trabajo los costos indirectos de fabricación
aplicados se acumulan por órdenes de trabajo, y con el otro sistema otros se acumulan
por departamento.
Ambos costos de fabricación, aplicados o reales deben registrarse. Los costos
indirectos de fabricación reales se cargan a una cuenta control de costos indirectos de
fabricación cuando se incurren los costos. Los costos indirectos de fabricación se
aplican a medida que la producción avanza cargándose al inventario de trabajo en
proceso. Se utiliza una tasa predeterminada de aplicación de aplicación de costos
indirectos de fabricación a la cuenta de inventario de trabajo en proceso. El crédito en
este asiento es contra la cuenta de costos indirectos de fabricación aplicado. El
propósito de utilizar dos cuentas separadas de costos indirectos de fabricación es que
el saldo débito en la cuenta control representa el total de costos indirectos de
fabricación reales incurridos, mientras que el saldo crédito en la cuenta de costos
indirectos de fabricación aplicado representa el total de costos indirectos de
fabricación aplicado.
33
Al final del periodo, el saldo crédito total de la cuenta de costos indirectos de
fabricación aplicados se cierra contra el saldo debito total de la cuenta de control de
costos indirectos de fabricación.
Actualmente existen diversos métodos para la determinación de los costos entre
los cuales según González(1999)se destacan:
• Tradicional
• A.B.C.
• Costeo del Ciclo de Vida de los productos
• Análisis de la cadena de valor
• Costo integral conjunto
Partiendo de la premisa básica de que la Ley de Prestación del Servicio de Agua
Potable y Saneamiento establece que el método de determinación de costos a
implementarse en las hidrológicas es el sistema de Costos por .Proceso se pasará a
conceptuar el mismo.
De Acuerdo a Neuner y Deakin (1983) Existen dos importantes clasificaciones
funcionales del método de determinación de costos tradicional como lo son:
1) el costeo por órdenes de trabajo y
2) el costeo por procesos.
Según los mismos autores, el primer método acumula los costos de acuerdo con
órdenes específicas, lotes o pedidos de clientes. El segundo método es más apropiado
para sistemas de producción continua en los cuales no es posible establecer
distinciones entre las unidades individuales de producción.
El método de acumulación de costos por procesos acumula los costos para cada
departamento durante un período de tiempo y se distribuyen entre todos los productos
fabricados durante ese período. En este método los costos de materiales, mano de
34
obra directa y los gastos generales de fabricación se acumulan para cada
departamento durante un periodo de tiempo, al final del periodo se divide el costo del
departamento entre el número de unidades fabricadas para obtener el costo por
unidad.
De acuerdo a Polimeni y Otros (1994) las características de un sistema de costos
por procesos es:
1. Los costos se acumulan por departamento o centros de costos
2. Cada departamento tiene su propia cuenta de inventario de trabajo en proceso en
el libro mayor general.
3. Los costos unitarios se determinan por departamento o centro de costos para cada
periodo.
4. Las unidades terminadas y sus correspondientes costos se transfieren al siguiente
departamento.
5. Los costos totales y los costos unitarios para cada departamento se agregan,
analizan y calculan de manera periódica mediante el uso de los informes del costo
de producción por departamento.
Los mismos autores expresan que a través del sistema de costos por proceso, las
unidades y los costos fluyen juntos. De esta forma, un producto puede fluir a través
de una empresa manufacturera por diferentes rutas desde el momento en que
comienza su elaboración, hasta su terminación.
Según estos, en un sistema de costeo por procesos, cuando las unidades se
terminan en un departamento, éstas se transfieren al siguiente departamento de
procesamiento junto con sus correspondientes costos. Una unidad terminada en un
departamento se convierte en la materia prima del siguiente hasta que las unidades se
convierten en artículos terminados. Por tanto, la producción del departamento 1 se
convierte en las unidades y costos recibidos por el departamento 2. Este recibe las
unidades producidas por el departamento 1 y los costos del producto de esas
35
unidades. Cuando el departamento 2 finaliza su procesamiento, transfiere las
unidades y los costos que heredó del departamento 1 más cualquier costo en que haya
incurrido ésta cuando trabajaba en las unidades.
En el método de costos por proceso los materiales directos y la mano de obra
directa se cargan directamente al costo y los costos indirectos de fabricación pueden
cargarse utilizando la metodología ABC.
En este sentido, Kaplan y Cooper (1999) definen este sistema como “un sistema
que proporciona a las empresas un mapa económico de sus operaciones que pone de
relieve el costo existente y el previsto de las actividades y procesos empresariales, lo
que a su vez conduce al conocimiento del costo y la rentabilidad de productos,
servicios, clientes y unidades productivas”.
De acuerdo a éstos autores el sistema ABC surge para proporcionar información
mas confiable acerca de los costos que deben ser imputados a los productos;
partiendo del hecho de que los costos indirectos de fabricación sean asignados a las
actividades luego a los productos, servicio y cliente.
Los mismos consideran que el costo A.B.C. es una nueva forma de pensar,
puesto que plantea la necesidad de determinar qué actividades realiza la organización,
cuánto gasta en la ejecución de las mismas, por qué se llevan a cabo y cómo se puede
lograr la eficiencia en los procesos.
Según este método se analizan las actividades de los departamentos indirectos
o de apoyo dentro de la organización para calcular el costo de los productos
terminados. El ABC parte de la premisa de que no son los productos sino las
actividades las que causan los costos y que son los productos los que consumen las
actividades, la filosofía es asignar los costos indirectos a los productos con base en las
actividades que generaron dichos costos y que fueron consumidas por los productos
en su elaboración.
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Según Kaplan y Cooper (1999) el Sistema de Costos ABC se desarrolla a través
de 4 pasos consecutivos que son:
1. Desarrollo del diccionario de actividades: Se realiza con el fin de identificar las
actividades que se llevan a cabo en todas las áreas o departamentos de la
organización para generar un bien o servicio.
2. Determinación del gasto que implica cada una de las actividades que se
desarrolla en la organización: Una vez que se han identificado el conjunto de
actividades que se llevan a cabo dentro de la empresa, es necesario determinar los
costos de los recursos, los cuales a través del uso de inductores o direccionadores
se asignaran a las actividades.
3. Identificar los productos o servicios y clientes: Es necesario identificar el
conjunto de insumos o materiales y mano de obra directa, conjuntamente con el
costo de los recursos consumidos por las actividades que se llevan a cabo dentro
de la organización, se acumulan en centro de costos, cuyo elemento final es el que
absorberá dichos costos.
4. Selección de los inductores de costos de las actividades: Esto indica que la
manera de vincular los costos de las actividades con el objeto de costos, se realiza
a través del uso de inductores de costos, los cuales son definidos como las
medidas cuantitativas de una actividad.
En conclusión la utilización de sistema de costeo ABC busca ayudar a la
organización en la identificación de las actividades que se llevan a cabo dentro de la
misma que no son relativas al área de producción, a fin de distinguir tanto las que
agregan como las que no agregan valor y de esta manera orientar los esfuerzos de la
organización hacia la eliminación o reducción de esas actividades, y por ende, a la
disminución de costos y derroche de recursos.
El mismo proceso de producción determina qué método emplear, en el caso de
Hidroandes, la producción es continua y se adapta el método por proceso como
37
sistema principal, pero no exime que se pueda utilizar otro método para la imputación
de los costos indirectos de fabricación de las unidades de apoyo, como lo es el
método A.B.C y de esta manera obtener el costo total del servicio, por ello
considerando las bases teóricas expuestas, se realizará el análisis a la empresa objeto
de estudio, con el fin de establecer los procedimientos necesarios para la acumulación
y el control de los costos, cónsono con sus políticas internas, para que el mismo al
acoplarse, proporcione las herramientas necesarias para la toma de decisiones,
utilizando para esto la metodología de costos por procesos y el método A.B.C. para el
cálculo de los costos indirectos de fabricación de las unidades de apoyo.
Bases Legales
Como parte del desarrollo de este proyecto se pretende hacer un compendio de
todas aquellas normas que servirán de guía básica y fundamental para el desarrollo
eficiente en cuanto a los aspectos financieros de las empresas Prestadoras de los
Servicios de Agua Potable y de Saneamiento en Venezuela.
Las normas vigentes y legales que rigen la materia en Venezuela plantean la
necesidad de llevar una contabilidad única, que permita reflejar la eficiencia y el
equilibrio económico de los prestadores de los servicios y los resultados que se
esperan de ellas, y las relacionados con el modelo de costos a implementar por parte
de las empresas prestadoras de los servicios, son:
♦ Constitución de la República Bolivariana de Venezuela.
- Art. 156 “ Es de la competencia del Poder Publico Nacional”
Nral. 29 “El régimen General de los Servicios Públicos domiciliarios y en
especial, electricidad, Agua Potable y Gas”.
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♦ Ley Orgánica para la Prestación de los Servicios de Agua Potable y de
Saneamiento.
Artículo 5: Los objetivos específicos de esta Ley son los siguientes:
Literales:
b.- establecer las bases y condiciones del ejercicio de la regulación y control de
la actividad de los prestadores del los servicios;
c.- definir un régimen económico que garantice de manera sustentable la
prestación eficiente y equitativa de los servicios.
Artículo 65. Los prestadores de los servicios de Agua Potable y de
Saneamiento a los que se refiere esta Ley tendrán las siguientes obligaciones, sin
perjuicio de lo dispuesto en normas de carácter contractual:
Literales:
m. desarrollar un sistema de contabilidad adaptado al servicio que permita la
identificación de centros de costos por procesos y por unidades de gestión de
conformidad con las normas contables que establezca la Superintendencia
Nacional para la Prestación de los Servicios de Agua Potable y de Saneamiento;
Como se puede evidenciar ese articulo expresa la obligatoriedad de desarrollar
sistemas de costos a fin de poder identificar los mismos, para la toma de decisiones.
Artículo 85. La determinación de las tarifas para la prestación de los servicios objeto
de esta Ley deberá incluir la totalidad de los costos en que incurra la empresa,
constituidos por los costos de administración, operación y mantenimiento, más los
costos relacionados con las inversiones hechas en rehabilitación, reposición,
expansión del servicio y la remuneración del capital invertido.
39
Este artículo esta relacionado a la investigación en cuanto a que justifica la
necesidad de conocer los costos necesarios para la determinación de la tarifa a aplicar
para el cobro del servicio, debido a que un porcentaje de este costo es subsidiado por
el estado como parte de su función social.
Artículo 89. La factura que reciba el suscriptor deberá discriminar los elementos de
costos asociados a la prestación de los servicios:...
Literal:
b. Costos asociados a cada uno de los procesos;
Para obtener esta información se hace necesario el sistema de costos, así mismo
para cumplir con la respectiva ley se hace obligatorio el mismo.
Artículo 92. Los prestadores de los servicios implantarán métodos administrativos
contables, atendiendo a la normativa elaborada por la Superintendencia Nacional de
los Servicios de Agua Potable y de Saneamiento, en relación con códigos únicos de
cuentas que permitan la identificación adecuada de los costos y gastos de cada
proceso.
Este artículo permite tomar en cuenta este lineamiento al momento de plantear
la propuesta, pues la misma debe hacerlo lo mas adaptada a la Ley a fin de que tenga
utilidad.
♦ Resolución N° 01-00-00-032 de la Contraloría General de la República sobre:
Normas Generales de Contabilidad del sector Público, las cuales son necesarias
de tomar en cuenta ya que la empresa en estudio es de carácter publico, sobre todo los
siguientes artículos.
40
Artículo 3°.- La contabilidad del sector público se llevará conforme a las
disposiciones legales y reglamentarias, y a los Principios de Contabilidad del Sector
Público descritos en el Capítulo II de las presentes normas, los cuales se fundamentan
en las normas básicas y principios de contabilidad de aceptación general, adaptados a
la naturaleza de las actividades financieras y económicas que realizan los organismos
y entidades sujetas al control, vigilancia y fiscalización de la Contraloría General de
la República.
41
CAPÍTULO III
TIPO DE INVESTIGACIÒN
El tipo de estudio se determina en correspondencia con el nivel de conocimiento
que se desea alcanzar con la investigación; es por esto que para el desarrollo de esta
investigación se determinó como estudio de tipo descriptivo ya que se realizó un
análisis de la situación actual del sistema de costos que utiliza la empresa y el mismo
parte de una descripción de la realidad. Al respecto Hernández, Fernández y Batista
(2003) afirman que “los estudios descriptivos buscan especificar las propiedades, las
características y los perfiles importantes de personas, grupos, comunidades o
cualquier otro fenómeno que se someta a un análisis.”( P.117)
La investigación es no experimental, ya que no se manipularon deliberadamente
variables, se observaron fenómenos tal y como se dieron en su contexto natural, para
su posterior análisis y se apoyó en un estudio documental y de campo.
La investigación es documental ya que estuvo basada en el análisis de datos
obtenidos de diferentes fuentes de información tales como informes de investigación,
libros, monografías y otros materiales informativos.
La investigación es de campo ya que se recogieron datos de forma directa de la
realidad donde se presenta. Al respecto el Manual de Trabajos de Grado de Maestría
y Tesis Doctorales de la Universidad Pedagógica Experimental Libertador, UPEL
(1998), señala que la Investigación de Campo, es un análisis sistemático de
problemas en la realidad, con el propósito bien sea de describirlos, interpretarlos,
entender su naturaleza y factores constituyentes, explicar sus causas y efectos, o
predecir su ocurrencia, haciendo uso de métodos característicos de cualquiera de los
paradigmas o enfoques de investigación conocidos o en desarrollo.
42
Población
Según Balestrini (1995) la población es cualquier conjunto de elementos de los
que se quiere conocer o investigar alguna o algunas de sus características.
La población es definida como todas las unidades de investigación que se
seleccionan de acuerdo con la naturaleza de un problema, para generalizar hasta los
datos recolectados, esta puede ser finita o infinita. Una población es finita cuando está
constituida por un determinado o limitado número de elementos, es decir; un universo
o población consistente en una serie definida de unidades, y es infinita cuando es muy
grande y se desconocen sus límites precisos.
En este sentido, en la presente investigación la población es finita ya que se
conocen el número de elementos, que son las cinco (05) Gerencias que conforman a
la empresa caso de estudio C.A. Hidrológica de la Cordillera Andina
HIDROANDES.
Muestra
Según Balestrini (1997) la muestra como es “parte de la población, o sea, un
número de individuos u objetos seleccionados, cada uno de los cuales es un elemento
del universo”
Muestrear es tomar una porción o parte de la población como representación de
ella, dicha muestras pueden ser probabilísticas y no probabilísticas.
De acuerdo a esto la muestra estuvo conformada por (02) de las gerencias que
representan a la empresa, la Gerencia de Operaciones quien por ende conoce
ampliamente el proceso productivo de la empresa a los cuales les fué aplicado el
instrumento con el fin de recopilar información básica y analizar la situación actual y
a la Gerencia de Administración para conocer su opinión sobre la utilidad del método
43
actual en la toma de decisiones y su consideración sobre la necesidad un nuevo
método de cálculo de costos.
Técnicas de Recolección De Datos
El investigador debe confrontar la realidad, la teoría formulada y de alguna
manera obtener y registrar los datos provenientes de esa realidad, surgiendo entonces
la recolección de información y datos. La recolección de datos involucra dos
situaciones.
1. La construcción del instrumento de recolección
2. La selección de la técnica adecuada para aplicar el instrumento.
En la presente investigación se utilizó para la recolección de la información las
técnicas que se mencionan:
• Análisis documental: esta parte está basada en el estudio y análisis efectuados
a las fuentes de información aportadas por la empresa con el objeto primordial
de conocer la filosofía de la empresa, registro, análisis de cuentas, reportes de
sistema, y estados financieros para el período en estudio.
♦ Guía de Observación: Esta técnica permitirá la obtención de información
directamente de la vivencia, respecto al problema en estudio en cuanto a las
condiciones y características de la empresa, su proceso productivo, los costos
asociados a cada etapa del proceso, la forma actual de acumulación y control de
sus costos así como los elementos que deben contener los procedimientos para
la acumulación de los costos a establecer.
♦ Entrevista Estructurada: Este técnica permitirá conocer obtener información
directamente de la Gerencia la cual es necesaria para el análisis de la situación
44
actual y su opinión en cuanto a la necesidad o deseo de emplear un sistema de
costos y algunos tópicos técnicos de interés para el investigador.
Análisis de Los Datos
Es obviamente básico destacar la importancia que tiene en el proceso de
investigación el análisis de la información obtenida con la aplicación de las Técnicas
de Recolección de Datos y sustentadas en los objetivos del estudio.
En este sentido, cabe señalar que para esta investigación se organizó la
información de manera de poder tabularla y representarla a través de gráficos que
permitan su análisis y emitir opiniones que respondan al análisis realizado en esta
investigación, por lo que dicho análisis es netamente interpretativo.
45
CUADRO 01 OPERACIONALIZACIÓN DE VARIABLES
ENTREVISTA OBJETIVO DEL
ESTUDIO VARIABLE DIMENSION INDICADORES
FILOSOFÍA EMPRESARIAL
Misión Objetivos Estrategias Estructura
PROCESOS
Producción
Actividades de: ♦ Captación ♦ Potabilización ♦ Conducción
Distribución
Actividades de: ♦ Almacenamiento
♦ Distribución
Establecer los procedimientos para el
cálculo y control de los costos en la empresa C.A.
Hidrológica de la Cordillera Andina
HIDROANDES
PROCEDIMIENTOS PARA EL CALCULO
Y CONTROL
Elementos del Costo
Control
Materiales Mano de Obra Costos Indirectos de Fabricación Formularios Informes
46
CAPITULO IV
RESULTADOS
A continuación se presenta de forma ordenada los resultados de la presente
investigación, para la cual en una primera etapa se reflejará lo levantado del análisis
documental y la guía de observación.
En este sentido, se iniciará por describir la filosofía de la empresa, necesaria de
conocer para la comprensión del primer objetivo específico que trata sobre el
procedimiento actual de determinación de costos.
La Compañía Anónima Hidrológica de la Cordillera Andina (HIDROANDES),
es una empresa, constituida en 1990, que forma parte, junto con otras empresas
similares de la Compañía Anónima Hidrológica Venezolana, conocida como
HIDROVEN es la encargada de prestar el servicio de agua potable y saneamiento a
los habitantes de los estados Barinas y Trujillo.
Su Visión es la de ser la empresa regional líder en el manejo de los recursos
naturales y en la prestación de servicios técnicos y ambientales de excelencia y su
Misión es mejorar la prestación del servicio agua potable y alcantarillado a los
usuarios de los estados Barinas y Trujillo, mediante la descentralización
administrativa, y una mejor participación de las comunidades, optimizando los
recursos disponibles y así lograr productividad eficiencia y rentabilidad.
En cuanto a sus Objetivos están:
1) Desarrollar planificadamente el aprovechamiento del recurso agua para consumo
humano;
2) Alcanzar niveles satisfactorios de eficiencia en la administración y operación de
los sistemas de agua potable y saneamiento, bajo la responsabilidad de la
empresa;
47
3) Promover la creación de empresas zonales con participación primordialmente
municipal, para que estas vayan asumiendo la administración del servicio.
De acuerdo a sus manuales las políticas son:
a) Descentralización Administrativa.
b) Participación Comunitaria.
c) Optimización de los recursos.
d) Productividad y Eficiencia.
e) Rentabilidad.
HIDROANDES C.A. cuenta además con los siguientes valores establecidos:
a) Responsabilidad Social, apoyada en un sano manejo financiero que asegure los
procesos de inversión en el tiempo.
b) Compromiso con la calidad en todas las actividades de la empresa.
c) Aprendizaje continúo asegurando el crecimiento profesional y personal.
d) Orientación hacia la Innovación continúa.
e) Trabajo en Equipo, para impulsar a la Organización hacia el éxito.
f) Auto gerencia, ética y responsabilidad individual como eje del cambio.
g) Compromiso entorno a los objetivos globales de la organización a fin de impulsar
una acción sinérgica.
En cuanto a su estructura organizativa la empresa presenta una organización de
tipo lineal de carácter funcional para facilitar y aligerar el desarrollo de las
operaciones. Su organigrama se caracteriza por ser de tipo vertical en el cual se
observan claramente las líneas de mando y el nivel de subordinados, de la siguiente
manera:
48
Figura 1: Estructura Organizativa de la empresa.
Fuente: Manuales Internos de la empresa HIDROANDES.
Consultoría Jurídica Participación Comunitaria
Información y Comunicación Sistemas e Informática
Gerencia de Comercialización
Dpto. Contabilidad
Dpto. Presupuesto
Dpto. Compras
Dpto. RRHH
Gerencia de Administración
Control Ambiental
Planificación y Proyectos
Licitaciones y Contratos
Supervision e Inspección
Gerencia Técnica
Zona I Barinas
Zona II Barinitas
Zona III Masparro(Barrancas)
Zona III Masparrito(Sabaneta)
Zona III Masparrito
Zona III Pie de Monte(Pedraza-Socopo)
Gerencia Operativa Gerencia Suc.Trujillo
Presidente
Junta Directiva
Asamblea de Accionistas
49
La Asamblea de Accionistas, esta integrada por HIDROVEN C.A. como
accionista mayoritario.
La Junta Directiva, integrada por siete (7) miembros, uno de ellos el Presidente
de HIDROANDES quien es elegido por la misma junta como la máxima autoridad
dentro de la empresa; la junta es quien tiene como objetivo las mas amplias facultades
de administración y disposición conforme a los estatutos de la empresa.
Contraloría Interna, órgano rector en materia administrativa, cuya función
básica es coordinar y vigilar el trabajo de todas sus dependencias y establecer en tal
sentido, las políticas que guíen la actividad institucional y los objetivos que deben
alcanzarse.
Presidencia, máxima autoridad de la empresa cuyo objetivo es planificar, dirigir
y coordinar todas las acciones conducentes al logro de los objetivos de la empresa y
de las políticas definidas por el accionista y la junta directiva.
Consultoría Jurídica, actúa como ente asesor de la Junta Directiva, Presidencia,
Gerencia y Sucursal en todo lo relacionado a la aplicación de las normativas legales
en las diversas ramas del saber jurídico (Mercantil, Tributaria, Administrativa y
Laboral, entre otras), a fin de que la empresa se desenvuelva siempre dentro del
marco legal vigente.
Sistema e Informática, señalado como ente de apoyo quien deberá procurar que
los sistemas y métodos tecnológicos avanzados (Hardware y Software), garanticen a
la empresa un óptimo desarrollo en los procedimientos operativos.
Participación Comunitaria, ente de apoyo que tiene como objetivo procurar la
integración de políticas sociales con la prestación del servicio de agua, a través de
verdaderos mecanismos de participación que contribuyan a la educación, la cultura y
concientización sobre lo que es el agua y la obligación del pago puntual del servicio.
50
Gerencia de Administración y Finanzas, integrada por los departamentos de:
Planificación y Presupuesto, Finanzas y Contabilidad, Bienes y Servicios y Recurso
Humano. Su objetivo consiste en Planificar, Dirigir, Coordinar, Supervisar, Controlar
y Evaluar las políticas financieras, administrativas y contables con el fin de alcanzar
una gestión acorde a los objetivos de la empresa.
Gerencia Operativa Barinas, esta integrada por: Zona I Barinas, Zona II
Barinitas, Zona III Masparro, Zona III Masparrito, Zona III Pie de Monte Socopó y
Zona III Pie de Monte Pedraza. Su principal objetivo es coordinar y controlar la
ejecución de los programas de operación de los sistemas de agua potable, red de
alcantarillados y el mantenimiento de los equipos de captación desde su fuente,
conducción, tratamiento, almacenamiento, macro y micro medición y distribución en
el estado Barinas.
Gerencia Técnica, integrada por los departamentos de Supervisión e Inspección,
Control Ambiental, Planificación y Proyectos, y Contratos y Licitaciones. Tiene
como objetivo dirigir y coordinar planes a corto, mediano y largo plazo elaborados de
acuerdo a los lineamientos definidos en el marco general de las políticas de la
empresa; así mismo dirigir y coordinar todos los aspectos técnicos requeridos para la
ejecución de los planes de construcción, reconstrucción, reforma, rehabilitación,
mejoras y ampliación de los sistemas de aguas blancas y aguas servidas que atiende la
empresa dentro de su alcance.
Gerencia Sucursal Trujillo, integrada por: Zona I Valera, Zona II Trujillo, Zona
II Bocono, Zona III Carache y Zona III Torondoy. Debe ejercer la dirección,
administración y representación de HIDROANDES en el estado Trujillo, y velar por
el cumplimiento de las normas vigentes de la empresa y políticas generales emanadas
de la Presidencia, en específico coordinar, ejecutar, y evaluar el cumplimiento de los
planes y programas del estado conjuntamente con la Unidad Corporativa; a través de
51
la Planificación, Coordinación, Supervisión y Administración de recursos, proyectos,
licitaciones, contratos y supervisión de obras hidrológicas.
Gerencia de Comercialización. Es la que debe diseñar estrategias para la
captación de recursos a fin de soportar el presupuesto de ingresos de la empresa,
además de ser la herramienta principal para la toma de decisiones y que la propia
jerarquía de la actividad le impone un nivel de preeminencia en la organización.
DESCRIPCIÓN DEL PROCESO PRODUCTIVO
En cuanto al proceso productivo el mismo incluye dos actividades principales
que son la Producción y Distribución del Agua potable y dos actividades de apoyo
que son la Comercialización del Servicio y la Administración General de la empresa.
La producción, esta incluye la captación de agua, ya sea a partir de cursos
superficiales, de embalses, de lagos o acuíferos. Esta captación consta de estructuras
civiles, tuberías y accesorios indispensables para desviar agua de un río, lago, etc. al
sistema de potabilización. Posteriormente se lleva a la potabilización que no es más
que una serie de procesos para hacer el agua apta para el consumo humano, tal como
se especifica a continuación:
De manera detallada, Inicialmente el agua es captada mediante un sistema de
bombeo en este proceso se mide la cantidad de agua que está entrando al proceso
productivo a través de un sensor magnético. El agua ya captada es conducida por
intermedio de una tubería hasta un sistema de eliminación de sólidos llamado,
desarenador en esta fase los sólidos de gran tamaño se decantan o sedimentan por su
propio peso y son evacuados o extraídos a través de una tubería y descargados aguas
abajo del punto de captación, posteriormente el agua es conducida a la sección de
coagulación o mezcla rápida. Posteriormente se procede a la mezcla rápida o
coagulación, en este proceso se agregan las sustancias químicas con el fin de eliminar
los elementos patógenos presentes en el agua como bacterias, hogos, gérmenes, etc.
52
Aquí se logra el atrapamiento en cápsulas llamadas floculos de las impurezas que
causan los problemas en la calidad del agua y la convierten en agua no apta para el
consumo humano. Previo a un ensayo de laboratorio denominado prueba de jarro se
consigue la dosis ideal de la sustancia química Sulfato de Aluminio que deber ser
aplicada al agua, una vez obtenida esta se procede a su aplicación, posteriormente
para obtener la mezcla homogénea de esta sustancia y el agua, se agita el agua
mediante un proceso de turbulencia producido por el paso del agua a través de la
tubería y en el salto hidráulico generado con la intención de agitar de tal manera la
mezcla para que se homogeneice.
Al concluir la mezcla rápida se comienzan a formar los floculos que no es mas
que la simple atracción de las cargas negativas de los agentes patógenos con las
positivas que provee la sustancia Sulfato de Aluminio; el agua seguidamente pasa a
menor presión al proceso de floculación, en este sistema se colocan pantallas en
forma de cascada para reducir la velocidad y el rompimiento de los floculos ya
formados en este proceso estos se atraen y logran un mayor tamaño, posteriormente
estos decantan a la profundidad de los tanques por el peso que han logrado y son
drenados a través de sistemas de drenajes pasando por unos vertederos, de esta forma
el agua ya transparente pasa al siguiente paso denominado filtración.
En este proceso el agua es purificada aun mas mediante el uso carbón activo,
antracita, arenas y gravas que atrapan las partículas sobrenadantes y permiten la
afinación final del agua y así lograr la transparencia deseada lo que permite decir que
el agua producida se encuentra en optimas condiciones de aceptabilidad físico
química, finalmente se le agrega cloro en forma de solución para asegurar la calidad
bacteriológica de esta agua por lo que se concluye que el proceso está completado en
todas sus fases y el agua producida por el sistema de potabilización cumple con todas
las normas nacionales y su ingesta puede ser segura por el consumidor sin temor a
53
ocasionar riesgos a su salud es decir producir enfermedades hídricas de origen
patógeno.
Finalmente el agua es conducida a tanques de almacenamiento para pasar al
siguiente proceso denominado distribución, proceso que se inicia con el agua
recibida del proceso anterior la cual es almacenada y posteriormente se distribuye a
la colectividad a través de los sistemas de distribución, que están formados por las
redes y tuberías previamente construidas para tal fin.
54
Figura 2: Proceso Productivo. Fuente: Manuales internos
SULF. DE
ALUM.
POLIM.AYUD.COAG.
PRE CLOR.
OTROSPROD. QUIM.
MEZCLA RAPIDA COAGULACION
SEDIMENTACION
FUENTE DE
ABASTECI- MIENTO
CAPTACION
MEZCLA LENTA FLOCULACION
FILTRACION
TANQUE DE
ALMACENA-MIENTO
POST CLORA
RED DE
DISTRIBUCION
FLUJO 01 PROCESO PRODUCTIVO
55
PROCEDIMIENTO BAJO EL CUAL SE CALCULA ACTUALMENTE EL
COSTO
Actualmente HIDROANDES no cuenta con un Sistema de Contabilidad de
Costos que responda realmente a las exigencias contables y administrativas de la
organización tanto para el control como para la toma de decisiones, en estos
momentos de forma empírica el Departamento de Operaciones lleva un seguimiento y
registro muy general de los costos que incurre la empresa en la prestación del
servicio.
Este procedimiento se lleva a cabo con información de los estados financieros e
información técnica suministrada por el departamento de Ingeniería de Operaciones y
Comercialización. Ahora bien, en base a la información suministrada por el Estado de
Ganancias y Pérdidas, se estructuran los costos en Costos de Producción, Costos de
Operación y Mantenimiento reflejando además los Gastos de Comercialización y
Administración de la empresa.
CLASIFICACIÓN, REGISTRO Y CONTROL DE COSTOS
Clasificación:
En virtud de carecer de un sistema de costos preestablecido no existe una
clasificación de los mismos, sin embargo se mencionó que se manejan términos
como Costos de Producción, Operación y Mantenimiento, mas no se clasifican costos
directos e indirectos en cada fase.
Registro:
Actualmente esto se lleva a cabo a través de la contabilidad financiera, mediante
la cual cada contabilista registra en el sistema contable los costos y gastos donde
corresponden, producción, operación y mantenimiento, comercialización o
56
administración. Para poder realizar dicha distribución el respectivo comprobante de
pago indicará si se trata de una compra de bienes o prestación de servicio a un
departamento especifico; en el caso del pago a personal se distribuye mediante los
listados emitidos por el departamento de Recursos Humanos donde indica que
personal labora en producción, operación y mantenimiento, comercialización y
administración.
En el caso de los gastos incurridos por la corporativas son todos registrados en
administración ya que la misma solo funge a nivel gerencial y administrativo,
posteriormente estos son trasladados a los gastos administrativos de las zonas y
sucursal.
Para el caso de las depreciaciones y amortizaciones, existe un sistema que se
encarga de llevar el control de los activos fijos tangibles e intangibles de toda la
empresa en forma separada por compañías y áreas operativas; es decir, por ejemplo,
en la compañía Zona Barinas encontraremos los activos que corresponden a
Producción, Operación y Mantenimiento, Comercialización y Administración para su
correcto registro.
Para la distribución de la electricidad, la empresa surtidora de la energía
eléctrica envía al departamento de Ingeniería de Operaciones todas las facturas ya
sean de las oficinas administrativas como de las operativas; este departamento se
encarga de distribuir las facturas al área que le corresponda y esta a su vez la registra.
Para conocer si corresponde a producción, operación y mantenimiento,
comercialización y administración, se guía por la dirección de dicha factura, para esto
el contabilista debe conocer todas las instalaciones de la empresa lo que le permitirá
identificar si es una oficina comercial, un pozo, la planta de producción o
simplemente una oficina administrativa, éstas facturas normalmente reflejan el ciclo
que corresponde siendo el ciclo 09 para todas las instalaciones de producción y el
ciclo 10 para las instalaciones administrativas.
57
En el caso de las sustancias químicas solo se registran en producción, cada zona
en su estructura del estado de Ganancias y Pérdidas tiene los costos de producción y
una cuenta especifica para las sustancias químicas por cada tipo, allí se registra dicho
costo.
Los materiales y suministros al igual que los otros servicios se registran de
acuerdo a lo que indique el respectivo comprobante de pago; éste deberá ser bien
explicito en su especificación de acuerdo a lo que exige el manual de procedimientos
administrativos, el cual indique el bien o servicio adquirido, departamento, zona o
dependencia que le corresponda y uso.
Control:
En cuanto al control de los costos no existen lineamientos operativos que lo
enmarque, no se manejan inventarios lo que minimiza la acción supervisora de los
jefes de departamentos, para los materiales y suministros estos son registrados
contablemente bajo esa denominación. En el caso de las sustancias químicas
tampoco existe control de inventarios únicamente la supervisión que pueda ejercer el
Jefe del Departamento; sin embargo, existen máximos y mínimos en el consumo de
dicha sustancia que maneja el departamento de control de calidad, los cuales van a
variar de acuerdo a las condiciones en que se encuentra el agua de acuerdo al
resultado de las pruebas físico - química y bacteriológicas, lo que permitirá justificar
algunos excesos en el consumo de dichas sustancias, pero comúnmente no una
planificación para la compra de las mismas, éstas se hacen como emergencia justo
cuando se termina, no se manejan formatos en producción que permita levantar
información concerniente al consumo de sustancias químicas, el tiempo utilizado por
los empleados en el proceso productivo y los demás costos.
58
Tomando en cuenta las cifras expresadas en los estados financieros los cuales se
hacen discriminados por cada zona tanto de Barinas como la sucursal Trujillo y las
emitidas por la Gerencia de Operaciones en base al agua producida también por cada
zona y Sucursal, se realiza un simple cálculo matemático de la siguiente forma:
Como puede evidenciarse en el cuadro Numero 2, los gastos incurridos por la
Corporativa se distribuyen a la Sucursal Trujillo y Barinas en partes iguales, tomando
en consideración, de acuerdo al criterio de la empresa que dicha Corporativa presta
igual Servicios Administrativos para ambas sucursales; los estados financieros
reflejan cada costo por separado (producción, operación y mantenimiento) gastos de
administración y comercialización y por cada zona teniendo al final un total de gastos
por zona; en este sentido, se adiciona a este valor los gastos de la Corporativa que ya
fueron divididos para Barinas y Trujillo, en un 50% c/u de esa cantidad que
correspondió a Barinas y distribuye en unos porcentajes a cada zona de acuerdo a
numero de suscriptores, las zonas con mayores suscriptores se aplicará mayor
porcentaje ya que consideran que estas consumen mayores recursos y así en lo
sucesivo. Actualmente teniendo la información de los suscriptores se aplica de la
siguiente forma:
• 67 Zona Barinas • 14 Zona Barinitas • 4 Zona Masparro • 9 Zona Masparrito • 3 Zona Pedraza • 3 Zona Socopo
Posteriormente el costo de cada zona además del que le corresponde de la
corporativa, esto arroja un costo total, el cual dividido entre el agua producida en esa
zona de acuerdo a cifras suministradas por el departamento de comercialización
permite obtener un costo por metro cúbico (m3) de agua producida, tal como se
evidencia en el cuadro siguiente:
59
CUADRO 02
CÁLCULO ACTUAL DEL COSTOS
Zonas Costos de
producción
Costos de operación y
mantenimiento Gastos de comercial.
Gastos de administración
Gastos corporativa
Total costos y gastos
Metropolitana 492,868,957.90 267,484,051.58 349,246,073.77 101,209,829.45 0.67 1,559,696,391.45
Bolívar 48,864,054.18 38,738,429.38 107,888,225.69 53,669,329.81 0.14 322,061,900.29
Masparro 39,057,050.92 12,650,674.51 13,555,624.28 22,197,914.46 0.04 108,290,367.38
Masparrito 67,481,246.85 20,214,016.55 21,244,424.25 28,438,468.40 0.09 184,243,638.27
P.M.A.Pedraza 19,159,292.60 18,137,401.64 9,703,367.90 26,390,604.36 0.03 89,012,493.91
P.M.A. Socopo 340,970.00 15,722,336.46 15,799,217.43 27,114,702.29 0.03 74,599,053.59
Total Zonas Bs...... 667,771,572.45 372,946,910.12 517,436,933.32 259,020,848.77 1.00 2,337,903,844.88 50%Gastos Corporativa 520,727,580.22
Total Gastos Bs.... 667,771,572.45 372,946,910.12 517,436,933.32 779,748,428.99 1.00 2,337,903,844.88
ZONAS Costos de
Producción Agua Producida Costo M3 Agua
Producida
Metropolitana 492,868,957.90 29,751,251.00 16.57
Bolívar 48,864,054.18 4,198,949.00 11.64
Masparro 39,057,050.92 3,782,803.00 10.32
Masparrito 67,481,246.85 4,666,280.00 14.46
P.M.A.Pedraza 19,159,292.60 2,498,687.00 7.67
P.M.A. Socopo 340,970.00 6,869,014.00 0.05 Total Zonas Bs...... 667,771,572.45 51,766,984.00 60.71
60
ANÁLISIS DEL PROCEDIMIENTO ACTUAL PARA EL CALCULO DEL
COSTOS
Para este objetivo se emplean las fases I y II de Kaplan (1999) en su modelo
de cuatro fases para diseñar los sistemas de evaluación de la actuación y medición de
costos. Cabe destacar que sólo se emplean las dos primeras fases del modelo porque
son las que aplican de acuerdo a las características de la empresa objeto de estudio.
En este sentido considerando los fundamentos teóricos la fase I expresa:
Fase I: Los sistemas son inadecuados para los informes financieros.
Características:
§ Se requiere de grandes cantidades de tiempo y recursos para unificar
diferentes informaciones dentro de la empresa y para cerrar los libros en cada
periodo contable.
§ Al final de cada periodo contable, cuando las existencias físicas se contrastan
con los valores contables, se producen desviaciones inesperadas.
§ Se requieren muchos ajustes después del cierre de la contabilidad financiera o
externa.
§ Después de auditorias externas o internas se determinan grandes
disminuciones en el valor de las existencias.
Por su parte la Fase II: Los sistemas son potenciados por la necesidad de
informes de contabilidad externa.
Características:
§ Los sistemas aplicados satisfacen las exigencias de los informes de
contabilidad externa.
§ Agrupan los costos por centros de responsabilidad, pero no por actividades ni
procesos empresariales.
§ Los informes referidos al costo del producto se presentan enormemente
distorsionados.
61
§ La información disponible para los usuarios internos es lenta, demasiado
financiera; careciendo de veracidad además de no ser oportuna ni confiable.
Como puede evidenciarse en la metodología definida en el objetivo anterior,
bajo la cual la empresa hidroandes calcula el costo, esta es un procedimiento con
muchas deficiencias. De Acuerdo a la fase I denominada Sistemas Inconsistentes, en
HIDROANDES se requiere gran cantidad de tiempo y recursos para unificar,
procesar y presentar los resultados financieros en cada periodo contable, financieros
porque la información se restringe a resultados financieros obviando completamente
el manejo de información estratégica-gerencial que apoye la toma de decisiones, así
mismo de acuerdo a la fase II denominada Los sistemas son potenciados por la
necesidad de informes de contabilidad externa, en Hidroandes por las exigencias
legales que aplican a la empresa se preparan informes consistentes con los principios
de contabilidad aplicados en nuestro país y que responden a las normas vigentes
relativas a la presentación y aprobación de información financiera requerida para los
informes de gestión, lo que no necesariamente significa, como señala el autor, que se
registre y procesen datos de “excelente calidad” ajustados a estrictos estándares de
auditabilidad y de control interno.
Se puede concluir que un sistema se considera inadecuado cuando el mismo
proporciona a los gerentes de las empresas una información incorrecta para la
determinación del costo de los productos, no logrando medir los factores de gran
importancia; o los llenan con información no pertinente a la determinación de los
mismos, como sucede en HIDROANDES.
Esta hidrológica es una empresa pública sin fines empresariales a través de la
cual el Estado cumple con parte de su labor social prestando un servicio básico a la
comunidad, por lo que quizás la organización no se ha identificado con la necesidad
de implantar un sistema de costos como es debido, lo que evidencia que el sistema a
través del cual la empresa determina los costos es obsoleto para tal fin, ya que
62
proporciona información poco oportuna y detallada, siendo la misma distorsionada y
poco confiable para la toma de decisiones.
Al ser consultada la Gerencia sobre aspectos que permitieran evaluar la
estructura actual de costos se consiguió lo siguiente:
PREGUNTA SI NO
¿Existe algún control de inventario de los materiales utilizados en la potabilización?
X
¿Existen formatos para el control de los materiales? X
¿Se llevan registros de nómina del personal que labora en producción? X
¿Se mide el tiempo de trabajo del personal para la ejecución de los
procesos de producción?
X
¿Existen formatos de control de nómina para su contabilización? X
¿Se lleva un registro de la cantidad de material indirecto utilizado en el
proceso productivo?
X
¿Se llevan registros de los demás gastos incurridos en la producción del agua potable?
X
¿Considera que el método actual para determinar el costo es idóneo para
la toma de decisiones?
X
Se puede expresar gráficamente la consideración de la gerencia sobre la forma
actual de cálculo de costos en la empresa Hidroandes de la manera siguiente:
63
12.5
87.5
SI
NO
Gráfico 1: Opinión de la Gerencia sobre el cálculo actual de costos . Elaborado
con datos tomados del instrumento aplicado.
En Líneas Generales se puede evidenciar que en un 87.5% de los ítems
presentados en la entrevista estructurada la respuesta fue NO, lo cual determina que el
cálculo actual de costos aplicado en Hidroandes, no satisfacen en 87.5% los fines
básicos de la contabilidad de costos, ya que siendo ésta un proceso que contribuye a
la planeación, evaluación y control dentro de las organizaciones, en la empresa no
satisface estos fines, como puede evidenciarse incluso la misma Gerencia considera
que no se adecua el sistema actual, y así lo respondieron en la pregunta del último
ítem.
Por otra parte la categoría SI, corresponde un 12.5% que concierne a que la
empresa sí lleva nómina de los empleados de producción aunque no existen controles
de tarjeta de reloj para ello.
En virtud de las deficiencias encontradas, se presentarán los procedimientos
que deberían llevarse a cabo para la acumulación y control de los costos, a fin de
satisfacer las necesidades de la organización y las exigencias de la Ley.
64
PROCEDIMIENTOS NECESARIOS QUE DEBE EMPLEAR HIDROANDES
PARA EL CALCULO Y CONTROL DE LOS COSTOS
1.- ESQUEMATIZACION DE LOS PROCESOS Y COSTOS ASOCIADOS.
Los procesos vendrían dados como lo exige la Ley de Prestación del Servicio de
Agua Potable y Saneamiento, en Proceso de Producción y Distribución con los
siguientes costos asociados:
CUADRO 03
COSTOS ASOCIADOS AL PROCESO DE PRODUCCIÓN DE AGUA POTABLE
D I
MATERIALES
SUSTANCIAS QUIMICAS X X
MANO DE OBRA
PERSONAL X X
COSTOS GENERALES DE FABRICACION
ELECTRICIDAD X
REPUESTOS Y ACCESORIOS X
MATERIALES Y SUMINISTROS X
MANTENIMIENTO DE EQUIPOS X
OTROS COSTOS DE PRODUCCION X
SERVICIOS PROFESIONALES X
DEPRECIACIONES, AMORTIZACIONES X
SERVICIOS BÁSICOS X
GASTOS GENERALES X
65
El rubro SUSTANCIAS QUIMICAS representa los elementos y compuestos
químicos utilizados en producción, tales como: cloro, sulfato de aluminio, carbonato
de sodio y otros elementos y compuestos químicos necesarios en la potabilización del
agua.
En cuanto al elemento mano de obra encontramos los GASTOS DE
PERSONAL que vienen a ser las remuneraciones por sueldos, salarios y otras
retribuciones, así como compensaciones según las escalas, primas, complementos,
aguinaldos, utilidades, aportes patronales, subvenciones, prestaciones sociales, otras
indemnizaciones y cualquier otra remuneración o beneficio correspondiente a
trabajadores de la Empresa, de conformidad con el ordenamiento jurídico y
convenciones colectivas de trabajo, de los trabajadores que laboran en la producción
del agua potable.
La ELECTRICIDAD representa el costo por el uso del servicio de energía
eléctrica de las plantas potabilizadoras y demás instalaciones de producción.
Los REPUESTOS Y ACCESORIOS, representa el costo por la adquisición
de piezas y accesorios que forman parte de los equipos de producción, destinados a
mantenerlos en condiciones normales de funcionamiento.
En cuanto a MATERIALES Y SUMINISTROS representa el monto de los
artículos considerados como "Materiales de Consumo", es decir, aquellos que reúnan
una o más de las siguientes condiciones:
a) tienen un período corto de uso y durabilidad, generalmente no mayor de un año
b) pierden sus características de identidad por el uso
c) materiales que no cumplan con las características anteriores, pero su costo unitario
es relativamente bajo.
El MANTENIMIENTO DE EQUIPOS representa el monto por servicios de
mantenimiento y reparaciones menores de los equipos y maquinarias de la Empresa,
a efectos de su normal funcionamiento. Incluye conservación y reparación de
maquinarias y equipos, equipos de transporte, tracción y elevación, de
telecomunicaciones, de oficina, de computación y otros.
66
Los OTROS COSTOS DE PRODUCCION vendrán a ser todos los demás
que no se incluyen en los rubros anteriores.
En cuanto a los SERVICIOS PROFESIONALES estos representan el
monto de los servicios prestados por personas jurídicas tales como: servicios
jurídicos, de ingeniería y arquitectónicos, asesoramiento en el área Técnica y
Operacional, etc. requeridos en el área de Producción.
Las DEPRECIACIONES Y AMORTIZACIONES representan el monto de
las cuotas periódicas por depreciación y amortización que corresponde aplicar en el
período considerado, por concepto de disminución del valor de los bienes del activo
de producción, debido al uso u obsolescencia de los mismos.
Los SERVICIOS BÁSICOS vienen dados por los montos de los servicios
considerados como imprescindibles para el funcionamiento de la organización, tales
como: electricidad, gas, agua, teléfono, correo, telégrafo y aseo urbano y
domiciliario.
Finalmente los OTROS GASTOS son los demás no considerados en los
rubros anteriores.
67
CUADRO 04
COSTOS ASOCIADOS AL PROCESO DE DISTRIBUCION DE AGUA POTABLE
D I
MANO DE OBRA
PERSONAL X X
COSTOS GENERALES DE FABRICACION
ELECTRICIDAD X
REPUESTOS Y ACCESORIOS X
MATERIALES Y SUMINISTROS X
MANTENIMIENTO DE EQUIPOS X
OTROS COSTOS DE PRODUCCION X
SERVICIOS PROFESIONALES X
DEPRECIACIONES, AMORTIZACIONES X
SERVICIOS BÁSICOS X
GASTOS GENERALES X
La conceptualización anterior de cada uno de los rubros aplica igualmente para
este proceso, sólo que corresponden al proceso de distribución.
Existen unidades de apoyo dentro del proceso productivo que son: CALIDAD
DE AGUA en donde se realizan las pruebas físico-química y bacteriológica para
garantizar el agua apta para consumo humano dichas pruebas se hacen tanto al inicio
del proceso en la captación para verificar que el agua que va a ser potabilizada no
contenga agentes patógenos y contaminantes nocivos para la salud; durante el proceso
y al final del mismo. Este además calcula la cantidad de sustancia química a ser
aplicada al agua para la potabilización, de acuerdo a sus pruebas previa en
laboratorio. Está además La oficina del JEFE DE LA PLANTA donde labora éste y
68
su respectiva secretaria en las labores técnicas, operativas, administrativas que se
requieran para el logro de sus objetivos.
El costo de estas unidades se cargarán de la siguiente forma:
El Laboratorista quien realiza las pruebas al agua, será cargado como costo
directo en la fase de producción junto con los demás que intervienen en dicho
proceso, así como el costo de los reactivos químicos requeridos por éste para sus
pruebas, los demás costos serán considerados indirectos y bajo la metodología A.B.C.
se calculará el costo a ser imputado en casa fase del proceso como se sigue.
CUADRO 05 IDENTIFICACION DE LOS RECURSOS A DISTRIBUIR
RECURSOS HORAS HOMBRE VIÁTICOS MATERIALES Y SUMINISTROS SERVICIOS BÁSICOS DEPRECIACIÓN DE EQUIPOS
Los recursos son los elementos económicos utilizados para la realización de las
actividades. En HIDROANDES los recursos a ser consumidos por las actividades
en las unidades de apoyo surgen de la experiencia del personal de contabilidad y de
la frecuencia con que estos costos indirectos son causados. Según esto los recursos
más importantes son:
• Horas Hombre: es la retribución otorgada a empleados de las unidades de
apoyo por la prestación de servicios.
• Viáticos: gastos de movilización del personal de unidades de apoyo por
cuenta del organismo.
69
• Materiales y suministros: son todos aquellos insumos que se caractericen por
tener un período corto de uso y durabilidad, pierden sus características de
identidad por el uso, el costo de adquisición es relativamente bajo.
• Servicios Básicos: servicios considerados como imprescindibles para el
funcionamiento de la organización, tales como: electricidad, agua, teléfono,
correo, aseo urbano y otros.
• Depreciación de equipos: son las cuotas periódicas por depreciación que
corresponde aplicar en el período considerado, por concepto de disminución
del valor de los bienes del activo de las unidades de apoyo, debido a su uso u
obsolescencia.
A continuación se muestran los recursos a ser utilizados para la asignación de
los costos a través del ABC, con sus impulsadores respectivos:
CUADRO 06 IDENTIFICACIÓN DE LAS ACTIVIDADES
PROCESOS ACTIVIDADES DEFINICIÓN Captación Obtención del recurso agua desde la
fuente de abastecimiento (río, acuífero, pozos) para su posterior potabilización.
PRODUCCION Potabilización Garantizar el suministro de agua apta para el consumo humano.
Conducción Traslado del agua potabilizada a través de las obras civiles y redes para su consumo.
Almacenamiento Acción de colocar en sitios adecuados como tanques para depósitos el agua disponible para la distribución.
DISTRIBUCION Distribución Garantizar la colocación del agua previamente potabilizada a los consumidores finales.
70
CUADRO 07 ASIGNACIÓN DE LOS RECURSOS A LAS ACTIVIDADES
RECURSO IMPULSADOR
DE RECURSO IMPULSADOR POR ACTIVIDAD
CAPT. POTAB. COND. ALMAC. DIST. Horas Hombre Hrs. dedicación 5% 60% 15% 10% 10% Viáticos N° de viajes 10% 70% 5% 5% 10% Materiales/sum Bs. consumidos 3% 80% 7% 5% 5% Serv. Básicos Bs. consumidos 20% 20% 20% 20% 20% Depreciaciones Costo equipos
CUADRO 08
CÁLCULO DEL COSTO DE LAS ACTIVIDADES RECURSO IMPULSADOR
DE RECURSO IMPULSADOR POR ACTIVIDAD
CAPT. POTAB. COND. ALMAC. DIST. Horas Hombre Hrs. dedicación Viáticos N° de viajes Materiales/sum Bs. consumidos Serv. Básicos Bs. consumidos Depreciaciones Costo equipos COSTO POR ACTIVIDAD
CUADRO 09 MEDIDA DE LOS IMPULSADORES DE ACTIVIDAD
ACTIVIDAD IMPULSOR ACTIVIDAD
Captación M3 Agua captada
Potabilización M3 Agua potabilizada
Conducción M3 agua conducida
Almacenamiento M3 agua almacenada
Distribución M3 agua distribuida
71
CUADRO 10 CÁLCULO DE LAS TASAS POR ACTIVIDAD
CAPT. POTAB. COND. ALMAC. DIST. TOTAL Costo por Actividad Volumen impulsador Tasa de Actividad
CUADRO 11 CÁLCULO DEL COSTO FINAL
ACTIVIDAD
IMPULSOR ACTIVIDAD
TASA DE ACTIVIDAD VOLUMEN
IMPULSADOR COSTO
Bs.
COSTO TOTAL
Captación M3 agua Capt.
Potabilización M3 agua potab.
Conducción M3 agua condu.
Almacenamien M3 agua almac.
Distribución M3 agua Dist.
TOTAL COSTOS INDIRECTOS ABC
72
CUADRO 12 POSIBLE ESTRUCTURA DE COSTOS DE LOS PROCESO DE
PRODUCCIÓN Y DISTRIBUCION DE AGUA POTABLE
COSTOS DE PRODUCCION: PERSONAL QUIMICOS ELECTRICIDAD REPUESTOS Y ACCESORIOS MATERIALES Y SUMIN ISTROS MANTENIMIENTO DE EQUIPOS OTROS COSTOS DE PRODUCCION DEPRECIACIONES, AMORTIZACIONES GASTOS GENERALES COSTO U. APOYO PRODUCCION A.P.
XXX XXX XXX XXX XXX XXX XXX XXX XXX
XXXXX XXXXX
COSTO DE DISTRIBUCION: PERSONAL QUÍMICOS ELECTRICIDAD REPUESTOS Y ACCESORIOS MATERIALES Y SUMINISTROS MANTENIMIENTO DE EQUIPOS MANTENIMIENTO DE REDES OTROS COSTOS DE OPER. Y MANTTO. DEPRECIACIONES, PROVIS. Y AMORTIZACIONES TOTAL COSTO DE DISTRIBUCION COSTOS UNIDADES DE APOYO DIST. A.P. TOTAL COSTO DEL PROCESO DISTRIBUCION A.P.
XXX XXX XXX XXX XXX XXX XXX XXX XXX XXX
XXXX XXXX
XXXXX
73
CUADRO 13 POSIBLE ESTRUCTURA DE COSTOS GENERAL DE LOS PROCESO DE
PRODUCCIÓN Y DISTRIBUCION DE AGUA POTABLE
INGRESOS POR VENTAS DE SERVICIOS INGRESOS DE Operación VENTA DE AGUA POTABLE VENTA DE OTROS SERVICIOS TOTAL INGRESOS POR VENTAS DE SERVICIOS COSTOS DE OPERACIÓN PROCESO DE PRODUCCION DE A.P. PROCESO DE DISTRIBUCIÓN A.P. TOTAL COSTOS DE OPERACIÓN UTILIDAD (PERDIDA) EN OPERACIONES GASTOS DE UNIDADES DE APOYO PROCESOS UNIDADES DE APOYO TOTAL COSTO DE UNIDADES DE APOYO OTROS EGRESOS E INGRESOS INGRESOS AJENOS A LA OPERACIÓN OTROS EGRESOS TOTAL OTROS EGRESOS E INGRESOS UTILIDAD (PÉRDIDA) DEL EJERCICIO
XXX XXX
XXX XXX
XXXX
XXXX -XXXX
XXXX
XXXX XXXX
XXXX
XXX
XXXXXX
74
CONCLUSIONES
De acuerdo al estudio realizado sobre el sistema de costos de la empresa C.A.
Hidrológica de la Cordillera Andina se puede concluir que el mismo presenta muchas
debilidades en lo que respecta al procedimiento para el cálculo, registro y control de
los costos lo que perjudica la toma de decisiones en la empresa debido a los
siguientes aspectos:
El método empleado para conseguir el costo del agua producida carece de
cualquier fundamento teórico, por lo tanto no suministra información confiable sobre
el costo del agua producida ya que se le cargan todos los costos a éste, por lo que se
está castigando el mismo.
No existe la figura de Contador de Costos o alguien del área financiera que
realice la determinación del costo, el departamento de operaciones es quien hace
dicho cálculo sin ningún conocimiento en el área contable y financiera de la empresa.
No existe planificación en cuanto a la adquisición de materiales, producción ni
utilidades futuras.
No existe un control tanto de los materiales utilizados en el proceso productivo
como del tiempo empleado en el mismo.
El hecho de que el estado subsidia la tarifa a cobrar a los suscriptores por el
servicio de agua y que éste es quien cubre los déficit presentado en los estados
financieros de las empresas hidrológicas, ha ocasionado que la Gerencia muestre total
desinterés por conocer el verdadero costo del servicio prestado.
La estructura actual debe ser modificada por un sistema de costos por proceso
con el apoyo del método A.B.C. para el cálculo de los costos indirectos de
75
fabricación, debidamente automatizado para mayor rapidez en el procesamiento de
los datos.
76
RECOMENDACIONES
De acuerdo con los resultados obtenidos y basándose en las conclusiones que
anteceden, se formulan las siguientes recomendaciones:
Diseñar de manera formal un sistema de costos que permita el registro y control
del mismo a fin de que sea óptimo para la toma de decisiones, tomando en
consideración los procedimientos de cálculo y control de los costos definidos en ésta
investigación.
Crear el cargo de contador de costos, que sea ocupado por un especialista en el
área quien podrá poner sus conocimientos al servicio de la empresa.
Mejorar la plataforma tecnológica que tiene que ver con la información de
costos y adquirir un software que se encargue de la automatización del sistema de
costo, tomando como base la teoría definida para la implantación de un sistema,
desarrollada en el marco teórico de ésta investigación.
Establecer lineamientos dirigidos al personal involucrado en la implantación de
un nuevo sistema a fin de que se involucren en el éxito del mismo.
Diseñar estrategias tendientes a llevar un control eficiente de los elementos del
costo requeridos para la producción del servicio.
Planificar estrategias que permitan una constante evaluación de la ejecución del
sistema.
77
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Agua Potable “Santa Clara”, aplicando la Técnica de Análisis de la Cadena de
Valor. Universidad Centroccidental Lisandro Alvarado. Venezuela
80
ANEXOS
81
ANEXO A
82
UNIVERSIDAD CENTROCCIDENTAL LISANDRO ALVARADO DECANATO DE ADMINISTRACIÓN Y CONTADURÍA
COORDINACIÓN DE POSTGRADO ESPECIALIZACIÓN EN CONTADURÍA MENCION COSTOS
ENTREVISTA ESTRUCTURADA
Dirigida a: GERENTES DE OPERACIONES y ADMINISTRACIÓN
A continuación se presentan una serie de interrogantes, con el fin de que sean contestadas con la mayor sinceridad y objetividad ya que la información recabada será de suma importancia en el desarrollo de esta investigación. Cabe destacar que los resultados de la misma serán manejados con la seriedad, confidencialidad y responsabilidad propia de una investigación de alto nivel.
1. Mencione en el siguiente cuadro las sustancias químicas utilizadas en la potabilización, indicando la proporción necesaria para cada m3 de agua en condiciones de normalidad.
Sustancia Química Cantidad por M3 de Agua
2. Existe algún control de inventario de los materiales utilizados en la
potabilización? Si___No____ Descríbalo
___________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________
3. Existen formatos para el control de los materiales?
Si___No____
4. Se llevan registros de nómina del personal que labora en producción?
Si____No____
5. ¿Se mide el tiempo de trabajo del personal para la ejecución de los procesos de
producción?
Si___No____
83
6. Existen formatos de control de nómina para su contabilización?
Si___No____
7. ¿Se lleva un registro de la cantidad de material indirecto utilizado en el proceso
productivo?
8. Se llevan registros de los demás gastos incurridos en la producción del agua potable?
Si___No___
9. Considera que el método actual para determinar el costo es idóneo para la toma
de decisiones?
Si___No___