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UNIVERSIDAD CENTRAL DEL ECUADOR
FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS
CARRERA DE CONTABILIDAD Y AUDITORIA
PROPUESTA DE UN SISTEMA DE CONTROL INTERNO BASADO
EN EL MODELO COSO III A LA EMPRESA CONSTRUCTORA
ANDRADE ALBORNOZ CÍA. LTDA., UBICADA EN LA CIUDAD DE
QUITO.
AUTORA:
JOHANNA NATALY TUMBACO TOAQUIZA
INGENIERA EN CONTABILIDAD Y AUDITORÍA,
CONTADORA PÚBLICA AUTORIZADA.
DIRECTORA:
ING. MÓNICA JIMBO SANTANA
D.M. DE QUITO, ENERO 2016
ii
Tumbaco Toaquiza, Johanna Nataly (2016). “Propuesta de un sistema de
control interno basado en el modelo COSO III a la Empresa Constructora
Andrade Albornoz Cía. Ltda., ubicada en la Ciudad de Quito.” Trabajo de
investigación para optar por el título de Ingeniera en Contabilidad y Auditoría
Contadora Pública Autorizada. Facultad de Ciencias Administrativas Quito:
UCE. 136 p.
iii
DEDICATORIA
El presente trabajo se lo dedico a Dios, por ser mi motivo de continuar y no decaer en cada etapa de
mi vida; a mis padres, quienes fueron mi apoyo durante mi trayectoria estudiantil, a mis hermanas
que me brindaron siempre su apoyo y a mi novio que siempre me impulsaba con sus palabras de
aliento para seguirá delante: “Si estás con Dios nada está perdido, siempre confía en él”.
A todo el personal docente de la Facultad de Ciencias Administrativas ya que hicieron posible la
culminación de mi carrera a pesar de varios obstáculos, sus enseñanzas aportaron mucho para mi
desempeño laboral a nivel profesional.
A mis compañeros y compañeras que tuve la oportunidad de conocer en la universidad por ser ese
apoyo en las buenas y las malas para alcanzar nuestros objetivos.
Johanna Tumbaco
iv
AGRADECIMIENTO
Mi agradecimiento profundo y eterno para mi Dios quien es mi fiel amigo, que a pesar de todo lo
que ha sucedido en mi vida siempre ha estado allí conmigo llenándome de fuerzas, ganas y
sobretodo de amor para poder continuar en cada paso que doy, rodeándome de personas que me
acompañaron en mis tristezas y alegrías.
A mis padres Marìa Clemencia Toaquiza y Oswaldo Tumbaco; en especial a mi madre quien hizo
posible que estudie, enseñándome la humildad y el sacrificio para lograr alcanzar mis sueños, sin
dejarme sola en cada etapa de mi vida.
A mis hermanas Karina y Adriana quienes me apoyaron incondicionalmente, dedicándome su
tiempo y comprensión.
A mi directora de tesis Ingeniera Mónica Jimbo, por su asesoría que fue de gran ayuda durante
toda la realización de esta tesis.
A mis profesores de la escuela, del colegio y de la universidad quienes impartieron sus
conocimientos así como el testimonio de su vida para no rendirme.
A todos los niños y niñas que compartieron conmigo su alegría y paz que siempre encontré y lo
sigo encontrando en cada encuentro de la catequesis, enseñándome que una sonrisa siempre es un
toque mágico para olvidar todas las adversidades que se presenten.
v
AUTORIZACIÓN DE AUTORÍA INTELECTUAL
vi
APROBACIÓN DEL DIRECTOR DE TESIS
vii
AUTORIZACIÓN DE LA EMPRESA
viii
CONTENIDO
DEDICATORIA ............................................................................................................................... iii
AGRADECIMIENTO ....................................................................................................................... iv
AUTORIZACIÓN DE AUTORÍA INTELECTUAL ........................................................................ v
APROBACIÓN DEL DIRECTOR DE TESIS ................................................................................. vi
AUTORIZACIÓN DE LA EMPRESA ............................................................................................ vii
CONTENIDO ................................................................................................................................. viii
LISTA DE TABLAS ......................................................................................................................... xi
LISTA DE FIGURAS ...................................................................................................................... xii
ANEXOS......................................................................................................................................... xiii
RESUMEN EJECUTIVO ............................................................................................................... xiv
ABSTRACT ..................................................................................................................................... xv
INTRODUCCIÓN ............................................................................................................................. 1
CAPÍTULO I ...................................................................................................................................... 2
1. ASPECTOS GENERALES ................................................................................................... 2
1.1. Antecedentes de la empresa .................................................................................................. 2
1.1.1. Base Legal ............................................................................................................................. 2
1.1.2. Misión .................................................................................................................................... 4
1.1.3. Visión .................................................................................................................................... 5
1.1.4. Objetivos ............................................................................................................................... 5
1.2. La Empresa ............................................................................................................................ 5
1.2.1. Reseña Histórica .................................................................................................................... 5
1.2.2. Organigrama .......................................................................................................................... 6
1.2.2.1. Organigrama Estructural ....................................................................................................... 7
1.2.2.2. Organigrama Funcional ......................................................................................................... 9
1.2.3. Principios y Valores Corporativos ...................................................................................... 12
CAPÍTULO II .................................................................................................................................. 13
2. DIAGNÓSTICO SITUACIONAL ...................................................................................... 13
2.1. Análisis Externo .................................................................................................................. 13
2.1.1. Análisis del Macro-ambiente .............................................................................................. 13
2.1.2. Análisis del Micro-ambiente ............................................................................................... 19
2.2. Análisis Interno ................................................................................................................... 22
2.2.1. Capacidad Administrativa ................................................................................................... 22
2.2.2. Capacidad Financiera .......................................................................................................... 23
2.2.3. Capacidad Talento Humano ................................................................................................ 24
2.2.4. Capacidad Tecnológica ....................................................................................................... 24
2.3. Matriz FODA ...................................................................................................................... 25
ix
2.3.1. Matriz de impacto interno y externo ................................................................................... 25
CAPÍTULO III ................................................................................................................................. 28
3. MARCO TEÓRICO ............................................................................................................ 28
3.1. Control Interno .................................................................................................................... 28
3.1.1. Antecedentes y Origen ........................................................................................................ 28
3.1.2. Concepto .............................................................................................................................. 28
3.1.3. Importancia .......................................................................................................................... 28
3.1.4. Limitaciones ........................................................................................................................ 30
3.1.5. Objetivos del Control Interno .............................................................................................. 31
3.1.6. Elementos del Control Interno ............................................................................................ 32
3.1.7. Principios del Control Interno ............................................................................................. 33
3.2. Informe COSO ................................................................................................................... 33
3.2.1. Definición ............................................................................................................................ 33
3.2.2. Ventajas de Coso ................................................................................................................. 34
3.2.3. Componentes COSO I ......................................................................................................... 34
3.2.4. El COSO ERM (Enterprise Risk Management) .................................................................. 35
3.3. COSO III ............................................................................................................................. 36
3.3.1. Origen .................................................................................................................................. 36
3.3.2. Qué Contiene COSO III ...................................................................................................... 37
3.3.3. Entorno de Control .............................................................................................................. 40
3.3.4. Evaluación de Riesgos ......................................................................................................... 41
3.3.5. Actividades de Control ........................................................................................................ 41
3.3.6. Sistemas de Información ..................................................................................................... 42
3.3.7. Supervisión .......................................................................................................................... 42
3.3.8. Matriz de Riesgo ................................................................................................................. 43
3.3.9. Riesgo .................................................................................................................................. 43
3.3.10. Gestión de Riesgos .............................................................................................................. 44
3.3.11. Base para la elaboración de la Matriz de Riesgo ................................................................. 44
CAPÍTULO IV ................................................................................................................................. 45
4. PROPUESTA DE UN SISTEMA DE CONTROL INTERNO BASADO EN EL
MODELO COSO III A LA EMPRESA CONSTRUCTORA ANDRADE
ALBORNOZ CÍA. LTDA. .................................................................................................. 45
4.1. Objetivos del Control Interno .............................................................................................. 45
4.2. Mapa de Procesos ................................................................................................................ 46
4.3. Evaluación de componentes COSO III................................................................................ 52
4.3.1. Cuestionario Entorno de Control ......................................................................................... 54
4.3.2. Evaluación Principios Entorno de Control .......................................................................... 57
x
4.3.3. Cuestionario Evaluación de Riesgos ................................................................................... 58
4.3.4. Evaluación Principios de Evaluación De Riesgos ............................................................... 61
4.3.5. Cuestionario Actividades de Control................................................................................... 62
4.3.6. Evaluación de Principios Actividades de Control ............................................................... 65
4.3.7. Cuestionario Sistema de Información y Comunicación ...................................................... 66
4.3.8. Evaluación de Principios Sistema de Información y Comunicación .................................. 69
4.3.9. Cuestionario Supervisión del Sistema de Control- Monitoreo ............................................ 70
4.3.10. Evaluación Principios de Supervisión del Sistema De Control-Monitoreo......................... 72
4.3.11. Análisis Componentes COSO III ........................................................................................ 73
4.3.12. Mapa de Riesgos y Matriz De Riesgos ................................................................................ 74
4.4. Aplicación COSO III ........................................................................................................... 80
4.4.1. Entorno de Control y Principios .......................................................................................... 80
4.4.2. Evaluación de Riesgos y Principios .................................................................................... 96
4.4.3. Actividades de Control y Principios .................................................................................. 105
4.4.4. Sistema de Información y Comunicación y sus Principios ............................................. 113
4.4.5. Supervisión del Sistema de Control-Monitoreo y Principios ............................................ 119
CAPÍTULO V ................................................................................................................................ 122
5. CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES ................................................................ 122
5.1. Conclusiones ..................................................................................................................... 122
5.2. Recomendaciones .............................................................................................................. 123
BIBLIOGRAFÍA ............................................................................................................................ 124
ANEXOS........................................................................................................................................ 128
xi
LISTA DE TABLAS
Tabla 1.1 Socios Constructora ........................................................................................................... 2
Tabla 2.1 Clientes Constructora Andrade Albornoz Cía. Ltda. 2014 .............................................. 20
Tabla 2.2 Proveedores Constructora Andrade Albornoz Cía. Ltda. 2014 ....................................... 21
Tabla 2.3 Matriz de Impacto Externo ............................................................................................... 26
Tabla 2.4 Matriz de Impacto Interno Constructora Andrade Albornoz Cía. Ltda............................ 27
Tabla 3.1 Relación COSO I, II, III ................................................................................................... 37
Tabla 3.2 Modelo de matriz de riesgo .............................................................................................. 43
xii
LISTA DE FIGURAS
Figura 1.1 Logo Constructora Andrade Albornoz Cía. Ltda. ............................................................ 6
Figura 1.2 Organigrama Estructural ................................................................................................... 8
Figura 1.3 Organigrama Funcional ................................................................................................. 11
Figura 2.1 Macro-Micro ambiente ................................................................................................... 14
Figura 2.2 Precio Diario Barril de Petróleo WTI-Oriente-Napo (USD). 2015 ................................ 16
Figura 2.3 Elementos e indicadores de la planificación ................................................................... 23
Figura 2.4 Modelo Conceptual para el análisis estratégico de la empresa ....................................... 25
Figura 3.1 Componentes COSO III .................................................................................................. 34
Figura 3.2Componentes del COSO II ERM ..................................................................................... 36
Figura 3.3 CUBO COSO 2013 ......................................................................................................... 37
Figura 3.4 Objetivos COSO III ........................................................................................................ 38
Figura 3.5 Sistema de Control Interno ............................................................................................. 39
Figura 3.6 Evaluación de Sistema de Control Interno ...................................................................... 40
Figura 4.1 Mapa de procesos constructora propuesta ...................................................................... 51
Figura 4.2 Organigrama Estructural ................................................................................................. 88
Figura 4.3 Plan Organizativo ........................................................................................................... 89
xiii
ANEXOS
Anexo A Cuestionario de Principios – Entorno de Control ........................................................... 129
Anexo B Cuestionario de Principios –Entorno de Control ............................................................ 129
Anexo C Cuestionario de Principios –Evaluación de Riesgos ....................................................... 132
Anexo D Cuestionario de Principios –Actividades de Control ...................................................... 134
Anexo E Cuestionario de Principios –Supervisión y Monitoreo ................................................... 136
xiv
RESUMEN EJECUTIVO
PROPUESTA DE UN SISTEMA DE CONTROL INTERNO BASADO EN EL MODELO
COSO III A LA EMPRESA CONSTRUCTORA ANDRADE ALBORNOZ CÍA. LTDA.,
UBICADA EN LA CIUDAD DE QUITO
El presente documento de investigación contiene la información necesaria para la aplicación del
modelo COSO III, metodología utilizada para evaluar y proveer un enfoque integral para la
implementación de un sistema de control interno efectivo a la empresa Constructora Andrade
Albornoz Cía. Ltda., considerando los 5 componentes y 17 principios que contiene este marco
integrado de control interno COSO III, frente a la demanda de factores internos como externos que
influyen en el entorno de la organización.
Se consideró para el análisis de la evaluación, la elaboración del mapa de procesos, el mapa de
riesgos y la matriz de riesgos, facilitando la propuesta de control interno que requiere la
organización en cada área e identificar el nivel de riego que este presenta, permitiendo recomendar
mejoramientos de control interno que la empresa debe tomar en cuenta para el desarrollo continuo
de las actividades asignadas a los responsables, así como dar seguimiento de todo lo recomendado.
PALABRAS CLAVES
CONTROL INTERNO
RIESGOS
PROCESOS
PRINCIPIOS
TALENTO HUMANO
xv
ABSTRACT
1
INTRODUCCIÓN
Los rápidos cambios del mundo de hoy, que enfrenta la empresa hace necesario proponer la
aplicación de un sistema de control interno eficiente bajo el modelo COSO III, que permita a la
administración, la dirección y demás personal de la entidad cumplir con sus metas y objetivos,
además de mantener y mejorar su rendimiento.
El Marco Integrado de Control Interno propuesto por COSO III, tiene como propósito principal
identificar los riesgos que desvían el cumplimiento de las metas y objetivos, permitiendo utilizar
herramientas que despliegan controles que promuevan el buen funcionamiento de la organización.
En el primer capítulo se hace una referencia a una breve descripción de los aspectos generales de
la empresa, como su base legal, su estructura organizativa y sus principios corporativos.
El segundo capítulo se realiza un diagnóstico situacional del entorno que enfrenta la empresa,
además se utiliza como herramienta el FODA en la empresa constructora, permitiendo conocer la
situación actual de la entidad.
El tercer capítulo presenta el sustento teórico, en el cual se desarrolla conceptos y explicaciones del
control interno, donde describe a COSO I, COSO II y las generalidades de COSO III, sus
componentes y principios.
El cuarto capítulo contiene la evaluación del control interno por componente y sus respectivos
principios, objetivos del control interno, y propuesta de los componentes y principios que
conforman COSO III.
En el capítulo cinco se llegó a las conclusiones y recomendaciones que se considera necesaria para
que la empresa maneje de mejor manera los recursos que dispone y facilite el control de las
actividades de manera eficiente.
2
CAPÍTULO I
1. ASPECTOS GENERALES
1.1. Antecedentes de la empresa
1.1.1. Base Legal
La empresa “CONSTRUCTORA ANDRADE ALBORNOZ CÍA. LTDA.”, es una Compañía de
Responsabilidad Limitada, establecida bajo las leyes de la República del Ecuador, constituida en la
ciudad de Quito el 28 de enero de 2009 e inscrita en el Registro Mercantil el 04 de marzo del
mismo año.
El plazo de duración de la compañía es de cincuenta años, a contarse desde la inscripción de la
escritura constitutiva en el Registro Mercantil, este plazo podrá prorrogarse, reducirse o disolverse
anticipadamente cumpliéndose para ello con los requisitos legales.
Su capital social al 31 de diciembre de 2014 está constituido de un mil dólares de los Estados
Unidos de América ($ 1.000,00), dividido en mil (1.000) participaciones de un dólar ($ 1,00) de los
Estados Unidos de América.
Tabla 1.1 Socios Constructora
SOCIOS
CAPITAL
PAGADO
NÚMERO DE
PARTICIPACIONES
%
Mario Iván Andrade Cabezas USD. 490,00 490 49 %
María Belén Andrade Albornoz USD. 170,00 170 17 %
Esteban Iván Andrade Albornoz USD. 170,00 170 17 %
Juan Carlos Andrade Albornoz USD. 170,00 170 17 %
TOTAL USD. 1.000,00 1.000 100%
En: Estatuto empresa Constructora Andrade Albornoz Cía. Ltda.
3
Superintendencia de Compañías
La empresa “CONSTRUCTORA ANDRADE ALBORNOZ CÍA. LTDA.”, está regida por la
Superintendencia de Compañías como organismo regulador y controlador, en la cual debe cumplir
con sus obligaciones de acuerdo a la Ley de Compañías.
La CONSTRUCTORA ANDRADE ALBORNOZ CÍA LTDA tiene que presentar las siguientes
obligaciones hasta el 30 de abril de cada año.
1. Presentación de Estados Financieros
2. Informe presentado por el representante legal a la Junta de Accionistas o Socios.
3. Informe de Auditoría Externa
4. Nómina de Administradores y personal
El SRI
La empresa CONSTRUCTORA ANDRADE ALBORNOZ CÍA. LTDA., al ser una Compañía de
Responsabilidad Limitada obligada a llevar contabilidad inscrita el 26 de mayo de 2009 con
nombre comercial Andrade Albornoz Iván Esteban y Número de RUC 1792195209001 tiene que
presentar las siguientes obligaciones ante el SRI.
Declaración mensual de IVA
Declaración de Retenciones en la Fuente
Declaración del Impuesto a la Renta Sociedades
Anexo Transaccional Simplificado
Anexo Participación Accionistas/Socios
Anexo Relación de Dependencia
Anexo de Dividendos por pagar
Presentación del ICT (Informe de Cumplimiento Tributario)
Ministerio de Trabajo
La empresa CONSTRUCTORA ANDRADE ALBORNOZ CÍA. LTDA., al ser una entidad que
genera empleo a través de su actividad económica, el cual cuenta con un empleador y varios
empleados está en la obligación de presentar y registrar lo siguiente:
4
Registro de Contratos
Registro de Actas de Finiquito
Décimo Tercer Sueldo
Décimo Cuarto Sueldo
Utilidades
IESS
La empresa constructora al ser una entidad que presta servicios de construcción tiene la obligación
de registrar y prestar lo siguiente:
Registro de Afiliación del empleado
Registro de Novedades del afiliado
Horas Extras
Aviso de Salida
Nuevo sueldo
Nuevo cargo
Registro de Acumulación de Fondos de Reserva
Registro y generación de planillas mensuales
La Unidad de Análisis Financiero (UAF)
La CONSTRUCTORA ANDRADE ALBORNOZ CÍA LTDA al ser una compañía de
actividades de construcción tiene que presentar hasta el 15 de julio de cada año el reporte
de operaciones y transacciones que superen o sean iguales a los $ 10,000 los cuales deben
ser reportados por el oficial de cumplimiento calificado por la superintendencia de
compañías.
1.1.2. Misión
Chiavenato ( 2012) afirma que:
La misión de una organización es la razón de su existencia, la cual debe responder a tres preguntas
básicas: ¿Quiénes somos?, ¿Qué hacemos?, ¿Por qué hacemos lo que hacemos?, la misión debe ser
objetiva, clara, posible y sobre todo impulsora e inspiradora, y debe reflejar el consenso interno de la
organización, y ser comprendida con facilidad por las personas de afuera. (p.248)
5
La empresa “CONSTRUCTORA ANDRADE ALBORNOZ CÍA. LTDA.”, tiene como misión
satisfacer las necesidades de sus clientes antes, durante y después de finalizado el proyecto, dando
cumplimiento a los estándares de calidad y plazos comprometidos, generando con ello experiencia
y profesionalismo.
1.1.3. Visión
“Visión es la imagen que la organización tiene respecto de sí misma y de su futuro” (Chiavenato,
2012, p. 254).
La empresa “CONSTRUCTORA ANDRADE ALBORNOZ CÍA. LTDA.”, tiene como visión
Trascender, brindando bienestar y beneficio a los clientes, además de integrar nuevas áreas de
actividad, manteniendo nuestra prioridad en la calidad técnica, innovación tecnológica y
constructiva.
1.1.4. Objetivos
La empresa “CONSTRUCTORA ANDRADE ALBORNOZ CÍA. LTDA”. , tiene como
objetivos.
a) Prestar servicios de contratista en las obras de construcción de todas las actividades
relacionadas con la ejecución de proyectos inmobiliarios y comercializar todo tipo de
bienes inmuebles.
b) Mantener y mejorar la eficiencia y calidad en la ejecución de proyectos inmobiliarios de
todo tipo.
c) Cumplir con los requisitos legales aplicables en el país.
d) Satisfacer las necesidades de los clientes
1.2. La Empresa
1.2.1. Reseña Histórica
“CONSTRUCTORA ANDRADE ALBORNOZ CÍA. LTDA.” es una compañía constituida en
la ciudad de Quito, mediante Escritura Pública otorgada el 28 de enero de 2009 como parte del
grupo Andrade Albornoz; principalmente a la realización de las actividades relacionadas con la
ejecución de proyectos inmobiliarios, entendiéndose como tal, la proyección, diseño, planificación,
desarrollo, instalación, implementación, administración, construcción, ejecución, promoción,
6
comercialización y venta de edificios para vivienda, oficinas, locales comerciales, fábricas,
departamentos, pisos, casas, condominios, urbanizaciones, centros comerciales, malls o cualquier
otro fin.
La finalidad de montar esta empresa ha sido la de satisfacer las necesidades de los clientes que
necesitan adquirir departamentos a su gusto al igual que la realización de obras y proyectos que
requieren otras empresas en la misma línea de servicios inmobiliarios.
Actualmente la empresa cuenta con seis empleados para el desarrollo de sus actividades en las tres
áreas que posee: de gerencia, financiera y contabilidad, equipadas con los equipos tecnológicos
necesarios al igual que un equipo profesional de trabajo.
La compañía está dirigida a satisfacer las necesidades del sector inmobiliario; dentro de
organización, está dirigida por la Junta General de Socios, la cual toma las decisiones; sus
representante legal es el Gerente y su cuerpo operativos son los diferentes departamentos que
contribuyen a la consecución del objetivo.
Se encuentra ubicada en la calle Reina Victoria N25-33 Av. Colón, en el edificio Banco de
Guayaquil Piso 12 en la ciudad de Quito y no cuenta con sucursales.
Figura 1.1 Logo Constructora Andrade Albornoz Cía. Ltda.
1.2.2. Organigrama
Benjamín ( 2010) afirma:
El organigrama es la representación gráfica de la estructura orgánica de una institución o de un de
sus áreas, en la que se muestra la composición de las unidades administrativas que la integran, sus
relaciones, niveles jerárquicos, canales formales de comunicación, líneas de autoridad, supervisión y
asesoría. (p. 124)
7
El organigrama es un cuadro sintético que indica la estructura organizativa de una empresa,
permitiendo visualizar el nivel jerárquico, funciones y áreas que la integran.
La empresa “CONSTRUCTORA ANDRADE ALBORNOZ CÍA. LTDA.”, no presenta con
organigramas, por lo que se procede a establecer una propuesta de organigramas reflejados a
continuación:
Organigrama Estructural
Organigrama Funcional
1.2.2.1. Organigrama Estructural
En la escritura de la constitución de la empresa “CONSTRUCTORA ANDRADE ALBORNOZ
CÍA. LTDA”., debe mencionar a los socios y administradores de la empresa, en la cual la
administración de la compañía de Responsabilidad Limitada corresponde al Gerente General y al
Presidente que serán nombrados por la Junta General.
Este organigrama estará representado de la siguiente manera a nivel organizacional:
Nivel Institucional
- Junta General de Socios
- Presidente
Nivel Intermedio
- Gerente General
Nivel Operacional
- Área Financiera
- Área Operativa
- Área Administrativa y de Talento Humano
8
(PROPUESTA)
Figura 1.2 Organigrama Estructural
En: Información de la empresa Constructora Andrade Albornoz Cía. Ltda.
Junta General de
Socios
Auditor Externo
Área Operativa Área Administrativa y
de Talento Humano
Asesor Legal
Área Financiera
Gerente General
Contabilidad
Publicidad y Ventas Construcción
Diseño de Proyectos
Residente de Obra
Operarios
9
1.2.2.2. Organigrama Funcional
“Se define como una representación gráfica que incluye las principales funciones que tienen
asignadas cada jerarquía, además de las unidades y sus interrelaciones” (Enriquez, 2010, pág. 79).
El organigrama funcional permite conocer mediante una representación gráfica permitiendo cada
una de las responsabilidades asignadas en las áreas de una empresa.
La empresa “CONSTRUCTORA ANDRADE ALBORNOZ CÍA. LTDA.” no tiene realizado
este organigrama por lo cual se propone con la información de la empresa el siguiente
organigrama:
Funciones:
Junta General de Socios
Dicta las políticas de la empresa
Determina la planificación
Toma decisiones empresariales
Gerente General
Ejecuta planes
Genera proyectos
Administra los recursos de la empresa
Auditor Externo
Emitir una opinión a los Estados Financieros
Elaborar el ICT ( Informe de Cumplimiento Tributario)
Asesor Legal
Legaliza Contratos del proyecto
Área Financiera
Realiza el presupuesto anual
Control de Contabilidad
10
Obligaciones financieras
Contabilidad
Declaraciones mensuales
Registros Contables
Publicidad y Ventas
Publicar en la página web o el periódico.
Elaborar la documentación
Área Operativa
Cronograma de trabajos
Control y supervisión de obras o proyectos
Diseño de Proyectos
Elabora planos
Verifica e inspeccionar el lugar del proyecto
Construcción
Establece un cronograma de trabajo
Elabora una lista de recursos
Residente de Obra
Coordinar y Supervisa la obra
Supervisa la calidad de los materiales y equipos
Operarios
Formar cuadrillas de trabajo
Ejecutar el trabajo según el cronograma
Área Administrativa y de Talento Humano
Selección de Personal
Capacitación
Adiestramiento
Evaluación
11
(PROPUESTA)
Figura 1.3 Organigrama Funcional
En: Datos empresa Constructora Andrade Albornoz Cìa. Ltda.
Junta General de Socios
-Dicta las políticas de la empresa
-Determina la planificación
-Toma las decisiones empresariales
Auditor Externo
- Emitir una opinión a los Estados
Financieros
- Elabora el Informe del ICT
(Informe de Cumplimiento
Tributario)
Asesor Legal
-Legalización de Contratos del
proyecto
Gerencia General
-Ejecuta planes
-Genera proyectos
-Administra los recursos de la
empresa
Área financiera
-Realiza el presupuesto anual
-Control de Contabilidad
-Obligaciones financieras
Publicidad y Ventas
- Publicar en la página web o el
periódico.
-Elaborar la documentación
sdocumenotasddoddddodocume
ntoacion
Contabilidad
-Declaraciones mensuales
-Registros Contables
Área Administrativa y de
Talento Humano
-Recepta carpetas y selecciona
-Evalúa y capacita al personal
Área Operativa
-Organización de los trabajos
-Control de los trabajos
Diseño de Proyectos
-Elabora planos
-Verifica e inspeccionar el lugar
del proyecto
Construcción
-Establece un cronograma de
trabajo
-Elabora una lista de recursos
Residente de Obra
-Coordinar y Supervisa la obra
-Supervisa la calidad de los
materiales y equipos
Operarios
-Formar cuadrillas de trabajo
-Ejecutar el trabajo según el
cronograma
12
1.2.3. Principios y Valores Corporativos
Los valores son el conjunto de principios y reglas que regulan la gestión en una organización.
Constituyen la filosofía empresarial como soporte de la cultura organizacional.
Toda organización tiene un conjunto de valores corporativos por lo tanto estos deben ser
analizados, ajustados, redefinidos y luego divulgados.
A continuación se presenta los principios de la “CONSTRUCTORA ANDRADE ALBORNOZ
CÍA. LTDA”.
• Responsabilidad
• Puntualidad
• Calidad
• Unidad de dirección
• Objetividad
• Efectividad
• Profesionalismo
Estos valores y principios representan una oportunidad de mejora para la empresa, debido a su
participación en cada uno de los empleados que mantiene la organización para llevar a cabo una
cultura organizacional que mejore el trabajo en equipo en la empresa CONSTRUCTORA
ANDRADE ALBORNOZ CÍA. LTADA.
13
CAPÍTULO II
2. DIAGNÓSTICO SITUACIONAL
2.1. Análisis Externo
2.1.1. Análisis del Macro-ambiente
Entorno
Desde la concepción de las organizaciones como sistemas abiertos (finales de los 50), el entorno
paso a ser un factor clave de estudio. La empresa es un sistema abierto pues interacciona con su
entorno (influye y es influida por él) y se considera un sistema autorregulado (mediante la
retroalimentación o feedback, la empresa puede conocer si se han producido desviaciones en los
objetivos fijados). (Gallardo, 2012)
El entorno se denomina como aquellos factores no controlables que pueden ser oportunidades o
amenazas para la empresa estos factores son:
a) Factor Político y legal
b) Factor Económico
c) Factor Social
d) Factor Tecnológico
e) Factor Demográfico
Los cambios que se den en el entorno, inciden dentro de los objetivos de la empresa sean a corto,
mediano o largo plazo.
El análisis de estos factores del micro-ambiente y maco-ambiente permitirá determinar la situación
actual de la empresa, facilitando así el desarrollo de la matriz FODA que será una herramienta útil
para la propuesta de diseño de control interno basado en el modelo COSO III.
14
Figura 2.1 Macro-Micro ambiente
En: Gestión estratégica de negocios 2012. www.repositorio.usfq.edu.ec
a) Factor Político Legal
El entorno político a nivel internacional en el siglo XXI, tiene incidencia directa en el entorno
organizacional, indistintamente del tamaño que mantenga la empresa, debido al desarrollo de
países globalizados, muchas de las organizaciones mantienen una incertidumbre de lo que pueda
pasar en su entorno político, más aún aquellos países menos desarrollados, los cuales han tenido
que independizarse a través de residencias transnacionales para permanecer en el mercado.
“El rasgo más importante del sistema político latinoamericano ha sido la constante incapacidad de
crear tanto una democracia social como una revolución social” (Portugal, 2014).
“El apoyo a la democracia muestra grandes contrastes entre los diversos países, lo que evidencia la
heterogeneidad latinoamericana” (Rojas, 2014).
En latinoamericana existe una cultura propensa al autoritarismo que ha conllevado a varios países
a reformar políticas, que asemejen a la democracia de otros países lo cual ha sido de desventaja
para algunos como Ecuador, donde se han suscitado nuevas reformas establecidas por el gobierno
actual.
Estos cambios han tenido que ser acogidos por varios sectores comerciales, industriales y de
servicio que actualmente ejercen sus actividades económicas en el país. En el sector de servicios
existen varias compañías que se dedican a la actividad de construcciones, gran reto para los
gerentes hoy en día, en tener un plan estratégico que se ajuste a la aceptación de nuevas reformas
15
políticas y legales que la democracia pretende imponer, sin embargo, existen organizaciones que
carecen de una planificación estratégica que disminuya el posible riesgo político y legal que pueda
afectar la integridad de la entidad.
La empresa “CONSTRUCTORA ANDRADE ALBORNOZ CÍA. LTDA”, es una compañía
que debido a la trayectoria de sus actividades ha tenido que mantenerse en incertidumbre de lo que
pueda afectar a su ambiente organizacional al no contar con una planificación estratégica durante
todo este tiempo.
b) Factor económico
Según (Benitez, 2007) :
El entorno económico internacional en la actualidad se caracteriza cada vez más por su dinamismo y
globalización. Tendencias como la creciente interdependencia entre países, la formación de bloques
regionales, el surgimiento de economías emergentes en Asia y América Latina, así como los
sorprendentes avances tecnológicos en diferentes sectores, configuran un entorno mundial
crecientemente competitivo y cambiante.
La economía ha trascendido a nivel mundial en los diferentes ámbitos de la humanidad, utilizando
distintos elementos como: el comercio internacional, las multinacionales residentes en varios países
etc. Esto ha conllevado a varios países a mantenerse en acuerdos constantes con bloques
económicos.
América Latina se ha caracterizado por su estancamiento en el desarrollo económico, debido a su
baja productividad y bajo ingreso. El capital humano como factor de producción hace énfasis en el
crecimiento económico, el cual no ha sido adaptado en varias organizaciones de manera adecuada,
además de las políticas económicas que deben ser acogidas por el país.
La situación económica actual del país se ha visto afectada por el precio del petróleo debido a la
manipulación de los grandes productores y consumidores del crudo. Esto ha conllevado al gobierno
ecuatoriano a tomar medidas ajustadas en el presupuesto para el año 2015.
Afectando a varias actividades que se realiza en nuestro país, obligando a varias de las empresas a
tomas medidas drásticas en cuanto a su costo-beneficio, debido a este factor que influye de manera
principal en los ingresos para los ecuatorianos y de ello el desempleo que varios empleadores han
tenido que realizar para mantener su empresa.
16
Figura 2.2 Precio Diario Barril de Petróleo WTI-Oriente-Napo (USD). 2015
En: Banco Central del Ecuador/Sistema Nacional de información
Las constructoras se han caracterizado por la demanda de personas naturales y jurídicas que
requieren un espacio físico para poder habitar o en el caso de las personas jurídicas disponer de un
lugar, adecuado para sus oficinas y por ende ejercer sus actividades cotidianas.
La empresa CONSTRUCTORA ANDRADE ALBORNOZ CÍA. LTDA., al ser una compañía de
Responsabilidad Limitada tiende a cumplir obligaciones con entidades de control, mismas que
recaudan tributos, impuestos y contribuciones, para el desarrollo de la economía del país. Está
empresa al tener que cumplir con lo mencionado, debe regirse a los cambios económicos que
pueden suscitarse, los cuales no pueden ser controlados, pero la organización puede mitigar el
riesgo, disminuyendo el impacto sobre la misma.
Frente a estos cambios la empresa CONSTRUCTORA ANDRADE ALBORNOZ CÍA. LTDA
ha tenido que acogerse a la salvaguardia de ciertos materiales importados de la construcción como:
Paletas
Alicates
Ventanas
Puertas
Cerámicas planas de diferentes materiales
Maquinaria pesada : palas mecánicas y excavadoras
17
Los cuales deben ser adquiridos para la ejecución de las obras, esto conlleva a tener un nuevo
costo estimado del proyecto, no previsto por los residentes de obra al no mantener un presupuesto
real considerando su entorno económico.
c) Factor Social
(Sancén, 2014)
“La necesidad de respaldo social y la demanda de autonomía; el deseo de ser como los demás y la
búsqueda de singularidad” (p. 24).
Frente a tiempos cambiantes a nivel mundial en la actualidad, el entorno social ha demostrado,
varios elementos que afectan, los valores y creencias en la sociedad adoptando cambios que pueden
afectar el entorno en el que nos encontremos, y por ello la existencia de la desigualdad en los
distintos continentes como en América Latina la cual ha mantenido una cultura social reflejada en
las condiciones de pobreza, de violencia e inclusive de rupturas sociales que, no solo afectan a las
personas sino también fluye en las organizaciones.
En Ecuador la situación social se ha manifestado en el ambiente organizacional
independientemente de su tamaño o actividad debido a los cambios en el entorno político, legal,
económico y tecnológico lo que ha impactado en los valores y principios del talento humano en una
empresa; la necesidad ilimitada de varios empleados frente a nuevas reformas han sido una
desventaja para la sociedad.
Las actividades de construcción en el país mantienen riesgos en cada proceso para llevar a cabo, la
contratación de la obra o proyecto hasta la terminación de la misma. Es por ello que la empresa
“CONSTRUCTORA ANDRADE ALBORNOZ CÍA. LTDA.”, mantiene valores corporativos
que involucren el trabajo en equipo y la dirección.
d) Factor Tecnológico
Durante los últimos años ha repercutido en todo el mundo las TIC (Tecnología de Información y la
Comunicación), la investigación ha permitido el desarrollo de la innovación tecnológica en varios
países.
“El rápido progreso de estas tecnologías brinda oportunidades sin precedentes para alcanzar niveles
más elevados de desarrollo” (Echeverría, 2015).
18
En latinoamericana el acceso al conocimiento y tecnología ha sido un obstáculo para varios países
debido a la inestabilidad económica lo que no ha permitido a varias organizaciones mantenerse
estables, aún si mantienen innovación.
“La alta concentración del comercio exterior en poco bienes ha incrementado la exposición a los
cambios en la demanda y precios y tornando difícil la adaptación a circunstancias cambiantes”
(Bèrtola & Ocampo, 2013).
Uno de los factores más sobresalientes que actualmente determinan el destino de las empresas en el
Ecuador es la tecnología, en el entorno de las organizaciones se presentan nuevas tecnologías que
reemplazan las anteriores; a la vez que crean nuevos mercados y oportunidades de
comercialización. Los cambios en la tecnología pueden afectar seriamente los productos o servicios
que ofrece la empresa.
En nuestro país las pequeñas y medianas empresas no han adoptado la innovación en el
conocimiento y la tecnología lo que resulta un gran reto mantenerse en el mercado.
La empresa “CONSTRUCTORA ANDRADE ALBORNOZ CÍA. LTDA.” menciona como
misión la calidad con la que se ejecuta las obras o proyectos, debido a ello trata de mantener el
equipo y maquinaria adecuada, para que no existan falencias en la ejecución de la misma. Además
la tecnología es contar con un adecuado sistema de información que les permita conocer de manera
clara y oportuna las actividades de la empresa, la poca inversión debido a las salvaguardias en
equipos importados no ha permitido adoptar un sistema contable óptimo para la entidad.
e) Factor Demográfico
El crecimiento poblacional en los diferentes continentes del presente siglo XIX ha sido una división
para los países desarrollados y pobres debido a la carencia de necesidades básicas que se han
incrementado, “las regiones como África, Asia y América Latina, no tendrán más opción que
sobrevivir en el nivel de subsistencia. (Gómez, 2012)
Según (Miller & Martínez, 2009):
En el siglo que va desde 1950 hasta 2050 la población aumentará en 562 millones de personas
(pasando de 161 a 723 millones); un 27% de ese aumento ocurrió en el primer cuarto de siglo, un
35% entre 1975 y 2000, y el restante 38% tomará medio siglo más. Entre 2015 y 2050 la población
se incrementará en 117 millones (21% de la variación total). (p. 67)
19
América Latina ha experimentado un cambio demográfico en los diversos países que mantienen
desafíos con la desigualdad que existe entre la PEA (Población Económicamente Activa), y la PEI
(Población Económicamente Inactiva), en la capacidad de insertarse en el mercado laboral.
En el Ecuador la PEA en junio 2015 ha representado el 45,9% según datos de la INEC donde se
destaca la tasa de desempleo con un 4,5% lo que indica que el grado de desempleo laboral en el
Ecuador incide en la desigualdad económica al existir empresas familiares y multinacionales, lo
que ha dificultado al empleado mantenerse en su trabajo, además se podría decir que las reformas a
la educación ha sido una variable dependiente del desempleo que existe en el país.
Los servicios que presta la CONSTRUCTORA ANDRADE ALBORNOZ CÍA. LTDA.” al ser
una empresa familiar que reside en la ciudad de Quito posee empleados subcontratados que brindan
sus trabajos por un sueldo básico unificado, la desventaja de algunos trabajadores al ser extranjeros
residentes en Ecuador, dificulta el acceso a mejor trato laboral y al ser familiar no permite el
crecimiento profesional de otros empleados.
2.1.2. Análisis del Micro-ambiente
Se trata de factores cercanos a la organización que influyen en el desarrollo de las actividades de la
empresa entre ellos están:
Clientes
Proveedores
Competidores
Agencias Reguladoras
Al analizar estos componentes del microambiente nos permitirá conocer las fortalezas y debilidades
internas de la entidad.
a) Clientes
“Se denomina clientes consumidores a los que compran el producto para su uso final y clientes
empresariales a aquellas organizaciones que compran el producto para incluirlo en su proceso de
producción o para realizar en él procesamientos adicionales” (RML Consultores, 2015).
Los Clientes son la fuente principal de ingreso para las empresas, además de mantener la imagen de
la organización en todo el transcurso de sus actividades.
20
La empresa CONSTRUCTORA ANDRADE ALBORNOZ CÍA. LTDA.”, en el periodo 2014
culmino en noviembre 2014 un proyecto de construcción, iniciado en el año 2012, que se presenta
en la siguiente tabla.
Tabla 2.1 Clientes Constructora Andrade Albornoz Cía. Ltda. 2014
N PROYECTO CLIENTES
1 EDIFICIO ACANTO 11
TOTAL CLIENTES 11
En: Datos Constructora Andrade Albornoz Cìa. Ltda.
El proyecto del Edificio Acanto cuenta con un total de once clientes, adquirientes de los
departamentos que mantiene el edificio, debido a la terminación del proyecto en el año 2014.
b) Proveedores
El análisis de Proveedores es muy importante ya que de esta manera podemos establecer las líneas
de productos que nos ofrece cada proveedor, el lugar de origen del mismo, las condiciones en que
realizamos la compra de la mercadería, los canales de distribución del producto, la calidad y el
costo.
Los desarrollos en el ambiente del proveedor pueden tener un impacto sustancial. Sobre las
operaciones de mercadotecnia de la compañía. Muchas compañías prefieren comprar de varias
fuentes, para evitar una gran dependencia de un solo proveedor, para mantener el abastecimiento y
precio de los recursos que necesita la empresa para su funcionamiento.
La empresa CONSTRUCTORA ANDDRADE ALBORNOZ CÍA. LTDA., mantiene su relación
con varios proveedores debido a la ejecución de proyectos y para la ejecución del proyecto Acanto
mantuvo a los siguientes proveedores que facilitaron los recursos para el proyecto mencionado.
21
Tabla 2.2 Proveedores Constructora Andrade Albornoz Cía. Ltda. 2014
En: Datos Constructora Andrade Albornoz Cìa. Ltda.
Los proveedores mencionados en la (tabla 2), provee de servicios e insumos al proyecto del
Edificio Acanto en el año 2014, la empresa Constructora Andrade Albornoz Cía. Ltda., realiza
cotizaciones en cuanto a precio y calidad de los productos o servicios a ser adquiridos, es por ello
que mantiene a estos proveedores como una fortaleza de la empresa en cuanto a la calidad y precio
además el crédito de pago con las mismas.
c) Competencia
“La competencia se refiere al conjunto de habilidades y tecnologías asociado a los recursos y los
procesos organizacionales” (Organizaciòn de las Naciones Unidas para la Educaciòn la Ciencia y la
Cultura, 2012).
El análisis de la competencia es de gran importancia para la organización ya que este nos permite
estar preparados a enfrentar dentro del mercado a empresas que distribuyan nuestro mismo
producto o servicio, de esta manera se puede saber cuáles son nuestros competidores actuales,
proyectarnos y ver cuáles podrían ser nuestros futuros competidores.
Al ser un sector de la construcción sabemos que existe muchas empresas inmobiliarias que se
dedican a esta actividad es por ello que la empresa “CONSTRUCTORA ANDRADE
ALBORNOZ CÍA. LTDA.”, posee desventajas por otras empresas cotizadas por varios clientes
N° PROVEEDOR RECURSO
Fo
rtal
eza
Deb
ilid
ad
1 CAIZA MARCO CERRAJERIA X
2 CATELEG CÍA LTDA SERVICIOS CONTABLES X
3 COMENALCO MATERIALES DE CONSTRUCCIÓN X
4 COMERCIAL KIWY HERRAMIENTAS X
5 ESPINOZA TERAN HONORARIOS PROFESIONALES X
6 LUIS TAIPE MANO DE OBRA EDIFICIO ACANTO X
7 MOLINA SONIA ARRIENDO OFICINA X
8 PROINDE SOFWARE X
9 SEGRES SERVICIOS DE VIGILANCIA X
22
que requieren calidad y rapidez en la entrega de la obra o proyecto que solicitan al igual que el
precio que se llega a definir en el contrato.
d) Reguladores
“Son organizaciones que tienen interés o preocupación por las actividades de la empresa y de las
otras organizaciones del micro-entorno”. (Barrios, 2011, pág. 177).
Los agentes de control que existen en el país son una fortaleza para el gobierno pero para muchas
de las empresas dependiendo de su ambiente organizacional puede considerarlo una amenaza, la
empresa Constructora Andrade Albornoz Cía. Ltda., mantiene sus obligaciones cumplidas con estas
entidades de control, debido a los nuevas reformas que aplican estas entidades han sido
consideradas una oportunidad como el SRI aplico la ley de condonaciones de multas e interés a la
cual favorece a la empresa en cuanto a pago de impuestos.
2.2. Análisis Interno
2.2.1. Capacidad Administrativa
(Martínez, 2009) Define:
La capacidad administrativa desde esta perspectiva debe planear estratégicamente, ajustar la
estructura y controlar los resultados de acuerdo con los cambios y demandas del ambiente.
Está variable comprende el análisis del proceso administrativo: definición de objetivos, proceso de
decisiones, estructura de motivación y control, en interacción con variables de la estructura externa y
con otras organizaciones. (p. 32)
23
Figura 2.3 Elementos e indicadores de la planificación
En: (Hernàndez, 2010, pág. 40)
La empresa “CONSTRUCTORA ANDRADE ALBORNOZ CÍA. LTDA.” Está compuesta por
el personal que se encarga de revisar y registrar toda información que se presenta en las actividades
de la empresa es por ello que cuentan con tres áreas:
Área de Gerencia
Área de Contabilidad
Área Financiera
2.2.2. Capacidad Financiera
(Salvador & González, 2013) Afirman:
Capacidad financiera son aquellas posibilidades que tiene la empresa para realizar inversiones o bien
pagos en determinado tiempo siendo estos en corto, mediano y largo plazo con el fin de lograr
objetivos de crecimiento y desarrollo, buscando obtener utilidades en sus operaciones del día a día.
24
La empresa “CONSTRUCTORA ANDRADE ALBORNOZ CÍA. LTDA.”, financieramente no
mantiene solvencia debido a que los costos proyectados en obras liquidadas en el año 2014 han
excedido el costo de la misma, llevándola a realizar créditos financieros para cubrir los costos de:
Mano de Obra
Proveedores
Maquinaria
La liquidez de la empresa no ha sido óptima para cubrir sus obligaciones a corto y largo plazo, lo
que ha dificultado mantener un margen equilibrado de los ingresos y gastos, además la área
financiera ha mantenido falencias por no llevar de manera clara y oportuna la información, al no
contar con un adecuado control interno que sea de soporte para todo lo que realice la empresa.
El área de gerencia y contabilidad carecen de una adecuada gestión para llevar a cabo sus
actividades, además el no tener claro la visión y objetivos que mantiene la empresa.
2.2.3. Capacidad Talento Humano
Es la capacidad de las empresas para atraer, motivar, fidelizar y desarrollar a los profesionales más
competentes, más capaces, más comprometidos y sobre todo de su capacidad para convertir el
talento individual, a través de un proyecto ilusionante, en Talento Organizativo. (Talento Humano
FABA, 2013)
Los gerentes deben actuar como personas claves en el uso de técnicas y conceptos de
administración de personal para mejorar la productividad y el desempeño en el trabajo.
La empresa “CONSTRUCTORA ANDRADE ALBORNOZ CÍA. LTDA.”, cuenta con seis
empleados que no tienen definidas adecuadamente sus funciones, el proceso de reclutamiento del
personal no tiende a ser la adecuada es por ello que se propone un análisis a través del modelo
COSO III, para determinar el nivel de riesgo que tiene esta empresa en cada área mencionada.
2.2.4. Capacidad Tecnológica
Dependiendo de la empresa, el desarrollo de la capacidad tecnológica implica la participación de la
diversidad de los recursos humanos que en ella se desempeñan, tanto del nivel gerencial como de
nivel medio y operativo. Todos en la organización son necesarios y deben estar debidamente
preparados para desempeñar eficientemente el papel que les corresponde en ese proceso: búsqueda y
25
rastreo de información, evaluación y selección, negociación, aprendizaje y asimilación tecnológica.
(Universidad UCLA, 2011)
La tecnología con la que cuenta la empresa ha sido importada para llevar a cabo las obras pero la
carencia de un adecuado sistema de información no posibilita la adecuada información que requiere
la entidad para la toma de decisiones que ayuden al gobierno corporativo conocer de manera clara
y oportuna la situación económica y financiera de la misma.
2.3. Matriz FODA
2.3.1. Matriz de impacto interno y externo
MATRIZ FODA
Es una herramienta estratégica que permite conocer la situación de la empresa en un momento
determinado. Además de tener un diagnóstico claro para la toma de decisiones oportunas a futuro.
Fortalezas (Características positivas internas)
Oportunidades (Características positivas externas)
Debilidades (Características negativas internas)
Amenazas (Características negativas externas)
Figura 2.4 Modelo Conceptual para el análisis estratégico de la empresa
En: (Ventura, 2009, pág. 26)
26
Tabla 2.3 Matriz de Impacto Externo
FACTORES
Op
ort
un
idad
Am
enaz
a
Político y Legal
Reformas políticas X
Legislación tributaria X
Sistema legal X
Legislación comercial X
Código Monetario Financiero X
Salvaguardia a productos X
Económico
Las IFI´S (Instituciones Financieras) X
El precio del petróleo X
Impuestos a productos con salvaguardia X
EL PIB X
La renta fija y variable X
La balanza comercial X
Población X
Inflación X
Niveles de intereses X
Social
La inseguridad X
La pobreza X
Reforma Laboral X
Tecnológico
Equipamiento tecnológico de baja calidad X
Los sistemas informáticos X
Redes inalámbricas de poco acceso al usuario X
Financiamiento en la innovación X
Emprendimiento en diseño de equipos tecnológicos X
Demográfico
El crecimiento de la población X
La Población Económicamente Activa X
Programas y proyectos de mejora X
En: Datos revisa lideres/situación actual del país.
27
Tabla 2.4 Matriz de Impacto Interno Constructora Andrade Albornoz Cía. Ltda.
FORTALEZAS Alto Medio Bajo
1 Cuenta con tres áreas que son contable, financiera y gerencial X
2 Equipamiento tecnológico en todas las áreas X
3 Mantienen adecuadamente archivado la documentación X
4 Cumplimiento de todas las normas legales vigentes X
5 Ubicación geográfica segura para los empleados y clientes X
6 Proveedores eficientes en calidad del producto o servicio adquirido X
DEBILIDADES Alto Medio Bajo
1 Cuenta con una capacidad instalada pequeña X
2 Carece de cámaras de seguridad X
3 No tiene definido un plan estratégico X
4 Carece de manuales de procedimientos y funciones X
5 No posee un sistema contable óptimo para el registro de sus actividades X
6 Falta de segregación de funciones a los empleados X
7 No cuenta con políticas contables X
8 Subcontratan el servicio de mano de obra para los proyectos X
9 Capacidad financiera inestable X
10 Carecimiento de Sinergia X
11 Limitación laboral hacia los empleados X
12 Cuenta con poco personal capacitado X
13 Falta de políticas de pago X
14 No cuenta con procedimientos adecuados para registrar las transacciones X
15 Carece de políticas de control interno en todas las áreas X
16 No tiene un organigrama estructural definido X
17 No cuenta con un plan organizacional X
18 Falta de mecanismos que se utilicen para autoevaluarse X
19 Falta de supervisión y control del trabajo que se realiza X
20 Exceso de carga de trabajo por delegación de funciones inapropiadas X
21 Carece de un auditor interno X
En: Datos Empresa Constructora Andrade Albornoz Cía. Ltda.
Como se puede ver en la tabla No. 4, el impacto externo influye mucho en las amenazas que debe
enfrentar la empresa Constructora Andrade Albornoz Cía. Ltda., debido a los diferentes escenarios
que influyen en el ambiente de la empresa; mientras que el impacto interno como se menciona en
la tabla No. 5, demuestra que las debilidades que presenta la empresa no son considerables por
cuanto representan un alto riesgo para el del control interno en la organización.
28
CAPÍTULO III
3. MARCO TEÓRICO
3.1. Control Interno
3.1.1. Antecedentes y Origen
En los pueblos de Egipto, Fenicia, Siria entre otros, observamos la contabilidad de partida simple.
En la Edad Media aparecieron los libros de contabilidad para controlar las operaciones de los
negocios, es en Venecia en donde en 1494, el Franciscano Fray Lucas Paccioli, escribió un libro
sobre la Contabilidad de partida doble. Es en la revolución industrial cuando surge la necesidad de
controlar las operaciones que por su magnitud eran realizadas por máquinas manejadas por varias
personas. Se piensa que el origen del control interno, surge con la partida doble, que fue una de las
medidas de control, pero que fue hasta fines del siglo XIX que los hombres de negocios se
preocupan por formar y establecer sistemas adecuados para la protección de sus intereses.
(Chiguano, 2013, pág. 31)
3.1.2. Concepto
El control interno es un proceso llevado a cabo por el consejo de la administración, la dirección y el
resto del personal de una entidad, diseñado con el objeto de proporcionar un grado de seguridad
razonable en cuanto a la consecución de objetivos relacionados con las operaciones, la información
y el cumplimiento. (Instituto de Auditores Internos de España, 2013, pág. 3)
Es el programa de organización y el conjunto de métodos y procedimientos coordinados y adoptados
por una empresa para salvaguardar sus bienes, comprobar la eficiencia de sus datos contables y el
grado de confianza que suscitan a efectos de promover la eficiencia de la administración y lograr el
cumplimiento de la política administrativa establecida por la dirección de la empresa. (Jaya &
Fernández, 2013, pág. 31)
3.1.3. Importancia
El Control Interno es de vital importancia para la estructura administrativa contable de una
empresa. Esto asegura que tanto son confiables sus estados contables, frente a los fraudes y
eficiencia y eficacia operativa.
29
El control interno puede ser un beneficio para la empresa ya que ayuda a conseguir sus metas de
desempeño y rendimiento, de tal forma que hasta puede llegar a prevenir una posible pérdida de
recursos. Existen dos tipos de controles internos que son:
Control Interno Administrativo.
Control Interno Financiero. (Chiguano, 2013, pág. 32)
Control Interno Administrativo
Existe un solo sistema de control interno, el administrativo, que es un plan de organización que
adopta cada empresa, con sus correspondientes procedimientos y métodos operacionales y
contables para ayudar mediante el establecimiento de un medio adecuado, al logro del objetivo
administrativo de:
Mantenerse informado de la situación de la empresa;
Mantener una ejecutoria eficiente;
Determinar si la empresa está operando conforme a las políticas establecidas;
Coordinar sus funciones;
Asegurarse de que están logrando los objetivos establecidos.
Para verificar el logro de estos objetivos la administración establece:
El control del medio ambiente o ambiente de control.
El control del sistema de información y comunicación.
El control de evaluación de riesgo.
El control de supervisión y monitoreo.
El control y sus actividades. (Nieto, 2013, pág. 14)
Control Interno Financiero.- Comprende el plan de la organización y los registros que conciernen
a la salvaguarda de los activos y a la confiabilidad de los registros contables. Estos tipos de
controles brindan seguridad razonable:
1. Los intercambios son ejecutados de acuerdo con autorizaciones generales o específicas de
la gerencia
30
2. Se registran los cambios para: mantener un control adecuado y permitir la preparación de
los Estados Financieros
3. Se salvaguardan los activos.
4. Los activos registrados son comparados con las existencias. (Chiguano, 2013, pág. 33)
El control interno se aplica en sus tres fases que son:
Control Interno Previo.- Es el conjunto de métodos y procedimientos que se utilizan para analizar
alguna actividad o proceso que se ha pensado ejecutar en el futuro en la organización, con el fin de
obtener seguridad de dichas operaciones y tomar las medidas de control necesarias antes de ponerlas
en práctica.
Control Interno Concurrente.- Abarca el plan de organización y los métodos coordinados y
medidas adoptadas dentro de la empresa para salvaguardar sus activos, verificar la adecuación y
fiabilidad de la información de la contabilidad, promover la eficiencia operacional, fomentar la
adherencia establecidas de la dirección. (Flores & Guato, 2015)
Control interno Posterior.-“examen que se efectúa después de producidas las operaciones
financieras y administrativas, con el objeto de verificar, revisar y analizar, de acuerdo a la
documentación y resultados de las mismas” (Ávila, 2009).
3.1.4. Limitaciones
El sistema de control interno proporciona un grado de seguridad razonable, debido a que puede ser
afectado por una serie de limitaciones inherentes a este, por ejemplo, toma de decisiones erróneas,
errores humanos, omisión del sistema de control interno, confabulaciones de varias personas, etc, es
por ello la importancia de la contratación de personal con capacidad profesional, integridad y
valores éticos así como la correcta asignación de responsabilidades bien delimitadas donde se
interrelacionen unas con otras con el fin de que no se rompa la cadena de control. (Gualavisí, 2013)
El control interno funciona a diferentes niveles con respecto a los diferentes objetivos. En el caso de
los objetivos operacionales el control interno no puede proporcionar ni siquiera una seguridad
razonable de que se conseguirán los objetivos.
El control interno no puede proporcionar una seguridad "absoluta" con respecto a cualquiera de las
categorías de objetivos (Operacionales, Información Financiera y Cumplimiento). (Casamín, 2012)
31
3.1.5. Objetivos del Control Interno
1) Proteger los activos de la organización evitando pérdidas por fraudes o negligencias.
2) Asegurar la exactitud y veracidad de los datos contables y extracontables, los cuales son
utilizados por la dirección para la toma de decisiones.
3) Promover la eficiencia de la explotación.
4) Estimular el seguimiento de las prácticas ordenadas por la gerencia.
5) Promover y evaluar la seguridad, la calidad y la mejora continua. (Chiguano, 2013)
Salvaguarda de los activos o protección del patrimonio.
Servicio de vigilancia y contra incendio (protección de planta).
Mantenimiento preventivo
Separación de funciones y responsabilidades.
Política de seguros.
Comprobantes y formularios prenumerados.
Registro de firmas y régimen de autorizaciones.
Depósito total de los ingresos monetarios.
Emisión de cheque por cada egreso.
Cheques con más de una firma.
Compromisos de la empresa con terceros por más de un responsable+.
Archivos adecuados.
Restricciones de acceso a la información y áreas físicas.
Controles adecuados de supervisión (personales o automáticos).
Claves de acceso a la información.
Auditoría interna
Obtención de información confiable.
Plan de cuentas contable.
Manual de contabilidad.
Conciliación de la información sintética con la analítica.
Instrucciones que determinen conceptos de uniformidad.
Información cruzada de fuentes diversas.
Confrontación de datos actuales con datos del pasado.
Comparación de la información propia con la de terceros.
Comparación de datos históricos con los pronosticados.
Información regular o continua.
Auditoría interna
32
Promoción de la eficacia y eficiencia operativa.
Recursos humanos.
División adecuada del trabajo.
Diagramas de flujos de información y manuales de procedimientos.
Medios materiales y tecnológicos razonables.
Auditoría interna
Cumplimientos de las leyes y políticas de la dirección.
Organigramas.
Manual de funciones.
Auditoría interna. (Casal, 2012)
3.1.6. Elementos del Control Interno
El control interno está compuesto de cinco componentes interrelacionados. Se derivan de la manera
como la administración dirige un negocio, y están integrados en el Proceso de administración. Tales
componentes son los siguientes:
Ambiente de control: la esencia de cualquier negocio es su gente- sus atributos individuales,
incluyendo la integridad, los valores éticos y la competencia y el ambiente en que ella opera. La
gente es el motor que dirige la entidad y el fundamento sobre el cual todas las cosas descansan.
Valoración de riesgos: la entidad debe ser consciente de los riesgos y enfrentarlos. Debe señalar
objetivos, integrados con ventas, producción, mercadeo, finanzas y otras actividades, de manera que
opere concertadamente. También debe establecer mecanismos para identificar, analizar y
administrar los riesgos relacionados.
Actividades de control: se deben establecer y ejecutar políticas y procedimientos para ayudar a
asegurar que se están aplicando efectivamente las acciones identificadas por la administración como
necesarias para manejar los riesgos en la consecución de los objetivos de la entidad.
Información y comunicación: los sistemas de información y comunicación se interrelacionan.
Ayudan al personal de la entidad a capturar e intercambiar la información necesaria para conducir,
administrar y controlar sus operaciones.
33
Supervisión y seguimiento: se debe monitorear el proceso total, y considerarse como necesario
hacer modificaciones. De esta manera el sistema puede reaccionar dinámicamente cambiando a
medida que las condiciones lo justifiquen. (Casal, 2012, pág. 65)
3.1.7. Principios del Control Interno
Los Principios del control interno son cinco:
1. Separación de funciones de operación, custodia y registro.
2. Dualidad o plurilateralidad de personas en cada operación; es decir, en cada
operación de la empresa, cuando menos deben intervenir dos personas.
3. Ninguna persona debe tener acceso a los registros contables que controlan su
actividad.
4. El trabajo de los empleados será de complemento y no de revisión.
5. La función de los registros de operaciones será exclusiva del departamento de
contabilidad. (Hernández, 2013, pág. 6)
3.2. Informe COSO
3.2.1. Definición
“El Informe COSO es un documento que contiene las principales directivas para la implantación,
gestión y control de un sistema de control” (Consultora Sur, 2011).
El COSO es un modelo de informe creado y redactado por el Comité de Organizaciones
Patrocinadoras de la Comisión Treadway, contiene los principales lineamientos para la
implementación de un sistema de control, fue diseñado para identificar los eventos que puedan
afectar a las compañías, administrar los riesgos y estar orientado al cumplimiento de los objetivos.
(Auditoría de Punto de Vista Coso México, 2014)
A veces el COSO define el control interno así: Un proceso, realizado por el consejo de
administración, los directivos y otro personal cuyo fin es ofrecer una seguridad razonable de la
consecuencia de objetivos en las siguientes categorías:
Confiabilidad de los informes financieros
Eficacia y eficiencia de las operaciones
Cumplimientos de las leyes y regulaciones aplicables. (Jimenez, 2014, pág. 17)
34
3.2.2. Ventajas de Coso
(Consultora Sur, 2011) Define:
Permite a la dirección de la empresa poseer una visión global del riesgo y accionar los planes para
su correcta gestión.
Posibilita la priorización de los objetivos, riesgos clave del negocio, y de los controles implantados,
lo que permite su adecuada gestión, toma de decisiones más segura, facilitando la asignación del
capital.
Alinea los objetivos del grupo con los objetivos de las diferentes unidades de negocio, así como los
riesgos asumidos y los controles puestos en acción.
Permite dar soporte a las actividades de planificación estratégica y control interno. Permite cumplir
con los nuevos marcos regulatorios y demanda de nuevas prácticas de gobierno corporativo.
3.2.3. Componentes COSO I
El control interno comprende cinco componentes, de los cuales se espera proporcionar una
seguridad razonable de que los objetivos se alcanzarán.
Figura 3.1 Componentes COSO III
En: (Auditoría de Punto de Vista Coso México, 2014)
35
El Informe COSO consta de 2 partes:
Un Resumen para la Dirección, que introduce los principales conceptos,
Marco integrado de Referencia, donde se analizan en detalle los 5 pilares del Control
Interno: Entorno de Control, Evaluación de los Riesgos, Actividades de Control,
Información y Comunicación, Supervisión.
El Informe COSO tiene 2 objetivos fundamentales: encontrar una definición clara del Control
Interno, que pueda ser utilizada por todos los interesados en el tema, y proponer un modelo ideal o
de referencia del Control Interno para que las empresas y las demás organizaciones puedan evaluar
la calidad de sus propios sistemas de Control Interno. (Chiguano, 2013)
3.2.4. El COSO ERM (Enterprise Risk Management)
Es un modelo de coso creado en el año 2004 por los numerosos casos de escándalos e
irregularidades que conllevaron a numerosas pérdidas de inversiones, encarcelamiento de personas
claves de una compañía, empleados entre otros. Fue creado por Comité de Organizaciones
Patrocinadoras de la Comisión Treadway debido al numeroso comportamiento fraudulento de
ejecutivos claves de una organización, tratando de implementar una actitud de “no tolerancia al
fraude. (Jimenez, 2014, pág. 18)
Es una versión ampliada de COSO I, que a veces se denomina “COSO II – ERM”, desarrolla más el
concepto de Control Interno, posee un enfoque más extenso sobre la identificación, evaluación y
gestión de riesgos. No elimina el COSO I, más bien aporta un mayor valor, permitiendo que las
compañías mejoren sus procesos de control o se direccionen más a un proceso de gestión de riesgo.
(Jimenez, 2014, pág. 20)
El COSO ERM es un proceso efectuado por la Alta dirección, administración y demás personal de
una organización, es aplicado para establecer estrategias en cada una de las partes de la compañía,
fue diseñado para identificar eventos que puedan afectar a la compañía y administrar los riesgos, con
el propósito de proveer una certeza razonable acerca del logro de los objetivos de la entidad.
(Instituto de Auditores Internos de España, 2013)
36
Figura 3.2Componentes del COSO II ERM
En: (Nieto, 2013, pág. 45)
3.3. COSO III
3.3.1. Origen
A más de 20 años de su emisión original, en mayo de 2013, COSO publicó la actualización al marco
integrado de control interno ("COSO 2013") que sustituye al anterior COSO 1992. El nuevo marco
es el resultado de una considerable aportación de distintos interesados del ambiente de negocios,
firmas de auditoría, participantes en los mercados financieros y estudiosos del tema.
La actualización que dio como resultado el COSO 2013 se basó en la revisión de los objetivos de
control interno, para incorporar los cambios en el ambiente de negocios y operativo, articular y
formalizar los principios asociados a los componentes de control interno (ya existentes
implícitamente) y ampliar la aplicación del sistema de control interno. (Auditoría de Punto de
Vista Coso México, 2014, pág. 2)
37
3.3.2. Qué Contiene COSO III
COSO 2013 toma la esencia del COSO 1992 y enfatiza que los cinco componentes de COSO deben
estar presentes (diseñados) y funcionando (ser efectivos) conjuntamente de manera integrada.
Además se formalizan 17 principios relevantes que ya estaban implícitos en un sistema con control
interno efectivo. (Auditoría de Punto de Vista Coso México, 2014, pág. 3)
Figura 3.3 CUBO COSO 2013
En: Auditoría de Punto de Vista Coso México. 2014. www.pwc.com
Tabla 3.1 Relación COSO I, II, III
En: Ferrer, L. G. (2015). Autocontrol como principio fundamental en la cultura organizacional de
las entidades estatales colombianas.
38
Objetivos
El Marco Integrado de Control Interno establece tres categorías de objetivos que permiten a las
organizaciones centrarse en diferentes aspectos del control interno.
• Objetivos operativos: estos objetivos se relacionan con el cumplimiento de la misión y visión de
la entidad y están relacionados con el mejoramiento del desempeño financiero, la productividad, la
calidad, las prácticas ambientales, y la innovación y satisfacción de empleados y clientes.
Objetivos de información/Reporting: estos objetivos se refieren a la preparación de reportes para
uso de la organización y los accionistas, teniendo en cuenta la veracidad, oportunidad y
transparencia
Figura 3.4 Objetivos COSO III
En: (Comité de organizaciones patrocinadoras de la Comisión Treadway, 2013, pág. 12)
Reporting financiero externo: estos objetivos se relacionan con el cumplimiento de las
obligaciones con los accionistas.
Reporting no financiero externo: la dirección debe cumplir con las regulaciones y estándares
aplicables en la realización y publicación de informes no financieros externos.
Reporting financiero y no financiero interno: los informes internos para la alta dirección deben
incluir la información necesaria para la toma de decisiones. (Comité de organizaciones
patrocinadoras de la Comisión Treadway, 2013, págs. 11,12)
“Objetivos de cumplimiento: están relacionados con el cumplimiento de las leyes y regulaciones
a las que está sujeta la entidad. La entidad debe desarrollar sus actividades en función de las leyes y
39
normas específicas” (Comité de organizaciones patrocinadoras de la Comisión Treadway, 2013,
pág. 13).
Control Interno
El modelo de control interno COSO 2013 actualizado está compuesto por los cinco componentes
establecidos en el marco anterior, y 17 principios y puntos de enfoque que presentan las
características fundamentales de cada componente. Se caracteriza por tener en cuenta los siguientes
aspectos y generar diferentes beneficios:
• Mayores expectativas del gobierno corporativo.
• Globalización de mercados y operaciones.
• Cambio continuo en mayor complejidad en los negocios.
• Mayor demanda y complejidad en leyes, reglas, regulaciones y estándares.
• Expectativas de competencias y responsabilidades.
• Uso y mayor nivel de confianza en tecnologías que evolucionan rápidamente. (Comité de
organizaciones patrocinadoras de la Comisión Treadway, 2013)
Figura 3.5 Sistema de Control Interno
En: (Comité de organizaciones patrocinadoras de la Comisión Treadway, 2013, pág. 9)
40
Figura 3.6 Evaluación de Sistema de Control Interno
En (Comité de organizaciones patrocinadoras de la Comisión Treadway, 2013, pág. 68)
3.3.3. Entorno de Control
Es la base principal de todos los otros componentes del COSO ERM, pues provee disciplina y estructura,
influye de manera significativa en el establecimiento de los objetivos. Los factores del Ambiente de control
incluyen la gestión de riesgo de cada entidad, el riesgo aceptado, el control ejercido en cada entidad, la forma
en cómo cada compañía organiza y estructura las responsabilidades en sus empleados. (Jimenez, 2014)
41
Integridad y valores éticos - Son factores esenciales del ambiente de control. Se pueden promover
a través de decisiones adoptadas por la alta gerencia para comunicar al personal los valores y las
normas de comportamiento institucional, mediante políticas generales o la aprobación de un código
de ética. Ello permite eliminar o reducir los incentivos y tentaciones que podrían incitar al personal a
comprometerse en actos deshonestos, ilegales o no éticos. (Chiguano, 2013)
PRINCIPIOS ENTORNO DE CONTROL
“Principio 1: Demuestra compromiso con la integridad y los valores éticos
Principio 2: Ejerce responsabilidad de supervisión
Principio 3: Establece estructura, autoridad, y responsabilidad
Principio 4: Demuestra compromiso para la competencia
Principio 5: Hace cumplir con la responsabilidad” (Instituto de Auditores Internos de España,
2013).
3.3.4. Evaluación de Riesgos
“Permite a una organización considerar como impactan en sus objetivos los eventos potenciales
identificados, la alta dirección los evaluará de acuerdo a la probabilidad e impacto. Estos eventos
deben examinarse de manera individual o por categoría en toda la compañía” (Comité de
organizaciones patrocinadoras de la Comisión Treadway, 2013, pág. 41).
PRINCIPIOS EVALUACIÓN DE RIESGOS
“Principio 6: Especifica objetivos relevantes
Principio 7: Identifica y analiza los riesgos
Principio 8: Evalúa el riesgo de fraude
Principio 9: Identifica y analiza cambios importantes” (Instituto de Auditores Internos de España,
2013).
3.3.5. Actividades de Control
“Son las políticas y procedimientos que ayudan a que todas las respuestas a los riesgos tomadas por
la alta dirección, sean cumplidas apropiadamente. Las actividades de control son aplicadas en todos
los niveles y funciones de la organización” (Comité de organizaciones patrocinadoras de la
Comisión Treadway, 2013, pág. 47).
42
PRINCIPIOS ACTIVIDADES DE CONTROL
“Principio 10: Selecciona y desarrolla actividades de control
Principio 11: Selecciona y desarrolla controles generales sobre tecnología
Principio 12: Se implementa a través de políticas y procedimientos
Principio 13: Usa información Relevante” (Instituto de Auditores Internos de España, 2013).
3.3.6. Sistemas de Información
La información pertinente debe ser identificada, capturada y comunicada en una forma y marco de
tiempo que permita al personal llevar a cabo sus responsabilidades, en todos los niveles de una
organización.
La comunicación efectiva puede ocurrir en un sentido amplio, de un tono hacia arriba, es decir
empezando desde la alta dirección o viceversa, en toda la entidad. (Comité de organizaciones
patrocinadoras de la Comisión Treadway, 2013, pág. 55)
PRINCIPIOS SISTEMAS DE INFORMACIÓN
“Principio 14: Comunica internamente
Principio 15: Comunica externamente” (Instituto de Auditores Internos de España, 2013)
3.3.7. Supervisión
“El proceso de gestión de riesgo debe ser monitoreado, para asegurar su correcto funcionamiento,
así como para velar por la calidad de los resultados de acuerdo pase el tiempo. Este proceso
dependerá del tamaño que tenga cada organización” (Jimenez, 2014).
PRINCIPIOS SUPERVISIÓN
Principio 16: Se lleva a cabo evaluaciones sobre la marcha y por separado para determinar si los
componentes del control interno están presentes y funcionando.
Principio 17: Se evalúa y comunica oportunamente las deficiencias del control interno a los
responsables de tomar acciones correctivas, incluyendo la alta administración y el consejo de
administración. (Instituto de Auditores Internos de España, 2013)
43
3.3.8. Matriz de Riesgo
“Una matriz de riesgo constituye una herramienta de control y de gestión normalmente utilizada
para identificar las actividades (procesos y productos) más importantes de una organización”
(Jimenez, 2014, pág. 41)
Lo que se pretende con la Matriz es identificar y valorizar las deficiencias que presenta la
organización en todas las áreas, de manera que permita tomar medidas de control para un adecuado
control interno.
Tabla 3.2 Modelo de matriz de riesgo
En: (Jimenez, 2014, pág. 44)
3.3.9. Riesgo
“Los riesgos son futuros eventos inciertos, los cuales pueden influir el cumplimiento de los
objetivos de la organización incluyendo sus objetivos estratégicos, operacionales, financieros y de
cumplimientos” (Instituto de Auditores Internos de España, 2013).
Riesgo inherente: Es la susceptibilidad que tiene una afirmación de estar afectada por un error, en
el caso que la estructura de control interno carezca de políticas o procedimientos establecidas para
controlar el problema, el riesgo inherente no puede ser controlado ni por el administrador de la
empresa ni por el auditor. El riesgo inherente es propio de cada partida de los estados financieros.
Riesgo de control: Es el riesgo de que una afirmación se basa en un error que no fue prevenido ni
detectado oportunamente por las políticas y procedimientos de la estructura de control interno, es
controlable por parte de la administración, pero no por elementos externos como clientes por
ejemplo.
Riesgo de Detección: Es el riesgo de que el auditor no detecte un error importante que se presente
por deficiencias en el sistema de control interno, este riesgo es controlable por parte del auditor
44
dependiendo de la cantidad y profundidad de las pruebas que realice para identificar los riesgos.
(Gualavisí, 2013).
3.3.10. Gestión de Riesgos
La gestión de riesgos corporativos es un proceso efectuado por el consejo de administración de una
entidad, su dirección y restante personal, aplicable a la definición de estrategias en toda la empresa y
diseñado para identificar eventos potenciales que puedan afectar a la organización, gestionar sus
riesgos dentro del riesgo aceptado y proporcionar una seguridad razonable sobre el logro de los
objetivos. (Delgado, 2012, pág. 15)
3.3.11. Base para la elaboración de la Matriz de Riesgo
“Existen diferentes bases para la elaboración de una matriz de riesgo, la más común es la basada en
la fórmula de riesgo, la cual es: Riesgo= Probabilidad de Amenaza x Impacto” (Creative
Commons, 2011).
La Matriz de riesgo es una herramienta que facilita la evaluación de la entidad y sus áreas
permitiendo realizar un análisis cualitativo y cuantitativo de la situación actual de la misma, para
ello antes de su elaboración se realizará un mapa de riesgos que describa las deficiencias a nivel
general de la organización.
Gestionar los riesgos independientemente de su tamaño constituye una solución que permita a la
entidad categorizar al riesgo para de esta manera aceptar, mitigar, reducir o eliminar el riesgo,
debido al grado crítico que pueda representar en la entidad, para lo cual es necesaria la elaboración
del mapa de riesgo y la matriz de riesgo.
El riesgo se presenta en todo lugar, a cualquier momento, lo cual eliminarlo es una probabilidad
mínima, para las organizaciones; un adecuado sistema de control interno con las herramientas
necesarias son un elemento clave para alcanzar los objetivos que pretende alcanzar la entidad.
45
CAPÍTULO IV
4. PROPUESTA DE UN SISTEMA DE CONTROL INTERNO BASADO EN EL
MODELO COSO III A LA EMPRESA CONSTRUCTORA ANDRADE ALBORNOZ
CÍA. LTDA.
La propuesta de un Sistema de Control Interno basado en el informe COSO III a la empresa
Constructora Andrade Albornoz Cía. Ltda., contribuirá de manera eficiente y eficaz en las
operaciones que realice la misma, además de ser una herramienta útil que permita gestionar las
diferentes eventualidades con la aplicación de los 5 componentes y 17 principios que se debe llevar
a cabo para un adecuado sistema de control interno que ayude a la toma de decisiones y mejora
continua al gobierno corporativo y grupos de interés.
4.1. Objetivos del Control Interno
El Control Interno permite asegurar las políticas y procedimientos a través de una serie de acciones
en las actividades cotidianas que realiza la empresa CONSTRUCTORA ANDRADE ALBORNOZ
CÍA. LTDA., que proporcione seguridad razonable de alcanzar los objetivos y metas establecidos
además de gestionar los riesgos de manera que la organización esté dispuesta a aceptar.
Los elementos que comprenden el Control Interno conforman un sistema útil, permitiendo a la
organización establecer procesos de control (políticas, procedimientos y normas). Es por ello que
se propone diseñar un Sistema de Control Interno que permita a la empresa CONSTRUCTORA
ANDRADE ALBORNOZ CÍA. LTDA., llevar a cabo el cumplimiento de sus objetivos y metas,
además de detectar oportunamente cualquier desviación significativa en cada área, para mantener y
mejorar su rendimiento.
Objetivo
El objetivo es Diseñar un Sistema de Control Interno basado en el informe COSO III, de manera
que se utilice las herramientas necesarias, en el ambiente que se presente la organización a través
de la aplicación de políticas y procedimientos de control interno en las áreas claves de la
organización así como matrices de gestión de riesgo que debe aplicar y conocer el Talento
Humano para evaluar los procesos que se lleven a cabo en cada área, permitiendo al Gobierno
Corporativo gestionar el riesgo y considerar el apetito al riesgo.
46
Objetivos Específicos
Facilitar una herramienta de apoyo para la gestión administrativa y operativa que
proporcione seguridad razonable para alcanzar los objetivos y metas de la organización.
Identificar el nivel de los riesgos internos y externos que la organización está dispuesta a
aceptar, prevenir, mitigar o compartir a través de acciones suficientes y relevantes.
4.2. Mapa de Procesos
“Un mapa de procesos es un diagrama de valor; un inventario gráfico de los procesos de una
organización”. (García, 2012)
Los recursos utilizados dependen de la habilidad y motivación que posea el talento humano
involucrado en los procedimientos que lleve a cabo la organización.
Para la elaboración del mapa de procesos de la empresa CONSTRUCTORA ANDRADE
ALBORNOZ CIA. LTDA., se utilizó como técnica de investigación la entrevista a las personas
responsables de los procesos que mantiene la entidad, y por ende se procedió a recopilar
información a través de las siguientes actividades:
Identificación de Procesos
Inventario de Procesos
Clasificación de Procesos
Para la identificación de las procesos que se realizan en cada área de la empresa se entrevistó a la
Ing. María Belén Soliz, responsable del área contable, quién facilitó la información necesaria de las
actividades que realizan todos los responsables en cada área.
Todas las actividades se manifiestan a continuación:
47
PROCESO: ÁREA DE GERENCIA
RESPONSABLE: Arq. Esteban Andrade
Actividades
- Revisa que se cumplan los objetivos de manera mensual
- Realiza control presupuestario
- Toma la decisión del pago de cheques a proveedores
- Firma cheques
- Visita previamente los lugares del proyecto
- Residente de Obra
- Establece un cronograma del proyecto a realizarse
PROCESO: ÁREA FINANCIERA
RESPONSABLE: Ing. María Belén Andrade
Actividades
- Control de Cartera
- Control de la Conciliación Bancaria
- Recibe las facturas y retenciones
- Saca cheques autorizados por el Gerente General
- Gestiona los recursos financieros
- Envía los Estados Financieros al Gerente General
- Elabora Flujos de Caja
48
PROCESO: DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD
RESPONSABLE: Ing. María Belén Soliz
Actividades
- Registro de la información
- Realiza la Conciliación Bancaria mensualmente
- Declaración de impuestos mensuales
- Presentación de anexos
- Elabora Flujos de Caja
- Ajustes
- Reclasificación de las cuentas contables
- Cierres de Balances
PROCESO: DISEÑO DE OBRA
RESPONSABLE: Arq. Esteban Andrade
Actividades
- Define el tipo de proyecto a realizarse
- Selecciona el terreno
- Realiza el trámite correspondiente en GAD Municipal
- Realiza un estudio al suelo del terreno seleccionado
- Elaboración de planos
- Entrega de los planos al GAD Municipal para los permisos respectivos
- Recepta la aprobación de los planos por parte de la GAD Municipal
- Inicia los trámites para los permisos de construcción
- Recepta la aprobación de los permisos de construcción
- Inicia trámites para la Declaratoria de Propiedad
- Recepta la aprobación de la Declaratoria de Propiedad
49
PROCESO: OPERACIONES DE CONSTRUCCIÓN
RESPONSABLE: Ing. Iván Andrade
Actividades
- Selecciona y contrata al personal para la obra
- Realiza una lista de los insumos a utilizarse en la obra
- Entrega la lista a los proveedores para ser cotizados
- Selecciona a los proveedores seleccionados para solicitar pedidos
- Autoriza a los proveedores la entrega de los pedidos
- Recibe los materiales solicitados
- Verifica que todos los materiales estén completos
- Entrega los planos estructurales y arquitectónicos al maestro
- Definir con el maestro el cronograma de trabajo
- Supervisa que la obra no tenga errores
PROCESO: PUBLICIDAD Y VENTAS
RESPONSABLE: Ing. María Belén Andrade
Actividades
- Publicar en la página web
- Recibir a los clientes en el edificio del proyecto culminado
- Indicarles información sobre precios
- Dar a conocer los documentos correspondientes para iniciar los trámites
- Recibir los documentos necesarios para hacer una minuta
- Elaborar la minuta con los datos del cliente
- Entregar la minuta en la notaria correspondiente
- Firmar la compra-venta en la notaria
- Entregar un copia de promesa al cliente
- Archivar la copia
- Entregar al cliente la información del número de cuenta para el depósito correspondiente.
- Revisar con el cliente detalles del departamento
- Firmar las escrituras con el cliente
- Archivar el pago final
- Entregar la copia al cliente y archivar la otra
50
CLASIFICACIÓN DE PROCESOS
PROCESO Estratégico Operativo Apoyo
Área de Gerencia
Área Financiera
Departamento de Contabilidad
Diseño de Obra
Operaciones de Construcción
Publicidad y Ventas
Una vez identificados los procesos con la persona responsable en la cual se describieron las
actividades a través de la entrevista aplicada, se procedió a clasificar cada proceso, permitiendo de
esta manera, obtener una visión global de los procesos que se lleva a cabo la empresa
CONSTRUCTORA ANDRADE ALBORNOZ CÍA. LTDA., para lo cual se facilitó a través de ello
proponer un mapa de procesos que permita a la organización conocer su actividades influyentes en
cada área y para ello se consideró lo siguiente:
Procesos Estratégicos
- Gerencia
- Planificación Estratégica
- Planificación del Proyecto
Procesos Operativos
- Contratación
- Planificación
- Ejecución
- Terminación del Contrato
Procesos de Apoyo
- Asesoría Legal
- Auditoría Externa
- Contabilidad
- Publicidad y Ventas
El presente mapa de procesos permitirá a los empleados de la empresa Constructora Andrade
Albornoz Cía. Ltda., tener una visión global de cómo opera la organización, permitiendo identificar
el proceso que necesite de mejora para actuar con acciones que deban aplicarse conjuntamente con
todos los empleados que realizan sus actividades en cada área.
51
Figura 4.1 Mapa de procesos constructora propuesta
En: Datos empresa Constructora Andrade Albornoz Cía. Ltda.
Gerencia Planificación
Estratégica
Planificación de
Obra o proyecto
PROCESOS
ESTRATÉGICOS
2. PLANIFICACIÓN
Contratación de
personal
Publicidad y
Venta
Solicitud de
materiales
3. EJECUCIÓN
Entregar la obra o
proyecto
Asesoría
Legal
Auditoría
Externa
Contabilidad Publicidad y
Ventas
PROCESOS
PROCESOS APOYO
1. CONTRATACIÓN
Elaboración del
Contrato de
Construcción
Presentación del
Contrato
Firma del Contrato
Elaboración de
cronograma de trabajo
Diseño de Obra o proyecto Almacenar
materiales
4. TERMINACIÓN
DEL CONTRATO
Coordinación de
cuadrillas de
trabajo
Subcontratar
Realizar la
obra o
proyecto
52
4.3. Evaluación de componentes COSO III
Para el levantamiento de procesos de la empresa Constructora Andrade Albornoz Cía. Ltda., se
aplicará los siguientes métodos de evaluación:
Cuestionarios
Gráfico
La elaboración de los cuestionarios se desarrollaron en base a la fuente de información interna
como externa de la organización, para ello se procedió a elaborar un cuestionario por componente y
por principios que este contiene; a su vez se procederá a elaborar un matriz de evaluación de los
principios que contiene cada componente a nivel general de todo los procesos que realizan en la
entidad en cada área, de manera que permita identificar las deficiencias que presenta la empresa
Constructora Andrade Albornoz Cía. Ltda., permitiendo aplicar la propuesta de COSO III que
requiere la organización.
Componente Entorno de Control
Principio 1: Demuestra compromiso con la integridad y los valores éticos
Principio 2: Ejerce responsabilidad de supervisión
Principio 3: Establece estructura, autoridad, y responsabilidad
Principio 4: Demuestra compromiso para la competencia
Principio 5: Hace cumplir con la responsabilidad
Componente Evaluación de Riesgo
Principio 6: Especifica objetivos relevantes
Principio 7: Identifica y analiza los riesgos
Principio 8: Evalúa el riesgo de fraude
Principio 9: Identifica y analiza cambios importantes
Componente Actividades de Control
Principio 10: Selecciona y desarrolla actividades de control
Principio 11: Selecciona y desarrolla controles generales sobre tecnología
Principio 12: Se implementa a través de políticas y procedimientos
Principio 13: Usa información Relevante
53
Componente Sistema de Información y Comunicación
Principio 14: Comunica internamente
Principio 15: Comunica externamente
Componente Supervisión del Sistema de control-monitoreo
Principio 16: Se lleva a cabo evaluaciones sobre la marcha y por separado para determinar si los
componentes del control interno están presentes y funcionando.
Principio 17: Se evalúa y comunica oportunamente las deficiencias del control interno a los
responsables de tomar acciones correctivas, incluyendo la alta administración y el consejo de
administración.
La aplicación de estos cuestionarios a la organización permitirá identificar las áreas críticas que
representen un riesgo para la entidad, es por ello que una vez analizado los resultados obtenidos se
procederá a elaborar un mapa de riesgos y una matriz de riesgos para interpretar de mejor manera
la información analizada a través de la representación gráfica por cuestionario así como en la
matriz de los principios.
Para facilitar la presente evaluación se aplicó los cuestionarios a la persona responsable del área de
contabilidad que proporciono brido la información necesaria debido a su conocimiento y
trayectoria en la empresa; disponiendo de tiempo y colaboración.
54
4.3.1. Cuestionario Entorno de Control
CONSTRUCTORA ANDRADE ALBORNOZ CIA. LTDA.
CUESTIONARIO DE EVALUACIÓN
COMPONENTE: ENTORNO DE CONTROL
OBJETIVO: Identificar el comportamiento y aspectos que influyan en
la organización, para lograr un entorno de control apropiado.
No. PREGUNTA SI NO PONDERACIÓN CALIFICACIÓN OBSERVACIÓN
1
¿Existe un código de conducta
que defina los valores y
principios éticos de la entidad
y que se haya difundido a todo
el personal?
X 1 0
El código de
conducta mantiene
un proceso de ser
definido con la
Junta Directiva.
2
La organización cuenta con
una estructura organizativa
que visualice sus funciones
X 1 0
3 Están definidos los objetivos
organizacionales X
1 1
No estructurados
adecuadamente sin
ser definidos en
un documento
4 La empresa invierte en la
capacitación del personal X 1 0
5 Están definidos indicadores
de conducta para evaluar al
personal de la entidad.
X 1 0
6
Existe asignación de
responsabilidades en cada área
de la entidad.
X
1 1
Asignación de
manera verbal sin
documento que
defina la
asignación.
7
La gerencia ha elaborado
medidas correctivas y de
prevención ante cualquier
eventualidad que pueda
enfrentar la organización
X
1 1
No definidas en
documentos
8
Existe un plan de contingencia
ante cualquier eventualidad
que se presente en los
procesos.
X 1 0
9 Los empleados de la
organización reciben
incentivos
X 1 0
10
El personal tiene
conocimiento de las metas y
objetivos de la organización
X 1 0
55
CONSTRUCTORA ANDRADE ALBORNOZ CIA. LTDA.
CUESTIONARIO DE EVALUACIÓN
COMPONENTE: ENTORNO DE CONTROL
OBJETIVO: Identificar el comportamiento y aspectos que
influyan en la organización, para lograr un entorno de control
apropiado.
No. PREGUNTA SI NO PONDERACIÓN CALIFICACIÓN OBSERVACIÓN
11
La organización cuenta con
señales de seguridad que
advierta a los trabajadores de
cualquier evento externo
X 1 0
12 Existen procedimientos
definidos para la selección y
capacitación del personal
X 1 0
13 El gobierno corporativo
proporciona valor agregado
al negocio
X
1 1
14 Existe la elaboración de
diagramas de procesos para
cada área de la entidad
X 1 0
15
Existe un plan de
adiestramiento que
contribuya al mejoramiento
de las habilidades del
personal
X 1 0
16 El uso de información
mantiene confidencialidad. X
1 1
TOTAL
16 5
Escala de calificación SI NO
Ponderación 1
Calificación 0 1
56
CONSTRUCTORA ANDRADE ALBORNOZ CIA. LTDA.
EVALUACIÓN CONTROL INTERNO
Opción de respuesta Frecuencia Absoluta Frecuencia Relativa
SI 5 31%
NO 11 69%
TOTAL 16 100%
Fuente: Datos cuestionario Constructora Andrade Albornoz Cía. Ltda.
ANÁLISIS
La figura representa los resultados obtenidos del cuestionario de evaluación del componente:
entorno de control aplicado a la empresa Constructora Andrade Albornoz CIA. LTDA., lo cual
indica que el 31% de la organización si demuestra un ambiente de gestión en la actividades
cotidianas que realiza la entidad.
El 69% indica que el entorno de control en el que se desenvuelve, el gobierno corporativo
conformado en la empresa por la Junta Directiva, el presidente y el gerente general, y grupos de
interés (empleados), no demuestran un compromiso y disciplina adecuado frente a la organización.
Para la identificación de deficiencias que tiene la empresa en este componente, se procedió a
realizar cuestionarios de evaluación por principios, mismos que se analizaron en una matriz que se
detalla a continuación:
31%
69%
CONSTRUCTORA ANDRADE ALBORNOZ CIA. LTDA RESPUESTA CUESTIONARIO CONTROL INTERNO
SI
NO
57
4.3.2. Evaluación Principios Entorno de Control
CONSTRUCTORA ANDRADE ALBORNOZ CÍA. LTDA
MATRIZ EVALUACIÓN DE PRINCIPIOS ENTORNO DE CONTROL
1.
En
torn
o d
e C
on
tro
l
PRINCIPIOS
PR
ES
EN
TE
(S
I)
FU
NC
ION
AN
DO
(NO
)
REPRESENTACIÓN
1. La organización demuestra compromiso con la
integridad y valores éticos 3 2
2. El consejo de administración ejerce su
responsabilidad de supervisión del control interno 6 6
3. Establecimiento de estructuras, asignación de
autoridades y responsabilidades 6 3
4. La organización demuestra su compromiso de
reclutar, capacitar y retener personas competentes 1 7
5. La organización define las responsabilidades de las
personas a nivel de control interno para la consecución
de los objetivos 3 2
TOTAL RESPUESTAS 19 20
TOTAL PREGUNTAS
APLICADAS =39
DEFICIENCIAS
1. La Junta Directiva a excepción de los empleados, tienen conocimiento de un organigrama estructural
no definido de la empresa.
2. La empresa no cuenta con auditor interno.
3. Los empleados desconocen de los objetivos y metas de la entidad.
4. No se han aplicado evaluaciones de desempeño a todo el personal
5. No se cuentan con incentivos, ni capacitaciones para reforzar al personal.
6. La organización carece de sinergia.
7. Las medidas de seguridad adoptadas por la entidad requieren de personal asignado.
8. Los objetivos no han sido establecidos mediante un proceso estructurado.
9. La asignación de responsabilidades a los empleados ha sido de modo verbal.
58
4.3.3. Cuestionario Evaluación de Riesgos
CONSTRUCTORA ANDRADE ALBORNOZ CIA. LTDA.
CUESTIONARIO DE EVALUACIÓN
COMPONENTE: EVALUACIÓN DE RIESGO
OBJETIVO: Establecer mecanismos que identifiquen y disminuyan
los posibles riesgos que enfrenta la organización para el logro de sus
objetivos.
No. PREGUNTA SI NO PONDERACIÓN CALIFICACIÓN OBSERVACIÓN
1 La misión de la organización
es definida y difundida a todo
el personal
X 1 0
2 Los objetivos están alineados
con la misión de la entidad. X
1 1
3 La organización ha establecido
métodos que permitan
identificar el fraude
X
1 1
4 Se han adoptado mecanismos
de identificación de riesgos en
la organización
X
1 1
5
Existen herramientas de
medición de riesgos
adecuados.
X 1 0
6 Existe un plan de contingencia
que garantice la capacidad de
operar del negocio
X 1 0
7
Los riesgos internos como
externos que intervienen en los
objetivos de la organización
han sido identificados
X 1 0
8
Existe una estimación de
riesgos en cuanto a la
probabilidad de ocurrencia e
impacto
X 1 0
9 Los servicios provistos por
terceros son controlados por la
Administración
X
1 0
10
La organización evalúa
cambios en el modelo de
negocio
X 1 0
11 Algún empleado ha sido
descubierto en actuaciones
fraudulentas
X 1 0
59
CONSTRUCTORA ANDRADE ALBORNOZ CIA. LTDA.
CUESTIONARIO DE EVALUACIÓN
COMPONENTE: EVALUACIÓN DE RIESGO
OBJETIVO: Establecer mecanismos que identifiquen y disminuyan los
posibles riesgos que enfrenta la organización para el logro de sus objetivos.
No. PREGUNTA SI NO PONDERACIÓN CALIFICACIÓN OBSERVACIÓN
12
Existe seguridad a los
activos que posee la
entidad
X
1 1
13 El gobierno corporativo
preserva la confianza de
las partes interesadas
X
1 1
TOTAL
13 6
Escala de calificación SI NO
Ponderación 1
Calificación 0 1
CONSTRUCTORA ANDRADE ALBORNOZ CIA. LTDA.
EVALUACIÓN DE RIESGO
Opción de
respuesta Frecuencia Absoluta Frecuencia Relativa
SI 6 46%
NO 7 54%
TOTAL 13 100%
Fuente: Datos cuestionario Constructora Andrade Albornoz Cía. Ltda.
60
ANÁLISIS
De acuerdo a la aplicación del cuestionario del componente evaluación de riesgos se obtuvo lo
siguiente: la organización actúa frente a los riesgos en un 46% en todas sus operaciones internas
como externas, mientras que un 54% la entidad carece de una gestión de riesgos, debido a que no
se han establecido mecanismos que identifiquen, analicen y disminuyan los riesgos a los cuales
puede enfrentarse la organización, manteniendo una incertidumbre al gobierno corporativo y
grupos de interés sin antes mencionar que los escenarios actuales que presenta el país ha sido de
desventaja para la entidad, como se menciona en la tabla 3 matriz de impacto externo de la
empresa, la tolerancia al riesgo es un factor principal que la organización no considera a la hora de
realizar sus actividades en las áreas de gerencia, financiera y contabilidad, afectando al
cumplimiento de los objetivos de la entidad.
El Informe COSO III establece la necesidad de considerar el riesgo de fraude potencial que pueda
afectar a la consecución de los objetivos de la organización para la cual la entidad no se ha
enfatizado en el análisis y gestión del fraude.
Este componente contiene cinco principios que han sido evaluados a través de la aplicación de
cuestionarios que, permitieron la identificación de deficiencias que tiene la organización y para la
cual se analizó en la siguiente matriz:
46%
54%
CONSTRUCTORA ANDRADE ALBORNOZ CIA. LTDA. EVALUACIÓN DE RIESGO
SI
NO
61
4.3.4. Evaluación Principios de Evaluación De Riesgos
CONSTRUCTORA ANDRADE ALBORNOZ CÍA. LTDA
MATRIZ EVALUACIÓN DE PRINCIPIOS EVALUACIÓN DE RIESGOS
2.
Evalu
aci
ón
de
Rie
sgo
s
PRINCIPIOS
PR
ES
EN
TE
(S
I)
FU
NC
ION
AN
DO
(N
O)
REPRESENTACIÓN
6. Se especifican objetivos claros para
identificar y evaluar riesgos para el
logro de los objetivos 0 4
7. Identificación y análisis de riesgos
para determinar cómo se deben mitigar 0 4
8. Considerar la posibilidad del fraude
en la evaluación de riesgos 1 5
9. Identificar y evaluar cambios que
podrían afectar significativamente el
sistema de control interno 0 8
TOTAL RESPUESTAS 1 21 TOTAL PREGUNTAS APLICADAS =22
DEFICIENCIAS
1. Las operaciones que realiza la entidad han sido de bajo rendimiento.
2. No cuentan con una misión y visión definida.
3. El sistema contable que utiliza la empresa no le permite obtener reportes oportunos al día.
4. La organización presenta reportes que no consideran el fraude.
5. El entorno en el que opera la organización no ha sido evaluado.
6. La administración no considera la tolerancia al riesgo en sus operaciones.
5%
95%
PRINCIPIOS EVALUCIÓN DE RIESGOS
NO
62
4.3.5. Cuestionario Actividades de Control
CONSTRUCTORA ANDRADE ALBORNOZ CIA. LTDA.
CUESTIONARIO DE EVALUACIÓN
COMPONENTE: ACTIVIDADES DE CONTROL
OBJETIVO: Verificar que las políticas y procedimientos de la
organización contribuyan a enfrentar de forma eficaz lo riesgos en
todos los niveles y procesos de la entidad
No. PREGUNTA SI NO PONDERACIÓN CALIFICACIÓN OBSERVACIÓN
1
Existe la definición de
políticas y
procedimientos en la
organización
X 1 0
2
Se han elaborado
actividades de control en
cada área de la entidad
X 1 0
3
Se tiene definido las
funciones de control para
cada individuo
X 1 0
4
Existe control y
supervisión en las
operaciones registradas
por el personal de
contabilidad y finanzas
X
1 1
5
El registro de las
transacciones cuentan
con el respaldo
documentado necesario
X
1 1
6
Existe la definición de
políticas de seguridad
informática
X 1 0
7
Existe rotación de
personal en las
actividades que puedan
suscitarse irregularidad
X 1 0
8
Los recursos tecnológicos
que utiliza la
organización cumplen
con sus expectativas de
trabajo
X 1 0
9
Existe la elaboración y
aplicación de indicadores
de gestión
X 1 0
10
Se aplica la segregación
de funciones a través de
una política definida
X 1 0
11
La comunicación en las
distintas áreas de la
entidad es la adecuada
para obtener información
X
1 1
12 Se cuenta con un auditor
interno X 1 0
63
CONSTRUCTORA ANDRADE ALBORNOZ CIA. LTDA.
CUESTIONARIO DE EVALUACIÓN
COMPONENTE: ACTIVIDADES DE CONTROL
OBJETIVO: Verificar que las políticas y procedimientos de la
organización contribuyan a enfrentar de forma eficaz lo riesgos en
todos los niveles y procesos de la entidad
No. PREGUNTA SI NO PONDERACIÓN CALIFICACIÓN OBSERVACIÓN
13
El Gobierno Corporativo
es consciente de cómo
sus acciones influyen en
la entidad
X
1 1
14
La entidad cuenta con el
personal suficiente y
competente para el
desarrollo de sus
actividades
X
1 1
15
Existe el cumplimiento
de obligaciones a las
entidades de control :
SRI, SC, U.A.F entre
otros
X
1 1
TOTAL
15 6
Escala de calificación SI NO
Ponderación 1
Calificación 0 1
64
CONSTRUCTORA ANDRADE ALBORNOZ CIA. LTDA.
ACTIVIDADES DE CONTROL
Opción de
respuesta
Frecuencia
Absoluta Frecuencia Relativa
SI 6 40%
NO 9 60%
TOTAL 15 100%
Fuente: Datos cuestionario Constructora Andrade Albornoz Cía. Ltda.
ANÁLISIS
El resultado obtenido del componente actividades de control refleja en la figura que la organización
cuenta con el 40% de políticas y procedimientos definidos en todos sus niveles, de manera que el
60% de las actividades que realiza la entidad no cuentan con la definición de políticas y
procedimientos dificultando la ejecución de las tareas que deben realizar los empleados, además de
limitar el cumplimiento de los objetivos debido a que este elemento en la organización no
contribuye de manera oportuna que minimice los riesgos que pueda enfrentar la organización.
La tecnología es un factor importante en este componente, al ser utilizado como mecanismo para
prevenir o detectar el riesgo a través de una gama de actividades manuales y automatizadas que se
puede aplicar en todas las actividades que ejecuta la organización, es por ello que COSO III
menciona tres principios en este componente que a través de la aplicación de cuestionarios por
principio, se realizó la evaluación de resultados en una matriz que se detalla a continuación:
40%
60%
CONSTRUCTORA ANDRADE ALBORNOZ CIA. LTDA. ACTIVIDADES DE CONTROL
SI
NO
65
4.3.6. Evaluación de Principios Actividades de Control
CONSTRUCTORA ANDRADE ALBORNOZ CÍA. LTDA
MATRIZ EVALUACIÓN DE PRINCIPIOS ACTIVIDADES DE CONTROL
3.
Act
ivid
ad
es d
e C
on
trol
PRINCIPIOS
PR
ES
EN
TE
(S
I)
FU
NC
ION
AN
DO
(NO
)
REPRESENTACIÓN
10. Selección y desarrollo de actividades de
controles generales de tecnología para apoyar el
logro de los objetivos 7 9
11. La organización selecciona y desarrolla
actividades de controles generales de tecnología
para apoyar el logro de los objetivos 2 5
12. La organización implementa las actividades
de control a través de políticas y
procedimientos 1 4
TOTAL RESPUESTAS 10 18
TOTAL PREGUNTAS APLICADAS
=28
DEFICIENCIAS
1. No se han definido políticas ni procedimientos para un adecuado control interno.
2. La tecnología que utiliza la entidad para sus operaciones es poco innovadora.
3. La organización carece de una herramienta de evaluación al control interno.
4. El programa que utiliza el departamento de contabilidad no tiene licencia.
5. No se evalúan las actividades que realizan los empleados.
6. No se utiliza seguridad en el sistema informático.
36%
64%
PRINCIPIOS ACTIVIDADES DE CONTROL
NO
SI
66
4.3.7. Cuestionario Sistema de Información y Comunicación
CONSTRUCTORA ANDRADE ALBORNOZ CIA. LTDA.
CUESTIONARIO DE EVALUACIÓN
COMPONENTE: SISTEMA DE INFORMACIÓN Y
COMUNICACIÓN
OBJETIVO: Constatar si las áreas de la organización capturan e
intercambian información
No. PREGUNTA SI NO PONDERACIÓN CALIFICACIÓN OBSERVACIÓN
1 El personal capta e intercambia
información en todas las áreas de la
organización
X
1 1
2 Existe un control de gestión en
todos los niveles de la entidad X 1 0
3 Existe relevancia en los
requerimientos de información X
1 1
4 Se elaboran flujos proyectados con
datos reales. X 1 0
5 Se presentan a tiempo los reportes
financieros a la Junta Directiva X
1 1
6 La información que despliega el
sistema contable es confiable
X
1 1
Se utiliza hojas
electrónicas para
respaldar la
contabilidad
7 Está al alcance de todo el personal
obtener información de cada área X
1 1
8
La información presentada y
requerida por el Gobierno
Corporativo y grupos de interés es
clara, oportuna y accesible
X
1 1
9 Los datos para la preparación de la
información en cada área son
correctos y fiables
X
1 1
10 La comunicación de la información
es eficaz y multidireccional X
1 1
11 La comunicación interna como
externa provee a la organización la
información necesaria
X
1 1
12
El sistema de comunicación es
oportuna para cumplir con la
responsabilidad asignada a cada
empleado
X
1 1
13
La comunicación que se mantiene
con los grupos de interés es efectiva
y segura
X
1 1
67
CONSTRUCTORA ANDRADE ALBORNOZ CIA. LTDA.
CUESTIONARIO DE EVALUACIÓN
COMPONENTE: SISTEMA DE INFORMACIÓN Y
COMUNICACIÓN
OBJETIVO: Constatar si las áreas de la organización capturan e
intercambian información
No. PREGUNTA SI NO PONDERACIÓN CALIFICACIÓN OBSERVACIÓN
14
El sistema de información es revisado
de manera continua, con el fin de
verificar si la información es relevante
para los objetivos de la organización
X
1 1
15 Para la toma de decisiones se
encuentran definidos los reportes por
las distintas áreas
X
1 1
TOTAL
15 13
Escala de calificación SI NO
Ponderación 1
Calificación 0 1
CONSTRUCTORA ANDRADE ALBORNOZ
CIA. LTDA.
SISTEMA DE INFORMACIÓN Y
COMUNICACIÓN
opción de
respuesta
frecuencia
absoluta frecuencia relativa
SI 13 87%
NO 2 13%
TOTAL 15 100%
Fuente: Datos cuestionario Constructora Andrade
Albornoz Cía. Ltda.
68
ANÁLISIS
La evaluación al componente sistema de información y comunicación según el gráfico n obtenido
de los datos del cuestionario aplicado a la empresa, determina que el 87% de las áreas que tiene la
empresa que son: de gerencia, financiera y contabilidad, si capturan e intercambian información
adecuada para gestionar y controlar sus operaciones, de manera que la información contenga datos
fiables y de calidad para su respectiva comunicación interna como externa, permitiendo así tomar
decisiones de mejora para la entidad.
Mientras que un 13% indica que la comunicación no es asertiva por la falta de métodos de
comunicación más efectivas para que la información que se obtenga implique una oportunidad para
mejorar la efectividad y acceso de información a los usuarios.
El informe COSO III propone a través de tres principios, mejorar el sistema de información y
comunicación de manera que el personal pueda tener acceso y hacer uso adecuado de la misma,
para lo cual se procedió a realizar cuestionarios de evaluación a los principios que contiene este
componente permitiendo identificar las deficiencias y analizar de manera holística a la entidad
como se detalla a continuación en la siguiente matriz:
87%
13%
CONSTRUCTORA ANDRADE ALBORNOZ CIA. LTDA. SISTEMA DE INFORMACIÓN Y COMUNICACIÓN
SI
NO
69
4.3.8. Evaluación de Principios Sistema de Información y Comunicación
CONSTRUCTORA ANDRADE ALBORNOZ CÍA. LTDA
MATRIZ EVALUACIÓN DE PRINCIPIOS SISTEMA DE INFORMACIÓN Y COMUNICACIÓN
4.
Sis
tem
a d
e In
form
aci
ón
y C
om
un
ica
ció
n
PRINCIPIOS
PR
ES
EN
TE
(S
I)
FU
NC
ION
AN
DO
(NO
)
REPRESENTACIÓN
13. Se genera y utiliza información de calidad
para apoyar el funcionamiento del control
interno 5 1
14. Se comunica internamente los objetivos y
las responsabilidades de control interno 1 4
15. Se comunica externamente los asuntos que
afecten el funcionamiento de los controles
internos 3 4
TOTAL RESPUESTAS 9 9
TOTAL PREGUNTAS
APLICADAS =18
DEFICIENCIAS
1. La organización no cuenta con líneas de comunicación de emergencia.
2. La Gerencia no da uso a las herramientas de gestión que dispone.
3. No se utilizan métodos de comunicación efectivos a nivel interno como externo.
4. Los empleados mantienen una comunicación limitada con la Junta Directiva y Gerencia.
50% 50%
PRINCIPIOS SISTEMA DE INFORMACIÓN Y COMUNICACIÓN
SI NO
70
4.3.9. Cuestionario Supervisión del Sistema de Control- Monitoreo
CONSTRUCTORA ANDRADE ALBORNOZ CIA. LTDA.
CUESTIONARIO DE EVALUACIÓN
COMPONENTE: SUPERVISIÓN DEL SISTEMA DE
CONTROL – MONITOREO
OBJETIVO: Determinar si las actividades de monitoreo y supervisión
durante las operaciones de la entidad están presentes y funcionando
No. PREGUNTA SI NO PONDERACIÓN CALIFICACIÓN OBSERVACIÓN
1 Existen herramientas definidas que
permitan evaluar el control interno X 1 0
2 Es evaluado periódicamente el sistema
de información X 1 0
3 Se dispone de información adecuada
para verificar el logro de los objetivos
de la entidad
X 1 0
4 Existe seguimiento a las observaciones
emitidas en el Informe de Auditoría
Externa
X
1 1
5 Las actividades son monitoreadas
durante su operación. X
1 1
6 Se evalúa de manera separada las tareas
asignadas a cada empleado X 1 0
7 Se mide la calidad de desempeño a
cada funcionario de la entidad X 1 0
8 Existen procedimientos que aseguren
cualquier deficiencia detectada en el
Sistema de Control Interno
X 1 0
9 Ha existido limitaciones en el
mejoramiento continuo de las
operaciones de la organización
X 1 0
10 Existe supervisión a los reportes e
informes emitidos por los responsables
asignados
X
1 1
TOTAL
10 3
Escala de calificación SI NO
Ponderación 1
Calificación 0 1
71
CONSTRUCTORA ANDRADE ALBORNOZ CIA. LTDA.
SUPERVISIÓN DEL SISTEMA DE CONTROL –MONITOREO
opción de
respuesta
frecuencia
absoluta frecuencia relativa
SI 3 30%
NO 7 70%
TOTAL 10 100%
Fuente: Datos cuestionario Constructora Andrade Albornoz Cía. Ltda.
ANÁLISIS
La evaluación al componente sistema de control – monitoreo representado en el gráfico n
determina que el 30% de las actividades que realiza la entidad son monitoreadas, mientras que el
70% de las actividades no son supervisadas, además de no contar con un sistema de control interno
que le permita a la organización aplicar procedimientos de monitoreo y supervisión que identifique
cualquier deficiencia detectada que pueda afectar al control interno de la empresa Constructora
Andrade Albornoz Cía. Ltda.
Para la supervisión y monitoreo de las actividades de la organización se procedió a evaluar los
principios de este componente para lo cual se aplicaron cuestionarios y en base a ello se realizó la
siguiente matriz de análisis que se muestra a continuación, permitiendo además identificar las
deficiencias de los principios evaluados.
30%
70%
CONSTRUCTORA ANDRADE ALBORNOZ CIA. LTDA. SUPERVISIÓN DEL SISTEMA DE CONTROL -MONITOREO
SI
NO
72
4.3.10. Evaluación Principios de Supervisión del Sistema De Control-Monitoreo
CONSTRUCTORA ANDRADE ALBORNOZ CÍA. LTDA
MATRIZ EVALUACIÓN DE PRINCIPIOS SUPERVISIÓN DEL SISTEMA DE
CONTROL-MONITOREO
5.
Su
per
vis
ión
del
Sis
tem
a d
e C
on
tro
l –
Mo
nit
ore
o
PRINCIPIOS
PR
ES
EN
TE
(S
I)
FU
NC
ION
AN
DO
(NO
)
REPRESENTACIÓN
16. Se lleva a cabo evaluaciones sobre la
marcha y por separado para determinar si los
componentes del control interno están
presentes y funcionando 1 5
17. Se evalúa y comunica oportunamente las
deficiencias del control interno a los
responsables de tomar acciones correctivas,
incluyendo la alta administración y el
consejo de administración 2 3
TOTAL RESPUESTAS
3 8 TOTAL PREGUNTAS
APLICADAS =11
DEFICIENCIAS
1. No se aplican controles a las actividades que realiza cada área de la entidad
2. El sistema de información no es evaluado de manera constante en todas las áreas.
3. No se aplican evaluaciones a las operaciones que realiza la entidad
4. El sistema contable que se utiliza es una limitación debido a que no suministra la
información oportuna en tiempo real y a gran rapidez
5. La dirección tiene el desconocimiento de la existencia de deficiencias debido a que no se ha
emitido un informe.
27%
73%
PRINCIPIOS SUPERVISIÓN DEL SISTEMA DE CONTROL-
MONITOREO
N
SI
73
4.3.11. Análisis Componentes COSO III
CONSTRUCTORA ANDRADE ALBORNOZ CIA. LTDA.
RESULTADO DE EVOLUCIÓN POR COMPONENTE
No. COMPONENTE RESPUESTA
( SI ) %
RESPUESTA
(NO) %
1 ENTORNO DE CONTROL 5 16% 11 30%
2
EVALUACIÓN DEL
RIESGO 5 16% 8 22%
3
ACTIVIDADES DE
CONTROL 6 19% 9 24%
4
SISTEMA DE
INFORMACIÓN Y
COMUNICACIÓN
13 41% 2 5%
5
SISTEMA DE CONTROL -
MONITOREO 3 9% 7 19%
TOTAL 32 100% 37 100%
0%
5%
10%
15%
20%
25%
30%
35%
40%
45%
ENTORNO DECONTROL
EVALUACIÓN DELRIESGO
ACTIVIDADES DECONTROL
SISTEMA DEINFORMACIÓN YCOMUNICACIÓN
SISTEMA DECONTROL -
MONITOREO
1 2 3 4 5
CONSTRUCTORA ANDRADE ALBORNOZ CÍA. LTDA RESPUESTA POR COMPONENTE EVALUADO
SI NO
74
ANÁLISIS
En la representación gráfica, la evaluación por componente manifiesta que la empresa Constructora
Andrade Albornoz Cía. Ltda. , en los cinco componentes mantiene un riesgo debido a que la
presencia de estos es evidente para lo cual el control interno que lleva a cabo la empresa no es
eficaz , ya que en el componente entorno de control el 16% actúa frente a los posibles riesgos que
puede enfrentar cada área de la entidad; el componente evaluación de riesgos tiende a desarrollarse
un 16% que indica la falta de herramientas que ayuden a gestionar y a tolerar el riesgo; el 19% se
aplica como actividades de control, lo que dificulta mantener un control adecuado en las
actividades asignadas a los empleados de igual manera estos no son evaluados para garantizar el
resultado que obtendrá la entidad; el 41% se presenta como un adecuado sistema de información y
comunicación que funcionan en las áreas de la entidad, el cual no es tan óptimo para tener acceso a
una información suficiente, rápida y relevante para cualquier grupo de interés que requiera de la
misma; y el 9% destaca la aplicación del sistema de control – monitoreo, lo cual indica, que no
existe la supervisión ni control de lo que se realiza en toda la organización, dificultando al gobierno
corporativo y grupos de interés conocer lo que realmente pasa en la entidad, disminuyendo así la
probabilidad de que se cumplan con los objetivos al igual que la misión de la organización, frente a
cambios complejos que pueda presentarse; se mantiene la incertidumbre de lo que suceda a futuro
debido al inadecuado sistema de control interno que lleva la empresa Constructora Andrade
Albornoz Cía. Ltda.
4.3.12. Mapa de Riesgos y Matriz De Riesgos
MAPA DE RIESGOS
Es una herramienta que permite identificar los riesgos que presenta la entidad de manera
cualitativa y cuantitativa en las actividades de cada área, permitiendo adoptar estrategias adecuadas
para su mejora.
Una vez analizados los 5 componentes y 17 principios de COSO III a través de los cuestionarios
aplicados a la empresa, se procedió a elaborar un mapa de riesgos de acuerdo a los resultados
obtenidos en la evaluación ; para identificar los riesgos que presenta la empresa Constructora
Andrade Albornoz Cía. Ltda., en las siguientes áreas :
o GERENCIA
o FINANCIERA
o CONTABILIDAD
75
Con el fin de detectar las desviaciones que afectan a la organización, lo cual permitirá adoptar
medidas correctivas para prevenir el riesgo así como tomar decisiones oportunas de acuerdo al
apetito al riesgo (aceptación del nivel de riesgo).
Para la elaboración de esta herramienta útil se tomó en cuenta la probabilidad y el impacto que se
menciona a continuación:
PROBABILIDAD:
Es la probabilidad de ocurrencia o suceso que puede surgir en la empresa Constructora Andrade
Albornoz Cía. Ltda., para considerar el valor de la probabilidad, ha sido basado en la siguiente
escala:
PROBABILIDAD
DESCRIPCIÓN % VALOR CATEGORÍA
Probabilidad de ocurrencia muy alta 81-100 5
CIERTAMENTE
PROBABLE
Probabilidad de ocurrencia casi alta 61-80 4 PROBABLE
Probabilidad de ocurrencia media 41-60 3 POSIBLE
Probabilidad de ocurrencia baja 21-40 2 IMPROBABLE
Probabilidad de ocurrencia muy baja 1-20 1 REMOTA
Elaborado por : Johanna Tumbaco
Fuente: Datos mapa de riesgo CONSTRUCTORA ANDRADE ALBORNOZ CIA LTDA
IMPACTO
De acuerdo a la siguiente tabla se categorizará el impacto frente a los riesgos que puedan suscitarse
en la empresa.
IMPACTO
DESCRIPCIÓN VALOR CATEGORÍA
Riesgo que influye directamente en el cumplimiento de los
objetivos operativos, de información/reporting y de
cumplimiento en la entidad. 5 CATASTRÓFICO
Riesgo que causa significativamente daño en el logro de los
objetivos operativos, de información/reporting y de
cumplimento de la entidad. 4 MAYOR
Riesgo que causaría un deterioro significativo en cualquiera
de los objetivos de la entidad: operativo, de información y
de cumplimiento. 3 MODERADO
Riesgo que se puede corregir en un corto plazo y que no
afecta al cumplimiento de los objetivos operativos, de
información/reporting y de cumplimiento de la entidad. 2 MENOR
Riesgo que puede tener un efecto nulo en la entidad. 1 INSIGNIFICANTE
En: Datos mapa de riesgo CONSTRUCTORA ANDRADE ALBORNOZ CIA LTDA
76
La elaboración del siguiente mapa de riesgos que se presentará a continuación, permitirá obtener
una información detallada del riesgo que mantiene la empresa, permitiendo de esta manera aplicar
propuestas de mejora basado en los 17 principios de COSO III.
A continuación del mapa de riesgos se procederá a realizar la matriz riesgos la cual detalla la
probabilidad y el impacto en las áreas de gerencia, financiera y de contabilidad para lo cual
permitirá, identificar el nivel de riesgo al igual que el apetito al riesgo que debe mantener la
entidad.
Este mapa de riesgos conjuntamente con la matriz de riesgos permitirá de identificar el riego que
posee la organización de manera holística en todas las áreas, de manera que permita aplicar los
principios a nivel general en las áreas identificadas en la matriz , esto facilitará la aplicación de
políticas y procedimientos en las áreas que debe asignar la organización.
La probabilidad y el impacto se reflejan a continuación de la matriz de riesgos el cual permitirá
reconocer el riesgo sea este:
Riesgo Bajo
Riesgo Medio
Riesgo Alto
Riesgo Crítico
Permitiendo reconocer a las áreas con el nivel de riesgo de acuerdo a la calificación establecida.
77
MAPA DE RIESGOS
CONSTRUCTORA ANDRADE ALBORNOZ CÍA. LTDA.
No.
CO
MP
ON
EN
TE
S
DEFICIENCIAS ( MATRIZ EVALUACIÓN DE PRINCIPIOS ) ÁREAS CAUSA TIPOS DE
RIESGOS
PR
OB
AB
ILID
AD
IMP
AC
TO
VALORES
1
EN
TO
RN
O D
E C
ON
TR
OL
1. La Junta Directiva a excepción de los empleados, tienen conocimiento de un
organigrama estructural no definido de la empresa.
Gerencia
La falta de gestión
y compromiso por
parte de la Gerencia
FINANCIERO
REPUTACIONAL
OPERATIVO
5 5
2. La empresa no cuenta con auditor interno.
3. Los empleados desconocen de los objetivos y metas de la entidad.
4.No se han aplicado evaluaciones de desempeño a todo el personal
5. No se cuentan con incentivos, ni capacitaciones para reforzar al personal.
6. La organización carece de sinergia.
7. Las medidas de seguridad adoptadas por la entidad requieren de personal
asignado.
8. Los objetivos no han sido establecidos mediante un proceso estructurado.
9. La asignación de responsabilidades a los empleados ha sido de modo verbal.
2
EV
AL
UA
CIÓ
N D
EL
RIE
SG
O
10. Las operaciones que realiza la entidad han sido de bajo rendimiento.
Contabilidad
y Financiera
El inadecuado
sistema contable y
aplicación de
apetito al riesgo a
los informes
FINANCIERO,
OPERATIVO Y
FRAUDE
4 5
11. El sistema contable que utiliza la empresa no le permite obtener reportes
oportunos al día.
12. La organización presenta reportes que no consideran el fraude.
13. El entorno en el que opera la organización no ha sido evaluada.
14. La administración no considera la tolerancia al riesgo en sus operaciones.
78
No.
CO
MP
ON
EN
TE
S
DEFICIENCIAS ( MATRIZ EVALUACIÓN DE PRINCIPIOS ) ÁREAS CAUSA TIPOS DE
RIESGOS
PR
OB
AB
ILID
AD
IMP
AC
TO
VALORES
3
AC
TIV
IDA
DE
S D
E
CO
NT
RO
L
15. No se han definido políticas ni procedimientos para un adecuado control
interno.
Gerencia
Contabilidad
y Financiera
La falta de innovación
tecnológica y
seguridad a la
información.
OPERATIVO Y
FRAUDE 4 3
16. La tecnología que utiliza la entidad para sus operaciones es poco innovadora.
17. La organización carece de una herramienta de evaluación al control interno.
18. El programa que utiliza el departamento de contabilidad no tiene licencia.
19. No se evalúan las actividades que realizan los empleados.
20. No se utiliza seguridad en el sistema informático.
4
SIS
TE
MA
DE
INF
OR
MA
CIÓ
N Y
CO
MU
NIC
AC
IÓN
21. La organización no cuenta con líneas de comunicación de emergencia.
Gerencia
Contabilidad
y Financiera
El uso de datos poco
fiables y métodos de
comunicación poco
efectivas en todas las
áreas
OPERATIVO 3 2
22. La Gerencia no da uso a las herramientas de gestión que dispone.
23. No se utilizan métodos de comunicación efectivos a nivel interno como
externo.
24. Los empleados mantienen una comunicación limitada con la Junta Directiva
y Gerencia.
5
SU
PE
RV
ISIÓ
N D
EL
SIS
TE
MA
DE
CO
NT
RO
L-
MO
NIT
OR
EO
25. No se aplican controles a las actividades que realiza cada área de la entidad
Financiera y
Contabilidad
La no aplicación de
evaluaciones continúas
a los procesos y la
medición de desempeño
hacia los empleados.
FINANCIERO Y
OPERATIVO 3 2
26. El sistema de información no es evaluado de manera constante en todas las
áreas.
27. El sistema contable que se utiliza es una limitación debido a que no
suministra la información oportuna en tiempo real y a gran rapidez
28. La dirección tiene el desconocimiento de la existencia de deficiencias debido
a que no se ha emitido un informe.
79
MATRIZ DE RIESGOS
PR
OB
AB
ILID
AD
Entre (81-100%) 5 10 15 20 25
Valor 5
4 8 12 16 20
Entre (61-80%) 4
Valor
3 6 9 12 15
Entre (41-60%) 3
Valor
2 4 6 8 10
Entre (21-40%) 2
Valor
1 2 3 4 5
Entre (1-20%) 1
Valor
1 2 3 4 5
INS
IGN
IFIC
AN
TE
ME
NO
R
MO
DE
RA
DO
MA
YO
R
CA
TA
ST
RÓ
FIC
O
IMPACTO
CALIFICACIÓN DE RIESGOS
ÁREAS
Gerencia A
Contabilidad B
Financiera C
Nivel de Riesgo Calificación ÁREAS
Riesgo Bajo
1-5
Riesgo Medio
6-10
A,B,C
Riesgo Alto
12-16
A,B,C
Riesgo Crítico 20-25
A,B,C
A
ENTORNO DE
CONTROL
EVALUACIÓN
DEL RIESGO
A,B
,C
B,
C
A, B, C ACTIVIDADES
DE CONTROL
SISTEMA DE INFORMACIÓN
YCOMUNICACIÓ
N
SUPERVISIÓN
DEL SISTEMA DE
CONTROL-
MONITOREO
B, C
80
4.4. Aplicación COSO III
4.4.1. Entorno de Control y Principios
El ambiente donde se desarrolla las actividades de la empresa Constructora Andrade Albornoz Cía.
Ltda., presenta un riesgo crítico de acuerdo a la matriz de riesgo, donde se ha identificado al área
de gerencia como factor influyente en este componente, por ello que se aplica las siguientes
acciones de acuerdo a los 5 principios de este componente.
ACCIÓN
GERENCIA
PRINCIPIO 1: Demuestra compromiso con la integridad y valores éticos
El área de gerencia para llevar a cabo una adecuada administración con el talento humano, debe
implantar la integridad y valores éticos a través de lo siguiente:
Integridad y valores
éticos
Elaborar un código de ética acorde a sus necesidades.
Realizar capacitaciones de manera mensual.
Sancionar las conductas inapropiadas.
Comunicar irregularidades que se presenten
Elabora un plan estratégico conjuntamente con el personal.
Estándares de
conducta
Definir indicadores relacionados con la conducta de la organización.
Crear incentivos a través de la aplicación de metas de desempeño.
Establecer procedimientos de cumplimiento continuo.
ACCIÓN
JUNTA GENERAL DE SOCIOS
PRINCIPIO 2: Ejerce responsabilidad de supervisión
La Junta Directiva está representado por la Junta General de Socios en la empresa Constructora
Andrade Albornoz Cía. Ltda., el cual debe operar de manera independiente y establecer
responsabilidades de supervisión.
Independencia Entorno de Control: supervisar la definición de estándares de conducta,
evaluación de la integridad y valores éticos, estructuras, responsabilidades y
realizar seguimiento y mejoras identificadas por la Gerencia.
Evaluación de Riesgos: Supervisar la evaluación de riesgos para el logro
de los objetivos efectuados por la administración, considerando factores
internos y externo, además el impacto potencial de los cambios
significativos y fraude.
81
Actividades de Control: Evaluar el desempeño de la gerencia en relación
con las actividades de control, y solicitar información a gerencia con
respecto a la selección, desarrollo y control en las áreas con mayor riesgo.
Información y Comunicación: Analizar, revisar y discutir sobre la
información relacionada con el logro de los objetivos de la organización.
Actividades de Supervisión y Monitoreo: Evaluar y supervisar la
naturaleza y alcance de las actividades de control y deficiencias, interactuar
con los auditores internos y externos para evaluar las estrategias de la
entidad.
Competencia
Profesional
Los miembros de la Junta General de Socios deben tener, la aptitud y
criterio profesional de acuerdo a las responsabilidades que lleven a cabo.
Capacitación y enseñanza práctica, teórica y metodológica sobre su cargo ,
valores corporativos y plan estratégico de la entidad.
Conocer las expectativas de los grupos de interés (accionistas, clientes,
empleados, inversionistas y demás partes).
Experiencia en supervisar, indagar y evaluar a la Alta Dirección
Principio 3: Establece estructura, autoridad y responsabilidad
La empresa Constructora Andrade Albornoz Cía. Ltda., debe considerar lo siguiente para un
adecuado sistema de control interno.
Delegación de responsabilidades:
Todos los miembros de la entidad en cada área de la entidad son responsables del control interno
para ello se propone asignar políticas y procedimientos de control interno a los responsables de
cada área de la entidad.
ÁREA RESPONSABLE
Gerencia Arq. Esteban Andrade
Financiera Ing. María Belén Andrade
Contabilidad Ing. María Belén Soliz
82
PROCESO : Área de Gerencia
Responsable: Arq. Esteban Andrade
Actividades Políticas Procedimientos
Revisa que los
objetivos se cumplan
de manera mensual.
Cada área debe contar por lo
menos con un objetivo a corto
plazo de acuerdo a sus
operaciones
-Revisar la definición de los objetivos
de cada área a ser evaluada.
-Establecer una metodología apropiada
para la evaluación de los objetivos.
-Utilizar todos los recursos necesarios
para la revisión.
-Elaborar un cronograma de trabajo.
-Reportar a través de un informe a la
Junta General y empleados de la
entidad.
Realiza control
presupuestario
Cada proyecto u obra que la
entidad tienda a realizar debe
contar con una proyección
estimada conjuntamente con el
área de finanzas y contabilidad.
-Analizar la proyección estimada del
proyecto u obra proporcionado por
contabilidad.
-Revisar los reportes de ingresos y
gastos actuales.
-Evaluar la gestión de los recursos
asignados en el proyecto u obra.
Pago de cheque a
proveedores
Categorizar a los proveedores
de acuerdo a la necesidad de
adquisición o servicio y
créditos mayores o iguales a 60
días.
-Solicitar un reporte de proveedores a la
fecha al departamento de contabilidad.
-Seleccionar el pago a proveedores de
mayor necesidad y créditos otorgados
por los mismos.
-Revisar el saldo en la cuenta bancaria
antes de realizar el pago.
-Emitir el cheque con los respectivos
datos y firmas de responsabilidad.
83
Visita previamente los
lugares del proyecto.
El lugar asignado para el
proyecto debe contar con
medidas de seguridad.
-Elaborar planos de acuerdo al lugar y
diseño del proyecto.
-Revisar que toda documentación del
lugar del proyecto esté en regla.
-Realizar un estudio técnico del lugar
visitado del proyecto.
Residente de Obra
El residente de obra asignada
para el proyecto u obra debe
ser profesional y responsable
de la construcción.
-Supervisar la obra a todo tiempo.
-Organizar y planificar el trabajo
(recursos a ser utilizados).
-Controlar de manera adecuada los
materiales, mano de obra y maquinaria.
-Emitir informes mensuales del avance
de la obra.
Establece un
cronograma del
proyecto a realizarse
El proyecto u obra a realizarse
debe contar con el tiempo
oportuno para su ejecución.
-Revisar en el contrato del proyecto u
obra el tiempo establecido.
-Definir las actividades a realizarse en
el proyecto u obra.
-Estimar el tiempo que debe durar cada
actividad del proyecto u obra.
-Diseñar el cronograma del proyecto a
través de una herramienta útil como
Microsoft Project
PROCESO: Área Financiera
Responsable: Ing. María Belén Andrade
Actividad Política Procedimiento
Control de Cartera Realizar un historial crediticio
por cliente y definir
condiciones de cobro de
acuerdo al proyecto u obra
culminado
-Solicitar y revisar los reportes de
cartera proporcionados por
contabilidad.
-Identificar los saldos significativos
para el seguimiento respectivo.
84
-Elaborar indicadores de gestión que
permita medir la eficiencia del uso de
recursos como la rotación de
Control de la Conciliación
Bancaria
Elaborar de manera mensual
las conciliaciones bancarias
-Solicitar al departamento de
contabilidad las conciliaciones
bancarias para su revisión.
-Verificar que el saldo de los estados de
cuenta y saldo en libros sean los
correctos.
-Revisar las conciliaciones bancarias
mensualmente para mejor control.
Recibe las facturas y
retenciones
Cada adquisición y prestación
de servicio adquirida por la
entidad debe tener el respaldo
físico necesario y archivado.
-Revisar que los datos de las facturas y
retenciones estén bien registradas al
igual que las firmas de responsabilidad.
-Verificar que los valores emitidos en
las facturas y retenciones sean los
correctos.
-Archivar la documentación necesaria
de manera ordenada que facilite su
búsqueda.
Saca cheques autorizados
por el Gerente General
La chequera que utiliza la
entidad para sus operaciones
cotidianas deben ser revisadas
y emitidas con responsabilidad
-Revisar que la emisión del cheque sea
el correcto.
-Verificar que el valor del cheque
emitido sea el correcto según el soporte
contable.
-Revisar que todos los cheques
autorizados para su emisión estén con la
firma de responsabilidad respectiva.
-Respaldar con copia la salida del
cheque, para archivar en contabilidad.
Gestiona los recursos
financieros
Adoptar medidas de
financiamiento interno como
externo ante cualquier
eventualidad que pueda
presentar la entidad.
-Revisar los presupuestos y balances
para conocer el estado financiero de la
empresa.
-Analizar y planificar un correcto flujo
de fondos.
85
-Elaborar índices de liquidez y
solvencia.
-Diseñar un plan preventivo ante un
posible riesgo financiero.
Revisa y envía los Estados
Financieros al Gerente
General
La emisión de reportes por
cada área debe ser clara y
oportuna para su presentación
al gobierno corporativo
-Solicita los Estados Financieros al
departamento de contabilidad.
-Verificar que estos estados cuenten con
la información necesaria para su
presentación.
-Enviar estos estados aprobados y
revisados para su respectiva
presentación ante cualquier agencia de
reguladora.
-Archivar los ejemplares de respaldo
para la empresa.
Elabora Flujos de Caja
La elaboración de reportes
presupuestados debe
considerar datos históricos.
-Solicitar los reportes financieros de
años anteriores al departamento de
contabilidad.
-Revisar los reportes de ingresos y
gastos a la fecha de corte.
-Analizar lo requerido para la
elaboración del flujo de caja.
-Presentar el Flujo de Caja elaborado a
Gerencia para su aprobación.
86
Proceso: Área de Contabilidad
Responsable: Ing. María Belén Soliz
Actividad Políticas Procedimientos
Registro de la Información
Toda transacción que realice la
entidad para su operación debe
ser respaldada y registrada.
-Solicitar y revisar la documentación
necesaria a los proveedores y clientes.
-Clasificar la documentación para su
respectivo registro en el sistema
contable.
-Archivar toda documentación
registrada.
Realiza las conciliaciones
bancarias mensualmente
Verificar los cheques
emitidos así como los
anulados de manera diaria
-Solicitar al banco los estados de
cuenta con fecha de corte a realizare la
conciliación.
-Revisar el saldo en libro bancos a la
fecha de corte.
-Comparar y revisar los valores de
estados de cuenta y libro bancos.
-Elabora un diseño de conciliación
bancaria
-Registrar los valores cortejados y
revisados para su aprobación en la
conciliación bancaria.
Declaración de impuestos
mensuales
Presentar todo reporte
informativo que solicite las
agencias reguladoras de
control en el país.
-Recopilar la información necesaria de
compras y ventas del mes a ser
declarado.
-Registrar en un formato plantilla los
datos a ser utilizados para la
declaración.
-Verificar datos y valores para su
respectiva declaración.
Presentación de anexos
Presentar todo reporte
informativo que solicite las
agencias reguladoras de
control en el país
-Revisar el impuesto declarado.
-Preparar la plantilla con la
información declarada.
Validar anexo en DIM SRI
Comparar con los datos declarados.
Cargar archivo en SRI
87
Ajustes
Revisar que los ajustes
contables sean pertinentes y
oportunos según las NIIF para
Pymes.
-Verificar en los reportes del sistema
contable los ajustes a realizarse en las
cuentas de mayor.
Reclasificación de cuentas
contables
Las transacciones registradas
deben estar de acuerdo a las
PCGA.
-Identificar las cuentas a ser
reclasificadas.
-Registrar en el sistema contable
Cierre de Balances y
emisión de Estados
Financieros y presentación
de informes
Los Estados Financieros e
informes deben ser
presentados en base a las
fechas establecidas por las
autoridades y sus reglamentos
-Presentación de Balances para ser
aprobados en la Junta.
-Presentar Ejemplares de estos
Estados Financieros a la SC, SRI, y
UAF., respectivamente.
La asignación de responsabilidades en cada área, permitirá a la organización utilizar de mejor
manera los recursos que dispone, además de adoptar medidas de control en las actividades que
realiza cada individuo, el control interno parte de políticas y procedimientos que se asignen a los
responsables para de esta manera optimizar no solo recursos sino el tiempo en ejecutar lo asignado.
Estructura y plan organizacional
Se propuso a la empresa Constructora Andrade Albornoz Cía. Ltda., el siguiente organigrama
estructural de acuerdo a sus necesidades identificadas de manera que los responsables asignados en
cada área identifiquen de mejor manera sus actividades.
Está estructura organizativa propuesta tiene como finalidad conocer de manera global lo que tiene
la organización y lo que se pretende debería establecer para obtener a futuro mejor rendimiento en
la parte administrativa y operativa de la empresa constructora.
88
(PROPUESTA)
Figura 4.2 Organigrama Estructural
Junta General de
Socios
Auditor Externo
Área Operativa Área Administrativa y
de Talento Humano
Asesor Legal
Área Financiera
Gerente General
Contabilidad
Publicidad y Ventas Construcción
Diseño de Proyectos
Residente de Obra
Operarios
89
Figura 4.3 Plan Organizativo
MISIÓN
Satisfacer las necesidades de sus clientes antes, durante y
después de finalizado el proyecto, dando cumplimiento a los
estándares de calidad y plazos comprometidos, generando con
ello experiencia y profesionalismo
Junta General de Socios
- Generar riquezas a través de Inversión
de acciones en otros proyectos
inmobiliarios
- Brindar un excelente servicio al cliente
Área Financiera
- Obtener retornos
financieros
positivos.
- Ofrecer Flujos de
fuentes y usos
proyectados
semestralmente.
Área Operativa
- En el año
empezar con dos
proyectos u obras
más.
Gerente
- Implantar innovación tecnológica
- Aplicar capacitaciones mensuales a los
empleados.
- Optimizar recursos
- Incrementar la productividad
- Contribuir con la comunidad
Contabilidad
- Presentación de
reportes mensuales
de las actividades
del proyecto u
obras avanzados.
- Revisar y registrar
la información
contable del
proyecto u obra a
ejecutarse.
Área Administrativa y de
Talento Humano
- Reclutar y mantener un
equipo de trabajo de
alta calidad para el
área administrativa
como operativa de los
proyectos u obras.
Diseño de Proyectos
- Elaborar planillas de
trabajo de manera
mensual.
- Asignar tiempo a
cada actividad en un
cronograma.
Auditor Externo
- A los informes con
recomendaciones dar
seguimiento.
-Evaluar el control
interno de manera
semestral.
90
Principio 4: demuestra compromiso para la competencia
La empresa Constructora Andrade Albornoz Cía. Ltda., para demostrar un compromiso para atraer,
desarrollar y retener personal competente en base a los objetivos que posee la entidad, se propuso
en el organigrama estructural: el área de Talento Humano de manera que el personal tanto
administrativo como operativo sean capacitados y evaluados de acuerdo a su desempeño cuando
llevan a cabo sus actividades asignadas.
Al ser una empresa constructora, administrada de manera familiar el personal no ha demostrado el
suficiente interés en realizar sus actividades de manera permitan mejorar las operaciones en la
empresa, es por ello que en esta área la persona responsable que se asigne debe contar con el
siguiente perfil:
Profesional
Experiencia
Actitud y aptitud
Ser líder
Solucionar problemas
Es por ello que el área de gerencia debe asumir las responsabilidades en los siguientes momentos
que son:
Selección: debe establecer requisitos adecuados para ser incorporados en la organización.
Inducción: los nuevos empleados deben ser familiarizados con la información general que posee la
empresa como la misión, visión, estructura organizacional, valores corporativos así como de las
instalaciones de la entidad.
Capacitación: se debe realizar el adecuado entrenamiento como capacitación a los empleados
administrativos como la mano de obra que ejecuta el proyecto u obra, para dar a conocer lo que la
organización necesita para alcanzar sus objetivos.
Rotación y Promoción: promover a una movilidad interna en la organización le permitirá mejorar y
conocer a la entidad, además de la promoción a empleados excelentes en su desempeño no solo
laboral sin no como miembro del equipo de trabo al igual como las aportación de innovaciones de
mejora para la organización.
91
CONSTRUCTORA ANDRADE ALBORNOZ CIA. LTDA.
ÁREA: Talento Humano
PROCESO: Selección de Personal
Fecha de elaboración: 10/12/2015
Página :1/1
DIAGRAMA DE FLUJO
INICIO
Puesto Vacante
Publica en el
periódico los
requisitos requeridos
Personal
Entrevista
Entrega Hoja de Vida
Aréa Administrativa y
de Talento Humano
recepta las H.V de
todos los postulantes
Califica
1
1
Aprueba Elimina
Entrega Datos
Firma Contrato
Entrega Puesto
Fin
Rinde Pruebas de
Conocimiento
SI
NO
NO
SI
2
2
Archiva los
datos
Elaborado por: Johanna Tumbaco
Aprobado por: Ing. Mónica Jimbo
92
INICIO
Notificar la incorporación de un nuevo
empleado al área de Gerencia
Se suministra la información general
sobre la organización: misión, visión,
plan estratégico, estructura y políticas
Mostrar las distintas áreas del
establecimiento al nuevo empleado
Presentación de Jefes de trabajo y
compañeros de trabajo
Se informa de las funciones y
responsabilidades del puesto
FIN
Descripción de las políticas y
procedimientos para desempeñar sus
funciones que serán monitoreadas
Elaborado por: Johanna Tumbaco
Aprobado por: Ing. Mónica Jimbo
CONSTRUCTORA ANDRADE ALBORNOZ CIA. LTDA.
ÁREA: Talento Humano
PROCESO: Inducción
Fecha de elaboración: 10/12/2015
Página :1/1
DIAGRAMA DE FLUJO
93
CONSTRUCTORA ANDRADE ALBORNOZ CIA. LTDA.
ÁREA: Talento Humano/Área de Gerencia
PROCESO: Capacitación
Fecha de elaboración: 10/12/2015
Página :1/1
DIAGRAMA DE FLUJO
CAPACITACIÓN
Área de GerenciaÁrea de Administración y Talento Humano
INICIO
Identificar
necesidades de
capación por área
Elaborar
programas de
capacitación
Aprueba
Solicitar propuestas de
capacitación
Seleccionar la propuesta de
capacitación
Elaborar un listado del N° de
participantes
< = 10
Se ejecuta la
capacitación en las
instalaciones de la
empresa
Evaluación
Seguimiento de la
evaluación
FIN
Se ejecuta
capacitación fuera
de la empresa
NO
> = 10
Revisa NO
SI
Elaborado por: Johanna Tumbaco
Aprobado por: Ing. Mónica Jimbo
94
CONSTRUCTORA ANDRADE ALBORNOZ CIA. LTDA.
ÁREA: Talento Humano/Área de Gerencia
PROCESO: Rotación de Personal
Fecha de elaboración: 10/12/2015
Página :1/1
DIAGRAMA DE FLUJO
ROTACIÓN
Área de GerenciaÁrea de Administración y Talento Humano
INICIO
Determinar puestos
estratégicos que requieren
rotar
Propuesta de Rotación de
Personal
Autoriza la
Rotación de
Personal
Notifica al personal
involucrado
Procede a Rotación
Proporciona el respectivo
entrenamiento
FIN
Análisis de Propuesta NO
SI
Elaborado por: Johanna Tumbaco
Aprobado por: Ing. Mónica Jimbo
95
Principio 5: Hace cumplir con las responsabilidades
La organización para llegar a cumplir los objetivos a corto y largo plazo debe contar con medidas
de desempeño que permita evaluar y compensar al talento humano que labora en la entidad es por
ello que se propone como el sistema de evaluación de 360 grados, que, permite al personal ser
evaluado de manera global, ya que se recopila información percibida de sus jefes, subalternos hasta
del propio evaluado.
El área de Talento Humano debe considerar este método para la evaluación al personal tomando en
cuenta los siguientes objetivos de una evaluación de 360 grados.
Conocer el desempeño de cada empleado que labora en cada área
Identificar las áreas que generan oportunidad al empleado
Considerar acciones que motiven y compensen el alto rendimiento del empleado evaluado.
FORMULARIO EVALUACIÓN 360 GRADAOS PARA LOS EMPLEADOS
Constructora Andrade Albornoz Cía. Ltda.
Datos del Evaluado:
Área:
Fecha:
Marcar con una x en las casillas que usted creyere debe tener el evaluado
Evaluadores Gerente
General Compañeros Autoevaluación
Calificación 1 2 3 4 5 1 2 3 4 5 1 2 3 4 5
Desempeño laboral
Asistencia
Liderazgo
Motivación
Toma de decisiones
Soluciona problemas
Tiene gusto por lo que hace
Trabajo en equipo
Destrezas y Habilidades
Iniciativa
Comunicación
Integridad
Confiabilidad
TOTAL
96
Escalas de calificación
ESCALAS CALIFICACIÓN PUNTAJE
Excelente 5 180
Muy Bueno 4 109-179
Bueno 3 73-108
Regular 2 37-72
Insatisfactorio 1 0-36
La aplicación de esta evaluación es aplicada a los siguientes evaluadores:
Gerente: pilar fundamental que debe tener relación directa con sus empleados en todo
momento.
Compañeros: todo miembro de la organización es un equipo que mantiene una relación
directa en todo momento al realizar sus actividades cotidianas.
Autoevaluación: aplicar una autoevaluación así mismo permitirá determinar de la realidad
que dicen sus evaluadores, lo cual permitirá hacer conciencia en sí mismo de cómo se
desempeña en la entidad y como lo ven los demás.
Los resultados obtenidos de este formulario permitirán conocer con mayor exactitud al evaluado, lo
cual es una oportunidad para la empresa; al poder aplicar mejoramiento así como descubrir su
fortaleza para la empresa lo cual se podría hacer a través de entrenamientos y capacitaciones
propuestas para los evaluados y para los evaluadores.
Este formulario de evaluación permitirá además al área de talento humano propuesto en el
organigrama estructural tener mayor seguridad y no incertidumbre en el desempeño de los
empleados.
4.4.2. Evaluación de Riesgos y Principios
En este componente de acuerdo al análisis de la matriz riesgo presenta un riesgo crítico en las área
financiera y de contabilidad debido a la no consideración de riesgos en los informes que presenta
contabilidad, por el uso de hojas electrónicas (elaboración de información en Excel ), por no contar
con un sistema contable oportuno que facilite el trabajo en esta área, y por ende el área financiera
97
no toma acciones que pudiesen presentarse ante este riesgo, es por ello que se propone a través de
este componente la gestión del riesgo a través de los siguientes principios:
Principio 6: Especifica objetivos relevantes
Principio 7: Identifica y analiza los riesgos
Principio 8: Evalúa el riesgo de fraude
Principio 9: Identifica y analiza cambios importantes
Principio 6: Especifica objetivos relevantes
Para la aplicación de este principio se debe tomar en cuenta los siguientes objetivos: operativos, de
información /Reporting y de cumplimiento en las áreas críticas de este componente, para de esta
manera evaluar los riesgos a través de los principios 7, 8 y 9 el cual será en distribuido en una
matriz de riesgo para uso y aplicación de la entidad.
Objetivos Operativos:
Estos objetivos hacen referencia a la efectividad y eficiencia de las operaciones que realiza el área
financiera y de contabilidad, para ello estos objetivos deben estar relacionados con la misión y
visión de la empresa.
Constructora Andrade Albornoz Cía. Ltda.
Misión: Satisfacer las necesidades de sus clientes antes, durante y después de finalizado el
proyecto, dando cumplimiento a los estándares de calidad y plazos comprometidos,
generando con ello experiencia y profesionalismo
Visión: Trascender, brindando bienestar y beneficio a los clientes, además de integrar
nuevas áreas de actividad, manteniendo nuestra prioridad en la calidad técnica, innovación
tecnológica y constructiva.
Objetivo Área Financiera Área de Contabilidad
Operativo Adoptar medidas de
control previo,
concurrente y posterior
en las operaciones que
realiza contabilidad
conjuntamente con su
área para tomar acciones
inmediatas.
Presentar información clara, precisa y
oportuna a través de un sistema contable
confiable que facilite la elaboración de los
Estados Financieros a la persona asignada
en esta área.
98
Objetivos de información /Reporting
Estos objetivos se refieren a la presentación de reportes para el uso de la organización y los
accionistas, proveedores, organismos de control entre otros; estos objetivos se relación con la
preparación de la información financiera y no financiera interno y externo que debe presentar el
área de contabilidad conjuntamente con el área financiera para lo cual se establece lo siguiente:
Objetivos de
información
/Reporting
Área Financiera
Área de Contabilidad
Reporting
Financiero Externo
Toda información
proporcionada por
contabilidad debe ser
revisada por esta área en
cuanto a:
Cuentas anuales
Estados
Financieros
intermedios:
semestrales o
anuales.
Distribución de
utilidades si
tuviese la
empresa.
Los informes preparados deben estar de
acuerdo a los PCGA (Principios de
Contabilidad Generalmente Aceptados),
pertinentes para la contabilidad que lleva a
cabo esta empresa de acuerdo a su
actividad económica de la construcción.
Los Estados Financieros deben estar bajo
NIIF para Pymes para pequeñas y
medianas empresas, donde debe aplicar la
NIC 11 para la contabilización de los
contratos de construcción.
Reporting No
Financiero Externo
Elaborar conjuntamente
con el área de
contabilidad un informe
de control interno de las
operaciones que realizan.
Realizar un plan
estratégico.
Realizar la custodia de activos de los
activos que posee la empresa.
Elaborar un informe de deficiencias
detectadas en la preparación de los
Estados Financieros.
99
Reporting Financiero
Interno
Elaborar un presupuesto
del proyecto u obra antes
de ejecutarse,
considerando datos
históricos presentados
por el departamento de
contabilidad.
Análisis de cartera con
datos solicitados de
contabilidad.
Registrar y mantener al día los reportes de
los siguiente:
o Compra de materiales para el
proyecto
o Garantías entregadas
o Anticipo Subcontratista
o Mano de Obra
o Costos Indirectos
o Proveedores
o Cartera
Reporting No
Financiero Interno
Realizar encuestas de
satisfacción al cliente en
la venta de
departamentos de
proyectos terminados.
Diseñar Indicadores clave
de riesgos una vez
analizada la información
facilitada por
contabilidad.
Utilizar los activos necesarios para el
procesamiento de información de acuerdo
al requerimiento de información que
solicite el área financiera.
100
Objetivos de Cumplimiento
Estos objetivos se encuentran relacionados con el cumplimiento de las leyes y regulaciones que la
empresa Constructora Andrade Albornoz Cía. Ltda., está sujeta a presentar.
Objetivos de
Cumplimientos
Área de Contabilidad
SRI ( Servicio de Rentas
Internas )
Realizar y mantener al día las declaraciones mensuales del IVA y
Retenciones de acuerdo al cronograma establecido por el SRI para
su presentación.
Realizar el formulario 101
Realizar el ICT ( Informe de Cumplimiento Tributario)
UAF (Unidad de Análisis
Financiero)
La persona responsable como oficial de cumplimiento en esta área
debe realizar un informe según los reportes previstos en el artículo
3 de la Ley de Prevención, Detección y Erradicación del Delito de
Lavado de Activos y del Financiamiento de Delitos.
Superintendencia de
Compañías
Elaborar los Estados Financieros bajo NIIF e ingresar la
información en el portal web lo siguiente:
Estado de Flujo de Efectivo
Estado de Cambios en el Patrimonio
Notas a los Estados Financieros
Informe de Auditoría Externa
Informe de Gerente
Acta de Junta General de aprobación de los Estados
Financieros e informes.
Ministerio de Trabajo
Se debe presentar y registrar de acuerdo al cronograma que
establece está entidad lo siguiente:
Décimo Tercer Sueldo
Décimo Cuarto Sueldo
Utilidades
Registro de Contratos
Actas de Finiquito
En todo lo antes mencionado se debe hacer constar las firmas tanto
de los empleados como del empleador para registrar en la página
del ministerio de trabajo.
101
Objetivos de
Cumplimientos
Área de Contabilidad
IESS (Instituto
Ecuatoriano de
Seguridad Social)
La persona encargada debe registrar y generar los siguiente de
acuerdo a lo que presente el empleado.
Afiliación del empleado
Registro de Novedades del afiliado
Horas Extras
Aviso de Salida
Nuevo sueldo
Nuevo cargo
Registro de Acumulación de Fondos de Reserva
Registro y generación de planillas mensuales
El departamento de contabilidad conjuntamente con el área financiera deben revisar la información
y presentar al gerente para su aprobación y por ende cumplir con lo requerido por las agencias de
control que está sujeta la empresa Constructora Andrade Albornoz Cía. Ltda.
Para la aplicación del principio 7 (Identifica y analiza los riesgos), principio 8 (Evalúa el riesgo de
fraude), principio 9 (Identifica y analiza cambios importantes), se diseñó un mapa de riesgos y una
matriz de riesgo para uso interno para lo cual debe considerar lo siguiente:
Mapa de Riesgos
Identificar las áreas de la entidad
Procesos Claves de la organización
Objetivos
Amenazas
Factores externos: riesgos económicos, ambiente natural, factores regulatorios, sociales,
tecnológicos, operaciones extranjeras.
Factores internos: infraestructura, estructura de la administración, personal, tecnología.
Identificar los tipos de riesgo
Determina la respuesta a los riegos: aceptarlo, anularlo, reducirlo o compartirlo.
102
Considera varios tipos de fraude como: reporting fraudulento, pérdida de activos y
corrupción.
Identifica cambios en las actitudes de los empleados, así como en el ambiente externo.
Matriz de Riesgos
Para la elaboración de esta matriz se debe analizar el mapa de riesgo considerando estas tres
variables: probabilidad, impacto y velocidad.
Probabilidad de manifestación del riesgo
Impacto lo que puede causar en la organización
Velocidad la rapidez con la que el impacto se evidenciará en la entidad.
Es por ello que el área de financiera y de contabilidad deben gestionar los riesgos de manera
conjunta de manera que les permita gestionar los riesgos en las operaciones que realizan, además
de considerar el riesgo en los informes emitidos respectivamente para poner en consideración y
conocimiento a gerencia, facilitando aceptar el apetito al riesgo y su tolerancia.
103
MAPA DE RIESGOS PROPUESTO
CONSTRUCTORA ANDRADE ALBORNOZ CÍA. LTDA.
No. ÁREAS PROCESOS
CLAVE OBJETIVOS AMENAZAS
RIESGO TIPOS DE FRAUDE
CAMBIOS
IMPORTANTES CONTROL
PR
OB
AB
ILID
AD
IMP
AC
TO
VE
LO
CID
AD
INTERNO EXTERNO Reporting
Fraudulento
Custodia
de
Activos
Corrupción VALORES
104
RIEGO IDENTICADO
(Probabilidad x Impacto)
Nivel de Riesgo % Velocidad
(Impacto /Riesgo)x 100
A Eficiencia y Eficacia. Bajo Avance del proyecto u obra/Avance total
del proyecto u obra
B Políticas de crédito: cobro
y pago
Medio Ventas a crédito/ventas totales
C Activos de la empresa Alto Valor en Libros/Costo Histórico
D Prestigio de la entidad. Crítico N° Proyectos ejecutados/Proyectos
Estimados
Repuesta a los riesgos que debe considerar la empresa Constructora Andrade Albornoz Cía. Ltda.
CATEGORÍA DESCRIPCIÓN
Aceptación No se toman ninguna acción al no representar una amenaza en la
organización
Anulación Eliminación de actividades innecesarias que dan lugar a riesgos
Reducción Acciones tomadas ante la probabilidad de ocurrencia e impacto
Compartir Transferir o compartir el riesgo para reducir su probabilidad e impacto.
MATRIZ DE RIESGOS PROPUESTO
(PROBABILIDAD X IMPACTO )
PR
OB
AB
ILID
AD
90-100%
70-80%
50-60%
30-40%
0-20%
1 2 3 4 5
INS
IGN
IFIC
AN
TE
ME
NO
R
MO
DE
RA
DO
MA
YO
R
CA
TA
ST
RÓ
FIC
O
IMPACTO
Unidades
Monetarias
105
Tolerancia al Riesgo
Para la organización es importante determinar la cantidad máxima de riesgo que está dispuesta a
aceptar la entidad para lograr cumplir sus objetivos, es por ello que la Junta General de Socios con
gerencia trabajen y realicen acciones correctivas para que operen dentro de la tolerancia de riesgo
aceptado y por ende comunicar a los empleados de toda la organización para ejecutar de mejor
manera las actividades que se realiza.
4.4.3. Actividades de Control y Principios
En este componente se identificó un riesgo alto en las áreas de gerencia, financiera y de
contabilidad; la aplicación de este componente permitirá a la organización adoptar controles en
todos los niveles de la organización a través de la asignación y explicación de nuevas funciones de
control que deberán ejecutar de acuerdo a los siguientes principios:
Principio 10: selecciona y desarrolla actividades de control
ACTIVIDADES
DE CONROL
GERENCIA FINANCIERA CONTABILIDAD
Autorizaciones y
Aprobaciones
- Pago de cheques a
proveedores
- Pago anticipo a
subcontratistas
-Sacar cheques
-Receptar las
facturas y
retenciones
-Emitir facturas y
retenciones.
-Registrar toda información.
-Acceso a claves de SRI,
Superintendencia de
Compañías, IESS, MRL,
Municipio de Quito.
Verificaciones -Informes
presentados por el
área financiera como
de contabilidad
-Conciliación
Bancaria
-Recursos
Financieros
utilizados
-Cartera
-Documentos receptados que
sean del proveedor y cliente
de la empresa.
-De valores, fechas, y firmas
de responsabilidad de los
documentos.
Proceso de
información
-Revisar que toda
información
proporcionada por
las áreas estén
completas y
-Utilizar fuente de
datos internos para
la elaboración de
Flujos de caja
-Registrar los asientos
iniciales.
-Acceso a datos necesarios
para el registro contable
106
ordenadas
Controles Físicos -Todo el proceso de
diseño de obra o
proyecto:
-Cheques
-Los comprobantes
de ingreso por venta
de los
departamentos
-Facturas
-Retenciones
-Comprobantes de Ingreso,
Egreso, Liquidaciones de
Compra,
Notas de Venta
-Los Balances e informes
Indicadores de
Rendimiento
Indicadores de
Rendimientos hacia
los empleados.
-Indicadores de
Gestión
- Eficiencia
-Eficacia
-Indicadores de Rendimiento
Financiero:
Liquidez
Solvencia
Endeudamiento
Rendimiento
Segregación de
Funciones
No requiere No requiere La persona asignada en esta
área hace de contadora,
oficial de cumplimiento y
auditor externo.
Documentación -Manual de políticas
y procedimientos.
-Organigramas
estructurales.
-Estrategias
-Reporte de Control
de Cartera de
manera mensual.
- Todo soporte contable
archivado cronológicamente
y de manera identificable:
ventas, compras, gastos,
sueldos, retenciones,
conciliaciones bancarias
Registro oportuno
y adecuado de las
transacciones y
hechos
-Registro de los
cronogramas de los
proyectos.
-Toda documento
receptado para el
diseño de la obra:
planos, los permisos
respectivos para la
construcción,
-Trámite para la
venta de
departamentos al
cliente
-Todo movimiento
transaccional que se realiza
en el ejercicio económico
107
Principio 11: Selecciona y desarrolla controles generales sobre la tecnología
La organización debe realizar controles a todas las actividades que tiene de por medio a la
tecnología, es por ello que la empresa Constructora Andrade Albornoz Cía. Ltda., debe considerar
los siguientes controles generales a la tecnología.
Controles Generales de Tecnología:
- Mantenimiento de Sofware y Hadware de manera trimestral.
- Revisar el funcionamiento de los programas que utiliza la empresa.
- La información confidencial debe contar con claves de acceso para evitar el plagio o fuga
de información.
- Respaldar toda información que creyere necesaria en el disco local o un USB para mayor
confiabilidad.
Controles a la Seguridad de Información
- La adquisición de cualquier programa debe contar con la respectiva licencia.
- Seguridad en las redes para evitar los hackers, crakers y piratas.
- Confidencialidad: Todo acceso a datos confidenciales debe ser controlado por la persona
responsable.
- Disponibilidad: El acceso debe ser garantizado sin restricciones si está autorizado a obtener
los datos.
- Todo el personal en cada área de la organización debe estar prevenido y capacitado ante
cualquier dificultad que presente en el uso y acceso a información.
- El uso de medios electrónicos como teléfonos celulares, deben ser manipulados de la mejor
manera para evitar la fuga de información.
- Aplicar a las operaciones que se ejecutan para los proyectos u obras deben utilizar
tecnología innovadora para un adecuado control de información.
Principio 12 : Se implementa a través de políticas y procedimientos
Los procedimientos permiten actuar y dirigir las actividades de la organización, para de esta
manera alcanzar los objetivos de la entidad.
En el análisis del mapa de riesgos se identificó que en las tres áreas que mantiene la entidad que
son: el área de gerencia, financiera y de contabilidad carecen de procedimientos que permitan
desarrollar de mejor manera sus actividades rutinarias, para ello se propone definir a través de este
108
principio flujogramas a las siguientes actividades que se identificó previamente en cada área de la
empresa. En los procedimientos de control se identificó las actividades clave que tiene cada área de
la entidad, la cual se presenta a continuación.
ÁREAS ACTIVIDADES CLAVE
Gerencia Residente de Obra
Financiera Elaboración de Flujos de Caja
Contabilidad Presentación de Estados
Financieros
Estas actividades clave representan, necesitan de procedimientos de control de manera que sean de
control para las siguientes actividades que son de estas áreas.
Para la cual se utilizó la siguiente simbología para la elaboración de los flujogramas:
SIMBOLO SIGNIFICADO
Terminador: Inicio y fin de un procedimiento
Decisión: Punto en el cual debo tomar una
decisión de un proceso.
Actividad: representa a la actividad a la cual
hay que describir.
Documento: generado o requerido de acuerdo
al proceso a realizarse.
Multidocumento: refiere a un conjunto de
documentos.
Conector de Página: conecta una actividad
con otra página.
Conector: continuidad de una acción con otra
en la misma página.
Líneas de Flujo: conectan procedimientos
109
CONSTRUCTORA ANDRADE ALBORNOZ CIA. LTDA.
ÁREA: Gerencia
PROCESO: Residente de Obra
Fecha de elaboración: 22/12/2015
Página :1/2
DIAGRAMA DE FLUJO
Flujograma: Procedimientos de control
Área: Gerencia
Proceso: Residente de Obra
Ejecución de la obraPrevias a la iniciación de
la obraAl inicio de la obra Terminación de la obra
Inicio
Elaborar un
presupuesto
para obras
provisionales:
bodegas para los
materiales
La
documentación
para la obra
debe mantenerlo
actualizado y
ordenado
Definir todos
los problemas
que pueden
presentarse en el
terreno para la
construcción
Las
instalaciones
provisionales no
deben afectar el
avance y los
costos de la
obra
Establecer un
archivo de obra
y técnico
administrativo
Revisar la
existencia de
material
solicitado, así
como la
maquinaria
Establecer un
sistema de
seguridad en la
entrada y salida de
materiales de la
bodega
El bodeguero
encargado deberá
llevar tarjetas de
control de los
movimientos de
bodega
Realizar un
inventario físico
mensual de los
materiales en
bodega
Elaborar
finiquitos de la
obra
Verificar los
pagos de fondo
de garantía una
vez entregada la
obra
1 2 3 1
2 3 4
5
Elaborado por: Johanna Tumbaco
Aprobado por: Ing. Mónica Jimbo
110
Flujograma: Procedimientos de control
Área: Gerencia
Proceso: Residente de Obra
Ejecución de la obraPrevias a la iniciación de
la obraAl inicio de la obra Terminación de la obra
Elaborar una orden
de suministros para
la solicitud de
materiales
Identificar las
actividades que se
van a subcontratar
así como elegir al
subcontratista más
conveniente
Preparar un listado
de precios de los
materiales básicos y
proveedores, así
como los costos de
la mano de obra
Poner en
conocimiento a
la mano de obra
directa de sus
obligaciones
Verificar que los
subcontratistas
cuenten con los
materiales, equipos
y maquinarias
necesarias
Supervisión en el
avance de obra a
través de la
elaboración de
planillas
2
1 2 3
2
3
4
5
FIN
Elaborado por: Johanna Tumbaco
Aprobado por: Ing. Mónica Jimbo
CONSTRUCTORA ANDRADE ALBORNOZ CIA. LTDA.
ÁREA: Gerencia
PROCESO: Residente de Obra
Fecha de elaboración: 22/12/2015
Página :2/2
DIAGRAMA DE FLUJO
111
Inicio
Revisar el Estado de
Resultados de manera
mensual
Realizar una estimación
de los ingresos y gastos
de manera trimestral
Verificar las ventas de
departamentos: al
contado y de crédito
Realiza un análisis de
recuperación de cartera
Recuperable a corto plazo
menor o igual a 60 días
Invertir la liquidez de la
empresa en obras futuras
a realizarse
Fin
Elabora el
reporte de
Flujo de Caja
SI
NO
Elaborado por: Johanna Tumbaco
Aprobado por: Ing. Mónica Jimbo
CONSTRUCTORA ANDRADE ALBORNOZ CIA. LTDA.
ÁREA: Financiera
PROCESO: Elaboración de Flujo de Caja
Fecha de elaboración: 22/12/2015
Página :1/1
DIAGRAMA DE FLUJO
112
Inicio
Registro diario de las
transacciones
Recopilación de
información que
sustente toda la
transacción
Ingreso de
Información revisada
al sistema contable
Revisar que el
registro contable
cumpla con lo
requerido las PCGA
Y NIIF para Pymes
Identificar las
cuentas que
necesitan ajustes
Elaborar el
Balance General y
Estado de Pérdidas
y Ganancias de
manera semestral
Fin
Elaborado por: Johanna Tumbaco
Aprobado por: Ing. Mónica Jimbo
CONSTRUCTORA ANDRADE ALBORNOZ CIA. LTDA.
ÁREA: Contable
PROCESO: Elaboración de Informes
Fecha de elaboración: 22/12/2015
Página :1/1
DIAGRAMA DE FLUJO
113
4.4.4. Sistema de Información y Comunicación y sus Principios
Este componente atribuye a no solo captar la información dentro de la organización, sino también a
intercambiarla, para de esta manera poder desarrollar y gestionar las operaciones que se llevan a
cabo; en la matriz de riesgo aplicada a la empresa Constructora Andrade Albornoz Cía. Ltda., se
identificó que este componente mantiene un riesgo medio en las tres áreas de gerencia, financiera y
de contabilidad para lo cual es necesaria la aplicación de los principios que menciona este
componte que son los siguientes:
Principio 13: Usa información relevante
Principio 14: Comunica internamente
Para que la información receptada por cada área contenga datos relevantes para los requerimientos
de información que solicite cualquier grupo de interés interno o externo se debe tomar en cuenta
los siguientes aspectos que menciona este componente:
Contenido
Oportunidad
Actualidad
Exactitud
Accesibilidad
En este componente interviene el personal, los procesos, los datos y la tecnología que utiliza la
entidad de manera que genere, utilice y comunique información para el cumplimiento de sus
objetivos así como el de la visión de la empresa.
La deficiencia en esta entidad se presenta en el uso de datos poco fiables debido al uso tecnológico
poco invertido para la generación de información al igual que la comunicación es no tan accesible
entre todos los empleados que laboran en la entidad dificultado obtener una comunicación abierta y
de apoyo a quien requiera ya sea interna o externamente para el mejoramiento y prevención de
información no considerada en los reportes presentados a las agencias controladoras que mantiene
la empresa para su continuidad en el mercado cada vez más competitivo y exigente a la hora de
presentar información coherente y satisfecha tanto a los miembros de la entidad como a los grupos
de interés que los requieran para su uso.
114
Principio 13: Usa información relevante
Las tres áreas de la entidad debe considerar lo siguiente para el mejoramiento de la comunicación y
uso de la información.
Área de Gerencia
Fuentes de Datos Internos
Comunicar por correos, emails la información necesaria para poner en conocimiento a todo
el personal de lo que se pretenda realizar.
Datos Internos
Integración de nuevo personal
Asignación de responsabilidades
Segregación de Funciones
Quejas de comportamientos
La situación financiera económica y financiera actual que presenta la empresa
Fuente de Datos Externos
Datos receptados de proveedores y clientes
Datos Externos
Opiniones acerca de la entidad
Información de productos competitivos
Información del PIB, la inflación actual que tiene el país
Preferencia de los clientes en cuanto a la venta de departamentos
Decretos establecidos y en vigencia por el SRI, SC, UAF, etc.
Capacitaciones y promociones para el personal
Cronogramas de presentación de información a la agencias de control que está sujeta la
entidad.
115
Área Financiera
Fuente de Datos Internos
Comunicación por correos o emails.
Datos Internos
Análisis Financiero de los Balances
Políticas de cobra y pago
Ingresos y Egresos obtenidos en el periodo económico
Fuente de Datos Externos
Blogs
Publicación de avisos en las portales web de los entes regulatorios
Datos recibidos de los clientes y proveedores
Datos Externos
Información proporcionada por los subcontratistas relacionados con la empresa.
Información de cotizaciones de proveedores para la compra de materiales para la ejecución
de la obra.
Comunicación de nuevas reformas aplicadas al sector inmobiliario
Área de Contabilidad
Fuente de Datos Internos
Comunicación por correo-emails
Información en medios magnéticos (flash, celular)
Comunicado por escrito dirigido a la persona asignada en esta área
Datos Internos
Facturas de venta
Facturas de compras a proveedores
116
Retenciones efectuadas, así como notas de crédito
Reportes ingresados en el sistema contable que utiliza
Fuentes de Datos Externos
SRI
Superintendencia de Compañías
Unidad de Análisis Financiero
Ministerio de Relaciones Laborales
Instituto Ecuatoriano de Seguridad Social
Municipio de Quito
Datos Externos
Cronograma de presentación de anexos SRI
Cronograma de presentación de informes auditoria externa
Cronograma de presentación de Informe a la Unidad de Análisis Financiero
Retenciones emitidas por los clientes
Multas e intereses por presentación de información en el tiempo requerido por las entidades de
control a la cual está, sujeta la empresa.
Principio 14: Comunica Internamente
Cada área de la entidad debe presentar una información de calidad el cual debe cumplir con las
siguientes características como lo propone este componente.
Información accesible
Apropiada
Actual
Protegida
Conservada
Suficiente
Oportuna
Valida
Verificable
117
El área de gerencia, el área financiera y de contabilidad conjuntamente con presentación de
información, verificación y aprobación respectiva debe comunicar a la Junta General de Socios en
un tiempo oportuno lo siguiente:
Informe de Auditoría Externa
Informe de Control Interno
Observaciones y seguimientos en el informe de auditoría externa así como el informe de la
Unidad de Análisis Financiero
Poner en conocimiento de los riesgos que presenta la información proporcionada por
contabilidad
Cambios propuestos de mejora para el siguiente periodo económico.
Los métodos de comunicación efectiva que puede hacer uso la entidad, de manera que asegure el
mensaje que necesite proporcionar a todo el personal es la siguiente:
Correo electrónico-e mails
Memorandos
Sitios web o publicaciones en las redes sociales
Aviso presencial uno a uno
Políticas y procedimientos
Mensajes de texto
Principio 15: Comunica externamente
La empresa Constructora Andrade Albornoz Cía. Ltda., debe comunicar a través del departamento
de contabilidad conjuntamente con el área financiera la siguiente información a los grupos de
interés externo (clientes, proveedores y agentes reguladores de control), la información pertinente
relacionada con el giro del negocio que realiza la entidad como lo siguiente:
Clientes:
Datos declarados con respecto a valores reportados como ingreso para la entidad si lo
requiere el cliente.
Datos generales de la empresa para no generar desconfianza en el cliente
Facilidades de cobro a través de las políticas de crédito que mantiene la empresa al
momento de vender un departamento.
118
Proveedores
Cotizaciones que requiere para la adquisición de insumos para la ejecución de la obra.
Valores vencidos de pago
Políticas de pago que maneja la entidad
Datos generales de los comprobantes de venta emitidos al proveedor para la presentación
de su anexo si lo requiere
Agencias Reguladoras
SRI
Anexos mensuales
Declaraciones del IVA y Retenciones Fuente
Formulario 101
Anticipos de Impuesto a la renta primera cuota y segunda
Superintendencia de Compañías
Reportes Financieros
Informe de Auditoría Externa
Actas de Junta de aprobación de los Estados Financieros
Unidad de Análisis Financiero
Informe de Lavado de Activos
Ministerio de Trabajo
Décimo Tercer Sueldo
Décimo Cuarto Sueldo
Utilidades
Registro de Contratos
Registro de Actas de Finiquito
IESS
Planillas mensuales de aportaciones
119
Avisos de entrada y salida
Horas Extras
Modificación de Sueldos
4.4.5. Supervisión del Sistema de Control-Monitoreo y Principios
En este componente a través de la matriz de riesgo se identificó que el área de contabilidad como el
área financiera tienen un riesgo medio en cuanto al proceso de monitoreo y seguimiento que se
deben llevar a cabo en las procedimientos que realiza cada área por ello se menciona a los
siguientes principios para que se lleve una adecuada supervisión del control interno y estos son:
Principio 16: Conduce evaluaciones continuas y/o independientes
Evaluaciones Continuas
La empresa Constructora Andrade Albornoz Cía. Ltda., debe llevar evaluaciones continuas en el
área de Financiera en los siguientes procesos.
Elaboración de Flujos de Caja
Control de Cartera
El área de contabilidad debe llevar evaluaciones continuas en lo siguiente:
El sistema contable que actualmente manejan
El uso de hojas electrónicas para elaborar las Estados Financieros
La recopilación de información en Excel
Los Costos incurridos en el proyecto u obra
El acceso de información: clientes, proveedores, reportes que tiene el sistema contable
Evaluaciones Independientes
Auditoría externa
La persona asignada en el área de contabilidad realiza la auditoría externa por lo cual se debe dar
seguimiento y evaluación a todo el proceso de auditoría que se debe llevar a cabo según la NIAS (
Normas Internacionales de Auditoría y control de calidad)., de manera que cumpla con lo
requerido:
120
NIA 200-299 Principios generales y responsabilidades
NIA 300-499 Evaluación y Respuesta a los riesgos evaluados
NIA 500-599 Evidencia de auditoría
NIA 600-699 Utilización de trabajo de terceros
NIA 700-799 Conclusiones y dictamen de auditoría
Principio 17: Evalúa y comunica deficiencia
De acuerdo a la aplicación de los cuestionarios por principio a cada componente, se halló varias
deficiencias en toda la organización, que representa un riesgo crítico en todas las áreas que posee la
entidad; esté principio hace énfasis en el seguimiento que se debe realizar a las deficiencias
detectadas, una vez evaluadas y comunicadas al personal de la entidad.
Para las deficiencias que presenta la empresa Constructora Andrade Albornoz Cía. Ltda., se
propone definir actividades de supervisión, que se asigna a la persona responsable del área
encargada, de manera que estas deficiencias se conviertan en oportunidades de mejora para llevar a
cabo una adecuada gestión, además de poner en conocimiento a los empleados de la entidad para
que se trabaje en equipo, facilitando así el cumplimiento de estas actividades que se propone
realizar y por ende facilitar y apoyar la gestión del gerente general, además de cumplir con los
objetivos de la entidad.
En las áreas que tiene la organización se identificó varias deficiencias, para lo cual se propone las
siguientes actividades de supervisión.
121
CONSTRUCTORA ANDRADE ALBORNOZ CÍA. LTDA.
ACTIVIDADES DE SUPERVISIÓN
Área de Gerencia
Responsable: Arq. Esteban
Andrade
- Definir una estructura de supervisión de acuerdo a las necesidades de
la empresa.
- Evaluar la actuación de los empleados así como de la Alta dirección.
- Comunicar adecuadamente la misión, visión y valores a la
organización.
- Promover la comunicación hacia a la Alta Dirección y viceversa.
- Examinar la información financiera y contable y presentar diferentes
puntos de vista.
- Solicitar la información necesaria sobre el diseño, desarrollo e
implementación de actividades de control.
- Realizar el seguimiento correspondiente a las deficiencias detectadas.
- Identificar oportunidades de mejora.
- Considerar factores internos como externos, considerando los riesgos
que puedan presentarse para la organización.
- Realizar conjuntamente con los empleados y comunicar a la alta
dirección la definición de objetivos así como la estructura
organizativa.
Área de Contabilidad
Responsable: Ing. María Belén
Soliz.
- Evaluar los reportes que genera el sistema contable.
- Considerar los riesgos en la presentación de información.
- Comunicar de cualquier deficiencia que presenta la organización en su
rendimiento económico y financiero.
- Solicitar a Gerencia un mejor sistema informático para el desarrollo
de las actividades que se realiza en esta área.
Área Financiera
Responsable: Ing. María Belén
Andrade.
- Definir control a las actividades que realiza la empresa en cada
proyecto que debe ejecutar, antes durante y después del mismo.
- Adoptar medidas de comunicación efectivas para uso interno como
externo.
- Evaluar los reportes emitidos por contabilidad.
- Comunicar a Gerencia de cualquier riesgo que se presente en la
información.
- Adoptar medidas de seguridad a la información.
- Evaluar las actividades que realiza la persona asignada en
contabilidad.
- Realizar una evaluación al uso de tecnología que utiliza la
organización.
122
CAPÍTULO V
5. CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES
5.1. Conclusiones
- La empresa Constructora Andrade Albornoz Cía. Ltda., dedicada a las actividades de
la construcción, básicamente no tiene conocimiento del sistema de control interno bajo
el modelo COSO III y de ningún otro método que permita aplicar a la organización un
control interno eficiente de acuerdo a las necesidades que requiere la entidad.
- La empresa carece de un control interno formal y documentado, que permita utilizar
de manera eficiente y eficaz los recursos que dispone la organización con el talento
humano y la tecnología; por lo que no existe un control adecuado y oportuno en las
operaciones y en la seguridad y calidad de la presentación de información a los
organismos de control.
- La empresa no cuenta con la definición y documentación de objetivos, políticas,
procedimientos, y estructura organizativa, que permita a los miembros de la
organización y grupos de interés, conocer a la organización, lo que ha dificultado tener
una adecuada gestión administrativa, en cuanto a la segregación de funciones y
rotación del personal.
- Al proponer un sistema de control interno basado en el modelo COSO III, que provee
un enfoque integral y uso de herramientas para un control interno eficiente a través de
la aplicación de los 17 principios en la organización, que permite realizar un análisis a
las actividades que realiza la empresa en cada área, identificado las deficiencias que
pueden representar un posible riesgo para la entidad.
- Al definir los procedimientos de control interno así como los objetivos de operación,
de información /reporting y de cumplimiento en cada área de la entidad basado en el
modelo COSO III, permita a la organización estar preparada ante cualquier posible
riesgo que se presentase en cualquier tiempo y lugar, además de mejorar
continuamente en las deficiencias que se detecte en el entorno de la organización.
123
5.2. Recomendaciones
- La empresa Constructora Andrade Albornoz Cía. Ltda., para mantener y mejorar su
rendimiento de manera eficiente y eficaz en las actividades administrativas como
operativas, debe implementar un Sistema de Control Interno en base al modelo COSO III,
de manera que contribuya a una seguridad razonable en el cumplimiento de sus objetivos y
mejora continua en los procesos de la entidad.
- La administración actual de la empresa necesita realizar estudios continuos del control
interno, del riesgo y su tolerancia para que capaciten al personal y se tome importancia de
la aplicación del control interno en la organización, para enfrentar cualquier eventualidad
que se presente en las actividades que realiza la entidad.
- La empresa debe definir, comunicar y documentar objetivos generales y específicos a
corto, mediano o largo plazo de acuerdo a las necesidades de cada área de la entidad,
conjuntamente con todos quienes conforman la organización para alcanzar la visión que
tiene la empresa constructora Andrade Albornoz Cía. Ltda.
- La empresa debe establecer un manual de políticas y procedimientos de manera que
establezca un control en las actividades así como en las funciones y responsabilidades que
deben desempeñar los empleados en cada puesto asignado en la entidad.
- Es necesario que la empresa constructora defina e involucre en su estructura organizativa
actual el área de talento humano para mejorar el desempeño y evaluación al personal
administrativo y operativo que requiere la organización en cuanto a la contratación de
nuevo personal.
- La empresa debe aplicar un sistema contable de acuerdo a la necesidad de la organización,
con licencia de manera que ayude al área financiera y de contabilidad obtener información
clara y oportuna para la elaboración de reportes que se debe presentar a los organismos de
control y grupos de interés interno como externo.
- La empresa debe hacer uso del presente método COSO III, que permita a la dirección y a
los diferentes departamentos de la organización, administrar de manera adecuada, clara y
oportuna los riesgos a través de las distintas actividades basado en los 17 principios de este
método, de manera que garantice un control interno efectivo.
124
BIBLIOGRAFÍA
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COSO 2013. Recuperado el 30 de Agosto de 2015, de www.pwc.com:
http://www.pwc.com/mx/es/publicaciones/archivo/2014-02-punto-vista.pdf
Ávila, J. (7 de Mayo de 2009). Medición y control de riesgos financieros en empresas del sector
real:Pontifica Universidad Javeriana. Facultad de Ciencias Econòmicas. Recuperado el 3
de Agosto de 2015, de repository.javeriana.edu.com:
http://repository.javeriana.edu.co/bitstream/10554/9542/1/tesis01.pdf
Barrios, V. (30 de Enero de 2011). Ambiente Externo de las organizaciones. Recuperado el 14 de
mayo de 2015, de www.academia.edu:
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128
ANEXOS
129
Anexo A Cuestionario de Principios – Entorno de Control
No. Principio 1: Demuestra compromiso con la integridad y Valores Éticos SI NO DESCRIPCIÓN
DE
DEFICIENCIA
1 La organización demuestra compromiso con la integridad y los valores éticos No existe la
definición escrita
de un código de
ética
2 La Junta Directiva ha demostrado a través de sus acciones la importancia de la
integridad y valores éticos en toda la entidad.
3 Se ha definido estándares de conducta a todos los niveles de la organización
4 Se ha establecido procedimientos de cumplimiento en el desempeño de cada
individuo de la entidad de manera continua o periódica
5 Existe fuerza de liderazgo de la alta gerencia hacia los empleados
Anexo B Cuestionario de Principios –Entorno de Control
No. Principio 2: Ejerce responsabilidad de supervisión SI NO DESCRIPCIÓN
DE
DEFICIENCIA
1 La Junta Directiva entiende el negocio y las expectativas del grupo de interés
2 La Junta Directiva supervisa y cuestiona objetivamente el trabajo de la
administración
3 La organización cuenta con personal competente, que tenga una formación
adecuada, de acuerdo a la responsabilidad que tenga en el área designada.
4 Existe un área que mida el nivel de competencia y aptitudes de cada persona,
requerido para las distintas áreas de la entidad.
5 Se realiza capacitación y enseñanza práctica a los empleados de manera que
comprendan los objetivos y metas de la entidad.
6 Realiza procesos de supervisión alineados con los objetivos de la entidad
7 Considera factores externos como internos que puedan suponer riesgos que afecten
a la consecución de los objetivos.
No definido en un
documento
8 Realiza valoración a la innovación que posea la organización en cuanto a la
tecnología
9 Evalúa el desempeño de la alta dirección en relación a la actividades de control
10 Revisa y discute la información relacionada con los objetivos de la empresa
11 Presenta sus criterio en cuanto a la información recibida de la partes interesadas
externas
Se realizan
reuniones no
previstas para
hablar del tema
130
12 Interactúa con la Administración, auditores internos y externos y demás grupos de
interés
No cuentan con
auditor interno
No. Principio 3: Establece estructura, autoridad, y responsabilidad SI NO DESCRIPCIÓN
DE
DEFICIENCIA
1 La Administración a asignado autoridad y responsabilidades en cada unidad que
opera dentro de la organización
2 La Junta Directiva y la Administración conocen la estructura organizacional que
posee la entidad
No existe la
definición de
organigramas
3 Existe autogestión en cada actividad que realizan los operarios
4 Todo el personal responde ante su accionar cómo repercute en el logro de los
objetivos
5 Existen delegaciones designadas en las actividades que se llevan a cabo Cada empleado
conoce de manera
verbal la
actividad
designada
6 La Filosofía que lleva a cabo la organización a permitido adaptarse a cambios que
pudiese afectar a la entidad
7 La Alta Gerencia a definido la estructura organizacional así como un plan
estratégico
8 Se ha establecido vías adecuadas de comunicación
9 Existe un Comité de control
No. Principio 4: Demuestra compromiso para la competencia SI NO DESCRIPCIÓN
DE
DEFICIENCIA
1 La organización demuestra compromiso a la hora de desarrollar y retener
profesionales competentes
2 La organización cuenta con el Área de Recursos Humanos que facilite el
reclutamiento, capacitación y evaluación de cada individuo.
3 El personal ha sido tratado y conducido de manera adecuada para conseguir
mayor rendimiento.
4 La Dirección realiza rotación del personal Existe un
empleado que es
multifuncional en
131
la entidad
5 Al personal se han aplicado sanciones disciplinarias
6 El personal está preparado ante cualquier eventualidad a medida que la empresa
se enfrente a cambios más complejos
7 La Administración mide el nivel de desempeño de cada individuo relación al
cumplimiento de los objetivos y conductas esperadas
8 Se proporciona incentivos para motivar y reforzar al personal
No. Principio 5: Hace cumplir con las responsabilidades SI NO DESCRIPCIÓN
DE
DEFICIENCIA
1 La Administración y la Junta Directiva establecen medidas de desempeño,
incentivos y otras compensaciones apropiadas para la responsabilidad en
todos los niveles de entidad
2 Existe sinergia en cada actividad que realiza la entidad
3 Se motiva el liderazgo hacia los empleados responsables en cada área
4 Se promueve una cultura de responsabilidad y competencia
5 El personal ha demostrado en el periodo 2014, tener un buen rendimiento
en sus funciones
132
Anexo C Cuestionario de Principios –Evaluación de Riesgos
No. Principio 6: Especifica objetivos relevantes SI NO DESCRIPCIÓN
DE
DEFICIENCIA
1 La organización ha definido de manera suficientemente clara los objetivos.
2 Se ha establecido objetivos asociados con los diferentes niveles de la entidad.
3 Existen objetivos operativos, de información y de cumplimiento
4 Se ha realizado estrategias para alcanzar los objetivos
No. Principio 7: Identifica y analiza los riesgos SI NO DESCRIPCIÓN
DE
DEFICIENCIA
1 Alguna vez se ha identificado factores internos como externos que afecten a la
organización
2 Se ha llevado a cabo una evaluación de riesgos a nivel de transacciones
3 Ha sufrido la entidad impactos desfavorables debido a la falta de gestión de
riesgos
4 La organización ha trabajado dentro de la tolerancia del riesgo considerada por
la Administración
No. Principio 8: Evalúa el riesgo de fraude SI NO DESCRIPCIÓN
DE
DEFICIENCIA
1 La Administración ha considerado posibles actos de corrupción dentro de la
organización
2 Los servicios externos que solicita la Administración para el funcionamiento de la
entidad han demostrado posibles actos de corrupción
3 La organización en si conoce los tipos de fraude que pueden afectar a sus
operaciones
4 Alguna vez ha existido información errónea en la presentación de los Estados
Financieros
5 La organización ha identificado diversas maneras de cómo puede ocurrir la
presentación de fraudes en los reportes
6 La Administración para el desarrollo de sus actividades lleva a cabo controles que
supervisen las acciones con terceras partes
133
No.
Principio 9 : Identifica y Analiza cambios importantes
SI
NO
DESCRIPCIÓN DE
DEFICIENCIA
La Organización ha identificado y evaluado cambios en:
1 El Ambiente Externo
2 Cambios físicos del ambiente
3 Cambios en el modelo de negocio
4 Adquisiciones y ventas de activos significativos
5 Operaciones extrajeras
6 Crecimiento rápido
7 Nuevas tecnologías
8 Cambios significativos del personal
No. Principio 10 : Selecciona y desarrolla actividades de control SI NO DESCRIPCIÓN
DE
DEFICIENCIA
1 La Dirección realiza un seguimiento a todos los procesos de la entidad que se
llevan acabo
2 La organización cuenta con un sistema de información sofisticado
3 Se han aplicado controles preventivos, de detección y correctivos ante cualquier
eventualidad
No definidos en
un plan de acción
4 Se ha verificado la existencia de confiabilidad de información por parte de la
Dirección
5 Existen autorizaciones y aprobaciones en las transacciones y tareas más relevantes
de la organización
6 Se realizan verificaciones que comprendan comparaciones entre dos o más ítems
7 Existen algún proceso de información
8 Se realizan controles físicos de lo que posee la organización
9 La organización cuenta con indicadores de rendimiento
10 Existe segregación de funciones
11 Toda transacción o hecho significativo es documentada adecuadamente
12 Existe un registro oportuno y adecuado de las transacciones y hechos
13 El acceso de información de los recursos, activos y registros cuentan con
mecanismos de protección
14 Existe rotación de personal en las tareas claves
15 La organización cuenta con auditoría interna independiente
134
16 Alguna vez los controles que se han llevado a cabo en la organización se han
basado en modelos de autoevaluación (COSO y MISIL)
Anexo D Cuestionario de Principios –Actividades de Control
No. Principio 11: Selecciona y desarrolla controles generales sobre tecnología SI NO DESCRIPCIÓN
DE
DEFICIENCIA
1 Cuenta la organización con tecnología que apoye los procesos del negocio
2 Existe control en el procesamiento de información en cada área de la entidad
3 Utiliza la entidad información necesaria para el registro de las transacciones
4 La organización actualmente utiliza licencias con el fin de asegurar un adecuado
uso de la tecnología y sistemas de información
5 Existe normativas en cuanto al desarrollo y mantenimiento de programas
6 Se ha implementado restricciones en la utilización de información por personas no
autorizadas
7 Para seguridad y control de las redes se utilizan contraseñas o claves al personal
asignado
No. principio 12: Se implementa a través de políticas y procedimientos SI NO DESCRIPCIÓN
DE
DEFICIENCIA
1 En cada área de la organización se han desplegado actividades de control a través de
políticas y procedimientos
2 La organización cuenta con personal competente
3 Se han tomado acciones correctivas en el momento apropiado ante cualquier
eventualidad
4 Ha existido una evaluación constate en las actividades que realiza cada individuo para
eliminar actividades innecesarias
5 Existe una supervisión en cuanto al tiempo que se lleva a cabo cada actividad asignada
al personal
No. Principio 13: Usa información relevante SI NO DESCRIPCIÓN
DE
DEFICIENCIA
1 La organización genera y usa información relevante y de calidad
2 La administración obtiene información de la fuente de datos internos como externos
3 Los datos obtenidos por la Administración son útiles y relevantes para la
transformación de información
135
4 La información que genera cada área es oportuna, actual, precisa y accesible
5 La Alta Gerencia y la Administración tienen conocimiento de una herramienta de
gestión denominada COBIT
6 La información es verificable y válida ante cualquier eventualidad que presente la
entidad
No. Principio 14: Comunica internamente SI NO DESCRIPCIÓN
DE
DEFICIENCIA
1 La organización comunica internamente la información, incluyendo objetivos y
responsabilidades para el control interno
2 Existe comunicaciones regulares o frecuentes entre la Administración y la Junta
Directiva
3 En toda la entidad existe canales adecuados de comunicación
4 La organización utiliza algún método de comunicación que implique a nivel interno
como externo
5 Ha existido limitaciones en la comunicación de su personal
136
Anexo E Cuestionario de Principios –Supervisión y Monitoreo
No. Principio 16: Conduce evaluaciones continuas y/o independientes SI NO DESCRIPCIÓN
DE
DEFICIENCIA
1 La organización lleva a cabo evaluaciones continuas en los diferentes niveles
de la entidad
2 Cada área de la entidad suministra información oportuna que permita ser
evaluada y supervisada
3 La tecnología que utiliza la organización permite la revisión eficiente de la
información
4 La organización lleva a cabo investigaciones que ayuden a la evaluación de la
entidad
5 La Administración determina qué tipo de evaluación es apropiado a realizarse
6 Existe en la entidad evaluaciones independientes que ayuden a las actividades
de monitoreo y supervisión
No. Principio 17: Evalúa y comunica deficiencia SI NO DESCRIPCIÓN
DE
DEFICIENCIA
1 Las partes responsables de la organización aplican medidas correctivas ante
cualquier deficiencia detectada
2 Se comunica oportunamente a las partes indicadas de la organización sobre las
deficiencias o debilidades encontradas
3 En la actualidad la Dirección está enterada de lo que no está funcionando de
manera adecuada en la organización
4 Se evalúa el desempeño del Talento Humano en los procesos que llevan a cabo
para el cumplimiento de los objetivos
5 Se comunica a toda la organización las observaciones y seguimientos
detectados por los agentes de regulación