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1
UNIVERSIDAD CENTRAL DEL ECUADOR
FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS
CARRERA DE CONTABILIDAD Y AUDITORIA
ANÁLISIS DE LOS PROCESOS DEL ÁREA CONTABLE DE LA OPERADORA
TURISTICA Y AGENCIA DE VIAJES EXPEDITIONTOURS S.A EN LA CIUDAD
DE QUITO.
AUTORA: JESSICA ALEJANDRA CAIZA TACO
INGENIERA EN CONTABILIDAD Y AUDITORÍA,
CONTADORA PÚBLICA AUTORIZADA.
DIRECTOR: MBA. TRUJILLO AVILES MOISES NIKOLAY
QUITO, DM ENERO DEL 2016
ii
Caiza Taco Jessica Alejandra (2016). Análisis de los procesos del área contable de la
Operadora Turística y Agencia de Viajes Expeditiontours S.A en la ciudad de Quito. Trabajo
de investigación para optar por el grado de Ingeniera en Contabilidad y Auditoría, Contadora
Pública Autorizada. Facultad de Ciencias Administrativas. Carrera de Contabilidad y
Auditoría. Quito: UCE 149 p.
iii
DEDICATORIA
Primeramente a Dios por haberme dado la sabiduría y la oportunidad de salir adelante, durante los
años de estudio y sobre todo por brindarme salud para cumplir mi sueño.
A mis padres por el apoyo incondicional, por los valores que me han inculcado y por el esfuerzo
diario que han hecho por verme formada como una profesional.
A mis adorados hermanos conjuntamente con mis sobrinos por brindarme ánimos durante todos estos
años de carrera universitaria, apoyándome con sus palabras de ánimo y jamás dejarme vencer.
Jessica Alejandra Caiza Taco
iv
AGRADECIMIENTO
A mi querida Universidad, la cual me dio la oportunidad de surgir profesionalmente, durante todo
estos años.
A mis queridos docentes que influyeron mucho en la perseverancia de alcanzar nuestras metas, y
enseñarnos amar a nuestra carrera.
A mi director de tesis Msc Nicolay Trujillo quien con toda su paciencia, fue mi guía durante este
tiempo para poder culminar mi trabajo de titulación con ideas innovadoras y ánimos para conseguir
mi tan anhelada meta.
Jessica Alejandra Caiza Taco
v
APROBACIÓN
vi
APROBACIÓN
vii
LUGAR DONDE SE REALIZO LA INVESTIGACIÓN
viii
CONTENIDO
DEDICATORIA .......................................................................................................................... ii
AGRADECIMIENTO ............................................................................................................... iv
APROBACIÓN ........................................................................................................................... v
APROBACIÓN .......................................................................................................................... vi
LUGAR DONDE SE REALIZO LA INVESTIGACIÓN ..................................................... vii
ABSTRACT ............................................................................................................................... xv
INTRODUCCIÓN ...................................................................................................................... 1
CAPÍTULO I ............................................................................................................................... 2
1. GENERALIDADES .................................................................................................................. 2
1.1. Antecedentes ...................................................................................................................... 2
1.2. Base legal ............................................................................................................................ 3
1.3. Direccionamiento Estratégico ........................................................................................... 7
1.3.1. Misión ......................................................................................................................... 7
1.3.2. Visión .......................................................................................................................... 8
1.3.3. Objetivos de la empresa ............................................................................................ 8
1.3.4. Políticas....................................................................................................................... 9
1.3.5. Principios y Valores. ................................................................................................ 10
1.3.6. Matriz F.O.D.A de la empresa ............................................................................... 10
1.3.7. Estrategias ................................................................................................................ 13
1.5.3. Estructura Organizacional ..................................................................................... 15
CAPITULO II ........................................................................................................................... 16
2. ANÁLISIS SITUACIONAL ................................................................................................... 16
2.1. Cadena de valor de la empresa....................................................................................... 16
2.2. Inventario de Procesos del Departamento Contable .................................................... 19
2.3. Cadena de Valor de los procesos del Departamento Contable .................................... 22
2.4. Análisis Externo ............................................................................................................... 23
2.4.1. Clientes. .................................................................................................................... 23
2.4.2. Proveedores .............................................................................................................. 26
2.4.3. Competencia ............................................................................................................. 32
2.5. Factores Externos ............................................................................................................ 32
2.5.1. Aspecto Social .......................................................................................................... 32
2.5.2. Aspecto Político ........................................................................................................ 33
ix
2.5.3. Aspectos Tecnológicos ............................................................................................. 33
2.5.4. Aspecto Cultural ...................................................................................................... 34
2.6. Procesos del área contable ............................................................................................. 35
2.6.1. Proceso de pago a Proveedores .............................................................................. 35
2.6.2. Proceso de cobro al cliente ...................................................................................... 45
2.6.3. Facturación de las Ventas / FILE ........................................................................... 54
2.3. Matriz F.O.D.A. ............................................................................................................... 58
2.3.3. .............................................................................................................................................. 58
CAPITULO III .......................................................................................................................... 61
3. MARCO TEORICO CONCEPTUAL ................................................................................... 61
3.1. Procesos ................................................................................................................................. 61
3.2. Objetivos................................................................................................................................ 61
3.3. Métodos de Evaluación. .................................................................................................. 61
3.3.1. Cuestionario. ................................................................................................................. 61
3.3.3. Diagramas de Flujo ....................................................................................................... 62
3.4. Informe COSO II-ERM .................................................................................................. 64
3.4.1. Antecedentes. ................................................................................................................. 64
3.4.2. Objetivos. ............................................................................................................................... 64
3.4.3. Componentes. ........................................................................................................... 65
3.5. Indicadores de Gestión .................................................................................................... 66
3.5.1. Definición. ...................................................................................................................... 66
3.5.2. Características ............................................................................................................... 67
3.6. Matrices ............................................................................................................................ 69
3.6.1. Definición ....................................................................................................................... 69
3.6.2. Objetivos........................................................................................................................ 69
3.6.3. Clasificación ............................................................................................................. 70
3.7. Modelo EFQM de Excelencia ......................................................................................... 71
3.7.1. Procesos .......................................................................................................................... 71
3.8. Matriz REDER} ............................................................................................................... 71
CAPITULO IV .......................................................................................................................... 72
4. ANALISIS DE LOS PROCESOS DEL ÁREA CONTABLE DE LA OPERADORA
TURISTICA Y AGENCIA DE VIAJES EXPEDITIONTOURS S.A ........................................ 72
Tabulación encuesta de control interno/ contador. Continuación .......................................... 86
Tabulación encuesta de control interno/ contador ............................................................... 88
4.2.3. Flujogramas Mejoramiento Proceso de pago a Proveedores ................................. 105
4.2.5. Flujogramas Mejoramiento Proceso de Cobro a clientes / Transferencias ........... 123
4.2.6. Flujogramas Mejoramiento Proceso de facturación FILE ..................................... 129
x
CAPITULO V .......................................................................................................................... 136
BIBLIOGRAFÍA ..................................................................................................................... 140
ANEXOS .................................................................................................................................. 143
xi
LISTA DE TABLA
TABLA 2.1. CUADRO DE FACTURACIÓN DE PROVEEDORES EXPEDITIONTOURS S.A EN LAS CIUDADES
MÁS IMPORTANTES, SERVICIO DE ALOJAMIENTO. ......................................................................... 27
TABLA 2.2. CUADRO DE FACTURACIÓN DE PROVEEDORES EXPEDITIONTOURS S.A EN LA CIUDAD DE
QUITO. ........................................................................................................................................... 28
TABLA 2 3. CUADRO DE FACTURACIÓN DE PROVEEDORES EXPEDITIONTOURS S.A EN LA CIUDAD DE
GUAYAQUIL. .................................................................................................................................. 29
TABLA 2.4. CUADRO DE FACTURACIÓN DE PROVEEDORES EXPEDITIONTOURS S.A EN LA CIUDAD DE
CUENCA. ........................................................................................................................................ 30
TABLA 2.5. CUADRO DE COSTOS INDIRECTOS QUE INTERVIENEN EN LOS PROCESOS. ........................ 101
xii
LISTA DE FIGURAS
FIGURA 1.1 UBICACIÓN DE LA OPERADORA U AGENCIA DE VIAJES EXPEDITIONTOURS S.A ......... 2
FIGURA 1.2 . ORGANIGRAMA ESTRUCTURAL DE LA EMPRESA EXPEDITIONSTOURS S.A .................... 15
FIGURA 2.3. PORCENTAJE DE HOTELES DE GUAYAQUIL ...................................................................... 30
FIGURA 2.4. PORCENTAJE DE HOTELES DE CUENCA ............................................................................ 31
FIGURA 2.5. FLUJOGRAMA PROCESO PAGO A PROVEEDORES. .............................................................. 35
FIGURA 26. FLUJOGRAMA PROCESO PAGO A PROVEEDORES/PREPAGOS .............................................. 42
FIGURA 2. 7. FLUJOGRAMA PROCESO COBRO A CLIENTE/TARJETA BANCO DEL AUSTRO ..................... 45
FIGURA 2. 8. FLUJOGRAMA PROCESO COBRO A CLIENTES /TRANSFERENCIAS DEL EXTERIOR ............ 50
FIGURA .29. FLUJOGRAMA PROCESO FACTURACIÓN FILES .................................................................. 54
xiii
ANEXOS
ANEXO A LICENCIA ÚNICA PARA EL EJERCICIO DE LAS ACTIVIDADES ECONÓMICAS ...................... 143
ANEXO B REGISTRO ÚNICO DE CONTRIBUYENTES ............................................................................ 144
ANEXO C PATENTE DE OPERACIÓN TURÍSTICA .................................................................................. 145
ANEXO D UBICACIÓN GEOGRÁFICA DE LA EMPRESA ......................................................................... 146
ANEXO E EXTRACTO DE CONSTITUCIÓN ............................................................................................ 147
ANEXO F. LICENCIA DE FUNCIONAMIENTO ........................................................................................ 148
ANEXO G. FORMATO DE CONTROL PARA COBRO DE TARJETAS DE CRÉDITO...................................... 149
xiv
UNIVERSIDAD CENTRAL DEL ECUADOR
FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS
CARRERA DE CONTABILIDAD Y AUDITORIA
ANÁLISIS DE LOS PROCESOS DEL ÁREA CONTABLE DE LA OPERADORA
TURISTICA Y AGENCIA DE VIAJES EXPEDITIONTOURS S.A EN LA CIUDAD DE
QUITO.
Autora: Caiza Taco Jessica Alejandra
C.I. 172590961-6
Tutor: Mba. Trujillo Aviles Moisés Nikolay
C.I. 170989736-5
RESUMEN EJECUTIVO
En el presente trabajo se analizó los procesos del área contable de la Operadora y Agencia de Viajes
EXPEDITIONTOURS S.A, cuya finalidad fue definir y optimizar los recursos para una mejor
gestión dentro del Departamento contable, tomando como base lineamientos adecuados en cuanto a
diseño de procesos que contribuyan al logro de objetivos, con una descripción general de funciones
del personal que integran el área contable. Por lo tanto la investigación es de tipo descriptiva basada en
un enfoque cualitativo, descartando actividades que no aportan al desempeño de los mismos,
estableciendo la segregación de funciones en el personal, para implementar una propuesta que ayude
al ahorro de recursos económicos y de ejecución de los mismos.
Mediante un análisis preliminar se pudo observar actividades repetitivas e innecesarias las cuales no
generan valor, por lo cual se propuso controles que ayuden a la eliminación de las actividades que no
representan calidad para el mejoramiento.
PALABRAS CLAVES.- PROCESOS, FLUJOGRAMAS, INDICES, ACTIVIDADES, CALIDAD,
COSTO.
xv
ABSTRACT
1
INTRODUCCIÓN
El presente trabajo es desarrollado en base a los problemas que se presentaron durante un análisis en
los procesos más importantes en el Departamento contable, los cuales son de cobro y pago, por lo cual
se planteó una propuesta para reducir tiempo y ahorro de recursos, en cuanto a la ejecución de los
mismos.
El trabajo está compuesto por 5 capítulos, en el primer capítulo está conformado por los antecedentes
de la empresa, desde su creación, ubicación, el objeto social y las personas que las integran, es un
bosquejo de la actividad económica de la empresa, siendo un conocimiento general para el lector.
El segundo capítulo se basa en el análisis situacional del área que se va a desarrollar la propuesta, en el
mismo se ha planteado realizar el respectivo análisis en el Departamento contable donde se
encontraron actividades, en las cuales se emplea demasiado tiempo, existen actividades repetitivas y
actividades que no son de gran relevancia.
También integra el trabajo el tercer capítulo, el cual se basa en el marco teórico, dando definiciones,
importancia, de los términos que se van a emplear en este material, para que se tenga conocimiento al
momento de una descripción, pues es muy importante que el lector sepa de qué se trata cada término
empleado en este material.
El cuarto capítulo se basa en la propuesta de acuerdo al mejoramiento que se quiere emplear en los
procesos analizados, aplicando actividades de control, sean estas las que ayuden a una eficaz ejecución
de los mismos, aportando con el tiempo mejorado e incluyendo el costo que la empresa requerirá en
realizar dicho proceso.
Por último, el quinto capítulo está basado en conclusiones y recomendaciones, las mismas que se
describen al tener conocimiento en el análisis y al desarrollar la propuesta de mejoramiento, las
recomendaciones son un complemento en la ayuda del mejoramiento de los procesos analizados,
contribuyendo a un buen desempeño de los mismos.
2
CAPÍTULO I
1. GENERALIDADES
1.1. Antecedentes
La historia de ExpeditionTours es de un grupo de visionarios que, en circunstancias poco favorables
para el Perú, decidieron apostar en 1977, y formar una nueva empresa de operación turística en el
país.
Grandes sueños de viajeros empedernidos, permitieron a los ejecutivos de la empresa llevar a Condor
Travel al lugar de liderazgo que ocupa hoy. A lo largo de más de 36 años, la empresa se ha ido
adaptando a los cambios que imponían los tiempos y mejorando y ampliando sus servicios.
Condor Travel ha extendido sus alas y hoy cuenta también con oficinas en Argentina, Bolivia, Brasil,
Chile y Ecuador, que al igual que la sede principal en el Perú, ofrecen una variedad muy amplia de
productos que satisfacen las necesidades de viajeros de negocios, de incentivos, de eventos y
convenciones, o quienes desean tener una experiencia de turismo vivencial.
En los últimos años, Condor Travel ha sido reconocido por su compromiso con la responsabilidad
social y ambiental que apuntan a lograr un turismo sostenible e inclusivo. Un compromiso con la
excelencia y la calidad que van más allá del negocio.
Nuevos y mejores servicios, que generan la misma confianza de siempre, es lo que ha definido el
desarrollo de la empresa a lo largo de estos años. La preferencia de los clientes se da porque saben que
pueden contar con la empresa las 24 horas, porque al ofréceles un servicio personalizado a medida de
sus necesidades y porque nos aseguramos de que disfruten su viaje sin preocupaciones.
Ubicación geográfica. Las oficinas de EXPEDITIONTOURS S.A, se encuentran ubicadas en la
ciudad de Quito, Calle Lallement OE5-74 y Pedregal, una cuadra al norte del Colegio “San Gabriel”.
Figura 1.1 Ubicación de la Operadora u Agencia de Viajes EXPEDITIONTOURS S.A
3
1.2. Base legal
La empresa EXPEDITION TOURS S.A fue constituida en la ciudad de Quito, el dieciocho de abril
del dos mil dos ante el notario Juan Alberto Flores Carrillo, con una capitalización de $1.440,00
dólares, en la cual se encuentra distribuida de la siguiente manera:
Cuadro inicial de suscripción y pago de capital. Tomado de la escritura de constitución de
ExpeditionTours S.A.
N°
IDENTIFICACIÓN
NOMBRE
NACIONALIDAD
TIPO DE
INVERSIÓN
CAPITAL
1
1708345320
Córdova Revelo Ana María
ECUADOR
NACIONAL
$ 792,00
2
1705678346
Córdova Revelo Soledad María
ECUADOR
NACIONAL
$ 288,00
3
1707689674
Córdova Revelo María Luisa
ECUADOR
NACIONAL
$ 360,00
CAPITAL SUSCRITO DE LA COMPAÑÍA
$ 1.440,00
Para el año 2005 opta por una estrategia de unirse a una operadora turística extranjera y acoje la marca
Condor Travel una empresa peruana, firmando un contrato, de esta manera incrementa el número de
socios en los que intervienen 4 socios peruanos y 1 ecuatoriano, incrementando su capital a $
15.849,00 dólares, y constituyéndose como legalmente como “ExpeditionTours S.A” y su nombre
comercial y reconocido es Condor Travel.
Cuadro de aumento de capital año 2008. Tomado de la escritura de constitución de ExpeditionTours
S.A.
N°
IDENTIFICACIÓN
NOMBRE
NACIONALIDAD
TIPO DE
INVERSIÓN
CAPITAL
1
1708345320
Córdova Revelo
Ana María
ECUADOR
NACIONAL
$ 4.788,00
4
Cuadro de aumento de capital año 2008. Tomado de la escritura de constitución de ExpeditionTours
S.A. Continuación
N°
IDENTIFICACIÓN
NOMBRE
NACIONALIDAD
TIPO DE
INVERSIÓN
CAPITAL
2
1705678346
Córdova Revelo Soledad
María
ECUADOR
NACIONAL
$ 1.750,00
3
1707689674
Córdova Revelo María Luisa
ECUADOR
NACIONAL
$ 1.981,00
4
1709875266
Córdova Vallejo Enma
ECUADOR
NACIONAL
$ 198,00
5
10495680
Morillo Pedro
PERU
EXT. DIRECTA
$ 3.644,00
6
10983637
Castro Carmen
PERU
EXT. DIRECTA
$ 352,00
7
8267177
Niego Braun Salomón
PERU
EXT. DIRECTA
$ 2.851,00
8
10495301
Robles Parraguirre José
PERU
EXT. DIRECTA
$ 285,00
CAPITAL SUSCRITO DE LA COMPAÑÍA
$15.849,00
En el 2008 hubo un aumento de capital por que las utilidades no distribuidas del 2005 -2006. Para el
año 2012 se volvió a incrementar el capital con $ 90.185,00 de las utilidades no distribuidas de los
años 2207-2008-2009-2010-2011 y su nuevo capital es de $ 106.034,00. En este año salen de la
empresa 3 socios.
Cuadro de aumento de capital año 2012. Tomado de la escritura de constitución de ExpeditionTours
S.A.
N°
NOMBRE
CAPITAL
1 Córdova Revelo Ana María $ 32.035,00
2 Córdova Revelo Soledad María $ 11.709,00
3 Córdova Revelo María Luisa $ 14.577,00
4 Niego Braun Salomón $ 4.329,00
5 Robles Parraguirre José $ 43.384,00
CAPITAL SUSCRITO DE LA COMPAÑÍA $ 106.034,00
5
Por último, el catorce de octubre del dos mil catorce aumentó su capital en $ 65.462,00 de utilidades
no distribuidas de los años 2012-2013 dando como resultado $171.496,00
Cuadro de aumento de capital no distribución de utilidades. Tomado de la escritura de constitución de
ExpeditionTours S.A.
N°
IDENTIFICACIÓN
NOMBRE
NACIONALIDAD
TIPO DE
INVERSIÓN
CAPITAL
1
1708345320
Córdova Revelo Ana
ECUADOR
NACIONAL
$ 23.581,00
2 1705678346 Córdova Revelo Soledad ECUADOR NACIONAL $ 18.933,00
3 1707689674 Córdova Revelo María ECUADOR NACIONAL $ 51.809,00
4 8267177 Niego Braun Salomón PERU EXT.
DIRECTA
$ 70.176,00
5 10495301 Robles Parraguirre José PERU EXT.
DIRECTA
$ 6.997,00
CAPITAL SUSCRITO DE LA COMPAÑIA $ 171,496,00
El objeto social es realizar actividades y funciones relativas a las agencias de viaje internacionales y
operadoras de turismo, la venta de los diversos servicios básicos para armar el paquete turístico están
conformados por alojamiento, transporte, alimentación los cuales son ofrecidos para cumplir con
todas las expectativas y necesidades del cliente extranjero.
La empresa está dirigida bajo el respectivo Reglamento general de la Ley de Turismo, donde se
especifican varios puntos de las cuales la agencia puede ofertar a los clientes: alojamiento, servicio de
alimentos y bebidas, transportación entre otros. De igual forma, se puede tener conocimiento de los
pagos de tasas por servicios de control e inspecciones, etc.
Así mismo, se puede mencionar que se encuentra bajo reglamentación del Código de Trabajo como en
cualquier empresa, tomando en cuenta las normas dispuestas en cuanto al contrato de los trabajadores
se encuentran amparados a esta ley y la responsabilidad de que se cumpla y respete recae en la
Agencia.
6
Otro punto clave es que toda empresa está bajo la Ley del Régimen Tributario Interno y la Agencia
Expeditiontours no se exime, ya que debe cumplir con las responsabilidades de pagar impuestos y
declararlos. Al ser una agencia de viajes, deberá optar por los puntos expuestos los cuales beneficien a
la empresa y por los artículos en general para el tratamiento de una empresa.
La empresa EXPEDITIONTOURS S.A es una empresa ecuatoriana y está regida por las leyes y
reglamentos ecuatorianos y entes rectores como:
Superintendencia de Compañías Valores y Seguros
La Superintendencia de Compañías es un organismo técnico, con autonomía
administrativa y económica, que controla y vigila la organización, actividades,
funcionamiento, disolución y liquidación de las compañías y otras entidades en las
circunstancias y condiciones establecidas por la Ley. (Compañias, s.f.)
La empresa EXPEDITIONTOURS S.A está sujeta a esta institución ya que por medio de la misma se
realiza la constitución de la empresa donde se entregan una vez al año los informes pertinentes de los
balances.
Servicio de Rentas Internas
El Sri es una institución que trabaja sobre los principios de la justicia,
equidad y absoluta neutralidad política, fundamentales para su relación
con el contribuyente, pero también con quienes aspiran, en ejercicio de su
legítimo derecho, a ocupar una posición en la entidad. Estos principios
asignan imparcialidad a la Administración Tributaria e independencia
para definir sus políticas y estrategias de gestión y han permitido se maneje con equilibrio,
transparencia y firmeza en la toma de decisiones. (Internas-SRI, 2015).
Al SRI se emiten todos aquellos informes del IVA y RENTA de manera mensual; una vez al año se
procede a la emisión de los formularios, lo cual declara el movimiento económico de la empresa. Bajo
todos estos parámetros también permite la obtención de los documentos de sustento legal como las
facturas y retenciones.
7
Ministerio de Relaciones Laborales
El Ministerio de relaciones Laborales es una institución
moderna, de reconocido prestigio y credibilidad, líder y rectora
del desarrollo organizacional y las relaciones laborales,
constituyéndose en referente válido de la Gestión Pública,
técnica y transparente por los servicios de calidad que presta a sus usuarios. (Ministerio de Trabajo.,
11 de Junio de 2014).
El Ministerio de Relaciones Laborales es una entidad que controla la suscripción de contratos con el
personal, liquidaciones y los beneficios sociales. La entidad se basa en el Código de Trabajo donde se
detallan cada una de las obligaciones tanto del empleador como de los empleados.
Instituto de Seguridad Social
Es una institución cuyo fundamento se basa en los principios de
solidaridad, obligatoriedad y equidad aplicando un compromiso con los
empleadores al seguro general obligatorio de sus trabajadores de acuerdo a
los cargos. El sistema designa el sueldo mínimo que permite pagar a un trabajador. (Instituto
Ecuatoriano de Seguridad Social IESS, 2014).
1.3. Direccionamiento Estratégico
1.3.1. Misión
La misión representa la razón de ser de la empresa, es decir expresa su actividad principal a través de
la cual presta un servicio. A continuación se expone la misión de la empresa EXPEDITIONTOURS
“Brindar un servicio turístico dentro del Ecuador en todas sus regiones basándonos en
que este es un país místico con gran riqueza cultural, natural y gastronómica,
destacando su pluriculturalidad y la hospitalidad de sus habitantes, a su vez
incentivando al buen uso de los recursos naturales con compromiso responsable sobre su
cuidado y preservación.”
8
1.3.2. Visión
La visión representa hacia dónde desea llegar una entidad en el transcurso del tiempo. A continuación
se expone la visión de la empresa EXPEDITIONTOURS S.A.
SA.
1.3.3. Objetivos de la empresa
Diseñar, organizar y distribuir los servicios turísticos y encontrar una respuesta adecuada para
las necesidades de los clientes y proponer unos servicios de mayor calidad, efectividad y
flexibilidad.
Contribuir notablemente al desarrollo de espacios turísticos a través del lanzamiento de viajes
combinados con paquetes vacacionales y otros productos.
Abarcar el sector turístico empleando comunicación con cada uno de los clientes para
encontrar soluciones adaptables a cubrir sus necesidades en cuanto a la satisfacción total de
los servicios otorgados por la agencia.
Mantenernos fieles a nuestra misión y comprometer nuestros recursos con el crecimiento
turístico en Ecuador, brindando el mejor servicio con la más alta calidad.
Ser la primera opción para el cliente en cuestión de paquetes turísticos siendo de esta manera
reconocida por toda Latinoamérica por ser una de las mejores agencias.
Incursionar en el mercado nacional y mantener la cobertura del mercado regional, con precios
accesibles para los turistas.
Capacitar al personal de la agencia en las diferentes áreas para el manejo de las soluciones
para los clientes y su total satisfacción en la atención brindada.
Incrementar grandes corrientes turísticas hacia los destinos más solicitados del momento.
“Ser la empresa líder en innovación y calidad de servicios turísticos reconocida por el
compromiso responsable con la preservación de las culturas y el medio ambiente con el
desarrollo de su entorno y la mayor cobertura en la región.”
9
1.3.4. Políticas
El archivo físico refleje de forma exacta lo que se vendió al cliente, es decir que la orden de
servicios, itinerario final y factura sean idénticas.
El archivo físico de cada ejecutivo de venta este cuadrado contra factura enviada al cliente,
detalle de la venta y recibos de pagos recibidos.
Los servicios ingresados en el archivo correspondiente dentro del sistema, guarden
concordancia con la provisión de servicios, es decir los servicios se ingresan conforme se van
a proveer.
Los servicios se ingresen de forma correcta ubicando toda la información requerida para cada
tipo de servicio.
Los pagos a proveedores, que necesitan anticipos se realicen con la provisión de tiempo
suficiente hacia los proveedores y hacia el Departamento de Contabilidad.
Los pagos recibidos por el cliente, lleguen en el tiempo establecido.
Las cotizaciones que se concretaron y luego se pasaron a un archivo cumplan con todos los
requisitos para poder entregar la respectiva documentación a operaciones.
Todos los pagos de los clientes realizados a través de tarjetas de crédito tengan seguimiento
hasta recibir la confirmación del mismo.
Todos los archivos que comiencen al mes siguiente tengan la mayor parte de servicios
ingresados, con fecha tope al 10 de cada mes.
Todos los archivos se entregaran a operaciones 15 días calendario antes de la provisión del
primer servicio.
Todos los clientes deben ser informados de las políticas de pagos y cancelaciones con el
suficiente tiempo.
Todas las modificaciones del número de pasajeros que se den dentro de los 15 días cuando el
archivo se haya entregado a Operaciones deberán ser notificadas de inmediato a la persona
10
encargada del archivo físico con todas las operaciones, y se coordinará con esta para la
modificación de servicios en el sistema, ya que las cancelaciones a los proveedores están a
cargo de operaciones y la modificación de servicios en el sistema a cargo de la ejecutiva de
Ventas.
Todas las cancelaciones de servicios realizadas por el cliente dentro de los 15 días cuando la
carpeta ha entregado a operaciones, deben ser informadas inmediatamente a la persona
encargada del file en operaciones y deben ser monitoreadas por la ejecutiva, ya que
operaciones se encargará de cancelar todos los servicio a los proveedores y realizar las
modificaciones pertinentes en el file.
1.3.5. Principios y Valores.
Respeto.- Todo cliente, proveedor, bien o servicio, recursos naturales, medio ambiente, etc.
con los que tenemos contacto como empresa, merece consideración y reconocimiento por su
valor como persona o por los beneficios que entregan.
Confianza.- Es la cercanía, facilidad y sinceridad con la que trabajamos, es la garantía que
damos a nuestros clientes en la provisión de servicios y a nuestros proveedores que tendrán su
pago en tiempos oportunos.
Calidad.- Es el conjunto de cualidades que tienen nuestros productos, que los hacen distintos
a los demás, que tienen un carácter de superioridad en comparación a otros productos de
similares características.
Innovación.- Es la exploración de nuevos productos o una nueva y mejor forma de realizar
productos ya existentes.
1.3.6. Matriz F.O.D.A de la empresa
Las cuatro variables del FODA tanto las fortalezas como las debilidades son factores internos de la
empresa, los cuales nos permiten actuar de forma directa con la entidad, a diferencia de las
oportunidades y las amenazas las cuales representan el ambiente externo.
La matriz FODA representa una herramienta de análisis importante y de gran ayuda dentro de la
empresa EXPEDITIONTOURS S.A.
11
Matriz FODA de ExpeditionTours S.A.
FORTALEZAS DEBILIDADES
F1 Puntualidad en la ejecución de los
servicios para los turistas.
D1 Bajo nivel de Ventas a turistas nacionales.
F2 Excelencia en atención al turista. D2 Información limitada de la empresa y del
entorno
F3 Operación directa. D3 Falta de cobertura dentro del país.
F4 Aplicación de Marketing Funcional. D5 Existencias de operadoras nuevas en el
mercado
F5 Paquetes turísticos innovadores. D6 Poca inversión en marketing.
F6 Recurso tecnológico
(Programas, equipos).
D7 Inexistencia de programas de incentivos
hacia el personal.
F7 Recurso económico propio. D8 No tiene reconocimiento al desempeño del
personal.
F8 Proyección de una excelente imagen
corporativa.
F9 Alianzas estratégicas con agencias
turísticas.
F10 Amplia cartera de proveedores.
F11 Disponibilidad de página web.
OPORTUNIDADES AMENAZAS
O1 Buenas expectativas políticas
relacionadas al turismo.
A1 Poca estabilidad económica a nivel del
Ecuador.
O2 Acceso a nuevas tecnologías. A2 Competencia directa muy atractiva
O3 Apoyo del gobierno ecuatoriano al
sector turístico.
A3 Infraestructura vial deficiente hacia
algunos destinos del país.
O4 Turismo receptivo como la actividad
principal.
A4 Desastres naturales, (erupciones
volcánicas, inundaciones, incendios forestales,
terremotos, etc.)
O5 Demanda de mercado de las personas
gustan de naturaleza y paseo.
A5 Inflación de los precios en el mercado.
12
El presente FODA es la herramienta para toda la empresa ya que esta matriz es global, donde nos
demuestra los puntos débiles de la misma, de competencia con otras operadoras, donde las Ventas a
nivel nacional son sumamente bajas, este punto se lo puede analizar como secundario ya que el giro
del negocio es dedicado al turismo receptivo.
Otras de sus debilidades se presentan en el no reconocer el desempeño de sus colaboradores, con
incentivos, este punto es muy importante a nivel profesional ya que al motivar al personal se observa
una ganancia global entre todos los Departamentos, al tener como resultado una buena ejecución de
los procesos desempeñados.
Son pocas las amenazas que rodean a la empresa, pero si se presentan representan una pérdida de
recursos en la operación de los servicios, por ejemplo la estabilidad economía del país, es un punto
donde hay muchas expectativas de lo que pueda pasar en el ecuador con las nuevas reformas que emita
el gobiernos en cuanto a las exportaciones e impuestos.
Otra amenaza es la infraestructura vial, esto representa un negativo para la empresa, ya que es una
interrupción de los servicios que están operando y puede llevar a contrariedades y gastos de última
hora con la que debe hacerse cargo la empresa de solventar los pagos necesario para un imprevisto.
De ahí sus oportunidades y fortaleza son recompensables ya que mantenerse en una amplia
segmentación de mercado es sumamente importante y beneficioso. Ofertar a los turistas diversos e
innovadores paquetes turísticos, conlleva a destacar en gran proporción frente a otras agencias
dedicadas a los miso, ya que la empresa busca proponer nuevos servicios con calidad y seguridad.
Otra de sus fortalezas, es el impulso y apoyo que tiene el gobierno en cuanto al turismo, esto moviliza
a varias agencias a ser cada día mejores y a la empresa EXPEDITIONTOURS S.A ser innovador en
cuanto a rutas, servicios y todo lo que abarca, porque se ve en la obligación de aprovechar cada
oportunidad que ofrezca el estado para ampliar su mercado y disponibilidad de recursos a expandirse
por todo el territorio ecuatoriano.
13
1.3.7. Estrategias
Estimular la sinergia de trabajo con las oficinas centrales en Perú, generando mayor cantidad de
clientes y compartiendo carteras a nivel de casa matriz.
Desarrollar para Resemberg son los nuevos mercados donde no es una empresa que se dedica a
segmentos masivos, por lo que se quiere ampliar ciertos mercados de nicho como pueden ser el lujo o
el turismo obteniendo experiencia con productos de alto nivel.
Incluyendo sistemas como Google Adwords para incrementar sus Ventas para impulsar su nombre en
la red.
Evolución en tecnología, conocer y entender como investigan o compran los usuarios por internet los
pasajes aéreos.
Armar paquetes turísticos llamativos para la economía de los turistas.
1.4. Justificación del problema
El presente estudio permitirá brindar al área contable de la empresa EXPEDITIONTOUR SA una
herramienta útil para mejorar los procesos que se desempeñan, en lo cual obtendremos la medición de
tiempos, con los que se ejecutan los procesos más importantes en el área, de esta manera se podrá
controlar los recursos de tiempo en el cual se destina para cada uno de los procesos.
El diseño y desarrollo de políticas y procedimientos para realizar en el área contribuye a una mejora en
cuanto a la buena optimización del recurso del tiempo, proporcionando más eficiencia al desarrollo
del conjunto de tareas que se deban realizar.
El análisis situacional nos proporcionara información de las tareas innecesarias que se desarrollan en
el área contable, con ello podemos realizar el plan de mejora para la optimización del tiempo y de
recursos, se debe tener en cuenta que las tareas duplicadas es una ejecución que consume tiempo y
entorpece los final de los procesos.
Cada uno de los procesos que se ejecutan en el Departamento tiene vinculación, con los otros
Departamentos de la empresa, por ello se debe realizar una optimización, dado que el personal que
14
integran los Departamentos, son los clientes internos del área contable, es muy importante que el laso
, la conexión no sea interrumpida.
1.5. Objetivo de la investigación
1.5.1. Objetivo General
Analizar los procesos del área contable de la empresa EXPEDITIONTOURS S.A para definir y
optimizar los recursos para una mejor gestión dentro del Departamento contable, tomando como base
lineamientos adecuados en cuanto a diseño de procesos que contribuyan al mejoramiento y logro de
los objetivos.
1.5.2. Objetivos específicos
Realizar una descripción general del área contable que va ser analizado.
Realizar una descripción general de las funciones del personal que integra dicha área.
Realizar un diagnóstico situacional mediante el cual se puedan determinar debilidades y
oportunidades para mejorar los procesos.
Implementar un control en los procesos para mejorar la eficiencia en el recurso tiempo y en
la presentación de información a gerencia que sea útil en el momento de la toma de
decisiones.
15
Figura 1.2 . Organigrama Estructural de la empresa ExpeditionsTours S.A
1.5.3. Estructura Organizacional
Quality Control MensajeríaBoletos Aéreos Operaciones
Jefe de Contabilidad
Contador General
Auxiliar de Contabilidad 1 Auxiliar de Contabilidad 2
Supervisor de
Operaciones
Junta General de
Accionistas
Gerente General
Auditoría InternaAdministración y
Tarifas
Jefe de Operaciones
Proveedores
Consejo de Salud Y
Seguridad Ocupacional
Departamento de
Operaciones
Departamento de
Ventas
Departamento de
Finanzas
Gerente de
OperacionesGerente de Ventas Gerente Financiero
Mercado Europa
Central - ÁfricaMercado Iberoamérica
Mercado USA -
Canadá - NórdicosMercado Asia - Pacífico
Mercadeo
Ejecutiva de Ventas Asia -
Pacífico
Ejecutiva de Ventas USA -
Canadá - Nórdicos
Ejecutiva de Ventas Europa
Central - África
Ejecutiva de Ventas
Iberoamérica
Asistente de Ventas USA -
Canadá - Nórdicos
Asistente de Ventas Asia -
Pacífico
16
CAPITULO II
2. ANÁLISIS SITUACIONAL
2.1. Cadena de valor de la empresa
RETROALIMENTACIÓN
EN
TR
AD
AS
(
IN
PU
T )
PROVEEDORES
Ventas Administración Operaciones Contabilidad
CLIENTES
SA
LID
AS
(
OU
T P
UT
)
Hoteles
Restaurantes
Transporte
Profesionales
de turismo.
Recepta a los clientes
del exterior, ofertando
los paquetes turísticos.
Negociación de las tarifas
con proveedores para
obtener los servicios
ofertados a los clientes.
Organiza en tiempos para
llevar a cabo las actividades
a ejecutar, asignando guías y
transportistas.
Realización y obtención de
los estados financieros, para
saber la situación económica
de la empresa.
Entrega de información
adecuada a las entidades de
control.
Pago a proveedores y cobro
a clientes.
Grupos
Extranjeros.
Personas del
exterior.
(Turismo
Receptivo)
INSUMOS
Recursos :
Internet
Computadora
Celular
Correo
Papel bond,
Esferos
Impresora, etc.
Recursos :
Internet
Computadora
Celular
Correo
Papel bond,
Esferos
Impresora, etc.
Recursos :
Internet
Computadora
Celular
Correo
Papel bond,
Esferos
Impresora
Mensajero, etc.
Recursos :
Internet
Computadora
Celular
Correo
Papel bond,
Esferos
Impresora
Mensajero, etc.
SERVICIOS
Habitación
Alimentos
Bus turístico
Guías.
Ejecución de los
paquetes
turísticos.
17
La empresa EXPEDITIONTOURS S.A cuenta con cuatro áreas, el Departamento de
operaciones, Departamento de Administración, Departamento de Ventas y el Departamento de
Contabilidad. El presente trabajo estará dirigido al análisis de los procesos del Departamento de
Contabilidad, con el propósito de mejorar cada uno de los procesos que se ejecutan dentro de
esta área y memar los que representan pérdida de tiempo o a su vez son repetitivos.
El propósito de este capítulo es evaluar la situación actual del área a través de la metodología de
análisis FODA realizando un análisis para determinar el nivel de importancia a cada proceso,
para optimizar y aplicar el mejoramiento al Departamento.
Cabe mencionar que el Departamento de Contabilidad es un área importante dentro de cualquier
empresa EXPEDITIONTOURS S.A es una entidad privada enfocada al servicio turístico en el
Ecuador que oferta las mejores opciones en cuanto a los paquetes turísticos los cuales deban ser
llamativos para el turista.
El personal que trabaja en esta área está integrado por tres personas quienes se encargan de
diferentes actividades y procesos dentro del Departamento de Contabilidad, ejecutando
diferentes procesos, que ayudan al excelente funcionamiento de área.
Los integrantes del área de Contabilidad están asignados de la siguiente manera:
Jefe de Contabilidad – Contador
Asistente contable 1
Asistente contable 2
A continuación se detallan cada una de las actividades y funciones que cumplen, su cargo y la
importancia del mismo dentro del Departamento de Contabilidad.
Funciones y actividades del Contador- Jefe del Área de Contabilidad
Su profesión es Contador Público Autorizado, ejerce el cargo de contador general hace varios
años; las funciones que tiene se las detalla a continuación:
Tomar decisiones dentro del Departamento Contable; y si la gerencia lo permite, puede
realizar sugerencias sobre decisiones futuras que se vayan a tomar en función a
cambios representativos en la empresa.
18
Procesar información entregada por los asistentes contables.
Cumplir con la emisión de informes, reportes y cualquier otra información importante
para presentar a Gerencia o a cualquier otro Departamento que requiera dicha
información.
Ejecutar los cambios, decisiones y políticas que requiera el Departamento.
Controlar los pagos de compras, cheques y supervisar su emisión.
Realizar la revisión de la facturación como control interno, para evitar que se pueda
generar doble facturación en la empresa.
Realizar conciliaciones bancarias.
Elaborar los estados financieros de la empresa.
Supervisar la emisión de las declaraciones de impuestos y anexos.
Acelerar la ejecución de alguna actividad urgente tales como la agilidad de los pagos
con cheque para una compra inmediata de insumos de última hora, llamados también
pagos emergentes.
Realizar la supervisión del trabajo del Departamento y realizan reuniones fijas cada fin
de mes para revisar con la gerencia la información generada de los estados financieros y
la revisión de los reportes contables de los cobros a los clientes que suelen presentarse
de forma semanal.
Funciones y actividades de la Asistente contable 1
Receptar los documentos que llegan a Contabilidad.
Revisar los prepagos que son pedidos por el Departamento de Ventas y operaciones que
se deben hacer cada semana, cotejando con el cuadre del file en el sistema.
Realizar las declaraciones mensuales del IVA, declaraciones del Impuesto a la Renta y
los Anexos (ATS).
Revisar los files del mes que se van a declarar, para poder entregar al contador para su
respectiva facturación.
Realizar facturas que se emiten manualmente a algunos proveedores.
Realizan la emisión de cheques específicos para los prepagos.
Gestiona el movimiento de caja chica
Realización de cotización de los insumos de la empresa para la respetiva aprobación de
la gerencia.
Encargada del control de inventario del consumo de los insumos de limpieza y útiles de
oficina en la empresa.
Realiza depósitos a determinados proveedores.
19
Funciones y actividades de la Asistente contable 2
Receptar los documentos que llegan a Contabilidad (facturas, retenciones, cheques etc.)
Examinar las facturas de los proveedores.
Ingresar las facturas de proveedores al sistema contable Exactus Impulso, para la
emisión de informes contables y las retenciones de las facturas.
Contabilizar las notas de crédito según la factura y proveedor.
Contabilizar gastos varios y retenciones.
Realizar la emisión de cheques a todos los proveedores.
Realizar la emisión de retenciones de cada factura de los proveedores en el sistema.
Archivar toda la documentación que se encuentra en el archivero de la semana por la
entrega de cheques (egresos, retenciones).
Guardar en cajas la documentación que se encuentra en carpetas del mes declarado
(egresos y retenciones).
Ingresar y conciliar en el sistema los boletos aéreos cada mes.
Facturar a los respectivos proveedores por los boletos aéreos ingresados anteriormente
cada mes.
Realizar liquidaciones y retenciones para los respectivos cobros al exterior.
Complementar los datos en las facturas emitidas por el contador, vaciar de las carpetas
y archivarlos en caja.
Realizar depósitos a los proveedores que se tienen estipulados.
Realizar envíos de documentos con sus cartas respectivas de especificación mediante
courrier.
2.2. Inventario de Procesos del Departamento Contable
Cuadro de Inventario de procesos del Área Contable.
EXPEDITIONTOURS S.A
INVENTARIO DE PROCESOS
DEPARTAMENTO: Contabilidad
PROCESO ACTIVIDADES RESPONSABLE
Elaboración de conciliaciones
bancarias.
Comparar los estados de
cuenta y el mayor de bancos
Contador General
Registro y control de la
facturación de las Ventas (FILE)
Enlistar los archivos del mes
a facturar, realizar los ajustes
pertinentes en (Fondos, PNG,
SICGAL, Consejo). Conciliar
los servicios.
Contador General /
Asistente contable 2
20
Cuadro de Inventario de procesos del Área Contable. Continuación
EXPEDITIONTOURS S.A
INVENTARIO DE PROCESOS
DEPARTAMENTO: Contabilidad
PROCESO ACTIVIDADES RESPONSABLE
Cobro a clientes mediante
transferencias
Elaboración de informes para
cobros de grupos potenciales
de clientes. Verificar en la
cuenta nacional y del exterior
la acreditación del dinero.
Contador General
Cobro a clientes mediante Tarjetas
de Crédito (Banco del Austro)
Recepción de documentos
cono datos personales del
cliente y de su tarjeta de
débito para la autorización
pertinente del cobro.
Asistente Contable 2
Procesamiento y registro de los
pagos efectuados a proveedores
mediante facturas
Verificación del debido
cumplimiento de los
requisitos fiscales de la
facturación recibida de los
proveedores. Comparación
entre el documento físico y
los servicios ingresados en el
sistema. Emisión de cheques.
Emisión de retenciones.
Asistente Contable 1
Procesamiento y registro de los
pagos efectuados a proveedores
mediante prepagos.
Verificación de las órdenes
de cheque solicitadas para
anticipados a diferentes
proveedores.
Asistente Contable 2
Procesamiento y pago de las
nóminas
Procesamiento de los datos
para los registros contables
relacionados con la nómina y
acumulaciones de pasivos del
personal de los cálculos
pertinentes de ingresos y
descuentos para la emisión de
cheques y pago a trabajadores
Contador General
Cuadro de Inventario de procesos del Área Contable. Continuación
21
EXPEDITIONTOURS S.A
INVENTARIO DE PROCESOS
DEPARTAMENTO: Contabilidad
PROCESO ACTIVIDADES RESPONSABLE
Declaración de Impuestos
Ingreso de facturas y
retenciones al ATS,
Declaración IVA 104,
Declaración Impuesto a la
Renta 102, Declaración de
Retención a la Fuente 103.
Contador General /
Asistente contable 2
Declaración de Estados
Financieros
Entregar información
pertinente de la situación
económica de la empresa
(Estados Financieros,
Declaración Patrimonial) a
la superintendencia de
Compañías.
Contador General
Archivo
Clasificar los documentos
que sustentan los pagos a los
proveedores, los cuales están
dividas en tres carpetas, uno
para: Boletos, entradas, e
impuestos, la segunda
carpeta para egresos por
Fondos y Caja Chica, por
último la carpeta
de egresos de pagos por
facturas y prepagos.
Asistente 1/ Asistente 2
Después de detallar los procesos que se ejecutan en el Departamento Contable se escogen a
cinco procesos, los cuales van a ser analizados en tiempos y el recurso humano que se necesita
para ejecutarlo, con ello también se obtendrá el costo de cada proceso desarrollado.
A continuación se procede a plasmar una Cadena de Valor de los cinco procesos escogidos para
el análisis pertinente, los cuales son: Proceso de Pago a Proveedores mediante facturas, Proceso
de pago a proveedores mediante prepagos, Cobro a clientes mediante transferencias, Cobro a
clientes mediante tarjetas de crédito y Facturación de File.
22
2.3. Cadena de Valor de los procesos del Departamento Contable
RETROALIMENTACIÓN
EN
TR
AD
AS
(
IN
PU
T )
PROVEEDORES
Pago a
Proveedores
(Facturas)
Pago a
Proveedores
(Prepagos)
Cobro Clientes
(Transferencias)
Cobro Clientes
(Tarjetas de
Banco)
Facturación
(Files)
INFORMACIÓN
SA
LID
AS
(
OU
T P
UT
)
Hoteles,
Restaurantes,
Transporte,
Profesionales de
turismo.
Recepción,
revisión e ingreso
de facturas al
sistema. Emisión
de cheques,
Emisión de
Comprobantes de
Retención.
Recepción,
revisión e ingreso
de órdenes de
cheque al sistema.
Emisión de
cheques.
Recepción de
documentación
respaldando la
acreditación de
dinero, realizadas
por trasferencias.
Emisión de recibos
para ser entregados
al ejecutivo de la
venta. Disminución
de la cuenta por
cobrar de cada
cliente.
Pedido de
autorización al
banco para cobro de
dinero mediante
confirmación de
datos otorgados por
los clientes. Emisión
de recibos para que
sean entregados al
ejecutivo de la venta.
Disminución de la
cuenta por cobrar de
cada cliente.
Realizar listado de
los grupos que se
deben facturar del
mes. Realizar los
respectivos ajustes en
los servicios de:
Fondos, Consejo,
PNG, SICGAL.
Emisión de las
facturas respectivas.
Estados
financieros.
Análisis de la
situación
económica.
INSUMOS
Recursos :
Internet,
computadora,
correo, papel
bond, lápiz,
chequera,
impresora, etc.
Recursos :
Internet,
computadora,
celular, correo,
papel bond,
esferos, impresora,
teléfono, etc.
Recursos : Internet,
computadora,
correo, papel bond,
esferos, impresora,
teléfono, etc.
Recursos : Internet,
computadora, correo,
papel bond, esferos,
impresora, teléfono,
mensajero, etc.
Recursos : Internet,
computadora, correo,
papel bond, esferos,
impresora, etc.
Facturas de
compras.
Ordenes de
Cheque.
Signatura.
Carpetas (Files)
23
Política general de la agencia Expeditiontours S.A
La política es trabajar de forma segura eficiente, eliminando riesgos para con los colaboradores
y el medio ambiente, manejando o a su vez reciclando loa materiales que utilicen en sus
actividades.
Política general en el área de Contabilidad
El área de Contabilidad busca procesar toda la información relevante de carácter financiero,
entregando sustentos claros, precisos, confiables y entendibles para cualquier persona de tal
manera que pueda ser utilizada por la directiva y los otros Departamentos para la toma de
decisiones con relevancia.
2.4. Análisis Externo
Los puntos analizar representan actividades cotidianas de la empresa, el ambiente interno está
ligado a cada una de las áreas que integran la empresa, ya que se determinara cuáles son sus
fortalezas y debilidades con la finalidad de desarrollar una ventaja competitiva.
2.4.1. Clientes.
En Contabilidad igual que en la vida cotidiana, el termino cliente designa a aquellas personas
físicas o jurídicas que compran bienes y servicios que habitualmente son objeto de venta o
prestación por parte de la empresa.
EXPEDITIONTOURS S.A a lo largo de su trayectoria ha ido ganado fidelidad de sus clientes,
es por ello que la operadora turística tiene una excelencia en cuanto a sus clientes empezando
por los mayoristas en los que podemos nombrar:
Cuadro los clientes potenciales de ExpeditionTours S.A.
KEINGTONG
USA
SCENIC CANADA
24
Siendo estos los grupos representativos en masa, ya que son intermediarios, para llegar al
cliente final. Sin embargo está empresa tiene la facilidad de obtener más clientes cada año,
porque el armado del paquete turístico es atractivo para todo los tipos de clientes.
Cuadro facturación al mes de ExpeditionTours S.A.
CLIENTE
MONTOS DE FACTURACION
ANUAL
% DE
PARTCIPACION
KEINGTONG
$ 75.000,00
15%
SCENIC $ 198.567,00 40%
GOWE $ 64.000,00 13%
UNIVERSIDAD DE
CONCEPCION
$ 34.870,00 8%
EVER GREEN $ 120.000,00 24%
Total
$ 492.437,00
100%
GOWE
USA
UNIVERSIDAD DE CONCEPCION
URUGUAY
EVER GREEN
ALEMANIA
25
Figura 2.1. Montos de facturación anual de los principales clientes
De igual forma se puede apreciar el mercado donde la agencia se desempeña, los países en los
cuales tiene más acogida. Las mejores ocasiones para que el turista conozca Ecuador, son en las
convenciones, pues ahí está el enganche para ofrecer un tour para que el grupo de trabajo se
lleve una maravillosa experiencia
Los servicios de EXPEDITIONTOURS también son adquiridos por los consumidores finales,
entre ellos:
Cuadro diferentes perfiles de clientes en ExpeditionTours S.A.
Hombres de negocios
Los servicios son netamente de negocios,
pues se arman paquetes de trabajo o una
variante de estudios, para los cuales se
cubren itinerarios en cuanto a las
conferencias en diferentes lugares. Ello
implica cubrir la movilización y tiempo de
los pasajeros para que su experiencia sea
placentera.
Aventureros
Los paquetes que se arman para este tipo de
clientes son de aventura, el querer conocer el
país tanto en flora y fauna, por lo cual se
distribuyen una serie de actividades para la
ejecución de los servicios.
15%
40% 13%
7%
25%
MONTOS DE FACTURACION ANUAL
KEINGTONG
SCENIC
GOWE
UNIVERSIDAD DE
CONCEPCION
EVER GREEN
26
2.4.2. Proveedores
EXPEDTIONTOURS S.A cuenta con una selecta variedad de proveedores siendo los más
acogidos:
HOTELES:
QUITO
Hilton Colón Quito
Swisshotel
Casa Gangotena
Swissrest
Plaza Grande
Plushotel
Hotel Quito Lindo
Dann Carton Promodan
GUAYAQUIL
Hilton Colon Guayaquil
Hotel Hato verde Guayaquil
Holiday de Inn
Hotel Palace
Fideicomiso Hotel del Rio
Fideicomiso Aeropuerto
CUENCA
Hotel Victoria
Hosteria Ingapirca
Hotel hato verde Cuenca
Hotel Ingapirca
Para tener más claro en qué ciudad de los tres puntos más importantes se presta el servicio de
alojamiento de una manera repetitiva y con gran acogida a continuación se expone los
porcentajes.
27
Tabla 2.1. Cuadro de facturación de proveedores ExpeditionTours S.A en las ciudades más
importantes, servicio de alojamiento.
HOTELES
MONTO FACTURACION
% PARTICIPACION
QUITO
Hilton Colon Quito $ 12.000,00
Swisshotel $ 11.000,00
Casa Gangotena $ 5.000,00
Swissrest $ 54.000,00
Plaza Grande $ 12.345,00
Plushotel $ 12.498,00
Hotel Quito Lindo $ 10.000,00
Dann Carton Promodan $ 8.673,00
TOTAL
$ 125.516,00
56%
HOTELES
MONTO FACTURACION
% PARTCIPACION
GUAYAQUIL
Hilton Colon Guayaquil $ 20.000,00
Hotel Hato verde Guayaquil $ 23.440,00
Holiday de Inn $ 3.455,00
Hotel Palace $ 18.000,00
Fideicomiso Hotel del Rio $ 7.345,00
Fideicomiso Aeropuerto $ 2.847,00
TOTAL
$ 75.087,00
34%
HOTELES
MONTO FACTURACION
% PARTCIPACION
CUENCA
Hotel Victoria $ 1.876,00
Hosteria Ingapirca $ 1.234
Hotel hato verde Cuenca $ 7.864,00
Hotel Ingapirca $ 12.000,00
TOTAL
$ 22.974,00
10%
$ 223.577,00
100%
28
Como se puede apreciar en la ciudad de quito es donde hay mucho más acogida para este
servicio de alojamiento, representado por un 56% seguido por Guayaquil y por último en
cuenca.
Tabla 2.2. Cuadro de facturación de proveedores ExpeditionTours S.A en la ciudad de Quito.
HOTELES
MONTO
FACTURACION
%
PARTICIPACION
QUITO
Hilton Colon Quito
$ 12.000,00
10%
Swisshotel $ 11.000,00 9%
Casa Gangotena $ 5.000,00 4%
Swissrest $ 54.000,00 43%
Plaza Grande $ 12.345,00 10%
Plushotel $ 12.498,00 10%
Hotel Quito Lindo $ 10.000,00 8%
Dann Carton Promodan $ 8.673,00 6%
TOTAL
$ 125.516,00
100%
En Quito la mayor acogida en cuanto alojamiento es el Hotel Swissrest, el cual tiene prestigio
por complacer las necesidades de los pasajeros, cabe mencionar que esos son los principales
hoteles Quito ya que existe una gran variedad, pero para la empresa son los principales y más
importantes, sea por su valor monetario o por la vista panorámica que ofrecer.
29
Figura 2.2. Porcentaje de los Hoteles de Quito
Tabla 2 3. Cuadro de facturación de proveedores ExpeditionTours S.A en la ciudad de
Guayaquil.
HOTELES
MONTO
FACTURACION
%
PARTICIPACION
GUAYAQUIL
Hilton Colon Guayaquil
$ 20.000,00
27%
Hotel hato verde Guayaquil $ 23.440,00 31%
Holiday de Inn $ 3.455,00 5%
Hotel Palace $ 18.000,00 24%
Fideicomiso Hotel del Rio $ 7.345,00 10%
Fideicomiso Aeropuerto $ 2.847,00 4%
TOTAL
$ 75.087,00
100%
9% 9%
4%
43%
10%
10%
8% 7%
HOTELES DE QUITO
· Hilton Colon
Quito· Swisshotel
· Casa Gangotena
· Swissrest
· Plaza Grande
· Plushotel
· Hotel Quito Lindo
30
Figura 2.3. Porcentaje de Hoteles de Guayaquil
En Guayaquil la mayor acogida en cuanto alojamiento es el Hotel Hato verde, por cual tiene
prestigio en complacer las necesidades de los huéspedes, cabe mencionar que esos son los
principales hoteles Guayaquil ya que existe una variedad, pero para la empresa son unos de los
principales y más importantes es por su valor monetario o por la vista panorámica.
Tabla 2.4. Cuadro de facturación de proveedores ExpeditionTours S.A en la ciudad de
Cuenca.
HOTELES
MONTO
FACTURACION
%
PARTICIPACION
CUENCA
Hotel Victoria
$ 1.876,00
8%
Hostería Ingapirca $ 1.234,00 5%
Hotel hato verde Cuenca $ 7.864,00 34%
Hotel Inga pirca $ 12.000,00 52%
TOTAL
$ 22.974,00
100%
27%
31% 4%
24%
10% 4%
Hoteles Guayaquil · Hilton Colon
Guayaquil
· Hotel hato verde
Guayaquil
· Holy de Inn
· Hotel Palace
· Fideicomiso
Hotel del Rio
· Fideicomiso
Aeropuerto
31
Figura 2.4. Porcentaje de Hoteles de Cuenca
En Cuenca la mayor acogida en cuanto alojamiento es el Hotel Inga Pirca, el cual tiene
prestigio en complacer las necesidades de todos los huéspedes, la vista panorámica la atención
representa una fortaleza para el hotel.
A continuación se cita a otros proveedores:
Transporte Aéreo:
Tame
Lan Airlines
Avianca
Copa
Transporte terrestre
Para ello la empresa cuenta con una variedad de transportistas, tanto personas naturales
como empresas entre los cuales se puede citar:
Transfer SA
Anibal V.
Danny A.
Eliceo G.
J. Mora
8% 6%
34% 52%
HOTEL CUENCA
· Hotel Victoria
· Hosteria
Ingapirca
· Hotel hato
verde Cuenca
· Hotel
Ingapirca
32
GUIAS TURÍSTICOS
Son personas de apoyo para el complemento de los paquetes turísticos ofertados, los cuales
prestan sus honorarios profesionales para cubrir las necesidades de los turistas en cuanto a
la excursión planificada.
R. Guano
P. Bustillos
D. Avilés
P. Uriguen
D. Pallares
2.4.3. Competencia
La competencia es una situación en la cual los agentes económicos tienen la libertad de ofrecer
bienes y servicios en el mercado, y elegir a quien compran o adquieren estos bienes y servicios.
(Eumed.net, 2013)
Expeditiontours tiene grandes competidores en este mercado en los que podemos citar:
Adineplus
General Sales Marketing
Metropolitan Touring
Klein Tours
A&K
Ecuadorian Tours
2.5. Factores Externos
2.5.1. Aspecto Social
En el análisis de este aspecto se considera todo el crecimiento de la población, ya que el
aumento de la misma, incrementa la necesidad de realizar viajes, sean por aventura o negocios,
la sociedad se divide en tres, la clase baja, la clase media y la clase alta, en la cual existe
limitaciones de compra.
33
En los viajes que se desea realizar se han transmitido y se ha entregado información oportuna y
necesaria a cada persona, de cada actividad que se realizara, por lo cual el aspecto social que
produce EXPEDITIONTOURS S.A es bueno ya que se maneja a una amplia cobertura de
servicios para cubrir necesidades de las diferentes clases sociales.
La inversión en cuanto al contrato de personal de apoyo para que el manejo de tours sea optimo
y cada necesidad de los turistas sean cubiertas han creado una importancia buena y manejable
en cuanto al conocimiento de los lugares al que se destinan los viajes.
2.5.2. Aspecto Político
En Ecuador han existido varios e importantes cambios en cuanto a este tema de turismo, pues se
han realizado varios cambios, por lo cual el nuevo gobierno ha sido pionero en cuanto a la
integración de privilegios al turismo ecuatoriano, el cual ha permitido que varias personas del
extranjero se sientan atraídos por los lugares y la facilidad de entrar a nuestra república.
Las reformas en el Ecuador han cambiado de una forma progresiva por lo cual cada uno de los
cambios ha tenido un impacto en las operadoras que se acogen a estas leyes, interviniendo en
estas la Ley Orgánica de Régimen Tributario Interno, Código del Trabajo y Ley de Turismo, lo
cual genera en los socios la iniciativa de contratar personal que aporten de forma positiva al
buen manejo de la administración y gestión de la empresa.
El direccionamiento del gobierno hacia el turismo receptivo es sumamente importante, el
reconocimiento del país y el aprovechamiento de todos los recursos han sido positivo, las
reformas en cuanto al ingreso al país de extranjeros sirvió como un índice positivo en su gran
mayoría, pero no se descarta algunas aseveraciones e impactos negativos.
Mantener vinculaciones con otros países nos fortalece como república, ya que entramos a un
grupo de manejo administrativo positivo, incrementando in dices de trabajo y disminuyendo
índices de desempleo.
2.5.3. Aspectos Tecnológicos
La tecnología en este siglo ha sido de gran ayuda y de gran importancia en cuanto a la
existencia del ser humano, ya que es el enlace a beneficios numerosos en cuanto al
desenvolvimiento de las personas a la vida cotidiana, ya que conlleva a una mejor calidad de
vida.
En este aspecto, podemos mencionar las facturas electrónicas, las cuales ya son emitidas por
varias empresas, siendo un documento que cumple varios requisitos legales, lo cual garantiza la
autenticidad y la integridad del contenido. Podemos citar algunos beneficios:
34
Los documentos electrónicos tienes la misma validez que los físicos
Se reduce tiempo en el envió de documentos
Ahorro en cuanto al medio ambiente por desecho de papel.
Seguridad y confiabilidad, habiendo menor posibilidad de falsificación de datos
Estos avances tecnológicos ayudan a la optimización de cruce de información por cual hay un
control eficiente por parte de los organismos de control.
2.5.4. Aspecto Cultural
Se define a las actitudes propias del lugar o de un grupo de personas, por lo cual se alinean en
diferentes aspectos, como los valores, creencias, sanciones, tecnología etc, Tener cultura en
cuanto a la recaudación de impuestos, las evasiones fiscales, sería una parte muy positiva, pero
hay que considerar que el sector informal existe una gran evasión tributaria existiendo así una
amenaza.
2.5.5. Aspecto Económico
La economía ecuatoriana se encuentra inestable por los problemas suscitados en el último año,
la mayor parte del PIB provenía de la venta del petróleo, pues este ingreso era el principal
financiamiento para la distribución a los diferentes sectores: Salud, Seguridad Social,
Educación, entre otras. Con la disminución de precio del petróleo Ecuador ha tomado medidas
para financiar el déficit y estabilizar la economía ecuatoriana.
Una de las medidas tomadas por el gobierno fue aumentar el valor del IVA de un 12% al 14%,
esta medida ocasiona pérdidas de plazas de trabajo pues viene siendo un aspecto negativo para
los empresarios privados, y con ello indirectamente afectando a los trabajadores.
Con las medidas impuestas en el Ecuador los precios de los bienes y servicios aumentan,
afectando en gran parte al sector turístico, ya que la Ventas realizadas con anticipación son
revaloradas, y los márgenes de utilidades son disminuidas, Ecuador tenía el porcentaje de IVA
más bajo, por ello era llamativo para el extranjero la compra de los bienes y servicios.
2.5.6. Aspecto Natural
35
La naturaleza es impredecible Ecuador se encuentra ubicada en un lugar con probabilidades de
sismos, por ello no se puede dejar a un lado este aspecto que influye en la economía del país,
para el turismo los desastres naturales son una desventaja, ya que no se puede predecir cuándo
habrá: terremotos, inundaciones, incendios, deslaves, etc. Al suscitarse cualquiera de los
aspectos mencionados representa una pérdida para el sector turístico, pues varios de los
servicios que se ofrecen tendrán que ser suspendidos y con ello no se obtienen ingreso de
dinero.
2.6. Procesos del área contable
2.6.1. Proceso de pago a Proveedores
PROCESO DE PAGO A PROVEEDORES / FACTURAS
D. D
E
OP
ER
AC
ION
ES
DE
PA
RT
AM
EN
TO
DE
CO
NT
AB
ILID
AD
D.
DE
VE
NTA
SG
ER
EN
CIA
Fase
INICIO
A1A2
A3
A4 A5
A4.1 A4.2 A6
A7
A8
A3
A9
A10
A12
A13
A11
FIN
SI
NO
NO
SI
Figura 2.5. Flujograma proceso pago a proveedores.
36
A1.- Este proceso se comienza con la recepción de las facturas, de cada uno de los proveedores
enviados por el currier respectivo, de las diferentes ciudades, en el Departamento contable, los
cuales se procesan el pago, con aquellas que llegan hasta el día miércoles.
A2.- Se procede a la revisión de la factura por parte de la asistente 2, comparando los valores y
el detalle con el sistema EXACTUS, en el cual se detalla cada servicio que se fue reservado, sea
en alojamiento, alimentación o transporte.
A3.- Si en la factura existe alguna desigualdad al compáralo con el sistema, se revisa quien es
el responsable de esa diferencia y entregamos, en el primer caso, puede ser por unos servicios
que fueron reservados en el Departamento de operaciones, por lo cual se entrega la factura para
que procedan al ingreso de las diferencias que aparecen en el sistema.
A3.- A diferencia de la situación anterior puede presentarse la diferencia por el Departamento
de Ventas, pues al realizar reservas, pudieron olvidar ingresar en el sistema, por lo cual se
entrega a la ejecutiva de Ventas correspondiente, y al terminar el documento vuelve al
Departamento contable para proceder al ingreso en el sistema y continuar con el proceso de
pago.
A4.- Al momento de tener las facturas físicamente se procede con el ingreso a los módulos
respectivos, mismos que son: CP (Cuentas por Pagar) para los gastos y RB (Reservas y Boletos)
para ingresar las facturas que pertenecen al giro del negocio.
A5.- El sistema arroja el valor del pago de cada una de las facturas, se procede a imprimir los
cheques físicos, para ello se hacen juegos de las facturas por proveedor, de esta manera se
imprime un cheque el cual abarca de una a mas facturas.
A6.- Se procede a ingresar al sistema de retenciones para imprimir por cada factura su
respectiva retención, en el sistema se deberá llenar capos básicos como número de factura,
nombre del proveedor, RUC, numero de cheque.
37
A7.- Para imprimir el documento del cheque que abarca cada factura se debe ingresar al sistema
y al módulo CP (Cuentas por pagar) donde se elegirá el proveedor que corresponda y se
imprimirá en el sistema la información, como paso siguiente se ingresara al módulo CB
(Cuenta Bancaria) en al cual se procederá a guardar los cheques en una carpeta de la asistente, y
en conjunto se mandara a imprimir los papeles respectivos.
A8.- Grapar en la hoja de egreso las facturas, comprobante de retención rosada, y adjuntar el
cheque, con un clip, no se lo grapa por el hecho que en la actualidad los bancos no aceptan los
documentos, con daños, es por ello que solo se lo adjunta junto a los comprobantes de retención
blanca (original) y la amarilla (establecimiento).
A9.- Al tener todos los juegos de egresos, se los procede a dar al contador, para su revisión, y
las respectivas firmas en cada comprobante de retención, ya que la firma en las retenciones le
corresponde al contador, con la autorización de la gerente general.
A10.- Firmados los comprobantes de retención se proceden a arreglarlos de forma secuencial,
tomando como base el número de los cheques.
A11.- Si con la revisión que realiza el contador a los egresos que se han impreso todo está
correcto, entonces se pasa a la entrega a gerencia, pero si hay una falencia en cuanto al valor o
escritura, se devuelve a la asistente, para la breve revisión, y que se vuelva hacer el cheque por
el valor correcto.
A12.- Se entrega a gerencia los cheques, los cuales se proceden a la firma respectiva
A13.- Se devuelve los cheques firmados al Departamento de Contabilidad, para q sean
entregados los días lunes a los proveedores, en el horario respectivo, y para que se proceda a los
respectivos depósitos y envíos por currier los días martes.
38
Cuadro de levantamiento de información en el área contable de Pago proveedores
LEVANTAMIENTO DE INFORMACIÓN
Proceso: Pago proveedores/Facturas
N° Actividades Frecuencia Horas Tm
(minutos)
Departamentos
1
Recepción de las facturas
Diaria
5
Contabilidad
2 Revisión de las facturas Diaria 30 Contabilidad
3 Arreglo en el sistema por
parte de operaciones
Diaria 20 Operaciones
3 Arreglo en el sistema por
parte de Ventas
Diaria 20 Ventas
4 Ingreso de las facturas en el
sistema
Diaria 30 Contabilidad
5 Impresión de cheques Semanal 2 Contabilidad
6 Impresión de retenciones Semanal 1 Contabilidad
7 Impresión de los egresos Semanal 1 Contabilidad
8 Hacer juegos de los
documentos
Semanal 1 Contabilidad
9 Revisión de los documentos
por parte del contador
Semanal 1 Contabilidad
10 Firma de las retenciones y
orden secuencial
Semanal 15 Contabilidad
11 Repetición de algún
documento, por algún error
de tipeo
Semanal 10 Contabilidad
12 Firma en gerencia Semanal 2 Gerencia General
13 Entrega de los cheques
firmados para procedes con
el pago a los proveedores
Semanal 30 Contabilidad
8 160
El tiempo que se requiere para sacar todos los pagos de la semana es de diez horas cuarenta
minutos, los cuales se los emplea para procesar con el pago de los proveedores, dichos pagos se
los realiza de las facturas que llegan hasta el día miércoles, ya que las actividades a ejecutarse
39
llevan tiempo cuando hay alguna desigualdad o al cotejar los servicios se encuentren
incompletos en el ingreso de los mismos.
Cálculos de sueldos de las áreas
OPERACIONES
1 G. de Operaciones $ 980,00
2 Supervisor $ 690,00
3 Operario 1 $ 530,00
4 Operario 2 $ 550,00
5 Operario 3 $ 450,00
6 Operario 4 $ 400,00
TOTAL $ 3.600,00
Promedio $ 600,00
CONTABILIDAD
1 Contador G. $ 900,00
2 Asistente 1 $ 500,00
3 Asistente 2 $ 450,00
TOTAL $ 1.850,00
Promedio $ 616,67
VENTAS
1 Vendedor 1 $ 900,00
2 Vendedor 2 $ 860,00
3 Vendedor 3 $ 801,72
4 Vendedor 4 $ 800,00
5 Vendedor 5 $ 700,00
6 Vendedor 6 $ 700,00
7 Vendedor 7 $ 700,00
TOTAL $ 5.461,72
Promedio $ 780,25
GERENCIA
1 Gerente G. $ 1.000,00
TOTAL $ 1.000,00
40
ADMINISTRACIÓN
1 Administración 1 $ 700,00
2 Administración 2 $ 700,00
TOTAL $ 1.400,00
Promedio $ 700,00
Cálculos del proceso
Se muestra un cuadro con los minutos que intervienen en cada Departamento y el cálculo y el
costo que implica este proceso.
Las fórmulas que se aplicaron son: SUELDO PROMEDIO/ 30 DIAS de esta manera
obtendremos el valor por día, VALOR POR DIA/ 8 HORAS se obtiene el valor por horas,
VALOR POR HORA/ 60 MINUTOS obtendremos el valor por minuto, este último valor se
multiplica por los minutos que cada Departamento uso para la ejecución del proceso, y
finalmente se visualiza el valor por minuto en cada Departamento.
OPERACIONES VENTAS CONTABILIDAD GERENCIA TOTAL
20 20 480 120 640
600 780,25
OPERACIONES = 30 DIAS VENTAS = 30 DIAS
= 20 26,01
= 20 26,01
8 HORAS 8 HORAS
= 2,5 3,25
2,5 3,25
60 MINUTOS 60 MINUTOS
= 0,04 0,05
0.04 * 20 0.05 * 20
= 0,8 0,8
41
616,67 1000
CONTABILIDAD 30 DIAS GERENCIA 30 DIAS
= 20,56 = 33,33
= 20,56 = 33,33
8 HORAS 8 HORAS
= 2,57 = 4,17
2,57 = 4,17
= 60 MINUTOS 60 MINUTOS
0,04 = 0,07
= 0.04 * 480 = 0.07 *120
20,56 = 8,33
Después de los cálculos realizado el Departamento de Operaciones tiene como resultado $ 0,80
centavos de los veinte minutos utilizados dentro de este proceso, el Departamento de Ventas
utiliza 20 minutos y el costo de ellos son $0,80, para el Departamento de Contabilidad el costo
de los 480 minutos es de $ 20,56 y el Departamento de Administración / Gerencia tiene un
resultado de $8,33 por los 120 minutos.
El costo que implica realizar este proceso sumando todos los costos por Departamento es de
$30, 49, interviniendo 4 Departamentos de operaciones, Ventas Contabilidad y gerencia, se
puede observar que la concentración de actividades ejecutadas las tiene el Departamento
contable, por ello solo en esa área es de $ 20,56 es un valor mayor a los de los otros
Departamentos.
42
PROCESO DE PAGO APROVEEDORES/ PREPAGOS
D.
DE
O
PE
RA
CIO
NE
SD
. D
E V
EN
TA
D
. D
E C
ON
TA
BIL
IDA
DG
ER
EN
CIA
Fase
INICIO
A1
A2 A3 A4
A3.1 A5 A6
A7
A8 A9 FINSI
NO
A1
Figura 26. Flujograma proceso pago a proveedores/Prepagos
A1.- Este proceso se comienza con la recepción de las órdenes de cheque que viene de los
Departamentos de Ventas y operaciones, los cuales emiten, parar realizar pagos emergentes, o
simplemente abonos a los proveedores por los servicios que se reservaron.
A2.- Se procede a la revisión de las órdenes de cheque por parte de la asistente 1, comparando
con el sistema EXACTUS y las proformas que adjuntan a las mismas, si se encuentra alguna
diferencia entre el sistema y la proformas proporcionadas, se les devuelven a los ejecutivos para
que realicen las respetivas correcciones.
A3.- Se realiza los prepagos en el sistema, digitando los valores estipulados en las órdenes de
pago.
43
A4.- Se procede a imprimir los cheques físicos de los prepagos que fueron solicitados.
A5.- Ingreso de los cheques al sistema por CP (Cuentas por pagar) y en CB (Cuenta Bancaria)
para proceder a guardarlos en una carpeta de la asistente y se pueda imprimir dicho documento.
A6.-Se comienza armar los juegos, las ordenes de cheques se grapan a las hojas de egreso, y se
adjuntas con clip los cheques, estos documentos se pasan a l contador, para q sean revisados y
verifique si se encuentra algún documento mal digitado.
A7.- Los documentos se los entrega a gerencia, para su respectiva firma, en los cheques
sacados de la semana.
A8.- Los cheques firmados pasan nuevamente a la aérea de Contabilidad, los cuales serán
entregados el día lunes a los proveedores.
A9.- Los cheques que no son entregados el lunes, son depositados los martes, con previo aviso
de que, los pagos son depósitos.
Cuadro de levantamiento de información en el área contable de Pago proveedores /Prepagos
LEVANTAMIENTO DE INFORMACIÓN
Proceso:Pago proveedores/Prepagos
N°
Actividad
Frecuencia
Horas
Tm (minutos)
Departamentos
1
Recepción de las ordenes de
cheques
Diaria
5
Contabilidad
2 Comparación de las
proformas con el sistema
Diaria 30 Contabilidad
3 Realización de los prepagos
en el sistema
Diaria 30 Contabilidad
4 Impresion de cheques Diaria 30 Contabilidad
5 Impresión de los egresos Diaria 30 Contabilidad
6 Hacer juegos de los
documentos
Diaria 30 Contabilidad
7 Firma en gerencia Semanal 2 Gerencia
44
Cuadro de levantamiento de información en el área contable de Pago proveedores /Prepagos.
Continuación.
N° Actividad Frecuencia Horas Tm (minutos) Departamentos
8 Los cheques son devueltos al
Departamento de
Contabilidad, y se revisa si
todos los cheques están
firmados
Diaria 30 Contabilidad
9 Los cheques son depositados
para el día lunes, o
depositados para el día
martes.
Diaria 1 Contabilidad
3 185
El realizar los prepagos se necesita de 6 horas horas y cinco minutos, comenzando con la
recepción de las órdenes en el Departamento de Contabilidad, estas órdenes llegan de forma
diaria, y salen los pagos juntos a los de las facturas, cada semana, los cuales serán firmados y
entregados para su respectivo deposito o envió.
La muestra se hizo en base a lo que general mente llega a la semana que son 15 órdenes de
cheques, los cuales suelen ser del mismo proveedor, pero por diferentes referencias se debe
realizar diferentes, toma tiempo, pero no se puede unir el pago.
Las fórmulas que se aplicaron son: SUELDO PROMEDIO/ 30 DIAS de esta manera
obtendremos el valor por día, VALOR POR DIA/ 8 HORAS se obtiene el valor por horas,
VALOR POR HORA/ 60 MINUTOS obtendremos el valor por minuto, este último valor se
multiplica por los minutos que cada Departamento uso para la ejecución del proceso, y
finalmente se visualiza el valor por minuto en cada Departamento.
Cálculos del costo del proceso
OPERACIONES VENTAS CONTABILIDAD GERENCIA TOTAL
245 120 365
616,67 1000
CONTABILIDAD 30 DIAS GERENCIA 30 DIAS
= 20,56 = 33,33
= 20,56 = 33,33
8 HORAS 8 HORAS
= 2,57 = 4,17
45
= 2,57 = 4,17
60 MINUTOS 60 MINUTOS
= 0,04 = 0,07
= 0.04 * 245 = 0.07 * 120
= 10,49 = 8,33
El costo de realizar el proceso de prepagos es de $18,83, en el cual intervienen 2
Departamentos Contabilidad y gerencia, el Departamento contable es el que se encarga de
ejecutar la mayoría de las actividades, y tiene el costo de $ 10,49, la gerencia está representado
por un costo de $8,33, lo que implica este valor monetarios es por la cantidad de firmas que
debe hacer en los cheques físicos.
2.6.2. Proceso de cobro al cliente
PROCESO DE COBRO A CLIENTES MEDIANTE TARJETAS DE CREDITO/ BANCO DEL AUSTRO
ME
NS
AJE
RO
D.
CO
NT
AB
ILID
AD
D.
DE
VE
NTA
SC
LIE
NT
ES
Fase
INICIOA1
A4 A6 A7 A9
A10
A12
A11
FIN
SI
NO
A2 A5
A8
A13
A3
Figura 2. 7. Flujograma proceso cobro a cliente/Tarjeta banco del austro
46
A1.- El cliente envía por email un documento que se lo llama ARCHIVO donde tiene una
recopilación de (nombre del dueño de la tarjeta, numero de la tarjeta, monto a pagar, código de
seguridad, fecha de expiración dela tarjeta, nombre del ejecutivo y actividad que se está
pagando, Entre otros).
A2.- El documento junto al pasaporte escaneado del dueño de la tarjeta es pasado al ejecutivo
de venta que se encuentra a cargo del cliente, el cual pasara físicamente al Departamento de
Contabilidad.
A3.- Al llegar el documento al Departamento de Contabilidad la asistente 1, procede a realizar
la llamada al Banco del Austro para pedir una autorización de los datos que le han sido
otorgados, para comenzar con el cobro.
A4.- Si la autorización es facilitada por el banco, se procede a notificar al ejecutivo responsable
del ARCHIVO a cargo.
A5.- En el caso que no se facilite la autorización, el ejecutivo de Ventas deberá comunicarse con
el cliente, para corroborar los daros proporcionados, o para que el cliente se comunique con el
banco para dar la autorización de que se realice el cobro.
A6.- Si se facilitara la autorización de los ARCHIVO, se procede a llenar RECAPS los cueles
tienen la información de: fecha, nombre del dueño de la tarjeta, número de tarjeta, autorización
del banco, código del establecimiento y nombre del establecimiento, sacando una copia del
archivo y el pasaporte del cliente, de esta manera se obtiene dos copias,
A7.- La asistente 1, realiza 2 unas cartas en las cuales se describe datos puntuales como: número
de RECAP, monto, el nombre del dueño de la tarjeta, los servicios que se pagan, entre otros, las
cartas estarán firmadas por el contador, como responsable.
A8.- Se procede a enviar al mensajero de la empresa, para dejar personalmente los documentos
en el Banco del Austro, y uno de los juegos llevara sellado para la empresa, donde se confirma
la recepción de los documentos.
A9.- Se verifica en el Banco del Austro, si ya se encuentra el detalle de ingresos, las facturas, y
comprobantes de retención de los RECAPS enviados posteriormente, para proceder a
imprimirlos.
A10.- Se ingresa al sistema el detalle de ingresos en el módulo CB, estos valores son ingresados
de forma total, con las referencias correspondientes, las cuales indican que RECAPS han sido
facturados.
47
A11.- En el módulo de CC (Cuentas por Cobrar) se procede atar los valores monetarios de
forma individual, los cuales se ingresan en cada cliente los valores correspondientes que fueron
pagados con las tarjetas posteriormente autorizados.
A12.- Las facturas que fueron impresas anteriormente se las ingresan el módulo CP con las
respectivas referencias de que RECAPS están siendo cobradas.
A13.- La asistente 1 realiza las hojas de ingreso del dinero de los clientes que ya ha ido
cobradas, de ahí se procede a entregar a los ejecutivos responsables de los diferentes pagos.
Cuadro de levantamiento de información en el área contable de Cobro a cliente banco del
austro.
LEVANTAMIENTO DE INFORMACIÓN
Proceso:Cobro a clientes/Tarjetas de credito
N° Actividad Frecuencia Horas Tm
(minutos)
Departamentos
1
El cliente envia por email,
aviso de pago al ejecutivo
de Ventas
2 Recepción de los
documentos del cliente, e
impresión de los mismos
Diaria
10 Ventas
3 Realizar una llamada al
banco para pedir
autorización.
Diaria
30 Contabilidad
4 Aviso de la autorización
al ejecutivo responsable Diaria
5 Contabilidad
5 Si no se da autorización
por parte del banco, el
ejecutivo, tendrá que
dirigirse al cliente, para
que confirme los datos
proporcionados.
Diaria
30 Ventas
6 Llenar RECAPS Semanal
30 Contabilidad
7 Imprimir cartas de
autorización
Semanal
15
Contabilidad
48
Cuadro de levantamiento de información en el área contable de Cobro a cliente banco del
austro. Continuación.
LEVANTAMIENTO DE INFORMACIÓN
Proceso: Cobro a clientes/Tarjetas de crédito
N° Actividad Frecuencia Horas Tm
(minutos)
Departamentos
8 Envio al mensajero con
cartas de autorización Semanal 1
Contabilidad
9 Impresión de detalle de
ingresos, facturas y
retenciones del sistema
del banco.
Semanal 10 Contabilidad
10 Ingreso del documento de
detalle de ingresos al
sistema
Semanal 15 Contabilidad
11 Ingreso de los valores de
los RECAPS en el
sistema.
Semanal 20 Contabilidad
12 Ingreso de las facturas al
sistema impresas del
banco.
Semanal 10 Contabilidad
13 Impresión y entrega de
los documentos de
ingreso a los ejecutivos
responsables.
Semanal 30 Contabilidad
2
205
En este proceso de los cobros al cliente por medio de la tarjeta de crédito se emplea cinco horas
veinte y cinco minutos, ya que todo el proceso empieza desde el envió de los documentos
pertinentes para realizar una llamada telefónica al banco para la autorización de cobro
corriente para el establecimiento.
Los respaldos de que ya llego se realizó el cobro del dinero son las facturas, las cuales emite el
banco, donde indica cuanto llego de dinero de lo solicitado, con ellos realizar el Departamento
49
de Contabilidad un respaldo representado por un documento de ingreso, para ser entregado al
Departamento de Ventas, al ejecutivo que pertenece.
Cálculos del proceso
OPERACIONES VENTAS CONTABILIDAD GERENCIA TOTAL
40 285
325
780,25 616,67
VENTAS = 30 DIAS CONTABILIDAD 30 DIAS
= 26,01 = 20,56
= 26,01 = 20,56
8 HORAS 8 HORAS
= 3,25 = 2,57
= 3,25 = 2,57
60 MINUTOS 60 MINUTOS
= 0,05 = 0,04
= 0.05 * 40 = 0.04 * 285
= 2,17 = 12,20
En este proceso interviene el Departamento de Ventas cuyo costo de los minutos utilizados es
de $2,17 lo cual equivale a cuarenta minutos intervenidos, el Departamento de Contabilidad
interviene con 285 minutos locual equivale a un costo de $ 12,20, total los dos Departamentos
intervinieron ocn trescientos veinte y cino minutos para ejecutar todo el proceso.
Este proceso tiene un costo de $14,37, el cual dos Departamentos intervienen para que ejecute
el mismo, el mayor costo en el proceso está en el área contable, con $12,20, equivalente a 285
minutos que interviene por parte del personal del área contable. Siendo el que desarrolla más
actividades para que funcione el proceso.
50
Figura 2. 8. Flujograma proceso Cobro a clientes /Transferencias del exterior
PROCESO DE COBRO A CLIENTES MEDIANTE TRANSFERENCIAS
ME
NS
AJE
RO
D.
CO
NT
AB
ILID
AD
D.
DE
VE
NTA
SC
LIE
NT
ES
Fase
INICIOA1
A4 A6 A7 A9
FIN
SI
NO
A2 A5
A3
A8
A10
A1.- El aviso de pago lo realiza el cliente mediante mail al ejecutivo de venta responsable,
adjuntando la transferencia que se realiza a la cuenta de la agencia.
A2.- El email de aviso de pago, llega al ejecutivo, mismo que en reenviado al contador de
EXPEDITIONTOURS, por lo cual comienza con la revisión en la cuenta general del banco de
la empresa.
A3.- El contador confirma el pago de los clientes, con la persona autorizada, la cual confirma
que el dinero del pago ha llegado para la empresa.
A5.- Si no llega el dinero se notifica al ejecutivo de venta, para que se comunique con el cliente,
y verifique la información necesaria, para tener respaldo de la transferencia. Y de esta forma
seguir con los avances de los servicios solicitados.
51
A6.- Al confirmar el contador de la llegada del dinero a la cuenta, se autorizan pagos de dinero
de suma importancia a distintos proveedores.
A7.- El contador realiza el comprobante de ingreso respectivo para ser entregado al ejecutivo
de venta.
A8.- Se entrega a los ejecutivos el respaldo del ingreso de dinero con la firma respectiva, para lo
cual van adjuntar en el FILE donde constan todos los servicios a operar, con el dinero cobrado.
A9.- El contador realiza el ingreso del dinero en el sistema, de tal forma que ata al sistema el
pago que ha ingresado, por lo clientes por lo cual, consta en el mismo la autorización de
proceder con la operación de los servicios.
A10.- Se comunica a la gerente mediante email, de la llegada del dinero, ya que las
transferencias representan un gran porcentaje de los clientes más potenciales, con ello se
confirma por última vez del ingreso del dinero.
Cuadro de levantamiento de información en el área contable Cobro a clientes /Transferencias
del exterior.
Levantamiento de información
Proceso: Cobro a Clientes/ Transferencia
N° Actividad Frecuencia Horas Tm (minutos) Departamentos
1
El cliente envia por email.
Viso de pago al ejecutivo
de Ventas
2 Recepción del mail por
parte del ejecutivo de
Ventas con el adjunto de la
transferencia.
Diaria
10 Ventas
3 Confirmación del pago en
la cuenta bancaria.
Diaria
10 Contabilidad
52
Cuadro de levantamiento de información en el área contable Cobro a clientes /Transferencias
del exterior. Continuación
Levantamiento de información
Proceso: Cobro a Clientes/ Transferencia
N° Actividad Frecuencia Horas Tm (minutos) Departamentos
4 Si el dinero de la
transferencia no aparece en
la cuenta bancaria, se
notifica al ejecutivo.
Diaria
5 Contabilidad
5 El ejecutivo de venta
realiza las llamadas
pertinentes con el cliente,
para que le facilite los
respaldos de la
transferencia.
Diaria 1
Ventas
6 El contador autoriza, el
pago de los servicios, al
tener confirmado la llegada
de dinero.
Diaria
30 Contabilidad
7
El contador realiza el
documento de ingreso,
para entregar al ejecutivo
su respaldo.
Semanal
15 Contabilidad
8 Se archiva el documento
de ingreso.
Diaria
10 Contabilidad
9 El contador realiza el
ingreso del dinero en el
sistema, para la constancia
en los pagos.
Semanal
20 Contabilidad
10 Comunicación del ingreso
de dinero a gerencia,
mediante email.
Diaria
15 Contabilidad
1
115
Las confirmaciones de los cobros que se realizan a los clientes más potenciales, son mediante
transferencias, el tiempo intervenido fue de dos horas con cincuenta y cinco minutos, los cuales
53
permite procesar con los servicios, para el cumplimiento de las reservaciones echas para los
pasajeros.
Cálculos del proceso
OPERACIONES VENTAS CONTABILIDAD GERENCIA TOTAL
70 105
175
780,25 616,67
VENTAS = 30 DIAS CONTABILIDAD= 30 DIAS
= 26,01 = 20,56
= 26,01 = 20,56
8 HORAS 8 HORAS
= 3,25 = 2,57
= 3,25 = 2,57
60 MINUTOS 60 MINUTOS
= 0,05 = 0,04
= 0.05 * 70 = 0.04 * 105
= 3,79 = 4,50
Para este proceso intervinieron el Departamento de Ventas con setenta minutos el costo del
tiempo intervenido es de $ 3,79 en el Departamento de Contabilidad se emplearon ciento cinco
minutos el valor monetario del mismo es de $ 4,50, la totalidad de minutos que intervinieron en
el proceso es de ciento setenta y cinco.
El costo del proceso a ejecutarse es de $8,29 en el cual intervienen dos Departamento de Ventas
y Contabilidad, la mayor representación en cuanto al costo es el Departamento contable con $
4,50, dentro de las actividades están usando mayor tiempo por lo cual las tareas tienden a ser
más largas.
54
2.6.3. Facturación de las Ventas / FILE
PROCESO DE FACTURACION / FILES
CO
NTA
DO
RA
SIS
TE
NTE
1A
SIS
TE
NTE
2D
. D
E V
EN
TA
SD
.
OP
ER
AC
ION
ES
Fase
INICIO
A1A3 A5 A6 A9
A10
A12A11
FIN
SI
NO
A2
A4
A7
A8
A13
NO
SI
Figura .29. Flujograma proceso facturación Files
A1.- La asistente 1, ingresa al sistema para poder visualizar todos los Files del mes que se va a
proceder a facturar, y tenerlos físicamente para proceder a revisarlos.
A2.- Se procede a revisar los documentos de los detalles de los servicios de venta y las facturas
que son impresas y adjuntadas por los ejecutivos de venta.
A3.- Se procede a comparar el valor de la venta que se muestra en el sistema, con el que se
cuadra cada FILE contra los respaldos físicos de los mismo si existe alguna desigualdad, se
procede a verificar con el respectivo ejecutivo.
55
A4.- El ejecutivo de venta procede a la revisión de los servicios ingresados, e imprimir los
respaldos necesarios de los cuadres de la Ventas.
A5.- La asistente 1, procede a la revisión de los servicios que se encuentran dentro de los Files,
cuyos servicios a modificarse son: Parque Nacional, Fondos a Rendir, Consejo, Sicgal, Quitsato.
A6.- Los servicios de fondos a rendir se los comparan con los reportes físicos que anteriormente
se obtienen de operaciones y los valores que se pueden observar en el sistema, con la
comparación se pueden analizar si hay algunas variantes
A7.- Al no estar correcto los valores del servicio de fondos a rendir, se debe dirigir al
Departamento de operaciones y verificar los valores.
A8.- En el Departamento de operaciones, se procede a verificar los servicios, los cuales arreglan
y adjunta los respaldos respectivos para la confirmación de los servicios.
A9.- Al tener todos los fondos correctamente respaldados, se proceden hacerlos comisionables y
a eliminarlos, en los cuales se realizan los respectivos ajustes, para que el valor de la venta no
sea afectada.
A10.- Las demás cuentas que se proceden afectar, anteriormente mencionadas, tiene otro
tratamiento, los cuales no afectan en el valor de la venta.
A11.- Al terminar con todos los cálculos respectivos, se procede a pasar cada carpeta al
contador, para su respectiva facturación.
A12.- El contador realiza un archivo, en el cual se digita todas la Ventas, mismo que servirá
para notificar a gerencia, y para la declaración de impuestos.
A13.- Cuando ya se ha facturado, todas las carpetas pasan a la asistente 2, la cual completara
los datos de algunas facturas e impresión de otras.
A14.- Al completar todos los datos se procede archivar las carpetas para ser archivadas.
56
Cuadro de levantamiento de información en el área contable de Facturación Files.
LEVANTAMIENTO DE INFORMACIÓN
Proceso:Facturación/Files
N° Actividad Frecuencia Horas Tm (minutos) Departamentos
1 Ingreso al sistema para
identificar Files del mes
que se procede a
facturar.
Mensual 10 Contabilidad
2 Revisión de los
documentos adjuntados,
detallando la venta.
Mensual 30 Contabilidad
3 Comparación del sistema
con los documentos de
detalle de venta.
Mensual 45 Contabilidad
4 Corrección en el sistema
de los servicios por parte
de ejecutivo de venta.
Mensual 20 Ventas
5 Revisión de los servicios
que se van a afectar,
dentro de los paquetes
turísticos. (Parque
Nacional, Fondos a
Rendir, Consejo, Sicgal,
Quitsato).
Mensual 15 Contabilidad
6 Los fondos a rendir se
comparan los físicos con
el sistema.
Mensual 3 Contabilidad
7 Corrección de los valores
erróneos en el
Departamento de
operaciones
Mensual 30 Operaciones
8 Operaciones adjunta
documentación de
respaldo, por las
correcciones
Mensual 10 Operaciones
9 Se realiza ajustes en el
sistema sin modificación
de la venta
Mensual 1 Contabilidad
10 Se modifica los demás
servicios, no afectan la
venta.
Mensual 1 Contabilidad
57
Cuadro de levantamiento de información en el área contable de Facturación Files. Continuación
LEVANTAMIENTO DE INFORMACIÓN
Proceso:Facturación/Files
N° Actividad Frecuencia Horas Tm (minutos) Departamentos
11 Facturación de los
FILES
Mensual 4 Contabilidad
12 Realizar archivos para
sustento de las Ventas
del mes
Mensual 2 Contabilidad
13 Completar datos de
facturas
Mensual 2 Contabilidad
14 Archivar FILES del mes.
Mensual 1 Contabilidad
14 160
Para la facturación se necesita dieciseis horas con cuarenta minutos, dicho proceso se lo realiza
mensualmente, ya que todos los valores monetarios sirven como sustento para la declaración del
IVA de las Ventas en el SRI.
CALCULOS DEL PROCESO
OPERACIONES VENTAS CONTABILIDAD GERENCIA TOTAL
40 20 940
1000
600 780,25
OPERACIONES = 30 DIAS VENTAS = 30 DIAS
= 20 = 26,01
= 20 = 26,01
8 HORAS 8 HORAS
= 2,5 = 3,25
2,5 = 3,25
60 MINUTOS 60 MINUTOS
= 0,04 = 0,05
0.04 * 40 = 0.05 * 20
= 1,6 = 0,8
58
616,67
CONTABILIDAD 30 DIAS
= 20,56
= 20,56
8 HORAS
= 2,57
= 2,57
60 MINUTOS
= 0,04
= 0.04 * 940
= 40,25
El costo del proceso es de $42,65 en el cual intervienen los Departamentos de operaciones,
Ventas y Contabilidad, entre los tres Departamentos el mayor costo se encuentra inmerso en el
Departamento contable el cual está representado por $ 40,25, los minutos por los cuales son
representados en esta área demuestra que la intervención en la misma es predominante.
2.3. Matriz F.O.D.A.
2.3.3. Matriz F.O.D.A del Departamento de Contabilidad
Por medio de la utilización de esta herramienta de análisis estratégico, se podrá conformar un
cuadro de la situación actual del Departamento del área contable, permitiendo de esta manera
obtener un diagnóstico preciso, y en función de este análisis tomar decisiones conjuntamente
con los objetivos y políticas respectivas, de esta manera se reconoce lo positivo y lo negativo
de la empresa.
La matriz FODA representa una herramienta de análisis importante y de gran ayuda dentro del
Departamento contable.
Cuadro de Matriz FODA del área contable
59
FORTALEZA DEBILIDADES
AN
AL
ISIS
IN
TE
RN
O
F1 Revisión y control de egresos y
retenciones
D1 No se motiva al personal
F2 Se encuentra al día en cuanto a los
impuestos
D2 Varias actividades se duplican
F3 Verifican y cotejan con el sistema los
pagos que se vayan a realizar.
D3 Varias actividades son innecesarias
F4 Se da seguimiento a los problemas con
las facturas
D4 Algunas retenciones pasan con un error y
toca modificar para enviar a los proveedores
F5 Los pagos con cheques son realizados
a tiempo
D5 El boto de las asistentes no son tomadas en
cuenta por lo que suele haber diferencias.
F6 Los envíos de documentos a
proveedores son realizados de forma
rápida
D6 La documentación del Depart. de
operaciones tienen errores y retrasan el trabajo
de Contabilidad.
F7 Se mantiene un buen manejo de los
fondos de caja chica.
D6 Pagos duplicados ya que las dos asistentes
tienden hacer lo mismo.
F8 Se realizan reposiciones de caja chica
de manera permanente.
F9 Presentación de información financiera
de manera oportuna a gerencia.
F10 Disponibilidad del equipo
60
AN
AL
ISIS
EX
TE
RN
O
OPORTUNIDADES
AMENAZAS
O1 Las asistentes pueden realizar
otras actividades y encontrarse
eficientes frente a cualquier
imprevisto.
A1 Temor hacia organismos
gubernamentales por incumplimiento de
obligaciones fiscales
O2 Las asistentes tienes la ventaja
de aprender un poco más de lo que
se maneja en el área
A2 Sanciones por parte de los organismos
gubernamentales ponen en riesgo la
estabilidad financiera de la empresa
O3 Dar prioridad al Departamento
para regular los estados financieros
A3 Pagos erróneos con excesiva diferencia
en lo real por pagar.
O4 Herramientas de trabajo A4 Devolución de cheque con incapacidad
de fondos.
O5 Destacarse como el
Departamento más importante del
manejo de los recursos económicos
de la empresa
A5 Cancelación de un servicio por parte de
los proveedores por no pagar a tiempo.
61
CAPITULO III
3. MARCO TEORICO CONCEPTUAL
3.1. Procesos
Definición
Un proceso se puede definir como una serie de actividades, acciones o eventos organizados
interrelacionados, orientadas a obtener un resultado especifico y predeterminado, como
consecuencia del valor agregado que aporta cada una de las fases que se llevan a cabo en las
diferentes etapas por los responsables que desarrollan las funciones de acuerdo con su estructura
orgánica. (Sosa, 2013)
Importancia
Básicamente el proceso que forma parte de toda empresa consta de las distintas tareas que tiene
que realizarse para el orden y crecimiento de una compañía, realizándose además una
sectorización de los trabajos en distintas áreas especializadas y logrando que cada una de ellas
no función como entes autónomos, si no que se realice acciones conjuntas para poder alcanzar
la realización de un objetivo. (Méndez Gutierrez, 2013)
3.2. Objetivos
Los objetivos dentro de los sistemas son:
Eliminar la duplicidad de esfuerzos.
Mejorar continuamente las actividades desarrolladas en la entidad.
Optimizar el empleo de los recursos. (Blaya, 2006)
3.3. Métodos de Evaluación.
3.3.1. Cuestionario.
Consiste en diseñar cuestionarios con base en preguntas que deben ser contestadas por los
funcionarios y personal responsable de las distintas áreas de la empresa bajo el examen. Las
preguntas son formuladas de tal forma que la respuesta afirmativa indique un punto óptimo en el
sistema de control interno y una respuesta negativa indica una debilidad o un aspecto no muy
confiable. La aplicación del cuestionario permite identificar las áreas críticas de una manera
uniforme facilitando la preparación de las cartas de control interno. (Estupiñán Gaitán,
Administración de riesgos E.R.M. y la auditoría interna., 2006)
62
3.3.2. Narrativas.
Es la descripción detallada de los procedimientos más importantes y las características del
sistema de control interno para las distintas áreas clasificadas por actividades, Departamentos,
funcionarios y empleados, mencionando los registros y formularios que intervienen en el
sistema. (Estupiñán Gaitán, Administración de riesgos E.R.M. y la auditoría interna., 2006)
3.3.3. Diagramas de Flujo
Este método consiste en describir objetivamente la estructura orgánica de las áreas con la
auditoria, así como los procedimientos a través de sus distintos Departamentos y actividades. En
la descripción de procedimientos, el auditor utiliza símbolos convencionales y explicaciones
que den una idea completa de los procedimientos de la empresa. (Estupiñán Gaitán,
Administración de riesgos E.R.M. y la auditoría interna., 2006)
Cuadro de simbología para flujogramas
NOMBRE SIMBOLO FUNCIÓN
INICIO O FINAL
Este símbolo, expresa inicio o fin
de un programa
INDICADOR DE DIRECCION O
LINEA DE FLUJO
Estas flechas nos indican la
continuación del proceso, la
dirección sea esta horizontal o
vertical
PROCESO
Permite entender que hay una
actividad que ejecutar, expresa
operación algebraica o de
asignación
63
Cuadro de simbología para flujogramas
NOMBRE SIMBOLO FUNCIÓN
DECISION
Expresa condiciones y
asociaciones alternativas de una
decisión lógica
CONECTOR MISMA PAGINA
Expresa vinculación del proceso
en la misma página
DOCUMENTACIÓN
Representa resultado mediante un
reporte impreso
CONECTOR PAGINA
Expresa enlace de un proceso con
otro en diferentes páginas
3.3.4. Informe COSO.
El informe es un manual de control interno que pública el Instituto de Auditores Internos de
España en colaboración con la empresa de auditoria Coopers and Lybrand. El control consta de
cinco componentes interrelacionados que se derivan de la forma como la administración maneja
el negocio, y están integrados a los procesos administrativos. Los componentes son:
Ambiente de control
Evaluación del riesgo
Actividades de control
Información y comunicación
Supervisión y seguimiento del sistema de control.
Los cinco componentes forman un sistema integrado que reacciona dinámicamente a las
condiciones cambiantes. (Ladino, 2009)
64
3.4. Informe COSO II-ERM
3.4.1. Antecedentes.
El E.R.M del COSO II, es conocido como el estándar para cumplir con la sección 404 de la ley
Sarbanes – Oxley, por tanto se prepara un resumen del E.R. COSO II, así como una aplicación a
la labor de auditoria de las diferentes empresas, en la cual se puede aplicar un apoyo de asesoría
fundamental a las administraciones de las diferentes organizaciones como un verdadero valor
agregado de sus labores. (Ladino, 2009)
El E.R.M. captura los conceptos fundamentales que son claves sobre la manera de como las
compañías y otras organizaciones administran el riesgo, proveyendo una base para la aplicación
a través de diferentes tipos de organizaciones y sectoriales. Se centra directamente en el logro de
objetivos de la entidad y está provee una base para definir la efectividad de la administración del
riego empresarial. (Estupiñán Gaitán, Control interno y fraudes: con base a los ciclos
transaccionales: análisis de informe COSO I y II, 2006)
3.4.2. Objetivos.
El E.R.M., está enfocado al logro de objetivos de una entidad, se expresa en cuatro categorías:
Estratégica – metas de alto nivel, alineadas con y apoyando a su misión.
Operacionales – uso efectivo y eficiente de los recursos.
Presentación de reportes – confiabilidad de la presentación de reportes.
Cumplimiento – cumplimiento con las leyes y regulaciones aplicables.
Esta categorización de los objetivos de la entidad permite un centro de atención en los aspectos
separados del E.R.M. (Estupiñán Gaitán, Control interno y fraudes: con base a los ciclos
transaccionales: análisis de informe COSO I y II, 2006)
65
3.4.3. Componentes.
Consta de ocho componentes interrelacionados. Estos se derivan de la manera como la
administración opera un riesgo empresarial y están integrados dentro del proceso
administrativo. Estos componentes son:
Ambiente de control. El ambiente interno comprende el tono de una organización, y
establece las bases de como el riesgo es percibido y direccionado por la gente de una
entidad, incluyendo la filosofía de la administración del riesgo y el apetito por el riesgo,
la integridad y los valores éticos, y el ambiente en el cual operan. (Estupiñán Gaitán,
Control interno y fraudes: con base a los ciclos transaccionales: análisis de informe
COSO I y II, 2006)
Establecimiento de objetivos. Los objetivos tienen que existir antes de que la
administración pueda identificar los eventos potenciales que afecten a su logro. El
E.R.M asegura que la administración tiene en funcionamiento un proceso para
establecer objetivos y que los objetivos seleccionados apoyen y estén alineados con la
misión de la entidad y sean consistentes con su apetito por el riesgo. (Estupiñán Gaitán,
Control interno y fraudes: con base a los ciclos transaccionales: análisis de informe
COSO I y II, 2006)
Identificación de eventos. Se tiene que identificar los eventos internos y externos que
afectan el logro de los objetivos de una entidad, diferenciado entre eventos y
oportunidades. Las oportunidades se canalizan hacia las estrategias de la administración
o hacia el proceso de establecimiento de objetivos. (Estupiñán Gaitán, Control interno y
fraudes: con base a los ciclos transaccionales: análisis de informe COSO I y II, 2006)
Valoración del Riesgo. Los riesgos se analizan, considerando su probabilidad de
impacto, como una base para determinar cómo se administran. Los riesgos se
administran sobre una base inherente y una base residual. (Estupiñán Gaitán, Control
interno y fraudes: con base a los ciclos transaccionales: análisis de informe COSO I y II,
2006)
Respuesta al riesgo. La administración selecciona las respuestas al riesgo – evitar,
aceptar, reducir o compartir el riesgo – desarrollando un conjunto de acciones para
66
alinear los riesgos con las tolerancias al riesgo y con el apetito por el riesgo que tiene la
entidad. (Estupiñán Gaitán, Control interno y fraudes: con base a los ciclos
transaccionales: análisis de informe COSO I y II, 2006)
Actividades de control. Se establecen e implementan políticas y procedimientos para
ayudar a asegurar que las respuestas al riesgo se llevan a cabo de manera efectiva.
(Estupiñán Gaitán, Control interno y fraudes: con base a los ciclos transaccionales:
análisis de informe COSO I y II, 2006)
Información y comunicación. Se identifica, captura y comunica la información
relevante en una forma y en un cronograma que le permita a la gente llevar a cabo sus
responsabilidades. La comunicación efectiva también ocurre en un sentido amplio,
influye desde abajo, a través y hacia arriba de la entidad. (Estupiñán Gaitán, Control
interno y fraudes: con base a los ciclos transaccionales: análisis de informe COSO I y II,
2006)
Monitoreo. Se monitorea la totalidad de la administración de riesgos del
emprendimiento y se realizan las modificaciones necesarias. El monitoreo se logra
mediante actividades administrativas ongoing, evaluaciones separadas, o ambas.
(Estupiñán Gaitán, Administración de riesgos E.R.M. y la auditoría interna., 2006, pág.
121)
3.5. Indicadores de Gestión.
3.5.1. Definición.
Se trata de un instrumento que permite permiten medir el cumplimiento de los objetivos
institucionales y vincular los resultados con la satisfacción de las demandas sociales. Posibilitan
evaluar el costo de los servicios y la producción de bienes, su calidad, pertinencia y efectos
sociales; y verificar que los recursos se utilicen con honestidad, eficacia y eficiencia. (Cevallos,
2012)
67
3.5.2. Características.
Los indicadores de gestión presentan las siguientes características:
Medibles, que permitan ser verificados en su cantidad, calidad y tiempo por
instrumentación objetiva, independiente y profesional.
Específicos, esto es, que correspondan a los objetivos y a las metas
establecidas institucionalmente.
Relevante: que tenga importancia para la toma de decisiones, es decir que
permita gestionar.
Pertinentes: el indicador debe ser oportuno en el tiempo y disponible para la
toma de decisiones.
Programables en razón de que han sido previstos en la planificación
institucional, si no lo han sido, de todas formas deben permitir medir los
resultados institucionales.
Calificables, es decir, que den lugar a ponderar su condición y características
dentro de la escala de excelencia.
Alcanzables, debido al realismo con que han sido planificados.
Accesibles: Los costos de obtención no deben superar el beneficio, por lo que
se buscará que sean fáciles de conseguir y deducir
Responsables, esto es, que permitan identificar los responsables del producto
a obtenerse. (Toapanta, 2010)
68
3.5.3. Clasificación.
Indicadores inputs: Son fundamentales para la evaluación de economía y
eficiencia, y se los puede obtener de la Contabilidad de costos. Son las medidas
que nos permiten conocer la clase y cantidad de recursos usados en una
determinada acción o programa.
Indicadores Outputs: estos pretender obtener la calidad de los servicios
prestados o de un programa.
Indicadores Outcomes: Son los aportes en términos no monetarios de una
actividad o programa, también conocidos como indicadores de eficiencia social.
(Toapanta, 2010)
Cuadro de descripción para indicadores
ELEMENTOS
DESCRIPCIÓN
DETERMINACIÓN
Nombre
Muestra la denominación del
indicador
Basados en el objeto del seguimiento
Definición Indica cómo se debe interpretar
los resultados del indicador
Determinando que sea claro para el
beneficio
Unidad de
Medida
Clase de índices numéricos La unidad de medida en la que es posible
medir el indicador
Unidad
Operacional
Fórmula del indicador Analizando conjuntamente con los
responsables del proceso, la disponibilidad
de información
Cuadro de descripción para indicadores. Continuación
69
ELEMENTOS
DESCRIPCIÓN
DETERMINACIÓN
Meta
Es un fin que se propone
alcanzar
Establecido por los responsables del
proceso, tomando en cuenta los objetivos y
la experiencia dentro del mismo.
Responsable
del indicador
El nombre del cargo responsable
en la ejecución del indicador.
Por investigación de la manera de cómo se
encuentran estructurados los procesos
Frecuencia Periodicidad con la que se
realiza el cálculo del indicador
Realizando el levantamiento de
información se puede determinar la
frecuencia.
Responsable
del Análisis
Nombre del cargo o cargos a los
que se les debe distribuir la
información del indicador, para
que sea utilizada como base en
la toma de decisiones
Investigando quien está acargo de la
revisión final y a quién le interesa los
resultados obtenidos.
3.6. Matrices.
3.6.1. Definición.
Son herramientas para la integración del análisis cuantitativo y cualitativo con el fin de formular
planes de acción en la búsqueda de la competitividad en el mercado. (Amorocho, 2009)
3.6.2. Objetivos.
El objetivo es representar en una matriz los siguientes aspectos.
Posición de la empresa respecto a la competencia en relación a los productos
considerados.
Interés por estas actividades para la empresa y volumen de recursos que deben
asignarse. En definitiva evalúan y seleccionan de estrategias. (LGA-eConsulting, 2013)
70
3.6.3. Clasificación
Existen varios tipos de matrices en este caso se nombrarán las siguientes:
Matriz de evaluación de los factores externos (EFE)
Esta herramienta que permite identificar y conocer la posición estratégica externa de una
organización, además de cada una de las oportunidades y amenazas que afectan a la
organización. (Sosa, 2013)
Matriz de evaluación de los factores internos (EFI)
Es una herramienta que brinda la posibilidad de identificar y conocer cada una de las
debilidades, así como también las distintas fortalezas de la entidad. (Sosa, 2013)
Matriz F.O.D.A.
Es una herramienta administrativa de colaboración fundamental para el estudio de planeación
estratégica, permite obtener un diagnóstico de la situación actual de la empresa, por esto es un
factor clave para la consecución de las metas y objetivos. (Sosa, 2013)
Matriz de perfil competitivo
Identifica los principales competidores de la empresa, así como sus fuerzas y debilidades
particulares con una muestra de la posición estratégica de la empresa. (Tobar, 2007)
ANAL
ISIS
INTE
RNO
ANAL
ISIS
EXT
ERNO
F1 Revisión y control de egresos y
retenciones
F2 Se encuentra al dia en cuanto a los
impuestos
F3 Verifican y cotejan con el sistema lsopagos
que se vayan a realizar
F4 Se da seguimiento a los problemas con las
facturas
F6 Los envios de documentos a proveedores
son realizados de forma rapida
F7 Se mantiene un buen manejo de los fondos
de caja chica
F8 Se realizan reposiciones de caja chica de
manera perynenete
F9 Presentacion de informacion fianciera de
manera oportuna a gerencia
O1 Las asistentes pueden realizar otras
actividades y encontrarce eficientes frente a
cualquier imprevisto.
O2 Las asistentes tienes la ventaja de
aprender un poco mas de lo que se maneja en
el area
O3 Dar prioridad al departamento para
regular los estados financieros
O4 Herramientas de trabajo
O5 Destacarse como el departamento mas
importante del manejo d elos recursos
FORTALEZA DEBILIDADES
OPORTUNIDADES AMENAZAS
D1 No se motiva al personal
D2 Varias actividades se duplican
D3 Varias actividades son inncesarias
D4 Algunas retenciones pasan con un error y
toca modificar para enviar alproveedores
D5 El boto de las asistentes no son tomadas en
cuenta por lo que suele haber diferencias.
D6 La docuemntacion del depart. De
operaciones tienen errores y retarazan el
trabajo de contabilidad
D7 Pagos duplicados ya que las dos asistentes
tienden hacer lo mismo.
F5 Los pagos con cjeques son realizados a
tiempo
A1 Temor hacia organismos gubernamentales
por incumplimiento de obligaciones ficales
A2 Sanciones pr parte de los organismos
gubernamentales ponen en riesgo la
estabilidad financiera de la empresa
A3 Pagos erroeneos con execiva diferencia en
lo real porpagar.
A4 Devolucion de cheque con incapacidad de
fondos.
A5 Cancelacion de un servicio por parte de los
proveedores por no pagar a tiempo.
71
3.7. Modelo EFQM de Excelencia
Se trata de un modelo normativo, cuyo concepto fundamental es la autoevaluación basada en un
análisis detallando del funcionamiento del sistema de gestión de la organización usando como
guía los criterios del modelo. (Moreno Alego, 1999)
3.7.1. Procesos
Como diseña, gestiona y mejora la organización sus procesos con objetivo de apoyar su política
y su estrategia y para generar valor de forma creciente para sus clientes y sus otros actores.
(Moreno Alego, 1999)
Como se realiza las siguientes actividades:
El diseño y gestión sistemáticos de los procesos
La mejora de los procesos, innovando en lo que sea necesario para satisfacer
plenamente las necesidades y expectativas de los clientes
La producción, distribución y servicio post-venta de productos y servicios.
La gestión delas relaciones con los clientes y su intensificación y mejora. (Moreno
Alego, 1999)
Este diseño estará basado para el análisis y autoevaluación mediante cuestionario, y la matriz
de puntuación REDER.
3.8. Matriz REDER}
A continuación el concepto de los que quiere decir sus siglas:
R: Resultados, lo que la organización consigue, en una organización excelente, los
resultados muestran tendencias positivas o un buen nivel de sostenido, los objetivos
son adecuados y se alcanzan, los resultados se comparan favorablemente con los otros y
están causando por los enfoques. (Techniques Qualitative Models, 1999)
72
E: Enfoque, lo que la organización piensa hacer y las razones para ello. En una
organización excelente, el enfoque sea sano y está integrado. (Techniques Qualitative
Models, 1999)
D: Despliegue, lo que realiza la organización para poner en práctica en enfoque. En una
organización excelente el enfoque estará implantado en las áreas relevantes de una
forma sistemática. (Techniques Qualitative Models, 1999)
E: Evaluación y revisión. lo que hace la organización para evaluar y revisar el enfoque
y su despliegue. En una organización excelente, el enfoque y su despliegue estarán
sujetos con regularidad a mediciones, se emprenderán actividades de aprendizaje y los
resultados de amabas servirán para identificar, priorizar, planificar y poner en práctica
mejoras. (Techniques Qualitative Models, 1999)
CAPITULO IV
4. ANALISIS DE LOS PROCESOS DEL ÁREA CONTABLE DE LA OPERADORA
TURISTICA Y AGENCIA DE VIAJES EXPEDITIONTOURS S.A
4.1. Tabulación de encuestas
4.1.1. Encuesta a clientes
La encuesta fue realizada a 5 clientes potenciales, los cuales son grupos mayoristas de suma
importancia, por los cuales el flujo de actividades dentro de la empresa demanda eficiencia y
trabajo en equipo.
PREGUNTA Respuestas
Bueno Mala Excelente Total
La atención ofrecida por los ejecutivos de venta de
EXPEDITIONTOURS S.A es: 2 0 3 5
Bueno Mala Excelente Total
PONDERACIÓN
40%
0%
60%
100%
73
El 40 % de los clientes equivalente a 2 grupos refleja que la atención ofrecida por los
ejecutivos de venta es buena, esto puede suscitarse porque actividades a realizarse y lugares a
visitar no se pueden ejecutar de acorde a como quiere el cliente, y para tratar de dar solución o
respuesta esto sea un poco lenta en comunicarse.
Por otro lado el 60 % de los clientes que equivale a 3 grupos mayoristas, refleja que la atención
ofrecida por los ejecutivos de venta es excelente, las confirmaciones que tienen entre vendedor
y cliente son satisfactorias, y el tiempo de respuesta es inmediata, ya que la solución de los
problemas son resueltas de manera profesional y eficiente.
PREGUNTA Respuestas
SI NO Total
Considera usted que ¿La calidad del servicio cumple con sus
expectativas? 4 1 5
SI
NO
Total
PONDERACIÓN
80%
20%
100%
40%
0%
60%
La atención ofrecida por los ejecutivos de venta de
EXPEDITIONTOURS S.A es:
Bueno
Mala
Excelente
74
El 80% considera que la calidad del servicio cumple con las expectativas, ya que los servicios
principales son: alojamiento, alimentación y transporte por lo cual el cliente se encuentra
satisfecho, y con ello el cronograma a desarrollarse cumple con las expectativas en tiempo y
calidad.
Por otro lado el 20 % dice que no cumple con las expectativas, ya que los servicios principales
suelen no estar de acorde, con las expectativas de los clientes, esto puede ser porque las
reservaciones se las hacen en fechas que ya están copadas, sin embargo el ejecutivo de veta
busca nuevas alternativas, para que el clientes no desista de los servicios ofrecidos, dándole
variedad de opciones los cuales se van a cumplir.
PREGUNTA Respuestas
SI NO Total
¿Sus dudas y sugerencias han sido atendidas oportunamente por el
personal de Ventas? 4 1 5
SI
NO
Total
PONDERACIÓN
80%
20%
100%
80%
20%
Considera usted que¿La calidad del servicio cumple
con sus expectativas?
SI
NO
75
El 80 % ha respondido que sus dudas o sugerencias en cuanto a la planificación de los servicios
que se realizan son atendidas oportunamente, ya que debe quedar claro que la opinión de los
clientes representa un punto positivo en las decisiones de los ejecutivos de Ventas.
El 20 % responde que no son atendidas las sugerencias, se toma en cuenta, que hay
posibilidades donde la opinión de los clientes, son importantes e innovadores, pero las
actividades planificadas no se pueden modificar, sea este por tiempo, espacio entre otros.
PREGUNTA Respuestas
Bueno Mala Excelente Total
¿Cómo evaluaría la imagen corporativa de la
empresa EXPEDITIONTOURS S.A? 3 0 2 5
Bueno
Mala
Excelente
Total
PONDERACIÓN
60%
0%
40%
100%
80%
20%
¿Sus dudas y sugerencias han sido atendidas
oportunamente por el personal de ventas?
SI
NO
76
El 60 % dio su criterio de que la imagen corporativa de la empresa es buena, pues el darse a
conocer por los servicios que se ofrece, los paquetes turísticos de acuerdo a las ocasiones con
las que se busca la compra es satisfactoria, y representa un gran interés de los turistas, por
contratar servicios de la agencia para su destino turístico.
El criterio del 40 % de los clientes dice que la imagen corporativa de la empresa es excelente,
pues toda la información que han solicitado ha sido entregada oportunamente, lo cual ha
permitido cerrar con la compra, e iniciar con la operación de los servicios contratados.
PREGUNTA Respuestas
SI NO Total
¿Usted considera que los precios de los servicios ofertados están
acordes a los del mercado? 5 0 5
SI
NO
Total
PONDERACIÓN 100% 0% 100%
60%
0%
40%
¿Cómo evaluaria la imagen corporativa de la empresa
EXPEDITIONTOURS S.A?
Bueno
Mala
Excelente
77
Los clientes consideran que los precios con los que compiten la agencia, son accesibles los
cuales permiten una compra satisfactoria de los paquetes turísticos, donde la agencia tiene gran
acojida en cuanto a turismo se trata, proporciona una gran variedad de experiencias, con
negociaciones que benefician al cliente como al vendedor.
4.1.2. Tabulación encuesta proveedores
Los proveedores son el aporte que tiene la empresa para que los servicios sean ejecutados, pues
la prestación de los mismos, conlleva a la satisfacción de los turistas, por ello se ha decidido
tabular a 24 proveedores, con los cuales la empresa tiene mayor actividades en la prestación de
servicios, entre ellos están hoteles, transporte , servicios de guías, entre otros.
PREGUNTA Respuestas
SI NO Total
¿La empresa cumple puntualmente con la cancelación adecuada de
facturas? 22 2 24
SI NO
Total
PONDERACIÓN
92%
8%
100%
100%
0%
¿Usted considera que los precios de los servicios
ofertados estan acordes a los del mercado?
SI
NO
78
El 92 % de los proveedores afirman que los pagos son realizados puntualmente, pues las
negociaciones que se establecieron fueron cumplidas de forma positiva y satisfactoria para
cancelar el crédito que los proveedores facilitan a la agencia.
El 8% no se encuentra satisfecho con el tiempo establecido para la cancelación de los servicios
prestados, puede darse el caso de la facturación de un servicio con un valor incorrecto al
negociado, de lo cual puede tomar tiempo en el pago, ya que se procede al envio de la factura,
para su anulación y corrección, de esta manera se poder proceder con el pago.
PREGUNTA Respuestas
SI NO Total
¿La empresa cumple con las negociaciones establecidas? 23 1
24
SI
NO
Total
PONDERACIÓN
96%
4%
100%
92%
8%
¿La empresa cumple puntualmente con la cancelación
adecuada de facturas?
SI
NO
79
El 96% de los proveedores afirman que las negociaciones que se han establecido previamente se
han cumplido, de manera positiva, ya que se encuentran conformes con la manera con la que se
procede a la cancelación total de los servicios prestados.
Por otra parte el 4% de los mismos no se encuentran conformes con las negociaciones, ya que
pueden sucitarse ocasiones en las que políticas de negociaciones nuevas, no son convenientes en
su totalidad para varios de ellos, es por ello que la discrepancia es mínima, porque no en todos
los casos pasa lo mismo, solo en ocasiones especiales.
PREGUNTA Respuestas
Bueno Mala Excelente Total
¿Cómo evaluaría la atención brindada por parte
del personal de la empresa hacia ustedes sus
proveedores?
7 3 14 24
Bueno
Mala
Excelente
Total
PONDERACIÓN 29% 13% 58% 100%
96%
4%
¿La empresa cumple con las negociaciones
establecidas?
SI
NO
80
El 58% respondió que es excelente, representado por más de la mitad de los encuestados, se
debe a la eficiencia que engloba todas las actividades que se requiere, para que los imprevistos
sean resueltos de manera efectiva, a su vez en este punto está inmerso el trato para con los
proveedores, en cuanto a consultas dudas, para llevar un buen trato profesional.
El 29% dice que es bueno, la eficiencia con la que se desempeñan, es considerable, no
representa un motivo de reclamo, y se sienten conformes con los resultados obtenidos, en
cuanto al manejo de las situaciones que se presenten.
Por otro lado el 13 % dice que es mala, este resultado se lo representa, en una minoría, ya que
en ocasiones pudieron presentarse problemáticas las cuales no tuvieron un trato y solución
adecuada, donde los proveedores se vieron afectados.
4.1.3. Tabulación al Departamento de operaciones
La encuesta realizada se lo realizo a todo el Departamento de operaciones, los cuales son
representados por 6 personas, pues el área mencionada interactúa como cliente interno, ya que la
información del mismo es importante para las actividades diarias del área de Contabilidad.
29%
14%
58%
¿Cómo evaluaria la atención brindada por parte del
personal de la empresa hacia ustedes sus proveedores?
Bueno
Mala
Excelente
81
PREGUNTA Respuestas
SI NO Total
¿El Departamento de Contabilidad procede con los pagos anticipados
de manera inmediata? 5 1 6
SI
NO
Total
PONDERACIÓN
83%
17%
100%
El 83% el cual equivale a 5 personas, afirma que si es eficiente el Departamento de
Contabilidad, cuando se trata de un prepago, pues estos se los solicita mediante una orden de
cheque, adjuntada con una proforma, en la que se describe que porcentaje se va adelantar de
pago, para que se puedan operar los servicios.
El 17% que equivale a una persona de ellos, dice q no es eficiente en cuanto a la realización de
estos prepagos, en ocasiones pueden presentarse situaciones que el Departamento de
Contabilidad no pueden resolverlos, algún prepago solicitado no se lo realiza a la fecha que se
lo piden, porque el servicio que se reservó no está de acorde a lo negociado.
En estos casos gerencia intervine, para procesar el pago, pues tanto gerente de operaciones y la
gente general, dialogan para buscar una solución, ya que el no realizar los prepagos a tiempo,
conlleva un punto negativo, los servicios que se necesitan suelen ser cancelados, y con ello los
pasajeros estarían insatisfechos con el servicio brindado.
83%
17%
¿El departamento de Contabilidad procede con los
pagos anticiados de manera inmediata?
SI
NO
82
PREGUNTA Respuestas
SI NO Total
¿El Departamento de Contabilidad, resuelve los pagos emergentes de
manera eficiente? 5 1 6
SI
NO
Total
PONDERACIÓN
83%
17%
100%
El 83% respondió que el Departamento de Contabilidad resuelve los pagos emergentes de
manera eficiente, esto se refiere a que son pagos de última hora, no se lo anticipa, estos pagos
emergentes son resueltos con la emisión de un cheque y consecutivo el deposito del mismo, la
otra forma de resolver estos pagos emergentes, son por medio de transferencias.
El 17 % respondió que los pagos emergentes solicitados no son resueltos de manera eficiente,
esto se debe a que algunos servicios que se reservan de emergencia no se consideran positivos
en cuanto a los costos que representan esa compra, y es por ello que los pagos emergentes no
suelen ejecutarse, hasta obtener una mejor negociación.
83%
17%
¿El departamento de Contabilidad, resuelve los pagos
emergentes de manera eficiente?
SI NO
83
PREGUNTA Respuestas
SI NO Total
¿Los reclamos y sugerencias han sido atendidos oportunamente
por el Departamento de Contabilidad? 5 1 6
SI
NO
Total
PONDERACIÓN
83%
17%
100%
El 83 % responde que si son atendidos oportunamente las sugerencias y reclamos, pues en
ocasiones, en la revisión de la documentación que operaciones envía vía email o físicamente al
Departamento de Contabilidad para solucionar un problema sea este de pago o a su vez algún
cambio en el sistema, la solución es eficiente.
El 17% dijo que no son atendidos los reclamos o sugerencias, pues las situaciones que suelen
presentarse se necesita a veces la aprobación de la gerente, pues e haber cambios en el sistema
que se lo realizado con el consentimiento de un jefe inmediato, por lo cual existe una respuesta
lenta para realizar cambios en lo comentado.
83%
17%
¿Los reclamos y sugerencias han sido atendidos
oportunamente por el departamento de Contabilidad ?
SI
NO
84
PREGUNTA Respuestas
Bueno Mala Excelente Total
¿Cómo evaluaría el desenvolvimiento en cuanto a
la solución de problemas en los documentos que
cotejan con el sistema la información de Ventas
que obtiene la empresa?
2 1 3 6
Bueno Mala Excelente
Total
PONDERACIÓN 33% 17% 50% 100%
El 50 % del Departamento de operaciones dice que es excelente el desenvolvimiento en cuanto
al manejo de los documentos que se cotejan con el sistema, esto se basa en que a veces esta área
realiza Ventas extras a las que ya se encuentran estipuladas, por lo cual existe un manejo
extraordinario de los documentos en algunos pasajeros.
El 33 % dice que es bueno, pues no tienen problemas en cómo se soluciona los imprevistos que
se presentan al momento de la revisión de las facturas donde se reflejan cobros adicionales de
los que ya se encuentran ingresados en el sistema, esto no interrumpe en la operación y
planificación de los servicios a prestarse.
33%
17%
50%
¿Cómo evaluaria el desembolvimiento en cuanto a la
solución de problemas en los documentos que cotejan con el
sistema la informacion de ventas que obtiene la empresa ?
Bueno
Mala
Excelente
85
El restante representado por el 17 % muestra que el desenvolviendo del Departamento de
Contabilidad, en cuanto a estos cotejamientos no son eficientes, puede darse en ocasiones, ya
que al momento de la revisión de los documentos, no suelen estar ingresados en el sistema
dichos servicios extras, por lo cual suelen haber variaciones en cuanto a las negociaciones.
En estos casos gerencia interviene, ya que para poder ingresar los servicios al sistema si estos
no lo están, se necesita la aprobación, tomando en cuenta los costos que incurrirán en los pagos
futuros que se van a dar.
4.1.4. Tabulación encuesta de control interno/ contador
N° PREGUNTA Respuestas
SI NO Total
1
¿El personal responsable de esta
área cuenta con la suficiente
preparación académica y
experiencia laboral?
X
1
2
¿Se cumple dentro de las fechas
establecidas con la presentación de
la información ante los órganos de
control?
X
1
3
¿La información que se emite de
esta área constituye una herramienta
para la toma de decisiones para la
gerencia?
X 1
4
¿El personal de esta área recibe
capacitación constante, tributaria y
laboral?
X 1
5 ¿El sistema contable que se maneja
es confiable? X
1
6
¿Existe políticas escritas en esta
área?
X 1
7 ¿Existe manual de funciones y
procedimientos en esta área? X
1
86
Tabulación encuesta de control interno/ contador. Continuación
N° PREGUNTA Respuestas
SI NO Total
8
¿Existe políticas de pagos y
cobranzas en la empresa? X
1
9
¿Se procede a enviar las facturas de
los clientes oportunamente?
X
1
TOTAL 7 2 9
SI
NO
PONDERACIÓN 78% 22% 100%
El 78% de las respuestas son positivas, concluyendo que el personal que trabaja en el área de
Contabilidad tiene la suficiente preparación académica y experiencia laboral para desarrollar las
actividades, con ello su responsabilidad en la presentación de información es eficiente y a
tiempo.
78%
22%
Cuestionario control interno/ Contador
SI
NO
87
La información que procesa el área de Contabilidad es importante para la toma de decisiones,
con ello se puede tener en cuenta que el sistema el cual ayuda a generar la información, es
confiable y satisface las necesidades requeridas por los usuarios.
Con ello queda claro que las funciones designadas de los que forman el Departamento contable
y las políticas establecidas, están siendo eficientes, las facturas que se proceden a enviar a sus
clientes lo realizan en el tiempo establecido y necesario.
El 22 % tuvo respuesta negativa, en la cual se puede observar que el personal del área de
Contabilidad cuenta con una desventaja, pues non se encuentra en constante capacitación, en los
temas relacionados a los conocimientos que se necesita tener.
Las políticas descritas para el cumplimiento de esta área, deben ser actualizadas e informadas a
las demás áreas, ya que se trabaja en lazada a las demás áreas que integran la empresa.
4.1.5. Tabulación encuesta de control interno/ contador
N° PREGUNTA Respuestas
SI
NO
Total
1
¿Conoce sobre los principales riesgos que
le afectan a la organización?
X
1
2
Para la toma de decisiones ¿Aplican
alguna estrategia?
X
1
3
¿Conoce usted el nivel de riesgo de la
empresa?
X
1
4
¿Cuenta la empresa con un comité
administrativo?
X
1
5
¿Realiza reuniones mensuales para el
mejor control de la empresa?
X 1
6
¿Existe una estructura orgánica funcional
que refleje las funciones y distribución
del área contable?
X 1
7 ¿Existe una respectiva delegación de
autoridades y responsabilidad? X
1
88
8
¿La empresa facilita información como
manuales procedimientos para mejorar el
desempeño en las áreas?
X
1
Tabulación encuesta de control interno/ contador
N° PREGUNTA Respuestas
SI
NO
Total
9
¿Se facilita información necesaria al
personal para el cumplimiento de las
actividades?
X
1
10 ¿La información que se transmite es de
forma verbal y escrita? X
1
11 ¿La información que emite, cada área es
confiable?
X
1
12
¿Cuándo existen problemas fuera del área
se comunica inmediatamente a la
administración?
X 1
13 ¿La gerencia realiza supervisión
permanente a los EEFF en la empresa? X
1
14 ¿Las diferencias en el área contable son
corregidas a tiempo?
X
1
TOTAL 12 2 14
SI
NO
PONDERACIÓN
86%
14%
100%
86%
14%
Cuestionario control interno/ Gerente
SI
NO
89
El 79% nos permite apreciar que la gerencia conoce los principales riesgos que afectan a la
organización, la competencia en el mercado y el desempeño profesional dentro de la empresa,
para la toma de decisiones establecen estrategias, para que el profesionalismo y decisión sea
clave en cuanto a los resultados que se obtengan.
La empresa cuenta con un comité administrativo, que realiza reuniones mensuales para tratar
temas de interés colectivo para el bienestar del personal, plasmando ideas y sugerencias, para
un buen desempeño laboral, existe delegación de responsabilidades y funciones.
La información que necesita el personal le son entregaos sin ninguna restricción, para que exista
un buen desempeño en cada una de las áreas, con ello se facilita la comunicación para el
cumplimento de las actividades planificadas, la información que emite el Departamento
contable es confiable para la gerencia, lo cual permite tomar decisiones en base a los resultados
presentados.
Mensualmente para el cierre del mes, la gerencia realiza la revisión de los estados financieros,
conjuntamente con el contador, si existe alguna diferencia en cuanto a los resultados, el
Departamento de Contabilidad corrige los errores, con los respaldos necesarios, procediendo a
la revisión de los documentos necesarios para encontrar las deferencias.
El 14% solo muestra que no está plasmado de forma resumida cada una de las funciones que
debe realizar el área contable, esto se debe a que la empresa no cuenta con un organigrama
funcional, si existe problemas fuera del área contable que afecta directamente., no se notifica a
gerencia, al menos que sea necesario para aprobaciones necesarias, por lo cual el personal
muestra estar capacitado para resolver la problemática que se suscite.
4.2. Mejora de Procesos
Para la mejora de procesos vamos a citar brevemente lo que el personal del área contable tiene
como funciones, para lo cual se obtendrá una visualización de la responsabilidad que cada
persona que integra Contabilidad debe ejecutar, para que la vinculación con las horas áreas no
sea interrumpida.
4.2.1. Manual de funciones del contador y asistente 1 y asistente 2
Se procede a plasmar las funciones que cumple el contador, la asistente 1 y asistente 2 en el
área, es una breve información de las actividades que realiza de forma semanal, mensual y
anual.
90
MANUAL DE FUNCIONES
Denominación: Contador Área: Contabilidad
Cargo al cual reporta: Gerente General
Subordinados: Auxiliar Contable 1 - Auxiliar Contable 2
Función Principal
Controlar que los registros contables así como las diferentes actividades que se relacionen se
lleven alineado a los procedimientos y políticas establecidas por la empresa, con el fin de
elaborar y presentar estados Financieros razonables y oportunos
Otras Funciones y Responsabilidades
1.- Planificar, organizar y supervisar las auditorias que se realicen en la empresa
2.- Elaborar los respectivos balances que sean requeridos en la empresa
3.- Cordina con otras áreas los procesos necesarios para una buena ejecución de los mismos
4.- Realizar el cierre anual y mensual de la Contabilidad.
5.- Realizar los ajustes necesarios si así los requiere la empresa.
6.- Elaboración de los Estados Financieros y presentar dentro de las fechas establecidas para la
presentación ante los organismos de control.
7.-Mantener actualizado plan de cuentas
8.- Realizar los cálculos correspondientes para el pago de roles de pagos del personal de la
empresa.
9.- Elaborar y revisar las conciliaciones bancarias.
10.- Analizar los presupuestos para compras de materias e insumos para la empresa
11.- Facturación de los Files del mes
12.- Declaración de impuestos al SRI, subir al internet el formulario respectivo, mensual y
anual.
13.- Creación de proveedores en el sistema.
91
MANUAL DE FUNCIONES
Denominación: Auxiliar contable 1
Área: Contabilidad
Cargo al cual reporta: Contador
Función Principal
Apoyar al contador en el análisis, clasificación y registro de la Contabilidad
Otras Funciones y Responsabilidades
1.- Realizar el proceso de prepagos en el sistema y emisión de cheques
2.- Elaboración del ATS para declaración en el SRI
3.- Registro de facturas en el sistema y emisión de cheques
4.- Guardar la confiabilidad de la información.
5.- Realizar depósitos de proveedores específicos.
6.- Elaboración y envió de correos electrónicos con los respaldos correspondientes de los
depósitos realizados a los proveedores.
7.-Realizar llamadas al Banco del Austro para la autorización correspondiente del cobro a
clientes mediante tarjetas de crédito.
8.- Realizar cotizaciones para la compra de insumos y materiales para la empresa
9.- Modificaciones en los Files para su respectiva facturación
10.- Realizar arqueos y reposición de Caja Chica
11.- Ingreso del dinero cobrado por tarjetas de crédito en el sistema, con sus respectivas
facturas.
12.- Responsable del manejo de inventarios de papelería, cafetería y limpieza.
92
MANUAL DE FUNCIONES
Denominación: Auxiliar contable 2
Área: Contabilidad
Cargo al cual reporta: Contador
Función Principal
Tener iniciativa y alta responsabilidad, así como la capacidad de comunicación siendo apoyo
para el contador
Otras Funciones y Responsabilidades
1.- Verificación de los servicios facturados cotejados con el sistema.
2.- Registro y conciliación de la factura en el sistema G
3.- Emisión de cheques y retenciones
4.- Archivar los documentos (egresos y retenciones)
5.- Llenar datos en las facturas de Files y archivar en caja.
6.- Realizar envíos por currier de los cheques y retenciones a los proveedores
7.-Realizar depósitos a los clientes.
8.- Envió de respaldos de depósitos vía email a los proveedores
El manual especificado para el personal del área, son lineamientos que deberían tener, cas uno
con las funciones respectivas, y con las tareas que debería realizar el personal en el área
contable, para un mejor desempeño y eficiencia en cada proceso a realizar.
93
4.2.2. Flujogramas Mejoramiento Proceso de pago a Proveedores
PROCESO DE PAGO A PROVEEDORES/FACTURAS
D.
DE
OP
ER
AC
ION
ES
PR
OV
EE
DO
RE
SD
. D
E V
EN
TA
SD
ATO
S
Fase
INICIOEnviar facturas a
la empresa
FACTURAFechar
documentos en
la recepcion
Enviar a ventas
para su reviión
FACTURA
Revisar la
factura
1 1
NO
NO
SI
SI
ACTIVIDADES 1 2 3 4 5
Minutos por actividades 5 2 5 15 20
Minutos acumulados 5 7 12 27 47
Revisar las
facturas
94
PROCESO DE PAGO A PROVEEDORES/FACTURAS
D. C
ON
TA
BIL
IDA
D
CO
NT
AD
OR
D. C
ON
TA
BIL
IDA
D
ASIS
TE
NT
E 2
GE
RE
NC
IAD
ATO
S
Fase
1
FACTURAFechar factura
Ingresar al
sistema
Emitir
retenciones
RETENCIÓN
Realizar
archivo para
las
transferencias
Revisar el
archivo de los
pagos
Aprobar las
transferencias
Subir
información
de los pagos a
la pagina web
de
proveedores
ACTIVIDADES 6 7 8 9 10 11 12
Minutos por actividades 5 25 20 30 5 2 10
Minutos acumulados 52 77 97 127 132 134 144
2
95
PROCESO DE PAGO A PROVEEDORES/FACTURAS
D.
CO
NT
AB
ILID
AD
ASIS
TE
NT
E 2
DA
TO
S
Fase
2
Ingresar al
sistema para
imprimir
egresos
Escanear las
retenciones y
enviar por
FIN
ACTIVIDADES 13 14
Minutos por actividades 15 25
Minutos acumulados 159 184
96
A1.- Los proveedores envían las facturas a la empresa, con su respectivo currier o mensajero, o
a su vez mandan escaneadas a los correos de la empresa, lo hacen mientras llega la original a la
empresa, y así se proceda con el pago en la semana.
A2.- La persona que recibe la factura procede a fecharla, esta medida es un control para saber el
día que el documento llego a la empresa, y de esta manera evitar cualquier novedad en cuanto a
los días que se recepta para el pago de la semana.
A3.- Operaciones envía al Departamento de Ventas las facturas para que proceda con la revisión
correspondiente
A4.- Operaciones realiza una similar revisión de las facturas, ya que ellos ingresan al sistema
servicios adicionales, en los correspondientes tours.Si no está correcto la facturación ambos
Departamento notifican al proveedores de la correspondiente devolución de factura, en este caso
los mensajeros de los proveedores acuden a la empresa para recoger el documento y dejar otro
corregido.
A5.- En el Departamento de Ventas se procede a su revisión ya que ellos manejan las políticas
y los tours que se realizó, por ello con una revisión de las fechas de los paquetes que se vendió,
confirman si esta correcto el detalle de la factura.
A6.- La persona que recibe las facturas procede también a fecharlas, es una medida de control
para que quede constancia del día en que el documento llega al área contable, y proceder con el
pago.
A7.- La persona responsable del ingreso y tratamiento de la facturas procede a ingresarlas en el
sistema, en este caso es la Asistente 2, la cual ingresa los documentos en diferentes módulos, en
RB todas aquellas facturas que son cargadas a un FILE, y en CP todas aquellas que son gastos
para la empresa.
A8.- Después de haberlas ingresado se comienza a imprimir las retenciones respectivas de cada
factura, datos de dichos documentos son ingresados en el sistema de retenciones, en el sistema
97
se deberá llenar campos básicos como número de factura, nombre del proveedor, RUC, numero
de cheque, el cual es una herramienta para las declaraciones mensuales del IVA mensual al
SRI..
A9.- El contador procede a realizar el archivo correspondiente para subir las transferencias de
la semana, con ello se evitó realizar la impresión de los numerosos cheques.
A10.- El contador realiza una revisión de los valores a pagar antes de pasar a gerencia para su
aprobación, con ello, el chequeo es una medida de control, para que no se presenten
inconvenientes.
A11.-. La gerente procede con la respectiva aprobación de las transferencias, no las revisa ya
que el contador tomo esa medida, y la confiabilidad de los pagos a realizar es correcta.
A12.- La asistente encargada de dichos pagos procede a subir el estatus de los pagos en la
página web creada anterior mente, para evitar llamadas al Departamento contable de si saldrá el
pago en la semana respectiva.
A13.- Se comienza a imprimir el egreso de las transferencias que abarca cada factura para lo
cual, se debe ingresar al sistema y al módulo CP (Cuentas por pagar) donde se elegirá el
proveedor que corresponda y se imprimirá en el sistema la información correspondiente, de que
documento se realiza la cancelación y de cuanto es el valor.
Como siguiente paso se ingresara al módulo CB (Cuenta Bancaria) en al cual se procederá a
guardar las transferencias en una carpeta de la asistente, y en conjunto se mandara a imprimir
los papeles respectivos.
A14.- Al realizar transferencias, las retenciones originales son enviadas por currier o a su vez
son escaneadas por la asistente y enviadas via email.
98
INFORMACIÓN
Proceso: Pago proveedores/Facturas
N° Actividad Frecuencia Horas Tm (minutos) Departamentos
1
Envio de facturas
(proveedores).
Diaria
5
PROVEEDORES
2 Fechar facturas
operaciones.
Diaria 2 Operaciones
3 Enviara Ventas para su
revisión.
Diaria 5 Operaciones
4 Revisión de la factura Diaria 15 Operaciones
5 Revisión de las facturas
Diaria 20 Ventas
6 Fechar facturas Diaria 5 Contabilidad
7 Ingreso de la factura al
sistema.
Diaria 25 Contabilidad
8 Impresión de
retenciones.
Diaria 20 Contabilidad
9 Realizar archivo de
transferencia.
Semanal 30 Contabilidad
10 Revisión de las
cantidades que se va a
realizar el pago.
Semanal 5 Contabilidad
11 Aprobación de las
transferencias.
Semanal 2 Gerencia
12 Subir a la página web,
estado de pago de
factura.
Semanal 10 Contabilidad
13 Impresión de los
egresos.
Semanal 15 Contabilidad
14 Envió de las
retenciones.
Semanal 25 Contabilidad
184
99
El tiempo que se necesita para el proceso de pago a proveedores es de 3 horas y 4 minutos es
una reducción notable, ya que todas las actividades de revisión que se realizaba, se las pasó a los
Departamentos correspondientes los cuales ingresan los servicios y tienen el conocimiento de
las negociaciones. Con ello también se disminuyó el tiempo en emisión de cheques.
Los Departamentos encargados, se responsabilizan de que las facturas estén correctas,
anteriormente el Departamento contable se hacía cargo de todo ello, y por ello la pérdida de
tiempo, hasta comunicarse con los proveedores, averiguar tarifas y negociaciones, es algo que
el área contable no debería hacer, ya que ahí solo controla el ingreso y egreso de dinero de la
empresa.
Al realizar la revisión de los servicios, y la respectiva conciliación, salta si existe un prepago
echo a los servicios, por lo cual el pago será menor y no se pagara valores incorrectos, por ello
es importante la revisión de los servicios cotejándolos con las facturas.
Las transferencias es un reemplazo notable en cuanto al documento bancario, que se realizaba,
muchas empresas toman esta medida, ya que es impresionante que con un solo click el pago sea
instantáneo, evitándose dignataria los datos de fecha, nombre del beneficiario, cantidad tanto en
números como en letras.
Cálculos de sueldos de las áreas
OPERACIONES
1 G. de Operaciones $ 980,00
2 Supervisor $ 690,00
3 Operario 1 $ 530,00
4 Operario 2 $ 550,00
5 Operario 3 $ 450,00
6 Operario 4 $ 400,00
TOTAL $ 3.600,00
Promedio $ 600,00
100
CONTABILIDAD
1 Contador G. $ 900,00
2 Asistente 1 $ 500,00
3 Asistente 2 $ 450,00
TOTAL $ 1.850,00
Promedio $ 616,67
VENTAS
1 Vendedor 1 $ 900,00
2 Vendedor 2 $ 860,00
3 Vendedor 3 $ 801,72
4 Vendedor 4 $ 800,00
5 Vendedor 5 $ 700,00
6 Vendedor 6 $ 700,00
7 Vendedor 7 $ 700,00
TOTAL $ 5.461,72
Promedio $ 780,25
GERENCIA
1 Gerente G. $ 1.000,00
TOTAL $ 1.000,00
ADMINISTRACIÓN
1 Administración 1 $ 700,00
2 Administración 2 $ 700,00
TOTAL $ 1.400,00
Promedio $ 700,00
Los cálculos presentados son datos informativos para el conocimiento de la manera que se
procedió para tomar en cuenta os valores e implementar en la fórmula de los costos de procesos.
Dicha información es igual a la presentada anteriormente en el capítulo de análisis, no presenta
variaciones ya que el valor de los sueldos son los mismos.
Las áreas que intervendrán son las mismas Departamento Contable, Departamento de
Operaciones, Departamento de Ventas, Departmento de Administración y Gerencia General.
101
Tabla 2.5. Cuadro de costos indirectos que intervienen en los procesos.
COSTOS DE LOS PROCESOS
VALOR EN
DÓLARES ADMINISTRACION VENTAS OPERACIONES CONTABILIDAD MENSAJERIA TOTAL
PERSONAL POR
AREA DE
TRABAJO
3 7 6 3 1 20
SERVICIO
ELECTRICO 68,00 10,20 23,80 20,40 10,20 3,40 68,00
SERVICIO
TELEFÓNICO E
INTERNET
560,00 84,00 196,00 168,00 84,00 28,00 560,00
SERVICIO DE
AGUA POTABLE 65,00 9,75 22,75 19,50 9,75 3,25 65,00
SUMINISTROS
DE OFICINA 70,00 10,50 24,50 21,00 10,50 3,50 70,00
TOTAL 763,00 114,45 267,05 228,90 114,45 38,15 763,00
GASTOS POR
PERSONA 38,15 38,15 38,15 38,15 38,15 38,15
GASTO AD. POR
HORA 0,158958333
GASTO AD. POR
MINUTO 0,002649306
102
En la tabla anterior está reflejada información de las personas que integran cada Departamento,
a continuación de ello se desglosa los rubros que se han tomado en cuenta como costos
indirectos para la valorización de los procesos.
Para una mejor visualización e identifación de los valores a utilizar tenemos el desglose del
costo por persona, costo por hora y costo por minuto el valor que se va utilizar en la propuesta
será el costo por minuto, ya que toda la información y cálculos respectivos están siendo
valoradas en minutos.
CALCULOS DEL COSTO DEL PROCESO
Se muestra un cuadro con los minutos que intervienen en cada Departamento y el cálculo y el
costo que implica este proceso.
Las fórmulas que se aplicaron son: SUELDO PROMEDIO/ 30 DIAS de esta manera
obtendremos el valor por día, VALOR POR DIA/ 8 HORAS se obtiene el valor por horas,
VALOR POR HORA/ 60 MINUTOS obtendremos el valor por minuto, este último valor se
multiplica por los minutos que cada Departamento uso para la ejecución del proceso, y
finalmente se visualiza el valor por minuto en cada Departamento.
OPERACIONES VENTAS CONTABILIDAD GERENCIA TOTAL
22 20 135 2 179
600 780,25
OPERACIONES = 30 DIAS VENTAS = 30 DIAS
= 20 = 26,01
= 20 = 26,01
8 HORAS 8 HORAS
= 2,5 = 3,25
= 2,5 = 3,25
60 MINUTOS 60 MINUTOS
= 0,04 = 0,05
103
0.04 * 22 = 0.05 * 20
= 0,88 = 0,8
616,67 1000
CONTABILIDAD 30 DIAS GERENCIA 30 DIAS
= 20,56 = 33,33
= 20,56 = 33,33
8 HORAS 8 HORAS
= 2,57 = 4,17
= 2,57 = 4,17
60 MINUTOS 60 MINUTOS
= 0,04 = 0,07
= 0.04 * 135 = 0.07 * 2
= 5,78 = 0,14
El costo de este proceso es de $ 6,01 interviniendo el Departamento de Ventas, Departamento
de Operaciones, Departamento de Contabilidad y Gerencia con un total de ciento setenta y
nueve minutos, se pudo apreciar que el costo es menor a diferencia del que se encontró en el
análisis, también podemos observar que los minutos que se utilización fueron los necesarios.
En el levantamiento del proceso este tenía un costo de $ 30,49, el valor monetario que ahí se
representaba, era por las actividades que se realizaban, ya que en ella intervenía en su mayoría
el Departamento contable, realizando tareas como las revisiones exhaustivas que el
Departamento de operaciones y Ventas deberían hacerlo.
Además, el implementar, las transferencias disminuyo al máximo, la digitación de los cheques
manuales, y las firmas por parte de gerencia, ya en vez de firmar una gran cantidad de cheques
ahora solo se encargarían de la aprobación para los pagos correspondientes.
104
El ahorro de tiempo contribuyo a que los costos por realizar este proceso disminuyo, sin
embargo el Departamento que predomino en el costo del proceso es el área contable con un
valor de $ 5,78.
En el análisis de los procesos se subvaloro el costo real del todo el proceso, ya q no se tomó en
cuenta los rubros que indirectamente ayudan a la ejecución de los mismos. El costo adicional
que se va a implementar es el rubro de $ 0,002649306 el cual será multiplicado por los minutos
intervenidos de todos los Departamentos dicho valor será sumado al total del costo del
proceso, quedando de esta manera:
MINUTOS DEL PROCESO 179
(*)COSTO POR MINUTO DE
GASTOS INDIRECTOS 0,00264931
TOTAL 0,47422569
(*)VALOR DEL COSTO DEL
PROCESO $ 6,01
COSTO REAL $ 6,48
Si bien se puede observar el valor del proceso aumento con la implementación de los costos
indirectos de $ 6,01 a $6,48. El incremento del mismo sigue siendo menor al del análisis en el
segundo capítulo que fue de $ 30,49 es una gran diferencia.
El valor actual ya se encuentra con los factores que deberían ser sumados al momento de la
valorización del costo del proceso, ya que todos los rubros anteriormente observados forman
indirectamente del proceso.
105
4.2.3. Flujogramas Mejoramiento Proceso de pago a Proveedores
PROCESO DE PAGO A PROVEEDORES/ PREPAGOS
D. V
ENT
AS
D. O
PER
AC
ION
ESA
SIST
EN
TE
2D
ATO
S
Fase
INICIOEnviar Ordenes de
pago
Enviar ordenes
de pago
Fechar
ordenes de
cheques
ORDENES
DE PAGO
ORDENES
DE PAGO
Ingresar y
hacer
prepagos en
el sistema
Realizar
archivo de
transferencias1
ACTIVIDADES 1 2 3 4 5
Minutos por actividades 5 2 5 15 30
Minutos acumulados 5 7 12 27 57
106
PROCESO DE PAGO A PROVEEDORES/ PREPAGOS
D.
co
nta
bil
idad
CO
NT
AD
OR
AS
IST
EN
TE
2D
ATO
SD
. co
nta
bilid
ad
as
iste
nte
2
Fase
1Revisar los pagos
de las
transferencias
Enviar información
para su aprobación
Aprobar las
transferencias de
los prepagos
Ingresar al sistema
e imprimir egresos
de las
transferencias
Archivar los
egresosFIN
ACTIVIDADES 6 7 8 9 10
Minutos por actividades 10 5 2 20 2
Minutos acumulados 67 72 74 94 96
107
A1.- El Departamento de operaciones procede al envió de las órdenes de cheques al
Departamento contable, con las respectivas revisiones, de que los servicios cuadren con las
proformas que les son enviadas.
A2.- El Departamento de Ventas procede al envió de las órdenes de cheques al Departamento
contable, con las respectivas revisiones, de que los servicios cuadren con las proformas que les
son enviadas.
A3.-Se procede a fechar a los documentos, para tener constancia del día que se entregaron al
Departamento de Contabilidad. Es una medida de control, para sustentar cualquier mal
entendido en caso de algún problema con el pago de la misma.
A4.- Se procede a ingresar en el módulo CP, para verificar si ya existe un prepago anterior,
con las referencias correspondientes y a su vez revisar en el módulo RB si existe una factura
con la misma referencia la cual no ha sido atada a los servicios, por motivos extraordinarios. Se
realiza los prepagos en el sistema, digitando los valores estipulados en las órdenes de pago.
A5.- El contador procede a ingresar la información en el archivo que servirá para las
transferencias de la semana.
A6.-El contador procede una revisión antes de pasar a gerencia para la aprobación de las misas,
con ello verifica que las cantidades a transferir son las correctas.
A7.-Conjunto a las demás transferencia se envía a gerencia.
A8.- Se comienza con la aprobación de las transferencias por parte de gerencia, no se realiza
otra revisión ya que el contador se encarga de tener los controles necesarios para los mismos.
A9.- La asistente 1 comienza con la impresión de los egresos de las transferencias ingresando al
módulo CP, e imprimiendo en cada proveedor.
108
A10.- Se archivan todos los egresos, de esta manera los papeles de respaldo por las mismas, son
puestas en las respectivas carpetas y en el respectivo orden, en caso de ser necesaria su revisión
de forma posterior se lo haga.
INFORMACIÓN
Proceso: Pago proveedores/Prepagos
N° Actividad Frecuencia Horas Tm (minutos) Departamentos
1 Envio de órdenes de cheques Diaria
5 Operaciones
2
Envio de órdenes de cheques
Diaria
2
Ventas
3 Fechar ordenes Diaria 5 Contabilidad
4 Ingresar al sistema Diaria 15 Contabilidad
5 Realizar archivo de
transferencias.
Diaria 30 Contabilidad
6 Revisión de los pagos Semanal 10 Contabilidad
7 Se envia a gerencia para su
aprobación el documento.
Semanal 5 Contabilidad
8 Aprobación de las
transferencias.
Semanal 2 Gerencia
9 Impresión de egresos
Semanal 20 Contabilidad
10 Archivar egresos Diaria 2 Contabilidad
TOTAL
96
Para realizar los prepagos correspondientes, se necesitan (96 minutos) una hora y treinta y seis
minutos las actividades a desarrollarse son básicamente iniciando por la recepción de las
órdenes de pago y fecharlas, es importante fecharlas ya que se evita problemas al futuro.
109
La revisión de los servicios en el sistema es muy importante, ya que en ellos se refleja si
existen otros pagos anteriormente hechos, esta revisión se los hará en el módulo CP ya que suele
estar emitidos cheques emergentes, sin haber estado aun ingresados servicios, pero consta en la
aplicación la referencia de los mismos.
Y en el módulo RB para verificar a su vez los servicios ya se pueden encontrar conciliados a
una factura, por ende la orden de cheque no se procesa.es muy importante verificar estos
módulos, ya que se presentan pagos duplicados, de la misma forma se debe revisar las
proformas ya que de las mismas se restan las retenciones correspondientes.
Las revisión de las proformas son importantes, ya que si se está procesando el último abono del
servicio que se solicitó, se procede a calcular la retención para disminuir al pago que se emitirá,
esto se lo hará en todos aquellos documentos que se procesan a nombre de la empresa.
Es importante menorar en el pago las retenciones correspondientes, ya que con ello se invita
tener saldo a favor y realizar el trámite de informar al proveedor, y pedir la devolución de ese
dinero, ya que pueden tardarse, especificando que se restara a un pago futura que la empresa
tuviese con ellos.
Se debe recordar que, no se ocupa todos los días a los mismos proveedores, por ende la
devolución de saldos a favor, se demoran, mientras tanto se reflejara en el sistema el doble
pago de servicios o saldos a favor que se hubiesen evitado, con la resta de proforma.
Si todo se encuentra correcto se procederá a realizar y emitir los cheques, se entregara para la
firma con la gerencia,, y se depositara o entregaran los pagos a los proveedores dependiendo
de las negociaciones que se tengan con los mismos.
Las transferencias que se realizan en estos prepagos, es eficiente, ya que optimiza el tiempo en
lo que anteriormente se lo realizaba con cheques, de esta manera se evita la pérdida de tiempo
de emitir varios cheques, para cada uno de los proveedores, los cuales solicitaron el prepago
correspondiente.
110
CALCULOS DEL COSTO DEL SERVICIO
Se muestra un cuadro con los minutos que intervienen en cada Departamento y el cálculo y el
costo que implica este proceso.
Las fórmulas que se aplicaron son: SUELDO PROMEDIO/ 30 DIAS de esta manera
obtendremos el valor por día, VALOR POR DIA/ 8 HORAS se obtiene el valor por horas,
VALOR POR HORA/ 60 MINUTOS obtendremos el valor por minuto, este último valor se
multiplica por los minutos que cada Departamento uso para la ejecución del proceso, y
finalmente se visualiza el valor por minuto en cada Departamento.
OPERACIONES VENTAS CONTABILIDAD GERENCIA TOTAL
5 2 87 2 96
600 780,25
OPERACIONES = 30 DIAS VENTAS = 30 DIAS
= 20 = 26,01
= 20 = 26,01
8 HORAS 8 HORAS
= 2,5 = 3,25
2,5 = 3,25
60 MINUTOS 60 MINUTOS
= 0,04 = 0,05
0.04 * 5 = 0.05 * 2
= 0,21 = 0,11
111
616,67 1000
CONTABILIDAD 30 DIAS GERENCIA 30 DIAS
= 20,56 = 33,33
= 20,56 = 33,33
8 HORAS 8 HORAS
= 2,57 = 4,17
= 2,57 = 4,17
60 MINUTOS 60 MINUTOS
= 0,04 = 0,07
= 0.04 * 87 = 0.07 * 2
= 0,30 = 0,14
El costo de este proceso es de $ 0,76, interviniendo 4 áreas de la empresa las cuales son de
operaciones, Ventas, Contabilidad y gerencia, se puede apreciar que los minutos invertidos e
este proceso han memorado, en cuanto al análisis situacional en el que hubo 365 minutos
empleados para que este proceso funcione.
El costo en el análisis previamente realizado era de $ 18.83, donde la concentración de
actividades estaba en el Departamento contable, y la firma de los cheques contribuían a utilizar
mayor tiempo, ya que se los hacían manuales, los prepagos realizados suelen ser de un mismo
proveedor, pero no se los puede unir por la referencia que tiene, por ello se tenía que emitir más
cheques fiscos.
Ahora la distribución de las actividades para que funcione el proceso de una manera eficiente,
fue delegar las funcione pertinentes a los Departamentos de Ventas y operaciones, los cuales se
encargaran de ver que las proformas con el pedido de pago que ellos proporcionan sean
correctos.
En el análisis de los procesos se subvaloro el costo real del todo el proceso, ya q no se tomó en
cuenta los rubros que indirectamente ayudan a la ejecución de los mismos. El costo adicional
112
que se va a implementar es el rubro de $ 0,002649306 el cual será multiplicado por los minutos
intervenidos de todos los Departamentos dicho valor será sumado al total del costo del
proceso, quedando de esta manera:
MINUTOS DEL PROCESO 96
(*)COSTO POR MINUTO DE
GASTOS INDIRECTOS 0,00264931
TOTAL 0,25433333
(*)VALOR DEL COSTO DEL
PROCESO $ 0,76
COSTO REAL $ 1,01
Si bien se puede observar el valor del proceso aumento con la implementación de los costos
indirectos de $ 0,76 a $1,01. El incremento del mismo sigue siendo menor al del análisis en el
segundo capítulo que fue de $ 18,83 siendo una gran diferencia.
El valor actual ya se encuentra con los factores que deberían ser sumados al momento de la
valorización del costo del proceso, ya que todos los rubros anteriormente observados forman
indirectamente del proceso.
113
4.2.4. Flujogramas Mejoramiento Proceso de Cobro a Clientes /Banco del Austro
COBRO A CLIENTES /TARJETAS DE CRÉDITO
D, d
e ve
ntas
Cli
ente
sD
. de
cont
abil
idad
asis
tent
e 1
DA
TO
S
Fase
INICIO
Enviar via email
documentos al
ejecutivo
Imprimir
documentos del
clientes
SIGNATURE Y
PASAPORTE
Enviar los físicos a
contabilidad
Llamar al banco para
la aprobación de los
documentos
Pasaporte y
SIGNATURE
1
NO
SI
ACTIVIDADES 1 2 3 4
Minutos por actividad 2 2 2 20
Minutos acumulados 2 4 6 26
114
COBRO A CLIENTES /TARJETAS D ECRÉDITOD
. d
e co
nta
bil
idad
asi
sten
te 1
DA
TO
SM
en
saje
roB
an
co
Fase
Llenar documentos
para la autorización d
ecobro
1
RECAPS
Redactar cartas
para las
aprobaciones
Sacar copias de los
documentosEntregar al mensajero
Llevar al banco
para que se sellado
Sella los
documentos
CARTAS Y
DOCUMENTOS
2
ACTIVIDADES 5 6 7 8 9 10
Minutos por actividad 5 6 2 2 30 2
Minutos acumulados 31 37 39 41 71 73
115
COBRO A CLIENTES /TARJETAS D ECRÉDITO
D.
de c
on
tab
ilid
ad
asis
ten
te 1
DA
TO
SV
EN
TA
S
Fase
Ingresar en e l
sistema del banco e
imprimir
2Ingresar valores en
el sistema modulo
CB
Ingresar al modulo
CC
Realizar
comprobante de
ingreso
ACTIVIDADES 11 12 13 14 15 16
Minutos por actividad 5 15 12 5 10 2
Minutos acumulados 78 93 105 110 120 122
INGRESO
Realizar cuadro de
excel
Enviar a ventas el
repaldo
Comp.de ingresoFIN
116
A1.- El cliente envia por email un documento que se lo llama ARCHIVO donde tiene una
recopilación de (nombre del dueño de la tarjeta, numero de la tarjeta, monto a pagar, código de
seguridad, fecha de expiración dela tarjeta, nombre del ejecutivo y actividad que se está
pagando, Entre otros.
A2.- El documento junto al pasaporte escaneado del dueño de la tarjeta es pasado al ejecutivo
de venta que se encuentra a cargo del cliente, el cual pasara físicamente al Departamento de
Contabilidad.
A3.- Al llegar el documento al Departamento de Contabilidad la asistente 1, procede a realizar
la llamada al Banco del Austro para pedir una autorización de los datos que le han sido
otorgados, para comenzar con el cobro.
A4.- Si la autorización es facilitada por el banco, se procede a notificar al ejecutivo responsable
del ARCHIVO a cargo.
A5.- En el caso que no se facilite la autorización, el ejecutivo de Ventas deberá comunicarse con
el cliente, para corroborar los daros proporcionados, o para que el cliente se comunique con el
banco para dar la autorización de que se realice el cobro.
A6.- Si se facilitara la autorización de los ARCHIVO, se procede a llenar RECAPS los cueles
tienen la información de: fecha, nombre del dueño de la tarjeta, número de tarjeta, autorización
del banco, código del establecimiento y nombre del establecimiento, sacando una copia del
archivo y el pasaporte del cliente, de esta manera se obtiene dos copias,
A7.- La asistente 1, realiza 2 unas cartas en las cuales se describe datos puntuales como: número
de RECAP, monto, el nombre del dueño de la tarjeta, los servicios que se pagan, entre otros, las
cartas estarán firmadas por el contador, como responsable.
A8.- Se entrega al mensajero todos los documentos que deberá llevar al banco para sumillarlo, y
que conste como aprobación de los documentos para las aprobaciones de cobro
117
A9.- Se procede a enviar al mensajero de la empresa, para dejar personalmente los documentos
en el Banco del Austro, y uno de los juegos llevara sellado para la empresa, donde se confirma
la recepción de los documentos.
A10.- El banco procede a sellar los documentos enviados, lo cual uno de los juegos regresa a la
empresa, para tenerlo como respaldo de la aprobación.
A11- Se verifica en el Banco del Austro, si ya se encuentra el detalle de ingresos, las facturas,
y comprobantes de retención de los RECAPS enviados posteriormente, para proceder a
imprimirlos.
A12.- Se ingresa al sistema el detalle de ingresos en el módulo CB, estos valores son ingresados
de forma total, con las referencias correspondientes, las cuales indican que RECAPS han sido
facturados.
A13.- En el módulo de CC (Cuentas por Cobrar) se procede atar los valores monetarios de
forma individual, los cuales se ingresan en cada cliente los valores correspondientes que fueron
pagados con las tarjetas posteriormente autorizados.
A14.- La asistente 1 realiza las hojas de ingreso del dinero de los clientes que ya ha ido
cobradas, de ahí se procede a entregar a los ejecutivos responsables de los diferentes pagos.
A15.- La asistente 1, realiza en Excel un registro para el control de cada suma de dinero que ha
llegado por cobro a los clientes, donde se especificara, la fecha que se envia los documentos,
File, CT, nombre de ejecutivo, el valor monetario, categoría (VISA o MASTERCARD) y se los
archiva en las carpetas correspondientes, de ahí se procede a entregar a los ejecutivos
responsables de los diferentes pagos.
A16.- Por último la asistente 1, entrega al ejecutivo correspondiente el comprobante de ingreso
para respaldo de los FILES.
118
INFORMACIÓN
Proceso: Cobro a clientes/Tarjetas de crédito
N°
Actividad
Frecuencia
Horas
Tm (minutos)
Departamentos
1
El cliente envia por email,
aviso de pago al ejecutivo de
Ventas
Diaria
2
CLIENTE
2 Recepción de los documentos
del cliente, e impresión de los
mismos
Diaria 2 Ventas
3 Envia a Contabilidad el físico Diaria 4 Ventas
4 Realizar una llamada al banco
para pedir autorización.
Diaria 20 Contabilidad
5 Llenar RECAPS Diaria 5 Contabilidad
6 Imprimir cartas de
autorización
Diaria 6 Contabilidad
7 Sacar copias de los
documentos
Diaria 2 Contabilidad
8 Entrega al mensajero de
documentos
diaria 2 Contabilidad
9 Llevar al banco para su
aprobación física.
Semanal 30 Mensajero
10 Sello del banco Semanal BANCO
11 Impresión de detalle de
ingresos, facturas y
retenciones del sistema del
banco.
Semanal 5 Contabilidad
12 Ingreso del documento de
detalle de ingresos al sistema.
Semanal 15 Contabilidad
13 Ingresas al módulo CC Semanal 12 Contabilidad
Cuadro del proceso de cobro a clientes /Tarjeta de crédito. Continuación
119
INFORMACIÓN
Proceso: Cobro a clientes/Tarjetas de crédito
N°
Actividad
Frecuencia
Horas
Tm (minutos)
Departamentos
14
Impresión de comprobante de
ingreso
Semanal
5
Contabilidad
15 Llenar un cuadro de excel
para tener control, del dinero
que se cobrar a los clientes y
archivar
Semanal 10 Contabilidad
16 Enviar el físico al ejecutivo de
Ventas responsable
Semanal 2 Contabilidad
122
Las actividades que se ejecutan siguen siendo las mismas, pero con mayor eficiencia ahora es
por 122 minutos equivalente a 2 horas y dos minutos.
La información que se envía entre el cliente-Ventas- y Contabilidad es principal, ello es el
inicio para que todos los servicios que fueron planificados con anterioridad sean propagados a
los respectivos proveedores, con ello se garantiza la confirmación de las actividades a realizarse.
El Departamento de Contabilidad contara como respaldo la copia del pasaporte un documento
adicional que se proporciona en un formato de la empresa, en el cual constara número de
tarjeta monto código de seguridad entre otros, esos documentos físicos serán importantes como
respaldo del cobro.
Adicional a ello se realiza una carta dirigida al banco del austro para pedir que se tramite el
cobro de los mismo, el cual se nos devuelve una copia firmada, una vez cobrada la facturación
por comisión por parte de la entidad bancaria, confirma que el dinero ya está acreditada en la
cuenta de la empresa.
120
Es muy importante tener registrado en el sistema las facturas de comisión como parte del
servicio prestado por la entidad financiera, al igual que el ingreso del dinero en el respectivo
clientes, por al cual la cuenta por cobrar disminuirá gestionando de esta manera seguridad de
operación de los servicios.
Adicional a eso, se realizara un cuadro en Excel como herramienta de control, e el cual constara
fecha en la que se envió los documentos, el ejecutivo, referencias, nombre del cliente, valor
monetario, de esta manera cuando se tenga algún imprevisto se podrá comparar el sistema con el
documento realizado en el programa Excel.
Es una gran ayuda, ya que en el mismo se especifica número de RECAP, por lo cual la
búsqueda en los archiveros respectivos no se obtendrá mayor intervención de tiempo, la
eficiencia en el mismo para obtenerlos físicamente será notable y responsable pues el orden y la
táctica para saber dónde se encuentran es una excelente estrategia.
CALCULOS DEL COSTO DEL PROCESO
Se muestra un cuadro con los minutos que intervienen en cada Departamento y el cálculo y el
costo que implica este proceso.
Las fórmulas que se aplicaron son: SUELDO PROMEDIO/ 30 DIAS de esta manera
obtendremos el valor por día, VALOR POR DIA/ 8 HORAS se obtiene el valor por horas,
VALOR POR HORA/ 60 MINUTOS obtendremos el valor por minuto, este último valor se
multiplica por los minutos que cada Departamento uso para la ejecución del proceso, y
finalmente se visualiza el valor por minuto en cada Departamento.
MENSAJERO VENTAS CONTABILIDAD GERENCIA TOTAL
30 6 86
120
121
450 780,25
MENSAJERO = 30 DIAS VENTAS = 30 DIAS
= 15 26,01
= 15 26,01
8 HORAS 8 HORAS
= 1,875 3,25
= 1,875 3,25
60 MINUTOS 60 MINUTOS
= 0,03 0,05
= 0.03*30 0.05 * 6
= 0,94 0,30
616,67
CONTABILIDAD 30 DIAS
20,56
20,56
8 HORAS
2,57
2,57
60 MINUTOS
0,04
0.04 *86
3,68
122
El costo del proceso ahora se refleja por $ 4,92 interviniendo Departamento de Ventas,
Departamento de Contabilidad y Mensajería a diferencia del analizado que fue de $14,02, la
gran diferencia se basa en que antes pasaban los documentos el Departamento de Ventas sin
verificar con el cliente, si están los datos correctos, ya que las autorizaciones por teléfono suelen
ser demorosas, y con ellos se perdía tiempo en pedir una sola autorización ya que negaban el
permiso en el banco por un dato erróneo.
De esta manera antes de pasar los documentos ahora el ejecutivo correspondiente verificara si
todos los capos del SUGNATURE están correctamente digitados, de esta manera ayuda al
Departamento de Contabilidad.
Para un mejor control de los RECAPS, se procedió a implementar un cuadro en Excel básico, en
el cual constara de campos para saber el valor, referencia, nombre del ejecutivo y la fecha en
que las aprobaciones por parte del banco fueron hechas.
En el análisis de los procesos se subvaloro el costo real del todo el proceso, ya q no se tomó en
cuenta los rubros que indirectamente ayudan a la ejecución de los mismos. El costo adicional
que se va a implementar es el rubro de $ 0,002649306 el cual será multiplicado por los minutos
intervenidos de todos los Departamentos dicho valor será sumado al total del costo del
proceso, quedando de esta manera:
MINUTOS DEL PROCESO 122
(*)COSTO POR MINUTO DE
GASTOS INDIRECTOS 0,00264931
TOTAL 0,32321528
(*)VALOR DEL COSTO DEL
PROCESO $ 4,92
COSTO REAL $ 5,24
Si bien se puede observar el valor del proceso aumento con la implementación de los costos
indirectos de $ 4,92 a $5,24. El incremento del mismo sigue siendo menor al del análisis en el
segundo capítulo que fue de $ 14,02 siendo una gran diferencia.
El valor actual ya se encuentra con los factores que deberían ser sumados al momento de la
valorización del costo del proceso, ya que todos los rubros anteriormente observados forman
indirectamente del proceso.
123
4.2.5. Flujogramas Mejoramiento Proceso de Cobro a clientes / Transferencias
PROCESO DE COBRO A CLIENTES MEDIANTE TRANSFERENCIAS
D.
DE
VE
NT
AS
CL
IEN
TE
SD
. D
E C
ON
TA
BIL
IDA
D
Co
ntad
orD
AT
OS
Fase
INICIO
Enviar vía email,
aviso de pago a los
ejecutivos
Reenviar email al
contador,
explicando a q
cliente pertenece
Comprobar en la
cuenta bancaria que
este acreditado el
dinero
Autorizar los pagos
a proveedores
Ingresar al sistema
afectar la cuenta por
cobrar y hacer
comprobante de
ingreso
COMPROBANTE
DE INGRESO
1
ACTIVIDAD 1 2 3 4 5
Minutos por actividades 2 10 10 5 15
Minutos acumulados 2 12 22 27 42
NO
SI
124
PROCESO DE COBRO A CLIENTES MEDIANTE TRANSFERENCIASD
. D
E V
EN
TA
S
D.
DE
CO
NT
AB
ILID
AD
Co
nta
dor
DA
TO
SG
ER
EN
TE
Fase
1
ACTIVIDAD 6 7 8
Minutos por actividades 15 10 10
Minutos acumulados 57 67 77
Enviar a ventas el
respaldo
COMPROBANTE DE
INGRESO
Realizar un cuadro
en excel con el
detalle de los
pagos
Notificar a gerencia
de los pagos que ya
llegaron
FIN
125
A1.- El aviso de pago lo realiza el cliente mediante mail enviado al ejecutivo de venta
responsable, adjuntando la transferencia que se realiza a la cuenta de la agencia.
A2.- El email de aviso de pago, llega al ejecutivo, mismo que será reenviado al contador,
redactando a que grupo pertenece el dinero que ha llegado, para confirmar el cobro del mismo.
A3.- El contador confirma el pago de los clientes, revisando en el banco, el valor monetario que
se informó en el correo.
A4.- Si el dinero no se encuentra acreditado al realizar la revisión se notifica al ejecutivo para
pueda pedir un respaldo a los clientes de la trasferencia de cobro realizada.
A5.- El contador realiza el comprobante de ingreso respectivo para ser entregado al ejecutivo
de venta, cuyo monto será ingresado en el sistema en el respectivo cliente, disminuyendo la
cuenta por cobrar.
A6.- Se entrega a los ejecutivos el respaldo del ingreso de dinero con la firma respectiva, para lo
cual van adjuntar en el FILE donde constan todos los servicios a operar, con el dinero cobrado.
A7.- El contador realiza un cuadro de Excel, para tener control de los grupos que han pagado
anticipadamente, para los cuales se les confirma las reservaciones respectivas
A8.- Se comunica a la gerente mediante email, de la llegada del dinero, ya que las transferencias
representan un gran porcentaje de los clientes más potenciales, con ello se confirma por última
vez del ingreso del dinero.
Cuadro de información de cobro a cliente /Transferencias
INFORMACION
Proceso: Cobro a Clientes/ Transferencia
N°
Actividad
Frecuencia
Horas
Tm (minutos)
Departamentos
1 El cliente envia por email.
Aviso de pago al ejecutivo
de Ventas.
Diaria 2 CLIENTES
2 Reenvió de email al
contador para la
verificación del mismo.
Diaria 10 Ventas
3 Recepción de la
información y
comprobación ene l banco
Diaria 10 Contabilidad
126
Cuadro de información de cobro a cliente /Transferencias. Continuación.
INFORMACION
Proceso: Cobro a Clientes/ Transferencia
N°
Actividad
Frecuencia
Horas
Tm (minutos)
Departamentos
4 Se confirma la acreditación
del dinero y autorización
para los pagos
Diaria 5 Contabilidad
5 Ingresar al sistema y afectar
la cuenta por cobrar de los
clientes en los auxiliares
Diaria 15 Contabilidad
6 Se imprime el comprobante
de ingreso y se envia al
ejecutivo.
Diaria 15 Contabilidad
7 El contador realiza en una
hoja de excel un control de
los cobros que se han
hecho a los grupos de los
paquetes turísticos
vendidos.
Diaria 10 Contabilidad
8 Comunicación del ingreso
de dinero a gerencia,
mediante email.
Semanal 10 Contabilidad
0 77
El tiempo que se toma para hacer este proceso es de una hora y diecisiete minutos, el tiempo
que en este proceso se emplea es el esencial para desempeñar las tareas que se necesitan, el
aumento en este proceso, el control que se comienza a llevar aparte en una hoja de Excel, en el
cual refleje el nombre del grupo y el valor que ya ha sido cancelado de los diferentes clientes.
Es muy impórtate tener respaldos donde se reflejen y den la visión de la magnitud de las
exportaciones, la magnitud de las transferencias por parte de estos grupos, es muy importante
para la empresa, ser organizado y estratégico para que la información se confiable veraz
depende de los tratamientos que se le da cada uno de los clientes.
127
El aviso de transferencia por parte de los clientes, es el fundamental, esto ayuda a garantizar
anticipadamente que los servicios que se compró ene le paquete turístico que se haya comprado
se van a operar.
Es muy importante que la cuenta por cobrar de los clientes vaya siendo acreditadas, para ello el
Departamento de Ventas debe tener sus políticas, las transferencias son parte esencial para el
pago de proveedores, el ingreso de dinero es un vínculo principal para el Departamento
contable, ya que los proveedores comienzan con la facturación de los servicios que reservaron.
El detalle de todo el dinero que llega a la cuenta de la empresa, es visualizada por la gerente
general, pero Contabilidad mediante emails con los respectivos respaldos informa a gerencia
de la actualidad de la cartera , de esta manera la gerente podrá tomar decisiones con respecto a
cada cliente.
CALCULOS DEL COSTO DEL PROCESO
Se muestra un cuadro con los minutos que intervienen en cada Departamento y el cálculo y el
costo que implica este proceso.
Las fórmulas que se aplicaron son: SUELDO PROMEDIO/ 30 DIAS de esta manera
obtendremos el valor por día, VALOR POR DIA/ 8 HORAS se obtiene el valor por horas,
VALOR POR HORA/ 60 MINUTOS obtendremos el valor por minuto, este último valor se
multiplica por los minutos que cada Departamento uso para la ejecución del proceso, y
finalmente se visualiza el valor por minuto en cada Departamento.
OPERACIONES VENTAS CONTABILIDAD GERENCIA TOTAL
10 67
77
780,25 616,67
VENTAS = 30 DIAS CONTABILIDAD= 30 DIAS
= 26,01 = 20,56
= 26,01 = 20,56
8 HORAS 8 HORAS
= 3,25 = 2,57
128
= 3,25 = 2,57
60 MINUTOS 60 MINUTOS
= 0,05 = 0,04
= 0.05 * 10 = 0.04 * 67
= 0,54 = 2,87
El costo del proceso es de 3,41 aquí intervienen dos Departamentos de Ventas y Contabilidad,
el costo por cada Departamento tiene una similitud, en cuanto a valor económico, ya que el
recurso del tiempo e sutilizado casi a la misma medida, la ejecución de las actividades toma el
mismo tiempo.
En el análisis, este proceso costaba $8, 29, es claro que la disminución en tiempo y costo es
importante, se basó en que primero los ejecutivos pidan toda la información necesaria al cliente
y respaldos que certifiquen que ya realizaron los pagos a la cuenta de la empresa.
En el análisis de los procesos se subvaloro el costo real del todo el proceso, ya q no se tomó en
cuenta los rubros que indirectamente ayudan a la ejecución de los mismos. El costo adicional
que se va a implementar es el rubro de $ 0,002649306 el cual será multiplicado por los minutos
intervenidos de todos los Departamentos dicho valor será sumado al total del costo del
proceso, quedando de esta manera:
MINUTOS DEL PROCESO 77
(*)COSTO POR MINUTO DE
GASTOS INDIRECTOS 0,00264931
TOTAL 0,20399653
(*)VALOR DEL COSTO DEL
PROCESO $ 3,41
COSTO REAL $ 3,61
Si bien se puede observar el valor del proceso aumento con la implementación de los costos
indirectos de $ 3,41 a $ 3,61. El incremento del mismo sigue siendo menor al del análisis en el
segundo capítulo que fue de $ 8,29 siendo una gran diferencia.
El valor actual ya se encuentra con los factores que deberían ser sumados al momento de la
valorización del costo del proceso, ya que todos los rubros anteriormente observados forman
indirectamente del proceso.
129
4.2.6. Flujogramas Mejoramiento Proceso de facturación FILE
PROCESO DE FACTURACIÓN FILES
D.
CO
NT
AB
ILID
AD
CO
NT
AD
OR
D.
CO
NT
AB
ILID
AD
ASIS
TE
NT
E 1
DA
TO
S
Fase
INICIO
Ingresar al
sistema y
visualizar files
del mes a
facturar
Verificar las
firmas de
responsabilidad
Verificar en el
sistema las
venta y el
servicio de
fondos con el
físico
Comisionar los
servicios
(fondos,
quitsato,
consejo, PNG)
Entregar al
contador Files
CARPETAS
Facturar y
realizar en
excel cuadro de
facturas de las
ventas
1
ACTIVIDADES 1 2 3 4 5 6
Minutos por actividad 10 10 10 280 5 120
Minutos acumulados 10 20 30 310 315 435
130
PROCESO DE FACTURACIÓN FILESD
. C
ON
TA
BIL
IDA
D
CO
NT
AD
OR
DA
TO
S
D.
CO
NTAB
ILID
AD
AS
ISTEN
TE 2
Fase
1
ACTIVIDADES 7 8 9
Minutos por actividad 5 80 30
Minutos acumulados 440 520 550
Entregar los files
a la asistente 2
Carpetas
Completar datos
en las facturas, e
imprimir
Armar las
carpetas para ser
archivadas
FIN
131
A1.- La asistente 1, ingresa al sistema para poder visualizar todos los Files del mes que se va a
proceder a facturar, copiar a una hoja de Excel e imprimir un borrador para tenerlos físicamente
para proceder a revisarlos.
A2.- Se procede a revisar los documentos de los detalles de los servicios de venta y las facturas
que son impresas y adjuntadas por los ejecutivos de venta, los cuales deben estar con la firma
respectiva de los ejecutivos como responsables del documento.
A3.- Se procede a comparar el valor de la venta que se muestra en el sistema, con el que se
cuadra cada FILE contra los respaldos físico, de igual forma se verifica el servicio de fondos el
físico con el que proyecta el sistema.
A4.-Al tener todos los fondos correctamente respaldados, los servicios de consejo, parque
nacional, quitsato y sicgal, se proceden hacerlos comisionables y a eliminarlos, al modificar los
servicios se anota datos clave para volver a crearlo, pero esta vez fuera del paquete para que la
venta del file no sea afectada, con sus respectivas notas explicativas.
A5.-.Al terminar con todos los cálculos respectivos, se procede a pasar las carpetas de los files
al contador, una vez que se ha terminado de realizar los tratamientos respectivos a cada servicio
que se especificó anteriormente.
A6.- El contador comienza con la facturación de las carpetas de Files, a su vez realiza un
archivo en excel, en el cual se digita todas la Ventas, mismo que servirá para notificar a
gerencia, y para la declaración de impuestos.
A7.- Cuando ya se ha facturado, todas las carpetas pasan a la asistente 2, la cual completara los
datos de algunas facturas e impresión de otras.
A8.- La asistente 2 recibe las carpetas y procede a llenar e imprimir datos en la factura para
completar con la información de lo que se ha facturada, mismos documentos que servirán para
las declaraciones mensuales del IVA.
A9.- Al completar todos los datos se procede archivar las carpetas para ser archivadas, se los
guarda en una caja y se lleva a bodega, para su respectivo archivo.
132
INFORMACION
Proceso: Facturación/Files
N°
Actividad
Frecuencia
Horas
Tm (minutos)
Departamentos
1
Ingreso al sistema para
imprimir en una hoja de excel
los files a facturar.
Mensual
10
Contabilidad
2 Verificación de las firmas de
responsabilidad.
Mensual 10 Contabilidad
3 Verificación de la venta y del
servicio fondos a rendir.
Mensual 10 Contabilidad
4 Los servicios de fondos,
consejo, Quitsato, PNG , se los
comienza a comisionar para
que no afecte la venta.
Mensual 4 40 Contabilidad
5 Se entrega las carpetas a la
asistente 1.
Mensual 5 Contabilidad
6 Facturación de los FILES y
realizar un cuadro de excel
Mensual 2 Contabilidad
7 Se entrega las carpetas a la
asistente 1.
Mensual 5 Contabilidad
8 Recepción de las carpetas,
impresión de datos faltantes.
Mensual 1 20 Contabilidad
9 Archivar FILES del mes en la
bodega.
Mensual 30 Contabilidad
TOTAL
7
130
133
Las horas que se emplean en este proceso son de nueve horas con diez minutos, cuando se
mejora el proceso, no siempre es reducirlo, en ocasiones se necesita una actividad más, o a su
vez la reducción de las horas es importante y representativo.
Para realizar la facturación primero la asistente 1 debe realizar los respectivos tratamientos a
los servicios de fondos a rendir quitsato, PNG, consejo, SICGAL, estos servicios son impuestos
que se necesitan en galápagos, y dinero desembolsado a los guías para los imprevistos
necesarios.
Se emplea de mejor manera el tiempo, revisando documentación y comparándolo con el
sistema, para encontrar alguna diferencia y pasar a los Departamentos responsables para su
corrección, en Contabilidad solo verifica el cuadre de las Ventas, y que todo el dinero que se
desembolsó en fondos este respaldado.
Comisionar los servicios para su facturación es importante y dejar por escrito las notas
explicativas correspondientes es el respaldo de lo que se realizó en el sistema, además adjuntar
un respaldo para el contador al momento de su facturación es precisa, ya que ahí se refleja que
valores hay que reducir, porque la venta realizada por los ejecutivos no deben ser alterada.
Al momento de que todas las carpetas están siendo facturadas, el contador va realizando un
cuadro en Excel, el cual permite reflejar datos, como número de factura, valores de venta e
IVA, nombre del cliente y se clasifica entre venta nacional, reembolsos o exportaciones.
Es importante esta información ya que es parte de la declaración mensual que la empresa
realiza para el SRI, el mismo que se ingresa en el ATS, para respaldar lo declarado ene l
formulario, con ello no se pierde tiempo en los ingresos, pues cada uno de los valores son
ingresados de forma correcta.
CALCULOS DEL COSTO DEL PROCESO
Se muestra un cuadro con los minutos que intervienen en cada Departamento y el cálculo y el
costo que implica este proceso.
134
Las fórmulas que se aplicaron son: SUELDO PROMEDIO/ 30 DIAS de esta manera
obtendremos el valor por día, VALOR POR DIA/ 8 HORAS se obtiene el valor por horas,
VALOR POR HORA/ 60 MINUTOS obtendremos el valor por minuto, este último valor se
multiplica por los minutos que cada Departamento uso para la ejecución del proceso, y
finalmente se visualiza el valor por minuto en cada Departamento.
OPERACIONES VENTAS CONTABILIDAD GERENCIA TOTAL
550
550
616,67
CONTABILIDAD 30 DIAS
= 20,56
= 20,56
8 HORAS
= 2,57
= 2,57
60 MINUTOS
= 0,04
= 0.04 * 550
23,55
El costo del proceso es de $23,55, este proceso de facturación de las Ventas que se realiza al
mes, intervienen un recurso razonable del tiempo por parte del personal que integra el área, ya
que amerita tiempo para que se pueda ejecutar las tareas de manera eficiente.
En un análisis anterior el mismo proceso tenía un costo de $42,65, este costo se lo atribuía a
que las carpetas, al ser entregadas no se encontraban cuadradas, o a su vez no ingresaban los
servicios del mes, por ello presentaban descuadres, u el Departamento tardaba en su facturación,
hasta verificar que servicio no estaba ingresado.
135
Lo mismo sucedía con los servicios que el Departamento de operaciones olvidaba ingresar, pues
para realizar la afectaciones correspondientes a los servicios, no se los podía realizar hasta que
la asistente 1, realice una minuciosa verificación de cuáles son los servicios por lo cual no
cuadra sus respaldos físicos.
Ahora se antes de bajar un File el ejecutivo o el responsable debe bajar el cuadre con una forma
de aprobación, la cual servirá como respaldo en el Departamento contable de que todo el
servicio está completamente ingresado.
En el análisis de los procesos se subvaloro el costo real del todo el proceso, ya q no se tomó en
cuenta los rubros que indirectamente ayudan a la ejecución de los mismos. El costo adicional
que se va a implementar es el rubro de $ 0,002649306 el cual será multiplicado por los minutos
intervenidos de todos los Departamentos dicho valor será sumado al total del costo del
proceso, quedando de esta manera:
MINUTOS DEL PROCESO 550
(*)COSTO POR MINUTO DE
GASTOS INDIRECTOS 0,002649306
TOTAL 1,457118056
(*)VALOR DEL COSTO DEL
PROCESO $ 23,55
COSTO REAL $ 25,01
Si bien se puede observar el valor del proceso aumento con la implementación de los costos
indirectos de $ 23,55 a $ 25,01. El incremento del mismo sigue siendo menor al del análisis en
el segundo capítulo que fue de $ 42,65 siendo una gran diferencia.
El valor actual ya se encuentra con los factores que deberían ser sumados al momento de la
valorización del costo del proceso, ya que todos los rubros anteriormente observados forman
indirectamente del proceso.
136
CAPITULO V
5. CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES
5.1. Conclusiones
De acuerdo al análisis realizado, se detectó que al ejecutar los procesos de pagos y cobros en el
área contable existe consumo de recurso de tiempo innecesario para realizar una tarea, en el cual
intervienen varios Departamentos para que el proceso sea eficiente.
En el análisis de los procesos de cobros:
OPERACIONES VENTAS CONTABILIDAD GERENCIA TOTAL
20 20 480 120 640
Con un costo de $30, 49 en el cual se puede observar que son 640 minutos que se empleaban
para ejecutar las actividades, en el cual el Departamento de Contabilidad es donde más tiempo
se empleaba.
Todo esto se debía a los errores en el sistema los cuales no eran similares al de las facturas. De
igual forma los pagos que se realizaban eran en cheques, firmar cada uno de ellos era
responsabilidad de la Gerente. La existencia de muchos cheques demoraba la firma y entrega
para los proveedores.
Sin tomar en cuenta que también se realizaba una verificación de los pagos, esto generaba por
las diferencias que en Contabilidad encontraban, por lo cual el proceso no se veía confiable, por
los diferentes sucesos.
Con la implementación de las transferencias en los pagos se disminuyó el tiempo y el
resultando:
OPERACIONES VENTAS CONTABILIDAD GERENCIA TOTAL
22 20 135 2 179
Con un costo de $6,01 más la suma de los gastos indirectos que no se tomaron en cuenta para la
valorización del proceso el costo real es de $ 6,48 que equivale a ciento setenta y nueve
minutos, aún el Departamento Contable es el que emplea más tiempo en el mismo. Pero con
mayor eficiencia ya que las tareas como la revisión de las facturas contra el sistema ahora lo
realiza Ventas y operaciones, porque tienen conocimiento de las negociaciones o tarifas
especiales.
.
137
En Gerencia el ahorro de tiempo y la satisfacción de que el proceso desde el principio está bien
realizado lo reduce a una aprobación con el banco para realizar transferencias, las cuales están
integradas de prepagos y pagos por facturas.
Las tareas que se realizaban el área, se encontraban duplicadas, con ello se determinó que las
mismas no estaban definidas, pues el perfil de cada uno de los que integran el área contable no
estaba establecido para que se ejecute de manera eficaz.
La mayor concentración de tareas a ejecutar se encuentra en el Departamento contable, en el
cual se demuestra que hay una potente concentración del recurso tiempo, realizando tareas que
deberían ser hechas por otras áreas, sin embargo las personas que integran el área contable
ejecutan todas las actividades utilizando minutos innecesarios.
En cuanto a los cobros que se realiza mediante tarjetas de crédito o transferencias, es más
eficaz, primero porque ahora ya del Departamento de Ventas verificara los documentos que el
cliente envía vía mail para realizar los cobros por tarjeta, la verificación de los campos a llenar
por parte del cliente, será responsabilidad del ejecutivo.
Para la facturación de los Files estará con la firma correspondiente de responsabilidad de cada
uno de los ejecutivos, afirmando que en el sistema están ingresados todo los servicios que se
van a facturar en el mes. De esta manera la distribución de tareas como verificación de tarifas,
verificación de servicios, búsqueda de negociación, al Departamento contable disminuyo,
porque se las compartió con las demás áreas.
Con la disminución de horas al realizar una actividad, ayudara al mejoramiento de la ejecución
del proceso, ya que se puede optimizar la calidad con lo cual se desenvuelve el personal en cada
área, las actividades ya no serán repetitivas, y se tomara en cuenta la responsabilidad que cada
una de las personas tiene en la ejecución de una actividad.
Una gráfica de los flujogramas ayudo al análisis de los procesos, tener un inventario de procesos
y de ello concentrar en los considerados más importantes es una clave para saber el grado de
responsabilidad de cada integrando del Departamento Contable.
138
5.2. Recomendaciones
En cuanto a la implementación de las transferencias, se recomienda optar por un equipo de
computación, el cual solo vaya destinado a las actividades de transferencia, el cual no se
comparta con ningún Departamento más que el Contable y la Gerencia.
Adicional a la compra del equipo, se debería contar un plan de contingencia, para eventos como
por ejemplo si la maquina sufre alguna caída o es robada se debería tener un equipo adicional,
Ello permitirá que no se interrumpirá con los pagos que se van a realizar y que el proceso no se
vea afectado por estos riesgos que pueden suscitarse en cualquier momento.
Al implementar el programa para transferencia se debería optar por el contrato de personas
capacitadas para realizar una auditoría al proceso nuevo de los pagos mediante transferencia. De
esta manera se asegurará el gerente que todos los desembolsos de dinero realizados sean
confiables.
Se debería hacer una evaluación mensual de so procesos que se han realizado mejora, para
obtener la confiabilidad de que los encargados de la ejecución de las actividades han seguido
con el desempeño requerido para el proceso.
La capacitación del personal es muy importante para el buen desempeño de las
responsabilidades, el talento humano es un recurso óptimo en cuanto a la colaboración dentro
de una empresa, todo el personal debería ser incentivado y capacitado para un buen desarrollo
en las actividades de esta manera serán eficientes y se consolide un buen ámbito de trabajo,
entre el empleador y el empleado.
Se debería reacomodar todos os departamentos en cuanto al espacio físico ya que el mismo es
un lugar de trabajo y el colaborador debería sentirse cómodo en su lugar de trabajo, por ello el
mover algunas cosa y crear otro ambiente de trabajo ayuda de forma positiva para el trabajador.
139
Algunos equipos de oficina no son de todo obsoletos, pero deberían ser enviados a un
mantenimiento, ya que el ruido que provienen de los equipos pueden ser molestos, no solo en el
área donde se encuentra sino en toda la empresa, a su vez si no tiene reparación se deberían
optar para una compra de nuevos equipos, que no se representaría como un gasto si no como un
costo para la empresa.
Para que las relaciones laborales sean excelentes, s deberían hacer momentos de integración
entre todas la áreas, ayudaría mucho a la comunicación de cada una de las personas que
integran la empresa, ya que con lo expuesto todos son parte de un proceso, por lo cual el
desarrollo de actividades recreativas deberían ser consideradas para la unión laboral.
140
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143
ANEXOS
Anexo A Licencia Única para el Ejercicio de las Actividades Económicas
144
Anexo B Registro Único de Contribuyentes
145
Anexo C Patente de Operación Turística
146
Anexo D Ubicación geográfica de la empresa
147
Anexo E Extracto de Constitución
148
Anexo F. Licencia de funcionamiento
149
Anexo G. Formato de control para cobro de tarjetas de crédito