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ii
DEDICATORIA
Este trabajo de tesis de grado está dedicado a Dios, por darme la vida a través de mis queridos
Padres, quienes con mucho cariño, comprensión, amor y ejemplo, han hecho de mí una persona con
valores, para poder desenvolverme como esposa, madre y profesional.
A mi hermosa Juliana, quien es el motivo y la razón que me ha llevado a seguir superándome día a
día, para alcanzar mis más preciados ideales de superación, ella fue quien en los momentos más
difíciles, con una sola sonrisa alegraba mis días y aliviaba mis temores, por ello quiero dejarle una
enseñanza, que cuando se quiere alcanzar algo en la vida, no hay tiempo ni obstáculo que lo impida
para poder lograrlo.
iii
AGRADECIMIENTO
Me complace de sobre manera a través de este trabajo, exteriorizar mi sincero agradecimiento a la
Universidad Central del Ecuador, Facultad de Ciencias Administrativas, Escuela de Contabilidad y
Auditoría, y en ella a los distinguidos docentes, quienes con su profesionalismo, comprensión y
ética, puesto de manifiesto en las aulas, enrumban a cada uno de los que acudimos con sus
conocimientos, mismos que servirán para desarrollarnos en el aspecto profesional y personal.
A mi Director Doctor Byron Arboleda Guerrero, quien con su experiencia ha sido una guía idónea,
durante el proceso que ha llevado el realizar esta tesis, me ha brindado el tiempo necesario, como la
información para que este anhelo llegue felizmente ha culminado.
v
vi
ÍNDICE
Página
INTRODUCCIÓN………………………..…...……………………………………………………1
CAPÍTULO I: ANTECEDENTES
1.1. Reseña histórica………………………………..……………………………………………3
1.2. Base Legal……………………………………..………...…………………………………..3
1.3. Misión……………………………………………...………………………………………..4
1.4. Visión…………………………………………..….…………………….…………………..4
1.5. Objetivos…………………………………………..………..……………………………….4
1.5.1. Objetivo General….………………………………....………………………………………5
1.5.2. Objetivos Específicos……...…………………..……..…………………………………..…5
1.6. Organigrama estructural…………………………………………..………………………...6
1.7. Política de reportería……………………………………………………………..………….7
a. Transparencia………………………………………………………………………..……7
b. Confidencialidad………………………………………………...…………………..……8
c. Completa y adecuada……………………………………………….………………..…...8
d. Exactitud y consistencia……………………………………………….……………..…...8
e. Cumplimiento y puntualidad……………………………………………….……..………8
f. Eficiencia, proporcionalidad y costos….………………………………………..……..….9
1.8. Valores corporativos……………………………………………………………….....……10
a. Transparencia externa e interna………………………………………………….....…...11
b. Cultura de comunicación abierta………………………………………………………..11
c. Responsabilidad social y tolerancia……………………………………………………..11
d. Orientación al servicio…………………………………………………………………..12
e. Altos estándares profesionales……………………………………………...…………...12
f. Compromiso personal………………………………………………………….………...12
1.9. Accionistas…………………………………………………………………………………12
1.10. ProCredit Holding AG & Co. KGaA……………………………………………………....12
1.11. Calificación de riesgo………………………………………………………………...........14
a. Rentabilidad y gestión operativa……………………………………………………...…17
b. Administración de riesgos…………………………………………………..…………..17
c. Suficiencia de capital….…………………………………………………..…………….17
vii
1.12. Análisis FODA………………………………………………………………….………....19
CAPÍTULO II: CONTROL INTERNO
2.1. Definición……………………………...…………………………………………………..20
2.2. Importancia………………………..…………………………………………..…………...20
2.3. Objetivos……………………..………………………………………………..…………...21
2.4. Alcance…………………..…………………………………………………….…………..21
2.5. Principios……………..………………………………………………………..…………..22
a. Aplicable a la estructura orgánica…………………..……………...……………………23
b. Aplicable a los procesos y sistemas..…...…………………………………………….....24
c. Aplicable a la administración de personal………………………………………...….....25
2.6. Clases de Control Interno……………………………………………………………….…26
a. Control Interno contable……………………………………………………………...…26
b. Control Interno administrativo ……………………………………………………….…26
2.7. Elementos de Control Interno………………………………………………………….…..26
a. Organización.…………………………………………………………………………....27
b. Políticas y procedimientos. …………………………………………………………......27
c. Supervisión……………………………………………………………………..…..…....28
2.8. Componentes de Control Interno (COSO I)……………………………………………….28
2.8.1. Ambiente de control……………………………………………………………..................29
a. Integridad y valores éticos ……………………………………………………….……..30
b. Compromisos de la competencia.…………………………………………………….....30
c. Filosofía y estilo de operación administrativa.………………………………………….30
d. Estructura organizacional.…………………………………………………………........30
e. Políticas y prácticas sobre los recursos humanos..…………….…………………...…....31
2.8.2. Valoración de riesgos..……………………………………………………………………..31
2.8.3. Actividades de control …………………………………………………………………….31
2.8.4. Información y comunicación ……………………………………………………………...32
2.8.5. Seguimiento y supervisión…………………………………………………………............34
2.9. Estudio y evaluación del control Interno…………………………………………………..33
2.9.1. Métodos para la evaluación del control interno……………………………………..…......33
2.9.1.1. Narrativo……………………….………...………………………………..………….........34
2.9.1.2. Diagrama de flujo (Flujograma)..................……………………...………………..............34
2.9.1.3. Cuestionario………………………….………….………………………………..………..36
2.9.1.4. Coso I…………………………………...……………….…………...…………….............36
2.9.1.5. Coso II…………………………………...………..…………….………………………….37
viii
2.9.1.6. Control de los recursos y los riesgos Ecuador (CORRE)…..……………................……...38
2.91.7. Marco integrado de control interno para Latinoamérica (MICIL)…..…………...……......38
2.9.1.8. COBIT (Objetivos de Control para Tecnología de Información y
Tecnologías relacionadas)……………………………………………………………........40
CAPÍTULO III: EVALUACION DE LA ESTRUCTURA DEL AREA DE REPORTING DE
ACUERDO A LOS COMPONENTES DEL CONTROL INTERNO
3.1. Ambiente de control ………..…………………………………………...………………....44
3.1.1. Integridad y valores éticos…………………………………………….……...…………....44
3.1.2. Compromisos para la competencia………………………………………...……...….…....45
3.1.3. Estilo de operación administrativa………………………..…………….……..……...…....47
3.1.3.1. Entes de control ……………………………………………………………….…………..47
3.1.3.1.1. Procedimientos………………………….…………………………………...…….48
a. Superintendencia de Bancos y Seguros del Ecuador ……………...…………...48
b. Banco Central del Ecuador ………………………………………..…...……....53
c. Corporación Financiera Nacional …..……………………………….………....53
d. Corporación de Seguro de Depósitos ………….………………………….........54
3.1.3.1.2. Flujograma…………………………………………………………………..…….54
3.1.3.2. Acreedores…………………………………………………………………..……………..56
3.1.3.2.1. Procedimientos…………………………………………………………………….56
a. Negociación …………………..……………………………………..……….....56
b. Reportes ………………………..……………………………………..………..57
c. Pagos …………………………………….……………………………………..58
3.1.3.2.2. Flujograma………………………………………………………………….…......59
3.1.3.3. ProCredit Holding AG & Co. KaGA …………………………………………………..….61
3.1.3.3.1. Procedimientos……………………………………………………………...…......61
3.1.3.3.2. Flujograma…………………………………..………………………………….....62
3.1.4. Estructura organizacional…………………...……………..……………………………....64
3.1.4.1. Organigrama estructural…………………………………………………………...............65
3.1.5. Política para la presentación de reportes y revelación de información…………………....65
3.1.5.1. Procedimientos……………………………………………………………………………..66
3.1.5.2. Formulario………………………………………………………………………………....66
3.1.5.3. Flujograma…………………………………………..……………………………………..66
3.2. Valoración de riesgos………………………...…….………………………………............66
3.2.1. Identificación del riesgo………………..……..……………………………………............66
3.2.1.1. Nivel de autoridad…………………………………..……………………………………...67
ix
3.2.1.1.1. Gerencia de Finanzas……………………………………………………………...68
3.2.1.1.2. Jefe de Planificación y Control de gestión……..………….……………………....68
3.2.1.1.3. Coordinador de Planificación y Control de Gestión……..………..………............69
3.2.1.2. Nivel de actividad………………………………………...……………………………..... 69
3.2.1.2.1. Entes de control……..…………………………………..………………………....70
3.2.1.2.2. Acreedores…………………………………………..…………………………… .71
3.2.1.2.3. ProCredit Holding AG.………..……………………...…………………………...71
3.2.1.3. Nivel de recursos y materiales…………...……………….………………………………..71
3.2.1.3.1. Papelería……………………………………………………….…………………..72
3.2.1.3.2. Suministros de oficina……………………………………………………………..72
3.2.2. Análisis de riesgos administrativos………….……………………………………………..72
3.2.2.1. Cuestionarios………………………..…………………………………………………......72
3.2.2.2. Encuestas…………………………………………………………………………………..73
3.2.2.3. Matriz de riesgos…………………………………………………………………………...73
3.3. Actividad de control ……………………………..………………………………………...73
3.3.1. Control del recurso humano…………….……………………………………………….....74
3.3.2. Control de equipos de cómputo……………………………...………………………...…..75
3.3.3. Control en distribución de actividades…………………………………………………......75
3.3.4. Control en la utilización de suministros…...……...…………………………………….....75
3.4. Información y comunicación……………...…..…………………………………………...76
3.4.1. Relaciones interpersonales………………………..……………………...………………...76
3.4.1.1. Directivos……………………...………….………………………………………..............76
3.4.1.2. Empleados……………………...…………..……………………………………………....77
3.4.1.3. Acreedores……………………...………..………………………………………………...77
3.5. Seguimiento y supervisión…………………………………….……………………...…....77
CAPÍTULO IV: PROPUESTA DE PROCEDIMIENTOS DE CONTROL INTERNO
APLICADO AL AREA DE REPORTING DEL BANCO PROCREDIT S.A.
4.1. Definición de la propuesta……...………….………….…………………………………...79
4.1.1. Objetivos..………………………………………...……...………………………………...79
4.1.2. Importancia………………………………..………………..………………………….......79
4.2. Ventajas ……………………………..………...…………………………………………..80
4.3. Organización……………...……………………………………...…………………….......80
4.3.1. Organigrama estructural…………………....…...…………………..……………………..80
4.3.2. Organigrama funcional área de reporting………………………………..………………...81
4.4. Determinación de procedimientos administrativos y operativos……….………..………...82
x
4.4.1. Entes de control…………………………..………………………………………………..83
4.4.1.1. Superintendencia de Bancos y Seguros……………………………………………............83
4.4.1.1.1. Procedimientos………………...…………………………………………………..83
a. Estructuras ……………..……………………………………..………………...83
b. Requerimiento adicionales ………………...…………………..……………….85
4.4.1.1.2. Formularios………………...……..………………………………...……………..85
4.4.1.1.3. Flujograma………………..........……………………………………...…………..86
4.4.1.2. Otras entidades………………...…………………………………………....……………..87
4.4.1.2.1. Procedimientos………………...…………………………………………………..87
a. Banco Central del Ecuador ………………...……………………………...…....87
b. Corporación Financiera Nacional ……………………………………………...89
c. Corporación de Seguro de Depósitos………………………………..……...…..90
d. Eventuales …………………..………………...……………………………..…91
4.4.1.2.2. Formularios………………..............................…………………………………....92
4.4.1.2.3. Flujograma……………………………………..……………………………….....93
4.4.2. Acreedores…………...…………………………….……………………………………....94
4.4.2.1. Fondeo…………….………..………………...…………………………………...............94
4.4.2.1.1. Procedimientos………..…………….. …..………...………………………….......94
a. Buscar fuentes de fondeo ………………...……..………………………….......94
b. Solicitar la lista de requerimientos de información …………………………....95
c. Proveer información para Due Dilligence ………………...………......……......95
d. Negociar Term Sheet (términos o condiciones de desembolso)……..…………95
e. Calcular el impacto de la tasa de interés ………………………….………........96
f. Aprobar las condiciones del contrato ………………...……………...…………96
g. Aprobar condiciones de crédito en Directorio……..…...……………………....96
h. Firmar contrato y/o pagaré ……………….......………………………………...97
i. Confirmar recepción de préstamo………..………………………….………......98
j. Registrar Préstamo …………………….....…………………………………......98
k. Reportar en ingreso y archivo ………………...……...…………………..….....99
l. Inscribir en el Banco Central …………………..…………………………….....99
4.4.2.1.2. Formularios………………….…………………………………………………...100
4.4.2.1.3. Flujograma……………..….. …..……………...………………………………...102
4.4.2.2. Pagos…………………..….. ………………...……………………………………...........103
4.4.2.2.1. Procedimientos…………………...………………...………………………….....103
a. Confirmar la cancelación ……….... ...……………...………………………...103
b. Elaborar el ticket ……….... ………………...………………………...............103
c. Revisar el ticket ……….... ………………...………………………….............104
xi
d. Realizar la transferencia ……….... ………………...………………………....104
e. Registrar la transferencia ..….... ………………...………………………….....105
f. Registrar la cancelación del préstamo en el Banco Central………....................105
g. Archivar la documentación de respaldo ……….... ………………...………....105
4.4.2.2.2. Formularios………………….………………...………………….……………...105
a. Formulario de transferencia ……….... ………………...……………………..105
b. Ticket ..….... ………………...…………………………..................................106
4.4.2.2.3. Flujograma………………….………………...……………..…………………...107
4.4.2.3. Reportes…………………….. ………………...…………………………….…..............108
4.4.2.3.1. Procedimientos………………….…..……………...………………………….....108
4.4.2.3.2. Formulario………………….………………...………………..………………....108
4.4.2.3.3. Flujograma……………..….. ………..………...………………………………...110
4.4.3. ProCredit Holding AG.……………….. ………………...………………..……………..111
4.4.3.1. Procedimientos…………………….. ………………...………………..…………...........111
a. Pre conciliación Intercompany……….... ………………...…………………...111
b. Conciliación Intercompany ……….... ………………...…………………..….112
c. Reporting Package ……….... ………………...…………………………........113
d. Bundesbak Reporting Package ……….... ………………...……………….....114
e. Opstat……….... ………………...………………………….............................114
f. Capital Management Report……….... ………………...…………………..….114
4.4.3.2. Formularios………………….………………...…………………………….……….......115
4.4.3.3. Flujograma……………..….. ………………...……………………………..……….......116
CAPÍTULO V: CASO PRÁCTICO
5.1. Recepción de información…………………….. …………….……………………..…....117
5.2. Consolidación de información………………….…...……………………………..…......118
5.3. Revisión de información………..……….. ………………...………………………….....120
5.4. Validación…………………..…...………………...………………………………….......120
5.5. Flujograma E02 transacciones Internacionales …...………………...………….....……...122
CAPITULO VI: CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES
6.1. Conclusiones…...……………….........................……………...………………………....123
6.2. Recomendaciones…...…………..…….………...…………………..…………………....124
BIBLIOGRAFIA…...……………..……….…….………...……………….…………………....125
xii
ANEXOS…...…………………..………….…….………...………………...…………………....127
ANEXO 1. Estructuras a reportar a la Superintendencia de Bancos y Seguros
ANEXO 2. Carta de confidencialidad
ANEXO 3. Declaración juramentada
ANEXO 4. Formato de transferencia
ANEXO 5. Manual de Estructuras de información: sistema de notificación de transacciones
internacionales
ÍNDICE DE GRÁFICOS
GRÁFICO 1: ProCredit Holding AG alrededor del mundo……………………...………....……14
GRÁFICO 2: Calificación de riesgo………………..…………..………………………..………16
GRÁFICO 3: Índices comparables Bancos pequeños……..………………...………………...…18
GRÁFICO 4: Competencia………………...…………………………………………...……..…18
GRÁFICO 5: Elementos de control interno………………………………….…………..........…27
GRÁFICO 6: Componentes de control Interno……………………………...………………...…29
GRÁFICO 7: Estructura de control interno……………………...…………………………….…37
GRÁFICO 8: Portal página web Superintendencia de Bancos y seguros……………............…119
GRÁFICO 8: Portal página web Superintendencia de Bancos y seguros……………............…119
GRÁFICO 8: Portal página web Superintendencia de Bancos y seguros……………............…120
ÍNDICE DE CUADROS
CUADRO 1: Accionistas de Banco ProCredit S.A. ………………………….…..…………..…12
CUADRO 2: Matriz FODA ……………………………………………………..……….…...…19
CUADRO 3: Esquema del ámbito de aplicación del control interno………….……….……..…22
CUADRO 4: Principios de control interno …………………………………….……….….....…23
CUADRO 5: Tipos de controles ……………………………………………….………………..32
CUADRO 6: Simbología para flujogramas …………………………………….…………….…35
CUADRO 7: Cuadro comparativo ……………………………………………….…………...…42
CUADRO 8: Estructuras de transparencia de información……………………….…………..…48
CUADRO 9: Estructuras de cuentas corrientes ………………………………….…………...…49
CUADRO 10: Estructuras de información para supervisión y control ………………………...…49
CUADRO 11: Estructuras de catastro………………………………………...…...…….……..…49
CUADRO 12: Estructuras de patrimonio técnico ……………………………………...…………50
CUADRO 13: Estructuras de operaciones activas y contingentes ……………..…………...……51
xiii
CUADRO 14: Estructura de transacciones internacionales ……………………………………....52
CUADRO 15: Estructura de fondos disponibles ……………………...………………….........…52
CUADRO 16: Estructura de tasas de interés …………………………………………….….....…53
CUADRO 17: Estructuras de encaje bancario ………………………………………...….........…53
CUADRO 18: Estructura de divisas ……………………………………………………...………53
CUADRO 19: Matriz de valoración de riesgos por niveles …………………………………...…67
CUADRO 20: Matriz de riesgo por nivel de autoridad ………………………………..…...….…68
CUADRO 21: Matriz de riesgo por nivel de actividad ………………………………………...…69
CUADRO 22: Matriz de riesgos por nivel de recursos y materiales …………………...…...……71
CUADRO 23: Cuestionario de evaluación de actividades de control ………………………....…73
CUADRO 24: Cuestionario de evaluación de información y comunicación …………………..…76
CUADRO 25: Cuestionario de evaluación de seguimiento y supervisión …………………….…77
xiv
RESUMEN EJECUTIVO
PROPUESTA DE PROCEDIMIENTOS DE CONTROL INTERNO
APLICADO AL ÁREA DE REPORTING DEL BANCO PROCREDIT S.A.
Hoy en día el crecimiento acelerado que experimenta el Sistema Financiero, exigen que en forma
oportuna se cuente con CONTROLES internos ADECUADOS y eficaces, que permitan
identificar y MITIGAR los RIESGOS en todas las operaciones y actividades, por lo cual
enfocándose al área de Reporting del Banco ProCredit S.A., la presente tesis es elaborada en base a
las ACTIVIDADES OPERATIVAS que se realizan, cuyo objetivo primordial es brindar un
panorama global al personal nuevo que ingrese a esta área y tenga conocimiento de todo el trabajo
que se realice allí. Esto permitirá que todo el equipo conozca sobre las actividades del área y en
caso de ausencia de alguno de ellos, sepa cómo manejarse y a quién acudir.
Con la aplicación de ésta propuesta de procedimientos de control interno, se busca cumplir con los
objetivos planteados, como es contar con una herramienta de control para mejorar tiempos y
minimizar riesgos.
PALABRAS CLAVE
- Controles
- Adecuados
- Mitigar
- Riesgos
- Actividades
- Operativas
xv
ABSTRACT
PROPOSAL OF INTERNAL CONTROL PROCEDURES APPLIED TO
THE REPORTING AREA OF BANCO PROCREDIT S.A.
Nowadays, the accelerated increase that the financial system experience demands it to count with
an appropriate way of adequate and efficient internal controls which allow us to identify and
mitigate the risks in all the operations and activities of the area. Thus, this thesis is focused in the
Reporting Area of ProCredit Bank S.A regarding the operative activities which main objective is
to give a global view to the new workers of the area, so they can have the knowledge of the entire
job involved in the area. This objective will allow that all the team work knows about the area
activities, and if there is a worker absence, the team work will know how to manage its work and
who to request information.
The applications of this proposal of internal control procedures pursue to fulfill the planned
objectives as it to count with a controlling tool to improve working times and minimize risks.
KEY WORDS
- Efficient
- Controls
- Mitigate
- Risks
- Operative
- Activities
1
INTRODUCCION
El contenido de esta investigación, tiene como propósito enfatizar en la importancia de un control
interno adecuado y eficiente, en toda actividad operativa y más aún en una entidad financiera,
cuyos controles deben ser permanentes para minimizar el riesgo de proporcionar información
errónea y por ende el negocio se vea afectado por la imagen que se proyecta.
Al ingresar personal nuevo a diversas áreas, de acuerdo a la experiencia adquirida en la vida
laboral, muchas no cuentan con un documento proporcionado por la empresa, en el cual se detallen
las actividades que realiza el área donde sea ubicado, por lo cual considero que una propuesta de
procedimientos de control interno bien definidas, brindará un panorama al nuevo empleado, sobre
las actividades a desempeñar y a su vez que desempeñan sus compañeros. Por tal razón el aporte
que este estudio dará a Banco ProCredit S.A. servirá como guía de consulta aplicable en el Área de
Reporting.
En el primer capítulo, se dará a conocer los antecedentes de Banco ProCredit S.A., y por ende la
estructura de la institución e identificación del área de Reporting en la organización, así como
también la reseña histórica, base legal, misión, visión, objetivos, y demás puntos específicos.
Posteriormente el capítulo dos, se tratará sobre conceptos básicos de control interno, recopilados de
varios autores y el punto de vista personal sobre dichas definiciones y clasificaciones.
En el capítulo tres, se evaluará la estructura del área de reporting del Banco, enfocada en los
componentes de control interno de acuerdo al modelo Coso I, los cuales son: ambiente de control,
valoración de riesgos, actividades de control, información y comunicación, seguimiento y
supervisión, analizados desde el punto de vista práctico y teórico.
El capítulo cuatro, comprenderá la propuesta de procedimientos de control interno para el área de
Reporting del Banco ProCredit S.A., definido por tres procesos principales como son reportería a
entes de control, acreedores y ProCredit Holding AG quien es el principal accionista del Banco.
Seguidamente el capítulo quinto comprende un caso práctico sobre la preparación de un reporte o
estructura enviado a la Superintendencia de Bancos con periodicidad mensual, en la cual se
detallan procedimientos, flujogramas y formularios, los cuales permitirán tener un control
adecuado y oportuno en la generación de información.
2
Finalmente en el capítulo sexto expondré algunas conclusiones y recomendaciones a las que he
llegado como fruto del desarrollo de la presente tesis; mismas que serán de carácter general y
específico y que ayudarán a la gerencia, jefatura y coordinación del área de reporting a ejercer su
administración y control con mayor eficiencia.
3
CAPÍTULO I
ANTECEDENTES
1.1. Reseña histórica
Banco ProCredit S.A. opera en el sistema financiero ecuatoriano desde el año 2001, cuando las
instituciones Internationale Project Consult (IPC), la Fundación Doen e IMI (Internationale Micro
Investitionen), ésta última posteriormente cambió su razón social a ProCredit Holding (PCH),
adquieren la compañía Alterfinsa Financiera S.A. y constituye la Sociedad Financiera Ecuatorial.
Se convierte en banco privado en enero del 2005, y cambia su razón social a Banco ProCredit S.A.
Comparte la experiencia metodológica y tecnológica de ProCredit Holding AG, visión, valores
corporativos, enfocado al segmento de muy pequeña, pequeña y mediana empresa.
ProCredit Holding AG & Co. KGaA. opera con una red de 21 bancos, mediante la concesión de
crédito y otros servicios bancarios en economías de transición y países en desarrollo de Europa del
Este, América Latina y África.
A diferencia de otras instituciones financieras, Banco ProCredit S.A., no promueve el crédito de
consumo, sino que pone su enfoque primordial, en la prestación de servicios de banca socialmente
responsable, contribuyendo a la creación de una cultura de ahorro y estableciendo relaciones a
largo plazo con sus clientes.
Es así como nace Banco ProCredit S.A., en base a una gestión eficiente; bajo una misión
profundamente comprometida con el desarrollo del país, y operando en el marco de principios y
valores institucionales fines que han marcado su imagen, como un banco diferente, transparente y
responsable.
1.2. Base Legal
Banco ProCredit S.A., es una sociedad de nacionalidad ecuatoriana que se regirá por la Ley
General de Instituciones del Sistema Financiero, la Ley de Compañías y de más leyes de la
república del Ecuador, las disposiciones dictadas por la Superintendencia de Bancos y Seguros y
por los estatutos propios de la entidad.
4
Como toda entidad constituida en el país, también rinde cuentas sobre su información tributaria al
Servicio de Rentas Internas, de manera mensual y anual.
1.3. Misión
Banco ProCredit S.A. es un banco orientado al desarrollo de los países, ofreciendo servicios
integrales. En las operaciones de crédito está orientado principalmente a las micro, pequeñas y
medianas empresas, ya que de esta forma se crean mayor número de empleos y aportan
significativamente a la economía del país.
A diferencia de otras instituciones financieras, el Banco no promueve créditos de consumo, sino
que pone su enfoque primordial en la prestación de servicios de banca socialmente responsable,
contribuyendo a la creación de una cultura de ahorro y estableciendo relaciones a largo plazo con
sus clientes.
Si bien sus accionistas buscan obtener un retorno sostenible de su inversión, su fin no es obtener el
máximo beneficio a corto plazo. Invierten considerables recursos en la capacitación del personal
para crear un ambiente de trabajo agradable y eficiente, brindando así a los clientes el servicio más
atento y competente posible.
1.4. Visión
Banco ProCredit S.A, al ser catalogado por la Superintendencia de Bancos y Seguros como un
banco pequeño, tiene como visión llegar a ser uno de los Bancos medianos o grandes con mayor
prestigio y experiencia siempre enfocado a su filosofía de banca.
1.5. Objetivos
El Banco tiene por objeto social realizar todas las operaciones autorizadas a los bancos por ley.
Los objetivos constituyen el fin al que se desea llegar, el cual debe ser flexible, medible,
coordinado y comprometido con la entidad.
El autor William Stanton define a los objetivos como: “Un objetivo es simplemente un resultado
deseado. Una buena planeación comenzará con un conjunto de objetivos que se cumplen poniendo
en práctica los planes”.
5
1.5.1 Objetivo General
El Banco tiene como objetivo general atender al segmento de microempresa, con todos los
servicios que ofrece de manera integral y responsabilidad social.
1.5.2. Objetivos Específicos
Banco ProCredit S.A. dentro de sus objetivos específicos detalla a los siguientes:
Posicionarse como el banco preferencial de las muy pequeñas, pequeñas y medianas
empresas.
Priorizar el fomento de la cultura del ahorro en sus clientes.
Incrementar la productividad del equipo comercial
Fortalecer los procesos de selección, capacitación y desarrollo profesional y personal de
sus empleados.
6
1.6. Organigrama estructural
7
Como se puede observar en el organigrama estructural del Banco, no se encuentra identificada el
área de Reporting, el cual se encuentra bajo la responsabilidad de la Gerencia de Control
Financiero.
1.7. Política de Reportería de Banco ProCredit S.A.
Las políticas en toda entidad delimitan las acciones a emprender, definiendo:
¿Cuáles son los medios preferidos?
¿Qué valoramos?
¿Qué restricciones les imponemos?
Según el autor Fred R. David, las políticas se definen como:
“Las políticas son los medios que permiten alcanzar los objetivos anuales. Las políticas
incluyen directrices, reglas y procedimientos establecidos para apoyar los esfuerzos
dirigidos al logro de los objetivos enunciados”.
La presentación de reportes y la revelación de información en Banco ProCredit Ecuador se guían
en general por el principio de claridad y transparencia. Banco ProCredit Ecuador, tiene la
responsabilidad ante una serie de partes interesadas, como son: los clientes, acreedores,
supervisores, empleados y accionistas; quienes tienen intereses legítimos en el desarrollo del Banco
y sus entidades. Por tanto, la presentación de reportes y revelación de información no sólo
contemplan el cumplimiento de requerimientos legales, sino que representan una forma de generar
confianza, y por lo tanto, una parte integral de la comunicación con las partes externas.
El principio de claridad y transparencia tiene sus límites en el principio de confidencialidad. Debe
resguardarse la información de clientes individuales ante posibles abusos o revelaciones
indebidas; y evitar posibles ventajas que pudieran obtener determinadas partes interesadas con el
acceso privilegiado a la información.
En general, la presentación de reportes dentro del grupo y hacia terceros deberá ajustarse a los
siguientes principios establecidos en la Política de Reportería del Banco:
a) “Transparencia y claridad: No se reservará innecesariamente la información, es decir, la
solicitud de información serán atendidas en general aun cuando no exista obligación legal
de hacerlo, siempre que exista un interés razonable por parte del solicitante y dicha
8
solicitud de información no sea desproporcionada en cuanto al tiempo y esfuerzo de
procesamiento que requiere.”1
b) “Confidencialidad: Para Banco ProCredit Ecuador es esencial preocuparse por que la
información de los clientes se mantenga como confidencial. El acceso a la información
sobre clientes individuales está restringido y será accesible para usuarios internos y/o
externos, sólo si existe una base legal. La información sobre el grupo ProCredit y sus
entidades es considerada confidencial o restringida en la medida que: afecte a miembros
del personal, o en los casos en que la revelación de tal información pueda conducir a una
interpretación o percepción errónea, o cuando la parte solicitante de la información obtenga
una posición indebida de ventaja en relación con terceros, o una ventaja competitiva frente
a entidades de ProCredit, es decir, que todas las partes interesadas de un mismo tipo
deberán por principio recibir el mismo tratamiento.”2
c) “Completa y adecuada: La información proporcionada deberá responder a la
preocupación de la parte solicitante. La solicitud de información deberá ser plenamente
respondida siempre que sea posible y razonable. Deberá evitarse dar una información que
pueda llevar a confusión o malos entendidos. Los malentendidos pueden ser resultado de la
omisión de información (aunque no se haya solicitado expresamente así), o de la inclusión
de información que lleve a confusión o a la presentación de información que de alguna
manera lleve a confusión.”3
d) “Exactitud y consistencia: Los informes y las revelaciones de información deberán ser de
alta calidad y por tanto, sin errores. Los principios y definiciones de reporte se emplearán
de manera consistente. Los cambios en las definiciones tienen que ser explicados
transparentemente, de manera lógica y comprensible. La información suministrada estará
limitada a hechos verificables.”4
e) “Cumplimiento y puntualidad: Banco ProCredit Ecuador cumplirá los requerimientos
para la presentación de reportes y revelación de información establecidos por los entes
1BANCO PROCREDIT S.A., Política de Reportería, aprobada por Directorio en el año 2012.
2BANCO PROCREDIT S.A., Política de Reportería, aprobada por Directorio en el año 2012.
3BANCO PROCREDIT S.A., Política de Reportería, aprobada por Directorio en el año 2012.
4BANCO PROCREDIT S.A., Política de Reportería, aprobada por Directorio en el año 2012.
9
reguladores. Todos los informes producidos por el Banco deben ser suministrados
puntualmente y sin retrasos injustificados.”5
f) “Eficiencia, proporcionalidad y costos: En el cumplimiento de sus obligaciones para la
presentación de reportes y revelación de información, Banco ProCredit Ecuador procurará
actuar con el máximo grado de eficiencia operacional. Para lo cual se deberá limitar al
máximo hacer operaciones manuales con el fin de minimizar los costos y reducir los
riesgos de error. Al recibir y procesar solicitudes internas y externas de información que no
sean las emanantes de las obligaciones legales, el Banco deberá considerar los costos
relacionados, pudiendo rechazar la solicitud de información, si considera que el beneficio
que obtiene el solicitante de la información es desproporcionado en relación con los costos
incurridos. Esto se deberá considerar en forma particular cuando se asuman obligaciones
nuevas de reporte.”6
El Banco ha establecido lineamientos sobre el manejo de su reportería, que se contempla en una
política para la presentación de reportes y revelación de información. Misma que ha sido aprobada
por el Comité de Gestión de Riesgo del Grupo, y es de aplicación obligatoria para todas las
entidades de ProCredit y ProCredit Holding dentro de los límites establecidos por los derechos y
obligaciones del Directorio y regulación es locales pertinentes.
Esta política de reportería tiene como objetivos los siguientes:
Establecer los principios para la presentación de reportes (reporting) y revelación de
información de Banco ProCredit Ecuador.
Asegurar que se elabore una información confiable, consistente y apropiada.
Asegurar que el banco cumpla con los requerimientos regulatorios y de terceras partes
Prevenir la revelación indebida de información.
En dicha política se menciona que Banco ProCredit contara con la Unidad de Reportes o
“Reporting”, la misma que deberá contar con suficiente capacidad para ejecutar las tareas
requeridas y documentar las actividades.
5BANCO PROCREDIT S.A., Política de Reportería, aprobada por Directorio en el año 2012.
6BANCO PROCREDIT S.A., Política de Reportería, aprobada por Directorio en el año 2012.
10
Las funciones que debe cumplir la Unidad de Reporting para la presentación de reportes y
revelación de información son:
Todo informe deberá ser aprobado antes de su presentación por el jefe inmediato. Se
aplicará el principio de control dual; es decir dicho trabajo lo revisará una persona o
asistente distinto al que lo elaboró, dicho control se realizará cuando sea apropiado, con el
objeto de asegurar un nivel elevado de calidad del reporte. Para informes preparados
periódicamente de manera automática, el principio de control dual debe estar incluido para
la presentación del informe y para cada una de sus actualizaciones. La comprobación o
aprobación de los reportes tiene que estar documentada mediante firma o de manera
electrónica.
Los procesos definidos deben tener un flujo de trabajo eficiente que incluya la priorización
y el manejo de las solicitudes de información entrantes de manera adecuada. Se dará
máxima prioridad a los requerimientos de reportes de supervisión, tanto a nivel de grupo
como del Banco en forma individual.
Los procesos deberán garantizar el monitoreo continuo de los requerimientos de
información.
1.8. Valores Corporativos
Banco ProCredit forma parte de una red multinacional de instituciones financieras que operan en
21 países de Europa del Este, África y América Latina. Esto significa que trabajan en distintas
realidades, culturas y contextos sociales, políticos y económicos, y a pesar de sus aparentes
diferencias, comparten la misma misión y por ende los mismos valores corporativos que se
detallan a continuación:
a) Transparencia externa e interna
b) Cultura de comunicación abierta
c) Responsabilidad social y tolerancia
d) Orientación al servicio
e) Altos estándares profesionales
f) Compromiso personal
11
a) Transparencia externa e interna
Transparencia externa: con respecto a este valor corporativo el Banco se asegura que el
público en general y sus clientes conozcan la misión de la entidad, sus objetivos y por ende
el desempeño financiero, indicadores y costos de los servicios que brinda. Toda esta
información se encuentra publicada en la página web de la entidad, brindando como valor
agregado conferencias o charlas realizadas mensualmente con los clientes.
Transparencia interna: Banco ProCredit busca comunicar todas las decisiones y
situaciones a nivel interno, así como también la información económico- financiera, las
actividades realizadas y planificadas y las estrategias a corto y mediano plazo que busca
alcanzar, en reuniones semestrales difundidas a todo el personal y mensualmente a través
de los jefes o gerentes departamentales.
b) Cultura de comunicación abierta
Consiste en que en la entidad da la oportunidad de expresar opiniones, criterios,
sugerencias o posición respecto a cualquier punto que se desee tratar, para ello existen
reuniones de áreas en donde se pueden dar a conocer dichas inquietudes y a su vez
comunicarlas a la Gerencia General, los cuales están prestos para brindar su ayuda y
respuesta inmediata.
c) Responsabilidad social y tolerancia
Responsabilidad social.- significa que el Banco ofrece créditos con enfoque para micro,
pequeños y medianos empresarios, y servicios bancarios a personas naturales
especialmente de clase media y baja. En dichas operaciones de créditos solo se financia a
aquellos clientes que tienen capacidad de pago, para evitar la posibilidad de
sobreendeudamiento. Además se evita otorgar préstamos de consumo.
Tolerancia.- el personal del Banco trata a todos los clientes y empleados de forma justa y
digna. Esto aplica independientemente del origen étnico, color, idioma, género, creencias
religiosas o políticas de los clientes.
12
d) Orientación al servicio
Banco ProCredit atiende a sus clientes de una forma amable y con respeto. Dando a su vez la
misma importancia a cada uno de ellos, independientemente del servicio que se le brinde.
e) Altos estándares profesionales
Uno de los pilares fundamentales del éxito de Banco ProCredit son los altos estándares
profesionales. Ya que se empieza con un proceso de selección transparente y exigente y una vez
ingresado a la entidad el Banco brinda la oportunidad de crecer en base al mérito de su trabajo.
f) Compromiso personal
Banco ProCredit exige altos estándares profesionales y éticos en la base de las actividades que
emprenden. Demostrando así honestidad e integridad en el día a día evitando que se incumpla este
principio.
1.9. Accionistas
De acuerdo a la disposición por la Junta General de Accionistas celebrada en marzo 2011 se
estableció la composición accionaria actual, que se encuentra de la siguiente manera:
Cuadro 1: Accionistas de Banco ProCredit S.A.
Accionista Nacionalidad Participación
ProCredit Holding AG & Co.
KaGA Alemana 99.997%
Dr. Gabriel Isaac Schor Alemana 0.003%
Fuente: Banco ProCredit S.A.
1.10. ProCredit Holding AG & Co. KaGA.
ProCredit Holding, con su sede en Alemania, opera en una red de 21 bancos, mediante la concesión
de créditos y otros servicios bancarios en economías de transición y países en desarrollo.
Los 21 bancos ProCredit son subsidiarias de ProCredit Holding. Estas entidades comparten la
filosofía de negocio y valores corporativos comunes, con el enfoque principal de suministrar a las
empresas muy pequeñas, pequeñas y medianas un acceso confiable a los servicios financieros.
13
La red de instituciones ProCredit se encuentran en:
Albania
Armenia
Bolivia
Bosnia
Bulgaria
Colombia
Congo
Ecuador
El Salvador
Georgia
Ghana
Honduras
Kosovo
Macedonia
México
Moldavia
Mozambique
Nicaragua
Rumania
Serbia
Ucrania
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15
AA.- La institución es muy sólida financieramente, tiene buenos antecedentes de desempeño y no
parece tener aspectos débiles que se destaquen. Su perfil general de riesgo, aunque bajo, no es tan
favorable como el de las instituciones que se encuentran en la categoría más alta de calificación.
A.- La institución es fuerte, tiene un sólido récord financiero y es bien recibida en sus mercados
naturales de dinero. Es posible que existan algunos aspectos débiles, pero es de esperarse que
cualquier desviación con respecto a los niveles históricos de desempeño de la entidad sea limitada
y que se superará rápidamente. La probabilidad de que se presenten problemas significativos es
muy baja, aunque de todos modos ligeramente más alta que en el caso de las instituciones con
mayor calificación.
BBB.- Se considera que claramente esta institución tiene buen crédito. Aunque son evidentes
algunos obstáculos menores, éstos no son serios y/o son perfectamente manejables a corto plazo.
BB.- La institución goza de un buen crédito en el mercado, sin deficiencias serias, aunque las cifras
financieras revelan por lo menos un área fundamental de preocupación que le impide obtener una
calificación mayor. Es posible que la entidad haya experimentado un período de dificultades
recientemente, pero no se espera que esas presiones perduren a largo plazo. La capacidad de la
institución para afrontar imprevistos, sin embargo, es menor que la de organizaciones con mejores
antecedentes operativos.
B.- Aunque esta escala todavía se considera como crédito aceptable, la institución tiene algunas
deficiencias significativas. Su capacidad para manejar un mayor deterioro está por debajo de las
instituciones con mejor calificación.
C.- Las cifras financieras de la institución sugieren obvias deficiencias, muy probablemente
relacionadas con la calidad de los activos y/o de una mala estructuración del balance. Hacia el
futuro existe un considerable nivel de incertidumbre. Es dudosa su capacidad para soportar
problemas inesperados adicionales.
D.- La institución tiene considerables deficiencias que probablemente incluyen dificultades de
fondeo o de liquidez. Existe un alto nivel de incertidumbre sobre si esta institución podrá afrontar
problemas adicionales.
E.- la institución afronta problemas muy serios y por lo tanto existe duda sobre si podrá continuar
siendo viable sin alguna forma de ayuda externa, o de otra naturaleza.
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17
a. Rentabilidad y gestión operativa.- Los índices de Banco ProCredit están sobre el promedio
alcanzado por la banca privada y entidades de su especialidad.
“A diciembre 2011 los ingresos operativos representan el 89% de los ingresos netos, de los cuales
85.8% son ingresos financieros que se producen principalmente por su principal activo productivo
la cartera de crédito y el 3.9% son ingresos operacionales.”8
b. Administración de riesgos.- Bank Watch Ratings considera que ProCredit mantiene una gestión
de riesgos profesional e independiente, basada en la capacidad de asumir el riego implícito de sus
actividades.
Las políticas que aplican le permiten monitorear, cuantificar y mitigar los riesgos de crédito,
mercado, liquidez y operático, en forma oportuna. Su control considera que sus exposiciones de
riesgo agregadas no pueden exceder el 60% del capital regulatorio y deben contar con las
disponibilidades para cubrir los eventos que puedan surgir, impidiendo pérdidas potenciales a sus
clientes y acreedores.
c. Suficiencia de capital.- la calificación de riesgo de ProCredit considera como adecuados los
niveles de suficiencia de capital que presenta en forma histórica, y que le permiten la solvencia
necesaria para afrontar el crecimiento del negocio. La solvencia alcanzada se fundamenta tanto en
el soporte patrimonial que recibe del accionista mayoritario y se estima se mantendrá a futuro;
como en la capacidad operativa de fortalecer su patrimonio con las utilidades periódicas.
“A diciembre 2011 el patrimonio técnico constituido (PTC) sobre los activos ponderados por riesgo
es 16.03%, el cual es superior al promedio de PTC de la banca privada que se encuentra a
diciembre 2011 en 12.96%.”9
A continuación se presenta un cuadro resumen comparativo de indicadores entre los bancos
pequeños:
8BANK WATCH RATINGS, Informe de Calificación de Riesgo de Banco ProCredit S.A. a diciembre 2011.
9BANK WATCH RATINGS, Informe de Calificación de Riesgo de Banco ProCredit S.A. a diciembre 2011.
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19
1.12. Análisis FODA
Mediante el análisis del FODA al Área de Reporting del Banco ProCredit S.A., se pretende conocer
las fortalezas, oportunidades, debilidades y amenazas del área mediante la siguiente matriz:
Cuadro 2: Matriz FODA
FORTALEZAS OPORTUNIDADES
1. Experiencia de los recursos humanos
2. Procesos técnicos y administrativos para
alcanzar los objetivos del área
3. Variedad de reportería a preparar y presentar
4. Buen ambiente laboral
5. Capacitación continua
1. Crecimiento laboral de los empleados
2. Propuesta de procedimientos de control
interno
3. Plan de trabajo en equipo
4. Mejoramiento de reportes cotidianos
5. Adaptación de nuevos cargos
DEBILIDADES AMENAZAS
1. Actividades de trabajo mal distribuidas
2. Problemas con la calidad de los reportes
3. Falta capacitación en SQL a todo el personal
del área
4. Falta de rotación de personal en más
actividades
1. Competencia muy agresiva
2. Cambios en la legislación
3. Tendencias desfavorables en el mercado
4. Acuerdos internacionales
5. Rechazo al cambio
De acuerdo a la matriz de FODA, se puede observar que el área de reporting cuenta con un
personal calificado, para lograr los objetivos del área de acuerdo a los planes operativos anuales
establecidos por la alta gerencia. En relación a los reportes que se presentan a distintos entes
regulatorios, existe un rechazo al cambio de modelos y formatos, ya que cada uno de los empleados
del área solo están capacitados para actividades específicas y es recomendable que se conozca de
todas las actividades en caso de ausencia de uno de ellos.
20
CAPÍTULO II
CONTROL INTERNO
2.1. Definición
El control interno, se define como un conjunto de procedimientos, políticas y planes de la
organización, los cuales tiene por objeto asegurar la eficiencia seguridad y orden de la gestión
financiera, contable y administrativa de una empresa.
Según varios autores definen al control interno como:
“Plan de organización entre la contabilidad, funciones de empleados y procedimientos
coordinados que adopta una empresa pública, privada o mixta, para obtener información
confiable, salvaguardar sus bienes, promover la eficiencia de sus operaciones y adhesión a
su política administrativa”.10
“Proceso ejecutado por la junta directiva o consejo de administración de una entidad, por
su grupo directivo y por el resto del personal, diseñado específicamente para
proporcionarles seguridad razonable de conseguir en la empresa.”11
De estas definiciones se puede concluir que el control interno, tiene como fin primordial lograr la
eficiencia y efectividad de las operaciones, para proporcionar una seguridad razonable en una
empresa.
2.2. Importancia
Toda entidad debe contar con instrumentos de control administrativo, para mejorar sus
procedimientos y consecuentemente la calidad del servicio o producto que se ofrece.
De acuerdo al autor Abraham Perdomo, con respecto a la importancia del control interno indica
que:
10
PERDOMO Abraham, Fundamento de Control Interno, México 2000, página 3.
11MANTILLA Samuel, Control Interno Informe Coso, Colombia 2005, página 4.
21
“Todas las empresas públicas, privadas y mixtas, ya sean comerciales, industriales o financieras,
deben de contar con instrumentos de control administrativo y contable, para definir sus actividades,
recursos y posibles resultados, evitando la colusión de empleados, fraudes, robos, etc”.
2.3. Objetivos
Un confiable sistema de control interno, implica definir las políticas y procedimientos, que
proporcionan seguridad razonable, en el desempeño de toda actividad en una compañía, por ello el
autor AlvinArens describe los siguientes objetivos para un control interno efectivo:
a. “Confiabilidad de los informes financieros”
b. “Eficiencia y eficacia de las operaciones”
c. “Cumplimiento con leyes y reglamentos”
Con respecto a la confiabilidad de los informes financieros, éste consiste en determinar la
responsabilidad de la preparación de estados financieros, destinados a los inversionistas,
acreedores, organismos de control entre otras.
La eficiencia y efectividad de las operaciones, son resultado de los controles aplicados en una
empresa, para salvaguardar sus recursos, con el fin de optimizar las metas de la compañía.
Finalmente el cumplimiento con leyes y reglamentos, es un factor primordial en una entidad, ya
que existen ciertas leyes que guían las actividades diarias en una empresa, lo cual ayuda a regular el
desarrollo de sus operaciones.
2.4. Alcance
En todo sistema de control interno, es necesario determinar el alcance, lo cual varía dependiendo de
las características que integran la estructura del negocio.
Según el autor Juan Aguirre Ormaechea, indica que: “la responsabilidad en la decisión de estos
alcances para un adecuado control recae siempre en la Dirección en función de sus necesidades y
objetivos”.
Para entender de mejor manera el alcance de un control interno se presenta el siguiente cuadro:
22
Cuadro 3: Esquema del ámbito de aplicación del control interno
Fuente: Juan Aguirre Ormaechea
De acuerdo al cuadro anterior, se puede concluir que para que exista un buen sistema de control
interno, éste debe ser global e integrado, diseñado de una forma específica, para cada ámbito de
operación que tenga la empresa. Por tanto, debe abarcar una estructura organizacional, sistemas
administrativos y financieros y todas las operaciones que ocurran en todos los niveles de la
organización.
El control interno abarca toda la organización, ya que no hay operación que no se controle, por ello
es necesario, hacer un seguimiento continuo de las políticas de la empresa, para salvaguardar sus
recursos y así obtener resultados razonables, tanto administrativos, operativos y consecuentemente
financieros.
2.5. Principios
Los principios de control interno, son indicadores que sirven de base para el desarrollo de la
estructura y procedimientos de control, en cada área de funcionamiento de una empresa.
Cada uno de los principios de control interno, tienen como objetivo fomentar y asegurar el pleno
respeto, apego y adhesión a las políticas establecidas por la administración de la empresa, lo cual
promueve la eficiencia operativa. Dichos principios identifican metas y estándares de operación
básicos para medir el desempeño y calificar la eficiencia y economía, lo que optimiza la correlación
operativa integral.
Procedimiento administrativo
Circuito de información
Contabilización
- Seguimiento de políticas eficientes. - Asegurar protección activos. - Evitar fraude - Operando según organigrama funcional como jerárquico.
- Capacitación datos correctos fiables. - Controles adicionales.
- Situación financiera correcta. - Información siguiendo criterios y normas establecidas. - Conforme a los principios de contabilidad generalmente
23
De acuerdo al autor René Fonseca los principios de control interno se dividen en tres grupos de
acuerdo a su aplicación como se explica en el siguiente cuadro:
Cuadro 4: Principios de control interno
N°
APLICABLES A:
PRINCIPIOS
1
Estructura orgánica
- Responsabilidad delimitada
- Separación de funciones incompatibles
- Instrucciones por escrito
2
Sistemas
- Pruebas continuas de exactitud
- Numeración de los documentos
- Uso mínimo de dinero en efectivo
- Uso de cuentas de control
- Depósitos inmediatos e intactos
- Uso mínimo de cuentas bancarias
- Uso de depósitos de seguridad
- Uso de indicadores de gestión
3
Administración de personal
- Selección de personal calificado
- Capacitación continua
- Vacaciones y rotación de personal
- Cauciones (pólizas de seguro)
Fuente: René Fonseca
A continuación se define brevemente cada uno de los principios de control interno anteriormente
mencionados.
a. Aplicable a la estructura orgánica
Una empresa debe definirse sobre bases firmes, partiendo de una adecuada distribución de
funciones, así como de responsabilidades y autoridad a cada persona, por ello se establecen los
siguientes principios:
24
i. Responsabilidad delimitada.-Permite fijar las funciones, por las cuales adquiere
responsabilidad una unidad administrativa o una persona en particular, definiendo además
el nivel de autoridad correspondiente.
ii. Separación de funciones de carácter incompatible.- Evita que un mismo empleado ejecute
todas las etapas de operación dentro de un mismo proceso, por lo que se debe separar la
autorización, registro y custodia de las operaciones.
iii. Instrucciones por escrito.- Las instrucciones se refieren a las políticas y procedimientos,
dictados por los niveles jerárquicos de una entidad, los cuales deben ser comprendidos y
cumplidos por cada empleado, ejecutivo o colaborador.
b. Aplicable a los procesos y sistemas
Todo sistema debe ser diseñado, considerando que dicho control, se establece para salvaguardar los
recursos que dispone una organización, destinados a la ejecución de sus operaciones, por tanto son
aplicables los siguientes principios:
i. Aplicación a pruebas continuas de exactitud.- La aplicación de pruebas, permite que los
errores cometidos por los funcionarios y empleados, sean detectados oportunamente, para
tomar las medidas necesarias para corregirlas y evitarlos en un futuro.
ii. Uso de numeración de los documentos.- Al numerar consecutivamente los documentos,
facilitan el control y registro de las operaciones, sean o no generados por el sistema,
además permite el control sobre la emisión y uso de los mismos.
iii. Uso de dinero en efectivo.- Este principio se refiere al manejo adecuado, de un fondo de
caja chica, destinado para gastos menores en una entidad.
iv. Uso de cuentas de control.- Se basa primordialmente en ampliar el plan de cuentas de la
empresa, creando cuentas de control o auxiliares, que permiten y proporcionan información
más exacta, sobre una actividad determinada.
v. Depósito inmediato e intacto.- Es indispensable que todo dinero que ingrese a una
empresa, sea depositado para conocer con mayor brevedad, el monto de las recaudaciones
efectuadas.
25
vi. Uso mínimo de cuentas bancarias.- Según la naturaleza del negocio es recomendable
utilizar la menor cantidad de cuentas bancarias, para facilitar el control y movimiento de
los fondos asignados.
vii. Uso de dispositivos de seguridad.- Debido a que la mayoría de entidades utiliza medios
informáticos para el procesamiento de información, es necesario tomar medidas de
seguridad, como respaldos de los registros, cada tiempo que se considere prudente.
viii. Uso de indicadores de gestión.- Permiten medir el grado de control integral de las
operaciones y su avance tanto operativo como financiero.
c. Aplicable a la administración de personal
La administración del personal, es fundamental especialmente en la mayoría de empresas, ya que
sin un recurso humano calificado, no es posible lograr los objetivos planteados por la empresa.
De acuerdo a este grupo, se aplican los siguientes principios:
i. Selección de personal hábil y capacitado.- Permite que cada puesto de trabajo disponga
del personal idóneo, seleccionado bajo criterios técnico de acuerdo a su especialidad, perfil
y capacidad.
ii. Capacitación continua.-Permite que una entidad disponga de personal capacitado y
actualizado, en distintos ramos de aprendizaje, lo cual garantiza la eficiencia en los
servicios que brinda.
iii. Vacaciones y rotación de personal.- Las vacaciones son indispensables para el personal
de una empresa, ya que permite la recuperación de energías perdidas en el trabajo diario,
por lo que la aplicación de este principio motiva al empleado. Además al rotar al personal,
cada uno conoce sobre todas las áreas de operación de la empresa, que en caso de ausencia
otra, persona puede realizar su trabajo.
iv. Cauciones (pólizas de seguro).- Este principio está direccionado a los riesgos a los cuales
una empresa está sujeta, evita pérdidas innecesarias y se asegura la recuperación del bien.
26
2.6. Clases de Control Interno
El control interno no solo abarca el entorno financiero y contable sino también los controles
administrativos, cuya meta es la eficiencia administrativa y operativa dentro de la organización
empresarial.
Por ello el autor Juan Aguirre Ormaechea clasifica el control interno en: contable y administrativo
y lo define a continuación:
a. Control interno contable.- “son controles y métodos establecidos para garantizar la
protección y métodos establecidos para garantizar la protección de activos y la fiabilidad y
validez de los registros y sistemas contables”.
b. Control interno administrativo.- “son los procedimientos existentes en la empresa para
asegurar la eficiencia operativa y el cumplimiento de las directrices definidas por la
dirección”.
Tanto el control interno contable como el administrativo están relacionados e integrados, ya que
constituyen factores comunes de gestión empresarial
2.7. Elementos de Control interno
Los elementos sobre los que se basa el control interno, son aquellos que cubren todos los aspectos
de la empresa tanto su dirección como operación, los cuales se reflejan en el siguiente cuadro:
27
Gráfico 5: Elementos de control interno
A continuación se detallan cada uno de éstos elementos definidos por el autor Juan Aguirre
Ormaechea.
a. Organización
La organización de una empresa se refleja en el organigrama funcional de la misma, especificando
los niveles de jerarquía y las responsabilidades de cada área operativa.
Los parámetros a considerarse en la organización son:
i. División de departamentos y sus responsabilidades
ii. División de funciones
iii. Factor humano
Cada uno de estos elementos que componen la organización se integran y relacionan para el logro
de los objetivos institucionales y las metas previstas en la planificación de una empresa.
b. Políticas y procedimientos
En toda entidad es necesario establecer un conjunto de reglas y normas que guíen los procesos de la
misma, para lograr orden en la ejecución y consecución de los objetivos institucionales.
Para controlar las operaciones, es necesario implantar en una empresa un instructivo general sobre
las funciones de dirección y coordinación, división de labores y funciones y fijación de
responsabilidades.
ELEMENTOS DEL
CONTROL INTERNO
ORGANIZACION
SUPERVISIÓN PERSONAL
POLÍTICAS Y PROCEDIMIENTOS
28
Además se debe contar con registros y formatos, en operaciones que lo requieran, para medir los
resultados y que cada movimiento se encuentre respaldado.
Para que el control se encuentre completamente definido, se debe contar con informes que reflejen
la situación de la compañía, estableciéndose así probables soluciones a los problemas encontrados.
c. Supervisión
Para lograr que todo lo planeado y organizado se cumpla de acuerdo a los objetivos de una empresa
es necesario realizar una vigilancia constante, para que el personal desarrolle los procedimientos a
su cargo según lo establecido por la dirección.
La supervisión engloba, la revisión de las actividades que ejecuta la persona responsable dicha
actividad y la respectiva documentación, lo que permite un ciclo informativo y directo para la toma
de decisiones.
Como se mencionó anteriormente, el autor Juan Aguirre Ormaechea define como elementos de
control interno, la organización, políticas - procedimientos y supervisión, sin embargo al realizar un
seguimiento de lo que indican varios autores existe un cuarto elemento, que es indispensable dentro
de una organización como es el personal, el autor Samuel Mantilla indica que dentro de los
elementos que engloban al personal, se encuentra el entrenamiento continuo, la eficiencia, la
moralidad y la redistribución, cada uno de ellos van de la mano en el desarrollo de las actividades
de la compañía, logrando que sus procedimientos sean razonables.
El sistema de control interno no puede cumplir con sus objetivos si las actividades diarias no están
continuamente en manos del personal idóneo, por ello un buen control se basa en el recurso
humano que lleva a cabo las operaciones.
2.8. Componentes de control interno (COSO I)
El Control Interno o COSO I define cinco componentes o categorías, que son diseñadas para
proporcionar una seguridad razonable de que los objetivos de control que se llevarán a cabo.
En una entidad los componentes de control interno operan con distintos niveles de efectividad, cada
uno de éstos componentes coinciden con la clasificación de varios autores, los cuales se reflejan en
el siguiente cuadro:
29
Gráfico 6: Componentes de control interno
Seguidamente se da una breve explicación de cada uno de los componentes del control interno.
2.8.1. Ambiente de control
El ambiente de control establece un entorno donde se relaciona al personal con respecto al control
de sus actividades.
Según la opinión de varios autores al ambiente de control se define de la siguiente manera:
“Consiste en acciones, políticas y procedimientos que reflejan las actitudes generales de los
altos niveles de administración, directores y propietarios de una entidad, en cuanto al
control interno y su importancia para la organización.”12
“El ambiente de control, tiene que ver con la imagen institucional y abarca la estructura de
la organización, sus políticas, su planificación estratégica, el conjunto de operaciones, el
personal, sus recursos y obligaciones.”13
Al analizar las definiciones anteriores, en cuanto al ambiente de control se puede concluir que
abarca a toda la organización, su imagen, estructura, políticas y procedimientos que guían las 12
ARENS Alvin, Auditoría un enfoque integral, México 2007, página 275.
13 FONSECA René, Auditoría interna, Guatemala 2004, página129.
COMPONENTES DEL CONTROL
INTERNO
AMBIENTE DE CONTROL
SEGUIMIENTO Y SUPERVISIÓN
INFORMACIÓN Y COMUNICACIÓN
ACTIVIDADES DE CONTROL
VALORACIÓN DE RIEGOS
30
actividades diarias, para lograr los objetivos planteados en la planificación estratégica aplicada por
la empresa.
El ambiente de control se compone de cinco factores, que varían de acuerdo a la entidad y estos
son:
a. Integridad y valores éticos
b. Compromisos de competencia
c. Filosofía y estilo de operación de la administración
d. Estructura organizacional
e. Políticas y prácticas sobre recursos humanos
Seguidamente, se describe en qué consiste cada uno de los factores que componen el ambiente de
control.
a. Integridad y valores éticos
La entidad se basa en las preferencias y juicios de valor, que reflejan la integridad de los
administradores, funcionarios y empleados, su compromiso con sus valores éticos, ya que
la reputación de una entidad se valora así.
b. Compromisos de competencia
La competencia refleja el conocimiento y las habilidades necesarios para realizar las tareas
que definen los trabajos individuales de los empleados de una empresa, dichos
conocimientos y habilidades dependen de la inteligencia, entrenamiento y experiencia de
los individuos.
c. Filosofía y estilo de operación administrativa
Se refiere a la manera como la empresa es manejada, incluyendo los riesgos a la que está
expuesta, así como también se refiere a las actitudes frente a la información financiera,
principios contables, procesamiento de datos, funciones de contabilidad y de personal.
d. Estructura organizacional
La estructura organizacional de una empresa proporcionan el esquema como se plantean,
ejecutan, controlan y monitorean sus actividades para la consecución de sus objetivos. Los
aspectos más relevantes en una estructura organizacional es la determinación de las áreas
de autoridad y responsabilidad, así como el manejo de información.
31
e. Políticas y prácticas sobre los recursos humanos
Las políticas y prácticas sobre los recursos humanos se refieren a la integridad,
comportamiento ético y competencia que poseen el recurso humano de la compañía, para
desempeñar sus funciones de una manera comprometida para el logro de sus objetivos.
2.8.2. Valoración de riesgos
Toda entidad enfrenta una variedad de riesgos, los cuales deben ser evaluados, para salvaguardar
sus bienes y recursos, mantener una ventaja ante la competencia, conservar su imagen, incrementar
su solidez económica y mantener su crecimiento.
Para valorar los riesgos, primero deben ser identificados y luego analizados, para establecer
soluciones oportunas para la empresa.
2.8.3. Actividades de control
Según el autor Samuel Mantilla, las actividades de control, son aquellas actividades que realiza la
gerencia y demás personal de la organización, para cumplir diariamente con las actividades
asignadas.
Estas actividades están expresadas en las políticas, sistemas y procedimientos. Las actividades de
control tienen distintas características, éstas pueden ser manuales o computarizadas, administrativas
u operacionales.
A continuación se presenta un cuadro donde se detallan las características de los tipos de controles
definidos por el autor Samuel Mantilla.
32
Cuadro 5: Tipos de controles
DETECTIVOS
PREVENTIVOS
CORRECTIVOS
Detectan la manifestación u
ocurrencia de un hecho
Reducen la posibilidad de que
se detecte
Corrigen las causas del riesgo
que se detectan
Diseñado para detectar hechos
indeseables
Diseñado para prevenir
resultados indeseables
Diseñado para corregir efectos
de un hecho indeseable
Definen el proceso que aíslan
las causas del riego
Guías que evitan que existan
causas
Es el complemento del
detectivo al original una acción
luego de una alarma.
Ejerce una función de
vigilancia
Impedimento a que algo suceda
mal
Permite que la alarma se
escuche y se solucione el
problema
Fuente: Samuel Mantilla
2.8.4. Información y comunicación
En una entidad, se necesita información y comunicación continua en todos los niveles, lo cual sirve
como apoyo para cada ejecutivo en la consecución de los objetivos de la organización.
Los sistemas de información consisten en “un conjunto de sistemas que permite que el personal de
la entidad capte e intercambie la información requerida para desarrollar, gestionar y controlar sus
operaciones”.14
Según la definición anterior se puede determinar que la información y comunicación de las
actividades a desarrollar permiten, que cada integrante de una empresa se encuentre al tanto de las
necesidades y logros de la compañía a la que representa.
14
www.monografias.com
33
2.8.5. Seguimiento y supervisión
La gerencia de una empresa, a través de sus funcionarios, debe realizar la supervisión y evaluación
sistemática de los componentes y elementos que forman parte del ambiente y estructura del control
interno. Dicha supervisión y evaluación conlleva a identificar los controles deficientes,
insuficientes e innecesarios, para promover su reforzamiento y actualización.
El autor René Fonseca define tres elementos básicos para el seguimiento y supervisión de
actividades, éstos son:
a. Actividades de supervisión
b. Evaluación independiente
c. Informe de deficiencias
Cada uno de estos elementos son aplicables a cada área de una empresa, cuyos resultados son
reflejados en un informe de deficiencias, el cual permite a la administración la toma de decisiones
para generar acciones correctivas que modifiquen y ayuden a mejorar las acciones.
2.9. Estudio y evaluación de control interno
El estudio y evaluación de control interno determina el alcance institucional, cumplimientos de
leyes, políticas, procedimientos, que rigen en las operaciones, que tienen relación con los objetivos
que brinda la entidad.
Para evaluar el control interno de una empresa, varios autores han definidos algunos métodos de
evaluación que ayudan a determinar la situación actual de la misma, así como los riesgos a la que
se expone y las posibles soluciones para contrarrestar los errores encontrados.
2.9.1. Métodos para la evaluación del control interno
Cada método de evaluación de control interno, busca realizar un análisis de los riesgos a los que
está sujeta una empresa y las actividades que desempeña, determinando así las causas, efectos y
posibles soluciones a los hallazgos encontrados.
Entre los métodos más comunes utilizados para evaluar el control interno se encuentran:
34
Narrativo
Diagrama de flujo
Cuestionario
Coso I
Coso II
Control de los recursos y los riesgos Ecuador (CORRE)
Marco integrado de control interno para Latinoamérica (MICIL)
COBIT (Objetivos de Control para Tecnología de Información y Tecnologías relacionadas)
2.9.1.1. Narrativo
De acuerdo al autor Juan Aguirre Ormaechea, define al método narrativo de control interno como:
“un detalle de descripciones de los sistemas de control interno y de los diferentes procedimientos
gestionados en cada área o ciclo mediante la confección de memorándums”.
Para aplicar este método en la evaluación del desempeño de una empresa, se toma como base toda
información obtenida del personal e implicados en el desarrollo de cada área que se está
analizando, realizando un recorrido por cada proceso hasta su finalización.
Éste método se enfoca principalmente en los distintos documentos existentes que generan,
autorizan y supervisan las actividades diarias, detectando así los controles existentes o la carencia
de ellos.
2.9.1.2. Diagrama de flujo (Flujograma)
El autor Rodrigo Estupiñán indica que el método de diagrama de flujo consiste en: “describir
objetivamente las estructura orgánica de las áreas de la empresa, así como los procedimientos a
través de sus departamentos y actividades”.
Para proceder a la descripción de los procedimientos, este método utiliza símbolos y explicaciones,
las cuales dan una idea de lo que realiza la empresa.
Las ventajas de un diagrama de flujo establecidas por el autor Rodrigo Estupiñán son:
Identificar la existencia o ausencia de controles financieros y operativos,
Permite apreciar el panorama de los distintos procedimientos
35
Identifica las desviaciones de los procedimientos o rutinas de trabajo
Facilitar la presentación de recomendaciones y sugerencias a la gerencia de la empresa
sobre asuntos financieros y operativos
Los símbolos utilizados en los diagramas de flujo tienen por objeto poner en evidencia el proceso y
destino de la información escrita y verbal competente de un sistema. Seguidamente se describe los
símbolos más comunes en el siguiente cuadro:
Cuadro 6: Simbología para flujogramas
SÍMBOLO
SIGNIFICADO
Inicio
Documento
Proceso manual
Proceso
Almacenamiento
Conector
Entrada y salida
Decisión
Fuente: WhittingtonPany
La aplicación adecuada de la simbología evita a los analistas anotaciones excesivas, repetitivas y
confusas en su interpretación.
Los diagramas permiten observar los pasos de un sistema o proceso sin necesidad de texto
excesivo, a su vez pueden ser comparables si se reestructuran procesos en una empresa.
36
2.9.1.3. Cuestionario
El método tradicional para evaluar el control interno es el cuestionario, el cual está diseñado de
manera que en ausencia de una respuesta, indica una debilidad de control interno.
Un cuestionario en un proceso de investigación parte de los objetivos del estudio, por ello cada
pregunta es de utilidad para el objetivo planteado.
Para determinar el objetivo de un cuestionario mencionaremos lo siguiente: “el cuestionario como
instrumento de recolección de información debe incluir en su proceso investigativo la medición de
los resultados”.15
De acuerdo a la definición anterior, si los resultados de un cuestionario tienen más relación con el
fin de la investigación, son de mayor validez para la organización y la toma de decisiones.
2.9.1.4. Coso I
A efectos de reforzar el estudio del control interno, según varios autores se ha definido al informe
Coso, como el método más utilizado para la evaluación de las operaciones en una entidad.
A nivel normativo el informe Coso, pretende que cuando se plantee una discusión o un problema
de control interno, tanto a nivel práctico, como a nivel de auditoría, los interlocutores tengan una
referencia conceptual común, lo cual en la actualidad sigue siendo un tema complejo debido a la
multiplicidad de definiciones y conceptos que existen sobre el control interno.
El sistema de control interno basado en el Coso, establece que la dirección, sea la primera
encargada de la autoevaluación del sistema, papel que antes correspondía solamente a los auditores
internos o independientes. Por ello es importante que cada integrante de una organización se
involucre y se comprometa con la compañía a la que sirve, para mejorar sus resultados y cambios.
El informe coso plantea una estructura de control de la siguiente forma:
15
VILLALBA Carlos, Metodología de la investigación científica, Ecuador 2006, página 113
37
Gráfico 7: Estructura de control interno Coso I
Analizando el cuadro anterior, se puede determinar que para que exista un ambiente de control
adecuado, debe existir un buen canal de información y comunicación, tanto para los objetivos del
trabajo, la evaluación de los riesgos, el establecimiento de actividades de control y la supervisión y
monitoreo de las actividades desarrolladas por una empresa, con el fin de garantizar que las
operaciones sean eficientes y eficaces, confiables, salvaguarden los recursos y cumplan con las
leyes y normas contables, tributarias o de compañías vigentes en el país.
2.9.1.5. Coso II
El marco de control denominado Coso II, establece nuevos conceptos, que amplían la visión del
riesgo a eventos negativos o positivos, es decir amenazas y oportunidades, a la localización de un
nivel de tolerancia del riesgo en una empresa.
El Coso II incorpora una nueva propuesta, en lo que se refiere a los componentes del control
interno, a más del ambiente de control, evaluación de riesgos, actividades de control, información y
comunicación, y supervisión, añade objetivos estratégicos como una nueva categoría de objetivos
institucionales e incrementa también la identificación de eventos y respuesta a los riesgos.
Este método pone énfasis en el establecimiento de estrategias y en la administración de riesgos con
la participación permanente de todos los miembros de la organización, mediante el uso de
herramientas que permitan evitarlos, disminuirlos o aceptarlos.
Información y comunicación
Objetivos de trabajo para el
año
Evaluación de riesgos
Actividades de control
Supervisión o monitoreo
Ambiente de Control adecuado
38
2.9.1.6. Control de los recursos y los riesgos Ecuador (CORRE)
Para el desarrollo de los componentes del CORRE, se toma como base los componentes del Coso
II, y estos son:
1. Ambiente de control
2. Establecimiento de objetivos
3. Identificación de eventos
4. Evaluación de riesgos
5. Respuestas a los riesgos
6. Actividades de control
7. Información y comunicación
8. Supervisión y monitoreo
Todos los componentes tienen como base el ambiente interno de control y dentro de éste la
integridad y valores éticos, ya mencionado en puntos anteriores.
El Marco Integrado del Control de recursos y riesgos Ecuador (CORRE), indica que se logra la
eficiencia y eficacia en una entidad, si los ocho componentes funcionan de manera integrada, bajo
el liderazgo de la administración o autoridad máxima, como principal responsable de su diseño,
aplicación y actualización en la empresa.
2.9.1.7. Marco integrado de control interno para Latinoamérica (MICIL)
El marco integrado de control interno para Latinoamérica (MICIL), se emite en el año dos mil
cuatro, es un modelo basado en estándares de control interno para las pequeñas, medianas y
grandes empresas, basado en el desarrollo del informe COSO.
Las pequeñas, medianas y grandes empresas, se miden de acuerdo al volumen de ventas, capital
social, número de personas ocupadas, valor de la producción o el de los activos. Así también se
toma como referencia el criterio económico y nivel tecnológico. Se define a una mediana empresa,
aquella que ocupa a menos de doscientos cincuenta personas, pequeña empresa, aquella que ocupa
a menos de cincuenta personas, finalmente se define como microempresa, aquella que ocupa a
menos de diez personas.
39
El MICIL es un modelo que se enfoca a escala global y específica. A escala global: hacia los
poderes de un estado, a los sectores importantes de la economía a las entidades públicas específicas
a las diferentes actividades de las empresas privadas.
El marco integrado de control interno para Latinoamérica (MICIL), establece los criterios básicos,
que deben incorporarse en el diseño del control interno de las instituciones, como es la
determinación de actividades de un modelo genérico de organización como son: que generen el
valor agregado, la infraestructura, la gestión y los procesos financieros.
Los componentes y factores del MICIL, toman como base los componentes del Informe Coso, los
cuales son:
1. Ambiente de control y trabajo
2. Evaluación de riesgos
3. Actividades de control
4. Información y comunicación
5. Supervisión
El ambiente de control y trabajo es el componente con mayor número de factores, entre los cuales
se encuentran: la honradez, los valores éticos y la capacidad del personal; la filosofía de la
dirección y su forma de actuar: la manera en como la dirección distribuye la autoridad y
responsabilidad y organiza y desarrolla profesionalmente a sus empleados, así como la atención y
orientación que proporciona el consejo de la administración.
La evaluación del riesgo, consiste en la identificación y análisis de los factores que podrían afectar
la consecución de objetivos y sobre la base de dicho análisis, determinar la forma en que los riesgos
deben ser gestionados.
Las actividades de control consisten en las políticas y procedimientos que tienden a asegurar que se
cumplen las directrices de la dirección. También se establecen medidas necesarias para afrontar los
riesgos que ponen en peligro la consecución de objetivos de la entidad.
Los sistemas de información generan informes, sobre las actividades que se desarrollan, la
información financiera y el cumplimiento de leyes que posibilitan la dirección y el control de las
operaciones. Estos informes deben contener datos relevantes para posibilitar la gestión eficaz de la
gerencia y su calidad.
40
La comunicación entre todos los integrantes de las operaciones en una empresa como por ejemplo:
clientes, usuarios de bienes y servicios, proveedores, pueden aportar información de valor sobre el
diseño y la calidad del producto o servicio que ofrece la entidad, posibilitando una respuesta
oportuna a los cambios con las exigencias y preferencias de los clientes.
La supervisión continua comprende los controles efectuados por la dirección, así como
determinadas tareas que realiza el personal en el cumplimiento de sus funciones. La supervisión se
aplica a todas las actividades importantes de la entidad, en las que se generan valores agregados,
infraestructura, gestión y procesos financieros.
2.9.1.8. COBIT (Objetivos de Control para Tecnología de Información y Tecnologías
relacionadas)
COBIT, lanzado en 1996, es una herramienta de gobierno de Tecnología de Información (TI) que
ha cambiado la forma en que trabajan los profesionales. Vinculando tecnología informática y
prácticas de control, COBIT consolida y armoniza estándares de fuentes globales prominentes en
un recurso crítico para la gerencia, los profesionales de control y los auditores.
COBIT se aplica a los sistemas de información de toda la empresa, incluyendo las computadoras
personales, mini computadoras y ambientes distribuidos. Está basado en la filosofía de que los
recursos de TI necesitan ser administrados por un conjunto de procesos naturalmente agrupados
para proveer la información pertinente y confiable que requiere una organización para lograr sus
objetivos.
A continuación se detallan los usuarios que hacen uso de este sistema:
La Gerencia: para apoyar sus decisiones de inversión en TI y control sobre el rendimiento
de las mismas, analizar el costo beneficio del control.
Los Usuarios Finales: quienes obtienen una garantía sobre la seguridad y el control de los
productos que adquieren interna y externamente.
Los Auditores: para soportar sus opiniones sobre los controles de los proyectos de TI, su
impacto en la organización y determinar el control mínimo requerido.
Los Responsables de Tecnología de Información: para identificar los controles que
requieren en sus áreas.
41
También puede ser utilizado dentro de las empresas por el responsable de un proceso de negocio en
su responsabilidad de controlar los aspectos de información del proceso, y por todos aquellos con
responsabilidades en el campo de la TI en las empresas.
Además en COBIT se establecen los siguientes recursos en TI necesarios para alcanzar los
objetivos de negocio:
Datos: Todos los objetos de información. Considera información interna y externa,
estructurada o no, gráficas, sonidos, etc.
Aplicaciones: entendido como los sistemas de información, que integran procedimientos
manuales y sistematizados.
Tecnología: incluye hardware y software básico, sistemas operativos, sistemas de
administración de bases de datos, de redes, telecomunicaciones, multimedia, etc.
Instalaciones: Incluye los recursos necesarios para alojar y dar soporte a los sistemas de
información.
Recurso Humano: Por la habilidad, conciencia y productividad del personal para planear,
adquirir, prestar servicios, dar soporte y monitorear los sistemas de Información
La estructura de COBIT se define a partir de una premisa simple y pragmática: "Los recursos de las
Tecnologías de la Información (TI) se han de gestionar mediante un conjunto de procesos
agrupados de forma natural para que proporcionen la información que la empresa necesita para
alcanzar sus objetivos"16.
COBIT se divide en tres niveles o componentes:
1. Dominios
2. Procesos
3. Actividades
16
Internet: http://www.monografias.com
42
Dominios: Agrupación natural de procesos, normalmente corresponden a un dominio o una
responsabilidad organizacional.
Procesos: Conjuntos o series de actividades unidas con delimitación o cortes de control.
Actividades: Acciones requeridas para lograr un resultado medible.
Luego de analizar cada componente del control interno, se concluye que la mayoría de los autores
definen cinco componentes básicos, de los cuales una empresa debe evaluar sus operaciones y
detectar los riesgos a los que está expuesta para evitarlos de manera oportuna y así lograr los
objetivos planteados.
A continuación se presenta un cuadro comparativo, sobre los componentes descritos de acuerdo al:
Coso, Coso II, CORRE, MICIL y COBIT.
Cuadro 7: Cuadro comparativo
COSO
COSO II
CORRE
MICIL
COBIT
Entorno o
ambiente de con
trol
Ambiente Interno Ambiente interno
de control
Ambiente de
control y trabajo
Dominios
Ninguno Establecimiento de
objetivos
Establecimiento de
objetivos
Ninguno Ninguno
Ninguno Identificación de
eventos
Identificación de
eventos
Ninguno Ninguno
Evaluación de
Riesgos
Evaluación de
riesgos
Evaluación de
riesgos
Evaluación de
riesgos
Procesos
Actividades de
Control
Actividades de
control
Actividades de
control
Actividades de
control
Actividades
Información y
comunicación
Información y
comunicación
Información y
comunicación
Información y
comunicación
Ninguno
43
En el siguiente capítulo cada uno de los componentes descritos y analizados de manera teórica,
servirán de base para la evaluación del Área de Reporting del Banco ProCredit S.A., con el fin de
determinar sus falencias y necesidades y diseñar posteriormente un sistema de control interno
adecuado según la naturaleza del negocio y las actividades operativas, administrativas y
financieras.
44
CAPÍTULO III
EVALUACIÓN DE LA ESTRUCTURA DEL AREA DE REPORTING
DE ACUERDO A LOS COMPONENTES DEL CONTROL INTERNO
Para el tratamiento del presente capítulo, se tomará como punto de partida para definir, evaluar y
analizar la estructura actual del área de reporting del Banco ProCredit S.A., los componentes de
control interno mencionado en el capítulo anterior, enfocados de acuerdo a la siguiente agrupación
de reportería que presenta actualmente el área:
Entes de control
Acreedores
ProCredit Holding
Cada uno de estos puntos serán descritos de acuerdo a la observación en cada campo de acción, ya
que el área no cuenta con un manual interno donde se detallen las actividades de desempeñar.
3.1. Ambiente de control
El ambiente de control, incluye todos los factores que afectan a las políticas y procedimientos en
una entidad, los cuales fortalecen o debilitan los controles.
Los objetivos, políticas y valores corporativos de Banco ProCredit S.A., deben ser aplicados en
todos los niveles y en todas las áreas de trabajo, por ende el área de reporting debe cumplir a
cabalidad con cada uno de estos aspecto, ya que la mayoría de información que reporta son para
entidades externas, las cuales deben tener información correcta.
A continuación, se han detallado cada uno de los factores que intervienen en el ambiente de control
identificados en área de reporting.
3.1.1. Integridad y valores éticos
Banco ProCredit S.A., una vez concluido su proceso de selección, en este caso de personal para el
área de reporting, proporciona al nuevo trabajador folletos informativos sobre los valores
corporativos y el código de conducta, los mismos que pretenden ser un recordatorio de ciertos
estándares de conducta que se deben cumplir mientras trabaje en el Banco.
45
Para tener una idea clara de los temas tratados en el código de conducta17, a continuación se
detallan un breve resumen de cada punto de acuerdo a su grado de importancia y aplicación en el
área de reporting:
Información Confidencial.- se refiere básicamente a aquella información que
generalmente no es accesible para el público, no debe comentarse con cualquier persona
ajena al Banco, o con otros miembros del personal que no requieren conocerla, salvo
autorización de un superior.
Uso de la posición.- este punto trata de que el personal no debe utilizar su posición para
beneficio personal, esto incluye auspiciar productos, servicios o empresas que no sean
productos y servicios del Banco.
Actividades externas.- las actividades fuera que realice el empleado fueradel Banco, no
debe perjudicar la reputación del mismo ni inferir en los deberes que debe cumplir.
Comunicaciones electrónicas.- El Banco al proveer diversa herramientas de
comunicación electrónica, buscar asegurar que sean utilizadas adecuadamente y a su vez
que cada activo informático estén protegidos contra pérdida o uso indebido.
Activos del Banco.- Los activos del banco tanto bienes materiales como expedientes de
clientes, personal y demás informes, deben ser utilizados para los fines adecuados y no
para uso personal.
Cada uno de estos principios orientados al área de reporting, deben ser cumplidos a cabalidad por
cada miembro del área, en casos de incumplimiento, se notifica la respectiva llamada de atención
de acuerdo al grado de conflicto que se haya presentado.
3.1.2. Compromisos para con la competencia
Este factor se refiere a la capacidad y habilidades del personal de una empresa para desempeñarse
en su cargo.
En cuanto al personal que trabaja en área de reporting del Banco ProCredit S.A., éste es
seleccionado de acuerdo a los lineamientos establecidos en la Política de Recursos Humanos, en la
17
Banco ProCredit S.A., Código de Conducta.
46
cual constan de los siguientes procesos de reclutamiento, evaluación y contratación, descritos de
manera resumida, y estos son:
Inicialmente cuando existen una vacante en el área, dicho cargo es publicado internamente
en la toda institución, para la aplicación respectiva de algún miembro actual. Dichos
participantes se someten a un concurso interno. En caso de que ningún aspirante sea
calificado para el área, se publicarán en la página web y en la prensa en respectivo anuncio.
Una vez recibidas las hojas de vida de los aspirantes externos, se procede a diseñar una
base de datos, para la preselección de los candidatos, de acuerdo a su perfil.
Luego se procede a concretar una entrevista inicial, en la cual se llenará un formulario
establecido por el área de Recurso Humanos y se tomará una prueba de matemática básica,
en la cual se deberá obtener un puntaje mínimo del 65% esta evaluación es a nivel general
independientemente del cargo que se desea ocupar.
Cada prueba es calificada y se procede a actualizar la base de datos anteriormente
diseñada, para completarla con las calificaciones de las pruebas aplicadas, logrando así una
segunda lista de preseleccionados, los cuales deberán asistir un día entero de evaluación en
las instalaciones del Banco. Las actividades a desarrollar en este día son las siguientes:
- Prueba de matemática básica
- Trabajo grupal
- Debate
- Entrevista final
Una vez concluido las actividades anteriores se procede a evaluar a los aspirantes en cada
fase desempeñada, logrando así encontrar el personal idóneo para el cargo. En caso de
existir un mismo puntaje entre 2 o más aspirantes para un mismo cargo se procederá a una
prueba final de conocimiento sobre el trabajo a desempeñar, así la persona que logre el
mayor puntaje será el elegido para empezar con sus funciones.
Con respecto a la capacitación del personal del Banco, entre los valores corporativos, se puede
identificar que el Banco contribuye al aprendizaje permanente a través de actividades de
entrenamiento en forma de cursos, talleres, seminarios o intercambios con otros bancos dentro de la
red ProCredit.
47
Además para que un empelado crezca en la institución deben certificar en distintos temas, de
acuerdo al cargo que esté cumpliendo. Estas certificaciones actualmente son en los temas de:
Matemática básica
Matemática financiera
Contabilidad Bancaria
Comunicación
De esta manera, se puede detectar que el personal de cada área del Banco, pasa por un proceso de
selección riguroso, buscando así altos estándares profesionales, de una forma transparentes, cuyas
decisiones se basan en aspectos técnicos y profesionales.
3.1.3. Estilo de operación administrativa
A continuación se detalla el estilo de operación de las actividades desempeñadas en el área de
reporting del Banco ProCredit S.A., definido por tres tipos de entidades como: entes de control,
acreedores y ProCredit Holding principal accionista, las cuales han sido clasificadas de acuerdo a la
observación en el tiempo trabajo en el Banco.
Como antecedente se puede manifestar que el área de reporting, está a cargo del Coordinador de
Planificación y Control, quien evalúa, monitorea y revisas las actividades desempeñadas por cada
miembro del área.
3.1.3.1. Entes de control
Al ser una entidad financiera, Banco ProCredit S.A., está bajo la regulación y control de la
Superintendencia de Bancos y Seguros, gran cantidad de reportes son dirigidos a esta entidad de
acuerdo a los requerimientos establecidos por la Ley General de Instituciones del Sistema
Financiero establecido en el Título VIII, Capítulo I, artículo del 77 al 83.
Además de la Superintendencia de Bancos, la unidad de reportes tiene la obligación de facilitar y
proporcionar información a todo ente de control, con el cual se tenga una relación directa o
indirecta, entre los principales tenemos:
Banco Central del Ecuador
Corporación Financiera Nacional (CFN)
48
Corporación de Seguro de Depósitos (COSEDE)
A continuación de detallarán los procedimientos y reportes a presentar a cada entidad descrita
anteriormente.
3.1.3.1.1. Procedimientos
a. Superintendencia de Bancos y Seguros del Ecuador
Por disposición de la Superintendencia de Bancos y Seguros Banco ProCredit S.A., está en la
obligación de reportar las siguientes estructuras:
Cuadro 8: Estructuras de transparencia de información
CODIGO ESTRUCTURA PERIODICIDAD PLAZO ENTIDADES QUE
REPORTAN
A01 TASAS DE INTERES
PASIVAS EFECTIVAS SEMANAL (L)
2 días calendario
Bancos privados, Soc. financieras, mutualistas,
tarjetas de crédito, cooperativas
A03 COSTOS CREDITO
DIFERIDO EN TARJETAS DE CREDITO
MENSUAL (M) 8 días
calendario
Bancos privados, Soc. financieras, mutualistas,
tarjetas de crédito, cooperativas, que
manejen tarjeta de crédito
A06 SERVCIOS QUINCENAL (Q)3 días hábiles
Bancos privados, Soc. financieras, mutualistas,
tarjetas de crédito, cooperativas, Entidades
públicas
A07
COSTOS DE CREDITO / MICROEMPRESA –
CONSUMO – COMERCIAL
SEMANAL (L) 2 días
calendario
Bancos privados, Soc. financieras, mutualistas,
tarjetas de crédito, cooperativas
A08 COSTOS DE CREDITO /
VIVIENDA SEMANAL (L)
2 días calendario
Bancos privados, Soc. financieras, mutualistas,
tarjetas de crédito, cooperativas
A09 TARIFAS A
ESTABLECIMIENTOS QUINCENAL (Q)
2 días calendario
Bancos privados, Soc. financieras, mutualistas,
tarjetas de crédito, cooperativas, que
manejen tarjeta de crédito
Fuente: Superintendencia de Bancos y Seguros
49
Cuadro 9: Estructuras de cuentas corrientes
CODIGO ESTRUCTURA PERIODICIDAD PLAZO OBSERVACIONES
T21 CUENTAS
CORRIENTES Dos veces por
semana
Fecha de corte
martes y viernes
Comprende el detalle de las cuentas corrientes que registra
la institución bancaria
T22 CHEQUES
PROTESTADOS Diario Diario
Comprende el detalle de los cheques protestados por la
institución bancaria
T23 MONTOS
TRANSFERIDOS Semanal
Corte viernes
Comprende el detalle de los valores depositados a favor del
Ministerio de Justicia, DerechosHumanos y Cultos
Fuente: Superintendencia de Bancos y Seguros
Cuadro 10: Estructura de información para supervisión y control
CODIGO ESTRUCTURA PERIODICICAD PLAZO OBSERVACIÓN
B12 DETALLE CAPTACIONES Y
COLOCACIONES Mensual 15 días
Se genera una vez cerrado el balance
contable
Fuente: Superintendencia de Bancos y seguros
Cuadro 11: Catastro
CODIGO ESTRUCTURA PERIODICIDAD PLAZO TIPO DE ENTIDAD
C11 Nómina de personal
Trimestral obligatorio o eventual cuando existan
cambios que se considere ser notificados
8 días
Entidades controladas
C21
Nómina de ejecutivos,
directorios o consejos.
Trimestral obligatorio o eventual cuando existan
cambios
8 días
Entidades controladas
C23
Nómina de parientes de ejecutivos y directorio.
Trimestral obligatorio o eventual cuando existan
cambios 8 días
Entidades controladas, excepto, aseguradoras y
reaseguradas
C31 Nómina de
accionistas directos Mensual
8 días
Todas las entidades controladas excepto
Cooperativas, Mutualistas,Entidades Públicas
C32 Nómina de accionistas indirectos
Mensual
8 días
Todas las entidades controladas excepto
Cooperativas, Mutualistas,Entidades Públicas
C41 Auditores internos
Anual y cuando se produzcan cambios
8 días Entidades controladas
50
C02
Nómina de ejecutivos,
directorios o consejos,
Actualización
eventual cuando existan cambios
Entidades controladas
Fuente: Superintendencia de Bancos y Seguros
Cuadro 12: Estructuras de patrimonio técnico
CODIGO ESTRUCTURA PERIODICIDAD PLAZO OBSERVACIONES
B41 PATRIMONIO
TÉCNICO REQUERIDO
MENSUAL 5 días
En esta estructura las instituciones sujetas a
requerimientos de patrimonio técnico, incluidos los
grupos financieros, deben reportar mensualmente los
elementos para el cálculo del patrimonio
técnico requerido y constituido
B42
DETALLE DE INVERSIONES EN
ACCIONES Y PARTICIPACIONES
(PATRIMONIO TÉCNICO)
MENSUAL 5 días
En esta estructura debe reportarse mensualmente el detalle de las inversiones
registradas en las cuentas 1901 y 1611.
Siendo una estructura de envío obligatorio, si no hay datos,
debe reportarse únicamente la
cabecera.
B43
ANTICIPO PARA ADQUISICIÓN DE
ACCIONES Y PARTICIP.DE CIAS NO CONSTITUIDAS
(PATRIMONIO TÉCNICO)
MENSUAL 5 días
En esta estructura deben reportarse mensualmente los
anticipos efectuados para adquisición
de acciones y participaciones de compañías no constituidas. Siendo una estructura de envío
obligatorio, si no hay datos, debe reportarse únicamente la
cabecera
B44
DETALLE DE CONTRTOS DE
COMPRA Y VENTA DE DIVISAS
(PATRIMONIO TÉCNICO)
MENSUAL 5 días
En esta estructura deben reportarse mensualmente los contratos de compra y venta
de divisas. Siendo una estructura de envío
obligatorio, si no hay datos, debe reportarse únicamente la
cabecera. Fuente: Superintendencia de Bancos y Seguros
51
Cuadro 13: Estructuras de operaciones activas y contingentes
CODIGO ESTRUCTURA PERIODICIDAD PLAZO OBSERVACIONES
R01 Sujetos de riesgo MENSUAL 5 días
Comprende información de los titulares, garantes y codeudores de las operaciones de crédito y contingentes, así como de los tarjetahabientes que
deben ser reportados en las diferentes estructuras de datos del mes
correspondiente
R02 Operaciones concedidas
MENSUAL 5 días
Se reportarán las operaciones de crédito y contingentes que se hayan concedido, novado, refinanciado o reestructurado
en el mes que corresponde a la fecha de datos
R03 Operaciones
anteriores MENSUAL 5 días
Comprende el detalle de las operaciones anteriores que fueron
novadas, refinanciadas o reestructuradas por una nueva
R04 Saldos de
operaciones MENSUAL 5 días
Comprende el detalle de los saldos de operaciones de crédito y contingentes
que aún se encuentra activas
R05 Operaciones Canceladas
EVENTUAL
Comprende el detalle de las operaciones de crédito y contingentes que han sido canceladas o cedidas, así como también la cancelación definitiva de las tarjetas de crédito.
R06 Garantes y codeudores
MENSUAL 5 días
En esta estructura se reportarán los garantes y codeudores de las operaciones de créditos y contingentes concedidas, así como aquellos que por alguna razón justificada han dejado de serlo.
R07 Garantías MENSUAL 5 días
Esta estructura comprende información acerca de las garantías reales para las operaciones de créditos y contingentes, así como aquellas que han sido eliminadas.
R08 Bienes
Adjudicados MENSUAL 5 días
Comprende información sobre los bienes muebles e inmuebles adjudicados a la institución financiera o recibidos en dación en pago.
R09 Títulos Valores
Adjudicados por pago
MENSUAL 5 días
Comprende información sobre los títulos valores adjudicados a la institución financiera o recibidos en dación en pago.
R10
Provisiones bienes y títulos adjudicados o recibidos en
dación en pago
MENSUAL 5 días
Comprende información respecto de las provisiones constituidas por la institución financieras sobre los bienes muebles e inmuebles y títulos valores adjudicados o recibidos en dación en pago.
R11 Grupos
económicos MENSUAL 5 días
A través de esta estructura la institución financiera que actúa como “agente”
52
debe informar sobre los créditos participados concedidos por las instituciones financieras partícipes.
R12 Integrantes
grupos económicos
EVENTUAL
a través de esta estructura las instituciones financieras reportan la información relacionada a los grupos económicos registrados en la entidad, a fin de que este organismo de control les asigne los códigos respectivos que deberán ser remitidos en la estructura de datos mensual R13 “Integrantes de grupos económicos”.
R13 Otros Riesgos MENSUAL 5 días
A través de esta estructura las instituciones financieras reportan a la Superintendencia de Bancos y Seguros información relacionada con los integrantes de los grupos económicos registrados en cada una de ellas.
R60 Reprocesos EVENTUAL
Fuente: Superintendencia de Bancos y Seguros
Cuadro 14: Estructura de transacciones internacionales
CODIGO ESTRUCTURA PERIODICIDAD PLAZO OBSERVACIONES
E02 Transacciones Internacionales MENSUAL 20 días
En esta estructura se reportarán todas las transacciones de entrada y/o salida de divisas que se realizan a través de una institución financiera controlada por esta Superintendencia de Bancos y Seguros.
Fuente: Superintendencia de Bancos y Seguros
Cuadro 15: Estructura de fondos disponibles
CODIGO ESTRUCTURA PERIODICIDAD PLAZO OBSERVACIONES
INFORMACIÓN (1148)
FONDOS DISPONIBLES (Inversiones en el exterior, Depósitos en cuentas del exterior, créditos que se mantiene con Inst. del exterior)
QUINCENAL 2 días
Para la primera quincena del mes se reportan las inversiones en el exterior, para fin de mes se reportan tanto las inversiones como los depósitos en las cuentas delexterior.
Fuente: Superintendencia de Bancos y Seguros
53
b. Banco Central del Ecuador
A más de las estructuras reportadas a la Superintendencia de Bancos y Seguros, se reportan
las siguientes estructuras o reportes al Banco Central del Ecuador, las mismas que se
detallan a continuación:
Cuadro 16: Estructura de tasas de interés
ESTRUCTURA DENOMINACIÓN PERIODICIDAD PLAZO OBSERVACIONES
TINS TASAS DE INTERES
SEMANAL Jueves
Información consolidada a nivel nacional de sus
operaciones activas de crédito y pasivas
Fuente: Banco Central del Ecuador
Cuadro 17: Estructura de encaje bancario
REPORTE PERIODICIDAD PLAZO OBSERVACIONES
Encaje Bancario
SEMANAL Miércoles
Este reporte es el detalle de los saldos en las cuentas pasivas con el cual se toma como referencia para el cálculo del requerimiento mínimo de liquidez en la
cuenta del Bancos Central, que actualmente es el 2%.
Fuente: Banco Central del Ecuador
Cuadro 18: Estructura de divisas
ESTRUCTURA PERIODICIDAD PLAZO OBSERVACIONES
cm SEMANAL Martes
Este reporte es el detalle de la compra o ventas de divisas, la misma que debe ser reportada
semanalmente y en caso de no existir operaciones notificarlas oportunamente.
Fuente: Banco Central del Ecuador
c. Corporación Financiera Nacional (CFN)
Al mantener parte de la cartera en un fideicomiso mercantil con la Corporación Financiera
Nacional, es necesario reportar información a esta entidad de acuerdo a lo requerimiento
establecido en el contrato, como son:
Reporte diario y mensual Fideicomiso
Información financiera solicitada
54
d. Corporación de Seguro de Depósitos (COSEDE)
Toda entidad financiera está en la obligación de asegurar los fondos que disponen de sus
clientes, por ende Banco ProCredit paga mensualmente al COSEDE, el aporte
correspondiente, el mismo que se realiza los primeros días del mes. Se aplicará el principio
de control dual; es decir dicho trabajo lo revisará una persona o asistente distinto al que lo
elaboró, dicho control se realizará cuando sea apropiado, con el objeto de asegurar un nivel
elevado de calidad del reporte.
3.1.3.1.2. Flujograma
A continuación se presentará un Flujograma global que aplicaría a totas las operaciones una vez
obtenido cerrado el Balance diario o mensual por parte de contabilidad y a su vez los reportes
derivados de los mismos para la realización de estructuras e información mencionada en el punto
anterior para los principales entes de control:
55
FLUJOGRAMA DE PROCESO DE REPORTES PARA ENTES DE CONTROL ACTUAL
Contabilidad /
Calidad y
Procesos /
Crédito
Asistente
Financiero
Coordinador
No Si
Jefe de
Departamento
Gerente
Financiero
No
Si
InicioRecepción de Información
Registros contables
Generación de Balance diario o mensual
Entrega de reportes al asistente
Almacenamiento
Cuadres
Comprobar el cuadre
Comunicarse con
contabilidad
Aprueba envío
Verifica la validación y recepción
Comunica resultados e irregularidades
Mejorar procesos y reforzarlos
Propuestas
56
3.1.3.2. Acreedores
El área reporting, es la encargada de proporcionar información a los acreedores internos y externos
del Banco de manera mensual, trimestral, semestral y anual, de acuerdo a los requerimientos del
mismo, ya sean balances, datos monetarios, numéricos y demás. Adicional esta área se encarga
del pago ya sea por capital, intereses, comisiones y demás pagos que se realice en el proceso de
negociación.
3.1.3.2.1. Procedimientos
a. Negociación:
Buscar opciones de fondeo: de acuerdo a la necesidad de fondeo externo o interno
solicitado por Tesorería, el jefe de Tesorería coordina con la Gerencia de Finanzas las
posibles fuentes de la cual solicitar.
Solicitar lista de requerimientos de información: la Gerencia de Finanzas solicita la
lista de requerimientos de información al acreedor y lo remite al asistente financiero el
cual inicia el proceso de recopilación, una vez concluido y agrupada la información es
revisada por la Gerencia de Finanzas y posteriormente enviada al acreedor.
Negociar las condiciones de desembolso: La Gerencia de Finanzas solicita al acreedor
la hoja de términos o condiciones de desembolso las cuales son negociadas de acuerdo a
las necesidades del Banco y aprobación de la Gerencia General.
Calcular el impacto de la tasa de interés: La Gerencia de Finanzas conjuntamente con
el asistente financiero revisa la tasa efectiva que generará el nuevo desembolso,
resolviendo así el impacto que tiene sobre los intereses del Banco.
Aprobar condiciones del contrato: el acreedor envía un borrador del contrato con los
términos legales y condiciones enviadas, el cual es analizado por la Gerencia de
Finanzas y el asistente financiero. Además se pone en consideración de la Gerencia
General el contrato con aclaraciones y comentarios.
Aprobación de condiciones a través de directorio: una vez solventadas las dudas y
aceptadas las condiciones del préstamo, se procede a aprobar dichas condiciones a través
de un directorio. En caso de que los directores comenten cambios, la Gerencia de
57
Finanzas vuelve a negociar las condiciones, caso contrario el préstamo queda aprobado y
se extrae la parte pertinente del directorio respecto al préstamo como parte de los
documentos previos al desembolso.
Firma contrato y/o pagaré: La Gerencia de Finanzas comunica al acreedor que las
condiciones han sido aprobadas. Una vez aceptadas por ambas partes se emite la última
versión del contrato y hoja de término, procediendo a la firma respectiva de la Gerencia
General.
Confirmar la recepción del préstamo: el asistente financiero está al pendiente de la
fecha en la cual se pactó el desembolso, y envía al área de Operaciones el mail respectivo
para la confirmación de acreditación de fondos.
Registrar Préstamo: una vez desembolsado el préstamo el asistente financiero registra
la información en el sistema de Registro del Banco Central del Ecuador, en el cual
constan los siguientes datos:
Nombre del acreedor
Monto
Plazo
Fecha valor, fecha de vencimiento
Tipo de tasa de interés
Plan de pagos
Inscripción en el Banco Central: el asistente financiero una vez registrado los datos
mencionados en el sistema del BCE, imprime el mismo por triplicado y adjunta una
copia del contrato y/ o pagaré, copia del estado de cuenta donde fue desembolsado y una
declaración juramentada firmada por el Gerente General debidamente notariada. Estos
documentos son enviados hasta 45 días después del desembolso, de acuerdo a lo
establecido por el Banco Central.
b. Reportes
El asistente financiero mantiene un archivo actualizado, en donde se detallan aquellos
requerimientos de información y reportes, que constan en los contratos de los acreedores
vigentes.
58
Entre los reportes tradicionales solicitados están:
Estados Financieros mensuales presentados a la Superintendencia de Bancos y
Seguros
Estados financieros auditados
Indicadores financieros
Certificados de firmas
Reportes ambientales
Certificados actualizados de cumplimiento
Asignaciones de fondos
Dependiendo del acreedor esta información e reporta mensual, trimestral, semestral y
anual.
c. Pagos
Confirmar la cancelación: el asistente financiero lleva la proyección de pagos mensual
de capital e interés, y confirma con el acreedor los montos, plazos, tasas y fechas de pago
una semana antes de la cancelación.
Elaborar documentos: el asistente financiero prepara la siguiente documentación:
Solicitud de transferencia
Ticket de tesorería
Cuadro detallado de la cancelación
Factura o documento de respaldo
Firma de documentos: cada uno de los documentos anteriormente mencionados están
debidamente firmados por el asistente financiero, la Gerencia de Finanzas y el Jefe de
Tesorería.
Realizar la transferencia: todos estos documentos son llevados al área de operaciones
quienes procesan los datos y transfieren el dinero a las cuentas indicadas.
Registro transferencia: el área de operaciones registra la transferencia y una vez
concluido el proceso emitirá un mensaje Swift de la transferencia de fondos el cual es
enviado al asistente financiero como constancia de la misma.
59
Registrar la cancelación de cuota o préstamo en el Banco Central: una vez concluido
el mes y cancelados los intereses y capital correspondiente, el asistente financiero elabora
un cuadro donde se encuentra el detalle del pago, saldo inicial y saldos pendientes, el
cual es presentado al Banco Central, dicho cuadro es firmado por el representante legal y
se entrega con el adjunto de los mensajes Swift del mes.
Archivo documentación de respaldo: toda la documentación presentada tanto de
transferencia como de registro de pagos, es archivada por el asistente financiero.
3.1.3.2.2. Flujograma
A continuación se presenta un flujograma del proceso de negociación con entes externos, hasta
finalizar el pago y registro respectivo.
60
FLUJOGRAMA DEL PROCESO DE FINANCIAMIENTO CON ACREEDORES ACTUAL
GERENCIA
DE
FINANZAS /
TESORERIA
ACREEDOR ASISTENTE
FINANCIERO
GERENCIA
GENERAL /
DIRECTORIO
OPERACIONES BANCO
CENTRAL
INICIO
Necesidad de fondeo
Solicita Lista requerimientos
Recolecta informació
Proporciona lista de requerimientos
Negocia condiciones de desembols
Cálculo de tasa efectiva
Aprueba las condiciones de
Firma el contrato
Confirma recepción de desembolso
Registro el préstamo
Genera reportería
Proceso de pagos
Registro de pagos en el BCE
Revisa información enviar
Entrega reporte Emisión
mensaje swift
61
3.1.3.3. ProCredit Holding AG & Co. KGaA
ProCredit Holding como principal accionista, solicita cierta información de manera quincenal,
mensual, trimestral semestral y anual, en Normas Internacionales de Información Financiera. En el
área hay una persona especializada en el tema, la cual una vez generados los balances locales,
extrae la información realiza los ajustes necesarios y los adapta a los modelos enviados por la casa
matriz.
3.1.3.3.1. Procedimientos
Entre los reportes a presentar a ProCredit Holding se encuentran los siguientes:
Pre conciliación Intercompany: al pertenecer a un grupo de Bancos, Banco ProCredit
tiene cierta relación con los Bancos Latinoamericano y a su vez con la casa matriz, por
ende los gastos generados en cada país y que pertenecen al Ecuador o sucesivamente son
conciliados de manera mensual, generando así un valor a pagar o cobrar respectivamente.
Esta pre conciliación se realiza una semana antes del fin de mes y se validad con los
demás países el saldo a la fecha.
Conciliación Intercompany: una vez finalizado el mes y contabilizado todos los
registros se procede a conciliar las cuentas con los Bancos respectivos y enviar la
conciliaciones para su confirmación. Una vez confirmado se arma un archivo
proporcionado por la casa matriz donde se validan estos datos, generando el reporte final
sin diferencias.
ReportingPackage: consiste básicamente en un reporte detallado de las cuentas de
balances de situación y de resultados, generados a base de Normas Internacionales de
Información Financieras de acuerdo a los requerimiento y criterios unificados de
ProCredit Holding.
Bundesbank ReportingPackage: refleja un detalle de todas las cuentas generadoras de
ingresos para el Banco, como créditos, depósitos, inversiones, especificando fechas
plazos, tipos de clientes y demás.
Opstat: es un reporte estadístico de los procesos operativos del Bancos, como número de
cuentas, clientes, agencias, empleados, etc.
62
Capital Management Report: es un reporte en donde se detallan todos los movimientos
en las cuentas patrimoniales, toda esta información e acuerdo a las normas de Basilea y
Normas Internacionales de Información Financiera.
3.1.3.3.2. Flujograma
A continuación se presenta un flujograma del proceso operativo de los reportes presentados a
ProCredit Holding.
63
FLUJOGRAMA DEL PROCESO DE REPORTERIA A PROCREDIT HOLDING AG
ACTUAL
ProCredit
HOLDING
ANALISTA /
ASISTENTE CONTABILIDAD
JEFE DE
PLANIFICACION PRESUPUESTO
INICIO
Envía mail de descarga de archivos de trabajo
Descarga archivos
Solicita archivos
Genera información
Consolida información
Revisa cada archivo
Genera archivos finales
Carga en el portal de PCH
Genera validaciones o errores
Verifica cuadre
Solicita EEFF en IFRS
Generan EEFF en IFRS
64
3.1.4. Estructura organizacional
Banco ProCredit Ecuador establece la Unidad de Reporting, la misma que deberá contar con
suficiente capacidad para ejecutar las tareas requeridas y documentar las actividades.
Como se mención brevemente en el Capítulo I, la unidad de reporting tiene en consideración la
aplicación de los siguientes estándares:
a) Todo informe deberá ser aprobado antes de su presentación. Se aplicará el principio de
control dual18 donde sea apropiado, con el objeto de asegurar un nivel elevado de calidad
del reporte. Para informes preparados periódicamente de manera automática, el principio
de control dual debe estar incluido para la implementación del informe y para cada una de
sus actualizaciones. La comprobación/aprobación de los reportes tiene que estar
documentada mediante firma o de manera electrónica.
b) Los procesos definidos deben tener un flujo de trabajo eficiente que incluya la priorización
y el manejo de las solicitudes de información entrantes de manera adecuada. Se dará la
máxima prioridad a los requerimientos de reportes de supervisión, tanto a nivel de grupo
como del Banco en forma individual.
c) Los procesos deberán garantizar el monitoreo continuo de los requerimientos de
información; las obligaciones para la presentación del reporte externo, y la revisión regular
de los informes internos, para garantizar el cumplimiento con los requerimientos vigentes,
que son empleados por los receptores.
La documentación de reportes en un periodo determinado, deberá incluir la identificación del
generador del informe, las comprobaciones que se ejecutan, la aprobación del reporte y la
confirmación de que la información ha sido entregada.
Los informes internos pueden ser preparados por varios departamentos según la estructura de
organización concreta, no obstante el uso de fuentes de datos estandarizados debe estar asegurado.
18 Control Dual requiere una participación secuencial de al menos dos personas en un proceso, no la
participación simultanea como en el principio de “cuatro ojos”.
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depar
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66
Esta política es de aplicación para reportes regulares y reportes ad-hoc de ámbito externo,
intragrupo o interno.
Esta política es revisada al menos una vez al año y en respuesta a cualquier cambio que pueda
afectar los principios definidos en la misma, incluyendo el ámbito de aplicación, la efectividad, el
nivel de implementación, el cumplimiento de requerimientos regulatorios y legales, así como, las
mejores prácticas del sector o del grupo.
3.1.5.1. Procedimientos
En esta política básicamente informa sobre los estándares para la presentación e reportes, más no
explica de forma detallada los procesos aplicados en la unidad de reporting que es nuestro campo
de evaluación.
3.1.5.2. Formulario
En la política para la presentación de reportes y revelación de información, nos e dispone de
formularios para los procesos establecidos, por cuanto los mismos serán diseñados en la propuesta
de los procedimientos de control interno para el área de reporting.
3.1.5.3. Flujograma
La política de reportes no detalla procesos específicos en sí, por lo cual es imposible presentar un
flujograma de procesos.
3.2. Valoración de riesgos
La valoración del riesgo, sirve para describir el proceso con que los directivos identifican a los
riesgos de una organización.
3.2.1. Identificación del riesgo
Para identificar los riesgos en el área de reporting del Banco ProCredit S.A., se tomara como base
de evaluación, matrices de riesgo de acuerdo a los niveles establecidos en el área, clasificándolos
de acuerdo al nivel de autoridad, nivel de actividad y nivel de recursos.
La siguiente matriz refleja el nivel de riesgos evaluado de acuerdo a la siguiente ponderación:
67
Ponderación:
Equivalencias Riesgo
Del 0 al 3
Normal - Tolerable
Del 4 al 7
Alto
Del 8 al 10
Máximo
A continuación la matriz de valoración de riesgo general del área de reporting por niveles de
autoridad, actividad y recursos:
Cuadro 19
MATRIZ DE VALORACION DE RIESGOS POR NIVELES
FACTORES
VALORACION
Normal
Alto
Máximo
Detalles
1.Nivel de autoridad
2. Nivel de actividad
Se detecta mayor
riesgo en la
elaboración de
actividades manuales.
3. Nivel de recursos y materiales
De acuerdo a la matriz presentada se observa mayor grado de riesgos en el nivel de actividad; es
decir que los procesos operativos son aquellos más vulnerables a errores y mal interpretaciones.
3.3.1.1. Nivel de autoridad
En este nivel, se analizan la capacidad de liderazgo, compromiso y control de actividades, por parte
del área de autoridad de la unidad de reporting, representada por la Gerencia de Finanzas, jefatura y
coordinación del departamento.
68
Cuadro 20
MATRIZ DE RIESGO POR NIVEL DE AUTORIDAD
FACTORES
VALORACION
Normal
Alto
Máximo
Detalles
1.Gerencia Financiera :
a. Conocimiento del negocio
b. Falta de organización
2. Jefatura y coordinación:
a. Manual interno de reportes Falta de
procedimientos in
ternos de cada
reporte.
b. Carece de procesos formales
Como se refleja en el cuadro anterior el riesgo detectado por nivel de actividad se basa en la falta
de procedimientos internos para cada reporte proporcionado por la jefatura o coordinación una vez
que el personal nuevo ingresa al área.
3.2.1.1.1. Gerencia de Finanzas
El área de reporting está encabezada por la gerencia de finanzas, quien es el que lidera la toma de
decisiones en la unidad.
3.2.1.1.2. Jefe de Planificación y Control de Gestión
El Jefe de Planificación y control de Gestión, actuará como apoyo a la gerencia de finanzas, en
caso de ausencia o toma de decisiones relevantes.
En Banco ProCredit S.A., las actividades establecidas para el área de reporting carecen de procesos
formales, lo cual no compromete al personal con los objetivos institucionales.
69
3.2.1.1.3. Coordinador de Planificación y Control de Gestión
El Coordinador es el encargado directo del área de reporting, quien tiene la función e controlar
coordinar y evaluar las actividades desempeñadas en la unidad.
Actualmente en el área no se cuenta con un manual de las actividades establecidas a ejecutarse, lo
cual se convierte en procesos informales, que no comprometen de lleno al personal.
3.2.1.2. Nivel de actividad
En este nivel se analizan y evalúan las actividades operativas del área como son: la reportería a
entes de control, acreedores y principales accionistas; con el objeto de identificar el buen
funcionamiento, integridad, conducta y compromiso del empleados al realizar las diversa tareas.
A continuación se presenta una matriz de riesgo a nivel de actividad donde se detallen los aspectos
relevantes a cada entidad
Cuadro 21
MATRIZ DE RIESGO POR NIVEL DE ACTIVIDAD
FACTORES
VALORACION
Normal
Alto
Máximo
Detalles
1. Reportes y estructuras a entes
de control:
Superintendencia de
Bancos
Existen manuales
emitidos por la SBS
Banco Central Manual
Corporación Financiera
Nacional
COSEDE El proceso manual
genera riesgo.
2. Negociaciones, Reportes y
pagos a Acreedores:
70
Instituciones financieras
del exterior
Procesos de indicadores
financieros y leyes
tributarias.
Organismos multilaterales Procesos de indicadores
financieros y leyes
tributarias.
Instituciones financieras
locales
Procesos de indicadores
financieros y leyes
tributarias.
3. Reportes a ProCredit Holding:
Balances IFRS Diferencias por
descuadres contables
Conciliaciones
intercomapny
Diferencial cambiario
con países.
3.2.1.2.1. Entes de control
Analizando la matriz anterior, se puede identificar el nivel de riesgo que tienen los reportes y
estructuras presentadas a los entes de control, ya que por incumplimiento cualquier estructura o
reporte, el riesgo de que la entidad sea sancionada e incluso clausurada es muy alto, por ende la
importancia de contar con procedimientos previamente establecidos en el área generadora de los
reportes.
Para el caso de la Superintendencia de Bancos se cuenta con una serie de manuales que facilitan la
generación de la estructura, pero la labor del empleado es verificar que la información a reportar
sea correcta y esté cuadrada de acuerdo a los registros contables.
En el caso del Banco Central del Ecuador, de igual forma cuenta con manuales establecidos para
las estructuras y reportes a presentar lo cual minimiza de cierta forma el riesgo, pero sigue latente
el riesgo operativo y de control a detectar en el proceso.
Para el caso de la Corporación Financiera Nacional, se controla a diario los registros y cuadres del
fideicomiso por lo cual el riesgo disminuye significativamente, en este proceso se debe tomar en
cuenta contar con aquellas operaciones que ingresan y controlar que se mantenga un colchón de
200 mil dólares mínimo y alertar el ingreso de operaciones al fideicomiso.
71
Respecto al reporte mensual del Cosede de igual forma se dispone de un instructivo, y en caso de
haber modificaciones la entidad lo notifica oportunamente.
3.2.1.2.2. Acreedores
De acuerdo a la matriz presentada en Banco ProCredit se maneja 3 tipos de financiadores como son
del exterior, organismo multilaterales y locales, se ve identificado un riesgo operativo mayor en
estos reportes, ya que de acuerdo a la experiencia los procesos son manuales y son susceptibles de
equivocaciones, por ende la importancia de tener un conjunto de procedimientos que guíen las
operaciones y que a su vez sean supervisadas constantemente.
3.2.1.2.3. ProCredit Holding AG
De igual forma en la matriz se puede observar un nivel alto de riesgo en los reportes a ProCredit
Holding quien es la casa matriz del Banco, a pesar de disponer de los instructivos y manuales
necesarios, existen demoran en los tiempos de entrega básicamente por descuadres contables y
diferencial cambiario cuando las facturas son emitidas en monedas extranjeras.
3.2.1.3. Nivel de recursos y materiales
En este nivel se evalúan, la utilización y uso de los suministros y materiales de oficina, los cuales
por falta de control, se incurre en un gasto innecesario, en muchos de los casos.
A continuación se presenta la siguiente matriz en donde se analizan el uso de la papelería y
suministros de oficina.
Cuadro 22
MATRIZ DE RIESGO POR NIVEL DE RECURSOS Y MATERIALES
FACTORES
VALORACION
Normal Alto Máximo Detalles
1.Papelería :
Cantidad de impresiones y copias Política medioambiental,
reciclaje
Archivos Falta de Respaldos
72
magnéticos, para
revisiones tributarias.
2.Suministros de oficina:
Variedad de útiles para trabajo
Periodicidad de requerimientos
3.2.1.3.1. Papelería
De acuerdo a los presentado en la matriz por nivel de recursos y materiales, se puede detectar que
las impresiones y copias tiene un riesgos máximo, ya que cierto tipo de información como los son
contratos y demás información previa a nuevas negociaciones de créditos, requieren de impresiones
y copias de información netamente confidencial, lo cual si no es archivado debidamente o
deteriorado en su totalidad, puede llegar a manos de cualquier persona externa y ser manipulado
por a su conveniencia siendo información confidencial. Por ello se requiere mucho más cuidado
con aquella información, impresiones o copias del área.
Otro inconveniente que se ha presentado, es el exceso de archivos físicos, para lo cual es
conveniente mantener archivos magnéticos de toda la información y respaldada en mínimo 2
máquinas.
3.2.1.3.2. Suministros de oficina
La cantidad de suministros que se utilizan en el área de reporting es tolerable y no se ha tenido
inconvenientes al respecto, el recurso más utilizado es el papel.
3.2.2. Análisis de riesgos administrativos
Para en análisis de los riesgos administrativos se tomarán como técnica de evaluación,
cuestionarios, encuestas y matrices de riesgo que se encuentra en los puntos anteriormente
descritos.
3.2.2.1. Cuestionarios
Los datos obtenidos en las matrices anteriormente presentada, son evaluados de acuerdo a los
cuestionarios, dirigidos al área de reporting, tanto a su coordinador como al personal operativo de
la unidad. Algunos de ellos se presentarán en los puntos posteriores.
73
3.2.2.2. Encuestas
De igual forma las para analizar el riesgo de manera externa fuera del área, se realizó una encuesta
a algunos compañeros de otras áreas, para identificar y verificar cual es el aspecto el cual se debe
mejorar y reforzar.
3.2.2.3. Matriz de riesgos
Las matrices de riesgo presentadas anteriormente reflejarán en que área se encuentra concentrada el
riesgo operativo de las actividades a desarrollar, lo cual debilitan las mismas y no permiten el buen
funcionamiento de la unidad. Dichas matrices se observaron en los puntos anteriores identificando
así, en que actividad se encuentra el mayor riesgo.
3.3. Actividad de control
Las actividades de control constituyen las políticas y procedimientos, las cuales reducen los riesgos
en una organización.
A continuación se presenta un cuestionario de evaluación, de acuerdo a las actividades de control,
lo cual evaluará el desempeño del recurso humano, el uso de los equipos de cómputo, el control de
la división de actividades y el control en la utilización de recursos.
Cuadro 23: Cuestionario de evaluación de acuerdo a las actividades de control
ACTIVIDADES DE CONTROL Evaluación
Observaciones SI NO N/A
1.Control del recurso humano
1.1 Se efectúa análisis de puestos X
1.2. Existe un encargado exclusivo
para el tema del recurso humano en
el área
X
1.3. Existen procedimientos
documentados sobre el tratamiento
del personal
X
1.4. Se retroalimenta la
documentación existente
X
1.5. Se evalúa al personal X
74
1.6. Se imparten cursos a los
empleados
X
1.7. Se controlan las actividades de
mensajería
X
1.8. Se controla las asistencias X
2. Control de equipos de computo
2.1. Se realiza mantenimiento a los
equipos
X Previo requerimiento
2.2. Se sacan respaldos extras de
información de reportes
X
2.3. Tienen acceso a internet libre X Para generación y
validación de estructuras
y reportes
3. Control de distribución de
actividades
3.1. Se mantiene reuniones con el
personal para verificar su satisfacción
en el puesto
X
3.2. Se rotan los reportes entre los
asistentes
X
4. Control de suministros
4.1. Se mantiene un control de
suministros
X
4.2. Se realizan pedidos
constantemente
X
4.3. Se asigna una cantidad de
recursos para cada empleado
X
3.3.1. Control del recurso humano
De acuerdo al cuestionario presentado el control de recurso humano inicia con un buen análisis del
puesto y la persona idónea de acuerdo a su perfil, el área encargada de la selección directamente es
Recursos Humanos, por lo cual no existe una persona encarga en el área específicamente para este
punto, ya que una vez con los preseleccionados se realizan entrevista con los jefes del área, en
consecuencia en el área de reporting no se cuenta con procedimientos específicos documentados
75
sobre el tratamiento al personas, ya que la potestad es única y exclusivamente de Recursos
Humanos.
Además se menciona que existe una buena retroalimentación de información, se evalúa al persona
constantemente y se imparten cursos a los empleados lo cual va de acuerdo a los lineamientos
establecidos por ProCredit Holding principal accionista del Banco. Las actividades de mensajería
está a cargo de las personas que envíen la documentación, más no hay un empleado encargado de
todos los documentos que envía el área.
Finalizando con este nivel con respecto al control de asistencia lo realiza directamente Recursos
Humanos y Seguridad, de acuerdo al ingreso con la tarjeta, en caso de existir diferencia entre
seguridad y el timbre con tarjeta se monitorean los casos y esclarecen los atrasos o inasistencias.
3.3.2. Control de equipos de cómputo
Con respecto a los equipos de cómputo, el departamento de sistemas es el encargado de dar el
mantenimiento respectivo previa solicitud del usuario o tiempos establecidos según su
planificación.
Con respecto a los respaldos magnéticos de toda la reportería, no son guardados con regularidad,
en otra máquina, por lo cual se genera un riesgo alto en caso de dañarse el equipo, o extraviarse.
De igual forma las actividades están definidas por cada asistente, en vista de lo cual a través de un
conjunto de procedimientos de todas las tareas que ejecuta el área sería necesario que sea de
conocimiento de todos los miembros en caso de ausencia repentina de alguno de ellos.
3.3.3. Control de distribución de actividades
De acuerdo a lo entrevistado mensualmente se mantenía reuniones para evaluar los avances del
área y de cada empleado de acuerdo a las tareas. En el área de reporting no se han mantenido las
reuniones rígidamente mensuales, lo cual sería bueno retomarlo.
3.3.4. Control en la utilización de suministros
Los suministros proporcionados o solicitados por los asistentes o jefes no son controlados de una
manera formal. Cabe recalcar que el requerimiento de suministros está regularizado de manera
trimestral.
76
3.4. Información y comunicación
En el siguiente cuestionario se evaluará cómo funciona las relaciones interpersonales en el área y la
coordinación de actividades a través de una comunicación abierta.
Cuadro 24: Cuestionario de evaluación de información y comunicación
INFORMACION Y
COMUNICACION
Evaluación Observaciones
SI NO N/A
1.Relaciones interpersonales
1.1.Se cuenta con canales de
comunicación establecidos
X
1.2.Existe un formato de
correspondencia interna y externa
X
1.3.Existe coordinación de
actividades entre empleados
X
1.4. Se motiva al empleados
constantemente
X
1.5. Hay pérdida de recursos por falta
de coordinación
X
1.6. Se mantiene una buena atención
a los entes de control, acreedores y
ProCredit Holding
X
3.4.1. Relaciones interpersonales
Existen un buen ambiente de trabajo en el área e reportes por ende los canales de comunicación son
abiertos y transparente de acuerdo a lo establecido en el reglamento interno y código de conducta.
3.4.1.1. Directivos
Entre la Gerencia General, la jefatura y la coordinación y cada empleado tiene la comunicación
directa, ya sea para temas laborales como personales.
77
3.4.1.2. Empleados
Entre los compañeros existe compromiso y entrega en cada una de las actividades desempeñadas.
3.4.1.3. Acreedores
Se ha podido evidencia buenos comentarios de los acreedores respecto a cifras del Bancos y la
proporción de información en las fechas estimadas.
3.5. Seguimiento y supervisión
En el siguiente cuestionario se puede observar si existe algún tipo de control o seguimiento a los
reportes presentados ya sean entes de control, acreedores o ProCredit Holding principal accionista
de Banco ProCredit S.A.
Cuadro 25: Cuestionario de evaluación de seguimiento y supervisión
SUPERVISIÒN Y
SEGUIMIENTO
Evaluación Observaciones
SI NO N/A
1.Entes de control
1.1.Se controla las actividades a
desarrollar
X
1.2. Se verifica la satisfacción del
reporte previo a su envío
X
2. Acreedores
2.1. Los reportes que se presentan
satisfacen al acreedor y está de
acuerdo a los establecido en los
contratos
X
2.2. Se reúnen constantemente con el
acreedor para verificar y solventar las
novedades
X
2.3. Se mantiene un buen sistema de
archivo
X
3. ProCredit Holding
3.1. Se ha tenido alguna irregularidad
no solucionada
X
78
3.2. El número de personal para
realizar los reportes es suficiente.
X
3.3. Se ha perdido alguna
documentación
X
3.4. Existen respaldo físico y
magnético de toda la información
presentada y de años anteriores.
X
De acuerdo al cuestionario presentado se puede evidenciar que las actividades a desarrollar por
cada asistente son controladas por parte de la coordinación, pero a su vez, las mismas no son
supervisadas con continuidad, lo cual por la premura del tiempo obliga a reportar la información
sin previa revisión.
Este caso se ha dado más, en reportes a acreedores, el cual refleja el mayor riesgo operativo.
Por lo cual en el siguiente capítulo se establecerán propuestas detalladas de procedimientos a seguir
y formulario a utilizar, para mayor control y seguimiento de actividades.
79
CAPÍTULO IV
PROPUESTA DE PROCEDIMIENTOS DE CONTROL INTERNO
APLICADO AL AREA DE REPORTING DEL BANCO PROCREDIT
S.A.
4.1. Definición de la propuesta
Esta propuesta de procedimientos con control interno es desarrollada para obtener una información
detallada, ordenada, sistemática e integral que contenga todas las instrucciones, responsabilidades e
información sobre políticas, funciones, sistemas y procedimientos de las distintas operaciones o
actividades que se realizan en el área de reporting del Banco ProCredit S.A.
4.1.1. Objetivos
La propuesta tiene como objetivos primordiales los siguientes:
a) El desarrollo y mantenimiento de una línea de autoridad para complementar los controles
del área.
b) Una definición clara de las funciones y las responsabilidades de cada funcionario, así como
la actividad del área, esclareciendo todas las posibles lagunas o actividades de
responsabilidad indefinida.
c) Brindar información oportuna, completa y exacta sobre los resultados operativos y
financieros del Banco.
4.1.2. Importancia de la propuesta
Es importante ya que constituye una herramienta de apoyo para las Jefaturas o coordinadores, lo
cual ayuda a su organización, cambiar y producir los mejores resultados, con calidad y eficiencia.
80
4.2. Ventajas
Todos los procedimientos que se encuentran dentro la propuesta son claros y detallados, lo cual le
da la importancia que cada proceso operativo requiere, resultado del cual se obtienen las siguientes
ventajas:
a) La aplicación de la propuesta en el área de reporting, colabora para que se tenga un
autocontrol y que asegure un análisis efectivo y de máxima protección posible contra
errores operativos.
b) La existencia de la propuesta establece procedimientos de control para reportes futuros,
asegurando, de este modo, la gestión proyectada y los objetivos futuros.
c) Estimulan la responsabilidad y desarrollo de las cualidades de los empleados y el pleno
reconocimiento de su ejercicio evitando la necesidad de controles superfluos así como la
extensión de los necesarios.
4.3. Organización
Como se mencionó en el capítulo tres, el área de reporting no está identificada dentro del
organigrama estructural del Banco, ya que se encuentra bajo la dirección de la Gerencia de Control
Financiero y a su vez por la jefatura del departamento de Planificación y control de gestión.
4.3.1. Organigrama estructural
El organigrama estructural del Banco fue actualizado a través de la junta general de accionistas, por
lo cual se propone un organigrama individual del área de reporting que se encuentra bajo en control
de la Gerencia de Finanzas, el cual se presenta a continuación:
81
4.3.2. Organigrama funcional área de reporting
A continuación se presenta un organigrama funcional del área, empezando por el nivel de
Dirección que es la Gerencia de Finanza, seguido de la jefatura y coordinación, quienes deben
encargarse del control verificación y aprobación de todos los procedimientos realizados por los
analistas y asistente cuyas funciones se detallan bajo el siguiente cronograma:
GERENCIA DE FINANZAS
PLANIFICACIÓN Y CONTROL DE GESTION
CONTABILIDAD
CONTROL DE GASTOS
PRESUPUESTO
REPORTING
TESORERIA
82
4.4. Determinación de procedimientos administrativos y operativos
A continuación se detallan los procedimientos administrativos y operativos, que se realizan en el
área de reporting clasificados en tres grupos:
Entes de control:
Superintendencia de Bancos y Seguros
Banco Central del Ecuador
Consejo de Seguro de Depósitos
Corporación Financiera Nacional
GERENCIA DE FINANZAS
JEFATURA DE PLANIFICACIÓN Y CONTROL DE GESTION
COORDINACION DE REPORTING
ANALISTA DE REPORTES 1
ANALISTA DE REPORTES 2
ASISTENTE FINANCIERO 1
ASISTENTE FINANCIERO 2
‐ Envío estructuras Superintendencia de Bancos y Seguros ‐ Envío estructuras Bancos Central del Ecuador ‐ Envío reportes Corporación Financiera Nacional ‐ Envío reportes a Corporación de Seguro de Depósitos ‐ Envío reportes a Acreedores internos y externos ‐ Envío reportes a ProCredit Holding AG Principal Accionistas ‐ Pago acreedores internos y externos ‐ Elaboración procesos de desembolso de créditos de fondeo ‐ Pedidos de Proveeduría para el departamento ‐ Flujos proyectados de pagos a acreedores para tesorería ‐ Reportería por requerimientos adicionales.
83
Acreedores:
Fondeo
Cancelaciones
ProCredit Holding AG.
4.4.1. Entes de control
En este punto se identifica el proceso global a seguir para reportar la información al principal ente
de control como es la Superintendencia de Bancos y Seguros, de igual forma se detallan los
procedimientos a seguir para otras entidades de control como por ejemplo: Banco Central del
Ecuador, Consejo de Seguro de Depósitos, Corporación Financiera Nacional y demás
requerimientos adicionales por otras entidades.
4.4.1.1. Superintendencia de Bancos y seguros
Como se mencionó en el Capítulo III existe una variedad de estructuras, que son de obligatoriedad
para todas entidades financieras reportarlas, ya sea mensual, trimestral, semestral o anual, a la
Superintendencia de Bancos y Seguros.
Seguidamente se hace una narración de los procedimientos a seguir, formularios a utilizar y un
flujograma global que permite identificar los involucrados, responsables e información necesaria
para reportar al ente de control.
4.4.1.1.1. Procedimientos
a. Estructuras:
Entre los procedimientos a reportar a la Superintendencia de Bancos y Seguros se
encuentran las estructuras mencionadas en el Capítulo III, cuyos procedimientos se
encuentran debidamente definidos en los manuales publicados en el portal web de la
página de la Superintendencia.
Los departamentos involucrados para proveer de información al área de reporting son:
Contabilidad, Operaciones y Crédito.
84
Una vez proporcionada la información necesaria, se procede a realizar las estructuras y
validaciones respectivas las cuales deben ser reportadas de acuerdo a las siguientes fechas
máximas establecidas en el anexo 1.
A continuación una propuesta de procedimientos generales para la generación de
estructuras para esta entidad, los formatos y validaciones respectivas se encuentran en el
manual de cada estructura proporcionado por la SBS:
1. El primer día de cada mes o en su efecto el primer día que corresponda al cierre de
quincena, trimestre, semestre o año, se solicitará a contabilidad el corte de las cuentas
preliminares necesarias para cada reporte.
2. Esta cuenta será verificada de acuerdo a sus movimientos y cuadres internos de
acuerdo a los manuales, en caso de existir diferencias se lo debe reportar de inmediato
al departamento responsable ya sea Contabilidad, Operaciones o Crédito.
3. Una vez correctos los saldos, se procederá a preparar el archivo de la estructura de
acuerdo a los lineamiento y formatos establecidos en los manuales de las mismas.
4. Cuando el reporte o estructura esté completo con todos los campos requeridos el
mismo deberá ser verificado o revisado por el coordinador del área, antes subirlo al
portal de la Superintendencia de Bancos.
5. Con el visto bueno del coordinador se procederá a cargar el archivo en el portal
respectivo.
6. Luego de un tiempo considerable llegará al correo institucional, el mail de validación
correcta o con errores.
7. En caso de existir errores se procederá a la corrección respectiva y a cargar de nuevo
el archivo en el portal.
8. Una vez recibidos el mail de carga correcta sin errores, se ha cumplido con la
obligación de dichas estructuras.
9. Cabe recalcar que la falta de envío o corrección en los tiempos establecidos será
causal de sanciones al Banco.
85
b. Requerimientos adicionales:
Ocasionalmente la Superintendencia de Bancos y Seguros solicita información adicional a
la a institución, para lo cual es necesario crear un formulario de seguimiento y control de
respuesta al oficio recibido.
Para ello es necesario que una persona esté encargada del seguimiento y control de
respuestas mediante el formulario propuesto.
4.4.1.1.2. Formularios
A continuación el modelo del formulario a llenar, para dar seguimiento y cumplimiento a todos los
oficios recibidos solicitando información adicional.
FECHA REQUERIMIENTO PLAZO FECHA MÁXIMA DE ENTREGA RESPONSABLE REVISIÓN
…………………………. …………………………. ………………………….
FORMULARIO DE CONTROL PARA REQUERIMIENTOS ADICIONALES SBS
Elaborador por: Revisado por: Autorizado por:
86
4.4.1.1.3. Flujograma
FLUJOGRAMA DE PROCESO DE REPORTES PARA ENTES DE CONTROL
Contabilidad /
Calidad y
Procesos /
Crédito
Asistente
Financiero /
Analista de
reportes
Coordinador de
reporting
No Si
Jefe de
Departamento
Gerente
Financiero
No
Si
Inicio Recepción de Información
Registros contables
Generación de Balance diario o mensual
Entrega de reportes al asistente
Almacenamiento
Desarroll
o y cuadres
Comprobar el cuadre
Comunicarse con
contabilidad
Aprueba envío
Verifica la validación y recepción
Comunica resultados e irregularidades
Mejora de procesos Propuestas y
evaluaciones
Reportar como evento de
riesgo
87
4.4.1.2. Otras entidades
Generalmente en Banco tiene 3 entidades, a las cuales reporta información de manera mensual, las
mismas son:
a. Banco Central del Ecuador
b. Corporación Financiera Nacional
c. Corporación de Seguro de Depósitos
d. Eventuales: Auditores, otros organismos financieros
4.4.1.2.1. Procedimientos
A continuación una descripción de los procedimientos propuestos a seguir para reportar a los
distintos entes.
a. Banco Central del Ecuador
i. Estructuras: como se mencionó en el capítulo anterior al Banco Central del
Ecuador se reportan tres estructuras: tasas de interés, encaje bancario y divisas.
1. Tasas de interés: los procedimientos propuesto a seguir son los siguientes:
Se solicitará la información vía mail al Departamento de Crédito, los
días miércoles de cada semana.
La persona responsable de esta estructura los días jueves, ejecutará un
script, el mismo que generará la información de la semana, la cual
deber ser igual a la recibida por el departamento de crédito.
En caso de que la información sea diferente, se coordinará con la
persona encargada del archivo modificarlo y generarlo nuevamente.
Una vez cuadrada la información la misma es cargada en el sistema
FTP de carga directa del Banco Central del Ecuador.
Luego de un tiempo considerable máximo de 15 días, llegará un correo
indicando la validación correcta o rechazada de dicha estructura.
88
2. Encaje Bancario: de acuerdo a las regulaciones establecidas por el Banco
Central del Ecuador, el banco debe mantener en su cuenta un mínimo del 2%
del total de sus depósitos, este reporte es semanal una vez cerrado balances de
jueves a miércoles.
A continuación los procedimientos propuestos para la elaboración del
formulario 205:
Se recopila los balances de la semana jueves a miércoles.
De acuerdo a los archivos de trabajo se procede a copiar los balances,
de los cuales a través de fórmulas se sumarán las cuentas de depósitos
sujetos a encaje.
Una vez completo el archivo se procede a imprimir por duplicado, el
formulario identificado por la Superintendencia de Bancos y el Banco
Central como Formulario 205.
Este formulario es entregado a la contadora para su verificación y
posterior firma.
Una vez aprobado por Contabilidad, éste deberá ser firmado por el
representante legal.
Luego se procede a convertir el archivo Excel en archivo plano, para
cargarlo en el buzón o portal del Banco Central del Ecuador.
El mensaje que se obtiene de dicho programa será guardado como
respaldo de envío.
Una vez que los formularios por duplicado, estén firmados por las dos
personas mencionadas anteriormente, serán enviado al Banco Central
del Ecuador y a la Superintendencia de Bancos mediante oficio, todos
los días miércoles de la siguiente semana del corte del último reporte.
89
3. Divisas: a partir del año 2011 de acuerdo al Artículo 26, Capítulo V, Título II,
Libro I, de la Ley de Régimen Monetario y Bancos del Estado: dispone que
todas las instituciones financieras autorizadas a negociar divisas, comuniquen
semanalmente, al Banco Central los montos y tipos de cambio de las
operaciones que se efectúen. A continuación se detallarán los procedimientos
propuestos a seguir para elaborar dicha estructura:
De acuerdo a la resolución enviada por el Banco Central dicho reporte
será con información de martes a lunes de cada semana y se lo enviará
vía mail y a través del buzón electrónico todos los días martes hasta la
una de la tarde. En caso de no existir información se notificará al
funcionario encargado de la entidad, que el Banco no ha tenido
movimientos durante dicho período.
Cada martes en la mañana, se enviará un mail a Tesorería, para
confirmación de la compra de divisas, en la semana específica.
En caso de que la respuesta sea afirmativa se solicitarán los respaldos
que sustenten la operación y se procederá a llenar los campos
solicitados en la estructura.
Una vez completos los campos se procederá a la validación y revisión
del jefe inmediato en este caso el coordinador del área de reporting.
Una vez aprobado, el archivo será cargado en el buzón electrónico del
Banco Central y se procederá a enviar un mail de respaldo al
funcionario encargado de la entidad notificando el envío.
En caso de no existir información de igual forma se enviará un mail al
funcionario notificando que no se registraron operaciones en dicha
semana.
b. Corporación Financiera Nacional
Como se mencionó en el capítulo tres, Banco ProCredit mantiene un Fideicomiso
mercantil con la Corporación Financiera Nacional, por cuanto debe reportar diariamente y
mensualmente las operaciones que se encuentran en dicho fideicomiso, las operaciones que
90
ingresan en esta garantía son analizadas por riesgo crediticio y enviadas por el área de
reporting, quienes a más de enviar el reporte diario y mensual proporcionan de información
adicional que sea solicitada.
A continuación el detalle de los procedimientos a seguir para generación y envío del
reporte diario:
Una vez automatizado el reporte diario con las operaciones designadas por el
departamento de Riego Crediticio, el Analista de Reportes generará dicho
reporte diariamente, para validar que se encuentre contabilizado.
Un vez validado será enviado vía correo electrónico el archivo en Excel y
archivo plazo a los funcionarios encargados de la entidad en CFN.
El Analista de reportes, llevará un control del fideicomiso a través de una
archivo en Excel, en el cual se a establecido generar una alerta al departamento
de Riesgo Crediticio cuando el monto de fideicomiso sea menor a 200 mil
dólares, dicho control es necesario para que se ingresen más operaciones.
Una vez que se ingresan nuevas operaciones, es necesario que el Analista de
reportes solicité al área de Riesgo Crediticio el pagarés respectivo que respalda
la operación, debidamente endosado, ya que dicho documento debe ser
enviado a la Corporación Financiera Nacional en el reporte de fin de mes, el
cual se envía físico.
c. Corporación de Seguro de Depósitos
El COSEDE es una entidad pública creada mediante registro oficial de la Ley de Creación
de la Red de Seguridad Financiera, cuyo objetivo es administrar le sistema de seguro de
depósitos de las instituciones del sistema financiero privado supervisadas por la
Superintendencia de Bancos y Seguros. Este es un mecanismo de contingencia que permite
proteger los depósitos de los clientes hasta un monto de 30.000 dólares por persona.
De acuerdo a lo manifestado cada institución financiera debe asegurar dichos depósitos
pagando un valor mensual de acuerdo a la prima fijada, que varía de acuerdo a la
calificación de riesgo del Banco.
91
A continuación el detalle de procedimientos a seguir para la generación del reporte y pago
mensual del aporte:
El último día de cada mes se procederá a cargar los balances obtenidos y
validados a la fecha, para generar un reporte preliminar.
Con dicho reporte de realizará un control dual19, el cual consiste en verificar
si están, cargados completamente los balances y si la fórmula del proceso
automático funciona correctamente.
Una vez verificado la carga completa y correcta, se procede a completar los
datos del balances del último día del mes, para lo cual se solicitará a
contabilidad, el mayor de la cuenta 21 que corresponde a “obligaciones con el
público”, para realizar los cálculo establecidos por el Cosede previos al pago.
Una vez completo el reporte se procede a entregarlo al coordinador para su
revisión previo a la firma del contador y gerente General.
El analista financiero una vez rubricado por el coordinador de reporting,
procede a la recolección de firmas por parte de la contadora y Gerencia
General, con ello se saca copias de los documentos y se entrega al área de
control de gastos para que se efectúe el pago respectivo.
Ese mismo día en la tarde se solicita a la asistente de control de gastos, el
mensaje Swift de constancia de pago, para remitirlo al COSEDE mediante
oficio y los documentos de respaldo.
d. Eventuales
Eventualmente las entidades mencionadas anteriormente solicitan información adicional, a
la reportada, para lo cual se utilizará un formulario similar al establecido en el punto
4.4.1.1.2 que se encuentra en la página 89., mismo que servirá para el control de
respuestas.
19 Control Dual requiere una participación secuencial de al menos dos personas en un proceso, no la
participación simultanea como en el principio de “cuatro ojos”.
92
4.4.1.2.2. Formularios
A continuación se presenta una propuesta de formulario, para llevar un control histórico de las
negociaciones de divisas, en caso de requerimientos adicionales de cualquier entidad, lo cual
facilitará la búsqueda y eliminará tiempos en el proceso operativo.
A continuación el formulario para llevar el control y seguimiento de respuesta a los
requerimientos adicionales de otras entidades:
Fecha de
transacción
Tipo de
transacciónMoneda
Valor compra
de divisas
Valor compra
de divisas en Valor venta
de divisas
Valor venta
de divisas en Fecha de
reporte
Elaborador por: Revisado por: Autorizado por:
…………………………. …………………………. ………………………….
FORMULARIO DE CONTROL HISTÓRICO DE NEGOCIACIONES DE DIVISAS
FECHA ENTIDAD REQUERIMIENTO PLAZO FECHA MÁXIMA DE ENTREGA RESPONSABLE REVISIÓN
Elaborador por: Revisado por: Autorizado por:…………………………. …………………………. ………………………….
FORMULARIO DE CONTROL PARA REQUERIMIENTOS DE OTRAS ENTIDADES
93
4.4.1.2.3. Flujograma
FLUJOGRAMA DE PROCESO DE REPORTES PRINCIPALES Y EVENTUALES A OTRAS
ENTIDADES
Otras Entidades:
BCE, CFN,
COSEDE,
Varias
Recepción /
Gerencia
General
Coordinador de
reporting
No
No Si
Jefatura y
Gerencia
Financiera
Asistente
financiero /
Analista de
reportes
/Contabilidad
Inicio Remiten oficio o circular
Almacenamiento
Envía al responsable
Toma Decisión o propuesta
Evalúa el tipo de información
Recopila Información
Verifica información y envío
94
4.4.2. Acreedores
Banco ProCredit S.A., al tener un respaldo financiero alemán, sus principales fuentes de fondeo se
encuentran en el exterior, dichas instituciones en su mayoría pertenecen a miembros accionarios de
ProCredit Holding AG.
Cabe recalcar que el Banco cuenta con acreedores internos y externos, para los cuales los
procedimientos de fondeo y de cancelación serán los mismos que se definirán en los siguientes
puntos.
A continuación se detallará el procedimiento de fondeo, registros y reportes, así como también los
procedimientos para cancelaciones de capital e intereses y otros rubros que intervienen en la
negociación.
4.4.2.1. Fondeo
Para el fondeo externo de Banco ProCredit se realizarán los siguientes procedimientos:
4.4.2.1. Procedimientos
a. Buscar Fuentes de Fondeo
De acuerdo a la necesidad de fondeo externo definido en el Presupuesto quinquenal de
Tesorería, el Gerente Financiero conjuntamente con el Gerente General buscará en
coordinación con el área de Finanzas de ProCredit Holding posibles fuentes de fondeo.
Antes de entrar en negociaciones específicas, cada acreedor nuevo, deberá ser aprobado por
el Gerente General y Directorio.
El Gerente Financiero confirmará los acuerdos mediante correo electrónico, con copia al
Asistente Financiero, quien mantiene archivos por cada acreedor.
De igual forma, el Asistente Financiero mantendrá actualizado el listado en Excel
“Contactos Acreedores”, con información sobre los nombres, direcciones y teléfonos de
contactos y el listado de comunicaciones/acuerdos y encuentros.
95
b. Solicitar la lista de requerimientos de información
Antes de iniciar el proceso de entrega de información, se firmará un acuerdo de
confidencialidad entre las partes, que será elaborado por el Departamento Legal (ver anexo
2).
El Gerente Financiero solicitará una lista con los requerimientos de información y la
enviará al Coordinador de Reporting con copia al Asistente Financiero. Con el visto bueno
del Coordinador de Reporting en un plazo de 1 día, el Asistente Financiero iniciará la
elaboración y recopilación de la información. Si el Coordinador tiene observaciones,
notificará al Jefe del departamento quien comunicará al Gerente de Finanzas para
determinar el tipo de información que se deberá enviar.
Los responsables de la exactitud de la información son el Gerente Financiero y el
Asistente Financiero.
c. Proveer información para Due Dilligence
El Gerente Financiero con apoyo del Asistente Financiero realizarán la entrega de
información para el proceso de Due Dilligence y organizará eventuales visitas; y
coordinará los documentos legales requeridos en el proceso o respuestas a requerimientos
adicionales.
Todos los documentos entregados en forma física serán escaneados para ser archivados por
el Asistente Financiero en forma electrónica en la carpeta en las carpetas establecidas.
d. Negociar Term Sheet (Términos o condiciones del préstamo)
Si el acreedor está interesado en proveer fondeo al Banco, el Gerente Financiero negociará
las siguientes condiciones:
Monto del Préstamo
Tasa de interés (fija o variable)
Plazo del préstamo
Forma de pago (pago al vencimiento o en cuotas)
Texto del Convenio o contrato (Condiciones financieras y/o de negocio
que se deben cumplir durante la vigencia del préstamo)
96
Posibilidad de pre-cancelación y penalizaciones
Comisiones adicionales
Fecha estimada de desembolso
e. Calcular el impacto de tasa de interés
Si el préstamo es mayor al 5% del Patrimonio Técnico, el Gerente Financiero enviará las
condiciones del contrato provisional al Gerente de Riesgos solicitando la revisión del
impacto riesgo de tasa de interés
.
El Gerente de Riesgos analizará el requerimiento en máximo dos días y enviará su
respuesta adjuntando los cálculos del impacto a la exposición del Banco al Gerente
Financiero. Esta documentación será archivada por el Asistente Financiero en la carpeta
establecida.
f. Aprobar las condiciones del contrato
El Gerente Financiero presentará las condiciones del contrato al CAAP (Comité de
Administración de Activos y Pasivos), quien analizará para su aprobación.
Si los miembros del CAAP proponen cambios, el Gerente Financiero los volverá a
negociar.
Una vez aprobado, el Asistente Financiero guardará una versión escaneada del acta
firmada; en la carpeta del acreedor.
g. Aprobar condiciones de crédito en el Directorio
Si el monto del préstamo es mayor al 20% del patrimonio técnico, se presentarán las
condiciones del crédito aprobado por el CAAP al Directorio. Si los Directores proponen
cambios, el Gerente Financiero lo volverá a negociar.
Una vez aprobado, el Asistente Financiero archivará una versión escaneada del acta
firmado en la carpeta del acreedor.
97
h. Firmar contrato y/o pagaré
El Gerente Financiero comunicará al acreedor que las condiciones del contrato de crédito
han sido aprobadas. Una vez aceptadas las condiciones por ambas partes, la última versión
del Term Sheet (Términos o condiciones del préstamo) será firmada por el Gerente
Financiero y el acreedor. Luego, el Gerente Financiero solicitará el borrador del contrato.
Si el acreedor no dispone de un borrador, utilizará el modelo de los contratos de ProCredit
Holding AG.
Si el modelo es del acreedor, el Gerente Financiero lo revisará y colocará sus comentarios
en el documento, para posteriormente enviarlo al Departamento Legal para su revisión. El
Gerente Financiero conjuntamente con el Gerente General negociará una versión final del
contrato basado en el primer documento con los comentarios del Gerente Financiero y del
Departamento Legal.
Para la firma del documento final, el Asistente Financiero preparará el documento con los
cambios acordados por el acreedor y el Banco; y los presentará, para su firma.
En el caso de un contrato se firmarán dos originales del documento, una para el Banco y
otra para el acreedor.
Si es un acreedor en el exterior, el contrato puede ser firmado primero por el Representante
Legal del Banco. El Asistente Financiero escaneará un original y lo enviará mediante
correo electrónico al acreedor.
Los originales se enviarán mediante un servicio de Courier al acreedor para su firma. El
Asistente Financiero se encargará de recopilar la versión original firmada por las dos
partes.
El acreedor o el Banco (lo que suceda primero) firmará las dos versiones del contrato. Si es
el Banco quien firma primero el Gerente Financiero o Asistente Financiero, solicitará
mediante correo el envío de la versión original. Una vez recibida la documentación el
Asistente Financiero los presentará para la firma del representante legal del Banco. Una vez
firmado el documento el Gerente Financiero o Asistente financiero enviará el contrato
firmado al acreedor para que formalice la firma.
98
Si es el acreedor quien firma primero las dos versiones del contrato, el Gerente Financiero
o Asistente Financiero solicitará mediante correo el envío de las dos versiones originales
del contrato firmado. Una vez recibido la documentación, el Asistente Financiero los
presentará para la firma del Representante Legal del Banco.
Una vez firmado, el Asistente Financiero escaneará el documento y lo enviará mediante
correo electrónico al acreedor, uno de los documentos originales, firmado por las dos partes
se enviará por medio del servicio de Courier.
En el pagaré, el Representante Legal del Banco firmará en el documento original el cual
será entregado al acreedor, en forma previa a la entrega el Asistente Financiero escaneará
el pagaré firmado y lo guardará electrónicamente.
i. Confirmar la recepción del préstamo
El Asistente Financiero solicitará mediante correo electrónico, al Asistente de Operaciones
la confirmación de un desembolso del exterior, e indicará, el nombre del acreedor, la
cuenta y el monto a recibir.
El Asistente de Operaciones monitoreará los Estados de Cuenta y confirmará al Asistente
Financiero, con copia al Gerente Financiero y Gerencia de Riesgos la recepción de la
transferencia.
j. Registrar el préstamo
Una vez desembolsado el préstamo, el Asistente Financiero registrará la siguiente
información en el sistema administrativo:
Nombre del acreedor
Monto
Plazo
Fecha valor y de vencimiento
Tipo de tasa de interés
Tasa de interés (si es variable se ingresa la tasa de interés actual)
Plan de pagos
Pago de comisión
Número de registro asignado por el Banco Central de Ecuador
99
El Asistente Financiero llenará un ticket e ingresará las condiciones en el archivo
denominado Créditos del exterior, y; los requerimientos de envío de información
solicitados por el acreedor en el archivo Requerimientos acreedores. El Asistente
Financiero, ingresará la información solicitada en el contrato, por parte del acreedor, y
llevará el control de límites establecidos, en el archivo denominado Covenants.
El documento original del préstamo (contrato o pagaré), será custodiado por el Gerente
Financiero en la bóveda de la Gerencia de Finanzas.
k. Reportar el ingreso y archivo
El Asistente Financiero mantendrá la siguiente documentación del préstamo en archivo
electrónico:
Copias de Actas CAAP (Comité de Administración de Activos y Pasivos)
y Directorio, si aplica.
Copia de condiciones del contrato de crédito, firmado por Gerente
Financiero y acreedor (si procede).
Copia de Contrato firmado.
Copia de nombramiento de Representante Legal de acreedor.
Copia del pasaporte del Representante Legal.
Copia de la declaración juramentada de la veracidad de la información,
firmada ante notario público por el Representante Legal del banco,
elaborada por el Asistente Financiero y confirmado por el acreedor.
Copia del formulario del registro que entrega el BCE.
El Asistente Financiero escaneará una copia del contrato/pagare para enviar al Asistente de
Contabilidad, como respaldo de la operación.
l. Inscribir en el Banco Central
En el plazo de 45 días, contados a partir de la fecha de desembolso, el Asistente Financiero
registrará el préstamo en el Banco Central del ecuador, y presentará la siguiente
documentación:
Copia de Contrato firmado.
100
Copia de nombramiento de Representante Legal de las dos partes (Banco y
Acreedor).
Copia del pasaporte del Representante Legal de las dos partes (Banco y
Acreedor).
Copia de la declaración juramentada ver anexo 3 (elaborado por el
Asistente Financiero y confirmado por el Acreedor y el Banco).
Copia del estado de cuenta bancario donde se acreditaron los fondos.
En caso de renovación, copia del registro anterior, emitido por el BCE
Llenar formulario establecido por el BCE, firmado por el Representante
Legal del Banco
Una vez que el documento ha sido presentado al BCE para el registro, el BCE en el plazo
de 8 días laborables, entregará el formulario con la aceptación respectiva, el Asistente
Financiero mantendrá el archivo físico y magnético secuencial de estos formularios.
4.4.2.1.2. Formularios
Para el monitoreo de entes de control acreedores y varios, se ha diseñado un formulario donde
constan los datos de los contactos de los diversos entes de control, así como también de acreedores
y otras entidades a las cuales se reportes información. Este formulario es recomendable que sea
utilizado por institución y agrupado en un solo archivo u hoja para que sea de conocimiento general
del área de reporting.
101
ENTIDAD NOMBRE CARGO ASUNTO TELEFONO EXTENSIÓN CORREO
Elaborador por: Revisado por: Autorizado por:
…………………………. …………………………. ………………………….
FORMULARIO DE CONTACTOS ENTES DE CONTROL, ACREEDORES Y VARIOS
102
4.4.2.1.3. Flujograma
FLUJOGRAMA PROCESO DE FINANCIAMIENTO ACREEDORES
GERENCIA
DE
FINANZAS /
TESORERIA
ACREEDOR ASISTENTE
FINANCIERO
GERENCIA
GENERAL /
DIRECTORIO
OPERACIONES BANCO
CENTRAL
INICIO
Necesidad de fondeo
Solicita Lista requerimientos
Recolecta informació
Proporciona lista de requerimientos
Negocia condiciones de desembols
Calculo de tasa efectiva
Aprueba las condiciones de
Firma el contrato
Confirma recepción de desembolso
Registro el préstamo
Genera reportería
Revisa información enviar
Emisión mensaje swift
103
4.4.2.2. Pagos
Como se mencionó anteriormente el Banco tiene respaldo extranjero, pero a su vez cuenta con
acreedores locales, con los cuales se tiene un mayor beneficio viéndolo desde la perspectiva del
pago de ISD, que entró en aplicación en noviembre del 2011, para todos los pagos.
4.4.2.2.1. Procedimientos
A continuación se detallan los procedimientos a seguir para las cancelaciones de capital, intereses u
otros valores que intervienen en la negociación.
a. Confirmar la cancelación
El Asistente Financiero llevará la proyección de pagos de capital y/o intereses registrados
en el archivo Excel, y confirmará con el acreedor monto, plazo, tasa y fecha de pago, una
semana antes del pago como plazo máximo; mediante correo electrónico, aviso de pago o
fax.
b. Elaborar el ticket
El Asistente Financiero elaborará el ticket con la siguiente información:
Pago de capital/interés de préstamo
Tipo de moneda
Monto
Nombre y número de cuenta del acreedor
Nombres completos del Beneficiario
Método de confirmación (Teléfono, correo electrónico, fax)
Número de cuenta de afectación
Indicar la cuenta del beneficiario para la transferencia.
Para la transferencia se requiere los siguientes datos, aunque en algunos contratos ya los
detallan:
Número de cuenta
Banco corresponsal
Dirección a donde va dirigida la transferencia
104
Código SWIFT/ ABA/IBAN
Número de teléfono
Al ticket se adjuntará el cálculo del interés, formulario de transferencia sellado y firmado
por el Asistente Financiero y los niveles de autorización para movilizar los fondos, que son
Jefe de Tesorería y Gerencia de Finanzas; el aviso de pago y detalle de cancelación, se
entregará en conjunto al asistente de Operaciones.
c. Revisar el ticket
El Coordinador de Operaciones revisará el ticket, los documentos de soporte y comprueba
si los detalles de pago coinciden con los datos registrados.
Si los datos y documentos de soporte, no coinciden, el Coordinador de Operaciones
notificará al Asistente Financiero mediante correo electrónico, con copia al Jefe Operativo
o Gerente Financiero, para que el Asistente Financiero corrija la información.
El Asistente de Operaciones escaneará el ticket rechazado y lo archivará electrónicamente
en la carpeta Control Financiero para el control respectivo.
El Gerente de Riesgos podrá realizar controles adicionales si lo considera necesario.
Si los datos coinciden, el Coordinador de Operaciones colocará su sello y firma en el ticket.
d. Realizar transferencia
El Coordinador Operativo entregará la documentación al Asistente Operativo para procesar
la transacción de acuerdo al procedimiento establecido. El Asistente Operativo escaneará
el ticket y lo colocará en la carpeta electrónica respectiva.
EL Asistente Operativo archivará físicamente el original del ticket con los documentos de
soporte. Posteriormente comunicará mediante correo electrónico al Coordinador Operativo
y a los departamentos de Tesorería, Operaciones y Contabilidad la ejecución de la
transacción.
105
e. Registrar la transferencia
El Asistente Financiero registrará el pago en el sistema informático del Banco y el
Asistente Operativo revisará el ingreso.
f. Registrar la cancelación de préstamo en el Banco Central
Dentro de 45 días contados a partir de la fecha de cancelación, el Asistente Financiero
registrará el pago en el Banco Central, presentando lo siguiente:
Formulario establecido por el Banco Central, firmado por el Representante
Legal
Copia del Swift (cancelación de préstamo).
g. Archivar la documentación de respaldo
El Asistente Financiero archivará los respaldos de los documentos cancelados, en las
carpetas de acreedores físicas y magnéticas.
4.4.2.2.2. Formularios
A continuación se mencionan los formularios utilizados en el proceso de cancelación:
a. Formulario de Transferencia :
El formulario para la realización de transferencias nacionales e internacionales es utilizado
para todo tipo de pagos a acreedores, accionistas, o proveedores del exterior (ver anexo 4).
b
b. Ticket
106
107
4.4.2.2.3. Flujograma
FLUJOGRAMA PROCESO DE CANCELACION A ACREEDORES
ASISTENTE
FINANCIERO
TESORERIA /
AREA
REPORTING
GERENCIA
FINANZAS OPERACIONES CONTABILIDAD
BANCO
CENTRAL
INICIO
Proyección de pagos
Disponibilidad de fondos
Ticket, solicitud de transf.
Búsqueda de financiadores
Revisión
Impresión doctos respaldo
Transferencia
Mensaje Swift
Archivo
Contabilización
Reg. Pago
Nº Registro
108
4.4.2.3. Reportes
De acuerdo a los lineamientos del contrato, cada acreedor envía los reportes o indicadores que
deben ser presentados de manera mensual, trimestral, semestral o anual, de acuerdo a lo pactado en
las condiciones del contrato.
4.4.2.3.1. Procedimientos
Los procedimientos establecidos para la generación cada reporte son los siguientes:
a. Solicitar a contabilidad el balance ya validado por la Superintendencia a fin de mes, para
proceder a la recolección de firma y enviar los originales a los acreedores que lo soliciten.
b. Con la misma información se procede a efectuar los indicadores financieros solicitados.
c. De acuerdo al formato establecido por el acreedor, se procede a llenar los reportes de
acuerdo al balance local.
d. Al completar los reportes y los indicadores, se procede a enviar los mismos a la Gerencia
Financiera para su revisión.
e. Una vez aprobados por la Gerencia Financiera, se procede a imprimir los mismos en el
caso de certificado de indicadores de cumplimientos, para la firma del Gerente Financiero.
f. Luego se procede a enviar dicho certificado escaneados por mail en conjunto con los
estados financieros y el reporte solicitado.
g. En el caso de que el reporta deba ser cargado en el portal web del acreedor, se notificará
mediante mail, la carga del mismo antes de las fechas máximas de entrega.
4.4.2.3.2. Formularios
A continuación e presenta una propuesta de formulario la cual permitirá al coordinador del área e
incluso a los asistentes y analistas un control de los reportes a presentar a los acreedores, su
periodicidad, fechas máximas de entrega y novedades que se presenten.
109
ACREEDOR REPORTE PERIODICIDADFECHA MAXIMA
DE ENTREGARESPONSABLE OBSERVACIONES
Elaborador por: Revisado por: Autorizado por:
…………………………. …………………………. ………………….
FORMULARIO DE SEGUIMIENTO DE REPORTES ACREEDORES
110
4.4.2.3.3. Flujograma
FLUJOGRAMA PROCESO DE REPORTES PARA ACREEDORES
ASISTENTE
FINMANCIERO
COORDINADOR /
JEFE
GERENTE DE
FINANZAS
ACREEDORES
Si
INICIO
Revisión calendario de reportes acreedores
Generación de reportes
Aprobación Revisión / comentario
Genera archivos finales
Envío archivo solicitado
Carga en el portal, envío correo electrónico
Mensaje OK
111
4.4.3. ProCredit Holding AG
Como se mencionó brevemente en el capítulo tres se reportan al principal accionista ProCredit
Holding AG, una serie de información la cual es consolidada a nivel de grupo y presentada a los
entes de control alemanes, por ello cada uno de los procedimientos a seguir para la elaboración de
dichos reportes, son generados por el Holding.
4.4.3.1. Procedimientos
De acuerdo a lo mencionado se procederá a extender un poco más los procedimientos a seguir
establecidos en el capítulo tres.
a. Pre conciliación Intercompany: Banco ProCredit al pertenecer al grupo, mantiene ciertas
relaciones comerciales con los Bancos de los países sudamericanos, por lo cual es
necesario reportar un cruce de cuentas pendiente por cobrar o por pagar, inicialmente se
realiza un pre conciliación cada 23 o 25 de cada mes, para que los saldos se encuentren
cuadrados.
A continuación el detalle de procedimiento:
Primero se procede a actualizar los archivos, cambiando las fechas respectivas
de las hojas de trabajo.
Se solicita al departamento de contabilidad un corte de la cuenta “16.90.90.7
Cuentas por cobrar otros países” y “25.90.90.7 Cuentas por pagar otros
países”.
Con dicho corte se procede a actualizar los archivos de trabajo.
Un vez actualizados se procede a verificar la contabilización de las facturas
pendientes por cobrar, se escanean como respaldo y se genera una carta
invoice.
La carta invoice junto al respaldo es enviado al país respectivo solicitando el
registro estimado en la conciliación del mes.
Una vez verificado todas las facturas, se procede al envío del archivo
magnético actualizado a cada país para validar el saldo a la fecha.
112
En caso de existir diferencias están serán notificada a contabilidad, quienes
realizarán la reclasificación respectiva.
b. Conciliación Intercompany
Inmediatamente un día después del fin de mes, se procede a solicitar a
contabilidad nuevamente, los cortes de las cuentas “16.90.90.7 Cuentas por
cobrar otros países” y “25.90.90.7 Cuentas por pagar otros países”, para
actualizar los archivos de trabajo a fin de mes, con el objetivo de que estén
cuadrados con los registros de los otros países.
En caso de existir diferencia se solicita de forma urgente al departamento
contable o al responsable de dicho cargo o registro, la reclasificación del
mismo.
Adicional se procede a llenar otro archivo de trabajo donde constan los saldos
de capital e interés de los préstamos que se mantienen con ProCredit Holding
AG, ya que ellos deben ser reflejado en el archivo final.
Una vez cuadrado, se procede a llenar la información de los saldos tanto de
cuentas por cobrar, cuentas por pagar y saldos de los préstamo que se
mantienen con ProCredit Holding, en el formato enviado por Central
Reporting de ProCredit Holding a través de su portal web, el cual es
descargado previo a su envío.
Se llenan los campos requeridos y se procede a la carga, a fin de que los
demás países procedan de igual forma y se crucen los saldos, cuyo resultado
se vea reflejado en al columna de diferencias con saldo cero.
Una vez saldadas las cuentas se procede al cobro o al pago hasta el 15 del mes
siguiente.
En caso de no realizarse el cobro respectivo dicho valor será cargado en la
conciliación del siguiente mes.
113
c. Reporting Package
Este reporte es generado a través de la implementación de un programa con la empresa
Alemana Quipu que a su vez es accionista de uno de los accionistas de ProCredit Holding.
El archivo generado, tiene como característica linkear las cuentas nuevas locales y
agregarlas según conceptos en normas IFRS (NIIF’S), también se realiza una
reclasificación de cuentas que tienes saldos en cero y en el mes en curso se encuentra con
valores y deben ser reclasificados.
A continuación los procedimientos a seguir para la generación de dicho reporte:
En primer lugar se verifica si hubo un cambio final en el linkeo y se sube el
archivo del último mapeo de cuentas del mes en cierre.
En el archivo se regularizan los ajustes hechos el mes anterior y comprobar
que los ajustes que se suben en el mes deben ser los mismos que se envió a la
Holding.
Para la realización de dichos ajustes se proceden a llenar ciertos reportes de
activos fijos, cartas de garantía, prestamos del exterior, para identificar el
monto estimado para el reporte en normas internacionales.
Una vez completo se procede a cargar el archivo preliminar en el portal de
ProCredit Holding.
Luego de una hora se procede a realizar la consulta respectiva en el cual en la
columna de diferencia deben constas valores en cero, identificado así que no
existen inconsistencias.
Luego de tener el reporte validado se procede a entregar el reporte al área de
riesgos, para su validación final.
Una vez con el visto bueno de Riesgo, se procede la carga del archivo final el
cual debe ser enviado hasta el 12 de cada mes, en caso de ser feriado o fin de
semana deberá cargarse el día inmediatamente anterior.
114
d. Bundesbank Reporting Package
Bundesbank Reporting Package, es un reporte solicitado por ProCredit Holding, el cual
refleja el detalle de todas las cuentas de créditos e inversiones, tanto en el sector público
como privado. Este archivo se carga mediante macros y es llenado automáticamente.
e. Opstat
El reporte Opstat, es un reporte estadístico de datos de cartera, depósitos, cuentas, clientes,
agencias, empleados, lo cual permite medir el volumen de operaciones.
Los procedimientos para la elaboración de dicho reporte es el siguiente:
Ejecutar el script respectivo mediante SQL, para la generación del reporte.
Una vez generada la información, se procede a copiar en el formato Excel
enviado por ProCredit Holding.
Luego se realizan los cuadres necesario de acuerdo al ReportingPackage ya
enviado y aprobado.
En caso de diferencias se ejecuta nuevamente el script repitiéndose en
proceso.
Una vez con el archivo final se procede a enviar al área de presupuesto para
los fines pertinentes.
f. Capital Management Report
Capman o Capital Management Report, es un reporte solicitado por Holding en el cuales e
analizan las cuentas de patrimonio, en normas locales y en normal Internacionales de
Información financiera.
Los procedimientos a seguir para la generación del reporte son:
Una vez que se encuentran completos los archivos descritos anteriormente
se procede a realizar el archivo del CAPMAN (Capital Management
Report).
Se solicita a Contabilidad el Patrimonio técnico del mes respectivo,
enviado a la Superintendencia de Bancos.
115
Se procede a descargar del Portal de Holding el archivo para completar la
información vía macros se ejecuta y se carga, los datos locales establecido
en patrimonio técnico se llenan manualmente.
Completo al archivo se procede a enviarlo a la Gerencia de Riesgos para
completar la información y revisarla previo al envío.
Una vez con el visto bueno de la Gerencia de Riesgos se procede e a
enviar vía mail el reporte a ProCredit Holding.
4.4.3.2. Formularios
La información reportada a ProCredit Holding como principal accionistas, es necesario que esté
completa a tiempo, para lo cual se ha diseñado un formulario de evento de riesgos, el cual puede
ser aplicado para este tipo de reportería como para la enviada a demás entidades:
Fecha del evento
NovedadResponsable
directoResposable
indirectoFecha de entrega
màximaNotificado Cumplimiento
Elaborador por: Revisado por: Autorizado por:
…………………………. …………………………. ………………….
FORMULARIO DE EVENTOS DE RIESGO Y CUMPLIMIENTO
116
4.4.3.3. Flujograma
FLUJOGRAMA PROCESO DE REPORTERIA PROCREDIT HOLDING AG
ProCredit
HOLDING
ANALISTA /
ASISTENTE
CONTABILIDAD
JEFE DE
PLANIFICACION
PRESUPUESTO
INICIO
Envía mail de descarga de archivos de trabajo
Descarga archivos
Solicita archivos
Genera información
Consolida información
Revisa cada archivo
Genera archivos finales
Carga en el portal de PCH
Genera validaciones o errores
Verifica cuadre
Solicita EEFF en IFRS
Generan EEFF en IFRS
Reclasificación de cuentas
Reproceso de errores
117
CAPÍTULO V
CASO PRÁCTICO
Para efecto de tener más claro la aplicación de la presente propuesta de procedimientos de control
interno, se analizará cómo debe ser el proceso para la generación de la estructura E02
Transacciones internacionales, a ser reportada de manera mensual a la Superintendentica de Bancos
y Seguros, cuyo procedimiento global se analizó en el capítulo IV en el tema de estructuras a
reportarse al ente de control.
5.1. Recepción de Información
A continuación un detalle de los controles y procedimientos a seguir para recopilar la información:
a. El asistente financiero solicitará antes del 5 de cada mes, al área de operaciones los
movimientos de entrada y salida de divisas que se efectuaron en el mes.
b. El asistente financiero solicitará el primer día hábil del mes al departamento de sistemas
que se carguen en el sistema, aquellas operaciones manuales que generaron o no ISD como
es el caso de pagos al exterior por créditos o servicios tecnológicos.
c. Luego de contar con los archivos anteriores, el asistente financiero correrá un script que
genera la información de operaciones de divisas del mes, la misma que n número debe ser
igual al entregado pro Operaciones.
d. El asistente financiero solicitará a contabilidad el cuadre contable de las operaciones.
e. El asistente financiero solicitará a operaciones se verifique ciertos códigos que de acuerdo
al manual de la E02 publicado por la Superintendencia de Bancos, no aplican o deben estar
dirigidos de otra manera.
f. Del total de operaciones, el asistente financiero generará un archivo donde consta todas las
cédulas de las operaciones para validarnos en la SBS y posteriormente poblarlas, es decir
solicitar al encargado de Poblaciones en la SBS los hagan constar en su base de datos.
118
g. De igual forma el asistente financiero, extraerá del reporte aquellos pasaportes de
extranjeros los cuales serán enviados a la SBS para solicitar el respectivo código de
extranjería para validar la estructura.
5.2. Consolidación de Información
a. Una vez recibidos los cambios del área de Operaciones respecto a los errores encontrados,
el asistente financiero podrecerá a cargar los códigos de extranjería enviados por el
funcionario de la SBS.
b. El asistente financiero procederá a realizar los cuadres respectivos con el archivo enviado
por contabilidad, el cual debe incluir ISD de tarjetas, e ISD de transferencias manuales
realizados en la matriz.
c. Si no constan estos valores o falta alguno de ellos, será notificado al área contable y
posteriormente al área de operaciones, para justificar el caso.
d. En caso de inconsistencias de valores, serán notificados al área de Operaciones para la
corrección respectiva.
e. Una vez cuadrado se procede a realizar las validaciones especificadas en el manual emitido
por la SBS (Anexo 5).
f. Una vez completo se carga en el sistema RVC de la Superintendencia de Bancos y seguros
como muestra las siguientes pantallas:
Gráfico 8
Gráfico 9
: Portal pági
: Portal pági
119
ina web Supe
ina web Supe
erintendencia
erintendencia
a de Bancos
a de Bancos
y Seguros
y Seguros
Es im
cuale
susten
5.3. R
En e
super
cada
5.4. V
La ca
acuer
Para
perm
segur
mportante qu
es, el sistema
nto para evit
Revisión de
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10 de cada m
Validación
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la Superinte
s y Seguros
ncontrado ca
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stente financ
el reporte sea
uros.
área de repo
nte formular
endencia de B
so en los
a nuestro
ciero, sin
a revisado
orting, de
io el cual
Bancos y
121
En la estructura E02 de transacciones internacionales, se han detectado dos tipos de errores que se
detallan a continuación:
a. Descuadre: este descuadre es detectado por el asistente financiero una vez que consolida
la información, en muchas ocasiones la información ha sido recibida con demora lo cual
provoca que no se determine dichos descuadres con tiempo para ser verificado. Con lo
cual se ha sugerido que la información sea solicitada con anterioridad y en este caso antes
del 5 de cada mes para tener tiempo suficiente para detectar errores operativos. Este
control debe ser llevado a cabo por el Coordinador de Reporting.
b. Revisión: se ha determinado también que no existe control ni evaluación pro parte de la
Coordinación de este reporte, por lo cual se sugiere que el 10 de cada mes se revise la
estructura antes de ser cargada en la Superintendencia de Bancos.
c. Seguimiento: de acuerdo al formulario se realizará un seguimiento mensual de esta
estructura.
d. Evaluación: la evaluación determinará que existan la menor cantidad de errores y se
entregue la estructura antes del tiempo máximo. Con ello se comprueba que los controles
utilizados han surtido efecto.
TIPO: ESTRUCTURA
PERÍODO: MENSUAL
FECHA DE ELABORACIÓN: 10/09/2012
DESTINATARIO: GERENCIA DE FINANZAS
COPIA A: JEFE DE PLANIFICACIÓN Y CONTROL DE GESTION
PROCESO EVALUADO RESPONSABLEELEMENTO EVALUADO
DEBILIDADES ENCONTRADAS
ACCIONES DE MEJORAMIENTO
SEGUIMIENTOEVALUACION DESPUES DEL SEGUIMIENTO
E02 Transacciones Internacionales Asistente Financiero Descuadre
Información proporcionada a destiempo
Solicitar información antes del 5 de cada mes Siguiente mes
Entrega a tiempo
E02 Transacciones Internacionales Coordinador Revisión Falta de revisión
Revisar hasta el día 10 de cada mes la estructura previo al envío Siguiente mes Cero errores
Elaborador por: Revisado por: Autorizado por:
…………………………. …………………………. ………………….
INFORME DE EVALUACIONES DE CONTROL INTERNO
122
5.5. Flujograma E02 Transacciones internacionales
FLUJOGRAMA DE PROCESO DE REPORTES PARA ENTES DE CONTROL
Contabilidad /
Calidad y
Procesos /
Crédito
Asistente
Financiero /
Analista de
reportes
Coordinador de
reporting
No Si
Jefe de
Departamento
Gerente
Financiero
No
Si
Inicio Recepción de Información
Registros contables
Generación de Balance diario o mensual
Entrega de reportes al asistente
Almacenamiento
Desarroll
o y cuadres
Revisión Comunicarse con
contabilidad
Aprueba envío
Verifica la validación y recepción
Comunica resultados e irregularidades
Mejora de procesos Propuestas y
evaluaciones
Reportar como evento de
riesgo
Formulario de
evaluación
123
CAPÍTULO VI
CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES
6.1. Conclusiones
El área de reporting de Banco ProCredit S.A., no cuenta con un manual de procedimientos
de control interno de cada una de las actividades, que permitan efectuarlas de manera
adecuada y que sea de conocimiento para el personal nuevo.
Es importante considerar que la base fundamental de todo proceso, es el tecnológico por lo
cual los controles mínimos de accesibilidad a la información, mediante claves de acceso,
perfiles y demás deben estar presentes en cada operación.
Los lineamientos de control formulados, se adaptan a las necesidades y demanda de
cumplimiento del nivel de seguridad razonable mínimo con el que deben contar.
Se concluye además, que en el área de reporting, ha dejado de lado las reuniones
mensuales, lo cual dificulta que el personal mencione sus dudas o inquietudes de manera
abierta al grupo.
En el área de reporting no se lleva un control de aquellos eventos de riesgo, que han
dificultado las actividades, lo cual no permite identificar las actividades críticas y los
involucrados.
124
6.2. Recomendaciones
El presente documento debe ser aplicado al área de reporting como modelo de evaluación y
parte de la capacitación del personal nuevo, considerando la seguridad y transparencia con
que la institución financiera opera.
Se debe implementar una cultura de control interno en la organización, no como un
proceso aislado, sino que debe estar inmerso en la actividad.
Se debe adaptar las necesidades de control interno a una institución de acuerdo al entorno
interno y externo, que permitan contemplar el control en todos los aspectos en beneficio de
Banco ProCredit S.A. y de cualquier institución.
Es importante mantener reuniones mensuales programadas, para discusiones sobre nuevos
proyectos, redistribución de funciones y aclaración de dudas, lo cual genera un ambiente de
confianza entre el personal y la jefatura.
Se debe llevar un control de eventos de riesgo, que permita poner énfasis en las actividades
críticas que se determinen y atacar las mismas con controles preventivos y recurrentes, para
lograr que el proceso vuelva a tener un nivel de confianza en sus controles.
125
BIBLIOGRAFÍA
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www.sbs.gob.ec/manuales
www.bce.gob.ec
www.bancoprocredit.com.ec
127
ANEXOS
CODIGO ESTRUCTURA PERIODICIDA PLAZO ENTIDADES QUE REPORTANA01 TASAS DE INTERES PASIVAS EFECTIVAS SEMANAL (L) 2 días calendario Bancos privados, Soc. financieras, mutualistas, tarjetas de crédito, cooperativas
A03COSTOS CREDITO DIFERIDO EN TARJETAS DE
CREDITOMENSUAL (M) 8 días calendario Bancos privados, Soc. financieras, mutualistas, tarjetas de crédito, cooperativas, que manejen tarjeta de crédito
A06 SERVCIOS QUINCENAL (Q) 3 días hábiles Bancos privados, Soc. financieras, mutualistas, tarjetas de crédito, cooperativas, Entidades públicas
A07COSTOS DE CREDITO / MICROEMPRESA –
CONSUMO – COMERCIALSEMANAL (L) 2 días calendario Bancos privados, Soc. financieras, mutualistas, tarjetas de crédito, cooperativas
A08 COSTOS DE CREDITO / VIVIENDA SEMANAL (L) 2 días calendario Bancos privados, Soc. financieras, mutualistas, tarjetas de crédito, cooperativas
A09 TARIFAS A ESTABLECIMIENTOS QUINCENAL (Q) 2 días calendario Bancos privados, Soc. financieras, mutualistas, tarjetas de crédito, cooperativas, que manejen tarjeta de crédito
CODIGO ESTRUCTURA PERIODICIDA PLAZO OBSERVACIONES
T21 CUENTAS CORRIENTESDos veces por
semanaFecha de corte martes
y viernesComprende el detalle de las cuentas corrientes que registra la institución bancaria
T22 CHEQUES PROTESTADOS Diario Diario Comprende el detalle de los cheques protestados por la institución bancariaComprende el detalle de los valores depositados a favor del Ministerio de Justicia, Derechos
Humanos y Cultos
CODIGO ESTRUCTURA PERIODICICA PLAZO OBSERVACIÓNB12 DETALLE CAPTACIONES Y COLOCACIONES Mensual 15 días Se genera una vez cerrado el balance contable
CODIGO ESTRUCTURA PERIODICIDA PLAZO TIPO DE ENTIDAD
Entidades controladas
Entidades controladas
C23 Nómina de parientes de ejecutivos y directorio.
Trimestral obligatorio o
eventual cuando existan cambios
8 días Entidades controladas, excepto, aseguradoras y reaseguradas
Todas las entidades controladas exceptoCooperativas, Mutualistas,
Entidades PúblicasTodas las entidades controladas excepto
Cooperativas, Mutualistas,Entidades Públicas
Entidades controladas
ANEXO 1ESTRUCTURAS A REPORTARA LA SUPERINTENDENCIA DE BANCOS Y SEGUROS
T23 MONTOS TRANSFERIDOS Semanal Corte viernes
C11 Nómina de personalTrimestral
obligatorio o 8 días
C21 Nómina de ejecutivos, directorios o consejos.Trimestral
obligatorio o 8 días
C31 Nómina de accionistas directos Mensual 8 días
C32 Nómina de accionistas indirectos Mensual 8 días
C41 Auditores internosAnual y cuando se
produzcan 8 días Entidades controladas
C02Nómina de ejecutivos, directorios o consejos,
ActualizaciónEventual cuando existan cambios
CUENTAS CORRIENTES
TRANSPARENCIA DE INFORMACION
INFORMACION PARA SUPERVISION Y CONTROL
CATASTRO
CODIGO ESTRUCTURA PERIODICIDA PLAZO OBSERVACIONESEn esta estructura las instituciones sujetas a requerimientos de patrimonio técnico, incluidos losgrupos financieros, deben reportar mensualmente los elementos para el cálculo del patrimonio
técnico requerido y constituidoEn esta estructura debe reportarse mensualmente el detalle de las inversiones registradas enlas cuentas 1901 y 1611. Siendo una estructura de envío obligatorio, si no hay datos, debe
reportarse únicamente la cabecera.En esta estructura deben reportarse mensualmente los anticipos efectuados para adquisiciónde acciones y participaciones de compañías no constituidas. Siendo una estructura de envío
obligatorio, si no hay datos, debe reportarse únicamente la cabeceraEn esta estructura deben reportarse mensualmente los contratos de compra y venta de divisas.
Siendo una estructura de envío obligatorio, si no hay datos, debe reportarse únicamente lacabecera.
CODIGO ESTRUCTURA PERIODICIDA PLAZO OBSERVACIONES
R01 Sujetos de riesgo MENSUAL 5 díasComprende información de los titulares, garantes y codeudores de las operaciones de crédito y contingentes, así como
de los tarjetahabientes que deben ser reportados en las diferentes estructuras de datos del mes correspondiente
R02 Operaciones concedidas MENSUAL 5 díasSe reportarán las operaciones de crédito y contingentes que se hayan concedido, novado, refinanciado o reestructurado
en el mes que corresponde a la fecha de datos
R03 Operaciones anteriores MENSUAL 5 días Comprende el detalle de las operaciones anteriores que fueron novadas, refinanciadas o reestructuradas por una nueva
R04 Saldos de operaciones MENSUAL 5 días Comprende el detalle de los saldos de operaciones de crédito y contingentes que aún se encuentra activas
R05 Operaciones Canceladas EVENTUALComprende el detalle de las operaciones de crédito y contingentes que han sido canceladas o cedidas, así comotambién la cancelación definitiva de las tarjetas de crédito.
R06 Garantes y codeudores MENSUAL 5 díasEn esta estructura se reportarán los garantes y codeudores de las operaciones de créditos y contingentes concedidas,así como aquellos que por alguna razón justificada han dejado de serlo.
R07 Garantías MENSUAL 5 díasEsta estructura comprende información acerca de las garantías reales para las operaciones de créditos y contingentes,así como aquellas que han sido eliminadas.
R08 Bienes Adjudicados MENSUAL 5 díasComprende información sobre los bienes muebles e inmuebles adjudicados a la institución financiera o recibidos endación en pago.
R09 Títulos Valores Adjudicados por pago MENSUAL 5 días Comprende información sobre los títulos valores adjudicados a la institución financiera o recibidos en dación en pago.
R10Provisiones bienes y títulos adjudicados o recibidos en
dación en pagoMENSUAL 5 días
Comprende información respecto de las provisiones constituidas por la institución financieras sobre los bienes mueblese inmuebles y títulos valores adjudicados o recibidos en dación en pago
R11 Grupos económicos MENSUAL 5 díasA través de esta estructura la institución financiera que actúa como “agente” debe informar sobre los créditosparticipados concedidos por las instituciones financieras partícipes
R12 Integrantes grupos económicos EVENTUALa través de esta estructura las instituciones financieras reportan la información relacionada a los grupos económicosregistrados en la entidad, a fin de que este organismo de control les asigne los códigos respectivos que deberán serremitidos en la estructura de datos mensual R13 “Integrantes de grupos económicos”.
R13 Otros Riesgos MENSUAL 5 díasA través de esta estructura las instituciones financieras reportan a la Superintendencia de Bancos y Segurosinformación relacionada con los integrantes de los grupos económicos registrados en cada una de ellas
R60 Reprocesos EVENTUAL
B41 PATRIMONIO TÉCNICO REQUERIDO MENSUAL 5 días
B42DETALLE DE INVERSIONES EN ACCIONES Y PARTICIPACIONES (PATRIMONIO TÉCNICO)
MENSUAL 5 días
B43ANTICIPO PARA ADQUISICIÓN DE ACCIONES Y
PARTICIP.DE CIAS NO CONSTITUIDAS (PATRIMONIO TÉCNICO)
MENSUAL 5 días
PATRIMONIO TECNICO
OPERACIONES ACTIVAS Y CONTINGENTES
B44DETALLE DE CONTRTOS DE COMPRA Y VENTA
DE DIVISAS (PATRIMONIO TÉCNICO)MENSUAL 5 días
CODIGO ESTRUCTURA PERIODICIDA PLAZO OBSERVACIONES
CODIGO ESTRUCTURA PERIODICIDA PLAZO OBSERVACIONES
INFORMACIÓN (1148)
FONDOS DISPONIBLES (Inversiones en el exterior, Depósitos en cuentas del exterior, créditos que se mantiene con Inst. del exterior)
QUINCENAL 2 díasPara la primera quincena del mes se reportan las inversiones en el exterior, para fin de mes se reportan tanto las inversiones como los depósitos en las cuentas dele xterior.
20 días
FONDOS DISPONIBLES
En esta estructura se reportarán todas las transacciones de entrada y/o salida de divisas que se realizan a través de unainstitución financiera controlada por esta Superintendencia de Bancos y Seguros.
TRANSFERENCIAS INTERNACIONALES
E02 Transacciones Internacionales MENSUAL
ANEXO NO. 2: CARTA DE CONFIDENCIALIDAD
Quito, …….. de 201…
Señores
Banco ProCredit S.A.
Ciudad
De nuestras consideraciones:
A través de la presente expresamos a ustedes la obligación de …………….. de mantener absoluta reserva y
confidencialidad respecto de toda información a la que tenga acceso o llegaren a tenerlo dentro del proceso
de ,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,
La obligación de reserva comprende toda la información que sea suministrada por Banco ProCredit S.A.
La confidencialidad a la que se refiere esta comunicación será observada estrictamente por
…………………… y por sus personeros, administradores, empleados sin limitación alguna y por todas las
personas que de una u otra forma tomen parte en el trabajo a realizarse. La información a que se tengan
acceso solamente podrá ser utilizada dentro del desarrollo del trabajo.
En consecuencia, ………………..y sus funcionarios, empleados quedan obligados expresamente a:
Mantener toda la información que reciban de Banco ProCredit S.A. en absoluta confidencialidad y
revelar tal información exclusivamente a las personas que se encuentren participando en la
ejecución del trabajo contratado.
No usar la información que se nos proporcione o facilite, para un propósito diferente al del
contratado.
No revelar a persona alguna, ningún tipo de información sobre la información a la que se tenga
acceso
En caso de no cumplir con lo estipulado, Banco ProCredit estará en su derecho de llevar a cabo las acciones
civiles y penales a las que pueda tener derecho, bastando para eso la sola aseveración del Banco en el sentido
de que …………. Ha violado este acuerdo de confidencialidad.
Así pues, ………. Asume las indemnizaciones y gastos y costos en que pueda incurrir el Banco, por el
incumplimiento de este acuerdo.
Atentamente,
………………
ANEXO NO. 3: DEECLARACIIÓN JURAAMENTADDA
ANEXO Nº. 4: FORMULARIO DE TRANSFERENCIA
Solicitamos procesar las instrucciones contenidas en la presente solicitud de transferencia:
AGENCIA:
INTERNA: NACIONAL: SPI: SWIFT: INTERNACIONAL: RED PROCREDIT: SWIFT:
DATOS DEL CLIENTE ORDENANTE:Nº de documento de Identificación: Tipo de documento:
Nombres y apellidos completos:
Dirección (Calles y número):
Provincia: Cantón:
FORMA DE PAGO: Tipo de Cuenta: CORRIENTE AHORROS PLAZO FIJO Nº
Monto Total: Moneda: Valor en Números: Valor en Letras:
Monto exento: Monto Gravado: Aplica ISD: SI
TRANSFERENCIA INTERNA/ NACIONAL SPI / SWIFT:Transferencia al Banco:
TRANSFERENCIA SWIFT INTERNACIONAL:Banco Intermediario ( Nombre completo):
Código B.I.C Código A.B.A
Banco Beneficiario ( Nombre completo):
Códigos B.I.C Código A.B.A
País:
DATOS DEL BENEFICIARIO:Nº Cuenta Beneficiario:
Tipo de Cuenta: CORRIENTE AHORROS
Nombre Completo Beneficiario:
Dirección (Calles y número):
Nº Doc. de identificación (RUC/CI/PAS):
Teléfono del Beneficiario:
Ciudad y País:
Referencia para cliente beneficiario (Destino fondos):
Relación ordenante – beneficiario: COMERCIAL LABORAL FAMILIAR
Instrucciones especiales para el Exterior/BCE (opcional):
CONCEPTO DEL ENVÍO (ISD):
CONDICIONES PARA TRANSFERENCIAS POR MEDIOS ELECTRÓNICOS
Nombre: Diana Arteaga Nombre: Fecha/Hora: Fecha/Hora:10-02-2012Firma:
PARA USO EXCLUSIVO DE BANCO PROCREDITRESPONSABLE (ELABORADO):
MATRIZ - FINANZAS
AUTORIZACIÓN ÁREA ORDENANTE:
Firma:Firma:
Nombre:
Firma:
TESORERÍA:OPERACIONES :
Banco:
Solicito a PROCREDIT según lo anteriormente indicado, procese las instrucciones contenidas en esta solicitud de transferencia, para lo cual le autorizo expresamente para que a su sola discreción utilice losmedios y corresponsales que crea conveniente. Asumo las responsabilidades derivadas de la presente solicitud, eximiendo al Banco o a sus corresponsales de cualquier tipo de responsabilidad por errores,omisiones, o códigos errados de datos indicados en la presente solicitud, así como por mutilaciones, demoras, detención de fondos por parte de la OFAC (Oficina de control de activos extranjeros) u otra entidadde control y por las causas, motivos o personas que produzcan estos hechos. En caso de requerir anular esta instrucción, dicho pedido lo realizaré por escrito, solicitando al Banco la devolución de los fondos,asumiendo las responsabilidades y costos que se ocasionaren. Acepto que dicha devolución se efectuará una vez que el Banco haya recibido a su vez la devolución de los fondos transferidos. Me comprometoexpresamente a pagar al Banco, el valor de los gastos de esta transferencia y de su devolución, de igual forma de los gastos ocasionados por errores u omisiones resultantes de la errada o incompletainformación por mi proporcionada, para lo cual el Banco queda autorizado desde ya a debitar estos valores de cualquiera de mis cuentas corrientes o de ahorro. Declaro expresamente que los valores empleadosen esta transacción son el producto de negocios o actividades lícitas permitidas por las leyes del Ecuador.
El cliente a través del presente formulario autoriza a Banco ProCredit S.A. a realizar el débito de los valores aquí detallados más los costos porservicios e impuestos (si aplica). Todos los campos son obligatorios excepto las que digan opcionales.
f. TITULAR: __________________________________________
SOLICITUD DE TRANSFERENCIA
Intereses de créditos
DEUTDEFF
NO
USD
AÑO: 2012 MES:
Banco ProCredit S.A.
Av. Atahualpa y Amazonas esquina
Pichincha Quito
DIA: FEBRERO 10
1791269225001
FECHA :
ANEXO 5
SUPERINTENDENCIA DE BANCOS Y SEGUROS
SISTEMA DE NOTIFICACION DE TRANSACCIONES INTERNACIONALES
MANUAL DE ESTRUCTURAS DE INFORMACION
versión 4.1
6 de enero de 2011
SUPERINTENDENCIA DE BANCOS Y SEGUROS
Estructuras de información - Transacciones Internacionales 2
INDICE
1. RECEPCION Y VALIDACION ....................................................................................................... 3
2. DEFINICION DE ESTRUCTURAS................................................................................................. 4
2.1 TRANSACCIONES INTERNACIONALES - (E02) ....................................................................... 4
REGISTRO DE CABECERA ......................................................................................................................... 4 REGISTROS DE DETALLE ......................................................................................................................... 4
2.2 REVERSOS DE TRANSACCIONES INTERNACIONALES - (E03) ........................................ 15
REGISTRO DE CABECERA ....................................................................................................................... 15 REGISTROS DE DETALLE ....................................................................................................................... 16
3. TABLAS ............................................................................................................................................ 18
TABLA 1 CÓDIGO DE LA ESTRUCTURA ............................................................................... 18 TABLA 2 CÓDIGO DE INSTITUCIONES FINANCIERAS .................................................... 18 TABLA 4 TIPO DE IDENTIFICACIÓN ..................................................................................... 20 TABLA 5 CODIGOS DE PAISES ................................................................................................ 20 TABLA 6 CÓDIGO DE PROVINCIA ......................................................................................... 25 TABLA 7 CÓDIGO DE CANTÓN ............................................................................................... 25 TABLA 9 CÓDIGO DE NACIONALIDAD ................................................................................. 31 TABLA33 CODIGOS DE MONEDAS .......................................................................................... 35 TABLA 45 TIPO DE TARJETA DE CREDITO ........................................................................... 38 TABLA 46 CLASE DE TARJETA ................................................................................................. 39 TABLA 121 TIPO DE TRANSACCION ...................................................................................... 39 TABLA 122 MOTIVOS DE TRANSACCIONES INTERNACIONALES ................................ 39 TABLA 123 FORMAS DE ENTRADA /SALIDA DE DIVISAS ................................................ 42 TABLA 124 EXENCION DE IMPUESTOS ................................................................................ 42 TABLA 125 ENTIDAD QUE REALIZA LA TRANSACCION ................................................. 42 TABLA 132 CLASE DE TRANSACCION ................................................................................. 42 TABLA 133 TRANSACCION POR IMPORTACION ............................................................... 42
4. CONTROLES DE VALIDACION ................................................................................................. 43
4.1 TRANSACCIONES INTERNACIONALES (E02) ....................................................................... 43
4.2 REVERSOS DE TRANSACCIONES INTERNACIONALES (E03) ¡ERROR! MARCADOR NO DEFINIDO.
SUPERINTENDENCIA DE BANCOS Y SEGUROS
Estructuras de información - Transacciones Internacionales 3
1. RECEPCION Y VALIDACION En atención al requerimiento formulado por el Ministerio de Coordinación de la Política Económica, este organismo de control conjuntamente con el Servicio de Rentas Internas, el Banco Central del Ecuador y la Unidad de Inteligencia Financiera desarrollaron el proyecto del Sistema de Notificación de Transacciones Internacionales, mediante el cual las instituciones financieras deben reportar las transacciones extraterritoriales de entrada y salida de divisas que realizan a nombre de sus clientes, así como las transacciones de entrada a favor de beneficiarios no clientes. En este sentido se prepararon los formatos de las estructuras E02 “Transacciones Internacionales y E03 “Reversos de Transacciones Internacionales” a través de las cuales las instituciones financieras deben reportar las operaciones de entrada y salida de divisas correspondientes. Las estructuras deben ser preparadas conforme las especificaciones descritas en este manual, en un archivo de texto cuyos datos deben estar separados entre sí por un tabulador, incluso para los campos condicionales u opcionales cuando no contengan información. El archivo no debe contener espacios, líneas en blanco ni caracteres especiales diferentes a los señalados y tampoco tabuladores dentro los datos requeridos. PLAZOS: La estructura de “Transacciones Internacionales” (E02) deberá ser remitida con periodicidad mensual, en un plazo máximo de 20 días calendario contados a partir de la fecha de corte. La estructura de “Reversos de Transacciones Internacionales” (E03) deberá ser remitida eventualmente, cuando se produzcan reversos de las transacciones efectuadas. Esta información deberá ser remitida a la Superintendencia de Bancos y Seguros, quien se encargará de la recepción y validación de la misma, remitiendo para ello un correo electrónico informando la aceptación o los errores de la estructura. En caso de que el diagnóstico de la validación registre errores, es obligación de las entidades reportantes efectuar la corrección de los mismos y retransmitir las estructuras en el plazo de 24 horas para que estas sean nuevamente validadas. Las estructuras que mantengan errores en la validación serán consideradas como información no recibida.
En caso de determinar la falta o retraso en el envío de la información, o si está incompleta o adolece de errores de forma que impidan su aceptación o validación, esta Superintendencia de Bancos y Seguros aplicará las sanciones previstas en las normas correspondientes.
SUPERINTENDENCIA DE BANCOS Y SEGUROS
Estructuras de información - Transacciones Internacionales 4
2. DEFINICION DE ESTRUCTURAS
2.1 Transacciones internacionales - (E02) En esta estructura se reportarán todas las transacciones de entrada y/o salida de divisas que se realizan a través de una institución financiera controlada por esta Superintendencia de Bancos y Seguros. Registro de cabecera Campo código de
la estructura
código de entidad
fecha de datos
número total de registros
Tipo de dato
caracter (3) numérico (4) fecha (dd/mm/aaaa)
numérico(6)
Opción obligatorio obligatorio obligatorio obligatorio
Tabla tabla 1 tabla 2
Código de la estructura.- Codificación asignada a la estructura “Transacciones
internacionales” (E02).
Código de entidad.- Código asignado por la Superintendencia de Bancos y Seguros a cada institución financiera controlada.
Fecha de datos.- Fecha de corte de la información enviada.
Número total de registros.- Número de líneas que contiene el archivo incluido el registro de
cabecera.
Registros de detalle
Campo tipo de
transacción número de transacción
fecha de la transacción
tipo de documento de identificación
del ordenante / beneficiario en
el Ecuador
número de identificación
del ordenante / beneficiario en
el Ecuador
nombre del ordenante /
beneficiario en el Ecuador
dirección del ordenante
/beneficiario en el Ecuador
Tipo de dato
caracter (1) caracter (20) fecha (dd/mm/aaaa)
caracter (1) caracter (13) caracter (150) caracter (150)
Opción obligatorio obligatorio obligatorio *obligatorio *obligatorio obligatorio obligatorio
Tabla tabla 121 tabla 4
Campo provincia del
ordenante / beneficiario en
el Ecuador
cantón del ordenante /
beneficiario en el Ecuador
teléfono del ordenante
/beneficiario en el Ecuador
nombre del ordenante/
beneficiario en el exterior
código BIC institución financiera
ordenante / beneficiaria en
el exterior
código ABA institución financiera
ordenante / beneficiaria en
el exterior
código de país de origen
/destino de la transacción en
el exterior
Tipo de dato
caracter (2) caracter (2) numérico (9) caracter (150) caracter (11) caracter (21) caracter (2)
Opción obligatorio obligatorio *obligatorio obligatorio
Tabla tabla 6 tabla 7 tabla 5
SUPERINTENDENCIA DE BANCOS Y SEGUROS
Estructuras de información - Transacciones Internacionales 5
Campo motivo económico de transacción
forma de entrada / salida
de divisas
exento / no sujeto
impuesto a la salida de divisas
código de la moneda de transacción
monto transferido en
dólares
número de registro de pago por
crédito externo en el BCE
fecha de registro de pago por
crédito externo en el BCE
Tipo de Dato
numérico (3) numérico (2) caracter (2) caracter (3) numérico (16,2) caracter (10) fecha (dd/mm/aaaa)
Opción obligatorio obligatorio * obligatorio obligatorio obligatorio *obligatorio *obligatorio
Tabla tabla 122 tabla 123 tabla 124 tabla 33
Campo monto exento /
no sujeto impuesto a la
salida de divisas
contrato de reaseguro
tipo de tarjeta de crédito
clase de tarjeta emisor de la tarjeta de
crédito internacional
realiza la transacción
Tipo de Dato
numérico (16,2) numérico (16,2) caracter (20) numérico (2) caracter(2) caracter (4) caracter (1)
Opción obligatorio obligatorio *obligatorio *obligatorio *obligatorio *obligatorio obligatorio
Tabla tabla 45 tabla 46 tabla 2 tabla 125
Campo identificación
de la entidad que realiza la transacción
clase de transacción (original o
resultado de un reverso)
transacción por importación
número DAU
Tipo de Dato
caracter (13) caracter (1)
caracter (2)
caracter (19)
Opción * obligatorio obligatorio obligatorio *obligatorio
Tabla tabla 132 tabla 133
Tipo de transacción.- Código que corresponde al tipo de transferencia realizada: entrada de divisas (E) ó salida de divisas (S).
Número de transacción.- Código o número con el cual la institución identifica a cada una de
las transferencias realizadas. Fecha de la transacción.- Es la fecha en la cual se realizó la transacción. Corresponde a la
fecha en la que se debitan, acreditan, se invierte o se paga en ventanilla los valores de la transferencia.
Tipo de documento de identificación del ordenante / beneficiario en el Ecuador.-
Corresponde al tipo del documento de identificación de la persona ordenante ó beneficiara en el Ecuador, de la transferencia realizada. Puede ser C (cédula), R (ruc), o E (código extranjero).
Cuando el registro corresponda a un reporte de transacciones ejecutadas con “Tarjetas de Crédito Corporativas”, se registrará el tipo de identificación de la persona jurídica responsable de la(s) tarjeta(s) de crédito. Previo al envío de esta estructura, el código extranjero debe ser solicitado a la Superintendencia de Bancos y Seguros, Unidad de Gestión de Información, enviando un correo electrónico a la señora Luz Bernardo [email protected], con los siguientes datos:
- Número de pasaporte - Indicar si es persona natural o jurídica (N o J) - Primer nombre - Segundo nombre (opcional si la persona no dispone del mismo en su documento
de identificación) - Primer apellido - Segundo apellido (opcional si la persona no dispone del mismo en su documento
de identificación)
SUPERINTENDENCIA DE BANCOS Y SEGUROS
Estructuras de información - Transacciones Internacionales 6
- Código de nacionalidad, de acuerdo a la tabla 9 - Código de entidad solicitante
.
No es obligatorio para transacciones de entrada de divisas cuando el campo forma entrada / salida de divisas corresponda a los siguientes tipos:
CODIGO DESCRIPCION
40 Consumo con Tarjeta de Crédito 45 Retiro en cajero automático con Tarjeta de Débito 50 Consumo con Tarjeta de Débito
Para los demás casos de entrada de divisas, este campo será de uso *obligatorio, al igual que para todas las transacciones de salida de divisas.
Número del documento de identificación del ordenante / beneficiario en el Ecuador.-
Corresponde al número del documento de identificación de la persona ordenante ó beneficiara en el Ecuador, de la transferencia realizada. Puede ser número de cédula, número de ruc, o código extranjero.
Cuando el registro corresponda a un reporte de transacciones ejecutadas con “Tarjetas de Crédito Corporativas”, se registrará el tipo de identificación de la persona jurídica responsable de la(s) tarjeta(s) de crédito. NO es obligatorio para transacciones de entrada de divisas cuando el campo forma entrada / salida de divisas corresponda a los siguientes tipos:
CODIGO DESCRIPCION
40 Consumo con Tarjeta de Crédito 45 Retiro en cajero automático con Tarjeta de Débito 50 Consumo con Tarjeta de Débito
Para los demás casos de entrada de divisas, este campo será de uso * obligatorio, al igual que para todas las transacciones de salida de divisas.
Nombre del ordenante / beneficiario en el Ecuador.- Corresponde al nombre de la persona
natural o jurídica que es la ordenante ó beneficiara en el Ecuador, de la transferencia realizada.
Dirección del ordenante / beneficiario en el Ecuador.- Es la dirección domiciliaria de la
persona natural o jurídica ordenante ó beneficiara en el Ecuador, de la transferencia realizada. En el caso de personas jurídicas deberá constar la dirección del establecimiento matriz. Debe constar el nombre de la calle principal, el número y el nombre de la calle secundaria.
Provincia del ordenante / beneficiario en el Ecuador.- Es el código de dos dígitos
correspondiente a la provincia de residencia o establecimiento de la persona natural o jurídica ordenante ó beneficiara en el Ecuador, de la transferencia realizada.
Para transacciones de entrada de divisas, en caso de no contar con este dato, deberá colocarse el código de provincia de la oficina de la entidad, en la cual se realiza el pago al beneficiario.
Cantón del ordenante / beneficiario en el Ecuador.- Es el código de dos dígitos
correspondiente al cantón de residencia o establecimiento de la persona natural o jurídica ordenante ó beneficiara en el Ecuador, de la transferencia realizada.
SUPERINTENDENCIA DE BANCOS Y SEGUROS
Estructuras de información - Transacciones Internacionales 7
Para transacciones de entrada de divisas, en caso de no contar con este dato, deberá colocarse el código del cantón de la oficina de la entidad, en la cual se realiza el pago al beneficiario.
Teléfono del ordenante / beneficiario en el Ecuador.- Corresponde al número telefónico de
la persona natural o jurídica ordenante ó beneficiara en el Ecuador, de la transferencia realizada.
Nombre del ordenante / beneficiario en el exterior.- Nombre de la persona ordenante ó
beneficiaria en el exterior de la transferencia realizada.
Debe ser un nombre válido, es decir no deberían constar códigos numéricos. Será de uso *obligatorio cuando el campo motivo económico de la transacción corresponda a uno de los siguientes valores: Comercio exterior de bienes: 105: Importaciones / Exportaciones 110: Anticipos por Importaciones / Exportaciones
Código BIC institución financiera ordenante / beneficiario en el exterior.- Es el código o número BIC de la institución financiera del exterior que actúa como ordenante ó beneficiaria de la transferencia realizada. Si este dato es ingresado, no es necesario que el campo código ABA sea ingresado.
Código ABA institución financiera ordenante / beneficiario en el exterior.- Es el código o
número ABA de la institución financiera del exterior que actúa como ordenante ó beneficiaria de la transferencia realizada. Si este dato es ingresado, no es necesario que el campo código BIC sea ingresado.
Código de país de origen / destino de la transacción en el exterior.- Es el código que
representa al país (en el exterior) destino u origen de la transferencia. Motivo económico de transacción.- Corresponde al código del motivo económico por la cual
se realiza la transferencia.
La institución financiera deberá identificar el motivo económico por el cual sus clientes realizan las transacciones de salida de divisas, en base a la tabla 122. Para las transacciones de entrada de divisas, la entidad debe realizar todas las gestiones necesarias que permitan identificar el motivo económico de la transacción, de acuerdo a la tabla 122.
Forma de entrada / salida de divisas.- Corresponde al código con el que se identifica a la
forma en la que se reciben o envían divisas. Exento / no sujeto impuesto a la salida de divisas.- Código que identifica si la transferencia
realizada está o no exenta del impuesto a la salida de divisas, ó si corresponde a una transacción de sujetos NO PASIVOS.
Si la transacción corresponde a una entrada de divisas, este campo deberá ser NULO, es decir si el campo tipo de transacción es igual a “E”, caso contrario será de uso *obligatorio
El Banco Central del Ecuador es la única entidad que podrá utilizar el código “04” en este campo; lo hará para reportar las transacciones que realizan las instituciones financieras a nombre de sus clientes.
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A partir del 1 de enero de 2010: Las transferencias hacia el exterior hasta USD 1000.00 se encuentran exentas del
pago del ISD, (excepto aquellas que supongan la utilización de tarjetas de crédito o débito), en cuyo caso el valor de este campo será “01”
Sobre transferencias superiores a USD 1000.00 (excepto de tarjetas de crédito o
débito), el ISD se calculará sobre el 2% de la diferencia: monto transferido en dólares – 1000.00, en cuyo caso el valor de este campo será “02”.
Para transferencias hacia el exterior sobre cualquier monto, realizadas mediante
tarjetas de crédito o débito, el valor de este campo será “02”. Ejemplos (Instrucción del Servicio de Rentas Internas):
1. Transferencias de USD 0,01 hasta USD 1.000,24, que no sean producto del uso de tarjetas de crédito o débito, deberán reportarse de la siguiente forma:
CAMPOS E02:
exento –
no sujeto
ISD
monto
transferido
en dólares
monto
exento - No
sujeto
impuesto a la
Salida de
Divisas
Ejemplo
transferencia 1
01
643,00
643,00
0,00
Ejemplo
transferencia 2
01
1.000,00
1.000,00
0,00
Ejemplo
transferencia 3
01
1.000,24
1.000,00
0,00
2. Transferencias de USD 1.000,25 en adelante, que no sean producto del uso
de tarjetas de crédito o débito, deberán reportarse de la siguiente forma:
CAMPOS E02:
exento –
no sujeto
ISD
monto
transferido
en dólares
monto
exento - No
sujeto
impuesto a la
Salida de
Divisas
Ejemplo
transferencia 4
02
1.000,25
1.000,00
0,01
Ejemplo
transferencia 5
02
5.561,00
1.000,00
91,22
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3. Transacciones que supongan utilización de tarjetas de crédito o débito, sobre cualquier valor, deberán reportarse de la siguiente manera:
CAMPOS E02:
exento –
no sujeto
ISD
monto
transferido
en dólares
monto
exento - No
sujeto
impuesto a la
Salida de
Divisas
Ejemplo 1
tarjetas crédito -
débito
02
900,00
0,00
18,00
Ejemplo 2
tarjetas crédito -
débito
02
1.000,00
0,00
20,00
Ejemplo 3
tarjetas crédito -
débito
02
7.500,00
0,00
150,00
Código de la moneda de la transacción.- Es el código que representa a la moneda en la cual se realiza la transferencia.
Monto transferido en dólares.- Representa el monto o valor expresado en dólares transferido
en la operación. Debe usarse dos decimales.
La conversión de la moneda origen a dólares debe realizarse utilizando la cotización que se aplicó a la fecha de la transacción y con la cual se contabilizó la operación (cotización de canje)
Cuando el registro corresponda a un reporte de transacciones ejecutadas con “Tarjetas de Crédito Corporativas”, se registrará en este campo el valor resultado de la consolidación de todas las transacciones (igual motivo económico) realizadas con las tarjetas concedidas a las personas naturales bajo el contrato de la persona jurídica responsable de la emisión de la(s) tarjeta(s).
Número de registro de pago por crédito externo en el BCE.- Es el número del registro del
pago de capital o intereses, correspondiente al crédito externo registrado en el Banco Central del Ecuador.
Será de uso *obligatorio cuando el campo motivo económico de la transacción corresponda a uno de los siguientes valores: “410”, “710”, “720” Renta de la inversión: 410: Intereses de créditos Transacciones de pasivos frente a No residentes: 710: Amortización de créditos concedidos por no residentes 720: Prepago de créditos Para los demás casos será NULO.
Fecha de registro de pago por crédito externo en el BCE.- Corresponde a la fecha del
registro del pago de capital o intereses de correspondientes al crédito externo registrado en el Banco Central del Ecuador.
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Será de uso *obligatorio cuando el campo motivo económico de la transacción corresponda a uno de los siguientes valores: “410”, “710”, “720”
Renta de la inversión: 410: Intereses de créditos
Transacciones de pasivos frente a No residentes: 710: Amortización de créditos concedidos por no residentes 720: Prepago de créditos
Para los demás casos será NULO. Monto exento/ no sujeto.- Representa el monto o valor de la transferencia que está exento
de impuestos. Debe ser expresado en unidades de dólar con centavos.
A partir del 1 de enero de 2010: Las transferencias hacia el exterior hasta USD 1000.00 se encuentran exentas del
pago del ISD, excepto aquellas que supongan la utilización de tarjetas de crédito o débito.
Sobre transferencias superiores a USD 1000.00 (excepto de tarjetas de crédito o
débito), el ISD se calculará sobre el 2% de la diferencia: monto transferido en dólares – 1000.00.
Ejemplos (Instrucción del Servicio de Rentas Internas):
4. Transferencias de USD 0,01 hasta USD 1.000,24, que no sean producto del uso de tarjetas de crédito o débito, deberán reportarse de la siguiente forma:
CAMPOS E02:
exento –
no sujeto
ISD
monto
transferido
en dólares
monto
exento - No
sujeto
impuesto a la
Salida de
Divisas
Ejemplo
transferencia 1
01
643,00
643,00
0,00
Ejemplo
transferencia 2
01
1.000,00
1.000,00
0,00
Ejemplo
transferencia 3
01
1.000,24
1.000,00
0,00
5. Transferencias de USD 1.000,25 en adelante, que no sean producto del uso
de tarjetas de crédito o débito, deberán reportarse de la siguiente forma:
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CAMPOS E02:
exento –
no sujeto
ISD
monto
transferido
en dólares
monto
exento - No
sujeto
impuesto a la
Salida de
Divisas
Ejemplo
transferencia 4
02
1.000,25
1.000,00
0,01
Ejemplo
transferencia 5
02
5.561,00
1.000,00
91,22
6. Transacciones que supongan utilización de tarjetas de crédito o débito, sobre
cualquier valor, deberán reportarse de la siguiente manera:
CAMPOS E02:
exento –
no sujeto
ISD
monto
transferido
en dólares
monto
exento - No
sujeto
impuesto a la
Salida de
Divisas
Ejemplo 1
tarjetas crédito -
débito
02
900,00
0,00
18,00
Ejemplo 2
tarjetas crédito -
débito
02
1.000,00
0,00
20,00
Ejemplo 3
tarjetas crédito -
débito
02
7.500,00
0,00
150,00
Impuesto a la salida de divisas.- Es el valor del impuesto causado por la salida de divisas.
Debe ser expresado en unidades de dólar con centavos.
A partir del 1 de enero de 2010: Las transferencias hacia el exterior hasta USD 1000.00 se encuentran exentas del
pago del ISD, excepto aquellas que supongan la utilización de tarjetas de crédito o débito.
Sobre transferencias superiores a USD 1000.00 (excepto de tarjetas de crédito o
débito), el ISD se calculará sobre el 2% de la diferencia: monto transferido en dólares – 1000.00.
Ejemplos (Instrucción del Servicio de Rentas Internas): 1. Transferencias de USD 0,01 hasta USD 1.000,24, que no sean producto del
uso de tarjetas de crédito o débito, deberán reportarse de la siguiente forma:
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CAMPOS E02:
exento –
no sujeto
ISD
monto
transferido
en dólares
monto
exento - No
sujeto
impuesto a la
Salida de
Divisas
Ejemplo
transferencia 1
01
643,00
643,00
0,00
Ejemplo
transferencia 2
01
1.000,00
1.000,00
0,00
Ejemplo
transferencia 3
01
1.000,24
1.000,00
0,00
2. Transferencias de USD 1.000,25 en adelante, que no sean producto del uso
de tarjetas de crédito o débito, deberán reportarse de la siguiente forma:
CAMPOS E02:
exento –
no sujeto
ISD
monto
transferido
en dólares
monto
exento - No
sujeto
impuesto a la
Salida de
Divisas
Ejemplo
transferencia 4
02
1.000,25
1.000,00
0,01
Ejemplo
transferencia 5
02
5.561,00
1.000,00
91,22
3. Transacciones que supongan utilización de tarjetas de crédito o débito, sobre
cualquier valor, deberán reportarse de la siguiente manera:
CAMPOS E02:
exento –
no sujeto
ISD
monto
transferido
en dólares
monto
exento - No
sujeto
impuesto a la
Salida de
Divisas
Ejemplo 1
tarjetas crédito -
débito
02
900,00
0,00
18,00
Ejemplo 2
tarjetas crédito -
débito
02
1.000,00
0,00
20,00
Ejemplo 3
tarjetas crédito -
débito
02
7.500,00
0,00
150,00
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Contrato de reaseguro.- Corresponde al número o identificación de contrato de reaseguro que respalda el motivo para la salida de divisas exenta. Será de uso *obligatorio cuando el campo motivo económico de la transacción corresponda al siguiente valor Servicios financieros: 210: Primas por reaseguros / retrocesiones Para los demás casos será NULO.
Tipo de tarjeta de crédito.- Es el código asociado al tipo de tarjeta de crédito internacional, de acuerdo a la tabla 45. Este campo será de uso *obligatorio cuando el campo forma de entrada / salida de divisas tenga uno de los siguientes valores:
CODIGO DESCRIPCION
35 Avance de efectivo tarjeta de crédito 40 Consumo con tarjeta de crédito
Para otras formas de pago, este campo será nulo
Clase de tarjeta.- Código que identifica que clase de tarjeta de crédito, si es personal o
corporativa.
Será de uso * obligatorio, siempre y cuando la tarjeta de crédito haya sido emitida por una de las instituciones financieras controladas por la Superintendencia de Bancos y Seguros, caso contrario será nulo. Este campo será de uso *obligatorio cuando el campo forma de entrada / salida de divisas tenga uno de los siguientes valores:
CODIGO DESCRIPCION
35 Avance de efectivo tarjeta de crédito 40 Consumo con tarjeta de crédito
Para otras formas de pago, este campo será nulo
Emisor de la tarjeta de crédito internacional.- Corresponde al código asignado a la
institución emisora de la tarjeta de crédito internacional, siempre y cuando la tarjeta de crédito haya sido emitida por una de las instituciones financieras controladas por la Superintendencia de Bancos y Seguros, caso contrario será nulo. Este campo será de uso *obligatorio cuando el campo forma de entrada / salida de divisas tenga uno de los siguientes valores:
CODIGO DESCRIPCION
35 Avance de efectivo tarjeta de crédito 40 Consumo con tarjeta de crédito
Para otras formas de pago, este campo será nulo
Realiza la transacción.- Código que indica si la transferencia fue realizada directamente por
la entidad financiera informante o si se utilizó un tercero intermediario, ya sea otra institución financiera, incluido el Banco Central del Ecuador, o un Courier. A continuación varios ejemplos:
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El Banco A tiene un cliente X que ha solicitado la transferencia de USD. 1000; el Banco A
realiza la transferencia directamente hacia el exterior: En este caso el código utilizado debe ser “D”.
El Banco A tiene un cliente X que ha solicitado la transferencia de USD. 1000; para el
envío, el Banco A solicita al Banco B que realice la transferencia: El código que debe utilizar el Banco A es el “T, y el código que debe utilizar el Banco B es el “D”
El Banco A tiene un cliente que ha solicitado la transferencia de USD. 1000; para el envío
el Banco A utiliza una remesadora: En este caso el código que debe utilizar el Banco A es el “M”.
Para el efecto se deben considerar los siguientes códigos:
Entidad a través de la cual se realiza la transferencia código Propia entidad informante D Otra institución financiera, Banco Central del Ecuador T Entidad remesadora M
Es importante recordar que todas las transacciones deben ser reportadas por las instituciones financieras, sin importar si la transferencia fue realizada directamente o a través de un tercero, ya que esa diferenciación se realiza al consignar los códigos “D”, “T” o “M”.
Identificación entidad que realiza la transacción.- Representa al número de identificación de la entidad a través de la cual se realizó efectivamente la transferencia.
Si la transacción fue realizada por otra institución financiera ó Banco Central del Ecuador, entonces este campo deberá contener el número de RUC de esa entidad financiera, en cuyo caso es de uso * obligatorio. Si la transacción fue realizada por una remesadora, este campo deberá contener el número de RUC de la entidad remesadora, en cuyo caso es de uso * obligatorio. Si la transacción fue realizada por la propia entidad informante, este campo deberá tener un valor NULO.
Clase de transacción (original o resultado del reverso).- Código que indica si la transacción reportada corresponde a una transacción original o por lo contrario si tiene su origen en una transacción anterior que, por cualquier razón, no pudo ser concluida, causando un reverso y la consiguiente necesidad de realizar un nuevo envío, que se efectúa mediante la transacción que está siendo reportada. .
Transacción por importación.- Código que señala si la transacción reportada corresponde a un pago por importación ó no (otros conceptos).
Número DAU.- Corresponde al número de declaración aduanera única emitida por la CAE y que respalda el motivo para la salida de divisas. Será de uso *obligatorio cuando el campo motivo económico de la transacción sea: 105 ”Importaciones / Exportaciones” ó 110 “Anticipos por Importaciones / Exportaciones”, siempre y cuando el cliente (ordenante ó beneficiario) disponga de esta información. Para los demás casos será NULO.
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2.2 Reversos de Transacciones internacionales - (E03) Esta estructura podrá ser utilizada por las instituciones financieras para reportar aquellas transacciones de entrada y/o salida de divisas que han sido reversadas en cada periodo mensual. No tiene una periodicidad de envío fija, solamente se reportara cuando existan reversos de transacciones en el periodo mensual respectivo. La transacción reversada que se reporta en esta estructura debe corresponder a la misma información que la reportada originalmente en la estructura E02. Para ello, previo a la aceptación de esta estructura (E03) se verificará que la transacción original se encuentre almacenada en la base de datos respectiva. Registro de cabecera Campo código de la
estructura código de
entidad fecha de
datos número total de registros
Tipo de dato
caracter (3) numérico (4) fecha (dd/mm/aaaa)
numérico(6)
Opción obligatorio obligatorio obligatorio obligatorio
Tabla tabla 1 tabla 2
Código de la estructura.- Codificación asignada a la estructura “Reversos - Transacciones
internacionales”.
Código de entidad.- Código asignado por la Superintendencia de Bancos y Seguros a cada institución financiera controlada.
Fecha de datos.- Fecha de corte de la información enviada.
Número total de registros.- Número de líneas que contiene el archivo incluido el registro de
cabecera.
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Registros de detalle
Campo tipo de transacción
número de transacción
fecha de la transacción
fecha del reverso
monto del reverso
tipo de documento de identificación
del ordenante / beneficiario en
el Ecuador Tipo de dato
caracter (1) caracter (20) fecha (dd/mm/aaaa)
fecha (dd/mm/aaaa)
numérico (15,2) caracter (1)
Opción obligatorio obligatorio obligatorio obligatorio obligatorio *obligatorio
Tabla tabla 121 tabla 4
Campo número de
identificación del ordenante / beneficiario en
el Ecuador
motivo económico de la transacción
transacción exenta- no sujeta al Impuesto
monto exento / no sujeto
monto gravado impuesto a la salida de divisas
reversado
Tipo de dato
caracter (13) numérico (3) caracter (2) numérico (16,2) numérico (16,2) numérico (16,2)
Opción *obligatorio obligatorio condicional obligatorio obligatorio obligatorio
Tabla tabla 122 Tabla 124
Tipo de transacción.- Código que corresponde al tipo de transacción (entrada ó de salida de divisas) que fue realizada inicialmente por la institución financiera y que posteriormente fue reversada.
Número de transacción.- Código o número de la transacción original que posteriormente fue
reversada. Fecha de la transacción.- Es la fecha en la cual se realizó la transacción original y que debió
haber sido reportada en la estructura E02. Fecha del reverso.- Es la fecha en la cual se realizó el reverso de la transacción original. Monto del reverso.- Representa el monto o valor que ha sido reversado. Debe ser menor o
igual al valor de la transacción original. Tipo de documento de identificación del ordenante / beneficiario en el Ecuador.-
Corresponde al tipo del documento de identificación de la persona ordenante ó beneficiara en el Ecuador, de la transferencia realizada y posteriormente reversada. Puede ser C (cédula), R (ruc), o E (código extranjero).
Debe correponder exactamente al dato reportado en la estructura E02.
Número del documento de identificación del ordenante / beneficiario en el Ecuador.-
Corresponde al número del documento de identificación de la persona ordenante ó beneficiara en el Ecuador, de la transferencia realizada y posteriormente reversada. Puede ser número de cédula, número de ruc, o código extranjero.
Debe correponder exactamente al dato reportado en la estructura E02.
Motivo económico de la transacción.- Corresponde al código del motivo económico por la
cual se realizó la transacción original. Transacción exenta / no sujeta al impuesto a la salida de divisas.- Código que identifica si
la transferencia realizada está o no exenta del impuesto a la salida de divisas, o si corresponde a una transacción de sujetos NO PASIVOS. Será de uso obligatorio para todas las transacciones de salida de divisas. Para las transacciones de entrada divisas, este campo deberá ser NULO.
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El Banco Central del Ecuador es la única entidad que podrá utilizar el código “04” en este campo; lo hará para reportar las transacciones que realizan las instituciones financieras a nombre de sus clientes.
Monto exento/ no sujeto.- Representa el monto o valor de la transferencia que está exento
de impuestos y que es resultado del reverso de la transacción. Monto gravado.- Es el monto o el valor gravado con el impuesto a la salida de divisas y que
es resultado del reverso de la transacción. Impuesto a la salida de divisas reversado.- Es el valor del impuesto a la salida de divisas
que es resultado del reverso de la transacción.
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3. TABLAS
TABLA 1 CÓDIGO DE LA ESTRUCTURA
CÓDIGO DESCRIPCION DE LA ESTRUCTURA
E02 TRANSACCIONES INTERNACIONALES
E03 REVERSOS - TRANSACCIONES INTERNACIONALES
TABLA 2 CÓDIGO DE INSTITUCIONES FINANCIERAS
CÓDIGO ENTIDAD
INSTITUCIONES FINANCIERAS PUBLICAS
1050 BANCO CENTRAL DEL ECUADOR
1051 BANCO DEL ESTADO
1052 BANCO ECUATORIANO DE LA VIVIENDA
1053 BANCO NACIONAL DE FOMENTO
1054 CORPORACION FINANCIERA NACIONAL
1055 FONDO DE SOLIDARIDAD
1056 INST.ECUAT.CREDITO EDUCATIVO Y BECAS
BANCOS PRIVADOS
1002 AMAZONAS
1004 AUSTRO S.A.
1006 DE GUAYAQUIL
1007 BOLIVARIANO C.A.
1010 COFIEC
1011 COMERCIAL DE MANABI
1014 DEL LITORAL
1020 GENERAL RUMIÑAHUI
1023 INTERNACIONAL
1025 DE LOJA
1026 MACHALA
1028 PACIFICO
1029 PICHINCHA
1033 PRODUBANCO
1037 SOLIDARIO S.A.
1038 SUDAMERICANO
1039 TERRITORIAL
1041 UNIBANCO
1148 PROCREDIT S.A.
1151 CAPITAL S.A.
1418 MM JARAMILLO ARTEAGA S.A.
1422 DELBANK S.A.
1009 CITIBANK (CITIGROUP)
1024 LLOYDS TSB BANK PLC. (SUCURSAL ECUADOR)
SOCIEDADES FINANCIERAS
1150 CONSULCREDITO
1152 DINERS CLUB DEL ECUADOR
1155 FIDASA
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1158 FIRESA
1159 GLOBAL
1161 INTERAMERICANA
1162 LEASINGCORP
1165 FINCA S.A.
1166 PROINCO S.A.
1168 UNIFINSA
2101 VAZCORP S.A.
CASAS DE CAMBIO
1061 DELGADO
MUTUALISTAS
1070 MUTUALISTA AMBATO
1071 MUTUALISTA AZUAY
1072 MUTUALISTA BENALCAZAR
1074 MUTUALISTA IMBABURA
1076 MUTUALISTA PICHINCHA
TARJETAS DE CREDITO
1118 PACIFICARD
COOPERATIVAS DE AHORRO Y CREDITO
1119 11 DE JUNIO
1120 15 DE ABRIL
1121 23 DE JULIO
1122 29 DE OCTUBRE
1123 ANDALUCIA
1124 ATUNTAQUI
1125 CACPECO
1127 CHONE LTDA
1128 DESARROLLO DE LOS PUEBLOS LTDA.
1129 COMERCIO LTDA.
1130 COTOCOLLAO
1131 EL SAGRARIO
1132 GUARANDA
1133 LA DOLOROSA
1134 NACIONAL
1135 OSCUS
1136 PABLO MUÑOZ VEGA
1137 PROGRESO
1138 RIOBAMBA
1139 SAN FRANCISCO
1140 SANTA ANA
1141 SANTA ROSA
1143 TULCAN
1182 SAN FRANCISCO DE ASIS
1388 PREVISION, AHORRO Y DESARROLLO
2100 DE LA PEQUEÑA EMPRESA DE PASTAZA
2102 CAJA CENTRAL COOPERATIVA FINANCOOP
2129 VICENTINA MANUEL ESTEBAN GODOY ORTEGA LTDA.
2130 CAMARA DE COMERCIO DE QUITO LTDA.
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2137 ALIANZA DEL VALLE LTDA.
2140 JUVENTUD ECUATORIANA PROGRESISTA LTDA.
2141 JESUS DEL GRAN PODER LTDA.
2143 CALCETA LTDA.
2743 METROPOLITANA LTDA.
2753 9 DE OCTUBRE LTDA.
3304 PADRE JULIAN LORENTE LTDA.
3352 CACPE BIBLIAN LTDA.
3364 SAN JOSE LTDA.
3615 JARDIN AZUAYO LTDA.
BANCOS OFF SHORE
1356 CONTINENTAL OVERSEAS
1360 GUAYAQUIL BANK TRUST
1362 PACIFICO PANAMA
TABLA 4 TIPO DE IDENTIFICACIÓN CODIGO DESCRIPCION
C Para personas naturales identificadas con la cédula de identidad.
R Para personas naturales o jurídicas identificadas con el número de ruc
E Para personas naturales o jurídicas identificadas como extranjeras (proporcionado por la Superintendencia de Bancos y Seguros)
TABLA 5 CODIGOS DE PAISES CODIGO PAISAD ANDORRA AE UNITED ARAB EMIRATES AF AFGHANISTAN AG ANTIGUA AND BARBUDA AI ANGUILLA AL ALBANIA AM ARMENIA AN NETHERLANDS ANTILLES AO ANGOLA AQ ANTARCTICA AR ARGENTINA AS AMERICAN SAMOA AT AUSTRIA AU AUSTRALIA AW ARUBA AX ÅLAND ISLANDS AZ AZERBAIJAN BA BOSNIA AND HERZEGOVINA BB BARBADOS BD BANGLADESH BE BELGIUM BF BURKINA FASO BG BULGARIA
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BH BAHRAIN BI BURUNDI BJ BENIN BL SAINT BARTHÉLEMY BM BERMUDA BN BRUNEI DARUSSALAM BO BOLIVIA BR BRAZIL BS BAHAMAS BT BHUTAN BV BOUVET ISLAND BW BOTSWANA BY BELARUS BZ BELIZE CA CANADA CC COCOS (KEELING) ISLANDS CD CONGO, THE DEMOCRATIC REPUBLIC OF THE CF CENTRAL AFRICAN REPUBLIC CG CONGO CH SWITZERLAND CI CÔTE D'IVOIRE CK COOK ISLANDS CL CHILE CM CAMEROON CN CHINA CO COLOMBIA CR COSTA RICA CU CUBA CV CAPE VERDE CX CHRISTMAS ISLAND CY CYPRUS CZ CZECH REPUBLIC DE GERMANY DJ DJIBOUTI DK DENMARK DM DOMINICA DO DOMINICAN REPUBLIC DZ ALGERIA EC ECUADOR EE ESTONIA EG EGYPT EH WESTERN SAHARA ER ERITREA ES SPAIN ET ETHIOPIA FI FINLAND FJ FIJI FK FALKLAND ISLANDS (MALVINAS) FM MICRONESIA, FEDERATED STATES OF FO FAROE ISLANDS FR FRANCE GA GABON GB UNITED KINGDOM GD GRENADA GE GEORGIA GF FRENCH GUIANA GG GUERNSEY GH GHANA
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GI GIBRALTAR GL GREENLAND GM GAMBIA GN GUINEA GP GUADELOUPE GQ EQUATORIAL GUINEA GR GREECE GS SOUTH GEORGIA AND THE SOUTH SANDWICH
ISLANDS GT GUATEMALA GU GUAM GW GUINEA-BISSAU GY GUYANA HK HONG KONG HM HEARD ISLAND AND MCDONALD ISLANDS HN HONDURAS HR CROATIA HT HAITI HU HUNGARY ID INDONESIA IE IRELAND IL ISRAEL IM ISLE OF MAN IN INDIA IO BRITISH INDIAN OCEAN TERRITORY IQ IRAQ IR IRAN, ISLAMIC REPUBLIC OF IS ICELAND IT ITALY JE JERSEY JM JAMAICA JO JORDAN JP JAPAN KE KENYA KG KYRGYZSTAN KH CAMBODIA KI KIRIBATI KM COMOROS KN SAINT KITTS AND NEVIS KP KOREA, DEMOCRATIC PEOPLE'S REPUBLIC OF KR KOREA, REPUBLIC OF KW KUWAIT KY CAYMAN ISLANDS KZ KAZAKHSTAN LA LAO PEOPLE'S DEMOCRATIC REPUBLIC LB LEBANON LC SAINT LUCIA LI LIECHTENSTEIN LK SRI LANKA LR LIBERIA LS LESOTHO LT LITHUANIA LU LUXEMBOURG LV LATVIA LY LIBYAN ARAB JAMAHIRIYA MA MOROCCO MC MONACO MD MOLDOVA, REPUBLIC OF ME MONTENEGRO
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MF SAINT MARTIN MG MADAGASCAR MH MARSHALL ISLANDS MK MACEDONIA, THE FORMER YUGOSLAV REPUBLIC OF ML MALI MM MYANMAR MN MONGOLIA MO MACAO MP NORTHERN MARIANA ISLANDS MQ MARTINIQUE MR MAURITANIA MS MONTSERRAT MT MALTA MU MAURITIUS MV MALDIVES MW MALAWI MX MEXICO MY MALAYSIA MZ MOZAMBIQUE NA NAMIBIA NC NEW CALEDONIA NE NIGER NF NORFOLK ISLAND NG NIGERIA NI NICARAGUA NL NETHERLANDS NO NORWAY NP NEPAL NR NAURU NU NIUE NZ NEW ZEALAND OM OMAN PA PANAMA PE PERU PF FRENCH POLYNESIA PG PAPUA NEW GUINEA PH PHILIPPINES PK PAKISTAN PL POLAND PM SAINT PIERRE AND MIQUELON PN PITCAIRN PR PUERTO RICO PS PALESTINIAN TERRITORY, OCCUPIED PT PORTUGAL PW PALAU PY PARAGUAY QA QATAR RE REUNION RO ROMANIA RS SERBIA RU RUSSIAN FEDERATION RW RWANDA SA SAUDI ARABIA SB SOLOMON ISLANDS SC SEYCHELLES SD SUDAN SE SWEDEN SG SINGAPORE
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SH SAINT HELENA SI SLOVENIA SJ SVALBARD AND JAN MAYEN SK SLOVAKIA SL SIERRA LEONE SM SAN MARINO SN SENEGAL SO SOMALIA SR SURINAME ST SAO TOME AND PRINCIPE SV EL SALVADOR SY SYRIAN ARAB REPUBLIC SZ SWAZILAND TC TURKS AND CAICOS ISLANDS TD CHAD TF FRENCH SOUTHERN TERRITORIES TG TOGO TH THAILAND TJ TAJIKISTAN TK TOKELAU TL TIMOR-LESTE TM TURKMENISTAN TN TUNISIA TO TONGA TR TURKEY TT TRINIDAD AND TOBAGO TV TUVALU TW TAIWAN, PROVINCE OF CHINA TZ TANZANIA, UNITED REPUBLIC OF UA UKRAINE UG UGANDA UM UNITED STATES MINOR OUTLYING ISLANDS US UNITED STATES UY URUGUAY UZ UZBEKISTAN VA HOLY SEE (VATICAN CITY STATE) VC SAINT VINCENT AND THE GRENADINES VE VENEZUELA VG VIRGIN ISLANDS, BRITISH VI VIRGIN ISLANDS, U.S. VN VIET NAM VU VANUATU WF WALLIS AND FUTUNA WS SAMOA YE YEMEN YT MAYOTTE ZA SOUTH AFRICA ZM ZAMBIA ZW ZIMBABWE
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TABLA 6 CÓDIGO DE PROVINCIA CODIGO DESCRIPCION - PROVINCIA
01 AZUAY
02 BOLIVAR
03 CAÑAR
04 CARCHI
05 COTOPAXI
06 CHIMBORAZO
07 EL ORO
08 ESMERALDAS
09 GUAYAS
10 IMBABURA
11 LOJA
12 LOS RIOS
13 MANABI
14 MORONA SANTIAGO
15 NAPO
16 PASTAZA
17 PICHINCHA
18 TUNGURAHUA
19 ZAMORA CHINCHIPE
20 GALAPAGOS
21 SUCUMBIOS
22 ORELLANA
23 SANTO DOMINGO DE LOS SATCHILAS
24 SANTA ELENA
TABLA 7 CÓDIGO DE CANTÓN
código de
provincia nombre de provincia
código de
cantón nombre cantón
01 AZUAY 01 CUENCA
01 AZUAY 02 GIRON
01 AZUAY 03 GUALACEO
01 AZUAY 04 NABON
01 AZUAY 05 PAUTE
01 AZUAY 06 PUCARA
01 AZUAY 07 SAN FERNANDO
01 AZUAY 08 SANTA ISABEL
01 AZUAY 09 SIGSIG
01 AZUAY 10 OÑA
01 AZUAY 11 CHORDELEG
01 AZUAY 12 EL PAN
01 AZUAY 13 SEVILLA DE ORO
01 AZUAY 14 GUACHAPALA
01 AZUAY 15 CAMILO PONCE ENRIQUEZ
02 BOLIVAR 01 GUARANDA
02 BOLIVAR 02 CHILLANES
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código de
provincia nombre de provincia
código de
cantón nombre cantón
02 BOLIVAR 03 CHIMBO
02 BOLIVAR 04 ECHEANDIA
02 BOLIVAR 05 SAN MIGUEL
02 BOLIVAR 06 CALUMA
02 BOLIVAR 07 LAS NAVES
03 CAÑAR 01 AZOGUES
03 CAÑAR 02 BIBLIAN
03 CAÑAR 03 CAÑAR
03 CAÑAR 04 LA TRONCAL
03 CAÑAR 05 EL TAMBO
03 CAÑAR 06 DELEG
03 CAÑAR 07 SUSCAL
04 CARCHI 01 TULCAN
04 CARCHI 02 BOLIVAR
04 CARCHI 03 ESPEJO
04 CARCHI 04 MIRA
04 CARCHI 05 MONTUFAR
04 CARCHI 06 SAN PEDRO DE HUACA
05 COTOPAXI 01 LATACUNGA
05 COTOPAXI 02 LA MANA
05 COTOPAXI 03 PANGUA
05 COTOPAXI 04 PUJILI
05 COTOPAXI 05 SALCEDO
05 COTOPAXI 06 SAQUISILI
05 COTOPAXI 07 SIGCHOS
06 CHIMBORAZO 01 RIOBAMBA
06 CHIMBORAZO 02 ALAUSI
06 CHIMBORAZO 03 COLTA
06 CHIMBORAZO 04 CHAMBO
06 CHIMBORAZO 05 CHUNCHI
06 CHIMBORAZO 06 GUAMOTE
06 CHIMBORAZO 07 GUANO
06 CHIMBORAZO 08 PALLATANGA
06 CHIMBORAZO 09 PENIPE
06 CHIMBORAZO 10 CUMANDA
07 EL ORO 01 MACHALA
07 EL ORO 02 ARENILLAS
07 EL ORO 03 ATAHUALPA
07 EL ORO 04 BALSAS
07 EL ORO 05 CHILLA
07 EL ORO 06 EL GUABO
07 EL ORO 07 HUAQUILLAS
07 EL ORO 08 MARCABELI
07 EL ORO 09 PASAJE
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código de
provincia nombre de provincia
código de
cantón nombre cantón
07 EL ORO 10 PIÑAS
07 EL ORO 11 PORTOVELO
07 EL ORO 12 SANTA ROSA
07 EL ORO 13 ZARUMA
07 EL ORO 14 LAS LAJAS
08 ESMERALDAS 01 ESMERALDAS
08 ESMERALDAS 02 ELOY ALFARO
08 ESMERALDAS 03 MUISNE
08 ESMERALDAS 04 QUININDE
08 ESMERALDAS 05 SAN LORENZO
08 ESMERALDAS 06 ATACAMES
08 ESMERALDAS 07 RIO VERDE
08 ESMERALDAS 08 LA CONCORDIA
09 GUAYAS 01 GUAYAQUIL
09 GUAYAS 02 ALFREDO BAQUERIZO MORENO (JUJAN)
09 GUAYAS 03 BALAO
09 GUAYAS 04 BALZAR
09 GUAYAS 05 COLIMES
09 GUAYAS 06 DAULE
09 GUAYAS 07 DURAN
09 GUAYAS 08 EL EMPALME
09 GUAYAS 09 EL TRIUNFO
09 GUAYAS 10 MILAGRO
09 GUAYAS 11 NARANJAL
09 GUAYAS 12 NARANJITO
09 GUAYAS 13 PALESTINA
09 GUAYAS 14 PEDRO CARBO
09 GUAYAS 16 SAMBORONDON
09 GUAYAS 18 SANTA LUCIA
09 GUAYAS 19 SALITRE (URBIAN JADO)
09 GUAYAS 20 SAN JACINTO DE YAGUACHI
09 GUAYAS 21 PLAYAS
09 GUAYAS 22 SIMON BOLIVAR
09 GUAYAS 23 CORONEL MARCELINO MARIDUEÑA
09 GUAYAS 24 LOMAS DE SARGENTILLO
09 GUAYAS 25 NOBOL
09 GUAYAS 27 GENERAL ANTONIO ELIZALDE (BUCAY)
09 GUAYAS 28 ISIDRO AYORA
10 IMBABURA 01 IBARRA
10 IMBABURA 02 ANTONIO ANTE
10 IMBABURA 03 COTACACHI
10 IMBABURA 04 OTAVALO
10 IMBABURA 05 PIMAMPIRO
10 IMBABURA 06 SAN MIGUEL DE URCUQUI
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código de
provincia nombre de provincia
código de
cantón nombre cantón
11 LOJA 01 LOJA
11 LOJA 02 CALVAS
11 LOJA 03 CATAMAYO
11 LOJA 04 CELICA
11 LOJA 05 CHAGUARPAMBA
11 LOJA 06 ESPINDOLA
11 LOJA 07 GONZANAMA
11 LOJA 08 MACARA
11 LOJA 09 PALTAS
11 LOJA 10 PUYANGO
11 LOJA 11 SARAGURO
11 LOJA 12 SOZORANGA
11 LOJA 13 ZAPOTILLO
11 LOJA 14 PINDAL
11 LOJA 15 QUILANGA
11 LOJA 16 OLMEDO
12 LOS RIOS 01 BABAHOYO
12 LOS RIOS 02 BABA
12 LOS RIOS 03 MONTALVO
12 LOS RIOS 04 PUEBLO VIEJO
12 LOS RIOS 05 QUEVEDO
12 LOS RIOS 06 URDANETA
12 LOS RIOS 07 VENTANAS
12 LOS RIOS 08 VINCES
12 LOS RIOS 09 PALENQUE
12 LOS RIOS 10 BUENA FE
12 LOS RIOS 11 VALENCIA
12 LOS RIOS 12 MOCACHE
12 LOS RIOS 13 QUINSALOMA
13 MANABI 01 PORTOVIEJO
13 MANABI 02 BOLIVAR
13 MANABI 03 CHONE
13 MANABI 04 EL CARMEN
13 MANABI 05 FLAVIO ALFARO
13 MANABI 06 JIPIJAPA
13 MANABI 07 JUNIN
13 MANABI 08 MANTA
13 MANABI 09 MONTECRISTI
13 MANABI 10 PAJAN
13 MANABI 11 PICHINCHA
13 MANABI 12 ROCAFUERTE
13 MANABI 13 SANTA ANA
13 MANABI 14 SUCRE
13 MANABI 15 TOSAGUA
13 MANABI 16 24 DE MAYO
13 MANABI 17 PEDERNALES
13 MANABI 18 OLMEDO
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código de
provincia nombre de provincia
código de
cantón nombre cantón
13 MANABI 19 PUERTO LOPEZ
13 MANABI 20 JAMA
13 MANABI 21 JARAMIJO
13 MANABI 22 SAN VICENTE
14 MORONA SANTIAGO 01 MORONA
14 MORONA SANTIAGO 02 GUALAQUIZA
14 MORONA SANTIAGO 03 LIMON INDANZA
14 MORONA SANTIAGO 04 PALORA
14 MORONA SANTIAGO 05 SANTIAGO
14 MORONA SANTIAGO 06 SUCUA
14 MORONA SANTIAGO 07 HUAMBOYA
14 MORONA SANTIAGO 08 SAN JUAN BOSCO
14 MORONA SANTIAGO 09 TAISHA
14 MORONA SANTIAGO 10 LOGROÑO
14 MORONA SANTIAGO 11 PABLO SEXTO
14 MORONA SANTIAGO 12 TIWINTZA
15 NAPO 01 TENA
15 NAPO 03 ARCHIDONA
15 NAPO 04 EL CHACO
15 NAPO 07 QUIJOS
15 NAPO 09 CARLOS JULIO AROSEMENA TOLA
16 PASTAZA 01 PASTAZA
16 PASTAZA 02 MERA
16 PASTAZA 03 SANTA CLARA
16 PASTAZA 04 ARAJUNO
17 PICHINCHA 01 QUITO
17 PICHINCHA 02 CAYAMBE
17 PICHINCHA 03 MEJIA
17 PICHINCHA 04 PEDRO MONCAYO
17 PICHINCHA 05 RUMIÑAHUI
17 PICHINCHA 07 SAN MIGUEL DE LOS BANCOS
17 PICHINCHA 08 PEDRO VICENTE MALDONADO
17 PICHINCHA 09 PUERTO QUITO
18 TUNGURAHUA 01 AMBATO
18 TUNGURAHUA 02 BAÑOS DE AGUA SANTA
18 TUNGURAHUA 03 CEVALLOS
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código de
provincia nombre de provincia
código de
cantón nombre cantón
18 TUNGURAHUA 04 MOCHA
18 TUNGURAHUA 05 PATATE
18 TUNGURAHUA 06 QUERO
18 TUNGURAHUA 07 SAN PEDRO DE PELILEO
18 TUNGURAHUA 08 SANTIAGO DE PILLARO
18 TUNGURAHUA 09 TISALEO
19 ZAMORA CHINCHIPE 01 ZAMORA
19 ZAMORA CHINCHIPE 02 CHINCHIPE
19 ZAMORA CHINCHIPE 03 NANGARITZA
19 ZAMORA CHINCHIPE 04 YACUAMBI
19 ZAMORA CHINCHIPE 05 YANTZAZA
19 ZAMORA CHINCHIPE 06 EL PANGUI
19 ZAMORA CHINCHIPE 07 CENTINELA DEL CONDOR
19 ZAMORA CHINCHIPE 08 PALANDA
19 ZAMORA CHINCHIPE 09 PAQUISHA
20 GALAPAGOS 01 SAN CRISTOBAL
20 GALAPAGOS 02 ISABELA
20 GALAPAGOS 03 SANTA CRUZ
21 SUCUMBIOS 01 LAGO AGRIO
21 SUCUMBIOS 02 GONZALO PIZARRO
21 SUCUMBIOS 03 PUTUMAYO
21 SUCUMBIOS 04 SHUSHUFINDI
21 SUCUMBIOS 05 SUCUMBIOS
21 SUCUMBIOS 06 CASCALES
21 SUCUMBIOS 07 CUYABENO
22 ORELLANA 01 ORELLANA
22 ORELLANA 02 AGUARICO
22 ORELLANA 03 LA JOYA DE LOS SACHAS
22 ORELLANA 04 LORETO
23 SANTO DOMINGO DE LOS TSACHILAS 01 SANTO DOMINGO
24 SANTA ELENA 01 SANTA ELENA
24 SANTA ELENA 02 LA LIBERTAD
24 SANTA ELENA 03 SALINAS
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TABLA 9 CÓDIGO DE NACIONALIDAD
CODIGO DESRIPCION
ADS ANDORRA
AES EMIRATOS ARABES UNIDOS
AFS AFGANISTAN
AGS ANTIGUA
AIS AFARES Y LOS ISSAS
ALS ALBANIA
AMS ARMENIA
ANS ANTILLAS NEERLANDESAS
AOS ANGOLA
ARP ARGENTINA
ASS SAMOA AMERICANA
ATS AUSTRIA
AUD AUSTRALIA
BAS BOSNIA-HERCEGOVINA
BBD BARBADOS
BEF BELGICA
BFS BURQUINA FASO
BGS BULGARIA
BHS BAHREIN
BIS BURUNDI
BLS RSS DE BIOLORRUSIA
BMS BERMUDAS
BNS BRUNEI
BOP BOLIVIA
BRC BRASIL
BSD BAHAMAS
BTS BUTAN
BUS BURMA
BWS BOTSWANA
BZS BELICE
CAD CANADA
CCS ISLAS COCOS
CFS REPUBLICA CENTROAFRICANA
CHF SUIZA
CIS COSTA DE MARFIL
CKS ISLAS COOK
CLP CHILE
CMS CAMERUN
CNY CHINA
COP COLOMBIA
CRC COSTA RICA
CSS CHECOSLOVAQUIA
CUP CUBA
CVS CABO VERDE
CXS ISLA DE PASCUA
CYK ISLAS CANTON Y ENDERBURY
CYS CHIPRE
DBS BANGADESH
DEM ALEMANIA
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CODIGO DESRIPCION
DKK DINAMARCA
DOP REPUBLICA DOMINICANA
DYS DAHOMEY
DZS ARGELIA
ECS ECUADOR
EGS EGIPTO
EHS SAHARA OCCIDENTAL
ELS ESLOVAQUIA
ESP ESPAÑA
ETS ETIOPIA
EVS ESLOVENIA
FIM FINLADIA
FJS FIJI
FKS ISLAS MALVINAS
FOS ISLAS FEROE
FRF FRANCIA
GAS GABON
GBR REINO UNIDO
GDS GRANADA
GES ISLAS GILBERT ELLICE
GFS GUAYANA FRANCESA
GHS GHANA
GIS GIBRALTAR
GLS GROENLANDIA
GNS GINEA
GPS GUADALUPE
GQS GINEA ECUATORIAL
GRS GRECIA
GTO GUATEMALA
GUS GUAM
GWS GINEA BISSAU
GYS GUYANA
HKS HONG KONG
HMS ISLAS HEARD Y MCDONALD
HNL HONDURAS
HRS CROACIA
HTG HAITI
HUS HUNGRIA
IDS INDONESIA
IES IRLANDA
ILS ISRAEL
INR INDIA
IQS IRAQ
IRR IRAN
ISS ISLANDIA
ITL ITALIA
JMS JAMAICA
JOD JORDANIA
JPY JAPON
JTS ISLA JOHNSTON
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CODIGO DESRIPCION
KES KENIA
KHS KAMPUCHEA DEMOCRATICA
KMS CAMORAS
KNS SAN CRISTOBAL Y NEVIS
KPS COREA REP. DECRATICA POPULAR
KRS COREA
KWS KUWAIT
KYS ISLAS CAIMAN
KZS KAZAJSTÁN
LAS LAOS
LBP LIBANO
LCS SANTA LUCIA
LHF LIECHTENSTEIN
LKS SRI LANKA
LRS LIBERIA
LSS LESOTHO
LTU LITUANIA
LUF LUXEMBURGO
LYS LIBIA
MAS MARRUECOS
MCS MONACO
MGS MADAGASCAR
MIS ISLAS MIDWAY
MKS MACEDONIA
MLS MALI
MNS MONGOLIA
MOS MACAO
MQS MARTINICA
MRS MAURITANIA
MSS MONTSERRAT
MTS MALTA
MUS MAURICIO
MVS MALDIVAS
MWS MALAWI
MXP MEXICO
MYS MALASIA
MZS MOZAMBIQUE
NAS NAMIBIA
NCS NUEVA CALEDONIA
NES NIGER
NGS NIGERIA
NHS NUEVAS HÉBRIDAS
NIC NICARAGUA
NKS ISLA NORFOLF
NLG PAISES BAJOS
NOK NORUEGA
NPS NEPAL
NRS NAURU
NUS ISLA NIUE
NZS NUEVA ZELANDIA
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CODIGO DESRIPCION
OIN ORGANISMO INTERNACIONAL
OMS OMAN
PAB PANAMA
PCS ISLAS DEL PACIFICO
PES PERU
PFS POLINESIA FRANCESA
PGS PAPUA NUEVA GUINEA
PHS FILIPINAS
PKS PAKISTAN
PLS POLONIA
PMS S. PEDRO Y MIGELON
PNS ISLAS PITCAIRN
PRS PUERTO RICO
PTE POTUGAL
PUS ISLAS DEL PACIFICO (EE.UU)
PYG PARAGUAY
QAS QATAR
RES REUNION
RHS RHODESIA DEL SUR
ROS RUMANIA
RSS RUSIA
RWS RWANDA
SAS ARABIA SAUDITA
SBS ISLAS SOLOMON BRITANICAS
SCS SEYCHELLES
SDS SUDAN
SEK SUECIA
SGS SINGAPUR
SJS ISLAS SVALBART Y JAN MAYEN
SKS SIKKIM
SLS SIERRA LEONA
SMS SAN MARINO
SNS SENEGAL
SOS SOMALIA
SRS SURINAME
STS SANTO TOMÉ Y PRINCIPE
SVC EL SALVADOR
SYP SIRIA
SZS SWAZILANDIA
TCS ISLAS TURCAS Y CAICOS
TDS CHAD
TGS TOGO
THS TAILANDIA
TKS ISLAS TOKELAU
TNS TUNEZ
TOS TONGA
TRS TURQUIA
TTS TRINIDAD Y TABAGO
TWS TAIWAN
TZS TANZANIA
SUPERINTENDENCIA DE BANCOS Y SEGUROS
Estructuras de información - Transacciones Internacionales 35
CODIGO DESRIPCION
UAS RSS DE UCRANIA
UGS UGANDA
USD ESTADOS UNIDOS
UYP URUGUAY
VAS CIUDAD DEL VATICANO
VCS SAN VICENTE
VEB VENEZUELA
VGS ISLAS VIRGENES BRITANICAS
VNS VIETNAM
VTS VANUATU
WFS ISLAS WALLIS FUTUNA
WKS ISLA WAKE
WSS SAMOA OCCIDENTAL
XCD DOMINICA
YDS YEMEN DEMOCRATICO
YES YEMEN
YUD YUGOSLAVIA
ZAS SUDÁFRICA
ZMS ZAMBIA
ZRS ZAIRE
ZWE ZIMBABWE
TABLA33 CODIGOS DE MONEDAS CODIGO MONEDAADP ANDORRAN PESETA AED UAE DIRHAM AFA AFGHANI ALL LEK AMD ARMENIAN DRAM ANG NETHERLANDS ANTILLIAN GUILDER AON NEW KWANZA AOR KWANZA REAJUSTADO ARS ARGENTINE PESO ATS SCHILLING AUD AUSTRALIAN DOLLAR AWG ARUBAN GUILDER AZM AZERBAIJANIAN MANAT BAM CONVERTIBLE MARKS BBD BARBADOS DOLLAR BDT TAKA BEF BELGIAN FRANC BGL LEV BHD BAHRAINI DINAR BIF BURUNDI FRANC BMD BERMUDIAN DOLLAR BND BRUNEI DOLLAR BOB BOLIVIANO BOV MVDOL BRL BRAZILIAN REAL BSD BAHAMIAN DOLLAR BTN NGULTRUM BWP PULA
SUPERINTENDENCIA DE BANCOS Y SEGUROS
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BYB BELARUSSIAN RUBLE BZD BELIZE DOLLAR CAD CANADIAN DOLLAR CDF FRANC CONGOLAIS CHF SWISS FRANC CLF UNIDADES DE FOMENTO CLP CHILEAN PESO CNY YUAN RENMINBI COP COLOMBIAN PESO CRC COSTA RICAN COLON CUP CUBAN PESO CVE CAPE VERDE ESCUDO CYP CYPRUS POUND CZK CZECH KORUNA DEM DEUTSCHE MARK DJF DJIBOUTI FRANC DKK DANISH KRONE DOP DOMINICAN PESO DZD ALGERIAN DINAR ECS SUCRE UVC UNIDAD DE VALOR CONSTANTE (UVC) EEK KROON EGP EGYPTIAN POUND ERN NAKFA ESP SPANISH PESETA ETB ETHIOPIAN BIRR EUR EURO FIM MARKKA FJD FIJI DOLLAR FKP FALKLAND ISLANDS POUND FRF FRENCH FRANC GBP POUND STERLING GEL LARI GHC CEDI GIP GIBRALTAR POUND GMD DALASI GNF GUINEA FRANC GRD DRACHMA GTQ QUETZAL GWP GUINEA-BISSAU PESO GYD GUYANA DOLLAR HKD HONG KONG DOLLAR HNL LEMPIRA HRK KUNA HTG GOURDE HUF FORINT IDR RUPIAH IDR RUPIAH IEP IRISH POUND ILS NEW ISRAELI SHEKEL INR INDIAN RUPEE IQD IRAQI DINAR IRR IRANIAN RIAL ISK ICELAND KRONA ITL ITALIAN LIRA JMD JAMAICAN DOLLAR JOD JORDANIAN DINAR JPY YEN
SUPERINTENDENCIA DE BANCOS Y SEGUROS
Estructuras de información - Transacciones Internacionales 37
KES KENYAN SHILLING KGS SOM KHR RIEL KMF COMORO FRANC KPW NORTH KOREAN WON KRW WON KWD KUWAITI DINAR KYD CAYMAN ISLANDS DOLLAR KZT TENGE LAK KIP LBP LEBANESE POUND LKR SRI LANKA RUPEE LRD LIBERIAN DOLLAR LSL LOTI LTL LITHUANIAN LITAS LUF LUXEMBOURG FRANC LVL LATVIAN LATS LYD LIBYAN DINAR MAD MOROCCAN DIRHAM MDL MOLDOVAN LEU MGF MALAGASY FRANC MKD DENAR MMK KYAT MNT TUGRIK MOP PATACA MRO OUGUIYA MTL MALTESE LIRA MUR MAURITIUS RUPEE MVR RUFIYAA MWK KWACHA MXN MEXICAN PESO MXV MEXICAN UNIDAD DE INVERSION (UDI) MYR MALAYSIAN RINGGIT MZM METICAL NAD NAMIBIA DOLLAR NGN NAIRA NIO CORDOBA ORO NLG NETHERLANDS GUILDER NOK NORWEGIAN KRONE NPR NEPALESE RUPEE NZD NEW ZEALAND DOLLAR OMR RIAL OMANI FOZ ORO solo para (BCE) PAB BALBOA PEN NUEVO SOL PGK KINA PHP PHILIPPINE PESO PKR PAKISTAN RUPEE PLN ZLOTY XAG PLATA solo para (BCE) PTE PORTUGUESE ESCUDO PYG GUARANI QAR QATARI RIAL ROL LEU RUB RUSSIAN RUBLE (NEW) RUR RUSSIAN RUBLE (OLD) RWF RWANDA FRANC SAR SAUDI RIYAL
SUPERINTENDENCIA DE BANCOS Y SEGUROS
Estructuras de información - Transacciones Internacionales 38
SBD SOLOMON ISLANDS DOLLAR SCR SEYCHELLES RUPEE SDD SUDANESE DINAR SDR DERECHOS ESPECIALES DE GIRO (DEG) SEK SWEDISH KRONA SGD SINGAPORE DOLLAR SHP ST. HELENA POUND SIT TOLAR SKK SLOVAK KORUNA SLL LEONE SOS SOMALI SHILLING SRG SURINAM GUILDER STD DOBRA SVC EL SALVADOR COLON SYP SYRIAN POUND SZL LILANGENI THB BAHT TJR TAJIK RUBLE TMM MANAT TND TUNISIAN DINAR TOP PA'ANGA TPE TIMOR ESCUDO TRL TURKISH LIRA TTD TRINIDAD AND TOBAGO DOLLAR TWD NEW TAIWAN DOLLAR TZS TANZANIAN SHILLING UAH HRYVNIA UGX UGANDA SHILLING USD US DOLLAR USN US DOLLAR, NEXT DAY FUNDS UYU PESO URUGUAYO UZS UZBEKISTAN SUM VEF BOLIVAR VND DONG VUV VATU WST TALA XAF CFA FRANC BEAC XCD EAST CARIBBEAN DOLLAR XOF CFA FRANC BCEAO XPF CFP FRANC YER YEMENI RIAL YUM NEW DINAR ZAR RAND ZMK KWACHA ZRN NEW ZAIRE ZWD ZIMBABWE DOLLAR TABLA 45 TIPO DE TARJETA DE CREDITO CODIGO DESCRIPCION
10 AMERICAN EXPRESS
20 DINERS
50 MASTERCARD
60 VISA
SUPERINTENDENCIA DE BANCOS Y SEGUROS
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TABLA 46 CLASE DE TARJETA CODIGO DESCRIPCION
II INTERNACIONAL INDIVIDUAL
IC INTERNACIONAL CORPORATIVA
TABLA 121 TIPO DE TRANSACCION CODIGO DESCRIPCION
E Entrada de divisas S Salida de divisas
TABLA 122 MOTIVOS DE TRANSACCIONES INTERNACIONALES CODIGO DESCRIPCION OBSERVACIONES 1. Comercio exterior de bienes
105 Importaciones / Exportaciones 110 Anticipos por Importaciones / Exportaciones
2. Comercio exterior de servicios Servicios de transporte
201 Servicios de transporte marítimo, aéreo y terrestre de pasajeros (rutas internacionales)
202 Servicios de transporte marítimo, aéreo y terrestre de carga (fletes)
203 Servicios portuarios y de aeropuerto Se debe incluir pagos por tasas y servicios en puertos y aeropuertos excepto fletes
Viajes / turismo
205 Viajes, salvo servicios de transporte de pasajeros
Servicios financieros
210 Primas por reaseguros / retrocesiones 212 Indemnizaciones de seguros 214 Servicios financieros Se debe incluir intereses que no correspondan
a créditos, comisiones de cualquier naturaleza y otros gastos correspondientes a la descripción.
216 Restitución de avales y garantías en moneda extranjera
218 Arrendamiento mercantil Servicios técnicos
220 Servicios de telecomunicaciones 222 Servicios de informática y de información 224 Marcas, patentes, regalías y derechos de
licencia
226 Servicios arquitectónicos, de ingeniería y otros servicios técnicos
228 Servicios agrícolas, mineros y de transformación en el lugar
230 Servicios médicos, quirúrgicos y hospitalarios (Gastos de Salud)
SUPERINTENDENCIA DE BANCOS Y SEGUROS
Estructuras de información - Transacciones Internacionales 40
232 Servicios audiovisuales y afines
Servicios empresariales 240 Arrendamiento 242 Construcción 244 Investigación y desarrollo 246 Servicios jurídicos, contables y de
asesoramiento de empresas
248 Servicios de publicidad e investigación de mercado
250 Reparaciones
Otros servicios 260 Servicios culturales, artísticos y deportivos 262 Servicios a gobiernos extranjeros 264 Suscripciones, cuotas de afiliación y aportes
periódicos
266 Gastos educativos 268 Anticipos en operaciones de comercio exterior
de servicios
3. Remuneración de empleados 300 Pagos laborales Corresponde a Sueldos y Salarios, Beneficios
Sociales, y otros pagos de personal en relación de dependencia.
4. Renta de la inversión
405 Dividendos / distribución de utilidades 410 Intereses de créditos 415 Rendimiento de inversiones financieras
5. Transferencias
505 Remesas de trabajadores 510 Donaciones 515 En cumplimiento de leyes o disposiciones de
organismos de control
6. Transacciones de activos frente a no residentes 610 Amortización de créditos e intereses Corresponde a pagos de capital más intereses
por créditos concedidos a no residentes 615 Desembolso de créditos Corresponde al otorgamiento de préstamos a
no residentes 620 Prepago de créditos Corresponde a la liquidación anticipada de
préstamos concedidos a no residentes 625 Inversiones financieras a largo plazo en el
exterior Se debe incluir bonos, pagarés y otros derivados financieros emitidos en el exterior.
630 Inversiones financieras a corto plazo en el exterior
Se debe incluir bonos, pagarés y otros derivados financieros emitidos en el exterior.
635 Inversiones de capital a largo plazo en el exterior
Se debe incluir acciones y participaciones en el exterior (Inversión extranjera directa en el exterior).
640 Inversiones de capital a corto plazo en el exterior
Se debe incluir acciones y participaciones en el exterior.
645 Inversiones overnight en el exterior 650 Depósitos en cuenta propia en el exterior Para depósitos en la cuenta en el exterior,
siempre y cuando el ordenante y beneficiario de la transacción, sea la misma persona
SUPERINTENDENCIA DE BANCOS Y SEGUROS
Estructuras de información - Transacciones Internacionales 41
7. Transacciones de pasivos frente a no residentes 710 Amortización de créditos concedidos por no
residentes
715 Desembolso de créditos 720 Prepago de créditos 725 Inversiones financieras a largo plazo en el
Ecuador Se debe incluir bonos, pagarés y otros derivados financieros emitidos en el Ecuador.
730 Inversiones financieras a corto plazo en el Ecuador
Se debe incluir bonos, pagarés y otros derivados financieros emitidos en el Ecuador.
735 Inversiones de capital a largo plazo en el Ecuador
Se debe incluir acciones y participaciones en el Ecuador (Inversión extranjera directa en el país).
740 Inversiones de capital a corto plazo en el Ecuador
Se debe incluir acciones y participaciones en el Ecuador.
745 Inversiones overnight en el Ecuador 750 Depósitos en cuenta propia en el Ecuador Para depósitos en la cuenta en el exterior,
siempre y cuando el ordenante y beneficiario de la transacción, sea la misma persona
8. No se conoce 800 Otros conceptos Sólo para transacciones de ENTRADA de
divisas, y exclusivamente cuando no se pueda identificar el motivo económico en esta tabla.
9. Otros motivos – Tarjetas y Cobranzas901 Tarjetas de crédito y débito
902 Cobranzas del exterior
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TABLA 123 FORMAS DE ENTRADA /SALIDA DE DIVISAS CODIGO DESCRIPCION
10 Débito de cuenta (Transferencias) 15 Efectivo 20 Giro bancario 25 Cheques locales enviados al cobro por bancos del exterior 30 Cheques del exterior con cargo a cuenta local 35 Avance en efectivo o retiro con Tarjeta de Crédito 40 Consumo con Tarjeta de Crédito 45 Avance en efectivo o retiro con Tarjeta de Débito 50 Consumo con Tarjeta de Débito 55 Remesas de efectivo de Instituciones Financieras 60 Travel cheks 65 Compensación mediante cuentas corresponsales en el exterior
TABLA 124 EXENCION DE IMPUESTOS CODIGO DESCRIPCION Desde
01/01/2008 Hasta
31/12/2008
Desde 01/01/2009
Hasta el 31/12/2009
Desde el 01/01/2010
01 Transacción exenta de impuestos Activo Inactivo Activo 02 Transacción NO exenta de impuestos Activo Activo Activo
03 Transacciones de sujetos NO PASIVOS (organismos multilaterales, diplomáticos y entidades del sector público)
Activo Activo Activo
04 Solo para uso exclusivo del BANCO CENTRAL DEL ECUADOR, para reportar transacciones de instituciones financieras que realizan a nombre de sus clientes.
------- Activo Activo
TABLA 125 ENTIDAD QUE REALIZA LA TRANSACCION CODIGO DESCRIPCION
D Transacción que realiza directamente la entidad informante
T Transacción que se realiza a través de otra institución financiera, Banco Central del Ecuador
M Transacción que la entidad realiza a través de una entidad remesadora
TABLA 132 CLASE DE TRANSACCION CODIGO DESCRIPCION
N Transacción original R Transacción resultado de reverso
TABLA 133 TRANSACCION POR IMPORTACION CODIGO DESCRIPCION
AI Transacción SÍ corresponde a importación NI Transacción NO corresponde a importación
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4. CONTROLES DE VALIDACION
4.1 Transacciones internacionales (E02) Nombre del archivo
El nombre del archivo de esta estructura debe cumplir estrictamente con el siguiente formato: E02Mxxxxddmmaaaa.txt Donde: E02: Código de estructura de Transacciones internacionales, es fijo M: Código de periodicidad mensual, es fijo xxxx: Código de la institución financiera dd: día de reporte mm: mes de reporte aaaa: año de reporte .txt: extensión del archivo tipo texto
Cabecera
Los campos de la cabecera deben guardar relación con el nombre del archivo
Formato El archivo de esta estructura debe cumplir estrictamente con el formato diseñado Validación del reporte anterior
Se verificará que la información de esta estructura del reporte inmediato anterior haya sido enviada y validada satisfactoriamente. Si la entidad no ha realizado ningún tipo de movimiento de divisas al o desde el exterior, debe reportar solamente el registro de cabecera.
Registros duplicados El archivo no debe contener registros duplicados. Se considera un registro duplicado cuando se repiten los siguientes datos:
- Tipo de transacción - Número de transacción - Fecha de transacción - Motivo económico de la transacción
Fecha de la transacción
Debe ser menor o igual a la fecha del reporte. Tipo y número de identificación del ordenante / beneficiario en el Ecuador
Estos campos están relacionados entre sí, de la siguiente forma: Tipo Número de identificación C 10 dígitos (cédula válida) R 13 dígitos (ruc válido) E 7 dígitos (código válido)
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No es obligatorio para transacciones de entrada de divisas cuando el campo forma entrada / salida de divisas corresponda a los siguientes tipos:
CODIGO DESCRIPCION
40 Consumo con Tarjeta de Crédito 45 Retiro en cajero automático con Tarjeta de Débito 50 Consumo con Tarjeta de Débito
Nombre del ordenante / beneficiario en el Ecuador
Solo puede estar compuesto de letras y espacios en blanco entre palabras.
Nombre del ordenante / beneficiario en el exterior En caso de tener un valor, solo puede estar compuesto de letras y espacios en blanco entre palabras. Será de uso *obligatorio cuando el campo motivo económico de la transacción corresponda a uno de los siguientes valores: Comercio exterior de bienes: 105: Importaciones / Exportaciones 110: Anticipos por Importaciones / Exportaciones
Código de país de origen / destino de la transacción en el exterior No puede tener el código ‘EC’ (Ecuador).
Motivo económico de la transacción Una misma transacción eventualmente podría tener mas de un motivo económico, por lo cual uno de ellos podría ser exento y otro no. En este caso la estructura debe contener un registro de detalle por cada motivo económico. El código 800 no podrá ser utilizado para transacciones de SALIDA de divisas (campo tipo de transacción = “S”). El código 800 únicamente podrá ser utilizado para transacciones de ENTRADA de divisas (campo tipo de transacción = “E”) y exclusivamente cuando no se pueda identificar el motivo en la tabla 122. Si el campo transacción por importación es igual a “AI” (transacción SÍ corresponde importación), entonces el valor del campo motivo económico de la transacción únicamente puede tener uno de los siguientes valores:
código descripción105 Importaciones / Exportaciones 110 Anticipos por Importaciones / Exportaciones
Por el contrario, si el campo transacción por importación es igual a “NI” (transacción NO corresponde importación), entonces el valor del campo motivo económico de la transacción no puede tener ninguno de valores; 105, 110. Si el motivo económico de la transacción tiene uno de los valores: 650, 750, entonces se verificará que el ordenante y beneficiario de la transacción sea la misma persona. Para ello los campos: nombre del ordenante / beneficiario en el Ecuador y nombre del ordenante/ beneficiario en el exterior deben ser iguales.
Forma de entrada /salida de divisas Debe registrarse una transacción por cada tipo “forma de entrada / salida de divisas”. Esto en el caso que exista más de una forma.
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Exento / no sujeto impuesto a la salida de divisas.- Si este campo tiene el valor “01” (Transacción exenta de impuestos) ó “03” (Transacciones de sujetos NO PASIVOS: organismos multilaterales, diplomáticos y entidades del sector público), necesariamente el campo monto exento/ no sujeto debe tener un valor mayor a cero.
Si la transacción corresponde a una entrada de divisas, este campo deberá ser NULO; es decir si el campo tipo de transacción es igual a “E”. Si la transacción es de salida de divisas, tipo de transacción es igual a “S”, el valor de este campo debe ser diferente de NULO.
A partir del 1 de enero de 2009 hasta el 31 de diciembre de 2009, este campo no puede tener el valor “01”. El Banco Central del Ecuador es la única entidad que podrá utilizar el código “04” en este campo; lo hará para reportar las transacciones que realizan las instituciones financieras a nombre de sus clientes. A partir del 1 de enero de 2010: Las transferencias hacia el exterior hasta USD 1000.00 se encuentran exentas del
pago del ISD (excepto aquellas que supongan la utilización de tarjetas de crédito o débito), en cuyo caso el valor de este campo será “01”
Sobre transferencias superiores a USD 1000.00 (excepto de tarjetas de crédito o
débito), el ISD se calculará sobre el 2% de la diferencia: monto transferido en dólares – 1000.00, en cuyo caso el valor de este campo será “02”.
Para transferencias hacia el exterior sobre cualquier monto, realizadas mediante
tarjetas de crédito o débito, el valor de este campo será “02”.
Monto transferido en dólares
Debe ser mayor a cero Número y fecha de registro de pago por crédito externo en el BCE
Serán de uso *obligatorio cuando el campo motivo económico de la transacción corresponda a uno de los siguientes valores: Renta de la inversión: 410: Intereses de créditos Transacciones de pasivos frente a No residentes: 710: Amortización de créditos concedidos por no residentes 720: Prepago de créditos Adicionalmente, si los códigos utilizados son “710” ó “720”, necesariamente el tipo de transacción debe ser “S” (salida de divisas). Para los demás casos será NULO.
Monto exento/ no sujeto.-
Debe ser mayor o igual a cero. Si el campo exento / no sujeto impuesto a la salida de divisas tiene el valor “01” (Transacción exenta de impuestos) ó “03” (Transacciones de sujetos NO PASIVOS: organismos multilaterales, diplomáticos y entidades del sector público), entonces el campo monto exento/ no sujeto debe tener un valor mayor a cero.
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Debe ser igual al campo monto transferido para todas aquellas transacciones que son de entrada de divisas (tipo de transacción = “E”) Este campo debe tener relación con el campo motivo económico de la transacción, considerando para ello las exenciones del pago del impuesto que contempla la Ley. A partir del 1 de enero de 2010: Las transferencias hacia el exterior hasta USD 1000.00 se encuentran exentas del
pago del ISD, excepto aquellas que supongan la utilización de tarjetas de crédito o débito.
Sobre transferencias superiores a USD 1000.00 (excepto de tarjetas de crédito o
débito), el ISD se calculará sobre el 2% de la diferencia: monto transferido en dólares – 1000.00.
Impuesto a la salida de divisas Debe ser mayor o igual a cero
Si el campo exento / no sujeto impuesto a la salida de divisas tiene el valor: “02” (Transacción NO exenta de impuestos), entonces el campo impuesto a la salida de divisas debe tener un valor mayor a cero.
Si el campo exento / no sujeto impuesto a la salida de divisas tiene los valores: “01” (Transacción exenta de impuestos) ó “03” (Transacciones de sujetos NO PASIVOS: organismos multilaterales, diplomáticos y entidades del sector público), entonces el campo impuesto a la salida de divisas debe tener un valor de 0 (cero).
A partir del 1 de enero de 2010: Las transferencias hacia el exterior hasta USD 1000.00 se encuentran exentas del
pago del ISD, excepto aquellas que supongan la utilización de tarjetas de crédito o débito.
Sobre transferencias superiores a USD 1000.00 (excepto de tarjetas de crédito o
débito), el ISD se calculará sobre el 2% de la diferencia: monto transferido en dólares – 1000.00.
Contrato de reaseguro
Será de uso *obligatorio cuando el campo motivo económico de la transacción tenga el valor Servicios financieros: 210: Primas por reaseguros / retrocesiones En los demás casos será NULO. A partir del 1 de enero de 2009, este campo debe ser NULO para TODOS los casos.
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Tipo, clase y emisor de tarjeta de crédito Estos campos serán de uso *obligatorio cuando el campo forma entrada / salida de divisas tenga uno de los siguientes valores:
CODIGO DESCRIPCION
35 Avance de efectivo tarjeta de crédito 40 Consumo con tarjeta de crédito
Para otras formas de pago, estos campos serán nulos
Realiza la transacción / Identificación de la entidad que realiza la transacción Estos campos están relacionados entre sí. Si la transacción fue realizada por otra institución financiera ó Banco Central del Ecuador (código “D”), entonces este campo identificación de la entidad que realiza la transacción deberá contener el número de ruc de esa entidad. Si la transacción fue realizada por una remesadora, el campo identificación de la entidad que realiza la transacción deberá contener el número de RUC de la entidad remesadora. Si la transacción fue realizada por la propia entidad informante, el campo identificación de la entidad que realiza la transacción deberá ser NULO.
Entidad a través de la cual se realiza la transferencia código Propia entidad informante D Otra institución financiera, Banco Central del Ecuador T Entidad remesadora M
Transacción por importación Será de uso *obligatorio cuando el campo motivo económico de la transacción tenga uno de los valores:
código descripción105 Importaciones / Exportaciones 110 Anticipos por Importaciones / Exportaciones
Número DAU Será de uso *obligatorio cuando el campo motivo económico de la transacción sea: 105 ”Importaciones / Exportaciones” ó 110 “Anticipos por Importaciones / Exportaciones”, siempre y cuando el cliente (ordenante ó beneficiario) disponga de esta información. En los demás casos será NULO. El número debe estar compuesto por 19 caracteres, de la siguiente manera: DDD-DD-DD-DDDDDD-DD Dónde D corresponde a un dígito (0…9) Ejemplo: 055-10-40-013496-04
Siendo:
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055 Distrito Aduanero 10 Año 40 Régimen Aduanero 013496 Número Secuencial 04 Digito verificador