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UNIVERSIDAD AUTÓNOMA CHAPINGO UNIDAD DE PLANEACIÓN, ORGANIZACIÓN Y MÉTODOS
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DEL DEPARTAMENTO
DE CONTABILIDAD
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
DEL DEPARTAMENTO DE
CONTABILIDAD
Segunda Edición
Ejemplares Emitidos 6
Chapingo, Méx., Junio de 2010.
UNIVERSIDAD AUTÓNOMA CHAPINGO UNIDAD DE PLANEACIÓN, ORGANIZACIÓN Y MÉTODOS
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DEL DEPARTAMENTO
DE CONTABILIDAD
I N D I C E
INTRODUCCIÓN-------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- 4
DIRECTORIO------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- 5
UNIDAD RESPONSABLE DE SU ELABORACIÓN ------------------------------------------------------------------------- 6
ORGANIGRAMA ESTRUCTURAL DEL DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD---------------------------------- 7
OFICIO DE AUTORIZACIÓN--------------------------------------------------------------------------------------------- -------- 8
OBJETIVO DEL MANUAL DE PROCEDIMIENTO ------------------------------------------------------------------------- 9
POLÍTICAS GENERALES--------------------------------------------------------------------------------------------------------- 10
OBJETIVO DEL DEPARTAMENTO--------------------------------------------------------------------------------------------- 11
PROCEDIMIENTOS DEL DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD----------------------------------------------------- 12
OFICINA DE CONTABILIDAD GUBERNAMENTAL
OBJETIVO DE LA OFICINA------------------------------------------------------------------------------------------------ 14
POLÍTICAS DE LA OFICINA----------------------------------------------------------------------------------------------- 15
COMPROBACIÓN DE DEUDORES DIVERSOS ----------------------------------------------------------------------- 17
REINTEGRO POR SUBSIDIO (DEUDORES DIVERSOS)------------------------------------------------------------ 23
MINISTRACIONES------------------------------------------------------------------------------------------------------------ 29
REINTEGRO POR SUBSIDIO (FONDO REVOLVENTE)------------------------------------------------------------- 36
ESTIMACION PARA CUENTAS INCOBRABLES---------------------------------------------------------------------- 43
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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DEL DEPARTAMENTO
DE CONTABILIDAD
OFICINA DE CONTABILIDAD ADMINISTRATIVA
OBJETIVO DE LA OFICINA------------------------------------------------------------------------------------------------ 49
POLÍTICAS DE LA OFICINA----------------------------------------------------------------------------------------------- 50
REGISTRO DE INGRESOS PRESUPUESTALES----------------------------------------------------------------------- 52
REGISTRO DEL GASTO PRESUPUESTAL Y CREACIÓN DEL PASIVO---------------------------------------- 57
REGISTRO DE CONSUMO DE ALMACÉN GENERAL POR U.B.P.P.-------------------------------------------- 63
CONTROL DE LAS RETENCIONES (PAGO DE IMPUESTOS)----------------------------------------------------- 72
REGISTRO DEL ACTIVO FIJO -------------------------------------------------------------------------------------------- 82
REGISTRO DE LA REVALUACION DEL ACTIVO FIJO------------------------------------------------------------ 87
REGISTRO DE NÓMINA (RESGUARDO)------------------------------------------------------------------------------- 92
ANTICIPO A PROVEEDORES Y CONTRATISTAS------------------------------------------------------------------- 99
CONCILIACIÓN DE LA CUENTA 206 RETENCIONES------------------------------------------------------------- 105
CIERRE MENSUAL Y ANUAL DE LOS INFORMES FINANCIEROS--------------------------------------------- 110
OFICINA DE RECURSOS PROPIOS
OBJETIVO DE LA OFICINA------------------------------------------------------------------------------------------------ 116
POLÍTICAS GENERALES DE LA OFICINA---------------------------------------------------------------------------- 117
REGISTRO CONTABLE DE RECURSOS PROPIOS------------------------------------------------------------------- 118
INGRESOS------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- --- 128
ARCHIVO---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- 133
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UNIVERSIDAD AUTÓNOMA CHAPINGO UNIDAD DE PLANEACIÓN, ORGANIZACIÓN Y MÉTODOS
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DEL DEPARTAMENTO
DE CONTABILIDAD
I N T R O D U C C I Ó N
LA MODERNIZACIÓN ADMINISTRATIVA, ES UN PROCESO PERMANENTE DE REVISIÓN DE LOS SISTEMAS,
ESTRUCTURAS Y PROCEDIMIENTOS DE LAS INSTITUCIONES; EL OBJETO DE ESTE PROCESO ES LOGRAR
EFICIENCIA Y CONGRUENCIA EN EL FUNCIONAMIENTO DE LAS DEPENDENCIAS, PARA LO CUAL ES NECESARIO
CONTAR CON LINEAMIENTOS QUE ORIENTEN LOS TRABAJOS DE LA ORGANIZACIÓN INTERNA.
EL MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ES UN INSTRUMENTO DE INFORMACIÓN DE TRABAJO EN EL QUE SE
CONSIGNAN, EN FORMA METÓDICA, LOS PASOS Y OPERACIONES QUE DEBEN SEGUIRSE PARA LA REALIZACIÓN
DE LAS FUNCIONES DE UNA DEPENDENCIA O ENTIDAD. EN EL SE DESCRIBEN ADEMÁS, LOS DIFERENTES
PUESTOS O UNIDADES ADMINISTRATIVAS QUE INTERVIENEN Y SE PRECISA SU RESPONSABILIDAD, CON LA
FINALIDAD DE EVITAR DUPLICIDAD DE FUNCIONES.
EN BASE A LO ANTERIOR EL DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD, HA CONSIDERADO DE GRAN UTILIDAD LA
ACTUALIZACIÓN Y ADECUACIÓN DEL PRESENTE MANUAL DE PROCEDIMIENTOS; PARA EL MEJOR
FUNCIONAMIENTO Y LOGRO DE LOS OBJETIVOS TANTO DEL DEPARTAMENTO COMO EL DE LA INSTITUCIÓN EN
GENERAL.
C.P. y M.I. JACINTO BENITO MARTÍNEZ TORRES
JEFE DEL DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD
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UNIVERSIDAD AUTÓNOMA CHAPINGO UNIDAD DE PLANEACIÓN, ORGANIZACIÓN Y MÉTODOS
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DEL DEPARTAMENTO
DE CONTABILIDAD
D I R E C T O R I O
N O M B R E P U E S T O
C. P. y M.I. JACINTO BENITO MARTÍNEZ TORRES JEFE DEL DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD
C. SILVIA VELÁZQUEZ BRAVO JEFE DE LA OFICINA DE CONTABILIDAD ADMINISTRATIVA
C. P. PASCASIO JESÚS HERNÁNDEZ SOSA JEFE DE LA OFICINA DE CONTABILIDAD GUBERNAMENTAL
C.P. JUAN LUIS DEHEZA ALMANZA OFICINA DE RECURSOS PROPIOS
5
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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DEL DEPARTAMENTO
DE CONTABILIDAD
Área responsable de su elaboración:
Depto. De Contabilidad
C.P. y M.I. Jacinto Benito Martínez Torres
Jefe de Depto.
Actualizó C.P. Pascasio Jesús Hernández Sosa
C.P. María del Rocío Nájera Bustamante
Área responsable de la asesoría
Unidad de Planeación, Organización y Métodos
Ing. J. Melchor Negrete Herrera
Jefe Dpto. de org. y Métodos
Asesoría Lic. Ma. Del Carmen Pérez Samaniego
Analista Especializado
CHAPINGO, MÉX., JUNIO 2010. 6
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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DEL DEPARTAMENTO
DE CONTABILIDAD
ORGANIGRAMA ESTRUCTURAL DEL DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD
CHAPINGO, MÉX., JUNIO 2010. 7
JEFATURA 5**
DEL
DEPARTAMENTO
DE
CONTABILIDAD
COORDINACIÓN 5*
DE
FINANZAS
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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DEL DEPARTAMENTO
DE CONTABILIDAD
ORGANIGRAMA FUNCIONAL DEL DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD
CHAPINGO, MÉX., JUNIO 2010.
JEFATURA 5**
DEL
DEPARTAMENTO
DE
FINANZAS
OFICINA DE º
CONTABILIDAD
GUBERNAMENTAL
OFICINA DE º
RECURSOS
PROPIOS
OFICINA DE º
CONTABILIDAD
ADMINISTRATIVA
COORDINACIÓN 5*
DE
FINANZAS
UNIVERSIDAD AUTÓNOMA CHAPINGO UNIDAD DE PLANEACIÓN, ORGANIZACIÓN Y MÉTODOS
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DEL DEPARTAMENTO
DE CONTABILIDAD
OFICIO DE AUTORIZACIÓN
JUNIO 2010
CON FUNDAMENTO A LO DISPUESTO POR LA LEY QUE CREA LA UNIVERSIDAD AUTÓNOMA CHAPINGO, EN SUS
ARTÍCULOS 4° FRACCIONES I, III, X Y 9°, ASÍ COMO DEL ESTATUTO DE LA UACH, EN SUS ARTÍCULOS 5° 76° Y 88°
FRACCIÓN III, Y 107°, SE AUTORIZA EL PRESENTE MANUAL, DENOMINADO “MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
DEL DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD”, MISMO QUE FUE ASESORADO, REVISADO Y ACEPTADO POR EL
DEPARTAMENTO DE PLANEACIÓN, ORGANIZACIÓN Y MÉTODOS.
EL PRESENTE MANUAL TIENE LA FINALIDAD DE ORDENAR, SISTEMATIZAR Y DETALLAR LAS OPERACIONES
QUE SE REALIZAN EN EL DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD A FIN DE LOGRAR UNA MAYOR EFICIENCIA Y
EFICACIA EN EL CUMPLIMIENTO DE SUS OBJETIVOS.
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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DEL DEPARTAMENTO
DE CONTABILIDAD
O B J E T I V O D E L M A N U A L
EL OBJETIVO DEL PRESENTE MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ES CONTAR CON UN INSTRUMENTO DE
APOYO ADMINISTRATIVO, QUE PERMITA ORIENTAR AL PERSONAL ACTUAL Y DE NUEVO INGRESO
EN EL DESARROLLO DE LAS ACTIVIDADES QUE SE LLEVAN A CABO EN EL DEPARTAMENTO DE
CONTABILIDAD.
LO ANTERIOR ES CON LA FINALIDAD DE QUE EXISTA UNA COORDINACIÓN EFICAZ Y ÓPTIMA DE
TRABAJO INTERNO, QUE COADYUVE AL LOGRO DE LOS OBJETIVOS GENERALES Y PARTICULARES
DEL DEPARTAMENTO Y A LA CORRECTA TOMA DE DECISIONES.
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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DEL DEPARTAMENTO
DE CONTABILIDAD
POLÍTICAS GENERALES:
1. EL HORARIO DE RECEPCIÓN DE DOCUMENTOS SERÁ DE LUNES A VIERNES DE 8:00 A 14: 00 HORAS.
2. TODA LA DOCUMENTACIÓN ENVIADA POR EL DEPARTAMENTO DE CONTROL PRESUPUESTAL, TESORERÍA
(INGRESOS Y EGRESOS), BIENES PATRIMONIALES, ALMACÉN GENERAL Y LAS DIFERENTES U.B.P.P.´S,
DEBERÁ ESTAR ESTRICTAMENTE RELACIONADA Y REQUISITADA.
3. LOS ESTADOS FINANCIEROS SERÁN ELABORADOS EN FORMA MENSUAL Y CADA FÍN DE AÑO, SE
ELABORARÁ UN BALANCE GENERAL Y ESTADO DE RESULTADOS.
4. SE PROPORCIONARÁ INFORMACIÓN CONTABLE REQUERIDA, VIA OFICIO, EL CUAL ESTARÁ DIRIGIDO AL
JEFE DEL DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD Y AUTORIZADO PREVIAMENTE POR LA COORDINACIÓN DE
FINANZAS.
5. MENSUALMENTE SE ENVIARÁ EL BALANCE GENERAL Y/O BALANZA DE COMPROBACIÓN Y EL ESTADO DE
ORIGEN Y APLICACIÓN DE RECURSOS A LA COORDINACIÓN DE FINANZAS PARA INTEGRAR LA
INFORMACIÓN DEL SISTEMA INTEGRAL DE INFORMACIÓN.
6. TRIMESTRALMENTE SE CONCILIARÁ DIVERSAS CUENTAS DE MAYOR CON EL DEPARTAMENTO DE
CONTROL PRESUPUESTAL.
7. SEMESTRALMENTE SE VALIDARÁ LA INFORMACIÓN RELATIVA A LAS ALTAS Y BAJAS DE ACTIVO FIJO
QUE ENVÍA BIENES PATRIMONIALES.
8. ANUALMENTE SE CONCILIARÁ LAS CUENTAS CON EL ALMACÉN GENERAL.
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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DEL DEPARTAMENTO
DE CONTABILIDAD
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OBJETIVO DEL DEPARTAMENTO
- LLEVAR EL REGISTRO CONTABLE DE TODAS LAS OPERACIONES FINANCIERAS DE LA
INSTITUCIÓN, RELATIVAS A LOS INGRESOS Y EGRESOS DEL SUBSIDIO FEDERAL Y DE LOS
RECURSOS PROPIOS QUE GENERA LA UNIVERSIDAD, PARA SU ANÁLISIS E INFORMACIÓN DE LOS
ESTADOS FINANCIEROS; ASÍ COMO REGISTRAR LA INFORMACIÓN EMITIDA POR LAS UNIDADES
ORGANIZATIVAS DE LA INSTITUCIÓN, VERIFICAR QUE CUMPLAN CON LOS PROCEDIMIENTOS Y/O
POLÍTICAS ESTABLECIDAS POR LA UNIVERSIDAD AUTÓNOMA CHAPINGO Y, EN SU CASO, EL
GOBIERNO FEDERAL. PARA EVITAR INCURRIR EN FALLAS ADMINISTRATIVAS. PROPORCIONAR
INFORMACIÓN A LAS DIFERENTES INSTANCIAS INTERNAS Y EXTERNAS QUE TENGAN RELACIÓN
CON LA UNIVERSIDAD.
- SER EL RESPONSABLE DE ESTABLECER LOS MECANISMOS DE REGISTRO, CLASIFICACIÓN,
ÁNALISIS E INTERPRETACIÓN DE LA INFORMACIÓN REFERENTE A LAS OPERACIONES
FINANCIERAS QUE SE EFECTUAN EN LA UNIVERSIDAD AUTÓNOMA CHAPINGO.
UNIVERSIDAD AUTÓNOMA CHAPINGO UNIDAD DE PLANEACIÓN, ORGANIZACIÓN Y MÉTODOS
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DEL DEPARTAMENTO
DE CONTABILIDAD
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UNIVERSIDAD AUTÓNOMA CHAPINGO UNIDAD DE PLANEACIÓN, ORGANIZACIÓN Y MÉTODOS
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DEL DEPARTAMENTO
DE CONTABILIDAD
PROCEDIMIENTOS DEL
DEPARTAMENTO DE
CONTABILIDAD
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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DEL DEPARTAMENTO
DE CONTABILIDAD
OFICINA DE CONTABILIDAD
GUBERNAMENTAL
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UNIVERSIDAD AUTÓNOMA CHAPINGO UNIDAD DE PLANEACIÓN, ORGANIZACIÓN Y MÉTODOS
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DEL DEPARTAMENTO
DE CONTABILIDAD
O B J E T I V O DE LA OFICINA
REVISAR Y REGISTRAR LA DOCUMENTACIÓN COMPROBATORIA TOTAL Y/O PARCIAL
CORRESPONDIENTE A LOS GASTOS A COMPROBAR DE LAS DIFERENTES, U.B.P.P.' S CON LA
FINALIDAD DE CANCELAR LOS ADEUDOS, ASIMISMO, PREPARAR LOS REPORTES REQUERIDOS POR
LAS AUTORIDADES UNIVERSITARIAS CORRESPONDIENTES.
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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DEL DEPARTAMENTO
DE CONTABILIDAD
POLÍTICAS DE LA OFICINA
A) COMPROBACIÓN DE DEUDORES DIVERSOS DE EJERCICIOS ANTERIORES
1. LOS DEUDORES CORRESPONDIENTES, SE ABOCARÁN A LOS LINEAMIENTOS QUE SE EMITAN POR
LA CONTRALORÍA GENERAL.
2. AUDITORIA INTERNA CITARÁ A LOS DEUDORES DIVERSOS, CON LA FINALIDAD DE INFORMARLES
EL PROCEDIMIENTO PARA LA COMPROBACIÓN DE SUS ADEUDOS CORRESPONDIENTES.
3. LOS DEUDORES DIVERSOS, COMPROBARÁN EN LOS TIEMPOS ESTABLECIDOS.
4. EN CASO DE NO COMPROBAR CON BASE EN LOS PUNTOS ANTERIORES, SE TOMARÁN LAS MEDIDAS
NECESARIAS PARA SU CUMPLIMIENTO.
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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DEL DEPARTAMENTO
DE CONTABILIDAD
B) COMPROBACION DE MINISTRACIONES (URUZA).
1. EL RESPONSABLE DE LA MINISTRACIÓN ENVIARÁ AL DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD
(OFICINA DE CONTABILIDAD GUBERNAMENTAL) LA DOCUMENTACIÓN COMPROBATORIA.
2. LA DOCUMENTACIÓN ENVIADA A LA OFICINA DE CONTABILIDAD GUBERNAMENTAL DEBE
ENVIARSE A TRAVÉS DE RELACIÓN INDICANDO PROYECTO, PARTIDA Y RESPONSABLE,
ASIMISMO, LA DOCUMENTACIÓN DEBERÁ REUNIR LOS REQUISITOS FISCALES
CORRESPONDIENTES.
3. EN CASO DE QUE EXISTAN ERRORES EN LA DOCUMENTACIÓN COMPROBATORIA SE DEVOLVERÁ
PARA SU CORRECCIÓN.
C) REINTEGRO DE FONDO REVOLVENTE
1. LA COMPROBACIÓN DE FONDO REVOLVENTE, SE LLEVARÁ A CABO MEDIANTE REINTEGROS
PARCIALES Y/O TOTALES DE LA PÓLIZA CHEQUE CORRESPONDIENTE.
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UNIVERSIDAD AUTÓNOMA CHAPINGO UNIDAD DE PLANEACIÓN, ORGANIZACIÓN Y MÉTODOS
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DEL DEPARTAMENTO
DE CONTABILIDAD
PROCEDIMIENTO: COMPROBACIÓN DE DEUDORES DIVERSOS
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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DEL DEPARTAMENTO
DE CONTABILIDAD
DEPARTAMENTO: CONTABILIDAD AREA: OFICINA DE CONTABILIDAD GUBERNAMENTAL
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: COMPROBACIÓN DE DEUDORES DIVERSOS MODALIDAD:
O B J E T I V O
REVISAR QUE LOS DEUDORES DIVERSOS SE SUJETEN A LOS ACUERDOS QUE SE EMITAN POR LA
CONTRALORÍA GENERAL REPRESENTADA POR EL DEPARTAMENTO DE AUDITORÍA INTERNA.
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UNIVERSIDAD AUTÓNOMA CHAPINGO UNIDAD DE PLANEACIÓN, ORGANIZACIÓN Y MÉTODOS
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DEL DEPARTAMENTO
DE CONTABILIDAD
DEPARTAMENTO: CONTABILIDAD AREA: OFICINA DE CONTABILIDAD GUBERNAMENTAL
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: COMPROBACIÓN DE DEUDORES DIVERSOS MODALIDAD:
P O L Í T I C A S
- AUDITORÍA INTERNA ELABORARÁ MINUTA DE TRABAJO DONDE SE INDICARÁ EL PROCEDIMIENTO QUE DEBE
SEGUIR EL RESPONSABLE DEL ADEUDO.
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UNIVERSIDAD AUTÓNOMA CHAPINGO UNIDAD DE PLANEACIÓN, ORGANIZACIÓN Y MÉTODOS
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DEL DEPARTAMENTO
DE CONTABILIDAD
DEPARTAMENTO: CONTABILIDAD AREA: OFICINA DE CONTABILIDAD GUBERNAMENTAL
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: COMPROBACIÓN DE DEUDORES DIVERSOS MODALIDAD:
ÓRGANO
PARTICIPANTE
ACT.
No.
DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES
DEUDOR DIVERSO
RESPONSABLE DEL
ADEUDO.
OFICINA DE CONTABILIDAD
GUBERNAMENTAL.
RESPONSABLE DEL GASTO
JEFATURA DEL
DEPARTAMENTO
OFICINA DE CONTABILIDAD
GUBERNAMENTAL
1
2
3
4
5
6
7
8
9
ENVIARA A LA OFICINA DE CONTABILIDAD GUBERNAMENTAL, RELACIÓN DE LA
DOCUMENTACIÓN COMPROBATORIA TOTAL Y/O PARCIAL, CON BASE EN LO ESTIPULADO EN LA
MINUTA DE TRABAJO QUE PREVIAMENTE ELABORE EL DEPARTAMENTO DE AUDITORÍA INTERNA.
RECIBE LA RELACIÓN DE LA DOCUMENTACIÓN QUE ENVÍA EL RESPONSABLE DEL ADEUDO, LA
CUAL REVISA QUE CUMPLA CON LA NORMATIVIDAD ESPECIFICADA EN LA MINUTA DE TRABAJO.
ES CORRECTA, ELABORA PÓLIZA DE DIARIO AFECTANDO EL PRESUPUESTO CORRESPONDIENTE.
ENVÍA PÓLIZA DE DIARIO A LA JEFATURA DEL DEPARTAMENTO, PARA FIRMA DE Vo. Bo. DEL JEFE
DEL DEPARTAMENTO.
NO ES CORRECTO DEVUELVE LA DOCUMENTACIÓN AL RESPONSABLE DEL ADEUDO, PARA LA
RECTIFICACIÓN DE LA MISMA.
RECIBE DOCUMENTACIÓN COMPROBATORIA Y CORRIGE.
RECIBE PÓLIZAS DE DIARIO, LAS CUALES FIRMA DE Vo. Bo. Y DEVUELVE A LA OFICINA DE
CONTABILIDAD GUBERNAMENTAL.
RECIBE PÓLIZA CON LA FIRMA DE Vo. Bo. DEL JEFE DEL DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD.
EMITE RELACIÓN DE PÓLIZAS DE DIARIO Y ENVÍA RELACIÓN Y PÓLIZAS ADJUNTAS, AL ARCHIVO
DEL DEPARTAMENTO PARA SU RESGUARDO.
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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DEL DEPARTAMENTO
DE CONTABILIDAD
DEPARTAMENTO: CONTABILIDAD AREA: OFICINA DE CONTABILIDAD GUBERNAMENTAL
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: COMPROBACIÓN DE DEUDORES DIVERSOS MODALIDAD:
ÓRGANO PARTICIPANTE ACT.
No.
DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES
ARCHIVO DEL DEPTO. DE
CONTABILIDAD
10 RECIBE RELACIÓN Y PÓLIZAS DE DIARIO LAS QUE REVISA Y ARCHIVA.
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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DEL DEPARTAMENTO
DE CONTABILIDAD
DEPARTAMENTO: CONTABILIDAD AREA: OFICINA DE CONTABILIDAD GUBERNAMENTAL
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: COMPROBACIÓN DE DEUDORES DIVERSOS MODALIDAD:
DIAGRAMA DE ACTIVIDADES
RESPONSABLE
DEL
GASTO
OFICINA DE
CONTABILIDAD
GUBERNAMENTAL
JEFATURA DEL
DEPARTAMENTO
OFICINA DE
CONTABILIDAD
GUBERNAMENTAL
ARCHIVO DEL
DEPARTAMENTO
DE CONTABILIDAD
INICIO
ENVÍA A LA OFICINA DE
CONTA.GUBERNAMENTAL
DOC. COMPROBATORIA
TOTAL Y/O PARCIAL EN
BASE A MINUTA DE
TRABAJO
RECIBE DOC. LA CUAL
REVISA QUE CUMPLA
NORMATIVIDAD EN BASE
A MINUTA DE TRABAJO
RECIBE PÓLIZAS DE
DIARIO, LAS CUALES
FIRMA DE Vo. Bo. Y
DEVUELVE A LA OFICINA
DE CONTABILIDAD
GUBERNAMENTAL
RECIBE Y REVISA
PÓLIZAS DE DIARIO
QUE CONTENGAN EL
Vo. Bo. DE LA
JEFATURA
RECIBE RELACIÓN Y
PÓLIZAS LAS CUALES
REVISA Y ARCHIVA
RECIBE DOCUMENTACIÓN
COMPROBATORIA Y
CORRIGE
ENVÍA PÓLIZA DE DIARIO
A LA JEFATURA DEL
DEPTO. PARA SU FIRMA
DE Vo. Bo.
NO ES CORRECTA
DEVUELVE AL RESPONSABLE DEL
ADEUDO, PARA SU
CORRECCIÓN
EMITE RELACIÓN DE
PÓLIZAS Y ENVÍA
RELACIÓN Y PÓLIZAS AL ARCHIVO DEL
DEPTO. PARA SU
RESGUARDO
ARCHIVA
ES CORRECTA ELAB. POL. DE DIARIO AFECTANDO EL PPTO. CORRES- PONDIENTE
22
0
NO
SI
UNIVERSIDAD AUTÓNOMA CHAPINGO UNIDAD DE PLANEACIÓN, ORGANIZACIÓN Y MÉTODOS
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DEL DEPARTAMENTO
DE CONTABILIDAD
PROCEDIMIENTO: REINTEGRO POR SUBSIDIO DE DEUDORES DIVERSOS
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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DEL DEPARTAMENTO
DE CONTABILIDAD
DEPARTAMENTO: CONTABILIDAD AREA: OFICINA DE CONTABILIDAD GUBERNAMENTAL
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: REINTEGRO POR SUBSIDIO MODALIDAD:
O B J E T I V O
REGISTRAR Y LLEVAR EL CONTROL CONTABLE DE LOS REINTEGROS POR SUBSIDIO DE CADA U.B.P.P.
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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DEL DEPARTAMENTO
DE CONTABILIDAD
DEPARTAMENTO: CONTABILIDAD AREA: OFICINA DE CONTABILIDAD GUBERNAMENTAL
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: REINTEGRO POR SUBSIDIO MODALIDAD:
P O L Í T I C A S
1. LOS REGISTROS SE REALIZARÁN EN BASE A LOS ACUERDOS ESTABLECIDOS EN LAS MINUTAS DE
TRABAJO QUE SE LEVANTEN EN LA CONTRALORÍA.
2. LOS REINTEGROS DEBERÁN IDENTIFICARSE CLARAMENTE, EN BASE AL PRESUPUESTO QUE
CORRESPONDA E IGUALMENTE A LA ESTRUCTURA CONTABLE QUE LE CORRESPONDA.
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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DEL DEPARTAMENTO
DE CONTABILIDAD
DEPARTAMENTO: CONTABILIDAD AREA: OFICINA DE CONTABILIDAD GUBERNAMENTAL
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: REINTEGRO POR SUBSIDIO MODALIDAD:
ÓRGANO
PARTICIPANTE
ACT.
No.
DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES
DEUDOR U.B.P.P.´S
TESORERÍA
OFICINA DE CONTABILIDAD
ADMINISTRATIVA
OFICINA DE CONTABILIDAD
GUBERNAMENTAL
OFICINA DE CONTABILIDAD
ADMINISTRATIVA
ARCHIVO DEL
DEPARTAMENTO
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
EFECTÚA REINGRESO TOTAL Y/O PARCIAL EN CAJA DE TESORERÍA DEPTO. DE INGRESOS.
ENVÍA RELACIÓN DE PÓLIZAS DE INGRESOS POR REINGRESO DE DEUDORES DIVERSOS A LA
OFICINA DE CONTABILIDAD ADMINISTRATIVA.-
RECIBE RELACIÓN DE PÓLIZA DE INGRESOS POR CONCEPTO DE REINGRESOS DE GASTOS A
COMPROBAR , REVISA LAS AFECTACIONES CONTABLES QUE SEAN CORRECTAS.
TURNA RELACIÓN DE PÓLIZAS DE INGRESOS EN ORIGINAL Y COPIA, CON DOCUMENTACIÓN
ANEXA A LA OFICINA DE CONTABILIDAD GUBERNAMENTAL.
RECIBE RELACIÓN DE PÓLIZAS DE INGRESO POR SUBSIDIO EN ORIGINAL Y COPIA.
COTEJA REINTEGROS Y VERIFICA MOVIMIENTOS CONTABLES.
ES CORRECTA, ENTREGA DOCUMENTACIÓN ORIGINAL A LA OFICINA DE CONTABILIDAD
ADMINISTRATIVA.
NO ES CORRECTA DEVUELVE A LA TESORERÍA (DEPTO. DE INGRESOS) PARA SU CORRECCIÓN.
RECIBE RELACIÓN DE PÓLIZAS DE INGRESO EN ORIGINAL, YA REVISADAS POR OFICINA DE
CONTABILIDAD GUBERNAMENTAL LAS CUALES TURNA AL ARCHIVO DEL DEPTO., PARA SU
RESGUARDO CORRESPONDIENTE.
RECIBE RELACIÓN DE PÓLIZAS DE INGRESO, ORIGINALES, LAS CUALES REVISA QUE CONTENGAN
EL SOPORTE CORRESPONDIENTE, POSTERIORMENTE SE ARCHIVA.
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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DEL DEPARTAMENTO
DE CONTABILIDAD
DEPARTAMENTO: CONTABILIDAD AREA: OFICINA DE CONTABILIDAD GUBERNAMENTAL
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: REINTEGRO POR SUBSIDIO MODALIDAD:
DIAGRAMA DE ACTIVIDADES
DEUDOR
U.B.P.P.´S TESORERÍA
OFICINA DE
CONTABILIDAD
ADMINISTRATIVA
OFICINA DE
CONTABILIDAD
GUBERNAMENTAL
OFICINA DE
CONTABILIDAD
ADMINISTRATIVA
ENVÍA POL. DE ING. POR REING. DE DEUD.
DIV. A OFNA.
CONTABILIDAD
ADMINISTRATIVA
INICIO RECIBE REL. POL.
ING. POR CONCEPTO
DE REING. DE GTOS.
A COMPROBAR
TURNA POL. DE ING. EN ORIGINAL Y COPIA
A LA OFIC. DE
CONTABILIDAD
GUBERNAMENTAL
RECIBE REL. POLIZA.
DE INGRESO POR
SUBSIDIO.
COTEJA
REINTEGROS Y
VERIFICA MOV.
CONTABLES
CUMPLE
NORMA-
TIVI-
DAD
B
A
SI
NO
A
RECIBE POL. DE ING.
ORIGINAL,ENTREGA
ARCHIVO DE DEPTO.
DE CONTABILIDAD EFECTUA
REINGRESO
EN CAJA DE LA
TESORERÍA
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PÁGINA
SIGUIENTE
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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DEL DEPARTAMENTO
DE CONTABILIDAD
DEPARTAMENTO: CONTABILIDAD AREA: DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD GUBERNAMENTAL
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: REINTEGRO POR SUBSIDIO MODALIDAD:
DIAGRAMA DE ACTIVIDADES
ARCHIVO DEL
DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD
OFICINA DE
CONTABILIDAD
ADMINISTRATIVA
TESORERÍA
28
PÁGINA
ANTERIOR
FIN
RECIBE REL. DE
PÓL. DE INGRESO
PARA SU
RESGUARDO
B
DOCUMENTACIÓN
DEVUELTA A LA
TESORERÍA, DEPTO. DE
INGRESOS PARA SU
CORRECCIÓN
RECIBÍ PÓLIZA DE INGRESO,
CORRIGE Y ENVÍA
NUEVAMENTE A DEPTO. DE
CONTABILIDAD, OFICINA DE CONTABILIDAD
ADMINISTRATIVA
REINICIA
PROCEDIMIENTO
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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DEL DEPARTAMENTO
DE CONTABILIDAD
PROCEDIMIENTOS: MINISTRACIONES
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UNIVERSIDAD AUTÓNOMA CHAPINGO UNIDAD DE PLANEACIÓN, ORGANIZACIÓN Y MÉTODOS
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DEL DEPARTAMENTO
DE CONTABILIDAD
DEPARTAMENTO: CONTABILIDAD AREA: OFICINA DE CONTABILIDAD GUBERNAMENTAL
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: MINISTRACIONES MODALIDAD:
O B J E T I V O
CONTROLAR Y REGISTRAR LA DOCUMENTACIÓN TOTAL Y/O PARCIAL, CORRESPONDIENTE A LOS GASTOS A
COMPROBAR DE LAS DIFERENTES U.B.P.P´S PARA PREPARAR LOS INFORMES REQUERIDOS POR LAS
AUTORIDADES DE LA INSTITUCIÓN.
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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DEL DEPARTAMENTO
DE CONTABILIDAD
DEPARTAMENTO: CONTABILIDAD AREA: OFICINA DE CONTABILIDAD GUBERNAMENTAL
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: MINISTRACIONES MODALIDAD:
P O L Í T I C A S
1. LA REVISIÓN DE LA DOCUMENTACIÓN DEBE SER CON BASE AL INSTRUCTIVO DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS, PARA
LA COMPROBACIÓN PARCIAL Y/O TOTAL DEL RECIBO DE GASTOS A COMPROBAR.
2. TODA LA DOCUMENTACIÓN DEBERÁ ENVIARSE DEBIDAMENTE RELACIONADA.
3. CUANDO EL RESPONSABLE DEL GASTO SE PRESENTE EN EL DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD CON SU
DOCUMENTACIÓN, RECIBIRÁ Y FIRMARÁ DE RECIBIDO, ENTREGÁNDOLE COPIA DE LA RELACIÓN.
4. LA DOCUMENTACIÓN QUE NO CUMPLA CON LA NORMATIVIDAD ESTABLECIDA, SE DEVOLVERÁ AL RESPONSABLE
DEL GASTO.
5. EL RESPONSABLE DEL GASTO, RECIBIRÁ SU RECIBO DE GASTOS A COMPROBAR (ORIGINAL) CUANDO ESTE
COMPROBADO TOTALMENTE.
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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DEL DEPARTAMENTO
DE CONTABILIDAD
DEPARTAMENTO: CONTABILIDAD AREA: OFICINA DE CONTABILIDAD GUBERNAMENTAL
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: MINISTRACIONES MODALIDAD:
ÓRGANO
PARTICIPANTE
ACT.
No.
DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES
DEPARTAMENTO DE
EGRESOS
OFICINA DE CONTABILIDAD
ADMINISTRATIVA
OFICINA DE CONTABILIDAD
GUBERNAMENTAL
U.B.B.P. Y/O RESPONSABLE
DEL GASTO
OFICINA DE CONTABILIDAD
GUBERNAMENTAL
1
2
3
4
5
6
7
8
9
ENVÍA A LA OFICINA DE CONTABILIDAD ADMINISTRATIVA RELACIÓN DE PÓLIZAS CHEQUE, POR
GASTOS Y GASTOS A COMPROBAR CON SUS RESPECTIVOS RECIBOS, EN ORIGINAL Y DOS COPIAS
RESPECTIVAMENTE.
RECIBE RELACIÓN Y REVISA PÓLIZAS DE EGRESOS.
NO ES CORRECTO, SE REGRESA AL DEPTO. DE EGRESOS PARA SU CORRECCIÓN.
ES CORRECTO, SE DESGLOSA Y TURNA RECIBO DE GASTOS A COMPROBAR ORIGINAL Y COPIA A
LA OFICINA DE CONTABILIDAD GUBERNAMENTAL.
RECIBE Y REVISA EN LA RED QUE LA AFECTACIÓN CONTABLE CON BASE A LA PÓLIZA CHEQUE
SEA CORRECTO.
ARCHIVA TEMPORALMENTE LOS RECIBOS DE GASTOS A COMPROBAR HASTA QUE LOS
COMPRUEBEN TOTALMENTE Y SE ENTREGUEN A LOS RESPONSABLES DEL GASTO.
PRESENTA DOCUMENTACIÓN PARCIAL Y/O TOTAL A TRAVÉS DE RELACIÓN, EN ORIGINAL Y
COPIA, A LA OFICINA DE CONTABILIDAD GUBERNAMENTAL.
RECIBE Y FIRMA DE RECIBIDO Y SELLA RELACIÓN DE DOCUMENTACIÓN COMPROBATORIA, ASÍ
MISMO ENTREGA COPIA A LA U.B.P.P. Y/O RESPONSABLE DEL GASTO.
REVISA QUE LA DOCUMENTACIÓN CUMPLA CON LA NORMATIVIDAD ESTABLECIDA EN EL
DEPARTAMENTO Y LOS REQUISITOS FISCALES DE ACUERDO A LA LEY DE IMPUESTO SOBRE LA
RENTA.
32
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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DEL DEPARTAMENTO
DE CONTABILIDAD
PARTAMENTO: CONTABILIDAD AREA: OFICINA DE CONTABILIDAD GUBERNAMENTAL
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: MINISTRACIONES MODALIDAD:
ÓRGANO PARTICIPANTE ACT.
No.
DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES
JEFATURA
OFICINA DE CONTABILIDAD
GUBERNAMENTAL
ARCHIVO DEL
DEPARTAMENTO
10
11
12
13
14
15
16
17
18
NO CUMPLE CON NORMATIVIDAD ESTABLECIDA, SE REGRESA DOCUMENTACIÓN PARA SU
CORRECCIÓN VÍA RELACIÓN.
CUMPLE CON LA NORMATIVIDAD ELABORA PÓLIZA DE DIARIO TOTAL Y/O PARCIAL, VÍA RED EN
ORIGINAL Y UNA COPIA ANEXANDO LA DOCUMENTACIÓN ORIGINAL, AFECTANDO AL GASTO
PRESUPUESTAL Y DESCARGANDO AL RESPONSABLE DEL GASTO.
TURNA A LA JEFATURA PARA SU Vo. Bo.
EL JEFE DEL DEPARTAMENTO DA EL VISTO BUENO Y TURNA A LA OFICINA DE CONTABILIDAD
GUBERNAMENTAL.
RECIBE RELACIÓN DE PÓLIZAS CON Vo. Bo. DE LA JEFATURA Y DOCUMENTACIÓN
COMPROBATORIA PARA TURNAR AL ARCHIVO DEL DEPARTAMENTO.
ENTREGA RECIBO ORIGINAL DE GASTOS A COMPROBAR AL RESPONSABLE DEL RECIBO DE
GASTOS A COMPROBAR.
EN CASO DE QUE LA DOCUMENTACIÓN CONTENGA COMPROBACIÓN DE VÍATICOS, SE ENVIARÁ
UNA COPIA DE LOS MISMOS, AL DEPARTAMENTO DE CONTROL PRESUPUESTAL PARA VERIFICAR
QUE NO EXISTA DUPLICIDAD.
LAS AFECTACIONES CONTABLES QUE SE LLEVEN A CABO DE AÑOS ANTERIORES
(COMPROBACIONES), SE DEBERÁ ENVÍAR COPIA DE LA PÓLIZA, AL DEPARTAMENTO DE CONTROL
PRESUPUESTAL Y ENVÍA DOCUMENTACIÓN AL ARCHIVO.
RECIBE DOCUMENTACIÓN, REVISA Y ARCHIVA PARA SU RESGUARDO CORRESPONDIENTE.
33
UNIVERSIDAD AUTÓNOMA CHAPINGO UNIDAD DE PLANEACIÓN, ORGANIZACIÓN Y MÉTODOS
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DEL DEPARTAMENTO
DE CONTABILIDAD
DEPARTAMENTO: CONTABILIDAD AREA: OFICINA DE CONTABILIDAD GUBERNAMENTAL
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: MINISTRACIONES MODALIDAD:
DIAGRAMA DE ACTIVIDADES
DEPARTAMENTO
DE
EGRESOS
OFICINA DE
CONTABILIDAD
ADMINISTRATIVA
OFICINA
DE CONTABILIDAD
GUBERNAMENTAL
U.B.P.P. Y/O
RESPONSABLE
DEL GASTO
OFICINA
DE CONTABILIDAD
GUBERNAMENTAL
INICIO
ENVÍA RELACIÓN
DE POLIZAS
CHEQUE A LA OFNA
DE CONTABILIDAD
ADMINISTRATIVA
RECIBE
DOCUMENTACIÓN
Y REVISA QUE SEA
CORRECTA
RECIBE Y REVISA
EN LA RED
AFECTACIÓN
CONTABLE
RECIBOS
DE GASTOS
RECIBE FIRMA DE
RECIBIDO
RELACIÓN. DE
DOCUMENTACIÓN
COMPROBATORIA
PRESENTA DOC.
PARCIAL O TOTAL
EN LA OFNA DE
CONTABILIDAD
GUBERNAMENTAL
REVISA QUE LA
DOCUMENTACIÓN
CUMPLA CON LA
NORMATIVIDAD
CUM
PLE
NOR
MATI
VIDA
D
A
REGRESA DOC. AL
USUARIO PARA
REINICIAR EL PROCEDIMIENTO
ES
CORREC
TO
DEVUELVE
RELACIÓN DE
PÓLIZAS PARA SU
CORRECCIÓN
NO
SI
SI
DESGLOSA Y TURNA
RECIBOS DE GASTOS A LA OFINA DE
CONTABILIDAD
GUBERNAMENTAL
B
34
UNIVERSIDAD AUTÓNOMA CHAPINGO UNIDAD DE PLANEACIÓN, ORGANIZACIÓN Y MÉTODOS
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DEL DEPARTAMENTO
DE CONTABILIDAD
DEPARTAMENTO: CONTABILDAD AREA: OFICINA DE CONTABILIDAD GUBERNAMENTAL
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: MINISTRACIONES MODALIDAD:
DIAGRAMA DE ACTIVIDADES
OFICINA
DE CONTABILIDAD
GUBERNAMENTAL
JEFATURA DEL
DEPARTAMENTO
OFICINA
DE CONTABILIDAD
GUBERNAMENTAL
OFICINA
DE CONTABILIDAD
GUBERNAMENTAL
ARCHIVO DEL
DEPARTAMENTO
DE CONTABILIDAD
CUMPLE NORMA-
TIVIDAD
ELABORA PÓLIZA
DE DIARIO TOTAL
Y/O PARCIAL
TURNA PÓLIZAS DE
DIARIO A LA JEFATURA
PARA SU VISTO BUENO
RECIBE PÓLIZAS DE
DIARIO Y FIRMA DE
VISTO BUENO
ENVÍA PÓLIZAS DE
DIARIO A OFICINA DE CONTABILIDAD
GUBERNAMENTAL
RECIBE PÓLIZAS DE
DIARIO CON VISTO BUENO DE LA
JEFATURA
A LAS AFECTACIONES
CONTABLES DE EJERC. ANT. (COMPROB.), DEBE
ENVIARSE COPIA DE
PÓL. A CONTROL PRES.
ENVÍA AL ARCHIVO
DEL DEPTO. RELACIÓN
Y PÓLIZAS DE DIARIO PARA SU RESGUARDO
CORRESPONDIENTE
RECIBE PÓLIZAS CON
REL. LAS CUALES
ARCHIVA PARA SU
RESGUARDO CORRES.
FIN
ENTREGA RECIBO DE
GASTOS ORIGINAL A LA
U.B.B.P’S Y/O RESPONSABLE DEL
GASTO.
SE ENVÍA A CONTROL
PRESUPUESTAL COPIA
DE VIÁTICOS PARA VERIFICAR QUE NO
EXISTA DUPLICIDAD
ARCHIVA
35
UNIVERSIDAD AUTÓNOMA CHAPINGO UNIDAD DE PLANEACIÓN, ORGANIZACIÓN Y MÉTODOS
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DEL DEPARTAMENTO
DE CONTABILIDAD
PROCEDIMIENTO: REINTEGRO POR SUBSIDIO
36
UNIVERSIDAD AUTÓNOMA CHAPINGO UNIDAD DE PLANEACIÓN, ORGANIZACIÓN Y MÉTODOS
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DEL DEPARTAMENTO
DE CONTABILIDAD
DEPARTAMENTO: CONTABILIDAD AREA: OFICINA DE CONTABILIDAD GUBERNAMENTAL
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: REINTEGRO POR SUBSIDIO MODALIDAD:
O B J E T I V O
REVISAR LOS REINTEGROS TOTALES Y/O PARCIALES QUE CUMPLAN CON LOS REQUISITOS DE LA PÓLIZA
CHEQUE CON LA CUAL SE EMITIÓ. CON LA FINALIDAD DE PREPARAR REPORTES E INFORMES QUE SE
REQUIERAN POR LAS DIFERENTES AUTORIDADES DE LA INSTITUCIÓN.
37
UNIVERSIDAD AUTÓNOMA CHAPINGO UNIDAD DE PLANEACIÓN, ORGANIZACIÓN Y MÉTODOS
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DEL DEPARTAMENTO
DE CONTABILIDAD
DEPARTAMENTO: CONTABILIDAD AREA: OFICINA DE CONTABILIDAD GUBERNAMENTAL
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: REINTEGRO POR SUBSIDIO MODALIDAD:
P O L Í T I C A S
6. LA REVISIÓN DE LAS PÓLIZAS DE INGRESO DEBERÁ SER CON BASE A LA PÓLIZA CHEQUE, EN LA CUAL SE
OTORGA EL FONDO REVOLVENTE A LAS DIFERENTES U. B. P. P.
7. EL RESPONSABLE RECIBIRÁ EL RECIBO ORIGINAL DE GASTOS A COMPROBAR, CUANDO ESTÉ
COMPROBADO TOTALMENTE.
38
UNIVERSIDAD AUTÓNOMA CHAPINGO UNIDAD DE PLANEACIÓN, ORGANIZACIÓN Y MÉTODOS
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DEL DEPARTAMENTO
DE CONTABILIDAD
DEPARTAMENTO: CONTABILIDAD AREA: OFICINA DE CONTABILIDAD GUBERNAMENTAL
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: REINTEGRO POR SUBSIDIO MODALIDAD:
ÓRGANO
PARTICIPANTE
ACT.
No.
NORMATIVIDA DE ACTIVIDADES
DEPARTAMENTO DE
EGRESOS
OFICINA DE CONTABILIDAD
ADMINISTRATIVA
OFICINA DE CONTABILIDAD
GUBERNAMENTAL
U.B.P.P. Y/O RESPONSABLE
DEL GASTO
OFICINA DE CONTABILIDAD
GUBERNAMENTAL
1
2
3
4
5
6
7
8
ENVÍA A LA OFICINA DE CONTABILIDAD ADMINISTRATIVA RELACIÓN DE PÓLIZAS CHEQUE, POR
GASTOS A COMPROBAR Y RECIBOS DE GASTOS A COMPROBAR EN ORIGINAL Y DOS COPIAS
RESPECTIVAMENTE.
RECIBE RELACIÓN DE PÓLIZAS CHEQUE, DESGLOSA TURNA ORIGINAL Y UNA COPIA DE GASTO A
COMPROBAR A LA OFICINA DE CONTABILIDAD GUBERNAMENTAL.
RECIBE ORIGINAL Y COPIA DEL RECIBO DE GASTOS A COMPROBAR Y REVISA EN LA RED LA
AFECTACIÓN CONTABLE EN BASE A LA PÓLIZA CHEQUE, QUE EMITE EL DEPARTAMENTO DE
EGRESOS, QUE SEA LA CORRECTA.
ARCHIVA TEMPORALMENTE LOS RECIBOS DE GASTOS A COMPROBAR, HASTA QUE EL USUARIO
PRESENTA SU COMPROBACIÓN DEL GASTO.
PRESENTA RECIBO DE ENTREGA DEL DEPARTAMENTO DE (INGRESOS) TESORERÍA A LA OFICINA
DE CONTABILIDAD GUBERNAMENTAL.
RECIBE PÓLIZA DE INGRESOS Y REVISA QUE SEAN CORRECTOS LOS REINTEGROS QUE
CORRESPONDAN A FONDO REVOLVENTE DE LA OFICINA DE CONTABILIDAD ADMINISTRATIVA.
REVISA QUE LA DOCUMENTACIÓN CUMPLA CON LA NORMATIVIDAD.
CUMPLE CON LA NORMATIVIDAD ESTABLECIDA Y SE PROCEDE A ARCHIVAR LAS PÓLIZAS DE
INGRESO.
39
UNIVERSIDAD AUTÓNOMA CHAPINGO UNIDAD DE PLANEACIÓN, ORGANIZACIÓN Y MÉTODOS
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DEL DEPARTAMENTO
DE CONTABILIDAD
DEPARTAMENTO: CONTABILIDAD AREA: OFICINA DE CONTABILIDAD GUBERNAMENTAL
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: REINTEGRO POR SUBSIDIO MODALIDAD:
ÓRGANO
PARTICIPANTE
ACT.
No.
DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES
DEPTO. DE INGRESOS DE
TESORERÍA
OFIC. DE CONTABILIDAD
GUBERNAMENTAL
U.B.P.P. Y/O RESPONSABLE
DEL GASTO
9
10
11
12
13
LAS PÓLIZAS DE INGRESOS NO CUMPLEN CON NORMATIVIDAD. SE DEVUELVE AL
DEPARTAMENTO DE INGRESOS PARA LA CORRECCIÓN CORRESPONDIENTE.
RECIBE DOCUMENTACIÓN Y CORRIGE.
ENTREGA DOCUMENTACIÓN CORREGIDA A LA OFICINA GUBERNAMENTAL.
RECIBE DOCUMENTACIÓN Y ENTREGA RECIBO DE GASTOS A COMPROBAR ORIGINAL A USUARIO.
RECIBE DE LA OFICINA DE CONTABILIDAD GUBERNAMENTAL, RECIBO ORIGINAL DEL GASTO
CON LO CUAL LIBERA SU ADEUDO.
40
UNIVERSIDAD AUTÓNOMA CHAPINGO UNIDAD DE PLANEACIÓN, ORGANIZACIÓN Y MÉTODOS
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DEL DEPARTAMENTO
DE CONTABILIDAD
DEPARTAMENTO: CONTABILIDAD AREA: OFICINA DE CONTABILIDAD GUBERNAMENTAL
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: REINTEGRO POR SUBSIDIO MODALIDAD:
DIAGRAMA DE ACTIVIDADES
DEPARTAMENTO
DE
EGRESOS
OFICINA DE
CONTABILIDAD
ADMINISTRATIVA
OFICINA
DE CONTABILIDAD
GUBERNAMENTAL
U.B.P.P. Y/O
RESPONSABLE
DEL GASTO
OFICINA
DE CONTABILIDAD
GUBERNAMENTAL
INICIO
ENVÍA
DOCUMENTACIÓN
A LA OFNA D
CONTABILIDAD
ADMINISTRATIVA
RECIBE
DOCUMENTACIÓN
POLIZAS
CHEQUE
TURNA ORIGINAL Y
COPIA DEL RBO. DE
GASTOS A
COMPROBAR A
OFICINA DE CONTAB.
GUBERNAMENTAL
RECIBE Y REVISA
QUE ESTE
CORRECTA
PRESENTA RECIBO DE
ENTREGA DEL DEPTO. DE
INGRESOS EN LA OFIC.
DE CONTABILIDAD
GUBERNAMENTAL
REVISA QUE LA
DOCUMENTACIÓN
CUMPLA CON LA
NORMATIVIDAD
CUM
PLE
NOR
MATIV
IDAD
A
B
2
RECIBE Y REVISA
EN RED
AFECTACIÓN
CONTABLE
SÍ
NO
41
UNIVERSIDAD AUTÓNOMA CHAPINGO UNIDAD DE PLANEACIÓN, ORGANIZACIÓN Y MÉTODOS
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DEL DEPARTAMENTO
DE CONTABILIDAD
DEPARTAMENTO: CONTABILIDAD AREA: OFICINA DE CONTABILIDAD GUBERNAMENTAL
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: REINTEGRO POR SUBSIDIO MODALIDAD:
DIAGRAMA DE ACTIVIDADES
OFICINA
DE CONTABILIDAD
GUBERNAMENTAL
TESORERIA
(INGRESOS)
OFICINA
DE CONTABILIDAD
GUBERNAMENTAL
U.B.P.P. Y/O
RESPONSABLE
DEL GASTOS
OFICINA
DE CONTABILIDAD
GUBERNAMENTAL
42
RECIBE DOC. Y
ENTREGA RECIBO
DE GASTOS A
COMPROBAR
ORIGINAL A
USUARIO
1
B
POLIZAS DE
INGRESO NO
CUMPLE CON
REQUISITOS SE
DEVUELVE
RECIBE
DOCUMENTACIÓN
Y CORRIGE
ENTREGA
DOCUMENTACIÓN
CORREGIDA A LA
OFNA. DE
CONTABILIDAD
GUBERNAMENTAL
A
RECIBE RECIBO
DE GASTOS A
COMPROBAR
ORIGINAL
ARCHIVA
UNIVERSIDAD AUTÓNOMA CHAPINGO UNIDAD DE PLANEACIÓN, ORGANIZACIÓN Y MÉTODOS
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DEL DEPARTAMENTO
DE CONTABILIDAD
PROCEDIMIENTO: ESTIMACIÓN PARA CUENTAS INCOBRABLES
43
UNIVERSIDAD AUTÓNOMA CHAPINGO UNIDAD DE PLANEACIÓN, ORGANIZACIÓN Y MÉTODOS
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DEL DEPARTAMENTO
DE CONTABILIDAD
O B J E T I V O
DETERMINAR EL PORCENTAJE RESPECTO A LA DEUDA TOTAL DE LAS CUENTAS INCOBRABLES AL TERMINO
DE CADA EJERCICIO (DEUDORES DIVERSOS, MINISTRACIONES Y FONDO REVOLVENTE) Y SE INFORMA A LA
CONTRALORIA INTERNA PARA QUE SE TOMEN LAS ACCIONES CORRESPONDIENTES.
44
DEPARTAMENTO: CONTABILIDAD AREA: OFICINA DE CONTABILIDAD GUBERNAMENTAL
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: ESTIMACIÓN PARA CUENTAS INCOBRABLES MODALIDAD:
UNIVERSIDAD AUTÓNOMA CHAPINGO UNIDAD DE PLANEACIÓN, ORGANIZACIÓN Y MÉTODOS
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DEL DEPARTAMENTO
DE CONTABILIDAD
P O L Í T I C A S
8. AL FINALIZAR EL EJERCICIO Y ANTES DEL CIERRE CONTABLE SE REALIZA UN ANÁLISIS POR ANTIGÜEDAD
DE SALDOS, PARA ACTUALIZAR EL IMPORTE O LA CANTIDAD QUE SE CONSIDERAN DE COBRO DUDOSO.
DICHA INFORMACION SIRVE PARA QUE LA INSTITUCION CONOZCA EL MONTO QUE NO VA HACER POSIBLE
SU RECUPERACION.
45
DEPARTAMENTO: CONTABILIDAD AREA: OFICINA DE CONTABILIDAD ADMINISTRATIVA
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: ESTIMACIÓN PARA CUENTAS INCOBRABLES MODALIDAD:
UNIVERSIDAD AUTÓNOMA CHAPINGO UNIDAD DE PLANEACIÓN, ORGANIZACIÓN Y MÉTODOS
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DEL DEPARTAMENTO
DE CONTABILIDAD
ÓRGANO
PARTICIPANTE
ACT.
No. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES
OFICINA DE CONTABILIDAD
GUBERNAMENTAL.
JEFATURA DEL DEPTO.
DE CONTABILIDAD.
OFICINA DE CONTABILIDAD
GUBERNAMENTAL.
ARCHIVO DEL
DEPARTAMENTO.
1
2
3
4
5
6
7
AL FINALIZAR EL EJERCICIO DE CADA AÑO SE IMPRIME UN REPORTE DE SALDOS, DE LAS
CUENTAS 105 (FONDO REVOLVENTE Y MINISTRACIONES) Y 107 (DEUDORES DIVERSOS).
DEL ULTIMO EJERCICIO HACIA ATRÁS SE DEJAN CINCO AÑOS Y APARTIR DEL SEXTO
AÑO HASTA EL ULTIMO QUE SE TENGA REGISTRADO EN DICHAS CUENTAS SE
DETERMINAN LOS SALDOS DE LO QUE SE CONSIDERA INCOBRABLE.
CON LOS MONTOS DETERMINADOS POR AÑO DE LAS CTAS. 105 Y 107, SE ESTABLECE LA
DIFERENCIA DE LAS CTAS. DE COBRO DUDOSO; EN BASE AL SALDO DE LA BALANZA
GENERAL DEL ULTIMO EJERCICIO.
UNA VEZ OBTENIDA LA DIFERENCIA SE PROCEDE A ELABORAR LA POLIZA DE DIARIO,
CON LA AFECTACIÓN CONTABLE PARA ACTUALIZAR DICHA CUENTA, LO CUAL SE
REFLEJA EN LOS ESTADOS FINANCIEROS Y PASA A FIRMA DE Vo. Bo. POR EL JEFE DEL
DEPARTAMENTO.
RECIBE Y FIRMA DE Vo. Bo. Y DEVUELVE A LA OFICINA DE CONTABILIDAD
GUBERNAMENTAL
RECIBE LA PÓLIZA CON FIRMA DE Vo. Bo. E IMPRIME RELACION Y ENVIA AL ARCHIVO
DEL DEPARTAMENTO PARA SU RESGUARDO.
RECIBE DOCUMENTACIÓN REVISA Y ARCHIVA PARA SU RESGUARDO CORRESPONDIENTE
EN BASE AL ACUERDO DEL DIARIO OFICIAL DE LA FEDERACIÓN DEL DÍA MARTES 25 DE
AGOSTO DE 1998.
46
DEPARTAMENTO: CONTABILIDAD AREA: OFICINA DE CONTABILIDAD ADMINISTRATIVA
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: ESTIMACIÓN PARA CUENTAS INCOBRABLES MODALIDAD:
UNIVERSIDAD AUTÓNOMA CHAPINGO UNIDAD DE PLANEACIÓN, ORGANIZACIÓN Y MÉTODOS
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DEL DEPARTAMENTO
DE CONTABILIDAD
OFICINA DE
CONTABILIDAD
GUBERNAMENTAL
OFICINA DE
CONTABILIDAD
GUBERNAMENTAL
JEFATURA DEL
DEPARTAMENTO
OFICINA DE
CONTABILIDAD
GUBERNAMENTAL
ARCHIVO DEL
DEPARTAMENTO
DE CONTABILIDAD
DEPARTAMENTO: CONTABILIDAD AREA: OFICINA DE CONTABILIDAD ADMINISTRATIVA
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: ESTIMACIÓN PARA CUENTAS INCOBRABLES MODALIDAD:
DIAGRAMA DE ACTIVIDADES
INICIO
AL FINALIZAR EL
EJERCICIO SE
IMPRIME UN
REPORTE DE
SALDOS DE LAS
CUENTAS 105 Y 107
POR CADA AÑO.
DEL ÚLTIMO EJERCICIO HACIA ATRÁS SE DEJAN
5 AÑOS Y APARTIR DEL
6 AÑO HASTA EL
ULTIMO QUE SE TENGA
REGISTRADO EN
DICHAS CTAS. SE
DETERMINAN LOS
SALDOS DE LO QUE SE
CONSIDERA
INCOBRABLE.
CON LOS MONTOS
DETERMINADOS POR
CADA AÑOS DE LAS
CUENTAS 105 Y 107, SE
ESTABLE LA
DIFERENCIA DE LAS
CTAS. DE COBRO
DUDOSO, EN BASE AL
SALDO DE LA
BALANZA GENERAL
DEL ULTIMO
EJERCICIO.
UNA VEZ OBTENIDA LA
DIFERENCIA SE REALIZA
LA POLIZA DE DIARIO;
CON LA AFECTACIÓN
CONTABLE, PARA
ACTUALIZAR EL SALDO
DE ESTA CUENTA, Y
PASA A FIRMA DE Vo. Bo.
POR EL JEFE DEL
DEPARTAMANENTO.
RECIBE Y FIRMA DE
Vo. Bo. Y DEVUELVE
A LA OFICINA DE
CONTABILIDAD
GUBERNAMENTAL.
RECIBE LA POLIZA
CON FIRMA DE Vo. Bo.
E IMPRIME RELACION
Y ENVIA AL
ARCHIVO DEL
DEPARTAMENTO
PARA SU
RESGUARDO.
RECIBE
DOCUMENTACIÓN ,
REVISA Y ARCHIVA
PARA SU
RESGUARDO
CORRESPONDIENTE
UNIVERSIDAD AUTÓNOMA CHAPINGO UNIDAD DE PLANEACIÓN, ORGANIZACIÓN Y MÉTODOS
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DEL DEPARTAMENTO
DE CONTABILIDAD
OFICINA DE CONTABILIDAD
ADMINISTRATIVA
48
UNIVERSIDAD AUTÓNOMA CHAPINGO UNIDAD DE PLANEACIÓN, ORGANIZACIÓN Y MÉTODOS
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DEL DEPARTAMENTO
DE CONTABILIDAD
OBJETIVO DE LA OFICINA
- REVISAR LA DOCUMENTACIÓN ORIGINAL QUE ES ENVIADA AL DEPARTAMENTO DE
CONTABILIDAD, PARA SU REGISTRO DE ACUERDO A LA CODIFICACIÓN ESTABLECIDA
RELATIVA A LA AFECTACIÓN DEL GASTO DE OPERACIÓN, INVERSIÓN Y OBRA PÚBLICA.
- REGISTRAR LOS INGRESOS Y EGRESOS DEL PRESUPUESTO DE LA UNIVERSIDAD, PARA
PROPORCIONAR INFORME DE SU SITUACIÓN FINANCIERA.
49
UNIVERSIDAD AUTÓNOMA CHAPINGO UNIDAD DE PLANEACIÓN, ORGANIZACIÓN Y MÉTODOS
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DEL DEPARTAMENTO
DE CONTABILIDAD
POLÍTICAS DE LA OFICINA
A) REGISTRO DE INGRESOS PRESUPUESTALES.
1. LA DOCUMENTACIÓN DEL INGRESO SE RECIBIRÁ EN EL DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD EN UN
PERÍODO MÁXIMO DE DOS DÍAS HÁBILES DESPUÉS DEL DEPÓSITO.
B) RECEPCIÓN DE DOCUMENTACIÓN PARA CREAR Y CANCELAR PASIVOS DE GASTOS DE LAS DIFERENTES
UNIDADES BÁSICAS DE PROGRAMACIÓN.
1. LA DOCUMENTACIÓN ENVIADA POR EL DEPARTAMENTO DE CONTROL PRESUPUESTAL, SERÁ RECIBIDA POR
EL DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD EN UN PERÍODO MÁXIMO DE DOS DÍAS HÁBILES, A PARTIR DE LA
FECHA DE ENTREGA DE CHEQUES.
C) REGISTRO DE CONSUMO DE ALMACÉN POR U.B.P.P.
1. CONTABILIDAD REGISTRARÁ LOS PRECOMPROMISOS PARA CONSUMO DE ALMACÉN.
2. EL DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD RECIBIRÁ EL INFORME MENSUAL DEL CONSUMO DE ALMACÉN
AL TÉRMINO DE CADA MES PARA CANCELAR LOS PRECOMPROMISOS.
50
UNIVERSIDAD AUTÓNOMA CHAPINGO UNIDAD DE PLANEACIÓN, ORGANIZACIÓN Y MÉTODOS
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DEL DEPARTAMENTO
DE CONTABILIDAD
D) RECEPCIÓN DE DOCUMENTACIÓN POR PAGO DE IMPUESTOS.
SE CREA EL PASIVO DE IMPUESTOS PARA ELABORAR LA DECLARACIÓN
LA DOCUMENTACIÓN ENVIADA POR EL DEPARTAMENTO DE EGRESOS SERÁ RECIBIDA POR EL
DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD EN UN PERÍODO MÁXIMO DE DOS DÍAS HÁBILES.
E) REGISTRO DEL ACTIVO FIJO.
1. CONTABILIDAD RECIBIRÁ MENSUALMENTE INFORMACIÓN DEL ACTIVO FIJO ENVIADO POR EL
DEPARTAMENTO DE BIENES PATRIMONIALES.
F) REGISTRO DE NÓMINA.
1. RECIBIRÁ PÓLIZA CHEQUE DE LAS NÓMINAS DE SERVICIOS PERSONALES, ORDINARIA Y EXTRAORDINARIAS.
2. VERIFICARÁ, REGISTRARÁ Y RESGUARDARÁ LAS NÓMINAS DEL PERSONAL DE LA UNIVERSIDAD
AUTÓNOMA CHAPINGO.
G) ANTICIPO A PROVEEDORES Y CONTRATISTAS.
1. RECIBIRÁ Y REVISARÁ ESTIMACIÓN DE PAGOS Y FACTURAS ORIGINALES Y CONTROLAR LOS ANTICIPOS A
PROVEEDORES Y CONTRATISTAS.
H) CONCILIACIÓN DE LA CUENTA 206 RETENCIONES. 1. SE CONCILIA CON RECURSOS HUMANOS CADA MES LO RETENIDO
I) CIERRE MENSUAL Y ANUAL.
51
UNIVERSIDAD AUTÓNOMA CHAPINGO UNIDAD DE PLANEACIÓN, ORGANIZACIÓN Y MÉTODOS
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DEL DEPARTAMENTO
DE CONTABILIDAD
PROCEDIMIENTO: REGISTRO DE INGRESOS PRESUPUESTALES
52
UNIVERSIDAD AUTÓNOMA CHAPINGO UNIDAD DE PLANEACIÓN, ORGANIZACIÓN Y MÉTODOS
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DEL DEPARTAMENTO
DE CONTABILIDAD
DEPARTAMENTO: CONTABILIDAD AREA: OFICINA DE CONTABILIDAD ADMINISTRATIVA
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO:REGISTRO DE INGRESOS PRESUPUESTALES MODALIDAD:
O B J E T I V O
REGISTRAR Y LLEVAR EL CONTROL DE LOS INGRESOS PRESUPUESTALES QUE ENTREGA LA
TESORERÍA DE LA FEDERACIÓN, NECESARIOS PARA EL CUMPLIMIENTO DE LOS OBJETIVOS DE LA
UACh.
53
UNIVERSIDAD AUTÓNOMA CHAPINGO UNIDAD DE PLANEACIÓN, ORGANIZACIÓN Y MÉTODOS
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DEL DEPARTAMENTO
DE CONTABILIDAD
DEPARTAMENTO: CONTABILIDAD AREA: OFICINA DE CONTABILIDAD ADMINISTRATIVA
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO:REGISTRO DE INGRESOS PRESUPUESTALES MODALIDAD:
P O L Í T I C A S
1. LA OFICINA DE CONTABILIDAD ADMINISTRATIVA, VERIFICARÁ QUE LAS MINISTRACIONES
CALENDARIZADAS POR LA SAGARPA, SEAN REGISTRADAS EN SU TOTALIDAD POR LA UACh.
2. SE RECIBIRAN PÓLIZAS DE INGRESOS POR SUBSIDIO PARA VERIFICAR LA AFECTACIÓN CONTABLE.
54
UNIVERSIDAD AUTÓNOMA CHAPINGO UNIDAD DE PLANEACIÓN, ORGANIZACIÓN Y MÉTODOS
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DEL DEPARTAMENTO
DE CONTABILIDAD
DEPARTAMENTO: CONTABILIDAD AREA: OFICINA DE CONTABILIDAD ADMINISTRATIVA
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: REGISTRO DE INGRESOS PRESUPUESTALES MODALIDAD:
ÓRGANO
PARTICIPANTE
ACT.
No.
DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES
DEPARTAMENTO DE
INGRESOS
OFICINA DE CONTABILIDAD
ADMINISTRATIVA
ARCHIVO DEL
DEPARTAMENTO
1
2
3
4
5
6
ENVÍA PÓLIZAS DE INGRESOS CON COPIA DE LA ORDEN DE DEPÓSITO DE LA TESORERÍA DE LA
FEDERACIÓN A LA OFICINA DE CONTABILIDAD ADMINISTRATIVA.
RECIBE Y REVISA AFECTACIÓN CONTABLE.
NO ES CORRECTA, LA INFORMACIÓN, SE DEVUELVE LA PÓLIZA AL DEPARTAMENTO DE
INGRESOS PARA SU CORRECCIÓN, REALIZA MODIFICACIONES EN LA RED FINANCIERA.
ENVÍA PÓLIZA DE INGRESOS AL DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD, OFICINA DE
CONTABILIDAD ADMINISTRATIVA.
ES CORRECTA LA INFORMACIÓN, ENTREGA DOCUMENTACIÓN DE PÓLIZAS DE INGRESOS AL
ARCHIVO DEL DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD.
RECIBE DOCUMENTACIÓN Y RELACIÓN DE PÓLIZAS DE INGRESOS CORRESPONDIENTES Y
ARCHIVA.
55
UNIVERSIDAD AUTÓNOMA CHAPINGO UNIDAD DE PLANEACIÓN, ORGANIZACIÓN Y MÉTODOS
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DEL DEPARTAMENTO
DE CONTABILIDAD
DEPARTAMENTO: CONTABILIDAD AREA: OFICINA DE CONTABILIDAD ADMINISTRATIVA
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: REGISTRO DE INGRESOS PRESUPUESTALES MODALIDAD:
DIAGRAMA DE ACTIVIDADES
DEPARTAMENTO
DE
INGRESOS
OFICINA DE
CONTABILIDAD
ADMINISTRATIVA
DEPARTAMENTO
DE
INGRESOS
OFICINA DE
CONTABILIDAD
ADMINISTRATIVA
ARCHIVO
DEL
DEPARTAMENTO
INICIO
ENVÍA A CONTAB.
ADMVA. POL. DE ING.
CON COPIA DE ORDEN
DE DEPOSITO DE LA
TESOFE
RECIBE Y REVISA
AFECTACION
CONTABLE
CUM-
PLE
NOR-
MATI-
VIDAD
A
B
SI
NO
A
REALIZA
MODIFICACIONES
EN RED
FINANCIERA
B
ARCHIVA
FIN
ENVÍA PÓLIZA DE
INGRESOS AL
DEPTO. DE
CONTABILIDAD
ADMINISTRATIVA
RECIBE PÓLIZAS
ENTREGA AL
ARCHIVO
RECIBE
POLIZAS DE
INGRESO
56
UNIVERSIDAD AUTÓNOMA CHAPINGO UNIDAD DE PLANEACIÓN, ORGANIZACIÓN Y MÉTODOS
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DEL DEPARTAMENTO
DE CONTABILIDAD
PROCEDIMIENTO: REGISTRO DEL GASTO PRESUPUESTAL Y
CREACIÓN DEL PASIVO
57
UNIVERSIDAD AUTÓNOMA CHAPINGO UNIDAD DE PLANEACIÓN, ORGANIZACIÓN Y MÉTODOS
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DEL DEPARTAMENTO
DE CONTABILIDAD
DEPARTAMENTO: CONTABILIDAD AREA: OFICINA DE CONTABILIDAD ADMINISTRATIVA
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: REGISTRO DEL GASTO PRESUPUESTAL MODALIDAD: Y CREACIÓN DEL PASIVO
O B J E T I V O
RECIBIR, REGISTRAR Y CONTROLAR LA INFORMACIÓN RELATIVA AL GASTO PRESUPUESTAL Y OBLIGACIONES DE
PAGO DE LA INSTITUCIÓN A CORTO PLAZO; (PROVEEDORES, ACREEDORES E IMPUESTOS POR PAGAR Y DERECHOS).
PRECOMPROMISOS, RECURSOS MATERIALES, RECURSOS HUMANOS, ALMACÉN.
58
UNIVERSIDAD AUTÓNOMA CHAPINGO UNIDAD DE PLANEACIÓN, ORGANIZACIÓN Y MÉTODOS
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DEL DEPARTAMENTO
DE CONTABILIDAD
DEPARTAMENTO: CONTABILIDAD AREA: OFICINA DE CONTABILIDAD ADMINISTRATIVA
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: REGISTRO DEL GASTO PRESUPUESTAL MODALIDAD:
Y CREACIÓN DEL PASIVO
P O L Í T I C A S
1. TODA LA DOCUMENTACIÓN PROVENIENTE DEL DEPARTAMENTO DE CONTROL PRESUPUESTAL,
DEBE ESTAR RELACIONADA EN ORIGINAL Y COPIA; ACOMPAÑADO CON RELACIÓN ANEXA DE
PRECOMPROMISO DE ALMACÉN, RECURSOS MATERIALES Y RECURSOS HUMANOS.
2. LA OFICINA DE CONTABILIDAD ADMINISTRATIVA DEVOLVERÁ COPIA DE LA RELACIÓN
PREVIAMENTE FIRMADA DE RECIBIDO, AL DEPARTAMENTO DE CONTROL PRESUPUESTAL
3. TODAS LAS REQUISICIONES DE FONDOS A TESORERÍA, DEBEN ESTAR PREVIAMENTE FIRMADAS
POR EL RESPONSABLE DE LA U.B.P.P. SOLICITANTE, ASÍ COMO EL Vo. Bo. DEL JEFE DEL
DEPARTAMENTO DE CONTROL PRESUPUESTAL.
4. LA ESTRUCTURA DE LA APLICACIÓN DE LA CUENTA PROYECTO Y PARTIDA, SERÁ DE ACUERDO
AL CATÁLOGO RESPECTIVO Y NORMATIVIDAD ESTABLECIDA.
59
UNIVERSIDAD AUTÓNOMA CHAPINGO UNIDAD DE PLANEACIÓN, ORGANIZACIÓN Y MÉTODOS
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DEL DEPARTAMENTO
DE CONTABILIDAD
DEPARTAMENTO: CONTABILIDAD AREA: OFICINA DE CONTABILIDAD ADMINISTRATIVA
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: REGISTRO DEL GASTO PRESUPUESTAL MODALIDAD: Y CREACIÓN DEL PASIVO
ÓRGANO
PARTICIPANTE
ACT.
No.
DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES
DEPARTAMENTO DE
CONTROL PRESUPUESTAL
OFICINA DE CONTABILIDAD
ADMINISTRATIVA
1
2
3
4
ENVÍA LA DOCUMENTACIÓN DEBIDAMENTE RELACIONADA, A LA OFICINA DE CONTABILIDAD
ADMINISTRATIVA, ASÍ COMO OFICIOS CON RELACIÓN DE PRECOMPROMISOS DE ALMACÉN,
RECURSOS MATERIALES, RECURSOS HUMANOS.
- COPIA DE REQUISICIÓN DE FONDOS A TESORERÍA
- COPIA DEL CONTRA RECIBO ORIGINAL
- COMPROBANTE ORIGINALES (FACTURAS, MINISTRACIONES DE VIÁTICOS, ETC.)
- DOCUMENTACIÓN ORIGINAL COMPROBATORIA REVISADA DE ACUERDO A NORMATIVIDAD
ESTABLECIDA, POR LA OFICINA DE CONTROL DOCUMENTAL.
RECIBE Y FIRMA DE RECIBIDO LA RELACIÓN
REVISA DOCUMENTACIÓN ORIGINAL PARA CREAR EL PASIVO DE LAS SIGUIENTES CUENTAS:
CTA. 201-PROVEEDORES
CTA. 202-ACREEDORES DIVERSOS
CTA. 203-APORTACIONES POR PAGAR
CTA. 204-IMPUESTOS POR PAGAR
CTA.206 RETENCIONES
CTA.210 ACREEDORES COMPRAS
CTA 211 ACREEDORES RECURSOS HUMANOS
CTA.213 ACREEDORES ALMACÉN
NO ES CORRECTA, SE REGRESA PARA SU CORRECCIÓN AL DEPARTAMENTO DE CONTROL
PRESUPUESTAL.
60
UNIVERSIDAD AUTÓNOMA CHAPINGO UNIDAD DE PLANEACIÓN, ORGANIZACIÓN Y MÉTODOS
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DEL DEPARTAMENTO
DE CONTABILIDAD
DEPARTAMENTO: CONTABILIDAD AREA: OFICINA DE CONTABILIDAD ADMINISTRATIVA
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: REGISTRO DEL GASTO PRESUPUESTAL MODALIDAD:
Y CREACIÓN DEL PASIVO
ÓRGANO
PARTICIPANTE
ACT.
No.
DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES
JEFATURA
OFICINA DE CONTABILIDAD
ADMINISTRATIVA
ARCHIVO DEL
DEPARTAMENTO
5
6
7
8
9
10
ES CORRECTA LA DOCUMENTACIÓN, REGISTRA PÓLIZA DE DIARIO, EN EL SISTEMA CONTABLE DE
LA RED FINANCIERA APLICANDO AL GASTO PRESUPUESTAL SEGÚN CORRESPONDA A CADA
U.B.P.P. POR PROYECTO Y PARTIDA CREANDO LOS PASIVOS: ACREEDORES, PROVEEDORES,
ACREEDORES COMPRAS, ACREEDORES RECURSOS HUMANOS, ACREEDORES ALMACÉN,
IMPUESTOS POR PAGAR Y RETENCIONES.
IMPRIME PÓLIZA DE DIARIO Y SE ANEXA A LA DOCUMENTACIÓN ORIGINAL, REVISAN
MOVIMIENTOS.
TURNA A LA JEFATURA PÓLIZAS DE DIARIO PARA SU FIRMA DE VISTO BUENO.
RECIBE PÓLIZAS DE DIARIO, FIRMA DE VISTO BUENO Y ENTREGA A LA OFICINA DE
CONTABILIDAD ADMINISTRATIVA.
RECIBE PÓLIZAS Y RELACIÓN PÓLIZAS DE DIARIO Y ENTREGA AL ARCHIVO DEL
DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD CON RELACIÓN DE PÓLIZA DE DIARIO PARA SU RESGUARDO
RESPECTIVO.
RECIBE PÓLIZAS DE DIARIO RELACIONADAS EN ORIGINAL Y COPIA PARA SU RESGUARDO
CORRESPONDIENTE.
61
UNIVERSIDAD AUTÓNOMA CHAPINGO UNIDAD DE PLANEACIÓN, ORGANIZACIÓN Y MÉTODOS
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DEL DEPARTAMENTO
DE CONTABILIDAD
DEPARTAMENTO: CONTABILIDAD AREA: OFICINA DE CONTABILIDAD ADMINISTRATIVA
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: REGISTRO DEL GASTO PRESUPUESTAL Y MODALIDAD: CREACIÓN DEL PASIVO
DIAGRAMA DE ACTIVIDADES
DEPARTAMENTO
DE CONTROL
PRESUPUESTAL
OFICINA DE
CONTABILIDAD
ADMINISTRATIVA
JEFATURA DEL
DEPARTAMENTO
DE CONTABILIDAD
OFICINA DE
CONTABILIDAD
ADMINISTRATIVA
ARCHIVO
DEL
DEPARTAMENTO
INICIO
ENVÍA A LA OFICINA DE
CONTABILIDAD
ADMINISTRATIVA LA
DOCUMENTACIÓN
DEBIDAMENTE
RELACIONADA
ENVÍA PÓLIZAS DE
DIARIO CON EL Vo. Bo.
A OFICINA DE
CONTABILIDAD
ADMINISTRATIVA
RECIBE Y REVISA LA
DOCUMENTACIÓN
ORIGINAL PARA
CREAR EL PASIVO
SE CAPTURA E
IMPRIMEN PÓL. DE
DIARIO, CREANDO
EL PASIVO DE
VARIAS CUENTAS
TURNA A LA
JEFATURA DEL
DEPTO. PÓLIZAS DE
DIARIO PARA SU
FIRMA DE Vo. Bo.
SE DEVUELVE A
CONTROL PTAL.
PARA SU
CORRECCIÓN
RECIBE DOCUMENTACIÓN DE
LA OFICINA DE
CONTABILIDAD
ADMINISTRATIVA
PARA SU CORRECCIÓN
RECIBE PÓLIZAS DE
DIARIO, EMITE
RELACIÓN DE LAS
MISMAS Y ENVÍA AL
ARCHIVO
RECIBE RELACIÓN Y
PÓLIZAS DE DIARIO
REVISA Y ARCHIVA EN
SU LUGAR
CORRESPONDIENTE
ARCHIVA
RECIBE PÓLIZAS DE
DIARIO, REVISA Y
FIRMA DE Vo. Bo:
FIN
62
SI
NO
UNIVERSIDAD AUTÓNOMA CHAPINGO UNIDAD DE PLANEACIÓN, ORGANIZACIÓN Y MÉTODOS
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DEL DEPARTAMENTO
DE CONTABILIDAD
PROCEDIMIENTO: REGISTRO DE CONSUMO DE ALMACÉN GENERAL POR
U.B.P.P.
.
63
UNIVERSIDAD AUTÓNOMA CHAPINGO UNIDAD DE PLANEACIÓN, ORGANIZACIÓN Y MÉTODOS
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DEL DEPARTAMENTO
DE CONTABILIDAD
DEPARTAMENTO: CONTABILIDAD AREA: OFICINA DE CONTABILIDAD ADMINISTRATIVA
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: REGISTRO DE CONSUMO DE ALMACÉN MODALIDAD: GENERAL POR U.B.P.P.
O B J E T I V O
REGISTRAR Y CONTROLAR CONTABLEMENTE LOS MATERIALES DE COMPRA Y CONSUMO DEL
ALMACÉN GENERAL.
64
UNIVERSIDAD AUTÓNOMA CHAPINGO UNIDAD DE PLANEACIÓN, ORGANIZACIÓN Y MÉTODOS
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DEL DEPARTAMENTO
DE CONTABILIDAD
DEPARTAMENTO: CONTABILIDAD AREA: OFICINA DE CONTABILIDAD ADMINISTRATIVA
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: REGISTRO DEL CONSUMO DE ALMACÉN MODALIDAD: GENERAL POR U.B.P.P.
P O L Í T I C A S
1. LAS COMPRAS Y CONSUMO DE MATERIALES DEL ALMACÉN GENERAL SE ESTRUCTURA CONTABLEMENTE
DE LA SIGUIENTE FORMA: U.B.P.P., PROYECTO, PARTIDA Y RESPONSABLE.
2. ALMACÉN GENERAL PROPORCIONARÁ AL DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD INFORME MENSUAL A MÁS
TARDAR LOS PRIMEROS CINCO DÍAS DE CADA MES, PARA SU CONTABILIZACIÓN
3. EL DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD ASIGNARÁ NÚMERO DE PÓLIZA DE DIARIO, DE ACUERDO AL MES Y
REALIZAR RELACIÓN DE TODAS LAS PÓLIZAS EMITIDAS.
65
UNIVERSIDAD AUTÓNOMA CHAPINGO UNIDAD DE PLANEACIÓN, ORGANIZACIÓN Y MÉTODOS
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DEL DEPARTAMENTO
DE CONTABILIDAD
DEPARTAMENTO: CONTABILIDAD AREA: OFICINA DE CONTABILIDAD ADMINISTRATIVA
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: REGISTRO DEL COSUMO DE ALMACÉN MODALIDAD: GENERAL POR U.B.P.P.
ÓRGANO
PARTICIPANTE
ACT.
No.
DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES
DEPARTAMENTO DE
CONTROL PRESUPUESTAL
OFICINA DE CONTABILIDAD
ADMINISTRATIVA
JEFATURA DEL DEPTO.
DE CONTABILIDAD
OFICINA DE CONTABILIDAD
ADMINISTRATIVA
ARCHIVO DEL
DEPARTAMENTO.
1
2
3
4
5
6
7
ENVÍA A LA OFICINA DE CONTABILIDAD ADMINISTRATIVA RELACIÓN CON DOCUMENTOS PARA
SU REGISTRO.
RECIBE RELACIÓN DE DOCUMENTOS A LOS QUE SE ELABORÓ CONTRA RECIBO Y REVISA QUE
TRAIGAN COPIA DE CONTRA RECIBO, COPIA DE REQUISICIÓN DE FONDOS, FACTURA ORIGINAL Y
CHECA QUE LOS DATOS DEL C/R Y LA REQUISICIÓN DE FONDOS SEAN IGUALES.
ELABORA DOS PÓLIZAS DE DIARIO 1ª. DA ENTRADA AL ALMACÉN, LA 2da. PARA AFECTAR EL
GASTO.
REVISA LA AFECTACIÓN CONTABLE DE LAS PÓLIZAS, FIRMA Y PASA A FIRMA DE Vo. Bo POR EL
JEFE DEL DEPARTAMENTO.
RECIBE Y FIRMA DE Vo. Bo. Y DEVUELVE A LA OFICINA ADMINISTRATIVA.
RECIBE PÓLIZAS CON FIRMA DE Vo. Bo. E IMPRIME RELACIÓN Y ENVIA PÓLIZAS RELACIONADAS
AL ARCHIVO DEL DEPARTAMENTO PARA SU RESGUARDO.
RECIBE DOCUMENTACIÓN REVISA Y ARCHIVA PARA SU RESGUARDO CORRESPONDIENTE EN
BASE AL ACUERDO DEL DIARIO OFICIAL DE LA FEDERACIÓN DEL DÍA MARTES 25 DE AGOSTO DE
1998.
66
UNIVERSIDAD AUTÓNOMA CHAPINGO UNIDAD DE PLANEACIÓN, ORGANIZACIÓN Y MÉTODOS
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DEL DEPARTAMENTO
DE CONTABILIDAD
DEPARTAMENTO: CONTABILIDAD AREA: OFICINA DE CONTABILIDAD ADMINISTRATIVA
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: REGISTRO DEL CONSUMO DE ALMACÉN MODALIDAD: GENERAL POR U.B.P.P.
DIAGRAMA DE ACTIVIDADES
DEPARTAMENTO
DE
CONTROL PRESUPUESTAL
OFICINA DE
CONTABILIDAD
ADMINISTRATIVA
JEFATURA
DEL
DEPARTAMENTO
OFICINA DE
CONTABILIDAD
ADMINISTRAIVA
ARCHIVO DEL
DEPARTAMENTO
DE CONTABILIDAD
INICIO
RECIBE RELACIÓN Y
FIRMA DE Vo. Bo.
DEVUELVE A LA OFICINA
DE CONTABILIDAD
ADMINISTRATIVA
ENVÍA A LA
OFIC. DE CONT.
ADMVA.
RELACIÓN Y
DOC. PARA SU
REGISTRO
REVISA
CONTRARECIBO Y
REQUISICIÓN DE
FONDOS, FACTURA
QUE CORRESPONDAN
A LA DOC.
RECIBE PÓLIZAS CON
FIRMA DE Vo. Bo. E
IMPRIME RELACIÓN Y
ENVÍA PÓLIZAS
RELACIONADAS AL
ARCHIVO PARA SU
RESGUARDO
RECIBE PÓLIZAS CON
RELACIÓN, REVISA Y
ARCHIVA PARA SU
RESGUARDO
CORRESPONDIENTE
ELABORA DOS POL. DE
DIARIO, 1ª. DA ENTRADA
AL ALMACEN Y 2ª. PARA
AFECTAR AL GASTO
REVISA AFECTACIÓN
FIRMA Y TURNA A
JEFATURA PARA SU
Vo. Bo:
ARCHIVA
67
UNIVERSIDAD AUTÓNOMA CHAPINGO UNIDAD DE PLANEACIÓN, ORGANIZACIÓN Y MÉTODOS
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DEL DEPARTAMENTO
DE CONTABILIDAD
DEPARTAMENTO: CONTABILIDAD AREA: OFICINA DE CONTABILIDAD ADMINISTRATIVA
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: REGISTRO DEL CONSUMO DE ALMACÉN MODALIDAD: GENERAL POR U.B.P.P.
ÓRGANO PARTICIPANTE ACT.
No.
DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES
CONTROL PRESUPUESTAL
OFICINA CONTABILIDAD
ADMINISTRATIVA
JEFATURA DEL DEPTO.
DE CONTABILIDAD
OFICINA CONTABILIDAD
ADMINISTRATIVA
ARCHIVO DEL DEPTO.
ALMACÉN GENERAL
OFICINA CONTABILIDAD
ADMINISTRATIVA
1
2
3
4
5
6
7
8
9
ENVÍA OFICIO CON RELACIÓN DE PRECOMPROMISO A LA OFICINA DE CONTABILIDAD
ADMINISTRATIVA.
RECIBE Y REVISA DOCUMENTACIÓN QUE CUMPLA CON NORMATIVIDAD ESTABLECIDA.
ELABORA PÓLIZA DE DIARIO CREANDO EL PASIVO DE LOS PRECOMPROMISOS DE CONSUMO DE
MATERIAL DEL ALMACÉN POR LAS DIFERENTES U.B.P.P., Y ENVÍA A LA JEFATURA PARA SU
AUTORIZACIÓN.
RECIBE PÓLIZA DE DIARIO PARA SU FIRMA Y Vo. Bo. Y DEVUELVE A LA OFICINA DE
CONTABILIDAD ADMINISTRATIVA.
RECIBE PÓLIZA AUTORIZADA EMITE RELACIÓN Y ENVÍA AL ARCHIVO DEL DEPARTAMENTO
PARA SU RESGUARDO CORRESPONDIENTE.
RECIBE DOCUMENTACIÓN, REVISA Y ARCHIVA PARA SU RESGUARDO CORRESPONDIENTE EN
BASE AL DIARIO OFICIAL DE LA FEDERACIÓN DEL 25-08-98.
ENVÍA OFICIO CON RELACIÓN ANEXA DEL CONSUMO MENSUAL DE MATERIAL A LA OFICINA DE
CONTABILIDAD ADMINISTRATIVA.
RECIBE OFICIO Y RELACIÓN LA CUAL VERIFICA QUE SE HALLA CREADO EL PASIVO DE LOS
PRECOMPROMISOS QUE SE MENCIONAN EN LA RELACIÓN DE CONSUMO.
ELABORA 2 PÓLIZAS DE DIARIO CANCELANDO EL PASIVO DEL PRECOMPROMISO Y DANDO
SALIDA A LOS MATERIALES DEL ALMACÉN Y LA OTRA PARA DISMINUIR EL GASTO.
68
UNIVERSIDAD AUTÓNOMA CHAPINGO UNIDAD DE PLANEACIÓN, ORGANIZACIÓN Y MÉTODOS
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DEL DEPARTAMENTO
DE CONTABILIDAD
DEPARTAMENTO: CONTABILIDAD AREA: OFICINA DE CONTABILIDAD ADMINISTRATIVA
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: REGISTRO DEL CONSUMO DE ALMACÉN MODALIDAD: GENERAL POR U.B.P.P.
ÓRGANO PARTICIPANTE ACT.
No.
DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES
JEFATURA
OFICINA DE CONTABILIDAD
ADMINISTRATIVA
ARCHIVO DEL
DEPARTAMENTO
10
11
12
13
ENVÍA PÓLIZA DE DIARIO A LA JEFATURA DEL DEPARTAMENTO PARA SU AUTORIZACIÓN.
RECIBE PÓLIZA DE DIARIO FIRMA DE Vo. Bo. Y POSTERIORMENTE ENVÍA A OFICINA DE
CONTABILIDAD ADMINISTRATIVA.
RECIBE PÓLIZAS AUTORIZADAS Y EMITE RELACIÓN DE LAS MISMAS, ENVIANDO AL ARCHIVO
DEL DEPARTAMENTO PARA SU RESGUARDO.
RECIBE PÓLIZAS MEDIANTE RELACIÓN REVISA Y ARCHIVA PARA SU RESGUARDO
CORRESPONDIENTE, EN BASE AL DIARIO OFICIAL DEL DÍA 25-08-98.
69
UNIVERSIDAD AUTÓNOMA CHAPINGO UNIDAD DE PLANEACIÓN, ORGANIZACIÓN Y MÉTODOS
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DEL DEPARTAMENTO
DE CONTABILIDAD
DEPARTAMENTO: CONTABILIDAD AREA: OFICINA DE CONTABILIDAD ADMINISTRATIVA
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: REGISTRO DEL CONSUMO DE ALMACÉN MODALIDAD:
GENERAL POR U.B.P.P.
DIAGRAMA DE ACTIVIDADES
CONTROL
PRESUPUESTAL
OFICINA DE
CONTABILIDAD
ADMINISTRATIVA
JEFATURA
DEL
DEPARTAMENTO
OFICINA DE
CONTABILIDAD
ADMINISTRATIVA
ARCHIVO DEL
DEPARTAMENTO
DE CONTABILIDAD
INICIO
ENVÍA OFICIO CON
REL. DE
PRECOMPROMISOS A
LA OFIC. DE
CONTABILIDAD
ADMVA.
RECIBE Y REVISA LA
DOC. QUE CUMPLA CON
NORMATIVIDAD
ESTABLECIDA
ELABORA PÓLIZA DE
DIARIO Y PASA A LA
JEFATURA DEL
DEPTO. PARA SU
AUTORIZACIÓN
RECIBE PÓLIZA DE
DIARIO DA Vo. Bo. Y
DEVUELVE A LA OFIC.
DE CONTABILIDAD
ADMINISTRATIVA
RECIBE PÓLIZAS
AUTORIZADAS EMITE REL. Y
POL. Y ENVÍA AL ARCHIVO
PARA SU RESGUARDO
RECIBE PÓLIZAS CON
RELACIÓN, REVISA Y
ARCHIVA PARA SU
RESGUARDO
CORRESPONDIENTE
PÁGINA
SIGUIENTE
70
UNIVERSIDAD AUTÓNOMA CHAPINGO UNIDAD DE PLANEACIÓN, ORGANIZACIÓN Y MÉTODOS
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DEL DEPARTAMENTO
DE CONTABILIDAD
DEPARTAMENTO: CONTABILIDAD AREA: OFICINA DE CONTABILIDAD ADMINISTRATIVA
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: REGISTRO DEL CONSUMO DE ALMACÉN MODALIDAD:
GENERAL POR U.B.P.P.
DIAGRAMA DE ACTIVIDADES
ALMACÉN
GENERAL
OFICINA DE
CONTABILIDAD
ADMINISTRATIVA
JEFATURA
DEL
DEPARTAMENTO
OFICINA DE
CONTABILIDAD
ADMINISTRATIVA
ARCHIVO DEL
DEPARTAMENTO
DE CONTABILIDAD
ENVÍA A LA JEFATURA DEL
DEPTO. PARA SU
AUTORIZACIÓN
DE LA
PÁGINA
ANTERIOR
ENVÍA OFICIO Y
RELACIÓN DE CONSUMO
MENSUAL DE MAT. A LA
OFICINA DE
CONTABILIDAD
ADMINISTRATIVA.
RECIBE OFICIO Y REL.,
VERIFICA QUE SE HALLA CREADO EL PASIVO DE LOS
PRECOMPROMISOS QUE SE
MENCIONAN EN REL. DE
CONSUMO
RECIBE PÓLIZA, FIRMA
DE Vo. Bo. Y DEVUELVE
A OFICINA DE
CONTABILIDAD
ADMINISTRATIVA
RECIBE POL.
AUTORIZADAS Y EMITE RELACIÓN,
POSTERIORMENTE
ENVÍA RELACIÓN Y POL.
AL ARCHIVO DEL DEPTO.
PARA SU RESGUARDO
RECIBE PÓLIZAS CON
RELACIÓN PARA SU
RESGUARDO
FIN ELABORA 2 PÓL. DE DIARIO
CANCELANDO EL PASIVO DEL
PRECOMPROMISO Y DANDO
SALIDA A LOS MATERIALES
DEL ALMACÉN PARA
DISMINUIR EL GASTO
71
UNIVERSIDAD AUTÓNOMA CHAPINGO UNIDAD DE PLANEACIÓN, ORGANIZACIÓN Y MÉTODOS
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DEL DEPARTAMENTO
DE CONTABILIDAD
PROCEDIMIENTO: CONTROL DE LAS RETENCIONES
(PAGO DE IMPUESTOS)
72
UNIVERSIDAD AUTÓNOMA CHAPINGO UNIDAD DE PLANEACIÓN, ORGANIZACIÓN Y MÉTODOS
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DEL DEPARTAMENTO
DE CONTABILIDAD
DEPARTAMENTO: CONTABILIDAD AREA: OFICINA DE CONTABILIDAD ADMINISTRATIVA
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: CONTROL DE LAS RETENCIONES MODALIDAD:
O B J E T I V O
CUMPLIR EN FORMA CORRECTA Y OPORTUNA EL PAGO DE LAS RETENCIONES DE IMPUESTOS
FEDERALES, REALIZADOS DURANTE EL EJERCICIO DE ACUERDO COMO LO MARCA LA LEY DEL
IMPUESTO SOBRE LA RENTA Y LEY DEL IMPUESTO AL VALOR AGREGADO.
73
UNIVERSIDAD AUTÓNOMA CHAPINGO UNIDAD DE PLANEACIÓN, ORGANIZACIÓN Y MÉTODOS
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DEL DEPARTAMENTO
DE CONTABILIDAD
DEPARTAMENTO: CONTABILIDAD AREA: OFICINA DE CONTABILIDAD ADMINISTRATIVA
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: CONTROL DE LAS RETENCIONES MODALIDAD:
P O L Í T I C A S
1. EL DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD DETERMINARÁ DE ACUERDO A REGISTROS CONTABLES EL TOTAL
DE IMPUESTOS RETENIDOS, Y QUE DEBERÁ REALIZAR LOS TRÁMITES CORRESPONDIENTES PARA HACER EL
PAGO CONSIDERANDO LAS SIGUIENTES FUENTES DE INFORMACIÓN.
A) RETENCIONES QUE SE REALIZAN EN LA NÓMINA DE SERVICIOS PERSONALES.
B) PÓLIZAS DE DIARIO EN LA QUE SE CREA EL PASIVO (I.S.R, I.V.A E I.S.P.T.), QUE REALIZA CADA U.B.P.P.
QUE PAGA HONORARIOS.
C) SECODAM 0.5%, I.C.I.C. 0.2% SOBRE OBRAS PÚBLICAS DE LA INSTITUCIÓN.
D) RETENCIONES DE IMPUESTOS POR RECURSOS PROPIOS (I.S.P.T., I.S.R., E I.V.A.).
E) RETENCIONES DE IMPUESTOS POR EMPRESAS DE SERVICIOS (I.S.P.T., I.S.R., E I.V.A.).
F) RETENCIONES DE IMPUESTOS QUE HACEN CON LA UNIDAD REGIONAL DE ZONAS ÁRIDAS.
2. DEBERÁ PRESENTARSE EN TIEMPO Y FORMA EN LOS PLAZOS LEGALES, EL ENTERO DE IMPUESTOS,
CONFORME A LA LEY DE I.S.R. E I.V.A.
3. LOS PAGOS DE LOS IMPUESTOS SE LLEVAN A CABO MEDIANTE EL PROCEDIMIENTO DE PROGRAMAS
ESTABLECIDOS POR EL SAT, VÍA INTERNET.
74
UNIVERSIDAD AUTÓNOMA CHAPINGO UNIDAD DE PLANEACIÓN, ORGANIZACIÓN Y MÉTODOS
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DEL DEPARTAMENTO
DE CONTABILIDAD
DEPARTAMENTO: CONTABILIDAD AREA: OFICINA DE CONTABILIDAD ADMINISTRATIVA
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: CONTROL DE LAS RETENCIONES MODALIDAD:
ÓRGANO
PARTICIPANTE
ACT.
No.
DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES
ARCHIVO DEL
DEPARTAMENTO DE
CONTABILIDAD
OFICINA DE CONTABILIDAD
ADMINISTRATIVA
DEPARTAMENTO DE
CONTROL PRESUPUESTAL
1
2
3
4
5
6
7
ENTREGA A LA OFICINA DE CONTABILIDAD ADMINISTRATIVA NÓMINAS ORDINARIAS Y
EXTRAORDINARIAS, PÓLIZAS DE DIARIO, PÓLIZAS DE INGRESO Y PÓLIZAS DE EGRESOS QUE
PRESENTEN RETENCIONES CORRESPONDIENTES A LAS SUBCUENTAS DE I.S.P.T., I.S.R., I.V.A.,
SECODAM O.5% e I.C.I.C. 0.2% VÍA SUBSIDIO.
RECIBE DOCUMENTACIÓN SOPORTE, Y VERIFICA LOS IMPORTES DE RETENCIONES, CONTRA
AUXILIARES DE LAS SUBCUENTAS (I.S.P.T., I.S.R., I.V.A., SECODAM 0.5% e I.C.I.C. 0.2%).
REGISTRA RETENCIONES DE (I.S.P.T., I.S.R. I.V.A, SECODAM 0.5% e I.C.I.C.0.2%), REALIZADAS A
CADA CONTRIBUYENTE, VÍA SUBSIDIO Y DETERMINA EL TOTAL DE RETENCIONES A ENTERAR Y
REALIZA EL CALCÚLO PARA EL PAGO DE IMPUESTOS, VÍA SUBSIDIO.
ELABORA REQUISICIÓN DE FONDOS A TESORERÍA, EN ORIGINAL Y CINCO COPIAS POR EL
IMPORTE TOTAL DE RETENCIONES (I.S.P.T., I.S.R., I.V.A., SECODAM 0.5% e I.C.I.C. 0.2%) VÍA
SUBSIDIO. A ENTERAR, ANEXANDO DOCUMENTACIÓN SOPORTE DEL CÁLCULO
ENTREGA REQUISICIÓN DE FONDOS A TESORERÍA, (R.F.T.) Y AL DEPARTAMENTO DE CONTROL
PRESUPUESTAL.
RECIBE REQUISICIÓN DE FONDOS A TESORERÍA.
VERIFICA DATOS NORMATIVOS Y OPERACIONES ARITMÉTICAS, QUE COINCIDAN CON EL TOTAL
A PAGAR.
75
UNIVERSIDAD AUTÓNOMA CHAPINGO UNIDAD DE PLANEACIÓN, ORGANIZACIÓN Y MÉTODOS
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DEL DEPARTAMENTO
DE CONTABILIDAD
DEPARTAMENTO: CONTABILIDAD AREA: OFICINA DE CONTABILIDAD ADMINISTRATIVA
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: CONTROL DE LAS RETENCIONES MODALIDAD:
ÓRGANO PARTICIPANTE ACT.
No.
DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES
OFICINA DE CONTABILIDAD
ADMINISTRATIVA
REGISTRO Y CONTROL DE
RECURSOS PROPIOS Y
DEPARTAMENTO DE
PROYECTOS DE EMPRESAS
DE SERVICIOS
DEPARTAMENTO DE
INGRESOS
DEPARTAMENTO DE
EGRESOS
8
9
10
11
12
13
14
VERIFICA SALDOS PRESUPUESTALES PARA CUBRIR LAS RETENCIONES.
HAY ERROR, REGRESA A LA OFICINA DE CONTABILIDAD ADMINISTRATIVA PARA SU
CORRECCIÓN.
NO HAY ERROR, EMITE CONTRA RECIBO Y ENTREGA A LA OFICINA DE CONTABILIDAD
ADMINISTRATIVA.
RECIBE CONTRA RECIBO Y ENTREGA AL DEPARTAMENTO DE EGRESOS PARA SER ENTREGADO
EN CAJA No. 4.
REALIZA DEPÓSITO VÍA OFICIO CON EL IMPORTE TOTAL DE LAS RETENCIONES DE IMPUESTOS
(I.S.P.T., I.S.R., I.V.A.), AL DEPARTAMENTO DE INGRESOS DE LA TESORERÍA, CON COPIA AL
DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD (OFICINA DE CONTABILIDAD ADMINISTRATIVA), PARA
INTEGRARSE A LO TRAMITADO VÍA SUBSIDIO.
RECIBE OFICIO DEL TOTAL DE RETENCIONES DE RECURSOS PROPIOS Y EMPRESAS DE SERVICIO
PARA SER TRANSFERIDOS AL DEPARTAMENTO DE EGRESOS PARA EL PAGO DE LOS IMPUESTOS.
RECIBE CONTRA RECIBO DE LA OFICINA DE CONTABILIDAD ADMINISTRATIVA, Y
TRANSFERENCIA DE INGRESOS PARA REALIZAR EL PAGO A LA TESORERÍA DE LA FEDERACIÓN,
VÍA TRANSFERENCIA ELECTRÓNICA.
76
UNIVERSIDAD AUTÓNOMA CHAPINGO UNIDAD DE PLANEACIÓN, ORGANIZACIÓN Y MÉTODOS
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DEL DEPARTAMENTO
DE CONTABILIDAD
DEPARTAMENTO: CONTABILIDAD AREA: OFICINA DE CONTABILIDAD ADMINISTRATIVA
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: CONTROL DE LAS RETENCIONES MODALIDAD:
ÓRGANO PARTICIPANTE ACT.
No.
DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES
OFICINA DE CONTABILIDAD
ADMINISTRATIVA
DEPARTAMENTO DE
EGRESOS
OFICINA DE CONTABILIDAD
ADMINISTRATIVA
15
16
17
18
19
20
21
RECIBE COPIA DE RETENCIONES DE REGISTRO Y CONTROL DE RECURSOS PROPIOS Y
DEPARTAMENTO DE PROYECTOS-EMPRESAS DE SERVICIO.
ELABORA CONCENTRADO DEL TOTAL DE IMPUESTOS RETENIDOS CONSIDERANDO IMPORTES DE
SUBSIDIO, DE RECURSOS PROPIOS Y EMPRESAS DE SERVICIO.
ENTREGA CONCENTRADO DEL TOTAL DE IMPUESTOS RETENIDOS AL DEPARTAMENTO DE
EGRESOS PARA REALIZAR EL PAGO VÍA TRANSFERENCIA ELECTRÓNICA.
RECIBE CONCENTRADO DE IMPUESTOS DE LA OFICINA DE CONTABILIDAD ADMINISTRATIVA Y
REALIZA EL PAGO A LA TESORERÍA DE LA FEDERACIÓN, VÍA TRANSFERENCIA ELECTRÓNICA
(SPEUA).
POR MEDIO DEL PROGRAMA ESTABLECIDO POR LA TESOFE SE PROCEDE A CAPTURAR EL
IMPORTE DE LOS IMPUESTOS RETENIDOS CORRESPONDIENTES A LOS DIFERENTES CONCEPTOS
DE IMPUESTOS DEL MES EN TURNO, EMITIENDO UN ACUSE DE RECIBO DE PAGO.
ENTREGA ACUSE DE RECIBO DEL PAGO DE IMPUESTO A LA OFICINA DE CONTABILIDAD
ADMINISTRATIVA.
RECIBE ACUSE DE RECIBO DEL PAGO ELECTRÓNICO DE CONTRIBUCIONES FEDERALES Y RECIBO
ELECTRÓNICO.
77
UNIVERSIDAD AUTÓNOMA CHAPINGO UNIDAD DE PLANEACIÓN, ORGANIZACIÓN Y MÉTODOS
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DEL DEPARTAMENTO
DE CONTABILIDAD
DEPARTAMENTO: CONTABILIDAD AREA: OFICINA DE CONTABILIDAD ADMINISTRATIVA
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: CONTROL DE LAS RETENCIONES MODALIDAD:
ÓRGANO PARTICIPANTE ACT.
No.
DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES
OFICINA DE CONTABILIDAD
ADMINISTRATIVA
ARCHIVO
22
23
24
25
RECIBE ORIGINAL DEL PAGO DE CONTRIBUCIONES FEDERALES.
ANEXA ORIGINALES DEL ACUSE DEL RECIBO DEL PAGO ELECTRÓNICO Y PAGO DE
CONTRIBUCIONES FEDERALES.
ENTREGA PAGO DE IMPUESTO DEL MES CORRESPONDIENTE CON EL ACUSE Y RECIBO DEL PAGO
ELECTRÓNICO DE LAS CONTRIBUCIONES FEDERALES AL ARCHIVO PARA SU RESGUARDO
CORRESPONDIENTE.
RECIBE CONTRA RECIBO DEL PAGO DE IMPUESTOS PARA SU RESGUARDO.
78
UNIVERSIDAD AUTÓNOMA CHAPINGO UNIDAD DE PLANEACIÓN, ORGANIZACIÓN Y MÉTODOS
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DEL DEPARTAMENTO
DE CONTABILIDAD
DEPARTAMENTO: CONTABILIDAD AREA: OFICINA DE CONTABILIDAD ADMINISTRATIVA
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: CONTROL DE LAS RETENCIONES MODALIDAD:
DIAGRAMA DE ACTIVIDADES
ARCHIVO DEL
DEPARTAMENTO DE
CONTABILIDAD
OFICINA DE
CONTABILIDAD
ADMINISTRATIVA
DEPARTAMENTO
DE CONTROL
PRESUPUESTAL
OFICINA DE
CONTABILIDAD
ADMINISTRATIVA
79
INICIO
ENTREGA A OFICINA DE
CONTABILIDAD ADMVA,
NÓMINAS ORDINARIAS Y
EXTRAORDINARIAS Y PÓL.
QUE CONTENGAN
RETENCIÓN DE IMPUESTOS
RECIBE DOC. SOPORTE Y
VERIFICA IMPORTE, V.S.
AUXILIARES DE LAS
SUBCUENTAS DE
IMPUESTOS
REGISTRA RETENCIÓN DE
IMPUESTOS VÍA SUBSIDIO Y
DETERMINA TOTALES A
ENTERAR, REALIZA
CÁLCULO PARA EL PAGO
VÍA SUBSIDIO
ELABORA REQUISICIÓN DE
FONDOS A TESORERÍA POR
EL IMPORTE TOTAL DE
IMPUESTOS A ENTERAR ANEXANDO DOC. SOPORTE
ENTREGA REQ. DE
FONDOS A TESORERÍA,
AL DEPTO. DE CONTROL
PRESUPUESTAL
RECIBE
DOCUMENTACIÓN Y
CORRIGE Y REINICIA
PROCEDIMIENTO
RECIBE REQUISICIÓN
DE FONDOS A
TESORERÍA
VERIFICA DATOS Y
OPE, ARIT., QUE
COINCIDAN CON EL TOTAL A PAGAR.
VERIFICA SALDOS
PRESUPUESTALES
PARA CUBRIR LAS
RETEN. DE IMPUES.
EXISTE ERROR
DEVUEL. A LA OFI.
DE CONTA. ADMVA.
PARA SU CORRECCIÓN.
NO EXISTE ERROR
EMITE CONTRA REC.
Y ENTREGA A OFI. DE
CONTA. ADMVA.
RECIBE CONTRA RECIBO
Y ENTREGA AL
DEPARTAMENTO DE EGRESOS EN CAJA No. 4
A LA
PÁGINA
No. 2
UNIVERSIDAD AUTÓNOMA CHAPINGO UNIDAD DE PLANEACIÓN, ORGANIZACIÓN Y MÉTODOS
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DEL DEPARTAMENTO
DE CONTABILIDAD
DEPARTAMENTO: CONTABILIDAD AREA: OFICINA DE CONTABILIDAD ADMINISTRATIVA
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: CONTROL DE LAS RETENCIONES MODALIDAD:
DIAGRAMA DE ACTIVIDADES
REGISTRO Y CONTROL DE
REC. PROPIOS Y DEPTO. DE
PROYECTOS DE EMPRESAS
DE SERVICIOS
DEPARTAMENTO
DE
INGRESOS
DEPARTAMENTO
DE
EGRESOS
OFICINA DE
CONTABILIDAD
ADMINISTRATIVA
OFICINA DE
CONTABILIDAD
ADMINISTRATIVA
REALIZA DEPÓSITO VÍA OF.
CON IMPORTE TOTAL DE
RETEN. DE IM. AL DEPTO. DE
IN. DE LA TESO., CON COPIA A
OFICINA DE CONTA. ADMVA.
PARA INTEGRARLO A LO
TRAMITADO VÍA SUBSIDIO.
RECIBE OF. DEL TOTAL DE
RETEN. DE REC. PROP. Y
EMPRESAS DE SER. PARA SER
TRANSF. AL DEPTO. DE
EGRESOS PARA EL PAGO DE LOS IMPUESTOS
DE LA
PÁGINA No. 1
RECIBE CONTRA REC. DE OF. DE
CONTA. ADMVA. Y
TRANSFERENCIA DE INGRESOS
PARA REALIZAR EL PAGO A LA
TESOFE, VÍA TRANSFERENCIA
ELECTRONICA
RECIBE COPIA DE RETEN.
DE REGISTRO Y
CONTROL DE REC. PROP.
Y DEPTO. DE PROYECTOS
EMPRESAS DE SERVICIOS
ELABORA CONCENTRADO DEL
TOTAL DE IMPUESTOS
RETENIDOS CONSIDERANDO
IMPORTES DE SUBSIDIO, REC.
PROP. Y EMPRESAS DE SERVICIOS.
ENTREGA CONCENTRADO DEL
TOTAL DE IMPUESTOS AL
DEPTO. DE EGRESOS PARA
HACER EL PAGO VÍA
TRANSFERENCIA ELECTRONICA
RECIBE CONCENTRADO DE IMP.
Y REALIZA EL PAGO A LA
TESORERÍA DE LA FEDERACIÓN,
VÍA TRANSFERENCIA
ELECTRONICA SPEUA.
POR MEDIO DEL PROG. SE PROCEDE
A CAPTURAR EL IMPORTE DE LOS
IMP. RETENIDOS, DEL MES EN
TURNO EMITIENDO ACUSE DEL
PAGO.
PAGO ELECTRÓNICO DE CONTRIBUCIONES ELECTRÓNICOS
ENTREGA ACUSE DE RECIBO
DEL PAGO DE IMPUESTOS A LA
OFICINA DE CONTABILIDAD ADMINISTRATIVA.
PASA A LA
HOJA No. 3
RECIBE ACUSE DE RECIBO
DEL PAGO ELECTRÓNICO
DE CONTRIBUCIONES
FEDERALES Y RECIBO
ELECTRÓNICO
80
UNIVERSIDAD AUTÓNOMA CHAPINGO UNIDAD DE PLANEACIÓN, ORGANIZACIÓN Y MÉTODOS
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DEL DEPARTAMENTO
DE CONTABILIDAD
DEPARTAMENTO: CONTABILIDAD AREA: OFICINA DE CONTABILIDAD ADMINISTRATIVA
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: CONTROL DE LAS RETENCIONES MODALIDAD:
DIAGRAMA DE ACTIVIDADES
OFICINA DE
CONTABILIDAD
ADMINISTRATIVA
ARCHIVO
81
RECIBE ORIGINAL
DEL PAGO DE
CONTRIBUCIONES
FEDERALES.
ANEXA ORIGINALES DEL
ACUSE DE RECIBO DEL PAGO
ELECTRÓNICO Y PAGO DE
CONTRIBUCIONES
FEDERALES. ARCHIVA PARA
SU RESGUARDO
CORRESPONDIENTE
ENTREGA A ARCHIVO PAGO
DE IMPUESTOS DEL MES
CORRESPONDIENTE
RECIBE
CONTRARECIBO DEL
PAGO DE IMPUESTOS
PARA SU RESGUARDO
ARCHIVA
DE LA
HOJA
No. 2
FIN
UNIVERSIDAD AUTÓNOMA CHAPINGO UNIDAD DE PLANEACIÓN, ORGANIZACIÓN Y MÉTODOS
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DEL DEPARTAMENTO
DE CONTABILIDAD
PROCEDIMIENTO: REGISTRO DEL ACTIVO FIJO
82
UNIVERSIDAD AUTÓNOMA CHAPINGO UNIDAD DE PLANEACIÓN, ORGANIZACIÓN Y MÉTODOS
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DEL DEPARTAMENTO
DE CONTABILIDAD
DEPARTAMENTO: CONTABILIDAD AREA: OFICINA DE CONTABILIDAD GUBERNAMENTAL
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: REGISTRO DEL ACTIVO FIJO MODALIDAD:
O B J E T I V O
REVISAR, REGISTRAR Y ACTUALIZAR LOS BIENES DE ACTIVO FIJO EN BASE A BAJAS, ALTAS Y
TRANSFERENCIA DE LOS MISMOS.
83
UNIVERSIDAD AUTÓNOMA CHAPINGO UNIDAD DE PLANEACIÓN, ORGANIZACIÓN Y MÉTODOS
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DEL DEPARTAMENTO
DE CONTABILIDAD
DEPARTAMENTO: CONTABILIDAD AREA: OFICINA DE CONTABILIDAD GUBERNAMENTAL
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: REGISTRO DEL ACTIVO FIJO MODALIDAD:
P O L Í T I C A S
1. LA REVISIÓN SE LLEVA A CABO MEDIANTE EL INFORME QUE NOS ENVÍA EL DEPARTAMENTO DE
BIENES PATRIMONIALES.
2. EL REGISTRO CONTABLE SE LLEVA A CABO MEDIANTE PÓLIZA DE DIARIO, EN BASE A REPORTE
ENVIADO POR BIENES PATRIMONIALES
84
UNIVERSIDAD AUTÓNOMA CHAPINGO UNIDAD DE PLANEACIÓN, ORGANIZACIÓN Y MÉTODOS
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DEL DEPARTAMENTO
DE CONTABILIDAD
DEPARTAMENTO: CONTABILIDAD AREA: OFICINA DE CONTABILIDAD GUBERNAMENTAL
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: REGISTRO DEL ACTIVO FIJO MODALIDAD:
ÓRGANO
PARTICIPANTE
ACT.
No.
DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES
DEPARTAMENTO DE
BIENES PATRIMONIALES
OFICINA DE CONTABILIDAD
GUBERNAMENTAL
JEFATURA DEL DEPTO.
OFICINA DE CONTABILIDAD
GUBERNAMENTAL
ARCHIVO DEL DEPTO.
1
2
3
4
5
6
7
8
ENVÍA A LA OFICINA DE CONTABILIDAD GUBERNAMENTAL OFICIO ESPECIFICANDO CIFRAS
GLOBALES Y MENSUALES ASÍ COMO REPORTE POR TIPO DE ACTIVO.
RECIBE OFICIO Y REPORTE DEL ACTIVO FIJO.
VERIFICA INFORMACIÓN Y DESGLOSA POR TIPO DE ACTIVO PARA ELABORACIÓN DE PÓLIZA DE
DIARIO CORRESPONDIENTE A ALTA, BAJAS Y TRANSFERENCIA DE LOS ACTIVOS.
SE ANEXA A LA PÓLIZA DE DIARIO REPORTE DEL ACTIVO.
SE FIRMA LA PÓLIZA Y SE ENVÍA A LA JEFATURA DEL DEPARTAMENTO PARA SU Vo. Bo.
RECIBE PÓLIZA REVISA Y FIRMA DE Vo. Bo. DEVUELVE A LA OFICINA DE CONTABILIDAD
GUBERNAMENTAL
RECIBE PÓLIZA VERIFICA FIRMA, EMITE RELACIÓN DE PÓLIZAS Y ENVÍA PÓLIZAS AL ARCHIVO
DEL DEPARTAMENTO PARA SU RESGUARDO.
RECIBE RELACIÓN Y PÓLIZAS LAS CUALES REVISA QUE CONTENGAN EL SOPORTE, ORDENA Y
ARCHIVA.
85
UNIVERSIDAD AUTÓNOMA CHAPINGO UNIDAD DE PLANEACIÓN, ORGANIZACIÓN Y MÉTODOS
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DEL DEPARTAMENTO
DE CONTABILIDAD
DEPARTAMENTO: CONTABILIDAD AREA: OFICINA DE CONTABILIDAD GUBERNAMENTAL
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: REGISTRO DEL ACTIVO FIJO MODALIDAD:
DIAGRAMA DE ACTIVIDADES
DEPARTAMENTO
DE BIENES
PATRIMONIALES
OFICINA DE
CONTABILIDAD
GUBERNAMENTAL
JEFATURA
DEL
DEPARTAMENTO
OFICINA DE
CONTABILIDAD
GUBERNAMENTAL
ARCHIVO
DEL
DEPARTAMENTO
INICIO
ENVÍAN DOC. A LA
OFICINA DE
CONTABILIDAD
ADMINISTRATIVA
RECIBE PÓLIZA, REVISA Y
FIRMA DE Vo. Bo.
POSTERIORMENTE
DEVUELVE A OFICINA DE
CONTABILIDAD AMDVA.
RECIBE PÓL. CON FIRMA DE
Vo. Bo. EMITE REL. Y ENVÍA
AL ARCHIVO DEL DEPTO. REL.
Y POL. CON SOPORTE PARA SU
RESGUARDO
CORRESPONDIENTE
RECIBE, REVISA,
ORDENA Y ARCHIVA
DOC. PARA SU
RESGUARDO
CORRESPONDIENTE.
ARCHIVA
RECIBE OFICIO Y
REPORTE DE ACTIVO
FIJO.
VERIFICA INFORMACIÓN Y
DESGLOSA POR TIPO DE
ACTIVO PARA ELABORAR
POL. DE DIARIO
CORRESPONDIENTE A ALTAS
Y BAJAS Y TRANSFERENCIA
DE LOS ACTIVOS
SE ANEXA REPORTE DEL
ACTIVO A LA PÓLIZA DE DIARIO LA CUAL SE FIRMA
Y SE ENVÍA A LA JEFATURA
DEL DEPTO. PARA SU
FIRMA DE Vo. Bo.
86
UNIVERSIDAD AUTÓNOMA CHAPINGO UNIDAD DE PLANEACIÓN, ORGANIZACIÓN Y MÉTODOS
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DEL DEPARTAMENTO
DE CONTABILIDAD
PROCEDIMIENTO: REGISTRO DE LA REVALUACION (REEXPRESION)
DE ACTIVO FIJO.
87
UNIVERSIDAD AUTÓNOMA CHAPINGO UNIDAD DE PLANEACIÓN, ORGANIZACIÓN Y MÉTODOS
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DEL DEPARTAMENTO
DE CONTABILIDAD
DEPARTAMENTO: CONTABILIDAD AREA: OFICINA DE CONTABILIDAD GUBERNAMENTAL
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: REVALUACION DE ACTIVO FIJO MODALIDAD:
O B J E T I V O
ACTUALIZAR EL VALOR HISTORICO DE LOS BIENES DE LA INSTITUCION POR SUS VALORES
DE REPOSICION AL CIERRE DEL EJERCICIO, COTEJANDO LA INFORMACIÓN Y VALIDANDO LA QUE
GENERA EL DEPARTAMENTO DE BIENES PATRIMONIALES Y PARA QUE EN LA CONTABILIDAD DE
LA INSTITUCION SE CONOSCAN LOS EFECTOS DE LA REVALUACION.
88
UNIVERSIDAD AUTÓNOMA CHAPINGO UNIDAD DE PLANEACIÓN, ORGANIZACIÓN Y MÉTODOS
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DEL DEPARTAMENTO
DE CONTABILIDAD
DEPARTAMENTO: CONTABILIDAD AREA: OFICINA DE CONTABILIDAD GUBERNAMENTAL
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: REVALUACION DE ACTIVO FIJO MODALIDAD:
P O L Í T I C A S
3. DETERMINAR LA DIFERENCIA DE TODOS LOS BIENES DE LA INSTITUCION ENTRE SU VALOR
HISTORICO Y SU VALOR ACTUALIZADO NETO AL CIERRE DEL EJERCICIO, DE ACUERDO A LA
INFORMACION PROPORCIONADA POR BIENES PATRIMONIALES.
4. REEXPRESAR A VALOR DE REPOSICIÓN LOS ACTIVOS DE LA INSTITUCIÓN, GENERANDO
INFORMACIÓN MÁS APEGADA A LA REALIDAD.
89
UNIVERSIDAD AUTÓNOMA CHAPINGO UNIDAD DE PLANEACIÓN, ORGANIZACIÓN Y MÉTODOS
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DEL DEPARTAMENTO
DE CONTABILIDAD
DEPARTAMENTO: CONTABILIDAD AREA: OFICINA DE CONTABILIDAD GUBERNAMENTAL
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: REVALUACION DE ACTIVO FIJO MODALIDAD:
ÓRGANO
PARTICIPANTE
ACT.
No.
DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES
OFICINA DE CONTABILIDAD
GUBERNAMENTAL
JEFATURA DEL DEPTO.
OFICINA DE CONTABILIDAD
GUBERNAMENTAL
ARCHIVO DEL DEPTO.
1
2
3
4
5
6
7
CON LOS INFORMES RECIBIDOS POR BIENES PATRIMONIALES, SE REALIZA UN CONCENTRADO DE
ALTAS Y BAJAS DE ACUERDO AL TIPO DE ACTIVO MES A MES Y AL FINAL DEL EJERCICIO SE
CALCULA LA REEXPRESION PARA VALIDAR LA INFORMACION DE BIENES PATRIMONIALES.
LA ACTUALIZACIÓN SE CALCULA TOMANDO EL VALOR HISTORICO Y SE UTILIZA EL MÉTODO DE
COSTOS ESPECIFICOS (EL INPC DEL MES A ACTUALIZAR ENTRE EL INPC DEL ÚLTIMO MES QUE
FUE ACTUALIZADO)
TAMBIEN SE REALIZA EL CALCULO DE LA DEPRECIACIÓN ACUMULADA A LA MISMA FECHA DE
LA REVALUACIÓN, CON AMBOS CALCULOS SE DETERMINA LA ACTUALIZACIÓN NETA
(ACTUALIZACIÓN MENOS DEPRECIACIÓN)
DETERMINADA LA ACTUALIZACIÓN NETA SE COMPARA CONTRA EL INFORME DE BIENES
PATRIMONIALES, Y CON LA DIFERENCIA SE REALIZA UNA POLIZA DE AJUSTE. LA CUAL SE
FIRMA Y ENVÍA A LA JEFATURA DEL DEPARTAMENTO PARA SU Vo. Bo.
RECIBE PÓLIZA REVISA Y FIRMA DE Vo. Bo. DEVUELVE A LA OFICINA DE CONTABILIDAD
GUBERNAMENTAL
RECIBE PÓLIZA VERIFICA FIRMA, EMITE RELACIÓN DE PÓLIZAS Y ENVÍA PÓLIZAS AL ARCHIVO
DEL DEPARTAMENTO PARA SU RESGUARDO.
RECIBE RELACIÓN Y PÓLIZAS LAS CUALES REVISA QUE CONTENGAN EL SOPORTE, ORDENA Y
ARCHIVA.
90
UNIVERSIDAD AUTÓNOMA CHAPINGO UNIDAD DE PLANEACIÓN, ORGANIZACIÓN Y MÉTODOS
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DEL DEPARTAMENTO
DE CONTABILIDAD
DEPARTAMENTO: CONTABILIDAD AREA: OFICINA DE CONTABILIDAD GUBERNAMENTAL
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: REVALUACION DE ACTIVO FIJO MODALIDAD:
DIAGRAMA DE ACTIVIDADES
OFICINA DE
CONTABILIDAD
GUBERNAMENTAL
JEFATURA DEL
DEPARTAMENTO
OFICINA DE
CONTABILIDAD
GUBERNAMENTAL
ARCHIVO
91
RECIBE RELACION Y
POLIZA REVISA QUE
CONTENGAN EL
SOPORTE, ORDENA Y
ARCHIVA
LA ACTUALIZACION DE LOS ACTIVOS
SE CALCULA TOMANDO EL VALOR
HISTORICO POR EL FACTOR DE
ACT..:CON EL METODO DE COSTOS
ESPECIFICOS (INPC DIC´07/INPC
DIC´06)
CON EL CONCENTRADO DE ACTIVO SE
DETERMINA SU DEPRECIACION
ACUMULADA (ART. 40 Y 41 L.I.S.R.).
REVALUACION NETA =
ACTUALIZACIÓN – DEPRECIACIÓN.
CON LA REEXPRESION SE
COMPARA CON EL REPORTE DE
BIENES PATRIMONIALES Y SE
DETERMINA LA DIFERENCIA, LA
CUAL SE APLICA EN UNA POLIZA
DE AJUSTE. SE FIRMA Y ENVIA A
LA JEFATURA DEL
DEPARTAMENTO.
RECIBE POLIZA, REVISA Y FIRMA DE
Vo.Bo. DEVUELVE A LA OFICINA DE
CONT. GUBERNAMENTAL
SE REALIZA UN CONCENTRADO
MENSUAL POR TIPO DE ACTIVO
DURANTE EL EJERCICIO.,PARA
VALIDAR LA INFORMACIÓN DE
BIENES PATRIMONIALES
SE RECIBE POLIZA VERIFICA
FIRMA, EMITE RELACIÓN D
POLIZAS Y ENVIA AL ARCHIVO
DEL DEPTO. DE PARA SU
RESGUARDO.
UNIVERSIDAD AUTÓNOMA CHAPINGO UNIDAD DE PLANEACIÓN, ORGANIZACIÓN Y MÉTODOS
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DEL DEPARTAMENTO
DE CONTABILIDAD
PROCEDIMIENTO: REGISTRO DE NÓMINA
92
UNIVERSIDAD AUTÓNOMA CHAPINGO UNIDAD DE PLANEACIÓN, ORGANIZACIÓN Y MÉTODOS
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DEL DEPARTAMENTO
DE CONTABILIDAD
DEPARTAMENTO: CONTABILIDAD AREA: OFICINA DE CONTABILIDAD ADMINISTRATIVA
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: REGISTRO DE NÓMINA MODALIDAD:
O B J E T I V O
LLEVAR EL CONTROL Y RESGUARDO DE LAS NÓMINAS DE PERSONAL ACADÉMICO,
ADMINISTRATIVO Y FUNCIONARIOS.
93
UNIVERSIDAD AUTÓNOMA CHAPINGO UNIDAD DE PLANEACIÓN, ORGANIZACIÓN Y MÉTODOS
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DEL DEPARTAMENTO
DE CONTABILIDAD
DEPARTAMENTO: CONTABILIDAD AREA: OFICINA DE CONTABILIDAD ADMINISTRATIVA
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: REGISTRO DE NÓMINA MODALIDAD:
P O L Í T I C A S
1. SE RECIBIRÁ COPIA DEL CONTRA RECIBO Y REQUISICIÓN DE FONDOS PARA LIBERAR LOS RECURSOS
PRESUPUESTALES DE CONTABILIDAD ADMINISTRATIVA.
2. SE RECIBIRÁ PÓLIZA CHEQUE DE LAS NÓMINAS DE SERVICIOS PERSONALES CATORCENAL Y
EXTRAORDINARIA.
3. SE RECIBIRÁN NÓMINAS FIRMADAS MES Y MEDIO POSTERIOR AL PAGO CATORCENAL DE PERSONAL
ACADÉMICO, ADMINISTRATIVO Y FUNCIONARIOS.
4. EN LAS NÓMINAS SE VERIFICARÁN QUE ESTÉN CORRECTAMENTE FIRMADAS, ASI MISMO SE REVISARÁN LAS
RELACIONES DE DISPERSIÓN (PAGO POR TARJETA DE DÉBITO).
5. SE ARCHIVARÁN PARA SU RESGUARDO Y CONSULTA.
94
UNIVERSIDAD AUTÓNOMA CHAPINGO UNIDAD DE PLANEACIÓN, ORGANIZACIÓN Y MÉTODOS
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DEL DEPARTAMENTO
DE CONTABILIDAD
DEPARTAMENTO: CONTABILIDAD AREA: OFICINA DE CONTABILIDAD ADMINISTRATIVA
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: REGISTRO DE NÓMINA MODALIDAD:
ÓRGANO
PARTICIPANTE
ACT.
No.
DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES
DEPARTAMENTO DE
EGRESOS
OFICINA DE CONTABILIDAD
ADMINISTRATIVA
ARCHIVO DEPARTAMENTO
DE CONTABILIDAD
JEFATURA DEPARTAMENTO
DE CONTABILIDAD
1
2
3
4
5
6
7
8
9
CAPTURA Y EMITE PÓLIZA DE EGRESOS POR EL REGISTRO DEL PAGO DE LA NÓMINA.
ENVÍA RELACIÓN DE LA POLIZA DE EGRESOS A LA OFICINA DE CONTABILIDAD
ADMINISTRATIVA.
ENVÍA NÓMINAS DE LAS CATORCENAS Y NÓMINAS EXTRAORDINARIAS PAGADAS, VIA OFICIO A
LA JEFATURA DEL DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD.
RECIBE RELACIÓN DE PÓLIZAS DE EGRESOS POR EL PAGO DE NÓMINA.
REVISA AFECTACIÓN CONTABLE.
NO ES CORRECTA, SOLICITA CORRECCIÓN AL DEPARTAMENTO DE EGRESOS.
ES CORRECTA, HACE ENTREGA AL ÁREA DE ARCHIVO DEL DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD
PARA SU RESGUARDO.
RECIBE RELACIÓN DE PÓLIZAS DE EGRESOS, REVISA Y ARCHIVA PÓLIZAS DE EGRESOS, PARA SU
RESGUARDO.
RECIBE NÓMINAS DE CATORCENAS Y NÓMINAS EXTRAORDINARIAS PAGADAS VÍA OFICIO Y
ENTREGA A LA OFICINA DE CONTABILIDAD ADMINISTRATIVA.
95
UNIVERSIDAD AUTÓNOMA CHAPINGO UNIDAD DE PLANEACIÓN, ORGANIZACIÓN Y MÉTODOS
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DEL DEPARTAMENTO
DE CONTABILIDAD
DEPARTAMENTO: CONTABILIDAD AREA: OFICINA DE CONTABILIDAD ADMINISTRATIVA
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: REGISTRO DE NÓMIMA MODALIDAD:
ÓRGANO
PARTICIPANTE
ACT.
No.
DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES
OFICINA DE CONTABILIDAD
ADMINISTRATIVA
ARCHIVO DEPARTAMENTO
DE CONTABILIDAD
10
11
12
13
RECIBE Y COTEJA RELACIÓN DE LAS NÓMINAS QUE ESTÉN DEBIDAMENTE FIRMADAS.
HAY ERROR POR FALTA DE FIRMAS, SE REGRESA AL DEPARTAMENTO DE EGRESOS, PARA SU
CORRECCIÓN
NO HAY ERROR, SE ENTREGA AL ARCHIVO DEL DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD, PARA SU
RESGUARDO.
RECIBE DE LA OFICINA DE CONTABILIDAD ADMINISTRATIVA RELACIÓN DE PÓLIZAS DE
EGRESOS DEL PAGO DE NÓMINAS, PARA SU REGUARDO.
96
UNIVERSIDAD AUTÓNOMA CHAPINGO UNIDAD DE PLANEACIÓN, ORGANIZACIÓN Y MÉTODOS
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DEL DEPARTAMENTO
DE CONTABILIDAD
DEPARTAMENTO: CONTABILIDAD AREA: OFICINA DE CONTABILIDAD ADMINISTRATIVA
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: REGISTRO DE NÓMINA MODALIDAD:
DIAGRAMA DE ACTIVIDADES
DEPARTAMENTO
DE
EGRESOS
OFICINA DE
CONTABILIDAD
ADMINISTRATIVA
ARCHIVO
DEPARTAMENTO
DE CONTABILIDAD
JEFATURA
DEL
DEPARTAMENTO
OFICINA DE
CONTABILIDAD
ADMINISTRATIVA
INICIO
CAPTURA Y EMITE
POLIZA DE EGRESOS
POR EL PAGO DE
NÓMINA
ENVÍA REL. POL.
DE EGRESOS A
LA OFICINA DE
CONTAB.
ADMVA.
ENVÍA NÓMINAS PAG.
A LA JEFATURA DEL
DEPTO. DE CON -
TABILIDAD
RECIBE REL. POL.
EGRESOS POR EL
PAGO DE NÓMINA
REVISA
AFECTACIÓN
CONTABLE
RECIBE REL. DE
PÓLIZAS DE EGRESOS
PARA SU RESGUARDO
CORRESPONDIENTE
ARCHIVA
RECIBE CATORCENAS
PAGADAS Y ENTREGA
A LA OFICINA DE
CONTABILIDAD. ADMVA.
RECIBE NÓMINAS DE
CATORCENAS PAGADAS
LAS CUALES REVISA
QUE ESTÉN TODAS LAS
FIRMAS
ES CORRECTA, SE
ENTREGA AL
ARCHIVO DEL
DEPTO. PARA SU
RESGUARDO CORRIGE Y REGRESA A
OFICINA DE
CONTABILIDAD
ADMVA.
97
NO
SI
NO ES CORRECTA, SE
SOLICITA CORRECCIÓN
AL DEPTO. DE EGRESOS
ENVÍA LAS
NÓMINAS A LA
OFICINA DE
CONTABILIDAD
ADMINISTRATIVA
CUMPLE CON LOS
REQUISITOS
ESTABLECIDOS SE
ENVIAN AL ARCHIVODEL
DEPTO. PARA SU
RESGUADO
NO CUMPLE CON
REQUISITOS SE
DEVUELVEN AL DEPTO.
DE EGRESOS PARA SU
CORRECCIÓN
SI
NO
PÁGINA SIGUIENTE
UNIVERSIDAD AUTÓNOMA CHAPINGO UNIDAD DE PLANEACIÓN, ORGANIZACIÓN Y MÉTODOS
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DEL DEPARTAMENTO
DE CONTABILIDAD
DEPARTAMENTO: CONTABILIDAD AREA: OFICINA DE CONTABILIDAD ADMINISTRATIVA
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: REGISTRO DE NÓMINA MODALIDAD
DIAGRAMA DE ACTIVIDADES
DEPARTAMENTO
DE
EGRESOS
ARCHIVO DEL
DEPARTAMENTO
DE CONTABILIDAD
98
RECIBE DOCUMENTACIÓN
REVISA Y ARCHIVA
PÁGINA
ANTERIOR
FIN
RECIBE NÓMINAS DE
CATORCENAS CORRIGE Y
ENVÍA A LA OFICINA DE
CONTABILIDAD ADMVA.
PÁGINA
ANTERIOR
UNIVERSIDAD AUTÓNOMA CHAPINGO UNIDAD DE PLANEACIÓN, ORGANIZACIÓN Y MÉTODOS
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DEL DEPARTAMENTO
DE CONTABILIDAD
PROCEDIMIENTO: ANTICIPO A PROVEEDORES Y CONTRATISTAS
99
89
UNIVERSIDAD AUTÓNOMA CHAPINGO UNIDAD DE PLANEACIÓN, ORGANIZACIÓN Y MÉTODOS
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DEL DEPARTAMENTO
DE CONTABILIDAD
DEPARTAMENTO: CONTABILIDAD AREA: OFICINA DE CONTABILIDAD ADMINISTRATIVA
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: ANTICIPO A PROVEEDORES Y CONTRATISTAS MODALIDAD:
O B J E T I V O
RECIBIR, REGISTRAR Y CONTROLAR LOS ANTICIPOS A PROVEEDORES Y CONTRATISTAS.
100
UNIVERSIDAD AUTÓNOMA CHAPINGO UNIDAD DE PLANEACIÓN, ORGANIZACIÓN Y MÉTODOS
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DEL DEPARTAMENTO
DE CONTABILIDAD
DEPARTAMENTO: CONTABILIDAD AREA: OFICINA DE CONTABILIDAD ADMINISTRATIVA
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: ANTICIPO A PROVEEDORES Y CONTRATISTAS MODALIDAD:
P O L Í T I C A S
1. TODA LA DOCUMENTACIÓN PROVENIENTE DEL DEPARTAMENTO DE CONTROL PRESUPUESTAL, DEBE ESTAR
RELACIONADA EN ORIGINAL Y COPIA.
2. LA OFICINA DE CONTABILIDAD ADMINISTRATIVA DEVOLVERÁ COPIA DE LA RELACIÓN, PREVIAMENTE
FIRMADA DE RECIBIDO.
3. TODAS LAS REQUISICIONES DE FONDOS A TESORERÍA, DEBEN ESTAR PREVIAMENTE FIRMADAS POR EL
RESPONSABLE DE LA U.B.P.P. SOLICITANTE.
4. TODA REQUISICIÓN DE FONDOS A TESORERÍA DEBERÁ CONTENER LA ESTRUCTURA CONTABLE CONFORME
AL CATÁLOGO DE CUENTAS.
101
UNIVERSIDAD AUTÓNOMA CHAPINGO UNIDAD DE PLANEACIÓN, ORGANIZACIÓN Y MÉTODOS
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DEL DEPARTAMENTO
DE CONTABILIDAD
DEPARTAMENTO: CONTABILIDAD AREA: OFICINA DE CONTABILIDAD ADMINISTRATIVA
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: ANTICIPO A PROVEEDORES Y CONTRATISTAS MODALIDAD:
ÓRGANO
PARTICIPANTE
ACT.
No.
DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES
DEPARTAMENTO DE
CONTROL PRESUPUESTAL
OFICINA DE CONTABILIDAD
ADMINISTRATIVA
1
2
3
4
5
PARA EL REGISTRO ENTREGA A LA OFICINA DE CONTABILIDAD ADMINISTRATIVA RELACIÓN DE
CONTRA RECIBOS Y COPIA, CON DOCUMENTACIÓN ANEXA (REQUISICIÓN DE FONDOS A
TESORERÍA, ESTIMACIÓN DE PAGO Y FACTURA ORIGINAL DE PROVEEDORES O CONTRATISTA) .
PARA LA CANCELACION DEL ANTICIPO SE ENTREGA FACTURAS (REQEUISION DE FONDOS A
TESORERÍA, ESTIMACIÓN DE PAGO) DONDE SE INDICA LA ESTIMACION DEL AVANCE DE LA OBRA
CON LO QUE VA DISMINUYENDO EL ANTICIPO.
RECIBE Y REVISA RELACIÓN DE CONTRA RECIBO Y COPIA DE LOS MISMOS CON
DOCUMENTACIÓN ANEXA.
LA INFORMACIÓN ES CORRECTA, SE ELABORAN 2 PÓLIZAS DE DIARIO (UNA APLICANDO AL
GASTO Y LA OTRA A LA CTA. DE ANTICIPO DE PROVEEDORES).
PARA LA CANCELACION SE ELABORA POLIZA DE DIARIO DISMINUYENDO O SALDANDO EL
ANTICIPO A PROVEEDORES, LAS CUALES SE TURNAN A LA JEFATURA DEL DEPARTAMENTO
PARA SU FIRMA DE Vo. Bo.
NO ES CORRECTA LA INFORMACIÓN SE DEVUELVE AL DEPTO. DE CONTROL PRESUPUESTAL
PARA SU CORRECCIÓN.
102
UNIVERSIDAD AUTÓNOMA CHAPINGO UNIDAD DE PLANEACIÓN, ORGANIZACIÓN Y MÉTODOS
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DEL DEPARTAMENTO
DE CONTABILIDAD
JEFATURA DEL DEPTO. DE
CONTABILIDAD
OFICINA DE CONTABILIDAD
ADMINISTRATIVA
ARCHIVO DEL DEPTO. DE
CONTABILIDAD
6
7
8
RECIBE PÓLIZA DE DIARIO PARA SU FIRMA DE Vo. Bo. Y DEVUELVE A LA OFICINA DE
CONTABILIDAD ADMINISTRATIVA.
RECIBE PÓLIZA DE DIARIO Y A SU VEZ ELABORA RELACIÓN DE PÓLIZAS, LA CUAL ENVÍA AL
ARCHIVO DEL DEPTO. CON EL SOPORTE DE LAS PÓLIZAS CORRESPONDIENTES, PARA SU
RESGUARDO.
RECIBE RELACIÓN Y DOCUMENTACIÓN CORRESPONDIENTE, LA CUAL ARCHIVA PARA SU
RESGUARDO.
103
UNIVERSIDAD AUTÓNOMA CHAPINGO UNIDAD DE PLANEACIÓN, ORGANIZACIÓN Y MÉTODOS
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DEL DEPARTAMENTO
DE CONTABILIDAD
DEPARTAMENTO: CONTABILIDAD AREA: OFICINA DE CONTABILIDAD ADMINISTRATIVA
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: ANTICIPO A PROVEEDORES Y MODALIDAD: CONTRATISTAS
DIAGRAMA DE ACTIVIDADES
DEPARTAMENTO DE
CONTROL
PRESUPUESTAL
OFICINA DE
CONTABILIDAD
ADMINISTRATIVA
OFICINA DE
CONTABILIDAD
ADMINISTRATIVA
JEFATURA DEL
DEPARTAMENTO
DE CONTABILIDAD
ARCHIVO DEL
DEPARTAMENTO
DE CONTABILIDAD
INICIO
ES
CORRECTA
LA
INFORMA-
CIÓN A
B
A
CORRIGE DOC. QUE
CUMPLA CON
NORMATIVIDAD Y ENVÍA
A LA OFIC.. DE
CONTABILIDAD
ADMINISTRATIVA PARA
CONTINUAR PROCED.
RECIBE Y REVISA CONTRA RECIBOS Y COPIA DE LOS
MISMOS CON DOC. ANEXA
NO
SI
ANT. A PROVEEDORES Y
CONTRATISTAS: SE ELABORAN
2 POLIZAS DE DIARIO (UNA
PLICA AL ANTICIPO Y LA OTRA
AL GASTO)
CANCELACIÓN: SE ELABORA LA
POLIZA DE DIARIO
DISMINUYENDO O SALDANDO
EL ANTICIPO AL PROVEEDOR. Y
SE TURNA A LA JEF. DEL DEPTO.
PARA SU FIRMA DE Vo. Bo.
RECIBE PÓLIZAS DE
DIARIO PARA SU
FIRMA DE Vo. Bo. Y
DEVUELVE A LA
OFICINA DE CONTAB.
ADMINISTRATIVA
104
RECIBE PÓLIZA DE
DIARIO
ELABORA RELACIÓN Y
ENVÍA AL ARCHIVO
RECIBE REL. Y DOC.
(PÓLIZAS) PARA SU
ARCHIVO
CORRESPONDIENTE
ARCHIVA
ENTREGA A LA OFIC. DE CONT.
ADMVA. RELACIÓN DE CONTRA
RECIBOS Y COPIA, CON
DOCUMENTACIÓN ANEXA
(REQUISICIÓN DE FONDOS A
TESORERIA, ESTIMACIÓN DE PAGO Y
FACTURA ORIGINAL DEL PROVEEDOR
O CONTRATISTA.)
PARA LA CANCELACIPÓN DEL
ANTICIPIO SE ENTREGA FACTURAS
(REQUISICION DE FONDOS A TESORERIA, ESTIMACIÓN DE PAGO)
DONDE SE INDICA LA ESTIMACIÓN
DEL AVANCE DE LA OBRA CON LO
QUE VA DISMINUYENDO EL ANTICIPO.
UNIVERSIDAD AUTÓNOMA CHAPINGO UNIDAD DE PLANEACIÓN, ORGANIZACIÓN Y MÉTODOS
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DEL DEPARTAMENTO
DE CONTABILIDAD
PROCEDIMIENTO: CONCILIACIÓN DE LA CUENTA 206 RETENCIONES
105
UNIVERSIDAD AUTÓNOMA CHAPINGO UNIDAD DE PLANEACIÓN, ORGANIZACIÓN Y MÉTODOS
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DEL DEPARTAMENTO
DE CONTABILIDAD
DEPARTAMENTO: CONTABILIDAD AREA: OFICINA DE CONTABILIDAD ADMINISTRATIVA
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: CONCILIACIÓN DE LA CUENTA 206 MODALIDAD:
RETENCIONES
O B J E T I V O
LLEVAR A CABO UN CONTROL DE LA CUENTA 206 RETENCIONES CORRESPONDIENTES A LO
RETENIDO Y LO PAGADO.
106
UNIVERSIDAD AUTÓNOMA CHAPINGO UNIDAD DE PLANEACIÓN, ORGANIZACIÓN Y MÉTODOS
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DEL DEPARTAMENTO
DE CONTABILIDAD
DEPARTAMENTO: CONTABILIDAD AREA: OFICINA DE CONTABILIDAD ADMINISTRATIVA
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: CONCILIACIÓN DE LA CUENTA 206 MODALIDAD:
RETENCIONES
P O L I T I C A S
1. MES A MES SE LLEVARÁ A CABO UNA CONCILIACIÓN CONJUNTAMENTE CON EL
DEPARTAMENTO DE RECURSOS HUMANOS DE LA CUENTA 206 RETENCIONES.
107
UNIVERSIDAD AUTÓNOMA CHAPINGO UNIDAD DE PLANEACIÓN, ORGANIZACIÓN Y MÉTODOS
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DEL DEPARTAMENTO
DE CONTABILIDAD
DEPARTAMENTO: CONTABILIDAD AREA: OFICINA DE CONTABILIDAD ADMINISTRATIVA
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: CONCILIACIÓN DE LA CUENTA 206 MODALIDAD:
RETENCIONES
ÓRGANO
PARTICIPANTE
ACT.
No.
DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES
OFICINA DE CONTABILIDAD
ADMINISTRATIVA
SUBDIRECCIÓN DE
RECURSOS HUMANOS
OFICINA DE CONTABILIDAD
ADMINISTRATIVA
1
2
3
4
LLEVA A CABO LA CONCILIACIÓN CON LA SUBDIRECCIÓN DE RECURSOS HUMANOS, CHECANDO
LO RETENIDO DE CADA MES, ASI COMO LOS CHEQUES CANCELADOS Y LAS LIQUIDACIONES.
ELABORA UN CUADRO DONDE APARECEN LAS DIFERENCIAS QUE EXISTIERON Y
OBSERVACIONES QUE DEBERÁ CORREGIR LA SUBDIRECCIÓN DE RECURSOS HUMANOS, ESTA
CONCILIACIÓN SE LLEVA A CABO EL DÍA 15 DE CADA MES.
ENVÍA COPIA A LA OFICINA DE CONTABILIDAD ADMINISTRATIVA DE LAS OBSERVACIONES QUE
EXISTEN EN LA CONCILIACIÓN Y CUADRO DE CORRECCIONES.
RECIBE COPIA DE LAS OBSERVACIONES DE LA CONCILIACIÓN HECHA ENTRE LA OFICINA DE
CONTABILIDAD ADMINISTRATIVA Y LA SUBDIRECCIÓN DE RECURSOS HUMANOS Y CUADRO DE
CORRECCIONES, REVISA Y ARCHIVA.
108
UNIVERSIDAD AUTÓNOMA CHAPINGO UNIDAD DE PLANEACIÓN, ORGANIZACIÓN Y MÉTODOS
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DEL DEPARTAMENTO
DE CONTABILIDAD
DEPARTAMENTO: CONTABILIDAD AREA: OFICINA DE CONTABILIDAD ADMINISTRATIVA
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: CONCILIACIÓN DE LA CUENTA 206 MODALIDAD:
RETENCIONES
OFICINA DE
CONTABILIDAD
ADMINISTRATIVA
SUBDIRECCIÓN
DE
RECURSOS HUMANOS
OFICINA
DE CONTABILIDAD
ADMINISTRATIVA
109
INICIO
LLEVA A CABO
CONCILIACIÓN CON
LA SUBDIRECCIÓN
DE RECURSOS
HUMANOS
ELABORA CUADRO
DONDE APARECEN
LAS DIFERENCIAS
QUE EXISTIERON
ENVÍA COPIA DE
OBSERVACIONES DE
LA CONCILIACIÓN Y
CUADRO DE
CORRECCIONES
RECIBE COPIA DE
OBSERVACIONES Y
CUADRO DE
CORRECCIONES
ARCHIVA
R E V I S A
F I N
UNIVERSIDAD AUTÓNOMA CHAPINGO UNIDAD DE PLANEACIÓN, ORGANIZACIÓN Y MÉTODOS
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DEL DEPARTAMENTO
DE CONTABILIDAD
PROCEDIMIENTO: CIERRE MENSUAL Y ANUAL DE LOS INFORMES FINANCIEROS
110
100
UNIVERSIDAD AUTÓNOMA CHAPINGO UNIDAD DE PLANEACIÓN, ORGANIZACIÓN Y MÉTODOS
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DEL DEPARTAMENTO
DE CONTABILIDAD
DEPARTAMENTO: CONTABILIDAD AREA: OFICINA DE CONTABILIDAD ADMINISTRATIVA
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: CIERRE MENSUAL Y ANUAL DE LOS MODALIDAD: INFORMES FINANCIEROS
O B J E T I V O
ELABORAR, REVISAR, ANALIZAR E INTERPRETAR LOS ESTADOS FINANCIEROS CON LA FINALIDAD
DE ENVIAR DICHA INFORMACIÓN A LA COORDINACIÓN DE FINANZAS EN SUS RESPECTIVOS
FORMATOS, PARA LA CONFORMACIÓN DEL SISTEMA INTEGRAL DE INFORMACIÓN.
111
UNIVERSIDAD AUTÓNOMA CHAPINGO UNIDAD DE PLANEACIÓN, ORGANIZACIÓN Y MÉTODOS
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DEL DEPARTAMENTO
DE CONTABILIDAD
DEPARTAMENTO: CONTABILIDAD AREA: OFICINA DE CONTABILIDAD ADMINISTRATIVA
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: CIERRE MENSUAL Y ANUAL DE LOS MODALIDAD:
INFORMES FINANCIEROS
P O L Í T I C A S
- SE DEBERÁN REGISTRAR TODAS LAS OPERACIONES CONTABLES DE LAS DIFERENTES U.B.P.P.´S
CON LA FINALIDAD DE INFORMAR A LAS DEPENDENCIAS INTERNAS Y EXTERNAS SOBRE LA
SITUACIÓN DEL PRESUPUESTO ASIGNADO A CADA UNA.
- SE INFORMARÁ A LA COORDINACIÓN DE FINANZAS, SOBRE LOS CIERRES MENSUALES Y
ANUALES, CON SUS RESPECTIVOS FORMATOS.
112
UNIVERSIDAD AUTÓNOMA CHAPINGO UNIDAD DE PLANEACIÓN, ORGANIZACIÓN Y MÉTODOS
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DEL DEPARTAMENTO
DE CONTABILIDAD
DEPARTAMENTO: CONTABILIDAD AREA: OFICINA DE CONTABILIDAD ADMINISTRATIVA
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: CIERRE MENSUAL Y ANUAL DE LOS MODALIDAD:
INFORMES FINANCIEROS
ÓRGANO
PARTICIPANTE
ACT.
No.
DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES
OFICINA DE
CONTABILIDAD
ADMINISTRATIVA
JEFATURA DEL DEPTO. DE
CONTABILIDAD
1
2
3
4
5
6
7
DESPUÉS DE CAPTURAR (REGISTRAR) TODAS LAS OPERACIONES CONTABLES DE LAS
DIFERENTES U.B.P.P.´S MEDIANTE LAS PÓLIZAS DE INGRESO, EGRESO Y DIARIO,
CORRESPONDIENTES AL MES Y/O EL AÑO EN CURSO.
SE LLEVAN A CABO LAS CONCILIACIONES CORRESPONDIENTES A LAS DIFERENTES CUENTAS
CONTABLES, CON LOS DEPARTAMENTOS QUE CORRESPONDAN TALES COMO: CONTROL
PRESUPUESTAL, DEPARTAMENTO DE TESORERÍA Y ALMACÉN GENERAL.
HAY CORRECCIONES, SE LLEVAN A CABO LAS CORRESPONDIENTES A LAS DIFERENTES
CUENTAS, POR PARTE DEL DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD, CONTROL PRESUPUESTAL,
TESORERÍA Y ALMACÉN GENERAL.
NO HAY CORRECCIONES, SE PROCEDE A IMPRIMIR LOS INFORMES FINANCIEROS TALES COMO:
BALANZA, BALANCE , ESTADO DE RESULTADOS, ENTRE OTROS.
SE ENVÍA A LA JEFATURA DEL DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD EL REPORTE DE LOS
INFORMES FINANCIEROS EN LOS SIGUIENTES FORMATOS, 2,14,15,16,35 Y 53 , PARA LA
INFORMACIÓN DEL SISTEMA INTEGRAL.
RECIBE REPORTE DE LA INFORMACIÓN FINANCIERA, LA CUAL REVISA, ANALIZA E INTERPRETA.
ENVÍA MEDIANTE OFICIO A LA COORDINACIÓN DE FINANZAS, LOS REPORTES DE LA
INFORMACIÓN FINANCIERA CON LOS FORMATOS 2,14,15,16,35 Y 53. PARA LA INFORMACIÓN DEL
SISTEMA INTEGRAL.
113
UNIVERSIDAD AUTÓNOMA CHAPINGO UNIDAD DE PLANEACIÓN, ORGANIZACIÓN Y MÉTODOS
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DEL DEPARTAMENTO
DE CONTABILIDAD
EPARTAMENTO: CONTABILIDAD AREA: OFICINA DE CONTABILIDAD ADMINISTRATIVA
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: CIERRE MENSUAL Y ANUAL DE LOS MODALIDAD: INFORMES FINANCIEROS
DIAGRAMA DE ACTIVIDADES
OFICINA DE
CONTABILIDAD
ADMINISTRATIVA
OFICINA DE
CONTABILIDAD
ADMINISTRATIVA
JEFATURA DEL
DEPARTAMENTO
DE CONTABILIDAD
INICIO
114
SE LLEVAN A CABO LAS
CONCILIACIONES
CORRESPONDIENTES, ENTRE
CONTABILIDAD, CONTROL
PRESUPUESTAL TESORERÍA Y
ALMACÉN GENERAL
SE IMPRIME LOS INFORMES
FINANCIEROS TALES COMO:
BALANZA, BALANCE,
ESTADO DE RESULTADOS
ENTRE OTROS.
SE ENVÍA A LA JEFATURA DEL DEPTO. LOS REPORTES DE LOS
INFORMES FINANCIEROS EN LOS
SIG. FORMATOS 2,14,15,16,35 Y 53
PARA LA INFORMACIÓN DEL
SISTEMA INTEGRAL
RECIBE REPORTE DE LA
INFORMACIÓN FINANCIERA,
LA CUAL REVISA, ANALIZA E
INTERPRETA.
ENVÍA MEDIANTE OFICIO A LA
COORDINACIÓN DE FINANZAS
LOS REPORTES DE LA
INFORMACIÓN FINANCIERA CON
LOS FORMATOS 2,14,15,16,35 Y 53.
PARA LA INFORMACIÓN DEL
SISTEMA INTEGRAL.
FIN
CAPTURA DE INFORMACIÓN
CONTABLE MEDIANTE PÓL. DE
INGRESO, EGRESO Y DIARIO,
CORRESPONDIENTE AL MES
Y/O AÑO EN CURSO
HAY CORRECCIONES SE
LLEVAN A CABO LAS
CORRESPONDIENTES A LAS
DIFERENTES CTAS, POR PARTE
DEL DEPTO. DE CONTABILIDAD,
CONTROL PTAL., TESORERÍA Y
ALMACÉN GENERAL.
UNIVERSIDAD AUTÓNOMA CHAPINGO UNIDAD DE PLANEACIÓN, ORGANIZACIÓN Y MÉTODOS
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DEL DEPARTAMENTO
DE CONTABILIDAD
OFICINA
DE
RECURSOS PROPIOS
115
UNIVERSIDAD AUTÓNOMA CHAPINGO UNIDAD DE PLANEACIÓN, ORGANIZACIÓN Y MÉTODOS
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DEL DEPARTAMENTO
DE CONTABILIDAD
OBJETIVO DE LA OFICINA
CONTROLAR Y REGISTRAR LA DOCUMENTACIÓN TOTAL Y/O PARCIAL CORRESPONDIENTE A
LOS GASTOS A COMPROBAR DE RECURSOS PROPIOS, DE LAS DIFERENTES INSTANCIAS, ASÍ
MISMO REVISAR LOS REINTEGROS QUE CUMPLAN CON LOS REQUISITOS Y/O NORMATIVIDAD
ESTABLECIDA CON LA FINALIDAD DE PREPARAR LOS INFORMES Y REPORTES CONTABLES
FINANCIEROS REQUERIDOS POR LAS AUTORIDADES DE LA INSTITUCIÓN.
116
UNIVERSIDAD AUTÓNOMA CHAPINGO UNIDAD DE PLANEACIÓN, ORGANIZACIÓN Y MÉTODOS
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DEL DEPARTAMENTO
DE CONTABILIDAD
POLÍTICAS GENERALES DE LA OFICINA
A) RECEPCIÓN DE DOCUMENTACIÓN COMPROBATORIA (DEUDORES DIVERSOS)
1. LA DOCUMENTACIÓN ENVIADA POR LA OFICINA DE RECURSOS PROPIOS (PATRONATO ), ES
RECIBIDA POR LA OFICINA DE RECURSOS PROPIOS DEL DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD, LA
CUAL REVISARÁ QUE CUMPLA CON LOS REQUISITOS FISCALES, NORMATIVIDAD ESTABLECIDA
PARA SU APLICACIÓN.
2. LA DOCUMENTACIÓN QUE NO CUMPLA CON LOS REQUISITOS FISCALES Y LA NORMATIVIDAD
ESTABLECIDA SE DEVOLVERÁ PARA SU CORRECCIÓN CORRESPONDIENTE.
B) RECEPCIÓN DE PÓLIZAS DE INGRESO (DIVERSAS ACTIVIDADES)
1. VERIFICAR QUE LAS PÓLIZAS DE INGRESO CUMPLAN CON LA ESTRUCTURA CONTABLE
CORRECTA Y CON LA DOCUMENTACIÓN CORRESPONDIENTE.
117
UNIVERSIDAD AUTÓNOMA CHAPINGO UNIDAD DE PLANEACIÓN, ORGANIZACIÓN Y MÉTODOS
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DEL DEPARTAMENTO
DE CONTABILIDAD
PROCEDIMIENTO: REGISTRO CONTABLE DE RECURSOS PROPIOS
MODALIDAD: GASTOS COMPROBADOS
GASTOS POR COMPROBAR
CIERRE MENSUAL Y ANUAL
118
UNIVERSIDAD AUTÓNOMA CHAPINGO UNIDAD DE PLANEACIÓN, ORGANIZACIÓN Y MÉTODOS
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DEL DEPARTAMENTO
DE CONTABILIDAD
DEPARTAMENTO: CONTABILIDAD AREA: OFICINA DE RECURSOS PROPIOS
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: REGISTRO CONTABLE DE MODALIDAD: RECURSOS PROPIOS
O B J E T I V O
CONTROLAR LOS GASTOS COMPROBADOS Y POR COMPROBAR DE RECURSOS PROPIOS DE LAS UBPP.´S
119
UNIVERSIDAD AUTÓNOMA CHAPINGO UNIDAD DE PLANEACIÓN, ORGANIZACIÓN Y MÉTODOS
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DEL DEPARTAMENTO
DE CONTABILIDAD
DEPARTAMENTO: CONTABILIDAD AREA: OFICINA DE RECURSOS PROPIOS
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: REGISTRO CONTABLE DE MODALIDAD: RECURSOS PROPIOS
P O L Í T I C A S
1. LA REVISIÓN DE REQUISITOS Y NORMATIVIDAD DE LA DOCUMENTACIÓN SERÁ DE ACUERDO AL
"INSTRUCTIVO DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS PARA EL TRÁMITE DE RECUPERACIÓN Y
COMPROBACIÓN DOCUMENTAL DEL GASTO DE OPERACIÓN E INVERSIÓN.
2. LA APLICACIÓN CORRECTA DE LA CODIFICACIÓN CONTABLE, SERÁ DE GRAN IMPORTANCIA EN LA
REVISIÓN DE LA DOCUMENTACIÓN.
3. LA PÓLIZA CHEQUE DEBERÁ TENER EL Vo. Bo. DE LOS RESPONSABLES Y DEBERÁ ESTAR FIRMADA POR
LA PERSONA QUE RECIBIÓ EL CHEQUE.
4. TODA LA DOCUMENTACIÓN ANEXA A LA PÓLIZA DEBERÁ ESTAR FIRMADA POR EL RESPONSABLE DE LA
DEPENDENCIA.
5. EL CHEQUE DEBERÁ EXPEDIRSE A NOMBRE DEL RESPONSABLE DEL GASTO, EL CUAL DEBERÁ FIRMAR
EL RECIBO DE GASTOS A COMPROBAR.
120
UNIVERSIDAD AUTÓNOMA CHAPINGO UNIDAD DE PLANEACIÓN, ORGANIZACIÓN Y MÉTODOS
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DEL DEPARTAMENTO
DE CONTABILIDAD
DEPARTAMENTO: CONTABILIDAD AREA: OFICINA DE RECURSOS PROPIOS
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: REGISTRO CONTABLE DE MODALIDAD: GASTOS COMPROBADOS RECURSOS PROPIOS
ÓRGANO
PARTICIPANTE
ACT.
No.
DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES
DEPARTAMENTO DE
CONTROL DE RECURSOS
PROPIOS
DEPARTAMENTO DE
CONTABILIDAD OFICINA
DE RECURSOS PROPIOS
ARCHIVO DEL
DEPARTAMENTO
1
2
3
4
5
ENTREGA EL CHEQUE AL BENEFICIARIO
ENVÍA AL DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD LA SIGUIENTE DOCUMENTACIÓN:
- ORIGINAL Y COPIA DE LA PÓLIZA DE EGRESOS
- DOCUMENTACIÓN COMPROBATORIA
RECIBE Y REVISA DOC. DE LAS PÓLIZAS CHEQUE CORRESPONDIENTE QUE CUMPLAN CON
NORMATIVIDAD ESTABLECIDA.
ENVÍA RELACIÓN Y SOPORTE DE PÓLIZAS PARA SU ARCHIVO Y RESGUARDO CORRESPONDIENTE
RECIBE PÓLIZAS DE EGRESOS Y DOCUMENTACIÓN SOPORTE, LA CUAL REVISA, ORDENA Y
ARCHIVA EN SU LUGAR CORRESPONDIENTE.
121
UNIVERSIDAD AUTÓNOMA CHAPINGO UNIDAD DE PLANEACIÓN, ORGANIZACIÓN Y MÉTODOS
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DEL DEPARTAMENTO
DE CONTABILIDAD
DEPARTAMENTO: CONTABILIDAD AREA: OFICINA DE RECURSOS PROPIOS
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: REGISTRO CONTABLE MODALIDAD: GASTOS COMPROBADOS
DE RECURSOS PROPIOS
DIAGRAMA DE ACTIVIDADES
DEPARTAMENTO Y
CONTROL DE
RECURSOS PROPIOS
DEPTO. DE CONTABILIDAD
OFICINA DE RECURSOS
PROPIOS
ARCHIVO DEL
DEPARTAMENTO DE
CONTABILIDAD
122
INICIO RECIBE Y REVISA DOC. DE
LAS PÓLIZAS CHEQUE
CORRESPONDIENTES QUE
CUMPLAN CON
NORMATIVIDAD
ESTABLECIDA
ENVÍA AL ARCHIVO DEL
DEPTO. RELACIÓN Y
PÓLIZAS CHEQUE PARA
SU ARCHIVO Y
RESGUARDO
RECIBE PÓLIZA DE EGRESOS
Y DOC. SOPORTE, LA CUAL
REVISA, ORDENA Y ARCHIVA
EN SU LUGAR
CORRESPONDIENTE
ENVÍA AL DEPTO. DE
CONTABILIDAD LA SIG.
DOC.:
-ORIGINAL Y COP. DE LA
POL. DE EGRESOS.
-DOC. COMPROBATORIA.
ENTREGA
CHEQUE
AL BENEFICIARIO
ARCHIVA
UNIVERSIDAD AUTÓNOMA CHAPINGO UNIDAD DE PLANEACIÓN, ORGANIZACIÓN Y MÉTODOS
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DEL DEPARTAMENTO
DE CONTABILIDAD
DEPARTAMENTO: CONTABILIDAD AREA: OFICINA DE RECURSOS PROPIOS
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: REGISTRO CONTABLE DE MODALIDAD: GASTOS POR COMPROBAR
RECURSOS PROPIOS
ÓRGANO PARTICIPANTE ACT.
No.
DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES
DEPARTAMENTO DE
CONTROL DE RECURSOS
PROPIOS
OFICINA DE RECURSOS
PROPIOS
JEFATURA DEL
DEPARTAMENTO
OFICINA DE RECURSOS
PROPIOS
ARCHIVO DEL
DEPARTAMENTO
1
2
3
4
5
6
7
ENVÍAN A LA OFICINA DE RECURSOS PROPIOS DEL DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD,
DOCUMENTACIÓN COMPROBATORIA PARCIAL Y/O TOTAL.
RECIBE DOCUMENTACIÓN MEDIANTE RELACIÓN, LA CUAL REVISA QUE CUMPLA CON
NORMATIVIDAD ESTABLECIDA Y REQUISITOS FISCALES.
EN BASE A DOCUMENTACIÓN ELABORA PÓLIZA DE DIARIO PARCIAL Y/O TOTAL, LA CUAL ENVÍA
A LA JEFATURA DEL DEPARTAMENTO PARA SU FIRMA DE Vo. Bo.
RECIBE PÓLIZAS, FIRMA DE Vo. Bo. Y ENTREGA A OFICINA DE RECURSOS PROPIOS.
RECIBE PÓLIZAS, CON FIRMAS DE Vo. Bo. Y ELABORA RELACIÓN DE PÓLIZAS LA CUAL ENVÍA AL
ARCHIVO DEL DEPARTAMENTO PARA SU RESGUARDO CORRESPONDIENTE.
ENTREGA RECIBOS DE GASTOS A COMPROBAR ORIGINAL CUANDO SE COMPRUEBE
TOTALMENTE , AL RESPONSABLE DEL GASTO.
RECIBE RELACIÓN Y PÓLIZAS LAS CUALES REVISA Y ARCHIVA PARA SU RESGUARDO
CORRESPONDIENTE.
123
UNIVERSIDAD AUTÓNOMA CHAPINGO UNIDAD DE PLANEACIÓN, ORGANIZACIÓN Y MÉTODOS
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DEL DEPARTAMENTO
DE CONTABILIDAD
DEPARTAMENTO: CONTABILIDAD AREA: OFICINA DE RECURSOS PROPIOS
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: REGISTRO CONTABLE DE MODALIDAD: GASTOS POR COMPROBAR
RECURSOS PROPIOS
DIAGRAMA DE ACTIVIDADES
DEPARTAMENTO Y
CONTROL DE
RECURSOS PROPIOS
DEPARTAMENTO
DE CONTABILIDAD
OFIC. DE RECURSOS PROP.
JEFATURA
DEL
DEPARTAMENTO
DEPTO. DE
CONTABILIDAD
OFICINA DE REC. PROP.
ARCHIVO
DEL
DEPARTAMENTO
INICIO
ENVÍA A OFICINA DE REC.
PROPIOS DEL DEPTO. DE
CONTABILIDAD, DOC.
COMPROBATORIA PARCIAL
Y/O TOTAL
RECIBE DOC. MEDIANTE
REL. LA CUAL REVISA QUE
CUMPLA CON
NORMATIVIDAD Y REQ.
FISCALES
CORRESPONDIENTES
ELABORA POL. DE DIARIO
LA CUAL ENVÍA A
JEFATURA DEL DEPTO.
PARA SU FIRMA DE VISTO
BUENO
RECIBE POL. REVISA Y
FIRMA DE Vo. Bo. Y
ENTREGA A OFICINA DE
RECURSOS PROPIOS.
RECIBE POL. CON FIRMA DE
Vo. Bo. ELABORA REL. DE
LAS PÓLIZAS Y ENVÍA AL
ARCHIVO DEL DEPTO. PARA
SU RESGUARDO
CORRESPONDIENTE
ENTREGA RECIBOS DE
GASTOS A COMPROBAR
ORIGINAL, CUANDO SE
COMPRUEBE TOTALMENTE
AL RESPONSABLE DEL
GASTO.
RECIBE RELACIÓN Y POL.
CORRESPONDIENTE A
DICHA RELACIÓN, REVISA Y
ARCHIVA EN SU LUGAR
CORRESPONDIENTE
ARCHIVA
124
UNIVERSIDAD AUTÓNOMA CHAPINGO UNIDAD DE PLANEACIÓN, ORGANIZACIÓN Y MÉTODOS
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DEL DEPARTAMENTO
DE CONTABILIDAD
DEPARTAMENTO: CONTABILIDAD AREA: OFICINA DE RECURSOS PROPIOS
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: REGISTRO CONTABLE DE RECURSOS PROPIOS MODALIDAD: CIERRE MENSUAL Y ANUAL
ÓRGANO
PARTICIPANTE
DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES
OFICINA DE RECURSOS
PROPIOS
1
2
3
4
5
6
7
UNA VEZ QUE SE REGISTRAN TODAS LAS OPERACIONES CONTABLES DE LOS DIFERENTES
DEPARTAMENTOS, SE PROCEDE A REALIZAR EL CIERRE MENSUAL, PARA LO CUAL SE VERIFICA
QUE SE ENCUENTREN REGISTRADAS DE MANERA CORRECTA LAS PÓLIZAS DE EGRESOS,
INGRESOS Y DIARIO,
SE REALIZA EL CIERRE MENSUAL, Y SE IMPRIMEN BALANZAS DE COMPROBACIÓN.
SE VERIFICA QUE LAS CONCILIACIONES BANCARIAS REPRESENTEN EL SALDO REAL, Y QUE NO
EXISTAN PARTIDAS EN CONCILIACION ANTIGUAS UNA VEZ QUE SE HAN CORRESPONDIDO.
SE EFECTÚA UNA CONCILIACION ENTRE LOS RECIBOS ORIGINALES DE LOS DEUDORES DIVERSOS
CONTRA LOS REFLEJADOS EN CONTABILIDAD.
SE VERIFICA QUE LOS ACTIVOS FIJOS REGISTRADOS CUENTEN CON LA DOCUMENTACIÓN
COMPROBATORIA RAZONABLEMENTE, ASÍ COMO EL ORIGEN DE LAS BAJAS REGISTRADAS.
SE VERIFICA QUE LAS RETENCIONES EFECTUADAS POR LOS IMPUESTOS RETENIDOS SE
CANCELEN DE FORMA CORRECTA, ASI COMO QUE SE REALICE EL PAGO ANTE LA S.H.C.P.
AL FINAL DEL EJERCICIO SE REALIZA EL CIERRE ANUAL, VERIFICANDO QUE NO EXISTAN
CHEQUES DEL EJERCICIO PENDIENTES DE ENTREGA AL BENEFICIARIO, SI EXISTEN SE PROCEDE A
CANCELARLOS Y EXPEDIR NUEVOS CON FECHA DEL SIGUIENTE AÑO.
125
UNIVERSIDAD AUTÓNOMA CHAPINGO UNIDAD DE PLANEACIÓN, ORGANIZACIÓN Y MÉTODOS
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DEL DEPARTAMENTO
DE CONTABILIDAD
DEPARTAMENTO: CONTABILIDAD AREA: OFICINA DE RECURSOS PROPIOS
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: REGISTRO CONTABLE DE RECURSOS PROPIOS MODALIDAD: CIERRE MENSUAL Y ANUAL
ÓRGANO
PARTICIPANTE
DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES
8 SE ELABORA EL CIERRE ANUAL CON LOS SIGUIENTES TRASPASOS.
- TRASPASO DE LA CUENTA DE ALMACÉN E INVENTARIOS A LA CUENTA DE GASTOS.
- TRASPASO DE LA CUENTA DE INGRESOS A LA CUENTA DE RESULTADO DEL EJERCICIO.
- TRASPASO DE LAS CUENTAS DE GASTOS A LA CUENTA DE RESULTADO DEL EJERCICIO.
- TRASPASO DE LA CUENTA DE RESULTADO DEL EJERCICIO A LA CUENTA DE RESULTADO DE
EJERCICIOS ANTERIORES..
126
UNIVERSIDAD AUTÓNOMA CHAPINGO UNIDAD DE PLANEACIÓN, ORGANIZACIÓN Y MÉTODOS
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DEL DEPARTAMENTO
DE CONTABILIDAD
DEPARTAMENTO: COORDINACIÓN DE FINANZAS AREA: OFICINA DE RECURSOS PROPIOS
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: REGISTRO CONTABLE DE RECURSOS PROPIOS MODALIDAD: CIERRE MENSUAL Y ANUAL
DIAGRAMA DE ACTIVIDADES
OFICINA
DE RECURSOS
PROPIOS
OFICINA
DE
RECURSOS PROPIOS
OFICINA
DE
RECURSOS PROPIOS
127
INICIO
UNA VEZ REGISTRADAS TODAS
LAS OPE. CONTA., SE PROCEDE A
REALIZAR EL CIERRE MENSUAL VERIFICA QUE SE ENCUENTREN
REGISTRADAS TODAS LAS PÓL. DE
INGRESO, EGRESO Y DIARIO.
SE REALIZA EL CIERRE
MENSUAL, Y SE IMPRIME
BALANZA DE COMPROBACIÓN
SE VERIFICA QUE LAS
CONCILIACIONES
BANCARIAS REPRESENTEN EL SALDO REAL
SE CONCILIA RECIBOS
ORIGINALES DE
DEUDORES DIVERSOS
CONTRA LO REFLEJADO
EN CONTA.
SE VERIFICA QUE LOS ACTIVOS FIJOS
REGISTRADOS CUENTEN CON DOC.
COMPRO.
ASI MISMO EL ORIGEN DE LAS BAJAS
DE ACTIVO FIJO QUE ESTEN
REGISTRADAS.
SE VERIFICA QUE LAS RETEN.
EFECTUADAS POR LOS
IMPUESTOS SE CANCELEN DE
FORMA CORRECTA, ASI
MISMO SE REALICE EL PAGO
CORRESPON. ANTE LA SHCP
AL FINAL DEL EJERCICIO SE
REALIZA EL CIERRE ANUAL
SE ELABORA EL CIERRE ANUAL CON LOS
SIGUIENTES TRASPASOS:
- TRASPASO DE LA CTA. DE ALMACÉN E
INVENTARIOS A LA CTA. DE GASTOS.
- TRASPASO DE LA CTA. DE INGRESOS A LA CTA. DE
RESULTADO DEL EJERCICIO.
- TRASPASO DE LAS CTAS. DE GASTOS A LA CTA. DE
RESULTADO DEL EJERCICIO.
- TRASPASO DE LA CTA. DE RESULTADO DEL
EJERCICIO A LA CTA. DE RESUL. DE EJERCICIOS
ANTERIORES.
F I N
UNIVERSIDAD AUTÓNOMA CHAPINGO UNIDAD DE PLANEACIÓN, ORGANIZACIÓN Y MÉTODOS
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DEL DEPARTAMENTO
DE CONTABILIDAD
PROCEDIMIENTO: INGRESOS
128
UNIVERSIDAD AUTÓNOMA CHAPINGO UNIDAD DE PLANEACIÓN, ORGANIZACIÓN Y MÉTODOS
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DEL DEPARTAMENTO
DE CONTABILIDAD
DEPARTAMENTO: CONTABILIDAD AREA: OFICINA DE RECURSOS PROPIOS
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: INGRESOS MODALIDAD:
O B J E T I V O
REVISAR LAS PÓLIZAS DE INGRESOS QUE CUMPLAN CON LA ESTRUCTURA CONTABLE CORRECTA
Y VERIFICAR EL IMPORTE DE LAS FICHAS DE DEPÓSITO.
129
UNIVERSIDAD AUTÓNOMA CHAPINGO UNIDAD DE PLANEACIÓN, ORGANIZACIÓN Y MÉTODOS
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DEL DEPARTAMENTO
DE CONTABILIDAD
DEPARTAMENTO: CONTABILIDAD AREA: OFICINA DE RECURSOS PROPIOS
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: INGRESOS MODALIDAD:
P O L Í T I C A S
1. LOS DEPÓSITOS DEBERÁN IDENTIFICARSE CLARAMENTE EN CUANTO A SU ESTRUCTURA
CONTABLE Y AL PRESUPUESTO CORRESPONDIENTE.
2. DEBERÁ ESPECIFICARSE CLARAMENTE EL CONCEPTO POR EL CUAL SE LLEVA A CABO EL
DEPÓSITO.
3. LA OFICINA DE RECURSOS PROPIOS DEL DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD DEBERÁ LIBERAR
RECIBOS DE GASTOS QUE SE COMPRUEBEN TOTALMENTE.
130
UNIVERSIDAD AUTÓNOMA CHAPINGO UNIDAD DE PLANEACIÓN, ORGANIZACIÓN Y MÉTODOS
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DEL DEPARTAMENTO
DE CONTABILIDAD
DEPARTAMENTO: CONTABILIDAD AREA: OFICINA DE RECURSOS PROPIOS
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: INGRESOS MODALIDAD:
ÓRGANO
PARTICIPANTE
ACT.
No.
DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES
DEPARTAMENTO DE
INGRESOS
OFICINA DE RECURSOS
PROPIOS
ARCHIVO DEL
DEPARTAMENTO
1
2
3
4
5
6
7
ENVÍA PÓLIZAS DE INGRESOS AL DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD, OFICINA DE RECURSOS
PROPIOS CON EL SOPORTE CORRESPONDIENTE COMO SON: DOCUMENTACIÓN SOPORTE Y FICHA
DE DEPÓSITO.
RECIBE PÓLIZAS DE INGRESOS, LAS CUALES REVISA QUE CUMPLAN CON EL PROCEDIMIENTO
CONTABLE CORRECTO.
SI ES REINTEGRO POR PRÉSTAMOS VERIFICA SI ES PARCIAL O TOTAL.
SI ES PARCIAL SE VERIFICA LA CORRECTA APLICACIÓN.
SI ES TOTAL LA COMPROBACIÓN SE PROCEDE A ENTREGAR EL RECIBO DE GASTOS AL
RESPONSABLE DEL MISMO
SE ENVÍAN AL ARCHIVO DEL DEPARTAMENTO LAS PÓLIZAS DE INGRESOS CON EL SOPORTE
CORRESPONDIENTE (DOCUMENTACIÓN), PARA SU RESGUARDO .
RECIBE DOCUMENTACIÓN, REVISA Y ARCHIVA PARA SU RESGUARDO CORRESPONDIENTE.
131
UNIVERSIDAD AUTÓNOMA CHAPINGO UNIDAD DE PLANEACIÓN, ORGANIZACIÓN Y MÉTODOS
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DEL DEPARTAMENTO
DE CONTABILIDAD
DEPARTAMENTO: CONTABILIDAD AREA: OFICINA DE RECURSOS PROPIOS
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO : INGRESOS MODALIDAD:
DIAGRAMA DE ACTIVIDADES
DEPARTAMENTO
DE
INGRESOS
OFICINA DE
RECURSOS
PROPIOS
OFICINA DE
RECURSOS
PROPIOS
ARCHIVO
DEL
DEPARTAMENTO
132
I N I C I O
ENVÍA PÓLIZAS DE
INGRESOS AL DEPTO.
DE CONTABILIDAD,
OFICINA DE REC. PROP. CON EL SOPORTE
CORRESPONDIENTE
RECIBE PÓLIZAS DE
INGRESOS, LAS CUALES
REVISA QUE CUMPLAN
CON EL PROCEDIMIENTO
CONTABLE CORRECTO
SI EL REINTEGRO ES POR
PRESTAMOS VERIFICA SI
ES PARCIAL Y/O TOTAL
SI ES TOTAL SE PROCEDE
A ENTREGAR RECIBO DE
GASTOS A COMPROBAR AL
RESPONSABLE DEL MISMO
ENVÍAN AL ARCHIVO
DEL DEPTO. RELACIÓN Y
PÓLIZAS DE INGRESOS CON LA DOC. QUE
RESPALDA DICHA
COMPROBACIÓN
(INGRESOS)
RECIBE PÓLIZAS DE
INGRESOS, REVISA Y
ARCHIVA EN EL
LUGAR
CORRESPONDIENTE
ARCHIVA
SI ES PARCIAL SE VERIFICA LA CORRECTA
APLICACIÓN
UNIVERSIDAD AUTÓNOMA CHAPINGO UNIDAD DE PLANEACIÓN, ORGANIZACIÓN Y MÉTODOS
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DEL DEPARTAMENTO
DE CONTABILIDAD
PROCEDIMIENTO: MANEJO INTERNO DEL ARCHIVO DEL DEPARTAMENTO DE
CONTABILIDAD DE LA UACH.
133
UNIVERSIDAD AUTÓNOMA CHAPINGO UNIDAD DE PLANEACIÓN, ORGANIZACIÓN Y MÉTODOS
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DEL DEPARTAMENTO
DE CONTABILIDAD
DEPARTAMENTO: CONTABILIDAD AREA: ARCHIVO
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: MANEJO DEL ARCHIVO CONTABLE MODALIDAD:
O B J E T I V O
LLEVAR UNA CLASIFICACIÓN, CONTROL, MANTENIMIENTO Y RESGUARDO DE LA INFORMACIÓN
CONTABLE QUE SE GENERA POR LOS MOVIMIENTOS COTIDIANOS DE LA INSTITUTCIÓN EN CADA
EJERCICIO.
134
UNIVERSIDAD AUTÓNOMA CHAPINGO UNIDAD DE PLANEACIÓN, ORGANIZACIÓN Y MÉTODOS
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DEL DEPARTAMENTO
DE CONTABILIDAD
DEPARTAMENTO: CONTABILIDAD AREA: ARCHIVO
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: MANEJO DEL ARCHIVO CONTABLE MODALIDAD:
P O L Í T I C A S
1. RESGUARDAR MEDIANTE EL ACERVO DE LA DOCUMENTACIÓN GENERADA POR LOS
MOVIMIENTOS CONTABLES DE LA INSTITUCIÓN, PARA PROPORCIONAR INFORMACIÓN
DEMANERA ORDENADA.
135
UNIVERSIDAD AUTÓNOMA CHAPINGO UNIDAD DE PLANEACIÓN, ORGANIZACIÓN Y MÉTODOS
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DEL DEPARTAMENTO
DE CONTABILIDAD
DEPARTAMENTO: CONTABILIDAD AREA: ARCHIVO
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: MANEJO DEL ARCHIVO CONTABLE MODALIDAD:
ÓRGANO
PARTICIPANTE
ACT.
No.
DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES
ARCHIVO
1
2
3
4
RECIBE LA DOCUMENTACIÓN GENERADA POR LOS MOVIMIENTOS DE RECURSOS :
POR SUBSIDIO FEDERAL (OFIC. GUBERNAMENTAL Y ADMVA. ) Y REC. PROPIOS.
COMO SON: POLIZAS DE INGRESOS, DIARIO, EGRESOS Y CONTRARECIBOS CON SU
RESPECTIVA RELACION:
SE CORROBORA QUE CADA RELACIÓN CONTENGA LAS PÓLIZAS DESCRITAS, SE
FIRMA DE RECIBIDO Y SE REGRESA EL ORIGINAL AL RESPONSABLE DE LA OFIC.
QUE LAS GENERO (GUBERNAMENTAL, ADMINISTRATIVA Y REC. PROPIOS)
REVISA QUE CADA POLIZA ESTE FIRMADA DE Vo. Bo. POR LA JEFATURA DEL DEPT.
DE CONTABILIDAD, SI ALGUNA LE FALTA LA FIRMA LA ENVIA A LA JEFATURA
PARA RECABAR DICHA FIRMA.
LAS POLIZAS DE SUBSIDIO SE CLASIFICAN EN POL. DE INGRESOS, DIARIO Y
EGRESOS, SE ARCHIVAN CRONOLOGICAMENTE POR FOLIO Y FECHA DE
ELABORACIÓN. ARCHIVANDO DE MANERA INDEPENDIENTE: ISSSTE, FOVISSSTE,
SAR, ASEGURADORA, INVERSIONES, TRANSFERENCIAS, IMPTOS. POR PAGAR,
HONORARIOS, LIQUIDACIONES. ASI COMO LAS NOMINAS ORDINARIAS Y
EXTRAORDINARIAS.
LAS POLIZAS DE RECURSOS PROPIOS SE CLASIFICAN EN POL. INGRESOS, DIARIO Y
EGRESOS DE MANERA CRONOLOGICA POR FOLIO Y MES DE ELABORACIÓN, SE
PARANDO LAS DE INVERSIÓN E IMPUESTOS.
136
UNIVERSIDAD AUTÓNOMA CHAPINGO UNIDAD DE PLANEACIÓN, ORGANIZACIÓN Y MÉTODOS
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DEL DEPARTAMENTO
DE CONTABILIDAD
DEPARTAMENTO: CONTABILIDAD AREA: ARCHIVO
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: MANEJO DEL ARCHIVO CONTABLE MODALIDAD:
ÓRGANO
PARTICIPANTE
ACT.
No.
DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES
ARCHIVO
JEFATURA DEL DEPTO. DE
CONTABILIDAD.
AUDITORIA
5
6
7
8
AL TERMINO DEL EJERCICIO CONTABLE TODAS LA DOCUMENTACIÓN SE GUARDA
EN CAJAS DE ARCHIVO MUERTO, SE ROTULA POR SU CONTENIDO INDICANDO EL
MES Y AÑO AL QUE CORRESPONDEN. SE RESGUARDA POR CINCO AÑOS A PARTIR
DE SU CREACIÓN (ART. 30 CFF). Y LA DOCUMENTACION DEL ACTIVO 10 AÑOS.
SI SE REQUIERE UNA POLIZA PARA SU CONSULTA DEPARTAMENTAL, SE
RELACIONA EN UNA LISTA CON EL No. DE PÓLIZA, FECHA Y NOMBRE DE QUIEN
LA SOLICITA. SI LA PÓLIZA ES REQUERIDA POR OTRA AREA DE LA UACH
(JURIDICO, ADMINISTRACIÓN) SE ELABORA UN VALE EL CUAL ES AUTORIZADO
POR EL JEFE DEL DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD.
ALTERMINO DE LOS CINCO Y 10 AÑOS RESPECTIVAMENTE EL JEFE DEL DEPTO.
NOTIFICA AL DEPARTAMENTO DE AUDITORIA PARA REALIZAR LA BAJA DE LA
DOCUMENTACION, ASI COMO AL ARCHIVO PARA TENER LISTO LO QUE SE DARA
DE BAJA.
PROCEDE A LEVANTAR EL ACTA DEL NUMERO DE CAJAS Y EJERCICIO QUE SE
DARA DE BAJA.
137
UNIVERSIDAD AUTÓNOMA CHAPINGO UNIDAD DE PLANEACIÓN, ORGANIZACIÓN Y MÉTODOS
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DEL DEPARTAMENTO
DE CONTABILIDAD
DEPARTAMENTO: CONTABILIDAD AREA: ARCHIVO
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: MANEJO DEL ARCHIVO CONTABLE MODALIDAD:
DIAGRAMA DE ACTIVIDADES
ARCHIVO
ARCHIVO
ARCHIVO
JEFATURA DEL
DEPARTMENTO
AUDITORIA
138
I N I C I O
SE RECIBEN LA
DOCUMENTACIÓN DE OFIC.
GUBERNAMENTAL,
ADMINISTRATIVA Y REC.
PROPIOS.. CON SUS
RESPECTIVAS RELACIONES DE
LAS POLIZAS INGRESOS, DIARIO
Y EGRESOS
SE CHECA QUE TODAS LAS
POLIZAS RELACIONADAS SE
HAYAN RECIBIDO , Y SE FIRMA LA RELACION
ORIGINAL ENTREGANDOSE
AL RESPONSABLE DEL AREA
QUE LAS GENERO
SE REVISA QUE CADA PÓLIZA
ESTE FIRMADA Vo. Bo. POR LA
JEFATURA DEL DEPTO. DE
CONTABILIDAD. SI LE FALTA
SE LE DA PARA RECABAR
DICHA FIRMA.
SUBSIDIO; CLASIFICA EN PÓLIZAS
DE DIARIO , INGRESOS Y
EGRESOS , ORDENA
CRONOLOGICAMENTE POR FOLIO
Y MES DE ELABORACION.
SEPARANDO LAS DE ISSSTE, FOVISSSTE ,SAR, ASEGURADORAS
INVERSIONES, LIQUIDANCIONES,
NOMINAS..
RECURSOS PROPIOS; SE
CLASIFICAN EN PÓLIZAS DE
DIARIO, INGRESOS, EGRESOS. DE
MANERA CRONOLOGICA POR
FOLIO Y MES DE ELABORACIÓN ,
SE SEPARAN LAS DE INVERSIÓN E
IMPUESTOS.
AL TERMINO DEL EJERCICIO
CONTABLE SE RESGUARDAN EN CAJAS DE ARCHIVO
MUERTO, SE ROTULAN. POR SU
CONTENIDO, MES Y AÑO. Y SE
GUARDAN POR CINCO AÑOS
(ART. 30 CFF) Y 10 AÑO LA
INFORMACION DEL ACTIVO
FIJO..
ALTERMINO DE LOS 5 Ó 10
AÑOS EL JEFE DEL DEPTO.
DE CONTABILIDAD
NOTIFICA AL
DEPARTAMENTO DE
AUDITORIA QUE SE DARA
DE BAJA DOCUMENTACION, ASI
COMO AL ARCHIVO PARA
TENER LISTA LA
DOCUMENTACION
QUE SE DARA DE BAJA..
EL DEPTO. DE AUDITORIA
PROCEDE A LEVANTAR EL
ACTA DEL NUMERO DE CAJAS,
IINFORMACION Y EJERCICIO
QUE SE DARAN DE BAJA.
UNIVERSIDAD AUTÓNOMA CHAPINGO UNIDAD DE PLANEACIÓN, ORGANIZACIÓN Y MÉTODOS
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DEL DEPARTAMENTO
DE CONTABILIDAD
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
DEL DEPARTAMENTO DE
CONTABILIDAD
JUNIO 2010.