Konica Minolta Unity Document Suite Kraftfull dokumentbearbetning

Dokumentdigitalisering och distribution

Unity Document Suite

På många kontor hanterar de anställda stora mängder pappersbaserad och elektronisk information dagligen. Utmaningen i detta sammanhang är att fastställa ett tillförlitligt, personligt och flexibelt dokumenthanterings­system för effektiv digitalisering, organisation, redigering, hämtning och delning av dokument.

De flesta företag som använder multifunktionsmaskiner vill effektivisera sina dokumentflöden för att öka produktiviteten och sänka kostnaderna. Unity Document Suite är den idealiska dokumenthanteringslösningen som erbjuder skanning, organisering och sök­ och arkiveringsfunktioner som effektiviserar dokumentflödet.

n Unity Document Suite är en användarvänlig svit med program som kan integreras i befintliga applikationer och verksamhetsprocesser. Den personligt anpassade skanningsplattformen gör det enkelt att digitalisera, konvertera, skicka och hantera dokument direkt från en Konica Minolta bizhub-multifunktionsmaskin.

n Unity Document Suite är en kraftfull dokument-hanteringslösning som gör det enkelt för användarna att skapa och konvertera PDF-filer, sammanställa dokument av alla slag, utföra OCR (optisk teckenigenkänning), annotera filer och redigera bilder.

Unity Document Suite erbjuder bl.a. följande:n PDF-generering från alla applikationer.

Användarna kan skapa egna PDF-dokument genom att dra och släppa dokument

n Konvertering av pappersdokument och PDF-dokument till redigerbara Microsoft® Office-dokument

n Skanning och konvertering av dokument till XML, PDF, TIFF och andra format

n Smidig generering av sökbara PDF-filer, sökning av skannade dokument, arkivering av elektroniska blanketter, delning av dokument via e-post och mer.

Effektiva dokumentflöden direkt via datorn

Unity Document Suite, dokumentdigitalisering och distribution

Med den kompletta dokumenthanterings­lösningen kan användarna utnyttja sina multifunktionsmaskiner optimalt.

Unity Document Suite: n Arbetar tillsammans med bizhub-maskinens

dokumentdigitaliseringsfunktioner så att användarna kan konvertera, redigera, organisera, slå samman, söka och dela skannade dokument, samt Microsoft® Office- och PDF-filer.

n Utgör ett användarvänligt gränssnitt mellan bizhub-multifunktionsmaskiner och kontors-program, inklusive arkiv och dokumenthanterings- system, för att optimera sättet på vilket användarna digitaliserar, hanterar och delar dokument.

n Optimal dokumentsäkerhet och -kompatibilitet. n Användaren har möjlighet att implementera Unity

Document Suite i arbetsmiljön via "skanning till SMB" eller via den dedikerade Scan-to-Unity-modulen (se sidan 7). Denna modul integrerar applikationen med befintliga arbetsflöden för skanning och distribution och ger direktåtkomst via multifunktionsmaskinens kontrollpanel.

Send

Store

Print

Klient-PC

Dokumenthantering• Sökning

• Virtuella pärmar• Manuell distribution med dra och släpp

Skräddarsydda arbetsflöden• Källa

• Konvertering/bearbetning• Sändning/distribution/utskrift

Källor

Skanning till SMB

Skanning till FTP

Skanning till e-post

eCopy ShareScan Server med

Unity Connector

bEST-integrering (tillval)• Synkronisering av arbetsflöden• Mappsynkronisering

Inställning av skanningsknapp

krävs

Utskrift

• Sharepoint• ERP-system• FTP• Nätverk

Dokumentkonvertering & OCR• 127 OCR-språk

• Konvertering av dokumentformatering• Automatisk och manuell textkorrigering

OCR

PDF-hantering/-bearbetning• PDF-redigering

• Sammanslagning/uppdelning av PDF• Extrahering av sidor

PDF

Arbetsflöde

Unity Document Suite:s kraftfulla funktioner gör det möjligt för företag att ersätta opraktisk och tidsödande pappersbaserad dokumenthantering med högeffektiva elektroniska arbetsflöden. De anställda får fördelarna med ett personligt anpassat och flexibelt dokumenthanteringssystem som tillgodoser individuella behov samtidigt som det erbjuder maximal tillförlitlighet och säkerhet.

Konvertera pappersdokument och

PDF-dokument till redigerbara och

sökbara dokument

Med Unity Document Suite får användarna tillgång till information i pappersdokument genom att konvertera dem till elektroniska filer som är sökbara och redigerbara. Tack vare Unity:s omfattande OCR-funktioner ser de konverterade dokumenten ut precis som originalen – komplett med formaterade kolumner, tabeller, punktlistor och grafik – och användarna slipper skriva in texten på nytt. Unity Document Suite erbjuder funktioner med vilka användarna kan:n Konvertera pappersdokument och PDF-dokument

till redigerbara Microsoft Office- och Corel WordPerfect-filer

n Korrigera skrivfel, ändra textfärg, teckensnitt och teckenstorlek

n Söka efter alfanumeriska mönster eller text i innehållet i skannade och konverterade dokument

n Använda Logical Form Recognition™ för att konvertera pappersblanketter till ifyllbara PDF- eller Microsoft Word-blanketter

n Kopiera grafik, diagram och text från PDF-filer till Microsoft Office-dokument

n Extrahera data från ifyllda PDF- eller utskrivna blanketter för användning i kalkylblad och databaser

n Konvertera pappersdokument och PDF-dokument till .WAV-ljudfiler

Skapa standardiserade PDF-filer

Med Unity Document Suite kan användarna snabbt skapa 100 % standardiserade och universalt användbara PDF-filer, inklusive samtliga PDF- och PDF/A-versioner direkt från valfri PC-applikation och på så vis undvika kompatibilitetsproblem som påverkar produktiviteten. Ett enkelt klick i Utforskaren i Windows konverterar Microsoft® Office-dokument till PDF-dokument eller genererar PDF-filer från valfritt dokument.

Unity Document Suite erbjuder också exakt konver-tering av PDF-filer till XPS-, Corel® WordPerfect®- och Microsoft Office-dokument. Stöd för Windows 7 Jump Lists ger snabb åtkomst till nyligen öppnade filer såväl som vanliga rutiner för PDF-generering och konvertering. Användarna kan till exempel:

Effektivitet och flexibilitet för kontoret

Unity Document Suite, dokumentdigitalisering och distribution

n Skapa standardiserade PDF-filer som kan visas i alla typer av PDF-visningsprogram

n Kombinera skanning och foton med ordbehandlings-, kalkylblads- och presentationsfiler för automatisk konvertering till PDF-format

n Kombinera alla sidor i ett PDF-dokument till ett och samma Microsoft Excel®-kalkylblad

Samarbeta effektivt och säkert

Unity Document Suite gör det enklare än någonsin att samarbeta. Programsvitens omfattande annoteringsverktyg gör det enkelt för användarna att markera ändringar, utbyta idéer och hjälpa varandra. Det finns även en kommentarpanel som användarna använder för att visa, organisera, prioritera och uppdatera sina kommentarer. Det är möjligt att:n Lägga till anteckningar, annoteringar, stämplar,

vattenstämplar och Bates-stämplarn Stryka eller markera viktig informationn Säkra dokument med lösenord och digitala

signaturer

Flexibla personliga skanningsflöden

Med Unity Document Suite kan användarna anpassa multifunktionsmaskinens skanningsdestinationer, dokumentformat och mer direkt via datorn. När användaren loggar in på multifunktionsmaskinen visas en personligt anpassad uppsättning alternativ. Användaren behöver bara trycka på skanningsknappen för att digitalisera dokumenten och spara dem i en mapp på skrivbordet eller i någon annan angiven destination – som t.ex. webbkataloger, e-post, FTP eller dokumenthanteringssystem – i önskat format. Processen är snabb, säker och tillförlitlig.

Användarna kan även kombinera olika alternativ, destinationer och format till ett kommando som utförs av multifunktionsmaskinen med ett knapptryck, vilket spara tid och effektiviserar användningen av maskiner med hög beläggning. Med Unity Document Suite är det enkelt att:n Ange och ändra skanningsinställningar som

filformat, destinationer och andra inställningar direkt från datorn

n Skicka skannade filer till en specifik mapp på datorn där de är lätta att hitta

n Anpassa skanningsalternativen och flerstegs-knapparna på multifunktionsmaskinen

Unity Document Suite:s många funktioner effektiviserar och snabbar på arbetet för hela företaget. IT­specialister och administratörer har lika mycket nytta av funktionerna som de vanliga användarna. Och ledningen kommer att märka av företagets effektivisering!

Huvudfunktioner

n Enkelt installation och konfigurationn Kompatibelt med många dokumenttyper och mäng-

der av elektroniska skanningsformatn PDF-lösning för företag

– Heltäckande funktionalitet för generering av PDF, redigering och konvertering

– Enkel generering av ifyllbara PDF-blanketter, PDF-portföljer, o.s.v.

n Snabb sammanslagning av dokument– genom att dra och släppa dokument av alla typer– genom att kombinera elektroniska dokument och

pappersdokument i virtuella pärmarn Optisk teckenigenkänning (OCR)

– Automatisk konvertering av pappersdokument och PDF-dokument till elektroniska dokument som är sökbara och redigerbara samtidigt som de bibehål-ler formateringen

– Separata ordböcker för juridik/hälsovård/finans för ökad precision vid konvertering

– Praktisk sökning i dokument enligt innehåll eller nyckelord

n Automatiska personligt anpassade arbetsflöden för konvertering och skanning

n Panelintegrering på bizhub-modeller med bEST OpenAPI, med hjälp av programmodulen Scan-to-Unity

Huvudfördelar

n Ökad flexibilitet tack vare en programsvit som innehåller funktioner som annars kräver inköp och installation av flera programpaket

n Ökar effektiviteten genom snabb konvertering av dokument till redigerbara filformat och praktisk sammanslagning av både elektroniska dokument och pappersdokument i virtuella pärmar

n Möjliggör integrerade dokumentflöden som sparar tid och pengar genom enkel konvertering av pap-persbaserade dokument och PDF-dokument till redigerbara filformat, samt smidig sammanslag-ning och distribution av alla dokumenttyper

n Exakt och tillförlitlig OCR minimerar antalet kon-verteringsfel

n Underlättar effektivt, tillförlitligt och säkert samarbeten Ger användarna större frihet, personlig anpassning

och möjlighet att styra den egna dokumenthante-ringen, konverteringen och distributionen

n Maximerar returen på investeringen i multifunk-tionsmaskinen

Heltäckande funktionalitet till fördel för alla användare

Unity Document Suite, dokumentdigitalisering och distribution

Unity Document Suite effektiviserar skanningsprocesserna vid skanning från Konica Minolta­multifunktionsmaskinen till Unity Document Suite­programmet. För detta ändmål finns ett hjälpprogram som heter Scan­to­Unity. Program­modulen gör det möjligt för användarna att skicka sina egna inställningar från sina datorer till multifunktions­maskinen via servern.

Fullständig integrering med programmodulen Scan-to-Unity

n Programmodulen Scan-to-Unity är en person-ligt anpassad skanning-gateway som möjliggör smidig dokumentdigitalisering, konvertering, sändning och hantering direkt från en integre-rad bizhub-maskin. Denna komponent av Unity Document Suite installeras på en server hos kun-den och bygger på Nuance eCopy ShareScan-plattformen.

n Denna kraftfulla skanning-gateway är utvecklad specifikt för integrering med Konica Minoltas mul-tifunktionsmaskiner. Det lättanvända plugin-pro-grammet arbetar med bizhub-maskinens doku-mentdigitaliseringsfunktioner och gör det möjligt för användare att starta dokumentskanning, kon-vertering, OCR (optisk teckenigenkänning) och lagra filerna i olika dokumenthanteringssystem.

n Med Scan-to-Unity kan användarna anpassa skanningsdestinationerna och sina arbetsflöden direkt från datorn. Efter inloggning på multifunk-tionsmaskinen visas en personligt anpassad upp-sättning alternativ. Användaren väljer helt enkelt bland de färdiga personliga skanningsdestinatio-nerna, trycker på skanningsknappen: dokumenten skickas direkt till en mapp på datorn eller någon annan specificerad destination i önskat format – snabbt, säkert och tillförlitligt.

n Användarna kan även kombinera olika alternativ, destinationer och format till ett kommando som utförs av multifunktionsmaskinen med ett knapp-tryck, vilket sparar tid och effektiviserar använd-ningen av maskiner med hög beläggning. Med Scan-to-Unity kan användarna:n Ange och ändra skanningsinställningar som

filformat, destinationer och andra inställningar direkt från datorn

n Enkelt tillämpa OCR-arbetsflöden för ökad automatisering

n Skicka skannade filer till en specifik mapp på datorn

n Anpassa skanningsalternativen och flerstegs-knapparna på multifunktionsmaskinen

n Skicka dokument direkt till dokumenthante-ringssystem som Microsoft® SharePoint®, Interwoven, Hummingbird, Open Text med flera för publicering inom företaget

n Skydda känsliga dokument med kryptering och behörigheter

n © 2010 Nuance Communications, Inc. Med ensamrätt. n Nuance och Nuance-logotypen är varumärken eller registrerade varumärken som tillhör Nuance Communications, Inc. eller dess dotterbolag i USA och/eller andra länder. Alla

andra varumärken som nämns häri är varumärken som tillhör respektive innehavare.n Stöd för och tillgång till specifikationer och funktioner är beroende av operativsystem, program, nätverksprotokoll såväl som nätverks- och systemkonfigurationer.n Vissa produktillustrationer innehåller tillbehörsutrustning.n Specifikationer och tillbehör baseras på tillgänglig information vid publiceringen och kan ändras utan föregående meddelande.n Priser och specifikationer från Konica Minolta är angivna med förbehåll för eventuella fel.n Microsoft, Windows och Windows-logotypen är varumärken eller registrerade varumärken som tillhör Microsoft Corporation i USA och/eller andra länder.n Alla övriga varu- och produktnamn kan vara registrerade varumärken eller varumärken som tillhör respektive innehavare.

Tekniska specifikationer

Minimikrav för komponenterna i Unity Document Suite:En dator med en Intel® Pentium® III -processor eller snabbare/motsvarande. Dubbel- eller fyrkärnig processor rekommenderas för högsta prestanda.

Windows XP 32-bit SP3 eller senare och 400 MHz-processor

Windows Vista 32-bit eller 64-bit SP2 eller senare (64-bitars stöd endast för installation)

Windows 7 32-bit eller 64-bit med 1 GHz-processor (64-bitars stöd endast för installation)

Microsoft Internet Explorer 7 eller senare

512 MB minne (RAM), 1 GB rekommenderas för högsta prestanda.

1,21 GB ledigt hårddiskutrymme för programfiler och exempelfiler plus 70 MB temporär lagring under installation

Färgskärm på 1 024 x 768 pixlar och 16-bitars färg eller bättre

Ljudkort för uppläsning av text genom talsyntes

Ett Windows-kompatibelt pekdon

Digitalkamera på 2 megapixel eller mer för fotografering av text

En kompatibel skanner med separata drivrutiner om du planerar att skanna dokument. Se skannerguiden på Nuance webbplats www.nuance.com för en lista över skanners som stöds.

Tillgång till webben krävs för produktregistrering, aktivering, uppdatering av skannerdatabasen samt uppgradering av programvaran.

För att kunna spara DOCX-, XLSX- och PPTX-filer (för Microsoft Office 2007 eller 2010 Word, Excel och PowerPoint) eller för att läsa in och spara XPS-filer (XML Paper Specification) måste Microsoft .NET Framework 3.0 finnas installerat.

Nuance eCopy ShareScan v5 Server

Minimikrav på programvara* Microsoft Windows XP Professional Microsoft Windows Vista Business Edition Microsoft Windows 2003 Server Microsoft Windows Vista Enterprise Edition

*Systemkraven för eCopy ShareScan Suite för inbyggda enheter kan variera beroende på konfiguration.

Obs! Prestandan och hastigheten förbättras om datorns specifikationer (processor, minne, lagringsutrymme) överskrider minimikraven. Detta märks i synnerhet vid konvertering av mycket stora PDF-filer. Multitrådade eller system med flera processorer levererar högre prestanda.

Konica Minolta Business Solutions Europe GmbHEuropaallee 17 30855 Langenhagen • TysklandTfn: +49 (0) 511 74 04-0Fax: +49 (0) 511 74 10 50www.konicaminolta.eu

Konica Minolta Business Solutions Sweden ABE-post: business@konicaminolta.se, www.konicaminolta.se

Solna HK: Box 9060 (Solna strandväg 96), 171 09 Solna, Tfn: 08-627 75 00, Fax: 08-627 75 57Malmö: Box 181 (Jörgen Kocksgatan 9), 201 21 Malmö, Tfn: 040-669 73 00, Fax: 040-669 73 20Helsingborg: Berga allé 3, 254 52 Helsingborg, Tfn: 042-24 99 70, Fax: 042-15 50 10Göteborg: Olof Asklunds gata 6, 421 30 Västra Frölunda, Tfn: 031-709 94 50, Fax: 031-47 49 45