unit kompetensi 29 mengelola risiko

Mengelola Risiko

Unit Kompetensi 29

Program Pelatihan Diklat Fungsional Pengelola Pengadaan Barang/Jasa

Jenjang Noerdahi Iskandar

Unit Kompetensi 29 – Mengelola Risiko

Penulis Sinta Posmaria

Media Pembelajaran Tim Materi Pelatihan Direktorat Pelatihan Kompetensi LKPP

Tanggal 31 Januari 2016 Versi 2

Informasi

Umum

UK 29M e n g e l o l a R i s i k o


PENDAHULUAN

•Memahami dan melakukan proses identifikasi risiko dalam pengadaan barang/jasa;

•Memahami perlunya pengelolaan risiko dan melakukan pengendalian risiko; dan

•Memonitor pelaksanaan program pengendalian risiko kinerja pengadaan barang/jasa

Tujuan Umum



MEMAHAMI DAN

MENGIDENTIFIKASI

RISIKO

6

Brainstorming ?

Apa definisi Risiko?


Dampak ketidakpastian

terhadap pencapaian tujuan.

Dampak adalah deviasi dari apa

yang diharapkan, bisa bersifat positif

atau negatif”

– ISO 31000

“Kemungkinan akan terjadinya sesuatu yang

buruk atau tidak menyenangkan”

– Merriam-Webster

Kerugian yang dialami akibat

ketidakpastian”

- Perserikatan Bangsa-Bangsa

Risiko adalah kemungkinan

kerugian. Risiko adalah

ketidakpastian.

– Emmett J. Vaughan

Pengertian Risiko

“Kemungkinan terjadinya hasil yang tidak diinginkan”

– Chartered Institute of Procurement & Supply

Karakteristik Risiko

“ketidakpastian” dan

“kerugian”.


Tujuan,Strategi,Sasaran, dan/atau

Target

Yang membawaakibat yang tidak diinginkan, atas

Kemungkinan terjadinya

Ketidakpastian yang menimbulkan kemungkinan menguntungkan “peluang”

ketidakpastian yang menimbulkan akibat yang merugikan “risiko”.

Pengertian Risiko


Peristiwa atau

Keadaan

Kemungkinanterjadi

DampakterhadapTujuan

Apa yang

mungkin terjadi Probabilitas terjadinya

peristiwa/keadaan

tersebut

Akibat dari

terjadinya peristiwa

/keadaan tersebut

Unsur Utama Risiko

Pengertian Risiko


Perbedaan Risiko dengan Masalah

Risiko adalah sesuatu yang mungkin terjadi, sedangkan

Masalah adalah sesuatu yang telah terjadi.

Risiko“Jika saya terlambat makan, mungkin maag saya kambuh dan tidak bisa bekerja esok harinya.”

Masalah“Saya telat makan kemarin, jadi maag saya kambuh dan tidak masuk kerja hari ini.”

Pengertian Risiko

Risiko, dapat ditentukan kemungkinannya; (cukup data/informasi)

Ketidakpastian, tidak dapat ditentukan kemungkinan terjadinya

Perbedaan Risiko dengan Ketidakpastian


11

Identifikasi dan Pengelolaan Risiko pada Pengadaan

Apa risiko yang dapat terjadi dalam pembelian barangmelalui belanja online?


Sehingga ...

Pengelola Pengadaan perlu memahami Risiko, terutama pada

Pengadaan bersifat Kompleks dan Strategis

Risiko pada pengadaan:

Dapat terjadi pada setiap tahapan

Terdapat risiko dengan tingkatan tertentu dalam semua pengadaan

Setiap pengadaan memiliki risiko yang berbeda baik secara internal, eksternal, politik, strategis, ataupun operasional

Wujud risiko bisa berbagai macam, antara lain:

• Kerugian materiil atau finansial;• Tanggung jawab hukum;• Kegagalan pengadaan, kegagalan operasi, dsb.

Tidak dapat diabaikan, bahkan harus diperhatikan secara cermat apabila mengharapkan keberhasilan



13


Identifikasi Risiko:

Menemukan, mengenali (mengungkap)

dan mendeskripsikan risiko

Identifikasi Risiko

Analisa Risiko

Evaluasi Risiko

Penanganan Risiko

Monitoring Risiko

Pengelolaan Risiko:

ISO 31000: “Serangkaian kegiatan dan

metode secara terkoordinasi yang digunakan

untuk mengarahkan dan mengendalikan

risiko-risiko yang dapat berdampak pada

kemampuan untuk mencapai tujuan.”

Bertujuan untuk merencanakan dan

mengurangi (memitigasi) dampak /

masalah yang timbul dari risiko.

Merupakan proses penilaian (identifikasi,

analisa dan evaluasi) dan menangani hal-

hal yang menyebabkan timbulnya risiko



Pengelolaan (Manajemen) Risiko:

Proses manajemen risiko meliputi 4 (empat) tahapan utama, yaitu:

1. Menetapkan Konteks dan Kerangka Manajemen;

2. Penilaian Risiko, yang terdiri dari:

4. Pemantauan dan Peninjauan Kembali.

(Monitoring dan Review)

3. Penanganan Risiko, yang meliputi:

Tanggapan dan Strategi Penanganan;

Penanganan/Pengendalian Risiko;

Identifikasi Risiko;

Analisa Risiko; dan

Evaluasi Risiko;



Mengungkap &

mendeskripsikan

risiko yang dapat

mempengaruhi

proyek atau

pencapaian hasil

Menentukan

penyebab,

kemungkinan,

dan dampak

dari tiap risiko

Melakukan penilaian

dan evaluasi tingkat

risiko (misalnya,

rendah, sedang,

atau tinggi) serta

menentukan prioritas

penanganan risiko

Menyusun rencana

penanganan dan mitigasi

risiko agar mencapai

tingkat yang dapat

diterima serta

mengimplementasikannya

Memantau,

menelusuri, dan

meninjau kembali

risiko yang dikelola

untuk memastikan

tetap berada pada

tingkat yang dapat

diterima

Lima Langkah Pengelolaan Risiko?


16

1. Memastikan kepatuhan terhadap prinsip-prinsip pengadaan barang/ jasa selama proses pengadaan;

2. Mengurangi kemungkinan terjadinya kerugian/ekonomi biaya tinggi;

3. Meningkatkan kemungkinan pemenuhan kebutuhan yang tepat waktu;

4. Meningkatkan hasil pengadaan yang strategis;

5. Melindungi kredibilitas dan reputasi;

6. Memberikan perlindungan yang lebih baik bagi aset dan sumber daya manusia;

7. Mengurangi kemungkinan terjadinya tuntutan litigasi;

8. Meningkatkan kemampuan pengendalian ketidakpastian;

9. Mereduksi dampak risiko yang mungkin terjadi;

Manfaat Pengelolaan Risiko pada Pengadaan (1)



10. Meningkatkan kualitas dan efektivitas pengambilan keputusan;

11. Memudahkan estimasi biaya yang lebih tepat dan realistis; dan

12. Meningkatkan komunikasi diantara tim pengelola dan para pihak.



1. Keputusan-keputusan pengadaan yang lebih cerdas dalam upaya mencapai manfaat aspek finansial maupun non-finansial;

2. Meminimalkan timbulnya kejutan (surprises), dan terpenuhinya harapan para pemangku kepentingan secara lebih baik; dan

3. Pencapaian hasil yang lebih optimal, bagi pihak pengguna (buyer) maupun pihak penyedia (supplier).

Manfaat Universal Pengelolaan Risiko Pengadaan (AS/NZS 4360:2004)


Manfaat finansial:

Mengurangi dampak finansial dari risiko terhadap organisasi

Mendukung penentuan jadwal dan estimasi biaya yang lebih realistis

Manfaat operasional:

Memberikan informasi yang diperlukan, sehingga pengambilan keputusan

dapat dilakukan dengan lebih baik

Meningkatkan pengendalian atas ketidakpastian dalam proses pengadaan

Manfaat strategis:

Mengurangi kemungkinan terjadinya kerugian organisasi dan rusaknya

reputasi organisasi

Memampukan pengelola untuk menjunjung prinsip-prinsip dasar pengadaan


Pengelolaan risiko bermanfaat bagi organisasi secara finansial, operasional, dan strategis



Apakah mungkin kita menghilangkan semua risiko?

Tidak mungkin, bila kita ingin tetap melakukan pengadaan.

Risiko tidak mungkin sepenuhnya dihindari, dialihkan, atau bahkan

dimitigasi, tetapi risiko perlu dikelola agar tetap berada pada batas

yang masih bisa diterima.

Sehingga, sangatlah penting melakukan identifikasi dan pengelolaan

risiko, untuk memitigasi dampak yang dapat ditimbulkan oleh risiko.

Pengelola pengadaan dapat mengurangi dampak risiko melalui

identifikasi, perencanaan dan pengelolaan risiko secara efektif.

Jika Anda tidak mengelola risiko, risiko akan mengelola Anda!



Apakah semua Risiko harus ditangani dengan cara sama?

Kemungkinan dan dampak risiko sangat bervariasi

tergantung pada berbagai faktor, antara lain:

Barang/jasa apa yang dibeli?

Kapan barang/jasa itu dibeli?

Dari mana/siapa barang/jasa itu dibeli?

Lingkungan eksternal (misalnya, politik, pasar, iklim)

Pengelola Pengadaan menangani risiko dengan cara yang berbeda-

beda tergantung pada tingkat kemungkinan terjadinya risiko dan

tingkat dampaknya .

Sehingga, penting bagi pengelola untuk memahami risiko berdasarkan hasil penilaian risiko agar dapat melakukan penanganan secara efektif.


21

Kapan pengelolaan risiko harus diterapkan dan dilakukan?

Pengelolaan risiko perlu dilakukan sejak awal:

Manajemen risiko dimulai di tahap paling awal, pada perencanaan pengadaan

Pengelola pengadaan harus merancang khusus perencanaan pengelolaan

risiko yang sesuai dengan kompleksitas pengadaan

Penerapan pengelolaan risiko sangat tergantung dari::

Jenis dan lokasi kemungkinan terjadinya risiko;

Sifat, nilai, dan kompleksitas dari barang/jasa yang menjadi obyek pengadaan;

Tingkat risiko dan dampak kerugian yang akan dihadapi (analisa biaya manfaat).

Meskipun penerapan “pengelolaan risiko” ditentukan a.l. hasil analisa biaya-manfaat,

tidentifikasi dini dan antisipasi/mitigasi risiko pada setiap pengadaan tetap diperlukan.

Identifikasi dini risiko pada perencanaan pengadaan penting untuk:

Memastikan kepatuhan/menghindari risiko pelanggaran terhadap prinsip-prinsip

pengadaan barang/jasa selama proses pengadaan; dan

Menentukan cara penanganan yang tepat untuk tercapainya tujuan


22

Contoh Identifikasi Risiko dan Rencana Mitigasi

pada Proses Perencanaan


Jenis Risiko, Potensi Risiko dan Kategori Risiko

Jenis Risiko, dapat dikelompokkan dari berbagai aspek, antara lain:

Berdasarkan sifatnya;

Berdasarkan asal timbulnya; dan

Berdasarkan tanggapan dan perlakuan penanganannya.

1) Risiko berdasarkan sifatnya:

a. Risiko Murni (tidak disengaja, hanya kerugian atau tidak terjadi apa-apa);

b. Risiko Spekulatif atau Risiko Bisnis (sengaja, untuk keuntungan);

c. Risiko Fundamental (sebab/akibat non-individual, luas, fatal atau katastropik);

d. Risiko Khusus (peristiwa mandiri, sebab mudah diketahui dan bersifat lokal);

e. Risiko Dinamis (sebab kemajuan/dinamika teknologi, kontra statis: tua, mati);

f. Risiko Sistemik (spesifik perilaku/moral pelaku organisasi/pemerintahan).

2) Risiko berdasarkan asal timbulnya:

a. Risiko Internal (dari dalam lingkungan sendiri: mis. operasi dan pengelolaan);

b. Risiko Eksternal (dari lingkungan luar: fisik,sosek, polhukam,dll);



Potensi Risiko (menggambarkan keseriusan atau keparahan suatu risiko)

Sering diistilahkan juga dengan: Tingkat, Level, Bobot atau Skala

Merupakan fungsi (penggabungan) dari kemungkinan terjadinya risiko dan

dampak akibat risiko tersebut

Potensi (Level) Risiko = (kemungkinan terjadinya risiko) x (dampak akibat risiko)

3) Risiko berdasarkan strategi potensial atau perlakuannya:

a. Risiko yang harus/dapat dihindari (jika ada alternatif lain);

b. Risiko yang dapat dikurangi (dapat dimitigasi/dicegah sebelum

menimbulkan masalah dalam pengadaan); dan

c. Risiko yang dapat dialihkan (dipertanggungkan ke pihak lain);

d. Risiko yang dapat diterima;.



1. Risiko Operasional (kegagalan operasional, paling luas dan pada umumnya, seperti

kesalahan eksekusi, pelanggaran hukum, kegagalan sistem);

2. Risiko Finansial (berdampak pada kinerja keuangan);

3. Risiko Hazard (akibat kondisi hazard, seperti kerugian akibat bencana/kerusakan);

4. Risiko Stratejik (terkait jakstra organisasi dan berdampak pada kelangsungan);

5. Risiko Kepatuhan (akibat penyimpangan peraturan/ketentuan/SOP);

6. Risiko Hukum (terkait kelemahan dokumen/penyimpangan ketentuan yang berakibat

adanya tuntutan hukum perdata/pidana);

7. Risiko Reputasi (terkait citra, reputasi dan kinerja organisasi).

Klasifikasi Risiko (umum):


26


1. Risiko Teknis (mengancam kualitas dan ketepatan waktu dan bisa berdampak pada

biaya. Prinsip terkait aspek kecukupan desain, spesifikasi, efisiensi operasional, dan

keandalan, termasuk keusangan teknologi);

2. Risiko Keuangan (berdampak pada kinerja dan kemampuan keuangan, misalnya

fluktuasi nilai mata uang, kebijakan/krisis moneter, krisis likuiditas, dll);

3. Risiko Administratif (termasuk kepatuhan/operasional, seperti kelalaian aspek

administrasi, kelengkapan dokumen, perijinan, dll yang dapat berdampak pada

keterlambatan pelaksanaan, kerugian, dan bahkan aspek hukum dan itigasi);

4. Risiko Pidana (termasuk klasifikasi hukum, antara lain karena aspek keamanan,

pencurian, perusakan/vandalisme, pencurian, penipuan, dan korupsi);

5. Risiko K3 (Keselamatan dan Kesehatan Kerja) dan Lingkungan (terutama secara

khusus pada konstruksi, termasuk klasifikasi operasional).

Kategori Risiko pada Pengadaan (1):Berdasarkan aspek terkait


27


Selain ke lima kategori tadi, dalam manajemen risiko pengadaan dikenal juga:

6. Risiko Proyek(terkait potensi ancaman terhadap keterlaksanaan proyek, mencakup

aspek strategi pengadaan, kualifikasi, kompetensi, pengalaman, pengendalian mutu

dan SDM, yang secara umum mengidentifikasi biaya, jadwal, personil, persyaratan

dan ketentuan, dan hubungan antar para pihak);

7. Risiko Bisnis (lebih bersifat operasional dan stratejik, yang berdampak pada

produk/jasa yang dihasilkan, atau pada kelanjutan operasional/bisnis);

8. Risiko Force Majeure (disebabkan kejadian luar biasa diluar kendali para pihak,

akibat faktor alam atau kondisi polkam, seperti perang, pemberontakan/terorisme).

Kategori Risiko pada Pengadaan (1): (lanjutan)


28


1. Tahap Perencanaan dan Persiapan

(Termasuk di dalamnya risiko yang terkait dengan kondisi barang/jasa atau produk

yang menjadi obyek pengadaan)

2. Tahap Pelaksanaan Pengadaan (Pemilihan Penyedia)

(Termasuk di dalamnya risiko yang terkait dengan kondisi penyedia barang/jasa)

3. Tahap Pelaksanaan Kontrak

(termasuk di dalamnya risiko terkait dengan kondisi pihak pengelola dan para pihak

yang terlibat)

Contoh risiko lihat Tabel pada slide berikutnya

Kategori Risiko pada Pengadaan (2): Berdasarkan Tahapan


Contoh Kategori Risiko pada Pengadaan (2):


Contoh Kategori Risiko pada Pengadaan (2): (Lanjutan)


Risiko dapat dibagi menjadi tiga Kategori Umum

• Dapat dicegah, yaitu risiko yang dapat dimitigasi dan dicegah sebelum

risiko tersebut menimbulkan masalah

Contoh: Dokumentasi yang tidak baik/lengkap, analisis pasar yang tidak memadai,

spesifikasi yang bias, dll.

• Strategis, yaitu risiko yang penanganannya harus berimbang dengan hasil,

kebutuhan, dan tujuan pengadaan (umumnya terkait tugas/fungsi organisasi).

Contoh: Biaya vs Kualitas, Anggaran, dll.

• Eksternal, yaitu risiko yang tidak dapat diprediksi atau dimitigasi, tetapi

harus diketahui oleh pengelola pengadaan

Contoh: Bencana Alam (Gempa atau Tsunami), Perubahan Peraturan, dll.


Berdasar Sifat Secara

Umum


Para Pihak yang terlibat dalam Pengelolaan Risiko

(1) Pihak Internal:

Pihak yang berkepentingan langsung dengan pencapaian tujuan dan pemanfaat hasil pengadaan [Pemangku atau Pemilik (awal) Risiko], yang terdiri dari :

PA/KPA (Pengguna

Anggaran atau Kuasa Pengguna

Anggaran);

PPK(Pejabat Pembuat Komitmen);

ULP(Unit Layanan

Pengadaan), Pokja ULP/Pejabat

Pengadaan/Panitia Pengadaan

PPHP(Panitia/Pejabat Penerima Hasil Pekerjaan).


Para Pihak yang terlibat dalam Pengelolaan Risiko

(2) Pihak Eksternal:

Pihak penyedia atau pihak lain yang berkaitan langsung atau tidak langsung dengan proses dan pencapaian tujuan/hasil pengadaan, dapat menerima pengalihan dan/atau pelimpahan sebagai pemilik risiko, antara lain:

Pihak Penyedia

Sub Kontraktor dan Penyedia Jasa Pendukung

Asosiasi/Kelompok Penyedia lainnya, yang dapat berpengaruh

Institusi/Otoritas pembuat kebijakan,

yang dapat berpengaruh; dan

Masyarakat/Kelompok Masyarakat/Asosiasi,

yang berpengaruh langsung/tidak



MELAKUKAN

PENGENDALIAN RISIKO

35

Siklus Manajemen Risiko

Sebutkan langkah-langkah utama dalam pengelolaan risiko?


36

Siklus

Manajemen

Risiko


37

Menetapkan Konteks

Identifikasi Risiko

Analisa Risiko

Evaluasi Risiko

Pengendalian Risiko

Rencana Penanganan RisikoInfo

rma

si d

an

Ko

mu

nik

asi

Mo

nito

rin

g d

an

Re

vie

w

PENILAIAN RISIKO

PENANGANAN RISIKO



38



39

Siklus Manajemen Risiko: Menetapkan

Konteks/Rencana Pengelolaan

Hal-hal apa saja yang perlu dipahami dalam

perencanaan pengelolaan risiko?


40

Hal-hal yang perlu dipahami dalam perencanaan pengelolaan risiko:

1. Tujuan organisasi, renstra, prioritas, sumber daya dan kendala yang dihadapi dalam aspek operasional maupun bagi kegiatan pengadaan yang dilakukan;

2. Kompleksitas pengadaan;

3. Para pemangku kepentingan yang terlibat; dan

4. Output dari setiap langkah dalam proses pengelolaan risiko (5 langkah utama proses pengelolaan risiko)

Siklus Manajemen Risiko: Menetapkan Konteks/Rencana Pengelolaan

• Berapa banyak waktu dan sumber daya yang harus dialokasikan;

• Bagaimana pengelolaan risiko harus dilakukan dan frekuensi kegiatannya;

• Siapa yang seharusnya terlibat; dan

• Kategori risiko dan kriteria/definisi penting yang digunakan dalam analisis risiko.

Hal-hal tersebut diperlukan untuk dapat menentukan:


41


Menentukan konteks

Sikap organisasi terhadap risiko menentukan pendekatan organisasi terhadap risiko secara umum dan memengaruhi penilaian terhadap risiko

Tujuan dan Prioritas Organisasi, sebagai informasi untuk perencanaan pengelolaan risiko

Contoh

toleransi risiko (seberapa besar penolakan atau seberapa toleran terhadap setiap risiko)

area fokus tertentu (contohnya, mengurangi penipuan dan korupsi, pengendalian biaya)

Sikap organisasi terhadap risiko menentukan bagaimana risiko akan ditangani

kemauan untuk mengasumsi risiko untuk menekan biaya

kemauan untuk membayar lebih banyak dan mengalihkan risiko kepada penyedia yang dikontrak

• Sebuah peristiwa tidak dianggap sebagai risiko bagi organisasi dalam konteks tertentu kecuali jika peristiwa itu berdampak terhadap tujuan organisasi

• Memastikan bahwa tujuan pengadaan selaras dengan tujuan organisasi yang lebih luas




Contoh Sumber Risiko

Kompleksitas Pengadaan Berbanding Lurus dengan Tingkat Risiko

Dampak pada Perencanaan

• Spesikasi pengadaan kadang sulit didefiniskan

• Mungkin diperlukan inovasi atau perancangan

secara khusus

• Penyedia terbatas dan kompetisi terbatas

• Melibatkan lebih banyak pemangku kepentingan

• Lebih dari satu sumber dana

• Potensi banyaknya hubungan penyedia /

subpenyedia

• Lebih dari satu pemegang kontrak (misalnya,

dalam Kontrak Payung)

• Jadwal yang terlalu padat

Perlunya Rencana

Pengelolaan Risiko

Sumber daya (keuangan dan

manusia) yang diperlukan

untuk mengelola risiko selama

siklus hidup pengadaan dan

masa berlakunya kontrak




Kenali para pemangku kepentingan untuk menentukan siapa saja yang harus dilibatkan

Pikirkan risiko pengadaan dari perspektif pemangku kepentingan

Hubungi para pemangku kepentingan sambil mengumpulkan masukan untuk langkah-langkah identifikasi risiko

Pemangku Kepentingan yang terlibat:

Pihak Internal Pihak Eksternal

Institusi Pengguna Anggaran (PA/KPA)

Pejabat Pembuat Komitmen (PPK)

Unit/Pejabat Pelaksana Pengadaan

(ULP/Pokja/Pejabat/Panitia)

Panitia Penerima Hasil Pekerjaan

(PPHP)

Pihak Penyedia Barang/Jasa

Subkontraktor dan Penyedia Jasa Pendukung

Industri/Asosiasi/Kelompok Penyedia Lain

terkait dengan ketersediaan produk/ jasa

Institusi/Otoritas Pembuat Kebijakan/

Peraturan terkait produk dan harga

Masyarakat/Kelompok/Asosiasi yang bisa

berpengaruh pada proses pengadaan


44

Seti

ap

Lan

gkah

Pen

gelo

laan

Ris

iko

Men

gh

asil

kan

Ou

tpu

t




Isi Rencana Pengelolaan Risiko


Pendahuluan; (latar belakang, ruang lingkup, kriteria risiko, dan tujuan)

Tim Teknis; (menjelaskan siapa berperan, tugas dan tanggung jawab)

Metodologi; (gambaran pendekatan, teknik pelaksanaan, instrumen dan sumber data yang digunakan, serta output dari setiap langkah utama pengelolaan, meliputi)

Proses Identifikasi Risiko Proses Analisis dan Evaluasi Risiko Perencanaan Strategi dan Tanggapan terhadap Risiko Proses Pemantauan, Peninjauan, dan Pelaporan Risiko

Anggaran; Waktu; dan Lampiran (misalnya, daftar risiko, skala peringkat risiko, lembar skoring risiko,

definisi, kriteria)

Hasil-hasil tersebut dituangkan ke dalam Rencana Pengelolaan Risiko

• Rencana pengelolaan dirancang khusus per pengadaan yang memerlukan;• Alat-alat mencakup risiko prioritas, dampak, skoring, rencana penanganan,

status risiko, dll


46

Penyegaran ?

Siklus Manajemen Risiko: Proses Identifikasi Risiko

Apa yang dimaksud dengan

Identifikasi Risiko?


47


Analisa Risiko

Evaluasi Risiko

Penanganan Risiko

Monitoring Risiko

Identifikasi Risiko

Kegiatan:

Menemukan, mengenali, dan mendeskripsikan

risiko yang berpotensi menghalangi pencapaian

tujuan pengadaan, pekerjaan, atau organisasi

Tujuan: untuk mengidentifikasi:

Sumber dan kategori risiko; Peristiwa, apa yang mungkin terjadi; dan Dampak atau konsekuensi, yaitu akibat dari

terjadinya suatu peristiwa risiko

Hasil: Daftar risiko terkategori dan penanggung jawab risiko; Dokumentasi pemaparan organisasi terhadap risiko

dan ketidakpastian, termasuk informasi untuk penilaian risiko lebih lanjut; dan

Pengendalian yang sudah dilakukan, jika ada



Sumber risiko

Akibat yang mungkin ditimbulkan

Dimana peristiwa mungkin terjadi

Kapan peristiwa mungkin terjadi, atau

kapan akibat akan terealisasi

Bagaimana peristiwa dapat/mungkin terjadi

Apa penyebab terjadinya peristiwa tersebut

Apa akibatnya terhadap organisasi, tujuan

pengadaan/pelaksanaan; dan

Pengendalian yang ada

Identifikasi risiko harus dilakukan secara komprehensif untuk mendapatkan hasil yang diharapkan

Informasi apa yang dikumpulkan dalam proses identifikasi risiko?

Informasi ini tidak hanya berguna

untuk menyusun pernyataan risiko

(Jika/Maka), tetapi juga membantu

dalam menentukan:

• Skoring

• Metode penanganan

• Rencana penanganan

• Kepemilikan risiko, dan

• Sumber daya yang diperlukan


Apa saja contoh sumber risiko

yang mungkin teridentifikasi?




Sumber Risiko:

Risiko dalam pengadaan dapat berasal dari berbagai sumber dan

dapat dikelompokkan secara luas

Kategori dan sumber risiko dapat berbeda dalam

setiap pengadaan dan bersifat khusus

Operasional

• Eksekusi• Profesional• Fisik• Sistem; dan• Teknologi

Finansial Strategis Kepatuhan Reputasi

• Anggaran• Moneter• Likuiditas• VFM

• Tupoksi• Politik• Ekonomi• Sosial• Daya saing

• Hukum• Peraturan• Kontrak• Administrasi

• Masyarakat• Internal• Penyedia



1. Pemeriksaan Risiko Umum, menggunakan daftar risiko

yang umum terjadi dalam pengadaan barang/jasa;

Metode Identifikasi Risiko:

2. Identifikasi berdasarkan Tujuan, berfokus pada peristiwa

risiko yang dapat mengancam pencapaian tujuan;

Atau kombinasi/gabungan metode-metode tersebut. .

3. Identifikasi berdasarkan Skenario, mengembangkan

pendekatan/rencana alternatif untuk mencapai tujuan; dan

4. Identifikasi berdasarkan Taksonomi, mengklasifikasikan

sumber risiko dan membuat kuesioner;



Data historis atau pelajaran yang

relevan;

Saran ahli teknis terkait;

Tinjauan internal dan/atau eksternal;

Input dari para pemangku

kepentingan;

Hambatan aspek program (misalnya:

dari segi anggaran); dan

Pengalaman pengelolaan pengadaan

yang pernah dilakukan (anda sendiri).

Sumber-sumber yang dapat digunakan Teknik

Curah pendapat, menyertakan para pihak yang terlibat;

Kelompok Kerja;

Interviu;

Kuesioner;

Daftar Periksa (yang umum terjadi, dipilih yang relevan;

Analisa SWOT (Strengths, Weakness, Opportunity, Threats)



Menyatakan risiko dengan benar, penting untuk pengelolaannya

Hindari: Kita tidak mendapatkan kompetisi.Seharusnya: Jika spesifikasi bias terhadap satu penawar, maka persaingan berkurang secara tidak adil.

Tentukan struktur pernyataan risiko

Nyatakan risiko dgn struktur “jika/maka”:• Jika (tulis peristiwa), maka (tulis dampak).• Jika kita tidak dapat mendefinisikan akibat/

dampak, (maka) peristiwa tsb bukan risiko

Hindari: Jika jadwal tidak direvisi, maka lelang akan gagal..Seharusnya: Uraikan ke beberapa risiko yang lebih spesifik:• Jika jadwal saat ini tidak direvisi, maka tim teknis tidak

punya cukup waktu mendeskripsikan kebutuhan.• Jika jadwal tidak direvisi, maka waktu perlu dipersingkat

dan tidak akan cukup waktu untuk menyiapkan proposal.

Nyatakan risiko dengan spesifik

Risiko yang didokumentasikan harus spesifik• Risiko yang dinyatakan terlalu umum sulit

untuk diberikan skor dan sulit ditangani.• Uraikan pernyataan risiko umum ke dalam

risiko lebih kecil, dapat dilaksanakan/diukur.

Pilih hanya risiko yang terkait


Apa saja contoh risiko dalam

proses pengadaan?



55

PROSES PENGADAAN

SUMBER RISIKOyang Mungkin Terjadi

DAMPAKyang Mungkin Terjadi

Perencanaan Pengadaan

Pernyataan kebutuhan tidak memadai

Kebutuhan pengadaan tidak dipenuhi/tujuan tidak terpenuhi; dana umum terbuang sia-sia

Penyusunan Spesifikasi

Penyusunan spesifikasi yang bias Tanggapan yang tidak memadai dari industri; Pelanggaran terhadap prinsip pengadaan

Metode Pengadaan Pemilihan metode yang tidak tepat dalam pendekatan pasar

Pelanggaran peraturan; kegagalan dalam memperoleh nilai untuk uang

Penyusunan Dokumen Pengadaan

Penyediaan informasi yang tidak lengkap atau tidak memadai dalam dokumen

Semua penawaran tidak sesuai; perlu menyediakan informasi untuk klarifikasi/diskusi yang

akan menunda penetapan pemenang; perubahan kontrak setelah penetapan pemenang

Pemasukan Penawaran

Pelanggaran atas prinsip pengadaan karena adanya keberpihakan

Ketidakpercayaan dan keluhan dari penawar potensial; penarikan atau tidak adanya keputusan penawar; hilangnya kepercayaan dari pemangku kepentingan/

masyarakat umum Jumlah tanggapan yang tidak

memadai Perlunya pengulangan proses pemasukan penawaran,

peningkatan biaya, penundaan pelaksanaan

Evaluasi Penawaran Penawaran gagal memenuhi persyaratan.

Perlunya pengulangan pemasukan penawaran, peningkatan biaya, penundaan pelaksanaan

Evaluasi tidak adil. Sanggahan terhadap penawaran, temuan auditKeputusan Pemilihan Penawaran

Pemilihan barang/jasa yang tidak tepat.

Barang/jasa gagal memenuhi kebutuhan klien

Negosiasi dan Penetapan Pemenang

Tidak menyelaraskan kepentingan pembeli dan penjual dengan benar.

Perselisihan kontrak, penundaan pelaksanaan dan variasi biaya

Pengelolaan Kontrak Kegagalan dari salah satu pihak untuk memenuhi ketentuan kontrak.

Perselisihan kontrak, kegagalan dalam memenuhi kebutuhan, penundaan pelaksanaan dan intervensi hukum

Contoh Risiko dalam Proses Pengadaan


56


Tanpa kejelasan pemilik/pemangku risiko

maka risiko memiliki kemungkinan yang

lebih besar untuk menjadi masalah.

Hal ini menyangkut:

Siapa yang bertanggung jawab atas

rencana penanganan risiko;

Siapa yang akuntabel terhadap jadwal

rencana penanganan; dan

Siapa yang akan melaporkan status risiko.

Menetapkan Penanggung Jawab Risiko

Hasil Identifikasi Risiko

Daftar Risiko dan Dampak yang terkategorisasi;

Penanggung jawab (pemilik/ pemangku risiko); dan

Informasi untuk penilaian risiko lebih lanjut.


57

Siklus Manajemen Risiko: Analisa Risiko

Apa maksud dan tujuan

dari analisis risiko?


58


58

Evaluasi Risiko

Penanganan Risiko

Monitoring Risiko

Identifikasi Risiko

Analisa Risiko

Kegiatan:

Menentukan kemungkinan

dan dampak setiap risiko

Hasil:

Kemungkinan dan dampak terdeskripsikan untuk setiap risiko yang teridentifikasi

Tujuan: Untuk menilai tingkat risiko, dengan:

Menyesuaikan analisis risiko berdasarkan pengadaan tertentu;

Memberikan skor pada kemungkinanterjadinya akar penyebab;

Mengidentifikasi kemungkinan akibat dalam hal kinerja, biaya, dan jadwal; dan

Mengidentifikasi tingkat risiko denganmenggunakan matriks risiko.



Catatan-catatan terdahulu;

Pengalaman kejadian yang relevan;

Literatur-literatur yang relevan;

Market test dan penelitian pasar.

Percobaan-percobaan dan prototipe;

Model ekonomi, teknik, atau model

lainnya; dan

Pendapat ahli atau pakar.

Sumber informasi yang dapat digunakan Hal-hal yang perlu diperhatikan

Waktu kejadian; dan

Hubungan antar kejadian.

Kejadian yang terpisah mungkin

memiliki risiko kecil, tetapi jika

digabungkan atau terjadi dalam

waktu yang bersamaan bisa

menjadi signifikan.

Demikian pula risiko yang dapat

mempengaruhi banyak unit, perlu

dikelompokkan dan dinilai secara

agregat


60


Metode analisis risiko dapat bersifat subyektif

(kualitatif) atau obyektif (kuantitatif)

Metode Analisis Risiko:

Proses untuk menentukan skala deskriptif tingkat dan

prioritas risiko untuk analisis atau tindakan lebih lanjut

dengan menilai dan menggabungkan ”kemungkinan

kejadian” dan ”dampaknya”

Analisis numerik atas efek pada tujuan proyek

keseluruhan dari risiko yang teridentifikasi, dengan

mempertimbangkan nilai kemungkinan kerugian dan

kemungkinan terjadinya risiko tersebut

Analisis

Risiko

Kualitatif

Analisis

Risiko

Kuantitatif

kemungkinandampak


1. Analisis awal setiap risiko potensial, urutkan daftar risiko berdasarkan indikasi dampaknya terhadap pencapaian tujuan atau besarnya kerugian yang diakibatkan.

2. Buat matriks dan skala kemungkinan dan dampak, dan tentukan nilai/angka untuk setiap tingkatan/skala.

Siklus Manajemen Risiko: Analisa Risiko Kualitatif

Langkah Praktis Analisis Risiko Kualitatif

Matriks Kemungkinan dan Dampak

Penilaian Kualitas Data Risiko

Kategorisasi Risiko

Penilaian Tingkat/Level Kedaruratan (Dampak) Risiko

Instrumen dan Teknik Analisis Risiko Kualitatif



3. Lakukan penilaian atau asesmen kualitas data risiko.

Langkah praktis Analisa Risiko Kualitatif (Lanjutan-1)

4. Tentukan tingkat/skala kemungkinan untuk setiap risiko berdasarkan

frekuensi kejadian atau prakiraan logis terbaik sesuai kondisi pengadaan.

Nilai Tingkat Kemungkinan

5 Hampir pasti Kemungkinan risiko terjadi SANGAT TINGGI

4Sangat Mungkin (Kemungkinan Besar) Kemungkinan risiko terjadi TINGGI

3Mungkin Terjadi / Mungkin Tidak Terjadi Kemungkinan risiko terjadi SEDANG

2Kadang Terjadi (Kemungkinan Kecil) Kemungkinan risiko terjadi RENDAH

1 Hampir Tidak mungkin Kemungkinan risiko terjadi SANGAT RENDAH




5. Tentukan skala dampak berdasarkan kategori efek terhadap biaya, waktu/

jadwal dan kualitas atau kinerja

DAMPAK BIAYA WAKTU KUALITAS

5 SANGAT PARAH

Perlu tambahan dana substansial

Penundaan merusak proyek

Proyek tidak efektif dan tidak berguna

4 KRITIS Perlu tambahan dana signifikan

Gagal memenuhi target (deadline)

Gagal memenuhi para pemangku

3 SEDANG Perlu tambahan dana relatif kecil

Penundaan berdam-pak thd organisasi

Beberapa fungsi tidak dapat dimanfaatkan

2 KECIL Perlu tambahan dana minor

Agak menyimpang dari target

Gagal memenuhi janji pada organisasi

1 DAPAT DIABAIKAN

Dana mencukupi Agak menyimpang dari target

Kualitas berkurang tapi masih berfungsi


64



6. Sesuaikan skala dampak

berdasarkan tujuan

organisasi dan tujuan

pengadaan.

7. Dokumentasikan tingkat risiko atau skor setiap risiko dalam daftar risiko.

8. Perbaharui daftar risiko berdasarkan kategori dan tingkat prioritasnya.


65

Siklus Manajemen Risiko: Analisa Risiko – Metode Kualitatif Vs Kuantitatif

Metode analisa kuantitatif lebih obyektif, namun membutuhkan lebih banyak waktu dan keterampilan khusus, terutama di bidang statistik.

Analisa kuantitatif akan menghasilkan perkiraan dampak keuangan dengan penekanan hasil dalam bentuk persentase, nilai moneter, dan probabilitas.

Memberikan peluang untuk pengendalian yang lebih besar dan pemahaman lebih mendalam mengenai proses pengadaan.

Penggunaan teknik kuantitatif perlu dipertimbangkan untuk pengadaan yang bersifat kompleks dan tingkat paparan risiko yang signifikan, tetapi mungkin akan terlalu membebani untuk digunakan secara terus menerus.

Umumnya dilakukan analisa awal dengan menggunakan metode kualitatif, selanjutnya analisa kuantitatif dilakukan hanya bagi risiko-risiko yang dapat menimbulkan kerugian signifikan.


66

Siklus Manajemen Risiko: Analisa Risiko Kuantitatif

Konsep statistik yang menghitung nilai moneter dan

memberikan jumlah bobot kemungkinan pembiayaan

Metode Analisis Risiko Kuantitatif, meliputi antara lain:

Mendeskripsikan situasi di bawah pertimbangan

tertentu, dan implikasi setiap pilihan yang tersedia dan

skenario yang mungkin terjadi

Pohon Keputusan

(Decision Tree)

Nilai Moneter yang

Diharapkan (Expected

Monetary Value)

Model statistik yang menganalisis ketidakpastian,

dampak potensialnya terhadap tujuan, dan bagaimana

keduanya dapat memengaruhi keseluruhan proyek

Memelajari bagaimana ketidakpastian dalam output

sebuah model atau sistem matematis dapat dibagi-bagi

untuk sumber ketidakpastian yang berbeda inputnya

Model dan Simulasi

(misal Simualsi Monte

Carlo)

Analisa Sensitifitas


67

EMV menghitung nilai moneter sebuah risiko

Langkah untuk melaksanakan analisis Nilai Moneter Yang Diharapkan atau

Expected Monetary Value (EMV) :

1. Tentukan probabilitas terjadinya kepada sebuah kejadian

2. Tentukan nilai moneter dari dampak yang dimiliki oleh risiko jika terjadi

3. Kalikan nilai (1) dan (2) untuk mendapatkan EMV.

Expected Monetary Value (EMV) = (Kemungkinan) x (Dampak)

KEJADIAN KEMUNGKINAN DAMPAK EMV

Cuaca Buruk 40% (-) IDR 500 Juta (-) IDR 200 Juta

Biaya bahan konstruksi merosot 15% (+) IDR 200 Juta (+) IDR 30 Juta

Pemogokan 10% (-) IDR 600 Juta (-) IDR 60 Juta


Sebuah ancaman diwakili oleh nilai negatif, dan peluang oleh nilai positif



Analisis Pohon Keputusan (Decision Tree)

Teknik analisis diagram yang

digunakan untuk membantu

pemilihan langkah terbaik

dalam situasi dengan hasil

yang tidak pasti


69


Simulasi Monte Carlo memberikan pengambil keputusan dengan serangkaian

kemungkinan hasil dan probabilitas hasil ini terjadi untuk alternatif apa pun.

Simulasi ini didefinisikan sebagai “sebuah teknik pemecahan masalah yang

digunakan untuk memperkirakan probabilitas hasil tertentu dengan menjalankan

beberapa percobaan pelaksanaan yang disebut sebagai simulasi, dengan

menggunakan variabel acak”.

Memperkirakan kemungkinan hasil keputusan dan menilai dampak risiko untuk

memungkinkan dibuatnya pengambilan keputusan yang lebih baik dalam

kondisi yang tidak pasti.

Program excel atau software simulasi diperlukan untuk melakukan simulasi ini.

Model Simulasi Monte Carlo



Teknik analisis ini menunjukkan

bagaimana hasil dipengaruhi oleh

perubahan nilai dari variabel khusus

Metode untuk memperkirakan hasil

keputusan apabila situasi ternyata

berbeda dari yang diperkirakan

Ada banyak metode analisis yang

tersedia

Analisis Sensitifitas

Contoh metode analisis sensitifitas:

Analisis sensitifitas parsial

(partial sensitivity analysis)

Skenario kasus terbaik dan

kasus terburuk (best-case

and worse case scenarios)

Analisis Break-even


71

Siklus Manajemen Risiko: Evaluasi Risiko

Apa yang dimaksud

dengan evaluasi risiko?


7272

Kegiatan:

Mengevaluasi skor risiko

dan menentukan risiko

prioritas untuk ditangani

Hasil:

Daftar risiko yang diprioritaskan berdasarkan skor sebelum penanggulangan/penanganan risiko

Tujuan:

Melihat dan memahami keseluruhan tatanan risiko

Memahami peringkat relatif setiap risiko

Menggunakan SDM dan keuangan untukmengurangi paparan terhadap risiko (exposure) yang dihadapi organisasi


Penanganan Risiko

Monitoring Risiko

Identifikasi Risiko

Analisa Risiko

Evaluasi Risiko



Ada risiko yang besar; ada risiko yang kecil

Beberapa risiko harus dihindari; beberapa dapat diterima

Risiko dapat berpusat pada beberapa aspek tertentu atau tersebar di seluruh aspek pengadaan

Kepemilikan risiko (ownership) dapat tersebar secara merata di seluruh unit atau hanya terpusat di beberapa unit tertentu

Dalam pengadaan yang kompleks atau strategis, langkah pengkajian risiko secara obyektif penting dilakukan karena identifikasi/analisis risiko mungkin melibatkan banyak orang

Pengkajian risiko pada tahap ini dilakukan untuk memastikan bahwa Anda telah menerapkan pemikiran secara logis terhadap risiko dan menentukan skor risiko dengan sesuai

Pengelola harus mengevaluasi tatanan risiko secara obyektif

Apa yang terlihat dari daftar risiko?


Evaluasi dan penentuan peringkat risiko membantu untuk:

74


Menangani risiko yang paling mendesak; dan

Menentukan apakah nilai manfaat pengelolaan risiko lebih besar dari biayanya.

Pertimbangkan faktor kemungkinan dan dampaknya

Jika berfokus pada dampak, pengelolaan risiko yang lebih besar dapat tertunda dan biaya jadi meningkat

Jika fokus pada yang mudah, mungkin hanya risiko dengan prioritas rendah yang dikelola, tidak ada gunanya

Pertimbangkan penerapan Aturan 80/20 (efek Pareto), dan berfokus pada penanganan 20% risiko terbesar, untuk memperoleh 80% dari total manfaat pengelolaan risiko

Bagaimana menentukan prioritas risiko?


Penggunaan Aturan 80/20 untuk menentukan prioritas risiko

75


Bagilah risiko dalam matriks kemungkinan

dan dampak menjadi lima bagian, dari

yang terbesar sampai yang terkecil;

Kelola setiap risiko dari pojok kanan atas,

sampai ke kiri bawah;

Bekerjalah ke bawah, dengan menjaga

biaya pengelolaan setiap risiko di bawah

estimasi ukuran/nilai dampaknya; dan

Terus perbarui daftar risiko dengan risiko-

risiko baru yang teridentifikasi.


76

Siklus Manajemen Risiko: Penanganan Risiko

Apa tujuan perencanaan tanggapan dan

penanganan risiko?


7777

Kegiatan:

Membuat rencana penanganan atau modifikasi

risiko untuk mengurangi tingkat risiko sampai

pada batas yang dapat diterima (toleransi)

Hasil:

Strategi penanganan/penanggulangan untuk setiap risiko (mengasumsi, mengurangi atau memitigasi, mentransfer, dll) dan implementasi pengendalian risiko

Tujuan:

Untuk menyusun rencana penanganan

yang dapat mengurangi paparan risiko

secara keseluruhan bagi organisasi

Monitoring Risiko

Identifikasi Risiko

Analisa Risiko

Evaluasi Risiko

Penanganan Risiko



78

Dalam penentuan tanggapan dan penanganan risiko, satu atau lebih pilihan tanggapan/penanganan dipilih dan dilaksanakan

Pada saat diimplementasi, penanganan akan dapat menjadi pengendalian atau memodifikasi pengendalian yang saat ini diterapkan (jika ada)

Pemilihan strategi penanganan dan tanggapan harus disesuaikan dengan risiko yang dihadapi


Efisien dari segi biaya;

Proporsional, sepadan dengan tingkat paparan risiko dengan memperhatikan biaya dan manfaat;

SMART (Specific, Measurable, Achievable, Realistic, Time bound);

Ditujukan pada penyebab timbulnya risiko;

Bukan untuk mengurangi jumlah risiko, tetapi untuk menurunkan tingkat/level risiko;

Disepakati bersama, dengan para pihak yang terlibat; dan

Dikelola oleh seorang penanggung jawab.

Hindari

Mitigasi

Alihkan

Terima

Pada dasarnya rencana penanganan risiko harus ditujukan untuk mengurangi tingkat risiko berdasarkan prinsip-prinsip sebagai berikut:


79


Strategi Penerapan Contoh Penanganan

Menghindari

Sesuai untuk gangguan besar dan perbaikannya tidak mudah; termasuk memutuskan untuk tidak melanjutkan atau meneruskan kegiatan yang kemungkinan akan menimbulkan risiko (jika praktis untuk dilakukan).

Menghentikan kegiatan yang

dipengaruhi oleh risiko.

Mengurangi

(Mitigasi)

Sesuai untuk risiko yang biaya tindakan untuk pencegahannya lebih rendah dari pada nilai paparan yang diharapkan

Mengkaji syarat-syarat kontrak, meningkatkan persyaratan pengawasan, melakukan tambahan analisis pekerjaan, menggunakan rencana kontijensi, pengaturan penyedia alternatif, dll.

Mengalihkan

(Transfer)

Sesuai untuk risiko yang sebaiknya dikelola oleh pihak luar. Tergantung pada tingkat risiko, disarankan untuk mencermati kualifikasi pihak ketiga dengan penuh kehati-hatian dan dikontrak sejak awal.

Polis asuransi atau perjanjian kontraktual

Menerima

Sesuai untuk risiko yang dampaknya kecil atau tidak signifikan dan ketika tindakan untuk menerimanya lebih bernilai dari segi keuangan dll daripada jika risiko dikendalikan atau dihilangkan

Mengelola risiko menggunakan prosedur yang sudah ada.

Beberapa strategi penanganan/tanggapan lebih sesuai untuk beberapa risiko tertentu


Ada pertimbangan untung rugi jika risiko dialihkan ke penyedia


Risiko dapat dialihkan kepada penyedia. Namun, mitigasi

risikonya merupakan pertimbangan untung-rugi yang

dikalkulasikan.

Terlalu banyak mengalihkan risiko akan meningkatkan biaya

karena penyedia akan memperhitungkan biaya untuk

menanggung risiko yang lebih banyak

Kurangnya pengalihan risiko secara tepat dapat mengakibatkan

pemerintah menerima jumlah risiko yang tidak proporsional

padahal mungkin ada risiko yang lebih baik diterima dan

dikelola oleh penyedia

Risiko paling baik ditangani oleh seseorang atau pihak yang

memiliki kapabilitas, baik dalam hal keahlian, waktu, dan/atau

sumber daya, untuk mengelola risiko.

Mitigasi

Alihkan


81


Sumber Risiko Kemungkinan Penanganan

Kebutuhan pengadaan tidak

dinyatakan secara Memadai

Melakukan riset pasar dan analisis tambahan Menguasai area tanggung jawab Anda Menggunakan surat pernyataan minat atau permohonan informasi untuk mendapatkan informasi dari industri

penyedia barang/jasa

Spesifikasi yang bias Membutuhkan kajian tambahan tentang spesifikasi sebelum diumumkan Menggunakan spesifikasi fungsional dan kinerja

Metode pendekatan pasar

yang tidak tepat

Memahami anggaran dan tujuan program Mengetahui pasar barang/jasa Menggunakan penyedia tunggal secara hemat dan membatasi periode kinerja kontrak untuk penyedia tunggal

Informasi yang tersedia

dalam dokumen tidak

Lengkap / tidak Memadai

Mengkaji dokumen pengadaan sebelum menerbitkannya dan memastikan kriteria evaluasi berisi faktor-faktor penting yang akan mendasari evaluasi penawaran

Memastikan prosedur dan ahli teknis siap untuk menjawab pertanyaan dari penawar

Pelanggaran terhadap

prinsip pengadaan dengan

menunjukkan sikap

Keberpihakan

Memastikan bahwa mereka yang terlibat dalam proses pengadaan tidak memiliki konflik kepentingan Memastikan pelatihan yang cukup bagi tim evaluasi penawaran Meminta pertanyaan diserahkan dalam bentuk tulisan dan memastikan jawaban tertulis tersedia bagi penawar Memberikan penjelasan (debriefing) bagi penawar yang gagal memenangkan pekerjaan

Jumlah penawaran yang

masuk tidak Memadai

Menggunakan strategi publikasi yang tepat Terlebih dahulu menyediakan pengumuman permintaan penawaran Memberikan waktu yang cukup untuk penyerahan penawaran Memastikan kewajaran dan keadilan dalam persyaratan kebutuhan dan syarat-syarat kontrak • Meminta

umpan balik dari penyedia yang dikenal terkait alasannya tidak memberikan respon

Contoh tanggapan untuk

memitigasi tertentu (1)



Sumber Risiko Kemungkinan Penanganan

Penawaran gagal

memenuhi persyaratan

Meningkatkan pengetahuan pasar Merevisi dokumen pengadaan Melakukan riset pasar Menyusun spesifikasi fungsional dan kinerja

Evaluasi tidak adil

Memastikan kriteria evaluasi mencakup faktor-faktor penting yang akan mendasari penilaian terhadap penawaran dan dapat diidentifikasi dengan jelas oleh penawar dalam dokumen penawaran

Memastikan kriteria evaluasi tepat dan dapat diukur Memastikan pengelola pengadaan sudah diberi pelatihan tentang cara melakukan evaluasi Memastikan anggota tim evaluasi menandatangani perjanjian terkait konflik kepentingan dan kerahasiaan

Produk yang dipilih tidak

tepat

Memastikan pengguna terlibat dalam proses evaluasi Meningkatkan prosedur evaluasi teknis dan melatih staff Menggunakan badan peninjau tata kelola (misalnya, Tim Reviu Pengadaan) untuk meninjau dokumen

pengadaan dan proses evaluasi sampai penetapan pemenang

Kurang selarasnya

keinginan pembeli dan

penjual

Meningkatkan komunikasi, termasuk memastikan rancangan kontrak sudah ada dalam dokumen pengadaan Memberikan pelatihan untuk staff tentang pemilihan jenis kontrak dan pengelolaan kontrak Berikan definisi istilah-istilah dengan jelas Mencatat kewajiban setiap pihak Memperjelas segala hal yang bersifat ambigu sebelum menandatangi kontrak

Kegagalan salah satu pihak

untuk memenuhi ketentuan

kontrak

Memastikan administrasi kontrak dan pengelolaan kinerja yang baik Melakukan inspeksi / pertemuan secara berkala dan memastikan penerimaan laporan perkembangan Memastikan semua staff mengetahui tanggung jawab dan syarat-syarat kontrak Memastikan pencatatan dan dokumentasi dilakukan dengan baik

Contoh tanggapan untuk

memitigasi tertentu (2)


83


Jenis Jaminan Deskripsi

Jaminan Penawaran atau “bid bond”

Jaminan yang memastikan penawar tidak akan menarik penawarannya dalam periode tertentu untuk penerimaan penawaraan dan akan menjalankan kontrak serta menyerahkan jaminan apapun yang diperlukan dalam waktu yang ditetapkan terhadap penawaran.

Jaminan Pembayaran (Payment bond)

Memastikan pembayaran sebagaimana diatur dalam hukum bagi semua orang yang menyediakan tenaga kerja atau material sesuai tuntutan pekerjaan yang diatur dalam kontrak.

Jaminan Pelaksanaan (Performance bond)

Menjamin pelaksanaan dan pemenuhan kewajiban penyedia berdasarkan kontrak

Jaminan uang muka (Advance payment bond)

Menjamin pemenuhan kewajiban penyedia berdasarkan ketentuan pembayaran uang muka.

Jaminan penawaran tahunan (Annual bid bond)

Sebuah jaminan tunggal yang diberikan oleh penawar, menggantikan beberapa jaminan yang terpisah, yang menjamin semua penawaran (selain untuk kontrak pekerjaan konstruksi) yang memerlukan penyerahan jaminan dalam tahun anggaran tertentu yang ditetapkan Pemerintah

Jaminan pelaksanaan tahunan (Annual performance bond)

Sebuah jaminan tunggal yang diberikan oleh penyedia yang menerima kontrak,menggantikan beberapa jaminan pelaksanaan yang terpisah, untuk menjamin pemenuhan kewajiban penyedia di bawah kontrak (selain untuk pekerjaan konstruksi) yang memerlukan penyerahan jaminan dalam tahun anggaran tertentu yang ditetapkan Pemerintah.

Pendekatan lain untuk “mitigasi” dapat dilakukan dengan jaminan


84


Apa yang harus dilakukan terhadap

hasil perencanaan penanganan

risiko dan apa outputnya?



Lakukan validasi atas hasil penetapan strategi dan rencana penanganan risiko, dengan:

Menilai kembali risiko guna mengetahui skor dan peringkat risiko setelah tanggapan;

Asumsi bahwa rencana penanganan risiko telah sepenuhnya dilakukan dan mencapai hasil yang diperkirakan/diharapkan;

Identifikasi kemungkinan timbulnya risiko lain akibat dari penanganan yang dilakukan; dan

Buat skenario cadangan (kontinjensi) apabila risiko tetap terjadi, atau risiko tersisa/residual masih di atas batas yang dapat diterima.

Validasi Rencana Penanganan Risiko

Daftar risiko yang diperbarui;

Risiko tersisa (residual);

Risiko sekunder;

Kontrak;

Cadangan kontinjensi;

Input untuk revisi rencana pekerjaan; dan

Input untuk proses lainnya dalam organisasi.

Secara keseluruhan, output hasil perencanaan penanganan dan tanggapan risiko, menghasilkan:

Apabila asumsi tingkat risiko residual setelah penanganan menjadi berkurang dan berada dalam batas toleransi, rencana penanganan dianggap sudah tepat dan sesuai kebutuhan.

Pelaksanaan penanganan / pengendalian risiko


86

Siklus Manajemen Risiko: Penanganan RisikoTentukan kembali skor dan peringkat setelah penanganan



MONITORING

PENGENDALIAN RISIKO

88

Monitoring dan Pelaporan Risiko

Apa tujuan monitoring, reviu

dan pelaporan risiko, dan apa

saja yang harus dicermati ?


8989

Kegiatan:Memantau, menelusuri dan meninjau status serta tingkat risiko termasuk mengidentifikasi risiko baru yang timbul selama penanganan berlangsung, dan evaluasi keefektifan pengendalian yang dilakukan.

Hasil:Daftar risiko yang diperbarui secara terus menerus (penambahan/ penghapusan/perubahan risiko) dan rapat/laporan berkala.

Tujuan:

1. Memastikan bahwa pengendalian risiko telah sesuai dan tepat (efektif);

2. Memperoleh informasi lebih lanjut untuk meningkatkan kualitas penilaian risiko;

3. Menganalisa berbagai peristiwa yg terjadi,seperti perubahan kecenderungan (trend), keberhasilan dan kegagalan; dan

4. Mendeteksi perubahan (konteks internal & eksternal), termasuk kriteria dan prioritas risiko, dan risiko yang muncul.

Penanganan Risiko

Identifikasi Risiko

Analisa Risiko

Evaluasi Risiko

Monitoring Risiko

Monitoring dan Pelaporan Risiko: Monitoring Risiko


Fokus pemantauan:

Kecukupan dan efektivitas pengendalian internal;

Dimonitor, ditinjau dan dilaporkan untuk setiap tindakan pengendalian risiko. Hal ini penting untuk peningkatan program manajemen risiko selanjutnya.

Profil dan kondisi risiko;

Dipantau untuk mengetahui perbaikan strategi tanggapan dan rencana penanganan yang diperlukan, atau bila perlu dihentikan karena risiko telah usang.

Realisasi pelaksanaan manajemen risiko;

Kemajuan dari pelaksanaan manajemen risiko itu sendiri perlu dipantau untuk bahan evaluasi kebijakan dan perbaikan desain/operasional program, dan untuk keperluan pembinaan lebih lanjut.

Pemantauan

risiko

mendukung

pengelolaan

risiko yang

efektif,



91

Pemantauan risiko mendukung pengelolaan yang efektif

Dengan melakukan pemantauan risiko, maka pengelola pengadaan

dapat mengetahui apakah ........ ?

Apakah penanganan risiko telah dilaksanakan sesuai rencana;

Apakah asumsi-asumsi dalam rencana penanganan masih berlaku;

Apakah rencana penanganan dan tanggapan sudah tepat dan

efektif, atau apakah perlu dibuat rencana penanganan baru;

Apakah ada perubahan tingkat risiko, baik karena kemungkinannya

maupun skala dampaknya;

Apakah risiko telah terjadi dan menjadi masalah, dan apa

pemicunya; dan

Apakah ada risiko baru yang sebelumnya tidak teridentifikasi.



92

Monitoring dan Pelaporan Risiko

Metode pemantauan risiko

apa yang bisa digunakan?


Beberapa metode pemantauan bisa digunakan, disesuaikan dengan frekuensi penggunaannya dan area yang menjadi fokus pemantauannya


monitoring risiko dapat memberikan informasi

mengenai tindakan yang diperlukan, a.l. :

Permintaan perubahan pekerjaan (untuk risiko baru);

Perubahan kontrak;

Penyesuaian jadwal;

Penyesuaian biaya/anggaran;

Tambahan sumber daya;

Tindakan korektif;

Tanggapan risiko alternatif; dan

Close out (pengakhiran) risiko.


94

• Pengelola risiko harus mengkomunikasikan temuan kepada tim teknis serta pemangku kepentingan melalui laporan & pernyataan.

• Format pelaporan monitoring disesuaikan dengan sistem yang berlaku di setiap unit, tidak ditentukan/dibatasi sepanjang berisi:

Daftar risiko yg diperbaiki secara berkala;

Laporan penunjang lainnya, termasuk:

Laporan Status Pekerjaan Laporan Pelaksanaan Pengendalian Informasi terkait perubahan yang terjadi Laporan Keuangan Laporan Khusus

Pelaporan risiko menggunakan data yang dikumpulkan selama pemantauan risiko

Digunakan untuk kepentingan:

Bahan evaluasi kecukupan proses manajemen risiko & pertimbangan peningkatan/ perbaikan manajemen risiko;

penyusunan kebutuhan

pelatihan bagi pengelola

risiko;

Penyusunan rencana atau

pelaksanaan tindak lanjut

penanganan yg diperlukan.

Monitoring dan Pelaporan Risiko: Pelaporan Risiko


Setiap perubahan/penyimpangan

risiko yang terjadi dan rekomendasi

atas hasil-hasil pemantauan risiko

lainnya, perlu ditindak lanjuti untuk

memastikan ketepatan/kesesuaian

program pengendalian risiko, dan

menjamin terlaksananya proses

manajemen risiko yang efektif.

Tindak lanjut pengendalian risiko

Tindak lanjut dapat didasarkan atas hal-hal sebagai berikut:

Monitoring dan Pelaporan Risiko: Tindak Lanjut

Pengendalian Risiko

Berdasarkan status dan tingkat

risiko;

Berdasarkan konteks internal

proses manajemen risiko;

Berdasarkan aspek operasional.


TES DAN

LATIHAN


TES PRAKTIK


unit kompetensi 29 mengelola risiko

Documents