unidades de instalación

7/25/2019 Unidades de Instalacin

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COLOR & SABOR

Ubcanos en la cr25-cll 16 loca 10

Santander de Quilichao

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e-mail postres [email protected]

TECNICO EN ASISTENCIA EN ORGANIZACIN DE ARCHIVOSFICHA No 1095568

UNIDADES DE INSTALACION Y CONSERVACION DE ARCHIVO

Presentado por:

Marcela HurtadoAndrea Grisales

Andrea Canas

Viviana Correa

CENTRO NACIONAL DE APRENDIZAJE SENA

CENTRO COMERCIO Y SERVICIOS

SANTANDER DE QUILICHAO

Junio 2016


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TECNICO EN ASISTENCIA EN ORGANIZACIN DE ARCHIVOSFICHA No 1095568

UNIDADES DE INSTALACION Y CONSERVACION DE ARCHIVO

Presentado por:

Marcela Hurtado

Andrea Grisales

Andrea CanasViviana Correa

Presentado al instructor:

Edwin Arley Fernndez

CENTRO NACIONAL DE APRENDIZAJE SENA

CENTRO COMERCIO Y SERVICIOS

SANTANDER DE QUILICHAO

Junio 2016


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TABLA DE CONTENIDO

1. Introduccin... pg.52. Unidades de instalacin... pg.62.1 Estantera mvil. pg.62.2 Ventajas.. pg.72.3Archivadores... pg.72.4 Caractersticas... pg.82.5 Folderamas..... pg.9

2.5.1Caractersticas............. pg.92.6 Planotecas.... pg.102.6.1 Caractersticas.. ..pg.103. Unidades de conservacin..... pg113.1 Cajas... pg.11

3.1.1 Caractersticas....pg.113.1.2 Ventajas..pg.11

3.2 Carpetas de 4 alas...pg.123.2.1 Caractersticas.....pg.12

3.3 Carpetas con marbete.....pg.133.31 Caractersticas....... pg.13

3.4 Carpetas dobles al medio...pg.143.4.1Caracteristicas.pg.14

4. Proceso de organizacin de archivo.pg.15

4.1 Documentos en carpetas...pg.15

4.2 Carpetas en cajaspg.16

4.3 Carpetas en archivador...pg.17

4.4 De a-z a carpetas.pg.18

5. Conclusiones..pg.19


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LISTADO DE IMGENES

Figura numero 1 Partes de la estantera mvil pg.6

Figura numero 2 Estantera mvil pg.7

Figura numero 3 Archivador pg.8

Figura numero 4 Gaveta con carpetas pg.8

Figura numero 5 Folderama pg.9

Figura numero 6 Planoteca pg.10

Figura numero 7 Cajas de archivo pg.11

Figura numero 8 Carpeta de cuatro alas pg.12

Figura numero 9 Carpeta con marbete pg.13

Figura numero 10 Carpeta tamao oficio y carta pg.13

Figura numero 11 Carpeta dobles al medio pg.14


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INTRODUCCION

El siguiente informe se realiz con el fin de identificar las unidades deinstalacin y las unidades de conservacin que se utilizan en el archivo deuna empresa o entidad, cada herramienta es importante en el proceso dearchivar documentos pero esto vara segn la necesidad de la empresa

dependiendo del volumen de documentacin que se maneje.La instalacin consiste en la ubicacin fsica de los documentos enunidades de instalacin, en estanteras, archivadores, Planotecas,Folderamas, etc.

La conservacin se hace ubicando los documentos en cajas, carpetas,archivadores o cualquier otro sistema que permita su proteccin,conservacin y mejora su acceso y procedimiento de consulta.

En el siguiente documento se podr encontrar ilustraciones y un paso apaso referente al proceso de organizacin de archivos, basado en lanormatividad legal vigente, el cual ser til para complementar elconocimiento que tenemos acerca de gestin documental.

Teniendo en cuenta lo anterior, este informe facilitara un proceso deprctica en el momento necesario de ejercer las funciones archivsticas.

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Los requerimientos que se tuvieron en cuenta para la adquisicin de lasunidades de conservacin y almacenamiento fueron escogidos de

acuerdo con las necesidades de conservacin de la documentacin de laempresa COLOR & SABOR.

A continuacin presentamos las unidades de instalacin y las unidades deconservacin que sern utilizadas en el rea de archivo.

UNIDADES DE INSTALACIN

Estantera mvil.

La cual garantiza una ubicacin segura y ordenada de la documentacin.

1 Practica manivela

2 Conjunto de piones

3 El movimiento se transmite a las ruedas motrices en la direccindeseada

Fig.1: Partes de la estantera mvil.

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Fig. 2: Estantera mvil.

VENTAJAS

1 Elimina espacio al compactarse las secciones de la estantera

2 aumenta considerablementela capacidad del almacn

3 se reduce al mnimo la necesidad de pasillos

4 se pueden desplazar para unirlas y separarlas

5 permite acceso individual a cada referencia

ARCHIVADORES

Son tiles para guardar los documentos, optimizar la colocacin ydistribucin de toda la informacin que llega a la empresa.

Caractersticas:

1Las gavetas se deslizan con facilidad, permitiendo visualizar elcontenido.

2 Debido al desplazamiento de la gaveta hacia fuera del mueble, serequiere espacio adicional para su manejo.

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3 La tapa de cada gaveta tiene un porta-ndice o casilla para colocar unatarjeta indicando el nombre de la primera y de la ltima carpeta quecontiene.

4 En la parte superior tiene un mecanismo de seguridad que opera paratodas las gavetas.

5 Cada gaveta tiene en su interior una canastilla de varillas llamadasoporte o porta carpetas, en la cual se cuelgan las carpetas.

Fig 3: Archivador Fig 4: Gaveta con carpetas.

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FOLDERAMAS:

Dadas sus caractersticas de adaptabilidad para el archivo de documentosy carpetas de diferentes dimensiones, se puede utilizarpara: correspondencia, legajadores A-Z, libros de contabilidad, etc...

Caractersticas:

1-Tiene puertas articuladas, corredizas, enrollables dentro del mueble,con llave central para ambas puertas.

2- No requiere espacio adicional para su manejo, puesto que las puertasno abren hacia fuera.

3- Al abrirlo, todo el material archivado queda a la vista, lo que facilita latarea de archivar y localizar documentos.

4- Dos personas pueden trabajar simultneamente en l.

5- Los entrepaos son graduables, adaptables al tamao de losdocumentos.

6-Los retenedores o separadores son mviles, lo que permite variar elespacio entre ellos de acuerdo con las necesidades del archivo.

Fig. 5: Folderama

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PLANOTECA:Son de gran utilidad para la consulta y manejo de planos. Conalmacenamiento individual, que permite codificar y manejar cada planopor separado.

Caractersticas:

- Capacidad de 5 o ms gavetas

- Proteccin al fuego y altas temperaturas

- Chapa de seguridad

- Para formato de planos acostados

- Pisa planos en las gavetas

- Visores de codificacin.

Fig. 6: Planoteca

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UNIDADES DE CONSERVACION

Cajas:

Las cajas de archivo son tiles para el almacenamiento de documentos,registros y archivos de oficina.

Caractersticas:

-Las cajas de archivo disponen de unas prcticas aberturas paramanipulacin con un diseo reforzado que permiten levantarlas de formasegura y manipularlas fcilmente.

-Diseadas para conservar archivos elaboradas en cartn doblecorrugado.

-Referencia de x100, x200, x300.

Ventajas:

1-protegen la documentacin del polvo, la contaminacin, los cambiosbruscos de humedad relativa y temperatura.

2-sirven como barrera frente al agua y el fuego en el caso de un desastrecomo inundacin, presencia de goteras o incendio.

3-facilitan la manipulacin y organizacin ya que se ubican sobre estantesy al ir debidamente identificadas permiten una rpida consulta.

Fig.7: Cajas dearchivo.

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CARPETAS DE CUATRO ALAS:

Caractersticas:

1Consta de una cubierta anterior y una posterior con solapas lateralesque doblan al interior.

2 Incluye grabado para 4 pliegues sobre cada solapa.

3 La distancia entre los pliegues es de 1 cm., para obtener diferentescapacidades de almacenamiento.

4La capacidad mxima de almacenamiento es de 200 o 250 folios.

5No debe incluir adhesivos, cintas, pitas, hilos, ni ganchos.

Fig.8: carpeta de cuatro alas

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CARPETAS CON MARBETE:

Son tiles para archivar de manera ordenada documentos e informacinen archivos verticales.

CARACTERISTICAS:

1-Hecha en cartoncillo o cartulina en tamao oficio o carta.

2- lleva en su hoja posterior, borde superior, una parte sobresaliente deaproximadamente un centmetro, que lleva apndice o pestaa, destinado

a contener las tirillas de papel engomado, en que se habr anotado lainscripcin o registro del propio expediente como medio de clasificacin ydescripcin del asunto que contenga.

Fig.9: Carpeta con marbete

Fig.10: carpeta tamao oficio y carta.

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CARPETA DOBLES AL MEDIO:

Es una carpeta que permite ordenar los documentos para clasificacin dearchivo, contiene ndices alfabticos o numricos.

CARACTERISTICAS:

1-Hecha en cartn o cartulina.

2-Contiene varias divisiones en forma de pliegues.

3-permite ordenar de forma alfabtica o numrica.

4-util para guardar recibos, facturas.

Fig.11: carpeta dobles al medio.

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PROCESO DE ORGANIZACIN DE ARCHIVO.

Documentos en carpetas:

1-Clasificar los documentos 2-Meter los documentos en

La carpeta. Primero el mas

Reciente y por ltimo el mas

Antiguo.

3-Identificar las carpetas

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CARPETAS EN CAJA:

1-se organizan las carpetas 2- se colocan las carpetas dentro de la

Que van a ser archivadas caja, de izquierda a derechaEn la caja.

3-se procede a marcar la caja. 4-y se lleva a la estantera. Se acomoda

De izquierda a derecha y de arriba hacia

Abajo.

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CARPETAS EN ARCHIVADOR:

1-se organizan las carpetas 2-las carpetas se colocan de afuera hacia

En los archivadores. Adentro o de adentro hacia afuera.

3- se rotulan las gavetas con el tipo documental

Series y Subseries que se van a archivar.

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DE A-Z A CARPETAS:

La a-z

Contiene 1000

Folios que se

Trasladan a 5

Carpetas de

200 folios c/u.

De 401-600

Nota: no se separan las unidades documentales , el documento tiene que estar

completo.

De 1- 200

De 201-400

De 601-800 De 801-1000

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CONCLUSIONES

Luego de haber realizado este instructivo sobre unidades de instalacion yconservacion de documentos en el area de archivo y analizando lanormatividad, se puede concluir que los documentos son parte vital de lasempresas y las entidades por lo tanto se deben proteger y conservar paramantener la integridad del documento, ya que hacen parte de la memoria

de una institucion y sirven de testimonio para el desarrollo de algunaactividad o proceso.

Mediante el desarrollo del instructivo se logro adquirir conocimientosacerca de la organizacin archivistica que puede tener determinadaempresa, lo cual permite desarrollar habilidades que contribuyen mejorarla capacidad de manejo adecuado en el area de archivo.

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