unidades de conservacion del archivo
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Unidades de conservación del
archivo
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INFORMACIÓN
Es el conjunto de datos procesados para tomar decisiones
PROCESO
O
TRANSFORMACION
DATOS INFORMACIÓN
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¿Qué es un documento?
Es todo escrito, gráfico, sonido, imagen o cualquier otra clase deinformación que puede ser tratada en un sistema de información (archivo,digital, impreso, audio, audio-visual)
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Registro de la Información en documentos.
Visuales Gráficos (Escritos, Mapas, planos, Tablas, Redes, Esquemas, Diagramas)
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Registro de la Información
Visuales Con imagen ( Fotografías, diseños, tablas iconográficas, diapositivas, películas
mudas)
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Registro de la Información
Sonoros. Cinta magnética, CD, etc.
Audiovisuales Película, Cinta Video, Disco Video.
Táctiles Escritura Braille.
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CLASIFICACIÓN DE UN DOCUMENTO
Por la finalidad que persigue• Documentos dispositivos: leyes, decretos, manuales• Documentos testimoniales o probatorios: actas, registros,
etc• Documentos informativos: informes, telegramas, cartas, etc.
Por el Grado de Accesibilidad a los Usuarios
1) Documentos reservados
2) Documentos de libre acceso
3) Documentos confidenciales
4) Por el ámbito jurídico
5) Públicos
6) Privados
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Según su ente productor:
Publico
Privado
Según su función en el tiempo:
Vitales
Importantes
Útiles
No esenciales
Según su soporte:
Textuales
Gráficos
Cinta
Imagen
Otros
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UNIDADES DE CONSERVACIÓN
En general, los documentos de un archivo no se colocan directamente sobre la estantería o en los archivadores, sino que antes se meten en unidades de conservación, el propósito de ello es que los documentos estén mas protegidos del polvo, la luz o el roce, y mantengan así una optima conservación.
En el mercado se ofrecen diversos modelos en diferentes tamaños y tipos, el que se elija dependerá de:
El tipo de negocio
El tamaño y tipo de los papeles que se archiven (cartas, planos, grafico o dibujos)
La cantidad de material que haya que archivar
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Carpetas:
Material: Cartulina libre de acidez (neutra), o en su defecto, cartulina bond (blanca).
Diseño: Debe adaptarse al volumen y tamaño de la documentación, garantizando la adecuada protección de los bordes, cuando se los cien folios, la separación deberá hacerse respetando el contenido de cuadernos o temas.
Identificación: Se realizará sobre la solapa, en la esquina superior derecha, con los siguientes datos:
FONDO ________________________
SECCION ______________
SUBSECCION____________
SERIE _________________
SUBSERIE________________
N° DE FOLIOS ___________
N° DE CARPETA _________
N° DE CAJA _____________
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Las carpetas pueden ser de varias clases:
Carpeta para archivar Carpeta con varilla fáster
C. Simple: Donde se guarda en forma ordenada la correspondencia y demás
documentos relacionados con el mismo asunto.
C. Múltiples: Se componen de varias hojas encuadernadas, cada uno con una
pestaña.
C. Colgantes: Tiene un doble soporte de plástico en la parte superior cuyo objetivo es
permitir su colocación sobre las guías de un bastidor para su ordenación y movilidad
Carpetas de Fuelles o de Abanico: Es un archivador manual cerrado por los costados
y con varias subdivisiones. Se utilizan para guardar documentos y papeles en orden
alfabéticos o numéricos antes de ser trasladados a sus carpetas definitivas de archivo.
Carpetas Archivador AZ: Son carpetas de pastas hechas de material bastante grueso,
dispone de dos fuertes ganchos, los cuales sirven para archivar documentos y fijarlos
por medio de ganchos de presión.
Carpeta de las Facturas: El documento se coloca en la carpeta correspondiente.
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Carpetas Archivador con Anillos: Son carpetas con dos anillos la cual se usan
para archivar documentos una vez perforados.
Legajo o Carpeta Interna: Son dos tapas de cartulina o cartón que se utilizan
para conservar los documentos pertenecientes a un mismo tema, código, nombre
o fecha.
Carpetas Corporativas: Hoy en día la presentación es muy importante para
lograr ventajas competitivas, promocionar la imagen corporal de su empresa.
Estos productos sirven para guardar y transportar documentos y papeles. Estos
archivadores o carpetas, porta credenciales, porta documentos, porta fotos, porta
CDS, cajas, accesorios, traslado de documentos y papeles, siendo a la vez,
atractivos y elegantes.
Porta fólder para archivador metálico vertical.
Forma de colocar el folder o bolsa dentro del porta fólder.
La eficiencia que si tiene las fichas puede ser acrecentada por estos los medios de
señalización:
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Cajas:
Materiales: Elaboradas en cartón corrugado, recubierto en su cara interna por una película a base de parafina y ceras vegetales.
Tamaño: Las dimensiones más generalizadas son: alto 27 cm, ancho 40 cm. y profundidad 12.5 cm. Éstas permiten el ensamblaje sin la de materiales metálicos, cintas, y/o adhesivos, fuentes de deterioro la documentación.
Capacidad: Se recomienda introducir el número de carpetas necesario de manera que no queden ni muy ajustadas ni muy sueltas.
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Identificación: Las cajas deben ser rotuladas en sus tapas laterales, con los siguientes datos generales:
CODIGO (de la
entidad)_____________________________
FONDO_______________________________________
SECCION_____________________________________
SUBSECCION_________________________________
NUMERO DE CARPETAS___________
CAJA N° __________
N° CONSECUTIVO _______________
N° CORRELATIVO _______________
FECHAS EXTREMAS DEL _________ AL __________
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LAS NUEVAS TECNOLOGIAS
A medida que entramosen la era electrónica deobjetos digitales, esimportante saber, queestamos entrando enuna época dondemucho de lo quesabemos hoy, muchode lo que estácodificado y escritoelectrónicamente, seperderá para siempre.
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LAS NUEVAS TECNOLOGIAS
Ventajas:
Preservación de laimagen de deteriorosfísicos o químicos.
Se reduce lamanipulación de losoriginales.
Rapidez y facilidad delocalización.
Copias impresas.
Desventajas:
No cubre el sector conservación, debido a la constante renovación tecnológica.
Periodo de vida menor que el papel y el microfilm.
Alteración de la información contenida con gran facilidad.
Los equipos quedan obsoletos rápidamente.
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CONSERVACIÓN DE LOS DOCUMENTOS ELECTRONICOS
Temperatura 18º C
Humedad Relativa 40%
Migración 10 años
Nota: La humedad es el mayor agente de deterioro.
Los soportes digitales deben guardarse en forma vertical.