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UNIDAD ACADÉMICA DE CIENCIAS EMPRESARIALES
CARRERA DE SECRETARIADO EJECUTIVO COMPUTARIZADO
MACHALA2016
GANCHOSO APOLO MARIUXI ALEXANDRA
ÁMBITO DE DESARROLLO PROFESIONAL DE LA SECRETARIAEJECUTIVA PARA LA SOLUCIÓN DE LOS PROBLEMAS EN FORMA
EFECTIVA
UNIDAD ACADÉMICA DE CIENCIAS EMPRESARIALES
CARRERA DE SECRETARIADO EJECUTIVOCOMPUTARIZADO
MACHALA2016
GANCHOSO APOLO MARIUXI ALEXANDRA
ÁMBITO DE DESARROLLO PROFESIONAL DE LA SECRETARIAEJECUTIVA PARA LA SOLUCIÓN DE LOS PROBLEMAS EN
FORMA EFECTIVA
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VERONICA-CAJAS-esnayo(1).pdf (D21194091) TRABAJO DE TITULACION.doc (D16232291) http://www.eumed.net/rev/atlante/2016/01/conducta.html http://forum-empresarial.uprrp.edu/volumenes/17-1/2.pdf
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5
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CA
RDEDICATORIA
Primeramente a Dios, por darme la fortaleza y sabiduría necesaria
para poder alcanzar este objetivo primordial en mi vida, por
darme la capacidad de entender cada detalle de este proyecto y a
luchar porque mi sueño Profesional se haga realidad.
A mis Padres, Hermanos y Novio, que han sido el motor, mi
apoyo, mi guía para seguir adelante ante las diversas dificultades
económicas que nos ha puesto la vida y a pesar de ello, me han
dado lo mejor de ellos para poder culminar con éxito mis
estudios.
v
AGRADECIMIENTO
A Dios por darme un nuevo respiro cada día, y otorgarme la
paciencia que necesito en este arduo proceso.
A mis abuelitas, que siempre rezaron, creyeron y me aconsejaron
en mi carrera universitaria.
A cada una de mis compañeras de aula, pero sobre todo a mis
adoradas Lcda. Birmania Jiménez Villamar, y Lcda. Beatriz
Peralta M. Grandes maestras y amigas que influyeron mucho en
mí para la culminación de este proyecto.
Para mi este trabajo es un tesoro valioso, porque en él se
encuentra todo el esfuerzo y dedicación que le puse en este largo
recorrido por las aulas universitarias.
Gracias a cada uno de ustedes, por su tiempo y por leerlo.
vi
RESUMEN
MARIUXI ALEXANDRA GANCHOSO APOLO
C.I. Nº 0705671360
E-mail: [email protected]
La Secretaria Ejecutiva moderna en la actualidad está obligada a desempeñarse dentro
de ámbitos de suma importancia en su desarrollo profesional, la eficacia, el rendimiento,
la productividad, son entre otras las características de las cuales debe hacer gala una
Secretaria Ejecutiva que se aprecie y que goce de vocación por el desempeño de su
profesión. Las instituciones que buscan excelencia y calidad demandan como parte del
talento humano Secretarias exitosas, preparadas y con alto perfil de capacitación y
formación. En otras palabras se ha convertido en el pilar fundamental dentro de las
actividades que se realizan en una oficina aportando y colaborando de manera directa
con su jefe inmediato, haciéndolo siempre de forma discreta, meticulosa y dinámica,
tales actuaciones le permitirán gozar inclusive de la confianza de sus superiores lo que
le otorga el beneficio de nuevas y mayores responsabilidades. A su vez debe contar con
una alta preparación y formación profesional, pues será en base a los conocimientos y a
la experiencia que podrá decirse estar en capacidad de tomar decisiones inteligentes
para solucionar problemas de forma efectiva en el tiempo necesario, debe estar en
capacidad de anticiparse para organizar o reconocer los problemas que puedan surgir y
darles pronta solución y en el menor tiempo posible, debe ser racional y lógica y dar la
solución más idónea. Este documento aspira a servir de guía a las secretarias ejecutivas
ya que se pondrán a disposición importantes estrategias y procedimientos para el
accionar de esta profesional.
PALABRAS CLAVE: Desarrollo Profesional, Secretaria Ejecutiva, Eficiencia,
Eficacia, Solución de Problemas.
vii
ÍNDICE
1. INTRODUCCIÓN
La función secretarial o asistente de gerencia es una de las primeras expresiones de la
organización al exterior y al interior. Su función como personal de contacto representa
una gran responsabilidad porque asume el papel cara o rostro de su organización. De ahí
la importancia de que la imagen tanto física externa como del contenido de esa
apariencia sea siempre agradable, correcto, coherente, discreto juicioso e inteligente y
sobretodo muy profesional.
De nada serviría una bella secretaria, muy bien vestida, calzada y perfumada incluso
con una atractiva sonrisa pero... que desconociera el trabajo, los medios y sistemas, la
información principal o que tratara mal a los clientes. Ser la imagen de la empresa
implica una responsabilidad única porque requiere de preparación, actualización,
profesionalidad y pasión por el servicio.
Los ejecutivos actuales necesitan una colaboradora eficiente a su lado, una asistente
gerencial que participe en los procesos como soporte sinérgico entre la gerencia, el staff,
los clientes y los demás niveles de la empresa. Y ese papel lo esperan de la secretaria.
El alcance global de las empresas actuales las obliga a asignar autoridad suficiente a las
secretarias para cumplir responsabilidades administrativas y asesoras siendo necesario
que desarrollen las habilidades generales y conocimientos esenciales como la
organización del trabajo de modo que las tareas importantes se realicen primero,
proporcionar sugerencias concretas para realizar mejoras, dominar los negocios y las
áreas interconectadas con la empresa.
El objetivo del presente ensayo es el de tratar de reconocer la importancia del ámbito
profesional de la secretaria ejecutiva y cómo este ayuda a una profesional en la
colaboración con la alta gerencia la solución de problemas y la toma de decisiones
eficiente a través de un desempeño acorde a las exigencias del tiempo moderno en el
que se desenvuelve.
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2. DESARROLLO
2.1 ÁMBITO DE DESARROLLO PROFESIONAL DE LA
SECRETARIA EJECUTIVA PARA LA SOLUCIÓN DE LOS
PROBLEMAS EN FORMA EFECTIVA.
Amplificar la profesión de una secretaria, exige un proceso continuo. Ocupar este cargo
es de gran relevancia, en toda empresa es imprescindible disponer de una secretaria, con
múltiples conocimientos ya que día a día el entorno que nos rodea es mucho más
exigente, porque se nos presenta la oportunidad de gestionar, tomar decisiones,
administrar, entre otras. Funciones que el ámbito empresarial y profesional lo exige.
“El viejo estigma de que el profesional de secretariado era responsable solo de
atender el teléfono, se acabó, dado esta figura ha adquirido una gran influencia en
las empresas, tanto por gestionar el flujo de información como por participar en la
toma de decisiones”. (Villacreses, 2014)
El tiempo es un factor relevante en la vida de una secretaria, gracias a la tecnología, las
actividades que realiza día a día se han reducido notablemente, y con ayuda de la
ofimática, este recurso humano, domina un sinnúmero de conocimientos, que facilita
una multitud de tareas, en el menor tiempo posible, esto a su vez le permite tener
espacio accesible para cumplir a cabalidad y responsabilidad cada una de las tareas
enmendadas por el superior, y dar solución a cualquier percance en el menor tiempo
posible.
“Para poder gestionar este tipo de prácticas, dado el estado actual de desarrollo de
las comunicaciones y los sistemas tecnológicos, se hace uso de plataformas web
abiertas que facilitan el acceso a la información y al flujo de trabajo que traza el
modo de funcionamiento de los programas de prácticas”. (Peñalvo, Cruz, Griffiths,
& Achilleos, 2015)
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Sin dudarlo, cada medio electrónico es una herramienta primordial para la resolución
de problemas en forma efectiva, no solo en la vida de una secretaria, sino también en el
medio que nos rodea, ya que nos mantiene comunicados de una manera inmediata y
oportuna.
“EL Internet es una fuente de oportunidades, informativas, comunicativas,
transaccionales, administrativas, de ocio y entretenimiento”. (Barroso, Abad, &
Valle, 2015)
Hoy en día, el celular, el computador, el fax, entre otros recursos, se ha convertido casi
en una prioridad inmediata, puesto que al ser utilizados, nos están facilitando evitar
desplazamientos innecesarios, impuntualidad y pérdida de tiempo, que por medios hoy
en día conocidos a gran magnitud, tales como Facebook, twitter, whatsapp, correo
electrónico, entre otros, podemos estar en contacto, dentro o fuera de la empresa; pero
para ello, debemos estar bien informadas sobre su funcionamiento, para poder
desarrollar el trabajo de manera efectiva.
“Capacitación es una herramienta básica para el desarrollo del personal dentro de la
empresa, permite que los colaboradores tengan un amplio conocimiento sobre las
actividades relacionadas con su puesto y facilita el crecimiento personal y por ende,
de la organización”. (Hernandez, Arce, Juarez, & Rivas, 2011)
De la misma manera, así como son de gran ayuda dentro del ámbito personal,
profesional y empresarial, también son causantes de que muchas veces no se preste la
atención adecuada e inmediata a personas externas a nuestra empresa, creando un
problema; por ello, es importante que la capacitación, sea frecuente y acorde a ello sea
utilizada de forma adecuada de acuerdo a las necesidades que se presenten en el
trascurso de nuestra jornada, teniendo en cuenta diversas técnicas.
“Técnicas secretariales, una herramienta muy útil para la moderna secretaria
ejecutiva”. (Chong, Chong, & Guerrero, 2016)
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Una secretaria, constituye un determinante punto de apoyo para la gerencia, ya que su
conocimiento, mejor que el de cualquiera, en las cosas inherentes a las actividades
diversas de la empresa es mejor que la de cualquier otro miembro de la organización,
estando con ello en capacidad de actuar, planificar, organizar, y además establecer
controles que le permitan llevar a cabo funciones que garantizan el desarrollo y la buena
marcha de la empresa para el cual trabaja.
Por los diferentes cambios que se presentan en el diario vivir de una secretaria del
entorno empresarial, se ve en la obligación de prepararse en los diferentes campos que
la carrera lo amerita.
Secretariado Ejecutivo, es una profesión única y quien la practica tiene que ponerle
amor, dedicación, constancia, perseverancia, entre múltiples valores, y no solo se trata
de estudiar, ni de un título profesional, si no de querer pasar ese límite, que muchas
veces se presentan dentro de las empresas; por ello, el instinto de una secretaria,
siempre será el de superación y auto-educación de forma permanente.
El ser secretaria o secretario, siempre conllevará a estar envuelto en constante
suministro de información; más aún, si laboras en áreas relacionadas con finanzas,
banca, administración, economía, o integrada siempre a los avances tecnológicos que
cada empresa busca para la superación de la misma, así como los cambios radicales y
desacuerdos que existen dentro de la institución, debemos tener suficiente habilidad
para superar cada obstáculo que se presente.
“Algunos tipos de trabajo y de organización permiten, con los sistemas de
información modernos, realizar sus labores a grandes distancias. Cuando se trabaja
en forma colaborativa a kilómetros de distancia o directamente en la casa hace que
el empleado, la empresa y el país logre ahorros importantes”. (Segura, 2010)
Es una obligación, como imagen principal y como empleado, usar la discreción, ser
fiel a la institución, eso no quiere decir que tenga que sobrepasar limites, estar preparada
para ser líder, cuando el jefe deje empleados a su cargo, debes potenciar esta cualidad al
máximo, transmitiendo sus ideas, opiniones e, incluso, las pautas a seguir en su trabajo,
con absoluta claridad y precisión para un excelente clima laboral.
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“Una empresa, para aprovechar el potencial innovador, debe por un lado, revisar las
debilidades y fortalezas propias”. (León, Baptista, & Contreras, 2012)
Debes saber motivar, informar y compartir la información de la que dispones, no con
uno; sino con todos y cada uno de los miembros del equipo. Pero también debes
aprender a escuchar y a percibir las necesidades de ese grupo. Sólo así la cooperación
será posible en un ambiente que realmente la fomente y la haga prolífica en resultados
positivos. Si tú misma te has sentido incomprendida o infravalorada profesionalmente
por tu jefe, entenderás perfectamente que un subordinado desee y espere de ti todo lo
contrario.
El compartir los fracasos tanto como los éxitos, tener conciencia de la empresa como
una organización en la que te hayas integrada como profesional, mejorar en la medida
de tus capacidades el ambiente y la relación entre los compañeros de trabajo, son otros
aspectos que debes tener en cuenta.
En conclusión, la empresa ha de ser vista como la organización global que es, con
multitud de canales y componentes, formada por pequeños equipos de trabajo que se
interrelacionan entre sí y con los demás. El ser secretaria te coloca posiblemente en un
puesto privilegiado para fomentar y desarrollar esta forma de trabajo, por las mismas
funciones que conlleva como profesión, de modo que es importante que tengas en
cuenta todas estas cuestiones.
Indudablemente, trabajar en equipo es una de las características más buscadas y
repetidas en las ofertas de empleo que puedes leer hoy en día. Como buena profesional
del secretariado, sabes que dentro del mundo empresarial y en las relaciones laborales
trabajar en equipo es casi una obligación, no una opción, los conflictos no solo se
producen con una persona, están relacionados con varios a la vez, y esto en
consecuencia se puede tornar un poco tedioso, más aun si dichos disgustos los
presentamos con nuestros compañeros de trabajo.
“Las organizaciones necesitan en todo momento a gerentes competentes que
posibiliten a su equipo a participar en un ambiente que estimule el compromiso y la
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contribución en distintos niveles de trabajo y favorezcan el crecimiento para el
aprendizaje, reduciendo mínimo los costos de los recursos, orientado al
funcionamiento hacia los resultados y, por ende al rendimiento individual y grupal
de cada uno de ellos”. (Madriz & Parra, 2016)
La parte final es la presentación de los resultados y su análisis y valoración. Ya sea para
un proyecto concreto o bien para las funciones del día a día, trabajar en equipo es
sinónimo de participar en la consecución de unos objetivos que ayuden a mejorar y
optimizar el funcionamiento de toda la empresa y por ende a disminuir los conflictos
laborales.
“No existe una formula única que defina el camino hacia el éxito personal. Todas las
personas tienen metas y prioridades diferentes, lo que significa que las diversas
actividades y actitudes realizadas lo harán sentir bien consigo mismo”. (Estrella,
2013)
Las cualidades de una profesional que sabe trabajar en equipo son básicamente tener
una coordinación adecuada, con los diferentes tipos de talento humano que la empresa
cuente, para saber sobrellevar el trabajo de una manera ordenada y metódica, saber
aconsejar frente a un inconveniente que se presente, como también hacer énfasis y
reconocer cuando el equipo humano hace su trabajo de manera eficiente, quiere decir
que no inicies una batalla campal para defenderte o para defender tu postura, sino que
seas consecuente con tus ideas y tu forma de ver las cosas, sabiendo admitir errores de
planteamiento o de actuación cuando llegue el caso.
“Un aspecto importante lo constituye que el personal de las secretarias es
incorporado a las actividades de planificación, control y gestión”. (Goyo, Figueredo,
Méndez, Chirinos, & Rivero, 2012)
La secretaria debe estar lista para atender cualquier tipo eventos siempre demostrando
todo el conocimiento adquirido; por tal motivo, que requieren de comunicación
constante en donde debe aplicar la cortesía y el buen trato, actuar con eficiencia, no
siempre debemos tener infinidad de recursos, por el contrario, el recurso disponible
debemos aprovecharlo de manera racionalizada que con mínimos costos alcanzaremos
enormes resultados, un buen equipo humano no nace, se hace con la capacitación
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adecuada, la comunicación indicada, y es por ello que como secretarias, eje primordial
de la empresa debemos ser mediadoras para que se maximicen resultados y se optimicen
recursos, hoy en día por el bien de la empresa y de quienes la conforman.
La imagen profesional de éxito es uno de los factores más importantes en el desarrollo
profesional, porque no solo se basa en vestirnos bien, saber comportarnos en público o
relacionarnos con los demás, sino que reside en todos los aspectos profundos de nuestro
ser, es la combinación balanceada de la salud física, emocional, espiritual y de trabajo.
“En el mundo actual, la llamada sociedad del conocimiento impone,
perentoriamente, la capacitación de toda persona que ejerce una acción, como un
recurso para su desempeño eficiente y eficaz que se refleja en un mejor producto”.
(Avilés & Calle, 2013)
La profesional en secretariado, debe estar dispuesta a enfrentarse a los diferentes
estados de ánimo que se presenten en una entidad, ya sea público-privada, o mixta, debe
ser auténtica a la hora de que se presente un inconveniente, un mal entendido, que afecte
a un cliente, o una persona externa a la institución para la cual estamos prestando
nuestros servicios, como secretarias el trato que les brindemos a nuestros clientes,
amigos, o quienes requieren de nuestro servicio.
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3. RESULTADOS
Por lo anteriormente expuesto, se prioriza guiar a la futura secretaria que no debe
olvidar que cada cliente es una prioridad única con diferentes necesidades e incluso
llegan a nosotros con un sinnúmero de expectativas, las cuales desean que se vean
cumplidas a la mayor brevedad posible. También debemos brindarles la confianza para
poder solucionar y dar seguimiento al problema que se les presente y si no dependiera
de nosotras, pedir las disculpas necesarias ya que el cliente es el elemento más
importante que trae sus necesidades y nuestro trabajo es ver la manera de satisfacerlas,
cumpliendo a cabalidad con lo que la empresa y el equipo nuestro aspira.
Que la secretaria cuente con múltiples conocimientos.
Prepararse en los diferentes campos que la carrera lo amerita.
Usar la discreción, ser fiel a la institución.
Debes saber motivar, informar y compartir la información siempre que sea
veraz, a la vez saber aconsejar frente a un inconveniente que se presente eso
esperan de ti como líder.
Ser mediadoras para que se maximicen resultados y se optimicen recursos.
Ser autentica a la hora de que se presente un inconveniente y darle la debida
solución a la mayor brevedad posible.
Si prácticas cada uno de los consejos que se han detallado anteriormente, gozaras dentro
de tu lugar de trabajo del mejor ambiente laboral, sin inconvenientes porque cada día
contribuyes a resolverlos de manera efectiva y esto te ayudará a sentirte realizada y
fortalecerás tu Desarrollo Profesional.
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4. CONCLUSIONES
La secretaria es una parte integral del equipo director de una organización, ya que
debido a la importancia del rol actual que desempeña esta se convierte en los brazos, la
cabeza y la presencia de las acciones de la organización con el fin de cumplir con las
metas y la misión empresarial.
“El conocimiento que tengan los trabajadores sobre el proceso de planificación es
sumamente imprescindible para una adecuada ejecución del perfeccionamiento
empresarial”. (Hernandez & Visbal, 2013)
El conocimiento que tenga la secretaria ejecutiva de la información sobre los
fundamentos que marcan los destinos de la misma (Visión y Misión) estas se ganarán el
respeto, la consideración y sobre todo el aprecio de ser profesionales bien preparadas y
en constante nivelación para desempeñarse siempre de la mejor manera en pro de la
empresa y su desarrollo.
“Toda organización que desee insertarse en este nuevo orden mundial, basado en la
información, ha de planificar una estrategia que le permita ser capaz de reinventarse
y mejorar de forma continua”. (Sánchez, 2014)
El trabajo de la secretaria ejecutiva ha cambiado definitivamente, su ámbito de
desarrollo se ha visto enormemente beneficiado por el sentido de profesionalización que
ha alcanzado; para ello, la ayuda de medios y herramientas informáticas ha contribuido
sumamente de manera especial ya que ha dinamizado, agilitado y mejorado los procesos
de manera inconmensurable, lo que las ha convertido en profesionales polivalentes,
Además, de las diferentes funciones que se le han asignado a la Secretaria Ejecutiva,
ésta hoy cumple un nuevo rol que es el de la toma de decisiones, esta aptitud ha sido
lograda en base a su buen criterio y a su conocimiento sobre la organización y a las
actividades que se desarrollan en ella. Las capacidades de la secretaria ejecutiva se han
superado en largo por un ambiente de manejo, organización, planificación, actuación,
capacitación y múltiples condiciones más que se generan por la dinámica y evolución
de la empresa.
17
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19
ANEXOS
20
ANEXO B
(NORMATIVO)
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en función de la generación de un espíritu emprendedor como fuente de trabajo
Autónomo. Revista Ciencia UNEMI, Administración y Gerencia, 69-83.
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PAPER 10.- Goyo, A., Figueredo, C., Méndez, E., Chirinos, E., & Rivero, E. (2012).
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Universidades. Negotium, Revista Científica Electrónica de Ciencias
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PAPER 11.- Avilés, D. T., & Calle, J. S. (Noviembre de 2013). ¡Capacitar! ¿Para
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Identificacion del Conocimiento Empresarial. Gecontec: Revista Internacional
de Gestion del Conocimiento y TecnologÍa, 1, 15-41. Recuperado el 2016
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PAPER 13.- Sánchez, A. E. (20 de Julio de 2014). La Gestión de documentos como
estrategia de innovación Empresarial. Revista Venezolana de Información de,
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