unidad 5 - estructuraciÓn
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TECNICATURA EN ADMINISTRACION DE PYMESPRINCIPIOS DE ADMINISTRACION
Prof. Alippi, María Victoria
INSTITUTO 194 MIRAMAR
ORGANIZACIÓN FORMAL E INFORMAL
ORGANIZACIÓN FORMAL: significa casi siempre la estructura
intencional de papeles en una empresa formalmente
organizada.
ORGANIZACIÓN INFORMAL: es una red de relaciones
personales y sociales no establecidas ni requeridas por la
organización formal pero que se producen espontáneamente
a medida que las personas se asocian entre si.
Presidente
Gerencia Gerencia Gerencia
Jefe Jefe Jefe
Administrativo
Administrativo
Jefe Jefe Jefe
Administrativo
Administrativo
Gerencia
Asesoría
DIVISION ORGANIZACIONAL: EL DEPARTAMENTO
La palabra departamento indica un área, división o sucursal
definida de una organización sobre la que un administrador
tiene autoridad para el desempeño de actividades
específicas.
NIVELES ORGANIZACIONALES Y TRAMO DE ADMINISTRACION
Los niveles organizacionales existen porque hay un límite al
número de personas que un administrador puede supervisar
con eficacia, aunque este límite varía según las diversas
situaciones.
Un tramo AMPLIO de administración se asocia con pocos
niveles organizacionales, uno ESTRECHO, con muchos
niveles.
ORGANIZACIÓN CON TRAMOS AMPLIOS
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Ventajas:
1. Los superiores están obligados a delegar
2. Se deben establecer políticas claras
3. Se debe seleccionar con cuidado a los subordinados
Desventajas:
1. Tendencia de que los superiores con exceso de trabajo se
conviertan en cuellos de botella para la toma de
decisiones
2. Peligro de que los superiores pierdan el control
3. Se requieren administradores de una calidad excepcional
ORGANIZACIÓN CON TRAMOS AMPLIOS
ORGANIZACIÓN CON TRAMOS ESTRECHOS
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Ventajas:
1. Supervisión estricta
2. Control estricto
3. Comunicación rápida entre subordinados y superiores
Desventajas:
1. Los superiores tienden a intervenir demasiado en el
trabajo de los subordinados
2. Muchos niveles de administración
3. Altos costos debido a numerosos niveles
4. Distancia excesiva entre el nivel inferior y el superior
ORGANIZACIÓN CON TRAMOS ESTRECHOS
FACTORES QUE INFLUYEN EN EL TRAMO DE ADMINISTRACION
Tramos estrechos (se dedica mucho tiempo a los subordinados) relacionados con:
Tramos amplios (se dedica muy poco tiempo a los subordinados) relacionados con:
Poca o ninguna capacitación Capacitación completa de los subordinados
Delegación de autoridad inadecuada o confusa Delegación clara para realizar tareas bien definidas
Planes confusos para operaciones no repetitivas Planes bien definidos para operaciones repetitivas
Objetivos y estándares no verificables Objetivos verificables usados como estándares
Cambios rápidos en los ambientes externo e interno Cambios lentos en los ambientes externo e interno
Uso de técnicas de comunicación deficientes o inadecuadas, incluyendo instrucciones vagas
Uso de técnicas apropiadas, tales como la estructura de organización apropiada, comunicación escrita y oral
Interacción ineficaz entre el superior y el subordinado Interacción eficaz entre el superior y el subordinado
Reuniones ineficaces Reuniones eficaces
Mayor numero de especialidades en los niveles inferiores y medios
Numero de especialidades en los niveles superiores
Administrador incompetente y no capacitado Administrador competente y capacitado
Tarea compleja Tarea sencilla
Renuencia de los subordinados a asumir responsabilidades y riesgos razonables
Buena disposición de los subordinados a asumir responsabilidades y correr riesgos razonables
Subordinados inmaduros Subordinados maduros
La estructura tiene que reflejar objetivos y planes, porque
de ellos se derivan actividades.
Debe reflejar la autoridad de que dispone la
administración de una empresa.
La estructura de la organización debe reflejar su
ambiente.
No existe una estructura de organización única que
funcione mejor en toda clase de situaciones. La estructura
organizacional eficaz depende de la situación.
Los agrupamientos de actividades y las relaciones de
autoridad de una estructura organizacional deben
considerar las limitaciones y las costumbres de las
personas.
LA ESTRUCTURA Y EL PROCESO ORGANIZACIONAL
1) Establecer los objetivos de la empresa
2) Formular objetivos, políticas y planes de apoyo
3) Identificar y clasificar las actividades necesarias para
lograrlos
4) Agrupar estas actividades de acuerdo con los recursos
humanos y materiales disponibles, y la mejor forma de
usarlos, según las circunstancias
5) Delegar en el jefe de cada grupo la autoridad necesaria
para desempeñar las actividades
6) Vincular los grupos en forma horizontal y vertical,
mediante relaciones de autoridad y flujos de información
LA LOGICA DE ORGANIZAR
2. Objetivos, políticas y
planes de apoyo
3. Identificación y clasificación de las actividades
requeridas
4. Agrupamiento de las
actividades de acuerdo con los recursos y las
situaciones
5. Delegación de autoridad
Estudios de factibilidad y retroalimentación
6. Coordinación horizontal y
vertical de las relaciones de autoridad e información
1. Objetivos de la empresa
7. Integración de personal
8. Dirección
9. Control
LA LOGICA DE ORGANIZAR
Consiste en reunir a las personas que van a desarrollar los
mismos deberes y colocarlas bajo la supervisión de un gerente.
DEPARTAMENTALIZACION POR NUMEROS SIMPLES
DEPARTAMENTALIZACION
Una de las formas más antiguas de departamentalización, utilizada generalmente en los
niveles inferiores de la organización, consiste en agrupar las actividades con base en el
tiempo.
Ventajas:
1. Se pueden prestar servicios más allá del horario cotidiano de trabajo
2. Es posible usar procesos ininterrumpidos.
3. El equipo de capital caro se puede usar más de 8 horas al día cuando los trabajadores
usan las mismas máquinas en varios turnos.
4. Para algunas personas resulta conveniente trabajar de noche
Desventajas:
1. Puede faltar supervisión en el turno de la noche
2. Existe el factor fatiga, para la mayoría de las personas es difícil cambiar
3. El hecho de tener varios turnos puede ocasionar diversos problemas de coordinación y
comunicación.
4. El pago de horas extras puede aumentar el costo del producto o del servicio.
DEPARTAMENTALIZACION POR TIEMPO
DEPARTAMENTALIZACION
La departamentalización funcional es el criterio más ampliamente utilizado para organizar
las actividades y existe en casi toda empresa en algún nivel de su estructura
organizacional.
Ventajas:
1. Es el reflejo lógico de las funciones.
2. Mantiene el poder y el prestigio de las funciones principales.
3. Sigue el principio de la especialización ocupacional.
4. Simplifica la capacitación.
5. Proporciona los medios de control estricto en la alta dirección.
Desventajas:
1. Resta importancia a los objetivos globales de la compañía.
2. Exagera la especialización y reduce los puntos de vista del personal clave.
3. Reduce la coordinación entre las funciones.
4. La responsabilidad de las utilidades se encuentra sólo en la alta dirección.
5. Adaptación lenta a los cambios del ambiente.
6. Limita el desarrollo de gerentes generales.
DEPARTAMENTALIZACION POR FUNCIONES DE LA EMPRESA
DEPARTAMENTALIZACION
Presidente
Mercadotecnia Ingenieria Produccion
Investigacion de mercados
Planeacion de mercadotecnia
Administracion de ingenieria
Diseño preliminar
Planeacion de produccion
Ingenieria industrial
Asistente del Presidente Personal
Finanzas
Publicidad y promocion
Administracionn de ventas
Ventas
Ingenieria electrica
Ingenieria mecanica
Ingenieria hidraulica
Empaque
Control de calidad
Ingenieria de produccion
Compras
Montaje
Produccion general
Planeacion financiera
Presupuestos
Contabilidad general
Contabilidad de costos
Estadisticas y procesamientos de datos
Es bastante común en empresas que operan en áreas geográficas amplias. En este
caso puede ser importante que las actividades de una determinada área o territorio
se agrupen y asignen a un administrador.
Ventajas:
1. Coloca la responsabilidad en un nivel inferior.
2. Insiste en los mercados y problemas locales.
3. Mejora la coordinación en una región.
4. Aprovecha las economías de las operaciones locales.
5. Mejor comunicación personal con los intereses locales.
6. Proporciona un campo de capacitación mensurable para los gerentes generales.
Desventajas:
1. Requiere más personas con capacidades de gerente general.
2. Tiende a dificultar el mantenimiento de servicios centrales económicos y puede
requerir de servicios como personal o compras a nivel regional.
3. Aumenta el problema del control de la alta dirección.
DEPARTAMENTALIZACION TERRITORIAL O GEOGRAFICA
DEPARTAMENTALIZACION
Presidente
Region Oeste Region Suroeste Region Central
Ingenieria Produccion
ComprasMercadotecnia
Region Sureste
Contabilidad Ventas
Personal Finanzas
Region Este
Personal
En diversas empresas es común el agrupamiento de actividades que reflejan un interés
principal en los clientes. Estos son la clave de la forma en que se agrupan las actividades
cuando cada uno de los diferentes bienes o servicios, que produce para ellos la empresa,
es administrado por un jefe de departamento.
Ventajas:
1. Estimula la concentración sobre las necesidades del cliente.
2. Le da a los clientes la impresión de que tienen un proveedor comprensivo.
3. Desarrolla destreza en el área de la clientela.
Desventajas:
1. Quizás sea difícil coordinar las operaciones entre demandas opuestas del consumidor.
2. Requiere gerentes y staff expertos en los problemas de los clientes.
3. Quizás no siempre estén definidos con claridad los grupos de clientes.
DEPARTAMENTALIZACION POR CLIENTES
DEPARTAMENTALIZACION
Presidente
Banca de la comunidad / ciudad
Banca cooperativa Banca institucional Banca AgrariaBienes raices y
prestamos hipotecarios
Con frecuencia las empresas industriales agrupan las actividades alrededor de un proceso o
de un tipo de equipo. En esta clase de departamentalización, se reúne a los
empleados y a los materiales con el fin de llevar a cabo una operación en particular.
Ventajas:
1. Logra ventajas económicas.
2. Usa tecnología especializada.
3. Utiliza habilidades especializadas.
4. Simplifica la capacitación.
Desventajas:
1. Es difícil la coordinación de los departamentos.
2. La responsabilidad por las utilidades está en la alta dirección.
3. Es inadecuado para desarrollar gerentes generales.
DEPARTAMENTALIZACION POR PROCESO O POR EQUIPOS
DEPARTAMENTALIZACION
Presidente
Ingenieria Produccion Mercadotecnia Finanzas Personal
Troqueladoras Soldadura Galvanoplastia
El agrupamiento de las actividades con base en el producto o las líneas de producto ha cobrado mayor importancia en las grandes empresas con múltiples líneas. Se puede observar como un proceso evolutivo. En general, las compañías y otras empresas que adoptaban esta forma de departamentalización estaban organizadas funcionalmente.
Ventajas:1. Coloca la atención y el esfuerzo sobre la línea de productos.2. Facilita el uso de capital, instalaciones, habilidades y conocimientos especializados.3. Permite el crecimiento y la diversidad de productos y servicios.4. Mejora la coordinación de las actividades funcionales.5. Coloca la responsabilidad de las utilidades en el nivel de la división.6. Proporciona un campo de capacitación mensurable para los gerentes generales.
Desventajas:
1. Requiere más personas con habilidades de gerente general.
2. Tiende a dificultar el mantenimiento de servicios centrales económicos.
3. Presenta un mayor problema de control para la alta gerencia.
DEPARTAMENTALIZACION POR PRODUCTO
DEPARTAMENTALIZACION
Presidente
Division de instrumentos
Division de luces indicadoras
Division de herramientas industriales
ComprasMercadotecnia
Division de medidores electrónicos
Personal Finanzas
Ingenieria Contabilidad
Produccion Ventas
Ingenieria Contabilidad
Produccion Ventas
El Poder, concepto mucho mas amplio que autoridad, es la
capacidad que tienen las personas o grupos de inducir o influir
sobre las creencias o acciones de otras personas o grupos.
La Autoridad en una organización es el derecho en un puesto
para ejercer discrecionalidad al tomar decisiones que afecten a
otros. Se trata de un tipo de poder, pero dentro del ambiente de
una organización.
AUTORIDAD Y PODER
Las funciones de Línea son aquellas que repercuten
directamente sobre el logro de los objetivos de la empresa.
Naturaleza: la autoridad de Línea es aquella relación en la que
un superior ejerce supervisión directa sobre un subordinado,
una relación de autoridad en línea directa o en pasos.
Las funciones de Staff son aquellas que ayudan al personal de
línea a trabajar del modo más eficaz para el logro de los
objetivos.
Naturaleza: de la relación de Staff es de asesoramiento. La
función de las personas en una capacidad staff pura es
investigar, experimentar y ofrecer asesoría a los gerentes de
línea.
LINEA Y STAFF
Es muy importante la necesidad de contar con la asesoría de
especialistas altamente calificados en diversas áreas de las
operaciones de una organización.
En la actualidad, la asesoría Staff es mucho mas critica para
los negocios, el gobierno y otras empresas que en el pasado.
A estos especialistas se les puede dar tiempo para pensar,
recopilar información y analizarla, mientras que sus superiores,
ocupados en administrar las operaciones, no pueden hacerlo.
El Staff no solo ayuda a los gerentes de línea a ser eficaces
sino que, cuando los problemas son de elevada complejidad, el
análisis y la asesoría staff se convierten en una necesidad
urgente.
VENTAJAS DEL STAFF
Peligro de reducir la autoridad de línea: con frecuencia, un
presidente trae ejecutivos de Staff, les confiere autoridad y les
pide a todos los demás administradores que cooperen. Lo que
en realidad ocurre es que se reduce la autoridad de los gerentes
de departamento.
Falta de responsabilidad del Staff: los departamentos de
asesoría solo proponen un plan. Otros deben tomar la decisión
de adoptarlos y ponerlos en operación. Esto crea una situación
ideal para culpar a otros por los errores cometidos. El staff
afirmará que era un buen plan y que fracasó porque el gerente
de operaciones no estaba calificado, no tuvo interés, o trato de
sabotearlo.
LIMITACIONES DEL STAFF
La descentralización es la tendencia a dispersar la autoridad de
toma de decisiones en una estructura organizada. Es un aspecto
fundamental de la delegación; en la medida en que la autoridad
no este delegada, será centralizada.
Tipos de Centralización:
La centralización del desempeño se refiere a la
concentración geográfica; es característica, por ejemplo, de una
compañía que opera en una solo localidad.
La centralización departamental se refiere a la
concentración de actividades especializadas, por lo general en
un departamento.
La centralización como un aspecto de la administración es
la tendencia a restringir la delegación de la toma de decisiones.
DESCENTRALIZACION DE LA AUTORIDAD
La autoridad se delega cuando un superior le da libertad a un
subordinado para tomar decisiones.El Proceso de Delegación implica:1) Determinar los resultados esperados de un puesto,2) Asignar tareas al puesto,3) Delegar autoridad para cumplir estas tareas,4) Responsabilizar a la persona que ocupa ese puesto por el
cumplimiento de las tareas.En la práctica es imposible dividir este proceso, puesto que es
injusto esperar que una persona cumpla las metas sin darle autoridad, sin saber los resultados finales para la que se usará. Además como la responsabilidad del superior no se puede delegar, un jefe tiene que responsabilizare a sus subordinados por el cumplimiento de sus tareas.
DELEGACION DE AUTORIDAD