unidad 2-b
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Unidad 1 • Estrategia y Organización
Unidad 2 • Diseño de la estructura organizacional
Unidad 3 • Diseño del Puesto de Trabajo
Unidad 4 • GesAón de Procesos
Unidad 5 • Rediseño de Procesos
Diseño Organizacional y Procesos
Unidad 2: Diseño de la estructura organizacional
• Identificar los factores que influyen sobre la estructura organizacional
• Elaborar un organigrama competitivo, alineado con la estrategia y adaptado a su entorno.
• Diseñar los mecanismos de coordinación mas efectivos entre los puestos de trabajo.
Objetivos
Visión general de la estructura organizacional
Diseño de la estructura
organizacional • Organigrama (Macroestructura) • Puesto de trabajo (Microestructura) • Procesos • Sistema de toma de decisiones • Sistema de comunicación • Sistema de control
Factores de Diseño • Diferenciación o división del trabajo • Integración de los puestos • Agrupamiento de puestos y unidades
Factores de contexto
• Estrategia • Tamaño • Ciclo de vida • Tecnología • Cultura
Unidad 2 : Diseño de la Estructura Organizacional
1. Factores que afectan a la E.O.
2. Diferenciación
3. Integración
4. Agrupamiento
5. Ciclo de vida de la organización
6. Sistema de comunicación
7. Cultura organizacional
8. Metodología para elaborar organigramas
9. El organigrama
8. Metodología para el diseño de la estructura organizacional
1 Identificación de objetivos y
actividades
2 Análisis de actividades
3c Identificación
de la estructura actual
3a Estructuración de actividades
5 Definición tamaño de
organización
3b Selección del modelo
de agrupamiento
4 Elaboración de
organigrama básico
Matriz de macroestructura
8. Metodología para el diseño de la estructura organizacional
1 Identificación de objetivos y
actividades
2 Análisis de actividades
3c Identificación
de la estructura actual
3a Estructuración de actividades
5 Definición tamaño de
organización
3b Modelo de
agrupamiento
4 Gráfica del
organigrama
Sirven de guía para elaborar un organigrama competitivo
8. Metodología para el diseño de la estructura organizacional
Paso 1. Identificación de Objetivos y Actividades
Plan estratégico
Objetivos de Nivel 2
Específicos Estables Concretos Independientes Importantes
Actividades Trabajos, operaciones, acciones a efectuar para lograr objetivos.
Expresión simple, breve
o 1er. Nivel: Misión, Visión, generales, LP o 2do. Nivel: Objetivos M.P. o 3er. Nivel: Metas, temporales, CP
8. Metodología para el diseño de la estructura organizacional
Paso 1. Identificación de Objetivos y Actividades
IDENTIFICACIÓN DE OBJETIVOS: Caso VC Gourmet (página 35)
Organización: VC Gourmet
n REFERENCIA OBJETIVO I Productividad Aumento en la productividad
II Mercados nacionales Ingreso a nuevos mercados nacionales
III Clima organizacional Mejora del clima organizacional
8. Metodología para el diseño de la estructura organizacional
Paso 1. Identificación de Objetivos y Actividades
IDENTIFICACIÓN Y ANALISIS DE LAS ACTIVIDADES
Organización: VC Gourmet
n Objetivo Actividad 1 Productividad Comprar equipo moderno y de alta tecnología, con mayor capacidad de producción
2 Productividad Implementar sistema de mantenimiento preventivo para mantener en operativos los
equipos de producción 3 Clima organizacional Realizar talleres de integración y comunicación entre el personal 4 Mercados nacionales Diseñar e implementar un plan de comercial de forma agresiva
5 Productividad Mejorar procesos productivos para mantener estándares internacionales en tiempo de
atención 6 Mercados nacionales Generar ventas con empresas grandes de transporte terrestre
7 Productividad Mantener relación excelente con proveedores para asegurar abastecimiento de calidad y
oportuno 8 Productividad Planificar la integración de los procesos operativos
8. Metodología para el diseño de la estructura organizacional
1 Identificación de objetivos y
actividades
2 Análisis de actividades
3c Identificación
de la estructura actual
3a Estructuración de actividades
5 Definición tamaño de
organización
3b Modelo de
agrupamiento
4 Gráfica del
organigrama
Su importancia y afinidad con otras actividades.
a. Sensibilidad b. Relaciones
8. Metodología para el diseño de la estructura organizacional
Paso 2a. Análisis de Sensibilidad
• Directo o indirecto • Mediato o inmediato.
1. Aporte
• Sin impacto • Impacto medio • Gran impacto
2. Desempeño
Efecto del resultado de la
actividad
logro de los
objetivos de la organización
en el
8. Metodología para el diseño de la estructura organizacional Paso 2a. Análisis de Sensibilidad
Variables Graduaciones
1 2 3
Aporte Rapidez e inmediatez de la actividad en el resultado
Indirecta
40
Directa y mediata
220
Directa e inmediata
400
Desempeño Efecto de las desviaciones de la actividad, en el resultado
Efecto insignificante
40
Efecto mediano
330
Efecto de gran
importancia 600
Sensibilidad Puntaje
I ≥ 820 II 550 a 730 III ≤ 440
8. Metodología para el diseño de la estructura organizacional Paso 2a. Análisis de Sensibilidad:
Actividad Aporte Desempeño
Indirecto Directo y mediato
Directo e inmediato
Efecto bajo
Efecto medio
Efecto alto
Preparación de la clase por el profesor x x
Limpieza del aula x x
Limpieza de los servicios higiénicos x x
Calificación del examen parcial x x
Selección de la bibliografía x x
Evaluación del docente x x
Capacidad de atención en módulos de alimentos x x
Método de estudio grupal x x
Objetivo: Logro de aprendizaje en una clase de la UPC
8. Metodología para el diseño de la estructura organizacional
ANÁLISIS DE LAS ACTIVIDADES Organización: VC Gourmet
SENSIBILIDAD DE LAS ACTIVIDADES RELACIONES ENTRE LAS ACTIVIDADES
NIVELES 33% EXCELENTE ACT APORTE DESEMPEÑO TOTAL SENSIBILIDAD 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23
1 3 (Valor: 400) 3 (Valor: 600) 1000 I C C C C C C C C C C C C C C C A A 2 2 (Valor: 220) 3 (Valor: 600) 820 I C C C C C C C C C C C C C C C A 3 1 (Valor: 40) 1 (Valor: 40) 80 III C C C C C C C C C C C C C C C 4 2 (Valor: 220) 2 (Valor: 330) 550 II C C C C C C C C C C C C C C 5 2 (Valor: 220) 3 (Valor: 600) 820 I B C C C C C C C C B C C C
Paso 2. Análisis de Actividad
8. Metodología para el diseño de la estructura organizacional
Paso 2b. Análisis de Relaciones
Relación de afinidad del trabajo (naturaleza de la
tarea) entre dos actividades, con el objetivo de maximizar
el aporte al resultado
A: Relación fuerte
Las actividades tienen alta relación de similitud entre si
B: Relación normal
Las actividades tienen una normal relación de similitud y/o flujo de trabajo continuo
C: Relación inexistente o indiferente
Las actividades no están relacionadas entre si
8. Metodología para el diseño de la estructura organizacional
ANÁLISIS DE LAS ACTIVIDADES Organización: VC Gourmet
SENSIBILIDAD DE LAS ACTIVIDADES RELACIONES ENTRE LAS ACTIVIDADES
NIVELES 33% EXCELENTE ACT APORTE DESEMPEÑO TOTAL SENSIBILIDAD 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23
1 3 (Valor: 400) 3 (Valor: 600) 1000 I C C C C C C C C C C C C C C C A A 2 2 (Valor: 220) 3 (Valor: 600) 820 I C C C C C C C C C C C C C C C A 3 1 (Valor: 40) 1 (Valor: 40) 80 III C C C C C C C C C C C C C C C 4 2 (Valor: 220) 2 (Valor: 330) 550 II C C C C C C C C C C C C C C 5 2 (Valor: 220) 3 (Valor: 600) 820 I B C C C C C C C C B C C C
Paso 2. Análisis de Actividad
8. Metodología para el diseño de la estructura organizacional
1 Identificación de objetivos y
actividades
2 Análisis de actividades
3c Identificación
de la estructura actual
3a Estructuración de actividades
5 Definición tamaño de
organización
3b Modelo de
agrupamiento
4 Gráfica del
organigrama
8. Metodología para el diseño de la estructura organizacional
I
II
III Act 1 Act 2
Act 3 Act 4
Act 5 Act 6 Act 7
Act 8 Act 9
Act 15 Act 14 Act 13 Act 12 Act 11
Act 10
Act 16
Act 17
Act 18
Paso 3a. Estructuración de actividades Ordenamiento por su sensibilidad
8. Metodología para el diseño de la estructura organizacional
Paso 3a. Estructuración de actividades Identificar vínculos por relaciones entre actividades
I
II
III Act 1 Act 2
Act 3 Act 4
Act 5 Act 6 Act 7
Act 8
Act 9 Act 15
Act 14
Act 13
Act 12
Act 11 Act 10
Act 16
Act 17
Act 18
Relación A
Relación B
Act 3
8. Metodología para el diseño de la estructura organizacional
I
II
Act 1 Act 2
Act 4
Act 5 Act 6 Act 7
Act 8
Act 9 Act 15
Act 14
Act 13
Act 12
Act 11 Act 10
Act 16 Act 17
Act 18
Operaciones Recursos Humanos Comercial
Producción
TIC Finanzas
Paso 3a. Estructuración de actividades Crear agrupamientos básicos y nombrarlos apropiadamente
8. Metodología para el diseño de la estructura organizacional
Paso 3a. Estructuración de actividades Crear organigrama básico
Gerencia General
Gerencia de operaciones
Gerencia de Recursos Humanos
Gerencia Comercial
Dpto. de TIC
Dpto. de producción
Dpto. de Finanzas
8. Metodología para el diseño de la estructura organizacional
1. Actividades con sensibilidad I: Gran Importancia en el logro de los objetivos: o Deben localizarse en las jerarquías superiores. o No deben subordinarse a otras de menor importancia
2. Agrupamiento: o Se agrupan en una misma unidad, las actividades de igual sensibilidad y
relación entre ellas sea de A o Eventualmente actividades de sensibilidades próximas (I-II y II-III) pueden
agruparse en una unidad, cuando una de ellas no tenga relación con una tercera.
3. Las actividades de sensibilidad III no deben ubicarse en jerarquías superiores: porque distraen a la alta dirección o porque son desatendidas debido a su menor importancia en los resultados.
Paso 3a. Estructuración de actividades: reglas generales
8. Metodología para el diseño de la estructura organizacional
4. Excepción: algunas actividades de sensibilidad II o III vinculadas fuertemente a valores claves (imagen, calidad, apoyo al cliente, etc.) pueden adscribirse al ejecutivo mayor que esté en mejores condiciones de administrarlas.
5. A las unidades organizativas se le coloca el nombre mas apropiado según las actividades que desarrolla y se diagrama según las reglas de los Organigramas y agregando el ápice estratégico.
Paso 3a. Estructuración de actividades: reglas generales
8. Metodología para el diseño de la estructura organizacional
1 Identificación de objetivos y
actividades
2 Análisis de actividades
3c Identificación
de la estructura actual
3a Estructuración de actividades
5 Definición tamaño de
organización
3b Modelo de
agrupamiento
4 Gráfica del
organigrama
8. Metodología para el diseño de la estructura organizacional
Paso 3b . Identificar cual es el tipo de agrupamiento que le da mayor competitividad a la organización y simultáneamente le permite aplicar su estrategia:
o Funcional o Divisional: producto, cliente, zona geográfica o Mixtos: matricial, red, procesos, híbrida
8. Metodología para el diseño de la estructura organizacional
Gerente General
Gerente Finanzas
Gerente Operaciones
Gerente de Producción
Gerente de Recursos Humanos
Jefe de Manto.y Seg.
Jefe de Sistemas
Jefe de Costos y Ventas
Jefe de Calidad
Jefe de Compras
Asistente
Asistente
Jefe de Producción
Paso 3c . Identificación de la estructura actual
La estructura actual real debe representarse en un organigrama.
8. Metodología para el diseño de la estructura organizacional
Paso 3c . Identificación de la estructura actual o Reconocer las unidades que figuran en el organigrama actual y no en el propuesto. o Si es justificable la existencia de la unidad administrativa actual, incorporarla al organigrama básico del paso 3a
8. Metodología para el diseño de la estructura organizacional
1 Identificación de objetivos y
actividades
2 Análisis de actividades
3c Identificación
de la estructura actual
3a Estructuración de actividades
5 Definición tamaño de
organización
3b Modelo de
agrupamiento
4 Gráfica del
organigrama
8. Metodología para el diseño de la estructura organizacional
Paso 4 . Elaborar el organigrama final
o Reconocer las unidades que figuran en el organigrama actual y no en el propuesto en el punto 3a.
o Si es justificable la existencia de la unidad administrativa actual, incorporarla al organigrama básico del paso 3a.
o Elaborar el organigrama final con los ajustes de los pasos 3b y 3c, tomando como base el organigrama del paso 3a.
Es una representación gráfica de la estructura de la empresa
que muestra cargos, niveles jerárquicos, función genérica,
autoridad y relaciones formales entre las diferentes unidades.
9. El organigrama
1.A El organigrama
Lo que no debe ser el organigrama
Órganos de decisión
Órganos Asesores
Órganos de Apoyo
Órganos Ejecu<vos Centrales de Línea
Órganos de Control
Estructura básica del organigrama 9. El organigrama
Gerencia General
Comité Consultivo
Gerencia de R.R.H.H.
Gerencia de Operaciones
Asesoría Jurídica
Sub Gerente Fabricación
Sub Gerente Logística
Jefatura de Planta
Jefatura de Mantenimiento
Jefatura de Compras
Gerencia de Administración
Financiera
Auditoría
Jefatura de almacenes
Asesoría Administrativa
Gerencia Comercial
Estructura básica del organigrama
9. El organigrama
Incorrecto Correcto
9. El organigrama
Incorrecto Correcto
9. El organigrama
Representación horizontal del organigrama
Depto. A Depto. A Depto. A
Depto. B
Depto. A Depto. A
Depto. B Depto. B Depto. B Depto. B
Depto. C Depto. C
Depto. D
Depto. C Depto. C Depto. C
Depto. E
Depto. D Depto. D Depto. D
DIR. GENERAL
Dirección A
Dirección B Dirección C
Dirección D
Dirección E
9. El organigrama
Representación mixta: ver<cal-‐horizontal
Relación de asesoría externa -------------------
9. El organigrama
9. El organigrama Barriga Llena, Corazón Contento (BLCC) es una cadena peruana de restaurantes con locales propios en Perú (Lima, Cuzco y Arequipa) y en New York, Los Ángeles, Bogotá, Buenos Aires, Madrid, Barcelona, Paris y Pekín. En las ciudades del extranjero, administra tiendas propias dedicadas a la venta de insumos gastronómicos típicos del Perú.
El abastecimiento de algunos insumos críticos nativos e insustituibles (papas, ajíes, limones, etc.) son efectuados semanalmente desde Lima a todos los locales del mundo. En cada filial aparte de operar los restaurantes de atención al público, se atiende contratos de alimentación para los trabajadores de varias empresas, líneas de aviación y otros clientes institucionales. Estas ventas son en promedio la tercera parte de las ventas totales.
Una oficina en la ciudad de Lima se preocupa de estandarizar (insumos, procesos y resultado) de los platos creados por sus restaurantes y divulgarlos entre toda la cadena, supervisando la elaboración correcta durante las primeras preparaciones. Esta unidad administrativa también se ocupa de que los restaurantes cumplan los estándares fijados.
Así mismo desde la ciudad de Lima se efectúa la administración financiera, de sistemas y de recursos humanos de todos los restaurantes y tiendas de insumos, quienes están enfocados en el marketing y la producción y la atención satisfactoria de los requerimientos de los clientes.
Visión general de la estructura organizacional
Diseño de la estructura
organizacional • Organigrama (Macroestructura) • Puesto de trabajo (Microestructura) • Procesos • Sistema de toma de decisiones • Sistema de comunicación • Sistema de control
Factores de Diseño • Diferenciación o división del trabajo • Integración de los puestos • Agrupamiento de puestos y unidades
Factores de contexto
• Estrategia • Tamaño • Ciclo de vida • Tecnología • Cultura
Visión general de la estructura organizacional
1. ¿Qué es estructura organizacional?
2. ¿Cuáles son los elementos de la EO?
3. Identificar los factores de contexto que afectan al diseño de la EO
4. Identificar los factores de diseño que afectan al diseño de la EO
5. Definir las reglas de diagramación de organigramas