un inventaire ti fiable... un gain à retombées multiples
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UN INVENTAIRE TI FIABLE…Un gain à retombées multiples
20/05/2014
DOCUMENT CONFIDENTIEL COPYRIGHT © OCTOPUS-ITSM 2014. TOUS DROITS RÉSERVÉS
AVANT…
• Manquait d’uniformité, nomenclature non standard
• Certains équipements étaient non localisables ou pas étiquetés
• Inventaire physique difficile à maintenir (Excel)
• Aucun contrôle - équipement en surplus, manquant, introuvable ou éparpillé
• Délais de traitement / de livraison à l’utilisateur
• Peu de gestion des pièces
• Reddition de comptes difficile pour le gestionnaire
Processus manuel
3
… MAINTENANT
Inventaire global Nouvel équipement0%
10%
20%
30%
40%
50%
60%
70%
80%
90%
100%
35% 35%
80.0%
99.9%
Évolution de fiabilité de l’inventaire TICSSS Lucille-Teasdale
Avant Maintenant
% d
’exa
ctitu
de
4
Nommer un champion de l’inventaire
Instaurer un concept de « Magasin »
Gérer la réception de marchandise dans Octopus
Garder sous clé l’équipement
Restreindre l’accès
LES « MUST »
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LES « MUST »
RIGOUREUX DISCIPLINÉ ORGANISÉ
Champion de l’inventaire
6
ACTIFS
7
PIÈCES
8
PROCESSUS D’INVENTAIRE
« Scan » des codes
barreDéballage Étiquetage
Création du CI dans Octopus
Image standard
(« ghost »)
Ajout dans l’Active
Directory
Dépôt dans l’entrepôt
Nouvel équipement
État : en inventaireContact principal : videSite & local de l’entrepôt
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Exemple
GESTION D’UN ORDINATEUR
10
BESOIN D’UN ORDINATEUR : 3 SOURCES
Maintien d’actifs
1
Incident
3
Demande d’un nouvel ordinateur
2
11
Validation des besoins hors
standard
Installation & configuration
Livraison & tests avec utilisateur
CI « En transit »
PROCESSUS DE DÉPLOIEMENT D’UN ORDINATEUR
CI « En service »
PC RÉCUPÉRÉ
Surplus d’inventaire
Entreposage disque dur
Destruction disque & pc envoyé en
récupération
- 5 ans
+ 5 ans
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LISTES DE SUIVI D’INVENTAIRE
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GESTION DES PIÈCES
14
PIÈCES
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CONCEPT DE « MAGASIN »
Contrôle de l’entrée et de la sortie des pièces
Technicien demande une pièce
Remise de la pièceRelation avec une requête(déduction automatique)
Renouvellement (achat) lorsque minimum atteint
MODULE « GESTION DES PIÈCES »
16
Prévient les ruptures de
stock !
MODULE « GESTION DES PIÈCES »
17
MODULE « GESTION DES PIÈCES »
18
19
BÉNÉFICES
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BÉNÉFICES POUR LE GESTIONNAIRE
Contenu du parc informatique connu
Information disponible rapidement
Fiabilité et rapidité d’exécution des rapports
Reddition de compte facile pour le maintien d’actifs
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Problématique de disparité des données d’inventaire
EXEMPLE : REDDITION DE COMPTES
AVANTInventaire physique Excel sur tous les sites 70 hresListe des # série (pc retirés) 14 hresVérification des factures & correction du fichier Excel 5 hresComparaison avec fichier Excel envoyé l’année précédente 4 hresTOTAL: 93 hres
13 JOURS
MAINTENANT30 MINUTES !
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MAINTIEN D’ACTIFS – 2 LISTES
Attribut « Réclamé Agence » vide
pour les équipements retirés et
non réclamés
Ordinateurs commandés
pour maintien d’actifs
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MAINTIEN D’ACTIFS – 2 LISTES
Attribut « Réclamé Agence » vide
pour les équipements retirés et
non réclamés
Ordinateurs commandés
pour maintien d’actifs
Exportée sur Excel, l’information est envoyée à l’Agence
Les équipements retirés sont alors marqués comme « réclamés » et seront
exclus de la liste de l’année suivante
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BÉNÉFICES POUR L’ÉQUIPE
Processus clair et harmonisé
Information exacte et disponibleau bon moment
Lecteur de code barre garantit la qualité de l’information et
économise du temps
Gain d’efficience - moins de déplacements inutiles
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LE FUTUR
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POUR UNE GESTION DE L’INVENTAIRE AMÉLIORÉE
Considérer un lecteur de codes barre plus évolué, capable d’emmagasiner les données
Rendre plus convivial la saisie de plusieurs équipements de différente nature
Étendre la gestion de l’inventaire aux locaux et à leur contenu
Assurer un transfert de données dans Octopus simple et à la portée de tous les services (TI, ressources matérielles, GBM, …)
À la réception de l’équipement Pour l’équipement déployé
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QUESTIONS?
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Guylaine Fortin, chef des services de l’informatique et des télécommunications
CSSS Lucille-Teasdale
Chantal DutrembleExperte ITIL et Spécialiste Octopus
Octopus-ITSM.com
MERCI !