umi han dokumen tata naskah kepegawaian
DESCRIPTION
TRANSCRIPT
Dokumen Tata Naskah
Kepegawaian
Oleh :Umi Haniyati Chauliyanah, SE.
Kabid. Data dan Pengadaan PegawaiBKD Kabupaten Magelang
DEFINISI• Tata naskah kepegawaian adalah sistem
penyimpanan dan pemeliharaan surat / keputusan di bidang kepegawaian yang dikeluarkan / ditetapkan oleh pejabat yang berwenang yang disusun secara teratur, tertib, dan terus menerus dalam media yang ditetapkan sesuai dengan keperluan.
• Berkas Perseorangan adalah arsip yang tercipta dalam rangka perjalanan karier orang perseorangan, pegawai di Lembaga-lembaga Negara dan Badan-badan Pemerintah
• Arsip Dokumentasi Kepegawaian adalah informasi mengenai perkembangan karier PNS yang disusun berdasarkan Arsip Dokumentasi Kepegawaian dari instansi yang bersangkutan
DEFINISI• Jadwal Retensi Arsip adalah Daftar
sebagaimana dimaksud Peraturan Pemerintah Republik Indonesia Nomor : 34 Tahun 1979, Pasal 4 ayat 3, yaitu daftar berisi sekurang-kurangnya jenis arsip beserta jangka waktu penyimpanannya sesuai dengan nilai kegunaannya dan dipakai sebagai pedoman penyusutan arsip
• Jadwal Retensi Arsip Kepegawaian PNS dan Pejabat Negara, merupakan satu kesatuan yang tidak terpisahkan. Digunakan sebagai pedoman penyusutan arsip yang berkaitan dengan Arsip Kepegawaian PNS dan Pejabat Negara di lingkungan Lembaga-lembaga Negara dan Badan-badan Pemerintah Pusat dan Daerah.
DASAR HUKUM• UU No. 7 Tahun 1971 tentang ketentuan-
ketentuan pokok kearsipan
• Peraturan Pemerintah No. 34 Tahun 1979 Tentang Arsip
• Keputusan Bersama Kepala ARNAS dan Kepala BAKN No. 02 Tahun 2000 dan No. 22 Tahun 2000 tentang Jadwal Retensi Arsip Kepegawaian Pegawai Negeri Sipil dan Pejabat Negara
PENGELOLAAN ARSIP KEPEGAWAIAN• Dilaksanakan dalam rangka meningkatkan
pentingnya dokumen/berkas tata naskah / arsip Kepegawaian PNS sebagai salah satu sumber informasi manajemen kepegawaian yang dapat membentuk citra positif arsip/tata naskah kepegawaian.
• Fungsi ketersediaan dokumen tata naskah kepegawaian antara lain sebagai:
1. Bukti fisik yang disusun secara kronologis sejak seorang PNS menjadi pegawai sampai dengan purna tugas
2. Instrumen yuridis jika terjadi sengketa pegawai
3. Bukti akuntabilitas kinerja instansi pemerintah
JENIS ARSIP KEPEGAWAIAN1) Formasi Pegawai2) Penerimaan Pegawai. 3) Pengangkatan Pegawai.4) Pembinaan Karir Pegawai5) Penyelesaian Pengelolaan Keberatan
Pegawai.6) Mutasi Pegawai.7) Administrasi Pegawai.8) Kesejahteraan Pegawai.9) Proses Pemberhentian Pegawai/Pensiun.10)Keputusan Pemberhentian
Pegawai/Pensiun.11)Perselisihan/Sengketa Kepegawaian.12)Pemberian Tanda Jasa/Penghargaan.13)Data Kepegawaian.14)Dokumentasi Kepegawaian.15)Berkas Perorangan Pegawai Negeri Sipil.
JADWAL RETENSI ARSIP KEPEGAWAIAN PNS DAN PEJABAT NEGARA
Jadwal Retensi Arsip Kepegawaian PNS dan Pejabat
Negara adalah sebagaimana tercantum dalam
lampiran Keputusan Bersama Kepala ARNAS dan
Kepala BKN No. 02 Tahun 2000 dan No. 22
Tahun 2000 tentang Jadwal Retensi Arsip Kepegawaian
Pegawai Negeri Sipil dan Pejabat Negara
Jadwal Retensi Arsip Kepegawaian Negeri SipilDan Pejabat Negara
Jad
wal R
ete
nsi A
rsip
Kep
eg
aw
aia
n N
eg
eri
Sip
ilD
an
Peja
bat
Neg
ara
Jad
wal R
ete
nsi A
rsip
Kep
eg
aw
aia
n N
eg
eri
Sip
ilD
an
Peja
bat
Neg
ara
Jad
wal R
ete
nsi A
rsip
Kep
eg
aw
aia
n N
eg
eri
Sip
ilD
an
Peja
bat
Neg
ara
Jad
wal R
ete
nsi A
rsip
Kep
eg
aw
aia
n N
eg
eri
Sip
ilD
an
Peja
bat
Neg
ara
Jad
wal R
ete
nsi A
rsip
Kep
eg
aw
aia
n N
eg
eri
Sip
ilD
an
Peja
bat
Neg
ara
Jadwal Retensi ArsipKepegawaian Negeri Sipil
Dan Pejabat Negara
MENYUSUN TAKAH KEPEGAWAIAN YANG BAIK
• Setiap pengelola arsip kepegawaian, diharapkan perlu :1. Menjaga kerapihan penyimpanan;2. Menjaga kebersihan tempat
penyimpanan;3. Menjadi Petugas yang terampil dan
terdidik;4. Menciptakan sistem arsip yang mudah
dalam penyimpanan dan mudah menemukan kembali;
5. Menjaga keamanan arsip, melaksanakan fumigasi, dan lainnya sebagaimana ketentuan pengamanan dokumen arsip umum/lainnya.
6. Pengelolaan takah PNS, hendaknya, dilaksanakan secara konvensional maupun elektronik
KELENGKAPAN DOKUMEN TATA NASKAH KEPEGAWAIAN PERSEORANGAN
1) Lamaran2) Nota Persetujuan Kepala BKN (Persetujuan
NIP)3) Pengangkatan CPNS4) Hasil Pengujian Kesehatan;5) Pengangkatan PNS6) Daftar Riwayat Hidup;7) Kartu Pegawai (KARPEG);8) Kartu istri/Suami (KARIS/KARSU);9) Kartu Peserta Taspen;10)Kartu Pegawai Elektronik (KPE);11)Tanda Peserta Asuransi12)DP 3 dari pertama sampai terakhir;13)KGB dari pertama sampai dengan terakhir;
KELENGKAPAN DOKUMEN TATA NASKAH KEPEGAWAIAN PERSEORANGAN
14) SK Pengangkatan/Pemberhentian ke/dari Jabatan (Struktural/Fungsional)
15) SK KP mulai dari pertama sampai terakhir;16) SK Hukuman Disiplin dan Berita Acara
Pemeriksaan;17) Surat Keterangan Hasil Penelitian Khusus;18) Surat Keputusan Peninjauan Masa Kerja;19) Perbantuan pada Instansi lain, terdiri : SK
Perbantuan Kepala Daerah Otonom/Instansi Lain dan SK Penarikan kembali dari perbantuan.
20) Surat Keputusan dipekerjakan pada Instansi;
21) Surat Keputusan Perpindahan Wilayah Kerja;
22) Surat Keputusan Perpindahan Antar Instansi;
23) SK tanda Kehormatan/jasa/Penghargaan;
KELENGKAPAN DOKUMEN TATA NASKAH KEPEGAWAIAN PERSEORANGAN
24) Surat Keputusan Cuti Di Luar Tanggungan Negara (CLTN) dan SK Persetujuan/Penugasan Kembali Cuti diluar Tanggungan Negara;
25) Salinan Ijazah Pendidikan Umum /Kedinasan/ Kursus dalam dan Luar Negeri
26) Surat Tugas/ijin Belajar Dalam/Luar Negeri;27) Data / Mutasi keluarga PNS;28) Pemberhentian dari & Pengangkatan
kembali dalam jabatan organik29) Laporan dan Surat Peningkatan
Pendidikan/kursus;30) Inpassing bagi gaji maupun jabatan;31) Penetapan Angka Kredit/fungsional;
KELENGKAPAN DOKUMEN TATA NASKAH KEPEGAWAIAN PERSEORANGAN
32) Pas foto berwarna ukuran 4 x 6 cm 2 (dua) lembar;
33) Nomor Pokok Wajib Pajak PNS;
34) Surat Ijin Bepergian ke Luar Negeri
35) SK Pernyataan Hilang dan SK Kembalinya PNS yang Dinyatakan Hilang;
36) SK Meninggal Dunia/Hilang;
37) SK Pemberhentian Sementara/uang tunggu;
38) Surat Keputusan Pemberhentian Pensiun atau SK Pemberhentian sebagai PNS;
Buku Penjagaan Administrasi Kepegawaian
Oleh :Umi Haniyati Chauliyanah, SE.
Kabid. Data dan Pengadaan PegawaiBKD Kabupaten Magelang
Buku Penjagaan Administrasi Kepegawaian pada tiap SKPD/Unit Kerja
1) Daftar Kepemilikan Kartu TASPEN2) Daftar Nama Pejabat Struktural3) Daftar Nama Pejabat Fungsional4) Daftar Cuti Pegawai Negeri Sipil5) Buku Penjagaan Kenaikan Pangkat (KP)6) Buku Penjagaan KGB PNS7) Daftar Kepemilikan KARIS / KARSU8) Daftar Kepemilikan KARPEG9) Daftar Kepemilikan Kartu Asuransi Kesehatan
(ASKES)10) Daftar Urut Kepangkatan (DUK) PNS Daerah11) Buku Catatan Pensiun dan Realisasinya12) Buku Catatan Pelanggaran Disiplin13) Buku Daftar Pegawai yang Mengikuti Diklat14) Buku Daftar Pegawai yang Mengikuti Tugas Belajar15) Buku Daftar Pegawai yang Mengikuti Tugas Lainnya16) Buku Induk Pegawai Negeri Sipil (PNS)
Sekian
&Terima Kasih