um líder global brasileiro. a vale nmissão: transformar recursos minerais em riqueza e...
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Um líder global brasileiroUm líder global brasileiro
A VALE
Missão: Transformar recursos minerais em riqueza e desenvolvimento sustentável.
Visão: Sermos a maior empresa de mineração do mundo e superarmos os padrões
consagrados de excelência em pesquisa, desenvolvimento, implantação de projetos e
operação de negócios.
Valores:
- Ética e transparência;
- Excelência de desempenho;
- Espírito desenvolvimentista;
- Responsabilidade econômica, social e ambiental;
- Respeito à vida;
- Respeito à diversidade;
- Orgulho de ser Vale.
A fundação da VALE
A VALE foi fundada em 1 de junho de 1942
67 anos depois é a maior empresa privada do Brasil, a
maior companhia de mineração e metais das Américas e a
segunda maior do mundo
Em 6 de maio de 1997 foram vendidas, por US$ 3,1 bilhões, ações que davam direito ao controle da VALE.
A venda foi feita através de um leilão público na Bolsa de Valores do Rio de Janeiro. O leilão foi anunciado com antecedência de 2 meses no Brasil e em todo o mundo, com tempo suficiente para os interessados se credenciarem para participarem
O comprador foi a Valepar, empresa cujo principal acionista era e continua a ser a Previ, o fundo de pensão dos funcionários do Banco do Brasil
A privatização
Como ultrapassou os US$ 100 bilhões
O crescimento da VALE foi fruto de um enorme esforço de investimentos.
Atualmente, é a empresa privada que mais investe no Brasil
Em cinco anos, foi investido uma vez e meia o valor de tudo o que foi investido de 1943 a 1997, US$ 24,2 bilhões
Tornou-se o maior produtor de minério de ferro do mundo
O segundo maior produtor mundial de níquel e de caulim
O terceiro maior produtor mundial de manganês e ferro
ligas
Fortes investimentos para passar a ser um dos maiores em
bauxita, alumina, cobre e carvão
A VALE também é o maior operador de logística do Brasil
Principais mudanças nas dimensões da Vale
Contextualizando com a ESTRELA DECISÓRIA
A VALE é divida em unidades de negócios, ou seja, cada
produto que a VALE desenvolve, tem sua célula de
negócios dentro da empresa.
Exemplos: cobre, níquel, ferrosos, fosfato, potássio, dentre
outras.
O trabalho será desenvolvido em uma dessas unidades de
negócio, denominada DIOF – Diretoria de Operação de
Ferrosos.
Um pouco da DIOF
É uma unidade de negócios da VALE
Responsável pelos produtos de minério de ferro, pelotas e
manganês.
As principais atividades: pesquisa mineral, exploração de
minas, beneficiamento, pelotização, valor agregado nas
usinas, dentre outras atividades operacionais.
A realização de algumas dessas atividades é feita por meio
da execução de contratos.
Exemplos: contratos para furo de sondagem, controle de
qualidade física e química, serviços terceirizados,
contratos de manutenção e de compra, dentre outros.
Um pouco da DIOF
Dimensão DIOF:
DIFN – Departamento de Ferrosos Norte
DIFL – Departamento de Ferrosos Sul
DIPE – Departamento de Ferrosos e Pelotização
DIFS – Departamento de Ferrosos Sudeste
DIPF – Departamento de Planejamento de Ferrosos
PASSO 1: Especificar o problema
Através de brainstorming foi detectado o problema:
Retrabalho gerado em 27% das atividades contratuais:
- O sistema de gestão de contratos da DIOF não atende às
demandas da área, gerando retrabalho e onerando o
departamento
- 40% das demandas não estão previstas nos contratos
(inclui aditivos para as cláusulas contratuais e aditivos
para prorrogação de prazos)
PASSO 1: Definir os objetivos a serem alcançados
Definir a melhor forma de reduzir em 95% o percentual de
retrabalho
Deve-se atender às necessidades de suporte de TI do
processo de gestão de contratos
Como forma de atingir a meta na redução deste retrabalho,
deve-se eliminar 95% a prática dos aditivos contratuais.
PASSO 2: Seleção do fator de análise
Por meio de checklists, os seguintes fatores foram
identificados como possíveis causas do problema:
Controle dos processos
Estratégia de contratação
Orçamento de contratos
Sistema
PASSO 2: Coletar dados e informações
Controle dos processos:
O controle da emissão de requisições, da contratação e da gestão dos
contratos de serviços está fluindo dentro do planejando pela diretoria
do departamento.
Este controle é feito através de relatórios, cadastros de contratos e
ocorrências de erros
Estratégia de contratação:
Estratégia ligada ao físico e financeiro do contrato. (Exemplos).
Responsável por estabelecer período de vigência do contrato.
Analisa as cláusulas do contrato.
PASSO 2: Coletar dados e informações
Orçamento dos contratos:
Trata do avanço financeiro do contrato.
Define o perfil de contratos: tipo de contrato, objeto atividade do
contrato, valor do contrato, tipo de compra, diretorias, natureza (custeio
ou investimento), etc.
Sistema:
O sistema vigente contempla apenas 20% das atividades envolvidas no
processo
Cada departamento desta Diretoria possui seu sistema de gestão para
informações sobre fornecedores, compradores, terceiros, principais
parceiros, etc.
Não há compartilhamento de informações
PASSO 3: Organizar e analisar dados e informações
Dados:
27% das atividades contratuais apresentam retrabalho
Média mensal de 1209 contratos e 30% deles sofrem
aditivos e/ou modificações em suas cláusulas, gerando
retrabalho
Em média, 5% do total do custo de gestão de contratos são
destinados a aditivos. (R$ MM/mês 8,5)
Análise dos dados coletados.
Foram feitos cruzamentos de informações e outras
informações foram analisadas isoladamente.
Controle dos processos: flui de acordo com o esperado.
Orçamento de contratos: adequado às necessidades e
demandas da área
Os maiores indícios de causadores do problema são: a
estratégia de contratação e sistema inadequado às
necessidades da área
PASSO 3: Organizar e analisar dados e informações
Estratégia de contratação:
Foi realizada uma simulação com a área responsável pela estratégia de
contratação.
Ao analisar o estabelecimento de período de vigência e as cláusulas do
contrato, foi possível detectar fragilidade da área para a execução
destas tarefas
Período de vigência inadequado em 20% dos contratos
Falta de cláusulas contratuais para cobrir determinados serviços em
30% dos contratos
Alguns contratos apresentaram ambos problemas
PASSO 3: Organizar e analisar dados e informações
PASSO 3: Organizar e analisar dados e informações
Sistema:
Inviabiliza análise integrada das informações, pois cada
departamento criou um sistema próprio (planilhas, Access,
Excel) e trabalha com ele para obter e armazenar informações de
fornecedores, compradores, terceiros, principais parceiros, etc.
Isto ocasiona perda de 50% das informações
Demora, em média, o dobro do tempo para o andamento das
contratações.
Não há banco de dados para compartilhamento das informações
e do conhecimento
PASSO 4: Estabelecer as causas do problema
Por meio da análise realizada no passo anterior,
juntamente com a ferramenta diagrama de causa e efeito
foi possível elaborar o seguinte diagrama:
Mão de obra
Funcionários do setor de estratégia contratual
Método
Sistema
Falha de análise Não compartilha informações
Máquina
Computador
Material
Normas e regulamentos
Não há problemas Não há problemas
Retrabalho
PASSO 4: Estabelecer as causas do problema
Mão de obra: Funcionários do setor de estratégia contratual
apresentaram dificuldades para estabelecer:
- O período de vigência dos contratos
- Criação de clausulas coerentes com a necessidade contratual
da empresa.
Máquina: Computadores – Não havia problemas com os
computadores
Método e sistemas: O sistema atinge apenas 20% das
atividades contratuais:
- Cada célula dentro da DIOF trabalha com seu próprio sistema.
- Não há padronização.
- Não há banco de dados para compartilhamento das
informações e do conhecimento.
Material: Normas e regulamentos - Estas não apresentaram
problemas.
PASSO 4: Estabelecer as causas do problema
PASSO 5: Elaborar possíveis soluções
Causa: 2. Sistema
Soluções possíveis:
2.1 Possibilitar a análise integrada de informações dos contratos,
auxiliando no planejamento antecipado das demandas das áreas,
evitando processos de aditivos.
2.2 Implementação de um sistema pacote que atenda aos benefícios
esperados. Trata-se da contratação de uma consultoria que irá
implementar uma solução (pacote) já existente no mercado.
2.3 Oportunidade de TI na Vale, analisada: Conversão das soluções
Access/Excel atualmente utilizadas nos núcleos de administração
de contratos.
PASSO 5: Elaborar possíveis soluções
Causa: 1. Mão-de-obra
Soluções possíveis:
1.1 Para redução de aditivos, treinar e capacitar os funcionários, para que
estejam aptos a estabelecerem prazos adequados e que possam realizar
uma análise correta das necessidades das cláusulas contratuais.
1.2 Criação de um novo processo: Otimizar os Processos, que contempla os
seguintes sub-processos:
1.2.1 Diagnosticar a necessidade da desmobilização do contrato – foi
evidenciado que na DIOF é um costume refazer contratos existentes, gerando os
aditivos. Este sub- processo irá verificar o custo benefício de prosseguir com um
contrato já existente ou desmobilizá-lo para criação de outro
1.2.2 Diagnosticar melhorias em contratos – não havia informações sobre as
melhorias contratuais. Este sub-processo existe para que possam ser
identificadas, guardadas em um banco de dados e divulgadas as informações.
Dessa forma, poderão ser aplicadas à outros contratos de mesmo perfil.
MACROPROCESSO PROCESSO SUBPROCESSO
GERIR DE CONTRATOS
Identificar a demanda
Planejar a demanda
Especificar o escopo
Validar o escopo
Contratar Emitir e analisar a requisição.
Contratar
Mobilizar o contrato
Gerir a execução do contrato
Gerir a operacao de contratos
Gerir a administrativa e financeiramente os contratos
Gerir tributária/ fiscal/ juridicamente os contratos
AS-IS
PASSO 5: Elaborar possíveis soluções
PASSO 5: Elaborar possíveis soluções
MACROPROCESSO PROCESSO SUBPROCESSO
GERIR DE CONTRATOS
Identificar demanda Planejar a demanda
Especificar o escopo
Validar o escopo
Contratar Emitir e analisar requisição.
Contratar
Mobilizar o Contrato
Gerir a execução do contrato
Gerir a parte operacional de contratos
Gerir administrativa/ financeiramente contratos
Gerir tributária/ fiscal/ juridicamente contratos
Otimizar os processos Diagnosticar a necessidade da desmobilização do contrato
Diagnosticar melhorias em contratos
TO BE
PASSO 6: Avaliar as possíveis soluções
Soluções Tecnológico Econômico Tempo Político Resumo da Análise
S N S N S N S N
1.1 TREINAR E CAPACITAR FUNCIONÁRIOS
X X X X Os funcionários possuem competências necessárias para desenvolver o trabalho, mas nunca foram treinados.
1.2 OTIMIZAR OS PROCESSOS
(1.2.1 e 1.2.2)DIAGNOSTICAR MELHORIASE NECESSIDADE DE DESMOBILIZAÇÃO DOS CONTRATOS
X X X X O novo processo apresenta excelente custo x benefício, pois não há um processo que atenda plenamente às necessidades da área. Irá melhorar a árvore de processos
Critério para inviabilização das possíveis soluções: 1 Não
elimina
PASSO 6: Avaliar as possíveis soluções
Soluções Tecnológico Econômico Tempo Político Resumo da Análise
S N S N S N S N
2.1 ANÁLISE INTEGRADA DAS INFORMAÇÕES
X X X X Facilita na elaboração dos contratos. Promove fluxo de informações. Agiliza os processos
2.2SISTEMA PACOTE
X X X X Implementação imediata. Tecnologia de acordo com as tendências do mercado. A solução é customizada pela consultoria.
2.3CONVERSÃO DAS SOLUÇÕES ACCESS/ EXCEL
X X X X Alta aderência aos processos. Não há necessidade de treinamento. Demora à ser implementada. Utiliza ferramentas da própria organização e estas nem sempre são as melhores e mais modernas do mercado.
PASSO 7: Decidir - escolher as soluções a serem implementadas
1.1 Realizar o treinamento e capacitação dos funcionários
1.2 Implementar um novo processo que otimize a realização das
atividades que compõe a gestão de contratos.
- 1.2.1 Diagnosticar as melhorias contratuais que podem ser
perpetuadas.
- 1.2.2 Diagnosticar a necessidade de desmobilizar o contrato
2.1 Análise integrada de informações
2.2 Implementação do sistema pacote
PASSO 8: Implementar as soluções escolhidas
1.1 Realizar o treinamento e capacitação dos funcionários
What - Treinar e capacitar todos os funcionários sobre a necessidade da melhora da
criação e análise dos contratos;
Who - Departamento de Recursos Humanos irá treinar, por meio da contratação de
terceiros especializados em criação e análise de contratos;
Where - Auditório da empresa. Com todos os recursos necessários;
When - Na semana seguinte à aprovação da proposta de treinamento, Previsão
início: 01/07/2009 - Término: 30/09/2009;
Why - Para solucionar os problemas existentes em gestão de contratos. Para que os
funcionários fiquem aptos à a estabelecerem prazos adequados e para que possam
realizar uma análise correta das necessidades das cláusulas contratuais.
How - Departamento de RH elabora um programa de treinamento. Contrata terceiros
especializados, acompanha a execução das atividades e relata os resultados do
treinamento, após 3 meses de observação.
How much - O treinamento completo custa R$ 2000,00 por funcionário, com previsão
de durar três meses. São 40 funcionários.
Total: R$ 80.000,00
PASSO 8: Implementar as soluções escolhidas
1.2 Implementar um novo processo que otimize a realização das
atividades que compõe a gestão de contratos.
What - Implementar um novo processo que Otimize a Gestão de Contratos da DIOF
Who - A Diretoria da DIOF irá selecionar um Gerente Geral que com sua equipe irá
desenvolver, implementar o processo e alocar recursos.
Where - No escritório da empresa foi criado um espaço com 5 baias para
desenvolvimento deste trabalho
When - Imediato à aprovação da proposta de criação do novo processo. Previsão de
início: 22/06/2009; Término: 14/08/2008
Why - O novo processo apresenta excelente custo x beneficio e irá beneficiar a
árvore de processos
How - Por meio da criação de dois sub-processos: “Diagnosticar melhorias
contratuais” e “Diagnosticar a necessidade de desmobilização de contratos”.
How much - Mobilização de equipe que ficará responsável pelos sub-processos R$
44.000,00. Recursos para desenvolvimento do trabalho R$ 30.000,00.
Total R$ 74.000,00
PASSO 8: Implementar as soluções escolhidas
2.1 Proporcionar análise integrada das informações (informações de
fornecedores, compradores, terceiros, etc.)
What - Possibilitar a análise integrada das informações (fornecedores, compradores,
terceiros, etc.)
Who - Departamento de Tecnologia da Informação irá disponibilizar um banco de
dados que irá integrar as informações
Where - Dentro do Departamento de Tecnologia da Informação
When - Implementação imediata (iniciará com uma Pré-autorização). Previsão de
início: 17/06/2009 Término: 17/07/2009
Why - Facilita na elaboração dos contratos, promove o fluxo de informações e
agiliza os processos. Promove acessibilidade à informações importantes
How - Por meio da ferramenta de sistema implantada – banco de dados, que atualiza
as informações para toda a DIOF em tempo real.
How much -Serão dois funcionários da TI envolvidos. Já existe a solução, que será
exportada para a DIOF (o que minimiza custos).
Total: R$ 20.000,00
PASSO 8: Implementar as soluções escolhidas
2.2 Implementação de um sistema pacote
What - Implementar sistema pacote
Who - A DIOF irá contratar uma empresa de consultoria que irá levar a solução
pronta para a área. Serão 3 consultores envolvidos neste processo.
Where - No Centro de Processamento de Dados (CPD) do Núcleo de administração
de processos
When - A execução desta atividade inicia na semana seguinte à aprovação. Previsão
início: 24/06/2009 Término: 23/12/2009
Why - Para que o sistema possa abranger todas as atividades da Gestão de
Contratos de forma compartilhada. Compilar dados e compartilhar informações
contratuais. Eliminar a possibilidade que o sistema funcione em silos (como foi
observado que ocorre)
How - A DIOF irá elaborar um relatório de suas necessidades. Contratará uma
empresa de consultoria especializada, que irá implementar uma solução moderna e
que atenda à área a fim de eliminar o atual problema da Gestão de Contratos. A DIOF
irá acompanhar a execução das atividades e avaliará os resultados.
How much -Preço do pacote comprado da consultoria, com os terceiros e recursos
alocados. Total R$ 1 milhão de reais
CRONOGRAMA E ORÇAMENTO TOTAL
Cronograma:
Orçamento Total:R$ 1.174.000,00
OBRIGADO!