ubyquo facturas a3 guÍa rÁpida · 2020-04-08 · guia rapida ubyquo facturas - a3...
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UBYQUO FACTURAS
A3
GUÍA RÁPIDA
Versión 1.0
Mayo 2018
GUIA RAPIDA UBYQUO FACTURAS - A3 [email protected] 91 633 32 11
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INDICE
1.- Inicio Programa Pág. 3
2.- Cambio Contraseña Pág. 3
3.- Crear Empresa Pág. 4
4.- Crear Ejercicio Pág. 4
5.- Introducir Facturas Pág. 7
6.- Enviar Facturas a contabilizar Pág. 9
7.- Aceptar, Modificar y Verificar Pág. 12
8.- Exportar a A3 Pág. 15
9.- Importar a A3 Pág. 16
10.- Comprobar la Exportación en A3 Pág. 17
11.- Visualizar documento asociado en A3 Pág. 18
ANEXO I.- Parametrización de cuentas Pág. 19
ANEXO II.- Configuraciones mínimas y recomendadas Pág. 21
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UBYQUO FACTURAS – A3
1. Inicio Programa.
Al ejecutar el programa nos pedirá el Usuario que es el e-mail que dimos para dar el alta y la contraseña que nos dijo el instalador y/o formador.
2. Cambio Contraseña.
Si no nos acordamos de la contraseña pulsaremos la opción < ¿Olvidó su contraseña? > Nos enviará una contraseña nueva a nuestro e-mail. Para cambiar la contraseña vamos a Inicio y Administración de la cuenta, opción Mis datos y pulsamos Cambiar contraseña.
La nueva contraseña debe ser alfanumérica de 6 caracteres mínimo.
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3. Crear Empresa.
Vamos a la Pestaña “Documentos” y pulsamos “Gestionar Carpetas”, aparecerá una ventana “Gestionar y conectar carpetas”. Crearemos nuestras Empresas con sus correspondientes Ejercicios y descargarnos el Plan Contable y Diario:
4. Crear Ejercicio.
Una vez creada la Empresa, seguimos en la ventana “Gestionar y conectar carpetas” y posicionados sobre la Empresa creada vamos a crear el Ejercicio.
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Nos aparece esta pantalla que muestra las empresas que tenemos dadas de alta en A3, tenemos que elegir la que acabamos de crear y su Ejercicio, y Pulsar “Establecer conexión”
Vemos la Empresa y Ejercicio ya enlazada con A3
Ahora vamos a descargar el Plan Contable de A3 a la Empresa creada, en la misma ventana “Gestionar y conectar carpetas”.
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Podemos comprobar si descargo el Plan Contable.
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5. Introducir Facturas.
Lo hacemos desde la pestaña Documentos, hay dos formas:
5.1. Arrastrar de la carpeta donde tenemos las facturas a “Documentos” de su Ejercicio.
Nos pedirá confirmación de donde queremos ponerlos, Empresa, Ejercicio y Tipo documentos y nos da la opción de como incorporar las facturas (formato PDF, JPG, TIF,…) con varias facturas, hay dos formas:
• Un Fichero con todas sus facturas.
• Separando cada Factura en un fichero distinto.
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5.2.- Posicionados en el Ejercicio pulsar la opción abrirá una ventana donde buscaremos las Facturas a añadir, las seleccionamos y pulsamos “Abrir”.
Nos pedirá confirmación de donde queremos ponerlos, Empresa, Ejercicio y Tipo documentos y nos da la opción de como incorporar las facturas (formato PDF, JPG, TIF,…) con varias facturas, hay dos formas:
• Un Fichero con todas sus facturas.
• Separando cada Factura en un fichero distinto.
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Aparecerán en Documentos con un Icono en la columna “C”.
6. Enviar Facturas a contabilizar.
Seleccionamos las Facturas y pulsamos Enviar a Facturas y elegimos Contabilización automática y decidimos procesar la Primera o la Última página de las Facturas que tengan más de una hoja, aunque mandemos facturas con más de una hoja solo contabiliza la primera o la última y por tanto solo se descuentan del saldo “1” aunque mandemos facturas con varias hojas.
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Al enviar las Facturas se mueven a la pestaña Facturas y aparece en la parte baja de la pantalla una ventana que te va indicando los pasos que atraviesa el Lote enviado (conjunto de las facturas).
Cuando aparece la Fecha en el campo Lote creado esta creado completamente.
Nota: NUNCA SALIR DE LA APLICACIÓN HASTA QUE APAREZCA LA FECHA.
Ahora vamos a la pestaña Facturas donde aparecerán las facturas en la opción “En proceso”.
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Durante este proceso podemos seguir trabajando en la aplicación u otra, cuando estas facturas estén procesadas por los servidores OCR se moverán a la opción “Por Contabilizar”, mostrando el resultado del paso por OCR y proponiendo su asiento contable y vencimiento si lo requiere.
También aparecerá en la parte inferior de la pantalla una ventana avisándonos que se ha recibido.
Hay que observar unas columnas especiales que nos van a indicar si ha habido algún problema, lo vemos por colores y un breve texto:
V Validación del asiento de la factura (Veremos en el paso siguiente). D Datos de la factura. A Asiento generado de la factura. Vt Indica si lleva Vencimientos la factura. Info Validación Un campo texto que indica brevemente lo ocurrido en el paso por el servidor OCR.
Correcto.
Cuenta Cliente/Proveedor Nuevo, varias Cuentas Gastos/Ingreso.
Problemas al pasar por el servidor OCR.
Podemos ver que las Facturas con las Columnas Datos, Asientos y Vencimientos en este caso) están en VERDE, muestra el Asiento creado y listo para exportarlo a A3 que vemos en la ventana
“Asientos” y “Vencimientos” en este caso.
En este punto podemos hacer doble clic en cualquier factura para modificarla o comprobarla.
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7. Aceptar, Modificar y Verificar.
a) Nos llegan dos tipos de facturas, una Completa que se ha podido rellenar todos los campos y otra que nos muestra que falta algún campo (Cliente/Proveedor, Cuenta de Gasto/Ingreso…)
• Factura Completa: El programa ha podido completar la factura y realizar el asiento, gracias al Plan Contable y Diario actualizado de A3.
• Factura a Completar: El programa no ha podido completar la factura y por tanto no ha creado el asiento. En este ejemplo vemos:
o Un Proveedor Nuevo, lo daremos de Alta aquí enseñando al Programa como serán los asientos de este Proveedor y lo Exportaremos al Plan Contable y Diario de A3 dándolo de alta también en A3. Dar también la Cuenta de Gasto y la Cuenta de IVA (Al crear la Cuenta de Proveedor coge la predefinida en A3).
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7.1. Dar de Alta a un Cliente o Proveedor:
Nos ponemos sobre el Campo (Emisor o Receptor) que sale con el “sol Amarillo” y pulsamos en la parte superior la opción “Nueva Cuenta”.
En la ventana que se aparece “Cuenta Contable”, en el campo Código rellenamos los 3 ó 4 primeros dígitos de la Cuenta a crear y pulsamos <TABULADOR>, nos terminará por rellenar el número de cuenta libre del Plan Contable. Seguidamente pulsamos el botón Incorporar datos factura y nos rellenara los campos de Nombre Y CIF. Pulsamos Guardar.
Aparece la siguiente pantalla ya creado el Cliente/Proveedor, nos pide ahora la que cuenta de Gastos/Ingreso. Al final pulsamos Guardar Cambios.
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Rellenamos
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Cuando tengamos todas las facturas con las columnas en VERDE, podemos Verificar y Exportar:
Pulsar “Verificar antes de contabilizar” “Verificar facturas seleccionadas” o “Verificar todas las facturas”, para controlar que están en el Periodo Contable (3) correcto y por si nuestro cliente nos ha enviado facturas que ya nos envió tiempo atrás, evitar duplicar (4).
¡CUIDADO! El control del ‘paso 4’ con “Mismo número” (*) de factura lo hace como texto: “ 1234” es distinto a “1234”, diferencia el espacio o espacios de delante del número, y no son el mismo.
Aparecerá el “Visto Bueno” en la columna Validación, ahora podemos exportar las Facturas a A3:
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8. Exportar a A3.
Pulsar “Exportar a programa contable” “Exportar seleccionados” o “Exportar todos”.
Al finalizar la Exportación mueve las Facturas a la carpeta “Exportados” y nos pone un icono de interrogación preguntando: ¿si hemos Importado en A3?
Vamos al programa A3 a Importar estas facturas.
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9. Importar a A3.
En A3 vamos a “Enlace Contable” para recoger los asientos generados y cuentas creadas nuevas.
Por Utilidades, Importar/Exportar, Enlace Contable. En la ventana que aparece debemos decirle la ruta donde está la carpeta que contiene el enlace A0SUENLACE.
Se incorporan los asientos y cuentas nuevas al programa contable.
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VOLVEMOS A UBYQUO
10. Comprobar la Exportación en A3.
¡OJO! Debemos volver al programa Ubyquo y pulsar “Comprobar seleccionadas” o “Comprobar Facturas Pendientes” dentro de la Carpeta Exportados en la pestaña Facturas. Así comprobamos que realizamos el paso de Importar en A3 y Sincronizamos las Facturas entre los dos programas, para poder desde A3 “Visualizar Documento Asociado”; muestra la Factura.
En unos segundos comprobara si fueron Importadas en A3, y nos pondrá en la columna “c” el sello de Contabilizado y en la columna “Asiento” el número de Asiento que le ha dado A3.
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11. Visualizar Documento Asociado en A3.
En A3 podemos visualizar la imagen de las facturas que han sido procesadas por Ubyquo. Posicionarnos sobre la factura y pulsamos la tecla F11. Introducimos nuestro Usuario y Contraseña de Ubyquo.
Cuando nos muestre la imagen pulsamos “Opciones de acceso”, pulsamos “Recordar usuario” y “Recordar contraseña”, de esta manera no la volverá a pedir en futuras ocasiones.
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ANEXO I:
Parametrización de cuentas:
Parámetro en
Ubyquo Campo en A3 Notas
Código de Operación
Código Operación
FACTURAS RECIBIDAS FACTURAS EMITIDAS
1 - Operaciones interiores 2 - Compensaciones agrarias 3 - Adq. intracomunitarias bienes 4 - Inversión sujeto pasivo 6 - Importaciones 7 - IVA no deducible 8 - Adq. intracomunitarias servicios
1 - Operaciones interiores 2 - Op. exentas sin der. deducción 3 - Entregas intracomunitarias 4 - Entregas intracomunitarias Op. Triang. 5 - Op. Canarias, Ceuta, Melilla 6 - Exportaciones 8 - Op no sujetas 9 - Otras op exentas y deducibles
Código de IVA Código de IVA No es necesario informarlo.
Código de Retención
Impresos Oficiales
Código Impreso donde se declara
01 347
02 349 Bienes [ 349-Bi ]
03 115 Dinerarias [ 180-Din ]
04 115 Especie [ 180-Esp ]
05 111 Profesionales Dinerarias [ 190-G01-Di ]
06 111 Profesionales en especie [ 190-G01-Es]
07 111 Agrarios Dinerarias [ 190-H01-Di ]
08 111 Agrarios en especie [ 190-H01-Es ]
09 111 Módulos empresariales dinerarias [ 190-H04-Di ]
10 111 Módulos empresariales en especie [ 190-H04-Es ]
11 349 Servicios [ 349-Ser ]
12 110 Tabacaleras ag.seguros LAE Dinerarias
13 110 Tabacaleras ag.seguros LAE en especie
14 110 Inicio actividad profesional Dinerarias
15 110 Inicio actividad profesional en especie
16 110 Engorde Dinerarias
17 110 Engorde en especie
18 110 Contraprestación forestal Dinerarias
19 110 Contraprestación forestal en especie
20 110 Otros rendimientos Dinerarias
21 110 Otros rendimientos en especie
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Valores por defecto:
Si una cuenta no tiene los códigos informados, al generar los asientos en A3 se utilizarán los siguientes
valores por defecto.
(*) Para incluir en Modelo 349 Servicios, informar el proveedor con código operación 8
22 123 Propiedad intelectual Dinerarias
23 123 Propiedad intelectual en especie
24 123 Propiedad industrial Dinerarias
25 123 Propiedad industrial en especie
26 123 Prest. Asistencia Dinerarias
27 123 Prest. Asistencia en especie
28 123 Rtos. Arrendamientos B.I Dinerarias
29 123 Rtos. Arrendamientos B.I en especie
30 123 Rto. Cesión derecho explot. Dinerarias
31 123 Rto. Cesión derecho explot. en especie
32 123 Rtos. Subarrend. de inmuebles Dinerarias
33 123 Rtos. Subarrend. de inmuebles en especie
34 123 Rentas Cesión Drch. Explotación Dinerarias
35 123 Rentas Cesión Drch. Explotación en especie
36 123 Otros rendimientos Dinerarias
37 123 Otros rendimientos en especie
38 110 Actividades profesionales 15% Dinerarias
39 110 Actividades profesionales 15% en especie
Tipo asiento en Ubyquo Tipo Transacción Modelos impuestos
0 - No soportado - -
1 - Op. Interior 1 347
2 - Adq, intracomunitarias 3 349 Bienes (*)
3 - Entregas Intracomunitarias 3 349 Bienes
4 - Inv. sujeto pasivo (Recibida) 4 347
5 - Inv. sujeto pasivo (Emitida) 8 347
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ANEXO II:
Configuración recomendada Servidor
Característica
Servidor Volumen Bajo / Medio
Servidor Gran Volumen (*)
Límites aprox.
Hasta 10 usuarios Hasta 50.000 facturas/año Hasta 50.000 movimientos/año
Sobrepasa algún límite
Sistema Operativo
Windows 10
Windows 2016
Procesador
Intel i7 – 7ª generación
Intel Xeon E5-2650L v4
Memoria RAM
12 Gb
24 Gb
Disco Duro
2 discos duros SSD 256Gb en RAID
2 discos duros SSD 512Gb en RAID
(*) Para servidores virtuales, esta es la recomendación del HW sobre el que debe correr.
Configuración recomendada Puestos
Característica
Configuración mínima
Configuración óptima
Sistema Operativo
Windows 7
Windows 10
Procesador
Intel i3
Intel i7 – 7ª generación
Memoria RAM
4 Gb
8 Gb
Monitores
1 monitor 19”
2 monitores 21”
Equipos compatibles
Equipos compatibles
Equipos NO compatibles
Windows 7, 8, 10 Windows Server 2008 R2, 2012, 2016
Windows XP, Vista Windows Server 2003
Todos los equipos donde vaya a utilizarse Ubyquo deben tener mínimo Framework 4.6 instalado.
El servidor debe tener abierto el puerto 3069 (TCP/IP).
Recomendable tener los equipos con todas las actualizaciones de Windows.