www.tyy.fi

TYYn suuri koulutuspäivä:tapahtumat, viestintä, kulttuuri

26.1.2016Riina Lumme, Miika Tiainen

Turun yliopiston ylioppilaskunta

www.tyy.fi

Tervetuloa!• Mitä?

Tapahtumien suunnittelu, järjestäminen ja viestintä

• Miksi?Tietoa, ideoita, kontakteja

• Kuka?• Kierros:

– Nimi– Järjestö– Pesti

www.tyy.fi

TYY ja opiskelijakulttuuri

www.tyy.fi

Opiskelijakulttuuri?

• Opiskelijoiden tekemiä tapahtumia ja kulttuuria• Sitsikulttuuri, vuosijuhlakulttuuri, perinteiset

tapahtumat• Tekijöinä

– TYY yhteistyökumppaneineen– Järjestöt– Opiskelijat

www.tyy.fi

Opiskelijakulttuurisektori

• TYYn traditiotapahtumat– Fastlaskiainen, vappu, TYYlikäs avaus, vuosijuhlat …

• Opiskelijakulttuurin näkyminen kaupungissa• Kulttuuriedunvalvonta ja järjestöjen tukeminen• Opiskelijakulttuurivastaava ja

tapahtumatuottajat

www.tyy.fi

Tänä vuonna• Toimintasuunnitelma 2016:

– ”Juhlavuodet”à 95-juhlavuoden suunnitteluà päivitetään Ylioppilaan laulukirja

• Tapahtumaviikot?• Vuosijuhlaopas

www.tyy.fi

TYYn tapahtumia 2016• Fastlaskiainen 9.2.• Ylioppilaskuntien yhdistyminen 19.2.• Aprillirock 31.3.• TYYlikäs vappu 30.4.-1.5.• Avajaiskarnevaalit ja TYYlikäs avaus syyskuun

alussa• Porthaninpäivä 9.11.• Vuosijuhlat 12.-13.11.• Itsenäisyyspäivän kulkue 6.12.

www.tyy.fi

TYY ja järjestöt

www.tyy.fi

148 järjestöä

• Aine- ja tiedekuntajärjestöt• Harrastejärjestöt• Osakunnat• Muut järjestöt

Järjestöt tuottavat valtaosan TYYnopiskelijakulttuurista!

www.tyy.fi

Mitä TYY tarjoaa?• Tilat (Turku-sali, TYYn sauna, TYKYn kappeli)• Lainattavat tavarat (videotykki, TYYma jne.)• Avustukset

– Projekti- ja erillisavustukset uuteen toimintaan– Myös muille ryhmille kuin järjestöille!

• Näkyvyyttä– Tapahtumakalenteri (tyy-tiedottaja@utu.fi)– Nettisivut ja uutiskirje (tapahtumakalenterin kautta)

www.tyy.fi

Mitä TYY haluaa?

• Järjestöilmoitus ja toiminta-avustushakemus• Opiskelijakulttuuriyhteistyö (tapahtumat ja

juhlaviikot)• Tiedotusapu: Jäsenten ohjaaminen TYYn

tapahtumiin ja tiedon äärelle• Muu apu: Jakotehtävät, lipunmyynti

tapahtumissa

www.tyy.fi

Tapahtuman suunnittelu

www.tyy.fi

Yhdistyksen tapahtumat

• Toimintasuunnitelma• Perinteiset tapahtumat

– Dokumentointi!– Uudistaminen sallittua

• Uudet tapahtumat• Vuosikello

– Miten tapahtumat ajoittuvat toisiinsa nähden?– Miten tapahtumat sopivat muuhun aikatauluun?

www.tyy.fi

Erilaisia tapahtumakonsepteja

• Sitsit• Baaribileet• Vuosijuhlat• Ekskursio• Seminaari / paneeli• Peli-ilta, viininmaistelu• Urheilutapahtuma• Rastikierros

www.tyy.fi

Tapahtumakonsepti• Konseptin määrittely

– Mikä? Kenelle? Miksi kiinnostaa?– Kuka tekee? Milloin? Miten?– Mistä rahoitus?– Yhteistyötä?

• Huomioitavaa– Monipuolisuus: Mitä uutta? Onko kaikille jotain?– Avoimuus ja saavutettavuus– Henkilöresurssit: Kuka tekee? Ehtiikö?– Talouspuoli: Onko budjetissa vai pitääkö kattaa kulut?

www.tyy.fi

Tapahtuman suunnittelu

• Mitä tarvitaan?– Päivämäärä, tila, ilmoittautuminen,

markkinointisuunnitelma ja -materiaalit

• Kuka tekee?– Hallitus, vapaaehtoiset, yhteistyötahot

• Mistä aloitetaan?– Budjetti, tilat ja luvat, tekijät– Viestintä

www.tyy.fi

Tapahtumaviestintä

www.tyy.fi

Markkinointisuunnitelma• Mitä? Missä? Milloin?• Materiaalit hyvissä ajoin

– Haalarimerkit 3-4 vko ennen– Julisteet 3-4 vko ennen, painossa 2-5 pvä– Mahd. ennakkoliput 1-2 vko ennen

• Markkinointikanavat– Facebook ja yhdistyksen nettisivut– TYYn tapahtumakalenteri ja nettisivut– Sähköpostikutsut, lehdistötiedotteet

www.tyy.fi

Toteutus

• Yhtenäinen graafinen ilme• Selkeä kuvaus ja ohjeistus

– Mitä? Milloin? Missä? Miksi?– Missä ilmoittaudutaan? Miten peruutetaan, jos voi?– Mitä maksaa?

• Ilmoittautuminen– Netissä esim. Google Forms– Auki n. 4 vko ennen, kiinni n. 1 vko ennen

www.tyy.fi

TYYn tarjoamat viestintäpalvelut, osa 1

• TYYn tapahtumakalenteri• Tiedottajan kanssa yhteistyössä voit

– mainostaa tapahtumaasi muualla tyy.fi-sivustolla,tyyali-sähköpostilistalle lähetettävässäuutiskirjeessä ja TYYn sosiaalisen mediankanavissa

– Näistä yhteys tiedottajaan viim. 1,5 viikkoa ennentapahtumaa (tyy-tiedottaja@utu.fi)

– suurimmista tapahtumista mahdollista laatia myöstiedote medialle

www.tyy.fi

TYYn tarjoamat viestintäpalvelut, osa 2• TYYn uutiskirje

– Lähetetään tyyali-sähköpostilistalle kerran viikossa– Tavoittaa 4000 opiskelijaa– Jos haluat tietoa uutiskirjeeseen, laita viestiä tyy-tiedottaja@utu.fi

• Järjestön oma tyy.fi-esittelysivu– Päivitetään samoilla tunnuksilla kuin tapahtumakalenteria– Jos tunnukset hävinneet, laita viestiä tyy-jarjestosihteeri@utu.fi

• Tylkkärin infopalsta– Maksutta järjestöjen käytössä, aineistot (max. 400 merkkiä)

lähetettävä julkaisua edeltävänä maanantaina klo 12 mennessäosoitteeseen infopalsta@utu.fi

– Tylkkärin käyttöön kannattaa tarjota myös juttuideoita

www.tyy.fi

Muista myös viestintä englanniksi!• Turun yliopistossa on tuhansia opiskelijoita, joiden

opiskelukieli on englanti• TYY lähettää kv-opiskelijoille myös englanninkielisen

uutiskirjeen, lisäksi tyy.fi/en-sivuilla paljon tarjontaa• Tee tapahtumastasi tiivistelmä myös englanniksi• Tarvittaessa kysy neuvoa TYYn kv-asiantuntijalta (tyy-

kvsihteeri@utu.fi) tai tiedottajalta siihen, miten tavoittaakansainväliset opiskelijat tehokkaimmin

www.tyy.fi

Viestintäkoulutukset

• TYYltä voi tilata viestintäkoulutuksia. Vuonna2016 järjestöt voivat tilata TYYltä seuraavia 1,5tunnin viestintäkoulutuksia:– Vaikuta verkkotekstillä– Järjestö sosiaalisessa mediassa– Tiedota iskevästi

www.tyy.fi

TYYn tapahtumakalenteri

http://www.tyy.fi/fi/toiminta/tapahtumakalenteri

www.tyy.fi

Tapahtumakalenterin käyttö

• Materiaalit tiedottajalle: tyy-tiedottaja@utu.fi• Järjestöjen omien tunnusten kautta:

• www.tyy.fi

www.tyy.fi

Vinkkejä• Kirjoita napakasti

– Mitä, missä, milloin, mitä maksaa

• Innosta– Miksi? Kenelle?

• Vältä– Kysymysketjut– Epäselvä ilmaisu

• Huomioi– Alkoholiluvat– Erilaiset osallistujat

www.tyy.fi

Muut tapahtumakalenterit

• Pidä mielessä myös muut Turuntapahtumakalenterit, esim.– www.utu.fi (päivitetään intrasta, ks. ohjeet)– www.turku.fi/tapahtumat– menovinkit.ts.fi– opiskelijankaupunki.fi/tapahtumat

www.tyy.fi

Tapahtumienjärjestämisestä

www.tyy.fi

Muistilista• TO DO –lista, ostoslista ja aikataulu (sekä

järjestäminen että tapahtumapäivä)• Vastuualueet, vapaaehtoiset• Tilavaraukset, mahd. luvat• Budjetti ja toteutuma• Markkinointisuunnitelma• Koonti ja kiittäminen!

www.tyy.fi

Tilat• Sitsit yms.

– Osakuntasali, TYYn sauna(http://www.tyy.fi/fi/jarjestoille/palvelut-jarjestoille#tilat)

– T-talo, Mäkitupalaisyhdistys– Kirkkotie, Parkki, Tivoli– Vegas, Apollo, Showroom– Muita?

www.tyy.fi

Tilat 2

• Vuosijuhlatilat– VPK-talo, Virastotalo– Hus Lindman, Svenska Klubben– Logomo, Caribia

• Muuta– Yliopisto: luentosalit, päärakennuksen aula– Turku-sali– Unica, Monttu, Kåren, Gadolinia

www.tyy.fi

Luvat ja turvallisuus• Ilmoitus yleisötilaisuudesta (suuret

ulkoilmatapahtumat)à poliisi.fi (25 €)• Tilapäinen anniskelulupaà avi.fi• Maankäyttölupa ja meluilmoitusà Turun

kaupunki (yleensä ilmainen)• Musiikità Teosto + Gramex = Tapahtumalupa• Ensiapuà SPR + selvitys kaupungille• Joku AINA autolla!

www.tyy.fi

Tapahtumien järjestämienyhdenvertaisena• Kaikille yhdenvertainen mahdollisuus osallistua

tapahtumaan– Selkeä ja ajoissa toteutettu viestintä– Tilojen koko, tarjoilussa huomioitu allergiat yms.– Hinta, onko mahdollista järjestää ilmaiseksi?– Alkoholittomuus, onko mahdollista ilman viinaa?

• Estä syrjintäà Vaikuta koko ilmapiiriin• Lue lisää TYYn yhdenvertaisuusohjelmasta

www.tyy.fi

Ympäristöystävälliset tapahtumat

• Vältä kertakäyttöastioitaà TYYma• Kierrätä, huolehdi jätehuollosta (TSJ)• Mitoita tarjoilut oikeinà

ennakkoilmoittautuminen• Suosi lähituotantoa ja Reilun kaupan tuotteita• Tee itseà säästää myös rahaa

www.tyy.fi

Rahoitus• Pääsymaksut

– Lippuhintojen määrittely kulujen mukaan– Eri hinnat opiskelijoille ja alkoholittomille?

• Sponsorit– Rahaa / tuotteita mainostilaa tms. näkyvyyttä vastaan– Kenen vastuulla?– Kontaktit, jäsenten osallistaminen– Soittelu, sähköpostitarjoukset, muistuttelu– Kysy ajoissa, muista laskuttaa!

www.tyy.fi

Rahoitus 2

• TYYn avustukset– Toiminta-avustus vuosittain– Projekti- ja erillisavustukset

• Rahastot ja avustukset– Esim. SKR, TaiKe, Turun kaupunki

• Mesenaatti.me ym. yhteisörahoitus• Ennakkotilaukset, kannatuskortit

www.tyy.fi

Yhteistyötä?

• Ainejärjestöt + harrastusjärjestöt– Ekskursiot, lajikokeilut

• Ainejärjestöt keskenään– Poikkitieteelliset sitsit, yhteiset bileet

• TYYn kautta– Tapahtumaviikot, rastikierrokset

www.tyy.fi

Harjoitus

• Järjestön X sitsit kärsivät osallistujakadosta jatuottavat tappiota. Miten sitseille saadaan lisääkävijöitä?

• Tapahtumien mainokset hukkuvat Facebookinviestimäärään. Miten niistä viestitään uudellatavalla?

• Jäsenistö kokee järjestön tapahtumat pienensisäpiirin jutuiksi. Miten tehdä tapahtumistaavoimempia ja yhdenvertaisempia?

www.tyy.fi

Palaute

• Hyvää, huonoa?• Kaipaatko lisätietoa jostakin?• Kokonaispalaute puheenjohtajien kautta

www.tyy.fi

Yhteystietoja

• Laura Aaltonen,hallituksen opiskelijakulttuuri- jajärjestövastaavatyy-kulttuuri@utu.fi, tyy-ay@utu.fi

• Hannu Aaltonen,tiedottaja (tapahtumakalenteri yms. mainostus!)tyy-tiedottaja@utu.fi