Typografia pisma urzędowego

Maciej St. Zięba

euroanalizy@uw.lublin.pl

Wstęp

O naszym profesjonalizmie urzędniczym świadczy nie tylko

merytoryczna poprawność

wydawanych decyzji,

ale także sposób,

w jaki te decyzje redagujemy,

oraz forma naszej korespondencji

z interesantem, z innymi instytucjami itp.

K O M P U T E R TO NIE JEST

M A S Z Y N A D O P I S A

N I A

ANI

ZABAWKA DO

EKSPERYMENTÓW

typoGRAFICZNYCH

Teksty źródłowe:

– ustawa z dn. 7 X 1999 r. o języku polskim (Dz. U. Nr 90 poz. 999, z późn. zm.);

– polska norma PN-83/P-55366 Zasady składania tekstów w języku polskim;

– Wielki słownik ortograficzny PWN wraz z zasadami ortografii i interpunkcji, pod red. Edwarda Polańskiego, Warszawa: PWN 2003 (http://so.pwn.pl/zasady.php)

[lub inny];

– uchwały Rady Języka Polskiego (http://www.rjp.pan.pl).

– Ewentualnie: Wielki słownik poprawnej polszczyzny PWN, pod red. Andrzeja Markowskiego, Warszawa: PWN 2004 [lub inny].

Typy najczęstszych problemów:

– niejednolitość pisma (krój, wielkość);

– nierówne i niewłaściwe marginesy;

– różnie sformatowane akapity;

– nierówne odstępy między wyrazami;

– nieprzenoszenie wyrazów, wiszące słowa (sieroty);

– wiszące wiersze (szewce, bękarty, wdowy);

– złe formatowanie znaków interpunkcyjnych;

– błędne znaki interpunkcyjne;

– zbędne wielkie litery;

– nadmierne wyróżnienia w tekście;

– hiperłącza w tekstach drukowanych;

– brak numeracji stron pisma wielostronicowego;

– źle sformatowane listy wypunktowane,

– złe rozmieszczenie krótkiego pisma na stronie.

Typy pism urzędowych

(dokumentów):

– decyzje administracyjne i postanowienia,

– korespondencja ze stroną lub uczestnikiem

procedury,

– korespondencja z innymi organami lub

instytucjami (także z innymi jednostkami własnej

instytucji),

– projekty aktów prawnych,

– sprawozdania

– i in.

Usprawiedliwienia

– „Bo tak wszyscy/inni robią”.

– „Bo taki miałem podkład/wzór”.

– „Bo tak napisane było w piśmie z sądu/

ministerstwa”.

– „Bo…”

(każde uzasadnienie jest równie dobre,

lub równie złe)

Podstawowe zasady:

1. Żelazna konsekwencja

(Jak coś ustalę, to się tego trzymam)

2. Świadome stosowanie zasad

(Wiem, dlaczego coś robię)

3. Świadome korzystanie z narzędzi

(Wiem, jak to uzyskać w komputerze)

Edytor tekstu

Nie jest dobrze, gdy „komputer” jest inteligentniejszy od użytkownika.

Komputer nie robi tego, co chcemy by robił, tylko to, co mu każemy robić.

Jeśli nie wiesz, co komputer robi za ciebie, wyłącz mu wszystkie „domyślne” opcje

automatyczne.

Ustawienia „domyślne”

• Narzędzia – Opcje (widok, ogólne, edycja,

zapisywanie, pisownia i gramatyka)

• Narzędzia – Autokorekta / Opcje

autokorekty

• Narzędzia – Język

• Plik – Ustawienia strony

Normy polskie czy amerykańskie?

amerykańskie

– czcionka 12 p.

– układ blokowy: akapity bez wcięć, wyjustowane

– jeśli wcięcie, to na 0,5 cala (1,25 cm)

– interlinia 1,5 wielkości czcionki, dodatkowo 6 p. przed akapitem i po akapicie

– marginesy 1-calowe

polskie

– czcionka 12 p. europejskich

(= 13 p. amerykańskich)

– akapity z wcięciem pierwszego wiersza, w chorągiewkę, ale z dzieleniem słów

– wcięcie 1,5 fireta / 5 spacji w stopniu wysokości wiersza (np. dla 13 p. = 0,75 cm, dla 10 p. = 0,5 cm)

– interlinia pojedyncza, ew. dodatkowo 6,5 punktu po akapicie

– marginesy na 2 cm, z lewej strony można dodać 1 cm na oprawę, u dołu 1 cm na stopkę (nr strony)

Typy pisma

Pisma szeryfowe (egipcjanka):

Times

Garamond

California

Elega

Lucida

Courier

Pisma bezszeryfowe (grotesk):

Arial

Univers

Verdana

Trebuchet

Tahoma

Lucida Console

P i s a n k i , k s e n o t y p y, g o t

y k

nie nadają się do pism urzędowych

(na szyldy, akcydensy itp.)American

Allegro

Arnold

Old English

Kunstler

TempusMonotype

Bell Cent

Bank Gothic

Eckmann

Segoe

Futura Black

Impact

Lithograph

Nieprawidłowy format czcionki

Kursywą:

Lorem ipsum dolor sit amet augue eu sem ante eu lacus. Phasellus adipiscing. Nunc felis. Maecenas elit est, et netus et magnis dis parturient montes, nascetur ridiculus mus. Nunc tristique commodo. Curabitur ut venenatis vitae, congue at, molestie a, laoreet urna eu nunc hendrerit nibh nisl, semper orci, sodales in, dapibus tellus. Cras non elit nibh, sollicitudin arcu. Cras non enim vulputate imperdiet, lorem libero, fringilla ligula nunc, in faucibus orci sit amet, tellus.

Półgrubą:

Lorem ipsum dolor sit amet augue eu sem ante eu lacus. Phasellus adipiscing. Nunc felis. Maecenas elit est, et netus et magnis dis parturient montes, nascetur ridiculus mus. Nunc tristique commodo. Curabitur ut venenatis vitae, congue at, molestie a, laoreet urna eu nunc hendrerit nibh nisl, semper orci, sodales in, dapibus tellus. Cras non elit nibh, sollicitudin arcu. Cras non enim vulputate imperdiet, lorem libero, fringilla ligula nunc, in faucibus orci sit amet, tellus.

Wyróżnienia 1

Lorem ipsum dolor sit amet augue eu sem ante eu lacus. Phasellus adipiscing. Nunc felis. Maecenas elit est, et netus et magnis dis parturient montes, nascetur RIDICULUS MUS. Nunc tristique commodo. Curabitur ut venenatis vitae, congue at, molestie a, laoreet urna eu nunc hendrerit nibh nisl, semper orci, sodales in, dapibus tellus. Cras non elit nibh, sollicitudin arcu. C r a s n o n e n i m v u l p u t a t e imperdiet, lorem libero, fringilla ligula nunc, in faucibus orci sit amet, tellus.

Lorem ipsum dolor sit amet augue eu sem ante eu lacus. P h a s e l l u s a d i p i s c i n g. Nunc felis. Maecenas elit est, et netus et magnis dis parturient montes, nascetur RIDICULUS MUS. Nunc tristique commodo. Curabitur ut venenatisvitae, congue at, molestie a, laoreet urna eu nunc hendrerit nibh nisl, semper orci, sodales in, dapibus tellus. Cras non elit nibh, sollicitudin arcu. C r a s n o n e n i m v u l p u t a t e imperdiet, lorem libero, fringilla ligula nunc, in faucibus orci sit amet, tellus.

Wyróżnienia 2– Nie stosujemy dwóch typów wyróżnień jednocześnie (np.

pogrubiona kursywa).

– Nie używamy podkreślenia jako wyróżnienia.

– Wyróżnienia od najsubtelniejszego do najbardziej nachalnego:

– r o z s t r z e l e n i e,

– kursywa (pismo pochyłe),

– wytłuszczenie (pogrubienie),

– WERSALIKI i KAPITALIKI.

– Zwiększenie rozmiaru czcionki też jest wyróżnieniem (nagłówki, śródtytuły: najlepiej o ok. +20%).

– Zmniejszamy rozmiar czcionki dla list niestanowiących integralnej części tekstu (np. spis załączników, adresatów – najlepiej o ok. -18%).

Problemy niedające się pokazać

w PowerPoincie:

– nierówne marginesy,

– różnie sformatowane akapity,

– nierówne odstępy między wyrazami,

– przenoszenie wyrazów, wiszące słowa.

Ustawienia

– Plik – Ustawienia strony (marginesy)

– Format – Akapit (interlinia, wcięcia 1. wiersza, wyrównanie; tabulatory; kontrola bękartów i szewców)

– Format – Czcionka (wersaliki itp.; rozstrzelenie – zagęszczenie)

– Format – Punktory i numeracja / Wypunktowanie i numerowanie (listy z numeracją i bez)

Sieroty, wdowy, szewce, bękarty

– Sierota – jedno- lub dwuliterowy przyimek lub spójnik (lub symbol) na końcu wiersza, albo skrót (symbol) jednostki miary po liczbach –na początku wiersza.

– Szewc – pierwszy wiersz akapitu pozostający u dołu poprzedniej strony.

– Bękart – ostatni wiersz akapitu przechodzący na górę następnej strony.

– Wdowa – ostatni wiersz akapitu składający się z jednego krótkiego słowa, zwł. krótszego od wcięcia pierwszego wiersza nast. akapitu.

Zasady interpunkcji

– Między końcowe litery słowa a następujące po nich znaki przestankowe: . ; , ! ? … : , nie wstawiamy spacji.

– Po znakach przestankowych stawiamy spację (uwaga na zbieg dwóch znaków!).

– Między wyrażenie a otaczające je nawiasy: (....), [....] lub cudzysłowy: „....”, »....«, «....», ‛....’ nie wstawiamy spacji.

– Znaki „parzyste” – jakim znakiem wprowadzamy element wtrącony, takim go zamykamy.

– Apostrof (’) i łącznik (-) nie są znakami interpunkcji.

Złe formatowanie znaków

interpunkcyjnych( 1995 ), (1995 ), ( 1995)

Ten sam.!

ustawa z 1996 r. , rozporządzenie z 1998r.

Pojechał ,a potem nie .

kujawsko – pomorski

„ Pogorzelec ” itp..

(1995)

Ten sam!

ustawa z 1996 r., rozporządzenie z 1998 r.

Pojechał, a potem nie.

kujawsko-pomorski

„Pogorzelec” itp.

Błędne znaki interpunkcyjne

/1995/

kujawsko – pomorski, kujawsko–pomorski

1995 - 2000, 1995-2000

cywilno-prawny

w Megabank’u,

Anatol’a James’a El-Hakim’a

"Pogorzelec", “Pogorzelec”, ‘Pogorzelec’

,,Pogorzelec" ,,Pogorzelec’’, 'Pogorzelec‘

<<Pogorzelec>>

Petent – jak sam zeznał, pojechał

(1995)

kujawsko-pomorski

1995–2000

cywilnoprawny

w Megabanku

Anatola Jamesa El-Hakima

Sartre’a

„Pogorzelec”

«Pogorzelec»

Petent – jak sam zeznał – pojechał…

lub:

Petent, jak sam zeznał, pojechał…

lub:

Petent (jak sam zeznał) pojechał…

Myślnik, minus, pauza, łącznik…1

łącznik (dywiz, tiret):

Bendkowska-Firlej, Ruda-Huta

polsko-francuski i francusko--polski

minus:

–225,8 lub -225,8

półpauza:

w latach 1998–2005 (pełny zakres)

zajmuje to 2 – 3 godzin (przybliżony wymiar)

Pakt Ribbentrop – Mołotow (między dwiema osobami)

myślnik:

Petent – jak sam zeznał – pojechał tam rowerem.

Należy złożyć oryginały – lub potwierdzone kopie.

pauza:

— Kiedy do niego pójdziemy?

— Jutro.

półpauza:

Wyliczenie:

– punkt pierwszy,

– punkt drugi i ostatni.

Ukośnik (1)– Ukośnik nie zastępuje nawiasu.

– Ukośnika nie używa się w skrótach.

– Ukośnik rozdziela równorzędne wyrażenia:• np.: Liczba załączonych oryginałów/kopii:

– Ukośnik oddziela alternatywne końcówki rodzajowe (ale nie końcówki dodawane):• np.: Wnioskodawca/-czyni zobowiązany/-na jest uzupełnić…

• ale: Proszę, by aplikant(ka) dołączył(a) swój życiorys.

– Ukośnik występuje: a) w adresach internetowych, oddzielając domenę, poddomenę, witrynę, podwitrynę od stron; b) przy podawaniu znaku pisma zgodnie z hasłownikiem; c) w formularzach urzędowych, zwł. przeznaczonych do elektronicznego przetwarzania danych; d) w wyrażeniach jednostek miar: „na” (km/h).

– Normalnie nie powinien występować w datach.

Ukośnik (2)

Nieprawidłowe:

w/w n/w d/s n/t w/g z/s j/w a/a

o/Bydgoszcz, O/Bydgoszcz

n/Notecią, k/Włodawy, p/Płońskiem

Ankara/Turcja

pismo Nr 256 / 07 / 08

Prawidłowe:

ww. nw. ds. nt. wg z s. jw. a.a.

o. Bydgoszcz

n. Notecią, k. Włodawy, p. Płońskiem

Ankara (Turcja); Ankara – Turcja

pismo nr 256/07/08

dokumenty / kopie potwierdzone urzędowo =

dokumenty i/lub kopie potwierdzone urzędowo

http://uw.lublin.pl/bip/delegatury.html

Znaki mało używane

• nawiasy sześciokątne {....}

• nawiasy ostre <....>

• separator |

• przeciwukośnik: \

• podkreślenie _

• tylda ~

• cyrkumfleks ^

• ampersand (etka) &

• „małpa” (atka) @

• dolar $

Symbole i in. znaki

– % i ‰ – stawiamy bezpośrednio po cyfrze: 25%

– symbole walut – po liczbie i spacji

• $ = USD = dolar: 29 $

• € = EUR = euro: 13 EUR

• zł = PLN = złoty: 75 zł

– § – stawiamy przed numerem z odstępem: § 45

Pisownia dat

Nieprawidłowa

02 maja 2008

2 maj 2008r.

2 maja 2008r.

2.V.2008

02 V 2008

02.V.2008.

02-05-2008

02/05/2008

2008-05-02

2008/05/02

Prawidłowa

2 maja 2008

dn. 2 maja 2008 r.

2 V 2008

dn. 2 V 2008 r.

2.5.2008

02.05.2008

w formularzach urzędowych też:

2008.05.02 itp.

Listy punktowane

Źle

Składniki sukcesu:

Autonomia

Budżet

Czyn

Dobrobyt

Przychody

Rozchody

Bilans

Aktywa

Pasywa

Dobrze

Składniki sukcesu:

– autonomia;

– budżet;

– czyn;

– dobrobyt:

• przychody,

• rozchody,

• bilans:

– aktywa,

– pasywa.

Użyteczne skróty klawiaturowe

ctrl-A – zaznacz cały tekst

ctrl-H – znajdź i zamień

ctrl-shift-spacja – spacja nierozdzielająca

shift-enter – wymuszony koniec wiersza

ctrl-enter – wymuszony koniec strony

Interpunkcja

• i zamieszkiwał i

przebywał

• nie należy się chyba,

że dostarczy

• dokument za pomocą,

którego

• Wnioskodawca, złożył

• sporządzić listę,

obywateli …

• i zamieszkiwał, i

przebywał

• nie należy się, chyba że

dostarczy

• dokument, za pomocą

którego

• Wnioskodawca złożył

• sporządzić listę

obywateli …

Nadmierne wielkie litery

– przesyłam dokumenty Cudzoziemca, Pana

…… oraz Jego dzieci…

– uchwała... / zarządzenie... Nr 57 z dn. 6

lipca…

– według danych tut. Wydziału/Urzędu…

– obw. Kirowogradzki, rej. Wołkowyski, woj.

Kujawsko-Pomorskie

Błędy stylistyczne i inne…

– W załączeniu przesyłam pismo…

– (kopia w załączeniu).

– W nawiązaniu do pisma Ministra…

– Wzywam Pana do uzupełnienia braku formalnego w ciągu 7 dni. Uprzejmie proszę o dostarczenie…

– W razie nie uzupełnienia…

– Przesyłam pismo…, lub:

– [Informacja]. Załączam

pismo…

– (kopia w załączniku).

– W związku z otrzymaniem

pisma Ministra…

– Wzywam Pana do

uzupełnienia braku

formalnego w ciągu 7 dni.

Proszę o dostarczenie…

– W razie nieuzupełnienia…

Bibliografia

– Mieczysław Druździel, Tadeusz Fijałkowski: Zecerstwo, Wrocław: Ossolineum 1988 (Inwentarium wiedzy o poligrafii, pod red. Henryka Jankowskiego, t. 1).

– Robert Chwałowski: Typografia typowej książki, Gliwice: Helion 2002.

– tenże: {typografia.info/, http://www.typografia.ogme.pl.

– Jacek Jarzina: Tajniki typografii dla każdego, Warszawa: Mikom 2003.

– Adam Wolański: Edycja tekstów. Praktyczny poradnik: książka, prasa, www, Warszawa: PWN 2008.

– Robin Williams: Jak składać tekst? Komputer nie jest maszyną do pisania, Gliwice: Helion 2003 (wyd. 2) [uwaga: amerykańska!].

– Dorota Cendrowska, Zrób to lepiej! O sztuce komputerowego składania tekstu, Warszawa: PWN 2006 [uwaga: sporo błędów].

– Robert Bringhurst: Elementarz stylu w typografii, Kraków: D2D.pl 2008 [uwaga: amerykańska!].

– Słowniki, także online, zob.: http://www.poradniajezykowa.us.edu.pl/slowniki.php