Tugas Besar Matakuliah Manajemen ProyekAnalisis Proyek Es Krim Olahan Wanted Menggunakan Metode Project Communication Management

Oleh :Rian Hidayatullah 114100039Rangga Aditia114100043Andi Ikhlasul Amat114100052Muhammad Afif114100062Alfredo Rianto114101071Fadhlullah Niazi Y114101065

Program Studi Sarjana Sistem KomputerDepartemen Elektro dan KomunikasiSekolah Teknik TelkomUniversitas Telkom2013BAB IPENDAHULUAN

1.1 Latar BelakangWANTED merupakan sebuah perusahaan baru yang bergerak dalam bidang produksi makanan dan minuman beserta pemasarannya. Produk yang kami tawarkan berupa es krim yang kami olah sedemikian rupa sehingga menjadi sajian makanan penutup / desert yang segar, sehat dan begizi karena kami menggunakan bahan makanan yang higenis dan buah buahan yang segar. Es krim olahan WANTED merupakan proyek bisnis yang menjadi salah satu syarat kelulusan matakuliah Inovasi dan Kewirausahaan di IT Telkom. Proyek bisnis ini berlangsung selama dua hari dengan menjual berbagai macam desert atau makanan penutup dan minuman yang dijual secara pre order maupun on the spot.Sistem Komunikasi pada proyek Wanted ini terbentuk dengan adanya diskusi Antara anggota di tiap divisi dan Antara divisi divisi yang ada di proyek ini. Selain itu, penempatan setiap individu dalam divisi dilakukan sesuai dengan pengalaman dan kehendak masing-masing. Dengan kondisi tersebut, maka terdapat beberapa kendala yang terjadi selama proyek berlangsung yang mengakibatkan penurunan performansi kinerja setiap individu dan dalam kelangsungan proyek selama 2 hari di GSG IT Telkom.Proyek ini dianalisis dan dievaluasi berdasarkan pada metode Project Communication Management. Karena dalam proyek ini terdapat beberapa kendala mengenai miss communication Antara anggota di tiap divisi ataupun Antara divisi yang bersangkutan. Harapan kedepannya supaya hasil evaluasi dan analisis ini dapat menjadi pembelajaran bagi proyek agar tidak terulangi lagi kesalahan seperti ini lagi.1.2 Rumusan MasalahAdapun perumusan masalah dari analisis proyek Wanted ini adalah sebagai berikut :1. Bagaimana proses komunikasi Antara stakeholder yang baik didalam sebuah proyek?2. Bagaimana cara distribusi informasi yang tepat agar setiap stakeholder di dalam proyek mendapatkan informasi secara jelas ?3. Bagaimana proses mengumpulkan dan menyebarkan informasi terkait belangsungnya proses menuju ke hari H proyek ataupun saat di hari H proyek ?4. Bagaimana proses komunikasi Antara kepala divisi di tiap tim dari Wanted ?

1.3 TujuanAdapun tujuan dari analisis proyek Wanted ini adalah sebagai berikut :1. Menganalisis proses komunikasi Antara stakeholder di dalam proyek Wanted.2. Menganalisis cara distribusi informasi yang terjadi di proyek Wanted.3. Menganalisis proses mengumpulkan dan menyebarkan informasi di dalam proyek Wanted.4. Menganalisis proses komunikasi Antara kepala divisi di tiap tim di proyek Wanted.

1.4 Batasan MasalahAdapun batasan masalah dari analisis proyek Wanted ini adalah sebagai berikut :1. Proyek yang kami analisis adalah Wanted.2. Kami mengalisis proyek berdasarkan Project Communication Management.3. Proses yang kami analisis berawal dari proses komunikasi didalam proyek ini.

BAB IIMETODOLOGI PENELITIAN

2.1 Deskripsi PerusahaanPada Senin, 05 Maret 2012, sekelompok orang yang berisi 23 anggota dari kelas Inov TT-32-GB membentuk sebuah perusahaan dengan nama WANTED. Perusahaan ini dipimpin oleh 1 orang Ketua dan terdiri dari 1 orang sekretaris, 2 orang bendahara, 5 orang bagian logistic, 6 orang bagian marketing, dan 7 orang bagian produksi. Nama WANTED terinspirasi dari anime Jepang yang berjudul One Piece di mana pada anime itu ada poster bertuliskan 'wanted' dan gambar wajah seseorang yang dicari-cari. Dari poster ini,kami mendapat ilham untuk memberi nama perusahaan kami dengan nama WANTED agar produk yang kami hasilkan ini menjadi produk yang dicari setiap orang.2.2 Identify Stakeholder2.2.1 Input2.2.1.1 Project CharterDidalam proyek Wanted yang mengelola eskrim menjadi makanan penutup yang segar dan bergizi, terdapat beberapa organisasi ataupun orang lain diluar anggota tim proyek yang terlibat dan terpengaruh didalam proyek ini, diantaranya : anggota tim proyek yang beranggotakan 23 orang, kedai iga bakar mang Opan sebagai pemasok eskrim ember 5L, pelanggan yang berupa mahasiswa/I Telkom University dan pelanggan yang datang langsung pada saat hari H Business Fair, panitia Business Fair, dan pasar kordon serta carefour sebagai tempat kami membeli bahan baku produk kami.

2.2.1.2 Procurement DocumentsProyek ini didasarkan pada kontrak, karena pada dasarnya proyek ini merupakan tugas syarat kelulusan sebuah matakuliah, dan proyek ini berlangsung selama 2 hari. Pihak yang terkait didalam kontrak adalah para anggota tim proyek yang beranggotakan 23 orang dan mereka merupakan pemangku kepentingan utama dari proyek. Adapun pihak luar yang termasuk pemangku kepentingan utama dalam proyek adalah sebagai berikut :Pihak LuarBentuk KepentinganHal yang dibutuhkan dari mereka

Panitia Business FairUtamaStand dan dapur disaat hari H

Kedai Iga bakar Mang OpanUtamaEskrim

Pasar KordonUtamaBahan Produksi

CarefourUtamaBahan Produksi

PelangganUtamaMembeli Produk Wanted

2.2.1.3 Enterprise Environmental Factors

Produk yang kami produksi merupakan eskrim yang diolah menggunakan buah buahan segar dan pancake, dan diproduksi saat pelanggan memesan pada saat itu juga.2.2.2 Tools and Techniques2.2.2.1 Stakeholder AnalysisPara pemangku kepentingan yang berkaitan dengan proyek ini adalah : anggota tim proyek, kedai iga bakar mang Opan, mahasiswa/I Telkom University, masyarakat sekitar, panitia Business Fair, pasar kordon, dan carefour.Kedai Iga Bakar Mang opan Anggota Tim Proyek, HighPasar kordon Panitia Business FairCarefour

PowerMasyarakat SekitarMahasiswa/iLow

LowHighInterest

Kedai Iga Bakar Mang opan Anggota Tim ProyekHigh Pasar kordon Panitia Business FairCarefour

ImpactMasyarakat SekitarLow Mahasiswa/i

LowInfluenceHigh1254763PowerUrgensilegitimasi8

Keterangan :1. 2. 3. 4. 5. Anggota Tim Proyek, Panitia Business Fair6. Kedai Iga Bakar Mang opan, Pasar kordon, Carefour7. Masyarakat Sekitar, Mahasiswa/i8. Anggota Tim Proyek dan panitia business fair merupakan bagian paling penting / stakeholder utama dalam proyek ini. Anggota tim proyek yang menjalankan proyek ini sebagaimana yang telah direncanakan di awal, sedangkan panitia business fair yang menyediakan tempat dan izin bagi perusahaan Wanted untuk melaksanakan proyeknya di Business Fair.Sedangkan kenapa Kedai Iga Bakar Mang opan, Pasar kordon, dan Carefour memiliki dampak yang cukup besar terhadap proyek jika mereka tidak menyediakan bahan produksi ? itu dikarenakan kesulitan kami dalam mencari bahan produksi, dan yang menyediakan serta dekat dengan tempat pelaksanaan proyek hanya di sana saja.2.2.3 Output2.2.3.1 Stakeholder RegisterDaftar Pengurus Perusahaan (Bagian Internal)Ketua : Bimo Aji P (114101075) Sekertaris : Leni Widia Nasution (114100040) Bendahara : 1. Nanda Septiana (114100042) 2. Imam Hidayat A (114101072) Logistik : 1. Fadhlullah N. Yuda (114101065) 2. Krismanto (114101073) 3. Fadli Andriawan (114101066) 4. Novian Rifai (114101074) 5. Andra Bramanta (114101064) Marketing : 1. Perdana Erick O (114100048) 2. Gusti Yudistira Riski (114101069) 3. Haris Ryan Damara (114100049) 4. Aditya Reza P (114100047) 5. I Gede Sudarsana (114100050) 6. Muhammad Rifan (114101070) Produksi : 1. Febrian Erliana (114101067) 2. Alfredo Rianto (114101071) 3. Rangga Aditia (114100043) 4. Mochamad Jordy (114100045) 5. Andi Ikhlasul Amal (114100052) 5. Rayani Budi Andhini (114100055) 6. Mulki Syahputra (114100059) 7. Whida Adi Nugroho (114100061)Bagian Eksternal :kedai iga bakar mang Opan sebagai pemasok eskrim ember 5L, pelanggan yang berupa mahasiswa/I Telkom University dan pelanggan yang datang langsung pada saat hari H Business Fair, panitia Business Fair, dan pasar kordon serta carefour sebagai tempat kami membeli bahan baku produk kami.2.2.3.2 Stakeholder Management Strategy1. Stakeholder kunci yang harus dilakukan pendekatan sehingga disaat hari H pelaksanaan proyek tidak terjadi hal hal yang dapat membuat proyek ini berantakan, diantaranya : Anggota tim proyek, Kedai iga bakar mang opan, dan panitia Business Fair.2. Banyaknya pembeli yang ditargetkan yaitu lebih dari 200 orang dalam sehariStakeholderInterest in ProjectAssesment of ImpactPotential Strategies for Gaining Support or Reducing Obstacles

Anggota Tim ProyekHIGHMemiliki rancangan bisnis dari proyek agar proyek berjalan lancerTetap semangat dalam menjalankan amanah

Mang OpanLOWMemiliki bagian dalam pengadaan eskrim sebagai bahan dasar produkMemastikan eskrim yang dipesan jumlahnya sesuai untuk hari H

Mahasiswa/iHIGHSebagai pembeli di Business FairBerikan publikasi yang menarik dan servis yang bagus

Panitia Business FairHIGHMemiliki wewenang dalam pengadaan tempat dan izin dalam pelaksanaan Business FairIkutin semua aturan dari panitia

Pasar KordonLOWMemiliki bagian dalam pengadaan bahan produksi untuk produkPesan bahan baku sesuai detail dari divisi konsumsi untuk hari H

CarefourLOWMemiliki bagian dalam pengadaan bahan produksi untuk produkPesan bahan baku sesuai detail dari divisi konsumsi untuk hari H

Masyarakat SekitarLOWMemiliki hak untuk mengetahui detail umum pelaksanaan acaraBerikan publikasi terkait garis besar dari acara Business Fair

2.3 Plan Communication2.3.1 Input2.3.1.1 Registrasi StakeholderStakeholderPeranan dalam Proyek Harapan UtamaPengaruh potensial dalam Proyek

Anggota Tim ProyekMerancang Business Plan tentang proyekDapat membuat produk eskrim yang sangat diminati di Business FairJika ada anggota dari tim proyek ini yang tidak bagus kinerjanya, maka akan mempengaruhi proyek di hari H

Mang OpanMenyediakan EskrimDapat menyediakan eskrim yang segar dan bergiziJika tidak menyediakan eskrim sesuai dengan jumlah yang dipesan, maka produksi akan terhambat

Mahasiswa/iPembeli/PelangganPelanggan dapat puas dengan produk eskrim dari WantedJika pelanggan tidak puas dengan produk Wanted, maka akan menurunkan jumlah pembeli

Panitia Business FairMemberikan stand dan perizinanPanitia dapat menyediakan tempat yang layak untuk business fairJika panitia tidak dapat membuat acara yang menarik, maka Business Fair hanya akan seperti pasar tradisional

Pasar KordonMenyediakan bahan pokok produkdapat menyediakan bahan pokok yang higenisJika bahan pokok tidak higenis, maka akan mempengaruhi kesehatan dari pembeli

CarefourMenyediakan bahan pokok produkdapat menyediakan bahan pokok yang higenisJika bahan pokok tidak higenis, maka akan mempengaruhi kesehatan dari pembeli

Masyarakat SekitarTidak adaMasyarakat dapat menerima kehadiran dari Business FairTidak ada

2.3.2 Tools and Techniques2.3.2.1 Communication Requirement Analysis1. Struktur Organisasi

2. Jumlah dari anggota tim proyek berjumlah 23 orang dan Business Fair sendiri berlangsung di GSG IT Telkom.2.3.2.2 Communication Technology1. Komunikasi yang terbentuk di internal (anggota tim proyek) berupa entended meeting.2. Komunikasi yang terbentuk di eksternal (diluar dari tim proyek) berupa brief communication dan singel written documents to material.2.3.2.3 Communication ModelsBentuk komunikasi di dalam internal maupun eksternal yang digunakan adalah dengan pertemuan yang telah diagendakan sebelumnya, via sms, dan via jejaring social facebook.2.3.2.4 Communication MethodsMetode informasi yang digunakan saat pelaksanaan proyek Wanted adalah Interaktive Communication untuk semua stakeholder yang terkait.

2.3.3 Output2.3.3.1 Perencanaan Manajemen Komunikasi1. Stakeholder yang di-reqruirement untuk selalu berkomunikasi adalah Anggota tim proyek, Panitia Business Fair, mang opan, pasar kordon, dan carefour.2. Informasi Antara anggota tim proyek berupa rancangan business plan kedepannya hingga hari H, Bahasa yang digunakan berupa Bahasa sehari hari. Informasi ke panitia business fair berupa pelelalangan stand dan pembahasan aturan dalam business fair, dengan Bahasa sehari hari. Informasi ke Mang opan, pasar kordon dan carefour berupa nge-follow tentang bahan baku produksi produk yang dibutuhkan untuk hari H nanti, dengan Bahasa sedikit formal.3. Kenapa harus ada distribusi informasi ke stakeholder utama ? karena agar tidak terjadinya miss komunikasi yang mengakibatkan pelaksanaan proyek menjadi berantakan sehingga mengganggu kinerja dari proyek ini.4. Orang orang yang bertanggung jawab dalam distribusi informasi ini adalah semua anggota dari tim Proyek Wanted.5. Metode dari teknologi distribusi informasi yang digunakan adalah dengan percakapan singkat yang dapat menggambarkan secara keseluruhan informasi.2.3.3.2 Project Document UpdatesBeberapa contoh dokumen yang dapat dilampirkan :

2.4 Distribute InformationPendistribusian informasi dapat berbentuk rapat proyek, pertemuan individu, ataupun dengan media cetak dan alat elektronik seperti hardcopy dokumen serta video conferences dan audio conferences untuk komunikasi jarak jauh.Distribusi informasi untuk tiap stakeholder tentu saja berbeda. Untuk stakeholder yang memiliki peranan penting di proyek, seperti anggota tim proyek, panitia Business Fair, dan mang opan perlu adanya pendistribusian informasi secara berkala, baik jarak dekat dengan pertemuan ataupun jarak jauh dengan bantuan media elektronik dan internet.Informasi yang didistribusikan diantaranya : project reports, project records, dan juga masalah masalah yang ada saat menjalankan proyek tersebut. Informasi ini berguna sebagai feedback untuk para stakeholder yang memiliki hak untuk mengetahui informasi tersebut.

2.5 Manage Stakeholder ExpectationProyek ini memiliki stakeholder yang sangat berpengaruh pada proyek ini, diantaranya anggota tim proyek, panitia Business Fair, dan mang opan. Tentu saja para stakeholder ini harus kita lebih rangkul lagi agar terbangunnya kepercayaan diantara para stakeholder ini dengan pengelola proyek ini.Caranya yaitu dengan berkomunikasi dengan mereka secara berkala terkait proses dari proyek tersebut dan memberikan mereka tempat untuk dapat membantu menyelesaikan konflik di dalam proyek, dengan begitu para stakeholder ini merasa mereka dibutuhkan dan dapat dipercaya di dalam proyek ini. Hal ini dapat membangun komunikasi yang baik antar para stakeholder dengan pengelola proyek.

2.6 Performance ReportBagian ini merupakan bagian terpenting dalam sebuah proyek agar setiap stakeholder dapat berhubungan dengan baik.Dalam pelaporan kinerja, hal hal yang perlu dilaporkan adalah status, progress pekerjaan, dan perkiraan hal hal yang akan terjadi kedepannya jika factor X ada. Pelaporan kinerja dapat di laporkan dalam rapat proyek yang didalamnya terdapat para stakeholder yang berpengaruh terhadap proyek ini. Pelaporan kinerja diantaranya rencana proyek kedepannya disaat hari H diadakan, performansi kerja para anggota tim Wanted saat memproses proyek ini, biaya yang diperkirakan dibutuhkan untuk menyelesaikan proyek ini, masalah dan kendala saat memproses proyek ini, dan juga bentuk dan rangkain acara yang telah dirancang untuk hari H nanti.

BAB IIIANALISIS HASIL DAN KESIMPULAN

A. Analisis HasilMengacu pada Business Plan, peran setiap individe dalam kegiatan dan laporan kinerja dari perusahaan WANTED, kami mengalisis bahwa :1. Komunikasi Antara stakeholder sudah cukup baik, sehingga proyek terlaksana dengan baik disaat Business Fair berlangsung.2. Penempatan kepala divisi sudah sangat baik, karena distribusi informasi di internal terlaksana dengan baik dan tidak adanya miss komunikasi.3. Ketua bekerja dengan sangat baik, karena perencanaan proyek ini berlangsung dengan sangat baik.4. Sekretaris bekerja dengan sangat baik, karena sekretaris dapat menyusun Business Plan dengan sangat rapi, serta arsip arsip masih tersimpan dengan sangat baik sehingga dapat digunakan jika dibutuhkan.5. Bendahara bekerja dengan sangat baik karena dalam menagih dana dari tiap divisi sangat konsisten, sehingga dana yang dibutuhkan oleh perusahaan WANTED sudah sangat terpenuhi6. Logistik bekerja dengan sangat baik karena dalam menyediakan bahan baku dan alat alat produksi sangat telaten dan tepat waktu sehingga proses produksi dapat berjalan dengan baik.7. Marketing bekerja dengan sangat baik karena dalam mempublikasikan produk sangatlah menarik, sehingga targer pelanggan dapat tercapai dan keuntungan dapat diraih secara maksimal.8. Produksi bekerja dengan sangat baik karena dalam memproduksi produk eskrim sangatlah baik dan sangat enak, sehingga pelanggan yang ditargetkan dapat tercapai.

B. KesimpulanKesimpulan yang dapat diambil dari analisis proyek Wanted ini adalah sebagai berikut :1. Komunikasi yang baik Antara anggota tim proyek dan Antara stakeholder diluar tim inti sangat dibutuhkan dalam semua proyek, karena dengan komunikasi yang baik akan tercipta keharmonisan hubungan Antara stakeholder sehingga proyek dapat berjalan dengan semestinya.2. Penempatan kepala divisi yang komunikatif terhadap anggota anggotanya sangatlah bijak, sehingga semua informasi yang dibutuhkan di dalam internal tim proyek tersampaikan dengan baik.3. Semua divisi bekerja dengan sangat baik dan semestinya.4. Stakeholder ekternal telah memberikan kontribusi yang sangat baik, sehingga semua yang dibutuhkan oleh tim proyek dapat tersedia dengan baik.