Coordinación de Servicios Regionales

Instructivo para ingresar los certificados de matrimonio al sistema SINCE

Para ingresar a la pantalla de inicio: se digita el código de acceso y la contraseña.

Luego se ingresa a la opción 7: “Mantenimiento registradores auxiliares”

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En el menú principal, ingresar a la opción 2: “Capturas”

Ingresar a la opción 3: “Recepción de Certificados”

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En la siguiente pantalla digitamos la opción 2):

Digitar el número de certificado de matrimonio y se le da tramitar (con la tecla “+”); luego aparecerá el nombre del registrador auxiliar al que le pertenece:

Nota: si al ingresar el número de certificado, aparece el nombre de otro registrador auxiliar, el sistema indicará que el certificado no existe; en este caso, se debe aplicar el procedimiento señalado en el instructivo

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correspondiente. (Ver instructivo sobre inconvenientes que se pueden presentar al realizar la inclusión de certificados).

Cuando los contrayentes son costarricenses, sólo se ingresa el número del documento de identidad de cada uno y se le da tramitar (+) para que aparezcan los datos. Si los datos consignados están correctos, en la casilla que indica “ACEPTA LA INFORMACION”, se digita la letra “s” y se le da tramitar (+) para incluir la información.

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En el caso de contrayentes extranjeros, se deben digitar los datos (nombre y apellidos y número de documento de identidad. Recuerde anotar las letras: P para pasaporte, PP para pasaporte provisional y DI para la cédula de residencia o demás documentos de identidad válidos que presenten). Luego en el espacio “Indicador” se debe digitar 1 y se le da tramitar (+) para grabar la información (es importante corroborar la información antes de aceptar los datos).

Por último, en la casilla que dice “ACEPTA LA INFORMACION” se digita una “s” si está seguro de los datos y se tramita (+).

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Si se va a ingresar un matrimonio de una persona costarricense con una persona extranjera, en la casilla del cónyuge costarricense se le asigna el número de cédula y en la casilla del cónyuge extranjero se digitan los datos (nombre, apellidos y documento de identidad); luego se le da la tecla tramitar (+) y automáticamente se le desplegarán los datos del contrayente costarricense. Una vez revisada la información en la casilla “acepta la información” digita la letra “s” y tramita (+).

Importante:

Puede suceder que al ingresar el dato de alguno de los contrayentes le aparezca un mensaje de que ya existe un matrimonio, como lo muestra la siguiente imagen:

En este caso no se debe ingresar ningún dato al sistema, sino que se envía el certificado a la Sección de Inscripciones indicando lo sucedido para que se realice el respectivo estudio.

Si se hizo la inclusión y se omitió o se desea corregir algún dato, se puede cambiar la información incluida, digitando la opción “CHG” en el cuadro que indica “ACCION”, luego se vuelve a consultar el certificado para verificar que efectivamente el cambio se haya realizado.

Aspectos importantes a tomar en cuenta para el ingreso de los certificados en el sistema SINCE:

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Los nombres y apellidos no se tildan. Si el nombre o apellidos traen apóstrofe, se deja un espacio, no se coloca

el apóstrofe. (Por ejemplo: O’Connor se escribe O Connor).

Recordar que cuando es un documento de identidad de una persona

extranjera se debe anotar antes del número las letras PP para pasaporte

provisional, P para pasaporte ordinario y DI para cédula de residencia u otro

documento vigente en nuestro país. No se deben colocar guiones entre el tipo de documento y el número.

Datos que se deben anotar en el cupón: Cuando se agregan números antes de la numeración oficial del certificado,

también hay que colocarlo en el documento físico.

Una vez que se ingresan los certificados al sistema, se debe colocar en la

parte superior derecha del frente del cupón la fecha y el nombre del

funcionario que realizó la inclusión.