trường cao đẳng kỹ thuật lÝ tỰ trỌng -----ooooo-----€¦ · loại vật tư...
TRANSCRIPT
Trường cao đẳng kỹ thuật LÝ TỰ TRỌNG
-----ooOoo-----
Đề tài: Phân tích và thiết kế hệ thống quản lý
cửa hàng vật liệu xây dựng.
Nhóm: Nguyễn Minh Thiện GVHD: Nguyễn Văn Danh
Lai Hùng Phương
I. Bảng kế hoạch phỏng vấn tổng quan hệ thống và các
bảng phỏng vấn cụ thể từng chủ đề: 1. Bảng kế hoạch phỏng vấn tổng quan hệ thống:
Kế hoạch phỏng vấn tổng quan hệ thống
Hệ thống: Quản lý cửa hàng vật liệu xây dựng
Người lập: Nguyễn Minh Thiện & Lai Hùng Phương.
Ngày lập: 01/10/2016
STT
Chủ đề
Yêu cầu
Ngày bắt
đầu
Ngày kết
thúc
1 Quá trình nhập vật
liệu
-Biết được tính đa dạng của
nguồn hàng và quá trình
nhập của cửa hàng
01/10/2016 01/10/2016
2 Quá trình bán vật
liệu
-Biết được các quy trình
bán của cửa hàng
02/10/2016 02/10/2016
3 Quản lý kho vật
liệu
-Phân loại và quản lý kho
theo mã của từng vật liệu
03/10/2016 03/10/2016
4 Hệ thống máy
móc,thiết bị , phần
mền
Cần nắm bắt rõ tài nguyên
máy móc, thiết bị ,hệ điều
hành và phần mền tương
thích
04/10/2016 04/10/2016
2. Các bảng kế hoạch phỏng vấn cụ thể: a. Kế hoạch phỏng vấn và phiếu phỏng vấn thứ 1:
Kế hoạch phỏng vấn
Người được hỏi:Nguyễn Cường Người phỏng vấn:Nguyễn Minh Thiện
Địa chỉ :tại cửa hàng
Thời gian hẹn:01/10/2016
Thời điểm bắt đầu:8h30
Thời điểm kết thúc:9h30
Đối tượng được hỏi là:phòng quản lý
-Cần thu thập dữ liệu: thông tin về
tình hình nhập thêm vật liệu, cách
nhập
-Cần thỏa thuận: xem quá trình nhập
và hình thức khi nhập vật liệu mới
Các yêu cầu đòi hỏi:
Vai trò, vị trí, trình độ, kinh nghiệm của
người phỏng vấn.
Chương trình :
Giới thiệu
Tổng quan về dự án
Tổng quan về phỏng vấn
+Chủ đề được đề cập:quá trình
nhập ,phân loại và quản lý vật
liệu
Chủ đề 1:câu hỏi ,câu trả lời
Tổng hợp của nội dung chính
Ý kiến của người được hỏi
Kết thúc.
Ước lượng thời gian:
1p
2p
2p
20p
20p
2p
2p
1p
(Dự kiến tổng cộng:50phút)
Phiếu phỏng vấn Dự án:Quản lý cửa hàng vật liệu xây dựng Tiểu dự án:quá trình nhập thêm vật liệu
Người được hỏi: Nguyễn Cường Người phỏng vấn :Nguyễn Minh Thiện
Ngày:01/10/2016
Câu hỏi:
I.Quá trình nhập thêm vật liệu
1. Mỗi lần nhập cửa hàng có lưu trữ phiếu
nhập vật liệu không, và lưu trữ những
thông tin gì?
2. Cửa hàng sẽ lưu trữ những thông tin
nào của vật liệu?
3. Khi nhập mới cửa hàng có cần tính đến
số lượng và kiểm tra nguồn góc của từng
loại vật tư không?
4. Hình thức nhập thêm vật tư như thế
nào?
5. Cửa hàng có lưu trữ nhà cung cấp
không, và lưu trữ những thông tin gì?
6. Cửa hàng chỉ nhập duy nhất một nhà
cung cấp hay nhiều hơn?
7. Khi nhận được đơn hàng, nhà cung cấp
có báo giá trước cho cửa hàng không?
8. Có trường hơp nào cửa hàng cần
thương lượng giá với nhà cung cấp
không?
Trả lời
Có,chúng tôi sẽ lưu trữ những
thông tin:số phiếu nhập,mã nhà
cung cấp,ngày nhập vào hệ thống
quản lý của cửa hàng
Các thông tin bao gồm: mã vật
liệu, tên vật liệu, số lượng, đơn vị
tính, nhân viên kiểm tra, ngày
nhận…
Chúng tôi phải kiểm tra hàng tồn
trong kho còn ít hay đã hết thì tiền
hành nhập thêm. Đồng thời cũng
cần kiểm tra nguồn góc của từng
loại vật tư để người mua yên tâm
sử dụng.
Chúng tôi có phiếu đặt hàng riêng,
khi cần nhập thêm thì sẽ dùng
phiếu đó để đặt hàng với nhà cung
cấp. Và chúng tôi cũng nhận thêm
các loại vật tư mới nếu người sử
dụng yêu cầu.
Có, chúng tôi sẽ lưu những thông
tin: mã nhà cung cấp, tên nhà cung
cấp, địa chỉ nhà cung cấp, điện
thoại.
Nếu trên thị trường có thêm nhà
cung cấp uy tín, tin cậy thì chúng
tôi sẽ nhập vật tư của họ để phòng
trường hợp nhà cung cấp thứ nhất
hết hàng cung cấp cho cửa hàng
chúng tôi.
Có, nhưng không phải với giá nào
thì cửa hàng cũng chấp nhận.
Có, trường hơp khi nhà cung cấp
đưa ra giá cao hơn lần nhập hàng
trước .Vì mục đích kinh doanh có
lợi nhuận chúng tôi cần thương
b. Kế hoạch phỏng vấn và phiếu phỏng vấn thứ 2:
Kế hoạch phỏng vấn Người được hỏi:Chung Ngọc Thúy Người phỏng vấn:Lai Hùng Phương
Địa chỉ:tại cửa hàng Thời gian hẹn:02/10/2016
Thời điểm bắt đầu: 8h30
Thời điểm kết thúc: 9h30
Đối tưởng được hỏi: phòng quản lý.
-Cần thu thập dữ liệu:thông tin quá trình
quản lý xuất vật liệu xây dựng
-Cần thỏa thuận:xem quá trình xuất vật liệu
Các yêu cầu đòi hỏi :
Vai trò, vị trí, trình độ, kinh nghiệm của
người phỏng vấn.
Chương trình:
Giới thiệu.
Tổng quan về dự án.
Tổng quan về phỏng vấn
+Chủ đề đề cập: quá trình quản lý
bán và xuất hóa đơn vật tư
Chủ đề 2:câu hỏi và câu trả lời
Tổng hợp các nội dung chính
Ý kiến của người được hỏi
Kết thúc
Ước lượng thời gian:
1p
1p
2p
15p
15p
2p
2p
1p
(Dự kiến tổng cộng:40phút)
9. Đối với nhà cung cấp thì cửa hàng sẽ
chọn nhà cung cấp như thế nào?
lượng sao cho tối ưu nhất.
Để đảm bảo được chất lượng cho
người tiêu dùng .Cửa hàng sẽ chọn
nhà cung cấp tin cậy và có uy tính
cao trên thị trường.
Phiếu phỏng vấn
Dự án:quản lý cửa hàng vật liệu xây
dựng
Tiểu dự án:quản lý quá trình bán
vật liệu
Người được hỏi:Chung Ngọc Thúy Người phỏng vấn:Lai Hùng Phương
Ngày:02/10/2016
c. Kế hoạch phỏng vấn và phiếu phỏng vấn thứ 3:
Câu hỏi:
1. Thông tin khách hàng cửa hàng có lưu
trữ lại không, và lưu trữ những thông tin gì?
2. Khi xuất hóa đơn, cần có những thông tin
gì ?
3. Cửa hàng có nhận đơn đặt hàng trước của
khách hàng hay không?
4. Những khách hàng nào cửa hàng không
nhận đơn đặt hàng trước?
5. Khi đặt hàng trước cần yêu cầu khách
hàng đặt cọc trước không.Nếu có là bao
nhiêu?
6. Khi khách hàng muốn đổi trả hàng thì
cửa hàng có chấp nhận không?
7. Trường hợp nào cửa hàng không nhận
đổi trả?
8. Trước khi xuất hóa đơn có cần tra cứu số
lượng hàng tồn không?
9. Trường hơp hết hàng thì cửa hàng sẽ xử
lý như thế nào?
10. Khi đổi trả có cần lưu trữ và xuất lại
hóa đơn cho khách hàng không?
Câu trả lời:
Có, Cửa hàng sẽ lưu thông tin
khách hàng như:mã khách hàng
,tên khách hàng,địa chỉ,điện thoại
Những thông tin trên hóa đơn gồm
có:số hóa đơn,người lập hóa
đơn,ngày nhập hóa đơn
Chúng tôi chỉ nhận đơn đặt hàng
trước đối với những công ty xây
dựng lớn.
Đối với những cửa hàng nhỏ lẻ
chúng tôi khộng nhận đơn đặt
trước vì phòng trường hợp không
nhận hàng
Có,khách hàng phải đặt cọc trước
1 nữa số tiền của đơn hàng đó
Cửa hàng chỉ nhận đổi trả với dơn
hàng có số lượng ít và vừa
Với một hóa đơn có số lượng lớn
thì cửa hàng sẽ không nhận vì sẽ
gặp khó khăn khi vận chuyển vào
kho hàng
Chúng tôi sẽ tra cứu hàng tồn
trước khi lập hóa đơn
Chúng sẽ gia hạn lại với khách
hàng và thông báo bên bộ phần
nhập vật liệu đó sớm nhất
Có , chúng tôi sẽ lưu trữ tất cả chi
tiết đổi trả và xuất lại hóa đơn cho
khách hàng
Kế hoạch phỏng vấn Người được hỏi:Lê Ngọc An Người phỏng vấn:Nguyễn Minh Thiện
Địa chỉ:tại cửa hàng Thời gian hẹn:03/10/2016
Thời điểm bắt đầu:14h
Thời điểm kết thúc:15h
Đối tượng được hỏi là:phòng quản lý
-Cần thu thập dữ liệu: cách phân loại và
quản lý kho
-Cần thỏa thuận:xem quá trình phân loại
Các yêu cầu ñòi hỏi:
Vai trò, vị trí, trình dộ, kinh nghiệm của
người phỏng vấn
Chương trình :
Giới thiệu
Tổng quan về dự án
Tổng quan về phỏng vấn
+Chủ đề được đề cập:quá trình
quản lý lưu trữ thông tin của nhân
viên
Chủ đề 3:câu hỏi và câu trả lời
Tổng hợp các nội dung chính
Ý kiến của người được hỏi
Kết thúc
Ước lượng thời gian:
1p
2p
2p
20p
5p
3p
2p
(Dự kiến tổng cộng:35phút)
Phiếu phỏng vấn
Dự án:quản lý cửa hàng vật liệu xây
dựng
Tiểu dự án:quản lý kho
Người được hỏi:Lê Ngọc An Người phỏng vấn:Nguyễn Minh Thiện
Ngày:03/10/2016
Câu hỏi:
1. Cửa hàng sẽ kiểm tra vật liệu như thế
nào?
2. Quá trình nhập xuất hàng ra vào kho
cần lưu trữ những thông tin gì?
3. Quá trình phân loại được diễn ra như
thế nào?
4. Trường hợp vật liệu được nhập lần
đầu thì cửa hàng sẽ phân loại như thế
nào?
5. Vào cuối tháng nhân viên quản lý
kho phải báo cáo những thông tin gì?
Câu trả lời:
Khi nhập cũng như xuất vật liệu chúng
tôi sẽ kiểm tra về nhà cung cấp,mã
hàng, số lượng
Khi nhập hàng xuất hàng ra vào kho
phải có phiếu xuất trình nhập hoặc
xuất
Chúng tôi sẽ dựa vào mã của từng vậy
liệu để phân loại và sắp xếp
Nếu vật tư mới nhập lần đầu thì chúng
tôi sẽ lưu trữ những thông tin cần thiết
và cũng dựa vào mã vật liệu để sắp
xếp
Nhân viên phải báo cáo nhập-
xuất-tồn và thống kê kết quả hoạt
động bán vật liệu
d. Kế hoạch phỏng vấn và phiếu phỏng vấn thứ 4:
Phiếu phỏng vấn Dự án:quản lý cửa hàng vật liệu xây
dựng
Tiểu dự án:hệ thống thiết bị phần mền
Người được hỏi:Trần Văn Tuấn Người phỏng vấn:Lai Hùng Phương
Ngày:04/10/2016
Câu hỏi:
1. Cửa hàng có dùng phần mền để quản lý
vật tư không?
2. Trước đây cửa hàng sử dụng những
phần nào?
Câu trả lời:
Có
Trước đây chúng tôi sử dụng phần
mền chung trên thị trường
Kế hoạch phỏng vấn
Người được hỏi:Trần Văn Tuấn Người phỏng vấn:Lai Hùng Phương
Địa chỉ :tại cửa hàng Thời gian hẹn:04/10/2016
Thời điểm bắt đầu : 14h
Thời điểm kết thúc : 15h
Đối tượng được hỏi là:phòng kỹ thuật
-Cần thu thập dữ liệu:thông tin về trang
thiết bị, hệ thống quản lý cửa hàng
-Cần thỏa thuận:xem hệ thống thiết bị ,
phần mền của cửa hàng
Các yêu cầu đòi hỏi:
Vai trò, vị trí , trình độ, kinh nghiệm của
người phỏng vấn
Chương trình:
Giới thiệu
Tổng quan về dự án
Tổng quan về phỏng vấn
+ Chủ đề được đề cập:hiểu biết,
nắm bắt về trang thiết bị , chương
trình quản lý của cửa hàng
Chủ đề 4: câu hỏi và câu trả lời
Tổng hợp các nội dung chính
Ý kiến của người được hỏi
Kết thúc
Ước lương thời gian:
1p
2p
2p
20p
5p
3p
2p
(Dự kiến tổng cộng:35phút)
3. Mong muốn của cửa hàng về phần mền
được thiết kế riêng sẽ như thế nào?
4. Cửa hàng có thường nâng cấp hệ thống
cũng như trang thiết bị không?
Chúng tôi cần 1 phần mền có thể
quản lý chặc chẽ,dễ dàng quản lý
hơn
Có ,chúng tôi thường nâng cấp hệ
thống và trang thiết bị để quản lý
tốt hơn
II.Tổng quan về đánh giá phỏng vấn: Sau quá trình phỏng vấn, người phỏng vấn thu thập được nhiều
thông tin rất thực tế từ cửa hàng cũng như nhân viên trong cửa hàng và
người được hỏi cũng thấy thoải mái khi được phỏng vấn, đồng thời trả
lời cũng trung thực.
III. Mô tả hệ thống và các biểu mẫu:
1.Mô tả hệ thống: Qua việc khảo sát tại một số cửa hàng bán vật liệu xây dựng,
chúng tôi thu thập được một số dữ liệu sau đây:
-Nhân viên được sự chỉ đạo của quản lý liên hệ với nhà cung cấp để lập
hợp đồng nhập thêm vật liệu. Sau khi nhập về cửa hàng nhân viên sẽ căn
cứ vào chứng từ để tiến hành phân loại và sắp xếp vào kho.
-Do đó ta cần có kho dữ liệu về vật liệu gồm những thông tin sau: mã
vật liệu, tên vật liệu, số lượng, đơn vị tính, nhân viên kiểm tra, ngày
nhận, số lượng tồn.
-Mỗi lần nhập vật liệu về đều phải có phiếu nhập vật liệu vào kho để
lưu trữ thông tin nhập gồm: số phiếu nhập, mã nhà cung cấp, ngày nhập.
-Do nhập vật liệu từ nhiều nhà cung cấp khác nhau nên ta cần có kho
dữ liệu để chứa thông tin về các nhà cung cấp bao gồm: mã nhà cung
cấp, tên nhà cung cấp, địa chỉ nhà cung cấp, điện thoại.
-Do có nhiều công ty xây dựng lớn và vừa thường xuyên đến mua vật
liệu tại cửa hàng nên ta cần có kho dữ liệu khách hàng gồm: mã khách
hàng, tên khách hàng, địa chỉ, điện thoại.
-Khi khách hàng đến mua vật liệu ta lập hóa đơn trong đó bao gồm: số
hóa đơn, người lập hóa đơn, ngày bán.
-Khi lập xong hóa đơn nhân viên phải lập phiếu xuất vật liệu từ kho: số
phiếu xuất ứng với số hóa đơn, người lập phiếu xuất, ngày xuất
-Cuối tháng, nhân viên bán hàng phải lập báo cáo tình hình nhập, xuất,
tồn của từng loại vật liệu. Hàng tháng phải lập báo cáo doanh thu nhằm
mục đích đánh giá tình hình tiêu thụ đối với từng loại vật liệu, lập báo
cáo doanh thu tổng hợp cho biết tổng số tiền bán từng tháng của cửa
hàng.
2. Biểu mẫu:
PHIẾU NHẬP VẬT LIỆU
Số phiếu nhập:………………………………..
Nhà cung cấp:………………………………...
Ngày nhập:……………………………………
STT Mã vật liệu Tên vật liệu Số lượng Đơn giá Thành tiền
TM.Nhà Cung Cấp TM.Cửa Hàng
PHIẾU XUẤT VẬT LIỆU
Số phiếu xuất:………………
Người lập phiếu:……………………
Ngày xuất:………………………………
STT Mã vật liệu Tên vật liệu Số lượng Đơn giá Thành tiền
TM.Cửa Hàng
BÁO CÁO NHẬP-XUẤT-TỒN
Người lập báo cáo:………………….
Ngày lập:…………………….
STT Tên hàng ĐVT Tồn đầu hàng Mua trong
tháng
Bán trong
tháng
Tồn cuối
tháng
SL Số
tiền
SL Số
tiền
SL Số
tiền
SL Số
tiền
Tổng cộng
Người lập: Thủ khu: Cửa hàng trưởng:
HÓA ĐƠN
Số hóa đơn:……………………………
Người lập hóa đơn:……………………..
Ngày lập hóa đơn:……………………..
STT Mã vật liệu Tên vật liệu Số lượng Đơn giá Thành tiền
Khách Hàng TM.Cửa Hàng
KẾT QUẢ HOẠT ĐỘNG BÁN HÀNG
Người lập:…………………………….
Ngày lập:…………………………..
STT Tên hàng ĐVT Đơn giá vốn Bán thàng trong tháng
Sl bán Trị giá
vốn
Trị giá
bán
Chênh
lệch
Tổng cộng
Người lập: Thủ kho: Cửa hàng trưởng:
IV.Mô Hình Phân Rã Chức Năng (BFD):
1. Mô hình chức năng tổng thể:
Quản Lý Nhập
Vật Liệu
Quản Lý Cửa Hàng Vật Liệu Xây Dựng
Quản Lý Bán
Vật Liệu Quản Lý Kho
a. Mô hình chức năng Quản Lý Nhập Vật Liệu:
Mô tả chức năng:
Cập nhật yêu cầu: là nơi tiếp nhận yêu cầu nhập hàng của
bộ phận kho hàng và ban quản lý. Từ đó yêu cầu, liên hệ
với nhà cung cấp để có được thông tin chính xác về vật liệu
cần nhập. Sau đó mới lập đơn đặt hàng gửi đến cho nhà
cung cấp.
Lập đơn đặt hàng: Sau khi có các thông tin đầy đủ từ nhà
cung cấp vật liệu. Bộ phận nhập hàng sẽ tiến hành lập đơn
hàng để mua vật liệu.
Cập nhập kết quả hóa đơn: là khâu cuối cùng trong quản lý
nhận vật liệu. Vật liệu, thông tin, phiếu giao hàng từ nhà
cung cấp sẽ được tiếp nhận. Đồng thời có nhiệm vụ thanh
toán với nhà cung cấp.
Quản Lý Nhập Vật Liệu
Cập Nhập
Yêu Cầu
Lập Đơn Đặt Hàng
Cập Nhật Kết Quả
Hóa Đơn
b. Mô hình chức năng Quản Lý Bán Vật Liệu:
Mô tả chức năng:
Lập đơn đặt hàng: Khi tiếp nhận yêu cầu từ khách hàng,
kiểm tra thấy đủ điều kiện cung cấp vật liệu cho khách
hàng. Bộ phận bán hàng sẽ lập đơn đặt hàng.
Lập hóa đơn thanh toán: Sau khi đã thương lượng với
khách hàng xong. Đơn đặt hàng đã có, bộ phận bán hàng sẽ
lập hóa đơn để thanh toán với khách hàng.
Lập phiếu xuất hàng: Sau khi xác định trong kho có vật liệu
khách hàng cần. Bộ phận bán hàng lập phiếu xuất vật liệu
gửi xuống kho để lấy vật liệu bàn giao cho khách hàng.
Cập nhật thông tin khách hàng: Lấy thông tin khách hàng,
lưu vào kho dữ liệu, chuyển giao thông tin khách hàng cho
bộ phận tài chính.
Lập báo cáo bán hàng: báo cáo tình hình bán hàng trong
tháng sẽ được gủi về ban giám đốc cửa hàng.
Giao hàng: có nhiệm vụ bàn giao vật liệu đã được yêu cầu
đến tay khách hàng, trực tiếp thực hiện thanh toán đối với
khách hàng sau đó chuyển đến cho phòng tài chính.
Quản Lý Bán Vật Liệu
Lập
Đơn
Đặt
Hàng
Lập
Phiếu
Xuất
Vật Liệu
Cập Nhật
Thông Tin
Khách Hàng
Lập Hóa Đơn
Thanh Toán
Lập Báo Cáo
Bán Hàng Giao Hàng
c. Mô tả chức năng Quản Lý Kho:
Mô tả chức năng:
Lập phiếu xuất kho: sau khi bộ phận bán hàng đã thương
lượng và thống nhất với khách hàng. Bộ phận bán sẽ lập
phiếu xuất vật liệu gửi tới kho vật liệu, yêu cầu xuất vật
liệu cho khách hàng đúng chủng loại, số lượng. Sau đó kho
vật liệu sẽ xuất hàng và lập phiếu xuất kho.
Lập phiếu nhập kho: khi có vật liệu mới về, bộ phận nhập
hàng sẽ chuyển hàng đến kho vật liệu của cửa hàng.Sau khi
tiếp nhận đủ số lượng, chủng loại, bộ phận kho vật liệu sẽ
lập phiếu nhập kho để chứng nhận rằng đã nhận đủ lượng
hàng vào kho của cửa hàng.
Cập nhật thông tin nhập-xuất-tồn: đây là khâu quan trọng,
nó quyết định trực tiếp đến hoạt động của cửa hàng. Từ
lượng hàng bán ra, lượng hàng nhập vào, những vật liệu
nào bán ít, bán chạy, còn lại trong kho… Việc thống kê đó
sẽ giúp ban giám đốc vạch định rõ ràng kế hoạch cho
những tháng tiếp theo. Nhằm mục đích cuối cùng đem lại
doanh thu cao nhất cho cửa hàng.
Lập Báo Cáo
Thống Kê Cập Nhật Thông Tin
Nhập-Xuất-Tồn
Lập Phiếu
Nhập Kho
Lập Phiếu
Xuất Kho
Quản Lý Kho
Báo cáo-Thống kê: là việc không thể thiếu, để báo cáo tình
hình hàng trong kho đến ban giám đốc. Qua đó thông tin
cho bộ phận bán hàng về số lượng hàng có trong kho để
trao đổi mua bán với khách hàng. Thông tin đến bộ phận
nhập hàng để báo cáo vật liều nào có, vật liệu nào hết.
2. Biểu đồ phân rã chức năng :
Quản Lý Kho Quản Lý Bán Vật Liệu Quản Lý Nhập Vật Liệu
HỆ THỐNG QUẢN LÝ CỬA HÀNG
VẬT LIỆU XÂY DỰNG
Cập nhật yêu cầu
Lập đơn đặt hàng
Cập nhật kết quả
hóa đơn
Lập đơn đặt hàng
Lập hóa đơn
thanh toán
Lập phiếu xuất
vật liệu
Cập nhật thông
tin khách hàng
Lập báo cáo bán
hàng
Giao hàng
Lập báo cáo
thống kê
Cập nhật
thông tin
nhập-xuất-tồn
Lập phiếu
nhập kho
Lập phiếu xuất
kho