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Juin 2017

Processus ExploitationTrésorerie : Gestion de la tombée des salariés du privé

(Tombée SALR)

Domaine : ExploitationDate de création : 30/06/2017

Sous-domaine : Trésorerie

Procédure : Gestion de la tombée SALR Réf. : EXP-TRE-005

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Evolution de la procédure

Version Date Modifications Origine

V1.0 30/06/2017 Version publiée•Zouheir BELKAHIA (GRANT THORNTON)

•Issam LABASSI (Responsable procédures Groupe)

Domaine : Exploitation Date de création : 15/07/2016

Date de dernière modif. :Sous-domaine : Trésorerie


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Présentation de la procédure (1/4)

La gestion de la tombée SALR concerne le traitement des échéances des salariés du privé. Son

traitement suit les étapes suivantes :

▪ Le contrôle de la tombée et la génération des bordereaux à transmettre aux employeurs (Cf. Sous-

Procédure 1 « Contrôle de la tombée et génération des bordereaux employeurs »)

▪ La collecte et la récupération des règlements des employeurs (chèques, virements, …) (Cf. Sous-

Procédure 2 « Récupération des règlements employeurs »)

▪ L’affectation sur EKIP ALIOSDEV de ces règlements (saisis par la Trésorerie) sur les échéances des

clients concernés (Cf. Sous-Procédure 3 « Affectation des règlements employeurs et traitement des

écarts »)

▪ Le traitement et le recouvrement des impayés résiduels une fois les motifs identifiés, par la mise en

place des actions adéquates (relances téléphoniques et écrites, report d’échéance, sinistre,

changement de mode de règlement, …) (Cf. Procédure « REC-AMB-002 : Recouvrement amiable

SALR » et Procédure « SAV-MFI-005 : Renégociation / Sous-Procédure 3 : Report d’échéances pour

les clients Particuliers à l’initiative d’Alios Finance »)

Cette gestion fait suite à la mise en production des affaires y afférentes et à la transmission des

délégations de salaires aux employeurs.




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Le traitement de la tombée démarre au plus tard 25 jours avant la date d’échéance (soit le 10 du mois

précédant le mois de l’échéance), permettant :

▪ Une transmission, au fur et à mesure et à temps, des bordereaux employeurs (la date limite de

transmission du dernier bordereau est fixée au 18 du mois), pour permettre leur intégration dans la

préparation de la paie par les employeurs (généralement le 20 du mois)

▪ Une récupération, dans les meilleurs délais, des règlements, du détail des règlements et des

explication des écarts auprès des employeurs

Il convient de noter que :

- Les employeurs sont tenus de reverser à Alios Finance les prélèvements faits à la date de

liquidation des salaires, et non à l’échéance de la tombée)

- L’envoi sous format électronique du détail des règlements par les employeurs est à privilégier, et

ce pour faciliter le traitement des retours employeurs

Dans le cas où le règlement employeur n’est pas reçu dans les 15 jours suivant la date d’échéance,

l’ensemble de la tombée est rejetée automatiquement par le système.

Ce traitement doit être finalisé avant le début de traitement de la tombée suivante (soit, le 10 du mois

suivant).




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Pour assurer un contrôle et un suivi du traitement des retours employeurs, des notifications ont été

mises en place au niveau du système, pour alerter sur les étapes importantes et permettre une prise de

décision en temps opportun :

▪ Notification du Gestionnaire et de sa hiérarchie en cas de non réception d’un règlement auprès de

l’employeur, avec un rappel avant de procéder au rejet automatique de la tombée

▪ Notification du Gestionnaire et de sa hiérarchie en cas de non traitement d’une tombée malgré

l’existence d’un règlement saisi

Evénement Délai Action

Pas de règlement

employeur

J+3Notification au Gestionnaire concerné, avec copie au Directeur Recouvrement

Contentieux, de la non réception du règlement auprès de l’employeur

J+6 2ème rappel, avec copie au Directeur Général

J+8Dernier rappel, avec copie au Directeur Général, au Directeur des Opérations Groupe

et au Directeur Recouvrement Contentieux Groupe

J+15Notification du rejet automatique de la tombée, avec copie au Directeur Général, au

Directeur des Opérations Groupe et au Directeur Recouvrement Contentieux Groupe

Règlement employeur

non traité (Non affecté à

une tombée /

Encaissement hors

tombée)

J+5Notification au Gestionnaire concerné, avec copie au Directeur Recouvrement

Contentieux, pour alerte sur l’existence d’un règlement non encore affecté

J+10 2ème relance, avec copie au Directeur Général

J+15Dernier rappel pour affecter le règlement reçu, avec copie au Directeur Général, au

Directeur des Opérations Groupe et au Directeur Recouvrement Contentieux Groupe

J : date d’échéance




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La gestion des tombées SALR est sous la responsabilité des Gestionnaires Recouvrement Particuliers

SALR, en interaction avec d’autres fonctions pour les tâches suivantes :

▪ La génération des tombées sur EKIP, sous la responsabilité de la Comptabilité Métier

▪ La correction de certaines erreurs constatées lors des tombées (rattachement du code employeur à

la fiche du tiers client, création du tiers employeur), à faire par le Commercial (Conseillers Clientèle)

▪ La saisie des règlements des employeurs, à faire par la Trésorerie

▪ La saisie des reports d’échéances et des changements de mode de règlement par les Conseillers

Clientèle SAV (à l’initiative des Gestionnaires Recouvrement Particuliers SALR)

Afin de finaliser le traitement de la tombée dans les délais fixés, il est important que tous les

intervenants soient à jour dans l’exécution des tâches qui leur reviennent. En cas de défaut ou de

retard, le Gestionnaire Recouvrement Particuliers SALR assure la relance de l’intervenant concerné,

avec information de sa hiérarchie et de la Direction Générale.




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Logigramme

Symbole Description

Début de la procédure:

Activité système

Activité: entièrement manuelle

Document:

Décision ou question dont le résultat dicte l'étape suivante.

Sous-process:

Fin de la procédure.

Sous-process




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Trésorerie

Gestionnaire Recouvrement Particuliers SALR

Contrôler

l’exhaustivité de

la tombée SALR

Remettre les

bordereaux

au coursier /

prestataire

DSI Groupe

Coursier /

Prestataire externe

Editer les

bordereaux

de paiement

employeur

Problème

informatique

Pas de problème

constaté

Remettre les

bordereaux aux

employeurs

(contre décharge)

Sous-Procédure 1 : Contrôle de la tombée et génération des bordereaux employeurs

Générer à nouveau

la tombée pour les

affaires concernées

Traitement

des demandes

d’intervention

Problème autre

qu’informatique

Agent Comptable Métier

Corriger ou

demander la

correction de

l’erreur constatée

Assurer un suivi

de la remise des

bordereaux aux

employeursGénération de

la tombée :

Facturation des

échéances sur

EKIP




9

Procédure détaillée (1/2)

Description des

Tâches

Pour tous les produits financiers, le traitement

de la tombée SALR démarre au plus tard 25

jours avant la date d’échéance (soit le 10

du mois précédant le mois de l’échéance),

par le contrôle de l’exhaustivité de la tombée

qui a été précédemment générée sur EKIP

Ce contrôle couvre les actions suivantes :

• Lancer l’état des tombées par employeur

• Sur la base de l’onglet « Détails » de l’état

des tombées par employeur, contrôler que

toutes les tombées SALR ont été

correctement générées et aux dates

prévues (la colonne « Echéance Tombée »

doit être à ‘Oui’)

• Sur la base de l’onglet « Etat des tombées

à envoyer », s’assurer que toutes les

affaires sont rattachées à un employeur

pour pouvoir générer les bordereaux

employeurs

• Si des anomalies de génération, dues à des

problèmes autres qu’informatiques ont été

constatées, corriger ou demander la

correction des erreurs constatées au niveau

des affaires ou des tiers concernés :

- Absence du code employeur au niveau de

la fiche tiers du client : Demander par

email la correction de cette anomalie au

Département Commercial (Conseiller

Clientèle)

- Affaire non rattachée à un employeur :

Procéder au rattachement entre le code de

l’employeur et le N° de tiers employeur au

niveau d’EKIP ALIOS DEV

- Non création du tiers Employeur sur EKIP :

Demander par email la création du tiers

Employeur sur EKIP au Département

Commercial (Conseiller Clientèle)

- Etc.

• Sur la base d’une demande du

Gestionnaire Recouvrement Particuliers

SALR (transmise par email), générer à

nouveau la tombée pour les affaires

concernées

• Le Gestionnaire Recouvrement Particuliers

SALR assure le suivi de ces corrections

ActeursGestionnaire Recouvrement Particuliers

SALR

Gestionnaire Recouvrement Particuliers SALR Agent Comptable Métier

Application SIBO EKIP ALIOS DEV EKIP

MOP-TRE-001

Support /

Éditique

Etat des tombées par employeur

EDT-TRE-001

Générer à nouveau la

tombée pour les affaires

concernées

Corriger ou demander la

correction de l’erreur

constatée

Contrôler l’exhaustivité

de la tombée SALR





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Description des

Tâches

• Une fois la tombée de

l'employeur correctement

générée, éditer le bordereau de

paiement employeur

correspondant (Lettre

d’accompagnement éditée

d’EKIP ALIOSDEV et Détail

des affaires par employeur

édité de BO), pour transmission

La préparation des bordereaux

employeurs doit avoir lieu à

partir du 10 du mois et se

terminer au plus tard le 15 du

mois (le dernier bordereau étant

préparé le 15 du mois)

• Remettre les bordereaux au

coursier / prestataire externe

pour transmission aux

employeurs

• Transmettre également par

email les bordereaux aux

employeurs (avec accusé de

réception de lecture)

• Pour chaque employeur

concerné, transmettre le

bordereau de paiement

correspondant contre décharge

sur une copie de la lettre

d’accompagnement

• Remettre la décharge au

Gestionnaire Recouvrement

Particuliers SALR

La remise des bordereaux aux

employeurs doit se faire au fur et

à mesure de la préparation des

bordereaux, à partir du 10 du

mois et au plus tard le 18 du

mois (le dernier bordereau étant

remis le 18 du mois)

• Assurer un suivi de la remise

des bordereaux aux

employeurs sur le fichier de

Suivi des décharges

Employeurs (édité à partir de

BO), en renseignant la date de

remise effective des

bordereaux aux employeurs

ActeursGestionnaire Recouvrement

Particuliers SALR

Gestionnaire Recouvrement

Particuliers SALR

Coursier / Prestataire externe Gestionnaire Recouvrement

Particuliers SALR

Application SI

EKIP ALIOSDEV

BO

BO

Support /

Éditique

Bordereau de paiement

employeur


employeur


employeur

Suivi des décharges Employeurs

EDT-TRE-002 EDT-TRE-002 EDT-TRE-002 EDT-TRE-003

Editer les bordereaux de

paiement employeur

Remettre les

bordereaux au coursier

/ prestataire

Remettre les

bordereaux aux

employeurs concernés

Assurer un suivi de la

remise des bordereaux

aux employeurs





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Trésorerie

Sous-Procédure 2 : Récupération des règlements employeurs

Encaissement

par caisse

Encaissement

par virement

Rejet

automatique de

la tombée


Constatation

d’un règlement

employeur

Non constatation

d’un règlement

employeur

Règlement

par chèque

Règlement

par virement

Recouvrement

amiable SALR

Relancer les

employeurs pour

la récupération

des règlements

A partir du 20 de

chaque mois

Au jour de réception du

règlement employeur

Sous-Procédure 1 : Non

règlement total de la

tombée par l’employeur

20 jours après la

date d’échéance




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Description des

Tâches

• Le 20 de chaque mois et, par la suite, sur la

base des notifications envoyées

automatiquement par le système

(notifications reçues à J+3, J+6 et J+8 par

rapport à la date de la tombée), relancer les

employeurs pour la récupération des

règlements correspondant à la tombée

• Les relances se basent sur l’état BO des

règlements employeurs sans sort

• Les relances doivent être priorisées sur la

base du profil payeur de chaque employeur

• Le jour de réception du règlement

employeur, procéder à la saisie du

règlement sur le système

(Cf. Procédures « EXP-TRE-001 :

Encaissement client par caisse » et « EXP-

TRE-003 : Encaissement client par

virement »)

Si Non constatation d’un règlement

employeur :

• Après un délai de 15 jours à partir de la

date d’échéance et si aucun règlement

employeur n’a été constaté, un rejet

automatique des échéances des salariés de

l’employeur concerné sera généré par le

système

• Remarque : Le Gestionnaire Recouvrement

Particuliers SALR doit procéder à un

contrôle périodique de la liste des

règlements sans sort sur BO, identifier les

échéances qui doivent être rejetées, et

procéder à leur rejet


SALR

Trésorier / Caissier Gestionnaire Recouvrement Particuliers

SALR

Application SIBO SAGE X3 EKIP ALIOSDEV

MOP-TRE-002

Support /

Éditique

Etat des règlements Employeur sans sort Etat des règlements Employeur sans sort

EDT-TRE-005 EDT-TRE-005

Constatation du

règlement employeur

Relancer les employeurs

pour la récupération des

règlements

Rejet automatique de la

tombée

Procédure détailléeSous-Procédure 2 : Récupération des règlements employeurs




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Trésorerie

Vérifier et

rechercher le

règlement sur

le système

Affecter le

règlement sur

le système

Règlement partiel

de l’échéance

Sous-Procédure 3 : Affectation des règlements employeurs et traitement des écarts


Règlement total de

l’échéance / Constatation

d’un trop perçuRapprocher le retour employeur

avec la tombée théorique et

contacter l’employeur pour

explications sur les écarts

Affecter le

règlement sur

le système

Saisir le rejet

de l’échéance

sur le système

Non règlement de

l’échéance

Saisir le

motif de

l’impayé

Valider

l’affectation

sur le système

Saisir le

motif de

l’impayé

1




14

Trésorerie

1



Quotité insuffisante

ou non disponible

Décès du client

Licenciement

Démission

Départ à la retraite

Demander un

report de

l’échéance

impayée

Délégation non

parvenue à

l’employeur

Congé Maladie /

Accident

Congé Maternité

Client suspendu Report

d’échéances

Transmettre la

délégation à

l’employeur

contre décharge

Demander

un report de

l’échéance

impayée

Report

d’échéances

Recouvrement

amiable SALR

Recouvrement

amiable SALR

Recouvrement

amiable SALR


règlement de l’échéance par le

client pour quotité insuffisante

ou non disponible


règlement de l’échéance suite au

décès du client


règlement de l’échéance suite à

la fin du contrat de travail du

client avec son employeur




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Description des

Tâches

• Editer la liste des encaissements

employeurs à partir de BO

• Editer la liste des encaissements

employeurs non encore traités à partir

de BO

• Si le paiement a été effectué par

l’employeur, que ce soit par virement ou

par chèque, vérifier et rechercher le

règlement sur EKIP ALIOSDEV

(montant, numéro de compte, nom de

l’employeur, …)

• Rapprocher le retour employeur

accompagnant le règlement avec la tombée

théorique

• Identifier les écarts :

- Non règlement de l’échéance (montant

précompté = 0)

- Règlement partiel de l’échéance (montant

précompté < montant de l’échéance)

- Trop perçu constaté (montant précompté

> montant de l’échéance)

• Pour les écarts constatés, contacter

l’employeur pour avoir des explications sur

ces écarts et demander une visite si

nécessaire

Si Règlement total ou partiel de l’échéance

par le client ou Constatation d’un trop perçu :

• Après analyse et une fois que toutes les

vérifications sont réalisées avec l’employeur,

affecter le règlement sur les affaires et les

échéances concernées sur EKIP ALIOSDEV

(« Grille Employeurs »)

• Le règlement de l’employeur peut être affecté

comme suit :

- Sur la tombée du mois (sans sort)

- Sur les impayés (échéances rejetées

précédemment)

- En tant que règlement non affecté sur l’affaire


SALR

Gestionnaire Recouvrement Particuliers

SALR


Application SI

BO

EKIP ALIOSDEV

EKIP ALIOSDEV

MOP-TRE-002 MOP-TRE-002

Support /

Éditique

Etat des encaissements employeurs

Etat des encaissements employeurs non

traités

EDT-TRE-004

EDT-TRE-006


Vérifier et rechercher le

règlement sur le système

Rapprocher le retour

employeur avec la tombée

théorique

Affecter le règlement

sur le système




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Description des

Tâches

Si Non règlement de l’échéance par le client :

• Si l’échéance n’a pas été réglée par le client, procéder à la saisie du

rejet de l’échéance concernée sur EKIP ALIOSDEV (« Grille

Employeurs »)

Si Non règlement ou Règlement partiel de l’échéance par le client :

• Sur la base du retour de l’employeur, saisir le motif de l’impayé sur

EKIP ALIOSDEV (« Grille Employeurs »)

Acteurs Gestionnaire Recouvrement Particuliers SALR Gestionnaire Recouvrement Particuliers SALR

Application SIEKIP ALIOSDEV EKIP ALIOSDEV

MOP-TRE-002 MOP-TRE-002

Support /

Éditique


Saisir le rejet de

l’échéance sur le système

Saisir le motif de

l’impayé




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Description des

Tâches

• Une fois l’affectation faite, valider l’affectation sur EKIP ALIOSDEV (« Grille Employeurs »)

• Remarque : La Grille Employeurs permet de procéder à une validation intermédiaire des

données saisies, et ce pour éviter tout risque de perte de traitement en cas de problème

informatique ou autre

• En fonction du motif de l’impayé, lancer les actions adéquates (recouvrement et contentieux,

report d’échéance, sinistre, changement de mode de règlement, …) :

- Si Quotité insuffisante ou non disponible : Lancer les actions de relances (relances

téléphoniques, lettres de relances, lettre de mise en demeure, requête pour OIP

éventuellement, …)

- Si Décès du client : Demander un changement de mode de règlement auprès du SAV et

demander le lancement du remboursement du sinistre vie auprès de l’assureur

En cas d'impayés, localiser la famille pour obtenir les règlements correspondants

- Si Licenciement / Démission / Départ à la retraite : Demander un changement de mode de

règlement auprès du SAV et localiser / contacter le client

- Si Congé Maladie / Congé Maternité / Client suspendu : Demander le report de l’échéance

impayée auprès du SAV

- Si Délégation de salaire non parvenue à l’employeur : Transmettre la délégation à

l’employeur contre décharge et demander un report de l’échéance impayée

Acteurs Gestionnaire Recouvrement Particuliers SALR

Application SIEKIP ALIOSDEV

MOP-TRE-002

Support /

Éditique


Valider l’affectation sur le

système




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Documents / Etats utilisés

EDT-TRE-001 : Etat des tombées par employeur

BO Recouvrement Etats Employeurs Etat des tombées par employeur (Onglet « Détails »)

Cet état renseigne sur les éléments suivants : Agence, N° et Nom de l’employeur, Mode règlement, N° Affaire, N° et

Nom Client, Référence Facture Client, Date d'échéance, Date de première échéance, Date de dernière échéance, Date

d'exigibilité, Echéance facturée (Oui / Non), Montant de la facture (TTC), Solde Facture (TTC), Encours net, Encours

brut

NB : Si une des affaires est à ‘Non’ (Rouge) au niveau de la colonne « Echéance Tombée », cela signifie que la tombée

n’a pas été générée pour l’affaire en question




19


EDT-TRE-001 : Etat des tombées par employeur

BO Recouvrement Etats Employeurs Etat des tombées par employeur (Onglet « Etat des tombées à

envoyer »)

Le détail des affaires par employeur reprend sur les éléments suivants :

• N° de l’affaire

• N° et nom du client

• Date de l’échéance

• Montant de chaque échéance

• Montant global de la tombée par employeur

NB : Si la 1ère ligne est rouge, cela signifie qu’une ou plusieurs affaires ne sont pas rattachées à l’employeur en question

(le bordereau employeur ne pourra pas être généré dans ce cas)




20


EDT-TRE-002 : Bordereau de paiement employeur

Le bordereau de paiement employeur est composé de :

• Une lettre d’accompagnement, éditée à partir d’EKIP ALIOSDEV (1)

• Le détail des affaires par employeur, repris de l’onglet « Etat des tombées à envoyer » de l’Etat des tombées par

employeur (Cf. EDT-TRE-001) (2)

1 2




21


EDT-TRE-003 : Suivi des décharges Employeurs

BO Recouvrement Etats

Employeurs Suivi Décharges

Bordereaux Employeurs

Ce suivi permet de renseigner :

• Réception ou non de la décharge de

remise du bordereau à l’employeur

• Date de remise du bordereau à

l’employeur ou non




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EDT-TRE-004 : Etat des encaissements Employeurs


Employeurs Etat des

encaissements métiers Employeurs

Cet état reprend les éléments suivants :

• Mode de règlement employeur

• N° tiers et Nom de l’employeur

• N° tiers et Nom du client

• Référence de l’encaissement

• Pot d’affectation de l’encaissement

• Date du règlement

• Montant et devise du règlement




23


EDT-TRE-005 : Etat des règlements Employeur sans sort


Employeurs Etat des règlements

employeur sans sort

Cet état reprend les éléments suivants :

• N° Affaire

• N° Guichet

• Libellé du guichet

• N° tiers et Nom de l’employeur

• Date d’échéance

• Libellé du retour (Règlement sans sort)

• Montant du règlement




24


EDT-TRE-006 : Etat des encaissements employeurs non traités




25

Modes opératoires SI

MOP-TRE-001 : Rattachement du tiers employeur au code guichet

EKIP ALIOSDEV Paramétrage Paramétrage SALR Paramétrage Employeur (ZALFPEMPLY)

L’écran ci-dessous permet le rattachement du tiers Employeur (1) à un code guichet (2), pour permettre la génération

des bordereaux employeurs

Le statut doit être à « EXPL » (en Exploitation) (3), pour que le rattachement soit actif

12 3




26


MOP-TRE-002 : Affectation des encaissements employeurs

EKIP ALIOSDEV Exploitation Gestion de la tombée Gestion Retour SALR (ZALFRETOMB)

Détail de l’encaissement

employeur non encore

affecté à une tombée

Détail de la tombée non

encore traitée de

l’employeur sélectionné

Doit être égal à 0

pour pouvoir

valider

l’affectation

1

2

3

4

5

6

7 8

9

1 Le code employeur

2

Le mode de règlement

(CHEQ / VIRI / VIRM /

ESPE)

3 Le montant du règlement

4

Le contrôle de saisie

(écart entre le montant du

règlement et le montant

affecté)

5 N° du règlement sur X3

6Possibilité de faire une

sélection globale

7Total de la tombée ou des

lignes sélectionnées

8

La fonction de calcul

permettant de rafraîchir

l’écran avant validation

9

Le nombre de règlements

de l’employeur sélectionné

non affectés

1. Affectation de l’encaissement sur la tombée du mois (sans sort)




27




2. Affectation de l’encaissement sur les impayés

Cet écran sert à l’affectation des encaissements à

rattacher à des échéances impayées

Seuls les contrats ayant des impayés peuvent être

visualisés au niveau de cet écran

Le gestionnaire dispose de 2 critères de recherche au

niveau de cet écran :

• Date d’échéance

• Nom du client

NB : Par défaut, le système propose le montant de

l’impayé comme montant à affecter

Le gestionnaire a la main pour modifier ce montant (au

cas où il est inférieur)




28




3. Affectation de l’encaissement en tant que

règlement non affecté sur l’affaire

Cet écran sert à l’affectation des encaissements ne

pouvant être rattachés à des factures

Le montant ainsi encaissé figurera au niveau du

compte client comme « Encaissement non imputé »

Le gestionnaire dispose de deux critères de sélection

de contrats sur lesquels il veut affecter le règlement

reçu de l’employeur :

• Le N° du contrat

• Le nom du client