treinamento gedoc
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Treinamento do Modulo Gedoc(GED) do Sistema SharecompanyTRANSCRIPT
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Treinamento do Sharecompany
GEDOC
Gerenciar documentos
A Sharecompany TI apresenta:
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Cadastrar documento
Passo 1:Clique no modulo GEDOC
Passo 2:Clique em novo documento
Passo 3:Preencha os campos para organizar o armazenamento do seu documento
Passo 4:Poderá inserir características ao documento
Passo 5:Escolha a origem do documento: Scanner ou um arquivo do PC
Passo 6:Poderá habilitar o arquivo para download e também imprimir uma etiqueta com a identificação do documento
Passo 7:Confirme a inclusão do documento
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Favorito – Organizar documentos
Passo 1Selecione o documento
Passo 2Clique em Favorito
Passo 3Clique em criar nova pasta
Passo 4Informe o nome da nova pasta
Passo 5Clique em definir como favorito
Com a opção “Favorito” poderá criar uma estrutura de diretórios semelhante ao Windows Explorer para organizar seus documentos
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Com a opção “Compartilhar”documentos você pode permitir que outros colaboradores possam ter acesso a compartilhar os seus documentos
Compartilhar documentos
Passo 1Selecione o documento
Passo 2Clique em “Compartilhar”
Passo 3Selecione os colaboradores que poderão compartilhar o documento
Passo 4Utilize as setas para habilitar ou retirar os acessos dos colaboradores
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Ao escolher os colaboradores na tela de confidencialidade você permite que outros colaboradores possam visualizar seus documentos
Confidencialidade
Passo 1Selecione o documento
Passo 2Clique em “Confidencialidade”
Passo 3Selecione os colaboradores que poderão compartilhar o documento
Passo 4Utilize as setas para habilitar ou retirar os acessos dos colaboradores
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Com a opção armazenar é possível indicar precisamente a localização física dos documentos
Armazenar documentos
Passo 1Selecione o documento
Passo 2Clique em “Armazenar”
Passo 3Selecione a opção de armazenamento:CEDOC – Localização(Triagem)Cliente – Associar o documento a um clienteCódigo: Código da localização do documento dentro da triagem Passo 4
Clique em enviar para gravar a configuração
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Mantenha um registro dos documentos enviados para usuários e clientes
Enviar documentos
Passo 1Selecione o documento
Passo 2Clique em “Enviar”
Passo 3Selecione a forma de envio:Enviar para usuário – InternoDespacho – Enviar para cliente
Passo 4Selecione um destinatário para enviar o documento
Passo 5Selecione o CEDOC – Triagem que enviará o documento
Passo 6Clique enviar para concluir
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Com as opções indicadas acima poderá manter um registro dos documentos recebidos ou requisitar documentos gravados por outros colaboradores
Requisitar e Receber documentos
Passo 1Selecione o documento
Passo 2Clique em “Receber” ou “Requisitar
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Crie protocolos para formalizar toda saída e chegada de documentos na sua empresa
Protocolos - CriarPasso 1Clique em Protocolo
Passo 2Clique em Novo
Passo 3Indique se o protocolo é de entrada ou saída
Passo 4Indique o destinatário e o remetente
Passo 5Clique em inserir
Passo 6Escolha o tipo:Documento: Protocolo para 1 documento.Caixa: Protocolo para vários documentos Passo 7
Cadastrar vários documentos para protocolar – Se for preciso
Passo 8Utilize a caixa de texto para pesquisar os documentos para inserir no protocolo
Passo 9 Confirmar para concluir
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O protocolo imprime detalhes sobre o documento, cliente e o momento da entrada ou saída do documento
Protocolos - Imprimir
Passo 1Preencha um dos parâmetros de pesquisa ou deixe todos em branco
Passo 3Selecione o protocolo
Passo 2Clique em pesquisar
Passo 4Clique em imprimir
Passo 5Clique na impressora para imprimir o protocolo
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Exporte a tabela de protocolos para a planilha xls
Exportar informações
Passo 1Clique em Exportar informações
Passo 2Informe um nome para a planilha
Passo 3Clique em Salvar para gerar o arquivo
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Cadastre tipos de documentos de acordo com as necessidades da sua empresa
Tipo de documentosPasso 1Clique em cadastros e em seguida clique em – Tipos de Documentos
Passo 2Clique em Novo
Passo 3Preencha as informações de clique em confirmar