7/25/2013

1

Transitioning into Leadership Throughout the New Practitioner PeriodKim Neff, PharmD, PhC

Veronica Vernon, PharmD, BCPS

DevelopmentThis activity was developed by the American Pharmacists Association.

DisclosuresKim Neff, PharmD, PhC, Veronica Vernon, PharmD, BCPS and APhA’s editorial staff declare no conflicts of interest or financial interests in any product or service mentioned in this activity, including grants, employment, gifts, stock holdings, and honoraria. For complete staff disclosures, please see the Education and Accreditation Information section at www.pharmacist.com/education.

7/25/2013

2

Accreditation InformationThe American Pharmacists Association is accredited by the  Accreditation Council for 

Pharmacy Education (ACPE) as a provider of continuing pharmacy education (CPE). This activity, Transitioning into Leadership Throughout the New Practitioner Period, is approved for 1.0 hour of CPE credit (0.1 CEUs). The ACPE Universal Activity Number assigned by the accredited provider is: 0202‐0000‐13‐114‐L04‐P. 

To obtain CPE credit for this activity, participants will be required to actively participate in the entire webinar and complete an online evaluation and CPE recording form located at www.pharmacist.com/education by August 8, 2013.

Initial Release Date: July 25, 2013Target Audience: PharmacistsACPE Activity Type: Knowledge‐BasedLearning Level: 1Fee: There is no fee for this activity

Learning ObjectivesAt the end of this activity, the pharmacist will be able to:

1. Compare and contrast the roles of a mentor and a preceptor.

2. Describe how the role of a New Practitioner changes between the first 

year and the fifth year with regard mentoring and/or precepting. 

3. Identify ways to provide effective feedback to students and/or residents 

based on the role of the mentor or preceptor and learner level. 

4. Discuss examples of appropriate positive and constructive feedback.

5. Describe techniques for effective communication as a mentor/preceptor.

6. Define ways to demonstrate professionalism while mentoring or 

precepting peers. 

7/25/2013

3

What Is the New Practitioner Life Like?

www.bubblews.com. “So excited”www.medimanage.com “Secret Qualities of happy people”

http://maxbizvalue.blogspot.com/2011/05/im‐little‐nervous‐actually‐im‐very_7181.html

http://moreintelligentlife.com/content/ideas/ian‐leslie/non‐cogito‐ergo‐sumhttp://workbench.cadenhead.org/news/2539/napoleon‐dynamite‐too‐uncool‐school

Multifaceted New Practitioner Leadership

Organizational Involvement

Facility/Corporation Involvement

Precepting Patient Care Mentoring

7/25/2013

4

Transitions as a New Practitioner 

Student PreceptorMentee Mentor

Defining MentorshipWikipedia‐

“Mentorship is a personal developmental relationship in which a more experienced or more knowledgeable person helps to guide a less experienced or less knowledgeable person. However, true mentoring is more than just answering occasional questions or providing ad hoc help. It is about an ongoing relationship of learning, dialog, and challenge.”

MerriumWebster

“Mentor: a trusted counselor or guide”

Kimtionary:

Someone a person highly respects and trusts who one looks to for guidance, wisdom, encouragement, and/or assistance in one or multiple endeavors with which the mentee is unfamiliar or less experienced 

7/25/2013

5

Attributes of a Successful Mentor Professional 

Genuine

Good listening skills 

Objective 

Resourceful

Available

Positive role model

Mentors Making a Difference Career decisions

Overcome challenging situations Work

Personal

Work/life balance

Conflict with co‐workers

How to be a change agent

Building clinical skillset

7/25/2013

6

What is the difference between a mentor and a preceptor?

Mentor vs. Preceptor

Mentor

• Clinical basis not integral (only as much as desired by the mentee)

• Activity/interaction: mentee‐driven

• More personal relationship

• Often self‐selected by students

Preceptor

• Significant clinical basis

• Activity/interaction: preceptor‐driven

• May or may not have been requested by a student

7/25/2013

7

What are attributes of a successful preceptor?

Attributes of a Successful Preceptor

Highly dedicated to patient care 

Challenge students to perform at their maximum abilities

Organized/prepared

Clear expectations set from the beginning

Provide adequate resources for students 

Transition a student into clinical practice

7/25/2013

8

Attributes of a Successful Preceptor

Structured yet adaptable

Provide/solicit constant feedback

Passionate about the profession 

Confident yet humble

Optimistic/good attitude

Create self‐directed learning 

opportunities

Strategies for Developing Yourself as a Preceptor

Set goals

Never stop learning

Remember what you found helpful from your preceptors

Think about the things you did not like as a student

Be creative about ways to engage students

Start collecting good patient cases from day one

7/25/2013

9

Growing as a New Practitioner Mentor

NPN Year 5

NPN Year 2

NPN Year 3

NPN Year 4

NPN Year 1

Clinical confidence

Experience

Need to be the mentee

NPN Year 1: “The Newbie” Remain in contact with students to help them transition from year to year in school

Like being the older brother or sister who just graduated

Establish professional boundaries with students 

Start getting acclimated to practice

Mentor and mentee Being mentored by those in practice longer than you

Mentee to students

7/25/2013

10

NPN Year 5: “The Veteran” Confident in practice, expanding role as a pharmacist/practitioner 

Develop stronger, steady preceptor site 

Mentoring not just students but also new practitioners

No longer receiving as much mentee help 

Multitude of experiences to draw from

No matter what year in practice you are, NEVER forget what it was like 

being a student!

7/25/2013

11

What is effective feedback? How did your 

preceptors deliver feedback to you?

Effective Feedback 

Straightforward Timely Scheduled

Specific CollaborativeDescriptive language

Beck DE, et al. Am J Pharm Educ. 1995;59:236–46.Koons K, et al. J Am Pharm Assoc 2012;52: e273‐e276.Ende J. Feedback in clinical medical education. JAMA 1983;250: 777‐81. 

7/25/2013

12

The Importance of Feedback 

Providing feedback to students is vital to the learning experience

One study demonstrated the feedback needs of students were not met by preceptors

Meant to improve a targeted skill or behavior of the recipient 

It is not an evaluation

Novices vs. experts Novices seek and respond to positive feedback Experts seek negative feedback 

Sonthisombat P. Am J Pharm Educ. 2007;72:1–6. Finkelstein SR, et al. J Consum Res 39; 22‐38.

.

Positive vs. Negative Feedback

Positive Negative

Weitzel KW, et al. Am J Health Syst Pharm 2012 69:1588‐1599

7/25/2013

13

Providing Effective Feedback

1• Prepare the student or resident prior to the activity

2• Provide descriptive, relevant, and objective feedback frequently

3• Avoid overloading the student or resident with feedback

4• Follow‐up on action plans

Beck DE, et al. Am J Pharm Educ. 1995;59:236–46.Koons K, et al. J Am Pharm Assoc 2012;52: e273‐e276.Ende J. Feedback in clinical medical education. JAMA 1983;250: 777‐81. 

Communicating as a Preceptor/Mentor Effective communication builds trust

Preceptor/mentor should model communication

Regular contact with the student pharmacist is essential

Set clear expectations early

Ask open‐ended questions

Maintain open lines of communication

Utilize active listening 

Avoid ambiguity 

Be vigilant of body language

APhA and NACDS Foundation. The Pharmacist Preceptor Education Program.University of Pittsburgh Institute for Clinical Research Education. Available at: http://www.icre.pitt.edu/mentoring/effective.html

7/25/2013

14

Professionalism as a New Practitioner Appearance

Interactions with patients (showing utmost respect for them)

Communication with other healthcare providers

Written communication

Language use (don’t cuss, swear, etc. don’t talk poorly about patients)

Avoiding drama

Find a lesson in each challenge that is being addressed

Punctual

Conscientious 

Professionalism with Your Peers Show them respect

Maintain friendly attitude

Set precedent of expectation for the work environment on day one If this gets crossed, discuss it right then and be very calm about it

7/25/2013

15

Challenging student encounters

Case #1Lisa is a final‐year student pharmacist on a cardiology rotation with you. She is a high achiever and extremely engaged in her clinical skill development.  Prior to your rotation she has had 3 other rotations at your hospital. On day 1 of your rotation, she asks if she can spend some time in the cath lab with the team on Fridays since you won’t be there. However, given your high workload of patients on the floor and that she will be with a different preceptor on Fridays you feel it will be in her best interest to spend her time working up patients, doing discharge counseling, and completing other tasks that need to get done before the weekend. She agrees. When you return to work the next Monday, you discover Lisa went with the team to the cath lab after getting the okay from the pharmacist she was working with on Friday. 

What do you do?

7/25/2013

16

Case #1 DiscussionMeet in a private area

Inquire why the student decided to carry out a different plan

Ensure that your expectations are clear

Discuss behavior in relation to professionalism 

Explore possibility of a makeup assignment

After interaction with student—meet with co‐preceptor to ensure that your expectations align and resolve differences

Case #2Johnny is a final‐year student pharmacist on rotation for you in your retail pharmacy.  You knew him during your pharmacy school years because he was only 2 years behind you and was “Mr. Pharmacy,” president of every student organization, very nice, hardworking and extremely polite.  The first few days start out great; your coworkers enjoy him. As the days go by, however, he starts coming in later and later and although you don’t time him at lunch it seems he is gone for a long time

7/25/2013

17

Case #2 Discussion Ensure that your expectations are clear

Inquire about the cause of the tardiness

Provide reinforcement of positive behaviors

Contrast positive behaviors with unsatisfactory behaviors

Relate potential consequences of tardiness if student was the PIC

Ask the student to identify methods for improvement

Document, document, document

Case #3Mike is a final‐year student pharmacist on rotation with you in asthma clinic. A doctor of yours missed the presentation he gave about the proper administration of the newest inhalers that Mike gave a week ago. The doctor requests that you meet with him to review the content, and you decide this is a great opportunity for Mike to get some one‐on‐one facetime with the doctor as well as refine his teaching skills, as he struggled during the presentation. You ask Mike to prepare a “cliff notes” version of the presentation that he can use to review with the doctor.  You meet with Mike on Friday am to review the “cliff notes,” as he is to meet with the doctor that afternoon. Mike hasn’t done what you asked, and upon inquiry of why, he says, “I wasn’t really feeling it. I didn’t see the point.”

What do you do? 

7/25/2013

18

Case #3 Discussion Ensure that expectations for presentations and other assignments are     

outlined on day one

Reflect on your actions as a preceptor thus far  Why did you think it would be okay to wait to review this information with the student the same 

day as the presentation?

Ask guided questions to determine why the student is displaying this attitude

Discuss the potential repercussions of delivering an unsatisfactory product

Develop an action plan for how to handle the meeting that afternoon Involve student in this action plan development

Case #4Rachel is a third‐year student pharmacist (attending a four‐year program) on rotation with you at your independent pharmacy. She shows up on day 3 and has on a very tight, low cut‐shirt.  How do you address this situation?

7/25/2013

19

Case #4 DiscussionMeet privately with the student

If the student is of the opposite gender, consider asking for assistance 

with this discussion from a colleague 

Consider referring to the dress code of the school/college

Ensure that a section on dress code is placed in the rotation syllabus

Discuss the issues of professional dress with the student

Develop plan for follow up in case this issue resurfaces again

Case #5Jacob is a final‐year student pharmacist who you had on rotation as a P1. He worked extremely hard and you got to know him well on your rotation; he has great potential to be an amazing pharmacist, and during the time you have known him he has always been engaged in infectious disease. His dream is to go to Johns Hopkins and work as an ID pharmacist there. He comes to you a little over a year later after completing his ID rotation at a small rural hospital and now is talking about considering cardiology or even retail. He wants your thoughts or insight.

How do you respond?

7/25/2013

20

Case #5 Discussion Set aside ample time to meet with the student

Ask probing questions

Listen more than you speak

Use reflective listening

Try to remove personal bias 

Provide additional resource/opportunities for student to explore if necessary to help him make his decision

Questions & Comments

7/25/2013

21

How to Obtain CPE Credit Record Attendance Code: Provided during webinar Please visit: http://www.pharmacist.com/live‐activities and select the Claim Credit link for this activity

You will need a pharmacist.com username and password Select Enroll Now or Add to Cart from the left navigation and successfully complete the Assessment (select correct attendance code), Learning Evaluation and Activity Evaluation for access to your statement of credit. You will need to provide your NABP e‐profile ID number to access your statement of credit. 

You must claim credit by August 8, 2013. No credit will be awarded after that date. 

New Practitioner Advisory CommitteeChair, Vice‐Chair, Members‐at‐large (3)

New Practitioner Mentor

Mentors needed for all APhA‐ASP Chapters

Stay connected to the new practitioner network!