transformasi telkom lc menuju cu

The Road LC to Corporate University by John Sihotang, 2012

Rekomendasi Transformasi Telkom Learning Center Menuju Corporate University

(The Road LC To Telkom Corporate University) Bandung, 29 Maret 2012, by John Sihotang, Corporate University Consultant ([email protected])

1. Pendahuluan

2. Goal dan Objective Telkom CU

3. Proses Bisnis Telkom CU

4. Daftar Aktivitas pada Bisnis Proses Telkom CU

5. Penutup

1. Pendahuluan

Banyak perusahaan multi nasional mengembangkan corporate university (CU) sebagai model dalam

menciptakan learning organization yang bertujuan untuk mendongkrak kinerja bisnis perusahaan

seiring dengan semakin ketatnya persaingan dan pesatnya perubahan dinamika bisnis. Dari hasil

berbagai survey oleh badan-badan riset Internasional terhadap perusahaan-perusahaan yang

tergolong di dalam Fortune 500, menunjukkan bahwa program learning yang dikeloa secara efektif

memberikan kontribusi yang signifikan terhadap kemajuan bisnis perusahaan. Kemajuan bisnis

tersebut diperoleh dari hasil pengembangan kapasitas karyawan yang memadai agar mampu

mengoptimalkan peluang-peluang bisnis dalam meningkatkan revenue dan profit perusahaan.

Secara umum ada 3 (tiga) peranan corporate university yang berdampak langsung kepada kemajuan

perusahaan-perusahaan tersebut, yaitu :

a. Menyediakan talent yang tepat pada posisi yang tepat dan pada waktu yang tepat

b. Mengembangkan proses belajar karyawan yang berdampak kepada peningkatan kinerja

bisnis perusahaan

c. Mempercepat proses penyebaran dan peningkatan kompetensi karyawan sesuai dengan

tuntutan lingkungan bisnis.

Ide mengubah Telkom Learning Center menjadi Telkom Corporate University sebenarnya sudah

dimulai sejak tahun 2007 dimana telah dilakukan beberapa kali benchmark ke perusahaan-

perusahaan multi nasional seperti ZTE University dan Turkcell University serta perusahaan local

seperti Bank Danamon. Namun rencana nyata baru dimuluai sejak tahun 2011 dengan melakukan

workshop-workshop yang bersifat awareness dan readiness diagnostic toward CU bersama pakar

Corporate University dari Dibta Group yang melibatkan peserta dari HR, LC dan beberapa perwakilan

Unit Bisnis.

Dan untuk memulai transformasi LC menuju rasa CU, pada tahun tersebut juga telah dibentuk

Learning Specialist (LS) sebanyak 8 (delapan) orang yang bertanggung jawab untuk mengidentifikasi

kebutuhan training unit-unit bisnis Telkom. Namun, pembentukan LS tersebut masih dalam bentuk

penugasan atau berupa organisasi virtual. LS ini diharapkan akan dapat berperan dalam membantu

unit Competency Development di HRC dalam menyusun Training Plan yang align dengan kebutuhan

bisnis Perusahaan. Disamping itu juga ada usaha untuk merevisi proses bisnis LC dan membuat

usulan perubahan struktur organisasi LC agar dapat mendekati CU.


Memperhatikan peranan CU ini sangat strategis dan sangat comprehensive dalam proses

pengembangan kompetensi karyawan, maka perlu ada dukungan dan komitmen dari BoD Telkom.

Dalam hal ini mulai awal tahun 2012 LC telah membuat usulan pembentukan Learning Commite

beranggotan para direksi yang berperan sebagai Dean, dan usulan tersebut juga telah di approve

dan akan menjadi kebijakan perusahaan. Dengan pembentukan Learning commite tersebut

diharapkan akan terjadi alignment antara sasaran bisnis perusahaan dengan program learning di

lingkungan Telkom Group.

Untuk mendukung proses aligning learning solution dan business outcome di perusahaan, dalam

aktivitasnya Learning Committee akan dibantu oleh Learning Specialist, Learning Management,

Competency development HRC, dan unit-unit bisnis terkait.

Namun perlu diperhatikan, walaupun sudah terbentuk Learning Committee yang langsung dipimpin

para direksi, suatu hal yang sangat perlu di perhatikan adalah apakah scope dari Telkom CU sudah

dapat men-drive objektif bisnis perusahaan ke depan. Saat ini scope pengembangan kompetensi

yang tercantum dalam Bisplan LC 2012-2016 masih berkisar pada usaha-usaha alignment program

learning dengan target kinerja perusahaan dan unit bisnis secara jangka pendek dan belum meng-

address hal-hal yang bersifat strategis untuk menangkap peluang-peluang bisnis malalui program

training yang comprehensive untuk menunjang bisnis perusahaan. Disamping itu, program training

juga belum terkait dengan rencana karir individu yang diharapkan dapat meningkatkan kapasitas

talent dalam memajukan perusahaan. Usaha-usaha untuk mengintegrasikan lesson learn dan best

practice dengan rencana pembelajaran individu juga belum terlihat dengan jelas. Berkaca kepada

hasil benchmark penerapan corporate university di beberapa perusahaan maju, maka sangat perlu

merumuskan ulang Goals dan Objective Learning Center yang mengarah ke Corporate University.

Langkah selanjutnya adalah merancang ulang proses bisnis LC eksisting, mendefinisikan aktivitas dan

menunjuk penanggung jawab proses yang jelas dan terukur. Tanpa ada usaha untuk me-

redefinisikan hal-hal di atas maka rencana implementasi CU di Telkom tidak akan optimal dan bisa

jadi akan berjalan ditempat.

Berikut ini, penulis mencoba memberikan sumbangan pemikiran untuk mendorong rencana

transformasi LC menjadi CU.

2. Goal dan Objective Telkom CU

Mengadopsi hasil dari berbagai studi literatur dan benchmark dari presentasi dan Business Plan

beberapa Corporate University, seperti CUE Corporate University, Infosys CU dan Turkcell University

penulis mengidentifikasi scope CU yang mereka implementasikan paling sedikit mencakup 3 (tiga)

perihal pokok, yaitu :

1. Mendukung proses succession plan dengan menyiapkan daftar talent pada kompetensi yang

tepat, posisi yang tepat dan waktu yang tepat.

2. Mendukung proses peningkatan kinerja perusahaan melalui peningkatan kemampuan

karyawan.

3. Mendukung proses percepatan peningkatan kompetensi karyawan

Berdasarkan hasil studi dan benchmark di atas, maka penulis mengusulkan agar Goal dan objective

LC yang sekarang ini masih lebih bersifat reaktif, perlu didefinisikan ulang ke hal yang lebih proaktif,

sebagai berikut :


Goals Objectives

1. Memperkuat talent

pipeline di Telkom Group

melalui pengembangan

kompetensi yang

comprehensive.

• Membuat succession plans untuk posisi-posisi kunci (key

positions) di Telkom Group

• Mengembangkan learning path untuk posisi-posisi kritis di

Telkom Group

• Mempersiapkan training solution dan teknik-teknik

pembelajaran informal lainnya dalam mendukung kinerja

perusahaan

• Me-leverage learning and development agar dapat

memberikan value bagi karyawan khususnya dalam

pengembangan karir karyawan.

2. Meningkatkan

performansi perusahaan

melalui pengembangan

kompetensi karyawan

yang linkage dengan

tuntutan bisnis

perusahaan dan individu.

• Mengembangkan dan mengimplementasikan kurikulum baik

yang mengandung soft skill dan hard skill yang sesuai dengan

jalur karir di Telkom Group.

• Mengembangkan cara-cara dalam mengindentifikasi dan me-

leverage key lesson learn dan bestpractice yang bermanfaatkan

dalam menunjang tujuan bisnis perusahaan

• Menciptakan proses agar hasil pembelajaran dapat berdampak

kepada kinerja individu maupun perusahaan.

3. Meningkatkan kecepatan

(speed) pengembangan

kompetensi personil

Telkom Group sesuai

dengan tuntutan

dinamika bisnis

perusahaan.

• Mengembangkan berbagai metode learning delivery berbasis

teknologi

• Memberdayakan tenaga professional dan expert untuk

mengembangkan kurikulum pelatihan

• Melakukan evaluasi pemenuhan kompetensi requirement

secara konsitsen.

• Memperkuat prilaku postif karyawan dalam bekerja

• Mengembangkan supervisor dan manager bagaimana

memimpin dan mendukung kemajuan generasi baru.

3. Proses Bisnis Utama Telkom CU

Agar LC dapat mencapai apa yang menjadi goals dan objectives di atas, perlu ada perubahan proses

bisnis, aktivitas dan fungsi organisasi. Masih dari hasil studi literatur dari berbagai sumber buku dan

tulisan di internet serta dari hasil best practice learning management di beberapa perusahaan

seperti CUE Corporate University, Motoralla University, Turccell University dan lain-lain, disimpulkan

bahwa jenis workstream dalam Corporate University yang perlu dibangun harus terdiri dari 6 (enam)

fungsi utama, yaitu :

1. Strategic Planning

2. Workforce Development

3. Curriculum Planning

4. Design & Development

5. Delivery dan

6. Metrics


Beberapa fungsi-funsgi di atas, pada prinsipnya sudah ada di Learning Center kecuali fungsi

Workforece Development yang saat ini masih ada di unit HRC. Walaupun secara organsiasi fungsi-

fungsi di atas sudah ada, namun jika dilihat dari aspek proses dan aktivitas masih belum memadai

untuk mendukung goal dan objectives CU seperti pada point 2 di atas.

Pada tulisan ini, diusulkan beberapa proses yang masih perlu dikembangkan pada quality manual

Learning Center, yaitu :

No Workstream Process Keterangan

1 Strategic

Planning

• Governance Dalam struktur LC Eksisting, proses

ini menjadi tanggung jawab SGM LC

yang dibantu oleh unit P&C. Namun

aktivitas-aktivitasnya masih perlu

dipertajam

• Budgeting

2 Workforce

Development

• Succession Planning

Alignment

Fungsi ini ada di unit HRC, untuk itu

perlu dibentuk unit tersendiri di LC

sebagai partnet HRC atau

memindahkan fungsi Comdev HRC ke

LC.

3 Curriculum

Planning

• Curriculum Management Funsgi ini merupakan tanggung jawab

Learning Committee yang baru

dibentuk. Namun aktivitasnya masih

perlu di pertajam.

4 Design &

Development

• Developer Management Fungsi ini sudah ada di LC dibawah

CDEV-1 dan CDEV-2, namun

aktivitasnya masih perlu dipertajam • Instructional Design

5 Delivery • Instructor Management Fungsi ini sudah ada di bawah GOI,

namun aktivitas masih perlu

dipertajam

• Course Logistics and

Delivery

Fungsi ini sudah ada di bawah LC

Area, tetapi aktivitas masih perlu

dipertajam

• Course Evaluation Fungsi ini sudah ada dibawah LM,

tetapi aktivitas masih perlu

dipertajam

6 Metrics • Evaluation Compilation idem

• Needs Assessment Fungsi ini sudah ada di unit COMdev

HRC yang dibantu oleh Learning

Specialist. Namun, aktivitasnya masih

perlu dipertajam. Perlu dibentuk unit

tersendiri di LC.

• Lessons Learned Fungsi ini belum ada, perlu dibentuk

baru

• Knowledge Management Fungsi ini sudah ada di bawah unit

KM, perlu dipindahkan ke LC.


4. Aktivitas Pada Proses Bisnis Telkom CU

Berikut ini akan diuraikan daftar aktivitas pada masing-masing proses mengacu kepada benchmark

dari CUE Corporate University. Daftar aktivitas tersebut adalah sebagai berikut:

Process Activity

1. Governance 1. Membuat Strategic Planning Tahunan

2. Membuat Kebijakan

3. Memilih Dean

4. Memonitor Dean dan merotasi

5. Menentukan penugasan unit yang tepat (Determine Proper Unit

Assignments)

6. Melaksanakan rapat regular dengan Dean dan staff (Conduct Regular

Meetings with Deans and Staff)

2. Budgeting 1. Mengusulkan permintaan budget tahunan untuk Overhead costs

2. Mengkomunikasikan permintaan budget ke BoD

3. Mengendalikan fund dan menentukan alokasi budget

4. Menentukan budget Corporate University

3. Succession Planning

Alignment

1. Review Succession Plan

2. Mengembangkan Target Career Paths

3. Membangun Competency Models

4. Mengindentifikasi Target Learning Paths

5. Meng-update LMS dengan Career Paths dan Competency Models

4. Curriculum

Management

1. Mengembangjkan Target Learning Paths

2. Menerima Budget Decisions dari CLO

3. Memutuskan jenis training , Update, Modify, Retire

4. Membuat Master Calendar

5. Meng-update LMS dengan Target Learning Paths

5. Developer

Management

1. Bekerja sama dengan Developers

2. Melaksanakan proses persiapan pengembangan

6. Instructional Design 1. Menganalisis kebutuhan pelatihan dan content

2. Bekerja sama dengan Vendors dan Critical Partners sesuai kebutuhan

3. Design Course

4. Develop Course

5. Support Electronic Course Development

6. Menghasilkan materi (Produce Course Materials )

7. Mendukung Electronic Course Materials

7. Instructor Management 1. Qualify Instructors

2. Prepare Instructors

3. Observe Instructor Performance

4. Re-qualify Instructors

8. Course Logistics and

Delivery

1. Membuat Master Calendar

2. Meng-update LMS dengan Master Calendar

3. Kordinasi fasilitas (Coordinate Facilities)

4. Mengkomunikasikan skedul (Communicate Schedule)

5. Mengkomunikasikan registrasi (Communicate Registration)

6. Melaksanakan registrasi (Conduct Course Registration)

7. Mempersiapkan materi (Prepare Course Materials)

8. Mendistribusikan materi (Distribute Course Materials)

9. Melaksanakan pelatihan (Conduct Course)


9. Course Evaluation 1. Mendistribusikan evaluasi di akhir pelatihan

2. Mengumpulkan evaluasi (Collect Evaluations)

3. Meng-kompail evaluasi (Compile Evaluations)

10. Evaluation Compilation 1. Menyiapkan laporan evaluasi

2. Meng-kompail Evaluations by Curriculum Area

3. Me-review Informasi

4. Meng-kompail Curriculum Area Evaluations kedalam Scorecards

5. Menginterpretasikan hasil (Interpret the Findings )

6. Mempersiapkan Scorecards

11. Needs Assessment 1. Menysuun Annual Metrics Strategy

2. Meng-eksekusi dan mengelola Annual Metrics Strategy

3. Meng-update proses Needs Assessment

4. Mengumpulkan data Needs Assessment

5. Compile Findings

6. Mengintrepretasikan dan memprioritaskan hasil temuan lapangan

(Interpret and Prioritize Findings)

7. Mempersiapkan Annual Metrics Report

8. Me-review Needs Assessment dan memberikan input ke CLO

12. Lessons Learned 1. Manage Lessons Learned

2. Collect Lessons Learned Data

13. Knowledge

Management

1. Mengelola siklus knowledge (Manage the Knowledge Lifecycle)

2. Mengumpulkan data dari Knowledge Management Systems

Unit Penanngung Jawab Proses Binis dalam Organisasi berbasis CU Agar proses pelaksanaan masing-masing aktivitas di atas, dapat berjalan efisien dan efketif, perlu

disiapkan unit kerja atau wadah organanisasi yang bertanggung jawab terhadap input dan output

proses. Unit-unit yang harus dibentuk terdiri dari 8 (delapan) fungsi, yaitu :

1. Corporate University Board of Director

2. Chief of Learning Officer

3. Workforce Development Unit

4. Curriculum Management Unit

5. Training Technology Unit

6. Training Design & Development Unit

7. Training Delivery Unit

8. Metrics and Best Practice Unit

Ada pun fungsi dari masing-masing unit tersebut adalah sebagai berikut :

No Unit Function

1 CU Board of Director Bertanggung jawab untuk membuat dan mengendalikan kebijakan

CU

2 Chief Learning Officer Bertanggung jawab untuk mengendalikan operasional CU

3 Workforce

Development Unit

Unit ini bertanggung jawab untuk merancang kompetensi model

dan career path yang align dengan inisiatif succession plan

perusahaan di Telkom Group.

4 Curriculum

Management Unit

Unit ini disebut juga Learning Committee yang berperan dan

bertanggung jawab untuk memutuskan jenis kurikulum dan learning

path.


5 Training Technology

Unit

Unit ini merupakan pendukung utama dalam menyediakan layanan

dari CU ada pada unit ini. Tanpa teknologi proses layanan tidak akan

dapat berjalan efektif dan efisien. Teknologi sangat bermanfaat

untuk mendukung knowledge management, registration,

transcripts, competencies, career paths, learning paths, technology-

enabled development and delivery, web portal, evaluation, dan

needs assessment yang semuanya dikelola di unit ini.

6 Training Design &

Development Unit

Unit ini merupakan fungsi inti dari instructional designers dan

developers serta peranan pendukung lainnya dalam memproduksi

materi pelatiha baik berbasis klasikal maupun digital learning.

7 Training Delivery Unit Unit ini bertanggungjawan dalam menjamin pelaksanaan training

agar dapat memenuhi standar kualitas corporate university.

8 Metrics and Best

Practice Unit

Peranan unit ini sangat stategis dalam mencapai goal dan objective

CU. Aktivitas dari unitini melibatkan strategy, tools, methods, dan

processes mengumpulkan dan menganalisis data yang dapat

mempengaruhi perubahan kurikulum. Lingkup kegiatan unit terdiri

dari fungsi Evaluation, needs assessment, knowledge management,

dan lessons learned

Penanggung jawab dari masing-masing proses di atas di dalam organisasi CU dapat dilihat seperti

pada table di bawah ini :

Process Workstream Role/Unit

Governance Strategic Planning

• CU BoD • CLO

Budgeting idem • CU BoD • CLO

Succession Planning Alignment

Workforce Development

• Workforce Development Unit • Training Technology Unit

Curriculum Management Curriculum Planning

• Dean • Training Technology Unit

Developer Management Design

• Training Design and Development Unit

Instructional Design Idem • Training Design and Development Unit • Training Technology Unit

Instructor Management Delivery

• Training Delivery Unit

Course Logistics and Delivery Idem • Training Delivery Unit • Training Technology Unit

Course Evaluation Idem • Training Delivery Unit • Training Technology Unit

Evaluation Compilation Metrics

• Metrics and Best Practice Unit

Needs Assessment Idem • Metrics and Best Practice Unit

Lessons Learned Idem • Metrics and Best Practice Unit


Knowledge Management Idem • Metrics and Best Practice Unit

5. Penutup

Rumusan goal dan objective CU serta proses bisnis di Learning Center saat ini masih belum berbasis

CU yang ideal seperti yang sudah diterapkan oleh perusahaan-perusahaan multi nasional. Untuk itu,

agar transformasi LC menuju CU dapat terwujud, perlu ada redefinisi goal dan objective LC dan

merevisi proses bisnis secara total.

Semoga rekomensasi ini dapat menginsiparasi para stakeholder di LC dalam merancang CU ke

depan.

Terimakasih.

Ditulis oleh, John Sihotang, CU Consultant.

Note

Jika perusahaan Anda ingin mendapatkan informasi yang lebih jauh tentang bagaimana

mengimplementasikan Corporate University, kami siap membantu. Silahkan kontak kami di email

[email protected] .

Referensi :

1. Jeffrey W. Grenzer (2009), Developing and Implementing Corporate University, HRD Press, Inc.

2. Allen, M (2002), The Corporarate University Handbook, American Management Assocoation :

AMACOM

3. National Wildfire Coordinating Group, Corporate University Business Plan, 2010

4. Beberapa sumber dari internet.