TRAK8 Fleet

Rezervacije vozil

Poligram d.o.o. - TRAK 8 Fleet (https://zav-sava.trak8.com/)

2

Vsebina Rezervacije vozil ...................................................................................................................................... 3

Pregled ................................................................................................................................................ 3

Iskalnik ............................................................................................................................................ 3

Filter ................................................................................................................................................ 3

Poročila ........................................................................................................................................... 4

Ustvarjanje novega zahtevka za rezervacijo vozila ............................................................................. 5

Potrjevanje zahtevkov ......................................................................................................................... 6

Zaključevanje potnega naloga ............................................................................................................ 7

Preklic potnega naloga ........................................................................................................................ 8

Poligram d.o.o. - TRAK 8 Fleet (https://zav-sava.trak8.com/)

3

Rezervacije vozil Kot to pove že ime je ta modul namenjen rezervacijam službenih vozil, potrjevanju rezervacij, pregledu

zasedenosti vozil in izdajam potnih nalogov, povezanih z rezervacijami.

Običajni postopek rezervacije vozila za službene poti poteka v treh korakih:

1. Zaposleni (avtor zahtevka) ustvari zahtevek za službeno vozilo, navede čas in relacijo. Zahtevek

ima status »oddan«.

2. Pristojna oseba (potrjevalec) po elektronski pošti prejme obvestilo o zahtevku, potrdi ali

zavrne ta zahtevek in določi katero vozilo naj zaposleni uporabi. Avtor dobi obvestilo o

potrditvi ali zavrnitvi. Zahtevek dobi status »odobren«.

3. Ko je pot zaključena avtor zahtevek zapre in izvede obračun stroškov poti. Končno je zahtevek

»zaključen«.

Pregled Osnovni pogled kaže stanje aktualnih zahtevkov. Kot pri vzdrževanju je v levem zgornjem kotu koledar,

kjer lahko izberete mesec ali dan, ki bo prikazan.

S kljukico pri »kadarkoli« bodo prikazane rezervacije ne glede na datum, pri »mesec« pa za celoten

izbrani mesec. S klikom na puščici in premikate koledar po mesec naprej ali nazaj.

Iskalnik Iskalnik deluje podobno kot že opisani pri servisnih posegih. Vpišete lahko iskani niz ter izberete vozilo

in status zahtevka. S klikom na sprožite iskanje.

Filter

Poligram d.o.o. - TRAK 8 Fleet (https://zav-sava.trak8.com/)

4

S filtri lahko omejite zapise, ki so prikazani. Filtrirate lahko po vozilu ali piscu zahtevka. Številka pri

ikoni lijaka (označeno zgoraj) kaže, koliko filtrov je aktivnih. Filtre odstranite s klikom na ikono lijaka in

nato z × pri posameznem filtru.

Poročila Zaenkrat je edino poročilo tedenski razpored.

Tedenski razpored

To poročilo kaže rezervacije vozil za izbrani teden. Privzeto je prikazan tekoči teden.

Poligram d.o.o. - TRAK 8 Fleet (https://zav-sava.trak8.com/)

5

Ustvarjanje novega zahtevka za rezervacijo vozila

Novi zahtevek lahko ustvarite na dva načina. Na vrhu osnovnega ekranu lahko kliknete + in prikaže

se dialog za kreiranje običajnega zahtevka.

Lahko pa uporabite zavihek orodja, kjer lahko kreirate običajni zahtevek kakor tudi zahtevek s

potrditvijo (če imate te pravice).

Kreiraj običajni zahtevek

Ta zahtevek pripravijo zaposleni, ki potrebujejo vozilo za opravljanje službene poti, vendar jim mora

nadrejeni to pot odobriti. Enak zahtevek naredite s klikom na + na vrhu strani.

Prikaže se dialog za vpis podatkov zahteve:

Vpišite planiran datum odhoda in prihod, cilj in namen poti ter morebitne opombe. Označite, ali

potrebujete posebno vozilo in navedite morebitne sopotnike.

Na dni izberite osebo, ki naj potrdi vašo zahtevo. Če vam je sistemski administrator določil take pogoje,

morate izbrati tudi svojega nadrejenega.

Kot avtorja zahteve se bo zabeležila oseba, ki je prijavljena v sistem. Torej lahko nekdo odda zahtevke

le zase.

S klikom na »Shrani« oddate zahtevek. Za vsak oddani zahtevek bo potrjevalec prejel elektronsko

sporočilo s povezavo za odobritev zahtevka.

Poligram d.o.o. - TRAK 8 Fleet (https://zav-sava.trak8.com/)

6

Zahtevek za uporabo izven delovnega časa

Kadar zaposleni ustvari zahtevek za uporabo izven običajnega delovnega časa (med 6:00 in 19:59), mu

mora tak zahtevek odobriti nadrejeni. Pod potrjevalcem izberite še nadrejeno osebo, ki mora odobriti

tak zahtevek.

Tako kot potrjevalec bo tudi nadrejena oseba prejela elektronsko pošto s povezavo na zahtevek, kjer

ga bo lahko potrdila ali zavrnila.

Kreiraj zahtevek s potrditvijo

Če imate za to dodeljene pravice lahko oddate zahtevek, ki ga ni potrebno naknadno odobriti. Tak

zahtevek lahko naredite tudi za druge osebe, ne le zase.

Dialog je podoben običajnemu, le da tu najprej izberete še osebo, na katero se nanaša.

Na dnu, v turkizno obarvanem polju, pa izberete vozilo, ki ga želite dodeliti zahtevi in morebitno

opombo potrditve.

Potrjevanje zahtevkov Oddane zahtevke mora potrjevalec odobriti ali zavrniti. O vsakem zahtevku bo obveščen po

elektronski pošti, kjer je direktna povezava na zahtevek. Zahtevek lahko seveda tudi ročno poiščete v

seznamu in ga nato potrdite.

Kliknite na številko oddanega zahtevka:

Poligram d.o.o. - TRAK 8 Fleet (https://zav-sava.trak8.com/)

7

Prikaže se dialog s podatki zahtevka. Pri odobritvi dodelite vozilo, ki ga naj zaposleni uporabi.

Pri dodeljevanju so na voljo samo tista vozila, ki v času zahtevka še niso rezervirana.

Vpišete lahko še opombo in zahtevek odobrite s klikom »Potrdi zahtevek«. Zahtevek lahko tudi

zavrnete s klikom na »Zavrni zahtevek«.

Če zahtevka iz kakšnega razloga ne morete potrditi, ga lahko posredujete drugemu potrjevalcu.

Izberite novega potrjevalca in kliknite »Posreduj zahtevek«. Novi posredovalec bo prejel obvestilo o

zahtevku in ga bo nato lahko sam pregledal in obdelal.

Ko je zahtevek potrjen ali zavrnjen bo avtor zahtevka prejel obvestilo po elektronski pošti, kjer bo med

drugim navedeno vozilo, ki je bilo dodeljeno.

Zaključevanje potnega naloga Ko je službena pot končana je možno zahtevek oziroma potni nalog zaključiti in pri tem navesti podatke

o poti, morebitne dodatne stroške in ostalo.

Kliknite na »Zaključi P.N.«

V dialogu za zaključevanje vpišite manjkajoče podatke.

Poligram d.o.o. - TRAK 8 Fleet (https://zav-sava.trak8.com/)

8

Če je vozilo opremljeno s sledilno napravo lahko s klikom »Uvozi podatke« prenesete stanje števca iz

telemetrije. Stanje se prenese glede na čas odhoda in prihoda.

Če so na poti nastali dodatni stroški jih lahko dodate s klikom na pri »Stroški na poti«. Odpre se

dodaten dialog, kjer vpišete podatke in naložite morebitne priponke (račune, ipd).

Preklic potnega naloga Potne naloge, ki še niso zaključeni, lahko prekličete z gumbom na desni v tabeli.

Za preklic zahtevka morate vpisati razlog.

Preklicani zahtevki so v tabeli prikazani s prečrtano številko.

Ob preklicu ali drugi spremembi zahtevka bodo po elektronski pošti obveščeni tudi potrjevalci.